BAB 2 TINJAUAN TEORETIS
2.1 Tinjauan Teoretis 2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi sumber informasi yang kemudian diinformasikan kepada para pembuat keputusan. Sistem informasi akuntansi memproses berbagai transaksi keuangan atau non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. Sistem informasi akuntansi terdiri dari beberapa subsistem: (a) sistem pemrosesan transaksi yang mendukung operasi bisnis harian melalui berbagai dokumen serta pesan untuk para pengguna, (b) sistem buku besar/pelaporan keuangan, (c) sistem pelaporan manajemen yang menyediakan laporan keuangan kepada pihak manajemen yang bertujuan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan (Hall, 2007:10). Krismiaji (2006:6) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Purbawanti (2006:70) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu kumpulan dari sumber – sumber modal sebagai komponen dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengelola data transaksi 18
sehingga menghasilkan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan dan pengendalian kegiatan perusahaan. Daft (2006:385) menyatakan sistem informasi terdiri dari teknologi informasi, peraturan, kebijakan dan prosedur perusahaan yang membantu pencapaian sasaran yang ditentukan. Sistem teknologi informasi memiliki peran penting untuk meningkatkan efektivitasyang
dapat
dicapai dengan
sistem
informasi.
Sistem
informasi
menyediakan informasi bagi para pengguna di perusahaan untuk mendukung proses pengambilan keputusan dengan lebih efektif karena pengambilan keputusan didasarkan pada informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan (Panjaitan, 2007:3). Sedangkan Kusuma (2009:67)
menyatakan bahwa teknologi informasi
merupakan teknologi yang digunakan untuk mengelola data, memproses data, menysun data, menyimpan data dan memanipulasi data dengan berbagai cara dalam rangka menghasilkan informasi yang berkualitas. Informasi yang berkualitas merupakan informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis dan pemerintahan. Ardianti (2006:72) menyatakan bahwa penggunaan teknologi informasi dalam organisasi akan mengurangi berbagai biaya akibat adanya efisiensi bahwa keberadaan teknologi informasi membuat organisasi yang memilikinya akan memiliki keunggulan.
19
Efektif tidaknya informasi akuntansi yang disajikan sebagai dasar pembuatan keputusan ditentukan oleh kualitas penyajian. Ada beberapa indikator informasi akuntansi yang berkualitas yaitu sebagai berikut : a). Informasi yang disajikan harus relevan yaitu harus sesuai dengan masalah yang dihadapi b). Informasi yang disajikan harus akurat artinya memiliki akurasi yang tinggi dan bebas dari berbagai masalah dan kekeliruan c). Informasi yang disajikan harus tepat waktu karena jika terjadi keterlambatan penyajian maka tidak dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan yang baik (Idawati, 2009:253). Sistem merupakan sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem berfungsi menerima input (masukan), mengolah input dan menghasilkan output (keluaran). Input dan output berasal dari luar sistem atau dari lingkungan sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem akan berinteraksi dengan lingkungannya walaupun masing – masing sistem memiliki komponen karakteristik yang berbeda, namun masing – masing sistem memiliki komponen baku yang sama yaitu sebagai berikut : a). Input yang berfungsi untuk menerima masukan dai luar sistem b). Proses berfungsi untuk mengubah input menjadi output c). Output berfungsi untuk mengirimkan hasil olahan kepada pihak di luar sistem d). Kontrol berfungsi untuk mengendalikan hasil olahan kepada pihak di luar sistem dengan yang diharapkan. 20
Informasi merupakan data yang sudah diolah sehingga berguna dalam pembuatan keputusan. Jadi sistem informasi akuntansi merupakan sekumpulan perangkat sistem yang berfungsi untuk mencatat data transaksi, mengolah data dan menyajikan informasi akuntansi kepada pihak manajemen (Winarno, 2006:13-19). Suatu sistem yang mudah untuk dioperasikan belum tentu memiliki kegunaan bagi penggunanya, walaupun masih terdapat kecenderungan untuk menggunakan sistem tersebut di saat ini maupun di masa yang akan datang. Sistem didefinisikan sebagai suatu kumpulan dari beberapa komponen yang saling berhubungan satu sama lainnya serta bekerja sama untuk memenuhi suatu tujuan atau fungsi tertentu. Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi sesuatu yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini da n masa yang akan datang. Sistem inforamsi akuntansi adalah gabungan antara hardware dan software komputer, prosedur – prosedur, dokumentasi data, formulir dan orang yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan, mengelola dan mendistribusikan data dan informasi (Lina, 2007:450-451). Sistem informasi diadakan untuk menunjang aktivitas usaha di setiap tingkatan organisasi. Penggunaan sistem informasi mencakup sampai tingkat operasional untuk meningkatkan kualitas produk serta produktivitas operasi.
Diyakini bahwa
penggunaan sistem informasi akan meningkatkan kinerja individu atau organisasi (Handayani, 2007:76). Jadi berdasarkan pengertian yang ada dapat disimpulkan bahwa sistem informai akuntansi yang dapat diandalkan adalah sistem yang memiliki pengendalian memadai 21
sehingga informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan dalam pengambilan keputusan, dalam hal ini pengendalian merupakan elemen yang tidak dapat dipisahkan dari sistem informasi yang ada (Tarigan, 2006:90).
2.1.2 Biaya Operasional Secara umum dalam menjalankan kegiatan perusahaan membutuhkan biaya yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan operasi sehari – hari. Istilah biaya atau cost sering digunakan dengan arti yang berbeda – beda. Sehubungan dengan pengertian biaya (cost) maka terlebih dahulu perlu diketahui bahwa sangat sulit untuk memberikan pengertian yang tepat atas biaya yang dimaksud, sehingga biaya dapat digolongkan kedalam beberapa pengertian sesuai dengan tujuan penggunaan biaya tersebut. Dalam kegiatan operasional, perusahaan selalu berusaha untuk memperoleh hasil yang maksimal dari berbagai penggunaan sumber daya yang dimilikinya. Hal ini dapat dilakukan secara bersamaan dengan meminimalkan biaya yang sampai saat ini masih merupakan salah satu isu yang sangat strategis. Biaya dalam perusahaan merupakan sesuatu yang sangat penting dan menentukan keberhasilan operasi perusahaan, oleh karena itu keahlian dalam melakukan pengendalian
biaya
sangatlah
diperlukan
apabila perusahaan
menghendaki
memenangkan persaingan dimasa yang akan datang. Perusahaan yang gagal mengendalikan biaya, maka biaya operasional perusahaan akan menjadi membengkak dengan laju yang cepat dan akhirnya hanya kerugian yang diperoleh. Apabila perusahaan secara terus menerus menderita kerugia n, maka kehancuran akan 22
menimpa perusahaan tersebut. Berkembang tidaknya suatu perusahaan lebih tergantung pada manajer dalam perusahaan untuk mengelolanya. Sehingga kinerja manajer biasanya ditekankan pada kemampuan mengefisienkan biaya yang menjadi tanggungjawabnya. Hansen dan Mowen (2004:36) mendefinisikan biaya adalah nilai ekuivalen kas yang dikorbankan untuk mendapatkan barang atau jasa yang diharapkan member manfaat saat ini atau dimasa yang akan dating bagi organisasi atau perusahaan. Mulyadi (2008:57) mendefinisikan biaya adalah jumlah yang diukur dalam bentuk keuangan dari kas yang dikeluarkan atau kekayaan yang dipindahkan, saham yang dikeluarkan atau hutang yang dibentuk dalam hubungannya dengan barang atau jasa yang diperoleh. Selain itu, pengertian biaya secara luas mengandung lima unsur antara lain : 1) merupakan pengorbanan sumber ekonomi 2) diukur dengan satuan uang 3) yang telah terjadi dan yang akan terjadi 4) untuk tujuan tertentu 5) biaya dapat diartikan juga seperti beban, harga perolehan, harga pokok, nilai tukar dan pengorbanan. Dari pengertian biaya yang diberikan oleh para ahli, bahwa biaya merupakan suatu pengorbanan ekonomis yang harus dilakukan untuk memperoleh barang atau jasa. Hal ini membuktikan bahwa betapa pentingnya biaya yang dikeluarkan agar operasi perusahaan dapat berjalan dengan baik. 23
2.1.3 Dasar – Dasar Pengendalian Intern Biaya Ope rasional 1.
Pengertian serta Manfaat Sistem Pengendalian Inte rn Biaya Operasional Dalam organisasi dibutuhkan pengawasan karena semakin banyak orang yang
bekerja dalam suatu organisasi, maka semakin besar pula kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan. Untuk mencegah terjadinya kesalahan dan kecurangan serta menempatkan tanggung jawab atas pekerjaan yang harus dilakukan, maka perlu diciptakan suatu pengendalian (Bastian, 2007:54). Sedangkan menurut Anthony et al (2011:19) suatu organisasi perlu dikendalikan dengan dibuatnya perangkat – perangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategi organisasi dapat tercapai. Pengendalian merupakan proses mengawasi, membandingkan, dan mengkoreksi kinerja. Pengendalian intern merupakan perencanaan organisasi dan semua tindakan (measure) yang terkait yang diterapkan oleh entitas untuk mencapai tujuan untuk mengamankan aktiva, mendorong karyawan mengikuti kebijakan, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan pencatatan akuntansi yang akurat dan dapat diandalakan. Pengendalian intern mengidentifikasikan tindakan yang diamb il dalam suatu organisasi untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas dalam perusahaan tersebut. Banyak informasi yang dibutuhkan manajemen untuk mengendalikan keuangan dan operasi yang berasal dari sistem informasi akuntansi. Pengendalian memastikan kebijakan dan arah manajemen dijalankan dengan semestinya. Pengendalian intern merupakan suatu proses yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang rasional atas tercapainya tujuan. Pengendalian melibatkan penataan 24
tanggung jawab dalam perusahaan. setiap orang harus bertanggung jawab untuk setiap tugas. Tanggung jawab yang diberikan secara jelas sehingga memudahkan mengidentifikasi area yang bermasalah dan harus memiliki pemahaman cakupan tanggung jawab, sehingga dapat menjalankan tanggung jawab
yang telah
dipercayakan (Bodnar dan Hopwood, 2006:10-11). Menurut Mulyadi (2008:163) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran – ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data ak untansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Alim (2008:273) sistem pengendalian intern merupakan serangkaian kebijakan dan prosedur yang dapat menyediakan adanya jaminan yang memadai sehingga tujuan tercapai. Sedangkan menurut Messier et al (2006:250-251) pengendalian intern (internal control) adalah suatu proses yang dijalankan oleh manajemen dan personel entitas lainnya yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan untuk mencapai keandalan pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian intern atas penjagaan barang terhadap perolehan, penggunaan, dan pengeluaran yang tidak diotorisasi juga penting, dan bisa termasuk pengendalian yang berkaitan dengan tujuan pelaporan keuangan dan operasi.
25
Menurut Ikhsan (2009:148) pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran – ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan perusahaan dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Menurut Arens et al (2006:290) sistem pengendalian intern merupakan suatu sistem yang terdiri dari aturan – aturan dan prosedur yang didesain untuk melengkapi manajemen
dengan
jaminan
yang
pasti
sehingga
perusahaan
menerima
keobyektifitasan dan tujuan perusahaan. Terdapat 3 (tiga) hal yang dipandang secara garis besar dalam mendesain sebuah sistem pengendalian intern yang efektif yaitu : a). Keandalan laporan keuangan b). Efektifitas dan efisiensi operasi c). Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Menurut Garrison et al (2006:5) pengendalian intern meliputi aktivitas untuk memastikan bahwa perencananan telah dilaksanakan dan telah disesuaikan dengan kondisi dan lingkungan yang selalu berubah. Sedangkan menurut Robbind et al (2007:232) pengendalian intern merupakan proses memantau kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan telah diselesaikan seperti yang telah direncanakan dan merupakan proses mengkoreksi setiap penyimpangan yang berarti. Pengendalian yang efektif menjamin kegiatan – kegiatan diselesaikan dengan cara – cara yang membawa pada tercapainya sasaran perusahaan. Pembuatan dan pemeliharaan pengendalian intern adalah kewajiban manajemen yang paling utama. Aspek mendasar dari tanggung jawab penyediaan informasi
26
adalah untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa permasalahan telah dikendalikan dengan baik (Hall, 2007:180). Dari definisi pengendalian yang ada terdapat beberapa konsep dasar sebagai berikut : a). Sistem pengendalian Intern merupakan suatu proses pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu, bukan tujuan sendiri. b). Sistem pengendalian intern dijalankan oleh manusia pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh setiap orang dari jenjang organisasi. c). Sistem pengendalian intern diharapkan mampu memberikan jaminan yang pasti bukan jaminan yang absolute bagi manajemen dan dewan komisaris entitas karena adanya kelemahan – kelemahan bawaan yang melekat pada seluruh sistem pengendalian intern dan perlunya mempertimbangkan biaya dan manfaat yang bersangkutan dengan penetapan pengendalian tersebut. d). Sistem pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi. Berdasarkan definisi yang ada, bahwa sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, kebijakan dan prosedur yang terkoordinasi untuk menjamin tercapainya tujuan pokok manajemen yang berkaitan dengan : a). Menjaga kekayaan dan catatan organisasi b). Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c). Mendorong efisiensi 27
d). Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Menurut Arens et al (2006:290) menjelasakan tentang tujuan dari sistem pengendalian intern tersebut yaitu : a). Keandalan laporan keuangan (Reliability of financial reporting). Manajemen bertanggung jawab dalam menyiapkan pertanyaan – pertanyaan untuk para investor, kreditor, dan pengguna lainnya. Manajemen juga diharuskan mempunyai kedua pertanggungjawaban, legal, dan profesional untuk meyakinkan bahwa informasi yang diberikan adalah jujur dalam memenuhi persetujuan keperluan laporan. Keefektivan internal kontrol yang mengendalikan setiap laporan keuangan untuk memenuhi tanggung jawab laporan tersebut. b). Efektivitas dan efisiensi operasi (Efficiency and effectiveness of operations). Kontrol dengan sebuah perusahaan yang kuat, efisien dan efektif digunakan dalam sumber – sumbernya untuk mengoptimalkan tujuan peusahaan. Kenyataan yang sangat penting dalam kendali ini adalah keuangan yang akurat dan informasi laporan keuangan dalam membuat keputusan. c). Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku (Compliance with laws and regulation). Perusahaan diharuskan mengikuti hukum dan aturan – aturan yang lainnya secara erat dalam perhitungan seperti peraturan pajak masukan dan penggelapan. Tujuan pengendalian intern memberikan jaminan yang wajar bahwa : (1) aktiva dilindungi dan digunakan untuk mencapai tujuan usaha, (2) informasi bisnis akurat, (3) Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan persahaan, (4) laporan keuangan 28
yang dihasilkan perusahaan dapat dipercaya, (5) kegiatan perusahaan sejala n dengan hukum dan peraturan yang berlaku (Warren et al, 2006:236). Dari penjelasan diatas terdapat hubungan erat antara struktur organisasi, kebijakan dan prosedur dengan biaya operasional. Apabila dalam suatu organisasi atau perusahaan fungsi manajemennya berjalan dengan baik maka tujuan dari perusahaan akan mempunyai peluang besar terwujud. Dengan adanya manajemen yang tersusun baik, sasaran organisasi atau perusahaan akan tercapai. Pengendalian intern dapat mencegah kerugian atau pemborosan pengolahan sumber daya perusahaan. Menurut Mulyadi (2008:57) mendefinisikan biaya adalah jumlah yang diukur dalam bentuk keuangan dari kas yang dikeluarkan atau kekayaan yang dipindahkan, saham yang dikeluarkan atau hutang yang dibentuk dalam hubungannya dengan baran atau jasa yang diperoleh. Dalam kegiatan operasional perusahaan membutuhkan pembiayaan serta mengusahakan agar dapat mendapatkan keuntungan yang maksimal. Salah satu aspek yang berhubungan erat dengan hal diatas adalah menyangkut pe ndapata dan biaya operasi. Guna mempertahankan kesinambungan perusahaan, diperlukan suatu perencanaan yang matang dan pengendalian yang efektif dalam bentuk anggaran biaya operasi. Anggaran yang baik harus dapat menggambarkan perencanaan keuangan dari rencana kegiatan, berfungsi sebagai alat perencana, alat koordinasi, alat untuk memotivasi, dan sebagai alat pengendali, karena anggaran berpengaruh terhadap keberhasilan kegiatan suatu perusahaan. 29
2.
Uns ur – Unsur Pengendalian Inte rn Idawati (2009:290) menyatakan bahwa
pengendalian terdiri dari lima
komponen yang saling berkaitan sebagai berikut : a).
Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi
kesadaran pengendalian orang – orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian menyediakan arahan bagi organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian dari orang – orang yang ada di dalam organisasi tersebut. Lingkungan pengendalian menjadi dasar bagi komponen yang lain dan menyediakan disiplin serta struktur. Beberapa faktor yang berpengaruh didalam lingkungan pengendalian antara lain : 1. Integritas dan nilai etik Merupakan etika entitas yang dimiliki dan standar perilaku yang berlaku serta bagaimana mereka mengkomunikasikan dan mengaplikasikan dalam praktik. 2. Komitmen terhadap kompetensi Kompetensi merupakan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. 3. Gaya manajemen dan gaya operasi Pemahaman dan aspek – aspek tentang filosofi manajemen dan gaya operasi member auditor suatu pemahaman mengenai sikap pengendalian intern. 30
manajemen terhadap
4. Struktur organisasi Pemahaman struktur organisasi member gambaran agi auditor mengenai mnajemen dan elemen – elemen fungsional dari bisnis dan bagaimana pengendalian diimplementasikan. 5. Pemberian wewenang dan tanggung jawab Memberi pemahaman mengenai pengendalian dan cara – cara yang digunakan untuk pengendalian, perencanaan formal organisasi dan operasi, penugasan karyawan dan kebijakan yang dimiliki entitas. 6. Praktik dan kebijakan sumber daya manusia Sumber daya manusia merupakan aspek penting dalam pengendalian intern. Pengendalian intern yang dikembangkan entitas berusaha untuk mengatur, menjaga tindakan – tindakan yang dilakukan manusia dalam entitas. b). Penentuan Risiko Penaksiran risiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risisko harus dikelola. Penentuan risiko tujuan laporan keuangan adalah identifikasi organisasi, analisis, dan manajemen risiko yang berkaitan dengan pembuatan laporan keuangan yang disajikan sesuai dengan prinsip akuntansi. Manajemen risiko menganalisis hubungan risiko asersi spesifik laporan keuangan dengan aktivitas seperti pencatatan, pemrosesan, pengikhtisaran, dan pelaporan data – data keuangan.
31
Risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun ekstern yang dapat terjadi dan secara negatif mempengaruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan data keuangan. Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan sebagai berikut : (1) perubahan dalam lingkungan operasi, (2) personel baru, (3) sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki, (4) teknologi baru, (5) aktivitas baru, (6) standar akuntansi baru, (7) restrukturisasi korporasi. Semua entitas memiliki risiko tergantung dari ukuran, struktur, sifat, atau jenis dari perusahaan. Risiko tersebut dapat berupa risiko eksternal dan internal dan semua harus bisa dikendalikan. Perubahan ekonomi, industri, regulasi serta kondisi operasi memungkinkan timbulnya risiko berbeda yang harus segera dapat diatasi oleh manajemen. c).
Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian dan pertukaran informasi
dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab. Sistem informasi yang relevan dalam laporan keuangan yang meliputi sistem akuntansi yang berisi metode untuk mengidentifikasi, merangkai, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva yang terkait. Sistem akuntansi suatu organisasi bisa saja sederhana, dan bisa juga kompleks. Banyak organisasi memiliki sistem yang dapat digunakan untuk memproses sejumlah besar transaksi yang beragam. Sistem informasi dirancang dan diterapkan tidak hanya untuk menghasilkan buku besar dan laporan keuangan, tetapi juga untuk menghasilkan informasi operasional dan informasi guna mendukung 32
pengendalian manajemen. Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan. Komunikasi meliputi penyediaan deskripsi tugas individu dan tanggung jawab berkaitan dengan struktur pengendalian intern dalam laporan keuangan. Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individu berkaitan dengan pengendalian intern biaya operasional. Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi yang efektif, manual prosedur yang memadai, manual kebijakan, serta berbagai jenis dokumentasi yang lain. d). Aktivitas pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi resiko dalam pencapaian tujuan. Aktivitas pengendalian memiliki berbagai tujuan dan diterapkan di berbagai tingkat organisasi dan fungsi. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan review terhadap kinerja, pengolahan informasi, pengendalian fisik dan pemisahan tugas Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan sebagai berikut : 1. Pengendalian autorisasi Tujuan utama dari prosedur yang sesuai adalah setiap transaksi diautorisasi oleh manajemen dalam lingkup kewenangannya. 33
2. Pengendalian pemrosesan informasi Pengendalian pemrosesan informasi diterapkan berkaitan untuk mengecek kelayakan otorisasi, kelengkapan setiap transaksi dan keakuratan data keuangan. 3. Pengendalian atas proses pelaporan keuangan Pengendalian aplikasi komputer menyediakan pengendalian yang kuat atas informasi. 4. Pengendalian aplikasi Pengendalian yang ditujukan untuk pemrosesan tipe – tipe transaksi baik secara manual maupun dengan komputer. 5. Pemisahan tugas Pemisahan tugas diperlukan untuk
mengurangi peluang seseorang yang
ditempatkan dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan ketika menjalankan tugas sehari – hari. Pemisahan tugas diterapkan dengan cara memisahkan tanggung jawab wewenang pelaku transaksi dengan tanggung jawab pencatat transaksi dan juga dengan tanggung jawab penyimpan kekayaan ke orang – orang yang berbeda. Tanggung jawab wewenang pelaku transaksi, tanggung jawab pencatat transaksi, dan tanggung jawab penyimpan kekayaan harus dijalankan oleh fungsi yang independen. e). Pemantauan/monitoring Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengendalian tindakan. Proses ini berlangsung secara terus menerus, 34
evaluasi secara terpisah atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya. Aktivitas pemantauan dapat mencakup penggunaan informasi dan komunikasi dengan pihak luar seperti keluhan pelanggan dan respon yang dapat memberikan petunjuk tentang masalah atau yang memerlukan perbaikan (Halim, 2008:212-218).
3.
Keterbatasan Pengendalian Inte rn Idawati (2009:290) menyatakan bahwa pengendalian intern yang telah
dirancang dengan sebaik mungkin tidak dapat dikatakan efektif apabila tidak disertai dengan kompetensi dan keandalan pelaksanaannya. Walaupun pengendalian intern telah ditetapkan dalam perusahaan, namun tudak menutup kemungkinan bahwa penyelewengan dan kesalahan masih bias terjadi. Hal ini disebabkan karena tidak ada pengndalian intern yang sempurna dalam pelaksanaannya, karena terdapat beberapa keterbatasan yang menghambat pencapaian pengendalian intern yang ideal. Dalam pelaksanaannya, keterbatasan yang dihadapi dalam pengendalian intern adalah, sebagai berikut : a). Kesalahan dalam pertimbangan Seringkali terjadi, manajemen dan personel lainnya melakukan pertimbangan yang kurang matang dalam pengambilan keputusan bisnis, atau dalam melakukan tugas – tugas rutin karena kekurangan informasi, keterbatasan waktu, dan penyebab lainnya.
35
b). Kemacetan Kemacetan pada pengendalian yang telah berjalan bisa terjadi karena petugas salah mengerti dengan intruksi atau melakukan kesalahan karena kecerobohan, kebingungan, atau kelelahan. Perpindahan personel sementara atau tetap, atau perubahan sistem atau prosedur bisa juga menyebabkan kemacetan. c). Kolusi Kolusi atau persekongkolan yang dilakukan oleh seorang pegawai dengan pegawai lainnya tidak terdeteksi oleh struktur pengendalian intern. d). Pelanggaran oleh manajemen Manajemen bisa melakukan pelanggaran atas kebijakan atau prosedur – prosedur untuk tujuan – tujuan tidak sah, seperti keuntungan pribadi, atau membuat laporan keuangan menjadi tampak baik. e). Biaya dan manfaat Biaya penyelenggaraan suatu struktur pengendalian intern seharusnya tidak melebihi manfaat yang akan diperoleh dari penerapan pengendalian tersebut, tetapi harus sesuai dengan tujuan utama perusahaan.
4. Pentingnya Pengendalian Intern untuk Pencegahan, Pemeriksaan dan Perbaikan Menurut Hall (2007:182-184) pelindung pengendalian intern terdiri atas tiga tingkat pengendalian, yaitu :
36
a). Pengendalian pencegahan (Preventive Control) Pencegahan
merupakan pertahanan
utama
dalam struktur pengendalian.
Pengendalian pencegahan (preventive control) adalah teknik pasif yang digunakan untuk
mengurangi frekuensi terjadinya peristiwa yang tidak diinginkan.
Pengendalian pencegahan
menegakkan kesesuaian antara
tindakan
yang
seharusnya dengan yang diinginkan, sehingga dapat mencegah kemungkinan terjadinya penyimpangan. Mencegah kesalahan dan penipuan jauh lebih efektif dari segi biaya daripada mendeteksi serta memperbaiki masalah setelah terjadi. b). Pengendalian pemeriksaan (Detective Control) Pengendalian pemeriksaan (detective control) merupakan lini pertahanan terhadap berbagai alat, teknik dan prosedur yang didesain untuk mengidentifikasi serta mengekspos berbagai peristiwa yang tidak diinginkan dan yang lepas dari pengendalian pencegahan. Pengendalian ini mengungkap berbagai jenis kesalahn tertentu melalui perbandingan kejadian sesungguhnya dengan standar yang ditetapkan. Ketika pengendalian pemeriksaan mengidentifikasi penyimpangan standar, maka pengendalian akan membuat peringatan untuk menarik perhatian pada masalah tersebut. c). Pengendalian perbaikan (Corrective Control) Pengendalian perbaikan (corrective contro) merupakan tindakan yang diambil untuk membalik berbagai pengaruh kesalahan yang terdeteksi sebelumnya. Terdapat perbedaan yang penting antara pengendalian pemeriksaan dan pengendalian perbaikan. Pengendalian pemeriksaan mengidentifikasi berbagai 37
peristiwa yang tidak diinginkan dan menarik perhatian atas masalah tersebut, sedangkan pengendalian perbaikan akan memperbaiki masalah tersebut.
2.2 Rerangka Pe mikiran Pengendalian intern merupakan alat bantu manajemen dalam melakukan kegia tan penilaian terhadap semua kegiatan perusahaan yang harus selalu dalam keadaan dinamis dan aktif. Prinsip pengendalian intern terutama didasarkan atas pembagian tugas dan pemisahan wewenang. Berhasilnya pelaksanaan sistem pengendalian intern tergantung pada kesadaran, kesediaan dan kemampuan karyawan untuk memenuhi wewenang, tugas dan tanggung jawab yang diberikan. Pengendalian intern yang baik dan tepat akan memberikan saran – saran perbaikan dan komentar yang diperlakukan oleh manajemen perusahaan untuk mengadakan pengawasan, pelaksanaan, mengukur dan menilai kegiatan perusahaan khususnya aktivitas operasional
untuk
mencapai tujuan perusahaan
yaitu
meningkatkan efisiensi operasi perusahaan. Adapun rerangka pemikiran sistem pengendalian intern biaya operasional tampak pada gambar 1 :
2.3 Proposisi Penelitian Penelitian yang dilakukan didasarkan pada proposisi sebagai berikut : a. Penerapan unsur struktur pengendalian intern mampu meminimalkan kesalahan atau lemahnya pengendalian intern.
38
b. Pengawasan dan pengendalian intern atas operasional yang baik memungkinkan pengelolaan terhadap biaya operasional dan pengendalian intern juga dapat dilakukan dengan baik. c. Sistem pengendalian intern yang baik memiliki peranan penting dalam biaya operasional. d. Sistem pengendalian intern yang baik mewujudkan aktivitas operasional sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan. Sistem Pengendalian Intern Biaya Operasional Aktivitas Pengendalian
Pengendalian autorisasi
Pengendalian pemrosesan informasi
Pengendalian atas proses pelaporan keuangan
Pengendalian aplikasi
Biaya Operasional
Efisiensi Operasi Perusahaan
Gambar 1 Rerangka Pe mikiran
39
Pemisahan tugas
