BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Sistem Informasi 2.1.1
Pengertian Sistem Menurut Hall (2001, p5) sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-
komponen yang saling berkaitan (inter related) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common porpose). Menurut McLeod (2001, p11) sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan organisasi atau perusahaan yang terdiri dari sejumlah sumber data (manusia, material, mesin, uang, informasi) yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen. Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok elemen yang saling terhubung, terintegrasi, dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
2.1.2
Pengertian Informasi Menurut Bodnar yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dan Rudi
Tambunan (2001, p1) informasi adalah data yang berguna dan diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Menurut Hall (2001, p14) informasi bukan sekedar fakta yang diproses dalam suatu laporan formal. Informasi memungkinkan para pemakainya melakukan
8
9 tindakan yang menyelesaikan konflik, mengurangi ketidakpastian, dan melakukan keputusan. Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan semua fakta berupa data yang diproses sehingga memiliki arti dan nilai guna sehingga dapat dipakai oleh pengguna atau user sebagai dasar untuk mengambil keputusan. Menurut Hall (2001, p17), informasi yang berguna memiliki karakteristik sebagai berikut : 1. Relevan Isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan sehingga dapat mendukung keputusan manajer atau tugas petugas administrasi. 2. Tepat waktu Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan kegunaannya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode tindakan yang didukungnya. 3. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Kesalahankesalahan material ada ketika jumlah informasi yang tidak akurat menyebabkan pemakai melakukan keputusan yang buruk atau gagal melakukan keputusan yang diperlukan. 4. Lengkap Tidak boleh ada bagian informasi yang esensial bagi pengambilan keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang. 5. Rangkuman
10 Informasi harus diagregasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai.
2.1.3
Pengertian Sistem Informasi Menurut Hall (2001, p7) sistem informasi adalah sebuah rangkaian
prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi yang didistribusikan kepada para pemakai. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan komponenkompenen (orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data) yang memproses data menjadi informasi yang diperlukan oleh pengguna dalam sebuah organisasi.
2.2
Sistem Informasi Akuntansi 2.2.1
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2003, p4), sistem informasi akuntansi adalah suatu
subsistem dalam sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan dan informasi lainnya yang dihasilkan dari rutinitas pengolahan transaksi-transaksi akuntansi. Menurut Bodnar dan Hopwood (2001, p1) yang dialihbahasakan oleh Jusuf dan Tambunan, “Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan.” Jadi, pengertian sistem informasi akuntansi dapat disimpulkan sebagai suatu subsistem dalam sistem informasi manajemen yang terdiri dari kumpulan sumber daya yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi akuntansi dan keuangan,
11 yang digunakan oleh semua tingkat manajemen dalam perencanaan dan pengendalian aktivitas organisasi untuk pengambilan keputusan yang dihasilkan dari pengumpulan dan rutinitas pengolahan transaksi-transaksi akuntansi.
2.2.2
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2003, p6), tujuan dari sistem informasi akuntansi
adalah sebagai berikut: a. Menghasilkan laporan-laporan eksternal Bisnis-bisnis menggunakan sistem informasi akuntansi untuk memproduksi laporan khusus untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh investor, kreditor, penagih pajak, agen peraturan, dan lainnya. b. Mendukung pelaksanaan aktivitas rutin Manager membutuhkan sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin selama siklus operasi perusahaan. Misalnya, termasuk menerima pesanan pelanggan, pengiriman barang dan jasa, menagih pembayaran, dan mengumpulkan kas. c. Mendukung pengambilan keputusan Informasi juga dibutuhkan untuk pengambilan keputusan non rutin di setiap tingkatan organisasi. Misalnya, mencakup pemberian informasi mengenai produk-produk mana yang terjual dengan baik dan mana yang paling banyak dibeli. d. Perencanaan dan pengendalian Sebuah sistem informasi akuntansi diperlukan dalam aktivitas perencanaan dan pengendalian yang baik. Informasi berhubungan dengan biaya anggaran dan
12 standar yang disimpan oleh sistem informasi, dan laporan yang didesain untuk membandingkan jumlah anggaran dengan jumlah yang sebenarnya. e. Mengimplementasikan pengendalian intern Pengendalian intern termasuk kebijaksanaan, prosedur, dan sistem informasi digunakan untuk melindungi harta perusahaan dari kerugian atau pencurian dan untuk menjaga data keuangan tetap akurat.
2.3
Analisis dan Perancangan Sistem 2.3.1
Pengertian Analisis Sistem Menurut Bodnar (2001, p21) analisis sistem meliputi formulasi dan evaluasi
solusi-solusi masalah sistem. Penekanan dalam analisis sistem adalah pada tujuan keseluruhan sistem. Dasar dari semua ini adalah analisis untung-rugi di antara tujuan-tujuan sistem. Menurut McLeod (2001, p128) analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui. Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengertian analisis sistem yaitu formulasi dan evaluasi solusi masalah sistem, yaitu penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan analisis untung-rugi dan perancangan sistem baru di atas sistem yang telah ada.
2.3.2
Pengertian Perancangan Sistem Menurut McLeod (2001, p192), rancangan sistem adalah penentuan proses
dan data yang diperlukan oleh sistem baru.
13 Menurut Mulyadi (2001, p51), perancangan sistem adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi di dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah penerjemahan kebutuhan pemakai informasi yang didapat dari proses analisis sistem kedalam alternatif rancangan sistem informasi yang baru.
2.4
Metode Analisis dan Perancangan Sistem Berorientasi Objek Menurut Mathiassen et. al. (2000,p3) metode analisis dan desain berorientasi
object adalah metode yang menggunakan object dan class sebagai konsep utama dan membangun prinsip umum utama untuk analisis dan desain. Metode ini memiliki beberapa tujuan, yaitu: 1. Untuk menetapkan syarat sistem. 2.
Untuk menghasilkan sebuah desain sistem tanpa ketidakpastian yang berarti.
3.
Untuk memahami sebuah sistem, konteksnya, dan kondisi untuk implementasinya.
Ada beberapa metode yang digunakan dalam analisis dan desain sistem yang berorientasi object, diantaranya adalah: 1. Rich Picture. 2. UML Class Diagram. 3. UML Use Case Diagram. 4. Navigation diagram.
1. Rich Picture
14 Rich picture adalah suatu gambar yang informal yang melukiskan pemahaman penggambar akan suatu situasi. Digunakan semasa pemilihan sistem untuk menggambarkan gambaran menyeluruh dari tugas yang menghadapi proyek pengembangan sistem. Rich picture secara umum menggambarkan permasalahan sistem dan application domain. Rich picture tidak memiliki notasi khusus. Namun seharusnya melalui beberapa persetujuan di antara proyek sebagaimana aspek tertentu digambarkan. 2. UML Class Diagram UML class diagram adalah gambaran mengenai sekumpulan class dan hubungan antar class yang terstruktur. UML class diagram adalah pusat penggambaran dari analisis dan desain berorientasi object. Selama masa analisis, biasanya cukup untuk menggambarkan class dengan namanya. 3. UML Use Case Diagram UML use case diagram adalah gambaran mengenai hubungan antara actor dan use-case. Actor dan use-case adalah dua elemen utama dalam penggambaran. Mereka dapat dihubungkan satu sama lain, dengan demikian mengindikasikan actor yang ditentukan berpartisipasi dalam use-case yang ditentukan. Actor dan use-case juga dapat saling berhubungan melalui penggunaan struktur class diagram. 4. Navigation Diagram Navigation diagram adalah jenis khusus dari statechart diagram yang berfokus pada dinamika keseluruhan dari tampilan layar. Diagram ini menunjukkan window-window yang bersangkutan dan perpindahan di antara mereka. Sebuah window ditunjukkan sebagai sebuah state. State memiliki sebuah
15 nama dan sebuah icon. Pergantian state sesuai dengan pergantian di antara dua window.
2.5
Siklus Hidup Pengembangan Sistem Menurut Jones dan Rama (2003, p671), Sistem Development Life Cycles (SDLC)
terdiri dari empat tahap, yaitu: 1.
Investigasi Sistem Investigasi sistem merupakan tahap pertama dalam siklus hidup sistem. Dalam
tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah mempelajari sistem yang berjalan, identifikasi perubahan yang diperlukan dan pertimbangan atas solusi yang memungkinkan. Sasaran yang ingin dicapai adalah untuk memilih proposal yang layak dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Model atau teknik yang digunakan dalam tahap ini adalah : a. The workflow table b. Overview activity diagram 2.
Analisis Sistem Analisis system merupakan tahap kedua dalam siklus hidup sistem. Tujuan dari
tahap ini untuk mempelajari sistem berjalan dan mengusulkan pemecahan secara lebih rinci dibandingkan dengan tahap investigasi. Sasaran dari tahap ini adalah mengembangkan persyaratan – persyaratan sistem baru. 3.
Desain Sistem Desain sistem merupakan tahap ketiga dalam dalam siklus hidup sistem. Tahap
ini bertujuan untuk merinci bentuk fisik sistem (seperti dokumen, laporan, file, proses – proses, dan lainnya) dan pemilihan pemasok.
16 Pada tahap ini model yang digunakan adalah:
4.
–
UML class diagram
–
UML Activity Diagram
–
Risk Analysis templates
–
UML Use Case Diagram
–
Use Case Description
–
Form layout and description
–
Masukan kontrol
–
Report layout
Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahap keempat dalam dalam siklus hidup
sistem. Tahap ini bertujuan untuk membangun sistem informasi yang baru dan mengkonversikan dari sistem yang lama. Aktivitasnya antara lain pengembangan aplikasi, pengujian sistem, pelatihan user, membuat perubahan atas proses bisnis, instalasi sistem dan konversi sistem baru dari sistem yang lama. Pada tahap ini model yang digunakan adalah:
2.6
–
Training manual
–
User manual
Sistem Pengendalian Intern 2.6.1
Pengertian Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001, p163), sistem pengendalian intern meliputi struktur
organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga
17 kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Weber (1999, p35), “A control is a system that prevents, detects, or correct unlawful events”. Jadi menurut Weber, pengendalian adalah suatu sistem untuk mencegah, mendeteksi, dan mengoreksi kejadian yang timbul saat transaksi dari serangkaian pemrosesan tidak terotorisasi secara sah, tidak akurat, tidak lengkap, mengandung redundansi, tidak efektif dan tidak efisien. Dengan demikian, tujuan dari pengendalian adalah untuk mengurangi resiko atau mengurangi pengaruh yang sifatnya merugikan. Berdasarkan pengertian di atas, maka pengendalian dikelompokkan menjadi tiga bagian: a. Preventive Control Pengendalian ini digunakan untuk mencegah masalah sebelum masalah tersebut muncul. b. Detective Control Pengendalian ini digunakan untuk menemukan masalah yang berhubungan dengan pengendalian segera setelah masalah tersebut timbul. c. Corrective Control Pengendalian ini digunakan untuk memperbaiki masalah yang ditemukan pada pengendalian detective. Pengendalian ini mencakup prosedur
untuk
menentukan
penyebab
masalah
yang
timbul,
memperbaiki kesalahan atau kesulitan yang timbul, memodifikasi
18 sistem proses. Dengan demikian bisa mencegah kejadian yang sama di masa mendatang. Dari pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern merupakan sistem untuk mengendalikan ketelitian dan keandalan data, dan juga meliputi perencanaan untuk mengkoordinasikan metode atau cara pengendalian untuk menentukan apakah suatu sistem dapat dipercaya atau tidak untuk menentukan luasnya pengujian yang dapat dilakukan, serta mendorong efektivitas dan efisiensi di dalam perusahaan tersebut.
2.6.2
Tujuan Sistem Pengendalian Intern Menurut Arens dan Loebbecke (1996, p218) di dalam buku Audit Sistem
Informasi Pendekatan Konsep yang ditulis oleh Gondodiyoto (2003, p85), tujuan sistem pengendalian intern adalah: 1. Menyajikan data yang dapat dipercaya Pimpinan hendaklah memiliki informasi yang tepat dalam rangka melaksanakan kegiatannya. Mengingat bahwa berbagai jenis informasi dipergunakan untuk bahan mengambil keputusan sangat penting artinya, karena itu suatu mekanisme atau sistem yang dapat mendukung penyajian informasi yang akurat sangat diperlukan oleh pimpinan organisasi atau perusahaan. 2. Mengamankan aktiva dan pembukuan Pengamanan atas berbagai harta benda dan
catatan pembukuan
menjadi semakin penting dengan adanya komputer. Data atau informasi
19 yang begitu banyaknya yang disimpan di dalam media komputer seperti magnetic tape dapat dirusak apabila tidak diperhatikan pengamanannya. 3. Meningkatkan efisiensi operasional Pengawasan dalam suatu organisasi merupakan alat untuk mencegah penghamburan usaha, menghindarkan pemborosan dalam setiap segi dunia usaha dan mengurangi setiap jenis penggunaan sumber-sumber yang ada secara tidak efisien. 4. Mendorong pelaksanaan kebijaksanaan yang ada Pimpinan menyusun tata cara dan ketentuan yang dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem pengendalian intern berarti memberikan jaminan yang
layak bahwa kesemuanya itu telah
dilaksanakan oleh karyawan perusahaan. Sedangkan menurut Mulyadi (2001) di dalam buku Audit Sistem Informasi Pendekatan Konsep yang ditulis oleh Gondodiyoto (2003, p86), tujuan sistem pengendalian intern adalah untuk: 1. Melindungi harta milik perusahaan 2. Memeriksa kecermatan dan kehandalan data akuntansi 3. Meningkatkan efisiensi usaha 4. Mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan
2.6.3
Unsur Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001, p164), unsur pokok sistem pengendalian intern
adalah:
20 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
2.6.4
Komponen Sistem Pengendalian Intern Menurut Weber (1999, p49), pengendalian intern terdiri dari lima komponen
yang saling terintegrasi, antara lain: a. Lingkungan Pengendalian Komponen ini diwujudkan dalam cara pengopersian, cara pembagian wewenang dan tanggung jawab yang harus dilakukan, cara komite audit berfungsi, dan metode-metode yang digunakan untuk merencanakan dan memonitor kinerja. b. Penaksiran Resiko Komponen untuk mengidentifikasi dan menganalisa resiko yang dihadapi oleh perusahaan dan cara-cara untuk menghadapi resiko tersebut. c. Aktivitas Pengendalian Komponen yang beroperasi untuk memastikan transakasi telah terotorisasi, adanya pembagian tugas, pemeliharaan terhadap dokumen
21 dan record, perlindungan aset dan record, pengecekan kinerja, dan penilaian dari jumlah record yang terjadi. d. Informasi dan Komunikasi Komponen di mana informasi digunakan untuk mengidentifikasi, mendapatkan
dan
menukarkan
data
yang
dibutuhkan
untuk
mengendalikan dan mengatur operasi perusahaan. e. Pemantauan Komponen yang memastikan pengendalian intern beroperasi secara dinamis.
2.6.5
Keterbatasan Sistem Pengendalian Intern Pengendalian Intern mempunyai keterbatasan-keterbatasan yang antara lain
dikemukakan oleh Tuanakotta (1982, p98), di dalam buku Audit Sistem Informasi Pendekatan Konsep yang ditulis oleh Gondodiyoto (2003, p89), sebagai berikut: 1. Persekongkolan Pengendalian intern mengusahakan agar persekongkolan dapat dihindari sejauh mungkin, misalnya dengan mengharuskan giliran bertugas, larangan menjalankan tugas-tugas yang bertentangan oleh mereka
yang
mempunyai
hubungan
kekeluargaan,
keharusan
mengambil cuti dan seterusnya. Akan tetapi pengendalian intern tidak dapat menjamin bahwa persekongkolan tidak terjadi. 2. Biaya
22 Pengendalian juga harus mempertimbangkan biaya dan kegunaannya. Biaya untuk mengendalikan hal-hal tertentu mungkin melebihi kegunaannya. 3. Kelemahan manusia Banyak kebobolan terjadi pada sistem pengendalian intern yang secara teoritis sudah baik. Hal tersebut dapat terjadi karena lemahnya pelaksanaan yang dilakukan oleh personil yang bersangkutan.
2.7
Pengendalian Aplikasi Pengendalian aplikasi dilakukan dengan tujuan untuk menentukan apakah
pengendalian intern dalam sistem yang terkomputerisasi pada aplikasi komputer tertentu sudah memadai untuk memberikan jaminan bahwa data dicatat, diolah dan dilaporkan secara akurat, tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan manajemen. Penanggung jawab atau yang menentukan tipe pengendalian aplikasi ialah penanggung jawab teknis tim aplikasi, yaitu sistem perancangan atau sistem analisisnya. Menurut Weber (1999, p3940) membagi pengendalian aplikasi menjadi 6 jenis yaitu: 1.
Boundary Control Menurut Weber (1999, p368), pengendalian dalam subsistem boundary mempunyai tiga tujuan, yaitu: a. Mengatur identitas dan otentifikasi dari calon user. b. Mengatur identitas dan otentifikasi dari sumber daya komputer yang diminta oleh user. c. Membatasi akses oleh user berdasarkan hak yang diberikan kepadanya.
23 Menurut Weber (1999, p381), terdapat beberapa permasalahan dengan password, seperti: a. Untuk mengingat password, user sering menuliskannya di dekat terminal yang digunakan oleh user sendiri. b. User memilih password yang mudah ditebak oleh orang lain, misalnya nama anggota keluarga, bulan lahir dan lainnya. c. User tidak mengubah password setelah waktu yang ditentukan untuk pengubahan password terlewati. d. User tidak memahami dan menghargai pentingnya password. e. User
menjelaskan
password-nya
kepada
teman
atau
keluarganya. f. Beberapa mekanisme pengendalian akses mengharuskan user untuk mengingat beberapa password. g. Mekanisme pengendalian akses menyimpan data-data password dalam bentuk yang tidak enkripsi. h. Password tidak dihapus ketika user keluar dari organisasi. i. Password tidak ditransmisikan melalui jalur komunikasi dalam bentuk clear text. Menurut U.S National Bureau of Standard (1985) dan U.S Department of Defense (1985), sebagaimana dikutip Weber (1999, p382), prinsip-prinsip manajemen yang baik, yaitu: a. Jumlah password yang ada seharusnya dapat diterima oleh mekanisme pengendalian akses.
24 b. Mekanisme pengendalian akses seharusnya tidak menerima password yang panjangnya lebih pendek dari jumlah yang diisyaratkan. c. Mekanisme
pengendalian
akses
seharusnya
tidak
memungkinkan user untuk memilih password yang buruk, seperti kata-kata yang ditemukan dalam kamus atau kata-kata yang memiliki variasi sebaran huruf minimal. d. User seharusnya diarahkan untuk mengubah password secara periodik. e. User seharusnya tidak memungkinkan untuk menggunakan kembali password yang sama dalam jangka waktu tertentu, misalnya satu tahun. f. Password seharusnya dienkripsi dengan sekali jalan saat akan disimpan atau ditransmisikan. g. User seharusnya diperkenalkan dan mempelajari tentang arti pentingnya keamanan password dan prosedur yang dapat digunakan untuk memilih password yang aman dan prosedur yang harus diikuti untuk menjaga agar password tetap aman. h. Password harus segera diubah bila terdapat indikasi bahwa password telah dikompromikan. i. Mekanisme pengendalian akses seharusnya membatasi berapa kali user boleh memasukkan password yang salah, dan adanya sanksi
bila
pengisian.
memasukkan
password
melebihi
batasan
25 2.
Input Control Mengendalikan berbagai jenis metode input data, perancangan dokumen sumber, rancangan layar masukan data, pengkodean data, check digit, batch controls, validasi dari input data, dan instruksi input. a. Metode input data Menurut Weber (1999, p421), metode input data meliputi: 1.
Keyboarding, contoh: personal computer (PC).
2.
Direct Reading, contoh: Optical Character Recognition (OCR), Automatic Teller Machine (ATM).
3.
Direct Entry, contoh: touch screen, joystick, mouse.
b. Perancangan dokumen sumber Menurut Weber (1999, p423-424), tujuan dari pengendalian terhadap perancangan dokumen sumber antara lain: 1. Mengurangi kemungkinan kesalahan data 2. Meningkatkan kecepatan pencatatan data 3. Mengendalikan alur kerja 4. Menghubungkan pemasukkan data ke sistem komputer 5. Meningkatkan kecepatan dan ketepatan pembacaan data 6. Sebagai alat referensi untuk mengecek urutan-urutan pengisian.
Menurut Weber (1999, p424), dasar-dasar yang perlu diperhatikan untuk penilaian dari perancangan dokumen sumber yang baik adalah:
26 1. Karakteristik dari medium kertas yang akan digunakan untuk dokumen sumber, meliputi pemilihan panjang dan lebar kertas, kualitas kertas, banyaknya rangkap yang dibuatkan untuk setiap transaksi. 2. Layout dan style dari dokumen sumber. c. Perancangan layar masukan data Menurut Weber (1999, p427), dasar-dasar yang perlu diperhatikan untuk penilaian dari perancangan layar masukan data adalah: a. Apakah layar digunakan untuk pemasukan data secara langsung atau digunakan untuk memasukkan data dari dokumen sumber. b. Layar
masukan
harus
mencerminkan
bagaimana
cara
pemasukkan field data. c. Layar masukan harus mencerminkan dokumen sumber.
d. Pengkodean data Types of coding systems menurut Weber (1999, p434-435) adalah: 1. Serial codes Memberikan urutan nomor atau alphabet sebagai suatu obyek, terlepas dari kelompok obyek tersebut. Maka, dapat dikatakan bahwa serial codes secara unik mengidentifikasikan suatu obyek. Keuntungan utama dari pengkodean ini adalah kemudahan untuk menambahkan item baru dan juga pengkodean ini ringkas dan padat.
27 2.
Block sequence codes Pengkodean dengan block sequence memberikan satu blok
dari nomor-nomor sebagai suatu kategori khusus dari sebuah obyek. Kelompok utama dari obyek dalam suatu kategori harus ditentukan dan disertai dengan satu blok dari nomornomor untuk masing-masing nilai dari kelompok tersebut. Keuntungan dari pengkodean ini adalah dalam memberikan nilai mnemonic (mudah diingat). Kesulitan yang dihadapi adalah dalam menentukan ukuran atau panjang dari kode. 3. Hierarchical codes Hierarchical
codes
membutuhkan
pemeliharaan
serangkaian nilai kelompok dari suatu obyek yang akan dikodekan dan diurutkan berdasarkan tingkat kepentingannya. Hierarchical codes lebih berarti dibanding serial atau block sequence karena pengkodean ini mendeskripsikan lebih banyak kelompok dari obyek. 4. Association codes Dengan association codes, kelompok dari obyek yang akan diberi kode dipilih, dan kode yang unik diberikan untuk masing-masing nilai dari kelompok tersebut. Kode tersebut dapat berupa numerik, alphabet atau alfanumerik. Association codes mempunyai nilai mnemonic yang tinggi. Pengkodean ini lebih cenderung salah jika tidak ringkas atau terdiri dari banyak campuran alphabet atau karakter numerik.
28
Menurut
Weber
(1999,
p433),
dasar-dasar
yang
perlu
diperhatikan untuk penilaian dari pengkodean data yaitu : 1. Panjang dari kode Kode yang lebih panjang lebih mudah salah, maka pengkodean tersebut dikelompokkan dalam bagian-bagian kecil dengan memberikan hypen (-), slash (/), atau spasi untuk mengurangi kesalahan. 2. Penggabungan alphabet dan numerik Pengkodean dengan menggunakan penggabungan alphabet dan numerik dilakukan dengan mengelompokkan kedalam bagiannya masing-masing untuk mengurangi tingkat kesalahan. Selain itu juga membantu dalam pemasukkan kode. 3. Pilihan dari karakter Pilihan dalam penggunaan karakter juga harus diperhatikan terutama karakter yang memiliki kemiripan dengan huruf atau angka. 4. Penggunaan huruf besar dan huruf kecil Pemakaian huruf besar dan kecil secara bersamaan akan memperlambat pemasukan dan meningkatkan kemungkinan terjadinya kesalahan. Demikian juga dengan penggunaan karakter
spesial
serta
bantuan
tombol
dihindarkan. 5. Urutan karakter yang dapat diperkirakan
shift
sebaiknya
29 Penggunaan urutan karakter yang sudah umum lebih baik dibandingkan dengan penggunaan urutan yang tidak umum.
e. Pengecekan digit (check digit) Menurut Weber (1999, p436), check digit adalah suatu digit redundan yang ditambahkan untuk memungkinkan ketepatan dari karakter lainnya dalam kode yang dicek. Check digit dapat berada pada awalan, akhiran atau ditengah-tengah kode. Ketika kode dimasukkan, sebuah program mengkalkulasi ulang check digit untuk menentukan mereka adalah sama, maka kemungkinan besar kode itu benar. Jika mereka berbeda, kode tersebut kemungkinan salah. f. Pengendalian batch Menurut Weber (1999, p439), batching adalah proses pengelompokkan transaksi yang memiliki hubungan satu dengan lainnya. Menurut Weber (1999, p439), ada dua tipe batch yang digunakan yaitu physical batch dan logical batch. Physical batch adalah kelompok transaksi yang terdiri dari unit physical. Logical batch adalah kelompok transaksi yang disatukan atas dasar persamaan logical. Penilaian terhadap pengendalian batch dapat dilakukan dengan mengacu pada : a. Batch cover sheet Menurut Weber (1999, p439), batch cover sheet terdiri dari:
30 1. Nomor batch yang unik 2. Total pengendalian untuk batch 3. Data yang umum dari berbagai transaski dalam batch 4. Tanggal ketika batch dipersiapkan 5. Informasi dari kesalahan yang terdeteksi dalam batch 6. Tanda tangan dari personil yang bertanggung jawab dalam penanganan batch. b. Batch control register Menurut Weber (1999, p439), a batch control register records the transit of physical batches between various location within an organization. Artinya batch control register merekam perpindahan physical batch antara berbagai lokasi dalam suatu organisasi. g. Validasi dari data input Menurut Weber (1999, p443-445), ada empat tipe untuk validasi data input: a. Field checks Validasi yang dilakukan tidak tergantung pada nilai dari field yang lain pada record input. b. Record checks Validasi yang dilakukan bergantung pada field lain dari record input. c. Batch checks
31 Validasi yang dilakukan dengan memeriksa kesamaan karakteristik batch dari record yang akan dimasukkan dengan record batch yang sudah tercatat. d. File checks Validasi yang digunakan dengan memeriksa kesamaan karakteristik dari file yang digunakan dengan karakteristik file yang sudah terekam. h. Instruksi Input Dalam memasukkan instruksi ke dalam sistem aplikasi sering terjadi kesalahan karena adanya instruksi yang bervariasi dan kompleks, sehingga perlu menampilkan pesan kesalahan. Pesan kesalahan yang ditampilkan harus dikomunikasikan pada user dengan lengkap dan jelas. Menurut Weber (1999, p446), ada enam cara untuk memasukan instruksi ke dalam sistem informasi : a. Menu driven languages Sistem menyajikan serangkaian pilihan kepada user dan user dapat memilih dengan beberapa cara, yaitu dengan mengetikan angka atau huruf yang mengidentifikasi pilihan mereka, meletakan kursor pada pilihan kemudian menekan tombol enter atau dengan mengklik mouse, menggunakan light pen atau touch screen. b. Question-answer dialog
32 Sistem aplikasi menyajikan pertanyaan tentang nilai dari beberapa item data dan user menanggapinya. c. Command languages Membutuhkan user untuk memberikan perintah tertentu dalam meminta beberapa proses dan sekumpulan argumen yang secara spesifik memberitahukan bagaimana proses tersebut seharusnya dijalankan. d. Form based languages Membutuhkan user untuk memberikan perintah dan data tertentu yang terdapat dalam form input dan output. e. Natural languages User memberikan instruksi pada sistem aplikasi melalui recognition device. f. Direct manipulation interface User memasukan instruksi dalam sistem aplikasi melalui manipulasi langsung obyek pada layar.
Menurut Weber (1999, p420-421), pengendalian terhadap input sangat penting dilakukan karena: 1. Pada banyak sistem informasi subsistem input mempunyai jumlah pengendalian yang paling banyak. 2. Aktivitas subsistem input melibatkan rutinitas dan intervensi manusia secara terus menerus sehingga cenderung menimbulkan kesalahan.
33 3. Subsistem input merupakan sasaran dari tindak kejahatan yang meliputi penambahan, penghapusan, dan pengubahan transaksi input. 3.
Output Control Menurut Gondodiyoto (2003, p145), Pengendalian output merupakan pengendalian intern untuk mendeteksi jangan sampai informasi yang disajikan tidak akurat, tidak lengkap, tidak up-to-date (mutakhir) datanya, atau didistribusikan kepada orang-orang yang tidak berwenang. Berdasarkan sifatnya metode output control terdiri dari tiga jenis, yaitu: 1. Preventive Objective. Misalnya dengan menggunakan tabel laporan yang terdiri dari jenis laporan, periode laporan, tanda terima konfirmasi, siapa penggunanya, prosedur permintaan laporan. 2. Detection Objective. Misalnya perlunya dibuat nilai-nilai subtotal dan total yang dapat diperbandingkan untuk mengevaluasi keakurasian laporan. 3. Corrective Objective. Misalnya tersedianya help desk dan contact person.
2.8
Penjualan Konsinyasi 2.8.1
Pengertian Penjualan Konsinyasi
34 Menurut Hadori Yunus dan Harnanto (1999, p141) penjualan konsinyasi adalah perpindahan hak milik atas suatu barang dari pengamanat kepada pihak ketiga apabila komisioner telah berhasil menjual barang kepada pihak ketiga. Menurut Utoyo Widayat dan Sugito Wibowo (1991, p107) penjualan konsinyasi adalah perpindahan hak milik barang dari pihak pengamanat apabila komisioner telah menjual barang kepada pihak lainnya. Dengan deminkian dapat disimpulkan bahwa penjualan konsinyasi adalah proses perpindahan hak milik barang dari pengamanat kepada pelanggan dengan ketika komisioner telah melakukan penjualan barang tersebut kepada pelanggan.
2.8.2
Karakteristik Penjualan Konsinyasi Menurut Hadori Yunus dan Harnanto (1999, p141) terdapat 4 hal yang pada
umumnya merupakan karakteristik dari transaksi konsinyasi itu, yang sekaligus merupakan perbedaan perlakuan akuntansinyanya dengan transaksi penjualan, yaitu: 1. Karena hak milik atas barang-barang masih berada pada pengamanat, maka barang-barang konsinyasi harus dilaporkan sebagai persediaan oleh pengamanat. Barang-barang konsinyasi tidak boleh diperhitungkan sebagai persediaan oleh komisioner. 2. Pengiriman barang-barang konsinyasi tidak mengakibatkan timbulnya pendapatan dan tidak boleh dipakai sebagai kriteria untuk mengakui timbulnya pendapatan, baik bagi pengamanat maupun bagi komisioner sampai saat barang dapt dijual kepada pihak ketiga. 3. Pihak pengamanat sebagi pemilik tetap bertanggung jawab sepenuhnya terhadap semua biaya yang berhubungan dengan barang-barang
35 konsinyasi sejak saat pengiriman sampai dengan saat komisioner berhasil menjualnya kepada pihak ketiga. Kecuali ditentukan lain dalam perjanjian di antara kedua belah pihak yang bersangkutan. 4. Komisioner dalam batas kemampuan mempunyai kewajiban
untuk
menjaga keamanan dan keselamatan barang-barang komisi yang diterimanya itu. Oleh sebab itu administrasi yang tertib harus diselenggarakan sampai dengan saat ia berhasil menjual barang tersebut kepada pihak ketiga.
2.9
Pengertian Retur Penjualan Konsinyasi Menurut Utoyo Widayat dan Sugito Wibowo (1999, p118), retur penjualan
konsinyasi adalah pengembalian barang dari komisioner yang diakibatkan barang tersebut rusak, catat dan lain-lain (misal:barang tidak laku terjual). Dapat
disimpulkan,
bahwa
retur
penjualan
konsinyasi
adalah
proses
pengembalian barang dari komosioner yang dapat disebabkan oleh berbagai sebab, antara lain rusak dan cacat.
2.10
Alasan-alasan Mengadakan Perjanjian Konsinyasi Menurut Hadori Yunus dan Harnanto (1999, p142) terdapat beberapa alasan bagi
pengamanat untuk mengadakan perjanjian konsinyasi, yaitu : 1. Konsinyasi merupakan suatu cara untuk lebih memperluas pasaran yang dapat dijamin oelh seorang produsen, pabrikan, atau distributor, terutama apabila :
36 a. Barang-barang yang bersangkutan baru diperkenalkan, permintaaan produk tertentu dan belum terkenal b. Penjualan pada masa-masa yang lalu dengan melalui dealer tidak menguntungkan. c. Harga barang menjadi mahal dan membutuhkan investasi yang cukup besar bagi dealer apabila ia harus membeli barang-barang yang bersangkutan. 2. Resiko-resiko tertentu dapat dihindarkan oleh pengamanat. Barangbarang konsinyasi tidak ikut disita apabila terjadi kebangkrutan pada diri komisioner. Jadi lain sifatnya dengan perjanjian keagenan atau dealer. 3. Mungkin pengamanat ingin mendapatkan
penjual khusus (specialist)
dalam perdagangan barang-barangnya, terutama untuk ternak, hasil pertanian, dan lain-lain. 4. Harga eceran barang-barang yang bersangkutan tetap dapat dikontrol oleh pengamanat; demikian pula terhadap jumlah barang-barang yang siap dipasarkan dan stock barang-barang tersebut. Sedangkan bagi komisoner menerima perjanjian konsinyasi, karena: 1. Komisoner dilindungi dari kemungkinan resiko gagal untuk memasarkan barang-barang tersebut atau keharusan menjual dengan rugi. 2. Resiko rusaknya barang dan adanya fluktuasi harga dapat dihindarkan. 3. Kebutuhan akan modal kerja dapat dikurangi, sebab adanya barangbarang konsinyasi yang diterima atatu dititipkan oleh pengamanat.
37
2.11
Sifat Konsinyasi Menurut Drebin (1995, p158) adapun sifat konsinyasi yaitu ditilik dari sudut
hukum, penyerahan barang ini disebut sebagai penitipan, dimana pihak konsinyi memegang barang ini untuk dijual seperti yang dirinci dalam persetujuan yang dibuat antara konsinyor dan konsinyi. Konsinyor menetapkan konsinyi sebagai yang bertanggung jawab atas barang-barang yang diserahkan kepada sampai barang-barang itu terjual kepada pihak ketiga. Atas penjualan barang-barang ini, pihak konsinyasi menetapkan penyerahan hak atas barang-barang ini dan juga hasil penjualannya. Sebaliknya, pihak konsinyi tidak dapat menganggap barang-barang itu sebagai miliknya; ia pun tidak mempunyai kewajiban kepada pihak konsinyor selain daripada pertanggungjawabannya atas barang-barang yang diserahkan kepadanya. Hubungan antara pihak konsinyor dan agen penjual, dan undang-undang keagenan mengatur penetapan hak dan kewajiban kedua belah pihak.
2.12
Keuntungan Penjualan Konsinyasi oleh Pengamanat dan Komisioner Menurut Utoyo Widayat dan Sugito Wibowo(1999, p126) pengamanat lebih
suka untuk menjual barangnya kepada agen atas dasar sistem konsinyasi dengan alas analasan sebagai berikut: 1.
Memperluas daerah pemasaran suatu produk oleh pengamanat (consignor) yang disebabkan oleh beberapa hal antara lain:
2.
Produk-produk yang beraneka ragam dari pengamanat, dapat diserahkan kepada suatu agen yang mempunyai kekhususan dalam pengalaman penjualan produk tertentu.
38 3.
Pengamanat dapat mengendalikan (mengontrol) harga jual dari agen (penerima barang konsinyasi). Hal ini dimungkinkan karena agen hanya menjual dengan harga yang telah ditetapkan oleh pengamanat dan agen hanya menerima komisi atas penjualan tersebut, tanpa mengambil keuntungan dari harga jual barang konsinyasi.
Komisioner bersedia untuk menerima barang dari pengamanat atas dasar system konsinyasi dengan alasan-alasan sebagai berikut: 1.
Tidak memerlukan modal untuk membeli barang dan memelihara barang tersebut, karena beban ini umumnya ditanggung oleh pengamanat.
2.
Menghindari kerugian, jika terdapat fluktuasi harga dan barang-barang yang cepat rusak (perishable goods).
3.
Menghilangkan resiko atas tidak terjualnya barang, misalnya barang tersebut adalah barang yang baru diperkenalkan pada masyarakat umum atau barang yang baru diperkenalkan pada suatu daerah pemasaran tertentu.
2.13
Kontrak Perjanjian dari Penjualan Konsinyasi Menurut Utoyo Widayat dan Sugito Wibowo (1999,p126), isi dari kontrak
perjanjian antara pengamanat dan komisioner antara lain: 1.
Beban-beban pengeluaran komisioner yang akan ditanggung oleh pengamanat, misalkan seperti beban pengangkutan , beban reparasi, beban kuli, beban sewa gudang dan lain sebagainya.
2.
Kebijaksanaan harga jual dan syarat kredit yang harus dijalankan oleh komisioner atas instruksi dari pengamanat.
39 3.
Komisi atau keuntungan yang akan diberikan oleh pengamanat kepada komisioner.
4.
Laporan pertanggungjawaban oleh komisioner kepada pengamanat (account sales) yang dilakukan secara berkala atas barang-barang yang sudah terjual dan pengiriman uang hasil penjualan tersebut.
5.
After sales service (garansi) yang harus ditanggung oleh pengamanat atas barang-barang yang telah dijual oleh komisioner.
6.
2.14
Hal-hal lain yang dianggap perlu oleh kedua belah pihak.
Ayat-ayat Jurnal untuk Penjualan Konsinyasi Hak milik dari barang-barang yang dijual dengan system konsinyasi tetap masih
berada pada pihak pengmanat sampai barang-barang tersebut terjual oleh komisioner. Dengan demikian pada saat pengiriman barang-barang konsinyasi, pihak pengamanat tidak mencatatnya sebagai penjualan, begitu pun bagi pihak komisioner tidak mencatatnya sebagai penjualan barang dagangan. Menurut Utoyo Widayat dan Sugito Wibowo (1999, p128), pada dasarnya akuntansi penjualan dengan sistem konsinyasi dapat dibedakan menjadi 2 metode, tergantung dari apakah : 1. Transaksi penjualan konsinyasi dan laba/rugi atas penjualan konsinyasi dicatat secara terpisah dengan penjualan biasa. 2. Transaksi penjualan konsinyasi dan laba/rugi atas penjualan konsinyasi digabungkan dengan penjualan biasa. Ayat jurnal penjualan konsinyasi bagi pihak pengamanat adalah sebagai berikut :
40 1.
Laba/rugi penjualan konsinyasi dicatat secara terpisah dengan penjualan biasa dengan metode pencatatan persediaan perpetual Pengiriman barang dagang konsinyasi : Konsinyasi Keluar
xxx
Persediaan barang dagangan
xxx
Pembayaran biaya angkut oleh pengamanat : Konsinyasi Keluar
xxx
Kas
xxx
Pembayaran biaya untuk penjualan barang konsinaysi : Tidak ada jurnak sampai ada pemberitahuan dari komisioner Penjualan barang dagangan konsinyasi : Tidak ada jurnal Pemberitahuan penjualan dan beban serta pengiriman uang penyelesaian perhitungan : Kas
xxx
Konsinyasi Keluar
xxx
Konsinyasi Keluar
xxx
(Mencatat laporan penjualan barang konsinyasi dan penerimaan uang) Konsinyasi Keluar Laba/Rugi penjualan konsinyasi
2.
xxx xxx
Laba/rugi penjualan konsinyasi dicatat secara terpisah dengan penjualan biasa dengan metode pencatatan persediaan periodik (fisik) Pengiriman barang dagang konsinyasi :
41 Konsinyasi Keluar
xxx
Persediaan barang konsinyasi
xxx
Pembayaran biaya angkut oleh pengamanat : Konsinyasi Keluar
xxx
Kas
xxx
Pembayaran biaya untuk penjualan barang konsinaysi : Tidak ada jurnal sampai ada pemberitahuan dari komisioner Penjualan barang dagangan konsinyasi : Tidak ada jurnal Pemberitahuan penjualan dan beban serta pengiriman uang penyelesaian perhitungan : Kas
xxx
Konsinyasi Keluar
xxx
Konsinyasi Keluar
xxx
(Mencatat laporan penjualan barang konsinyasi dan penerimaan uang) Konsinyasi Keluar
xxx
Laba/Rugi penjualan konsinyasi
xxx
(Mencatat laba penjualan konsinyasi) 3.
Laba/rugi penjualan konsinyasi dicatat secara tidak terpisah dengan penjualan biasa dengan metode pencatatan persediaan perpetual Pengiriman barang dagang konsinyasi : Persediaan barang konsinyasi Persediaan barang dagang Pembayaran biaya angkut oleh pengamanat :
xxx xxx
42 Beban pengakutan masuk
xxx
Kas
xxx
Pembayaran biaya untuk penjualan barang konsinaysi : Tidak ada jurnal sampai ada pemberitahuan dari komisioner Penjualan barang dagangan konsinyasi : Tidak ada jurnal Pemberitahuan penjualan dan beban serta pengiriman uang penyelesaian perhitungan : Kas
xxx
Beban lain-lain konsinyasi
xxx
Beban komisi
xxx
Penjualan
xxx
(Mencatat laporan penjualan barang konsinyasi) Harga pokok penjualan
xxx
Persediaan barang konsinyasi
xxx
(Mencatat harga pokok penjualan barang konsinyasi) Harga pokok penjualan Beban pengangkutan masuk
xxx xxx
(Mencatat beban pengangkutan masuk yang menambah harga pokok penjualan) 4.
Laba/rugi penjualan konsinyasi dicatat secara tidak terpisah dengan penjualan biasa dengan metode pencatatan persediaan periodik (fisik) Pengiriman barang dagang konsinyasi : Memorandum
43 Pembayaran biaya angkut oleh pengamanat : Beban pengakutan masuk
xxx
Kas
xxx
Pembayaran biaya untuk penjualan barang konsinaysi : Tidak ada jurnal sampai ada pemberitahuan dari komisioner Penjualan barang dagangan konsinyasi : Tidak ada jurnal Pemberitahuan penjualan dan beban serta pengiriman uang penyelesaian perhitungan : Kas
xxx
Beban kuli
xxx
Beban komisi
xxx
Penjualan
xxx
(Mencatat laporan penjualan barang konsinyasi)
2.15
Persediaan Menurut Mulyadi (2001, p553) persediaan dalam perusahaan dagang hanya terdiri
dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang dibeli untuk tujuan dijual kembali. Dengan demikian persediaan dalam perusahaan dagang adalah barang yang dibeli oleh perusahaan untuk tujuan dijualkan kembali kepada pihak lain, dengan mencatatkannya pada dokumen pencatatan persediaan dimana dokumen itu akan digunakan sebagai bukti pencatatan apabila barang persediaan perlu dibeli kembali Menurut Warren dan Fess (2002, edisi 21) persediaan adalah :
44 1. barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual dalam operasi bisnis perusahaan 2. bahan yang digunakan dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu.
Menurut Standar Akuntansi Keuangan persediaan : 1. aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal 2. aktiva dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan 3. aktiva dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.
Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali, misalnya, barang dagang dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali, atau pengadaan tanah dan property lainnya untuk dijual kembali. Persediaan juga mencakupi barang jadi yang telah diproduksi, atau barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi perusahaan dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi.
