BAB 3 OBYEK PENELITIAN
3.1
Sejarah Perusahaan
Salah satu PR Konsultan yang ada di Indonesia adalah Weber Shandwick PR Consultant. Berdiri pada tahun 2003, Weber Shandwick Indonesia merupakan Sister-Company dari Golin/Harris International. Para staf yang memiliki latar belakang pendidikan yang berbeda-beda. Anggota tim Weber Shandwick Indonesia menawarkan jasa public relations termasuk Media dan Stakeholder Relations dan Issues Management Counseling.
Weber Shandwick Indonesia adalah PR Konsultan yang tergabung di dalam The Interpublic Group (IPG), yang merupakan salah satu perusahaan Advertising & Marketing Services terbesar di dunia. Weber Shandwick secara khusus bergerak di bidang Corporate & Financial Communications, Consumer Marketing, Technology, Strategic Media Relations, Issues Management, Public Affairs, Cross-Border PR Support, Restructing / Litigation, dan Healthcare. Weber Shandwick juga mempunyai jaringan di bidang Media, Investment Coommunity, Influencers dan Policymakers di Indonesia. Pada tahun 2009 & 2010, Weber Shandwick dianugerahi The Holmes Report sebagai Global Agency of the Year, Digital Firm of The Year dari PR News dan International Consultancy of The Year dari PRWeek. 68
69
3.1.1
Visi dan Misi
Adapun Visi dan Misi yang dimiliki oleh Weber Shandwick: 1) Visi Menjadi yang terbaik dalam setiap bidang yang digelutinya, yang berarti memimpin 5 (lima) kunci utama, yaitu: tempat kerjanya, cara pemikirannya,
pasarnya,
kinerjanya
yang
baik
dan
bidang
operasionalnya. 2) Misi Bersatu mencapai tujuan yaitu kemenangan untuk kliennya. Sebagai perusahaan
konsultan
yang
professional,
Weber
Shandwick
memfokuskan diri untuk melayani klien-kiliennya.
3.1.2
Keunggulan Perusahaan
Sebagai konsultan PR, Weber-Shandwick mempunyai keunggulan tersendiri, yaitu:
1)
Managing Corporate Reputation Weber Shandwick membantu klien-klien korporatnya
berhasil dalam suatu dukungan komunikasi yang menuntut adanya transparansi, penghargaan reputasi, dan bereaksi keras ketika kepercayan terancam. Menggunakan fokus dan displin dari
70
pendekatan kampanyenya, Weber Shandwick bekerja sama dengan klien untuk menciptakan suasana yang tepat untuk membangun dan memperkuat reputasi perusahaan melalui suatu dialog yang dinamis dan berkelanjutan dengan semua target audience baik internal maupun eksternal. Para ahli Weber Shandwick mempunyai akses ke sejumlah sumber praktek dan geografis tak terbatas.
Sejak awal hingga akhir, Weber Shandwick menawarkan semua alat yang diperlukan untuk mempertahankan reputasi perusahaan di hadapan public dalam konteks yang tepat. Dalam lingkungan dewasa ini, menjaga reputasi perusahaan memerlukan program komunikasi korporat yang multi disiplin dan terintegrasi dimana Weber Shandwick dalam hal ini memiliki posisi unik yang ditawarkan kepada klien-kliennya di seluruh dunia.
2)
Analyzing Consumer Marketing Weber Shandwick adalah pemimpin dalam melaksanakan
kampanye-kampanye public relations yang ditujukan kepada konsumen – baik orang tua, anak-anak, remaja generasi X, baby boomers atau senior. Perusahaan konsultan ini memiliki lebih dari 400 spesialis Public Relations konsumer di seluruh dunia – Barcelona, Brussels, Chicago, Dallas, Hong Kong, London, Los Angeles, Milan, Minneapolis, Munich, New York, Paris, Singapore,
71
Tokyo dan Toronto. Weber Shandwick memiliki keahlian yang ditawarkan beberapa diantaranya adalah dalam melaksanakan kampanye-kampanye berbasis konsumen dalam sektor-sektor kunci: makanan dan minuman, kesehatan dan kecantikan, produk rumah tangga, retail dan fashion, perjalanan, otomotif dan teknologi konsumen.
Pendekatan yang dilakukan adalah pendekatan public relations konsumen dari perspektif target audience, menggunakan riset untuk memahamai keinginan dan kebutuhan dari target audience dari para klien. Mereka mempertimbangkan semua elemen pengaruh terhadap target audience – tidak hanya media, tetapi juga keluarga, teman, guru, agama, tetangga, rekan kerja dan hiburan untuk mendapatkan masukan-masukan penting memluai pemahaman peran dari pengaruh-pengaruh yang berbeda ini. Kemudian mereka membuat dan melaksanakan kegiatan-kegiatan kampanye yang menarik dan memotivasi konsumen. Dalam keseluruhan proses tersebut, Weber Shandwick menetapkan tujuantujuan yang dapat menjamin tersampaikannya hasil-hasil yang terukur.
72
3)
Managing
Financial
Communications
&
Investor
Relations Di dunia, Weber Shandwick adalah agen terbesar dan berpengalaman dalam spesialisasi komunikasi finansial dan hubungan komunitas investasi. Pendekatan yang digunakan adalah kombinasi dari intelijen pasar unggulan dengan nasehat strategis dan program pengembangan kreatif untuk memperluas dukungan investor dan menciptakan penilaian menyeluruh, adil dan terusmenerus bagi bagi para klien. Singkatnya, Weber Shandwick memposisikan perusahaanperusahaan untuk mempengaruhi persepsi investor, meningkatkan penilaian dan mengundang penanam modal untuk membiayai pertumbuhan masa depan. Industri jasa finansial menghadapi tantangan terus-menerus, penggabungan dan akuisisi, reorganisasi finansial, transaksi-transaksi perusahaan, peraturan pemerintah, teknologi baru dan dinamika perubahan pasar yang membutuhkan adanya komunikasi yang kuat dengan konsumen, pmpinan bisnins, para
pengatur,
para
pembuat
mempengaruhi para pemirsanya.
peraturan
dan
media
yang
73
4)
Managing Technology With Knowledge Experience Dengan berbagai macam latar belakang pendidikan dan
pengalaman yang dimiliki oleh masing-masing karyawan, grup praktisi teknologi Weber Shandwick menunjukkan kepada klien yang bergerak dalam bidang teknologi, bahwa terdapat lebih banyak cara untuk menang dibandingkan agen komunikasi teknologi lainnya di dunia. a)
Pengalaman yang lebih dari 20 tahun mewakili beberapa dari sejumlah perusahaan teknologi global paling sukses, termasuk juga beberapa pemimpin teknologi masa depan yang paling menarik dan inovatif.
b)
Pengetahuan yang lebih dari ratusan kampanye klien yang menunjukkan hasil nyata dalam setiap displin teknologi.
c)
Servis paling komperhensif yang ditawarkan di dalam industry ini
d)
Lebih dari 400 staff professional di empat benua
e)
Klien mendapatkan keuntungan dari aplikasi manajemen teknologi unggulan seperti Weber Works.
74
5)
Corporate Social Responsibility Sebuah perusahaan selain mempunyai tanggung jawab
terhadap para karyawan dan pemerintah, juga memiliki tanggung jawab sosial terhadap masyarakat. Weber Shandwick membantu kliennya dalam melaksanakan tanggung jawab sosial tersebut. Jasa yang ditawarkan adalah pemberian ide-ide mengenai bentuk dari tanggung jawab sosial perusahaan, pengembangan ide sampai dengan pelaksanaannya. Salah satu acara yang pernah dibuat oleh Weber Shandwick berkaitan dengan tanggung jawab sosial adalah acara turnamen Golf untuk korban peledakan bom di Marriot, yang mana di acara tersebut terdapat acara pelelangan, yang hasilnya akan disumbangkan kepada para korban tersebut.
6)
Issues / Crisis Management Praktek krisis global Weber Shandwick terdiri dari suatu
tim professional senior yang terdapat di seluruh dunia. Bersama – sama, mereka memiliki suatu pengalaman tak tertandingi dalam hal media, pemerintahan, hukuam dan manajemen perusahaan. Mulai dari kasus Tylenol pada tahun 1980-an hingga tragedy internasional 11 september, para professional krisis mereka menjadiu bagian penting dalam usaha mengatasi unsur-unsur komunikasi dan organisasi dari ratusan krisis tingkat tinggi. Dengan menempatkan
75
keselamatan
public
dan
karyawan,
perlindungan
terhadap
lingkungan, dan reputasi perusahaan dan brand dalam prioritas teratas, Weber Shandwick menawarkan jasa manajemen krisis menyeluruh – mulai dari pencegahan hingga tindakan-tindakan darurat dan pemulihan.
7)
Employee (Internal Communications) Yang dimaksud dengan internal communications disini,
bisa termasuk karyawan internal dari Weber Shandwick sendiri ataupun dengan karyawan internal klien. Employee atau karyawan merupkan asset penting karena dapat mempengaruhi kinerja dan reputasi perusahaan. Karyawan merupakan perwakilan perusahaan yang mnejalankan strategi perusahaan, berinteraksi langsung dengan para konsumen, distributor, dan kelompok masyarakat, dan mempengaruhi teman atau keluarganya untuk bergabung dengan perusahaan atau memakai produk perusahaan. Oleh karena itu, Weber Shandwick membantu klien dalam menjaga reputasi melalui konsultasi komunikasi internal yang ditawarkan Weber Shandwick.
8)
Managing Government Relations Pada seluruh tingkatan pemerintahan, baik tingkat daerah,
dan di seluruh negara, dapat mempengaruhi semua industry di
76
tingkat dasar. Pengaruh ini menunjukkan betapa pentingnya mengajarkan kepada para pejabat pemerintah, pembuat keputusan dan pembentuk opini dengan jujur, komperhensif dan tepat waktu guna membentuk opini public.
9)
Media Relations Activities Media massa memiliki peranan penting dalam menunjang
keberhasilan
suatu
perusahaan.
Pemberitaan
media
dapat
menciptakan opini public mengenai suatu fenomena ataupun suatu perusahaan. Pemberitaan buruk oleh media mengenai suatu perusahaan dapat merusak citra perusahaan di mata public, dimana hal tersebut dapat berakibat fatal terhadap kelangsungan hidup perusahaan tersebut. Agar hal itu tidak terjadi, maka perusahaan harus dapat membina hubungan yang baik dengan para pelaku media massa. Dalam hal ini ini, Weber Shandwick akan membantu kliennya dalam melakukan pembinaan hubungan dengan media massa agar perusahaan dan media massa memiliki hubungan yang saling menguntungkan.
Weber Shandwick akan membantu dalam memaksimalkan keuntungan dalam berinteraksi dengan media dan target audience yang lain bagi perusahaan. Mereka telah menyelenggarakan media
77
training di seluruh dunia untuk perusahaan-perusahaan dalam berbagai skala bisnis. Pelatihan ini dibuat untuk membangun kepercayaan diri, menciptakan standar teknik dalam berkomunikasi dengan media, baik media cetak maupun media elektronik.
3.2
Profil Perusahaan
Weber-Shandwick PT. Cahaya Megah Kencana Menara Mulia 12th Floor Jl. Jend. Gatot Soebroto Kav. 9-11 Jakarta, 12930 Indonesia
Tel: 62 21 5292 1881 Fax: 62 21 5292 1883 Website: http://www.webershandwick.asia
Personnel: Market Leader – Djohansyah Saleh
78
3.2.1
Logo Perusahaan
Gambar 3.1 Logo Perusahaan
79
3.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Saleh Djohansyah Head of Operation
Herry Cahyono Account Director
Steven Warouw Account Manager
Annisaa Rachmawati Consultant
Tania Amalia Associate
Rinandi Brand Creative / Executive Gambar 3.2 Struktur Perusahaan
80
1). Head of Operation Seorang Head of Operation, harus memiliki pengetahuan dalam sektor industri sama seperti pengetahuan, keahlian dan kemampuan yang dibutuhkan oleh seorang account manager, consultant, associate dan client coordinator. Head of Operation bertanggung jawab terhadap klien dan pekerjaan manajemen meliputi pengembangan dan implementasi program, manajemen rencana biaya pengeluaran, persetujuan manajemen kerja dari para anggota tim, pemberian konsultasi strategi untuk klien, pembinaan hubungan dengan klien, pembinaan hubungan dengan klien dan mencari peluang bisnis baru untuk memenuhi pendapatan agensi. 2). Account Director Seorang Vice President bertugas meng-assist head of operation. Posisinya bertanggung
jawab
atas
kinerja
perusahaan
secara
keseluruhan
dan
melaporkannya kepada Head of Operation. 3). Account Manager Seorang Account Manager bertanggung jawab sebagai penghubung komunikasi dengan klien. Mengatur alur kerja dan informasi kepada tim merupakan salah satu tanggung jawab yang dipegang oleh account manager harus terus mengikuti perkembangan berita yang berhubungan dengan pemahamannya terhadap bisnis klien dan dunia industri, dan tahu bagaimana cara menuangkan pengetahuannya tersebut. Selain itu, Account Manager
81
bertugas dalam membantu menginterpretasikan dan mengimplementasikan strategi untuk klien bersama-sama dengan anggota tim lainnya. 4). Consultant Seorang Consultant bekerja sebagai penghubung komunikasi secara langsung dengan klien, terutama dalam pengaturan alur kerja dan informasi untuk tim dan memiliki pemahaman yang mendalam mengenai bisnis klien, industri dan isu-isu yang beredar berkaitan dengan kepentingan klien. Tugastugas
seorang
Consultant
diantaranya
adalah
media
outreach
dan
mengembangkan materi seperti press release, backgrounder, dan factsheets. Sebagai seorang consultant harus mampu dalam menulis dan mengedit. Oleh karena materi-materi yang dikembangkannya tersebut akan dikirimkan kepada media sehingga isinya harus sesuai dan menarik bagi target media tersebut. 5). Associate Tugas-tugas dari seorang Associate berkisar pada pekerjaan paling dasar dari praktisi public relations seperti memonitor dan membantu dalam produksi materi public relations (press release, media invitation, dan lain-lain) dan mengatur pemublikasian materi-materi tersebut. Pada bagian ini, seorang associate difokuskan untuk mengembankan keahlian yang dibutuhkan untuk menjadi seorang praktisi public relations yang handal. Associate merupakan
bagian
support-level dari struktur umum perusahaan Weber Shandwick. Sebagai client Associate harus mampu bertugas dalam berorganisasi, dan beradaptasi dengan pekerjaan yang beraneka ragam serta dikejar tenggat waktu yang berubah
82
mengikuti perubahan lingkungan sekitar. Dengan demikian, seorang Associate bertugas membantu setiap tim konsultan secara efisien. Pada kesempatan ini, penulis bertugas membantu pekerjaan Associate. Posisi Associate di Weber Shandwick berada pada level support, dimana mereka membantu pekerjaan tim konsultan yang bersifat administratif dan taktis, antara lain membuat daftar media, dan menyiapkan materi-materi seperti press release dan undangan untuk dikirimkan kepada media massa ataupun klien. Uraian Pelaksanaan Magang (Brand Creative) Penjelasan pekerjaan yang dilakukan penulis pada lingkup administrasi secara singkat adalah: a. Summarizing Penulis juga bertugas dalam membuat ringkasan berita, biasa disebut sebagai Summary, yang berisi tentang inti dari keseluruhan berita. Hasil dari summary dikirimkan melalui email kepada klien dan kantor Weber Shandwick disertai dengan hasil scan artikel berita tersebut. Tidak hanya terbatas dengan membuat ringkasan suatu berita, penulis juga turut membantu dalam membuat ringkasan isi keseluruhan press kit yang dibutuhkan, seperti press release, fax invitation, feature story, fact sheet dan lain sebagainya. Tujuan dari Summary adalah untuk memudahkan serta memberikan informasi yang jelas dan cukup lengkap mengenai suatu artikel berita yang dianggap penting untuk diketahui oleh pihak klien dan pihak kantor Weber Shandwick.
83
b. Translating Ketika membuat summary, penulis harus menerjemahkan / translate dari bahasa Indonesia ke Bahasa Inggris. Tidak hanya sebatas artikel yang di-summary saja, tetapi penulis juga menterjemahkan press release dan fact sheet klien. Hasil translate tersebut akan diperiksa ulang (proof-read) oleh seorang konsultan. c. Clipping Setelah hasil summary telah terkirim kepada klien dan kantor Weber Shandwick, penulis bertugas untuk meng-clipping berita artikel tersebut dengan tujuan untuk memberikan informasi terkini kepada tim konsultan mengenai perkembangan yang terjadi. Hal tersebut berguna untuk memberikan masukan dan juga mengidekntifikasi permasalahan oleh tim konsultan dalam rangka membuat strategi yang tepat sesuai dengan perkembangan yang ada.
3.3.1 Prosedur yang berlaku
Weber Shandwick Indonesia terdiri dari 10 anggota staff yakni terdiri dari 5 laki-laki dan 5 perempuan yang masing-masing memiliki latar belakang pendidikan yang berbeda-beda dan setiap jabatan yang diduduki oleh Staf Weber Shandwick memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda akan tetapi berkesinambungan dan dapat merangkap keseluruhan system kerja suatu perusahaan. Prosedur yang berlaku di Weber-Shandwick bersifat Top Down, dimana Head of Operation
84
mengkoordinasikan perintah kepada Account Director untuk dilanjutkan kepada Account Manager dan akan dibagi sesuai dengan klien masingmasing.
3.3.2 Metode Pengumpulan Data
3.3.2.1. Data Primer
Pada data primer, sumber berasal dari pihak pertama hingga perantara, yaitu:
2.
Wawancara Wawancara
dilakukan
kepada
narasumber
yang
berpengaruh pada kegiatan Media Relations Weber-Shandwick. Melalui wawancara, informasi dapat digali lebih dalam karena sifatnya yang personal. Pada penelitian ini wawancara dilakukan dengan:
a. Bapak Herry Cahyono selaku Account Director WeberShandwick b. Tania Amalia selaku Associate yang menangani kegiatan media relations secara langsung di WeberShandwick
85
c. Darmawan S. selaku jurnalis dari harian The Jakarta Post. d. Ansori Rahman selaku jurnalis dari detik.com e. Yustihandoro selaku jurnalis majalah Forsel f. Adi Wiratma selaku jurnalis majalah Selular
Pemilihan jurnalis dilakukan berdasarkan rekomendasi oleh Bapak Herry Cahyono karena kapabilitasnya sebagai jurnalis media utama pilihan Weber-Shandwick.
3.
Observasi Dalam melakukan observasi, penulis terjun langsung
dengan melakukan kerja praktek di Weber-Shandwick selama 3 (tiga) bulan di divisi Brand Creative / Executive. Dengan melibatkan diri langsung menjadi salah satu bagian dari tim, penulis dapat mendengar, melihat dan merasakan secara langsung pengalaman yang dialami oleh divisi ini. Dengan demikian, tanpa menganggu kinerja objek penelitian, penulis dapat mempelajari pola aktivitas media relations perusahaan yang dapat diolah menjadi data yang berguna untuk penulisan karya tulis ini.
86
3.3.2.2
Data Sekunder
Pada data sekunder, sumber bukan berasal dari pihak pertama melainkan pihak kedua, yaitu:
1. Studi Kepustakaan Sumber-sumber kepustakaan diperoleh melalui buku, jurnal, majalah, hasil-hasil penelitian serta sumber-sumber lainnya yang sesuai seperti koran dan majalah. Diharapkan pustaka ini dapat mendukung penelitian
2. Internet
Teknologi
informasi
yang
terus
berkembang
memungkinkan penulis mencari infromasi secara cepat dan mudah lewat internet. Melalui internet pula informasi dari berbagai belahan dunia dalam berbagai bentuk dapat ditemukan.
Situs yang menjadi bahan informasi adalah situs perusahaan yaitu http://webershandwick.asia. Selain itu situs mesin pencari seperti www.google.com ikut digunakan di dalam
mencari
informasi
tambahan
kelancaran penulisan karya tulis.
untuk
membantu
87
3. Dokumen Perusahaan
Dengan mempelajari dokumen perusahaan seperti Annual Report Tahunan Weber-Shandwick Indonesia, budaya dan nilai-nilai yang dianut perusahaan akan dapat dikenal dengan baik tanpa mengganggu objek atau suasan penelitian (Sarwono,225:2006). Dokumen perusahaan yang menjadi data penelitian juag termasuk foto dan kliping.
3.4
Permasalahan yang ada
Kompetisi dalam pasar bebas sekarang sangat erat kaitannya dengan maraknya media massa, koran, radio, televisi dan internet. Media massa bagi PR bukanlah sekadar mitra kerja yang sifatnya sementara, melainkan bersifat permanen. Begitu pentingnya media massa, pengelola PR dituntut untuk mengenal dunia pers sebagaimana para wartawan bekerja. Mulai dari soal penyampaian materi konferensi pers, editor bahasa teks release, materi hingga style siaran radio/televisi, semuanya menjadi bagian keseharian dalam dunia PR. Wacana PR dalam dunia bisnis sekarang ini tampaknya harus terus dikembangkan secara dinamis baik dalam tataran akademis maupun praktis di perusahaan dan organisasi manapun. Fungsi PR sekarang ini bukanlah sekadar formalitas
untuk
menampung
pengangguran
di
sebuah
perusahaan.
88
Berhasil atau tidaknya suatu perusahaan terutama dalam berkomunikasi dengan berbagai pihak sangat bergantung dari misi PR yang dijadikan aparatnya. Maraknya media massa sebagai medium penghubung menuntut berbagai perusahaan-perusahaan skala menengah dan skala atas di Hong Kong, Jepang, Amerika Serikat, dan beberapa negara di Eropa saat ini melakukan langkahlangkah
strategis
untuk
meningkatkan
produktivitasnya
dengan
memaksimalkan PR, ketimbang sekadar memanfaatkan iklan di berbagai media massa.
Dengan adanya hal tersebut, Media Relations sangat penting di dalam hubungannya dengan Weber-Shandwick. Media Relations dijadikan sebuah proses agar terjalin suatu hubungan yang baik antara media dengan Weber Shandwick. Disadari bahwa Weber-Shandwick merupakan PR Konsultan yang termasuk baru di Indonesia, kemungkinan masih sulit untuk menjangkau Media secara global, dan ada juga beberapa media yang masih mempunyai rasa kurang percaya terhadap Weber-Shandwick.
Selain itu masih kurangnya
personal skill serta evaluasi di dalam
kegiatan media relations menjadi salah satu hal yang menjadi permasalahan di dalam prosesnya. Sehingga pihak Weber-Shandwick tidak sepenuhnya mengetahui apa kekurangan di dalam proses media relations
89
3.5 Alternatif Pemecahan Masalah
Setelah Penulis melakukan penelitian melalukan observasi dan wawancari terhadap perusahaan maka penulis memberikan alternative pemecahan masalah yang dihadapi Weber-Shandwick dalam menjalankan Media Relations untuk menciptakan hubungan baik dengan Media
Berdasarkan pengamatan yang ada pada perusahaan, alternatif pemecahan masalah ialah pada bagaimana strategi Media Relations itu sendiri, sehingga mampu menciptakan suatu hubungan baik antara Weber-Shandwick dengan pihak media. Dengan adanya kendala di Weber-Shandwick seperti kurangnya personal skill dari karyawan, Solusi yang harus dilakukan oleh Weber Shandwick adalah memberikan suatu training khusus terhadap karyawan agar mampu di dalam berkomunikasi serta menjangkau media, yang pada akhirnya akan menimbulkan suatu hubungan baik dengan media. Pelatihan dalam hal komunikasi tentu dibutuhkan oleh Weber-Shandwick, demi terciptanya sebuah komunikasi yang efektif dan menciptakan hubungan baik dengan media.
