6 BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Sistem Informasi 2.1.1 Pengertian Sistem Menurut McLeod dan Schell (2001, p9), System is a group of elements that are integrated with the common purpose of achieving an objective. Diterjemahkan sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem menurut Mukhtar (1999, p2), adalah sesuatu entity yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan. Menurut Hall dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Amir Abdi Jusuf (2001, p5), sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponenkomponen yang saling berkaitan (inter-related) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama. (common purpose). Dapat disimpulkan bahwa pengertian sistem adalah sekelompok elemen atau subsistem yang terintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu.
2.1.2 Pengertian Informasi Informasi menurut Mcleod dan Schell (2001, p12), Information is processed data or meaningful data. Diterjemahkan sebagai data yang telah diproses, atau data yang sudah lebih memiliki arti tertentu bagi kebutuhan penggunanya.
7 Menurut Mukhar (1999, p1), informasi adalah hasil suatu proses yang terorganisasi, memiliki arti dan berguna bagi orang yang menerimanya. Sedangkan informasi menurut Hall dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Amir Abdi Jusuf (2001, p14), informasi menyebabkan pemakai melakukan suatu tindakan yang dapat dilakukan atau tidak dilakukan. Informasi ditentukan oleh efeknya oleh pemakai, bukan oleh bentuk fisiknya. Mengenai kualitas informasi Mukhtar (1999, p4) mempunyai pendapat, yang pada garis besarnya dapat disimpulkan sebagai berikut : Agar suatu informasi dapat berguna harus memiliki beberapa karakteristik berikut ini: 1. Reliable (dapat dipercaya) Informasi harus bebas dari kesalahan dan harus akurat dalam mempresentasikan suatu kejadian atau kegiatan dari suatu organisasi. 2. Relevan (cocok atau sesuai) Informasi yang relevan harus memberikan arti kepada pembuat keputusan. Informasi ini bisa mengurangi ketidakpastian dan bisa meningkatkan nilai dari suatu kepastian. 3. Timely (tepat waktu) Informasi yang disajikan tepat waktu pada saat dibutuhkan dan bisa mempengaruhi proses pengambilan keputusan. 4. Complete (lengkap) Informasi yang disajikan termasuk didalamnya semua data yang relevan dan tidak mengabaikan kepentingan yang diharapkan oleh pembuat keputusan.
8 5. Understandable (dimengerti) Informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh si pembuat keputusan. Dari pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diolah sehingga memiliki arti atau sesuatu yang berarti dan dibutuhkan bagi manajemen untuk membantu dalam pengambilan keputusan yang menentukan keberhasilan atau kesuksesan organisasi untuk masa yang akan datang. Dan kualitas informasi ditentukan oleh mutu Reliable, Relevan, Timely, Complete, serta Understandable.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut Mukhtar (1999, p3), sistem informasi dapat diartikan sebagai suatu
pengorganisasian
peralatan
untuk
mengumpulkan,
menginput,
memproses, menyimpan, mengatur, mengontrol, dan melaporkan informasi untuk pencapaian tujuan perusahaan. Sedangkan menurut Hall dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Amir Abdi Jusuf (2001, p7), sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal
dimana
data
dikumpulkan,
diproses
menjadi
informasi
dan
didistribusikan kepada para pemakai. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah beberapa komponen, antara lain rangkaian prosedur dimana informasi itu sendiri diolah sedemikian rupa sehingga dapat berguna bagi para pemakai untuk mencapai sasaran-sasaran perusahaan.
9 2.2 Audit Sistem Informasi 2.2.1 Pengertian Audit Menurut Hall dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Amir Abdi Jusuf (2001, p42), auditing adalah salah satu bentuk pengujian independen yang dilakukan oleh seorang ahli auditor yang menunjukkan pendapatnya tentang kejujuran (fairness) sebuah laporan keuangan. Sedangkan menurut Mulyadi (1998, p7), auditing adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara obyektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi, dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataanpernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan. Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa definisi auditing adalah kegiatan memeriksa suatu entitas dengan mengumpulkan dan mengevaluasi bukti atau data tersebut berdasarkan standar atau kriteria yang telah ditetapkan, kemudian akan menghasilkan laporan dari auditor mengenai kesesuaian kegiatan atau kejadian yang telah diperiksa.
2.2.2 Pengertian Audit Sistem Informasi Menurut Weber (1999, p10), Audit Sistem Informasi adalah proses pengumpulan dan pengevaluasian bukti untuk menentukan apakah sistem komputer dapat melindungi aset kekayaan, memelihara integritas data, memungkinkan
tujuan
organisasi
untuk
menggunakan sumber daya yang efisien.
dicapai
secara
efektif
dan
10 Menurut Arens dan Loebbecke (1996, p1), auditing adalah proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan oleh seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dimaksud dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Dapat disimpulkan pengertian audit sistem informasi adalah proses pengumpulan dan pengevaluasian bukti oleh orang yang kompeten dan independen untuk menentukan apakah sistem yang dijalankan sesuai dengan kriteria yang ditentukan.
2.2.3 Tujuan Audit Sistem Informasi Tujuan audit sistem informasi menurut Weber (1999, p11) dapat disimpulkan bahwa secara garis besar dapat terbagi menjadi 4 antara lain: 1. Meningkatkan keamanan aset-aset perusahaan. 2. Meningkatkan integritas data. 3. Meningkatkan efektivitas sistem. 4. Meningkatkan efisiensi. Sedangkan faktor yang mendorong pentingnya kontrol dan audit sistem informasi, Weber (1999, p6) berpendapat yang secara garis besarnya dapat disimpulkan bahwa audit dilakukan untuk: 1. Mendeteksi resiko kehilangan data. 2. Mendeteksi resiko pengambilan keputusan yang salah. 3. Mendeteksi resiko penyalahgunaan komputer.
11 4. Menjaga aset perusahaan karena nilai hardware, software dan personil yang lazimnya tinggi. 5. Mendeteksi resiko error komputer. 6. Menjaga kerahasiaan. 7. Meningkatakan pengendalian evolusi penggunaan komputer. Dapat disimpulkan tujuan audit sistem informasi adalah untuk menjaga dan meningkatkan keamanan aset-aset perusahaan serta meningkatkan keandalan, efektifitas, dan efisiensi sistem.
2.2.4 Metode Audit Menurut Weber (1999, p55) metode audit yang digunakan, dibagi menjadi: 1. Metode auditing around the computer Auditing around the computer terlibat dengan penerimaan pendapat audit selama memeriksa dan mengevaluasi kontrol manajemen dan kemudian input dan output hanya untuk sistem aplikasi. Berdasarkan dari kualitas pemrosesan sistem aplikasi. Pemrosesan sistem aplikasi tidak diperiksa secara langsung. Selain itu auditor memandang komputer sebagai black box. Auditor hanya bisa melakukan metode ini untuk mendapatkan biaya termurah untuk melakukan audit. Keadaan dapat dipulihkan kembali jika sistem aplikasi mempunyai tiga karakteristik : Pertama, sistem harus sederhana dan berorientasi pada sistem batch. Pada umumnya sistem batch komputer merupakan suatu pengembangan
12 langsung dari sistem manual. Sistem batch ini harus mempunyai kriteria sebagai berikut: •
Resiko yang ada harus rendah. Resiko ini tidak dapat dikelompokkan dengan
subyek
kesalahan
material
akibat
ketidakberesan
dari
ketidakefisienan dan ketidakefektifan dalam beroperasi. ● Logika sistem harus tepat sasaran. Tidak ada rutinitas yang dikembangkan untuk mengizinkan komputer untuk memproses data. •
Transaksi input dilakukan dengan sistem batch, dan kontrol dipelihara dengan menggunakan metode tradisional.
•
Proses utama terdiri dari penyeleksian input data dan memperbaharui file master secara terus menerus.
•
Adanya jejak audit yang jelas. Laporan terperinci dipersiapkan pada kunci pokok dalam sistem.
● Jadwal pekerjaan relatif sangat stabil dan sistem jarang dimodifikasi. Kedua, seringkali keefektifan biaya dalam metode audit around the computer pada saat aplikasi yang digunakan untuk keseragaman kemasan dalam program software. Ketiga, auditor harus menggunakan metode audit around the computer pada user lebih tinggi daripada sistem kontrol komputer untuk menjaga perawatan keintegrasian data dan mencapai tujuan keefektifan dan keefisienan dari sistem. Biasanya metode auditing around the computer adalah pendekatan sederhana yang berhubungan dengan audit dan dapat
13 dipraktekkan oleh auditor yang mempunyai pengetahuan teknik yang sedikit tentang komputer. 2. Metode auditing through the computer Untuk banyak bagian, auditor terlibat dalam metode auditing through the computer harus digunakan dalam kasus dibawah ini: ● Proses logik dan adanya kontrol di dalam sistem. Catatan dari sistem yang dibuat metode auditing through the computer harus digunakan dalam kasus dibawah ini: -
Resiko yang ada pada sistem aplikasi sangat tinggi.
-
Input dari proses sistem aplikasi dalam volume besar dan output yang dihasilkan dalam volume yang sangat besar dan luas. Pengecekan langsung dari sistem input dan output sulit dikerjakan.
-
Bagian yang penting dari sistem kontrol internal ditambahkan dalam sistem komputer.
-
Proses logik yang ditambahkan dalam sistem aplikasi adalah komplek.
-
Karena adanya pertimbangan keuntungan biaya, jarak yang banyak dalam uji coba penampakan audit adalah biasa dalam suatu sistem.
3. Metode auditing with the computer Auditor menggunakan komputer sebagai sebuah alat untuk menampilkan suatu kegiatan, seperti perintah untuk melakukan proses pencetakan yang disebut sebagai auditing with the computer. Kemampuan auditor dalam menggunakan komputer adalah untuk menunjukkan tugas,
14 seperti yang dipersiapkan sesuai dengan persiapan klien dalam memproses data akuntansi. Dengan tujuan untuk melakukan perintah pencetakan, auditor menggunakan komputer untuk mengerjakan dengan perusahaan, menghitung pendapatan, seperti penyusutan, membandingkan isi dari dua file dan memeriksa file untuk kehilangan jumlah, seperti batas kredit pelanggan.
2.2.5 Dimensi Audit Audit sistem informasi sesungguhnya mempunyai beberapa dimensi yaitu: 1.
Audit Laporan Keuangan Audit ini dilakukan untuk mengetahui tingkat kewajaran atas laporan keuangan yang disajikan oleh perusahaan.
2.
Audit Operasional terhadap manajemen sumber daya informasi yaitu efektivitas, efisiensi dan ekonomis tidaknya unit fungsional sistem informasi pada suatu perusahaan.
3.
Audit terhadap keandalan sistem aplikasi komputer, dengan cara: a. Concurrent Audit (audit secara bersama-sama) Auditor menjadi anggota dalam tim pengembangan sistem. Dalam audit ini auditor bukan anggota dari tim pengembangan sistem, tetapi membantu tim untuk meningkatkan kualitas dari sistem yang mereka rancang dan implementasikan. Auditor mewakili pimpinan proyek dan manajemen.
15 b. Post Implementation Audit (audit setelah implementasi) Auditor memeriksa apakah sistem aplikasi komputer telah diimplementasikan oleh perusahaan sesuai dengan kebutuhan penggunanya dan telah dijalankan oleh sumber daya manusia yang optimal.
2.2.6 Tahap Audit Sistem Informasi Menurut Weber (1999, p47), audit terdiri dari lima tahap yaitu, 1. Planning the Audit Selama tahap awal ini, auditor harus memutuskan level materiil permulaan yang akan di audit. Auditor juga harus membuat keputusan akan resiko audit yang diinginkan. Level dari sifat resiko akan bervariasi dalam setiap bagian dari audit. 2. Test of Controls Tahap berfokus pada kontrol manajemen. Jika testing menunjukkan bahwa kontrol manajemen tidak beroperasi sebagaimana semestinya, baru setelah itu dilanjutkan dengan testing kontrol aplikasi. 3. Test of Transaction Auditor menggunakan tests of transaction untuk mengevaluasi apakah kesalahan atau proses yang tidak sesuai dengan ketentuan telah mengarah pada kesalahan material dari informasi keuangan. Biasanya test of transaction meliputi menelusuri jurnal masukan sampai pada dokumen sumber, memeriksa daftar harga dan pengujian keakuratan perhitungan.
16 4. Test of Balances or overall results Auditor melakukan tests of balances or overall results untuk mendapatkan bukti yang cukup untuk membuat dan menyampaikan keputusan akhir dari kehilangan atau kesalahan pernyataan laporan yang muncul ketika fungsi sistem informasi gagal untuk menjaga aset-aset, menjaga integritas data, dan mencapai keefisienan dan keefektifan. 5. Completion of the Audit Pada tahap akhir, auditor kemudian harus merumuskan sebuah opini tentang apakah kehilangan material dan kesalahan pernyataan laporan muncul dan membuat sebuah laporan. Standar opini yang berlaku di beberapa negara terdiri dari empat jenis opini yaitu: a. Disclaimer of Opinion Setelah selesai melakukan audit, auditor tidak dapat memberikan sebuah opini. b. Adverse Opinion Auditor menyimpulkan bahwa kehilangan material telah muncul atau laporan keuangan telah dinyatakan salah secara materiil. c. Qualified Opinion Auditor menyimpulkan bahwa kehilangan telah muncul atau kesalahan laporan secara materiil telah ada tapi tidak besar atau material. d. Unqualified Opinion Auditor percaya bahwa tidak ada kehilangan material atau laporan yang salah
17 2.3 Kontrol Internal 2.3.1 Pengertian Kontrol Internal Menurut Weber (1999, p35) kontrol adalah suatu sistem untuk mencegah, mendeteksi dan mengoreksi kejadian yang timbul saat transaksi dari serangkaian pemrosesan tidak terotorisasi secara sah, tidak akurat, tidak lengkap, mengandung redudansi, tidak efektif dan tidak efisien. Dengan demikian tujuan yang sifatnya merugikan akibat suatu kejadian. Berdasarkan pengertian di atas maka kontrol dibagi: 1. Preventive control Digunakan untuk mencegah masalah sebelum masalah tersebut muncul. 2. Detective control Digunakan untuk menemukan masalah yang berhubungan dengan control segera setelah masalah tersebut timbul. 3. Corrective control Digunakan untuk memperbaiki masalah yang ditemukan pada kontrol detektif. Kontrol ini mencakup prosedur untuk menentukan penyebab masalah yang timbul memodifikasi sistem proses. Dengan demikian bisa mencegah kejadian yang sama dimasa mendatang. Menurut Mukhtar (1999, p41-42) kontrol internal merupakan perencanaan organisasi guna mengkoordinasikan metode atau cara kontrol dalam suatu perusahaan untuk menjaga asset perusahaan guna meningkatkan tingkat kepercayaan dan akurasi data, serta menjalankan operasi perusahaan secara efisien.
18 2.3.2 Komponen Kontrol Internal Komponen internal menurut Weber (1999, p49), terdiri dari lima komponen yang saling terintegrasi, antara lain: 1. Control Environment Komponen ini diwujudkan dalam cara pengoprasian, cara pembagian wewenang dan tanggung jawab yang harus dilakukan, cara komite audit berfungsi dan metode-metode yang digunakan untuk merencanakan dan memonitor kinerja. 2. Risk Assessment Komponen ini untuk mengindentifikasi dan menganalisa resiko yang dihadapi oleh perusahaan dan cara-cara untuk menghadapi resiko tersebut. 3. Control Activities Adalah komponen yang beroperasi untuk memastikan transaksi telah terotorisasi, adanya pembagian tugas, pemeliharaan terhadap dokumen dan record, perlindungan aset dan record, pengecekan kinerja, dan penilaian dari jumlah record yang terjadi. 4. Information and Communication Adalah komponen dimana informasi digunakan untuk mengidentifikasi, mendapatkan dan menukarkan data yang dibutuhkan untuk mengendalikan dan mengatur operasi perusahaan. 5. Monitoring Adalah komponen yang memastikan kontrol internal beroperasi secara dinamis sepanjang waktu.
19 2.3.3 Jenis Kontrol Internal Menurut Weber (1999, p67), ruang lingkup kontrol dibedakan atas dua jenis yaitu management control framework (kontrol manajemen) dan application control framework (kontrol aplikasi). 1. Kontrol Manajemen Kontrol manajemen dilakukan untuk menyakinkan bahwa pengembangan, pengimplementasian, pengoprasian, dan pemeliharaan sistem informasi telah diproses sesuai dengan rencana dan telah terkontrol. kontrol ini berguna untuk menyediakan infrastruktur yang stabil sehingga sistem informasi dapat dibangun, dioperasikan dan dipelihara secara berkesinambungan. Subsistem dari kontrol manajemen adalah sebagai berikut: a. Top Management Control Pengendalian top management berfungsi untuk mengontrol peranan manajemen dalam perencanaan kepemimpinan dan pengawasan fungsi sistem. Top management bertanggung jawab terutama pada keputusan jangka panjang. b. System Development Management Control Pengendalian manajemen pengembangan sistem berfungsi untuk mengontrol alternatif dari model proses pengembangan sistem informasi sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengumpulan dan pengevaluasian bukti. Manajemen pengembang sistem bertanggung jawab untuk perancangan, pengimplementasian dan pemeliharaan sistem aplikasi.
20 c. Control Programing Management Pengendalian manajemen pemrograman berfungsi untuk mengontrol tahapan utama dari daur hidup program dan pelaksanaan dari tiap tahap. Manajemen pemrograman bertanggung jawab untuk pemrograman sistem baru, pemeliharaan sistem lama dan menyediakan software yang mendukung sistem pada umumnya. d. Database Resource Management Control Pengendalian manajemen sumber data berfungsi untuk mengontrol peranan
dan
fungsi
dari
data
administrator
atau
database
administrator. Manajemen sumber data bertanggung jawab untuk perancangan, perencanaan dan persoalan kontrol dalam hubungannya dengan pengguna data organisasi. Menurut Weber (1999, p206), pengendalian sumber data yang baik adalah : •
User harus dapat membagi data.
•
Data harus tersedia untuk digunakan kapan saja, dimanapun, dan dalam bentuk apapun.
•
Data harus dapat dimodifikasi dengan mudah oleh yang berwewenang sesuai dengan kebutuhan user.
e. Security Management Control Pengendalian mengontrol
manajemen fungsi
utama
keamanan dari
mempunyai
security
tugas
untuk
administrator
dalam
mengidentifikasi ancaman utama terhadap fungsi sistem informasi dan
21 perancangan, pelaksanaan, pengoperasian dan pemeliharaan terhadap pengontrolan yang dapat mengurangi kemungkinan kehilangan dari ancaman ini sampai tingkat yang dapat diterima. f. Operation Management Control Pengendalian manajemen operasi berfungsi untuk meyakinkan bahwa pengoperasian sehari-hari dari fungsi sistem informasi diawasi dengan baik. Menurut Weber (1999, p288), pengendalian manajemen operasi bertanggung jawab terhadap pengoperasian komputer, pengoperasian jaringan, persiapan dan pengentrian data, serta pengendalian produksi. g. Quality Assurance Management Control Pengendalian manajemen jaminan kualitas bertugas untuk meyakinkan bahwa pengembangan, pelaksanaan, pengoperasian dan pemeliharaan dari sistem informasi sesuai standar kualitas.
2. Kontrol Aplikasi Kontrol aplikasi dilakukan dengan tujuan untuk menentukan apakah kontrol internal dalam sistem yang terkomputerisasi pada aplikasi komputer tertentu sudah memadai untuk memberikan jaminan bahwa data telah dicatat, diolah dan dilaporkan secara akurat, tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan manajemen untuk proses jalannya pengambilan keputusan untuk perusahaan. Pengendalian aplikasi berupa:
22 1. Boundary control Mengontrol sifat dan fungsi kontrol akses, penggunaan pengkodean dalam kontrol akses, nomor identifikasi personal (PIN), digital signatures dan plastic cards. 2. Input control Mengontrol berbagai jenis metode data input, perancangan dokumen sumber, perancangan layar input, data coding, check digit, batch controls, validasi dari data input dan input instruction. A. Metode data input: 1. Keyboarding, contoh: PC(Personal Computer) 2. Direct Reading, contoh: Optical character Recognition (OCR), Automatic Teller Machine (ATM). 3. Direct Entry, contoh: touch screen, joystick dan mouse. B. Perancangan dokumen sumber Tujuan dari kontrol terhadap perancangan dokumen sumber antara lain
mengurangi
kemungkinan
kesalahan
pencatatan
data,
meningkatkan kecepatan pencatatan data, mengontrol alur kerja, menghubungkan
pemasukan
data
ke
sistem
komputer,
meningkatkan kecepatan dan ketepatan pembaca data, dan sebagai alat referensi untuk mengecek urutan-urutan pengisian. Dasar yang perlu diperhatikan untuk penilaian dari perancangan dokumen sumber yang baik: 1.
Karakteristik dari medium kertas yang akan digunakan untuk dokumen sumber.
23 2.
Layout dan style dari dokumen sumber. Perancangan layar masukan data, dasar-dasarnya: 1. Apakah layar yang digunakan untuk pemasukan data secara langsung atau dapat digunakan untuk memasukkan data yang diperlukan dari dokumen sumber. 2. Layar masukan harus mencerminkan bagaimana cara pemasukan field data. 3. Layar masukan harus mencerminkan dokumen sumber. C. Pengkodean data: Tipe-tipe pengkodean data: 1. Serial codes Memberikan urutan nomor atau alfabet sebagai suatu obyek, terlepas dari kelompok obyek tersebut. Maka dapat dikatakan
bahwa
serial
codes
secara
unik
mengidentifikasikan suatu obyek. Keuntungan utama dari pengkodean ini adalah kemudahan untuk menambahkan item baru dan juga pengkodean ini ringkas dan padat. 2. Block sequence codes Pengkodean dengan block sequence memberikan satu blok dari nomor-nomor untuk masing-masing nilai dari kelompok tersebut. Keuntungan pengkodean ini adalah memberikan nilai mnemonic (mudah diingat). Kesulitan
24 yang dihadapi adalah dalam menentukan ukuran / panjang dari kode. 3. Hierarchical codes Membutuhkan pemilihan serangkaian nilai kelompok dari suatu obyek yang dikodekan dan diurutkan berdasarkan tingkat kepentingannya. Hierarchical codes lebih berarti dibanding serial atau block sequence karena pengkodean ini mendeskripsikan lebih banyak kelompok dari obyek. 4. Association codes Kelompok dari obyek yang akan diberi kode pilihan, dan kode yang unik diberikan untuk masing-masing nilai dari kelompok tersebut. Kode tersebut dapat berupa numerik, alpabet, atau alphanumerik. Association codes mempunyai nilai mnemonic tinggi. Pengkodean ini lebih cenderung salah jika tidak ringkas atau terdiri dari banyak campuran alpabet atau karakter numerik. D. Check digit Pengecekan dilakukan dengan menggunakan check digit hanya dilakukan pada field yang bersifat kritis. Pengecekan ini hanya dapat dilakukan dengan menggunakan mesin pada saat memasukan atau dengan program input.
25 E. Bacth controls Bacthing adalah proses pengelompokan transaksi yang memiliki hubungan satu dengan yang lainnya. Ada 2 tipe batch yang digunakan yaitu: 1. Physical batch, kelompok transaksi yang terdiri dari unit fisik. 2. Logical batch, kelompok transaksi yang disatukan atas dasar persamaan logika. Penilaian terhadap Batch controls dapat dilakukan dengan mengacu pada: 1. Batch cover sheet: terdiri dari nomor batch yang unik, total control untuk batch, data yang umum dari berbagai transaksi dalam batch, serta tanda tangan dari personil yang bertanggung jawab adalah penanganan batch. 2. Batch control register: merekam perpindahan physical batch antara berbagai lokasi dalam suatu organisasi. F. Validasi dari data input ada 4 tipe: 1. Field checks: validasi dilakukan tidak bergantung pada nilai field yang lain pada record input. 2. Record checks: validasi dilakukan bergantung pada field lain dari record input. 3. Batch checks: validasi dilakukan dengan memeriksa kesamaan karakteristik batch dari record yang akan dimasukkan dengan record batch yang sudah tercatat.
26 4. File checks: dengan memeriksa kesamaan karakteristik dari file yang digunakan dengan karakteristik dari file yang sudah terekam. G. Instruksi input Dalam memasukkan instruksi ke dalam sistem aplikasi sering terjadi kesalahan karena adanya instruksi yang bervariasi dan kompleks, sehingga perlu menampilkan pesan kesalahan. Pesan kesalahan yang ditampilkan harus dikomunikasikan pada user dengan lengkap dan jelas. Ada enam cara memasukkan instruksi ke dalam sistem informasi : 1. Menu driven languages : sistem menyajikan serangkaian pilihan kepada user dan user dapat memilih dengan beberapa cara yaitu dengan mengetikkan angka atau huruf yang mengidentifikasikan pilihan mereka. 2. Question answer dialog : sistem aplikasi menyajikan pertanyaan tentang nilai dari beberapa item data dan user meresponnya. 3. Command
languages
:
membutuhkan
user
untuk
memberikan perintah tertentu dalam meminta beberapa proses dan sekumpulan alasan yang secara spesifik memberikan dijalankan.
bagaimana
seharusnya
topik
tersebut
27 4. Form based languages : membutuhkan user untuk memberikan perintah dan data tertentu yang terdapat dalam form input dan output. 5. Natural languages : user memberikan instruksi pada sistem aplikasi melalui recognition device. 6. Direct manipulation interface : user memasukkan instruksi dalam sistem aplikasi melalui manipulasi langsung obyek pada layar. Kontrol terhadap input sangat penting karena: 1. Pada
banyak
sistem
informasi,
subsistem
input
mempunyai jumlah kontrol yang paling banyak. 2. Aktivasi
subsistem
input
melibatkan
rutinitas
dan
intervensi manusia secara terus menerus sehingga cenderung menimbulkan kesalahan. 3. Subsistem masukkan merupakan sasaran dari tindak lanjut kejahatan
meliputi
penambahan,
penghapusan
dan
pengubahan transaksi input. 3. Communication control Mengontrol pendistribusian pembukaan komunikasi subsistem, komponen fisik, kesalahan jalur komunikasi, aliran dan hubungan, pengendalian
topologi,
pengendalian
akses
hubungan,
pengendalian atas ancaman subversive, pengendalian jaringan, pengendalian arsitektur komunikasi.
28 4. Processing control Menurut Porter dan Perry (1996, p200) processing control mencakup pengendalian terhadap kemungkinan kehilangan data atau
tidak
diprosesnya
data,
perhitungan
aritmatik
dan
kekurangan pemrograman. 5. Database control Menurut Porter dan Perry (1996, p204) database control digunakan untuk menjaga kelengkapan data dalam suatu database.
Pengendalian
yang
dilakukan
untuk
menjaga
kelengkapan data tersebut mencakup kontrol terhadap pelaporan kemacetan, sistem kamus data, sistem kamus data yang terintegrasi, tanggung jawab unsur data pengendalian data bersama dan pemecahan hambatan. 6. Output control Digunakan untuk memastikan bahwa data yang diproses tidak mengalami perubahan yang tidak sah oleh personil komputer dan memastikan hanya personil yang berwenang saja yang menerima output yang dihasilkan. Kontrol output yang dilakukan: 1. Mencocokkan data keluaran (khususnya total pengendali) dengan total pengendali yang sebelumnya telah ditetapkan yang diperoleh dalam tahap input data dari siklus pemrosesan. 2. Mereview data keluaran untuk melihat format yang tepat. Format yang terdiri dari : a. Judul laporan.
29 b. Tanggal dan waktu pencetakan. c. Banyaknya rangkap laporan untuk masing-masing pihak yang berwenang. d. Periode laporan. e. Nama program (termasuk versinya) yang menghasilkan laporan. f. Nama
personil
yang
bertanggung
jawab
atas
dikeluarkannya laporan tersebut. g. Masa berlaku laporan. h. Nomor halaman. i. Tanda akhir halaman. 3. Mengendalikan data input yang dibuat oleh komputer selama pemrosesan dan mendistribusikan data yang ditolak ke personil yang tepat. 4. Mendistribusikan laporan-laporan output ke departemen pemakai tepat pada waktunya.
30 2.4 Produksi 2.4.1 Pengertian Produksi Menurut Assauri (1998, p7), istilah produksi banyak digunakan dalam organisasi yang menghasilkan keluaran, baik yang berupa barang maupun jasa. Secara umum produksi diartikan sebagai suatu kegiatan atau proses yang mentransformasikan masukan menjadi hasil keluaran. Namun dalam arti sempit, produksi hanyalah merupakan kegiatan yang menghasilkan barang, baik barang jadi, maupun setengah jadi, bahan industri dan suku cadang, beserta komponennya. Faktor-faktor produksi menurut Assauri (1998, p2) adalah : ● Bahan dan peralatan mesin ● Manusia (tenaga kerja, akal, dan skill) ● Data Dengan
demikian,
produksi
merupakan
suatu
kegiatan
untuk
memproses input (masukan) sehingga menghasilkan output (keluaran).
2.4.2 Sistem Produksi Menurut Assauri (1998, p25-26), Sistem Produksi adalah suatu keterkaitan unsur-unsur yang berbeda secara terpadu, menyatu dan menyeluruh dalam mentransformasikan masukan menjadi keluaran. Menurut Chase (1995, p6), Production System uses operations resources to transform inputs into some desired output. Diterjemahkan bahwa Sistem Produksi menggunakan sumber daya operasi yang ada untuk mentransformasi masukan menjadi keluaran yang diinginkan. Yang termasuk
31 masukan adalah bahan mentah, customer atau produk yang diperoleh dari sistem yang lain. Jadi dapat disimpulkan Sistem Produksi menggunakan sumber daya yang berbeda-beda secara terpadu dan menyatu untuk mentransformasikan masukan menjadi keluaran.
Gambar berikut menunjukkan proses transformasi dari sistem produksi : Masukan ● ● ● ● ● ●
Bahan Tenaga Kerja Mesin Energi Modal Informasi
Transformasi
Keluaran
Proses Konversi
Barang dan Jasa
Gambar 2.1 : Sistem Produksi (Assauri, 1998, p26)
2.4.3 Fungsi Produksi Menurut Assauri (1998, p12), Fungsi Produksi bertanggung jawab atas pengolahan bahan baku dan penolong atau pembantu menjadi barang jasa atau jasa yang akan memberikan hasil pendapatan bagi perusahaan. Fungsi Produksi yang utama adalah : 1. Proses pengolahan, merupakan metode yang digunakan untuk mengolah masukan.
32 2. Jasa dan penunjang, merupakan penetapan teknik atau metode yang dijalankan, sehingga proses pengolahan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif. 3. Perencanaan, merupakan penetapan keterkaitan dan pengorganisasian kegiatan produksi dan operasi yang akan dilakukan dalam suatu dasar waktu dan periode tertentu. 4. Pengendalian dan pengawasan, merupakan fungsi untuk menjamin terlaksananya kegiatan sesuai dengan yang direncanakan.
2.4.4 Perencanaan Pengendalian Produksi Pengertian dari perencanaan produksi itu sendiri adalah perencanaan dan pengorganisasian tenaga kerja, mesin, bahan dan peralatan lain serta modal yang diperlukan untuk memproduksi barang pada suatu periode tertentu di masa depan sesuai dengan yang diperkirakan, menurut Assauri (1998, p121). Pengertian dari pengendalian produksi adalah suatu kegiatan untuk mengkoordinir aktivitas-aktivitas pengerjaan atau pengolahan agar waktu penyelesaian yang telah ditentukan dapat dicapai dengan efisien dan efektif. Sedangkan Perencanaan dan Pengendalian Produksi adalah penentuan dan penetapan kegiatan-kegiatan produksi yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan pabrik tersebut, dan mengawasi kegiatan pelaksanaan dari proses dan hasil produksi agar apa yang telah direncanakan dapat terlaksana dan tujuan yang diharapkan dapat dicapai. Perencanaan dan Pengendalian Produksi (PPC) merupakan salah satu fungsi yang terpenting dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan tersebut.
33 Tugas dari PPC diantaranya adalah pengkoordinasian faktor-faktor produksi dimana di dalamnya terdapat pekerja, bahan-bahan, mesin-mesin, dan peralatan. Jadi dapat disimpulkan bahwa perencanaan dan pengendalian produksi (PPC) merupakan kegiatan pengkoordinasian dari bagian-bagian yang ada dalam melakukan proses produksi.
2.5 Administrasi 2.5.1 Pengertian Administrasi Pengertian Administrasi dapat dilihat dalam pengertian sempit dan luas. Menurut Ulbert (1999), yang dikutip oleh Husein Umar (2004, p2), administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan nformasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperolehnye kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit lebih tepat disebut tatusaha (clerical work, office work). Kegiatan tatausaha terdiri dari rangkaian beberapa kegiatan, yaitu penerimaan, pencatatan,
pengklasifikasian,
pengolahan,
penyimpanan,
pengetikan,
penggandaan, dan pengiriman data dan informasi secara tertulis yang diperlukan oleh organisasi. Tempat berlangsungnya penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan disebut kantor, yaitu suatu unit kerja yang terdiri dari ruangan, personel, peralatan, dan operasi pengolah informasi. Sedangkan Administrasi secara luas telah didefinisikan oleh beberapa ahli, Menurut Ulbert (1999), yaitu dikutip oleh Husein Umar (2004), p2), telah
34 mensintesiskan
dengan
baik
beberapa
pendapat
tentang
administrasi
berdasarkan unsur-unsurnya, seperti pada Gambar 2.2 Berdasarkan model ini, Administrasi dapat didefinisikan sebagai suatu kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok orang dan atau organisasi berdasarkan pembagian kerjasama sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Individu
Ide
Kelompok
Kerjasama
Organisasi
Sumber daya
Tujuan
Gambar 2.2 Model Administrasi dan Unsurnya
