9
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1
Teori - teori Dasar / Umum 2.1.1 Pengertian Sistem Menurut Mulyadi (2001, p2), Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut McLeod (2001, p11), Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan. Sedangkan
O’Brien (2003, p8), Sistem sebagai ”a group of
interrelated or interacting elements forming a unified whole”, yang berarti sistem adalah sekumpulan elemen - elemen yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan yang utuh. Berdasarkan definisi - definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan sekumpulan elemen yang saling berinteraksi dan terintegrasi dan melakukan suatu fungsi untuk mencapai satu tujuan tertentu.
2.1.2 Pengertian Informasi Menurut McLeod (2001, p15), mendefinisikan Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang telah memiliki arti. Menurut Romney (2003, p9), ”Information is data that have been organized and processed to provide meaning”, yang berarti informasi adalah data yang telah diorganisasi dan diproses serta memiliki arti.
10
Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diorganisasi dan diproses serta memiliki arti.
2.1.2.1
Penghasil Informasi dan Karakteristik Informasi Penghasil Informasi menurut Hall (2001, p17 - p18), merupakan
suatu
proses
mengumpulkan,
mengatur,
memformat, dan menyajikan informasi untuk para pemakai. Tanpa memperhatikan bentuk fisiknya, informasi yang berguna memiliki karakteristik berikut ini : a. Relevan Isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan. Dengan demikian laporan ini dapat mendukung keputusan manajer atau petugas administrasi. b. Tepat waktu Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan kegunaannya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya. c. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Namun demikian, materialitas merupakan suatu konsep yang sulit dikualifikasi karena materialitas tidak memiliki nilai yang absolute; ia merupakan konsep masalah spesifik (problem - specific concept). Ini berarti bahwa dalam beberapa kasus informasi harus akurat.
11
d. Lengkap Tidak boleh ada bagian informasi yang essential bagi pengambil keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang. Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi harus diagregasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai. Manajer tingkat lebih rendah cenderung memerlukan informasi yang sangat rinci. Semakin arus informasi mengalir keras melalui organisasi ke manajemen atas, semakin ia dirangkumkan.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut Hall (2001, p7), Sistem Informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai. Menurut O’Brien (2003, p7), Sistem Informasi dapat berupa kombinasi dari orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi dan sumber - sumber data yang dikumpulkan, diubah dan disebarkan informasi tersebut dalam sebuah organisasi. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan kombinasi dari orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.
12
2.1.3.1
Tujuan Sistem Informasi Tujuan
sistem informasi menurut Hall (2001, p18),
dibedakan atas tiga tujuan umum yang bagi semua sistem yaitu: a. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen. Kepengurusan
yang
merujuk
ke
tanggung
jawab
manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar. b. Untuk mendukung pangambilan keputusan manajemen. Sistem informasi memberikan para manajer, informasi yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan. c. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem informasi menyediakan informasi bagi personal operasi untuk membantu mereka setiap hari dengan efisien dan efektif.
2.1.3.2
Komponen Sistem Informasi Menurut O’Brien (2003, p8), suatu sistem memiliki tiga komponen dasar, yaitu : 1. Input : menangkap dan mengubah elemen - elemen yang dimasukan ke dalam sistem untuk diproses. 2. Processing : proses transformasi mengubah input menjadi output.
13
3. Output : mengirim elemen - elemen yang telah dihasilkan melalui proses transformasi ke tujuan yang telah ditentukan.
2.1.4 Pengertian Analisis Sistem Menurut Widjajanto (2001, p65), Analisis sistem adalah proses pengujian sistem yang ada dan lingkungannya dengan tujuan untuk menentukan berbagai perbaikan yang diperlukan. Menurut McLeod (2001, p190), Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui. Menurut Hartono (2005, p129), Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian
-
bagian
komponennya
dengan
maksud
untuk
mengindentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan - permasalahan, kesempatan - kesempatan, hambatan - hambatan yang terjadi dan kebutuhan - kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan - perbaikannya. Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa analisis sistem secara umum adalah penelitian atas sistem yang telah ada untuk mengetahui
spesifikasi
yang
digunakan
dengan
tujuan
untuk
menentukan berbagai perbaikan yang diperlukan dalam merancang sistem yang baru.
14
2.1.4.1
Langkah - langkah dalam Analisis Sistem Menurut Hartono (2005, p130), langkah - langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem sebagai berikut : 1. Identify, yaitu mengindentifikasi masalah. 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang telah ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem. 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
2.1.5 Pengertian Perancangan Sistem Menurut Mulyadi (2001, p51), Perancangan sistem adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi di dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Menurut Whitten (2004, p13), Perancangan sistem merupakan spesifikasi atau konstruksi dari solusi teknikal berbasis komputer bagi persyaratan bisnis yang diidentifikasikan dalam analisis sistem. Menurut McLeod (2001, p192), Perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Berdasarkan
pengertian
di
atas
dapat
disimpulkan
bahwa
perancangan sistem adalah penerjemahan kebutuhan pemakai informasi yang didapat dari proses analisis sistem kedalam alternatif rancangan sistem informasi yang baru.
15
2.1.6 Database 2.1.6.1 Pengertian Database Menurut Connolly (2002, p14), “Database is a shared collection of logically related data, and a description of this data, designed to meet the information needs of a organization.” Diterjemahkan sebagai berikut, database adalah sebuah kumpulan data yang memiliki hubungan satu sama lain yang berisi deskripsi dan desain data untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Menurut O’Brien (2004, p73), ”A database is an integrated collection of logically related data elements.” Diterjemahkan sebagai berikut, sebuah database adalah suatu kumpulan elemen data yang logis yang saling berhubungan. Jadi dapat disimpulkan bahwa database adalah kumpulan dari data yang berhubungan satu dengan yang lain, dan diorganisasikan
untuk
mendapatkan
informasi
yang
dibutuhkan perusahaan. Menurut Connolly (2002, p281 - p282), perancangan database dibagi menjadi tiga tahapan utama, sebagaimana dijabarkan berikut ini : a. Conceptual Database Design Conceptual
database
design
merupakan
proses
membangun sebuah model data dari informasi yang diperoleh dalam suatu organisasi, tetapi bebas dari semua pertimbangan fisik.
16
b. Logical Database Design Logical database design merupakan proses membangun sebuah model informasi yang diperoleh dari sebuah organisasi berdasarkan model data khusus, tetapi dari hal yang berkaitan dengan database management system dan pertimbangan fisiknya. c. Physical Database Design Physical database design merupakan proses pembuatan gambaran suatu implementasi database pada media penyimpanan kedua.
2.1.6.2
Pengertian SQL Menurut Connolly (2002, p111), SQL adalah bahasa yang didesain pada database, digunakan untuk menstranformasi input menjadi output yang diperlukan. Menurut
Kurniawan
(2004),
yang
bersumber
http://www.sony-ak.com/articles/3/what_is_sql.php,
dari SQL
adalah : a. SQL adalah singkatan dari Structured Query Language. b. SQL adalah sarana untuk mengakses database. c. SQL adalah suatu bahasa komputer yang mengikuti standar an American National Standard (ANSI). d. SQL dapat mengeksekusi query terhadap suatu database.
17
e. SQL dapat mengambil data dari suatu database. f. SQL dapat menambahkan data dalam suatu database. g. SQL dapat menghapus data dalam suatu database. h. SQL dapat melakukan update terhadap data pada database. i. SQL sangat mudah untuk dipelajari. Jadi dapat disimpulkan bahwa SQL adalah suatu bahasa yang digunakan untuk mengakses dan mengupdate data pada database.
2.1.6.3
Pengertian Query Menurut Jones (2006, P202), ”Query language have been developed to enable users to communicate with the Database Management System (DBMS) in more Structured formats.” Diterjemahkan sebagai berikut, query adalah bahasa yang memperbolehkan user untuk berkomunikasi dengan sistem manajemen database dengan format – format terstruktur. Menurut
Kurniawan
(2004),
yang
bersumber
http://www.sony-ak.com/articles/3/what_is_sql.php,
dari query
adalah istilah untuk mengambil data dari database dengan suatu kriteria tertentu. Jadi dapat disimpulkan bahwa query adalah bahasa yang memperbolehkan user mengambil data dari sistem database dengan format terstruktur dari kriteria tertentu.
18
2.1.7 Pengertian Rancangan Formulir Menurut Mulyadi (2001, p75), Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir sering juga disebut dengan dokumen. Menurut Jones (2006, p315), “form is a formatted document containing blank fields that users can fill in with data. When the form is displayed on a computer screen, the data entered in the blank fields are saved to one or more data table.” Artinya bahwa form adalah suatu dokumen yang terancang yang berisi field kosong yang dapat diisi data oleh para pemakai. Ketika form ditampilkan pada layar komputer, data yang masuk kedalam field yang kosong disimpan kedalam satu atau lebih tabel data. Jadi dapat disimpulkan bahwa rancangan formulir adalah secarik kertas atau dokumen yang memiliki ruang untuk diisi data oleh pemakai.
2.1.7.1
Tipe Input Form Menurut Jones (2006, p262 - p264), terdapat beberapa tipe dari input form, yaitu : a.) Single - record entry form Form ini menunjukan hanya satu record saja. Form ini digunakan
untuk
menambahkan,
menghapus,
atau
memodifikasi data dalam record tunggal pada tabel tertentu. Form seperti ini sering digunakan dalam pemeliharaan data master file.
19
b.) Tabular entry form Form ini menyediakan suatu lembar kerja seperti rancangan untuk memasukan berbagai record dalam suatu tabel tunggal. Form jenis ini sering digunakan untuk menyimpan secara batch suatu peristiwa. c.) Multi - table entry form Form ini digunakan untuk menambah data pada lebih dari satu tabel.
2.1.7.2
Elemen penting dari form Menurut Jones (2006, p268 - p270), ada lima elemen penting dari form yang memerlukan dokumentasi, yaitu : a) attribute yang disimpan dalam tabel. b) attribute yang ditampilkan dari tabel. c) fields yang dihitung. d) foreign keys. e) Queries.
2.1.8 Pengertian Rancangan Layar Menurut Jones (2006, p271), “form interface elements are objects on form used for entering or performing actions.” Artinya bahwa elemen layar form adalah objek - objek pada form yang digunakan untuk memasukan informasi atau tindakan yang ditujukan. Menurut Whitten (2004, p589), rancangan input harus dibuat sesederhana mungkin dan dirancang untuk mengurangi kesalahan
20
pemasukan data. Kebutuhan pengguna sistem harus dipertimbangkan. Jumlah data yang dimasukan harus seminimal mungkin.
2.1.8.1
Elemen - elemen Rancangan Layar Menurut Jones (2006, p271 - p272), terdapat beberapa elemen dalam rancangan layar, yaitu : a.) Text box Text box adalah ruang pada form yang digunakan untuk memasukan informasi yang kemudian akan ditambahkan pada tabel atau untuk menampilkan informasi yang dibaca dari tabel. b.) Labels Labels
membantu
pengguna
dalam
memahami
informasi apa saja yang dibutuhkan untuk memasukan kedalam form. c.) Look - up feature Look - up feature biasanya ditambahkan pada text boxes yang digunakan untuk memasukan kedalam foreign key. d.) Command buttons Command buttons memungkinkan pengguna untuk memilih salah satu dari serangkaian pilihan. Sebagai contoh, pengguna dapat menggunakan radio button pada form untuk memungkinkan pengguna memilih salah satu dari tiga tipe pembayaran berikut, yakni pembayaran tunai,
21
pembayaran kredit, atau kartu kredit. Jika terdapat pilihan yang banyak, look up feature merupakan pilihan yang lebih baik. e.) Check boxes Check boxes mirip seperti radio buttons, tetapi dapat memilih lebih dari satu pilihan.
2.1.9 Pengertian Rancangan Laporan Menurut Jones (2006, p201), “Report is a formatted and organized presentation of data.” Artinya adalah bahwa laporan adalah penyajian data yang telah tersusun dan terorganisir. Menurut Jones (2006, p256 - p258), rancangan laporan dapat dibagi menjadi : a.) Label boxes dan text boxes Dua elemen penting dari segala laporan adalah tabel dan data. Dalam Microsoft access, elemen-elemen ini ditunjukan oleh tabel boxes dan text boxes. b.) Grouping attribute Laporan yang berkelompok, dikelompokan oleh sesuatu. c.) Group header Group header dapat digunakan untuk menyajikan informasi yang umum pada kelompok. d.) Group detail Transaksi yang terjadi pada kelompok didaftarkan dalam kelompok secara rinci dan lengkap.
22
e.) Group footer Group footer juga dapat digunakan untuk menyediakan informasi yang berguna dalam laporan yang berkelompok.
Menurut
Whitten
(2004,
p552),
Laporan
atau
output
menggambarkan informasi bagi pengguna system. Output adalah komponen yang dapat dilihat dari system informasi yang bekerja atau berfungsi. Menurut Weber (2006, p635), Desain laporan yang baik harus berisi data – data berikut ini : a.) Nama Laporan. b.) Waktu dan tanggal laporan tersebut dibuat. c.) Jumlah lembar laporan. d.) Periode proses pembuatan laporan. e.) Program yang digunakan untuk pembuatan laporan. f.) Orang yang bertanggungjawab dalam pembuatan laporan. g.) Klasifikasi sekurtitas (confidencial/biasa). h.) Tanggal retensi. i.)
Metode penghancuran laporan.
j.)
Halaman.
2.1.10 Activity Diagram 2.1.10.1 Pengertian Proses Bisnis Menurut Jones (2006, p4) : “A business process is a sequence of activities performed by a business for acquiring,
23
producing, and selling goods and services.” Yang berarti bahwa sebuah proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh sebuah bisnis dalam rangka penyediaan, produksi, penjualan barang dan jasa.
2.1.10.2 Pengertian Event Menurut Jones (2006, p4) : “Events are activities that happen at a point in time.” Yang berarti events adalah aktivitas yang terjadi selama waktu tertentu.
2.1.10.3 Pengertian Activity diagram Menurut Jones (2000, p60) : “Activity diagram plays the role of as “map” in understanding business processes by showing the sequence of activities in the processes.” Diterjemahkan sebagai berikut, Activity diagram adalah sebuah
representasi
grafik
yang
digunakan
untuk
menunjukkan urutan aktivitas dalam suatu proses bisnis dengan tujuan untuk memahami proses bisnis tersebut.
2.2
Pengertian Project Monitoring 2.2.1 Pengertian Project Menurut Schwalbe (2000, p4), proyek adalah suatu usaha yang bersifat sementara untuk menghasilkan suatu produk atau layanan yang unik.
24
Menurut Gray (2000, p4), proyek adalah sesuatu yang kompleks, tidak rutin, usaha yang tepat waktu yang dibatasi oleh time, budget, resources, dan performance specification yang didesign untuk kebutuhan pelanggan. Menurut Olson (2003, p2), suatu proyek melibatkan aktivitas yang baru dan kompleks, tujuan yang dapat didefinisikan melintasi berbagai level organisasi dan merupakan aktivitas yang unik. Berdasarkan definisi - definisi diatas dapat disimpulkan bahwa proyek adalah suatu usaha yang kompleks, tidak rutin, unik dan tepat waktu yang dibatasi oleh waktu, anggaran dan sumber daya serta persyaratan kinerja yang didesign untuk kebutuhan pelanggan.
2.2.1.1 Tiga kendala proyek Menurut Schwalbe (2000, p5), setiap proyek memiliki batasan yang berbeda terhadap ruang lingkup, waktu, dan biaya yang biasanya disebut sebagai triple constrain (tiga kendala). Setiap proyek manajer harus memperhatikan hal - hal penting dalam manajemen proyek : 1.
Ruang lingkup (Scope) : apa yang ingin dicapai dalam proyek? Produk atau layanan apa yang pelanggan harapkan dari proyek tersebut?
25
2.
Waktu (Time) : berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek? Bagaimana jadwal kegiatan proyek akan dilaksanakan?
3.
Biaya (Cost) : berapa biaya yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan proyek?
2.2.1.2 Karakteristik Project Menurut Nicholas (2001, p22), karakteristik proyek meliputi : 1. Melibatkan suatu tujuan yang dapat dijelaskan, dimana tujuan tersebut dispesifikasikan dalam bentuk biaya, jadwal, dan kinerjanya. 2. Unik, sesuatu proyek perlu memiliki sesuatu yang berbeda dari proyek sebelumnya. Jadi proyek tersebut
merupakan
suatu
jenis
aktivitas
sebelumnya. 3. Suatu aktivitas yang bersifat sementara, digunakan untuk menyelesaikan suatu tujuan yang dibatasi oleh periode waktu yang telah ditentukan. 4. Menggunakan
kemampuan
dan
talenta
dari
beberapa profesi dan organisasi. 5. Kemungkinan tidak dikenal (unfamiliar), karena terdiri dari beberapa ide baru, pendekatan baru, atau teknologi baru yang memiliki resiko dan ketidakpastian yang tinggi.
26
6. Ada sesuatu yang dipertaruhkan, kegagalan dari proyek dapat menyebabkab hal - hal yang beresiko bagi organisasi maupun tujuan dari proyek tersebut. 7. Proses pengerjaan untuk mencapai tujuan, selama proses proyek melewati beberapa tahap - tahap yang jelas yang disebut daur hidup proyek.
2.2.2 Siklus Hidup Proyek Menurut a guide to the Project Management Body of Knowledge (2004, p19), proyek atau organisasi dapat membagi proyek
menjadi
pengawasan
beberapa
manajemen
menghubungkan
ke
operasi
tahapan yang
untuk lebih
secara
terus
menyediakan baik
dengan
menerus
dari
pelaksanaan organisasi. Tahapan ini dikenal sebagai siklus hidup proyek.
2.2.3
Manajemen Waktu Proyek Menurut Schwalbe (2000, p11), didefinisikan meliputi proses - proses yang dibutuhkan untuk memastikan ketepatan waktu pengerjaan suatu proyek. Proses – proses utama yang terlibat pada manajemen proyek ini adalah : 1. Definisi Aktivitas (Activity definition) Pendefinisian aktivitas menghasilkan Work Breakdown Structure (WBS) yang lebih spesifik dan penjelasan support oleh tim proyek. Tujuan dari proses ini ialah untuk
27
memastikan tim proyek memiliki pengertian yang mendalam akan aktivitas atau tahapan yang harus dijalankan sebagai bagian dari ruang lingkup proyek. 2. Barisan Aktivitas (Activity Sequencing) Setelah mendefinisikan aktivitas, langkah selanjutnya adalah barisan aktivitas atau activity sequencing. Yaitu meliputi memeriksa kembali aktivitas pada detail Work Breakdown Structure (WBS), detail deskripsi produk, asumsi, dan batasan untuk menentukan hubungan antar aktivitas. 3. Estimasi Durasi Aktivitas (Activity Duration Estimating) Proses selanjutnya ialah mengestimasi durasi aktivitas. Output dari proses ini ialah estimasi durasi untuk setiap aktivitas. 4. Pengembangan jadwal (Schedule development) Pengembangan
jadwal
menggunakan
hasil
dari
keseluruhan proses manajemen waktu proyek yang sudah dilakukan untuk menentukan waktu dimulai dan diakhirinya suatu proyek. Tujuan umum pengembangan jadwal adalah untuk
membuat
jadwal
proyek
yang
realistis
yang
menyediakan basis atau dasar untuk mengawasi kemajuan proyek. Beberapa tools dan teknik dapat membantu proses ini adalah : 1. Gantt Chart
28
Menurut
Schwalbe
(2000,
p119),
Gantt
Chart
menyediakan format standar untuk mengambarkan informasi jadwal proyek dengan memberikan daftar aktivitas proyek dan waktu dimulai dan waktu selesai suatu proyek yang sesuai dengan format kalender. 2. Critical Path Method (CPM) CPM disebut juga teknik analisis jalur kritis (Critical Path Analysis) yang merupakan teknik analisa jaringan proyek yang digunakan untuk memprediksi total durasi proyek. Critical Path bagi sebuah proyek ialah serangkaian aktivitas yang menentukan waktu paling awal suatu proyek yang dapat diselesaikan. Critical path merupakan waktu terpanjang pada diagram jaringan dan memiliki jumlah slack atau float paling sedikit. Slack atau float adalah jumlah aktivitas yang makin tertunda tanpa menunda atau memundurkan aktivitas lain yang berurutan atau tanggal penyelesaian suatu proyek. 3. Program Evaluation and Review Technique (PERT) Teknik lain manajemen waktu proyek ialah Program Evaluation and Review Technique (PERT), yang merupakan teknik analisis jaringan yang digunakan untuk mengestimasi durasi proyek saat ada tingkatan yang tinggi akan ketidakpastian estimasi durasi aktivitas tersebut. PERT menggunakan estimasi probabilitas
29
waktu, yaitu estimasi durasi berdasarkan pada estimasi optimis, most likely, dan pesimis dari durasi aktivitas. 4. Pengendalian Jadwal Banyak hal yang terlibat dalam pengendalian perubahan jadwal proyek. Sangat penting untuk pertama kali memastikan bahwa jadwal proyek sudah realistis. Tahap ini meliputi aktivitas pengendalian dan pengaturan perubahan jadwal proyek.
2.2.4 Critical Success Factor (CSF) Menurut Olson (2003, p10), mendefinisikan dan mengimplementasikan CSF adalah bagian penting yang harus dilaksanakan agar suatu kegiatan atau aktivitas proyek dapat berjalan dengan baik.
2.2.4.1 Faktor - faktor penentu kesuksesan proyek piranti lunak Menurut
Pinto
dan
Slevin
(1987)
yang
bersumber dari http://www.vinntec.co.uk/llnlsbp3.htm, kesuksesan suatu proyek dapat dilihat dari kesesuaian proyek dari segi spesifikasi, biaya, dan waktu yang diinginkan. Menurut Olson (2003, p12), tiga faktor yang diyakini sebagai faktor keberhasilan suatu proyek adalah :
30
a.
Keikutsertaan klien dalam proyek.
b.
Dukungan dari top management.
c.
Objektif yang jelas dari sebuah proyek.
Menurut Olson (2003, p13), Pinto dan Slevin pada tahun 1988 telah menyelidiki lebih dari 400 proyek, dan menemukan CSF yang berikut ini berdasarkan urutannya: a.
Misi proyek Suatu proyek harus memiliki tujuan dan arah yang jelas mengenai diadakannya proyek. Tim proyek dan bidang - bidang yang terkait didalam perusahaan serta stakeholder yang memiliki peranan penting harus mengerti misi proyek tersebut.
b.
Dukungan manajemen puncak Management
tingkat
atas
harus
memberikan dukungan terhadap proyek yang akan dilaksanakan. Dukungan bisa diberikan dalam bentuk penyediaan sumber daya yang diperlukan, memberikan otoritas yang cukup untuk pelaksanaan implementasi, mengikuti dan memperhatikan berbagai aspek kritis proyek,
serta
penyelesaiannya.
turun
tangan
dalam
31
c.
Rencana atau Jadwal Suatu
proyek
perencanaan
dan
keseluruhan
seperti
harus
memiliki
penjadwalan
secara
milestone,
jadwal
penyerahan produk yang dibuat, dan lain - lain. Dalam hal ini termasuk sistem pelaporan dan monitoring yang efektif untuk mendeteksi kemungkinan adanya penyimpangan. d.
Konsultasi klien Dengan
adanya
konsultasi
dengan
pemilik proyek dari waktu kewaktu selama penyelenggaraan
proyek
akan
sangat
memperlancar pelaksanaan tahap implementasi sejauh mana keinginan peranan pemilik. e.
Personil Salah satu CSF ini berhubungan dengan memilih, melakukan negosiasi, merekrut, serta pembinaan tim kerja yang efektif. Dengan kata lain, personil berhubungan dengan orang orang yang cocok ditugaskan kedalam tim proyek.
f.
Tugas teknis Pelaksana proyek atau suatu tim proyek harus memiliki kemampuan teknis dan harus
32
menguasai teknologi dari proyek yang akan dikerjakan. g.
Penerimaan klien Pemilik proyek, terutama pada tahap akhir implementasi ikut aktif melakukan testing atau uji coba dan sertifikasi (pemilik proyek menerima produk yang dihasilkan tersebut).
h.
Pengawasan dan umpan balik Faktor ini diperlukan guna mengetahui sejauh
mana
hasil
pelaksanaan
proyek
dibandingkan dengan perencanaan terutama anggaran. Disini diperlukan metode yang dapat meramalkan
hasil
kegiatan
akhir
proyek
bilamana kondisi seperti saat pelaporan tidak berubah. Dengan demikian, bisa diadakan koreksi sesuai keperluan. i.
Komunikasi Adanya komunikasi yang baik antara peserta proyek (Tim proyek) dan stakeholder yang
terkait
diperlukan
untuk
mencegah
duplikasi kegiatan maupun salah pengertian. Dengan adanya komunikasi yang baik pula persoalan - persoalan yang timbul selama proses implementasi akan dapat dibicarakan.
33
j.
Pemecahan masalah Pemecahan
masalah
adalah
suatu
mekanisme yang membantu memperkirakan persoalan yang akan terjadi dikemudian hari sehingga jauh sebelumnya sudah diberikan perhatian yang seksama.
2.2.4.2 Faktor - faktor penyebab kegagalan proyek piranti lunak Ewusi - Mensah dan Przansnyski (Olson, 2003, p12) membedakan 3 jenis kasus yang mencerminkan kegagalan proyek, yaitu : •
Total abandonment, yang menghentikan semua aktivitas proyek sebelum implementasi dilakukan. Kasus ini merupakan kasus yang paling sering ditemukan dalam perbandingan dengan dua jenis kasus lainnya.
•
Substantial
abandonment,
yang
membuang
sebagian besar hasil proyek untuk membuat proyek tersebut lebih sederhana, namun memberikan hasil berupa proyek baru yang sangat berbeda sekali dengan spesifikasi awal. •
Partial abandonment, yang memperkecil ruang lingkup proyek tanpa mengubah spesifikasi awal.
34
Dalam survei Engler (Olson, 2003, p12) terhadap para eksekutif, alasan utama yang menyebabkan kegagalan proyek adalah kurangnya keterlibatan user. Hal tersebut diikuti dengan kurangnya dukungan
eksekutif
puncak
dan
kurangnya
pernyataan yang jelas mengenai tujuan bisnis.
2.2.5
Mengarahkan dan Mengatur Pelaksanaan Proyek Menurut a guide to the Project Management Body of Knowledge (2004, p94), mengarahkan dan mengatur proses pelaksanaan memerlukan manager proyek dan tim proyek untuk melaksanakan manajemen
berbagai proyek
tindakan
untuk
pelaksanaan
memenuhi
pekerjaan
rencana yang
digambarkan dalam pernyataan lingkup proyek. Tindakan - tindakan tersebut adalah: •
Melaksanakan aktivitas untuk memenuhi tujuan proyek.
•
Berusaha dan mengeluarkan dana untuk memenuhi tujuan proyek.
•
Mengorganisir, melatih, dan mengatur anggota tim proyek untuk bekerja pada proyek.
•
Memperoleh penetapan, penawaran, atau proposal yang sesuai.
•
Memilih penjual dari antara para penjual yang potensial.
35
•
Memperoleh, mengatur, dan menggunakan sumber daya yang mencakup material, peralatan, dan fasilitas.
•
Mengimplementasi rencana metode dan standar – standar.
•
Menciptakan, mengendalikan, memverifikasi, dan mengesahkan penyerahan proyek.
•
Mengatur resiko dan implementasi tanggapan resiko dari aktivitas.
•
Mengatur para penjual.
•
Menyesuaikan disetujuinya perubahan menjadi lingkup proyek, rencana, dan lingkungan.
•
Menetapkan dan mengatur saluran komunikasi proyek, eksternal maupun internal kepada tim proyek.
•
Mengumpulkan data proyek dan melaporkan biaya, jadwal, teknikal dan kemajuan kualitas, dan status informasi untuk memudahkan peramalan.
•
Mengumpulkan
dan
mempelajari
dokumen,
dan
implementasi persetujuan proses peningkatan aktivitas.
Manager proyek, bersama dengan tim manajemen proyek, mengarahkan pencapaian dari perencanaan aktivitas proyek, dan mengatur berbagai tampilan teknis dan organisasional yang ada di
dalam
proyek.
Mengarahkan
dan
mengatur
proses
pelaksanaan proyek secara langsung yang berpengaruh pada area aplikasi proyek. Penyerahan diproduksi sebagai keluaran
36
dari proses yang dilakukan untuk memenuhi pekerjaan proyek yang direncanakan dan dijadwalkan dalam rencana manajemen proyek.
Informasi
pencapaian
pekerjaan
tentang
status
penyelesaian dari penyerahan, dan apa yang telah terpenuhi, dikumpulkan sebagai bagian dari pelaksanaan proyek dan hidup dari pencapaian proses pelaporan. Walaupun produk, jasa, atau hasil proyek sering diukur dari penyerahan yang berwujud seperti bangunan, jalan. Penyerahan yang tidak berwujud , seperti pelatihan, dapat juga disajikan. Mengarahkan dan mengatur pelaksanaan proyek juga memerlukan implementasi: •
Tindakan korektif yang disetujui yang akan mengantisipasi pencapaian
proyek dengan perencanaan
manajemen
proyek. •
Tindakan pencegahan yang disetujui untuk mengurangi kemungkinan konsekuensi potensial yang negatif.
•
Perbaikan kerusakan yang disetujui untuk dilakukan koreksi produk yang ditemukan rusak melalui proses mutu.
2.2.5.1 Mengarahkan dan Mengatur Pelaksanaan Proyek: Masukan Menurut a guide to the Project Management Body of Knowledge (2004, p95) :
37
1. Perencanaan proyek manajemen Isi perencanaan manajemen proyek mengubah pandangan yang terlalu mengandalkan area aplikasi dan
kompleksitas
dari
proyek.
Proses
ini
menghasilkan perencanaan manajemen proyek yang diperbaharui dan diperbaiki melalui proses pengendalian perubahan terintegrasi. Perencanaan manajemen proyek menemukan bagaimana suatu proyek dieksekusi, dimonitor, dikendalikan dan ditutup. 2. Tindakan korektif yang disetujui Tindakan
korektif
yang
disetujui
didokumentasikan, diberi hak arah yang diperlukan untuk membawa masa depan pencapaian proyek yang diharapkan ke dalam penyesuaian diri dengan perencanaan manajemen proyek. 3. Tindakan pencegahan yang disetujui Tindakan
pencegahan
didokumentasikan,
diberi
yang hak
disetujui arah
untuk
mengurangi kemungkinan dari konsekuensi negatif yang dihubungkan dengan resiko proyek. 4. Permintaan perubahan yang disetujui Permintaan
perubahan
yang
disetujui
adalah
perubahan yang didokumentasikan, diberi hak untuk
memperluas
atau
mengontrak
lingkup
38
proyek. Permintaan perubahan yang disetujui dapat juga
memodifikasi
kebijakan,
perencanaan
manajemen proyek, prosedur, anggaran atau biaya biaya, atau meninjau ulang jadwal. Permintaan perubahan yang disetujui oleh tim proyek akan dijadwalkan untuk diimplementasi. 5. Kerusakan yang disetujui untuk diperbaiki Perbaikan
kerusakan
didokumentasikan,
yang
diberi
disetujui
adalah
untuk
koreksi
hak
kerusakan produk yang ditemukan sepanjang pemeriksaan mutu atau proses audit tersebut. 6. Kerusakan yang disahkan untuk diperbaiki Pemberitahuan untuk memeriksa kembali materi perbaikan yang diterima atau ditolak. 7. Prosedur penutupan administratif Penutupan administratif semua aktivitas prosedur dokumen, interaksi, dan peraturan dan tanggung jawab
yang
pelaksanaan
berhubungan penutupan
diperlukan
administratif
dalam prosedur
untuk proyek.
2.2.5.2
Mengarahkan
dan
Mengatur
Pelaksanaan
Proyek: Teknik dan Tool Menurut a guide to the Project Management Body of Knowledge (2004, p94) :
39
1. Metodologi manajemen proyek Metodologi manajemen proyek menggambarkan suatu proses yang membantu suatu tim proyek dalam melaksanakan rencana manajemen proyek. 2. Manajemen proyek sistem informasi Manajemen proyek sistem informasi adalah suatu sistem automatisasi yang digunakan oleh tim manajemen proyek untuk membantu pelaksanaan aktivitas yang direncanakan dalam perencanaan manajemen proyek.
2.2.5.3 Mengarahkan dan Mengatur Pelaksanaan Proyek: Keluaran Menurut a guide to the Project Management Body of Knowledge (2004, p96) : 1. Penyerahan Penyerahan adalah sesuatu yang unik dan produk pemeriksaaan,
kemampuan
atau
hasil
untuk
melaksanakan suatu jasa yang dikenali dalam perencanaan manajemen proyek dokumentasi, dan harus diproduksi dan disajikan untuk melengkapi proyek tersebut. 2. Permintaan perubahan Permintaan perubahan untuk memperluas atau mengurangi lingkup proyek, untuk memodifikasi
40
kebijakan atau prosedur, untuk memodifikasi anggaran atau biaya proyek, atau untuk meninjau ulang jadwal proyek sering
dikenali waktu
pekerjaan proyek sedang dilakukan. Permintaan untuk perubahan ada yang berwujud dan ada yang tidak berwujud, dimulai secara eksternal atau secara internal, dan dapat berupa opsional atau legal / amanat secara perjanjian. 3. Mengimplementasikan permintaan perubahan Permintaan perubahan yang disetujui yang telah diterapkan oleh tim manajemen proyek dapat membawa pencapaian masa depan proyek yang diharapkan ke dalam penyesuaian diri dengan perencanaan manajemen proyek. 4. Tindakan korektif yang diterapkan Tindakan korektif yang disetujui yang telah diterapkan oleh tim manajemen proyek untuk membawa masa depan pencapaian proyek yang diharapkan ke dalam penyesuaian diri dengan perencanaan manajemen proyek. 5. Tindakan pencegahan yang diterapkan Tindakan pencegahan yang disetujui yang telah diterapkan oleh tim manajemen proyek untuk mengurangi konsekuensi dari resiko proyek. 6. Menerapkan kerusakan yang diperbaiki
41
Selama pelaksanaan proyek, tim manajemen telah menerapkan
koreksi
atas
kerusakan
produk
disetujui. 7. Pencapaian kerja informasi Informasi tentang status aktivitas proyek yang sedang dilakukan untuk memenuhi pekerjaan proyek secara rutin dikumpulkan sebagai bagian dari manajemen proyek dalam merencanakan pelaksanaan. Informasi ini meliputi, tetapi tidak dibatasi pada: •
Jadwal kemajuan yang menunjukkan status informasi.
•
Penyerahan yang telah diselesaikan dan tidak diselesaikan.
•
Menjadwalkan aktivitas yang sudah dimulai dan yang telah selesai.
•
Sejauh mana standar mutu yang ditemui.
•
Biaya - biaya otorisasi dan biaya – biaya atas kegiatan.
•
Penaksiran untuk melengkapi jadwal aktivitas yang telah di mulai.
•
Persentase secara fisik melengkapi jadwal aktivitas yang sedang berjalan.
42
•
Pelajaran yang didokumentasikan dipelajari untuk ditempatkan atau diposkan pada dasar pengetahuan.
•
Pemanfaatan sumber daya yang tepat.
2.2.6 Pengertian Monitoring Menurut
Kamus
Besar
Bahasa
Indonesia
(2001),
monitoring adalah mengawasi, mengamati, atau mengecek dengan cermat, terutama untuk tujuan khusus, memantau. Menurut Zulkarnain Djamin (1993, p114), untuk dapat melaksanakan monitoring yang baik diperlukan : a. Sistem pelaporan yang baik, yang memerlukan adanya komunikasi di antara penanggung jawab masing – masing bagian kegiatan (project team members) sehingga dapat diketahui apa yang sedang terjadi di lapangan. b. Orang – orang yang tepat (right people), maksudnya, (a) penanggung jawab terhadap setiap kegiatan (project participants responsible for activities); (b) pimpinan (supervisors) yang dapat mengintegrasikan laporan dari suatu kegiatan dengan kegiatan lainnya, untuk dilakukan penyesuaian - penyesuaian kegiatan. c. Informasi yang benar. Informasi yang benar hanya dapat diperoleh bila penanggung jawab setiap kegiatan atau
43
langkah dipegang oleh orang – orang yang tepat (right people). d. Waktu yang tepat. Gejala – gejala hendaknya di laporkan atau di atasi sebelum terjadi, agar dapat dilakukan tindakan – tindakan pengaman (corective action) jauh sebelumnya.
2.2.6.1
Tujuan Monitoring Menurut Departemen Sosial Republik Indonesia Biro Perencanaan (2007), yang bersumber dari http://perencanaan.depsos.go.id/.php?mod=news&id=4 4&t=p, tujuan monitoring yaitu :
1. Mengkaji
apakah
kegiatan
-
kegiatan
yang
dilaksanakan telah sesuai dengan rencana. 2. Mengidentifikasi
masalah
yang
timbul
agar
langsung dapat diatasi. 3. Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek. 4. Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan. 5. Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan.
2.2.6.2 Manfaat Monitoring
44
Menurut Departemen Sosial Republik Indonesia Biro
Perencanaan
(2007),
yang
bersumber
dari
http://perencanaan.depsos.go.id/index.php?mod=news&i d=44&t=p, manfaat monitoring yaitu :
1. Bagi pihak penanggung jawab program : • Salah satu fungsi manajemen yaitu pengendalian
atau supervisi. • Sebagai
bentuk
pertanggung-jawaban
(akuntabilitas) kinerja. • Untuk
meyakinkan
pihak
-
pihak
yang
berkepentingan. • Membantu penentuan langkah - langkah yang
berkaitan dengan kegiatan proyek selanjutnya. • Sebagai dasar untuk melakukan monitoring dan
evaluasi selanjutnya.
2. Bagi pihak pengelola proyek, yaitu : •
Membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yang singkat.
•
Mengetahui kekurangan - kekurangan yang perlu diperbaiki dan menjaga kinerja yang sudah baik.
•
Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk melakukan evaluasi proyek.
45
2.2.7
Tipe dan Jenis Monitoring
Menurut Departemen Sosial Republik Indonesia Biro Perencanaan
(2007),
yang
bersumber
dari
http://perencanaan.depsos.go.id/index.php?mod=news&id=44&t =p, tipe dan jenis monitoring yaitu : •
Aspek masukan (input) proyek antara lain mencakup : tenaga manusia, dana, bahan, peralatan, jam kerja, data, kebijakan,
manajemen
yang
dibutuhkan
untuk
melaksanakan kegiatan proyek. •
Aspek proses / aktivitas yaitu aspek dari proyek yang mencerminkan suatu proses kegiatan, seperti : penelitian, pelatihan, proses produksi, pemberian bantuan.
•
Aspek keluaran (output), yaitu aspek proyek yang mencakup hasil dari proses yang terutama berkaitan dengan kuantitas (jumlah).
2.2.8 Memonitor dan mengontrol kerja proyek : Masukan Menurut a guide to the Project Management Body of Knowledge (2004, p95) : 1. Perencanaan proyek manajemen Isi
perencanaan
proyek
manajemen
merubah
pandangan yang terlalu mengandalkan area aplikasi dan kompleksitas
dari
proyek.
Proses
ini
menghasilkan
perencanaan proyek manajemen yang diperbaharui dan diperbaiki
melalui
proses
penggantian
kontrol
yang
46
terintegrasi. Perencanaan proyek manajemen mendefinisikan bagaimana proyek dijalankan, dimonitor, dikontrol dan ditutup. Perencanaan
proyek
manajemen
melakukan
pengumpulan dokumen dari output, proses perencanaan dari sekumpulan proses termasuk : •
Proses manajemen proyek dipilih oleh tim manajemen proyek.
•
Tingkatan implementasi pada masing – masing proses dipilih.
•
Deskripsi
dari
tool
dan
teknik
digunakan
untuk
menyelesaikan proses. •
Bagaimana proses yang dipilih akan digunakan untuk mengatur proyek khusus, termasuk ketergantungan dan interaksi di antara input, proses, output.
•
Bagaimana pekerjaan dijalankan untuk tercapainya tujuan projek.
•
Bagaimana penggantian yang dilakukan akan dimonitor dan dikontrol.
•
Bagaimana konfigurasi manajemen akan dilaksanakan.
•
Bagaimana
integritas
pelaksanaan
pengukuran
akan
dipertahankan dan digunakan. •
Kebutuhan dan teknik untuk berkomunikasi di antara pemegang saham.
47
•
Siklus hidup proyek dipilih dan, untuk berbagai tahapan proyek, diasosiasikan tahapan proyek.
•
Kunci manajemen mereview isi, luas dan waktu untuk menfasilitasi isu – isu yang ada dan menunda pengambilan keputusan.
2. Informasi pelaksanaan kerja Status
informasi
dari
pengerjaan
proyek
dilaksanakan untuk menyelesaikan pekerjaan proyek secara rutin dikumpulkan sebagai bagian dari pelaksanaan perencanaan proyek manajemen. Yang termasuk dalam informasi ini, tetapi tidak dibatasi untuk : •
Kemajuan
jadwal
menunjukkan
status
informasi. •
Dapat disampaikan yang telah dilengkapi dan tidak dilengkapi.
•
Jadwal kegiatan yang dimulai dan telah diselesaikan.
•
Perluasan untuk standar kualitas ditemukan.
•
Biaya diperhitungkan dan diperhatikan.
•
Perkiraan untuk kelengkapan jadwal kegiatan dimulai.
•
Kelengkapan
persentase
secara
fisik
kegiatan jadwal tidak dikembangkan.
dari
48
•
Pelajaran dokumentasi dipost untuk pelajaran yang diajarkan berbasis pengetahuan.
•
Pemanfaatan sumber sepenuhnya.
3. Menolak permintaan perubahan Menolak permintaan perubahan termasuk permintaan perubahan yang mendukung dokumentasi, dan mereview perubahan status yang menunjukkan pembagian dari menolak permintaan penggantian.
2.2.9 Memonitor dan mengontrol kerja proyek : Tools dan Techniques Menurut a guide to the Project Management Body of Knowledge (2004, p95) : 1. Metodologi manajemen proyek Metodologi
manajemen
proyek
didefinisikan
sebagai suatu proses yang membantu tim manajemen proyek dalam monitoring dan controlling kerja proyek yang dilaksanakan
berikut
dengan
perencanaan
proyek
manajemen. 2. Sistem informasi manajemen proyek Sistem informasi manajemen proyek, suatu sistem automatisasi, yang digunakan oleh tim manajemen proyek untuk memonitor dan mengontrol pemilihan kegiatan yang direncanakan dan dijadwalkan pada perencanaan proyek manajemen.
49
3. Teknik penilaian yang diterima Teknik penilaian yang diterima mengukur kinerja proyek seperti pergerakan dari proyek awal melalui penutupan proyek. Metodologi penilaian manajemen yang diterima bermaksud untuk peramalan yang akan datang berdasarkan kinerja masa lampau. 4.
Pertimbangan ahli Pertimbangan ahli digunakan oleh tim manajemen proyek untuk memonitor dan mengontrol kerja proyek.
