22
BAB 2 TINJAUAN TEORETIS
2.1 Tinjauan Teoretis 2.1.1 1.
Sistem dan Prosedur
Pengertian Sistem Dalam menunjang aktivitas perusahaan untuk pencapaian tujuan di
butuhkan sistem yang baik, oleh karena itu baik buruknya sistem akan mempengaruhi kinerja perusahaan. Pengertian menurut Mulyadi (2008:5) sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan Menurut Hall (2007:6) sistem adalah kelompok dar dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan suatu jaringan yang dibuat menurut pola yang saling berhubungan yang berfungsi melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
2.
Pengertian Prosedur Selain sistem yang baik dalam menunjang tercapainya tujuan suatu
perusahaan, diperlukan juga prosedur yang baik. Prosedur meruapakan rangkaian langkah yang dilaksanakan untuk menyelesaikan kegiatan atau aktivitas, sehingga dapat tercapai tujuan yang diharapkan serta dapat dengan mudah menyelesaikan suatu masalah yang terperinci menurut waktu yang telah ditetapakn. Menurut Mulyadi (2008:5) prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya
23
melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk memjmin penenganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulangulang. Sedangkan menurut Widjajanto (2001:2) prosedur adalah bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dari beberapa definisi dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal yang termasuk dalam kegiatan klerikal adalah menulis, menggandakan, menghitung,
memberi
kode,
mendaftar,
memilih,
memindahkan,
dan
membandingkan.
2.1.2 Sistem Informasi Akuntansi. 1.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi. Untuk memenuhi kebutuhan informasi akuntansi yang dapat dipercaya
sebagai dasar dalam mengambil keputusan manajemen guna mengalokasikan sumber daya perusahaan secara efektif dan efisien, maka disusun suatu sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi tersebut dirancang untuk memberikan informasi bagi perusahaan dalam keputusan untuk masalah-masalah yang dihadapi. Sistem informasi akuntansi mempunyai beberapa pengertian yang berbeda. Menurut Mulyadi (2008:3) “sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”. Definisi sistem akuntansi yang dikemukakan oleh Narko (2007:8) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi. “sistem akuntansi pada umumnya diartikan sebagai jaringan yang terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, alat-alat, dan sumber daya manusia dalam
24
rangka menghasilkan informasi pada suatu organisasi untuk kepentingan pengambilan keputusan bisnis bagi pihak yang berkepentingan” Sedangkan menurut Bodnar (2004:3) yang diterjemahkan oleh Julianto Agung Saputra, SE., S. Kom., M.Si, Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi. Menurut Romney (2007:2) yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deni Arnos Kwary, “Sistem Informasi Akuntansi adalah sumber daya manusia dan modal dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk 1” Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah sumber daya yang dibuat untuk mengidentifikasi transaksi-transaksi organisasi dan menyediakan informasi yang diperlukan manajemen untuk kepentingan pengambilan keputusan bisnis.
2.
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi. Setiap perusahaan menerapkan sistem informasi yang sesuai dengan
kebutuhan para penggunanya. Sehingga tujuan sistem informasi setiap perusahaan dapat saja berbeda. Dalam teori, ada beberapa tujuan sistem informasi secara yang dikemukakan menrutut para ahli. Menurut Mulyadi (2008:19), tujuan umum sistem akuntansi adalah sebagai berikut: a.
Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
25
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. d. Untuk mengurangi biaya klirekal dalam penyelenggaraan. Tujuan sistem informasi akuntansi menurut Hall (2007:18) adalah: a.
Untuk mendorong fungsi kepengurusan (stewardship) manajemen. Kepengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar. Sistem informasi menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke pemakai eksternal melalui laporan keuangan tradisonal dan laporan-laporan yang diminta lainnya.
b.
Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi memberikan para manajer informasi yang mereka perlakuan untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan.
c. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem informasi menyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif. Sedangkan menurut Narko (2007:7) mengatakan bahwa tujuan sistem infomarsi akuntansi disusun untuk dapat memenuhi tiga macam tujuan, yaitu: a.
Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan sistem. Informasi akuntansi dianggap memiliki kualitas tinggi bila informasi yang bersangkutan televan, tepat waktu, mempunyai daya banding, dapat diuji kebenarannya, mudah dimengerti dan lengkap.
26
b.
Untuk meningkatkan pengendalian dan cek internal. Sistem akuntansi harus dapat memberi jaminan bahwa informasi akuntansi yang dihasilkannya dapat diandalkan.
c. Untuk menekan biaya klerikal untuk menyelenggarkan catatan-catatan dalam hal ini harus diingat bahwa tujuan harus dicapai dengan pertimbangan yang masuk akal. Dari beberapa tujuan sistem akuntansi yang dikemukakan oleh para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan sistem akuntansi adalah menyampaikan dan menyediakan informasi bagi pihak internal maupun eksternal, serta meningkatkan pengendalian akuntansi bagi perusahaan dan mengurangi biaya klerikal dalam menyelenggarakan catatan akuntansi dengan cepat dan tepat.
3.
Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Fungsi sistem akuntansi menurut Soemarso (2004:4) antara lain:
a. Mengidentifikasi
dan
mengukuran
data
yang
relevan
untuk
suatu
pengambilan keputusan b. Memproses data yang bersangkutan kemudian pelaporan informassi yang dihasilkan c. Pengkomunikasian informasi kepada pemakaian laporan Fungsi sistem informasi akuntansi menurut Romney dan Steinbart, (2007:3) dibagi tiga fungsi antara lain: a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumberdaya yang dipengaruhi oleh aktivitsaktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas
27
tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, an pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi. b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitass perencanaan, pengawasan, pelaksanaan. c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisassi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, handal. Dari fungsi sistem akuntansi diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi sistem akuntansi adalah mengidentifikasi data, memproses data, mengumpulkan data, menyimpan data, mengubah data menjadi informasi berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan, dan sebagai penyedia pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-aset organisasi.
2.1.3 1.
Pengendalian Intern
Pengertian Pengendalian Intern Setiap perusahaan pasti mempunyai system pengendalian intern untuk
menjaga kelancaran opersionalnya dan kekayaan yang dimiliki. Menurut Mulyadi (2008:163) Sistem Pengendalian Intern merupakan struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Sedangkan menurut Romney dan Steinbart (2007:229) pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan
28
memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Dari beberapa definisi pengendalian intern yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli dapat ditarik kesimpulan bahwa pengendalain intern adalah organisasi atau metode yang digunakan untuk menjaga kekayaan, memeriksa kebenaran dan ketelitian data akuntansi, memberikan informasi yang akurat serta membantu dipatuhinya kebijakan manajemen.
2.
Tujuan Sistem Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern secara keseluruhan merupakan suatu alat
yang dipakai manajemen untuk mempermudah tercapainya tujuan suatu perusahaan, baik jangka pendek maupun tujuan jangka panjang. Tujuan sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2008:163) adalah a.
Menjaga kekayaan organisasi
b.
Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
c.
Mendorong efisiensi
d.
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Menurut Hall (2007:150) empat tujuan utama sistem pengendalian
intern adalah a.
Untuk menjaga aktiva perusahaan.
b.
Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi.
c.
Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan.
29
d.
Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen. Dari beberapa definisi tujuan pengendalian intern yang dikemukakan
oleh para ahli dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan pengendalian intern pada perusahaan untuk menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian data akuntansi, serta mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.
3.
Fungsi Sistem Pengendalian Intern Menurut Romney dan Steinbart (2007:229) mengemukakan bahwa
fungsi sistem pengendalian intern adalah a. Pengendalian untuk pencegahan (Preventative Control) Fungsi ini mencegah timbulnya suatu masalah sebelum mereka muncul. Mempekerjakan personil akuntansi yang berkualitas tinggi, pemisahaan tugas yang memadai, dan secara efektif mengendalikan akses fisik atas asset, fasilitas dan informasi, merupakan pencegahan yang efektif. b. Pengendalian untuk pemeriksaan (Detective Control) Fungsi ini dibutuhkan untuk mengungkapkan masalah begitu masalah tersebut muncul. c.
Pengendalian Korektif (Corrective Control) Fungsi ini memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian untuk pemeriksaan. Pengendalian inimencakup prosedur yang dilaksanakan untuk mengidentifikasi penyebab masalah, memperbaiki kesalahan atau kesulitan
30
yang ditimbulkan dan mengubah sistem agar masalah di masa mendatang dapat dihilangkan.
4.
Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern Unsur-unsur pokok sistem pengendalian intern yang dikemukakan oleh
Warren, Reeve, & Fees (1999:184) adalah: a. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Salah satu faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah falsafah manajemen dan siklus operasi. Manajemen harus menekankan pentingnya pengendalian dan mendorong dipatuhinya kebijakan pengendalian akan menciptakan lingkungan pengendalian yang efektif. b. Penilaian Resiko Semua organisasi menghadapi resiko. Contoh-contoh resiko meliputi perubahan-perubahan tuntutan pelanggan, ancaman persaingan, perubahan peraturan, perubahan faktor-faktor ekonomi seperti suku bunga, dan pelanggaran karyawan atas kebijakan dan prosedur perusahaan. Manajemen harus memperhitungakan resiko ini dan mengambl langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian internal dapat dicapai. Setelah resiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari resiko tersebut serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya.
31
c. Prosedur Pengendalian atau Aktivitas Pengendalian Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis akan dicapai, termasuk pencegahan penggelapan, kita akan membahas secara singkat prosedur pengendalian yang dapat dipadukan dengan sistem akuntansi. Prosedur-prosedur tersebut adalah : 1) Pegawai yang kompeten, perputaran tugas dan cuti wajib Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur untuk memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya. Karena itu, para karyawan bagian akuntansi harus mendapat pelatihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ada baiknya juga bila dilakukan perputaran atau rotasi tugas di antara karyawan klerikal dan mengharuskan para karyawan nonklerikal untuk mengambil cuti. Kebijakan ini mendorong para karyawan untuk menaati prosedur yang digariskan. Disamping itu, kesalahan atau penggelapan dapat dideteksi. 2) Pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya ketidakefisienan, kesalahan dan penggelapan, maka tanggungjawab untuk operasi yang berkaitan harus dibagi kepada dua orang atau lebih. Misalnya, tanggungjawab untuk pembelian, penerimaan dan pembayaran atas perlengakpan komputer harus dibagi kepada tiga orang atau departemen. Jika orang yang sama melakukan pemesanan, memeriksa penerimaan atas barang yang dipesan dan melakukan pembayaran kepada pemasok, maka penyelewengan bisa terjadi. Upaya-upaya pengecekan yang akan timbul akibat dibaginya tanggungjawab kepada berbagai departemen tidak perlu menyebabkan tumpang tindih tugas. Dokumen
32
perusahaan yang disiapkan oleh suatu departemen dirancang agar terkoordinasi dan saling mendukung dengan dokumen yang disiapkan oleh departemen lain. 3) Pemisahan operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi Kebijakan pengendalian harus menetapkan pihak-pihak yang bertanggung jawab atas berbagai aktifitas usaha. Untuk mengurangi kemungkinan timbulnya kesalahan dan penggelapan, maka tanggungjawab atas operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi harus dipisahkan. Selanjutnya, catatan akuntansi akan digunakan sebagai alat pengecekan independen terhadap mereka yang bertugas mengamankan aktiva dan mereka yang berkecimpung dalam operasi usaha 4) Prosedur pembuktian dan pengamanan Prosedur pembuktian dan pengamanan harus digunakan utnuk melindungi aktiva dan memastikan bahwa data akuntansi dapat dipercaya. Hal ini dapat diterapkan pada banyak hal seperti prosedur otorisasi, persetujuan dan rekonsiliasi. d.
Pemantauan atau monitoring Pemantauan terhadap sistem pengendalian internal akan mengidentifikasi di mana letak kelemahannya dan memperbaiki efektifitas pengendalian tersebut. Sistem pengendalian internal dapat dipantau secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin bisa dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut.
33
e.
Informasi dan komunikasi Informasi dan komunikasi merupakan unsur dasar dari pengendalian internal. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian
dan
pemantauan
diperlukan
oleh
manajemen
untuk
mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku. Manajemen juga dapat menggunakan informasi eksternal utuk menilai peristiwa dan keadaan yang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal. Misalnya manajemen menggunakan informasi dari Financial Accounting Standarts Board (FASB) atau dari Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) serta Bapepam untuk menilai dampak dari perubahan standar pelaporan yang mungkin akan terjadi.
5.
Lingkungan Pengendalian Intern Menurut Romney dan Steinbart (2007:232) lingkungan pengendalian
terdiri dari faktor-faktor berikut ini: a. Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika. Merupakan hal yang paling penting bagi pihak manajemen untuk menciptakan struktur organisasi yang menekankan pada integritas dan nilainilai etika. Perusahaan dapat mencegah integritas sebagai dasar beroperasi, dengan cara secara aktif mengajarkan dan mempraktikkannya. b. Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi. Filosofi dan gaya operasional manajemen erat hubungannya dengan manajemen perusahaan dalam memberikan perhatian terhadap pengendalian intern dan etika terhadap karyawan.
34
c. Struktur organisasional. Struktur organisasional perusahaan menetapkan garis otoritas dan tanggung jawab, serta menyediakan kerangka umum untuk perencanaan, pengarahan, dan pengendalian operasinya. Aspek penting struktur organisasi termasuk sentralisasi atau desentralisasi otoritasi, penetapan tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu, cara alokasi tanggung jawab mempengaruhi permntaan informasi pihak manajeman, dan organisasi fungsi sistem informasi dan akuntansi. d. Badan audit dewan komisaris. Komite audit bertanggung jawab untuk mengawasi struktur pengendalian intern perusahaan, proses pelaporan keuangannya, dan kepatuhannnya terhadap hukum, peraturan, dan standar yang terkait. e. Metode untuk memberikan otorisasi dan tanggung jawab. Otorisasi dan tanggung jawab dapat diberikan melalui deskripsi pekerjaan pekerjaan secara formal, pelatihan pegawai, rencana operasional, jadwal, dan anggaran. Alat yang penting untuk memberikan otorisasi dan tanggung jawab biasanya dipakai dalam berbagai organisasi adalah pedoman prosedur dan kebijakan tertulis dalam sebuah buku pedoman. f. Kebijakan dan praktik-praktik dalam Sumber Daya Manusia. Kebijakan dan praktik mengenai pengontrakkan, pelatihan, pengevaluasian, pemberian kompensasi, and promosi pegawai mempengaruhi kemampuan organisasi untuk meminimalkan ancaman, risiko, dan pajanan. Data riwayat hidup, surat referensi, dan pemeriksanaan atas latar belakang, merupakan
35
cara-cara yang penting untuk mengevaluasi kualifikasi para pelamar pekerjaan. g. Pengaruh-pengaruh eksternal. Pengaruh-pengaruh eksternal yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah termasuk persyaratan yang dibebankan oleh bursa efek, oleh Financial Accounting Standard Board (FASB), dan oleh Securities dan Exchange Commission (SEC).
6.
Aktivitas-aktivitas Pengendalian Intern. Kegiatan-kegiatan pengendalian merupakan kebijakan dan peraturan
yang menyediakan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen dapat tercapai. Aktivitas-aktivitas pengendalian menurut Romney & Steinbart (2007:236) adalah: a.
Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai. Beberapa aktivitas atau transaksi tertentu terjadi karena keadaan khusus, sehingga
pihak
manajemen
memberikan
otorisasi
khusus
(specific
authorization) agar dapat dilaksanakan. Sebaliknya, pihak manajemen dapat memberi otorisasi pada pegawai untuk menangani transaksi rutin tanpa persetujuan khusus atau disebut sebagai prosedur otorisasi umum (general authorization). Pihak manajemen harus memiliki kebijakan tertulis baik mengenai otorisasi khusus maupun umum, untuk semua jenis transaksi. b. Pemisahan tugas. Pengendalian internal yang baik mensyaratkan bahwa tidak ada pegawai yang diberikan tanggung jawab terlalu banyak. Seorang pegawai seharusnya tidak
36
berada dalam posisi untuk melakukan penipuan dan menyembunyikan penipuan atau kesalahan yang tidak disengaja. Pemisahan tugas yang efektif dicapai ketika fungsi-fungsi berikut dipisahkan: 1) Otorisasi-menyetujui transaksi dan keputusan 2) Pencatatan-mempersiapkan dokumen sumber, memelihara catatan jurnal, buku besar, dan file lainnya, mempersiapkan rekonsiliasi, serta mempersiapkan laporan kinerja. 3) Penyimpanan-menangani
kas,
memelihara
tempat
penyimpanan
persediaan, menerima cek yang masuk dari pelanggan, menulis cek atas rekening bank organisasi. c.
Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai. Desain dan penngunaan catatan yang memadai membantu untuk memastikan pencatatan yang akurat dan lengkap atas seluruh data transaksi yang berkaitan. Bentuk dan isinya harus dijaga agar sesederhana mungkin untuk mendukung pencatatan yang efisien, memininalkan kesalahan pencatatan, dan memfasilitasi peninjauan serta verifikasi. Dalam rangka mengurangi kesempatan penggunaan dokumen untuk penipuan, dokumen-dokumen harus diberikan nomor urut yang telah dicetak lebih dahulu, agar setiap dokumen dapat dipertanggungjawabkan.
d.
Penjagaan aset dan catatan yang memadai. Prosedur-prosedur berikut ini menjaga asset pencurian, penggunaan tanpa otorisasi, dan validalisme: 1) Mensupervisi dan memisahkan tugas secara efektif 2) Memelihara catatan asset, termasuk informasi, secara akurat
37
3) Membatasi akses secara fisik ke asset 4) Melindungi catatan dan dokumen. 5) Mengendalikan lingkungan 6) Pembatasan akses ke ruang computer, file computer, dan informasi e. Pemeriksaan independen atas kinerja. Pemeriksaan internal untuk memastikan bahwa seluruh transaksi diproses secara akurat adalah elemen pengendalian lainnya yang penting. Pemeriksaan ini harus independen, karena pemeriksanaan umumya akan lebih efektif apabila dilaksanakan oleh orang lain yang tidak bertanggung jawab atas jalannya operasi yang diperiksa. Sedangkan aktivitas sistem pengendalian intern menurut Hall (2007:190) adalah a.
Otorisasi Transaksi Tujuan dari otorisasi transaksi (transaction authorization) adalah untuk memastikan bahwa semua transaksi yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan tujuan pihak manajemen.
b.
Pemisahaan Tugas Salah satu aktivitas pengendalian yang paling penting adalah pemisahaan tugas karyawan untuk meminimalkan fungsi yang tidak boleh disatukan. Pemisahaan tugas (segregation of duetie) dapat berupa berbagai bentuk, bergantung pada berbagai kewajiban tertentu yang akan dikendalikan.
c.
Supervsi Mengimplikasikan pemisahaan tugas secara memadai mensyaratkan agar perusahaan mempekerjakan karyawan dalam jumlah yang cukup banyak.
38
Mencapai pemisahaan tugas fungsi yang memadai sering kali menimbulkan kesulitan bagi perusahaan kecil. Oleh karena itu, dalam perusahaan kecil atau dalam berbagai area fungsional yang kekurangan personal, pihak manajemen harus menyeimbangkan ketidakberadaan pengendaian permisahaan melalui supervisi (supervision) yang ketat. d.
Catatan Akuntansi Catatan akuntansi (accounting records) perusahaan terdiri atas dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Berbagai catatan ini menangkap esensi ekonomi dari berbagai transaksi dan menyediakan jejak audit berbagai peristiwa ekonomi. Jejak audit memungkinkan auditor menelusuri transaksi apa saja melalui semua tahapan pemrosesannya, dari awal peristiwa hinggga laporan keuangan.
e.
Pengendalian Akses Tujuan dari pengendalian akses (acces control) adalah untuk memastikan bahwa hanya personel yang sah saja yang memiliki akses ke aktiva perusahaan. akses tidak sah akan mengekpos aktiva ke penyalahgunaan, kerusakan, dan pencurian. Oleh karenanya, pengendalian akses memainkan bagian penting dalam menjaga aktiva. Akses ke aktiva dapat secara langsung atau tidak langsung. Peralatan keamanan fisik, seperti kunci, lemari besi, pagar, dan sistem alarnm elektronik serta infra merah, akan mengendalikan akses langsung. Akses tidak langsung ke aktiva berwujud akses ke catatan dan dokumen yang mengendalikan penggunaan, kepemilikan, dan pengaturan aktiva.
39
f.
Verifikasi Independen Prosedur verifikasi (verification procedure) adalah pemeriksaan independen sistem akuntansi untuk mengidentifikasi kesalahan dan kesalahan penyajian. Verifikasi berbeda dari supervisi karena terjadi setelah fakta, oleh seseorang yang tidak secara langsung terlibat dalam transaksi atau pekerjaan yang disupervisi. Supervisi dilakukan ketika aktivitas sedang berjalan, oleh seseorang supervisor yang memiliki tanggung jawab langsung atas pekerjaan tersebut. Melalui prosedur verifikasi independen, pihak manajemen dapat mengakses (1) kinerja individu, (2) integritas sistem pemrosesan transaksi, dan (3) kebenaran data yang terjadi dalam catatan akuntansi.
2.1.4 Definisi Kas Menurut Warren (1999: 281) kas meliputi koin, uang kertas, cek, wesel, (money order atau kiriman uang melalui pos yang lazim berbentuk draft atau cek bank), dan uang yang disimpan di bank yang dapat di tarik tanpa pembatasan dari bank bersangkutan. Perusahaan akan memiliki hanya satu rekening bank yang mewakili oleh buku besar kas, selain itu perusahaan juga akan menyediakan akun buku besar terpisah untuk kas yang tidak disetor ke bank seperti kas untuk pembayaran dalam jumlah kecil, dan kas untuk keperluan khusus, seperti penggantian uang perjalanan. Karena begitu mudahnya mentransfer uang, maka kas merupakan aktiva yang cenderung diselewengkan atau disalahgunakan oleh karyawan. Disamping itu, banyak transaksi entah secara langsung atau tidak mempengaruhi penerimaan atau pembayaran kas. Karena itu, perusahaan harus
40
merancang dan menggunakan pengendalian untuk mengamankan kas serta wewenang pengendalian terhadap transaksi kas.
2.1.5 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas 1.
Pengertian Pengeluaran Kas Menurut Romney (2007:74) yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan
Deni Arnos Kwary menyatakan definisi pengeluaran kas bahwa “Sistem Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa”. Sedangkan menurut Hall (2007:321), sistem pengeluaran kas adalah memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian. . 2.
Pengeluaran Kas dengan Cek Menurut Mulyadi (2008:455), pengeluaran kas perusahaan berasal dari
dua sumber utama, yaitu: pengeluaran kas dengan cek, dan dengan uang tunai melalui sistem pendanaan kas kecil. Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlahnya relatif kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan dengan salah satu diantara dua sistem: fluktuating system dan imprest system. Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini: a.
Menggunakan cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek, dengan
41
demikian pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud oleh pihak pembayar. b.
Pihak luar terlibat, dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. Penggunaan cek dalam setiap pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas direkam juga oleh bank, yang secara periodik
mengirimkan
rekening
koran
bank
kepada
perusahaan
nasabahnya.Rekening bank inilah yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengecek ketelitian catatan transaksi kas perusahaan yang direkam di dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas. c.
Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran.
3.
Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas
dengan cek menurut Mulyadi (2008:510) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi adalah a. Bukti kas keluar (BKK) Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasier sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini berfungsi juga sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.
42
b. Cek Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Ada dua pilihan dalam penggunaan cek untuk pembayaran: (1) Check issuer membuat cek atas nama, atau (2) Check issuer membuat cek atas unjuk. Cek atas nama dibuat dengan cara mengisi nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran melalui cek. Cek atas unjuk merupakan cek yang bisa langsung dicairkan ke bank. Siapa saja yang bisa menunjukkan (menyerahkan) cek berhak menerima penyerahan uang dari bank sebesar sebesar yang tercantum di dalam cek.
c.
Permintaan Cek Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. Dalam transaksi pengeluaran kas yang tidak berupa pembayaran utang yang timbul dari transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas menulis permintaan cek kepada fungsi akuntansi untuk kepentingan pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini dibuat sebagai perintah kepada fungsi keuangan untuk membuat cek sebesar jumlah yang tercantum di dalam dokumen tersebut.
4.
Fungsi yang Terkait Menurut Mulyadi (2008:512) fungsi yang terkait dalam sistem
akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah a. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan
43
permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang). Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher payable system, bagian utang kemudian BKK (voucer), untuk memungkinkan bagian kasier mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. b. Fungsi kas Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkannya langsung kepada kreditur. Pada
umumnya
pembayaran
kepada
kreditur
dilakukan
dengan
pemindahbukuan. Jika bank-bank dinegara kita telah dihubungkan dengan sistem komputer dalam pelayanan clearing-nya, prosedur pembayaran dengan cek yang dikirim melalui pos akan lebih mudah. c.
Fungsi akuntansi Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas: 1) Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan. Dalam struktur organisasi, fungsi ini berada ditangan Bagian Kartu Persediaan dan Bagian kartu Biaya. 2) Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. Fungsi ini berada di tangan bagian jurnal. 3) Pembuatan BKK yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalammengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk melakukan verifikasi
44
kelengkapan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebesar dasar pembuatan BKK. d.
Fungsi pemeriksaan intern Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas pada buku besar). Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.
2.1.6 1.
Sistem Dana Kas Kecil
Deskripsi Kegiatan Menurut Mulyadi (2008:529) penyelenggaraan dana kas kecil untuk
memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara: (1) sistem saldo berfluktuasi (fluctuating-fund-balance system) dan (2) imprest system. Dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: a.
Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.
b.
Pengeluaran dana kas keci dengan mengkredit Dana Kas kceil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktusi.
c.
Pengisian kembali dana kas keci dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening Dana Kas Kecil berfluktiaso dari waktu ke waktu.
45
Dengan demikian, dala sistem saldo berfluktuasi, catatan kas perusahaan tidak dapat direkonsiliasi dengan catatan bank, oleh karena itu rekonsiliasi bank bukan merupakan alat pengendalian bagi catatan kas perusahaan. Dalam imprest system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut: a.
Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Dana kas Kecil. Saldo rekening Dana Kas Kecil ini tidak boleh berubah dari telah ditetapkan sebelumnya, kecuali juka salso yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.
b.
Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening Dana Kas Kecil). Bukti-bukti pengeuaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.
c.
Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas. Rekening Dana Kas Kecil tidak terpengaruh dengan pengeluaran dana kas kecil. Dengan demikian pengawasan terhadap dana kas kecil mudah dilakukan, yaitu dengan secara periodik atau secara mendadak menghitung dana kecil. Jumlah uang yang ditambah dengan permintaan pengeuaran kas kecil yang belum dipertanggungjawabkan dan bukti pengeluaran dana kas kecil, harus sama dengan saldo rekening dan
46
bukti pengeluaran dana kas kecil, harus sama dengan saldo rekening Dana kas Kecil yang tercamtum dalam buku besar.
2.
Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah:
a.
Bukti kas keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas yang tercantum dalam dokumen tersebut.
b.
Cek
c.
Permintaan pengeluaran kas kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil.
d.
Bukti pengeluaran kas kecil Dokumen
ini
dibuat
oleh
pemakai
dana
kas
kecil
untuk
mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. e.
Permintaan pengisian kembali kas kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada Bagian tang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.
47
3.
Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah:
a.
Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
b.
Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas: 1) Pencatatan pengeuaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan. 2) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil. 3) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. 4) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam fluctuating-fund-balance system) 5) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
c.
Fungsi pemegang dana kas kecil Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
d.
Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
48
e.
Fungsi pemeriksaan intern Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil penghitungan dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.
2.1.7 1.
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Pengertian Penerimaan Kas Menurut Romney (2007:5) yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan
Deny Arnos Kwary pada bukunya yang berjudul Accounting Information Systems, siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jaa para pelanggan dan menagih kas ebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
2.
Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai Menurut Mulyadi (2008:455) sumber penerimaan kas terbesar suatu
perusahaan dagang, seperti toko, berasal dari transaksi penjualan tunai. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan: a.
Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.
49
b.
Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melaluui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit pencatatan transaksi penerimaan kas.
3.
Dokumen yang Digunakan dalam Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai Dokumen yang digunakan dalam penerimaan kas dari penjualan tunai
menurut Mulyadi (2008:463) adalah a.
Faktur penjualan tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
b.
Pita register kas Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dilekuarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
c.
Credit card sales slip Dokumen ini dicetak oleh credit center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant) yang menjadi anggota kartu kredit.
d.
Bill of lading Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum.
50
e.
Faktur penjualan COD Dokumen faktur penjualan COD digunakan sebagai bukti telah diterimanya barang dan digunakan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang yang dipesan oleh pelanggan.
f.
Bukti setor bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
g.
Rekapitulasi harga pokok penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok yang dijual selama satu periode (misalnya satu bulan).
4.
Fungsi yang Terkait dalam Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai
menurut Mulyadi (2008:465) adalah a. Fungsi penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneriman order dari pembeli, mengirim faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. b. Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerimaan kas dari pembeli. c.
Fungsi gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
51
d.
Fungsi pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
e.
Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
5.
Penerimaan Kas dari Piutang Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem pengendalian
kas dari piutang harus menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya. Sistem pengendalian intern penerimaan kas dari piutang harusnya: a.
Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara memindah bukuan melalui rekening bank. Jika perusahaan hanya menerima kas dalam bentuk cek dari debitur, yang ceknya atas nama perusahaan akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk ke rekening giro bank perusahaan.
b.
Kas yang digunakan dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.
6.
Dokumen yang Digunakan dalam Penerimaan Kas dari Piutang Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang
menurut Mulyadi (2008: 488) adalah
52
a.
Surat penberitahuan Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahukan maksud pembayaran yang dilakukannya.
b.
Daftar surat pemberitahuan Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan.
c.
Bukti setor bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank.
d.
Kuitansi Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yng telah melakukan pembayaran uang mereka.
7.
Fungsi yang Terkait dalam Penerimaan Kas dari Piutang Menurut Mulyadi (2008:487) fungsi yang terkait dalam sistem
penerimaan kas dari piutang adalah: a. Fungsi sekretariat Fungsi ini bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan. fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. b. Fungsi penagihan Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk
53
melakukan penagihan kepda para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntanssi. c.
Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat atau dari fungsi penagihan. Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
d.
Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
e.
Fungsi pengendalian intern Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara fisik. Di samping itu, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
54
2.1.8 Sistem Pengendalian Intern Pengeluaran Kas Tabel 1 Pengendalian pengeluaran kas Aktivitas Pengendalian
Sistem Pengeluaran Kas
Otorisasi transaksi
Bagian utang usaha mengotorisasi pembayaran
Pemisahaan Pekerjaan
Pisahkan bagian buku besar pembantu utang usaha, pengeluaran kas, dan buku besar.
Supervisi
-
Catatan akuntansi
File voucher utang, buku pembantu utang usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas di buku besar.
Akses
Keamanan yang memadai atas kas. Batasi akses ke berbagai catatan akuntansi di atas.
Verifikasi independen
Peninjauan akhir oleh bagian pengeluaran kas. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi bank secara berkala oleh kontroler.
Sumber : Hall (2007:334) Sedangkan menurut Mulyadi (2008:517) pengendalian intern dalam pengeluaran kas adalah: 1.
Organisasi
a.
Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
b.
Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan oleh bagian kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.
2.
Sistem Organisasi dan Prosedur Pencatatan
a.
Pengeluaran kas harus mendapatkan otorisasi dari pejabat yang berwenang
b.
Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang.
55
c.
Pencatatan dalam jurnal pengenluaran kas harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampirkan dengan dokumen pendukung yang lengkap
3.
Praktik yang Sehat
a.
Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkianan pencurian atau pengunaan yang tidak semestinya
b.
Dokumen dasa dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
c.
Penggunaan rekening koran bank, yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas
d. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan e. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akunatnsi pengeluaran melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system f. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi g. Kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan diasuransikan dari kerugian h. Kasir diasuransikan
56
i. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan j. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kasa.
2.1.9 Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Kas Tabel 2 Pengendalian Intern Penerimaan Kas Aktivitas Pengendalian
Penerimaan kas
Otorisasi
Daftar permintaan pembayaran (pradaftar kas)
Pemisahaan tugas
Penerimaan kas dipisah dari piutang dagang dan akun kas; buku besar pembantu piutng dagang dipisah dari buku besar.
Supervisi
Ruang penerimaan dokumen
Catatan akuntansi
Permintaan pembayaran, cek, daftar permintaan pembayaran, jurnal penerimaan kas, buku besar pembantu
piutang dagang,
akun
pengendalian
piutang dagang, akun kas Akses
Akses fisik ke kas, akses ke catatan akuntansi
Verifikasi independen
Penerimaan kas, buku besar umum, rekonsiliasi.
Sumber : Hall (2007:244)
Sedangkan
menurut
Mulyadi
(2008:490)
penerimaan kas dari penjualan tunai: 1.
Organisasi
a.
Fungsi penjualan harus terpisahkan dari fungsi kas
b.
Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
pengendalian
intern
57
c.
Transaksi penjulaan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi
2.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a.
Penerimaan order dari pembel diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
b.
Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
c.
Penjualan dengan kartu kredit bak didahului dengan cara permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.
d.
Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
e.
Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberkan tanda pada faktur penjualan tunai.
3.
Praktik yang Sehat
a.
Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan.
b.
Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
c.
Perhitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
58
Sedangkan pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah: 1.
Organisasi
a.
Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas
b.
Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
2.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a.
Debitur untuk membayarkan dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindahbukuan
b.
Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi
c.
Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.
3.
Praktik yang Sehat
a.
Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita cara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.
b.
Para penagih dan kasir harus diasuransikan
c.
Kas dalam perjalanan harus diasuransikan
2.2 Kerangka Pemikiran Dalam penelitian ini yang akan dibahas adalah sistem pengendalian intern yang diterapkan pada sistem penerimaan kas dan pengeluaran kas. Efektivitas penerimaan kas dan pengeluaran kas dapat tercapai apabila perusahaan dapat
menerapkan sistem pengendalian intern dengan adanya
struktur
59
pengendalian intern, unsur-unsur pengendalian intern dan ativitas-aktivitas pengendalian intern dalam suatu perusahaan. Dari adanya hal-hal tersebut diharapkan dapat berperan penting dalam kelancaran serta efektivitas sistem pengendalian intern sistem pengeluaran kas dan penerimaan kas.
