BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Tentang PT. Asuransi Jasindo 3.1.1 Sejarah Organisasi PT. Asuransi Jasa Indonesia (Asuransi Jasindo) adalah satu-satunya Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang begerak di bidang usaha asuransi kerugian umum. Asuransi Jasindo berdiri pada 2 Juni 1973 sebagai hasil penggabungan antara PT. Asuransi Bendasraya dengan PT. Umum Internasional Underwriters serta tampil sebagai maskapai asuransi kerugian umum terbesar nasional dengan total aset per akhir tahun 2004 sebesar Rp. 1,363 milyar. Saat ini Asuransi Jasindo memiliki jaringan pelayanan yang terdiri dari 74 Kantor Cabang yang berlokasi di seluruh Indonesia dan 1 kantor cabang di luar negeri serta berkantor pusat di Jl. MT Haryono kav. 61 Jakarta. Keberadaan Asuransi Jasindo semakin solid sebagaimana tercermin dari kinerja perusahaan yang terus mengalami peningkatan serta pengakuan mutu melalui sertifikasi 9002 sejak tahun 1998. Asuransi Jasindo juga mendapatkan dukungan reasuradur terkemuka di dunia seperti Swiss-ree dan Partner-re sehingga memperkokoh posisi Asuransi Jasindo sebagai perusahaan asuransi yang sustainable dan bertaraf internasional. Melalui Keputusan Menteri Keuangan No. 764/MK/IV/12/1972, pada tanggal 2 Juni 1973, PT. Asuransi Bendasraya yang bergerak dalam asuransi 70
71
rupiah dan PT. Umum Internasional Underwriters (PT UIU) yang bergerak dalam asuransi valuta asing dimerger menjadi PT. Asuransi Jasa Indonesia, yang sekarang lebih dikenal sebagai Asuransi Jasindo. Pengalaman bidang asuransi kerugian sejak era kolonial memberikan nilai kepeloporan tersendiri bagi keberadaan dan tumbuh-kembang Asuransi Jasindo kini dan masa mendatang. Sebagai salah satu BUMN yang memiliki kinerja usaha gemilang di Indonesia, seluruh saham PT Asuransi Jasa Indonesia (Persero) dimiliki oleh Negara Republik Indonesia. Apalagi, perjalanan waktu telah membuktikan bahwa PT Asuransi Jasa Indonesia (Persero) atau dikenal dengan Asuransi Jasindo, memang memiliki pengalaman yang mumpuni, panjang dan matang di bidang Asuransi Umum bahkan sejak era kolonial. Pengalaman ini memberikan nilai kepeloporan tersendiri bagi keberadaan dan pertumbuhan kinerja Asuransi Jasindo hingga saat ini, sehingga berhasil dalam meraih kepercayaan publik baik yang ada di dalam maupun di luar negeri. Dalam menyuguhkan layanan profesional dan terbaiknya, Asuransi Jasindo senantiasa memegang teguh nilai-nilai budaya perusahaan yang ditanamkan yaitu Asah, Asih dan Asuh. Selain itu, Asuransi Jasa Indonesia juga berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang prima demi memenuhi kepuasan Tertanggung. Asuransi Jasindo juga banyak mendapatkan dukungan reasuradur terkemuka dari belahan dunia, seperti Swiss Re dan Partner Re, dalam memberikan back-up reasuransi, terutama pertanggungan yang bersifat mega-risk.
72
Dalam menyelesaikan klaim-klaim besar, komitmen atas ketepatan dan kecepatan Asuransi Jasindo tak perlu diragukan lagi. Hal ini dibuktikan dengan penyelesain klaim-klaim besar bahkan hingga bernilai triliunan rupiah. Misalnya, klaim Apogee Kick Motor Satelit Palapa B2 sebesar US$ 75 juta, BDC Failure Satelit Palapa C2 senilai US$ 31,2 juta, dan Loss of DB Satelit Garuda milik Aces Internasional hingga senilai US$ 101,5 juta. Pengalaman dan kemampuan Asuransi Jasindo yang mengundang decak kagum ini, telah pula diakui oleh badan peringkat internasional yaitu Standard and Poor’s untuk kategori “Claim Paying Ability” pada tahun 1997 dengan peringkat BBB. Selanjutnya, di tahun 2009, sebagai satusatunya perusahaan Asuransi Umum nasional yang memperoleh rating dari badan pemeringkat nasional AM Best yang berbasis di Hongkong dan Amerika Serikat, untuk kategori “Financial Strenght Ability” (Stable Outlook) dengan peringkat B++ dan Issuer Credit Ability (Stable Outlook) dengan peringkat BBB.
3.1.2 Visi dan Misi Organisasi Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan asuransi yang tangguh dalam persaingan global dan menjadi market leader di pasar domestik. Misi perusahaan adalah menyelenggarakan usaha asuransi kerugian dengan reputasi internasional melalui peningkatan pangsa pasar, pelayanan prima dan tetap menjaga tingkat kemampulabaan serta memenuhi harapan stakeholders.
73
3.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Asuransi Jasindo
74
3.1.4 Kegiatan Bisnis Utama PT. Asuransi Jasindo bergerak di bidang jasa asuransi yang terbagi menjadi 2 produk yaitu : 1.
Produk Korporasi a) Asuransi Kebakaran Meliputi asuransi kebakaran clan perluasan jaminannya terhadap gempa bumi, badai, banjir, topan clan lain lain terhadap industri hingga Asuransi Rumah Tinggal, Rumah Susun, Perkantoran, Show Room Mobil, Toko, Gudang hingga Gangguan Usaha Akibat Kebakaran, dll b) Asuransi Penerbangan Meliputi Asuransi Satelit, Rangka Kapal Pesawat Udara, Penumpang, Liability, Third Party Liability, Cargo Liability, Baggage Liability, Loss of License, Airport Owner Liability, Personal Accident Crew, Pesawat Layang, Pesawat Ultra Light dll. c) Asuransi Kecelakaan Diri Meliputi Kecelakaan Diri Anak Sekolah, Lintasan, Pengunjung Wisata, Deposan, Asuransi Keluarga, Tamu Hotel, Mubalig, Haji, dll. d) Asuransi Aneka Meliputi Workmens Compensation, Personal Effect, Moveable All Risk, Commercial General Liability, Employer Liability, Freight Forwarder Liability, Professional Liability, Public Liability, Product Liability, Golf, Fidelity Guarantee, Directors and Officers, Bankers Blanket Bond dll.
75
e) Asuransi Pengangkutan Meliputi Pengangkutan Darat, Udara, Antar Pulau, Impor, Ekspor, Containers, Paket Pos, Pengangkutan Barang Pindahan, Pengiriman Souvenir hingga Paket Pos Kilat Khusus, dll. f) Asuransi Engineering Meliputi Contractor All Risk (CAR), Erection All Risk, Contractor Plant Machinery (CPM) atau Asuransi peralatan berat, Machinery Breakdown (MB), Loss of Profit (LOP) Following MB, Electrical Equipment Insurance, LOP following CAR, Deterioration of Stock, CPM Non Project Civil Engineering Completed Risks,dll. g) Asuransi Oil & Gas Meliputi Oil and Gas on Shore Exploration, Oil and Gas on Shore Production, Oil and Gas on Shore Construction, Oil and Gas off shore Exploration, Oil and Gas off shore Production, Oil and Gas off shore Construction, dll. h) Asuransi Rangka Kapal Meliputi Hull & Machinery, Etc. dari berjenis - jenis kapal berkonstruksi besi baja, aluminium, dan fiberglass dengan tonnage > 100 GRT atau power > 250 BHP atau panjang > 20 meter, seperti : Kapal LNG, Kapal LPG, Kapal VLCC, Kapal Oil Tanker, Kapal Chemical Tanker, Kapal General Cargo, Kapal Bulk Carrier, Kapal Kontainer, Kapal Passenger, Kapal Roro Passenger, Kapal Ferry, Kapal Keruk (Dredger), Fishing Vessel, Supply Vessel, Kapal Tugboat, Kapal Tongkang (Barge) dll. termasuk juga asuransi untuk
76
resiko pembangunan kapal (builders' risks insurance) dari jenis kapalkapal tersebut diatas. i) Asuransi Keuangan Meliputi Custom Bond, Bid Bond, Performance Bond, Advance Payment Bond, Maintenance Bond, Installment Sales Bond, dll. 2.
Produk Unggulan Ritel a) Jasindo Oto Asuransi Kendaraan Bermotor dari Asuransi Jasindo yang membuat aman di hati, ringan di premi. b) Asuransi Keluarga Asuransi Keluarga dari Asuransi Jasindo memberikan paket-paket pilihan untuk pertanggungan keluarga sesuai dengan kebutuhan keluarga. c) Asuransi Karisma Polis Karisma mengambil alih risiko yang dapat mengganggu ketenangan karena musibah dengan jaminan yang luas. d) Asuransi Lintasan Asuransi Lintasan adalah Asuransi Perjalanan dari Asuransi Jasindo yang memberikan proteksi dalam seluruh perjalanan Anda baik melalui udara, laut maupun perjalanan darat selama masa pertanggungan sesuai tertera di dalam Kartu Peserta Lintas Anda.
77
e) Asuransi Pelangi Jasindo Pelangi adalah Asuransi Penerbangan dan Pelayaran, merupakan produk dari Asuransi Jasindo yang memberikan proteksi dalam penerbangan dan pelayaran. f) Asuransi Anak Sekolah Asuransi Anak Sekolah adalah jaminan Asuransi bagi Siswa/Pelajar atau Mahasiswa akibat suatu kecelakaan. g) Jasindo Takaful Jasindo Takaful merupakan salah satu Unit Usaha Asuransi Jasindo yang berlandaskan kaedah atau hukum Islam dengan sistem pengelolaan premi (dana peserta) yang ditempatkan terpisah dari Asuransi Jasindo. h) Inbound Travel Jasindo Inbound Travel adalah produk asuransi untuk melindungi perjalanan di Indonesia. Produk ini melindungi diri dari kematian, cacat permanen, kesehatan, dan evakuasi. i) Jasindo Graha Asuransi Jasindo Graha merupakan kombinasi atau paduan antara Asuransi Kebakaran, Asuransi kecelakaan diri dan Asuransi Meninggal Dunia Biasa (Normally Death) yang ditujukan untuk segment Debitur KPR Perbankan baik secara perorangan maupun kumpulan.
78
j) Jasindo Haji & Umroh Jasindo Haji & Umroh adalah Asuransi Kecelakaan Diri Risiko Perjalanan merupakan produk Asuransi Jasindo yang memberikan proteksi dalam perjalanan Haji atau Umroh
3.1.5 Tugas dan Wewenang 3.1.5.1
Direktur Utama Tugas dan tanggung jawab direktur utama : a) Bertanggungjawab
terhadap
pelaksanaan
operasional
perusahaan khususnya dalam pengembangan pasar asuransi kerugian. b) Melakukan supersivisi dan koordinasi terhadap kegiatan dan tugas-tugas anggota direksi. c) Melakukan
supervisi
terhadap
Satuan
Pengawasan
Intern(SPI), Divisi SDM, Sekretaris perusahaan dan Biro Program Kemitraan Bina Lingkungan(PKBL). d) Pembinaan pelayanan.
profesi
bidang
pengawasan,
SDM,
dan
79
3.1.5.2
Direktur Keuangan Tugas dan tanggung jawab direktur Keuangan : a) Bertanggungjawab terhadap pengembangan dana investasi, kepatuhan
pelaporan,
tata
kelola
perusahaan
dan
pengembangan sistem teknologi informasi. b) Bertugas melakukan supervisi terhadap Divisi Pendanaan dan Investasi, Divisi Akuntansi dan Anggaran, Divisi Teknologi
Informasi,
dan
Divisi
Perencanaan
dan
Pengendalian Mutu. c) Selain itu juga melakukan pembinaan profesi bidang keuangan, akuntansi, tata kelola perusahaan dan teknologi informasi.
3.1.5.3
Direktur Operasi Ritel Tugas dan tanggung jawab direktur operasi ritel : a) Bertanggungjawab
dalam
pengembangan
produk
dan
produksi bidang ritel. b) Melakukan supervisi terhadap Divisi Kendaraan Bermotor, Divisi Non-Kendaraan Bermotor, Unit Usaha Takaful, Kantor Cabang Ritel, dan Biro Keagenan/Supervisi Kinerja Kantor Cabang Ritel. c) Pembinaan profesi bidang pemasaran ritel.
80
3.1.5.4
Direktur Teknik dan Luar Negeri Tugas dan tanggung jawab direktur teknik dan luar negeri : a) Bertanggungjawab dalam kualitas lingkup underwriting dan peningkatan laba dari aspek underwriting. b) Bertugas melakukan supervisi terhadap Divisi Underwriting Marine and Aviation, Divisi Underwriting Non-Marine, Divisi Klaim, Divisi Reasuransi, Divisi Oil and Gas. c) Pembinaan kompetensi profesi bidang Undewriting.
3.1.5.5
Direktur Pemasaran Korporasi Tugas dan tanggung jawab direktur pemasaran korporasi : a) Bertanggungjawab
dalam
pengembangan
produk
dan
produksi bidang korporasi. b) Melakukan supervisi terhadap Divisi Pemasaran Usaha Korporasi, Divisi Pemasaran Perbankan, Kantor-kantor cabang Korporasi, Kantor-kantor cabang Bauran. c)
3.1.5.6
Pembinaan profesi bidang pemasaran korporasi.
Kepala Divisi Kendaraan Bermotor Tugas dan tanggung jawab kepala divisi kendaraan bermotor: a) Mencapai sasaran/target yang telah ditetapkan b) Mengevaluasi usul rancangan Kebijakan Akseptasi Asuransi Pos Ritel (Kendaraan Bermotor dan Alat Berat Bermotor) c) Menyusun dan mengusulkan Program Kerja dan Anggaran
81
d) Melakukan supervisi kantor cabang, keagenan dan broker untuk produksi kendaraan bermotor, sebagai jalur distribusi kendaraan bermotor e) Memberikan keputusan akseptasi dan atau menetapkan suatu terms & conditions pertanggungan dalam penutupan Asuransi Pos Ritel (Kendaraan Bermotor dan Alat Berat Bermotor)
3.1.5.7
Kepala Subdivisi Akseptasi KBM Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi akseptasi KBM: a) Menetapkan terms & conditions pertanggungan (kondisi polis, tarif premi, brokerage/diskon/komisi, small claim bonus) terhadap akseptasi Asuransi Kendaraan Bermotor. b) Melakukan koordinasi dengan seluruh staf di bawah sub divisi Akseptasi KBM c) Memberikan keputusan akseptasi dan/atau menetapkan suatu terms & conditions d) Memberikan tugas-tugas kepada staff bawahannya dan mengevaluasinya e) Menandatangani korespondensi keluar tentang terms & conditions pertanggungan (kondisi polis, tarif premi, brokerage/diskon/komisi, small claim bonus) yang berkaitan dengan akseptasi dan lain-lain
82
3.1.5.8
Kepala Divisi Non Kendaraan Bermotor Tugas dan tanggung jawab kepala divisi non kendaraan bermotor: a) Mengevaluasi usul rancangan kebijakan akseptasi asuransi produk ritel non kendaraan bermotor b) Melakukan pembinaan dan bimbingan teknis kepada kantor cabang mengenai aplikasi kebijakan akseptasi asuransi produk ritel non kendaraan bermotor c) Melaksanakan penempatan reasuransi fakultatif d) Memberikan keputusan akseptasi dan/atau menetapkan suatu terms & conditions pertanggungan dalam penutupan asuransi sesuai dengan limit wewenang akseptasi sendiri serta kewenangan dalam tanggung jawab mutu dan wewenang kepala divisi non kendaraan bermotor e) Menandatangani korespondensi keluar tentang terms & conditions pertanggungan yang berkaitan dengan akseptasi, penempatan dalam reasuransi fakultatif, bordero, dan slip reasuransi fakultatif, dll.
3.1.5.9
Kepala Subdivisi Akseptasi Non Kendaraan Bermotor Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi akseptasi non kendaraan bermotor: a) Negosiasi dan evaluasi mengenai terms & conditions pertanggungan terhadap suatu rencana akseptasi asuransi
83
dalam
limit
wewenang
akseptasi
dan/atau
dalam
kewenangan sendiri b) Komunikasi dan korespondensi dengan reasuradur fakultatif, broker reasuransi, tertanggung tertentu serta dengan unitunit di kantor pusat/kantor cabang PT Asuransi Jasindo, sepanjang mengenai terms & conditions pertanggungan c) Penetapan tarif premi yang diberlakukan d) Memberikan putusan akseptasi dan/atau menetapkan suatu terms & conditions pertanggungan sesuai dengan limit wewenang akseptasi sendiri serta kewenangan dalam tanggung jawab mutu dan wewenang kepala subdivisi non kendaraan bermotor e) Melakukan potongan tarif premi hingga 30% dari premi bruto menurut pedoman akseptasi, pedoman tarif atau kebijakan akseptasi bisnis asuransi yang bersangkutan atau melakukan penerapan tarif premi khusus terhadap penutupan asuransi di dalam limit wewenang akseptasi sendiri serta kewenangan sendiri.
84
3.1.5.10 Kepala Sub Divisi Klaim Non KBM Tugas dan tanggung jawab kepala sub divisi klaim non KBM: a) Menyusun usul rancangan kebijakan klaim asuransi produk ritel non kendaraan bermotor b) Mengkoordinir tugas-tugas, membina pengetahuan dan wawasan personil yang ada di subdivisi klaim dan fungsional adjuster kantor cabang c) Meneliti dan menyetujui usulan analisa dan adjustment klaim dari fungsional adjuster d) Memutuskan penyelesaian klaim, sesuai dengan limit wewenangnya e) Menandatangani korespondensi persetujuan penyelesaian klaim ke kantor cabang
3.1.5.11 Kepala Divisi Underwriting Marine & Aviation Tugas dan tanggung jawab kepala divisi underwriting marine & aviation: a)
Memberikan bimbingan dan pembinaan teknis kepada kantor cabang
b)
Melakukan pembinaan SDM di dalam unitnya
c)
Mengkoordinasikan
perumusan
kebijakan
baru
bagi
perusahaan dalam lingkup kerjanya d)
Melaksanakan program kerja dan anggaran yang telah disetujui
85
e)
Memberikan persetujuan penutupan akseptasi asuransi di atas limit wewenang kantor cabang sesuai dengan limit wewenang
f)
Memberikan otorisasi atas pengeluaran divisi
3.1.5.12 Kepala Subdivisi Marine Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi marine: a) Memberikan quotation rate b) Mengaplikasikan
ketentuan
Treaty
Reasuransi
dan
mengusulkan back-up reasuransi fakultatif c) Merancang terms & conditions atas akseptasi asuransi marine d) Memberikan persetujuan di atas limit kantor cabang sesuai limit wewenangnya e) Menandatangani seluruh dokumen baik intern maupun extern yang berhubungan dengan tugas dan kewenangannya
3.1.5.13 Kepala Subdivisi Aviation/Satelite Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi aviation/satelite: a) Memberikan quotation rate b) Mengaplikasikan
ketentuan
Treaty
Reasuransi
dan
mengusulkan back-up reasuransi fakultatif c) Merancang terms & conditions atas akseptasi asuransi aviation/satelite
86
d) Memberikan persetujuan di atas limit kantor cabang sesuai limit wewenangnya e) Menandatangani seluruh dokumen baik intern maupun extern yang berhubungan dengan tugas dan kewenangannya
3.1.5.14 Kepala Divisi Underwriting Non Marine Tugas dan tanggung jawab kepala divisi underwriting non marine: a) Memberikan bimbingan dan pembinaan teknis kepada kantor cabang b) Melakukan pembinaan SDM di dalam unitnya c) Mengkoordinasikan penyusunan sistem prosedur akseptasi d) Melaksanakan program kerja dan anggaran yang telah disetujui e) Memberikan persetujuan penutupan akseptasi asuransi di atas limit wewenang kantor cabang sesuai dengan limit wewenang f)
Memberikan otorisasi atas pengeluaran divisi
3.1.5.15 Kepala Subdivisi Underwriting Non Marine Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi underwriting non marine: a) Mengaplikasikan
ketentuan
treaty
mengusulkan back-up reasuransi fakultatif
reasuransi
dan
87
b) Memberikan bimbingan teknis kepada kantor cabang c) Melakukan pembinaan SDM di dalam unitnya d) Memberikan persetujuan pennutupan di atas limit kantor cabang sesuai limit wewenang e) Memberikan
penilaian
prestasi
kerja
terhadap
para
underwriter dan fungsional underwriter di dalam sub divisinya
3.1.5.16 Kepala Divisi Pendanaan dan Investasi Tugas dan tanggung jawab kepala divisi pendanaan dan investasi: a) Membuat, melaksanakan dan mengealuasi program dan sasaran divisi b) Mengkoordinasikan
operasional
Subdivisi
Piutang
&
Factoring, Subdivisi Perbendaharaan & Pajak, serta Sub Divisi Investasi c) Memutuskan segala hal sesuai yang berada dalam batas wewenangnya yang menyangkut kegiatan penyelesaian hutang piutang & factoring, kegiatan perbendaharaan dan pajak, serta kegiatan investasi
88
3.1.5.17 Kepala Subdivisi Perbendaharaan dan Pajak Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi perbendaharaan dan pajak: a) Membuat rencana program kerja dan anggaran b) Administrasi kas dan bank c) Penerimaan kas dan bank d) Menandatangani tanda terima penerimaan uang e) Menolak, menunda dan menyetujui pembayaran
3.1.5.18 Kepala Divisi Reasuransi Tugas dan tanggung jawab kepala divisi reasuransi: a) Mengkoordinasikan pembuatan program kerja dan anggaran divisi reasuransi b) Mengkoordinasikan
pelaksanaan
akseptansi
reasuransi
treaty/fakultatif masuk dan penanganan klaimnya c) Mengkoordinasikan dan melakukan pembinaan relasi d) Memutuskan akseptasi reasuransi/fakultatif masuk dan penyelesaian klaimnya sesuai dengan limit wewenang yang telah ditetapkan dalam SK Direksi PT Jasindo e) Melakukan
otorisasi
pembayaran-pembayaran
hutang
piutang reasuransi, cash loss, dan biaya yang bersifat mendukung tugas-tugas fungsional sesuai limit wewenang otorisasi yang telah ditetapkan
89
3.1.5.19 Kepala Subdivisi Treaty Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi treaty: a) Membuat program kerja dan anggaran sub divisi program treaty dan bisnis luar negeri b) Menganalisa kebutuhan program reasuransi treaty dan program retrosesi keluar secara treaty c) Melakukan seleksi dan evaluasi kinerja broker reasuransi dan reasuradur d) Memberikan penilaian terhadap prestasi kerja para pejabat fungsional dan fungsionaris pada sub divisi program treaty dan luar negeri e) Memutuskan akseptasi dan penyelesaian klaim reasuransi treaty/fakultatif masuk sesuai limit wewenang yang telah ditetapkan
3.1.5.20 Kepala Subdivisi Incoming Business Dalam Negeri Tugas dan tanggung jawab kepala incoming business dalam negeri: a) Membuat program kerja dan anggaran subdivisi incoming business b) Mengkoordinasikan
pelaksanaan
treaty/fakultatif masuk dari dalam negeri c) Pembinaan relasi
retrosesi
atas
90
d) Memutuskan akseptasi dan penyelesaian klaim incoming business sesuai limit wewenang yang telah ditetapkan e) Memberikan penilaian terhadap prestasi kerja para pejabat fungsional dan fungsionaris pada subdivisi incoming business
3.1.5.21 Kepala Divisi SDM Tugas dan tanggung jawab kepala divisi SDM: a) Mengkoordinasikan dan mengendalikan bidang pembinaan dan
pengembangan
pegawai,
kesejahteraan
pegawai,
organisasi dan hubungan kerja, serta pengeluaran biaya divisi SDM b) Mengkoordinasikan program kerja dan anggaran divisi SDM c) Mengevaluasi seluruh kegiatan divisi SDM d) Menandatangani
dokumen
dan
surat-surat
yang
berhubungan dengan bidang tugasnya e) Melakukan otorisasi atas pengeluaran biaya sesuai ketentuan yang berlaku f)
Melakukan rotasi pegawai pada divisi SDM untuk tingkat fungsional
91
3.1.5.22 Kepala Subdivisi Hubungan Kerja & Pengembangan Pegawai Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi hubungan kerja & pengembangan pegawai: a) Mengkoordinasikan fungsi-fungsi bidang organisasi dan hubungan kerja b) Mengkoordinasikan penyusunan program kerja bidang organisasi dan hubungan kerja c) Mengembangkan dan memantapkan organisasi perusahaan sesuai kebutuhan perusahaan d) Menyusun dan mengevaluasi sistem rekrutmen e) Menandatangani surat-surat rutin yang berhubungan dengan tugasnya
3.1.5.23 Kepala Subdivisi Kesejahteraan Pegawai Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi kesejahteraan pegawai: a) Mengkoordinasikan
penyusunan
program
kerja
dan
anggaran biaya bidang kesejahteraan pegawai b) Memberikan usulan peningkatan kesejahteraan pegawai c) Mengembangkan sistem penggajian dan kesejahteraan pegawai d) Menandatangani surat-surat rutin yang berkaitan dengan tugasnya
92
e) Menandatangani surat perjalanan dinas dalam negeri bagi pegawai dengan pangkat spesialis tingkat III ke bawah f)
Menandatangani surat ijin cuti tahunan untuk pegawai dengan pangkat spesialis tingkat II ke bawah
3.1.5.24 Kepala Biro Hukum Tugas dan tanggung jawab kepala biro PKBL: a) Meneliti dan menganalisa klaim-klaim bermasalah yang diajukan dari divisi klaim/unit terkait/KC berdasarkan tuntutan dari tertanggung dan panggilan pengadilan b) Melakukan negosiasi untuk penyelesaian klaim bermasalah c) Membantu kantor cabang dalam penyelesaian klaim bermasalah di luar pengadilan d) Memutuskan permohonan pengajuan kasus dari unit terkait di kantor pusat maupun kantor cabang e) Menandatangani seluruh dokumen, baik intern maupun ekstern yang berhubungan dengan tugasnya
3.1.5.25 Kepala Divisi Akuntansi dan Anggaran Tugas dan tanggung jawab kepala divisi akuntansi & anggaran: a) Keakuratan RKAP serta ketepatan waktu penyampaiannya b) Kewajaran laporan keuangan perusahaan dan ketepatan waktu penyampaiannya
93
c) Ketepatan penyelesaian utang piutang R/A d) Mengesahkan RKAP yang akan disampaikan kepada direksi e) Menetapkan alokasi anggaran berpedoman pada RKAP f)
Mengesahkan laporan keuangan yang akan disampaikan kepada direksi
3.1.5.26 Kepala Subdivisi Akuntansi R/A Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi akuntansi R/A: a) Mengkoordinasikan tugas-tugas para pegawai di dalam unitnya b) Melakukan pembinaan SDM di dalam unitnya c) Melakukan modifikasi sistem dan prosedur di dalam unitnya agar berjalan dengan lebih baik d) Mereview dan memberikan paraf atas Surat Permintaan Pembayaran utang reasuransi e) Memberikan penilaian prestasi kerja terhadap para pegawai di dalam unitnya f)
Merekomendasikan atas usulan mutasi, promosi, demosi dan pengembangan para pegawai di dalam unitnya
94
3.1.5.27 Kepala Divisi Klaim Tugas dan tanggung jawab kepala divisi klaim: a) Meneliti dan menyetujui usulan analisa dan adjustment klaim dari kepala subdivisi klaim dan/atau dari fungsional adjuster b) Pengenalian terhadap pelaksanaan fungsi dan realisasi divisi klaim c) Mengkoordinir tugas-tugas, membina pengetahuan dan wawasan personil yang ada di divisi klaim dan fungsional adjuster kantor cabang d) Menunjuk Loss Adjuster, sesuai dengan bidang/keahliannya e) Memutuskan penyelesaian klaim, sesuai dengan limit wewenang
3.1.5.28 Kepala Subdivisi Klaim Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi klaim: a) Mengkoordinir tugas-tugas, membina pengetahuan dan wawasan personil yang ada di subdivisi klaim dan fungsional adjuster kantor cabang b) Meneliti dan menyetujui usulan analisa dan adjustment klaim dari fungsional adjuster c) Pengendalian terhadap pelaksanaan fungsi dan realisasi anggaran divisi klaim d) Menunjuk Loss Adjuster atas persetujuan Kepala Divisi
95
e) Memutuskan penyelesaian klaim, sesuai dengan Limit Wewenangnya f)
Menandatangani korespondensi persetujuan penyelesaian klaim ke kantor cabang
3.1.5.29 Kepala Subdivisi Manajemen Mutu Pelayanan Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi manajemen mutu pelayanan: a) Menyusun dan melaksanakan RKAP subdivisi MMP b) Melaksanakan tugas sebagai management representatice ISO 9001:2000 c) Mengkoordinasikan dan mengendalikan bidang pelayanan keluhan pelanggan, sertifikasi, service quality management d) Menandatangani
dokumen
dan
surat-surat
yang
berhubungan dengan bidang tugasnya e) Melakukan otorisasi atas pengeluaran biaya sesuai ketentuan yang berlaku f)
Memberikan persetujuan cuti tahunan
3.1.5.30 Sekretaris Perusahaan Tugas dan tanggung jawab sekretaris perusahaan: a) Mengkoordinasikan
penyusunan
anggaran sekretaris perusahaan
program
kerja
dan
96
b) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan bidang sekretaris perusahaan c) Mengendalikan biaya-biata bidang sekretaris perusahaan d) Menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan tugas-tugasnya e) Memberikan otorisasi atas pengeluaran belanja biaya dan belanja modal sesuai dengan ketentuan yang berlaku f)
Memonitor jadwal kegiatan direksi
3.1.5.31 Kepala Biro Sekretariat, Prasarana, & Kearsipan Tugas dan tanggung jawab kepala biro sekretariat, prasarana, & kearsipan: a) Mengkoordinir fungsi-fungsi kesekretariatan, prasarana, dan kearsipan b) Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya biro sekretariat, prasarana dan kearsipan c) Mengkoordinir pembuatan action plan triwulan d) Melakukan surat menyurat yang berkaitan dengan tugasnya e) Menyetujui pengadaan barang dan jasa kantor pusat dan kantor cabang f)
Mengadakan komunikasi dengan fungsional yang terkait
97
3.2 Sistem yang Sedang Berjalan 3.2.1 Pegawai 1. Penerimaan Tahap pertama penerimaan pegawai harus melewati seleksi terlebih dahulu yang diselenggarakan oleh Konsultan. Seleksi tahap pertama adalah Tes Pengetahuan Umum. Kemudian apabila tes yang pertama lolos dilanjutkan dengan Psikotes. Setelah keduanya lolos maka dilanjutkan Tes Wawancara dengan Direksi. Setelah calon pegawai dinyatakan diterima, calon pegawai harus mengikuti Pre-entry Training di LPPA (Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Asuransi) di Cisarua selama 1 Bulan. Kemudian selesai melakukan Pre-entry Training akan diberikan SK Penempatan yang akan disebar di seluruh kantor cabang Jasindo dengan status kepegawaian masih calon pegawai selama 1 tahun dengan gaji sebesar 80%. Penempatan dan pengangkatan pegawai dilakukan dengan diadakannya Rapat Direksi, apabila Direksi menyetujui maka akan diberikan SK Penempatan atau SK Pengangkatan Pegawai Tetap. Data pegawai diperoleh dari data sementara ketika berstatus calon pegawai dan akan ditambah atau diubah datanya setelah status kepegawaiannya sebagai pegawai tetap. Proses input dan update ini dilakukan oleh bagian Hubungan Kerja (SDM).
98
Gambar 3.2 Proses Penerimaan Pegawai
2. Mutasi Setiap 3 tahun pegawai harus melakukan mutasi. Mutasi dilakukan setelah cabang yang bersangkutan melakukan permintaan kepada SDM kantor pusat. Lalu SDM melakukan pengecekan terhadap pegawai. Setelah pegawai yang akan dimutasikan ditentukan, kemudian dilakukan Rapat Direksi dan diajukan rencana mutasi. Apabila mutasi disetujui akan
99
dibuat SK Mutasi dan akan dikonfirmasikan ke cabang dan pegawai yang bersangkutan.
Gambar 3.3 Proses Mutasi Pegawai 3. PHK Pemutusan Hubungan Kerja dilakukan apabila pegawai melanggar peraturan perusahaan. Kebanyakan PHK dilakukan secara tidak terhormat. Proses PHK dimulai dari pengajuan SK dari Direksi, kemudian dibentuk Tim Penyelidikan untuk melakukan investigasi lebih lanjut. Setelah selesai penyelidikan Rapat Direksi akan dilakukan untuk
100
menentukan tindakan selanjutnya. Apabila pegawai terbukti bersalah akan diberikan SK PHK.
Gambar 3.4 Proses Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
4.
Sub Proses Promosi Proses promosi pegawai di PT.Asuransi Jasindo diawali dari penilaian pimpinan bagian terkait atas kinerja pegawai yang dipimpinnya.Jika seorang pegawai dinyatakan layak mendapatkan promosi maka pimpinan bagian terebut akan membuat surat rekomendasi promosi jabatan yang
101
akan kemudian akan diberikan kepada Kepala Divisi Sumber Daya Manusia (Kadiv SDM). Setelah surat rekomendasi diterima oleh Kadiv SDM maka akan diadakan rapat direksi untuk menentukan layak atau tidaknya pegawai tersebut untuk mendapat promosi. Jika layak,maka akan dikeluarkan
Surat
Keputusan(SK)
promosi
bagi
bersangkutan dan baru dilakukan promosi jabatan.
Gambar 3.5 Sub Proses Promosi Jabatan
pegawai
yang
102
5.
Sub Proses Pensiun Pegawai akan memasuki masa pensiun pada umur 55 tahun.Pada
saat pegawai berusia 54 tahun,pegawai tersebut akan memasuki Masa Memasuki Cuti Besar(MMCB).Dua bulan sebelum MMCB , Divisi SDM akan meminta surat rekomendasi perpanjangan masa kerja kepada kepala bagian yang bersangkutan.Jika kepala bagian memberikan rekomendasi maka selanjutnya akan dibawa ke rapat pimpinan direksi untuk menentukan apakah pegawai yang bersangkutan diperpanjang masa kerjanya atau menjalani MMCB.
103
Gambar 3.6 Sub Proses Pensiun
104
3.2.2 Penggajian 1.
Proses Penggajian Proses penggajian dimulai dengan dilakukannya pengecekan terhadap perubahan status pegawai (status keluarga, pangkat, cabang/mutasi, cuti), input potongan utang pegawai (seperti pinjaman koperasi, multiguna) dan absensi. Absensi berpengaruh pada potongan gaji dan uang transport. Jika pegawai telat, gaji akan dipotong sesuai dengan berapa menit pegawai tersebut telat dalam sebulan. Jika pegawai tidak masuk sama sekali, maka pegawai tidak akan mendapat uang transport. Kemudian SDM melakukan entri gaji pokok, tunjangan rumah, tunjangan KS, dan tunjangan peningkatan produktivitas. Setelah semua dihitung dan dikalkulasikan, daftar gaji dan potongan tersebut dibuat kas kredit. Kas kredit yang telah lengkap dikirim ke Divisi Pendanaan dan Investasi untuk kemudian ditransfer ke rekening pegawai masingmasing.
105
Gambar 3.7 Proses penggajian
2.
Proses Bonus Proses bonus diawali dengan adanya keputusan dari direksi. SDM lalu membuat kas kredit bonus yang kemudian diberikan kepada Divisi Pendanaan dan Investasi. Divisi Pendanaan dan Investasi kemudian mentransfer bonus kepada rekening pegawai masing-masing.
106
Gambar 3.8 Proses Bonus
3.
Proses Keluaran Daftar Potongan Proses keluaran daftar potongan meliputi potongan Jamsostek, Pensiun, YKK (Yayasan Kesejahteraan Pegawai) dan Koperasi. SDM membuat kas kredit untuk pembayaran potongan ke Divisi Pendanaan dan Investasi yang kemudian dibayarkan langsung ke masing-masing institusi.
107
Gambar 3.9 Proses Keluaran Daftar Potongan
4.
Pajak Setelah proses penggajian dilakukan pada tanggal 15-20 tiap bulannya, proses berikutnya adalah pajak. Jika penghitungan gaji sudah selesai, maka pajak dihitung. Setelah pajak dihitung, dibuat kas kredit yang kemudian dikirim ke Divisi Pendanaan dan Investasi untuk dibayarkan langsung ke Dirjen Pajak.
108
Gambar 3.10 Proses Pajak
3.2.3 Absensi 1. Sub Proses Absensi Harian Sistem absensi di PT.Asuransi Jasindo menggunakan sistem sidik jari.Setelah para pegawai melakukan tap di alat absensi maka data dapat langsung diproses oleh divisi SDM untuk membuat catatan absensi pegawai.Data yang sudah masuk dapat dibuat laporan dalam bentuk file microsoft excel. 2. Sub Proses Cuti Jika seorang pegawai ingin mengambil cuti maka ia harus mengisi forrmulir permohonan cuti dan menyerahkannya ke divisi SDM.Setelah
109
itu Divisi SDM akan melihat sisa cuti pegawai tersebut dan mengirim permohonan cuti ke pimpinan bagian terkait dan Kadiv SDM.Setelah dilakukan verifikasi oleh pimpinan bagian dan Kadiv SDM maka cuti boleh diambil.
Gambar 3.11 Sub Proses Cuti
3. Sub Proses Izin Jika seorang pegawai ingin mengambil izin maka ia harus mengisi formulir permohonan izin lalu menyerahkannya ke divisi SDM dan akan diverifikasi oleh pimpinan terkait.Dalam proses perijinan proses
110
verifikasi hanya akan dilakukan oleh pimpinan terkait.Jika pimpinan tersebut setuju maka izin boleh diambil.
Gambar 3.12 Sub Proses Izin
Gambar 3.13 Schema Relationship Pegawai
111
3.3 Analisis Sistem yang Berjalan
Gambar 3.14 Schema Relationship Penggajian dan Pajak
112
113
Gambar 3.15 Schema Relationship Absensi
3.3.1 Subyek Data Subyek data adalah sekumpulan entitas yang menjadi sumber bagi data yang dibutuhkan dalam sebuah sistem yang dikelompokkan menjadi suatu kelompok tertentu. Berikut adalah tabel subyek data yang terdapat pada PT. Asuransi Jasindo :
114
Tabel 3.1 Subyek Data pada PT. Asuransi Jasindo Subyek Data
Keterangan
Pegawai Karir Pegawai Prestasi Pegawai Gaji Pegawai Absensi Pegawai
Pegawai yang bekerja di perusahaan Jenjang karir pegawai yang bekerja di perusahaan Prestasi yang diraih oleh pegawai Gaji yang diperoleh pegawai Absensi pegawai yang bekerja di perusahaan
3.3.2 Fungsi Bisnis Fungsi bisnis adalah semua kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.Berikut ini adalah tabel fungsi bisnis divisi Sumber Daya Manusia pada PT. Asuransi Jasindo :
Tabel 3.2 Fungsi Bisnis pada PT. Asuransi Jasindo Fungsi Bisnis
Keterangan
Penerimaan Pegawai baru
Melakukan seleksi dan penerimaan pegawai baru Pengaturan mutasi pegawai Pemutusan hubungan kerja bagi pegawai bermasalah Promosi kenaikan jabatan bagi pegawai berprestasi Penggajian dan pemotongan pajak setiap pegawai Menangani absensi, cuti, izin dan pensiun setiap pegawai
Mutasi Pegawai Pemutusan Hubungan Kerja Promosi Pegawai Penggajian dan Pajak Pegawai Absensi, Cuti, Izin, dan Pensiun Pegawai
Formatted: Centered, Level 1, Indent: Hanging: 0,73 cm
115
3.3.3 Analisis Matriks 3.3.3.1 Matriks Unit Organisasi vs Lokasi Tabel matriks berikut ini menunjukkan hubungan antara unit organisasi dan lokasinya.Lokasi terbagi menjadi dua bagian yaitu Jakarta dan luar Jakarta.
Tabel 3.3 Matriks Unit Organisasi vs Lokasi Unit Organisasi Direktur Utama Direktur Operasi Ritel Direktur Pemasaran Korporasi Direktur Teknik & Luar Negeri Direktur Keuangan Sekretaris Perusahaan Divisi Kendaraan Bermotor Divisi Pemasaran Korporasi Divisi Underwriting Non Marinal Divisi Pendanaan & Investasi Divisi Non Kendaraan Bermotor Divisi Asuransi Keuangan Divisi Underwriting Marine Divisi Akuntansi & Anggaran Divisi Satuan Pengawasan Divisi SDM Divisi Teknologi Informasi Divisi Oil & Gas Divisi Pemasaran Perbankan Divisi Klaim Divisi Reasuransi Divisi Perencanaan & Pengendalian Mutu
Jakarta
D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D
Lokasi Luar Jakarta
D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D
116
3.3.3.2 Matriks Unit Organisasi vs Subyek Data Tabel matriks di bawah ini menunjukkan hubungan antara unit organisasi dengan subyek data yang berkaitan dalam menjalankan tugastugasnya.
Tabel 3.4 Matriks Unit Organisasi vs Subyek Data
Prestasi Pegawai
Gaji Pegawai
Absensi Pegawai
Direktur Utama Direktur Operasi Ritel Direktur Pemasaran Korporasi Direktur Teknik & Luar Negeri Direktur Keuangan Sekretaris Perusahaan Divisi Kendaraan Bermotor Divisi Pemasaran Korporasi Divisi Underwriting Non Marinal Divisi Pendanaan & Investasi Divisi Non Kendaraan Bermotor Divisi Asuransi Keuangan Divisi Underwriting Marine Divisi Akuntansi & Anggaran Divisi Satuan Pengawasan Divisi SDM Divisi Teknologi Informasi Divisi Oil & Gas
Karir Pegawai
Unit Organisasi
Pegawai
Subyek Data
D D D
D
D
D
D
D
D D D D D
D
D D
D D D D D
D D
D D
D
D
117
Divisi Pemasaran Perbankan Divisi Klaim Divisi Reasuransi Divisi Perencanaan & Pengendalian Mutu
Absensi Pegawai
Gaji Pegawai
Prestasi Pegawai
Karir Pegawai
Unit Organisasi
Pegawai
Subyek Data
D
D
D
D
3.3.3.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi Tabel matriks di bawah ini menggambarkan hubungan antara fungsi binis yang berjalan di PT. Asuransi Jasindo dan unit organisasi yang bertanggungjawab untuk menanganinya.
118
Tabel 3.5 Matriks Unit Organisasi vs Fungsi Bisnis
PHK
Promosi Pegawai
Penggajian & Pajak Pegawai
Absen,Izin, Cuti Pegawai
Direktur Utama
Mutasi Pegawai
Unit Organisasi
Penerimaan Pegawai Baru
Fungsi Bisnis
D E
D E
D E
D E
D E
D E
Direktur Operasi Ritel Direktur Pemasaran Korporasi Direktur Teknik & Luar Negeri Direktur Keuangan Sekretaris Perusahaan Divisi Kendaraan Bermotor Divisi Pemasaran Korporasi Divisi Underwriting Non Marinal Divisi Pendanaan & Investasi Divisi Non Kendaraan Bermotor Divisi Asuransi Keuangan Divisi Underwriting Marine Divisi Akuntansi & Anggaran Divisi Satuan Pengawasan
D E
I
I I
I
I
I
I
I
119
D
Promosi Pegawai
Penggajian & Pajak Pegawai
Absen,Izin, Cuti Pegawai
Divisi Teknologi Informasi Divisi Oil & Gas Divisi Pemasaran Perbankan Divisi Klaim Divisi Reasuransi Divisi Perencanaan & Pengendalian Mutu
PHK
Divisi SDM
Mutasi Pegawai
Unit Organisasi
Penerimaan Pegawai Baru
Fungsi Bisnis
D I T A
D I T A
D I T A
D I T A
D I T A
D I T A
I
I
I
I
I
I
(Direct Management Responsibility)
: menunjukkan unit
organisasi yang bertanggungjawab secara langsung atas fungsi bisnis yang dijalankan. E
(Executive or Policy Making Authority)
: menunjukkan unit
organisasi yang mempunyai wewenang dalam menentukan kebijaksanaan terhadap fungsi bisnis yang dijalankan. I
(Involved in the Function) organisasi yang
menjalankan fungsi
: menunjukkan unit bisnis namun tidak
bertanggungjawab secara langsung dan tidak memiliki wewenang atas fungsi bisnis tersebut.
120
T
(Technical Expertise)
: menunjukkan unit
organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam menjalankan fungsi bisnis. A
(Actual Execution of the Work)
: menunjukkan unit
organisasi yang secara langsung menjalankan fungsi bisnis.
3.3.3.4 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data Tabel matriks berikut ini menunjukkan hubungan antara fungsi bisnis yang berjalan pada PT. Asuransi Jasindo dan subyek data yang terlibat di dalamnya.
121
Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data
Promosi Pegawai
Penggajian Pegawai
dan
Pajak
Absensi,Izin,Cuti Pegawai
C
(Create)
Absensi Pegawai
PHK
Gaji Pegawai
Mutasi Pegawai
Prestasi Pegawai
Penerimaan Pegawai Baru
Karir Pegawai
Unit Organisasi
Pegawai
Subyek Data
C R U C R U D R U C R U C R U C R U
C R U C R U D R U C R U C R U C R U
C R U C R U D R U C R U C R U C R U
C R U C R U D R U C R U C R U C R U
C R U C R U D R U C R U C R U C R U
: menunjukkan subyek data yang dihasilkan dalam
menjalankan fungsi bisnis. D
(Delete)
: menunjukkan subyek data yang dihapus dalam
menjalankan fungsi bisnis. R
(Read)
: menunjukkan subyek data yang dibaca dalam
menjalankan fungsi bisnis.
122
U
(Update)
: menunjukkan subyek data yang diubah dalam
menjalankan fungsi bisnis.
3.3.4 Analisis Critical Success Factor a) Leadership (Kepemimpinan) Kinerja divisi SDM dengan para manajer untuk melihat pegawai di dalam perusahan sebagai aset utama perusahaan tersebut, yang dimana dibutuhkan investasi dan pengembangan sebagai kunci sukses di masa depan. b) Talents Biasanya tiap tahun PT. Asuransi Jasindo membutuhkan pegawai di tiap cabangnya. Divisi SDM mampu menyediakan calon pegawai yang berpotensi untuk bekerja di dalam perusahaan dengan baik serta memajukan perusahaan tersebut ke arah lebih baik lagi. c) High Performance Corporate Culture Pengalihan tanggung jawab dari tingkat manajer kepada pegawai secara individual agar mendukung pegawai bertindak secara individual secara maksimal tetapi tetap bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut. Divisi SDM juga harus mampu mendukung hubungan antara manajer dan pegawai. d) Strategic Planning Segala perencanaan di dalam perusahaan harus diorganisir agar tetap sesuai dengan bisnis utama dan Divisi SDM harus mengikuti apa yang telah didefinisikan oleh manajer perusahaan. Divisi SDM juga harus
Formatted: Indent: Left: 0 cm, Hanging: 2,5 cm
123
mampu menyebarkan pegawai ke seluruh cabang PT. Asuransi Jasindo secara merata.
3.3.5 Teknologi Informasi pada PT. Asuransi Jasindo 3.3.5.1 Perangkat Keras Perangkat keras yang digunakan pada PT. Asuransi Jasindo adalah: a) IBM iSeries Server 2464 Model 800 processor b) 2048MB RAM c) HD 30GB dan 17GB 10K RPM Disk Unit
3.3.5.2 Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan pada PT. Asuransi Jasindo adalah: a) Database IBM AS400 b) User interface COBOL
Tapi saat ini PT. Asuransi Jasindo sedang melakukan pergantian sistem database menjadi: a) Database SQL Server 2005 b) User interface VB.NET
Formatted: Left, Indent: Left: 1,27 cm, Line spacing: single, Tab stops: Not at 0,25 cm
124
3.4 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi Data dan informasi yang dibutuhkan oleh divisi SDM PT. Asuransi Jasindo adalah sebagai berikut: 1. Data Pegawai a. Mengetahui histori data pegawai pada PT. Asuransi Jasindo. b. Mengetahui histori jumlah pegawai, jumlah pensiun, jumlah promosi, dan jumlah mutasi pada PT. Asuransi Jasindo. c. Eksekutif dapat melihat laporan histori pegawai berdasarkan pangkat, jabatan, status karyawan, bidang, divisi, cabang, provinsi, dan negara. 2. Gaji a. Mengetahui histori gaji pegawai pada PT. Asuransi Jasindo. b. Mengetahui pengeluaran perusahaan melalui total gaji bersih pegawai PT. Asuransi Jasindo. c. Eksekutif dapat melihat laporan histori gaji berdasarkan jabatan, pangkat, status karyawan, cabang, dan provinsi. 3. Absensi a.
Mengetahui rekapitulasi absensi bulanan pegawai yang kemudian akan berpengaruh pada perhitungan gaji bulanan pegawai tersebut.
b.
Mengetahui histori absensi pegawai sehingga dapat melihat seberapa rajin pegawai tersebut masuk kerja yang kemudian bisa mempengaruhi prestasi, karier, dan promosi pegawai tersebut.
c.
Eksekutif dapat melihat laporan absensi berdasarkan cabang, divisi, provinsi, cuti, jenis cuti, izin, dan mangkir. Formatted: Left, Line spacing: single, Tab stops: Not at 0,75 cm + 2 cm + 3,5 cm
125
3.5 Masalah yang Dihadapi Masalah-masalah yang dihadapi oleh divisi SDM pada PT. Asuransi Jasindo adalah sebagai berikut: 1. Direksi merasa kesulitan untuk melihat laporan pegawai. Maksudnya, jika direksi meminta laporan pegawai kepada SDM, staf SDM harus meminta data dahulu, print, periksa data tersebut, lalu jika semuanya sudah benar baru diberikan kepada direksi. 2. Laporan penggajian dan pajak serta absensi selama ini masih dibuat secara manual oleh pihak SDM. Data yang dibutuhkan untuk diolah selama ini dikerjakan secara manual. Hal ini cenderung membuang-buang waktu dan tenaga. 3. Belum tersedianya informasi yang fleksibel dan terintegrasi untuk membantu pihak eksekutif dalam pengambilan keputusan.
3.6 Pemecahan Masalah Setelah melakukan analisis terhadap masalah yang dihadapi oleh divisi SDM pada PT. Asuransi Jasindo, pemecahan masalah yang diusulkan adalah dengan membuat perancangan data warehouse sebagai berikut: 1. Data warehouse dibuat dengan menggunakan data warehouse terpusat. 2. Membuat aplikasi Business Intelligence dan VB.Net yang dapat membantu pimpinan dalam melakukan analisis terhadap data pegawai pada PT. Asuransi Jasindo.
