BAB 2 LANDASAN TEORI. digunakan dalam penulisan skripsi ini

BAB 2 LANDAS AN TEORI

2.1

Teori-teori Dasar/Umum Dalam bagian ini akan dibahas definisi dari teori-teori dasar yang digunakan dalam penulisan skripsi ini

2.1.1

Sistem ERP Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) menjadi sangat penting di pengoperasian bisnis moderen. Sistem ini dipercaya dapat mengurangi inventory, mempersingkat waktu siklus, menurunkan harga, dan memperbaiki manajemen supply chain. Sistem ERP dirancang untuk berintegrasi dengan seluruh sistem informasi komputerisasi di organisasi. ERP

juga

dipercaya

dapat

membuat

nilai

dengan

mengintegrasikan aktivitas didalam perusahaan, menjalankan pelatihan terbaik pada setiap proses bisnis, menstandarlisasikan proses didalam organisasi, membuat suatu sumber daya data yang dapat mengurangi kekacauan dan kesalahan, dan menyediakan akses langsung terhadap informasi. Seluruh ciri-ciri ini memberikan fasilitas yang lebih baik bagi perencanaan organisasi, komunikasi, dan kolaborasi. ERP memberikan banyak manfaat dalam beberapa bidang. Dalam pandangan teknikal, gagasan untuk mengintegrasikan seluruh aspek dari komputerisasi organisasi merupakan hal yang menarik karena dapat membantu perkembangan konsistensi sistem dengan penggunaan sumber 7

8 data terpusat dan lebih efisien dalam membuat single data entry bagi seluruh aplikasi organisasi. ERP memiliki daya tarik keuangan, menjanjikan penghematan ekonomi dengan mengintegrasikan seluruh aplikasi ke dalam suatu sistem yang besar. ERP juga memiliki daya tarik dari pandangan organisasi, yaitu sebagai anggota organisasi yang mempelajari

penggunaan

sistem

yang

sama,

sehingga

dapat

meningkatkan komunikasi di dalam organisasi. 2.1.1.1 Keunggulan dan Kelemahan ERP Terdapat berbagai macam alasan untuk menggunakan ERP. Salah satunya yaitu ERP menawarkan sistem terintegrasi yang dibagikan pada seluruh pengguna daripada bermacammacam perangkat dari aplikasi komputer, dimana jarang digunakan untuk berkomunikasi dengan yang lainnya dan yang memiliki serangkaian data sendiri dan file. ERP menyediakan aset sistem informasi sederajat dan arus informasi di dalam organisasi. M anfaat

utamanya yaitu

menyisihkan

suborganisasi yang

berfokus pada masalah yang dimilikinya daripada menampilkan ketertarikan terhadap seluruh bagian organisasi. Data sekali di masukkan dari sumber yang akurat, sehingga seluruh pengguna dapat membagikan data yang sama (integrasi data). Sebagai data yang dibagikan untuk digunakan oleh banyak orang, maka diperluan kelengkapan dan keakuratan. Sistem ERP juga menyediakan cara yang lebih baik dalam mengerjakan sesuatu. Ide ini merupakan pokok dari pelatihan

9 terbaik, kunci komponen sistem SAP. Pelatihan terbaik ini yaitu mengidentifikasi cara yang terbaik untuk diproses dengan fungsi bisnis tertentu untuk menghasilkan usaha yang berkualias, dan seperti pelatihan yang meliputi perubahan penting mengenai bagaimana anggota organisasi mengerjakan pekerjaan mereka. Sistem ERP biasanya digunakan dengan harapan mereka dapat menghasilkan harga perhitungan yang lebih rendah dalam jangka panjang. Dalam teori, menggunakan suatu cara yang umum untuk mengerjakan sesuatu yang lebih sederhana dan memiliki upaya yang kurang untuk memberikan dukungan perhitungan bagi organisasi. Dalam prakteknya, menyimpan tidak selalu dapat diwujudkan, seharusnya kegagalan di antisipasi oleh seluruh perbedaan dari kebutuhan pengguna, seperti perubahan yang tidak dapat dihindari dalam lingkungan bisnis yang menyebabkan praktek yang berbeda dan hubungan sistem komputer. Kunci yang perlu di pertimbangkan dalam menjalankan sistem ERP yaitu : a. Teknologi : lebih kuat, diintegrasikan dengan sistem komputer •

Lebih fleksibel

•

Biaya TI lebih rendah

b. Praktek bisnis : cara yang lebih baik untuk menyelesaikan tugas

10 •

Kualitas operasional yang lebih baik

•

Produktivitas terbaik

c. Strategis : keuntungan biaya yang diperoleh melalui sistem yang lebih efisien •

M emperbaiki pengambilan keputusan

•

M endukung pertumbuhan bisnis

•

M embangun hubungan eksternal

d. Kompetitif : mengikuti pesaing menggunakan ERP. Biaya efisiensi lebih baik. •

Layanan pelangga lebih baik

2.1.1.2 Modul ERP Konsep sistem ERP meliputi seluruh perhitungan dalam organisasi. Idenya yaitu memusatkan data dan perhitungan, sehingga data dapat di masukkin sekali dan kemudian digunakan

oleh

setiap

orang didalam organisasi dengan

kepercayaan terhadap ketepatan informasi. Dalam prakteknya, vendor ERP menjual software mereka dalam modul-modul.

M odul-modul ini terdiri dari: •

Sales and Distribution (SD) M odul yang mencatat pesanan penjualan dan pengiriman yang telah dijadwalkan. Informasi mengenai pelanggan dipelihara dan diakses dari modul ini.

11 •

Material Management (MM ) M odul yang mengatur penerimaan barang mentah dari supplier dan penanganan yang lainnya dari inventory bahan mentah, dari tempat penyimpanan ke proses pengerjaan barang kemudian inventory barang jadi.

•

Production Planning (PP) M odul yang memelihara informasi produksi. Produksi ini direncanakan dan dijadwalkan dan aktifitas produksi aktual dicatat.

•

Quality Managemenet (QM ) M odul yang membantu untuk merencanakan dan mencatat aktivitas pengawasan kualitas, seperti pemeriksaan produk dan sertifikasi barang.

•

Plant Maintenance (PM ) M odul yang mengikuti perencanaan

untuk

melakukan

pencegahan dengan memelihara mesin pabrik dan mengatur pemeliharaan sumber daya, sehingga kerusakan peralatan dapat diminimalkan. •

Human Resources (HR) M odul yang memberikan fasilitas merekrut karyawan, menyewa, dan melatih. M odul ini juga meliputi daftar gaji dan manfaat.

•

Financial Accounting (FI)

12 M odul yang mencatat transaksi kedalam akun buku besar umum. M odul ini juga menghasilkan pernyataan keuangan untuk tujuan pelaporan eksternal. •

Controlling (CO) M odul ini digunakan untuk tujuan manajemen internal.

•

Asset Managment (AM ) M odul ini membantu perusahaan untuk mengatur pembelian aset tetap dan hubungannya dengan penyusutan.

•

Project System (PS) M odul yang memungkinkan perencanaan dan pengawasan melalui R&D baru, konstruksi dan pemasaran proyek. M odul ini memungkinkan biaya untuk di kumpulkan dalam proyek dan

secara

terus-menerus

digunakan

untuk

mengatur

pelaksanaan sistem SAP. •

Workflow (WF) M odul yang digunakan untuk otomatisasi aktivitas di dalam SAP.

•

Industry Solution (IS) M odul ini berisi pengaturan konfigurasi yang SAP temukan cocok untuk industri tertentu.

13 2.1.2

Organisasi Dari segi organisasi, P S mempunyai banyak tentakel, yang menggambarkan bagaimana mereka dihubungkan. Elemen-elemen dasar dari setiap bisnis dikendalikan oleh informasi dari bagan organisasi tersebut, seperti perusahaan, pusat keuntungan, gudang, dan area bisnis. Master data ini menyediakan suatu laporan-laporan dasar. Bagan organisasi juga menjaga “kejujuran” dari elemen-elemen proyek, maksudnya adalah hubungan antara nilai-nilai organisasi ini diperhatikan. Gambar 2.2 menyediakan beranekaragam organisasional berdasarkan setiap objek proyek yang mungkin berhubungan dengan mereka.

DEFINE DEFINE Business Rules Business Rules

PLAN PLAN Costs, Timing Costs, Timing

EXECUTE EXECUTE Release, Release,Confirm Confirm Actuals Actuals

SETTLE / CLOSE SETTLE / CLOSE Allocate AllocateCosts, Costs, Commision Commision

DEVELOP DEVELOP Strategy, Structure Strategy, Structure

BUDGET BUDGET Approve, Distribute Approve, Distribute

EVALUATE EVALUATE Earned EarnedValue, Value, Reporting Reporting

Gambar 2.1 Dari mulai sampai selesai

14

Project Definition

WBS Element

Controlling area Company code Business area Profit center

Networ ks

Plant Business area

Sales organization

Profit center

Distribution channel

Plant

division

Tax jurisdiction Activities

Controlling area Plant

Company code

Business area

Business area

Profit center

Profit center

Tax jurisdiction

Plant

Work center

Technical location

Inter nally pr ocessed

Cost center Plant

Investment program

Business area

Tax jurisdiction

Profit center

Joint venture

Tax jurisdiction

Externally processed

Plant Business area Profit center Tax jurisdiction Purchasing organization Purchasing group General cost

Plant Business area Profit center Tax jurisdiction Material Component

Plant Purchasing organization Purchasing group Storage location

Gambar 2.2 Keberagaman Organisasi

15 2.1.2.1 Integrasi Terdapat beberapa pandangan utama integrasi setiap poin dari PS – seperti Aset Tetap dan Sumber Daya M anusia, tetapi mereka tidak memainkan peranan yang penting. 2.1.2.2 Pengontrolan Terdapat integrasi substansial antara PS dan CO. Hal ini dikarenakan PS terdiri dari begitu banyak objek pada CO untuk mengintegrasikan perencanaan biaya, kolonisasi dan hasil-hasil.

Gambar 2.3 Integrasi

16 Finance & Controlling Project/WBS number, Network, Controlling Area, Company Code, Business Area, Cost Center, Cost Element, Work Center, Activity Type, Profit Center, Results Analysis Key, Object Class, Internal Order, Account Number, Jurisdiction Code Materials

Project/WBS Number, Network, Plant, Material Number,

Management

Material Group, MRP Controller, Vendor, BOM

Sales & Distribution

Project/WBS Number, Network, Partner, Sales Organization, Distribution Channel, Division, Sales Order BOM

Plant Maintenance

Project/WBS Number, Network, PM Orders

Production Planning

Project/WBS Number, Network, BOM

Investment

Project/WBS

Management

Measure

Number,

Network,

Investment

Programs,

Tabel 2.1 Integrasi

Hasil analisis, sumberdaya perencanaan, dan pelaporan lainnya yang meliputi elemen biaya. Controlling area merupakan hubungan nyata, tanpa adanya fungsi PS. Dalam Workforce Planning melalui Work Center atau tipe aktivitas, terdapat integrasi dengan sumberdaya manusia (HR) untuk mendaftarkan seseorang yang ditugaskan dalam proyek. 2.1.2.3 Material Management (MM) Berdasarkan pada produk dan BOM , PS memiliki kemampuan untuk membuat pemesanan, permintaan pembelian,

17 dan surat pembelian melalui perencanaan biaya pelaksanaan jasa secara umum. Kekuatan intergrasi ini membuat PS sebagai pemain utama dalam siklus relative, meliputi kemampuan untuk menangani pelayanan melalui Service Master dan kontrak. Selanjutnya, kemampuan dari jaringan untuk bekerja dengan elativ membuat PS menjadi SRM

(Supply Relationship

Management), dimana internet memainkan bagian penting yang bersumber dari produk dan jasa. Sebagai tambahan, PS dapat mengatur siklus M RP (Material Requirements Planning) dengan fungsi pengelompokkan M RP. PS merupakan “pemilik” dari fasilitas ProM an,dengan mengawasi dan membantu mengatur semua arus dokumen pembelian. 2.1.2.4 Sales and Distribution PS memiliki integrasi langsung dengan SD melalui Order Numbers. Semua SD Orders (kuota, permintaan penjualan, permintaan konsinyasi, dan lainnya) dapat ditugaskan pada proyek dengan tujuan pendapatan perencanaan, membuat Billing Plans dan biaya pencatatan. Profil DIP (Dynamic Item Processor) mendukung dalam proses simulasi dan pembuatan dokumen penjualan secara otomatis, dan juga menyediakan makna pada tagihan pelanggan berdasarkan pada aktivitas dalam proyek (sumber daya yang berkaitan dengan tagihan). Sebagai tambahan, Assembly Processing menyediakan makna pada permintaan

18 penjualan atau kuota agar dapat membuat proyek secara otomatis menggunakan Configurable Materials. 2.1.2.5 Finance (FI) PS adalah merupakan perencana biaya dan kolektor biaya yang utama dan oleh karena itu menjadi budak bagi FI/CO, objekobjek

utamanya (WBS dan

jaringan)

berpengaruh

pada

pengeluaran aktual untuk mengatur determinasi account, yang tergambar dalam chart of account. Semua biaya berakhir pada keuangan. M anajemen arus kas merupakan fitur yang dapat digunakan oleh PS dengan menggunakan funding areas dalam pembendaharaan. 2.1.2.6 Production Planning (PP) M eskipun tidak menjadi pemain utama dalam integrasi P S, melalui M M , PP diinformasikan sebagai pesanan produksi menggunakan pengaturan khusus didalam Material Master. 2.1.2.7 Plant Maintenance (PM) Inti dari integrasi ini adalah pesanan pemeliharaan, dimana sama seperti sebagian besar pesanan eksternal lainnya yang menghubungkan P S dengan perencanaan dan tujuan yang ingin dicapai. Secara umum, pemeliharaan dan penggunaan pesanan jasa untuk modal (aset) atau proyek berdasarkan pelanggan dapat diatur didalam proyek.

19 2.1.2.8 Investment Management (IM) IM berintegrasi dengan P S untuk mengatur Assets Under Construction (AUCs). Perencanaan biaya dapat diatur di PS, dengan dikirimkan pada program investasi, dan dikembalikan pada proyek sebagai dana yang telah diatur. AUC secara otomatis dibuat ketika proyek dikeluarkan, sehingga didalamnya terdapat hubungan penting terhadap aset tertentu. 2.1.2.9 Departemen Produksi dan Jasa Departemen-departemen

dalam sebuah

pabrik

pada

umumnya dapat digolongkan ke dalam dua kategori: 1. Departemen produksi Dalam departemen produksi, operasi secara manual ataupun dengan mesin, seperti membentuk dan merakit, dilaksanakan langsung terhadap produk atau bagian-bagiannya. Biaya yang dikeluarkan departemen semacam ini akan dibebankan kepada produk tersebut. 2. Departemen jasa Departemen

jasa memberikan

jasa / pelayanan

yang

bermanfaat bagi departemen lainnya. Pada umumnya, jasa ini bermanfaat bagi departemen produksi ataupun departemen jasa lainnya. Kendati departemen jasa tidak terlibat langsung dalam proses produksi, namun biayanya merupakan bagian dari total overhead pabrik dan karena itu harus dimasukkan dalam biaya produk. Departemen jasa yang lazim terdapat

20 dalam banyak perusahaan industri meliputi pemeliharaan, pembayaran gaji, akuntansi biaya, pemrosesan data, dan penyediaan makanan.

2.1.3

Analisis Keuntungan Analisa keuntungan memungkinkan kita untuk melakukan analisa terhadap keuntungan dari perusahaan kita dari berbagai macam segmentasi dalam struktur pasar yang terdiri dari : •

Produk

•

Pelanggan

•

Pesanan

•

Kombinasi ringkasan dari produk, pelanggan dan pesanan Tujuan dari analisa keuntungan adalah untuk menentukan

manajemen organisasional, pasar, perencanaan, dengan memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan didalam pasar.

2.2

Teori-teori Khusus yang Berhubungan dengan Topik Yang Dibahas Dalam bagian ini akan dibahas definisi dari teori-teori khusus yang digunakan dalam penulisan skripsi ini

2.2.1

S tudi Kelayakan Studi Kelayakan sama halnya dengan evaluasi pendahuluan yang memiliki peranan penting dalam proses mengambil keputusan investasi.

21 Kesimpulan dan saran yang disajikan pada akhir studi yang merupakan dasar pertimbangan (teknis, ekonomis dan komersial) untuk memutuskan apakah investasi pada proyek tertentu jadi dilakukan. Keputusan yang dihasilkan tidak harus selalu sama atau identik dengan saran yang diajukan. M isalnya : hasil studi kelayakan ditarik suatu kesimpulan bahwa pasaran dalam negri selama 5 tahun mendatang dapat menampung hasil produksi proyek tertentu sebanyak 20.000 ton per tahun, namun karena berbagai macam pertimbangan yang lain akhirnya diputuskan untuk didirikan proyek dengan kapasitas produksi 10.000 ton per tahun. Suatu bidang usaha terdiri dari berbagai macam penelitian, maka tidak dapat mengharapkan hanya pada satu macam pola studi yang digunakan untuk meneliti semua jenis proyek dari semua penelitian usaha. Oleh karena itu, studi kelayakan proyek akan mencakup beberapa aspek, antara lain: 1. Pasar dan pemasaran 2. Teknis dan teknologis 3. M anajemen Operasi Proyek 4. Ekonomi dan Keuangan Bilamana dalam studi kelayakan proyek, aspek pemasaran menempati urutan pertama, tidak berarti bahwa aspek pemasaran adalah yang terpenting diantara keempat macam aspek. Kalau aspek pemasaran sering ditempatkan pada urutan pertama kegiatan studi kelayakan proyek, hal itu dilakukan karena bilamana tidak ada pasar yang dapat menyerap hasil produksi, maka seharusnya rencana investasi dibatalkan. Tetapi

22 dilain pihak, walaupun pasar yang ada cukup besar, bilamana ditinjau dari segi teknis proyek yang direncanakan tidak akan mampu menghasilkan produk yang dapat bersaing. Rencana investasi proyek perlu jugadipikirkan satu atau dua kali lagi secara lebih berhati-hati. 2.2.1.1 Aspek Pasar dan Pemasaran Didalam evaluasi aspek pasar dan pemasaran terdapat lima hal yang diteliti yaitu kedudukan produk yang direncanakan pada saat ini, komposisi dan perkembangan permintaan produk dari masa yang lampau hingga sekarang, proyeksi permintaan di masa mendatang, kemungkinan persaingan dan peranan pemerintah dalam menunjang perkembangan pemasaran produk. Selama menelaah hal-hal tersebut hendaknya selalu diingat adanya ciri-ciri khusus dunia industri di penelitian berkembang, termasuk Indonesia. Ciri khusus tersebut antara lain jumlah permintaan dalam negri akan produk-produk tertentu seringkali tidak besar kadang-kadang terdapat garis pemisah yang jelas antara masing-masing sektor pasar; jenis dan jumlah data relatif untuk bahan evaluasi biasanya sangat terbatas. 2.2.1.2 Aspek teknis dan teknologis Evaluasi aspek teknis dan teknologis meliputi penentuan kapasitas produksi ekonomis proyek, jenis teknologi yang paling cocok serta penggunaan mesin dan peralatan. Di samping itu perlu juga diteliti dan diajukan saran tentang lokasi proyek dan letak pabrik yang paling menguntungkan ditinjau dari berbagai macam

23 segi. Dari kesimpulan perhal kapasitas produksi, jenis teknologi, mesin dan peralatan serta lokasi proyek dan letak pabrik, disusun perkiraan jumlah biaya pengadaan harta tetap yang diperlukan untuk membangun proyek. 2.2.1.3 Aspek manajemen operasional Proyek tidak dapat beroperasi dengan berhasil tanpa dukungan tenaga manajemen yang mampu, bermotivasi dan berdedikasi. Oleh karena itu seperti halnya dengan aspek yang lain,

manajemen

operasi proyek

harus

diteliti jauh-jauh

sebelumnya. Sebelum keputusan investasi diambil harus ada gambaran terlebih dahulu tenaga manajemen apa, dalam jumlah berapa diperlukan untuk mengelola proyek yang direncanakan. Selama evaluasi manajemen operasional jumlah dan persyaratan tenaga manajemen tersebut akan disusun. Bersamaan dengan penyusunan jumlah dan kualifikasi tenaga inti tersebut disusun pula anggaran balas jasa karyawan yang diperlukan. Anggaran balas jasa karyawan yang cukup memadai makin lama makin terasa penting peranannya dalam memajukan operasi perusahaan karena pasaran tenaga kerja, terutama tenaga ahli makin kompetitif. Agar dapat menarik dan mempertahankan tenaga ahli yang berdedikasi tinggi, proyek yang direncanakan harus mampu menyediakan dana balas jasa tenaga kerja yang memadai pula.

24 Ada kemungkinan terdapat beberapa macam tugas operasi proyek yang membutuhkan keahlian khusus. Untuk hal-hal semacam itu, selama evaluasi aspek manajemen akan diutarakan pula jenis tugas apa yang membutuhkan pendidikan tambahan, dalam bidang apa, dimana dapat diperoleh, untuk berapa lama. 2.2.1.4 Aspek ekonomi dan keuangan Evaluasi aspek ekonomi dan keuangan biasanya dilakukan setelah evaluasi aspek-aspek lain selesai dilakukan. Selama evaluasi aspek ini akan dihitung perkiraan jumlah dana yang diperlukan, naik untuk pengadaan harta tetap proyek maupun kebutuhan dana modal kerja awal. Di samping jumlah kebutuhan dana pembiayaan, juga akan dipelajari struktur pembiayaan bagaimana yang paling menguntungkan. Di samping sumber dana modal sendiri, akan ditelti pula beberapa bagian dari jumlah kebutuhan dana itu dapat atau wajar untuk dibiayai dengan pinjaman dari pihak ketiga, dari mana sumbernya dan berapa biayanya. Dari segi keuangan, proyek dikatakan sehat apabila dapat memberikan keuntungan yang layak dan mampu memenuhi kewajiban finansialnya. Selama evaluasi aspek keuangan kedua macam penelitian tersebut akan diteliti. Di kemampuan

samping proyek

itu

manfaat

menciptakan

ekonomi/sosial lapangan

kerja

seperti baru,

25 meningkatkan pengahasilan nasional, menunjang pendapatan devisa juga akan diteliti baik jenis maupun jumlahnya. Dari hasil pengkajian berbagai macam aspek tersebut di atas, kemungkinan akan diambil kesimpulan bahwa: (1) Proyek cukup sehat ditinjau dari berbagai macam aspek sehingga rencana investasi dapat diteruskan, (2) Proyek cukup sehat apabila syaratsyarat tertentu dapat dipenuhi, atau (3) Proyek tidak cukup sehat sehingga rencana investasi seharusnya dibatalkan. Andaikata studi kelayakan sampai pada kesimpulan kedua atau ketiga, para pelaksana studi akan mencantumkan dengan jelas syarat-syarat apa yang perlu dipenuhi atau hal-hal apa yang menyebabkan proyek yang direncanakan dirasakan tidak sehat.

Oleh karena berbagai macam kesulitan dalam pengumpulan data atau informasi, seringkali untuk beberapa macam perhitungan atau perkiraan dalam studi kelayakan proyek dipergunakan asumsi-asumsi tertentu. Bilamana hal ini dilakukan, biasanya para pelaksana studi akan menyebutkannya.

2.2.2

Konsep biaya Para akuntan telah mendefinisikan biaya sebagai suatu nilai tukar prasyarat, pengorbanan yang dilakukan guna memperoleh manfaat. (Usry dan Hammer, 1995, p25). Dalam akuntansi, keuangan, prasyarat atau pengorbanan tersebut pada tanggal perolehan dinyatakan dengan

26 pengurangan kas atau aktiva lainnya pada saat ini atau di masa mendatang. Istilah biaya (cost) acap kali digunakan dalam arti yang sama dengan istilah beban (expense). Namun, beban dapat didefinisikan sebagai arus keluar barang atau jasa, yang akan dibebankan pada / ditandingkan (matched) dengan pendapatan (revenue) untuk menentukan laba (income). Bila istilah biaya digunakan secara khusus, maka sebaiknya digabungkan dengan suatu petunjuk tertentu seperti biaya langsung, uatama (prime), konversi, tidak langsung, tetap, variable, terkendali (controllable), produk, periode, gabungan (joint), estimasi standar, tertanam

(sunk),

atau

tunai

(out-of-pocket).

Setiap

modifikasi

mengandung atribut tertentu yang penting dalam mengukur biaya yang dapat dicatat dan diakumulasikan guna menentukan biaya persediaan, membuat laporan keuangan, merencanakan serta mengendalikan biaya, membuat rencana dan keputusan strategik, memilih berbagai alternatif, memberi motivasi kepada karyawan, dan mengevaluasi prestasi kerja. Akuntan

yang

terlibat

dalam

perencanaan,

penganalisaan,

dan

pengambilan keputusan juga harus bekerja dengan biaya masa depan (future), penggantian (replacement), semu (imputed), diferensial, atau biaya kesempatan (opportunity), yang tidak satu pun tercatat dan dilaporkan dalam laporan keuangan eksternal.

27 2.2.2.1 Obyek biaya Obyek biaya didefinisikan sebagai beberapa unit, kegiatan, atau fenomena dimana rencana dibuat untuk mengakumulasi dan mengukur biaya. (Usry dan Hammer, 1995, p26). Unit, kegiatan, atau fenomena tersebut mungkin memuat sebuah unit produk, tumpukan atau partai unit yang sama, semua unit yang selalu memproduksi produk tertentu, pesanan, kontrak, proyek, proses, fungsi, tujuan, organisasi departemen, segmen, lokasi atau kesatuan cabang usaha lain. Konsep obyek biaya merupakan salah satu pemikiran dalam akuntansi biaya. Pilihan tertentu dalam obyek biaya selalu ada, atau sedikitnya secara implisit ada, bilamana beberapa pengukuran, akumulasi, alokasi, atau pelaporan biaya terjadi. Dengan kata lain, koonsep obyek biaya terletak pada apa yang dimaksud dengan biaya. 2.2.2.2 Penelusuran (traceability) Biaya dari Obyek Biaya Sekali obyek biaya telah dipilih, maka pengukuran biaya sangat tergantung pada penelusuran (traceability) biaya dari obyek biaya. Penelusuran biaya akan menentukan seberapa besar obyektivitas, kepercayaan, dan arti dari hasil pengukuran biaya, sehingga bagaimana kerahasiaan seorang pengambil keputusan dalam memahami dam mempercayai ukuran biaya merupakan dasar untuk peramalan dan pengambilan keputusan.

28 Penelusuran biaya dari obyek biaya bervariasi menurut tingkatannya. Cara yang umum untuk menggolongkan biayabiaya tersebut adalah dengan memberi label sebagai biaya langsung atau tidak langsung terhadap obyek biaya tertentu, yang seakan-akan

hanya

ada

dua

tingkat

penelusuran

biaya.

Sesungguhnya, tingkatan penelusuran biaya terjadi sebagai satu kesatuan, seperti digambarkan di bawah ini :

Di telusuri secara langsung

Untuk obyek biaya

Diidentifikasikan secara tidak langsung

Di alokasikan secara arbitrer

khusus, jenis-jenis biayanya mungkin:

Jenis-jenis biayanya

Biaya langsung

kemudian di golongkan

Biaya tidak langsung

menjadi : Gambar 2.4 Kesatuan dalam Penelusuran Biaya

2.2.2.3 Klasifikasi Biaya Klasifikasi biaya diperlukan untuk mengembangkan data biaya yang dapat membantu manajemen dalam mencapai tujuannya. Klasifikasi ini didasarkan pada hubungan antara biaya dengan : 1. Produk (partai tunggal, tumpukan, atau unit barang dan jasa)

29 Proses klasifikasi biaya dan beban dapat dimulai dengan mengkaitkan biaya pada operasi perusahaan. Dalam perusahaan pabrikasi, total biaya operasi terdiri dari: •

Biaya pabrikasi Berdasarkan Usry dan Hammer (1995), beban pabrikasi sering juga disebut biaya produksi atau biaya pabrik (factory cost), adalah jumlah dari tiga unsur biaya yaitu bahan langsung, pekerja langsung, dan overhead pabrik. Bahan langsung dan pekerja langsung dapat digabungkan ke dalam kelompok biaya utama (prime cost). Upah pekerja langsung dan overhead pabrik dapat digabung ke dalam kelompok biaya konversi (conversion cost), yang mencerminkan

biaya

pengubahan

barang

langsung

menjadi barang jadi. •

Beban komersial

2. Volume produksi Beberapa jenis biaya bervariasi langsung dengan perubahan volume produksi atau keluaran, sedang biaya lainnya

elative tidak berubah (fixed). M anajemen harus

memperhatikan kecenderungan biaya yang bervariasi dengan keluaran jika mereka ingin merencanakan suatu strategi perencanaan yang baik dan mengendalikan biaya dengan berhasil

30 3. Departemen pabrikasi, proses, pusat biaya, atau subdivisi lainnya Perusahaan dapat dibagi ke dalam sejumlah segmen yang bervariasi namanya. Pembagian sebuah pabrik menjadi beberapa departemen, proses, pusat kerja, pusat biaya, atau himpunan biaya juga menjadi dasar untuk mengelompokkan, dan mengakumulasikan biaya-biaya produk serta menetapkan langsung tanggung jawab atas pengendalian biaya. Untuk mancapai tingkat pengendalian yang paling tinggi, para manajer departemen harus berperan serta dalam pengembangan anggaran bagi departemen atau pusat biaya mereka.

Anggaran

seperti

itu

harus

secara

jelas

mengidentifikasi biaya yang menjadi tanggung jawab manajer tersebut

dan

dapat

membantunya

dalam

mengambil

keputusan. Pada akhir suatu periode pelaporan, efisiensi departemen

tersebut

dan

keberhasilan

manajer

dalam

mengendalikan biaya dapat diukur dengan membandingkan biaya elati terhadap biaya yang dianggarkan. 4. Periode akuntansi Biaya dapat dikelompokkan sebagai belanja barnag modal (capital expenditure) atau sebagai pengeluaran pendapatan (revenue expenditure). Belanja barang modal yang juga disebut sebagai pengeluaran modal dimaksudkan untuk menghasilkan manfaat dalam periode-periode mendatang dan

31 dicatat sebagai aktiva. Pengeluaran pendapatan member manfaat dalam periode berjalan dan dicatat sebagai beban. Namun pada akhirnya, belanja barang modal yang dianggap sebagai aktiva tadi akan masuk dalam arus biaya bila digunakan atau bila habis masa manfaatnya. Pembedaan antara belanja barang modal dan pengeluaran pendapatan merupakan suatu hal yang esensial dalam menandingkan (matching) biaya dengan pendapatan secara tepat dan untuk mengukur laba periodic secara akurat. M eskipun demikian, pembedaan yang tepat antara kedua kelompok tersebut tidak selalu mungkin. Dalam banyak hal, upaya pembedaan tersebut bergantung pada sikap manajemen terhadap pengeluaran semacam itu dan pada sifat operasi perusahaan. Besarnya pengeluaran dan jumlah catatan terinci yang diperlukan juga merupakan factor yang mempengaruhi usaha pembedaan antara kedua kelompok biaya tersebut. Sebagai contoh, tong-tong sampah yang dibeli seharga $10 mungkin dicatat sebagai beban sebagaimana layaknya, meskipun tong-tong tersebut akan dipakai selama beberapa tahun. 5. Keputusan yang diusulkan, pelaksanaan, atau evaluasi Pada waktu memutuskan diantara beberapa tindakan atau alternatif yang mungkin, merupakan hal penting untuk mengidentifikasi biaya (dan pendapatan, pengurangan biaya,

32 dan penghematan biaya) yang relevan dengan pilihan tersebut. Perhatian pada biaya yang tidak relevan dapat menjadi hal yang sangat memboroskan waktu dan mengalihkan perhatian dari biaya-biaya yang relevan. Terlebih lagi, faktor-faktor yang tidak relevan mungkin disalahgunakan seakan-akan factor tersebut relevan. Biaya diferensial (differential cost) adalah salah satu dari nama dari biaya yang relevan dengan pilihan diantara berbagai alternatif. Biaya diferensial kadangkadang disebut juga sebagai biaya marjinal (marginal cost) atau biaya incremental (incremental cost). Jika sejumlah biaya diferensial dikeluarkan hanya jika satu alternatif tertentu dipilih, maka biaya itu bias juga disebut sebagai biaya tunai (out of pocket cost) dari alternatif tersebut. Sejumlah pendapatan atau manfaat lain yang akan hilang bila alternatif tertentu dipilih disebut dengan biaya kesempatan (opportunity cost) dari alternatif tersebut. Biaya yang telah dikeluarkan, dan kemudian ternyata tidak relevan dengan keputusan ini disebut dengan biaya tertanam (sunk cost). Dalam keputusan untuk tidak melanjutkan suatu produk atau divisi, beberapa biaya produk atau divisi mungkin tidak dipengaruhi oleh keputusan itu, biaya ini disebut sebagai biaya yang tidak dapat dihindari (unavoidable cost). Sebaliknya, biaya-biaya yang dapat dihindari (avoidable cost) adalah relevan dengan keputusan

33 Dalam mengevaluasi pretasi seorang manajer, suatu langkah penting adalah mengklasifikasikan biaya-biaya yang dapat dikendalikan (controllable) oleh manajer. Biaya-biaya yang tidak dapat dikendalikan (uncontrollable) oleh manajer biasanya tidak relevan dengan evaluasi prestasi kerja manajer, dan manajer tersebut seharusnya tidak diberi tanggung jawab terhadapnya.

Biaya juga dapat diklasifikasikan berdasarkan tipenya, yaitu:. •

Biaya variabel Secara umum, biaya variabel mempunyai karakteristik berikut: 1. Perubahan jumlah total dalam proporsi yang sama dengan perubahan volume 2. Biaya per unit relatif konstan meskipun volume berubah dalam rentang (range) yang relevan 3. Dapat dibebankan kepada departemen operasi dengan cukup mudah dan tepat 4. Dapat dikendalikan oleh seorang penyelia operasi Biaya yang mempunyai karakteristik ini umumnya meliputi bahan langsung dan pekerja langsung. Beberapa overhead pabrik dan biaya nonpabrikasi juga ternasuk dalam kategori biaya variabel.

•

Biaya Tetap

34 Karekteristik biaya tetap adalah: 1. Jumlah keseluruhan yang tetap rentang (range) keluaran yang relevan 2. Penurunan biaya per unit bila volume bertambah dalam rentang yang relevan 3. Dapat

dibebankan

kepada

departemen-departemen

berdasarkan keputusan manajerial atau menurut metode alokasi biaya 4. Tanggung jawab pengendalian lebih banyak dipikul oleh manajemen eksekutif daripada oleh penyelia operasi. Biaya tetap bisa dianggap sebagai biaya yang timbul karena berada dalam bisnis, sementara biaya variabel merupakan biaya karena menjalankan bisnis. Dalam beberapa kasus, tindakan manajemen dapat menentukan apakah suatu biaya dikelompokkan sebagai biaya tetap atau biaya variabel. •

Biaya Semivariabel Beberapa biaya mengandung unsur-unsur tetap dan variabel. Biaya semivariabel ini mencakup suatu jumlah sebagian tetap dalam rentang keluaran yang relevan, dan bagian lainnya bervariasi sebanding dengan perubahan jumlah keluaran.M isalnya, biaya listrik yang digunakan untuk penerangan cenderung menjadi biaya tetap, karena berapapun jumlah keluaran yang dihasilkan, penerangan akan tetap diperlukan oleh pabrik yang sedang beroperasi. Sebaliknya,

35 tenaga listrik yang digunakan sebagai sumber daya untuk mengoperasikan peralatan akan bervariasi sesuai dengan pemakaian peralatan tersebut. 2.2.2.4 Beban Langsung dan Tidak Langsung Departemen Cost Accounting Standar no. 418, “Allocation of Direct and Indirect Cost”, yang diterbitkan pada tahun 1980 oleh Cost Accounting Standards Board, memerlukan klasifikasi biaya yang konsisten sebagai langsung atau tidak langsung. Dalam hubungannya dengan bahan dan pekerja, istilah “langsung” mengandung makna biaya yang dapat dibebankan secara langsung kepada suatu produk. Di pihak lain, overhead pabrik dianggap “tidak langsung” dalam kaitannya dengan produk tersebut. Dalam sistem klasifikasi semacam itu, unit produk merupakan obyek biaya. Namun istilah “langsung” dan “tidak langsung” dapat juga digunakan dalam hubungannya dengan pembebanan biaya overhead kepada departemen pabrikasi dan dalam pembebanan beban (expense) kepada departemendepartemen suatu organisasi nonpabrikasi. Jika biaya dapat segera diidentifikasi dengan (yaitu, ditelusuri terhadap) departemen tersebut, maka biaya itu disebut sebagai biaya departemen langsung. Gaji penyelia departemen adalah contoh biaya langsung. Jika suatu biaya dipikul bersama oleh ebebrapa departemen yang mengambil manfaat dari terjadinya biaya tersebut, maka biaya itu dinamakan biaya tidak langsung atau

36 biaya yang tidak dapat ditelusuri. Sewa dan penyusutan gedung merupakan contoh dari beban tidak langsung yang dialokasikan kepada sejumlah departemen. Dalam sistem klasifikasi biaya ini, departemen merupakan obyek biaya. Bila biaya-biaya perusahaan konglomerat yang banyak cabangnya dialokasikan ke berbagai cabang, maka cabang tersebut dijadikan sebagai obyek biaya. Bila pelaporan jumlah yang dikeluarkan utnuk memperbaiki mutu produk, jasa pelanggan, dan keterlibatan karyawan, tujuan strategik merupakan obyek biaya. Beban departemen jasa juga merupakan beban tidak langsung bagi departemen lainnya. Bila semua beban departemen jasa telah dialokasikan, maka overhead deparemen produksi akan terdiri dari beban departemen langsung dan tidak langsung dari departemen itu sendiri dan ditambah bagian beban dari departemen jasa. 2.2.2.5 Biaya Bersama dan Biaya Gabungan Baik biaya bersama maupun biaya gabungan merupakan jenis biaya tidak langsung. Biaya bersama (common cost) adalah biaya yang berasal dari penggunaan fasilitas atau jasa oleh dua operasi atau lebih. Biaya bersama pada umumnya timbul dalam organisasi yang mempunyai banyak departemen atau segmen. M akin banyak segmentasi pada organisasi tersebut, makin besar kecenderungan biaya untuk menjadi biaya bersama. M isalnya, pada umumnya, gaji direktur pemasaran tidak akan menjadi biaya

37 bersama yang ditanggung oleh departemen sumber daya manusia perusahaan. Walaupun demikian, bila departemen pemasaran memberikan jasanya ke beberapa segmen dari seluruh perusahaan, maka biaya itu menjadi biaya bersama yang ditanggung oleh departemen tersebut. Biaya Gabungan (joint cost) terjadi bila proses produksi pasti akan menghasilkan satu atau lebih jenis produk yang diproduksi pada waktu yang sama. Industri pengepakan daging, industry minyak dan gas, dan industry minuman keras merupakan contoh yang baik dari produksi yang melibatkan biaya gabungan. Dalam industri seperti itu, biaya gabungan hanya dapat dialokasikan pada produk gabungan melalui pertimbangan praktis. Oleh karena itu, data yang dihasilkan dari alokasi biaya gabungan harus hati-hati diperlakukan dalam berbagai keputusan. 2.2.2.6 Estimasi Biaya Estimasi biaya adalah salah satu aspek yang paling penting dari fungsi manajemen stratejik. Literatur biaya stratejik menegaskan bahwa akuntan manajemen berpartisipasi aktif pada awal pembuatan keputusan stratejik. Kontribusinya pada tingkat awal berupa (1) memprediksi biaya dari berbagai alternatif aktivitas, prosesnya atau bentuk organisasinya, baik

dari dalam perusahaan

maupun para

pesaingnya, (2) memprediksi dampak keuangan dan operasional terhadap

berbagai

alternative

pilihan

stratejik,

dan

(3)

38 memprediksi biaya dalam nilai uang dan waktu dari strategi implementasi alternatif. Apabila para akuntan manajemen tidak memenuhi fungsi/peran ini, akan dipenuhi oleh yang lain. Sebagaimana yang diungkapkan oleh Jelinski dan Selte bahwa titik awal manajemen biaya stratejik adalah estimasi biaya yang akurat. Pendekatan stratejik ini ialah dengan melihat ke depan dan oelh karena itu estimasi biaya merupakan unsure yang penting untuk manajemen biaya stratejik. Estimasi biaya adalah pengembangan penegasan hubungan antara objek biaya dengan “cost driver” nya untuk tujuan peramalan biaya. Hal itu dapat merupakan hal yang sederhana/mudah, seperti misalnya membaca sebuah grafik, penyelesaian dengan cara aljabar sampai dengan hal yang kompleks melalui pembuatan model statistik. •

Peran Stratejik Estimasi Biaya Estimasi biaya membantu manajemen stratejik dalam dua cara yang penting, yaitu : 1. Estimasi biaya membantu memprediksi/mengestimasi biaya mendatang menggunakan identifikasi sebelumnya, berdasarkan aktivitas, berdasarkan volumenya, struktur atau pemeliharaan cost driver. 2. Estimasi biaya membantu mengidentifikasi cost driver kunci untuk obyek biaya khususnya yang kedua ini penting untuk penentuan biaya berdasarkan aktivitas (activity based costing) yang umumnya menggunakan

39 sejumlah cost driver

secara rinci.

Estimasi biaya

mengidentifikasi yang mana dari berbagai ‘cost drivers’ yang ada yang paling bermanfaat untuk memprediksi meramalkan biaya •

M enggunakan Estimasi Biaya untuk M emprediksi Biaya yang Akan Datang M anajemen stratejik memerlukan estimasi biaya yang akurat untuk berbagai aplikasi, termasuk : 1. M enganalisa posisi fasilitas yang strategis. Estimasi biaya terutama penting untuk

perusahaan

yang bersaing

berdasarkan keunggulan biaya. Estimasi biaya memberi petunjuk bagi manajemen dalam menentukan yang mana teknik manajemen yang kontemporer, seperti target costing, atau

manajemen

kualitas

total perusahaan

seharusnya bekerja keras untuk sukses dalam strategi yang dipilihnya. 2. M embantu

analisis

‘value

chain’.

Estimasi

biaya

membantu perusahaan untuk mengidentifikasi potensi peluang untuk mengurangi biaya lewat menyusun kembali ‘value chain’, misalnya estimasi biaya berguna untuk menentukan biaya keseluruhan dan ‘nilai’ produk yang dapat ditingkatkan dengan cara membuat sendiri salah satu komponen atau membeli komponen tersebut dari supplier.

40 3. M embantu ‘target costing’ and ‘life cycle costing’. Estimasi biaya adalah bagian integral dari ‘target costing’ dan ‘life cycle costing’. M anajemen

menggunakan

estimasi biaya dari berbagai desain produk yang berbedabeda sebagai bagian dari proses pemilihan atau seleksi desain tertentu yang merupakan kombinasi nilai terbaik bagi pelanggan berdasarkan biaya produksi dan biaya lainnya. Estimasi biaya juga dipakai dalam proses penentuan ‘life cycle cost’ minimum yang diharapkan bagi produk dan jasa. •

Estimasi Biaya untuk ‘Cost Drivers’ yang Berbeda-beda M etode estimasi biaya dapat digunakan untuk setiap ‘cost drivers’, yaitu ‘cost drivers’ yang berdasarkan aktivitas (activity based) atau berdasarkan volume (volume based), berdasarkan

strukturnya

(structural)

atau

berdasarkan

pengeluarannya (executional). Hubungan antara biaya dengan ‘cost driver’ berdasarkan aktivitas atau berdasarkan volume seringkali digambarkan dengan cara yang paling baik melalui metode estimasi biaya linear, karena hubungan ini mendekati linear pada kisar relevan dari operasi perusahaan. M etode linear yang dijelaskan yaitu metode estimasi biaya. Struktur cost driver meliputi rencana dan keputusan jangka panjang dan karenanya mempunyai pengaruh stratejik bagi perusahaan. Keputusan tersebut meliputi pengalaman

41 produksi, skala produk-produk atau teknologi produksi atau kompleksitas

produk

kompleksitas

sering

atau

produksi.

mengarahkan

Teknologi

manajemen

dan untuk

menggunakan ‘activity based costing’, dan metode estimasi linear.

Sebaliknya,

pengalaman

dan

skala

sering

membutuhkan metode yang non linear sebagaimana cost driver, pengalaman mempunyai peran dalam penurunan dalam biaya per unit. Pengaruh pengalam terhadap biaya total merupakan hal yang non linear, yaitu biaya menurun sejalan dengan meningkatnya biaya produksi. Hubungan antara cost driver structural, skala dan total biaya juga merupakan hubungan yang non linear. Skala ada istilah yang dipakai untuk menerangkan produksi barang yang sama tetapi berbeda ukurannya,

misalnya

katup

pipa

yang

berbeda-beda

kapasitasnya. Pengaruh umum dari skala ialah jumlah biaya produksi meningkat lebih cepat dibandingpeningkatan ukuran produk. M isalnya pembuatan katub sepanjang 22 inchi memerlukan biaya dua kali lipat biaya untuk katub sepanjang 11 inchi. Hubungan antara biaya produksi dan panjangnya katub dapat diprediksi dengan menggunakan estimasi model matematika yang disebut power law, yang dipakai dalam teknik industri. •

Penggunaan Estimasi Biaya untuk M engidentifikasi Cost Drivers

42 Seringkali cara yang paling umum untuk mengidentifikasi ‘cost driver’ ialah mengandalkan pada kebijakan perancang produk, teknisi dan personalia bagian produksi. Yaitu mereka yang mengetahui tentang produk dan proses produksi dan memiliki informasi yang paling berguna bagi penentuan cost driver. Estimasi biaya kadang-kadang dapat berperan dalam suatu pengungkapan, dan pada kali lain adalah berperan kolaboratif

untuk

menvalidasikan

dan

mengkonfirmasi

pertimbangan-pertimbangan dari perancang-perancang dan teknisi-teknisi. Sebagai contoh Hewlett-Packard menggunakan estimasi biaya untuk menegaskan manfaat cost driver yang dipilih tim teknisi dan personalia di bagian produksi. 2.2.2.7 Enam Langkah Estimasi Biaya Enam langkah dari estimasi biaya ialah : 1. M enentukan objek biaya yang ada hubungannya dengan biaya yang diestimasi M eskipun tampaknya merupakan hal yang mudah, tetapi untuk menentukan suatu estimasi biaya harus dilakukan secara hati-hati. Akuntan manajemen harus menjawab pertanyaan ini. Apa objek biayanya? Bagaimana tingkat agregasinya? M ereka seharusnya juga mempertimbangkan siapa yang mengeluarkan biaya, sehingga biaya yang diestimasikan relevan dengan penggunaan yang dimaksud misalnya, untuk manajer wilayah, yang sedang mengestimasi biaya untuk program kesehatan

43 tertentu disuatu wilayah, biaya bahan dan jasa yang disediakan oleh pemerintah setempat tidak relevan 2. M enentukan cost driver Cost Driver adalah penyebab yang dipakai untuk mengestimasi biaya. Beberapa contoh estimasi biaya dan hubungannya dengan cost driver ialah :

Biaya yang diestimasi

Cost Driver

Biaya bahan

Jarak tempuh

elat untuk kendaraan

Biaya pemanas ruangan untuk bangunan

Suhu untuk pemeliharaan bangunan

Biaya pemeliharaan untuk bangunan pabrik Jam mesin, jam kerja langsung Biaya perancangan produk

Jumlah rancangan perubahan

Tabel 2.2 Hubungan estimasi dengan cost driver

M engidentifikasi cost driver adalah langkah terpenting dalam mengembangkan estimasi biaya. M ungkin terdapat sejumlah cost driver yang relevan, dan beberapa mungkin tampak sangat jelas. Pembelian bahan untuk truk angkutan yang besar, misalnya, mungkin tidak hanya mengutamakan beberapa mil jarak tempuh, tetapi itu juga dipengaruhi oleh berat muatan yang diangkut, lamanya jam perjalanan dan keadaan lokasi pengiriman barang itu

44 3. M engumpulkan data yang konsisten dan akurat pada objek biaya dan cost driver Jika cost driver telah dipilih, maka selanjutnya akuntan manajemen mengumpulkan data mengenai objek biaya dan cost driver. Data tersebut harus konsisten dan akurat. Konsisten berarti bahwa setiap periode data diperhitungkan dengan dasar akuntansi yang sama dan semua transaksi dicatat dalam periode terjadinya. Akurasi data tergantung dari kondisi sumber data. Kadang-kadang data yang ada dalam suatu perusahaan itu sangat dapat dipercaya, sesuai dengan kebijakan manajemen dan prosedur untuk meyakinkan akurasinya. Akurasi jugas bervariasi diantara sumber-sumber data yang berasal dari luar, termasuk sumber dari pemerintah, publikasi bisnis dan industri, universitas dan sumber-sumber lainnya. Pilihan terhadap cost driver memerlukan trade off antara kausalitas dari cost driver dan ketelitian dari data. 4. M embuat grafik data Tujuan pembuatan grafik data ialah mengidentifikasi pada yang tidak umum. Adanya pergeseran atau non-linearitas dalam

data,

harus

diberi

perhatian

khusus

dalam

pengembangan estimasi, misalnya penghentian produksi berkaitan

dengan

pemasangan

peralatan

baru,

akan

menimbulkan data produksi yang tidak umum dalam minggu

45 it, data seperti itu seharusnya tidak dimasukkan saat mengembangkan estimasi biaya. Kejadian yang tidak umum dapat dengan mudah dideteksi dengan cara mempelajari grafik. 5. M emilih dan menggunakan metode estimasi yang tepat Lima metode estimasi berbeda dalam hal kemampuannya dalam hal keakuratan estimasi biaya jika secara relatif dihubungkan dengan keahlian dan sumber yang dibutuhkan. Akuntan manajemen memilih metode yang mempunyai tingkat ketepatan paling baik yang dikaitkan dengan tujuan estimasi. Kelima metode tersebut ialah : •

M etode klasifikasi rekening M etode

klasifikasi

rekening

memerlukan

klasifikasi dari masing-masing rekening biaya dalam catatan keuangan sebagai biaya tetap maupun biaya variabel. Dengan menggunakan klasifikasi ini akuntan dapat mengetahui total biaya dengan cara menjumlah masing-masing estimasi biaya variabel perunit dan masing-masing biaya tetap. Keuntungan dari metode ini ialah sederhana dan mudah digunakan. Di samping itu keterbatasannya ialah estimasi ini tampaknya kurang akurat karena bukan hanya metode subjektifitas tetapi beberapa biaya adalah campuran dan keduanya biaya variabel dan biaya tetap.

46 •

M etode visual fit M etode Visual fit ini keuntungannya bagi akuntan manajemen ialah tidak melihat kemabali data biaya dari periode sebelumnya, baik daftar tabulasi atau bentuk grafik, dan

menggunakan

grafik

atau table untuk

mengestimasikan biaya dengan berdasarkan pertimbangan visual (visual judgement). M etode ini juga sangat sederhana dan mudah dipakai, tidak memerlukan ahli estimasi khusus.

 

 

Gambar 2.5 Perbandingan metode estimasi

M etode visual fit yang prima ini memungkinkan estimasi yang lebih cepat. Namun pendekatan ini memiliki potensi yang signifikan untuk terjadinya kesalahan karena adanya dua keterbatsan yang melekat: o Skala

grafik

mungkin

berpengaruh

terhadap

kemampuan untuk mengestimasikan biaya secara teliti. Skala yang relative kecil cenderung mengaburkan

47 persepsi terhadap tren (trend). Selain itu, dapat juga mendistorsi estimasi biaya o Penelitian menunjukkan bahwa pemakai laporan grafik dan tabulasi membuat kesalahan

persepsi yang

signifikan. Salah satu penemuan yang biasa ditemukan ialah bila data serial berada jauh di atas trend, maka pemakai cenderung untuk mengestimasikan lebih rendah dari jumlah yang ada dalam trend, sedangkan untuk data serial yang pendek dan tidak menunjukkan adanya trend, pemakai cenderung menaksir terlalu tinggi terhadap jumlah trend yang disajikan. Kesalahan persepsi yang lain di terangkan dalam akuntansi dalam penelitian psikologi.

Gambar 2.6 Grafik biaya pemeliharaan •

M etode titik tertinggi dan terendah Akuntan

manajemen

dapat

meningkatkan

keterbatasan akurasi dari metode “visual fit” dengan menggunakan metode titik tertinggi dan terendah yang menggubakab metode aljabar untuk menentukan garis

48 estimasi tertentu yang mewakili titik tertinggi dan terendah dalam data. •

M etode pengukuran kerja (Work measurement) Pengukuran kerja adalah metode penaksiran biaya, dengan cara melakukan penelitian sexara mendetail dari beberapa aktivitas prosuksi atau jasa untuk mengukur waktu atau input yang dibutuhkan tiap unit output. M isalnya pengukuran kerja diterapkan dalam operasional pabrik untuk menentukan tenaga kerja langsung dan atau bahan baku yang diperlukan dalam pembuatan sebagian perakitan yang diselesaikan dalam operasi tersebut. dalam konteks non manufaktur, metode tersebut dipakai untuk mengukur waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas klerikal tertentu, seperti proses pembuatan kuitansikuitansi atau proses pembuatan nota tagihan. Saat metode pengukuran kerja sering digunakan dalam praktik, maka yang umum dilakukan adalah work sampling. Work sampling adalah metode statistik yang membuat sejumlah pengukuran aktivitas yang sedang diteliti. Pengukuran ini dianalisis secara statistik untuk mendapatkan estimasi tentang waktu dan atau bahan baku yang diperlukan dalam aktivasi ini.

•

M etode analisis regresi

49 Analisis regresi adalah metode untuk memperoleh persamaan tertentu dari suatu estimasi biaya suatu set data. Garis regresi yang diperoleh dari analisis cocok untuk meminimalkan jumlah kesalahan kuadrat dari kesalahan yang diestimasikan. M asing-masing kesalahan diukur jaraknya dari regresi ke satu titik data. Kesalahankesalahan kuadrat untuk menggambarkan perbedaan perbedaan yang paling besar dan karenanya kesalahankesalahan

yang

besar

penting

diperhatikan

dalam

menentukan garis regresi. Karena analisis regresi secara sistematis memperkecil kesalahan yang diestimasikan, maka disebut dengan “least square regression” dan secara luas dilihat sebagai salah satu metode yang paling efektif untuk mengestimasikan biaya. Ada 2 jenis variabel dalam analisis regresi. Variabel tidak bebas ialah biaya yang diestimasikan. Variabel bebas ialah cost driver yang dipakai untuk mengestimasi jumlah dalam variabel tidak bebas. Bila hanya ada salah satu cost driver, analisisnya disebut analisis regresi sederhana. Bila ada dua atau levbih cost driver itu disebut regresi berganda. Persamaan regresi memiliki intercept dan slope, seperti metode tertinggi dan terendah. Sebagai tambahan,

50 jumlah kesalahan estimasi, ditunjukkan dalam estimasi regresi, sebesar: Y= a+ bX + c

Di mana:

Y = jumlah variabel tidak bebas, biaya yang diestimasilan, a

= Kuantitas intercept

tetap; atau

juga konstanta,

disebut yang

mewakili jumlah Y apabila x = 0 X = nilai dari variabel bebas, cost driver yang diestimasikan, mungkin ada satu atau lebih cost driver b

= biaya perunit, juga disebut koefisien dari

variabel

peningkatan

y

bebas,

yaitu

(biaya)

untuk

masing-masing unit peningkatan x (cost driver) c

= kesalahan regresi, yang mana jarak antar garis-regresi dan titik data

M etode-metode ini diurutkan dari yang paling rendah sampai yang paling tinggi ketelitiannya. Namun biaya dan usaha yang dicurahkan dalam mengolah metode adalah kebalikan dari urutannya, metode klasifikasi

51 rekening adalah yang paling mudah dan biayanya paling sedikit, sedangkan metode analisis regresi ialah yang paling akurat dan paling mahal biayanya, memerlukan lebih banyak waktu pengumpulan data dan keahlian. Dalam memilih metode estimasi yang paling baik, para akuntan manajemen harus memperhatikan taraf ketelitian yang diharapkan dan keterlibatan biaya, waktu, dan usaha 6. M engevaluasi ketepatan-ketepatan estimasi biaya Langkah terakhir yang penting dalam estimasi biaya ialah mempertimbangkan potensi kesalahan dari estimasi yang dibuat. Ini meliputi pertimbangan tentang kelengkapan dan ketelitian dari cost driver yang dipilih dalam langkah ke 2, konsistensi dan akurasi data yang dipilih dalam langkah ke 3 mempelajari grafik untuk mencapai kemungkinan estimasi yang akurat dalam estimasi biaya atau pertimbangan keuntungan.

2.2.3

Anggaran 2.2.3.1 Peran Anggaran dalam Perencanaan dan Pengawasan Anggaran memainkan peran penting dalam perencanaan dan pengawasan. Rencana mengidentifikasi tujuan dan tindakan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Anggaran adalah suatu ekspresi kuantitatif dari rencana, yang ditetapkan di salah satu

52 syarat fisikal atau keuangan atau keduanya. (Guan et al, 2006, p250).

Ketika

digunakan

dalam

perencanaan,

anggaran

merupakan metode untuk menerjemahkan tujuan dan strategi dari organisasi ke dalam syarat operasional. Anggaran juga dapat digunakan dalam pengawasan. Pengawasan adalah suatu proses pengaturan standar, yang menerima tanggapan dari kinerja aktual, dan mengambil tindakan perbaikan ketika kinerja aktual terjadi penyimpangan yang berarti dari kinerja yang direncanakan. Sehingga, anggaran juga dapat digunakan untuk membandingkan hasil aktual dengan hasil yang telah direncanakan. Rentang proses anggaran dapat diperkirakan dari sebagian proses informal yang dialami oleh perusahaan kecil, untuk menguraikan secara terperinci, beberapa bulan prosedur yang dikerjakan oleh perusahaan besar. Pada umumnya, pengawas dari organisasi

memungkinkan

untuk

mengatur

mengkoordinasikan keseluruhan proses anggaran.

dan

53

Gambar 2.7 Master Budget dan Hubungan Timbal-Baliknya

2.2.3.2 Tipe-Tipe Anggaran Anggaran

utama menurut

Guan

(p.250,2006)adalah

perencanaan keuangan menyeluruh pertahun yang dibuat atas bermacam-macam

departemen

individu

dan

aktivitas

penganggaran. Anggaran utama dapat dibagi menjadi anggaran keuangan dan operasi. Anggaran operasi memperhatikan aktivitas yang menghasilkan pendapatan bagi perusahaan yaitu penjualan, produksi, dan persediaan barang akhir. Pengeluaran terakhir dari

54 anggaran operasi adalah pro forma atau anggaran laporan pendapatan. Perlu dicatat bahwa pro forma merupakan sinonim dari anggaran dan perkiraan. Dalam pengaruh, laporan pendapatan pro

forma

dibuat

berdasarkan

bentuk

namun

dengan

pengestimasian, bukan data historikal. Anggaran keuangan memperhatikan arus kas masuk dan kas keluar serta posisi keuangan. Arus masuk dan keluar kas yang terencana didetilkan dalam anggaran kas dan dalam posisi keuangan yang diharapkan pada akhir periode penganggaran yang ditunjukkan pada anggaran, atai pro forma, neraca. Anggaran utama umumnya disiapkan untuk periode 1 tahun sesuai dengan tahun fiskal perusahaan. Anggaran tahunan terbagi menjadi anggaran pertiga bulan dan anggaran perbulan. Fungsi periode waktu yang pendek adalah memungkinkan manajer untuk membandingkan data aktual dengan data anggaran sepanjang tahun dan untuk membuat koreksi berkala. Karena kemajuan dapat lebih sering diperiksa dengan anggaran bulanan, masalah yang ada dapat dicegah agar tidak menjadi masalah yang terlalu serius.

55

Gambar 2.8 Komponen dari Anggaran Utama

Kebanyakan organisasi menyiapkan anggaran untuk tahun yang akan datang sejak empat atau lima tahun sebelum tahun tersebut. Bagaimanapun, terdapat beberapa organisasi yang telah mengembangkan filosofi anggaran yang berkelanjutan. Anggaran

56 berkelanjutan adalah merupakan perpindahan anggaran 12 bulan. Pendukung anggaran berkelanjutan memaksa manajer untuk melakukan perencanaan kedepan secara konstan. Kebanyakan CFO percaya bahwa menukar ramalan sangat penting. Dalam

anggaran

berkelanjutan

adalah

merupakan

pengupdatean anggaran secara berkelanjutan. Objektivitas dari anggaran ini bukanlah untuk mendapatkan informasi mengenai anggaran disetiap waktu selama 12 bulan, tetapi lebih berpusat pada pengupdatean anggaran utama setiap bulannya sebagai suatu informasi yang baru yang akan berguna bagi perusahaan.

2.2.4

Peramalan Dua fungsi kunci dari manajemen di setiap organisasi adalah perencanaan dan pengendalian. Perusahaan harus merencanakan masa depan. Perencanaan untuk masa depan melibatkan kegiatan-kegiatan berikut ini: 1. M enentukan produk dan pasar geografis di mana perusahaan dapat memperoleh tingkat pengembalian tertinggi 2. M eramalkan tingkat permintaan di pasar-pasar ini dalam berbagai kondisi yang berbeda dalam harga, kegiatan promosi, persaingan, dan kegiatan perekonomian umum 3. M eramalkan biaya produksi di berbagai tingkat keluaran dalam kondisi perubahan teknologi, tingkat upah, dan harga bahan mentah

57 4. M emutuskan

rencana operasi optimum yaitu,

rencana yang

memaksimumkan nilai 5. Terlibat dalam program pemerolehan modal, penerimaan tenaga kerja dan program pelatihan, dan sebagainya untuk melaksanakan rencana tersebut Setelah ditetapkan, rencana tersebut harus dilaksanakan dalam tahap pengendalian, atau tahap operasi, dari kegiatan usaha. Perencanaan dan pengendalian berkaitan erat, dalam praktek keduanya sering kali tidak dapat dipisahkan. Prosedur operasi, atau proses pengendalian, harus ditunjukan ke arah rencana perusahaan. Jika ramalan tentang permintaan, biaya masukkan, teknologi, dan faktor-faktor lainnya yang dimasukkan dalam rencana secara serius keliru, maka rencana tersebut akan memiliki kegunaan yang kecil dan tahap pengendalian kemungkinan akan gagal.

Metodologi Peramalan Banyak teknik tersedia untuk meramalkan variabel-variabel ekonomi. Teknik-teknik ini berkisar dari prosedur yang sederhana, yang sering kali agak naif, dan relatif tidak mahal, sampai metode-metode yang sangat kompleks dan sangat mahal. Beberapa teknik peramalan pada dasarnya bersifat kuantitatif, yang lainnya bersifat kualitatif. Teknik peramalan dapat dibagi ke dalam empat kategori berikut ini: 1. Analisis kualitatif Analisis kualitatif dapat menjadi teknik peramalan yang sangat berguna jika memungkinkan pengumpulan dan organisasi yang

58 sistematis untuk data yang diturunkan dari opini yang tidak terbias dan terinformasi. Tetapi, metode-metode kualitatif dapat memberikan hasil yang membias ketika beberapa individu tertentu mendominasi proses peramalan melalui reputasi, kekuatan kepribadian, atau posisi strategis dalam organisasi. Bentuk analisis kualitatif yang paling dasar yang dipergunakan dalam peramalan adalah gagasan pribadi. Dalam hal ini, seorang individu yang memiliki informasi menggunakan pengalaman pribadi dan organisasional sebagai dasar untuk mengembangkan harapan masa mendatang. Walaupun pendekatan ini sangat subjektif, penilaian yang beralasan dari para individu yang memiliki informasi sering kali memberikan wawasan yang bernilai. Ketika pendapat para ahli beberapa individu diandalkan, pendekatan tersebut disebut peramalan melalui konsensus panel. M etode konsensus panel mengasumsikan bahwa beberapa ahli dapat tiba pada ramalan-ramalan yang lebih baik dibandingkan ramalan-ramalan yang dihasilkan secara individual. Interaksi langsung di antara para ahli dipergunakan dalam metode konsensus panel dengan harapan bahwa ramalan yang dihasilkan mencakup semua bukti objektif dan subjektif yang tersedia. Walaupun metode konsensus panel sering kali menghasilkan ramalan-ramalan yang mencakup kebijakan bersama dari para ahli yang dikonsultasikan, metode ini kadang-kadang dirugikan oleh kekuatan kepribadian satu atau beberapa individu kunci. Pendekatan yang berkaitan, metode delphi, telah dikembangkan untuk melawan

59 kerugian ini. Dalam metode delphi, para anggota panel ahli secara individual menerima serangkaian pertanyaan yang berhubungan dengan masalah peramalan yang mendasar. Tanggapan mereka dianalisis oleh pihak independen, yang lalu mencoba menghasilkan pendapat. 2. Analisis serial waktu dan proyeksi M etode serial waktu didasari oleh asuransi bahwa kejadiankejadian masa mendatang akan mengikuti jalur yang ada atau, dengan kata lain, bahwa pola perilaku ekonomi masa lalu cukup berlaku untuk membenarkan penggunaan data historis untuk memprediksi masa depan. Para peramal ekonomi yang menggunakan teknik-teknik serial waktu melihat pada pola historis dari sebuah variabel dan lalu memproyeksikan, atau meramalkan, bahwa variabel tersebut akan terus

bergerak

di

sepanjang jalur

yang digambarkan

oleh

pergerakannya di masa lalu. M etode ekonometrik M etode ekonometrik dari peramalan menggabungkan teori ekonomi dengan alat-alat matematis dan statistik untuk menganalisis hubungan

ekonomi. Teknik

peramalan

ekonometrik

memiliki

beberapa manfaat yang unik dibandingkan metode-metode alternatif. Salah satunya, teknik ini memaksa peramal untuk menyatakan secara eksplisit asumsi-asumsi tentang hubungan di antara berbagai variabel dalam sistem ekonomi yang diteliti. Dengan kata lain, peramal tersebut harus menangani hubungan kausal. Proses ini mengurangi

60 probabilitas tidak adanya konsistensi logis dalam model dan dengan demikian meningkatkan keandalan dan penerjemahan hasil. M anfaat

metode ekonometrik yang kedua berada dalam

konsistensi teknik tersebut dari periode ke periode. Peramalan dapat membandingkan ramalan dan hasil aktual dan menggunakan gagasan yang diperoleh untuk memperbaiki model yang bersangkutan. Yaitu, dengan memasukkan kesalahan peramalan di masa lalu kembali ke dalam model tersebut, kita dapat mengembangkan estimasi parameter baru yang akan memperbaiki hasil peramalan di masa mendatang. Jenis keluaran yang diberikan oleh ramalan ekonometrik merupakan keuntungan utama lainnya dari teknik ini. Karena model ekonometrik memberikan estimasi nilai aktual untuk variabel-variabel yang diramalkan, model-model ini menunjukkan bukan hanya arah perubahan tetapi juga tingkat perubahan. Ini merupakan kemajuan yang jelas dibandingkan pendekatan barometik, yang hanya memberikan sedikit informasi tentang tingkat perubahan yang diperkirakan 3. Analisis masukkan-keluaran M etode peramalan yang dikenal sebagai analisis masukankeluaran kemungkinan memberikan penelitian yang paling lengkap terhadap semua keterkaitan yang kompleks dalam sebuah sistem ekonomi. Analisis masukan-keluaran memperlihatkan bagaimana kenaikan atau penurunan dalam permintaan akan keluaran salah satu industri mempengaruhi industri-industri lainnya. M isalnya, kenaikan

61 dalam permintaan akan truk akan mengarah pada peningkatan produksi baja, plastik, ban, kaca, dan bahan lainnya. Kenaikan dalam permintaan akan bahan-bahan ini akan memiliki efek sekunder. Kenaikan dalam permintaan akan kaca akan mengarah pada peningkatan lebih lanjut dalam permintaan akan baja, serta truk yang dipergunakan dalam pembuatan kaca dan baja, dan seterusnya. Analisis masukan-keluaran menelusuri semua hubungan antarindustri ini untuk memberikan informasi tentang dampak total terhadap semua industri dari kenaikan semula dalam permintaan akan truk. Peramalan masukan-keluaran didasari oleh sekelompok tabel yang menjabarkan keterkaitan di antara semua bagian perekonomian. Pengembangan tabel masukan-keluaran merupakan tugas yang sangat sulit; untungnya, tabel-tabel seperti ini di Amerika Serikat tersedia dari Kantor Ekonomi Bisnis, Departemen Perdagangan. Untuk menggunakan tabel-tabel ini secara efektif, kita harus memahami pengembangan tabel-tabel tersebut.

Tidak mungkin bagi kita utnuk menyatakan bahwa salah satu dari pendekatan peramalan ini lebih unggul dibandingkan lainnya. Pendekatan terbaik untuk satu tugas tertentu bergantung pada masalah peramalan yang bersangkutan. Beberapa faktor penting yang harus dipertimbangkan mencakup: 1. Jarak ke masa depan yang harus diramalkan 2. Tenggang waktu yang trsedia untuk mengambil keputusan

62 3. Tingkat akurasi yang diperlukan 4. Kualitas data yang tersedia untuk analisis 5. Sifat hubungan yang tercakup dalam masalah peramalan 6. Biaya dan keuntungan yang berkaitan dengan masalah peramalan Beberapa teknik – misalnya, metodologi serial waktu tertentu, barometrik, dan survey – sesuai untuk proyeksi jangka pendek. Teknik lainnya memerlukan lebih banyak tenggang waktu dan karena itu lebih berguna untuk peramalan jangka panjang. Dalam setiap kategori teknik peramalan, tingkat kecanggihan juga bervariasi. Umunya, semakin tinggi tingkat kecanggihan, semakin tinggi pula biayanya. Jika tingkat akurasi yang diperlukan rendah, metode yang tidak terlalu canggih kemungkinan memberikan hasil yang memadai dengan biaya minimal. Karena itu, pilihan metodologi peramalan yang sesuai bergantung baik pada kareakteristik masalah peramalan yang mendasarinya maupun tingkat akurasi yang diperlukan. Untuk menentukan tingkat akurasi ramalan yang sesuai, kita harus membandingkan biaya dan keuntungan peningkatan akurasi. Ketika akurasi ramalan rendah, probabilitas kesalahan peramalan yang signifikan tinggi, demikian pula kemungkinan mengambil keputusan manajerial yang di bawah optimal. Sebaliknya, ketika akurasi ramalan tinggi, probabilitas kesalahan peramalan dikurangi dan kemungkinan mengambil keputusan manajerial yang keliru rendah. Jadi, wajar untuk mengharuskan tingkat akurasi ramalan yang relatif tinggi ketika biaya kesalahan ramalan tinggi. Ketika kesalahan ramalan hanya akan

63 mengakibatkan sedikit biaya, hanya metode-metode yang tidak mahal dan umumnya kurang tepat yang dapat dibenarkan. Dengan memahami kekuatan dan kelemahan berbagai metodologi peramalan, para manajer dapat memilih metode atau kombinasi metode yang sesuai untuk menghasilkan nilai ramalan yang diperlukan.

Cost Benefit Analysis Benefit adalah keuntungan dan manfaat yang didapatkan perusahaan. M enurut tipenya, terdapat 2 jenis keuntungan, yaitu keuntungan tangible dan intangible. •

Keuntungan intangible Saat terjadi kesulitan pada saat mengamati pengaruh TI secara langsung, metodologi ini dapat digunakan untuk membantu menaksir keuntungan asli (keuntungan dasar) sistem tersebut.

Tujuan yang memuaskan •

Tujuan yang kurang baik

Untuk mengurangi nilai persediaan • Untuk meningkatkan keuntungan barang sampai 5% dan 10% pada • Untuk mengurangi error volumenya dalam 180 hari

•

• Untuk meningkatkan moral personil

Untuk meningkatkan ROI organisasi • M eingkatkan arus kas sebesar

1%

pada

akhir

tahun • Untuk

keuangan •

Untuk mengurangi jumlah investasi

memperoleh

kompetitif

keuntungan

64 dalam penghutang sehingga hari hutang dapat dikurangi dari 80 menjadi 68 •

Untuk

meningkatkan

penerimaan

personel terhadap sistem TI yang baru

seperti

dengan

yang

tingkah

digambarkan laku

yang

diekspresikan dalam survei kepuasan umum •

Untuk menyediakan proposal detil dari kualitas laporan pada klien dalam waktu 48 jam yang diberikan untuk menghasilkan dokumen Tabel 2.3 Keuntungan intangible

Langkah-langkah yang terlibat dalam mengukur keuntungan intangible: 1. memberikan pengertian terhadap rantai kejadian sebab dan akibat yang mungkin terjadi karena adanya pengenalan terhadap sistem 2. mengidentifikasi

bagaimana

caranya

sehingga

keadaan

memungkinkan untuk dapat melakukan yang pada umumnya terjadi sebagai hasil dari pengenalan terhadap sistem informasi. Fokusnya adalah pada arah perubahan.

65 3. mempertimbangkan bagaimana ukuran perubahan dapat dihitung 4. pada saat perngaruh sistem menjadi jelas, penganalisa dapat maju ke 3 langkah berikutnya 5. mengukur besarnya perubahan 6. memberikan nilai moneter pada perubahan yang telah diobservasi. M enggunakan teknik seperti ROI, NPV, IRR, dan lain sebagainya untuk memperkirakan apakah investasi terhadap sistem informasi akan

menghasilkan

kembalian

yang

cukup

untuk

mempertanggungjawabkan kemajuan yang ada.

6 langkah metodologi ini merupakan kerangka kerja yang bermanfaat bagi pendekatan pada pembelajaran evaluasi TI, bahkan pada saat adanya kesulitan untuk mengidentifikasikan keuntungan. 6 langkah pendekatan untuk mengukur keuntungan TI ini dipengaruhi beberapa masalah. Yang paling umum ditemui adalah: o noise Noise merujuk pada kenyataan bahwa pengaruh investasi TI dapat ditutupi oleh kejadian dalam lingkungan. Dan walaupun tingkat persediaan barang meningkan ataupun menurun dikarenakan sistem baru, keadaan lingkungan dalam ekonomi membuat pengaruh yang terlalu berlebihan pada keuntungan sistem o fluktuasi dalam jangka pendek keuntungan TI terkadang tersembunyi/tertutup dibalik fluktuasi jangka pendek dikarenakan perubahan musiman pada permintaan,

66 biaya dan harga. Untuk menjamin fluktuasi tersebut mengaburkan keuntungan TI, pengukuran harus diambil pada saat interval periode waktu o kebohongan dan statisktik semua teknik pengukuran didasarkan pada asumsi dan asumsi ini seringkali

dimanipulasi

untuk

menunjukkan

hasil

yang

dibutuhkan •

Keuntungan tangible vs intangible Tiga puluh tahun lalu, evaluasi fungsi TI dilakukan secara langsung. Sekarang komputer digunakan untuk mengotomatisasi pemahaman yang baik, struktur sistem kantor yang baik, karena hal tersebut meningkatkan efisiensi pada penghematan biaya. Sistem ini digunakan untuk melakukan akuntansi konsumsi waktu, pengawasan stok dan tugas pengupahan oleh personel operasional. Keuntungan biaya tradisional dan metode pembelajaran untuk menghitung efektivitas fungsi TI sudah cukup. Yang termasuk dalam teknik yang digunakan untuk melakukan analisa biaya dan keuntungan adalah cutoff period, payback period, discounted cash flow (DCF) dan return of investment (ROI) Sejak itulah, teknologi baru, yang merupakan keistimewaan microcomputer, menghasilkan kemajuan dalam teknologi informasi dari hanya pengurangan biaya dasar dan aplikasi pengawasan sampai pada provisi dari pendukung keputusan pada tingkat strategis.

67 Pengaruh teknologi baru adalah dirasakannya peningkatan pada tingkat manajemen puncak. Penetrasi ke atas dari teknologi informasi ini meningkatkan isu yang sebelumnya tidak ada. Dalam mengevaluasi efektivitas TI haruslah mempertimbangkan M IS dan lingkungan di mana sistem tersebut

bekerja,

dan

ini

termasuk

aspek

tingkah

laku.

Konsekuensinya adalah adanya ”ketidakterlihatan” tertentu yang berhubungan dengan kontribusi sistem informasi pada efektivitas organisasi secara keseluruhan. Ketidakterlihatan ini pada umumnya ditunjukkan dengan referensi pada keuntungan intangible. Pendekatan tradisional biaya dan keuntungan untuk mengevaluasi efektivitas sekarang secara umum dipandang tidak cukup, terutama pada saat pandangan detil perusahaan diperlukan Pendekatan yang ada sekarang untuk menilai keuntungan intangible cenderung dapat melihat lebih baik daripada analisa biaya keuntungan tradisional. Pendekatan ini menggabungkan persepsi pengguna tentang beberapa kriteria yang berhubungan dengan SI, pada ukuran keseluruhan kepuasan. Hal ini termasuk persepsi pada beberapa variabel yang berhubungan dengan pada sesuatu seperti prosedur masukkan, prosedur keluaran, kemampuan pemrosesan komputer, kecepatan respon, kualitas layanan, kualitas personel SI, dan faktor organisasi seperti keterlibatan manajemen puncak dan partisipasi pengguna. Isu ini dipertimbangkan secara holistik,

68 mewakili kerangka kerja yang mungkin dapat digunakan untuk mengukur efektivitas.

Teknik analisa manfaat dan biaya merupakan langkah awal memeriksa dampak ekonomis yang mencapai information economics. Hughes dan Cotterell (2006, p53) menyatakan cara yang paling umum untuk melakukan penilaian ekonomis dari sistem informasi atau produk software yang akan dibuat, adalah dengan membandingkan biaya yang dikeluarkan

dari

pengembangan

dan

operasi

sistem

dengan

keuntungan yang diperoleh dengan penempatan sistem informasi atau produk software tersebut. Ada 2 standar untuk mengevaluasi keuntungan ekonomis dari beberapa proyek dalam cost benefit analysis terdiri dari 2 langkah : •

M engidentifikasi dan mengestimasikan seluruh biaya dan manfaat dari alikasi proyek dan operasi. Hal

ini

meliputi

biaya

pengembangan, biaya operasi dan manfaat tambahan yang diharapkan dari sistem yang baru. •

M enyatakan biaya dan manfaat tersebut dalam unit umum. Perlu evaluasi jumlah manfaat, dengan perbedaan antara total keuntungan dan total biaya dari pembuatan dan operasi system Penganggaran

pengeluaran

modal

digunakan

untuk

menjelaskan

perencanaan proyek yang penting yang memiliki

keterlibatan jangka panjang. M anajer harus dengan hati – hati memilih proyek yang menjanjikan pengembalian di masa depan yang besar.

69 Penganggaran modal melibatkan investasi. Perusahaan harus melakukan pendanaan saat ini salam rangka menerima pengembalian di masa mendatang. Garrison dan Noreen (2003, p636-637), mengkategorikan keputusan penganggaran modal ke dalam 2 kategori besar yaitu keputusan screening dan keputusan pemilihan. Keputusan screening berkaitan dengan apakah proyek yang diusulkan memenuhi beberapa standar penerimaan

yang telah

ditetapkan

sebelumnya.

Sebagai

contoh, suatu perusahaan mempunyai kebijakan menerima proyek jika proyek tersebut menjanjikan pengembalian sekian persen dari suatu investasi.

Tingkat

kembalian

yang

disyaratkan adalah

tingkat

pengembalian minimum suatu proyek yang harus dihasilkan dapat diterima. Keputusan pemilihan , sebaliknya, berkaitan dengan seleksi di antara beberapa bagian tindakan yang memiliki daya saing. Sebagai contoh, suatu perusahaan mempertimbangkan lima aplikasi sistem yang berbeda untuk menggantikan sistem 15aplikasi yang digunakan saat ini.

Pilihan

aplikasi yang mana untuk dibeli adalah keputusan

pemilihan. Pendekatan dalam pembuatan keputusan penganggaran modal adalah ROI, Payback period, NPV, IRR. 2.2.5.1 Return on Investment (ROI) Return on Investment (ROI) atau Rate of Return (ROR) adalah rasio atau perbandingan dari uang yang diperoleh atau yang hilang dari sejumlah dana yang diinvestasikan. Sejumlah uang yang diperoleh atau hilang dapat diidentifikasikan sebagai

70 bunga, laba/rugi, atau pendapatan bersih atau rugi. Sejumlah dana yang diinvestasikan dapat berupa harta, modal, atau dasar biaya investasi. ROI biasanya lebih sering dalam bentuk presentase daripada nilai desimal. Berikut ini rumus dalam menghitung ROI:

Tiga kertas Kerja ROI Untuk mengkalkulasi ROI sederhana, digunakan 3 jenis kertas kerja, yaitu : 1. Development Cost Worksheet Development Cost Worksheet terdiri dari 5 kategori, yaitu usaha pengembangan (development effort), perangkat keras baru

(new

purchased

hardware), perangkat software),

pelatihan

lunak

user,

dan

lainnya. Hal ini dapat dilihat pada gambar 2.9.

baru

(new

biaya-biaya

71

Gambar 2.9 Development Costs Worksheet

2. Ongoing Expense Worksheet Ongoing

Expense Worksheet dibagi menjadi 6

kategori,

yaitu pemeliharaan aplikasi perangkat lunak (application software maintenance), (incremental

beban – beban penyimpanan

data storage

(incremental communication), dan

expenses),

data

komunikasi

penyewaan perangkat lunak

perangkat keras (new software and hardware lease),

perlengkapan (supplies), dan lain–lainnya pada gambar 2.10.

72

Gambar 2.10 Ongoing Expense Worksheet

3. Economic Impact Worksheet Kertas kerja ini meringkas dampak ekonomis suatu proyek. Pemberian

skor dampak

perhitungan

ROI

dari

ekonomis arus

kas

didasarkan bersih proyek

pada yang

diaplikasikan secara periodik selama 5 periode tahunan pada umumnya. Pertama, investasi bersih yang dibutuhkan ditetapkan. Angka ini diperoleh dari kertas

kerja biaya

pengembangan. Lalu arus kas tahunan ditetapkan. Angka ini diperoleh dari manfaat ekonomis bersih dikurangi biaya operasi. Selisihnya, pendapatan sebelum pajak, dikurangi dengan beban –beban berjalan, menghasilkan arus kas bersih per tahun. ROI dihitung dengan membagi rata kas

bersih

selama

5

tahun

dengan

- rata arus

investasi yang

73 dibutuhkan.

Kemudian

skor

dampak

ekonomis

dapat

ditentukan.

Gambar 2.11 Economic Impact Worksheet

2.2.5.2 Payback period Cara mengukur profitabilitas proyek dengan menghitung payback disebut payback period method. Yang disebut payback period adalah waktu yang diperlukan proyek untuk menghimpun dana intern guna mengembalikan jumlah dana yang telah diinvestasi dalam proyek. Sudah barang tentu semakin pendek payback period, semakin kecil resiko investasi yang dihadapi

74 investor, sehingga semakin menarik proyek yang diusulkan itu. Contoh :

Tahun

Net cash flow

Net cash flow kumulatif

0

$ (13.500)

$ (13.500)

1

2.200

$ (11.300)

2

2.600

(8.700)

3

3.200

(5.500)

4

3.900

(1.600)

5

4.200

2.600

6

2.100

4.700

7

1.000

5.700

Tabel 2.4 Contoh Payback Period

Pada akhir tahun ke 4, semua tetapi $1.600 dari investasi awal dari $13.500 dapat diperoleh. $4.200 pemasukan dalam 5 tahun diasumsikan akan muncul setiap tahun. Oleh karena itu, seharusnya membutuhkan 38 persen ($1.600+$4.200) dari lima tahun untuk menutupi kekurangan investasi sebenarnya, periade pengembalian dari proyek ini adalah 4,38 tahun (atau 4 tahun dan 4,6 bulan).

75 Ketika aliran kas dari proyek sama dalam setiap periode , maka periode pengembaliannya memiliki rumus :

Payback Period = Investment ÷ Annuity

2.2.5.3 Net Present Value (NPV) Net Present Value (NPV) adalah perbedaan antara nilai aliran kas masuk sekarang dengan nilai aliran kas keluar sekarang yang tergabung dengan proyek investasi (Garrison dan Noreen 2003, p637). Sedangkan menurut Wetson et al. (1990, p12), NPV adalah metode untuk menetapkan peringkat dari usulan investasi dengan menggunakan NPV, yaitu nilai sekarang dari arus kas bersih di masa mendatang yang didiskontokan terhadap biaya modal marginal. Langkah-langkah dalam penerapan metode NPV yaitu: Hitung nilai sekarang dari setiap arus kas, baik arus kas masuk maupun arus kas keluar, dengan faktor diskonto sebesar biaya modal proyek. 1. Jumlahkan arus kas yang telah didiskontokan tersebut. Hasil dari penjumlahan inilah yang disebut NPV proyek. 2. Jika NPV positif, proyek harus disetujui; jika NPV negatif, proyek harus ditolak; dan jika proyek-proyek yang dikaji bersifat mutually exclusive (memilih proyek 1 di antara

76 beberapa proyek), maka proyek yang menghasilkan NPV terbesar harus dipilih.

NPV dapat dinyatakan sebagai berikut :

2.2.5.4 Internal Rate of Return (IRR) Internal Rate of Return (IRR) atau time-adjusted rate of return dapat didefinisikan sebagai hasil bunga yang dijanjikan oleh suatu proyek investasi selama umur kegunaannya. Kadang untuk penyederhanaan disebut sebagai hasil proyek. IRR dihitung dengan menemukan tingkat bunga yang menyamakan nilai sekarang aliran kas keluar suatu proyek dengan nilai sekarang aliran kas masuknya. Dengan kata lain, IRR adalah tingkat bunga yang akan menyebabkan nilai bersih sekarang suatu proyek sama dengan nol (Garrison dan Noreen, 2003, p643). Sedangkan menurut Wetson et al. (1990, p14), IRR adalah suatu metode pemeringkatan usulan investasi dengan berpatokan pada IRR dari aktiva bersangkutan, dimana IRR dihitung dengan menyamakan nilai sekarang dari arus kas masuk masa mendatang dengan nilai sekarang dari biaya investasi. IRR adalah tingkat

77 diskonto yang menyamakan PV dari arus kas masuk proyek dengan PV dari biaya proyek tersebut. Proyek akan diterima atau dilaksanakan jika IRR lebih besar daripada biaya modal.

Dimana: •

ACFt = Arus kas setelah pajak tahunan dalam periode t (nilainya bisa positif atau negative)

•

IO = Pengeluaran kas awal

•

n = Usia proyek yang diharapkan

•

IRR = Tingkat pengembalian internal proyek.

Kriteria dalam menerima atau menolak dapat dinyatakan sebagai berikut: •

Jika IRR ≥ tingkat pengembalian yang disyaratkan maka proyek dapat diterima.

•

Jika IRR < tingkat pengembalian yang disyaratkan maka proyek dapat ditolak.

Cara untuk menghitung rumus IRR dapat dilakukan : 1. Secara coba-coba

78 2. Secara interpolasi 3. Prosedur matematik 4. Kalkulator atau komputer keuangan

2.2.6

Keuangan Keuangan merupakan suatu perkembangan dari institusi ekonomi sebagai dasar yang digunakan untuk menggambarkan bermacam-macam organisasi dengan tujuan untuk menjelaskan behavior ekonomi nya. (Gup, 1983, p4). Selama akhir abad, perkembangan dari gabungan industri besar seperti baja US dan perusahaan minyak standar menjadi penting dalam fenomena ekonomi. Oleh karena itu, pada permulaannya keuangan dijelaskan sebagai penggabungan, kombinasi, dan pengeluaran keamanan.

Sewaktu

terjadi

penurunan

pada

tahun

1930

dan

mengakibatkan kebangkrutan dalam skala besar, keuangan digambarkan sebagai keuntungan liquiditas dan badan hukum reorganisasi. Pada perang dunia II, perkembangan ekonomi membawa perubahan sedikit demi sedikit dalam keuangan dari penurunan dan terhadap menganalisa keuntungan investasi dan penggunaan efisien dalam aset seperti dalam inventory. Bertambahnya penggunaan computer pada tahun 1960 dan perkembangan

model

matematika

menyebabkan

bertambahnya

penekanan pada analisis. Kini, keuangan membawa manfaat yang luas dalam analisis dan teknik kuantitatif bagi pemecahan masalah sistematis.

79 2.2.6.1 Penggunaan S umber Daya yang Optimal Keuangan akan menjadi lebih baik, apabila penggunaan dari aset dan beban dapat ditekan secara optimal. M odel matematika dibangun untuk meoptimalisasikan penggunaan cash, inventories, dan pendapatan. Teknik penentuan budget capital digunakan untuk mempelajari cara pemilihan investasi, teori portofolio dan aset yang digunakan. 2.2.6.2 Evolusi dari Manajemen Keuangan Isi Pada Masa Lalu

Isi pada Masa S ekarang

•

Deskriptif

•

Analitikal

•

M enaikkan biaya, penggabungan, dan

•

Penggunaan aset dan

biaya yang

optimal

likwiditas •

Pihak luar “melihat kedalam”

•

Statis

•

M anajer

keuangan

yang membuat

keputusan •

Dinamis

Tabel 2.5 Evolusi M anajemen Keuangan Dalam

sebuah

portofolio,

sebuah

penyeleksian

menimbulkan resiko pada semu aset. Pada sisi beban dalam sebuah neraca keseimbangan, teori-teori menyetujui struktur kapital yang optimal. Dan teori-teori penaksiran mendapatkan perhatian yang penting.

80 2.2.6.3 Membuat keputusan keuangan Definisi keuangan diajarkan dari sudut pandang orang luar, seperti seorang banker “melihat” operasi-operasi yang terjadi dalam perusahaan. Perubahan pada penggunaan teknik analisis dan penggunaan luas dari metode “case” untuk pengajaran dilakukan dengan perubahan dalam sudut pandang. Sekarang ini, sudut pandang yang umum adalah dari pembuat keputusan dalam perusahaan Pada masa lalu, masalah keuangan pada perusahaan manufaktur besar dalam keadaan lingkungan yang tetap adalah perhatian pusat pada keuangan. Sebaliknya, keuangan pada masa sekarang ini menyadari bahwa strategi keuangan yang berbeda diperlukan oleh perusahaan berukuran kecil, menengah dan besar. Sama

pentingnya,

semua

perusahaan

beroperasi

dalam

perekonomian yang dikarakteristiki oleh inflasi, daur bisnis, dan goncangan dari luar seperti berkurangnya pasokan bahan bakar. Dalam tinjauan berikutnya, ruang lingkup dan isi dari pelajaran keuangan telah berubah selama beberapa tahun menjadi akun yang memunculkan keadaan ekonomi seperti kemajuan teori baru. Apa yang disebut “keuangan” pada masa lalu, sekarang disebut

“manajemen

keuangan”.

Perubahan

sebutan

ini

mencerminkan tekanan dalam membuat keputusan keuangan. Sekarang, manajemen keuangan adalah proses memanfaatkan sumber keuangan perusahaan seoptimal mungkin dengan tujuan

81 untuk memaksimalkan kekayaan pemilik (nilai perusahaan). Sumber daya ini termasuk di dalamnya aset dan sumber dana. Proses manajemen keuangan melibatkan perencanaan, investasi dan keputusan keuangan. Konsep perencanaan, investasi dan keputusan keuangan akan dijelaskan selanjutnya. 2.2.6.4 Konteks Analisis Keuangan Konteks digunakan untuk memperkuat sebuah acuan yang telah dibuat terhadap aspek-aspek pertimbangan yang dilibatkan dalam analisis keuangan. Seorang manajer atau analis yang melakukan berbagai analisis keuangan biasanya mempunyai tujuan spesifik. Selama proses analisis, analis menggunakan laporan keuangan, analisis khusus, basis data dan sumber informasi lainnya untuk membuat pertimbangan yang masuk akal tentang kondisi masa lalu, sekarang dan prospek dari usaha serta efektivitas manajemennya. Tidak

hanya pihak

yang melakukan

analisis

dan

interpretasi saja yang mempunyai tujuan serta pandangan, tetapi demikian juga halnya bagi pihak yang mempersiapkan dan menyediakan berbagai jenis data serta informasi yang digunakan untuk mendasari analisis. Selama membahas sifat laporan keuangan, perlu mengacu kepada aturan dan prinsip akuntasi yang membatasi kompilasi dokumen-dokumen itu dan perlunya menyadari bias khusus yang dihasilkannya. Ini tidak berarti bahwa laporan keuangan adalah benar atau salah dalam arti

82 mutlak, tetapi informasi mungkin harus disesuaikan dalam beberapa kasus atau ditinggalkan dalam kasus lain, dimana semuanya tergantung pada tujuan analisis. Tinjauan deskriptif menyajikan tujuan utama dari tiga proses keuangan pokok sebagai suatu konteks untuk memahami perbedaan dalam penyajian data dan orientasi analitis. Tabel ini mengidentifikasi akuntansi keuangan, analisis investor, dan ekonomi manajerial sebagai proses yang mempunyai tujuan berbeda, namun sering kali harus bertukar informasi dan data. Tujuan akhirnya adalah untuk menganalisis dan menilai masalah perusahaan, kinerja perusahaan, dan nilai pemegang saham dari segi ekonomi, yang membutuhkan penyesuaian data yang cermat dan analisis yang sering kali disusun dengan tujuan yang berbeda. Akuntansi keuangan

Analisis investor

Ekonomi manajerial

Penentuan laba

Informasi keuangan

Ekonomi kegiatan

•

Pengakuan pendapatan

• Proses penyesuaian

•

Analisis tugas

•

Pengakuan beban

• Analisis

•

Alokasi ekonomi

•

Alokasi biaya

•

Analisis kontribusi

•

Definisi laba

•

Penentuan trade-off

trend/kecenderungan • Proyeksi laba • Proyeksi arus kas

Penentuan nilai

Data komparatif

Efektifitas sumber daya

•

Biaya histories

• Analisis industri

•

Dasar investasi

•

Konservatisme

• Analisis pesaing

•

Investasi modal

83 M odal sebagai nilai

• Kondisi ekonomi

•

Divestasi modal

residual

• Bidang penyesuaian

•

Sumber daya manusia

Penentuan pajak

Analisis pasar

Nilai pemegang saham

•

Persyaratan data legal

• Pola harga pasar

•

Pola arus kas

•

Pendapatan/beban

• Trend pasar

•

Biaya modal

waktu

• Penggerak nilai

•

Ekspektasi investor

•

M anajemen pajak

• M odal pasar

•

Trade off

•

Penyesuaian laporan

•

•

Pengakuan kontigensi

resiko/imbalan Tabel 2.6 Analisis Keuangan

Bila berbicara tentang analisis keuangan dalam lingkup buku ini, tekanna utama kita adalah pada tujuan kolom tengah (analisis investor), tetapi kita juga harus memasukkan bagianbagian dari kolom kanan (ekonomi manajerial) karena kedua bidang itu saling berkaitan. Namun, sebagian besar bahan yang kita gunakan berasal dari sebelah kiri, yaitu akuntansi keuangan, dan beberapa dari kanan, yaitu basis data internal di mana ekonomi manajerial bergantung padanya. Seperti telah kita singgung sebelumnya, ada tiga tujuan pokok akuntansi keuangan seperti yang diatur oleh standar profesi dan peraturan SEC (pasar modal).

84 2.2.6.5 Keuangan dan Akuntansi Dalam sistem informasi accounting, perlu memperhatikan proses transaksi dan penyusunan laporan keuangan. Pada sistem ERP, penyusunan laporan keuangan dilakukan melalui aplikasi program General Ledger. Sebenarnya aplikasi program ini tidak ada penginputan proses data transaksi, kecuali memorial jurnal. Semua data transaksi diperoleh dari sistem proses transaksi lainnya, seperti : •

Sales

Transaction

Processing

sistem

:

Sales

Order

Processing, Billing, Sales Analysis •

Purchases Transaction Processing sistem : Purchases, Inventory processing

•

Cash Reeceipt dan Disbursement Transaction Processing sistem : Account Receivable, Cash Receipts, Account Payable, and Cash Disbursements.

•

Payroll Transaction Processing sistem : Payroll, Time Keeping

Account Payable Account Payable adalah kegiatan untuk mengelola dan mengendalikan hutang usaha kepada pemasok secara lebih mudah, sehingga memungkinkan perusahaan dapat membuat perencanaan pembayaran yang tepat sesuai dengan masing-

85 masing umur hutang. Kegunaan account payable adalah sebagai berikut : •

Fasilitas partial payment dan full payment dalam pembayaran hutang usaha

•

Fasilitas limit kredit

•

Fasilitas hold, untuk memblock hutang-hutang yang belum boleh dibayar.

•

Fasilitas untuk mencatat transaksi uang muka pembelian

•

Fasilitas peng-entry-an transaksi hutang dan multi currency

•

Fasilitas pencatatan koreksi hutang Aktivitas utama pada modul account payable meliputi verifikasi penagihan (invoice verfication dan pembayaran (payment), dan laporan yang dihasilkan.

Account Receivable M elalui account Receivable dapat dikendalikan seluruh aktivitas berkaitan piutang usaha, yaitu dengan memberikan informasi yang real time tentang saldo piutang usaha yang sudah jatuh tempo dan dapat digunakan sebagai dasar untuk pembuatan perencanaan penagihan yang efektif. Proses penerimaan

dari pihak

pelanggan

(account

receivable receipt) dapat dilakukan melalui penerimaan bilyet giro / cheque, tunai. Bila penerimaan dengan bilyet giro, maka biasanya bagian keuangan (kasir) perlu melakukan validasi

86 pencairan bilyet giro tersebut pada saat jatuh tempo / pencairan uang

di bank. Kegunaan Account Receivable adalah sebagai

berikut: •

Fasilitas partial receipt dan full receipt dalam pelunasan piutang usaha

•

Fasilitas limit kredit

•

Fasilitas billing, untuk membuat formulir penagihan untuk piutang-piutang yang segera jatuh tempo sehingga menjamin penagihan piutang yang telah jatuh tempo secara tepat waktu

•

Fasilitas confirmation letter, untuk laporan saldo piutang langganan yang dikirim langsung ke langganan dapat dicetak maupun di email langsung secara automatis untuk konfirmasi piutang kepada langganan

•

Fasilitas account receivable receipt, untuk mencatat transaksi piutang usaha yang timbul akibat transaksi penjualan dan untuk mencatat transaksi uang muka penjualan

•

Fasilitas pengentryan transaksi piutang usaha dalam multi currency

•

Fasilitas penginputan transaksi koreksi piutang usaha dan transaksi credit note Berdasarkan jadwal penagihan dan syarat pembayaran

seperti dalam kontrak penjualan, maka departemen keuangan akan melakukan proses penagihan kepada pihak pelanggan. Atas bilyet

87 giro / cheque / bukti transfer bank / uang tunai yang diterima oleh departemen keuangan, maka petugas keuangan akan menginput transaksi pada aplikasi program untuk menerbitkan slip bukti bank terima. General ledger General ledger merupakan jantungnya sistem informasi accounting. M elalui modul ini akan dihasilkan laporan keuangan (financial reporting) untuk mengetahui kondisi keuangan suatu perusahaan, yaitu seperti laporan neraca, laporan laba rugi, laporan analisa rasio keuangan dan laporan-laporan keuangan lainnya. Jika digunakan secara terpadu dengan modul lainnya, maka modul General ledger hampit tidak memerlukan proses data entry, kecuali memorial jurnal (adjustment). Kegunaan general ledger adalah sebagai berikut: •

Fasilitas Multi Currency bagi kode perkiraan yang mempunyai mata uang equvalensi dalam mata uang asing

•

Fasilitas

jurnal

berulang

untuk

mempermudah

dan

mempercepat entry transaksi yang berulang •

Tersedia fasilitas Budget yang dapat dibandingkan dengan Actual secara cepat dan mudah

•

Penyajian laporan keuangan secara otomatis (automatic reporting)

•

Sistem pelaporan yang bertingkat dan informatif

88 •

Dapat menyimpan data untuk periode yang tak dibatasi dan hanya dibatasi oleh kapasitas hard disk yang digunakan

•

Dirancang sedemikian rupa, sehingga build in early warning system pada saat penginputan transaksi maupun pada saat penyimpanan transaksi

•

Fasilitas Posting dan Underposting per periode, sehingga memudahkan jika terjadi kekeliruan data pada periode sebelumnya dapat dilakukan proses unposting General Ledger

S pecial Pupose Ledger Special Purpose Ledger didesain untuk menyediakan ringkasan informasi dari aplikasi-aplikasi multiple pada tingkatan terperinci yang dispesifikasikan berdasarkan pada kebutuhan bisnis. Fungsi ini memungkinkan kita untuk mengumpulkan, mengkombinasikan,

meringkas,

memodifikasi

dan

mengalokasikan data aktual dan terencana yang asli dari SAP atau sistem eksternal lainnya. Pada Special Purpose Ledger, fungsifungsi yang terdapat pada aplikasi-aplikasi tidak berubah-ubah. 2.2.6.6 Aset akuntansi Komponen ini mengatur aset tetap perusahaan. Aset akuntansi dirancang untuk mengatur dan mengawasi aset tetap didalam sistem SAP R/3. Aset akuntansi juga menyediakan tambahan buku besar didalam R/3. Buku besar umum keuangan

89 menyediakan informasi tertentu didalam transaksi, meliputi aset tetap. 2.2.6.7 Manajemen keuangan Komponen mendukung

manajemen

pembuatan

keuangan

anggaran.

dirancang

Komponen

untuk

manajemen

keuangan juga menyediakan serangkaian peralatan untuk meniru struktur

anggaran

perusahaan

untuk

tujuan

perencanaan,

pengawasan, dan mengatur keuangan perusahaan. M anajemen keuangan menyediakan 3 tugas yang diperlukan, yaitu: •

Anggaran dari seluruh pendapatan dan pengeluaran dalam tanggung jawab individu

•

M engawasi perubahan keuangan di masa mendatang terhadap ketersediaan anggaran

•

M enghindari bertambahnya anggaran

2.2.6.8 Manajemen Travel SAP keuangan, komponen manajemen travel menyediakan prosedur spektrum terintegrasi yang digunakan untuk memproses data perjalanan bisnis perusahaan. M anajemen ini mencakup pemasukkan tanda terima, permintaan persetujuan penukaran pembayaran. Akuntansi manajemen travel dapat dikirimkan pada modul Financial Accounting, modul HR payroll, ataupun sistem diluar SAP.

90 o Controlling Controlling R/3 menyediakan fungsi yang dibutuhkan dalam efektifitas dan manajemen akuntansi biaya internal yang tepat. Kelengkapan integrasinya memungkinkan nilai dan jumlah arus data tepat waktu antara akuntasi keuangan dan logistik SAP R/3. Bagian modul controlling terdiri dari komponen: •

M engontrol biaya tambahan Komponen untuk mengontrol biaya tambahan berfokus pada mengawasi dan mengalokasikan biaya tambahan perusahaan dan menyediakan seluruh fungsi yang dibutuhkan perusahaan dalam perencanaan dan pengalokasian. Fungsionalnya berisi mengontrol bagian modul untuk mendukung banyaknya metode biaya pengontrolan, yang dapat memberikan kebebasan dalam memutuskan fungsi mana dan metode mana yang digunakan dalam area individu

•

M emberikan sandi berdasarkan aktivitas

•

M engontrol biaya produk

•

Analisis keuntungan Dalam SAP, biaya yang tidak dapat ditugasi secara

langsung pada objek biaya dalam SAP akan disimpan dalam biaya overhead.

91 Sistem R/3 mendukung metode pengawasan biaya umum ini dalam komponen Overhead Cost Controlling: •

Penaksiran

•

Persentase overhead

•

Pembiayaan standar

•

Pembiayaan marjinal

o Activity Based Costing Activity Based Costing pada SAP R/3 memungkinkan pengguna untuk memindahkan overhead organisasi pada produk, pelanggan, jaringan pembelian, dan segmen-segmen lainnya, dan memungkinkan analisa keuntungan yang lebih realistic dari produk dan pelanggan yang berbeda karena pengguna dapat mempengaruhi sumber daya dari overhead. o Product Cost Controlling Komponen

R/3

ini

berfungsi

untuk

menentukan

peningkatan pada biaya dari memanufakturi sebuah produk atau menyediakan layanan dengan menghasilkan mekanisme pengawasan biaya yang real-time. Komponen aplikasi Product Cost Controlling pada SAP R/3 mengandung 3 subkomponen: •

Perencanaan biaya produk

•

Pengawasan objek biaya

•

Pembiayaan actual