BAB 4 HASIL DAN ANALISIS PENELITIAN
Pembahasan audit operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan kas pada Lei Garden Restaurant dijelaskan pada bab keempat ini. Berdasarkan ruang lingkup yang telah penulis uraikan pada Bab 1, dalam Bab 4 ini dibahas mengenai pelaksanaan audit operasional pada Lei Garden Restaurant yang dimulai dari survey pendahuluan, evaluasi pengendalian intern, audit program atas fungsi penjualan dan penerimaan kas, kemudian menguraikan hasil temuan audit dan rekomendasi. Penulis membahas kegiatan audit operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan kas pada Lei Garden Restaurant. Penulis membahas penjualan secara tunai pada perusahaan ini, dikarenakan kegiatan penjualan secara tunai yang menjadi pembayaran utama pada perusahaan ini, sehingga rentan untuk terjadinya kecurangan. Kegiatan penjualan pada perusahaan ini dilakukan secara tunai oleh para tamu dengan menggunakan uang tunai, voucher, kartu debit, maupun kartu kredit. Lei Garden Restaurant bekerja sama dengan perusahaan-perusahaan yang menawarkan kupon diskon melalui website. Dalam kegiatan penerimaan kas yang dilakukan dalam penjualan tunai dengan voucher, saat promosi telah dibuka di website penyedia kupon diskon, pembeli membeli kupon diskon tersebut, dan membayar melalui klikPay maupun ATM. Tujuan audit operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan kas yang dilakukan pada Lei Garden Restaurant adalah:
46
1. Melakukan penilaian atas kegiatan penjualan serta penerimaan kas perusahaan, apakah telah dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. 2. Untuk menilai apakah fungsi penjualan dan fungsi penerimaan kas perusahaan telah dilakukan secara efektif dan efisien. 3. Mengidentifikasi dan mengevaluasi kekurangan atau kelemahan-kelemahan di dalam kegiatan operasional penjualan dan penerimaan kas yang sedang berjalan. 4. Memberikan rekomendasi dan saran-saran perbaikan untuk memperbaiki kekurangan atau kelemahan yang ditemukan untuk mengingkatkan kinerja pada kegiatan operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan kas.
4.1 Perencanaan Kerja Audit Operasional Sebelum dilakukannya kegiatan pemeriksaan, penulis menyusun suatu rencana kerja audit. Berikut ini rencana kerja audit atas fungsi penjualan dan penerimaan kas Lei Garden Restaurant, yaitu: 1. Audit Pendahuluan Kegiatan audit pendahulan ini dilakukan untuk mendapatkan informasi mengenai latar belakang terhadap objek penelitian yaitu Lei Garden Restaurant. Tahap kegiatan audit ini dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung dan wawancara singkat, menelaah peraturan, ketentuan dan kebijakan atas fungsi penjualan dan penerimaan kas serta menganalisis
berbagai
informasi
yang
telah
diperoleh
untuk
mengidentifikasi hal-hal potensial mengandung kelemahan pada perusahaan 47
yang diaudit, dan sebagai langkah awal untuk memulai pemeriksaan yang lebih mendalam. 2. Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen Mengevaluasi dan menguji sistem pengendalian internal yang dimiliki perusahaan dengan cara mengajukan Internal Control Questionnaires (ICQ) dan menelusuri dokumen penjualan. Tahap ini dilakukan dengan tujuan
untuk
menilai
efektivitas
pengendalian
manajemen
dalam
menjalankan tugasnya yang berguna untuk pencapaian tujuan perusahaan. 3. Audit Terinci Tahap ini digunakan untuk mengumpulkan bukti yang cukup dan kompeten dalam melakukan penilaian tingkat efektifitas dan efisiensi atas fungsi penjualan dan penerimaan kas pada perusahaan. Kemudian mengolah bukti dan dokumen yang dikumpulkan untuk mendapatkan temuan yang kemudian akan dianalisa serta menetapkan unsur-unsur temuan, seperti kondisi, kriteria, sebab, akibat dan rekomendasi.
4.2 Pelaksanaan Audit Operasional pada Lei Garden Restaurant 4.2.1 Audit Pendahuluan Audit pendahuluan merupakan tahap awal yang dilakukan dalam pelaksanaan audit operasional. Tahap ini bertujuan untuk memperoleh pemahaman dan informasi mengenai objek pemeriksaan, yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data-data dan informasi mengenai latar belakang perusahaan, gambaran perusahaan, kegiatan operasional
48
perusahaan, dan prosedur serta sistem penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan dalam perusahaan. Prosedur audit pendahuluan yang telah dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Melakukan pembicaraan pendahuluan dengan pihak manajemen perusahaan yaitu bagian akuntansi, serta menjelaskan tujuan dan cara pemeriksaan yang akan dilakukan. 2. Mengumpulkan data dan informasi mengenai latar belakang berdirinya perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas dan tanggung jawab setiap bagian dalam penjualan dan penerimaan kas. 3. Mengumpulkan data dan mendengarkan penjelasan mengenai prosedur penjualan dan penerimaan kas perusahaan. 4. Melakukan wawancara terhadap bagian yang terkait serta memberikan pertanyaan seputar kegiatan penjualan dan penerimaan kas. 5. Memberikan kuesioner pertanyaan seputar kegiatan penjualan dan penerimaan kas pada perusahaan. 6. Melakukan pengamatan atas pelaksanaan fungsi penjualan dan penerimaan kas yang ada di perusahaan. 7. Menelaah informasi umum yang telah diperoleh untuk membuat simpulan indikasi kelemahan atas temuan sementara objek pemeriksaan. Setelah melakukan prosedur audit pendahuluan maka hasil pemeriksaan pada tahap ini yaitu:
49
1. Tahap pertama yang dilakukan yaitu mengumpulkan data dan informasi mengenai latar belakang perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas dan tanggung jawab setiap bagian dalam penjualan dan penerimaan kas. Dari data yang didapatkan, perusahaan memiliki surat yang lengkap mengenai akte pendirian Perseroan Terbatas (PT). Namun struktur organisasi di Perseroan Terbatas (PT) menurut Undang-Undang dengan struktur organisasi di dalam perusahaan berbeda. Perusahaan tidak memiliki dewan komisaris. 2. Dokumen yang menjelaskan struktur organisasi perusahaan, tidak sesuai dengan bagian yang ada di dalam perusahaan. Perusahaan tidak memiliki bagian khusus personalia untuk merekrut karyawan. Perekrutan karyawan dapat dilakukan oleh supervisor maupun bagian akuntansi. Perusahaan juga tidak memiliki manajer untuk saat ini. Namun struktur organisasi tertulis tidak diperbaharui. 3. Perusahaan
memiliki
tingkat
penjualan
yang
cukup
tinggi,
dikarenakan banyak pelanggan membeli voucher diskon dan juga penyewaan tempat untuk wedding hall.
4.2.2 Evaluasi Sistem Pengendalian Intern atas Fungsi Penjualan dan Penerimaan Kas pada Lei Garden Restaurant Setelah pelaksanaan audit pendahuluan dan mendapatkaan gambaran serta informasi mengenai kondisi dan kegiatan perusahaan, maka tahap selanjutnya yaitu melakukan evaluasi sistem pengendalian internal atas 50
fungsi penjualan dan penerimaan kas pada Lei Garden Restaurant. Evaluasi ini dilakukan dengan tujuan untuk: 1. Menjadi dasar bagi penulis dalam menentukan luasnya pemeriksaan yang akan dilakukan. 2. Mendapatkan gambaran tentang keandalan sistem pengendalian manajemen perusahaan. 3. Mengidentifikasi kelemahan sistem pengendalian manajemen. Cara yang dilakukan untuk melakukan evaluasi ini yaitu dengan menyusun Internal Control Questionnaires (ICQ). Kuesioner berisi beberapa
pertanyaan
untuk
memastikan
mengenai
keberadaan
pengendalian intern yang ada pada perusahaan terkait fungsi penjualan dan penerimaan kas. Pertanyaan dalam kuesioner dilengkapi dengan kolom pilihan jawaban yang terdiri dari: 1. “Ya”, yang artinya sistem dan prosedur telah diterapkan serta dilaksanakan dengan baik sebagaimana mestinya dan menunjukkan adanya kekuatan dari pengendalian intern. 2. “Tidak”, yang artinya sistem dan prosedur belum diterapkan serta dilaksanakan dengan baik sebagaimana mestinya dan menunjukkan adanya kelemahan.
51
Internal Control Questionnaire (ICQ) Lei Garden Restaurant
Pertanyaan (Hal Umum) No. 1. Apakah struktur organisasi telah dijalankan sesuai dengan pembagian tugas yang ada?
2.
Ya
Tidak
√
Apakah perusahaan memiliki job description tertulis untuk setiap bagian? √
3.
Apakah manajemen membuat target jangka panjang?
√
4.
Apakah di setiap akhir periode dilakukan evaluasi terhadap target yang telah ditetapkan?
√
5.
Apakah terdapat rotasi pekerjaan yang telah ditetapkan?
√
6.
Apakah terdapat pemisahan tugas antara : a. fungsi penjualan terpisah dari fungsi pemasaran? √
b. fungsi penjualan dan akuntansi? √
c. fungsi akuntansi dan penerimaan kas? √
Keterangan Struktur organisasi yang ada belum diupdate sesuai dengan bagian yang ada sekarang Hanya beberapa bagian saja yang memiliki job description secara tertulis
Fungsi pemasaran mendukung fungsi penjualan dengan melakukan aktivitas penjualan juga Fungsi akuntansi juga dapat melakukan fungsi penjualan jika bagian pemasaran tidak ada Awalnya yang menerima uang dari pelanggan adalah kasir, namun pada akhirnya akan disetorkan ke bagian akuntansi 52
d. fungsi penerimaan kas dan pengeluaran kas? 7.
√
Apakah sering terjadi pergantian karyawan? √
No. Pertanyaan (Fungsi Penjualan) 1. Apakah perusahaan memiliki prosedur penjualan secara tertulis? 2.
3.
Apakah perusahaan menetapkan target penjualan setiap tahun? Jika "Ya", apakah target penjualan disajikan secara tertulis?
Ya
Keterangan
√
√
Apakah perusahaan memiliki daftar harga jual?
√
4.
Tidak
Pengeluaran kas yang jumlahnya kecil, dibawah 2 juta Karyawan sering berhenti kerja jika sudah memiliki pengalaman di perusahaan
Apakah untuk setiap booking tempat untuk acara tertentu dibuatkan dokumen khusus? Jika "Ya", dokumen apa saja? √
5.
Apakah setiap dokumen penjualan memiliki nomor urut?
√
6.
Apakah tembusan dokumen penjualan telah diberikan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan?
√
7.
Apakah bill dibuat berdasarkan dokumen sumber (restaurant order)?
√
8.
Apakah bagian kitchen selalu melakukan pengecekan persediaan
√
Target penjualan hanya berasal dari hasil omset tahun sebelumnya dan tidak disajikan secara tertulis Daftar harga jual makanan dan minuman sama untuk setiap pelanggan, namun daftar harga paket acara berbeda-beda tiap pelanggan, tergantung kebutuhan Tiap pemesanan tempat untuk acara tertentu akan dibuatkan reservation form beserta bukti Down Payment
53
bahan makanan dan minuman di dapur? 9.
10.
No. 1.
2. 3.
4.
5.
Apakah koki melakukan pencicipan makanan sebelum disajikan ke pelanggan (Quality Control)? Apakah makanan dan minuman disajikan sesuai dengan pesanan pelanggan dan tepat waktu?
√
√
Pertanyaan (Fungsi Penerimaan Kas dan Akuntansi) Apakah bagian akuntansi memiliki prosedur dan kebijakan yang mengatur pencatatan transaksi (penjualan) secara tertulis?
Ya
Apakah dokumen penerimaan kas telah bernomor urut (prenumbered)? Apakah saat penerimaan kas secara tunai langsung disetorkan ke bank pada hari itu juga atau paling lambat keesokan harinya?
√
√
√
Apakah seluruh transaksi penerimaan kas telah dilaporkan dan dicatat seluruhnya?
√
7.
Apakah perusahaan menyimpan atau mengarsip bukti setoran dari bank?
√
8.
Apakah pernah dilakukan perhitungan fisik atas saldo kas secara mendadak?
9.
Keterangan
√
Apakah ada bagian khusus keuangan yang bertugas menyetorkan uang penerimaan kas ke bank?
Apakah tempat menyimpan uang di kasir sudah diberikan kunci pengaman?
Tidak
√
Apakah pencatatan atas penerimaan kas dilakukan secara rutin oleh bagian akuntansi?
6.
Namun terkadang ada faktor human error
Penyetoran uang penerimaan kas ke bank dilakukan oleh bagian akuntansi
√
√
54
10.
Apakah setiap karyawan selain kasir dapat mengakses laci penyimpanan uang di kasir?
√
Tabel 4.1 Internal Control Questionnaire (ICQ) Lei Garden Restaurant
Berdasarkan hasil kuesioner atas sistem pengendalian internal pada Lei Garden Restaurant yang terkait atas fungsi penjualan dan penerimaan kas, maka diperoleh kondisi mengenai keberadaan sistem pengendalian internal atas fungsi penjualan dan penerimaan kas pada Lei Garden Restaurant, yaitu : 1. Perusahaan memiliki job desc secara tertulis. 2. Perusahaan memiliki daftar harga jual makanan dan minuman yang tertera pada daftar menu. 3. Terdapat pemisahan tugas antara fungsi penjualan, penerimaan kas serta akuntansi. 4. Perusahaan selalu melakukan pengecekan pada database persediaan bahan makanan dan minuman, sebelum menyetujui pesanan pelanggan. Pengecekan database persediaan bahan makanan dan minuman sebelum melakukan transaksi penjualan dilakukan agar tidak menghambat transaksi penjualan. 5. Dokumen yang dimiliki perusahaan sudah bernomor urut secara komputerisasi. 6. Rangkap dari setiap dokumen sudah diberikan pada bagian yang sesuai. 55
Berdasarkan hasil kuesioner di atas ternyata masih terdapat beberapa kelemahan atas sistem pengendalian manajemen diantaranya yaitu: 1. Perusahaan sudah memiliki job desc tertulis, namun hanya untuk bagian tertentu saja, seperti bartender, kitchen, server, dan kasir. 2. Supervisor atau bagian akuntansi melakukan tugas merekrut karyawan, seperti yang dilakukan oleh bagian personalia. 3. Bagian kitchen merangkap sebagai bagian penerimaan bahan baku makanan dan minuman. 4. Manajemen tidak membuat target penjualan tahunan. 5. Perusahaan tidak pernah melakukan evaluasi rutin atas penjualan yang telah dilakukan. 6. Tidak pernah dilakukan perhitungan fisik atas saldo kas secara mendadak. 7. Masih terdapat ketidak-samaan antara persediaan bahan makanan dan minuman di database dengan persediaan fisik. 8. Pada saat penerimaan kas dalam bentuk kas secara tunai tidak langsung disetorkan ke bank. Perusahaan memiliki kelebihan dan kelemahan sistem pengendalian intern atas fungsi penjualan dan penerimaan kas. Setiap kelemahan yang ada di dalam fungsi penjualan dan penerimaan kas pada perusahaan harus diperbaiki. Hal ini dikarenakan pengendalian internal merupakan hal yang penting untuk menjaga keamaan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan
56
membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.
4.2.3 Audit Terinci atas Fungsi Penjualan dan Penerimaan Kas pada Lei Garden Restaurant Tahap selanjutnya yaitu audit terinci. Audit terinci dilakukan dengan tujuan untuk memastikan indikasi kelemahan pada temuan sementara pemeriksaan menjadi temuan pemeriksaan dan memperoleh bukti yang relevan, kompeten, dan cukup untuk mendukung temuan. secara sistematis prosedur audit yang akan dilaksankan
selama audit
berlangsung. Audit terinci dibuat oleh penulis secara tertulis yang dijalankan dan bertujuan membantu penulis dalam pelaksanaan audit operasional dalam menilai prosedur dan kebijakan pada fungsi penjualan dan penerimaan kas perusahaan. Dalam menyusun audit terinci diperlukan kriteria awal dalam audit. Peranan kriteria dalam audit operasional merupakan hal yang penting, maka kriteria yang digunakan harus dapat mewakilkan penilaian ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas berbagai aktivitas di dalam perusahaan.
4.2.3.1 Audit atas Fungsi Penjualan Tujuan Audit atas Fungsi Penjualan, yaitu: a) Menilai efektifitas, efisiensi, dan keekonomisan dari kegiatan penjualan sebagai kunci utama dari proses penjualan. 57
b) Mengetahui apakah pelaksanaan fungsinya telah berjalan dengan baik sesuai dengan kebijakan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. c) Memastikan apakah pelanggan puas dengan layanan yang diberikan maupun kualitas makanan dan minuman yang disajikan. d) Mengetahui apakah hasil promosi sesuai dengan yang diharapkan. Prosedur Audit yang dilakukan, yaitu: a) Periksa informasi mengenai kebijakan dan prosedur penjualan, serta daftar uraian tugas baik secara tertulis maupun tidak tertulis. b) Bandingkan antara hasil penjualan sebelum promosi dengan hasil penjualan setelah promosi. c) Periksa informasi mengenai pencatatan transaksi penjualan telah dicatat ke dalam jurnal yang tepat. d) Periksa ketepatan kasir menyetorkan seluruh pembayaran pelanggan dengan jumlah yang sesuai dengan ringkasan penjualan. e) Periksa kelengkapan setiap pesanan yang diproses, seperti nomor meja, tanggal pesanan, nama makanan dan minuman, dan nama server yang melayani. f) Amati apakah Laporan Penjualan selalu diberikan ke pihak manajemen secara berkala dan tepat waktu. 58
g) Tentukan jumlah kerugian yang terjadi atas kesalahan yang terjadi. h) Buat rekomendasi yang akan dikemukakan pada setiap kelemahan tersebut. Berdasarkan pemeriksaan diatas, beberapa temuan yang didapatkan, yaitu: a) Perusahaan belum memiliki pedoman penjualan secara tertulis yang merupakan unsul awal yang penting dalam melakukan penjualan tersebut. Prosedur dan kebijakan penjualan telah ditetapkan oleh direktur kemudian diteruskan kepada karyawan. Perusahaan belum membuat prosedur dan kebijakan secara tertulis. Hal ini
dapat
mengakibatkan
terjadinya
kesalahan
dan
penyimpangan dalam pelaksanaan pada bagian penjualan, karena tidak adanya pedoman yang dapat dipatuhi oleh bagian penjualan. Perusahaan seharusnya membuat prosedur atau kebijakan secara tertulis mengenai proses penjualan agar tidak terjadi kesalahan dan penyimpangan yang tidak diinginkan. Di samping itu, bagian penjualan dapat menjalankan fungsinya dengan lebih efektif. b) Ketidak-efektifan karena perusahaan hanya memiliki 1 orang bagian pemasaran. Jika bagian pemasaran telat datang ataupun tidak masuk, yang menjalankan fungsi pemasaran, yaitu supervisor 59
ataupun bagian akuntansi. Sehingga menghambat kegiatan penjualan. Perusahaan seharusnya merekrut 1 karyawan lagi untuk ditempatkan di bagian pemasaran. Sehingga setiap fungsi dapat melaksanakan tugasnya masing-masing dengan efektif. c) Adanya beberapa server yang tidak mendapatkan informasi mengenai ketersediaan menu makanan maupun minuman. Kelemahan ini terjadi karena kurangnya komunikasi antara bagian kitchen dan bartender dengan server mengenai ketersediaan menu makanan dan minuman yang telah habis. Sehingga
mengakibatkan terjadi kesalahan dan dapat
menimbulkan kerugian bagi perusahaan, karena pelanggan dapat membatalkan pesanan. Bagian kitchen maupun bartender seharusnya langsung memberikan pengumuman bahwa menu tertentu habis, sehingga semua server dapat mengetahuinya.
4.2.3.2 Audit atas Fungsi Penerimaan Kas Tujuan Audit atas fungsi penerimaan kas, yaitu: a) Mengetahui apakah perusahaan memiliki prosedur dan kebijakan tertulis mengenai penerimaan kas. b) Mengetahui apakah semua penerimaan kas dari transaksi penjualan telah diterima dan diproses dengan baik dan benar.
60
c) Mengetahui apakah pencatatan penerimaan kas telah sesuai dengan ketentuan akuntansi yang berlaku d) Mengetahui apakah terdapat kemungkinan penyimpangan dan kelemahan dalam pelaksanaan pada prosedur atau sistem penerimaan kas yang berlaku. Prosedur Audit yang dilakukan, yaitu: a) Periksa apakah fungsi penerimaan kas telah dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. b) Periksa apakah penerimaan kas telah diberikan kepada pejabat yang berwenang. c) Periksa apakah jumlah penerimaan kas sudah sesuai dengan ringkasan penjualan harian. d) Periksa apakah penerimaan kas dari hasil penjualan telah dicatat dengan benar. e) Pastikan apakah laporan pencatatan penerimaan kas selalu diberikan kepada pejabat yang berwenang untuk diperiksa. f) Buat rekomendasi yang akan dikemukakan atas setiap kelemahan tersebut. Berdasarkan pemeriksaan di atas, beberapa temuan yang didapatkan, yaitu: a) Tidak ada prosedur penerimaan kas secara tertulis. Perusahaan tidak memiliki prosedur penerimaan kas secara tertulis. Penjualan pada shift 1 kasir dapat menyerahkan 61
langsung ke direktur pada saat direktur berkunjung, jika tidak dapat diserahkan ke bagian akuntansi. Penjualan pada shift 2 dapat diserahkan keesokan harinya. Kondisi ini memiliki kelemahan dalam pengendalian, karena kas hasil penjualan dapat diselewengkan atau diapakai terlebih dahulu oleh kasir. Seharusnya perusahaan membuat prosedur penerimaan kas, misalnya hasil penjualan pada shift pertama dan kedua dibedakan, lalu kasir tersebut yang menyetorkan uang tunai tersebut ke bank namun setelah di periksa dan di otorisasi oleh bagian akuntansi. Dengan demikian perusahaan dapat melakukan
pengendalian
atas
penerimaan
kas
dan
menghindari kecurangan secara finansial.
4.2.3.3 Audit atas Fungsi Akuntansi Tujuan Audit atas fungsi akuntansi, yaitu: a) Mengetahui apakah proses pencatatan dan pelaporan telah dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b) Memastikan setiap transaksi keuangan telah dicatat dan diposting ke setiap buku besar dengan benar. c) Mengetahui apakah laporan keuangan dibuat tepat waktu dan dapat
dipergunakan
sebagai
informasi
pengambilan
keputusan manajemen.
62
Prosedur Audit yang dilakukan, yaitu: a) Mengetahui apakah perusahaan memiliki prosedur tertulis mengenai pencatatan dan pelaporan keuangan. b) Periksa beberapa transaksi dan telusuri proses pencatatannya. c) Periksa apakah bagian akuntansi benar-benar melakukan pengecekan ulang terhadap seluruh dokumen yang terkait dengan transaksi penjualan. d) Amati apakah Laporan Keuangan selalu diberikan kepada manajemen secara berkala dan tepat waktu. e) Buat rekomendasi yang akan dikemukakan atas setiap kelemahan tersebut. Berdasarkan pemeriksaan diatas, beberapa temuan yang didapat, yaitu: a) Tidak ada prosedur tertulis mengenai pencatatan dan pelaporan keuangan pada perusahaan. Perusahaan tidak membuat prosedur tertulis untuk pencatatan dan pelaporan keuangan yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Setiap data transaksi diterima dari bagian pemasaran, kasir, maupun database ringkasan penjualan harian yang kemudian dicatat, dibukukan, dan dilaporkan kepada manajemen secara berkala. Masih ada faktor kemungkinan terjadinya kesalahan dalam melakukan proses pencatatan akuntansi ini, seperti faktor human error (bagian akuntansi tidak teliti, lupa, dan sebagainya). Seharusnya 63
perusahaan membuat prosedur mengenai pencatatan dan pelaporan untuk dijadikan pedoman dalam melakukan pembukuan agar tidak terjadi kesalahan yang material dalam laporan keuangan. b) Tidak ada bagian yang melaksanakan pemeriksaan secara independen atas kegiatan operasional perusahaan. Perusahaan tidak memiliki bagian yang melaksanakan pemeriksaan
independen
atau
internal
auditor
untuk
memeriksa transaksi keuangan perusahaan. Pemeriksaan hanya dilakukan oleh staf yang terlibat dalam proses kegiatan operasional. Hal ini kurang efektif karena tidak ada pengendalian yang memadai atas kegiatan operasional perusahaan tersebut dan adanya kemungkinan staf yang bersangkutan tidak memiliki keahlian akuntansi yang memadai untuk melakukan pemeriksaan, sehingga tidak dapat mendeteksi adanya kesalahan atau penyimpangan yang dilakukan secara sengaja maupun tidak disengaja. Seharusnya perusahaan perlu membentuk bagian pemeriksaan internal independen, mengingat tingginya tingkat kegiatan operasi perusahaan saat ini. Hal ini dilakukan untuk meghindari terjadinya kesalahan atau penyimpangan yang terjadi dalam operasional perusahaan dan menjaga agar semua kegiatan perusahaan dapat berjalan efektif, efisien, dan ekonomis.
64
4.3 Temuan Audit Operasional atas Fungsi Penjualan dan Penerimaan Kas pada Lei Garden Restaurant Berdasarkan hasil penelitian audit operasional yang dilakukan terhadap fungsi penjualan dan penerimaan kas Lei Garden Restaurant, terdapat beberapa kelemahan dalam pelaksanaan kegiatan atas fungsi penjualan dan penerimaan kas. Temuan-temuan yang ada yaitu: 1. Perusahaan
tidak
memiliki
bagian
HRD
(Human
Resources
Development) Kondisi : Dalam kegiatan perusahaan yang dilakukan, perusahaan tidak memiliki bagian personalia untuk melakukan pencarian dan perekrutan karyawan. Pencarian dan perekrutan karyawan dilakukan oleh Supervisor dan bagian akuntansi, maupun direktur perusahaan. Kriteria : Perusahaan memiliki bagian personalia untuk melakukan pencarian dan perekrutan karyawan yang berkualitas, memiliki kompetensi di bidangnya, dan etika yang baik. Bagian personalia lebih mengerti mengenai kualitas dan karakter seseorang. Untuk melakukan proses perekrutan sampai dengan penerimaan karyawan, diperlukan beberapa tes yang diawali dengan psychotest. Sebab : Perusahaan merasa pencarian dan perekrutan karyawan dengan dilakukan oleh supervisor, bagian akuntansi, ataupun direktur perusahaan sudah cukup baik dan tepat. 65
Akibat : Kemungkinan perusahan mendapatkan karyawan yang kurang memiliki kompetensi di bidangnya dan karakter yang kurang baik. Sehingga kegiatan operasional penjualan dan penerimaan kas dapat menjadi tidak efektif dan efisien karena tidak dilakukan oleh orang yang berkompeten dan memiliki karakter atau etika yang baik. Rekomendasi : Perusahaan agar memiliki bagian personalia. Bagian personalia dibutuhkan untuk melakukan pencarian dan perekrutan karyawan, sehingga perusahaan mendapatkan karyawan yang berkompeten sesuai dengan bidangnya. Dengan merekrut karyawan yang berkualitas, maka secara langsung akan mendukung kegiatan operasional perusahaan secara efektif dan efisien. 2. Perusahaan tidak memiliki prosedur penjualan secara tertulis. Kondisi : Perusahaan tidak memiliki prosedur penjualan secara tertulis. Prosedur dan kebijakan penjualan diputuskan oleh direktur dan diteruskan kepada karyawan secara langsung / lisan. Kriteria : Perusahaan memiliki prosedur atau kebijakan tertulis mengenai penjualan yang dapat dijadikan pedoman dalam kegiatan operasinya. Prosedur penjualan secara tertulis dapat membantu terlaksananya kegiatan penjualan secara efektif dan efisien.
66
Sebab: Perusahaan merasa tidak perlu membuat prosedur penjualan secara tertulis karena ketentuan tersebut masih dapat berubah sewaktu-waktu sesuai dengan situasi dan kondisi yang berbeda. Akibat: Kegiatan operasional dan pengendalian internal perusahaan terlaksana kurang efektif, karena tidak ada prosedur dan kebijakan penjualan secara tertulis.
Hal ini dapat memungkinkan
terjadinya
kesalahan
atau
ketidaksesuaian antara prosedur yang ditetapkan dengan pelaksanaannya. Rekomendasi: Perusahaan disarankan untuk memiliki prosedur dan kebijakan penjualan dituangkan secara tertulis supaya setiap karyawan dapat mengerti setiap tanggung jawabnya yang harus dijalankan serta pendistribusian dokumen dapat dijalankan dengan benar. Pedoman tentang prosedur secara tertulis juga bermanfaat bagi karyawan baru yang digunakan sebagai panduan untuk memahami alur dari kegiatan operasional perusahaan. Pedoman tertulis atas prosedur operasional perusahaan sebaiknya diperbaharui secara berkala jika terjadi perubahan dan untuk memperbaiki prosedur yang kurang efektif dan efisien. 3. Adanya bagian lain yang melakukan aktivitas pemasaran selain bagian pemasaran. Kondisi : Jam operasional perusahaan dibagi menjadi 2 shift. Sedangkan perusahaan hanya memiliki 1 orang bagian pemasaran. Jika bagian pemasaran tidak 67
dapat masuk kerja, tugasnya dilimpahkan ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi merasa fungsinya tidak terpisah dari bagian pemasaran karena membantu bagian pemasaran dalam menjelaskan paket-paket pernikahan, ulang tahun, dan lain-lain. Kriteria : Setiap bagian dalam perusahaan tentu memiliki tugas dan wewenang masing-masing sehingga dapat bekerja secara maksimal sesuai dengan tanggung jawabnya. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi adanya kecurangan pihak-pihak tertentu untuk melakukan prosedur-prosedur pemasaran yang tidak diperlukan. Sebab : Perusahaan tidak memiliki peraturan tertulis tentang pembagian uraian tugas serta wewenang setiap bagian yang ada di perusahaan. Akibat : Terjadinya kegiatan pemasaran yang tidak sesuai dengan kebijakan / prosedur perusahaan, seperti kesalahan harga paket yang belum diperbaharui, sehingga dapat mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian. Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya memiliki daftar uraian tugas secara tertulis. Menempatkan sumber daya manusia yang berkompeten sesuai dengan bidangnya dapat membantu kegiatan operasional perusahaan terlaksana secara efektif dan efisien.
68
4. Struktur organisasi dan uraian tugas, wewenang, dan tanggung jawab sudah tidak sesuai dengan perubahan yang ada. Kondisi : Perusahaan memiliki struktur organisasi serta pembagian tugas yang tidak sama dengan bagian yang sebenarnya. Dahulu perusahaan memiliki manajer, namun sekarang sudah tidak memiliki manajer. Namun struktur organisasi belum diperbaharui. Kriteria : Perusahaan menyesuaikan struktur organisasi yang sesungguhnya ada di perusahaan serta dapat memperbaharui setiap perubahan dari uraian tugas karyawan. Sebab : Perusahaan merasa strukur organisasi secara tertulis tidak begitu berpengaruh terhadap kegiatan operasional perusahaan. Uraian tugas dari perusahaan juga dapat diberitahukan langsung kepada setiap bagian. Akibat : Kemungkinan dapat terjadi ketidak-jelasan pembagian tugas serta ketidaktahuan tanggung jawab yang seharusnya dijalankan oleh setiap karyawan. Kegiatan operasional juga bisa menjadi tidak efisien karena karyawan tidak memahami uraian tugas yang seharusnya dijalankan. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membuat struktur organisasi sesuai dengan bagian yang terdapat di dalam perusahaan saat ini. Uraian tugas untuk masing-
69
masing bagian juga harus diperbaharui, agar setiap karyawan mengetahui dan memahami tanggung jawabnya. 5. Kurangnya komunikasi antara bagian kitchen dan bartender dengan waiter/waitress. Kondisi : Terdapat beberapa waiter/waitress yang tidak mengetahui bahwa ada menu makanan ataupun minuman yang persediaannya habis, dan bagian kitchen dan bartender tidak mengkonfirmasi hal tersebut kepada waiter/waitress. Sehingga pelanggan merasa pesanannya ada dan lama menunggu. Kriteria : Bagian kitchen dan bartender mengkonfirmasi kepada server, menu apa saja yang telah habis. Sebab : Kemungkinan
waiter/waitress,
bagian
kitchen,
maupun
bartender
merupakan karyawan baru, sehingga kurang saling bersosialisasi. Akibat : Pelanggan membatalkan pesanan karena lama menunggu. Hal ini mengakibatkan pengurangan penjualan. Rekomendasi : Bagian kitchen dan bartender seharusnya menuliskan menu makanan atau minuman apa saja yang telah habis di papan pengumuman. Sehingga waiter/waitress dapat langsung mengkonfirmasi juga ke pelanggan, agar pelanggan tidak lama menunggu dan bersedia mengganti dengan menu makanan atau minuman yang lain. 70
6. Perusahaan tidak memiliki prosedur penerimaan kas secara tertulis. Kondisi : Penerimaan kas hasil penjualan diserahkan ke bagian akuntansi. Jika tidak ada bagian akuntansi, hasil penjualan akan diserahkan keesokan harinya. Kriteria : Setiap perusahaan memiliki prosedur atau kebijakan tertulis mengenai penerimaan kas supaya tidak terjadi kesalahan atau penyimpangan karena kas merupakan aset yang sangat mudah diselewengkan. Sebab : Perusahaan merasa tidak perlu membuat prosedur penerimaan kas secara tertulis karena ketentuan tersebut masih dapat berubah sewaktu-waktu sesuai dengan situasi dan kondisi yang berbeda. Akibat : Pengendalian atas uang kas menjadi kurang, sehingga kas hasil penjualan dapat digunakan terlebih dahulu oleh kasir, untuk kepentingan diluar kegiatan perusahaan. Rekomendasi : Perusahaan segera membuat prosedur penerimaan kas yang dapat melakukan pengendalian atas penerimaan kas dan menghindari kesalahan atau kecurangan secara financial. 7. Perusahaan tidak memiliki fasilitas pendeteksian uang palsu. Kondisi : Penerimaan uang tunai tidak diperiksa dengan baik, sehingga sering terdapat uang palsu. 71
Kriteria : Setiap kasir dilengkapi dengan fasilitas memadai, termasuk alat pendeteksian uang palsu. Sebab : Perusahaan tidak menyediakan alat untuk mendeteksi uang palsu. Akibat : Hal ini dapat mengakibatkan kerugian yang signifikan bagi perusahaan karena banyaknya peredaran uang palsu saat ini. Rekomendasi : Perusahaan agar menyediakan alat untuk mendeteksi uang palsu di meja kasir, untuk menghindari kerugian karena menerima uang palsu. 8. Perusahaan tidak memiliki prosedur pencatatan dan pelaporan keuangan secara tertulis. Kondisi : Semua data transaksi diterima dari bagian pemasaran, kasir, dan database, kemudian dibukukan dan dilaporkan kepada manajemen secara berkala. Kriteria : Perusahaan memiliki prosedur tertulis mengenai pencatatan dan pelaporan untuk dijadikan pedoman bagian akuntansi dalam melakukan fungsinya agar tidak terjadi kesalahan yang material dalam laporan keuangan. Sebab : Perusahaan tidak memiliki prosedur tertulis untuk pencatatan dan pelaporan secara tertulis.
72
Akibat : Masih terdapat faktor human error (pegawai tidak teliti, lupa, dan sebagainya) dalam melakukan proses pencatatan dan pelaporan, sehingga mengakibatkan terjadinya kesalahan. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membuat prosedur mengenai pencatatan dan pelaporan untuk dijadikan pedoman dalam melakukan pembukuan agar tidak terjadi kesalahan yang material dalam laporan keuangan. 9. Tidak ada bagian yang melaksanakan pemeriksaan secara independen atas kegiatan operasional perusahaan. Kondisi : Pemeriksaan hanya dilakukan oleh staf yang terlibat dalam proses kegiatan operasional sehari-hari. Kriteria : Pemeriksaan atas pengendalian dalam suatu perusahaan harus dilakukan oleh orang-orang yang independen dan kompeten dalam bidangnya. Sebab : Tidak ada bagian yang melaksanakan pemeriksaan secara independen atas kegiatan operasional perusahaan. Akibat : Hal ini kurang efektif karena tidak ada pengendalian yang memadai atas kegiatan
operasional
perusahaan
tersebut
dan
adanya
staf
yang
bersangkutan tidak memiliki keahlian memadai untuk melakukan
73
pemeriksaan,
sehingga
tidak
dapat
mendeteksi
kesalahan
atau
penyimpangan yang dilakukan secara sengaja maupun tidak disengaja. Rekomendasi : Perusahaan agar membentuk suatu bagian pemeriksaan internal independen, mengingat tingginya aktivitas operasi perusahaan saat ini. Hal ini untuk menghindari terjadinya kesalahan atau penyimpangan yang disengaja maupun tidak disengaja dan menjaga agar setiap kegiatan perusahaan berjalan secara efektif, efisien, dan ekonomis.
74
