BAB 2 LANDAS AN TEORI
2.1
Teori Umum 2.1.1 Pengertian Sistem M enurut Gondodiyoto dan Hendarti (2006, p92), sistem adalah salah satu pengetahuan dasar atau filosofi fundamental yang dapat mengikuti pembahasan selanjutnya. M enurut M cLeod (2005, p9), dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Hendra Teguh, sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. M enurut Hall (2005, p5) dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Jusuf, sistem ialah sekelompok dan atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). M aka dari itu, kesimpulan dari pengertian-pengertian mengenai sistem diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.
12
13 2.1.2 Pengertian informasi M enurut Hall (2005, p14), Informasi menyebabkan pemakai melakukan suatu tindakan yang dapat dilakukan atau tidak dilakukan. Informasi ditentukan oloeh efeknya pada pemakai, bukan oleh bentuk fisiknya. M enurut M cLeod (2005, p12) Informasi adalah data yang telah diproses atau yang sudah lebih memiliki arti tertentu bagi kebanyakan pengguna. Agar suatu sistem berguna haruslah memiliki beberapa ciri atau karakteristik, yaitu: a. Dapat dipercaya (Reliable) Informasi harus bebas dari kesalahan dan haruslah akurat dalam mempresentasikan suatu kejadian atau kegiatan dari suatu organisasi. b. Cocok atau Sesuai (Relevan) Informasi yang relevan harus memberikan arti kepada pembuat keputusan. Informasi ini bisa mengurangi ketidakpastian dan bisa meningkatkan nilai dari suatu kepastian. c. Tepat Waktu (Timely) Informasi yang disajikan tepat pada saat dibutuhkan dan bisa mempengaruhi proses pengambilan keputusan.
14 d. Lengkap (Compelete) Informasi yang disajikan termasuk didalamnya semua data yang relevan dan tidak menghabiskan kepentingan yang diharapkan oleh pembuat keputusan. e. Dapat Dimengerti (Understandable) Informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang sudah dimengerti oleh pembuat keputusan. Berdasarkan pengertian-pengertian mengenai informasi tersebut dapat disimpulkan informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi pemakainya dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi M enurut Whitten (2005, p10), sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi. M enurut M cLeod (2005, p12), sistem informasi adalah susunan dari orang, data, proses, penyajian informasi, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mendukung dan mengembangkan pengoperasian
15 sehingga dapat membantu dalam penyelesaian masalah dan pembuatan keputusan yang dibutuhkan oleh manajemen dan user. M enurut O’Brien (2005, p5), sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah gabungan dari orang-orang, hardware, software, dan jaringan yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan sumber daya data dan mengubahnya menjadi suatu informasi untuk mendukung pembuatan keputusan yang dibutuhkan oleh manajemen dan user.
2.1.4
Pengertian Audit Sistem Informasi M enurut Gondodiyoto (2007, p433), Audit Sistem Informasi dimaksudkan untuk mengevaluasi tingkat kesesuaian antara sistem informasi dengan prosedur bisnis (business process) perusahaan atau kebutuhan pengguna, (user needs), untuk mengetahui apakah suatu sistem informasi telah didesain dan diimplementasikan secara efektif, efisien, dan ekonomis, memiliki mekanisme pengamanan aset, serta menjamin integritas data yang memadai. M enurut Romney dan Steinbart (2006, p783), “information system audit reviews the general and application controls of an accounting
16 information system (AIS) to users its compliance with internal control politics and procedured and its effectiveness in safeguarding audit”. Yang diartikan sebagai berikut: “Audit Sistem Informasi mengulas pengendalian umum dan pengendalian aplikasi dari sistem informasi akuntansi untuk menilai ketaatan sistem terhadap kebijakan dan prosedur pengendalian internal serta efektivitas dalam melindungi aset”. Jadi dapat disimpulkan bahwa audit sistem informasi merupakan suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian terhadap sistem informasi berdasarkan prosedur pengendalian yang telah ditetapkan, untuk menentukan apakah sistem informasi dapat melindungi aset, memelihara integritas data, dan mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien yang memberikan manfaat bagi perusahaan secara maksimal.
2.1.4.1 Tujuan Audit Sistem Informasi M enurut Gondodiyoto (2007, p474-476), tujuan dari audit sistem informasi adalah sebagai berikut: a.
Pengaman Aset Aset informasi suatu perusahaan seperti perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), sumber daya manusia, file/ data dan fasilitas lain harus dijaga dengan sistem pengendalian intern yang baik agar tidak
17 terjadi penyalahgunaan aset perusahaan. Dengan demikian sistem pengamanan aset perusahaa merupakan suatu hal yang sangat penting dan harus dipenuhi oleh perusahaan. b.
Efektifitas Sistem Efektifitas sistem informasi perusahaan memiliki peranan penting dalan proses pengambilan keputusan. Suatu sistem informasi dapat dikatakan efektif bila sistem informasi tersebut sudah dirancang dengan benar (doing the right thing), telah sesuai dengan kebutuhan user.
c.
Efisiensi Sistem Efisiensi menjadi sangat penting ketika sumber daya kapasitasnya terbatas. Jika cara kerja dari sistem aplikasi komputer menurun maka pihak manajemen harus mengevaluasi apakah efisiensi sistem masih memadai atau harus menambah sumber daya, karena suatu sistem dapat dikatakan efisien jika sistem informasi dapat memenuhi kebutuhan user dengan sumber daya informasi yang minimal.
d.
Ketersedian (Availability) Berhubungan
dengan
ketersediaan
dukungan/
layanan teknologi informasi (TI). Teknologi informasi dapat mendukung secara terus-menerus terhadap proses bisnis
(kegiatan
perusahaan).
M akin
sering terjadi
18 gangguan (system down) maka berarti tingkat ketersediaan sistem rendah. e.
Kerahasian (Confidentiality) Kerahasiaan informasi merupakan faktor penentu perusahaan
bertahan
atau
tidak.
Jika
informasi
confidentiality perusahaan sampai tersebar keluar, maka akan sangat membahayakan perusahaan. Fokusnya ialah pada proteksi terhadap informasi dan supaya terlindung dari akses dari pihak-pihak yang tidak berwenang. f. Kehandalan (Realibility) Berhubungan dengan kesesuaian dan keakuratan bagi manajemen dalam pengelolaan organisasi, pelaporan, dan pertanggungjawaban. g. M enjaga Integritas Data Integritas data (data integrity) adalah suatu konsep dasar dari sistem informasi. Data memiliki atribut-atribut seperti: Kelengkapan, kebenaran, dan keakuratan. Jika integritas data tidak terpelihara dengan baik, maka suatu perusahaan tidak akan lagi memiliki informasi/ laporan yang benar, bahkan perusahaan dapat menderita karena pengawasan tidak tepat atau keputusan-keputusan yang salah.
19 2.1.5
Pengertian Sistem Pengendalian Internal M enurut Gondodiyoto (2007, p78), sistem pengendalian internal meliputi metode dan kebijakan yang terkoordinasi di dalam perusahaan untuk mengamankan kekayaan perusahaan, menguji ketepatan waktu, dan kehandalan catatan atau data akuntansi serta untuk mendorong ditaatinya kebijakan menejemen. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian internal adalah proses yang dapat dipengaruhi manajemen dan karyawan dalam menyediakan secara layak suatu kepastian mengenai presentasi yang diperoleh secara objektif dalam penerapannya tentang bagian laporan keuangan yang dapat dipercaya, diterapkannya efisiensi dan efektivitas dalam kegiatan operasional perusahaan dan diterapkannya peraturan dan hukum yang berlaku agar ditaati oleh semua pihak.
2.1.5.1 Tujuan Pengendalian Internal M enurut Hall (2005, p150), “The internal control system is summarized policies, practices, and procedures employed by the organization to achieve four broad objectives: a. To safeguard assets of the firm
20 b. To ensure the accuracy and reliability of accounting records and information c.
To promote efficiency in the firm’s operation
d. To measure compliance with management’s prescribe policies and procedures.” M aksudnya secara umum ialah sistem pengendalian internal merangkum kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai empat tujuan utama, yaitu: a.
Untuk menjaga aktiva perusahaan.
b.
Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkan catatan dan informasi akuntansi.
c.
Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan.
d.
Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen. M enurut Gondodiyoto (2007, p260), tujuan disusunya
sistem kontrol atau pengendalian internal terkomputerisasi adalah untuk: 1.
M eningkatkan pengamanan (improve safeguard) assets sistem informasi (data/ catatan akuntansi) yang bersifat
21 logical assets, maupun physical assets seperti hardware infrastructure, dan sebagainya. 2.
M eningkatkan integritas data (improve data integruty), sehingga dengan data yang benar dan konsisten akan dapat dibuat laporan yang benar.
3.
M eningkatkan
efektivitas
sistem (improve system
effectiveness).
2.1.5.2 Elemen-Elemen Pengendalian Internal M enurut Gondodiyoto (2007, p144-149), pengendalian internal terdiri dari lima unsur atau komponen yang saling berintegrasi, diantaranya: 1.
Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Komponen yang berperan dalam membangun atmosfer yang konduktif
bagi
para
karyawan
mengenai
kesadaran
pentingnya control, sehingga dapat menciptakan, suasana yang
membuat
karyawan
dapat
menjalankan
dan
menyelesaikan tugas control dan tanggung jawab masingmasing. 2.
Penaksiran Resiko (Risk Assesment)
22 M erupakan proses identifikasi diananalisis resiko yang dpaat menghambat atau berhubungan dengan pencapaian tujuan perusahaan, serta menentukan cara bagaimana resiko tersebut ditangani. 3.
Aktivitas Pengendalian (Control Activities) M erupakan kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memastikan dilaksanakannya kebijakan manajemen dan bahwa resiko sudah diantisipasi dan dapat membantu dalam memastikan
bahwa tindakan
yang diperlukan
untuk
penanganan resiko telah dilakukan sesuai dengan apa yang telah direncanakan. 4.
Informasi dan Komunikasi Komponen
ini menjelaskan
bahwa sistem informasi
sangatlah penting bagi keberhasilan atau peningkatan untuk operasional organisasi. 5.
Pemantauan (Monitoring) M erupakan proses yang menilai kualitas dari kinerja sistem dan internal control dari waktu ke waktu yang melakukan aktivitas monitoring dan melakukan evaluasi secara terpisah.
23 2.1.6
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Berdasarkan pendapat Rama dan Jones diterjemahkan oleh Wibowo (2008, p6) Sistem informasi Akuntansi merupakan suatu subsistem dari SIM yang meyediakan informasi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengalaman rutin atas informasi akuntansi. Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi merupakan bagian dari Sistem Informasi M anajemen yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi perusahaan, khususnya kebutuhan akan informasi yang terkait dengan kegiatan akuntansi dan keuangan, yang didalamnya terkait dengan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.
2.1.7
Pengertian UML M enurut Fowler (2005), Unified Modelling Language (UM L) adalah
sekumpulan
dari notasi
grafis
yang
membantu
dalam
menggambarkan dan merancang sistem software, terutama sistem software yang mengunakan pendekatan object oriented (OO). Berdasarkan pendapat Wibowo (2008, p62) untuk
menentukan,
Rama dan Jones diterjemahkan oleh
UM L merupakan suatu bahan yang digunakan mengvisualisasikan,
mendokumentasikan suatu sistem informasi.
membangun,
dan
24 M enurut Rama dan Jones (2008, p111), UM L merupakan suatu bahasa
yang
digunakan
untuk
menentukan,
memvisualisasikan,
membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UM L dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis berorientasi objek dan desain
tetapi
dapat
juga
digunakan
untuk
memahami
dan
mendokumentasikan berbagai sistem informasi. Unified Modelling Language (UM L) pada dasarnya adalah suatu standart yang relatif terbuka, yang dikontrol oleh Object Management Group (OM G), sebuah konsorsium terbuka dari industri komputer. OM G membentuk standart sehingga mendukung suatu sistem yang dapat saling beroperasi satu sama lain. Dalam melakukan perancangan terhadap suatu sistem software, tidak cukup hanya satu permodelan saja, karena satu model saja tentu tidak akan cukup menggambarkan sistem secara keseluruhan.
2.1.8
Pengertian Event M enurut Rama dan Jones (2006,p18) "Event are things that happen at a point in time". Yang diartikan sebagai berikut: “Event adalah kejadian yang terjadi pada suatu waktu tertentu”. Jadi dapat disimpulkan bahwa event table merupakan suatu tabel yang menggambarkan urutan kejadian-kejadian yang terjadi dalam suatu proses bisnis.
25 2.1.9
Pengertian Activity Diagram M enurut pendapat Rama dan Jones (2005,p68) menyebutkan bahwa “activity diagram play the role of a map in understanding business processes by showing the sequence of activities in a processes”. Yang diartikan sebagai berikut: “Activity diagram memiliki aturan yang sama seperti sebuah peta memahami proses bisnis dan menunjukan serangkaian aktivitas dalam proses”. M enurut Bennet , M crobb , dan Farmer (2006, p113) “Activity Diagram can be used to model different aspect of a system at a high level, they can be used to model business activity in an existing or potential system”. Yang diartikan sebagai berikut: “Activity Diagram dapat digunakan untuk membuat model tingkat tinggi dari sebuah sistem dengan aspek yang berbeda, activity diagram dapat digunakan untuk memodelkan aktivitas bisnis dalam sebuah sistem yang ada atau potensial”. Jadi Activity Diagram dapat disimpulkan sebagai salah satu jenis diagram
dalam
Unified
Modelling
Languages
(UM L)
yang
menggambarkan serangkaian aktivitas dalam proses kegiatan bisnis dari sebuah sistem secara berurutan.
2.1.10
Pengertian Workflow Tabel
M enurut Rama dan Jones (2006,p87) "Workflow is a two coloumn
table that identifies the actors and actions in a process".
26 Yang dapat diartikan sebagai berikut: “Workflow adalah menggambarkan dua kolom tabel yang menjelaskan actor dan actions atau kejadian dalam suatu proses”.
2.1.11
Pengertian Detailed Activity Diagram Berdasarkan pendapat
Rama dan Jones diterjemahkan oleh
Wibowo (2008, p80), Detailed Activity Diagram adalah sebuah diagram yang menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukkan pada Overview Activity Diagram.
27 2.1.11.1Simbol-simbol Diagram Aktivitas
Langkah-langkah membuat Detailed Activity Diagram (2008, p103), yaitu:
Langkah 1: Tambah penjelasan naratif untuk menunjukkan aktivitas.
Sorot kata kerja pada narasi Anda yang menunjukkan aktivitas. Berikut adalah contoh-contohnya:
28 ‐
Telaah data
‐
Bandingkan dokumen
‐
Catat data ke dalam dokumen sumber
‐
M asukkan data ke dalam sistem komputer
‐
Catat data dalam file transaksi
‐
Perbaharui file
‐
Pelihara file induk kirim informasi keagen lainnya
Langkah 2: Buatlah tabel arus kerja.
Buatlah seluruh tabel dengan format dua kolom. Sebagaimana ditunjukkan pada tabel ini, kejadian bisnis diidentifikasi di mana aktivitas dihubungkan. Actor
Activity
1.
2a). M asukkan pelaku untuk aktivitas pertama di kolom sebelah kiri 2b).M asukkan setiap aktivitas yang dilakukan oleh pelaku ini di kolom sebelah kanan. Deskripsikan tindakan tersebut dengan menggunakan kata kerja aktif. Sebagai contoh, ubah kalimat “pesanan melalaui telepon diterima oleh petugas pemesanan” menjadi “petugas penerima pesanan menerima pesanan melalui telepon.” 2c). Identifikasilah aktivitas berikutnya:
29 ‐ Jika aktivitas berikutnya dilakukan oleh pelaku yang sama, masukkan aktivitas tersebut pada kolom sebelah kanan tetapi tidak mengulang nama pelaku di kolom sebelah kiri. ‐
Jika aktivitas berikutnya dilakukan oleh pelaku yang berbeda, masukkan pelaku yang tepat di kolom sebelah kiri dan aktivitas tersebut di kolom sebelah kanan.
2d). Beri nomor aktivitas secara berurutan. 2e). Ulangi Langkah 2c dan 2d sampai Anda memasukkan seluruh aktivitas dalam narasi di tabel arus kerja.
Langkah 3: Identifikasilah diagram terperinci yang diperlukan.
Anda mungkin untuk memilih detailed diagram yang terpisah untuk setiap kejadian dalam proses bisnis Anda. Sebagai alternatif, jika terdapat banyak detail pada kejadian tertentu, Anda bisa memasukkan lebih dari satu kejadian pada detailed diagram tersebut jika diinginkan.
Langkah 4: Untuk setiap detailed diagram, lakukan Langkah 4a sampai
dengan 4g. 4a. Buatlah swimmlane untuk agen-agen yang terlibat pada satu atau beberapa kejadian yang ditunjukkan pada detailed diagram. 4b. Tambahkan segi empat panjang untuk setiap aktivitas di dalam kejadian yang didokumentasikan pada detailed diagram tersebut. Aculah tabel arus kerja untuk mengidentifikasi aktivitas. Sebagaimana pada overview diagram, buatlah segi
30 empat panjang tampak yang ditunjukkan di kolom komputer karena agen manusia digunakan dalam aktivitas individu sebagaimana dilihat pada tabel arus kerja, jadi segi empat panjang tampak di swimmlane komputer pada detailed diagram. 4c. Gunakan garis tanpa putus untuk menunjukkan urutan aktivitas. Anda mungkin perlu menggunakan pencabangan sebagaimana dijelaskan terlebih dahulu. 4d. Atur dokumen yang dibuat atau digunakan oleh aktivitas-aktivitas di di dalam diagram itu. 4e. Gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan dokumen. 4f. Dokumentasikan setiap tabel yang dibuat, dimodifikasi, atau digunakan oleh aktivitas dalam diagam yang ada dalam kolom komputer. 4g. Gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan tabel.
2.1.12
Pengertian Master File Berdasarkan pendapat Rama dan Jones diterjemahkan oleh Wibowo (2008, p51), Master File (File Induk) merupakan suatu file yang berisi informasi tentang entitas-entitas selain dari kejadian. Data di file induk harus merupakan salah satu data acuan atau ringkasan.
31 2.1.13
Pengertian File Transaksi Berdasarkan pendapat
Rama dan Jones diterjemahkan oleh
Wibowo (2008,p43), File Transaksi merupakan file yang mempunyai ciri seperti, menyimpan data tentang kejadian, mencakup suatu field untuk tanggal transaksi, mencakup informasi kuantitas dan harga.
2.1.14 Pengertian Database Berdasarkan pendapat M cLeod dan Schell (2005, p17), Database adalah suatu kumpulan data dalam komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali data-data tersebut. Berdasarkan pendapat O’brien (2005, p211), Database adalah kumpulan terintegrasi dari elemen data yang secara logika saling berhubungan.
2.1.15 Pengertian ERP M enurut Wijaya dan Darudiato (2009, p27), ERP merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and support multiple business functions), sehingga
32 pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan
keuntungan
maksimal
bagi
semua
pihak
yang
berkepentingan (stakeholder) atas perusahaan. M enurut O’Brien (2005, p194), pengertian Enterprise Resource Planning (ERP) adalah tulang punggung perusahaan lintas fungsi yang mengintegrasi dan mengotomatisasi banyak proses bisnis internal dan sistem informasi dalam fungsi penjualan dan distribusi, produksi, logistik, akuntansi, dan sumber daya manusia sebuah perusahaan. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Enterprise Resource Planning (ERP) adalah aspek perencanaan dalam organisasi/perusahaan berupa aplikasi program yang mengintegrasikan secara penuh sistem informasi
untuk
mendukung
fungsi-fungsi
bisnis
dalam
organisasi/perusahaan.
2.1.15.1
Infrastruktur ERP M enurut
Wijaya dan
Darudiato
(2009,
p24)
Infrastruktur merupakan hal utama dalam perencanaan pemakaian
sistem
ERP,
karena
dengan
adanya
infrastruktur yang kuat maka dapat dikatakan bahwa perusahaan telah membangun pondasi yang kuat. Secara umum, Infrastruktur ERP terdiri dari :
33 a. People Orang-orang yang terlibat dalam penerapan sistem ERP merupakan faktor yang sangat penting terutama dalam komitmen waktu, dukungan top management, rasa memiliki, keterlibatan, semangat, dan rasa perlawanan yang minimum. b. Process Berkaitan dengan proses bisnis yang berjalan dan proses bisnis dengan adanya penerapan sistem ERP. c. Technology Penerapan sistem ERP identik dengan investasi yang relatif besar, dimana teknologi meliputi dari infrastruktur jaringan, hardware, sofware, dan database.
2.1.15.2
Manfaat ERP M enurut O’Brien (2005, p322), penerapan sistem ERP memiliki beberapa manfaaat, seperti sebagai berikut: •
Kualitas dan efisiensi. ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi, dan distribusi.
34 •
Penurunan biaya. Banyak perusahaan melaporkan penurunan
signifikan
dalam
biaya
pemrosesan
transaksi dari hardware, software, serta karyawan pendukung TI, jika dibandingkan dengan sistem warisan yang tidak terintegrasi yang digantikan oleh sistem ERP baru mereka. •
Pendukung keputusan. ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting secara tepat untuk para manajer agar dapat secara signifikan meningkatkan kemampuan mereka dalam mengambil keputusan secara tepat waktu di lintas bisnis keseluruhan perusahaan.
•
Kelincahan perusahaan. M engimplementasikan sistem ERP meruntuhkan banyak dinding departemen dan fungsi atau “benteng” berbagai proses bisnis, sistem informasi, dan sumber daya informasi. Hal ini menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial, dan peran kerja yang lebih fleksibel, dan karenanya menghasilkan organisasi serta tenaga kerja yang lebih lincah dan adaptif, yang dapat dengan lebih mudah memanfaatkan berbagai peluang baru bisnis.
35 2.2 Teori Khusus 2.2.1
Pengertian Evaluasi M enurut Umar (2005, p36), evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih antara keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan-haraoan yang ingin diperoleh. Jadi evaluasi merupakan teknik penilaian suatu impelmentasi sistem atau suatu Kegiatan tertentu apakah telah sesuai dengan yang diharapkan dan
telah
sebelumnya dengan
mencapai tujuan yang telah
ditetapkan
menggunakan standar yang berlaku, yang
dilakukan secara berkala melalui metode yang tepat.
2.2.2 Pengertian Implementasi M enurut McLeod (2005, p144), implementasi adalah kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.
2.2.2.1 Pendekatan Implementasi Sistem M enurut McLeod (2005, p147), ada empat pendekatan dasar pada tahap implementasi :
36 •
Percontohan (pilot) adalah suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi seperti satu kantor atau daerah tertentu.
•
Serentak
(immediate)
adalah
pendekatan
yang paling
sederhana, yaitu peralihan dari sistem lama ke sistem baru pada satu hari tertentu. Namun pendekatan ini hanya layak bagi perusahaan kecil atau sistem kecil, karena permasalahan waktu semakin besar saat skala operasi meningkat. •
Bertahap (phased) adalah pendekatan di mana sistem yang baru digunakan bagian per bagian pada suatu waktu.
•
Paralel (parallel) adalah pendekatan dimana sistem lama harus dipertahankan sampai sistem baru diperiksa secara menyeluruh. Pendekatan ini memberikan pengamanan yang paling baik terhadap kegagalan, tetapi merupakan yang paling mahal karena kedua sumber daya dipertahankan.
2.2.3 Pengertian Kuesioner M enurut Sugiono (2007, p135), kuesioner merupakan teknik pengambilan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pertanyaan tertulis kepada responden untuk dijawabnya. Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang efisien bila peneliti tahu dengan pasti variable yang akan diukur dan yahu apa yang bisa diharapkan dari responden. Dengan adanya kontak langsung antara
37 peneliti dengan responden akan menciptakan suatu kondisi yang cukup baik sehingga responden dengan sukarela akan memberikan data obyektif dan cepat.
2.2.4 Skala Pengukuran M enurut Sugiono (2007, p84), skala pengukuran merupakan kesepakatan yang digunakan sebagai acuan untuk menentukan panjang pendeknya interval yang ada dalam alat ukur sehingga alat ukur tersebut bila digunakan dalam pengukuran akan menghasilkan data kuantitatif. M enurut Sugiono (2007, p86), Skala Likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang variable penelitian. Jawaban setiap item instrument yang menggunakan skala Likert mempunyai gradasi dari sangat positif sampai sangat negatif, yang dapat merupakan kata-kata antara lain : 1. Sangat Setuju / selalu / sangat positif diberi skor 5 2. Setuju / sering / positif diberi skor 4 3. Ragu-ragu / kadang-kadang / netral diberi skor 3 4. Tidak setuju / hampir tidak pernah / negative diberi skor 2 5. Sangat tidak setuju / tidak pernah / sangat negative diberi skor 1
38 Kemudian dengan teknik pengumpulan data angket, maka instrument tersebut diberikan kepada para responden. M isalkan dari 100 user diperoleh hasil sebagai berikut : •
25 user menjawab SS (sangat Setuju)
•
40 user menjawab ST (Setuju)
•
5 user menjawab RG (Ragu-ragu)
•
20 user menjawab TS (Tidak Setuju)
•
10 user menjawab STS (Sangat Tidak Setuju)
Berdasarkan hasil tersrebut, maka diperoleh bahwa 65 orang atau 65% user menjawab setuju dan sangat setuju. Jadi kesimpulannya mayoritas karyawan setuju dengan metode kerja baru. Data tersebut juga dapat dianalisis berdasarkan scoring pada setiap jawabannya dari responden. Berdasarkan skor yang telah ditetapkan maka, Jumlah skor untuk 25 user yang menjawab SS = 25 x 5 = 125 Jumlah skor untuk 40 user yang menjawab ST = 40 x 4 = 160 Jumlah skor untuk 5 user yang menjawab RG = 5 x 3 = 15 Jumlah skor untuk 20 user yang menjawab TS = 10 x 2 = 40 Jumlah skor untuk 10 user yang menjawab STS = 10 x 1 = 10 Jumlah seluruh skor adalah 350 Jumlah skor ideal (kriterium) untuk seluruh item = 5 x 100 = 500 Jumlah skor rendah = 1 x 100 = 100 (STS)
39 Jadi berdasarkan data itu maka tingkat persetujuan terhadap metode kerja baru itu = (350 ; 500) x 100% = 70% dan berada di daerah setuju.
2.2.5
Pengertian Resiko/Risk M enurut Gondodinyoto (2009, p110-111), Resiko adalah suatu
chances, perusahaan dapat memperkecil resiko dengan melakukan antisipasi berupa pengendalian/ control, namun tidak mungkin dapat sepenuhnya menghindari adanya exposure, bahkan dengan struktur pengendalian maksimal sekalipun. Sistem pengendalian intern yang baik juga bukan berarti pengeluaran yang habis-habisan (at any cost). Sistem pengendalian yang baik adalah yang optimal, seimbang, antara “biaya” yang dibayar (bukan hanya yang bersifat pengeluaran uang tetapi juga pengorbanan lain) dengan manfaat antisipasi terhadap resiko yang dihadapi (harus berani menanggung pada suatu tingkat resiko atau chance tertentu). Jenis resiko dapat dibagi menjadi beberapa macam, diantaranya sebagai berikut: 1. Execution risk Execution Risk adalah risiko yang berkaitan dengan tidak tercapainya sesuatu yang seharusnya dilaksanakan. Contoh resiko yang bersifat kegagalan dalam melakukan kegiatan yang seharusnya
40 dilaksanakan dengan baik ialah keliru di dalam mengirim barang ke pelanggan (salah mengirim jenis barang, atau salah jenis barang ke pelanggan (salah mengirim jenis barang, atau salah jenis kualitas yang dipesan, atau barang dikirim ke pelanggan yang salah) 2. Information risk Resiko Informasi yang dimaksud oleh Jones dan Rama ini ialah resiko yang berkaitan dengan kemungkinan kesalahan antara penyalahgunaan data /informasi. Resiko terjadi waktu mencatatat/ entri data (recording risks) serta updating risks. Contohnya ialah salah catat pemasukan rekam/ entri data (recording risks) serta updating risks. 3. Asset Protection Risk Resiko yang berkaitan dengan saveguarding assets ini ialah resiko kerusakan, hilang, atau aset tidak digunakan seperti yang seharusnya, maupun
resiko yang dapat timbul terhadap aset
perusahaan akibat keputusan yang salah. M isalnya perusahaan mempunyai komputer note-book yang mana, sedang dibawa oleh siapa, dan kapan, maka di sini timbul resiko terhadap aset. Resiko lain misalnya barang-barang inventaris atau mesin kurang dirawat, aset tidak diberi nomor atau kode identifikasi yang memadai. Demikian juga jika perusahaan mengirim barang kepada pelanggan, padahal penjualan itu tidak layak, maka di sini juga timbul resiko terhadap aset.
41 4. Performance Risk Resiko kinerja ini adalah berkaitan dengan kinerja pegawai/ kinerja perusahaan yang tidak dapat dilaksanakan sesuai tujuan/ standar/
ukuran
bertanggung
yang
jawab
ditetapkan. dan
akan
Pada
hakekatnya
yang
mempertanggungjawabkan
pengelolaan perusahaan kepada para share/ stockholder adalah para pengurus perusahaan seperti manager, dll. 5. IT Security Risks IT Security Risks merupakan resiko yang berkaitan dengan data integrity dan akses. Data integrity
ialah keandalan dan
konsistensi data di dalam sistem manajemen data organisasi. Akses ke komputer atau data oleh pihak tidak berwenang perlu ditanggulangi, karena berkaitan dengan data integrity, privacy, dan seluruh keamanan sistem. Risks
menjadi semakin berpeluang
ancamannya bila sistem informasinya menggunakan jaringan (networking). Ancaman para hacker/ craker
bisa bersifat yang
paling berat, yaitu dengan membobol dan merusak sistem/ data. 6. Continuity Risks Continuity Risks ini berkaitan dengan ketersediaan/ stabilitas (availability), back-up site, backu-up file serta recivery pada sistem berbasis teknologi informasi. Back-up site adalah cadangan sistem (mesin cadangan atau mungkin instalasi yang berbeda lokasinya), sedangkan back-up file ialah cadangan file pada
42 media off-line. Recovery ialah sistem pengembalian status terakhir bila suatu proses mengalami gangguan atau terhenti secara normal. M enurut Peltier (2005, p78), juga membagi macam-macam vulnerability dan dampak/impact dalam beberapa kategori, diantaranya sebagai berikut: 1. High Vulnerability : kelemahan yang sangat besar yang ada di dalam sistem atau operasional rutin, di mana potensi dampak bisnis parah atau signifikan, kontrol harus ditingkatkan. 2. Medium Vulnerability : ada beberapa kelemahan, di mana potensi dampak bisnis parah atau signifikan, pengendalian dapat dan harus ditingkatkan. 3. Low Vulnerability : sistem ini sudah dibangun dengan baik dan dioperasikan dengan benar. Tidak ada kontrol tambahan yang diperlukan untuk mengurangi kerentanan. 4. Severe Impact ( High ) : cenderung mematikan perusahaan dari bisnis atau sangat merusak prospek bisnis dan pengembangannya. 5. Significant Impact ( Medium ) : akan menyebabkan kerusakan yang signifikan dan biaya, namun perusahaan akan bertahan. 6. Minor Impact ( Low ) : tipe dari satu dampak operasional mengharapkan harus mengelola bagian dari kehidupan bisnis normal. Berikut merupakan model prioritas yang digunakan untuk memberikan suatu penilaian terhadap prioritas yang akan dipilih:
43 1) A - tindakan perbaikan harus diimplementasikan 2) B - tindakan perbaikan harus diimplementasikan 3) C - memerlukan pemantauan 4) D - tidak ada tindakan yang dibutuhkan
Business Impact
High
Medium
Low
High
A
B
C
Medium
B
B
C Vulnerability
Low
C
C
D
Gambar 2.2.4.1 Sample Priority M atrix Sumber : Peltier (2005, p80)
2.2.6
FIT/ GAP Analysis Fit/ Gap adalah sebuah pembelajaran untuk mengindentifikasi
apakah fungsionalitas sistem menyesuaikan kebutuhan pengguna, dan jika beberapa gap diidentifikasi, mereka dicatat dalam format yang ditentukan.
Laporan
fit/
gap
yang
dihasilkan
secara
khusus
menggambarkan perbedaan. Proyek fit/ gap mengevaluasi kebutuhan
44 pengguna untuk proyek dan mengidentifikasi beberapa gap dalam fungsionalitas sekarang dengan menggunakan fungsionalitas penuh yang disediakan modul-modul perangkat lunak. Alternatif akan disediakan ketika gap dalam fungsionalitas ditemukan. Beberapa gap akan disetujui dengan perubahan pada proses bisnis, custom report, atau customization perangkat lunak. (www.businessanalysistherealworld.com/pdfs/Chapter21-fitgapAnalysis.pdf),
2.2.6.1 Manfaat FIT/GAP Analysis Fit / Gap Analysis digunakan untuk mengevaluasi setiap area fungsional dalam suatu proyek bisnis atau proses bisnis untuk mencapai tujuan tertentu. Hal ini termasuk identifikasi data kunci atau komponen yang sesuai dalam sistem bisnis dan kesenjangan yang perlu solusi. Teknik ini mengacu pada beberapa tujuan, semua terfokus pada penentuan komponen kunci yang diperlukan untuk mencapai praktek terbaik dalam sebuah organisasi.
2.2.6.2 Ranking Requirement Persyaratan harus diidentifikasi untuk tingkat prioritas. Hal ini memungkinkan tim proyek dan proyek sponsor untuk
45 memastikan bahwa semua kritis proses bisnis yang ditampung selama pelaksanaan sistem baru. Hal ini memungkinkan tim proyek untuk fokus pada bidang-bidang yang paling penting untuk organisasi dan juga menyoroti di mana fungsi yang baru dapat menambah nilai bisnis saat ini untuk meningkatkan bisnis proses, menyadari efisiensi atau meningkatkan pelaporan. Peringkat setiap persyaratan di bawah ini diperoleh dari Proyek Dokumen Persyaratan Pelaksanaan. Berikut mengidentifikasi kode yang digunakan dalam kolom Peringkat Fit/ Gap Analysis Laporan.
Rank
Description
H-High
High/ Mission Critical Requirement - Persyaratan yang misi kritis, diperlukan untuk operasi dan tanpa mereka organisasi tidak dapat berfungsi, mereka juga mencakup persyaratan penting pelaporan internal dan eksternal.
M-
Medium/Value Add Requirements - Persyaratan yang
Medium sering muncul dalam sistem bisnis proses yang tidak terlalu kritis terhadap organisasi bisnis, akan tetapi jika dipenuhi akan memberikan keuntungan biaya signifikan pada organisasi. L-Low
Low/Desirable Requirements – Kebutuhan yang baik
46 untuk dimiliki dan hanya akan menambah nilai kecil ke proses bisnis dan mungkin dipertemukan melalui work around atau perubahan proses bisnis.
2.2.6.3 Degree of Fit Langkah selanjutnya dalam melakukan analisis adalah menentukan tingkat Fit, antara kebutuhan pengguna dengan software. Code Description F
Fit – Kebutuhan secara penuh dipenuhi oleh pernagkat lunak.
G
Gap – Perangkat lunak tidak memenuhi semua kebutuhan ini. Comment disediakan dan alternatif disarankan dan direkomendasikan
dibuat;
mungkin
menghasilkan
rekomendasi untuk kustomisasi dalam perangkat lunak. P
Partial fit - Software memiliki fungsi yang memenuhi syarat.
2.2.6.4 Gap Resolution Ketika gap diidentifikasi dalam analisis ini, maka akan menyediakan alternative dan solusi yang direkomendasikan untuk
47 memecahmkan gap. Ada beberapa cara untuk memecahkan gap, seperti mengubah proses bisnis, merancang work – around, mengkustomisasi peragkatlunak, atau interfacing dengan sistem lama.
Titik kunci utuk mengerti adalah kustomisasi ke
fungsionalitas
perangkat
lunak
yang
dihasilkan
akan
meningkatkan biaya implementasi proyek seimbang dampak negatif pada kemampuan untuk uprgrade ke new release. Hasilnya, tim proyek seharusnya mengambil pendekatan berikut ketika mencari resolusi pendekatan gap potensial. Berikut adalah penjelasan berbagai pilihan untuk resolusi gap :
Package
Work-Around
–
pertama
tim
akan
mengidentifikasi cara alternative pencapaian kebutuhan dalam proses yang dihasilkan.
M embuat bisnis menyesuaikan package – jika package work
around
tidak
mungkin,
tim
seharusnya
merekomendasikan perubahan dan potensial proses bisnis untuk menyesuaikan proses dan mengeliminasi gap.
Customization sebagai usaha terakhir kustomisasi diperlukan
–
seharunya
strategi yang dipilih
untuk
membangun fungdionalitas eksternal baru perangkat lunak dan menampilkan package daripada kustomisasi packagenya sendiri.
48 2.3
Teori-teori Khusus yang Berhubungan dengan Rumah S akit 2.3.1
Pengertian Rumah S akit Dalam Glosarium Data dan Informasi Kesehatan 2005 dari Pusat Data dan Informasi DepKes RI, rumah sakit adalah suatu fasilitas yang menyediakan rawat inap dan rawat jalan yang memberikan pelayanan kesehatan jangka pendek dan jangka panjang yang terdiri dari observasi, diagnostik, terapeutik dan rehabilitatif untuk orang-orang yang menderita sakit, cidera dan melahirkan.
2.3.2 Tugas dan Fungsi Rumah S akit •
Tugas RS : M enurut Siregar (2005, p10) mengatakan bahwa pada umumnya,
tugas rumah sakit ialah menyediakan keperluan untuk pemeliharaan dan pemulihan kesehatan. M elaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan dan pemeliharaan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan rujukan.
49 •
Fungsi RS: Guna melaksanakan tugasnya, rumah sakit mempunyai berbagai
fungsi (Siregar (2005, p10), yaitu menyelenggarakan pelayanan medik, pelayanan penunjang medik dan nonmedik, pelayanan dan asuhan keperawatan, pelayanan rujukan, pendidikan dan pelatihan, penelitian dan pengembangan,
serta administarai umum dan
keuangan.
Secara
tradisional, maksud dasar keberadaan rumah sakit adalah mengobati dan perawatan penderita sakit dan terluka. Sehubungan dengan fungsi dasar ini, rumah sakit melakukan pendidikan terutama bagi mahasiswa kedokteran, perawat, dan personel lainnya. Penelitian telah juga merupakan fungsi penting. Dalam zaman modern ini fungsi keempat, yaitu pencegahan penyakit dan peningkatan kesehatan masyarakat juga telah menjadi fungsi rumah sakit. Jadi, empat fungsi dasar rumah sakit adalah pelayanan penderita, pendidikan, penelitian, dan kesehatan masyarakat.
2.3.3
Jenis Pelayanan Rumah S akit •
Pelayanan Unit Gawat Darurat Unit Gawat Darurat merupakan pelayanan yang siap melayani pasien selama 24 jam dalam sehari. Unit Gawat Darurat juga dilengkapi dengan sarana penunjang medis seperti diagnosa laboratorium dan radiologi, serta pelayanan transportasi ambulance. Dalam pelayanan
50 Unit Gawat dilengkapi dengan 10 tempat tidur, dan juga dilengkapi dengan pelayanan bantuan media yang siap mambantu masyarakat yang memerlukan panduan penanganan masalah kesehatan segera. •
Pelayanan Rawat Inap Pelayanan Rawat Inap merupakan pelayanan Rumah Sakit yang
diberikan kepada pasien yang harus menjalani perawatan inap di rumah sakit. Dalam pelayanan rawat inap, pasien akan dirawat oleh tenaga-tenaga medis profesional, dan keperawatan yang selalu siap melayani dengan siaga. Pelayanan rawat inap selalu berupaya memberikan pelayanan yang berkualitas, serta meningkatkan kualitas pelayanan sejalan dengan perkembangan ilmu dan teknologi yang terus berkembang. Jenis pelayanan yang tersedia: o Perawatan Penyakit Dalam o Perawatan Penyakit Bedah o Perawatan Kebidanan o Perawatan Penyakit Anak o Perawatan Neurologi o Perawatan Insentif o Dan lain sebagainya Jenis Kelas perawatan yang tersedia diantaranya: o Kelas Super VIP
51 o Kelas VIP o KelasI o KelasII Selain kelas perawatan, rawat inap juga memiliki nama ruangan seperti: Teratai, M awar, Tulip, Flamboyan, Aggrek. •
Pelayanan Farmasi Pelayanan Farmasi merupakan pusat pelayanan obat dan juga alat
kesehatan yang dibutuhkan oleh para pasien, baik pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap selama 24 jam dalam sehari. Farmasi pada Rumah Sakit OM C juga menyediakan pelayanan penukaran Resep Dokter dari luar, sehingga para pasein dapat mendapatkan obat yang dibutuhkan meskipun tidak melakukan perawatan di rumah sakit OM C. Pelayanan Farmasi pada rumah sakit OM C selalu memberikan pelayanan yang terbaik bagi pasiennya dalam pelayanan pemberian obat dan alat kesehatan, apabila obat yang dibutuhkan pasien tidak tersedia di dalam farmasi, maka bagian Farmasi akan segera membeli obat yang diperlukan pasien. •
Pelayanan Laboratorium Pelayanan Laboratorium merupakan pelayanan penunjang medis
yang tersedia di Rumah Sakit OM C. Laboratorium adalah tempat dimana pasien melakukan pengambilan sample pasien untuk pengecekan kondisi pasien.
52 •
Haemodialisa Haemodialisa merupakan salah satu tindakan pengganti fungsi
ginjal yang diberikan kepada penderita gagal ginjal, baik yang bersifat sementara maupun jangka panjang. Haemodialisa memberikan kualitas hidup optimal kepadapara penderita gagal ginjal terminal. Rumah Sakit OM C melayani cuci darah untuk penderita gagal ginjal dan siap siaga dalam 24 jam.
2.3.4
Rekam Medik Rekam medik adalah tempat informasi pasien dicatat dan berguna untuk riwayat penyakit dan pengobatan di kemudian harinya. Rekam medik berguna untuk komunikasi antara dokter, perawat, dan analisi kesehatan, serta untuk akreditasi rumah sakit, riset ilmiah, dan perlindungan hukum. Isi dalam rekam medik harus benar dan lengkap, disimpan dengan baik, serta dapat diambil kembali dengan cepat.
2.3.5
Kebutuhan Komputerisasi Medis Dalam pedomannya untuk para dokter dan karyawan kantor praktik, ditemukan identifikasi beberapa tanda bahaya yang menandakan kebutuhan komputer pada praktik medis. •
Pertumbuhan praktik
53 Praktik medis sedang berkembang menjadi organisasi skala besar sewaktu ditambahkan pelayanan kesehatan yang baru dan memperluas fungsi-fungsi dan bisnis. Kenaikan jumlah pasien dan pemasukan yang besar mengakibatkan kenaikan dalam jumlah karyawan dan pekerjaan pencatatan sehingga membutuhkan rutinitas kerja yang lebih efisien. Komputer mungkin tidak akan menambah bisnis baru, tetapi mereka dapat membantu mengatur dan mengelola pertumbuhan. •
Jadwal pengajuan penagihan tidak tercapai M emproses laporan keuangan bulanan pasien dan klaim asuransi
merupakan suatu tugas yang menyita waktu serta membutuhkan ketelitian dan ketepatan waktu. Hal ini dapat menjadi masalah kalau tuntunan praktik lainnya harus diberikan prioritas. Penggunaan komputer untuk penghitungan dan pengajuan tagihan dapat melakukan sebagian besar pekerjaan tanpa keterlibatan staff. •
Keputusan berdasarkan informasi Tenaga Profesional pelayanan kesehatan memerlukan sejumlah
besar informasi guna mengambil keputusan dibidang bisnis dan medis. Banyak dari informasi yang dieprlukan tidak mudah diakses pada sistem manual, namun sistem komputer sekarang dapat segera memberikan informasi tentang pasien dan laporan produktivitas secara rinci.
•
Pembatasan fasilitas dan ruang
54 Praktik medik terus menerus mencari ruang untuk menyimpan catatan medis, menempatkan karyawan, dan menambah prosedur yang baru. Sistem komputer biasanya memakan tempat yang lebih kecil dibandingkan sistem manual.
