BAB 3 Analisis Sistem Berjalan
3.1 Sejarah Perusahaan PT. Pillar Utama Contrindo PT. Pillar Utama Contrindo adalah perushaaan swasta yang bergerak di bidang penyediaan alat-alat berat untuk lift dan eskalator. Perusahaan ini awalnya didirikan di Bandung pada tahun 1995. Pada awalnya PT. Pillar Utama Contrindo hanya menangani dalam lingkup maintenance untuk lift dan eskalator saja. Mulai dari tahun 1995 sampai tahun 1998 PT. Pillar Utama Contrindo menangani masalah penjualan hingga instalasi alat-alat berat lift dan eskalator dengan menggunakan brand dari Korea dan hanya untuk daerah Bandung saja. Dari tahun 1999, Pillar berkonsentrasi pada perawatan dan penjualan spare parts yang secara lansung di import. Dan project pertama PT. Pillar Utama Contrindo adalah Universal School Project - Jakarta. PT. Pillar Contrindo memiliki tiga cabang yang tersebar di masingmasing kotanya. Cabang-cabang tersebut meliputi daerah Jakarta, Bandung, dan Surabaya. PT. Pillar Utama Contrindo juga memiliki 100 orang karyawan tetap, dimana karyawan tersebut terdiri dari 30 orang karyawan untuk di Jakarta, 60 orang karyawan di Bandung, dan 10 orang untuk di Surabaya. Karyawan di Bandung di bagi di dua tempat, yaitu untuk di Jl. Hegar Sari II No. 10 untuk bagian marketing. Sedangkan di Padalarang untuk bagian gudang. Gudang PT. Pillar Utama Contrindo sendiri terletak di dua tempat, 75
76
yaitu di Jakarta dan di Padalarang, Jawa Barat. Dan gudang terbesar ada di Padalarang. Selama ini staff gudang selalu memberikan report berupa kartu stok ke kantor pusat, yaitu di Jakarta. Pada PT. Pillar Utama Contrindo, terdapat banyak produk berupa alat-alat berat, kira-kira terdapat 250 jenis barang. Adapun produk-produk yang disediakan oleh PT. Pillar Utama Contrindo yaitu : 1. Elevator PT. Pillar Utama Contrindo menyediakan elevator dengan merek sendiri yaitu: Pillar. Elevator yang dimiliki akan dirangkai sesuai pesanan dari proyek yang ditangani. Jenis-jenis elevator yang dimiliki oleh perusahaan ini seperti : a. Passenger Elevator b. Observation Elevator c. Hospital Elevator d. Home Elevator e. Car and Freight Elevator f. Dumb Waiter g. Floor Type
77
h. Window Type 2. Escalator Escalator yang dimiliki oleh PT. Pillar Utama Contrindo memiliki beberapa jenis seperti: a. Indoor Escalator b. Outdoor Escalator c. Escalated Moving Walk Setelah berdiri kurang lebih 14 tahun PT. Pillar Utama Contrindo sudah mempunyai customer baik dari dalam negeri hingga luar negeri. Hingga kini jumlah customer sendiri mencapai 881 customer, 550 untuk customer untuk lift, 14 customer untuk TRV, dan 317 untuk eskalator. Dan setiap customer yang telah melakukan pemasangan tetap di maintenance oleh PT. Pillar Utama Contrindo, dan jumlah customer yang saat ini masih di maintenance sebanyak 217 customer. Berikut ini adalah beberapa perusahaan yang menjadi customer PT. Pillar Utama Contrindo : Yogya Department Store, HERO, NISP Bank, Ultra Jaya Building, POS Indonesia, Bandung Indah Plaza, Imperium Plaza , Jasa Raharja Building, RS Fatmawati, Universal School Kemayoran, IKIP, Departemen Kesehatan RI, Paris Van Java, STIE Nusantara.
78
3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. Pillar Utama Contrindo adalah Quality First, Service First, Customer First (3F). Misi – misi perusahaan tersebut antara lain: •
Bisa menyambut dengan hangat setiap customer yang ingin berdiskusi mengenai kebutuhan seputar elevator (lift) da escalator.
•
Kami berusaha untuk selalu menyediakan setiap kebutuhan dari customer seputar elevator (lift) dan escalator.
•
Kepuasan customer adalah kepuasan kami juga.
3.3 Struktur Organisasi
Untuk mencapai tujuan perusahaan, diperlukan kerjasama antara
pemimpin dengan karyawan, dimana krja sama tersebut dapat diseduaikan dengan masing-masing osisi maupun jabatan masing-masing pihak.. Kerjasama yang baik antara masing-masing anggota perusahaan dapat tercapai jika memiliki struktur organisasi yang baik pula. Berikut ini merupakan struktur organisasi PT. Pillar Utama Contrindo dari tingkat atas sampai tingkat bawah :
79
Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.4 Wewenang dan Tanggung Jawab Adapun wewenang dan tanggung jawab pada PT. Pillar Utama Contrindo sebagai berikut : 1. Director Direktur selaku pimpinan dalam perusaaan sesuai dengan kedudukannya dan fungsi yang dimilikinya dalam perusahaan memegang kekuasaan dan wewenang tertinggi dalam memberikan motivasi dan mengarahkan para bawahan untuk dapat mencapai tujuan yang dikehendaki.
80
2. Vice Director Bertanggung jawab dalam pengawasan semua kegiatan dan membantu tugas direktur. 3. Project Manager Bertanggung jawab dalam melaksanakan proyek – proyek yang sedang dikerjakan. 4. Maintenance Mgr Tugas dari Maintenance yaitu memelihara dan merawat mesin – mesin yang dipakai dalam proses produksi. 5. Marketing Tugas dari Marketing adalah melakukan kegiatan promosi dan hal – hal untuk pemasaran dari PT. Pillar Utama Contrindo. 6. Fin & Admin Tugas bagian Admin : 1) Melaksanakan kegiatan surat – menyurat baik internal maupun eksternal perusahaan yang bersifat administrasi. 2) Mengelola dan menyimpan semua data yang berkaitan dengan pelaksanaan perkerjaan bidang administrasi, seperti data – data dan
81
dokumen – dokumen barang, data – data konsumen, data – data penerimaan barang, dan lain – lain. 3) Mencatat jadwal keberangkatan dan kedatangan barang 4) Menghitung besarnya biaya pengiriman atau pemuatan barang 5) Membuat tagihan – tagihan pengiriman barang pada konsumen. 6) Membuat manifest barang yang dimuat 7) Bertanggung jawab atas arsip – arsip kantor 8) Membeli barang – barang keperluan kantor. Tugas dari Finance : 1) Mengurusi pemasukan dan pengeluaran dana perusahaan secara keseluruhan. 2) Menyimpan dan memelihara surat dan dokumen yang berkaitan dengan keuangan. 3) Melakukan pengecekan hutang piutang yang dimiliki perusahaan. 4) Membuat laporan keuangan perusahaan secara menyeluruh untuk diserahkan kepada Direktur. 5) Memeriksa dan mengatur laporan keuangan yang berasal dari tiap-tiap cabang. Dibawah dari Finance dan admin tedapat beberapa bagian yaitu :
82
1. Accounting a) Menyiapkan perhitungan laba – rugi dan laporan akuntansi biaya dan penutupan setiap bulan. b) Menganalisis laporan dari Bagian Keuangan untuk menyiapkan pemasukan untuk perhitungan dokumen transaksi bisnis. c) Membuat, menyimpan, dan mengkoordinasikan pelaksanaan akuntansi dan prosedur pengawasan akuntansi. d) Menjelaskan kebijakan tagihan dan akuntansi kepada staf, vendor, dan klien. e) Menyelesaikan ketidaksesuaian akuntansi . 2. Purchasing Tugas purchasing adalah membuat PurchaseOrder (PO) untuk pembalian barang kepada supplier 3. Warehouse a. Mengawasi aktivitas – aktivitas keluar masuknya barang digudang b. Membuat laporan kepada bagian administrasi tentang barang – barang yang ada digudang. c. Mengeluarkan surat yang berisi besarnya jumlah muatan setiap konsumen kepada bagian adminitrasi. d. Mengurus segala sesuatu yang berhubungan dengan penyimpanan barang – barang dalam gudang.
83
3.5
Analisis Proses Bisnis Yang Berjalan Pada Perusahaan 3.5.1 Observasi Sistem Berjalan Adapun prosedur - prosedur pengelolaan barang yang sedang berjalan pada PT. Pillar Utama Contirndo adalah sebagai berikut : 1. Prosedur Pengaduan Kerusakan Stok Barang dari gudang a. Jika ada kerusakan barang dibagian gudang , laporan akan diberikan kepada bagian maintenance dan purchasing. b. bagian technical akan melihat kerusakannya sejauh mana. c. jika barang masih bisa diperbaiki maka bagian maintenance memperbaikinya. d. Jika barang tidak bisa diperbaiki maka purchasing akan melakukan claim terhadap pihak supplier. 2. Prosedur Pengaduan Kerusakan Barang dari customer a. Jika ada kerusakan barang dari customer , maka customer akan mengajukan surat service ke bagian maintenance. b. bagian maintenance akan melihat kerusakannya sejauh mana. c. jika barang masih bisa diperbaiki maka bagian maintenance memperbaikinya. d. jika barang tidak bisa maka bagian maintenance akan memesan barang ke bagian gudang.
84
e. Setelah bagian gudang mengeluarkan barang, bagian maintenance melanjutkan perbaikan barang. 3. Prosedur Pengecekan Rutin Barang a.
Setiap 1 bulan 2 (kali) bagian maintenance melakukan pengecekan rutin ke customer.
b.
Bagian maintenance yang akan melakukan proses pengecekan rutin barang pada customer. Setelah proses selesai dilakukan, maintenance akan membuat surat pengecekan rutin (service rutin). Apabila didalam surat pengecekan rutin terdapat barang yang dinyatakan tidak layak pakai maka maintenance harus melakukan pengaduan kerusakan barang.
4. Prosedur Permintaan Barang a. Bagian maintenance akan memberikan surat permintaan barang pada bagian gudang . b. Setelah
menerima
surat
permintaan
barang,
bagian
gudang
mengeluarkan dan menyiapkan barang sesuai surat permintaan barang untuk dikirim kepada bagian maintenance. c. Setelah menerima barang, bagian maintenance akan melakukan proses perbaikan barang. d. Bagian gudang akan mengecek jumlah stok barang yang ada. Bila jumlah stok barang telah mencapai batas minimum barang maka bagian gudang akan mengajukan surat permintaan pembelian barang kepada bagian purchasing.
85
5. Prosedur Pengembalian Barang Rusak dari customer a. Bagian maintenance akan membuat surat pengembalian barang rusak untuk dikirim kepada bagian gudang beserta barang yang rusak. b. Setelah menerima barang rusak dan surat pengembalian barang, bagian gudang akan menyimpan barang rusak tersebut ke dalam gudang. 6. Permintaan Penambahan Barang a. Apabila persediaan barang digudang sudah melewati batas minimum, maka bagian gudang akan memberitahukan bagian purchasing untuk pembelian barang. b. Purchasing akan mengkonfirmasi ke supplier. Bila barang tersebut sudah
berupa
barang
jadi
maka
supplier
akan
langsung
mengirimkannya ke bagian gudang, dan jika permintaan barang berupa barang yang harus di olah atau rakitan terlebih dahulu maka supplier akan memproduksinya lalu mengirimkannya ke bagian gudang. c. Bagian gudang akan mengkonfiramsikan kebagian purchasing bahwa telah terjadi penambahaan barang. Selanjutnya bagian purchasing akan melakukan pembayaran kepada supplier. 3.5.2 Bagan Alir Dokumen Sistem yang Berjalan Bagan aliran dokumen sistem yang sedang berjalan pada PT. Pillar Utama Contrindo akan digambarkan pada diagram alir dokumen dibawah ini.
86
3.5.2.1 Diagram Alir Dokumen (DAD) 3.5.2.1.1
Diagram
Alir
Dokumen
Prosedur
Pengaduan
Kerusakan Stok Barang dari gudang
Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pengaduan Kerusakan Stok Barang dari gudang Pada Gambar 3.2 di atas, digambarkan prosedur Pengaduan Kerusakan Stock Barang dari Gudang ke bagian ke bagian maintenance. Prosedur yang terjadi adalah sebagai berikut: Jika ada kerusakan barang dibagian gudang, karyawan dari bagian gudang akan membuat surat pengaduan stock barang rusak. Surat pengaduan tersebut akan diberikan kepada bagian maintenance sehingga karyawan bagian maintenance dapat memeriksa garansi barang tersebut. Apabila barang masih memiliki masa garansi, maka barang tersebut akan diajukan pada pihak purchasing, sehingga
87
karyawan purchasing dapat membuat
surat laporan klaim ke pihak supplier.
Supplier yang mendapat laporan klaim akan mengeluarkan barang baru atau memperbaiki barang yang rusak sesuai dengan masa garansi yang diperoleh tiap barang. Apabila barang telah selesai diperbaiki, atau diganti dengan barang baru, maka pihak supplier akan mengirimkan barang ke bagian Gudang dengan kondisi yang baru. Sedangkan apabila barang tersebut telah habis masa garansinya, maka karyawan maintenance akan memperbaiki kerusakan tersebut. 3.5.2.1.2
Diagram
Alir
Dokumen
Prosedur
Pengaduan
Kerusakan Barang dari Customer
Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pengaduan Kerusakan Barang dari Customer
88
Pada gambar 3.3 di atas, digambarkan prosedur pengaduan kerusakan barang dari customer, sebagai berikut: Apabila setelah proses instalasi yang dilakukan oleh bagian maintenance, dan ternyata ditemukan adanya kerusakan, maka pihak customer akan mengajukan service ke PT. Pillar Utama Contrindo, khusunya ke bagian maintenance sehingga dapat dilakukan service. Setelah pihak maintenance mendapat surat permintaan service, karyawan maintenance akan memeriksa kondisi barang yang diadukan, apabila barang yang terima dapat langsung diperbaiki oleh karyawan maintenance, maka barang tersebut dapat dikembalikan ke pihak customer. Apabila ternyata barang yang tidak dapat di perbaiki maka proses akan dilanjutkan ke proses Permintaan Barang (Permintaan Sparepart dari karyawan bagian maintenance ke karyawan bagian Gudang). Setelah barang didapat dari Gudang, karyawan bagian maintenance melakukan pemasangan terhadap barang yang harus diperbaiki setelah barang diperbaiki, maka proses Pengaduan Kerusakan dari customer selesai.
89
3.5.2.1.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pengecekan Barang
Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pengecekan Rutin Barang Pada gambar 3.4 diatas, digambarkan mengenai Prosedur Pengecekan Rutin yang dilakukan oleh karyawan bagian Maintenance terhadap Customer. Prosedur Pengecekan Rutin adalah sebagai berikut : Karyawan bagian Maintenance akan pengecekan rutin pada customer setelah Maintenance melakukan Pengecekan Rutin Maintenance akan membuat Surat Pengecekan Rutin, setelah melakukan Pengecekan Rutin akan diperiksa apakah barang yang ada pada Customer tersebut
90
mengalami kerusakan atau tidak. Jika ya, maka Customer akan melakukan Pengaduan Kerusakan, jika tidak maka proses Pengecekan Rutin selesai. 3.5.2.1.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Permintaan Barang
Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Permintaan Barang Pada gambar 3.5 diatas, digambarkan mengenai Prosedur Permintaan Barang yang dilakukan oleh karyawan bagian maintenance terhadap karyawan bagian gudang. Prosedur Permintaan Barang adalah sebagai berikut : Karyawan bagian maintenance memberikan Surat Permintaan Barang ke bagian gudang, setelah itu gudang akan memeriksa apakah stok barang yang tersedia di gudang sudah mencapai batas minimum, jika ya maka
91
karyawan bagian gudang akan memesan barang ke karyawan bagian purchasing. Jika tidak maka gudang akan menyiapkan dan mengirim barang ke karyawan bagian maintenance. Setelah karyawan bagian maintenance menerima barang, selanjutnya karyawan bagian maintenance akan melakukan perbaikan barang terhadap customer. Setelah barang selesai diperbaiki maka proses Permintaan Barang selesai. 3.5.2.1.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Permintaan Pembelian Barang Baru
Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Prosedur Permintaan Pembelian Barang Baru
92
Pada gambar 3.6 diatas, digambarkan mengenai Prosedur Permintaan Pembelian Barang Baru yang dilakukan oleh karyawan bagian gudang terhadap karyawan bagian purchasing. Prosedur Permintaan Pembelian Barang Baru adalah sebagai berikut : Karyawan bagian gudang membuat Purchase Requesition ke karyawan bagian purchasing. Setelah itu bagian purchasing akan membuat Surat Permintaan Pembelian Barang Baru ke Supplier. Lalu supplier akan menyiapkan barang dan mengirim barang sesuai permintaan ke gudang dan karyawan bagian gudang melakukan register penambahan barang baru. 3.5.2.2 Diagram Context Berikut diagram context dari sistem yang berjalan :
Gambar 3.7 Diagram Context Sistem Informasi Inventory pada PT. Pillar Utama Contrindo
93
3.5.2.3 Diagram Nol Berikut Diagram Nol dari sistem yang berjalan :
Gambar 3.8 Diagram Nol PT. Pillar Utama Contrindo
94
3.5.3 Hasil Wawancara Wawancara yang dilakukan, bertujuan untuk memperoleh informasi yang lebih lengkap lagi dari pihak PT. Pillar Utama Contrindo. Hal ini penting sekali dilakukan mengingat pentingnya mengetahui semua informasi, data-data dan proses bisnis yang berkaitan langsung dengan sistem yang akan dibuat. Wawancara dilakukan dalam proses penelitian ini. Dalam wawancara tersebut diberikan gambaran secara umum mengenai pengelolaan barang di mana segala sesuatunya masih dilakukan dengan cara manual. Hasil wawancara yang ada sangat membantu proses pembuatan sistem yang ada. Dengan hasil
wawancara yang
didapatkan, dapat didefinisikan kebutuhan apa saja yang harus dipenuhi dari PT. Pillar Utama Contrindo melalui sistem yang akan dibuat. Hasil wawancara dapat dilihat pada Lampiran. 3.6 Permasalahan Yang Dihadapi Berdasarkan analisis sistem di atas, maka ditemukan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. Pillar Utama Contrindo. Secara umum masalah yang dihadapi adalah belum adanya sistem yang terkomputerisasi dalam persediaan barang. Secara spesifik masalah yang dihadapi oleh PT. Pillar Utama Contrindo adalah:
95
1. Tidak menggunakan sistem basis data sebagai media penyimpanan data yang bertujuan untuk membantu mempemudah pencarian data. 2. Masalah selanjutnya adalah kesulitan dalam
mengelompokan data,
sehingga perusahaan merasa kesulitan dalam mengelolah keluar masuknya barang. 3. Perusahaan
mengeluhkan
sistem
yang
berjalan
saat
ini
masih
menggunakan cara manual yaitu stock card, sering mengalami keterlambatan dalam memperoleh data atau tingkat pengaksesan terhadap data rendah dan report data yang dikeluarkan hanya satu bulan sekali membuat cabang perusahaan yang berada di tempat yang berbeda merasa kesulitan untuk mengetahui jumlah stock barang di gudang. Hal ini tentu saja menghambat produktivitas kerja karyawan. 4. Sistem yang berjalan saat ini juga dirasa kurang aman, karena penyimpanan data yang masih manual (berupa kertas) sering terjadi kehilangan data. Sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa perusahaan merasa bahwa data yang dimiliki selama ini kurang aman dan tidak terintegrasi dengan baik. 5. PT. Pillar Utama Contrindo sendiri merupakan perusahaan kontraktor untuk lift dan eskalator yang menyediakan sekitar 300 jenis barang. Hal tersebut menjadi hal sulit bagi perusahaan untuk mengolah data dan sering terjadi redudansi atau perulangan data yang sama, baik dalam nama barang, jenis barang, maupun jumlah barang yang tersedia di gudang. Dan tentunya hal ini sangat merugikan bagi perusahaan. Dan karyawan bagian
96
gudang pun harus melakukan pengecekan jumlah barang sampai berkalikali, hal tersebut dirasakan kurang efisien dan efektif untuk sistematis kerja bagi perusahaan. 6. Sistem yang manual membuat data yang disajikan tidak konsisten karena waktu update stock barang yang lama tidak sejalan dengan perubahan stock barang yang lebih cepat. 7. Data0data yang dimiliki masih belum dikelompokan dengan baik, seginnga dapat menyebabkan redudancy atau perulangan data ketika melakukan update status barang.
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang telah dijabarkan di atas, maka penulis mengusulkan pemecahan masalah sebagai berikut: 1. Merancang suatu sistem basis data yang berguna sebagai media penyimpanan data sehingga mempermudah bagian gudang untuk menginformasikan barang yang terdapat di gudang kepada bagian-bagian yang membutuhkan. Selain itu kerahasiaan data akan lebih terjaga karna data-data yang tersimoan dalam database, dilengkapi dengan security dan hak akses yang tentu saja hanya diberikan oleh pihak-pihak yang berwenang. 2. Merancang suatu sistem yang dapat dengan mudah membantu pandataan barang-barang yang dipakai pada proyek , dan life time setiap barang,
97
sehingga pihak maintenance dapat dengan mudah melakukan pengecekan terhadap barang-barang tersebut. Sistem yang dirancanga akan mampu memberikan kebutuhna data secara cepat, dan kapan saja, oleh karena itu penulis menggunakan web-based. Dengan web-based maka semua informasi maupun perubahan data yang terjadi dapat di akses secara langsung, dan dapat dengan mudah melihat perubahan-perubahan data yang terjadi, tanpa harus menunggu untuk jangka waktu yang lama. 3.8 Analisis Kebutuhan Informasi Terdapat dua metode untuk menganalisis kebutuhan informasi, yaitu Centralized Approach dan Integration Approach. Dalam kasus ini, penulis menggunakan metode centralized approach. Metode centralized approach mengumpulkan setiap kebutuhan user view, lalu menggabungkannya menjadi satu set kebutuhan untuk aplikasi basis data baru. Dalam menganalisis basis data terdapat 2 (dua) hal yang perlu diperhatikan secara seksama, antara lain: 1. Tujuan pembuatan basis data Tujuan dari pembuatan basis data pengelolaan barang pada PT. Pillar Utama Contrindo adalah sebagai berikut: •
Untuk memelihara data yang ada maupun yang baru di-input.
98
•
Untuk mengetahui informasi kondisi dan status keberadaan barang.
•
Untuk mengetahui jumlah barang yang pernah diadukan
•
Untuk memberikan peringatan dini apabila persediaan barang di gudang sudah mencapai batas minimum yang diperbolehkan.
2. Fasilitas yang didukung basis data Fasilitas yang didukung dari pembuatan basis data pengelolaan barang pada PT. Pillar Utama Contrindo adalah sebagai berikut: •
Pencarian dokumen barang
•
Pengaduan kerusakan barang dari gudang
•
Pengaduan kerusakaan barang dari customer
•
Pengecekan rutin barang
•
Permintaan barang
•
Perbaharui(Update) jumlah barang yang ada di gudang
•
Perubahan (edit) account karyawan
•
Permintaan pembelian barang
Berikut merupakan hasil analisis kebutuhan informasi di PT. Pillar Utama Contrindo dengan deskripsinya, antara lain: 1. Pengaduan kerusakan barang dari gudang Memberikan informasi mengenai kerusakan barang di bagian gudang. laporan akan diberikan kepada bagian maintenance. Bagian maintenance
99
akan melihat kerusakannya sejauh mana , apakah masih bisa diperbaiki atau tidak, jika tidak dapat diperbaiki maka bagian gudang akan membuat permintaan pembelian kepada pihak purchasing. 2. Pengaduan kerusakan barang dari customer Memberikan informasi mengenai kerusakan barang dari customer. laporan akan diberikan kepada bagian maintenance. Bagian maintenance akan melihat kerusakannya sejauh mana , apakah barang masih termasuk free maintenance atau tidak. Apabila barang masih dalam free maintenance maka cutomer tidak perlu mengeluarkan biaya. Jika barang diluar free maintenance maka terdapat kontrak service. Apabila ada barang yang harus diganti dengn barang yang baru maka pihak maintenance akan mengeluarkan surat permintaan barang ke bagian gudang. 3. Pengecekan rutin barang Memberikan informasi mengenai proses pengecekan barang di cutomer, dan proses ini berlangsung selama 1 bulan sebanyak 2 (kali) pengecekan yang dilakukan oleh bagian maintenence. 4. Permintaan barang Memberikan informasi mengenai permintaan dan pengeluaran barang yang dilakukan oleh bagian maintenance ke karyawan bagian gudang. Proses permintaan ini dilakukan apabila pengaduan disetujui. 5. Pengaduan Gudang
100
Memberikan informasi mengenai permintaan penambahan barang yang jumlahnya melewati batas minimum. Permintaan barang dilakukan oleh bagian gudang ke bagian purchasing. 6. Pengaduan Stock rusak Memberikan informasi mengenai pengaduan stock barang yang rusak kepada pihak meintenace sehingga dapat diperbaiki. 7. Konfigurasi Memberikan informasi mengenai barang konfigurasi atau perbaikan barang yang dilakukan pihak maintenance, sesuai pengaduan yang dilakukan oleh customer maupun bagian gudang apabila terjadi kerusaka barang. Berikut adalah tabel Data Requirement : Tabel Kebutuhan
Deskripsi Data
Informasi User
Data tentang karyawan – karyawan yang dapat mengakses sistem yang akan dibuat
Karyawan
Data karyawan yang bekerja di PT. Pillar Utama Contrindo
Bagian Karyawan
Data bagian – bagian karyawan yang bekerja di PT.
101
Tabel Kebutuhan
Deskripsi Data
Informasi Pillar Utama Contrindo. Misalnya bagian marketing, gudang, maintenance, dll. Customer
Data customer yang menjadi klien dari PT. Pillar Utama Contrindo, data kapan pertama kali melakukan instalasi, data pengecekan rutin yang pernah dilakukan, data service yang pernah dilakukan
Barang
Data tentang barang – barang yang ada di PT. Pillar Utama Contrindo
JenisBarang
Data tentang jenis – jenis barang yang ada di PT. Pillar Utama Contrindo
Merk Barang
Data tentang merk – merk barang yang ada di PT. Pillar Utama Contrindo
Barang Rusak
Data tentang barang – barang rusak yang ada di PT. Pillar Utama Contrindo
Branch
Data cabang – cabang PT. Pillar Utama Contrindo yang tersebar di Indonesia
102
Tabel Kebutuhan
Deskripsi Data
Informasi Pengaduan Customer
Data customer dan data barang
Konfigurasi
Data barang yang di adukan sebagai barang rusak, data karyawan.
Pengaduan Stock Rusak Pengecekan rutin
Data barang rusak di gudang Data customer,data barang, data karyawan, dan data bagian karyawan
Permintaan
Data karyawan, data bagian karyawan, data barang, data gudang, dan data jenis barang
Permintaan Pembelian
Data karyawan, data bagian karyawan, data barang, data jenis barang.
Tabel 3.1 Entity Kebutuhan Informasi user PT. Pillar Utama Contrindo Selain Data Requirement ada pula Transaction Requirement yang berisikan tentang transaksi – transaksi kebutuhan informasi user. Berikut ini adalah penjelasan mengenai Transaction Requirement : Input data: •
Menambah data Karyawan
103
•
Menambah data Customer
•
Menambah data Barang
•
Manambah data MerkBarang
•
Menambah data JenisBarang
•
Menambah data BarangRusak
•
Menginput data Konfigurasi barang yang rusak
•
Menginput data PermintaanPembelian barang di bawah stock minimum
•
Menginput data PengaduanCustomer
•
Menginput data PengecekanRutin yang dilakukan pada setiap customer
•
Menginput data permintaan barang
•
Menginput data PengaduanStockRusak
Update/Delete data: •
Update/deleted detail data Karyawan
•
Update/deleted detail data Barang
•
Update/deleted detail data MerkBarang
•
Update/deleted detail data JenisBarang
104
•
Update/deleted datail data BarangRusak
•
Update/deleted detail data Customer
•
Deleted detail data PermintaanPembelian
•
Deleted detail data Konfigurasi
•
Deleted detail data PengaduanCustomer
•
Deleted detail data PengecekanRutin
•
Deleted detail data Permintaan
•
Deleted detail data PengaduanStockRusak
Data Query: a. Melihat data Karyawan b. Melihat data Barang c. Melihat data Bagian dari Karyawan d. Melihat Karyawan yang menjadi User e. Melihat Karyawan yang manangani Permintaan f. Melihat Karyawan yang melakukan Permintaan g. Melihat Karyawan yang melakukan PermintaanPembelian h. Melihat Karyawan yang manangani PengaduanCustomer
105
i. Melihat Karyawan yang melakukan PengecekanRutin j. Melihat Karyawan yang melakukan Konfigurasi k. Melihat Karyawan yang manangani PengaduanStockRusak l. Melihat Karyawan yang melakukan PengaduanStockRusak m. Melihat Customer yang melakukan PengaduanCustomer n. Melihat
Permintaan
yang
dilakukan
oleh
Karyawan
PengecekanRutin o. Melihat Permintaan yang dilakukan oleh Karyawan Konfigurasi p. Melihat Konfigurasi yang melibatkan customer tertentu q. Melihat
Konfigurasi
yang
dilakukan
oleh
Karyawan
PengaduanStockRusak r. Melihat MerkBarang dari Barang tertentu s. Melihat JenisBarang dari Barang tertentu t. Melihat BarangRusak dari Barang tertentu u. Melihat
Barang
yang
diminta
oleh
Karyawan
dalam
PermintaanPembelian v. Melihat BarangRusak yang dikonfigurasikan Karyawan dalam Konfigurasi
106
w. Melihat Barang yang diadukan sebagai BarangRusak oleh Karyawan PengaduanStockRusak x. Melihat
BarangRusak,
yang
dilakukan
oleh
karyawan
PengecekanRutin y. Melihat
Barang
yang
diadukan
oleh
Customer
dalam
PengaduanCustomer z. Melihat Barang yang di minta oleh Karyawan dalam Permintaan
