BAB 3 OBYEK PENELITIAN 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan 3.1.1
Sekilas Sejarah Perusahaan
Empat dekade lalu Fortune lahir sebagai sebuah perusahaan periklanan terpadu. Seiring perjalanannya, saudara pun bertambah: pertama, sebuah layanan disain dan pameran di tahun 1982, yang diikuti oleh layanan PR dan pemasaran sosial. Kemudian berturut-turut jasa promosi, manajemen event, serta organisasi pameran berstandar internasional, dan tibalah Fortune pada masa kini, 40 tahun dan terus berjalan, sebuah keluarga Fortune yang menyajikan jasa layanan periklanan dan komunikasi pemasaaran terintegrasi.
Kelima perusahaan dalam keluarga Fortune merupakan perpaduan yang unik antara pengetahuan lokal dan pandangan global, kombinasi ini menyediakan para klien serangkaian layanan jasa yang senantiasa berkembang termasuk pemasaran yang unggul, komunikasi korporasi, serta sosial, kehumasan dan media, disain, jasa perjalanan wisata, dan tentunya, periklanan itu sendiri.
50
51 Perusahaan-perusahaan
Fortune
adalah
perusahaan
yang
professional, dinamis serta responsif. Kelompok ini memiki keunikannya tersendiri: layanan jasa periklanan yang lengkap, perencanaan dan pembelian media yang efektif, aktifasi brand, serta layanan hubungan masyarakat yang baik untuk umum maupun korporasi, semua didukung oleh infrastruktur teknologi yang mapan serta staf berpengalaman dengan komitmen tinggi.
Kami mempertahankan daya saing dipasar yang terus berubah melalui kecepatan, ketanggapan, dan fleksibilitas. Dari awal yang sederhana dalam industri periklanan, Fortune telah membangun tim yang beragam untuk menangani setiap tugas dari produksi TV hingga komunikasi krisis.
Kelompok usaha kami selalu bangga untuk dapat bekerja sebagai tim dan mencapai keberhasilan sebagai tim. Dengan berpegang teguh pada lima pilar bisnis perusahaan, kami menciptakan sebuah prospek investasi yang menarik: sebuah kelompok bisnis dengan tim yang kreatif serta inovatif untuk bekerja sama di sisi klien dan rekan bisnis dalam memberikan solusi untuk setiap kebutuhan. (Walter, 2009:25)
52 3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan
Visi
Untuk menjadi grup komunikasi kelas dunia Indonesia yang didorong oleh karya unggul dengan inovasi yang berkesinambungan.
Misi
Untuk menjadi perusahaan pilihan dalam hal invstasi, melkukan kerjasama serta pencapaian karir, didukung oleh profesionalisme demi menghasilkan pertumbuhan bisnis yang meningkatkan kualitas hidup manusia.
3.1.3
Logo Perusahaan
Logo lama
Gambar 3.1 Logo Lama Fortune PR
53 Logo baru
Gambar 3.2 Logo Baru Fortune PR
Makna Logo
Unsur Logo Simbol Logo Fortune PR menggambarkan bunga melati “ Jasminum
sambac” satu dari tiga bunga nasional. Lima kelopak pada bunga menggambarkan 5 business unit dan mengambil bentuk motif batik parang sebagai ciri khas indentitas Bangsa Indonesia.
Unsur Logo Tulisan Dipilih menggunakan
huruf kecil pada “fortune” untuk
menunjukkan keramahan dan bersahabat dalam memberikan pelayanan. Digunakan huruf besar dan warna berbeda pada “PR” untuk menunjukkan bahwa itu adalah singkatan. Keduanya digunakan huruf yang melengkung lembut dan tidak bersudut tajam untuk menunjukkan keluwesan, kedinamisan dan bersahabat.
54
Unsur Warna Pada Logo
1. Warna Biru : Memberikan kesan Komunikasi, Peruntungan yang baik, kebijakan, perlindungan, inspirasi spiritual , tenang, kelembutan, dinamis, air laut, kreativitas, cinta, kepercayaan, loyalitas, kepandaian, panutan, kekuatan dari alam, kesediham, kestabilan,kepercayaan diri, kesadaran, pesan, ide, berbagi, idealism, persahabatan dan harmoni, kasih sayang. 2. Warna Merah : Melambangkan berani dan kekuatan bagi Fortune PR dalam melangkah ke depan dan menggapai tujuan yang diinginkan. 3. Warna Putih : Memberikan kesan bersih dan tertata rapi.
3.1.4
Logo dan Profil Singkat Bank BTN sebagai Mitra Kerja PT. Fortune Pramana Rancang
Gambar 3.3 Logo Bank BTN
55 Cikal bakal BTN dimulai dengan didirikannya Postspaarbank di Batavia pada tahun 1897. Pada tahun 1942, pada masa pendudukan Jepang di Indonesia, bank ini dibekukan dan digantikan dengan Tyokin Kyoku. Setelah proklamasi kemerdekaan Indonesia bank ini diambil alih oleh pemerintah Indonesia dan diubah menjadi Kantor Tabungan Pos. Nama dan bentuk perusahaan selanjutnya berubah beberapa kali hingga akhirnya pada tahun 1998 diubah menjadi nama dan bentuk resmi yang berlaku saat ini.
3.1.5
Alamat Perusahaan
PT. Fortune Pramana Rancang
Gedung Galaktika
Jl. Harsono R.M. No. 2 Ragunan Jakarta Selatan 12550 Indonesia
Tel.
: (62-21) 7658506-08
Fax.
: (62-21) 780 5498
Email :
[email protected]
[email protected]
Web
: www.fortunepr.com
56 3.1.6
Struktur Organisasi Perusahaan
STAKEHOLDERS (PEMANGKU KEPENTINGAN)
STAKEHOLDERS (PEMANGKU KEPENTINGAN)
STAKEHOLDERS (PEMANGKU KEPENTINGAN)
STAKEHOLDERS (PEMANGKU KEPENTINGAN)
MARKETING DIVISION
CREATIVE DIVISION
MEDIA DIVISION
CORPORATE DIVISION
FINANCE DIVISION
GA & HRD DIVISION
INFORMATI ON SYSTEMS DIVISION
ADVERTISIN G
CREATIVE
PLANNING
LEGAL
FINANCE
HRD
MANAGEME NT INFORMATI ONSYSTEM
PUBLIC RELATION
GRAPHIC DESIGN
BUYING
COMMUNIC ATIONS
ACCOUNTIN G
GENERAL AFFAIRS
SOCIAL POLITICS
WEB DESIGN
MONITORIN G
ACTIVATIO N
TRAFFIC
E-SERVICE
Gambar 3.4 Struktur Organisasi Perusahaan
57 3.2 Prosedur yang Berlaku
3.2.1 Identifikasi Posisi
Name of Position
:Brand Team Leader
Direct Superior
: Client service Director
Department/Division
: Operation
Posisi dalam Struktur Organisasi
Gambar 3.5 Posisi dalam Struktur Organisasi
58 3.2.2 Tanggung Jawab Utama 1. Mengusulkan rencana bisnis untuk tumbuh dan meraih peluang pasar. Mengembangkan mendelegasikan
rencana tugas
aksi
kepada
untuk para
melaksanakan
pemimpin
tim,
rencana, memantau
pelaksanaan, dan mengevaluasi. Bertanggung jawab kepada Direktur Layanan Klien untuk pencapaian target dalamnya unit kerjanya 2. Mengembangkan intensifikasi berencana untuk mempertahankan klien menguntungkan dan potensial, membangun loyalitas dan kemitraan yang erat dengan klien disamping rencana ekstensifikasi untuk memperluas bisnis dan mencapai sasaran bisnis 3.
Memberikan ide-ide dan bertukar pikiran dengan Perencana Strategis dan Direktur IBD dalam mengembangkan proposal dan memenangkan account baru.
4. Menangani 'pengembangan strategis' langsung dari klien dan mengawasi penanganan klien dalam tahap 'implementasi' 5. Mendukung internalisasi nilai-nilai kerja, budaya perusahaan, bisnis standar, SOP dan disiplin perusahaan dalamnya unit kerjanya 6. Melaksanakan layanan berikut: a. Memprediksi tren yang relevan dengan industri klien dan perusahaan b.
Strategi yang relevan dengan tren pasar, bisnis dan konsumen pengembangan
59 c. Mendorong
perkembangan
rencana
komunikasi
tindakan
mengacu pada strategi yang ditetapkan sebelumnya 7. Mengawasi, mengarahkan, dan pengendalian kualitas kerja tim layanan klien dalam perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi kegiatan kampanye tertentu sesuai dengan strategi yang telah ditetapkan sebelumnya dalam nya / unit kerjanya 8. Tim merekrut dan mendistribusikan bekerja untuk unit kerja di bawah / tanggung-jawabnya sesuai dengan spesialisasi masing-masing anggota dan keahlian 9. Memperpanjang rekening melalui up selling: mendorong retainership, proyek ulangi dan pengembangan strategis, tidak dipilih untuk pelaksanaan proyek; mencegah hubungan putus dengan klien 10. Tumbuhnya unit kerjanya untuk mencapai target, kuantitas dan kualitas bijaksana 11. Mengembangkannya rencana sukses sendiri dan membantu rencana sukses timnya anggota 12. Membantu Direktur Layanan Klien dalam mengubah kegiatan layanan klien menjadi 'non-stop program peningkatan' yang sesuai dengan pasar perlu 13. Berkoordinasi dengan tim Biz Dukungan dalam membina klien kelangsungan pelayanan operasional
60 14. Mengusulkan jalur karir dan program pengembangan individu untuk / nya dia anggota tim, koordinasi dengan HCD dan Direktur Layanan Klien 15. Berkoordinasi dengan dept keuangan mengenai masalah keuangan yang diperlukan untuk kelancaran timnya bekerja.
3.2.3 Hubungan Kerja - Internal o Klien layanan Direktur, Direktur IBD, Biz Direktur Dukungan o IBD Grup
- Eksternal o Klien o Vendor
3.2.4 Otoritas
1. Mengusulkan perekrutan, evaluasi, remunerasi (gaji) dan jalur karir anggota bawah/tanggung jawabnya dalam koorinasi dengan HCD dan Direktur Layanan Klien 2. Membuat keputusan tentang hal yang terkait dengan klien yang dilayani oleh tim kerja
61 3. Menyetujui pengangkatan, evaluasi dan penghentian vendor dan mitra kerja terkaituntuk / nya karyanya dalam koordinasi dengan Keuangan / pengadaan
3.2.5 Kualifikasi Minimum Untuk Posisi
1. Pendidikan Formal: minimal Sarjana (S1) dalam ilmu tertentu yang berkaitan
dengan komunikasi terpadu.
2. Pelatihan: keadaan seni komunikasi terpadu solusi, mendalam spesialisasi dalam industry diperlukan oleh kebutuhan klien, pengembangan strategi merek, Blue Ocean Strategy, manajemen sumber daya
3. Pengalaman Kerja: Setelah punya posisi yang sama di lembaga komersial lainnyaselama minimal 3 tahun
62 4. Lain kompetensi:
a. Kemampuan berbahasa Inggris (membaca,
menulis, berbicara) dengan skor TOEFL600
b. Mampu memprediksi trend, menganalisa peluang dan
mengembangkan strategi merek dan pemasaran
untuk klien sesuai
c. Mampu untuk di berbagai
meraih
peluang pengembangan
kondisikhususnya dalam
usaha baru
situasi ekonomi
yang
memburuk d. Mampu memenangkan account baru dan mempertahankan masa lalu, klien puasuntuk mengulang proyek e. Mampu mengidentifikasi masalah pelayanan klien dan
tim bekerja langsung untuk mencapai win-win solution
f. Mampu memberikan arahan dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasikampanye tertentu g. Mampu berkomunikasi dan bernegosiasi secara
konstruktif dengan calon karyawandan anggota
63 tim serta koordinasi semua pihak untuk mencapai target
dan kepuasan klien
h. Mampu mengembangkan sumber daya manusia dan
strategi kelembagaan, sertajaringan untuk / nya timnya
3.3 Metode Pengumpulan Data
3.3.1
Lokasi Penelitian
Penelitian dilakukan di PT. Fortune Pramana Rancang (Fortune PR) pada 17 Februari 2012 hingga 17 Mei 2012 yang beralamat PT Fortune Pramana Rancang, Gedung Galaktika Jl. Harsono RM No. 2 Ragunan Jakarta Selatan. Khusunya pada divisi Program Development (PRODEV). Dimana divisi ini menangani BTN sebagai klien. Tim Program Development bekerja sama membentuk strategi-strategi yang kreatif melalui community involvement dengan melakukan TOT (Training for Trainers) dan Event di 35 kota se-Jawa Tengah yang terdiri dari 20 kecamatan di setiap kotanya untuk menggalakkan program menabung sekaligus mempromosikan produk baru Bank BTN yaitu Tabungan BTN Cermat.
64
3.3.2
Data Primer
Data primer adalah data asli yang diperoleh atau dikumpulkan oleh peneliti selama melakukan penelitian terhadap PT. Fortune Indonesia untuk menjawab masalah penelitian secara khusus. Data primer juga merupakan sumber data informasi utama menjadi rujukan utama dalam penelitian.. Data-data yang diperoleh oleh penulis berasal dari observasi dan wawancara internal terhadap karyawan PT Fortune Pramana Rancang dan wawancara eksternal terhadap kader penyuluh Tabungan BTN Cermat.
3.3.2.1 Observasi
Observasi ialah teknik mengumpulkan data dengan cara terjun langsung pada tempat penelitian yaitu pada PT. Fortune Pramana Rancang. Ketika penulis melakukan penelitian pada PT. Fortune Pramana Rancang, peneliti beradaptasi dengan situasi kantor, mempelajari bagaimana stratrgi-strategi yang dilakukan oleh PT. Fortune Pramana Rancang dalam mempromosikan produk baru Bank BTN, mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapai PT. Fortune Pramana Rancang dalam mempromosikan produk baru Bank BTN,
65 mencatat apa yang didengar, mengumpulkan data-data yang dianggap penting dan bermanfaat bagi penulis dalam melakukan penulisan ini.
Dalam penelitian ini, penulis fokus
pada dua hal yaitu
memahami strategi-strategi yang digunakan PT Fortune Pramana Rancang dan hambatan-hambatan yang dialami dalam proses mempromosikan produk baru Bank BTN.
Menurut Guba dan Lincoln (1981: 191 – 193 dalam Moleong 2001: 125-126) alasan-alasan pengamatan (observasi) dimanfaatkan sebesar-besarnya dalam penelitian kualitatif, intinya karena:
1) Pengamatan merupakan pengalaman langsung, dan pengalaman langsung dinilai merupakan alat yang ampuh untuk memperoleh kebenaran.
Apabila
informasi
yang
diperoleh
kurang
meyakinkan, maka peneliti dapat melakukan pengamatan sendiri secara langsung untuk mengecek kebenaran informasi tersebut. 2) Dengan pengamatan dimungkinkan melihat dan mengamati sendiri, kemudian mencatat perilaku dan kejadian sebagaimana yang sebenarnya. 3) Pengamatan memungkinkan peneliti mencatat peristiwa yang berkaitan
dengan
pengetahuan
yang
relevan
maupun
pengetahuan yang diperoleh dari data. 4) Sering terjadi keragu-raguan pada peneliti terhadap informasi yang diperoleh yang dikarenakan kekhawatiran adanya bias atau
66 penyimpangan. Bias atau penyimpangan dimungkinkan karena responden kurang mengingat peristiwa yang terjadi atau adanya jarak psikologis antara peneliti dengan yang diwawancarai. Jalan yang terbaik untuk menghilangkan keragu-raguan tersebut, biasanya peneliti memanfaatkan pengamatan. 5) Pengamatan memungkinkan peneliti mampu memahami situasisituasi yang rumit. Situasi yang rumit mungkin terjadi jika peneliti ingin memperhatikan beberapa tingkah laku sekaligus. Jadi pengamatan dapat menjadi alat yang ampuh untuk situasisituasi yang rumit dan untuk perilaku yang kompleks. 6) Dalam kasus-kasus tertentu dimana teknik komunikasi lainnya tidak dimungkinkan, pengamatan menjadi alat yang sangat bermanfaat. Misalkan seseorang mengamati perilaku bayi yang belum bisa berbicara atau mengamati orang-orang luar biasa, dan sebagainya.
Perlu ditekankan disini pengamatan dimaksudkan agar memungkinkan pengamat melihat dunia sebagaimana yang dilihat oleh subjek yang diteliti, menangkap makna fenomena dan budaya dari pemahaman subjek. Pengamatan memungkinkan peneliti merasakan apa yang dirasakan dan dihayati oleh subjek, bukan apa yang dirasakan dan dihayati oleh si peneliti. Jadi interpretasi peneliti harus berdasarkan interpretasi subjek yang diteliti.
67 3.3.2.2 Wawancara Menurut Kartono (1980: 171) interview atau wawancara adalah suatu percakapan yang diarahkan pada suatu masalah tertentu; ini merupakan proses tanya jawab lisan, dimana dua orang atau lebih berhadap-hadapan secara fisik. Adapun informan wawancara pihak internal merupakan karyawan dan karyawati PT. Fortune Pramana Rancang. 1) Indah Soepraba 2) Fardila 3) Anisa Nurhayati 4) Dadan Sutiana 5) Fransisca Tanoto
Wawancara pihak internal dilakukan guna mengetahui kegiatan apa saja yang dilakukan PT. Fortune Pramana Rancang, strategi yang digunakan, hambatan yang dialami, dan hasil yang diperoleh dari penerapan strategi Public Relations PT. Fortune Pramana Rancang. Sedangkan informan pihak eksternal adalah kader penyuluh Tabungan BTN Cermat di Pati, Jawa Tengah 1) Ibu Eni Susilowati 2) Ibu Puji Rahayu 3) Ibu Rukanah
68 Wawancara pihak eksternal dilakukan agar hasil wawancara yang dilakukan dan terhindar dari hasil wawancara yang subyektif sehingga data yang diperoleh memiliki validitas serta reliabilitas yang tinggi.
3.3.3
Data Sekunder
Data sekunder merupakan data yang diolah lebih lanjut dan disajikan baik oleh pihak pengumpul data primer atau oleh pihak lain misalnya dalam bentuk power point, microsoft word, microsoft excel. Data sekunder ini digunakan oleh peneliti untuk proses lebih lanjut.
Data sekunder adalah sumber data informasi tambahan yang digunakan sebagai pendukung informasi dalam penelitian. Data sekunder ini dapat berupa informasi yang diberikan oleh orang lain atau bedasarkan dokumen yang ada.
69 3.4 Permasalahan yang ada
3.4.1 Kesadaran Masyarakat yang Rendah untuk Menabung di Bank
Mempromosikan Tabungan BTN Cermat di 35 kota se-Jawa yang terdiri dari 20 kecamatan di setiap kota dengan penduduk yang memiliki kesadaran rendah untuk menabung di Bank merupakan masalah utama yang dihadapi tim public relations PT. Fortune Pramana Rancang.
3.4.2 Membutuhkan Waktu Lama untuk Mengunjungi Kota-kota Kecil
Target dari kegiatan TOT (Training for Trainers) dan Event yang berjudul Menabung Yuk Menabung yang dilakukan oleh Public Relations PT. Fortune Pramana Rancang dalam mempromosikan produk baru Bank BTN yaitu Tabungan BTN Cermat adalah Masyarakat Berpenghasilan Rendah (MBR) jadi membutuhkan waktu yang lama mengunjungi kotakota kecil untuk diedukasi tentang pentingnya menabung.
70 3.5 Alternatif Pemecahan Masalah
3.5.1
Berdasarkan Teori
Berdasarkan teori yang terdapat pada Bab-2, maka teori yang dapat diambil dan berhubungan dengan pemecahan masalah yang ada adalah sebagai berikut:
3.5.1.1 Strategi Public Relations
Mengacu pada pendapat Ruslan (2002) Strategi Public Relations atau yang lebih dikenal dengan bauran Public Relations melalui community involvement :
Community Involvement (kepedulian pada komunikasi)
Keterlibatan tugas sehari-hari seorang Public Relations adalah mengadakan kontak sosial dengan kelompok masyarakat tertentu guna menjaga hubungan baik (community relations dan humanity relations) dengan pihak organisasi atau lembaga yang diwakilinya. (Nova, 2009:41-43)
71
3.5.2
Alternatif Pemecahan Masalah dalam Strategi Public Relations PT. Fortune Pramana Rancang
Melalui Community Involvement
1. Melakukan TOT (Training for Trainers) secara bergiliran di tiap kota
Dilakukan dengan cara melakukan pelatihan kepada kader penyuluh kerjasama dengan perwakilan kader PKK di setiap kecamatan dari 35 kota se-Jawa Tengah yang terdiri dari Semarang, Ungaran, Kendal, Salatiga, Rembang, Jepara, Purwodadi, Blora, Pati, Kudus, Solo, Boyolali, Klaten, Wonogiri, Sukoharjo, Karanganyar, Sragen, Sleman, Wates, Bantul, Wonosari, Magelang, Temanggung, Wonosobo,
Purworejo,
Kebumen,
Purbalingga,
Purwokerto,
Banjarnegara, Cilacap, Pekalongan, Tegal, Batang, Brebes dan Pemalang. untuk melakukan penyuluhan di kecamatannya masingmasing agar kegiatan TOT (Training for Trainers) dan Event lebih menyeluruh. Penyuluhan yang dilakukan terdiri dari penyluhan awal dan penyuluhan akhir dimana penyuluhan awal adalah menggalakkan pentingnya menabung dan memperkenalkan produk baru Bank BTN yaitu Tabungan BTN Cermat dan penyuluhan akhir adalah melakukan pendataan yang telah membuka Tabungan BTN Cermat.
72
2. Melakukan Event secara bergiliran ditiap kota
Diadakan berupa lomba memasak dan lomba menyuluh. Setiap pemenang akan diberikan hadiah. Dengan cara ini setiap kader penyuluh bersemangat dalam melakukan penyuluhan dan menjaring nasabah sebanyak-banyaknya. PT. Fortune Pramana Rancang melalui divisi Program Development membuat CD yang diputar pada saat melakukan TOT (Training for Trainers) dan Event. CD tersebut berisikan film pendek mengenai dampak apabila tidak menyimpan uang di Bank dan membagikan merchandise kepada peserta TOT (Training for Trainers) dan Event berupa goodiebag untuk menarik perhatian calon nasabah.
3. Melakukan Media Relations di tiap kota dengan cara :
1) Radio Talkshow : Melakukan radio talkshow selama 1 jam yang dilakukan di radio-radio yang banyak didengar oleh masyarakat di daerah yang bersangkutan 2) Press Conference : Melakukan wawancara dan menyebarkan press release mengenai Tabungan BTN Cermat kepada para wartawan 3) Journalist Writing Contest Budaya Menabung di Bank : Lomba menulis dengan tema “Memasyarakatkan Budaya Menabung di
73 Bank Bagi Masyarakat Berpenghasilan Rendah” yang pesertanya adalah wartawan lokal DIY dan Jawa tengah dari media cetak dan online.
PT. Fortune Pramana Rancang selalu melakukan follow up kepada kader penyuluh untuk memantau perkembangan penyuluhan dan menanyakan tanggapan, kendala dan pertanyaan dari para peserta. Tanggapan, kendala dan pertanyaan yang diterima akan dibicarakan dan dicari solusi terbaik oleh tim manajemen agar tidak mengecewakan para peserta penyuluhan. Kendala yang banyak diterima adalah mengenai jarak yang jauh antara tempat tinggal dengan Bank. Maka dari itu, calon nasabah dan nasabah diberi kemudahan dengan cara bisa membuka tabungan dan menabung di kantor pos setempat tanpa harus ke Bank BTN. Kemudian setiap kader penyuluhan diminta untuk segera mengirimkan laporan penyuluhan yang diberi batas akhir. Setelah laporan dikirim, para kader akan ditransfer uang senilai jumlah penyuluhan yang dilakukan. 1 kali penyuluhan sebesar Rp 75.000,00. Dengan begitu, para kader penyuluhan akan bersemangat untuk melakukan penyuluhan selanjutnya dan jumlah nasabah pun akan terus meningkat.
