BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Teori – Teori Dasar / Umum Teori-teori yang menjadi dasar penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 2.1.1
Sistem Menurut
O’Brien
(2004:8),
sistem
adalah
kelompok
komponen yang saling terintegrasi yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama dengan menerima input dan memproduksi output dalam sebuah proses transformasi yang terorganisasi. Menurut
Satzinger
(2005:6),
sistem
adalah
kumpulan
komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk menghasilkan suatu tujuan. Dari kedua definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan sekelompok elemen atau lebih yang saling berkaitan satu sama lain dan terintegrasi untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sama.
2.1.2
Informasi Menurut O’Brien (2004:13), informasi adalah data yang telah diolah, mempunyai arti, dan berguna secara konteks untuk end-user tertentu. Berdasarkan definisi diatas, dapat dikatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses untuk digunakan oleh para pemakai sesuai dengan kebutuhannya
9
10 2.1.3
Sistem Informasi Menurut Turban (2003:15), sebuah sistem informasi (SI) mengumpulkan, menyimpan, menganalisa, dan penyebaran informasi untuk tujuan tertentu. Sistem informasi mengandung input (data dan instruksi) dan output (perhitungan). Menurut O’Brien (2005:5), sistem informasi dapat berupa kombinasi terorganisasi dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber data yang mengumpulkan, mengubah, dan menghasilkan informasi dalam suatu organisasi. Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah beberapa komponen yang saling terorganisasi dan saling terhubung yang berfungsi untuk mengumpulkan, mengubah, menyimpan, memanipulasi, menghasilkan informasi, sehingga dapat mendukung satu atau lebih kerja sistem.
2.1.4
Sistem ERP 2.1.4.1 Pengertian ERP Menurut Hall (2008:31), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah model sistem informasi yang memungkinkan sebuah
organisasi
untuk
mengotomatisasi
dan
mengintegrasikan proses bisnis utama. ERP merobohkan hambatan fungsional tradisional dengan memfasilitasi data sharing, arus informasi, dan pengenalan praktek bisnis umum di antara semua pengguna organisasi.
11 Menurut O’Brien (2004:194), ERP adalah tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasi dan mengotomatisasi banyak proses bisnis internal dan sistem informasi dalam fungsi penjualan dan distribusi, produksi, logistik, akuntansi, dan sumber daya manusia sebuah perusahaan. Program membantu
Enterprise
proses
bisnis
Resource
Planning
perusahaan
besar
(ERP) dalam
menggunakan database yang sama dan shared management reporting tool. Program ERP mendukung operasi proses bisnis yang efisien dengan mengintegrasikan aktivitas bisnis, meliputi sales, marketing, manufacturing, accounting, dan staffing. ERP mengintegrasikan area fungsional bisnis. Sebelum adanya ERP, setiap area fungsional beroperasi secara independen, menggunakan sistem informasi dan pencatatan transaksi
secara
independen.
Software
ERP
juga
menyebabkan pelaporan manajemen dan pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan seragam dalam suatu organisasi. Sebagai tambahan, ERP mendukung pemikiran mengenai
tujuan
perusahaan,
dibandingkan
dengan
pemikiran hanya terbatas pada tujuan dari setiap departemen atau area fungsional.
12 2.1.4.2 Keuntungan Sistem ERP Menurut Monk (2009:28), keuntungan dari penggunaan sistem ERP antara lain : •
ERP memungkinkan integrasi global menjadi lebih mudah. Rintangan yang disebabkan oleh kurs mata uang, bahasa, dan budaya dapat dijembatani secara otomatis dengan adanya data yang terintegrasi
•
ERP tidak hanya mengintegrasikan orang dan data, tetapi juga mengeliminasi proses pembaharuan dan perbaikan pada banyak sistem komputer yang terpisah
•
ERP memungkinkan manajemen untuk mengelola operasi, tidak hanya memonitor hal tersebut. Karena sistem ERP telah memiliki data yang terintegrasi, maka manajer dapat berfokus pada perubahan yang dibutuhkan bagi organisasi
•
ERP memungkinkan sistem informasi yang terintegrasi dan hal ini berdampak pada proses bisnis yang lebih efisien
Menurut Jacobs (2000: 17), banyak perusahaan yang telah menerapkan konsep ERP ini dalam menjalankan bisnisnya. Beberapa alasan perusahaan memakai SAP antara lain : •
Mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis
•
Perusahaan mengimplementasikan ERP ketika mereka memiliki banyak pabrik dan fasilitas yang tersebar dalam berbagai negara di dunia
13 •
Perusahaan sadar bahwa perusahaan membutuhkan perubahan untuk memanfaatkan komunikasi masa depan dan teknologi computer untuk e-business dan aplikasi lain
2.2
Teori – Teori Khusus 2.2.1
Kas Menurut Warren (2009:360) dalam bukunya yang berjudul “Principles of Accounting”, menyatakan bahwa : “Kas meliputi uang kertas, cek, wesel (money order atau kiriman uang melalui pos yang lazim berbentuk draft bank atau cek bank) dan uang yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank bersangkutan”. Kas merupakan sumber daya fundamental dan merupakan entitas untuk memperoleh sumber daya lainnya. Mengelola kas sama dengan mengelola kemampuan untuk membeli asset, biaya servis, membayar karyawan, dan operasi pengendalian. Proses manajemen kas terdiri dari : a) Cash management tools, seperti anggaran kas dan peramalan kas, untuk mengendalikan ketersedian kas dan memaksimalkan investasi dana idle. b) Prosedur untuk mengumpulkan, menyalurkan dan menginvestasikan kas. c) Pengendalian internal untuk menjaga, merekam dan pelaporan kas.
14 Proses ini harus mematuhi hukum dan peraturan, baik federal maupun negara dan standard professional dan etika yang berlaku. Menurut Telmoudi (2010:1) dalam jurnal internasional yang berjudul “Factors Determining Operating Cash Flow: Case of the Tunisian Commercial Companies”, berhubungan kas merupakan salah satu sumber daya yang harus dijaga oleh organisasi. Adapun masalah di dalam mengoperasikan arus kas tersebut. Masalah tersebut mencakup variable seperti timely debt collection, timely debt payment, timely flow of stock, gross commercial margin.
2.2.2
Petty Cash Menurut Warren (2009:371), petty cash atau kas kecil adalah suatu dana kas khusus yang digunakan untuk membayar jumlah biaya yang relatif kecil. Dana kas kecil dibentuk dengan terlebih dahulu memperkirakan jumlah
kas yang diperlukan
perusahaan
dari
pendanaan semacam itu untuk periode tertentu seperti satu minggu atau satu bulan. Dana kas kecil biasanya disii kembali dalam jangka waktu tertentu atau bila dana tersebut telah habis atau telah mencapai jumlah minimum.
2.2.3
Account Payabale Menurut Warren (2009:12), account payable adalah liabilitas yang terjadi ketika pembelian dilakukan secara kredit. Hal ini terjadi
15 ketika perusahaan belum melakukan pembayaran atas barang atau jasa yang telah diterima. Menurut Sari (2012:1) dikutip dari jurnal ilmiah yang berjudul “Evaluasi Pengendalian Internal Utang Usaha di PT. Tiga Pilar Logistik”, dikatakan bahwa perlunya pengendalian internal untuk menjaga perusahaan agar meminimalisasi kecurangan sehingga tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan tercapai. Salah satu bagian dari pengendalian internal itu sendiri mencakup bagian mengenai menjaga kekayaan organisasi. Sehingga penting bagi perusahaan untuk mengawasi utang maupun piutang yang dimiliki karena menyangkut kekayaan atau sumber daya organisasi itu sendiri.
2.2.4
Account Payable Aging Menurut
Wilkinson
(2000:487),
payable
aging
report
merupakan salah satu output informasi yang dihasilkan dari siklus expenditure.
Payable
aging
report
merupakan
laporan
yang
menggambarkan status invoice atau voucher yang belum dibayar yang dapat disebabkan karena masalah atau pertanyaan dengan pemasok yang belum terselesaikan.
2.2.5
Invoice Menurut Warren (2009:206), invoice adalah tagihan yang diserahkan oleh penjual (disebut invoice penjualan) kepada pembeli (disebut invoice pembelian) atas barang-barang yang terjual.
16 Dikutip dari jurnal berjudul “Close Invoice Finance: SMES Get Creative To Secure Business Cashflow”, invoice finance adalah salah satu rute alternatif untuk mengamankan pendanaan yang memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan uang tunai dengan cepat dan mudah terhadap buku penjualan mereka.
2.2.6
General Ledger (Buku Besar) Menurut Hall (2008:46), buku besar adalah buku atau akun yang mencerminkan dampak keuangan dari transaksi perusahaan setelah akun tersebut di-posting dari berbagai jurnal. Apabila jurnal menunjukan efek kronologis kegiatan usaha, buku besar menunjukan aktivitas menurut jenis akun. Buku besar menunjukan kenaikan, penurunan, dan keseimbangan setiap akun. Organisasi menggunakan informasi ini untuk mempersiapkan laporan keuangan, mendukung operasi sehari-hari, dan menyiapkan laporan internal. Terdapat dua tipe dasar dari buku besar, yaitu : 1. Buku besar umum, yang berisi informasi akun perusahaan dalam bentuk akun kontrol yang sangat ringkas. Buku besar umum merangkum aktivitas untuk setiap akun organisasi. Departemen buku besar umum meng-update catatancatatan dari voucher jurnal yang disiapkan dari jurnal khusus dan sumber-sumber lain di seluruh organisasi. Buku besar umum menyediakan nilai tunggal untuk setiap akun, seperti hutang, piutang, dan inventaris. Informasi yang sangat ringkas ini cukup untuk pelaporan keuangan, tetapi tidak berguna untuk mendukung
17 operasi bisnis sehari-hari. Misalnya, untuk tujuan pelaporan keuangan, total nilai piutang perusahaan harus disajikan sebagai suatu gambaran dalam neraca. Nilai ini diperoleh dari akun kontrol piutang dalam buku besar umum. Untuk benar-benar mengumpulkan kas yang diwakili oleh aset ini, bagaimanapun, perusahaan harus memiliki informasi rinci tertentu tentang pelanggan dimana gambaran ringkas tidak menyediakan informasi ini.
Ringkasan
tersebut
harus
memberitahukan
informasi
pelanggan mana yang memiliki utang, berapa banyang uang yang dipinjam setiap pelanggan, kapan pembayaran terakhir yang dilakukan pelanggan, kapan pembayaran berikutnya jatuh tempo, dan sebagainya. 2. Buku besar pembantu, yang berisi rincian mengenai akun individu yang membutuhkan akun kontrol tertentu. Buku besar pembantu disimpan dalam berbagai departemen akuntansi apabila perusahaan memiliki persediaan, hutang, penggajian dan piutang. Pemisahan ini memberikan kontrol yang lebih baik dan mendukung operasi perusahaan. Jadi, selain menyediakan informasi laporan keuangan, buku besar umum adalah mekanisme untuk memverifikasi keakuratan data akuntansi secara
keseluruhan
dimana
departemen
akuntansi
telah
memprosesnya secara terpisah. Setiap kejadian dideteksi selama mengupdate
buku
besar
umum.
Dengan
secara
berkala
merekonsiliasi saldo dari akun pembantu, jurnal dan akun kontrol,
18 kelengkapan dan akurasi pemrosesan transaksi dapat dinilai secara formal.
2.2.7
Business Area Dikutip dari buku SAP AG (2001:34), business area adalah segmen usaha, cabang dimana kelompok perusahaan beroperasi. Business area menyediakan tingkat evaluasi tambahan pada segmen pelaporan. Selain itu, business area secara umum merupakan company code independent.
2.2.8
Chart of Account Dikutip dari buku SAP AG (2001:128), chart of account adalah suatu wadah atau induk, dimana semua G/L accounts yang ada didefinisikan. Pada awalnya, chart of accounts perlu untuk diurutkan sesuai dengan format bakunya, agar dapat di-manage secara sistematis dengan G/L accounts management.
2.2.9
Cost Menurut Olson (2003:34), cost berhubungan dengan sumber daya yang sedang dikonsumsi sebagaimana diharapkan. Menurut Remenyi (2001:86), cost adalah segala sesuatu yang harus dikeluarkan dalam menjalankan suatu project IT. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa cost (biaya) adalah setiap pengeluaran yang harus dikeluarkan yang berhubungan dengan suatu proses untuk menerapkan suatu investasi IT.
19 Biaya diklasifikasikan menjadi beberapa bagian : • Product costs •
Direct material
•
Direct labor
•
Manufacturing overhead
• Period costs •
Nonmanufacturing costs •
Selling costs
•
Administrative costs
• Variable costs • Fixed costs • Direct cost • Indirect cost • Differential cost • Sunk cost • Opportunity cost Adapun tujuan dari cost classification yaitu : •
Mempersiapkan laporan keuangan untuk pihak eksternal
•
Memprediksi cost behaviour dalam merespon pergantian aktifitas
•
Mengategorikan cost ke dalam cost object seperti departemen atau produk
•
Pembuatan keputusan Menurut Kasimu (2012:1) dalam jurnal yang membahas
mengenai cost overrun dalam bidang building construction dikatakan
20 bahwa cost overrun dianggap sebagai masalah yang menghambat kemajuan
proyek,
karena
menurunkan
keuntungan
yang
mengakibatkan kerugian besar dan membuat proyek dalam masalah. Permasalahan kelebihan biaya tersebut disebabkan oleh 5 faktor utama yaitu fluktuasi harga material, kekurangan waktu, kurangnya pengalaman dalam pekerjaan, dan sketsa yang tidak lengkap.
2.2.10 Cost Center Accounting Cost center adalah sebuah wilayah yang bertanggung jawab atas biaya yang dikeluarkan. Cost center merupakan salah satu unit kecil di dalam struktur organisasi. Dalam cost center accounting, biaya operasional dicatat oleh tiga objek master data terpisah seperti cost center, activity types dan statistical key figure. Cost center diatur di dalam suatu hierarki yang merupakan perwakilan dari internal perusahaan
yang
menerapkan
pelaporan
atau
struktur
pertanggungjawaban. Pengembangan hierarki adalah pusat dari semua pelaporan cost center dalam modul controlling. Menurut Hurst (2002:444), fungsi penting dalam cost center accounting adalah kemampuan untuk memproses alokasi, alokasi secara tepat melalui perkiraan dan distribusi. Standar hierarki memainkan peran penting sehingga semua cost center harus ditugaskan ke salah satu standar hierarki. Pertama kita membuat cost element dan kemudian kita menetapkan cost element untuk cost center. Kita juga dapat
menggunakan
metode
alokasi
yang
berbeda
untuk
21 mengalokasikan biaya yang dikumpulkan dari cost center tertentu untuk mengendalikan objek lainnya.
2.2.11 Financial Accounting Menurut Warren (2006:15), akutansi keuangan (financial accounting) adalah bagian dari akuntansi yang berkaitan dengan pencatatan dan pelaporan data serta kegiatan perusahaan. Walaupun laporan tersebut menghasilkan informasi yang berguna bagi manajer, namun hal itu merupakan laporan utama bagi pemilik, kreditor, lembaga pemerintah dan masyarakat. Prinsip utama yang dipakai dalan akutansi keuangan adalah persamaan akutansi (Aset = Liabilitas + Equity). Akutansi keuangan berhubungan dengan masalah pencatatan transaksi untuk suatu perusahaan atau organisasi dan penyusunan berbagai laporan berkala dari hasil pencatatan tersebut. Laporan ini yang disusun untuk kepentingan umum dan biasanya digunakan pemilik perusahaan untuk menilai prestasi manajer atau dipakai manajer
sebagai
pertanggungjawaban
keuangan
terhadap
para
pemegang saham. Hal penting dari akutansi keuangan adalah adanya Standar Akutansi
Keuangan (SAK) yang merupakan aturan-aturan
yang harus digunakan di dalam pengukuran dan penyajian laporan keuangan untuk kepentingan eksternal. Dengan demikian, diharapkan pemakai dan penyusun laporan keuangan dapat berkomunikasi melalui laporan keuangan ini, sebab mereka menggunakan acuan yang sama
22 yaitu SAK. SAK ini mulai diterapkan di Indonesia pada 1994, menggantikan Prinsip-prinsip Akuntansi Indonesia tahun 1984.
2.2.12 Fiscal Year Dikutip dari buku SAP AG (2001:125), definisi fiscal year dikonfigurasikan untuk memastikan bahwa semua posting ataupun transaksi dicatata dalam suatu periode accounting per tahun (periode regular bulan 1 sampai dengan 12). Selain itu, definisi fiscal year, digunakan sebagai dasar untuk mendeterminasikan periode posting, sebagaimana pula untuk periode adjustment audit.
2.2.13 Trial Balance Menurut Warren (2009:68), trial balance atau neraca saldo adalah daftar ringkasan dari judul dan saldo akun dalam buku besar. Neraca saldo merupakan salah satu cara untuk menentukan kesamaan jumlah antara jumlah kredit dan debit dalam buku besar. Kesaamaan ini harus terbukti pada setiap akhir periode akutansi . Pembuktian ini yang disebut sebagai neraca saldo (trial balance). Langkah pertama dalam menyiapkan neraca saldo adalah menentukan saldo setiap akun ke dalam buku besar. Jika menggunakan akun standar, maka saldo setiap akun akan terlihat dalam kolom saldo pada baris posting terakhir. Neraca saldo tidak memberikan bukti yang lengkap tentang keakuratan buku besar. Neraca saldo hanya mengindikasikan bahwa jumlah debit dan kredit adalah sama. Namun indikasi tersebut cukup
23 berharga karena kesalahan seringkali mengakibatkan jumlah debit dan kredit yang tidak sama.
2.2.14 Testing Menurut Myers (2004:11), testing merupakan proses yang menjalankan suatu program untuk menemukan masalah. Menurut Nidhra (2012:1) dalam jurnal yang berjudul “Black Box
and White Box Testing Techniques”, dikatakan bahwa ada
beberapa metode testing yang dapat dilakukan untuk menguji suatu kasus, tapi kebanyakan dari teknik ini lebih mengarah kepada pengujian struktural yang memerlukan pemahaman kerja internal. Pengujian dilakukan agar semua berjalan sesuai dengan yang direncanakan dan mencapai tujuan dari pembuatan sistem itu sendiri.
2.2.15 User Acceptance Testing Menurut Fajardo (2007:120), User Acceptance Testing adalah test yang memungkinkan pengguna akhir dari sistem secara mandiri mengeksekusi kasus pengujian dari perspektif bagaimana pengguna akhir tersebut berencana untuk melaksanakan tugasnya. Anggota tim konfigurasi dan pengujian mengatasi masalah yang teridentifikasi saat user acceptance testing tersebut dilakukan.
2.2.16 SAP 2.2.16.1
SAP R/3
24 SAP merupakan singkatan dari Systems, Applications, and Products in Data Processing. SAP AG mengacu pada nama dari salah satu perusahaan perangkat lunak terbesar di dunia, sering disebut sebagai SAP. Perusahaan yang didirikan awalnya oleh mantan orang IBM dengan visi menciptakan solusi software perusahaan yang terintegrasi, berbasis di Jerman dan telah berdiri sejak 1972. SAP juga label yang diberikan secara umum untuk perangkat lunak yang dibuat dan dipasarkan oleh SAP AG. Paket aplikasi mereka yang paling popular sejauh ini adalah SAP R/3, yang bersaing dalam kategori software Collaborative Business Solutions, yang dirancang untuk memfasilitasi operasi bisnis seperti: entry order, manajemen gudang dan material, logistik, penjualan dan distribusi, akuntansi keuangan dan aset, manajemen sumber daya manusia, dan banyak lagi. Aplikasi lain yang dibuat dan dipasarkan oleh SAP telah menjadi sangat populer juga. Cukup dikatakan bahwa
SAP
telah
menawarkan
solusi
dalam
data
warehouse (mySAP Business Intelligence, yang mencakup Business
Information
Warehouse,
manajemen rantai pasokan Optimizer,
atau
SAP
atau
(Advanced
APO),
SAP Planner
manajemen
BW), and
hubungan
pelanggan (mySAP CRM), manajemen siklus hidup produk (mySAP PLM), business to business procurement (mySAP Supplier Relationship Management, yang terdiri dari
25 Enterprise buyer Pro, atau EBP, dan predecessors BBP and B2B), dan banyak lagi. Hal ini, dapat dikatakan bahwa jika ada software yang dibutuhkan oleh perusahaan, SAP mungkin menawarkan produk untuk memenuhi kebutuhan itu. Ini adalah skenario yang jauh berbeda dari tiga atau empat tahun lalu, ketika SAP merupakan sinonim untuk simply R/3. SAP R/3 mengintegrasikan informasi dalam suatu organisasi, menyediakan keuntungan dengan memasukkan data tunggal, akses yang cepat, dan data yang sama. Semua user memiliki tampilan window yang sama dan semua proses diintegrasikan dalam data yang sama. Data di-update secara realtime, yang berarti bahwa ketika data dimasukkan kedalam sistem, perubahan ini seketika tersedia untuk setiap orang yang memakai sistem. Hal ini berarti integrasi global, baik dari sisi informasi maupun proses. Tidak ada informasi yang berulang. Data disimpan dalam satu tempat dan
tersedia
untuk
digunakan
setiap
orang
dalam
perusahaan. Dengan adanya pengintegrasian ini, duplikasi dari
informasi
dieliminasi,
menghemat
waktu,
dan
memperbaiki efisiensi operasi. SAP R/3 menyediakan efisiensi dan meningkatkan produktivitas melalui integrasi informasi dan proses dalam keseluruhan perusahaan. Informasi yang terkait dengan perusahaan, seperti data client dan data manufacturing,
26 masuk ke dalam sistem dalam satu waktu dan satu tempat. Strategi ini mengurangi pemasukan informasi ke dalam system yang berkali-kali, sebagaimana dengan tingkat kesalahan yang terkait dengan entri yang berulang, dan meyakinkan
bahwa
semua
divisi
dari
perusahaan
berhubungan memiliki data yang sama dan terbaru. SAP R/3 merupakan paket software yang multi bahasa. Sistem juga mengenal perbedaan mata uang. SAP R/3 dapat mendukung operasi dari beberapa lokasi internasional yang berbeda, pengadaan bahan global dari bagian atau jasa, distribusi global, dan menyediakan metric performa yang tepat untuk operasi di seluruh dunia. Salah satu tugas besar dari penggunaan R/3 adalah untuk mencocokkan
sistem
dengan
organisasi.
Usaha
ini
dinamakan konfigurasi. Perancang R/3 telah memasukkan praktik atau proses bisnis yang kontemporer ke dalam software. SAP menyebut proses ini sebagai ‘Best practices’. SAP telah mendokumentasikan proses ‘Best practices’ dan digabungkan bersama disebut sebagai R/3 Reference Model Modul-modul yang terdapat di dalam SAP R/3 yaitu: - Modul Sales and Distribution (SD) - Modul Materials Management (MM) - Modul Production Planning (PP) - Modul Quality Management (QM) - Modul Plant Maintenance (PM)
27 - Modul Human Resources (HR) - Modul Financial Accounting (FI) - Modul Controlling (CO) - Modul Asset Management (AM) - Modul project System (PS) - Modul Workflow (WF) - Modul Industry Solutions (IS) Ada sejumlah alasan untuk tidak memakai sistem TI yang
diterapkan
saat
ini.
Namun,
orang-orang
mengendalikan keuangan biasanya jauh lebih tertarik pada bagaimana sebuah solusi SAP akan membahas masalah dan tantangan yang muncul dalam perjalanan melakukan “Jangan bilang tentang masalah, tunjukkan solusi” sebelum mereka menulis cek besar. Beberapa alasan taktis berikut mengapa
banyak
yang
memilih
untuk
mengimplementasikan SAP, antara lain : -
Untuk meningkatkan kualitas produk atau ketersediaan dengan mengelola dan melaporkan perakitan yang cacat dengan lebih baik, mengurangi persediaan produk secara keseluruhan di gudang dan pusat distribusi, dan meningkatkan rantai pasokan lainnya.
-
Untuk meningkatkan layanan pelanggan dalam hal peningkatan pengetahuan mengenai tren pelanggan, status pesanan, turn around on returns yang lebih baik, dan sebagainya.
28 -
Untuk mengatasi pergeseran permintaan pelanggan melalui menganalisis tren membeli di berbagai geografi, demografi pelanggan, saluran distribusi, dan sebagainya
-
Untuk meningkatkan keunggulan kompetitif dengan mendukung perubahan yang cepat untuk proses bisnis karena ini dianggap penting
-
Untuk mengurangi waktu penagihan pelanggan
-
Untuk
meningkatkan
perputaran
persediaan
atau
mengurangi persediaan -
Untuk mengurangi lead time produksi
-
Untuk mengatasi perubahan peraturan pemerintah melalui integrasi dengan standar pajak dan sistem lain
-
Untuk meningkatkan perencanaan dan alokasi sumber daya melalui manajemen proyek yang lebih baik dan perencanaan produksi usaha
-
Untuk merespon kondisi pasar yang terus berubah dengan menganalisis pelanggan dan tren produk dengan cepat
-
Untuk merangkul semua unit perusahaan ke dalam satu sistem pencatatan
2.2.16.2
SAP R/3 Modul Financial Accounting Modul dan aplikasi yang terdapat dalam suatu software SAP R/3 tergantung pada versinya. SAP secara terus menerus melakukan upgrade terhadap software R/3 agar
29 sesuai kebutuhan. Secara keseluruhan SAP R/3 terbagi menjadi tiga fungsional area, yaitu : 1. Financial 2. Logistic 3. Human Resources Aplikasi SAP R/3 menawarkan satu set lengkap dan fitur terpadu
yang
secara
efektif
mengelola
dan
mengotomatisasikan semua proses akuntansi dan keuangan di perusahaan. Seperti komponen inti dari SAP R/3 yang menggabungkan manajemen keuangan dengan semua proses akuntansi yang penting, seperti buku dan jurnal entry, rekening piutang dan utang yang secara otomatis memicu posting akuntansi secara real-time ketika bisnis transaksi terjadi. SAP R/3 modul Financial Accounting menyediakan fitur dan laporan yang akan membantu perusahaan dalam mengelola kegiatan keuangan. Fitur tersebut meliputi : 1. Chart of Accounts Memungkinkan perusahaan untuk menandai semua akun dan menentukan hubungan hirarkis 2. Journal Entries Memungkinkan
perusahaan
untuk
masuk
dan
menempatkan entri jurnal secara manual dan otomatis mengalokasikan setiap proyek transaksi atau akun
30 3.
Transaction Template Menghemat waktu dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan saat memasukkan entri jurnal secara manual
4. Recurrent Journal Transaction Memungkinkan perusahaan untuk membuat set custom dari transaksi berulang, termasuk pengingat frekuensi otomatis 5.
Exchange Rate Differences Mudah menyesuaikan mata uang asing menjadi mata uang lokal
6. Trial Balance Report Menunjukan account balance dan transaksi, yang memungkinkan
untuk
melihat
semua
laporan
keuangan dalam mata uang dan detail yang telah ditentukan 7.
Profit and Loss Report Menampilkan pendapatan dan pengeluaran secara langsung digunakan oleh akuntan
8. Balance Sheet Menunjukkan aktiva dan kewajiban dengan cara sederhana yang digunakan oleh akuntan 9. Comparative Reports
31 Memungkinkan
semua
laporan
yang
akan
dibandingklan dengan bulan, kuartal, tahun atau periode lainnya 10. Budget Memungkinkan perusahaan untuk menentukan dan melacak anggaran dalam mata uang apapun dan melihat
ringkasan
laporan
anggaran,
serta
memungkinkan perusahaan membandingkan angka aktual versus perencanaan 11.
Financial Report Designer Memungkinkan perusahaan untuk membangun angka yang tak terbatas dari template laporan keuangan.
SAP R/3 modul Financial Accounting mengintegrasikan jurnal entri akuntansi dan meng-update secara otomatis transaksi bisnis secara relevan yang terjadi dalam aplikasi kapanpun. Misalnya, posting penerimaan barang yang secara
otomatis
membuat
entries
jurnal
untuk
menyesuaikan tingkat persediaan dan penilaian serta jika perlu meng-update piutang. Setiap pembelian, penjualan dan persediaan transaksi di SAP R/3 otomatis memicu terkaitnya jurnal entri secara real time tanpa tambahan manual entri atau posting. Bahkan untuk efisensi yang lebih besar, SAP R/3 memungkinkan untuk menggunakan posting-posting secara berulang dari satu periode ke
32 periode lain untuk menghilangkan tugas berlebihan dan berpotensi terjadinya kesalahan. SAP R/3 modul Financial Accounting juga secara otomatis dapat menghitung pajak, seperti pajak penjualan, nilai tambah pajak dan pemotongan pajak. Dengan ini mengotomatisasikan perhitungan dan pelaporan proses pajak yang memungkinkan perusahaan untuk sepenuhnya memenuhi persyaratan hukum.
2.2.17 Gap Analysis 2.2.17.1
Definisi Gap Analysis Menurut pendapat Ray (2011:163), Gap Analysis merupakan analisis kesenjangan antara daftar kebutuhan bisnis, yang diakibatkan oleh berbagai alasan. Sehingga dibutuhkan suatu upaya untuk mengidentifikasi bagian mana yang ternyata mungkin memiliki gaps karena mungkin saja suatu bagian tidak sempurna atau memiliki kekurangan. Mengacu pada pendapat dari Bens (2005:160), Gap analysis memiliki arti yaitu mengidentifikasi langkahlangkah yang hilang, yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Gap Analysis adalah alat perencanaan yang menciptakan pandangan bersama tentang apa yang perlu dilakukan
untuk menghilangkan
kesenjangan
keadaan sekarang dan keadaan yang diinginkan.
antara
33 Sehingga dapat disimpulkan bahwa Gap Analysis merupakan alat untuk merencanakan dan menganalisis kesenjangan ataupun langkah-langkah yang hilang yang diperlukan untuk mencapai tujuan di berbagai daftar kebutuhan bisnis. 2.2.17.2
Tujuan Gap Analysis Menurut Bens (2005:160) berpendapat bahwa tujuan dari Gap Analysis adalah untuk mendorong review realistis dari sekarang dan membantu mengidentifikasi hal-hal yang perlu dilakukan untuk sampai pada keinginan masa depan. Gap Analysis bertujuan untuk mengevaluasi kebutuhan pengguna terhadap sistem dan mengidentifikasikan apakah ada fit atau gaps antara kebutuhan dari pengguna dengan sistem. Fit berarti kebutuhan (requirement) terpenuhi oleh sistem sedangkan Gap berarti kebutuhan (requirement) tidak terpenuhi oleh sistem. Tujuan dari Fit Gap Analysis adalah : 1. Mengumpulkan requirement dari perusahaan 2. Langkah
awal
untuk
menentukan
penyesuaian
(customization) yang diperlukan. 3. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan. 4. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi “best pratices”
34 5. Mengidentifikasikan permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan. 2.2.17.3
Tahapan dalam menganalisis Gap Berikut adalah tahap-tahap dalam menganalisis gap atau kesenjangan 1.
Ranking requirement Tahap ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek untuk memastikan proses bisnis dapat diakomodasikan selama implementasi system yang baru. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim proyek berfokus pada area yang paling penting bagi organisasi
agar
kegunaan
yang
baru
dapat
memberikan nilai tambahn bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis. Requirement harus diidentifikasikan sesuai dengan tingkat prioritasnya. Adapun tingkat prioritasnya akan dijelaskan sebagai berikut :
Ranking H
M
Tabel 2.1 Tingkat Prioritas Requirement Nama Keterangan High Kebutuhan Penting critical requirement Merupakan kebutuhan yang sangat penting untuk kegiatan operasi dan tanpa adanya kebutuhan tersebut, perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk didalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal yang penting. Medium Kebutuhan Penambah Nilai critical Merupakan kebutuhan yang ditemukan, requirement dan dimana apabila kebutuhan tersebut dipenuhi maka akan meningkatkan proses bisnis perusahaan.
35 Kebutuhan ini merupakan kebutuhan yang tidak harus dipenuhi untuk melengkapi proses bisnis, namun apabila dilakukan akan memberikan manfaat atau keuntungan tertentu bagi perusahaan. Low critical Kebutuhan yang Diinginkan requirement Merupakan kebutuhan yang hanya menambah nilai yang kecil atau minor value bagi proses bisnis perusahaan apabila kebutuhan tersebut terpenuhi.
L
Kebutuhan atau requirement tersebut kemudian dikelompokan berdasarkan dua kategori yaitu : •
Operasional Requirement yang ada pada kategori operasional merupakan
requirement
yang
bersifat
sebagai
peningkatan produktivitas karyawan seperti efisiensi waktu dan penyempurnaan operasional perusahaan. •
Strategis Requirement pada kategori strategis ini merupakan requirement yang bersifat sebagai alat pendukung pengambilan keputusan bagi pihak manajemen.
2.
Degree of fit Tahap selanjutnya dalam tahap analisis adalah menentukan tingkat kesesuaian (degree of fit) diantara kebutuhan pengguna dengan perangkat lunak, serta menentukan sejauh mana kebutuhan atau requirement dapat diakomodir oleh sistem yang baru. Kategori ini terdiri dari : Tabel 2.2 Tingkat Kesesuaian Dalam Tahap Analisis
36 Kode
Nama
Keterangan
F
Fit
Kebutuhan seluruhnya dapat dipenuhi oleh software
G
Gap
Software
tidak
kebutuhan
dapat
memenuhi
penggunal.
Kritik
(komentar) dan saran alternatif yang dibuat rekomendasi
akan
menghasilkan
untuk
melakukan
customization terhadap software P
Partial Fit
Software mempunyai fungsi yang memenuhi
kebutuhan.
sementara,
laporan
Perubahan
khusus
atau
customization, akan dibutuhkan agar dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal di kemudian hari.
2.2.18 Functional Specification Menurut
Timms (2012:3) functional specification
atau
spesifikasi fungsional menjelaskan tentang bagaimana sistem akan bekerja sepenuhnya dari perspektif pengguna. Spesifikasi fungsional tidak terlalu memperhatikan masalah pengkodean, tetapi lebih memperhatikan mengenai fitur dan aspek-aspek kunci yang harus dimasukan. Spesifikasi fungsional menentukan bagaimana screen, output dan sebagainya.
37 Sebuah spesifikasi fungsional menggambarkan fungsi dasar dari sebuah
aplikasi
perangkat
lunak,
dalam
hal ini
SAP.
Ini
dikembangkan pada umumnya sebagai bagian dari analisis kebutuhan dan bertindak sebagi blueprint bagi programmer yang akan mengembangkan pengkodean yang ada untuk memenuhi persyaratan tersebut. Functional specification menggambarkan sebuah antarmuka dari SAP (outbound interface) ke sistem (SAP atau non-SAP) ke dalam sistem SAP kami (inbound interface). itu dianggap sebagai best practice untuk memiliki functional specification tersendiri, bahkan jika interface adalah bagian dari perkembangan yang sama dan saling tergantung satu sama lain. Functional specification berbeda dengan technical specification kunci perbedaannya yaitu 1.
Functional specification menjelaskan bagaimana sistem akan bekerja sepenuhnya dari perspektif pengguna. tidak peduli bagaimana hal tersebut dikode. Functional specification berbicara tentang fitur, daftar aspek-aspek kunci yang harus dimasukkan serta menentukan pemicu, aturan ekstraksi data, aturan konversi, pengolahan khusus yang dibutuhkan dan sebagainya. Functional specification menjelaskan bagaimana interface akan digunakan, kapan dan mengapa.
2.
Technical specification menggambarkan implementasi internal dari interface dan program-program yang dibutuhkan. Ini berbicara tentang struktur data, model database relasional, pengkodean yang digunakan dll.
38
Gambar 2.1 Functional specification dalam project life cycle yang sederhana
Walaupun setelah sukses melakukan testing, functional specification merupakan sebuah dokumen yang penting. Team training akan berpacu dari itu untuk memahami design yang ada sehingga mereka mampu menyiapkan materi yang sesuai. Functional specification akan menjadi: •
Dasar untuk desain teknis
•
Dasar untuk apa yang perlu diuji dalam unit testing dan bagaimana
•
Memberikan input ke dalam skenario mana yang relevan (proses bisnis) yang harus dimasukkan ke dalam business acceptance testing
•
Memberikan input ke cross functional processes yang akan berpengaruh untuk lingkup integration testing
39 •
Bertindak sebagai dasar bagi end user - apakah itu memenuhi kebutuhan asli mereka?
•
Memberikan informasi penting untuk persiapan go live dan kegiatan cut over, dan persiapan pelatihan
Functional specification dibagi menjadi 3 jenis yaitu : •
Basic functional specification
•
Interface functional specification
•
Report functional specification
