41 BAB 3 ANALIS A PROCUREMENT PT PILLAR UTAMA CONTRINDO
3.1 Riwayat Perusahaan PT. Pillar Utama Contrindo adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang Elevator dan Escalator. PT. Pillar Utama Contrindo berdiri sejak 19 Juli 1995 di Bandung. Sejak berdiri hingga Desember 1998 Pillar berfokus pada pengadaan dan pemasangan serta purna jual untuk Lift dan Escalator “Korean Brand” dan merupakan agent untuk wilayah Bandung, Jawa Barat. M ulai tahun 1999 PT. Pillar Utama Contrindo mengembangkan usaha dengan melayani jasa maintenance dan penjualan spare lift dan escalator berbagai merk dengan spare parts yang di impor langsung dari Korea. Seiring dengan pulihnya kondisi perekonomian di Tanah Air maka mulai tahun 2002, dan adanya peluang pasar maka PT. Pillar Utama Contrindo memproduksi Lift dengan merk Pillar, dan proyek Pillar pertama adalah Universal School Project di Kemayoran – Jakarta. Tahun 2003, Pillar memperkenalkan unit Escalator dan Travelator fully import dengan merk Pillar di Indonesia. Pillar Elevator dan Escalator dapat diterima dipasar Indonesia, ini terbukti dengan adanya jumlah penjualan yang semakin meningkat tiap tahunnya. Penjualan elevator dan escalator Pillar sampai dengan akhir tahun 2009 telah mencapai total 963 unit.
42 Selain melayani pengadaan dan pemasangan serta pelayanan purna jual, service & maintenance elevator, escalator dan travelator, Pillar juga melayani jasa modernisasi control system elevator semua merk elevator. Pillar merupakan perusahaan OEM (original equipment manufacturing) untuk elevator dan Escalator. Product elevator Pillar adalah merupakan produk yang di import dari China dalam bentuk komponen dengan kualitas premium. Adapun daftar vendor untuk komponen – komponen elevator Pillar adalah sebagai berikut : 1. M esin Elevator. a. Haisung, China b. Ningbo Shenling, China c. Yungtai, China d. Ningbo xinda, China 2. Control Panel : Steps Elevator, Shanghai 3. Guide Rail. : Beijing Shougang Savera, china 4. Cabin dan Pintu : Haining Hongsi, China. 5. Wire Rope : Bridon Tianjin, China 6. Elevator parts : Ningbo Shenling, Ningbo Xinda, China
Sedangkan komponen parts yang diproduksi Pillar di dalam negeri adalah : Bracket – bracket, Frame dudukan mesin, counter weight berikut framenya. Proyek - proyek yang telah dikerjakan oleh Pillar saat ini tersebar hampir di semua kota di Indonesia, mulai dari Aceh, hingga M akasar.
43 Sejak berdiri hingga saat ini kami terus mengembangkan baik kualitas produk maupun varian produk. Produk – produk elevator yang dapat kami supply meliputi : •
Passenger elevator
•
Service elevator
•
Hospital / Bed elevator
•
Car elevator
•
Freight elevator
•
Home elevator
•
Observation Elevator
•
Dumbwaiter.
Produk – produk elevator tersebut selain yang menggunakan ruang mesin, pillar juga siap melayani pengadaan dan pemasangan Machine roomless elevator (tanpa ruang mesin). Adapun jenis mesin penggerak elevator tersedia type Geared Traction Machine dan Gearless Traction Machine. Saat ini Pillar Elevator mempunyai 4 kantor diantaranya berlokasi di Jakarta, Bandung, Semarang dan Surabaya.
44 3.2 S truktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Kepengurusan
45 3.3 Tugas dan Wewenang Divisi pada PT Pillar Utama Contrindo
Di dalam Struktur organisasi PT Pillar Utama Contrindo, memiliki pembagian yang jelas mengenai tugas dan wewenang yang dimiliki di masing-masing divisi, yang bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan, dimana tugas dan wewenang dari masingmasing divisi antara lain adalah : 1. Vice Director a. Tugas : M enjalankan operasional perusahaan dan bertanggung jawab atas kemajuan atau kemunduran performa perusahaan, dan bertugas menyusun perencanaan strategis bagi perusahaan b. Wewenang : M engambil keputusan yang berhubungan dengan kebijakan-kebijakan perusahaan, serta berhak untuk menentukan rencana perusahaan, melalui program-program kerja. 2. Co Project a. Tugas : M enjalankan tugas mengelola project-project yang sedang ditangani oleh PT Pillar Utama Contrindo selaku contractor dalam bidang elevator, dan mengevaluasi kinerja karyawan yang bertugas dalam project. b. Wewenang : M enentukan project-project yang akan diambil oleh perusahaan selaku contractor , penentuan kebijakan-kebijakan dalam suatu project 3. Co M aintenance
46 a. Tugas : M emantau serta memimpin divisi jasa maintenance atau perawatan dari project-project yang telah diselesaikan, serta mengelola jalannya proses maintenance pada suatu project b. Wewenang : Bertanggung jawab terhadap berjalan nya proses maintenance,
dan
menentukan
kebijakan-kebijakan
yang
digunakan dalam proses maintenance. 4. M arketing a. Tugas : Berhubungan
dengan customer, dan
memberikan
informasi yang jelas tentang produk dan jasa yang ditawarkan oleh PT Pillar Utama Contrindo selaku contractor. b. Wewenang : M emberikan usulan serta menentukan strategi marketing bagi perusahaan dalam menawarkan jasa dan produk dari PT Pillar Utama Contrindo. 5. Finance a. Tugas : M enjalankan tugas M engelola keuangan perusahaan, dan menyusun rencana untuk menjaga keuangan perusahaan, dan bertanggung jawab
untuk
menganalisa
serta menentukan
keputusan-keputusan bagi perusahaan, yang berkaitan dengan masalah keuangan. b. Wewenang : Bertanggung jawab kepada Vice Director dalam hal keuangan
perusahaan
seperti
perusahaan. 6. Finance Keluar dan Finance M asuk
laporan-laporan
keuangan
47 a. Tugas : Bertugas pada level operasional perusahaan, seperti menerima pembayaran, menerima tagihan-tagihan perusahaan, membuat dokumen-dokumen yang menyangkut pembayaran, melakukan pembayaran berdasarkan persetujuan dari Finance dan penerimaan keuangan, seperti tanda terima tagihan, dan lain-lain b. Wewenang : M elakukan perhitungan-perhitungan keuangan perusahaan pada level operasional, dan mengelola kas kecil perusahaan 7. M anager M arketing/Sales a. Tugas : Bertugas untuk mengatur jalan nya proses penjualan produk-produk perusahaan, mengatur strategi promosi, dan target penjualan, dan menentukan keputusan strategi penjualan, serta bertanggung jawab langsung kepada direktur utama terhadap performa penjualan perusahaan. b. Wewenang : M enerima Laporan penjualan, dan mendapat informasi mengenai hasil riset pasar, hasil penjualan, dari staff, dan mengatur jalannya rule dari proses marketking, dan penjualan. 8. Staff Sales a. Tugas : M enerima dan melayani proses penjualan, seperti menerima pemesanan/order dan menjadi anggota layanan front office kepada konsumen. b. Wewenang : Bertanggung jawab kepada Manager Sales untuk memberikan informasi laporan penjualan kepada manager.
48 9. Staff M arketing a. Tugas : M empublikasikan dan melakukan pemasaran produkproduk dari produk PT Pillar Utama Contrindo kepada Konsumen, dimana staff marketing bekerja sama dengan staff sales untuk mendapatkan target penjualan. b. Wewenang : Bertanggung jawab terhadap berbagai kebijakan dan metode promosi dan pendekatan
kepada konsumen,
dan
bertanggung jawab terhadap isi, atau content dari promosi tersebut. 10. Kepala Procurement a. Tugas : Bertanggung jawab terhadap proses pengadaan atau di dalam nya proses pembelian barang kepada supplier, bertugas memberi izin atau approval dari setiap transaksi pembelian dan pemesanan barang kepada supplier, dimana divisi procurement bekerja sama dengan bagian keuangan untuk menyelesaikan proses bisnis dalam proses pengadaan atau procurement PT Pillar Utama Contrindo b. Wewenang : Bertanggung jawab kepada Direktur mengenai laporan pengadaan barang, serta mengevaluasi kinerja supplier yang menjadi rekanan PT Pillar Utama Contrindo 11. Staff Procurement a. Tugas : M enjalankan Proses bisnis atau operasional proses pengadaan, seperti mengirimkan penawaran kepada supplier,
49 mengevaluasi
penawaran
terbaik,
mengajukan
permintaan
pembelian, serta membuat Purchase Order ke supplier b. Wewenang : Bertanggung jawab di dalam transaksi pengadaan seperti membuat purchase Order, yang langsung bertanggung jawab kepada kepala procurement, dan membuat laporan-laporan dari level operasional 12. Staff Warehouse a. Tugas : M enerima Barang yang masuk ke dalam gudang, dengan membuat surat tanda terima barang, serta bertugas melakukan pengeluaran barang yang digunakan untuk mengambil barang untuk dikirimkan kepada konsumen, dengan membuat bukti keluar barang. b. Wewenang :
Bertanggung jawab
terhadap
proses yang
berhubungan dengan barang-barang yang actual dan nyata, berwenang membuat izin untuk mengeluarkan barang berdasarkan surat-surat pengantar seperti Surat jalan untuk menerima pengiriman, serta Sales Order untuk pengeluaran barang digudang. 13. Kepala HRD a. Tugas : M engevaluasi kinerja Karyawan, serta melakukan pelatihan-pelatihan bagi karyawan, untuk meningkatkan kualitas dari staff PT Pillar Utama Contrindo, dimana juga bertugas merekrut anggota baru bagi perusahaan.
50 b. Wewenang : M elatih, merekrut, dan mengevaluasi kelayakan karyawan berdasarkan kinerja, skill, serta disiplin dan berbagai penilaian
dari
karyawan
PT
Pillar
Utama
Contrindo
51 3.4 Sistem yang sedang berjalan
Gambar 3.2 Rich Picture yang sedang berjalan
52
Pertama Bagian Sales Sparepart akan memberikan Job Order / Purchase Requirement kepada Bagian Procurement yang berisi sparepart apa saja yang dipesan oleh Customer, Kemudian staff bagian Procurement akan mengirimkan Request kepada beberapa supplier berdasarkan pemesanan yang dilakukan oleh customer melalu email Beberapa supplier akan merespon Request dari bagian Procurement dengan mengirimkan Quotation melalui email. Bagian Procurement akan melakukan pemilihan quotation dari supplier lalu memutuskan akan melakukan pembelian dari supplier mana dengan membuat purchase order kepada supplier tersebut melalui email, yang sebelum nya diberikan kepada Kepala Procurement untuk mendapat persetujuan pembelian barang tersebut, apabila di approve maka purchase order dapat dikirim kepada supplier. Kemudian Supplier akan merespon Purchase Order yang diberikan bagian procurement dengan memberikan Sales Contract melalui email, lalu Bagian finance akan melakukan pembayaran DP (Down Payment), sebesar 20% dari Total pembelian yang dilakukan dengan melakukan transfer uang ke rekening Supplier. Setelah Pembayaran DP diterima supplier, supplier akan memberikan status pengiriman barang barang yang akan dikirimkan sudah siap dikirim kemudian Bagian finance akan melakukan sisa pelunasan untuk pembayaran purchase order yang telah dipesan kepada supplier
53 Setelah Supplier menerima pelunasan pembayaran purchase order, maka supplier akan menbuat packing list dan memberikan packing list dan barang ke pelabuhan di negara tempat supplier tersebut berada, kemudian Pelabuhan Setempat akan memberikan Bill of Leading kepada Supplier dan Barang akan dikirim ke pelabuhan di Jakarta Lalu, Supplier akan memberikan Bill Of Leading, Invoice dan Packing List kepada bagian procurement melalui email, ketika Barang telah sampai ke pelabuhan Jakarta, maka bagian pelabuhan Jakarta akan memberikan notice arrival kepada bagian Purchasing dan memberikan Delivery Order kepada M KL Bagian Purchasing akan memberikan Bill Of Leading kepada M KL untuk mengurus proses pembayaran pajak dan pengambilan barang di pelabuhan Jakarta, kemudian M KL akan memberikan PIB kepada bagian Purchasing Bagian Purchasing akan melakukan pembayaran Pajak dengan menyerahkan PIB dan sejumlah uang kepada Pihak Bank yang ditunjuk untuk sebagai tempat pembayaran pajak barang masuk, kemudian Bank akan memberikan bukti pembayaran kepada Bagian Finance Bagian Procurement akan memberikan bukti pembayaran kepada M KL, MKL akan memberikan bukti pembayaran kepada pihak Bea dan Cukai, lalu Bea dan Cukai akan memberikan bukti pengeluaran barang kepada M KL, lalu M KL akan melakukan pengambilan barang ke Pelabuhan di Jakarta dengan membawa Delivery Order dan Surat Pengeluaran Barang
54 Pelabuhan di Jakarta akan memberikan barang tersebut kepada pihak MKL, kemudian pihak MKL akan mengantarkan barang dan surat jalan kepada Bagian Warehouse dan Bagian Warehouse akan membuat Surat Barang M asuk
55 3.5 Form yang digunakan
Gambar 3.3 Form Job Order
56
Gambar 3.4 Purchase Order
57
Gambar 3.5 Bill of Lading
58
Gambar 3.6 Pemberitahuan Impor Barang
59
Gambar 3.7 Quotation
60
Gambar 3.8 Form Invoice
61 3.6 Framework PIECES
PIECES Framework Performance
Problem 1. Adanya faktor keterlambatan dalam pemberian dokumen dari satu bagian ke bagian lainnya 2. Beberapa staff melakukan kesalahan dalam pencatatan dokumen-dokumen dan form-form dalam proses pengadaan barang
Opportunity 1. M enerapkan standarisasi dalam pemrosesan suatu dokumen
Directive 2. Pada sistem eprocurement yang diusulkan, proses pemberian dokumen dari satu bagian ke bagian lainnya akan lebih cepat karena sistem eprocurement dapat melakukan pemrosesan lebih cepat dan sistem e-procurement dapat diakses dari mana saja melalui internet 3. Dengan Sistem eprocurement, pengisian formform dilakukan oleh supplier, dan data-data akan dapat digunakan kembali sehingga kesalahan karena pengisian formform dapat diminimalisasi.
Information
1. Bagian procurement kesulitan penentuan supplier yang tepat dalam proses pengadaan barang
1. M enetapkan standarisasi untuk proses pemilihan supplier
2. Pada sistem EProcurement yang diusulkan, Terdapat fitur untuk melihat kinerja supplier dalam bentuk pengambaran
62 2. Bagian Procurement kesulitan dalam pembuatan laporan pembelian
grafik untuk mempermudah penentuan supplier 3. Sistem eprocurement yang diusulkan mampu menghasilkan laporan pembelian
1. Beberapa Staff dan Head Of Procurement Kesulitan dalam melakukan tracking atau pemantauan proses pengadaan
1. Pada Sistem EProcurement yang diusulkan, terdapat fitur tracking untuk memantau proses pengadaan
Economics Control
Efficiency Service
3.7 Masalah yang dihadapi Setelah melakukan analisa dan penelitian terhadap sistem yang sedang berjalan saat ini, maka ditemukan masalah-masalah yang dihadapi oleh PT Pillar Contrindo, seperti : •
Kesulitan penentuan supplier yang tepat dalam proses pengadaan barang
•
Kesulitan dalam melakukan tracking atau pemantauan proses pengadaan
•
Kesalahan dalam pencatatan dokumen-dokumen dan form-form dalam proses pengadaan barang, contohnya dalam pengisian identitias supplier, no telp supplier, no rekening, sehingga menghambat proses pengadaan.
•
Faktor keterlambatan dalam pemberian dokumen dari satu bagian ke bagian lainnya sehingga menghambat proses pembelian.
63 •
Kesulitan dalam pembuatan laporan pembelian
3.8 Usulan pemecahan masalah Dari berbagai masalah yang timbul yang telah dianalisis, dan kebutuhan informasi yang sedang berjalan, maka diusulkan pemecahan masalah untuk mengatasi masalah yang ada pada PT Pillar Utama Contrindo yaitu : •
Sistem yang dibuat adalah sistem e-procurement atau proses pengadaan melalui internet
•
Pada Sistem e-procurement yang diusulkan, terdapat fitur untuk melihat kinerja supplier selama bekerja sama dengan perusahaan dalam bentuk pengambaran grafik dan memberikan informasi tentang penawaran harga yang diberikan oleh supplier untuk mempermudah penentuan supplier saat proses pengadaan barang
•
Pada Sistem E-Procurement yang diusulkan, terdapat fitur untuk melakukan tracking / pelacakkan untuk memantau proses pengadaan
•
Dengan Sistem e-procurement yang diusulkan, pengisian form-form dilakukan oleh supplier, dan data-data akan dapat digunakan kembali sehingga kesalahan karena pengisian form-form dapat diminimalisasi.
•
Pada sistem e-procurement yang diusulkan, proses pemberian dokumen dari satu bagian ke bagian lainnya akan lebih cepat karena sistem e-procurement dapat melakukan pemrosesan lebih cepat dan sistem e-procurement dapat diakses dari mana saja melalui internet
•
Sistem e-procurement yang diusulkan mampu menghasilkan laporan pembelian
