BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori-Teori Umum Teori-teori yang menjadikan dasar dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 2.1.1
Sistem Pengertian sistem menurut Mathiassen (2000, p9) adalah kumpulan komponen yang mengimplementasikan kebutuhan-kebutuhan pemodelan, fungsi dan antar muka. Menurut Hollander dkk (2000, p11), sistem adalah kumpulan sumber daya yang dikumpulkan untuk mencapai tujuan. Sedangkan
menurut
O’Brien
(2005,
p8),
secara
khusus
mengemukakan sebuah pengertian yang lebih tepat untuk bidang sistem informasi, sistem adalah kumpulan komponen-komponen yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima masukan (input) dan menghasilkan keluaran (output) dalam suatu proses perubahan yang terorganisir. Menurut O’Brien (2005, p 714), pengertian sistem adalah sebagai berikut: a. Sekelompok elemen yang saling berhubungan dan membentuk kesatuan. b. Sekelompok komponen yang bekerja bersama menuju tujuan yang bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. 9
10
c. Perakitan metode, prosedur, atau teknik yang disatukan oleh interaksi teregulasi untuk membentuk kesatuan organisasi. d. Sekumpulan orang, mesin, dan metode yang teratur dan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan serangkaian fungsi tertentu. Menurut Williams dan Sawyer (2005, pA2) sistem adalah kumpulan komponen-komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk melakukan tugas untuk mencapai tujuan. Menurut situs Wikipedia sistem adalah suatu kumpulan yang terdiri dari komponen yang saling berhubungan untuk memudahkan aliran informasi, untuuk mencapai tujuan tertentu. (sumber: http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem) 2.1.2
Data Pengertian data menurut Hollander dkk (2000, p7) adalah input untuk sistem informasi. Data adalah fakta tentang aktivitas bisnis dan proses bisnis. Sedangkan menurut O’Brien (2005, p 696), data adalah fakta mentah atau observasi, biasanya tentang fenomena fisik, atau transaksi bisnis. Menurut Williams dan Sawyer (2005, p12), data terdiri dari faktafakta yang belum diolah dan belum diproses menjadi informasi. Menurut McLeod (2007, p9), data terdiri dari fakta- fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai; fakta mentah yang belum diolah.
11
2.1.3
Informasi Menurut Hollander dkk (2000, p7), informasi adalah data yang memiliki arti atau manfaat bagi pengguna informasi. Pengertian informasi menurut O’Brien (2005, p 703) adalah data yang sudah diubah menjadi suatu konteks yang bermanfaat dan berarti untuk end-user tertentu. Pengertian Informasi menurut McLeod (2007, p9) adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Menurut Laudon (2007, p14), informasi adalah data yang telah disusun ke dalam bentuk yang memiliki arti dan berguna bagi manusia. Menurut situs wikipedia, informasi adalah hasil pemrosesan dari sekelompok data yang mempunyai nilai pengetahuan bagi penggunanya. (sumber: http://id.wikipedia.org/wiki/Informasi)
2.1.4
Sistem Informasi Menurut O’Brien (2005, p 703), sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari manusia, hardware, software, jaringan komputer, dan sumber data yang mengumpulkan, mentransformasikan, dan menyebarkan informasi di dalam suatu organisasi. Sedangkan menurut Connolly dan Begg (2005, p27), sistem informasi merupakan sumber - sumber yang memungkinkan pengumpulan, manajemen, pengendalian, dan penyebaran dari informasi yang ada di dalam organisasi.
12
Menurut Laudon (2007, p14), sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang bekerjasama mengumpulkan (atau mengambil), memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan dalam suatu organisasi. Menurut Turban (2008, p6), pengertian sistem informasi adalah suplai informasi yang berguna untuk memproses data menjadi informasi dan pengetahuan. Menurut situs wikipedia, kegunaan sistem informasi dalam perusahaan untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat untuk memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. (sumber: http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_Informasi) 2.1.5
Analisis Sistem Menurut Whitten dkk (2004, p38), system analysis adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi bagian - bagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa bagus bagian – bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih suatu tujuan. Analisis sistem merupakan sebuah istilah yang kolektif mendeskripsikan fase – fase awal pengembangan sistem. Secara mendasar, analisis sistem adalah mengenai pemecahan masalah. Ada banyak pendekatan untuk pemecahan manasalah. Oleh sebab itu, tidaklah mengejutkan jika ada banyak pendekatan untuk analisis sistem. Beberapa pendekatan analisis sistem yang lebih popular adalah analisis terstruktur
13
(structured analysis), information engineering, discovery prototyping, dan object-oriented analysis. Dokumentasi dan produk jadi yang dihasilkan oleh tugas – tugas analisis sistem biasanya disimpan dalam sebuah repository. Repository adalah suatu set lokasi tempat para analis sistem, desainer sistem, dan system builder menyimpan semua dokumentasi yang berhubungan dengan satu atau lebih sistem atau proyek. Sebuah repository mungkin dibuat untuk sebuah proyek atau dibagikan oleh semua proyek dan sistem. Sebuah repository biasanya diimplementasikan sebagai kombinasi hal – hal berikut: a. Direktori jaringan pengolah kata, spreadsheet, dan komputer lain b. Satu atau lebih dictionary atau encyclopedia peralatan CASE c. Dokumentasi cetak (misalnya seperti yang disimpan dalam binder atau library system) d. Antarmuka
komponen – komponen di atas (berguna untuk
komunikasi) Menurut McLeod (2007, p74), analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau memperbaharui sistem yang telah ada. 2.1.6
Analisis Sistem Informasi Menurut Whitten dkk (2004, p186), information system analysis adalah suatu fase pengembangan dalam sebuah proyek pengembangan sistem informasi yang utamanya difokuskan pada masalah dan persyaratan
14
– persyaratan bisnis, terpisah dari teknologi apapun yang dapat atau akan digunakan untuk mengimplementasikan solusi pada masalah tersebut. 2.1.7
Sistem Informasi Manajemen Menurut Mulyadi (2001, p30), sistem informasi manajemen adalah manajemen
perusahaan
menjalankan
bisnis
perusahaan
dengan
menggunakan sistem informasi. Menurut O’Brien (2005, p 706), sistem informasi manajemen menyediakan informasi dalam bentuk laporan yang ditentukan sebelumnya dan menampilkan dukungan berupa pengambilan keputusan bisnis, sebagai contoh misalnya analisis penjualan, performa produksi, dan sistem pelaporan biaya. Sedangkan menurut McLeod (2007, p10), sistem informasi manajemen adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang serupa. Sistem informasi manajemen adalah salah satu dari lima subsistem utama CBIS. Tujuannya adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub-unit organisasional perusahaan. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika. Menurut Turban (2008, p6), Sistem Informasi Manajemen berhubungan dengan perencanaan untuk pengembangan, manajemen
15
pengaturan teknologi informasi untuk membantu orang mengerjakan tugas yang berhubungan dengan proses informasi dan manajemen. 2.1.8
Sistem Informasi Manajemen Pendidikan Menurut situs undiknas, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (informasi berbasis Web) merupakan sarana untuk memperkenalkan kepada mahasiswa, dosen dan karyawan teknologi berbasis web, menggunakan
serta
mendapatkan
layanan
berbasis
web.
Dengan
penggunaan sistem informasi manajemen pendidikan berbasis web diharapkan dapat menunjang pelaksanaan
dan
keberhasilan
studi
mahasiswa, serta pengembangan diri dosen maupun karyawan. (sumber:http://www.undiknas.ac.id/sistem-informasi-manajemenpendidikan.html) Menurut situs digilib, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan merupakan sistem komputerisasi manajemen yang mengelola administrasi akademik yang meliputi pemasukan data, pengolahan, dan editing data, serta otomasi pelaporan. Dalam Tugas Akhir ini dicoba untuk membangun sebuah Sistem Informasi Manajemen Pendidikan yang mencakup administrasi akademik dan ruang dengan basis spasial yang diwujudkan dalam sebuah aplikasi komputer client-server, mulai dari pembangunan basisdata, perancangan sistem hingga implementasi sistem. Dengan dikembangkannya SIMP ini dapat menjadi alat dalam mengelola dan mencari informasi akademik secara efektif dan efisien.
16
(sumber:http://digilib.itb.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptitbg d-gdl-s1-2006-adhitya-1380&q=Informasi) 2.1.9
Perancangan Sistem Menurut Mulyadi (2001, p51), perancangan sistem adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Menurut Whitten dkk (2004, p39), system design adalah sebuah sebuah teknik pemecahan masalah yang saling melengkapi (dengan analisis sistem) yang merangkai kembali bagian – bagian komponen menjadi sebuah
sistem
yang
lengkap.
Hal
ini
melibatkan
penambahan,
penghapusan, dan perubahan bagian – bagian relatif pada sistem aslinya (awalnya). Pengertian perancangan sistem menurut situs Wikipedia adalah proses mendefinisi arsitektur, komponen, modul, tampilan dan data untuk sistem supaya memenuhi persyaratan. (sumber: http://en.wikipedia.org/wiki/Systems_design) 2.2 Teori-teori Khusus 2.2.1 Enterprise Resource Planning (ERP) Menurut Brady, Monk, dan Wagner (2001, p.153), ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem yang membantu untuk menngatur proses bisnis seperti marketing, produksi, pembelian dan accounting dalam suatu kesatuan yang terintegrasi. ERP menyimpan semua transaksi dalam suatu
17
database yang digunakan sisem informasi perusaham dan menyediakan manajemen reporting tools. Menurut Fiona Fui dan Hoon Nah (2002, p.2), ERP is a structured approach to optimizing a company’s internal value chain. ERP adalah sebuah pendekatan terstruktur untuk meningkatkan nilai dari rangkaian kegiatan dalam perusahaan. Menurut Khalid Sheikh, dkk (2002, p.494), ERP is a method for the effective planning and control of all resources needed to take, make, ship, and account for customer orders in a manufacturing, distribution, or service company. ERP adalah sebuah metode untuk perencanaan yang efektif dan pengendalian dari semua sumber daya yang diperlukan untuk digunakan, dibuat, dimuat, dan akun untuk pesanan pelanggan dalam perusahaan jenis manufaktur, distribusi, maupun jasa. Menurut Whitten (2004, p33), “ERP adalah aplikasi yang sepenuhnya mengintegrasikan system informasi yang kecil maupun inti fungsi business termasuk process transaksi dan manajemen informasi untuk fungsi business itu sendiri). Menurut O’Brien (2005, p.699), Enterprise Resource Planning adalah software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang proses manufaktur, distribusi, keuangan, sumber daya manusia, dan proses bisnis dasar lainnya dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi, kelincahan, dan profitabilitasnya. 2.2.2 Proses Bisnis
18
Menurut Burlton (2001, p.72), proses bisnis adalah urutan kegiatan yang terjadi dari awal sampai akhir untuk memberikan hasil yang memuaskan bagi pelanggan. Proses bisnis dimulai dari masukan berupa bahan mentah, informasi, pengetahuan, komitmen dan status yang akan diubah menjadi suatu keluaran atau hasil yang berguna. Perubahan itu terjadi sesuai dengan pedoman proses yang berlaku, seperti kebijakan, standar, prosedur, peraturan dan pengetahuan masing-masing individu. Untuk mendukung perubahan tersebut, dibutuhkan sumber daya seperti fasilitas, perlengkapan, teknologi dan sumber daya manusia. Hasil dari suatu proses bisnis adalah kemampuan proses tersebut menghasilkan produk ataupun pelayanan yang baik dan memuaskan pelanggan. Menurut Smith, Neal, Ferrara, dan Hyden (2002, p.4), proses bisnis memiliki karakteristik : •
Besar dan kompleks, melibatkan arus bahan, informasi dan komitmen bisnis.
•
Sangat dinamis, ,menanggapi permintaan dari pelanggan dan mengubah kondisi pasar.
•
Didistribusikan secara luas dan disesuaikan melewati batas di dalam bisnis.
•
Pelaksanaan yang lama, seperti sebuah contoh proses permintaan untuk kas dapat berjalan dalam jangka waktu berbulan-bulan bahkan bertahuntahun.
19
•
Terotomatisasi, setidaknya dalam bagian. Aktivitas rutin seharusnya dilakukan dengan komputer apabila memungkinkan, demi kecepatan dan kehandalan. Otomatisasi ini dapat digunakan dengan menggunakan aplikasi workflow.
•
Ketergantungan terhadap intelejensi dan penilaian manusia. Manusia melakukan tugas-tugasnya yang tidak terstruktur untuk didelegasikan kepada komputer atau yang memerlukan interaksi pribadi dengan pelanggan.
•
Sulit untuk membuatnya terlihat. Di dalam banyak perusahaan, prosesproses tidak dengan sengaja atau dengan tegas dilakukan, tetapi tidak didokumentasikan dan harus lengkap, menanamkannya dalam sejarah organisasi. Menurut Jones Rama (2006, p.4), a business process is a sequence of activitiees perfomed by a business for acquiring, producing, and selling goods and services. Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh sebuah bisnis dalam rangka penyediaan, produksi, dan penjualan barang dan jasa. Menurut Jeston dan Nellis (2006, p10), proses bisnis adalah prosesproses yang memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan strategis dari organisasi. Implementasi dari Business Process Management pasti memberikan dampak pada bisnis dengan mendapatkan keuntungan melalui proses-proses yang dijalankan.
2.2.3 Pendidikan
20
Menurut
alen83.blogspot.com/arti-pendidikan-dan-batas-batas.html,
berdasarkan UU No.20 tahun 2003 tentang sistem Pendidikan Nasional, pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian yang baik, kecerdasan, akhlak yang mulia, serta keterampilan yang diperlukan oleh dirinya sendiri, oleh masyarakat, dan juga bagi bangsa dan negara. Batas-batas pendidikan : a. Batas-batas pendidikan pada peserta didik. Peserta didik sebagai manusia dapat memiliki perbedaan, dalam kemampuan, bakat, minat, motivasi, watak, ketahanan, semangat, dan sebagainya. b. Batas-batas pendidikan pada pendidik Sebagai manusia biasa, pendidik memiliki keterbatasan-keterbatasan. Namun yang menjadi permasalahan adalah apakah keterbatasan itu dapat ditolerir atau tidak. Keterbatasan yang dapat ditolerir ialah apabila keterbatasan itu menyebabkan tidak dapat terwujudnya interaksi antara pendidik dan peserta didik, misalnya pendidik yang sangat ditakuti oleh peserta didik sehingga tidak mungkin peserta didik datang berhadapan dengannya. Pendidik yang tidak tahu apa yang akan menjadi isi interaksi dengan peserta didik, akan menjadikan kekosongan dan kebingungan dalam interaksi. Serta pendidik yang bermoral, termasuk yang tidak dapat
21
ditolerir, karena pendidikan pada dasarnya adalah usaha yang dilandasi moral. c. Batas-batas pendidikan dalam lingkungan dan sarana pendidikan Lingkungan dan sarana pendidikan merupakan sumber yang dapat menentukan kualitas dan berlangsungnya usaha pendidikan. (sumber:http://alen83.blogspot.com/2007/12/arti-pendidikan-dan-batasbatas.html) 2.2.4 Manajemen Proses Bisnis Menurut Burlton (2001, p.73), manajemen proses bisnis merupakan suatu proses yang memastikan perkembangan yang berkesinambungan dalam kinerja perusahaan. Seperti beberapa proses, manajemen proses bisnis memerlukan pimpinan dan panduan. Kadang-kadang, manajemen proses bisnis ini berarti melakukan suatu perubahan secara radikal, yang berarti terjadinya pengecekan kembali seluruh proses yang sedang berjalan dan memperbaharui keseluruhan proses tersebut. Namun, dapat juga hanya sebatas pemantauan yang berkesinambungan atas proses yang berjalan dan terjadi peningkatan dengan melakukan sedikit perubahan. Menurut Gunjan Samtani, dkk (2002, p.132), Business Process Management involves management of several components, including time, cost, quality, scope, human resources, communications, procurement, risk and integration. BPM is designed to streamline the internal and external business processes of a company through a combination of several techniques, such as designing workflows, process rules and application
22
components. BPM is a required element to direct data flow among the mass of packaged applications, legacy systems, services and partners. Bisnis Proses Manajemen melibatkan manajemen dari beberapa komponen, termasuk waktu, biaya, kualitas, ruang lingkup, sumber daya manusia, komunikasi, pengadaan, resiko, dan integrasi. BPM di desain untuk mengefektifkan bagian internal dan eksternal proses bisnis dari perusahan melalui beberapa teknik seperti merancang proses kerja, aturan proses, dan komponen aplikasi. BPM adalah bagian yang diperlukan untuk menghubungkan langsung aliran data diantara seperangkat aplikasi besar, sistem yang sudah ada, layanan, dan partner. Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.11), BPM is: • More than just software. • More than just improving or reengineering your processes – it also deals with the managerial issues. • Not just hype – it is an integral part of management. • More than just modeling – it is also about the implementation and execution of these processes, which requires analysis. “The
achievement
of
an
organization’s
objectives
through
the
improvement, management, and control of essential business processes”. BPM adalah: • Lebih dari sekedar software • Lebih dari sekedar meningkatkan atau menata kembali proses anda, tetapi juga menyangkut pengelolaan manajemen.
23
• Tidak hanya terlibat, tetapi juga merupakan bagian dari manajemen. • Lebih dari sekedar pemodelan, ini juga mengenai implementasi dan mengeksekusi dari proses-proses ini, yang membutuhkan analisis didalamnya. “penghargaan dari pencapaian sasaran organisasi melalui peningkatan manajemen, dan mengendalikan proses bisnis yang penting” Menurut Nicolai Josuttis (2007, p.82), Business Process Management usually refers to a technology-enabled means for companies to gain visibility and control over long-lived, multistep processes that span a wide range of systems and people in one or more organizations. Bisnis Proses Manajemen biasanya terhubung ke fungsi penggunaan teknologi pada perusahaan untuk meningkatkan kemampuan melihat kedepan dan mengendalikan semuanya, langkah-langkah proses yang menghubungkan luasnya jarak antara sistem dan manusia dalam satu atau lebih organisasi. 2.2.5 Empat Komponen Utama Solusi BPM Menurut saltanera.com, setiap solusi Manajemen Proses Bisnis (BPM) memiliki empat komponen utama: • Pemodelan Pengguna dapat mendefinisikan dan mendesain struktur dari setiap proses bisnis secara grafis. Manajer proses dapat mendesain sebuah proses beserta seluruh elemen, aturan, sub-proses, parallel proses, penanganan exception, penangan error, dan workflow dengan mudahtanpa perlu memiliki
24
kemampuan programming khusus dan tanpa membutuhkan bantuan dari staf IT. • Pengintegrasian BPM dapat menghubungkan setiap elemen dalam proses sehingga elemenelemen tersebut dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi untuk menyelesaikan tujuannya. Pada level aplikasi, hal inibisa diartikan sebagai penggunaan Application Programming Interface (API) dan messaging. Bagi pengguna, hal ini berarti tersedianya sebuah workspace pada komputernya ataupun perangkat wireless-nya untuk mengerjakan tugas sesuai dengan perannya pada suatu proses bisnis. • Pengawasan Pengguna dapat mengawasi dan mengontrol performansi dari proses bisnis yang sedang berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat dalam proses bisnis tersebut. Pengguna juga dapat memperoleh informasi mengenai proses yang tengah berjalan,maupun yang telah selesai, beserta data-data yang ada di dalamnya. • Optimalisasi Pengguna dapat menganalisa dan memonitor suatu proses bisnis, melihat ketidakefisienan, dan juga memungkinkan pengguna untuk mengambil tindakan dengan cepat dan merubah proses tersebut untuk meningkatkan efisiensinya. (sumber:http://id.saltanera.com/bahan/manajemen/manajemen-proses-bisnismendorongefisiensi-dan-menumbuhkan-nilai-kompetitif)
25
2.2.6 Tahap pengembangan BPM Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.103), tahap pengembangan dalam BPM terdiri dari aktivitas-aktivitas berikut : a. Dokumentasi proses Mendokumentasikan proses yang sedang berjalan, masalah yang sedang dihadapi dalam proses yag sedang berjalan tersebut, kebutuhan informasi apa saja yang dibutuhkan pada proses tersebut, yang nantinya berguna untuk membuat pengembangan dari sistem yang ada sebelumnya dalam mengatasi kelemahan yang terjadi b. Simulasi Menjelaskan kelayakan dan efisiensi dari pilihan-pilihan proses yang akan dirancang kembali. c. Membuat Activity Based Costing (ABC) Untuk melihat perbedaan biaya dan waktu dari proses yang sedang berjalan dengan proses yang akan dikembangkan. Jika proses yang sedang berjalan ternyata lebih efisien dan efektif maka dilakukan perubahan dari sistem yang lama. d. Perencanaan kapasitas Memastikan kemampuan dari sumber daya manusia memenuhi kebutuhan pelanggan dan organisasi atas proses yang akan dikembangkan. e. Workflow routing Mengatur dan mengontrol proses pengembangan yang sudah dipilih agar sesuai dengan proses yang akan dikembangkan.
26
2.2.7 BPM Success Stool Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.47), kunci sukses dari
Business
Process Management (BPM) atau disebut BPM success stool, dipengaruhi oleh : a. Proses Dimana harus memiliki inovasi proses bisnis pada level yang sesuai atau mendisain ulang strategi organisasi dan tujuan proses, dan seluruh persetujuan pengakuan dari pentingnya proses yang terjadi di dalam organisasi.
Gambar 2.1 BPM Success Stool (Jeston dan Nellis, 2006, p48)
b. Orang Sebagaimana sebuah manajemen di organisasi mencapai tahap kedewasaan, akan dipahami bahwa orang merupakan kunci untuk mengimplementasikan
27
proses baru yang diinginkan. Organisasi harus memiliki penilaian kinerja yang sesuai dan struktur manajemen untuk lintas proses kunci. Proses pengaturannya haruslah proaktif dan juga dapat memprediksikan apa yang akan terjadi, dan bukannya reaktif. Diantara semua hal, aspek orang yang terlibat merupakan poin yang paling penting dari proyek BPM. c. Teknologi Dalam hal ini mengacu pada tools pendukung semua proses dan orang yang terlibat dalam proyek BPM. Namun tidak pasti merupakan komponen atau aplikasi dari software BPM (walaupun mungkin saja). d. Pengaturan proyek Komponen terakhir ini menggabungkan keseluruhan komponen proses, orang dan teknologi. Apabila tanpa proyek yang berjalan baik maka implementasi akan mengarah pada kegagalan. 2.2.8 BPM Project Framework
28
Gambar 2.2 BPM program framework (Jeston dan Nellis , 2006, p49) Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.11), menjabarkan kerangka kerja implementasi BPM yang terdiri dari 10 fase, diantaranya : a. Dasar Organisasi (Organization foundation) Fase ini membahas seluk beluk mengenai organisasi yang terkait secara jelas, antara lain aspek internal dan eksternal organisasi, visi dan misi organisasi, tujuan organisasi,sasaran organisasi, struktur organisasi, nama unit dan
29
deskripsi umum, strategi untuk mencapai tujuan, strategi implementasi organisasi, pemilihan strategi, konteks model bisnis, pemasok, rekan kerja sama, kerjasama dengan industri-industri, kerjasama dengan institusi-institusi pemerintah, pembeda utama organisasi, sumber daya, dan strategi pembeda utama. b. Dasar proses (Process Foundation) Fase ini membahas mengenai hasil analisa dari proses bisnis yang sedang berjalan untuk dapat dikembangkan dan digunakan untuk menjalankan proyek. Tahap ini terdiri dari process models, arsitektur awal proyek, gambaran proses organisasi, dan daftar proses end to end. c. Dasar teknologi (Technology Foundation) Fase ini berisi gambaran sistem yang sedang berjalan serta teknologi dan tools yang dibutuhkan oleh organisasi untuk dipergunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder). Tahap ini terdiri dari gambaran arsitektur dan blue print, penentuan peralatan dan teknologi yang dibutuhkan, identifikasi sistem yang berjalan, canonical data and data sources dictionary, portofolio fungsionalitas bisnis awal, dan penentuan tim proyek teknis yang dibutuhkan. d. Dasar BPM (BPM Foundation) Fase ini merupakan platform dimana proyek BPM dijangkau, dibuat dan diadakan. Tahap ini terdiri dari definisi pihak yang berkepentingan (stakeholder) dalam proyek, harapan pihak berkepentingan (stakeholder) yang disetujui dan didokumentasikan, process selection matrix, daftar proses
30
bisnis yang teridentifikasikan dan metriks awal (process worth matrix), proses yang diprioritaskan untuk tahap elaborasi, rancangan awal perencanaan proyek, strategi komunikasi awal dan analisis resiko awal. Fase ini tidak hanya menyediakan cara untuk memulai proyek, namun juga melengkapi langkah-langkah yang diperlukan dalam membuat proyek sukses. Hal ini meliputi: 1. Jangkauan Proyek 2. Pemilihan dan struktur tim proyek 3. Harapan, pembuatan dan perjanjian dengan pemegang kepentingan. 4. Pembuatan tujuan proses-proses awal. 5. Penggunaan arsitektur awal proses untuk menyediakan awal yang cepat bagi proyek dalam perspektif arsitektur. e. Elaborasi (Elaboration) Fase ini membahas mengenai proses bisnis yang sedang berjalan dan melihat apakah proses bisnis tersebut perlu untuk dikembangkan lagi. Tahap ini terdiri dari appropriate metrics to establish a baseline for future improvement, root cause analysis, people capability matrix table, available information, dan improvement priorities. f. Pengembangan (Improvement) Fase ini merupakan tahap pengembangan terhadap sistem, dimana bertujuan untuk mengubah dari sistem yang lama ke sistem yang baru atau melakukan modifikasi dari sistem yang lama agar sesuai dengan kebutuhan atau proses bisnis saat ini, yang sesuai dengan pengembangan- pengembangan tahap
31
elaboration. Adapun tahapannya adalah redesigning process models, simulation models and ABC details, future ABC, people capability matrix and capacity planning, feasibility validation and gap analysis report dan business case and approval. g. Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) dan teknologi (People and Technology Development) Fase Pengembangan Manusia dan Teknologi perlu dikembangkan secara paralel walaupun terdiri dari aspek-aspek yang berbeda yang berperan dalam pengembangan. Tahap ini terdiri dari dissection and amalgamation of new process
info
activities,
Redesigning
Role
Descriptors
and
Goals,
Performance Management & Measurement for Appropriate Roles, People Core Capability Gap Analysis, Business process orchestration, SOA lifecycle, User interface dan Software test script and result. h. Pengimplementasian (Deployment) Fase ini merupakan penindaklanjutan dari pengembangan tahap-tahap sebelumnya ke dalam sistem baru untuk dijalankan dalam kegiatan operasional. Tahap ini terdiri dari deployment strategy dan training staff. i. Pengawasan dan realisasi keuntungan (Monitor and Benefit Realization) Fase ini sangat penting untuk dilakukan, karena sebuah proyek belum benarbenar selesai walaupun sistem yang dikembangkan sudah mulai berjalan. Perlu ditetapkan sebuah kerangka untuk mengelola manfaat proyek bisnis, menetapkan target, ukuran dan berusaha untuk mencapainya. Tahap ini
32
terdiri dari benefit summary plan, benefit realization register, benefit milestone matrix dan benefit delivery matrix. j. Pengembangan berkelanjutan (Continuous Improvement) Merupakan salah satu fase yang penting karena dalam tahap ini dijelaskan aspek-aspek pendukung yang dibutuhkan agar pengembangan sistem dapat tetap berjalan seiring dengan perkembangan dan perubahan bisnis. •
Integrated Enterprise Ecosystem
Gambar 2.3 Integrated Enterprise Ecosystem Portal (Jeston dan Nellis , 2006, p121) Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.121), menjabarkan
portal dalam suatu
perusahaan terdapat beberapa faktor yang saling terintegrasi atau berhubungan dimana antara satu dan yang lainnya saling mendukung seperti yang dijelaskan gambar diatas sangat lah
penting. Dengan ada nya portal tersebut, maka
semakin memudahkan dan memperlancar proses bisnis yang ada di perusahaan.
33
2.2.9 BPM Maturity Model Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.171), BPM Maturity Model adalah sebuah alat penjelasan yang memungkinkan penaksiran ‘as-is’ dari kekuatan dan kelemahan, serta merupakan alat petunjuk yang memungkinkan pengembangan dari sebuah roadmap untuk pengembangan. BPM Maturity Model juga sebagai alat perbandingan yang memungkinkan adanya patokan untuk penaksiran dalam menghadapi standar industri dan organisasi lainnya. Menurut Menurut Jeston dan Nellis (2006, p300), BPM Maturity Model adalah perlengkapan pendukung untuk membantu organisasi untuk lebih sukses dengan BPM, dimana hasilnya adalah pencapaian yang lebih besar dalam hal operasional dan keuntungan dalam kinerja bisnis. Terdapat perbandingan antara low dan high maturity yang mengklarifikasikan kelengkapan dan lingkup dari BPM Maturity. Acuan yang digunakan sebagai model untuk mengukur tingkat maturity dari berbagai sisi BPM adalah Capability Maturity Model (CMM). Menurut Menurut Jeston dan Nellis (2006, p302), terdapat 5 tahapan maturity dari initiative BPM (lihat gambar): Tahap 1 : Initial State Sebuah organisasi yang berada pada tahap initial state akan memiliki BPM yang belum terkoordinasi dan terstruktur. Tahap 2 : Repeatable Sebuah organisasi yang memiliki BPM Maturity tahap 2 sudah memiliki pengalaman dalam membuat BPM dan akan membuat
34
BPM capability juga meningkatkan jumlah orang yang mengawasi organisasi dari perpektif proses bisnis. Tahap 3 : Defined Sebuah organisasi yang memiliki tingkat maturity pada tahap ketiga
akan
pencarian
mengalami
untuk
momentum
mengembangkan
peningkatan
BPM
capability
dalam dan
memperluas jumlah orang yang terlibat dalam menilai organisasi dari perspektif proses bisnis. Tahap 4 : Managed Sebuah organisasi yang berada pada BPM Maturity tahap 4 akan merasakan keuntungan dari memiliki BPM yang benarbenar kuat dasarnya untuk pengembangan stratejik perusahaan. Tahap 5 : Optimized Sebuah organisasi yang berada pada BPM Maturity tahap 5 akan merasakan keuntungan dari memiliki BPM yang benarbenar kuat dasarnya sebagai bagian inti dari pengaturan operasional dan strategik dalam organisasi.
35
Gambar 2.4 Perbandingan low dan high comparison dan 5 tahap maturity (Jeston dan Nellis, 2006, p301)
2.2.10 Business Process Modelling Notation Menurut Owen dan Raj (2003, p4), Business Process Modeling Notation (BPMN) adalah standar baru yang digunakan untuk pemodelan arus proses bisnis dan layanan web. Menurut Dirk Krafzig, dkk (2004, p.107), BPMN (Business Process Modeling Notation) is a language that has been defined by the BPMI in order to support a standardized, graphical representation of business process diagrams. Notasi Pemodelan Proses Bisnis adalah sebuah bahasa yang telah ditentukan oleh BPMI dalam rangka mendukung sebuah standarisasi, penggambaran grafik dari diagram proses bisnis.
36
Menurut Marc Lankhorst (2005, p.33), The Business Process Modeling Notation is one of the standards being developed by the Business Process Management Initiative (BPMI). Notasi Pemodelan Proses Bisnis adalah salah satu standar yang dikembangkan oleh BPMI (Business Process Management Initiative). Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.22), BPMN dirancang untuk melingkupi semua macam dari modelling dan memungkinkan pembuatan dari proses bisnis end-to-end. Elemen BPMN yang terstruktur memudahkan pembacanya dalam membedakan bagian-bagian dari diagram BPMN. Ada 3 macam dari sub-model didalam diagram BPMN, diantaranya: a. Proses bisnis private (internal) Adalah proses internal yang berisi organisasi tertentu dan merupakan tipe proses yang dikenal dengan workflow atau proses BPM. b. Proses publik (abstrak) Menampilkan interaksi diantara sebuah proses bisnis internal dengan proses lainnya. c. Proses kolaborasi (global) Menggambarkan interaksi diantara dua atau lebih enitas bisnis. Menurut Gustavo Alonso, dkk (2007, p.80), The Business Process Modeling Notation (BPMN) is a standard set of visual constructs to draw Business Process Diagrams (BPDs). Notasi Pemodelan Proses Bisnis adalah sebuah seperangkat standar bangunan visual untuk menggambarkan diagram proses bisnis.
37
Menurut Jeston dan Nellis (2006, p196), Business Process Modeling Notation (BPMN) adalah notasi standar yang dapat berupa ikon atau gambar untuk pemodelan proses bisnis. 2.2.11 Business Process Diagram Business Process Management Initiative (BPMI.org) (2004, p17) menyebutkan bahwa Business Process Diagram merupakan spesifikasi notasi dan semantik yang menunjukkan gabungan dari best practice di dalam komunitas pemodelan bisnis. Business Process Diagram menunjukkan ringkasan dari gambaran elemen BPMN dan hubungannya. Empat (4) elemen dasar dari business process diagram adalah: •
Flow object
•
Connecting object
•
Swimlanes
•
Artifacts
38
Tiga (3) flow object yang menggambarkan proses bisnis: Element
Notation
Events
Activities
Gateways
Gambar 2.5 Flow Object Notation (BPMI.org, 2004, p31) Terdapat 3 cara untuk menghubungkan flow object atau dengan informasi yang lain, yaitu dengan connecting object dalam bentuk : Element
Notation
Sequence flow Message flow Associations
Gambar 2.6 Connecting Object Notation (BPMI.org, 2004, p29)
39
Ada 2 cara untuk mengelompokkan “swimlane”:
Element Notation Pools
Lanes
Gambar 2.7 Swimlane Notation (BPMI.org, 2004, p29) 2.2.12 Best Practice Menurut musyrid.files.wordpress.com, best practice digunakan untuk menggambarkan metode terbaik atau praktek inovatif yang berkontribusi bagi peningkatan kinerja suatu organisasi, yang biasanya diakui sebagai yang terbaik oleh organisasi sejenis. Dalam pengertian ini tercakup juga kemampuan untuk selalu up-to-date dalam mengikuti cara-cara organisasi beroperasi baik dalam satu industri maupun industri yang berbeda. Terkait dalam hal itu pula, kemampuan untuk mengukur posisi diri relative terhadap yang lain juga menjadi aspek penting best practice. (sumber:musyrid.files.wordpress.com/2008/08/rute-menuju-best-practiceer2.pdf)
40
2.2.13 Service Oriented Architecture Menurut Erl (2005, p14), service oriented architecture (SOA) adalah cara untuk merepresentasikan sebuah model dimana logika otomatisasi dibuat menjadi lebih kecil, dengan membedakan logika masing-masing unit. Secara umum, unit yang dimaksud adalah gambaran besar logika bisnis. Menurut Norbert Bieberstein, dkk (2005, p.3), A SOA can be expressed as a set of flexible services and processes that a business wants to expose to its customers, partners, or internally to other parts of the organization. Sebuah SOA dapat di ekspresikan sebagai seperangkat layanan dan proses fleksibel dari sebuah bisnis yang diharapkan dapat ditujukan untuk para customer, partner, atau secara internal ke bagian lain di dalam suatu organisasi. Menurut Judith Hurwitz, dkk (2006, p.7), SOA is a new approach to building IT systems that allows businesses to leverage existing assets and easily enable the inevitable changes required to support the business. SOA adalah pendekatan baru untuk membangun sistem teknologi informasi yang memungkinkan bisnis untuk meningkatkan aset yang ada dan memungkinkan perubahan mutlak yang diperlukan secara mudah untuk mendukung bisnis. Menurut Nicolai Josuttis (2007, p.8), Service Oriented Architecture is a paradigm for the realization and maintenance of business processes that span large distributed systems. It is based on three major technical concepts: services, interoperability, through an enterprise service bus and loose coupling. Service Oriented Architecture adalah sebuah paradigma untuk
41
realisasi dan pemeliharaan dari proses bisnis yang mencakup sistem terdistribusi yang besar. Ini berdasarkan 3 konsep tehnik: layanan, interoperabilitas, melalui service bus perusahaan dan tidak saling berkaitan. Menurut Khosafian (2007, p37), Service Oriented Architecture (SOA) adalah framework yang mendukung penemuan, pertukaran pesan, dan integrasi dalam servis yang berhubungan secara bebas dengan menggunakan standar industri. Menurut Laudon (2007, p201), Service Oriented Architecture (SOA) adalah kumpulan dari servis yang dapat mengisi sendiri dan dapat berkomunikasi dengan satu sama lain untuk menciptakan aplikasi perangkat lunak. SOA adalah cara baru untuk membuat perangkat lunak dalam sebuah perusahaan. 2.2.14 Balanced Score Card Menurut Amin Widjaja Tunggal (2002, p2), Balanced scorecard adalah kumpulan ukuran kinerja yang terintegrasi yang diturunkan dari strategi perusahaan yang mendukung strategi perusahaan secara keseluruhan. Menurut Suwardi Luis dan Prima A.Biromo (2007,p16), Balanced scorecard didefinisikan sebagai suatu alat manajemen kinerja (performance management tool) yang dapat membantu organisasi untuk menerjemahkan visi dan strategi ke dalam aksi dengan memanfaatkan sekumpulan indicator financial dan non-finansial yang ke semuanya terjalin dalam suatu hubungan sebab akibat.
42
Menurut Suwardi Luis dan Prima A.Biromo (2007,p23), ada empat perspektif dalam Balance Scorecard : 1.
Perspektif keuangan (financial perspective)
2.
Perspektif pelanggan (customer perspective)
3.
Perspektif bisnis internal (internal business process perspective)
4.
Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan (learning and Growth
Perspective) Pengertian Balance Scorecard (BSC) menurut Khoshafian (2007, p407) adalah metodologi pengukuran dalam ilmu manajemen untuk mengukur dan mengikat berbagai performa manajemen untuk mengindikasikan tujuan dari proses sekarang juga dukungan pencapaian di masa yang akan datang. 2.2.15 Key Performance Indicators (KPI) Menurut Khoshafian (2007, p28), KPI (key performance indicators) adalah penilaian dari kinerja yang menunjukkan progress dari setiap taktik untuk mencapai tujuan. Menurut wikipedia, KPI (Key Performance Indicators) adalah metric financial ataupun non-fiannsial yang digunakan untuk membantu suatu organisasi menentukan dan mengukur kemajuan terhadap sasaran organisasi. KPI digunakan dalam intelijen bisnis untuk menilai keadaan kini suatu bisnis dan menentukan suatu tindakan terhadap keadaan tersebut. KPI sering digunakan untuk menilai aktivitas-aktivitas yang sulit diukur seperti keuntungan pengembanga kepemimpinan, perjanjian, layanan dan kepuasan. KPI umumnya dikaitkan dengan strategi organisasi yang contohnya diterapkan
43
oleh teknik-teknik seperti Balance Scorecard. KPI berbeda tergantung sifat dan strategi organisasi. KPI merupakan bagian kunci suatu sasaran terukur yang terdiri dari arahan, KPI, tolok ukur, target, serta kerangka waktu. (sumber: http://en.wikipedia.org/wiki/Key_performance_indicator) 2.2.16 Podcast Technology Menurut prayudi.staff.uii.ac.id, Podcast adalah sebuah file suara/audio yang bisa didownload dari internet untuk didengarkan sebagaimana layaknya sebuah acara radio. Hanya saja ada satu unsur yang membedakan podcast dari sekedar proses mengupload sebuah file audio (biasanya format MP3) ke internet untuk kemudian bisa didownload oleh siapapun, yakni teknologi sindikasi yang dikenal dengan RSS (Really Simple Syndication). Dengan demikian Podcast dalam pengertian yang lain sebenarnya adalah sebuah blog bersuara (atau audio blog). Sebenarnya Podcast tidak hanya terbatas pada suara saja, video juga bisa, namun yang lebih popular adalah untuk suara. (sumber : http://prayudi.staff.uii.ac.id/ ) Menurut
tempointeraktif.com,
Podcasting
merupakan
suatu
pendistribusian program audio dan video lewat internet yang memberikan keluasaan pada subcriber yang tercatat untuk memilih file yang dikehendaki (yang selanjutnya dikenal sebagai feed), yang didistribusikan secara broadcast sebagai program on demand. Contoh aplikatif yang umum: • Memanfaatkan script dari open source • Sistem distribusi yang digunakan adalah Podcast
44
• Content sistem podcast ini file multimedia yang berisi bahan-bahan perkuliahan • Sistem-sistem podcast ini meliputi : penyediaan content, web server, dan distribusi content • Proses implementasi sistem dilakukan dengan menggunakan web server Apache 2.0.55, PHP 5.0.5, dan database MySQL 5.0.15 • Untuk sistem security aplikasi ini hanya dapat diakses oleh pihak-pihak intern (sumber:http://www.tempointeraktif.com/hg/it/2006/07/12/brk,2006071280049,id.html) Menurut Shel Holtz and Neville Hobson(2007, p3), pod cast adalah suara atau video atau file yang direkam dan berisi berbagai macam dan disimpan dalam format computer atau media digital yang dikenali dan dijalan. Seluruh file disimpan di computer yang disebut server yang disimpan di internet dan diperuntukan untuk orang orang.
