BAB 3 PERENCANAAN DATABASE, BATASAN SISTEM, DAN ANALISIS KEBUTUHAN
3.1
Sejarah Perusahaan CV. Wadah Lautan Makmur didirikan pada tanggal 18-02-2004 dengan No.NPWP. 02.092.800.8-305.000 oleh notaris Yuli Welding Ningsih.S.H. Perusahaan berlokasi pada Jl. R.E. Martadinata Dalam, Komp. Pelabuhan Perikanan Nusantara Tanjung Pandan – BABEL 33411 CV. Wadah Lautan Makmur merupakan perseroan komanditer yang bergerak di bidang industry Perikanan laut. Dengan nilai modal dan kekayaan bersih perusahaan tidak termasuk
tanah
Rp.500.000.000,-
dan
bangunan
Kegiatan
tempat
perusahaan
usaha
adalah
kurang
lebih
perdagangan.
sebesar
Perusahaan
menampung hasil laut dari para nelayan dan hasil laut dari luar untuk diperjualbelikan kembali kedalam atau keluar negeri dengan merek dagang nama perusahaan. Perkembangan bisnis perusahaan semakin meningkat dan menyebabkan volume pengolahan data semakin kompleks. Sistem baru diperlukan untuk dapat mengelola data dengan lebih baik, benar, mudah, cepat dan akurat. Untuk mewujudkan hal tersebut, akan dilakukan analisa dan perencangan database yang sesuai bagi kebutuhan perusahaan.
45
46 3.2
Struktur Organisasi Direktur
Wakil Direktur
Manager Keuangan
Manager Administrasi
Manager Personalia
Manager Marketing
Manager Pergudangan
Bagian Keuangan
Bagian Administrasi
Bagian Personalia
Bagian Marketing
Bagian Pergudangan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.2.1
Tugas Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian berdasarkan bagan struktur organisasi akan di jelaskan sebagai berikut :
3.2.1.1 Tugas Direktur Tugas Direktur adalah : -
Bertanggung jawab terhadap jumlah modal yang dimasukkannya dalam perseroan.
-
Memberikan persetujuan kepada direktur dalam pengurusan maupun mengenai pemilikan.
-
Bertanggung-jawab membuat keputusan keseluruhan perusahaan.
-
Bertanggung-jawab sepenuhnya terhadap perseroan.
-
Memimpin jalannya perusahaan.
47 3.2.1.2 Tugas Wakil Direktur Tugas Wakil Direktur adalah : -
Mewakili perusahaan didalam dan diluar organisasi.
-
Menyusun dan mengevaluasi sasaran dan rencana perusahaan.
-
Mengelola kekayaan perusahaan.
-
Mngawasi, dan mengevaluasi jalannya perusahaan.
-
Mengawasi kegiatan dan kinerja pegawai tingkat atas.
3.2.1.3 Tugas Bagian Administrasi dan Keuangan Tugas bagian Administrasi dan Keuangan adalah : -
Mengelola data keuangan perusahaan.
-
Membuat jurnal dan pencatatan ke buku besar berdasarkan jurnal.
-
Menerima daftar barang yang akan dikirim dari penjualan.
-
Mendanai pembelian ke Supplier.
-
Menerima pembayaran penjualan dari Customer.
3.2.1.4 Tugas Bagian Penjualan Tugas bagian Penjualan adalah : -
Membuat dan memberikan penawaran kepada calon Customer
-
Melakukan transaksi penjualan.
-
Menerima order dari pembeli (Sales order / SO).
-
Membuat Faktur Pengiriman Penjualan dan Surat Jalan.
-
Memeriksa dan mencatat retur penjualan.
-
Membuat dan meberikan laporan penjualan kepada Manager.
3.2.1.5 Tugas Bagian Pembelian Tugas bagian pembelian adalah :
48 -
Mengontrol stok barang.
-
Memenuhi kebutuhan permintaan barang untuk penjualan.
-
Mencari dan memilih supplier / pemasok hasil laut
-
Mengecek dan membandingkan harga beli antara supplier.
-
Membuat dan mengirimkan order pembelian ke supplier (Purchasing Order / PO).
-
Melakukan retur pembelian.
-
Membuat dan memberikan laporan pembelian kepada Manager.
3.2.1.6 Tugas Bagian Pengiriman Tugas bagian Pengiriman adalah : -
Menerima perintah pengiriman.
-
Mengirim barang pesanan kepada Customer yang melakukan transaksi pemesanan.
-
Membuka Surat Jalan
49 3.3
Definisi Sistem 3.3.1
Batasan – batasan dan cakupan dari sistem :
Gambar 3.2 Batasan Sistem
50 3.4
Analisa Batasan Sistem yang sedang berjalan 3.4.1
Tata Laksana Kegiatan Organisasi Sistem Penjualan, Pembelian, dan Pergudangan pada CV.Wadah Lautan Makmur adalah sebagai berikut :
3.4.1.1 Kegiatan Bagian Penjualan -
Menerima Order dari customer.
-
Memberikan copy nota pesanan bagian Gudang.
-
Membuat Faktur Pengiriman Penjualan dan Surat Jalan ke bagian Pengiriman.
-
Menerima kembali Faktur Pengiriman Penjualan asli dan Surat Jalan asli setelah pengiriman bila pembayaran secara angsuran dan digunakan untuk penagihan.
-
Melakukan penagihan kepada Customer.
-
Menerima pembayaran dari Customer dan menyerahkannya ke bagian administrasi.
-
Memberikan Faktur Pengiriman Penjualan asli dan Surat jalan asli kepada Customer bila pembayaran telah lunas.
-
Memberikan laporan penjualan kepada Manager.
3.4.1.2 Kegiatan Manager -
Memberikan izin pembelian ke bagian Pembelian.
-
Menerima laporan penjualan dari bagian Penjualan, bagian Gudang.
-
Memberikan laporan perkembangan perusahaan kepada Direktur.
51 3.4.1.3 Kegiatan Bagian Gudang -
Menerima copy surat jalan dari bagian Penjualan.
-
Menyerahkan barang yang diminta.
-
Mencatat barang yang masuk dan keluar.
-
Melaporkan persediaan barang kepada Manager.
3.4.1.4 Kegiatan Bagian Pengiriman -
Menerima Faktur Pengiriman Penjualan dan Surat jalan dari bagian Penjualan untuk dikirim ke Customer.
-
Mengambil barang-barang yang akan dikirim dari gudang.
-
Mengirim barang pesanan ke Customer.
-
Meminta tanda-tangan Customer untuk dibubuhkan di Surat jalan sebagai bukti penerimaan barang.
-
Bila penjualan secara kredit : o Menyerahkan copy Surat jalan dan copy Faktur Pengiriman penjualan kepada Customer bila pembayaran secara angsuran. o Mengembalikan Surat Jalan asli dan Faktur Pengiriman Penjualan asli yang sudah di tanda-tangani Customer ke bagian Penjualan untuk melakukan penagihan.
3.4.1.5 Kegiatan Bagian Administrasi dan Keuangan -
Menerima pembayaran dari bagian penjualan.
-
Menerima copi PO dari bagian pembelian.
-
Melakukan pembayaran pembelian.
-
Mendapatkan Faktur Pembelian asli dan Surat Jalan asli dari supplier sebagai bukti lunas.
52 -
Memberikan laporan administrasi dan keuangan kepada Manager.
3.4.1.6 Kegiatan Bagian Pembelian -
Mencari dan memilih supplier barang.
-
Mengecek dan membandingkan harga beli antara supplier.
-
Membuad dan mengirimkan order pembelian ke supplier (Purchasing Order/PO).
-
Memberikan copy PO ke bagian Administrasi.
-
Memberikan laporan pembelian ke Manager.
53 3.5
Pemodelan Proses Analisa Sistem Berjalan 3.5.1
Diagram Konteks
Gambar 3.3 Diagram Konteks system yang sedang berjalan
54 3.5.2
Diagram Nol
Gambar 3.4 Diagram Nol system yang sedang berjalan
55 3.6
Perencanaan Database 3.6.1
Mission Statement : Mission statement dari sistem basis data CV. Wadah Lautan Makmur adalah untuk merancang dan mengelola data yang dibutuhkan untuk mendukung proses pemesanan, pembelian, pergudangan dan penjualan perusahaan.
3.6.2
Mission Objectives : Mengelola (insert, update, dan delete) data Supplier Mengelola (insert, update, dan delete) data Customer Mengelola (insert, update, dan delete) data Barang Mengelola (insert, update, dan delete) data Kendaraan Mengelola (insert) data Order Penjualan Mengelola (insert) data Barang Belum Kirim Mengelola (insert) data Faktur Penjualan Mengelola (insert) data Retur Penjualan Mengelola (insert) data Pembayaran Penjualan Mengelola (insert) data Order Pembelian Mengelola (insert) data Pengiriman Pembelian Mengelola (insert) data Retur Pembelian Mengelola (insert) data Pembayaran Pembelian
Mencari data Customer Mencari data Supplier Mencari data Barang Mencari data Kendaraan
56 Mencari data Order Penjualan Mencari data Barang Belum Kirim Mencari data Faktur Penjualan Mencari data Surat Jalan Mencari data Piutang Mencari data Pembayaran Penjualan Mencari data Pengiriman Pembelian Mencari data Retur Pembelian Mencari data Hutang Mencari data Pembayaran Pembelian
Mengetahui Status dari Persediaan barang Mengetahui Status dari Pesanan barang yang belum dikirim Mengetahui Status dari Retur Penjualan Mengetahui Status dari Pembayaran Penjualan Mengetahui Status dari Pembayaran Pembelian Mengetahui Status dari Retur Pembelian
Melaporkan Customer Melaporkan Supplier Melaporkan Kendaraan Melaporkan Order Penjualan Melaporkan Barang belum Kirim Melaporkan Faktur Penjualan
57 Melaporkan Surat Jalan Melaporkan Retur Penjualan Melaporkan Piutang Melaporkan Pembayaran Penjualan Melaporkan Order Pembelian Melaporkan Pengiriman Pembelian Melaporkan Retur Pembelian Melaporkan Hutang
3.7
Analisis dan Pengumpulan Kebutuhan 3.7.1
User View Untuk Aplikasi Database
Tabel 3.1 User View Untuk Aplikasi Database CV. Wadah Lautan Makmur
DATA
Staff Customer Supplier Barang Kendaraan Order Penjualan Barang Belum Kirim Faktur Penjualan Surat Jalan
Tipe Akses Query Laporan Query Laporan Query Laporan Query Laporan Query Laporan Query Laporan Query Laporan Query Laporan Query Laporan
Direktur
X X X X
X X
Manajer X X X X X X X X X X X X X X X X X
Kepala Bagian Penjualan
Kepala Bagian Pergudangan
X X
X X X X X X X X X
X X X X X X X X X X
Kepala Bagian Administrasi
Kepala Bagian Pembelian
X X X X X X X X X X X X
X X X X
X X X X X
58 Retur Penjualan Pembayaran Penjualan Order Pembelian Penerimaan Pembelian Retur Pembelian Pembayaran Pembelian Faktur Pembelian
3.7.2
Query Laporan Query Laporan Query Laporan Query Laporan Query Laporan Query Laporan Query Laporan
X X X X X X X X X X
X X
X X X X
X X X X
X
X X X X
X X X X X X X X X X
X X X X X X
X X
X X X X
X X X X
User View Untuk Aplikasi Database
Tabel 3.2 Cross Reference User View Dengan Tipe-Tipe Data Aplikasi Database
DATA
Direktur
Manajer
Staff
X
X
Customer
X
X
Supplier
X
X
Barang
X
X
Kepala Bagian Penjualan
Kepala Bagian Pergudangan
Kepala Bagian Administrasi
Kepala Bagian Pembelian
X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Barang Belum Kirim
X
X
X
X
Faktur Penjualan
X
X
X
X
Surat Jalan
X
X
X
X
Retur Penjualan
X
X
X
X
X
X
Kendaraan Order Penjualan
Pembayaran
X
X
X
59 Penjualan Order Pembelian
X
X
X
X
Penerimaan Pembelian
X
X
X
X
Retur Pembelian
X
X
X
X
X
X
X
X
Pembayaran Pembelian
X
Faktur Pembelian
3.7.3
X X
X
Spesifikasi Kebutuhan Pengguna untuk CV.Wadah Lautan Makmur
3.7.3.1 Kebutuhan data : Barang Belum Kirim Order Penjualan terdiri dari 1/lebih Barang pesanan. Sedangkan Pengiriman Penjualan barang dapet dilakukan lebih dari 1 kali, sehingga terdapat daftar barang yang belum dikirim. Sisa barang pesanan dalam Order Penjualan yang belum dikirim disebut Barang Belum Kirim. Data store yang diperlukan pada Barang Belum Kirim antara lain : Nomor pesanan barang belum dikirim yang unik. Kode order penjualan Untuk mendapatkan keterangan tentang barang yang dipesan, kode barang yang dipesan, dan jumlah barang yang belum dikirim.
Customer Semua pembeli barang. Data store yang diperlukan pada Customer antara lain : kode customer yang unik, nama, alamat, kota, kode pos, nomor fax, nama orang yang dihubungi, email, limit kredit, dan tanggal entri customer.
60 Kendaraan Semua kendaraan untuk pengiriman barang. Kendaraan mengangkut barang pesanan kepada Customer. Data store yang diperlukan pada Kendaraan antara lain : Kode kendaraan yang unik, nama kendaraan, dan tanggal entri kendaraan.
Order Penjualan Semua pemesanan Barang oleh Customer. Disebut juga Sales Order (SO). Order_Penjualan diterima bagian penjualan dan akan dilakukan pengiriman barang sesuai pesanan. Satu no SO hanya untuk satu Customer. Data store yang diperlukan pada Order Penjualan antara lain : Nomor order penjualan yang unik. Tanggal order penjualan, Kode staff yang melakukan transaksi penjualan, kode customer yang memesan barang, nama customer yang memesan barang, alamat customer yang memesan barang, nama orang yang dihubungi di tempat customer, kode barang yang dipesan, nama barang yang dipesan, jumlah barang yang dipesan.
Faktur Penjualan Sebagai Surat Tagihan atau bon kepada customer atas barang yang telah di kirimkan kepadanya. Faktur_Penjualan mendasari Surat_Jalan. Data store yang diperlukan pada Faktur Penjualan atara lain: Nomor faktur penjualan yang unik, tanggal pembuatan faktur penjualan, kode order penjualan yang mendasari pembuatan faktur penjualan, tanggal
61 jatuh tempo pembayaran penjualan, kode customer yang menerima faktur penjualan, nama customer yang menerima faktur penjualan, alamat customer yang menerima faktur penjualan, kode barang yang dikirim, nama barang yang dikirim, harga barang, jumlah barang yang dikirim, total penjualan untuk setiap barang yang berbeda, sub total penjualan untuk semua barang belum termasuk diskon dan PPN, diskon penjualan, PPN penjualan, grandtotal penjualan setelah dikurangi diskon dan ditambah PPN.
Surat Jalan Sebagai surat izin jalan dari bagian Administrasi untuk bagian Pengiriman. Surat_Jalan akan ditandatangani oleh Customer, dan lembar asli Surat_Jalan akan digunakan sales Penagih untuk melakukan penagihan diikutsertakan Faktur_Penjualan. Bila pembayaran telah lunas, lembar asli Surat_Jalan akan diserahkan kepada Customer sebagai bukti pembayaran lunas. Surat_Jalan dibuat berdasarkan Faktur_Penjualan. Surat_Jalan sebagai surat izin pengiriman. Surat_Jalan tertandatangan oleh Customer (Lembar asli) merupakan bukti Customer telah menerima barang kiriman dan digunakan untuk melakukan penagihan oleh Sales. Data store yang diperlukan pada Surat Jalan antara lain : Nomor surat jalan penjualan yang unik, tanggal surat jalan penjualan, nomor faktur penjualan, kode staff yang bertanggung jawab atas pengiriman barang, nama staff, kode customer, yang menerima barang
62 orderan, nama customer, alamat customer, kode barang yang dikirim, nama barang , jumlah barang, kode kendaraan yang bertugas mengantar barang pesanan ke Customer.
Retur Penjualan Pengembalian barang oleh Customer yang terjadi dikarenakan barang kurang atau rusak, dan menyebabkan piutang berkurang. Data store yang diperlukan pada Retur Penjualan antara lain : Nomor retur penjualan yang unik, Tanggal retur penjualan, Kode Customer, Nama Customer, Kode faktur penjualan, Kode Barang, Nama Barang, Harga Barang, Jumlah barang yang dikembalikan, Total retur penjualan untuk setiap barang yang berbeda, Total retur penjualan untuk semua barang belum termasuk diskon dan ppn, Diskon penjualan, PPN penjualan, Total retur penjualan setelah ditambahi ppn.
Pembayaran Penjualan Pembayaran
yang
dilakukan
oleh
Customer
kepada
perusahaan.
Pemabayaran biasa dilakukan 1 kali atau lebih dan berdasarkan Faktur_penjualan atau perjanjian dengan perusahaan. Data store yang diperlukan pada Pembayaran Penjualan antara lain : Nomor pembayaran penjualan yang unik, Tanggal pembayaran penjualan, Kode Faktur penjualan, kode Customer, nama Customer, Total pembayaran yang dilakukan Customer.
63 Supplier Semua Supplier barang. Data store yang diperlukan pada Supplier antara lain : Kode Supplier yang unik, nama supplier, alamat supplier, nomor rekening bank supplier, nomor telpon supplier.
Order Pembelian Semua pemesanan barang oleh staff untuk diserahkan ke supplier. Staff mengeluarkan surat pesanan yang nantinya digunakan untuk mencocokan pengiriman barang. Data store yang diperlukan pada Order Pembelian antara lain : Nomor order pembelian yang unik, tanggal order pembelian, kode staff, nama staff, kode supplier, nama supplier, alamat supplier, no telpon supplier, kode barang, nama barang, jumlah barang.
Pengiriman Pembelian Semua pengiriman barang yang diterima bagian gudang dicocokan dengan surat pesanan yang di keluarkan oleh staff. Faktur pembelian dan surat jalan pembelian akan dicatat ke dalam “Pengiriman_Pembelian”, sebagai catatan bahwa bagian gudang telah menerima barang dan harus melakukan pembayaran_pembelian sesuai tanggal jatuh tempo. Data store yang diperlukan pada Pengiriman Pembelian antara lain
:
Nomor pengiriman pembelian yang unik, tanggal pengiriman pembelian, kode order pembelian, nomor surat jalan pembelian dari supplier, nomor
64 faktur pembelian, tanggal jatuh tempo pembayaran pembelian, kode barang, nama barang, jumlah barang, harga barang, total pembelian.
Retur Pembelian Semua pengembalian barang yang rusak atau tidak seusai dengan surat pesanan kepada supplier. Bagian gudang akan melaporkan ke staff yang kemudian staff akan melakukan retur pembelian berupa pengembalian barang. Data store yang di perlukan Retur Pembelian antara lain
:
Nomor retur pembelian yang unik, tanggal retur pembelian, kode supplier, nama supplier, kode pengiriman pembelian, kode barang, nama barang, jumlah barang, total retur pembelian.
Pembayaran Pembelian Pembayaran pembelian dilakukan berdasarkan faktur pembelian yang diberikan supplier dan bisa dicek ditabel ”Pengiriman Pembelian”. Data store yang diperlukan pada Pembayaran Pembelian antara lain : Nomor pembayaran pembelian yang unik, tanggal pembayaran pembelian, kdoe faktur pembelian, kode supplier, nama supplier, total pembayaran yang dilakukan perusahaan kepada supplier.
Barang Semua jenis barang yang akan dipasarkan kembali. Data store yang diperlukan pada Barang antara lain :
65 Kode barang yang unik, nama barang, jumlah stok barnag, jenis barang, harga satuan barang, tanggal entri barang.
Staff Semua staff termasuk direktur, manajaer, staff penjualan, pembelian, pergudangan, pengiriman, adminsitrasi, dan keuangan. Data store yang diperlukan oleh Staff antara lain : Kode staff yang unik, nama staff, alamat staff, no telpon staff, posisi staff, divisi staff, gaji staff, tanggal entri dan staff mulai bekerja.
Kebutuhan Transaksi : Data entry, update, delete •
Mengelola (insert, update, dan delete) data Staff
•
Mengelola (insert, update, dan delete) data Customer
•
Mengelola (insert, update, dan delete) data Supplier
•
Mengelola (insert, update, dan delete) data Barang
•
Mengelola (insert, update, dan delete) data Kendaraan
•
Mengelola (insert) data Order Penjualan
•
Mengelola (insert) data Barang Belum Kirim
•
Mengelola (insert) data Faktur Penjualan
•
Mengelola (insert) data Retur Penjualan
•
Mengelola (insert) data Pembayaran Penjualan
•
Mengelola (insert) data Order Pembelian
66 •
Mengelola (insert) data Pengiriman Pembelian
•
Mengelola (insert) data Retur Pembelian
•
Mengelola (insert) data Pembayaran Pembelian
•
Mengelola (insert, update) data stok barang
Data queries 1. Mendapatkan informasi tentang Order_Penjualan yang dilakukan oleh seorang Customer. Mendapatkan informasi tentang Customer yang melakukan sebuah 2. Order_Penjualan. Mendapatkan informasi tentang Faktur_Penjualan yang diterima oleh seorang Customer. Mendapatkan informasi tentang Customer yang menerima sebuah Faktur_Penjualan. 3. Mendapatkan informasi tentang Surat_Jalan yang diterima oleh seorang Customer. Mendapatkan informasi tentang Customer yang menerima sebuah Surat_Jalan. 4.
Mendapatkan informasi tentang Retur_Penjualan yang dilakukan oleh seorang Customer. Mendapatkan informasi tentang Customer yang melakukan sebuah Retur_Penjualan.
5. Mendapatkan informasi tentang Pembayaran_Penjualan yang dilakukan oleh seorang Customer. Mendapatkan informasi tentang Customer yang melakukan sebuah Pembayaran_Penjualan.
67 6. Mendapatkan informasi tentang Pengiriman_Pembelian yang dikirim oleh satu Supplier. Mendapatkan informasi tentang Supplier yang mengirim sebuah Pengiriman_Pembelian. 7.
Memasukkan informasi baru tentang Order_Penjualan yang dibuat oleh seorang Staff. Mendapatkan informasi tentang Staff yang membuat sebuah Order_Penjualan.
8. Memasukkan informasi baru tentang Faktur_Penjualan yang dikirim oleh seorang Staff. Mendapatkan informasi tentang Staff yang mengirim sebuah Faktur_Penjualan. 9. Memasukkan informasi baru tentang Surat_Jalan yang dikirim oleh seorang Staff. Mendapatkan informasi tentang Staff yang mengirim sebuah Surat_Jalan. 10. Memasukkan informasi baru tentang Retur_Penjualan yang diperiksa oleh seorang Staff. Mendapatkan informasi tentang Staff yang memeriksa sebuah Retur_Penjualan. 11. Memasukkan informasi baru tentang Pembayaran_Penjualan yang diterima oleh seorang Staff. Mendapatkan informasi tentang Staff yang menerima sebuah Pembayaran_Penjualan. 12. Memasukkan informasi baru tentang Order_Pembelian yang dipesan oleh seorang Staff. Mendapatkan informasi tentang Staff yang memesan sebuah Order_Pembelian. 13. Memasukkan informasi baru tentang Pengiriman_Pembelian yang diperiksa oleh seorang Staff. Mendapatkan informasi tentang Staff yang memeriksa sebuah Pengiriman_Pembelian.
68 14. Memasukkan informasi baru tentang Retur_Pembelian yang diperiksa oleh seorang Staff. Mendapatkan informasi tentang Staff yang memeriksa sebuah Retur_Pembelian. 15. Memasukkan informasi baru tentang Pembayaran_Pembelian yang dilakukan oleh seorang Staff. Mendapatkan informasi tentang Staff yang
melakukan
sebuah
Pembayaran_Pembelian.
Memasukkan
informasi baru tentang SPK yang dibuat oleh seorang Staff. Mendapatkan informasi baru tentang Staff yang membuat sebuah SPK. 16. Memasukkan informasi baru tentang Produksi yang diawasi oleh seorang Staff. Mendapatkan informasi tentang Staff yang mengawasi sebuah Produksi. 17. Mendapatkan informasi tentang Order_Pembelian yang diterima oleh seorang Supplier. Mendapatkan informasi tentang Supplier yang menerima sebuah Order_Pembelian. 18. Mendapatkan informasi tentang Retur_Pembelian yang diterima oleh seorang Supplier. Mendapatkan informasi tentang Supplier yang menerima sebuah Retur_Pembelian. 19. Mendapatkan informasi tentang Pembayaran_Pembelian yang diterima oleh seorang Supplier. Mendapatkan informasi tentang Supplier yang menerima sebuah Pembayaran_Pembelian. 20. Update informasi tentang Formula yang digunakan oleh sebuah Barang. 21. Mendapatkan informasi tentang Kendaraan yang menyertai sebuah Surat_Jalan.
69 22. Memasukkan informasi tentang Barang yang dipesan, ke dalam sebuah Order_Penjualan. 23. Mendapatkan informasi tentang Barang_Belum_Kirim yang didasari oleh
sebuah
Order_Penjualan.
Mendapatkan
informasi
tentang
Order_Penjualan yang mendasari sebuah Barang_Belum_Kirim. 24. Mendapatkan informasi tentang Faktur_Penjualan yang disebabkan oleh
sebuah
Order_Penjualan.
Mendapatkan
informasi
tentang
Order_Penjualan yang menyebabkan sebuah Faktur_Penjualan. 25. Memasukkan informasi tentang Barang yang dicatat , ke dalam sebuah Barang_Belum_Kirim. 26. Memasukkan informasi tentang Barang yang dikurangi , ke dalam sebuah Faktur_Penjualan. 27. Mendapatkan informasi tentang Faktur_Penjualan yang mendasari sebuah Surat_Jalan. 28. Mendapatkan informasi tentang Retur_Penjualan yang disebabkan dari sebuah
Faktur_Penjualan.
Mendapatkan
informasi
tentang
Faktur_Penjualan yang menyebabkan sebuah Retur_Penjualan. 29. Mendapatkan informasi tentang Faktur_Penjualan yang menambah sebuah Piutang. 30. Mendapatkan
informasi
tentang
Pembayaran_Penjualan
yang
disebabkan dari sebuah Faktur_Penjualan. Mendapatkan informasi tentang
Faktur_Penjualan
Pembayaran_Penjualan.
yang
menyebabkan
sebuah
70 31. Memasukkan informasi tentang Barang yang dicatat , ke dalam sebuah Surat_Jalan. 32. Memasukkan informasi tentang Barang yang dikembalikan , ke dalam sebuah Retur_Penjualan. 33. Mendapatkan
informasi
tentang
Pengiriman_Pembelian
yang
disebabkan oleh sebuah Order_Pembelian. Mendapatkan informasi tentang
Order_Pembelian
yang
menyebabkan
sebuah
Pengiriman_Pembelian. 34. Mendapatkan informasi tentang Retur_Pembelian yang disebabkan oleh sebuah
Pengiriman_Pembelian.
Mendapatkan
informasi
tentang
Pengiriman_Pembelian yang menyebabkan sebuah Retur_Pembelian. 35. Mendapatkan informasi tentang Hutang yang ditambah oleh sebuah Pengiriman_Pembelian.
Mendapatkan
informasi
tentang
Pengiriman_Pembelian yang menambah sebuah Hutang. 36. Mendapatkan disebabkan
informasi oleh
sebuah
tentang
Pembayaran_Pembelian
Pengiriman_Pembelian.
yang
Mendapatkan
informasi tentang Pengiriman_Pembelian yang menyebabkan sebuah Pembayaran_Pembelian. 37. List detail Staff berdasarkan kode dan nama. 38. List detail Customer berdasarkan kode dan nama. 39. List detail Supplier berdasarkan kode dan nama. 40. List detail Barang berdasarkan kode dan nama. 41. List detail Kendaraan berdasarkan kode dan nama. 42. List detail Order Penjualan berdasarkan kode dan nama customer.
71 43. List detail Barang Belum Kirim berdasarkan kode dan nama customer. 44. List detail Faktur Penjualan berdasarkan kode dan nama customer. 45. List detail Surat Jalan berdasarkan kode dan nama customer. 46. List detail Retur Penjualan berdasarkan kode dan nama customer. 47. List detail Piutang berdasarkan kode customer dan Kode Order Penjualan. 48. List detail Pembayaran Penjualan berdasarkan kode dan nama customer. 49. List detail Order Pembelian berdasarkan kode dan nama supplier. 50. List detail Pengiriman Pembelian berdasarkan kode dan nama supplier. 51. List detail Retur Pembelian berdasarkan kode dan nama supplier. 52. List detail Hutang berdasarkan kode Supplier dan Kode Order Pembelian. 53. List detail Pembayaran Pembelian berdasarkan kode supplier dan Kode Penerimaan Pembelian.
3.8.
Spesifikasi Kebutuhan Sistem untuk Aplikasi Database CV. Wadah Lautan Makmur
3.8.1. Inisialisasi Ukuran Database (Tahunan) 1. Terdapat kurang-lebih 50 Staff yang bekerja pada perusahaan. Kira-kira 15 staff kantor, 10 pekerja pabrik, 3 sopir, 2 penjaga termasuk satpam. 2. Terdapat kurang-lebih 45 Customer. 3. Terdapat kurang-lebih 10 Supplier. 4. Terdapat kurang-lebih 10 macam produk Barang yang ditawarkan.
72 5. Terdapat kurang-lebih 2 Kendaraan pengangkut. 6. Terdapat kurang-lebih 2500 Order Penjualan dan Barang Belum Kirim. 7. Terdapat kurang-lebih 4000 Faktur Penjualan, Surat Jalan dan Piutang . 8. Terdapat kurang-lebih 25 Retur Penjualan. 9. Terdapat kurang-lebih 1500 Pembayaran Penjualan. 10. Terdapat kurang-lebih 1500 Order Pembelian. 11. Terdapat kurang-lebih 1500 Penerimaan Pembelian dan Hutang . 12. Terdapat kurang-lebih 20 record Retur Pembelian akan ditambahkan ke database setiap bulan. 13. Terdapat kurang-lebih 100 record Pembayaran Pembelian akan ditambahkan ke database setiap bulan.
3.8.2. Rata-rata pertumbuhan database (Bulanan) 1. Terdapat kurang-lebih 1 Staff baru dan Staff yang berhenti dari perusahaan pada setiap bulan. Record Staff yang berhenti dari perusahaan akan dihapus dari database setelah 1 tahun kemudian. Terdapat kuranglebih 5 record Staff yang dihapus tiap bulan. 2. Terdapat kurang-lebih 3 Customer baru setiap bulan. Jika Customer tidak membeli barang dari perusahaan dalam periode waktu 2 tahun, maka record Customer tersebut akan dihapus. Terdapat kurang-lebih 3 record Customer yang dihapus tiap bulan. 3. Terdapat kurang-lebih 1 Supplier baru setiap bulan. Jika perusahaan tidak membeli barang ke Supplier dalam periode waktu 2 tahun, maka record
73 Supplier tersebut akan dihapus. Terdapat kurang-lebih 5 record Supplier yang dihapus tiap bulan. 4. Terdapat kurang-lebih 1 macam Barang akan ditambahkan ke database setiap bulan.Record Barang yang tidak dipakai lagi oleh perusahaan dalam periode waktu 2 tahun akan dihapus dari database. Terdapat kurang-lebih 2 record Barang yang dihapus tiap bulan. 5. Terdapat kurang-lebih 1 Kendaraan baru dan Kendaraan yang dijual pada setiap 3 tahun. Record Kendaraan yang dijual oleh perusahaan akan dihapus dari database setelah 1 tahun kemudian. Terdapat kurang-lebih 1 record Kendaraan yang dihapus 3 tahun. 6. Terdapat kurang-lebih 200 record Order Penjualan dan Barang Belum Kirim akan ditambahkan ke database setiap bulan. Data tentang Order Penjualan akan dihapus 2 tahun setelah tanggal pembuatannya. 7. Terdapat kurang-lebih 400 record Faktur Penjualan, Surat Jalan dan Piutang akan ditambahkan ke database setiap bulan. 8. Terdapat kurang-lebih 2 record Retur Penjualan akan ditambahkan ke database setiap bulan. 9. Terdapat
kurang-lebih
400
record
Pembayaran
Penjualan
akan
ditambahkan ke database setiap bulan. 10. Data tentang Faktur Penjualan, Surat Jalan, Piutang, Retur Penjualan, dan Pembayaran Penjualan akan dihapus bersamaan dengan dihapusnya Order Penjualan yang mendasarinya dalam periode 1 tahun setelah tanggal pembuatannya.
74 11. Data tentang Barang Belum Dikirim akan dihapus bersamaan dengan dikirimnya barang penjualan dan setelah mendapatkan tanda tangan terima pada surat jalan dan faktur penjualan. 12. Terdapat kurang-lebih 80 record Order Pembelian akan ditambahkan ke database setiap bulan. Data tentang Order Pembelian akan dihapus 1 tahun setelah tanggal pembuatannya. 13. Terdapat kurang-lebih 120 record Pengiriman Pembelian dan Hutang akan ditambahkan ke database setiap bulan. 14. Terdapat kurang-lebih 1 record Retur Pembelian akan ditambahkan ke database setiap bulan. 15. Terdapat kurang-lebih 120 record Pembayaran Pembelian akan ditambahkan ke database setiap bulan. 16. Data tentang Penerimaan Pembelian, Hutang , Retur Pembelian, dan Pembayaran Pembelian akan dihapus bersamaan dengan dihapusnya Order Pembelian yang mendasarinya dalam periode 1 tahun setelah tanggal pembuatannya. 3.8.3. Tipe-tipe dan jumlah rata-rata record yang dicari (Harian) 1. Mencari data-data tentang Staff – Kurang-lebih 3 per hari. 2. Mencari data-data tentang Customer – Kurang-lebih 5 per hari. 3. Mencari data-data tentang Supplier – Kurang-lebih 3 per hari. 4. Mencari data-data tentang Barang – Kurang-lebih 20 per hari. 5. Mencari data-data tentang Kendaraan – Kurang-lebih 5 per hari. 6. Mencari data-data tentang Order Penjualan dan Barang Belum Kirim – Kurang-lebih 5 per hari.
75 7. Mencari data-data tentang Faktur Penjualan, Surat Jalan dan Piutang – Kurang-lebih 5 per hari. 8. Mencari data-data tentang Retur Penjualan – Kurang-lebih 1 per hari. 9. Mencari data-data tentang Pembayaran Penjualan.– Kurang-lebih 12 per hari. 10. Mencari data-data tentang Order Pembelian – Kurang-lebih 5 per hari. 11. Mencari data-data tentang Penerimaan Pembelian dan Hutang – Kurang lebih 4 per hari. 12. Mencari data-data tentang Retur Pembelian – Kurang-lebih 1 per hari. 13. Mencari data-data tentang Pembayaran Pembelian – Kurang-lebih 4 per hari. 3.8.4. Perfomance 1. Selama jam kantor tapi tidak pada jam sibuk, respon kurang dari 3 detik untuk semua pencarian record tunggal. Saat jam sibuk respon kurang dari 10 detik untuk semua pencarian record tunggal. 2. Selama jam kantor tapi tidak pada jam sibuk, respon kurang dari 10 detik untuk semua pencarian multiple record. Saat jam sibuk respon kurang dari 20 detik untuk semua pencarian multiple record. 3. Selama jam kantor tapi tidak pada jam sibuk, respon kurang dari 3 detik untuk setiap update / delete. Saat jam sibuk respon kurang dari 10 detik untuk setiap update / delete. 4. Selama jam Kantor tapi tidak pada jam sibuk, respon kurang dair 5 detik untuk setiap add master ataupun transaksi baru. Saat jam sibuk respon kurang dari 20 deik untuk setiap add master atau transaksi baru.
76 3.8.5. Sekuriti Akses terhadap aplikasi dan database akan terproteksi dengan password dan dengan hak akses yang berbeda-beda tergantung oleh previlage yang diberikan berdasarkan posisi pada perusahaan. 3.8.6. Backup dan Recovery Database akan di backup dan recovery setiap kali diperlukan dan setiap akhir tahun sebagai datawarehouse tahunan dimana akan digunakan sebagai data acuan bagi perusahaan.
3.9.
Need dan Goal User Untuk mengetahui masalah dan menentukan kebutuhan pada sistem perusahaan CV. Selaras Metalindo, kami telah melakukan wawancara langsung dengan beberapa orang dari bagian penjualan, produksi, dan pembelian. Untuk mengetahui masalah dan menentukan kebutuhan pada sistem yang akan kami buat di perusahaan CV.Wadah Lautan Makmur, kami telah melakukan Interview secara langsung dengan beberapa orang dari bagian HRD, Pemasaran, dan gudang. Kami juga melakukan pengumpulan data untuk mempelajarinya lebih lanjut. Dari hasil Interview dan pengumpulan data tersebut, kami telah menyimpulan keperluan (need) dan strategi yang akan dibuat (goal) pada tiap divisi-divisi tersebut.
3.9.1
Bagian HRD NEED 1. Dapat Memasukan, mengecek, merubah, dan menghapus data Staff dengan mudah dan cepat.
77 2. Dapat memasukan, mengecek, merubah, dan menghapus data Customer dengan mudah dan cepat. 3. Dapat memasukan, mengecek, merubah, dan menghapus data Supplier dengan mudah dan cepat. 4. Dapat memasukan, mengecek, merubah, dan menghapus data Kendaraan dengan mudah dan cepat. 5. Dapat memasukan, mengecek, merubah, dan menghapus data Barang dengan mudah dan cepat.
GOAL 1. Membuat Sistem Basis Data Mengenai Staff. 2. Membuat Sistem Basis Data Mengenai Customer. 3. Membuat Sistem Basis Data Mengenai Supplier. 4. Membuat Sistem Basis Data Mengenai Kendaraan. 5. Membuat Sistem Basis Data Mengenai Barang. 6. Membuat Aplikasi Sistem Master. 3.9.2
Bagian Transaksi NEED 1. Dapat membuat order penjualan dengan mudah 2. Dapat mengecek data barang belum kirim dengan cepat. 3. Dapat mencatat hal yang berkaitan dengan pengiriman penjualan seperti Kendaraan dan Staff serta dapat membuat dan mencetak keluar Faktur Penjualan dan Surat Jalan. 4. Dapat mengecek total sisa Piutang dengan mudah.
78 5. Dapat mengecek data-data pembayaran customer. 6. Dapat mengecek data-data retur penjualan oleh customer. 7. Dapat mengecek data-data Customer dengan mudah. 8. Dapat mengecek data stok barang dengan cepat . 9. Dapat melihat data-data penjualan dengan mudah. 10. Dapat membuat Order Pembelian dengan cepat. 11. Dapat mencatat Penerimaan Pembelian dari supplier. 12. Dapat mengecek Hutang Pembelian dengan mudah. 13. Dapat mengecek data Pembayaran Pembelian dengan cepat. 14. Dapat mengecek data-data Retur Pembelian dengan cepat. 15. Dapat mengecek jumlah stok Barang dengan mudah. 16. Dapat mengecek data-data Supplier dengan cepat dan akurat. 17. Dapat melihat Data-Data Pembelian dengan mudah . GOAL 1. Membuat Sistem Basis Data mengenai Order Penjualan. 2. Membuat Sistem Basis Data mengenai Barang Belum Kirim. 3. Membuat Sistem Basis Data mengenai Faktur Penjualan. 4. Membuat Sistem Basis Data mengenai Surat Jalan. 5. Membuat Sistem Basis Data mengenai Pembayaran Penjualan. 6. Membuat Sistem Basis Data mengenai Retur Penjualan. 7. Membuat Sistem Basis Data mengenai Order Pembelian. 8. Membuat Sistem Basis Data Penerimaan Pembelian. 9. Membuat Sistem Basis Data Pembayaran Pembelian. 10. Membuat Sistem Basis Data mengenai Retur Pembelian
79 11. Membuat aplikasi Sistem Transaksi yang terdiri dari 2 bagian yaitu Penjualan dan pembelian. 12. Membuat aplikasi Sistem Laporan yang berisikan tentang laporan tambahan seperti Barang Belum Dikirim, Piutang, dan Hutang. 3.9.3
Bagian Gudang NEED 1. Dapat mengecek Data Order Penjualan. 2. Dapat mengecek Barang Belum Dikirim. 3. Dapat mengecek Order Pembelian. Laporan 4. Dapat mencetak laporan Barang Belum Dikirim. GOAL 1. Membuat Sistem dapat mencetak Barang Belum Dikirim.
3.10
Permasalahan yang dihadapi Setelah melihat sistem yang ada dan masukan dari wawancara yang telah dilakukan, maka didapatkan point-point masalah yang dihadapi oleh CV. Wadah Lautan Makmur adalah sebagai berikut: 1. Tidak adanya sistem basis data
yang
mampu
mempercepat
dan
mempermudah proses penginputan dan pengupdate-an data – data yang di perlukan perusahaan secara valid, sehingga masih terjadi redudancy. 2. Laporan – laporan transaksi masih dicatat secara manual sehingga dalam penyediaan laporan – laporan seperti laporan penjualan, laporan pembayaran, dan lain-lain masih sering terjadi kesalahan.
80 3.11
Alternatif Pemecahan Masalah Melihat berbagai masalah yang dihadapi perusahaan sekarang ini, maka diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut : 1. Merancang dan Membangun sistem basis data bagi perusahaan. Dengan ini diharapkan dapat mengurangi data yang tidak konsisten dan menghindari data yang redundant. 2. Merancang dan membangun sistem basis data yang dapat mengelola laporan – laporan yang ada.
