BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN DAN USULAN
3.1 Tentang PT asuransi jiwa Central Asia Raya Tahap awal yang dilakukan agar bisa menghasilkan sistem yang baik adalah dengan mempelajari dan menganalisa sistem yang sedang berjalan di PT A.J. Central Asia Raya, yaitu dengan meneliti hal-hal berhubungan dengan proses asuransi jiwa. 3.1.1. Sejarah Perkembangan PT Asuransi Jiwa Central Asia Raya. PT A.J. Central Asia Raya didirikan pada tanggal 30 April 1975 berdasarkan Akta Notaris Ridwan Suselo no. 357, 30 April 1975 dengan modal Rp. 500 juta. Sejak semula, seluruh pemegang saham, komisaris dan direksi telah sepakat untuk menjadikan PT. A.J. Central Asia Raya sebagai salah satu perusahaan asuransi jiwa yang terkemuka di Indonesia. Hal ini telah dibuktikan oleh perseroan dengan memiliki kekayaan lebih dari Rp. 1,620 triliun, solvabilitas atau risk based capital lebih dari 120 % serta satu-satunya perusahaan asuransi jiwa yang berhasil meraih predikat “sangat bagus” selama 6 (enam) tahun berturut-turut (1999 s/d 2004) dari majalah InfoBank sehingga berhak atas anugerah Golden Award. Menjadi perusahaan asuransi jiwa terkemuka di Indonesia saat ini tidaklah mudah karena Pemerintah semakin serius membenahi institusi keuangan yang menghimpun dana masyarakat baik perbankan, sekuritas, maupun asuransi (jiwa dan umum). Banyak faktor yang dibutuhkan untuk menjadi yang terbaik seperti
28
29
dukungan pemegang saham, komitmen manajemen, kerja keras seluruh staf, permodalan, sumber daya manusia, teknologi informasi, luasnya distribusi pemasaran, produk-produk bermutu, dan layanan prima bagi nasabah. Dukungan pemegang saham sangat penting terutama dari segi permodalan dan ini dilakukan dengan menambah modal disetor dari Rp 2 miliar menjadi Rp 50 miliar dan modal sendiri menjadi lebih dari Rp 228 miliar pada tahun 2005. Hal ini sangat penting sekali, terutama untuk mengantisipasi cetak biru industri (arsitektur perasuransian Indonesia) yang sedang disusun oleh Departemen Keuangan Republik Indonesia. Komitmen manajemen (komisaris dan direksi) paling berperan dalam memberikan arah bagi perusahaan sehingga dapat berkembang dan bertambah maju sehingga menjadi salah satu perusahaan asuransi jiwa yang terkemuka dan terbaik di Indonesia. Komitmen teguh manajemen membuat perusahaan dapat tetap bertahan meski didera oleh krisis moneter dan krisis ekonomi pada tahun 1997 / 1998, bahkan malah bertumbuh secara signifikan dalam enam tahun terakhir.
3.1.2. Produk Asuransi Produk asuransi pada PT. AJ Central Asia Raya terbagi menjadi 5 (lima) katagori, yaitu : 1. Individu 2. Group 3. Bancassurance
30
4. Dana Pensiun 5. Syariah Pada katagori individu yang menjadi fokus penelitian ini, ada 12 (dua belas) jenis produk yaitu : 1. Beasiswa Ananda 2. Whole Life 3. CAR LegacWhole Life Eksekutif 4. Dana Carity 20 5. Unit Link 6. Eksekutif Rupiah 7. Eksekutif Dollar 8. Asuransi Tumpangan
Produk CAR Legacy adalah produk yang akan menjadi objek penelitian ini dengan membuat sistem dan dan layanan terhadap pelanggan mulai dari Registrasi, daftar menjadi member, klaim dan pembayaran klaim secara online melalui sebuah website yang terkoneksi dengan web resmi PT. AJ Central Asia Raya .
3.2 Analisis Masalah Mengidentifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang
31
diinginkan untuk dipecahkan. Langkah awal yang harus dilakukan pada tahap ini adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di PT. AJ Central Asia Raya masih terdapat masalah dalam sistem klaim asuransi yang nantinya dijadikan acuan atau landasan usulan perancangan system yang baru, permasalahan tersebut antara lain : 1. Pemaanfaatan teknologi informasi yang belum optimal, sehingga adanya eksistensi website resmi belum dapat menjadi suatu sarana atau alat yang dapat membantu manajemen dalam melakukan kebijakan-kebijakan penting perusahaan yang sangat dibutuhkan oleh karyawan ataupun customer. 2. Proses klaim asuransi yang masih dilayani secara manual mengakibatkan banyak permasalahan seperti keterlambatan pembayaran klaim yang merugikan member, keterlambatan laporan yang sangat dibutuhkan oleh level managemen.
3.2.1 Analisis Prosedur Sistem Yang Sedang Berjalan Di dalam analisis ini dijelaskan tentang tahapan-tahapan dan urutan yang menerangkan prosedur tentang proses klaim asuransi jiwa, prosedur yang sedang berjalan saat ini adalah : 1. Pelanggan melalui Telepon atau datang langsung ke kantor mengajukan klaim
32
2. Pihak PT AJ. Central Asia Raya akan mengecek keanggotaan dan dokumen pendukung lainnya. 3. Jika dokumen sudah lengkap maka klaim akan di proses. Pada asuransi CARLegacy, system yang diterapkan adalah sebagai berikut : 1. Pada saat usia Tertanggung 55 Tahun, Tertanggung akan mendapatkan 100% Uang Pertanggungan. 2. Pada saat usia Tertanggung 70 Tahun, Tertanggung akan mendapatkan 100% Uang Pertanggungan. 3. Pada saat usia Tertanggung 56 Tahun, Tertanggung akan mendapatlan 10% / 12,5% / 15% Uang Pertanggungan setiap tahun (tergantung plan yang diambil) sampai dengan usia tertanggung berusia 69 Tahun. 4. Jika Tertanggung Meninggal Dunia atau Menderita Cacat Tetap Total sebelum berusia 54 Tahun, maka akan dibayarkan 150% Uang Pertanggungan dan pada tahun polis berikutnya akan dibayarkan 10% / 12,5% / 15% Uang Pertanggungan setiap tahun (tergantung plan yang diambil), sampai dengan usia Tertanggung 54 Tahun. Manfaat Pasti lainnya tetap diberikan sesuai jadwal. 5. Jika Tertanggung Meninggal Dunia atau Menderita Cacat Tetap Total setelah berusia 54 Tahun dan sebelum 70 Tahun, maka akan dibayarkan 150% Uang Pertanggungan. Manfaat Pasti lainnya tetap diberikan sesuai jadwal.
33
3.2.3 Ilustrasi Carlegacy Sebagai ilustrasi dapat digambarkan pada tabel di bawah ini : Tabel 3.1 Ilustrasi Produk Asuransi Carlegacy Usia masuk
35 – 50 tahun
Uang pertanggungan
100 juta rupiah
Premi pertahun
Rp 7.649.609
Masa Pembayaran
5, 7, 10, 15, atau 20 tahun
Masa Pertanggungan
70 tahun
Berdasarkan ilustrasi tabel di atas maka disusun suatu analisis kebutuhan fungsional pengembangan sistem yang menjelaskan kebutuhan yang diperlukan agar sistem dapat berjalan dengan baik serta sesuai dengan kebutuhan proses klaim asuransi. Analisis yang dilakukan dengan menggunakan UML ( Unifield Modeling Language). Tahapan pemodelan dalam analisis tersebut.
3.2.4 Feasibility study Suatu proyek sebagai bahan pembelajaran dari IT kantor tersebut sehingga dapat memudahkan member,agen serta admin untuk mengerti program yang dibuat
3.2.5 Feasibility technical Kelayakan Teknis adalah ukuran kepraktisan solusi teknis tertentu atau ketersediaan sumber dan pakar teknis.
34
3.2.6 Feability ekonomi Kelayakan Ekonomis adalah ukuran efektivitas biaya sebuah proyek atau solusinya. Kelayakan Ekonomis didefinisikan sebagai Analisis Cost Benefit,serta bagai mana biaya dan keuntungan diperkirakan dan keuntungan dibandingkan untuk kelayakan ekonomis. 3.2.7
Analisis Kebutuhan Fungsional Pengembangan Sistem Analisis ini menggambarkan proses kegiatan yang akan diterapkan dalam
proses klaim asuransi jiwa dan menjelaskan kebutuhan yang diperlukan agar sistem dapat berjalan dengan baik serta sesuai dengan kebutuhan proses klaim asuransi jiwa. Analisis yang dilakukan dengan menggunakan UML (Unifield Modeling language). Tahapan pemodelan dalam analisis tersebut antara lain mengidentifikasi Actor, pembuatan Use Case Diagram, Use Case Scenario, Sequence Diagram, Activity Diagram. 3.2.7.1 Identifikasi Aktor Aktor-aktor yang terlibat pada sistem traking dokumen klaim asuransi ini ada 3 aktor yaitu Member, Agen, dan Admin. Tabel 3.2 Identifikasi Aktor Aktor Admin
Keterangan Mempunyai hak akses untuk tambah member, mengelola status klaim, mengelola status member, melihat laporan.
Agen
Mempunyai hak akses untuk tambah member dengan cara registrasi member
Member
Melihat informasi status klaim, melakukan klaim secara
35
online.
3.2.7.2 Wawancara 1. Aplikasi yang saya buat apa sangat membantu? Jawab : sangat membantu sebab selama ini pihak staff asuransi masih mengerjakan secara manual. 2. Aplikasi apa yang dibutuhkan perusahaan ini Jawab : aplikasih yg sangat mudah untuk membantu admin dan agen serta member 3. Saya melakukan riset dikantor ini buat studi skripsi saya apa bapak merasa keberatan atau tidak Jawab : tidak sama sekali sebab saya juga berfikir aplikasi yang anda buat buat kedepannya perusahaan ini juga 4. Untuk pengembangan sistem, kira kira apa saja yang bisa dilakukan sistem agar dapat membantu menyelesaikan pekerjaan di kantor bapak ? Jawab : untuk siatem yang anda buat itu sudah sangat membantu kami jadi kami tidak banyak menuntut anda untuk membuat sistem yang terlalu rumit karna sistem yang anda buat akan kami kembangkan pada pihak IT kami untuk membuat sistem yang seperti anda buat jadi kami mengambil sampel dari studi skripsi anda. Sistem ini sangat membantu dalam segi waktu dalam pekerjaan kami
36
3.2.7.3 Use Case Diagram Use case diagram adalah diagram yang menunjukkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Use Case mendeskripsikan hubungan yang terjadi antara aktor dengan aktivitas yang terdapat pada sistem. Dari identifikasi aktor yang terlibat di atas maka Use case Diagram untuk proses klaim asuransi dapat digambarkan pada gambar di bawah ini.
3.1 Use Case Diagram Klaim Asuransi Jiwa
3.2.7.4 Use Case Scenario Use Case Scenario bertujuan untuk mendeskripsikan urutan langkahlangkah dalam proses bisnis baik yang dilakukan aktor terhadap sistem maupun yang dilakukan oleh sistem terhadap aktor. Berdasarkan Use Case Diagram pada gambar di atas, ilustrasi skenario per Use case sebagai berikut :
37
a. Skenario Login Use Case Scenario proses login penguna dapat dijelaskan sebagai berikut : Tabel 3.3 Use Case Scenario Login Use Case
Login
Aktor
Member, Agen, Admin
Deskripsi
Pengguna harus melakukan login terlebih dahulu Scenario Utama Tampilan halaman depan web
Kondisi Awal
Sistem
Aktor
1) Menampilkan halaman depan web 2) Mengisi data login 3) Menekan tombol login 4) Proses Autentivikasi login 5) Menampilkam halaman depan web Skenario alternatif jika data tidak ditemukan 1) Menampilkan pesan data login salah dan menampilkan
halaman
kembali 2) Mengisi
data
login
kembali 3) Menekan tombol login 4) Proses Autentivikasi login
form
login
38
5) Menampilkan halaman depan Kondisi Akhir
Halaman Utama Web Ditampilkan
b. Scenario logout Use Case Scenario proses logout dapat dijelaskan sebagai berikut : Tabel 3.4 Use Case Scenario Logout Use Case
Logout
Aktor
Member, Agen, Admin
Deskripsi
Pengguna harus melakukan logout terlebih dahulu pada saat keluar sistem Scenario Utama
Kondisi Awal
Tampilan halaman depan web
Aktor
Sistem 1) Berada pada posisi login
2) Memilih logout Kondisi Akhir
Halaman Utama Web Ditampilkan
c. Skenario Tambah Data Member Use Case Scenario tambah data member dapat dijelaskan sebagai berikut : Tabel 3.5 Use Case Scenario Tambah Data Member Use Case
Mengelola Data Member
Aktor
Agen
Deskripsi
Agen melakukan proses tambah data member
39
Scenario Utama Kondisi Awal
Tampilan halaman form input member
Aktor
Sistem 1) Menampilkan
halaman
form
input
member 2) Melakukan penginputan atau penambahan data member 3) Pilih tombol simpan 4) Memproses penambahan data member 5) Menyimpan data member baru ke database Data di sistem sudah mengalami proses
Kondisi Akhir
penambahan data member
d. Skenario Melakukan Proses Klaim Asuransi Use Case Scenario melakukan proses klaim dapat dijelaskan sebagai berikut : Tabel 3.6 Use Case Scenario melakukan klaim Use Case
Melakukan Klaim
Aktor
Member
Deskripsi
Member mengajukjan klaim secara online
40
Scenario Utama Kondisi Awal
Tampilan halaman form klaim
Aktor
Sistem 1) Menampilkan halaman form klaim
2) Memasukkan
Data
Klaim 3) Pilih tombol simpan 4) Sistem memproses penambahan klaim 5) Menyimpan
penambahan
klaim
ke
database Data di sistem sudah tersimpan
Kondisi Akhir
e. Skenario Mengelola Status Klaim Use Case scenario mengelola status klaim sebagai berikut : Tabel 3.7 Use Case Scenario mengelola status klaim Use Case
Mengelola Status Klaim Asuransi
Aktor
Admin
Deskripsi
Admin melakukan proses mengubah status klaim Scenario Utama
Kondisi Awal Aktor
Tampilan halaman depan form data update klaim Sistem 1) Menampilkan halaman depan form data
41
update klaim 2) Melihat
klaim
yang
masuk 3) Mengecek kelengkapan dokumen klaim asuransi 4) Mengubah
keterangan
klaim 5) Sistem melakukan proses update Data di sistem sudah mengalami proses
Kondisi Akhir
update data klaim
f. Scenario Melihat Repot klaim Use Case scenario melihat report klaim sebagai berikut : Tabel 3.8 Use Case Scenario melihat report klaim Use Case
Melihat report klaim
Aktor
Admin
Deskripsi
Admin meliaht report klaim asuransi Scenario Utama
Kondisi Awal Aktor
Tampilan halaman report Sistem 1) Menampilkan halaman report
2) Melihat report Kondisi Akhir
Sistem dapat memperlihatkan report klaim
42
asuransi
g. Scenario Melihat Report Data Member Use Case Scenario Melihat Report member sebagai berikut : Tabel 3.9 Use Case Scenario melihat Report Member Use Case
Melihat report Member
Aktor
Admin
Deskripsi
Admin melihat report member Scenario Utama
Kondisi Awal
Tampilan halaman report
Aktor
Sistem 1) Menampilkan halaman report
2) Melihat report Sistem
Kondisi Akhir
dapat
memperlihatkan
member
h. Scenario Melihat report data polis asuransi Use Case Scenario melihat report polis asuransi sebagai berikut : Tabel 3.10 Use Case Melihat Report Data Polis Asuransi
Use Case
Melihat report Polis Asuransi
Aktor
Admin
Deskripsi
Admin meliaht report Polis Asuransi
report
43
Scenario Utama Kondisi Awal
Tampilan halaman report polis asuransi
Aktor
Sistem
1) Melihat Report Polis Asuransi 2) Menampilkan data polis asuransi Kondisi Akhir
Menampilkan data polis asuransi berhasil
3.2.7.5 Squence Diagram Sequence Diagram menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek. Sequence Diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Berikut Sequence Diagram yang dapat diambil dari penggambaran Skenario Use Case.
a. Squence Diagram Login Interaksi antar aktor dengan use case login dijelaskan dalam Sequence Diagram berikut :
44
Gambar 3.2 Diagram Sequence login b. Squence Tambah Data Member Proses mengelola data member yaitu dengan menambahkan data member, adapun sequence diagram dari menambahkan member sebagai berikut :
45
Gambar 3.3 Diagram Squence Tambah Data Member
c. Squence Melihat Report Member Proses melihat report member adapun sequence diagram dari melihat report member sebagai berikut :
46
Gambar 3.4 Diagram Squence Melihat Report Member
d. Sequence Menambah Agen Proses menambah data agen adapun sequence diagram dari menambah data agen sebagai berikut :
47
Gambar 3.5 Diagram Squence Menambah Agen
e.
Squence Diagram Melihat Report Klaim
48
Proses melihat report klaim asuransi adapun sequence diagram dari melihat report klaim sebagai berikut :
Gambar 3.6 Squence diagram melihat report klaim
f.
Squence Merubah Status Klaim
49
Proses melihat report klaim asuransi adapun sequence diagram dari melihat report klaim sebagai berikut :
Gambar 3.7 Squence diagram merubah status klaim 3.2.4.5 Activity Diagram
50
Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis dari urutan aktivitas dalam suatu proses yang mengacu pada use case diagram yang ada. Berikut ini penjelasan dengan activity diagram untuk penjelasan dari masing-masing use case scenario.
a. Activity Diagram Klaim Asuransi
Proses activity diagram klaim asuransi adapun activity diagram dari diagram klaim sebagai berikut : Member
PT. AJ Central Asia Raya
Gambar 3.8. Activity Diagram klaim asuransi yang sedang berjalan b. Activity Diagram Login
51
Proses activity diagram login asuransi adapun activity diagram dari diagram login sebagai berikut :
Gambar 3.9. Activity Diagram Login
c. Activity Diagram Tambah Member
52
Proses activity diagram Tambah Member asuransi adapun activity diagram dari diagram tambah member sebagai berikut :
Gambar 3.10. Activity Diagram Tambah Member
53
d. Activity Diagram Tambah Agen Proses activity diagram tambah agen asuransi adapun activity diagram dari diagram tambah agen sebagai berikut :
Gambar 3.11 Activity Diagram Tambah Agen
54
e. Activity Diagram Mengubah Status Klaim Proses activity diagram Mengubah Status Klaim asuransi adapun activity diagram dari diagram Mengubah Status Klaim sebagai berikut :
Gambar 3.12 Activity Diagram Mengubah Status Klaim
55
3.2.4.6. Class Diagram
Gambar 3.13 Class Diagram
