BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Teori Umum Teori umum adalah teori dasar yang didapat dari berbagai sumber pustaka
yang terpercaya untuk digunakan sebagai landasan dalam penulisan laporan tugas akhir ini. Berikut ini adalah teori-teori umum yang digunakan: 2.1.1 Perencanaan Menurut Alam (2007:132), perencanaan merupakan suatu fungsi manajemen yang paling utama. Perencanaan adalah proses dasar manajemen untuk menentukan tujuan dan langkah-langkah yang harus dilakukan agar tujuan dapat tercapai. Dilihat dari jenjang manajemen, perencanaan dibagi menjadi tiga jenjang perencanaan sebagai berikut: 1. Perencanaan jenjang atas (top-level) Di jenjang ini, perencanaan lebih bersifat strategis, yaitu memberi petunjuk umum, merumuskan tujuan, mengambil keputusan, dan memberi petunjuk pola penyelesaian, dan bersifat menyeluruh. Perencanaan ini lebih menekankan pada tujuan jangka panjang dari perusahaan. Perencanaan ini menjadi tanggung jawab manajemen puncak. 2. Perencanaan jenjang menengah (middle-level) Perencanaan ini lebih bersifat administrative menyangkut cara-cara menempuh dan bagaimana tujuan dari perencanaan itu dapat dilaksanakan. Perencanaan jenjang menengah menjadi tanggung jawab manajemen menengah.
8
9
3. Perencanaan jenjang bawah (low-level) Perencanaan ini lebih memfokuskan untuk menghasilkan, sehingga perencanaan mengarah pada pelaksanaan atau operasional. Perencanaan jenjang bawah menjadi tanggung jawab manajemen pelaksana. Maka dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah suatu analisis secara menyeluruh dan sistematis dalam mengembangkan sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan. 2.1.2 Strategi Menurut David (2006:16), strategi merupakan suatu alat untuk mencapai tujuan jangka panjang. Strategi dapat berupa tindakan potensial yang membutuhkan keputusan manajemen tingkat atas dan sumber daya perusahaan dalam jumlah yang mencukupi. Strategi merupakan alat untuk mencapai tujuan. Strategi bertujuan agar perusahaan mampu memahami kondisi internal dan eksternal perusahaan secara objektif dan mampu mengatasi apabila terjadi perubahan-perubahan pada lingkungan (Rangkuti, 2011:3). Maka dapat disimpulkan bahwa strategi merupakan cara atau alat untuk mencapai tujuan, mengatasi segala kesulitan dengan memanfaatkan sumber daya dan kemampuan yang dimiliki. 2.1.3 Data Menurut Bernard (2005:340), data adalah deskripsi umum dari suatu benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang dicatat, diklasifikasikan, dan disimpan, tetapi tidak dikelola untuk menghasilkan arti yang spesifik, Menurut O’Brien (2005:38), data adalah fakta atau observasi mentah, yang biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis. Lebih rincinya, data adalah
10
ukuran objektif dari atribut (karakteristik) dari entitas (seperti manusia, tempat, barang, dan kejadian). Berdasarkan pengertian data diatas, dapat disimpulkan bahwa data merupakan suatu fakta atau hasil dari kejadian tertentu yang berupa fisik dan memiliki nilai dan arti tersendiri. 2.1.4 Sistem Sistem adalah sekumpulan komponen terpisah yang menjalankan suatu fungsi secara bersamaan untuk mencapai suatu hasil (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010:6). Sistem merupakan sekumpulan komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, dengan cara menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang baik (O'Brien, 2005:29). Maka dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan kumpulan beberapa komponen yang saling berhubungan dan bekerja bersamaan untuk mencapai tujuan yang sama. 2.1.5 Informasi Menurut Bernard (2005:340), informasi adalah sebuah data yang telah terorganisir di mana data tersebut memiliki arti dan nilai untuk penerima. Penerima menafsirkan arti, menarik kesimpulan dan implikasi. Informasi merupakan data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para penggunanya (O'Brien, 2005:20). Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan kumpulan data yang sudah diolah sehingga memiliki arti dan manfaat bagi yang memerlukan.
11
2.1.6 Teknologi Informasi Teknologi Informasi adalah sebuah jenis sumber daya yang mendukung penciptaan, analisis, berbagi, pengarsipan, dan atau penghapusan data dan informasi di seluruh perusahaan (Bernard, 2005:340). Menurut Williams dan Sawyer (2007:4), teknologi informasi adalah istilah umum yang menjelaskan teknologi apa pun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengkomunikasikan dan atau menyebarkan informasi. TI menyatukan komunikasi dan komunikasi berkecepatan tinggi untuk data, suara, dan video. Dari pengertian diatas, dapat di simpulkan bahwa teknologi informasi merupakan suatu konsep pengembangan sumber daya yang membantu manusia dalam membuat, mengubah , menyimpan, dan membagi informasi. 2.1.7 Sistem Informasi Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2010:6), sistem informasi adalah sekumpulan komponen terpisah yang berfungsi untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyediakan output berupa informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam bisnis. Menurut O’Brien (2005:5), sistem informasi adalah kombinasi atau kumpulan dari orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Aktivitas sistem informasi (O’Brien, 2005:10) meliputi: a. Input Input merupakan suatu bentuk dalam memasukkan data seperti pencatatan dan pengubahan. Para pengguna biasanya memasukkan data secara langsung ke dalam sistem komputer atau mencatat data mengenai transaksi melalui media fisik
12
seperti kertas. Selain itu, aktivitas ini dapat juga berupa pengubahan atau editing untuk memastikan bahwa mereka telah mencatat data dengan benar. b. Proses Data bergantung pada aktivitas pemrosesan yang dilakukan seperti perhitungan, perbandingan, pemilahan, dan pengklasifikasian data. Aktivitas ini mengelola, menganalisis, memanipulasi data, lalu mengubahnya ke dalam bentuk informasi bagi para pengguna. Kualitas data yang disimpan dalam sistem informasi harus dipelihara melalui proses perbaikan dan pembaharuan secara terus-menerus. c. Output Output merupakan bentuk informasi yang disediakan dan ditujukan untuk pengguna akhir. d. Penyimpanan Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi berupa tempat data dan informasi disimpan secara teratur agar dapat digunakan secara terus-menerus. e. Kontrol Kontrol atau pengendalian kinerja sistem merupakan aktivitas sistem informasi yang penting. Sistem informasi harus mampu menghasilkan umpan balik berupa input, proses, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk memastikan bahwa sistem memenuhi standar yang telah ditetapkan. Menurut Westfall (2012:64), sistem informasi merupakan bagian dari pekerjaan sistem dimana orang dan / atau mesin melakukan proses dan kegiatan untuk menghasilkan produk atau jasa untuk pelanggan eksternal maupun internal. Dari pengertian diatas, dapat di simpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu kegiatan menginput, memproses, menghasilkan, dan menyimpan data berupa informasi yang dibutuhkan.
13
2.2
Teori Khusus Teori khusus merupakan teori yang berkaitan dengan topik laporan tugas
akhir yang dibahas secara spesifik. Berikut ini adalah teori berdasarkan pustaka terpercaya yang mendukung penulisan laporan tugas akhir ini: 2.2.1 Enterprise Menurut Bernard (2005:31), enterprise adalah suatu area aktivitas dan tujuan dalam satu organisasi atau beberapa organisasi, di mana terdapat pertukaran informasi dan sumber daya lainnya. 2.2.2 Enterprise Architecture Enterprise Architecture merupakan gabungan dari kata enterprise yang berarti tampilan strategis dan high-level dari keseluruhan organisasi, sedangkan architecture merupakan suatu kerangka kerja yang terstruktur untuk analisis, perencanaan, dan pengembangan semua tipe sumber daya. Sehingga dapat disimpulkan bahwa Enterprise Architecture merupakan analisis dan dokumentasi mengenai keadaan perusahaan pada masa saat ini dan masa yang akan datang yang mencakup integrasi dari perspektif strategi, bisnis, dan teknologi (Bernard 2005:31). Persamaan dari cakupan EA adalah: EA = S + B + T Enterprise Architecure = Strategy + Business + Technology Konsep utama dari EA merupakan aktivitas strategi dan bisnis yang mendukung
perencanaan
manajemen
dan
pengambilan
keputusan
dengan
menyediakan tampilan perusahaan secara menyeluruh, terkoordinasi yang mencakup arahan strategis, praktik bisnis, alur informasi, dan sumber daya teknologi. Dengan membangun arsitektur saat ini dan masa mendatang secara terintegrasi, perusahaan dapat dengan mudah dan lebih baik dalam mengatur transisi
14
dari metode operasional saat ini dan masa mendatang. Transisi dapat berupa identifikasi dari tujuan, aktivitas, dan semua tipe investasi dan sumber daya (termasuk teknologi informasi) yang akan meningkatkan keadaan keuangan dan performa dari misi perusahaan. Dalam prakteknya, EA merupakan management program dan documentation method yang bersama-sama memberikan pandangan yang dapat ditindaklanjuti dan terkoordinasi dari arahan strategis suatu perusahaan, layanan bisnis, arus informasi, dan pemanfaatan sumber daya.
15
2.2.2.1 EA Management Program Menurut
Bernard
(2005:33),
sebagai
management
program,
EA
menyediakan: 1. Resource Alignment Berupa perencanaan sumber daya dan penentuan standar dalam perusahaan. Hal ini berfungsi untuk memastikan bahwa sumber daya yang digunakan oleh perusahaan telah mencukupi untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan. 2. Standardized Policy Berupa tata kelola manajemen yang terstandarisasi untuk memandu perusahaan dalam implementasi sumber daya yang optimal. 3. Decision Support Berupa
pengontrolan
keuangan
dan
manajemen
konfigurasi
untuk
memastikan bahwa peranan teknologi informasi dan sistem informasi perusahaan telah mendukung keputusan di setiap divisi dan di setiap level tingkatan perusahaan. 4. Resource Development Berupa pendekatan siklus untuk pembangunan / manajemen sumber daya IT dan sumber daya lain secara optimal.
16
2.2.2.2 EA Documentation Method Menurut Bernard (2005:37), sebagai metode dokumentasi, EA memiliki 6 elemen dasar yaitu:
Gambar 2.1 EA Documentation Method Current and Future Architecture 1. Framework Framework dokumentasi EA mengidentifikasi ruang lingkup dari arsitektur yang akan didokumentasi dan menggambarkan hubungan antar area arsitektur. Framework
menghasilkan
sebuah
kumpulan
gambaran
perusahaan
dan
mengidentifikasi cara pengumpulan dan pengelolaan informasi arsitektur. Untuk mengurangi resiko dan meningkatkan efisiensi, framework dibuat berdasarkan line of business. 2. EA Components Komponen EA merupakan tujuan, proses, standar, dan sumber daya yang dapat berubah dan memiliki cakupan perusahaan secara keseluruhan atau terdapat pada line of business yang spesifik.
17
3. Current Architecture Current architecture merupakan komponen EA yang saat ini telah tersedia di perusahaan di masing-masing level framework. Current view EA berfungsi sebagai dokumentasi inventory yang tersedia seperti sumber daya dan aktivitas yang didokumentasikan dengan konsisten agar memudahkan analis dalam melihat gap/ celah performa yang ada pada rencana masa mendatang dan kemampuan yang ada saat ini. 4. Future Architecture Future architecture merupakan komponen EA yang baru atau yang telah dimodifikasi yang diperlukan oleh perusahaan untuk mengurangi gap / celah yang ada dan mendukung inisiatif strategi, kebutuhan operasional, atau solusi teknologi yang baru. Implementasi dapat dilakukan dalam jangka pendek atau perubahan taktikal untuk 1-3 tahun mendatang, atau jangka panjang untuk 4-10 tahun mendatang. 5. EA Management Plan EA Management Plan mengartikulasikan EA program dan pendekatan dokumentasi. EA Management Plan juga menyediakan deskripsi mengenai gambaran arsitektur saat ini dan arsitektur masa mendatang, serta rencana yang bertahap untuk transisi ke lingkungan operasi bisnis dan teknologi yang ada di masa mendatang. 6. Planning Threads EA Documentation mencakup ancaman dari aktivitas umum yang bisa terdapat di semua level framework. Ancaman tersebut mencakup IT Security, IT Standards, dan IT Workforce.
18
2.2.3 Sasaran Strategis Sasaran strategis adalah keadaan atau kondisi yang akan diwujudkan di masa yang akan datang yang merupakan penjabaran dari tujuan perusahaan. Sasaran strategis untuk setiap perspektif atau bagian harus dapat dijelaskan hubungan sebab akibatnya (Rangkuti, 2011:7). 2.2.4 The EA3Cube Framework Framework untuk dokumentasi EA dapat digunakan untuk sektor public dan private. EA3Cube Framework memiliki bentuk seperti kubus, berfungsi dalam menampilkan berbagai level vertikal yang memiliki area dokumentasi EA yang berbeda, Line of Business, komponen EA dan membantu perusahaan dalam mengelola perencanaan sumber daya IT serta aktivitas pendokumentasian (Bernard, 2005:104).
Gambar 2.2 The EA3Cube Framework Berikut ini adalah penjelasan masing-masing bagian:
19
a. Hierarchical Level Terdapat lima level dari EA3 Cube Framework yang bersifat hierarkis dan terintegrasi sehingga sub arsitektur yang terpisah tidak perlu lagi merefleksikan tingkatan level atau area fungsional yang berbeda. Lima level tersebut adalah: 1. Goals and initiatives 2. Products and services 3. Data and information 4. Systems and applications 5. Networks and infrastructure b. Line of Business (LOB) dalam EA3 Cube Framework Line of Business (LOB) adalah area yang memiliki aktivitas yang berbeda dalam suatu perusahaan. Masing-masing LOB memiliki arsitektur lengkap yang terdiri dari keseluruhan lima hierarchical level dalam EA3 Framework. c. Crosscuting Component dalam EA3 Cube Framework Berfungsi untuk menyediakan kemampuan dalam layanan dan penyampaian produk, database, aplikasi, dan infrastruktur jaringan. Contoh dari crosscutting IT initiatives antara lain layanan email, layanan administratif, layanan telepon, fasilitas video teleconferencing, dan ruangan server komputer. d. Planning Threads dalam EA3 Cube Framework Dokumentasi EA mencakup ancaman dari aktivitas-aktivitas yang meliputi seluruh level framework. Ancaman tersebut mencakup IT Security, IT Standards, dan IT Workforce.
20
2.2.4.1 Component-Spesification Tools Menurut Shah,& EL’Kourdi (2007:37-38) kerangka Enterprise Architecture biasanya disusun menjadi 3 lapisan arsitektur yakni: •
Lapisan bisnis Menggambarkan entitas bisnis (Seperti sebagai proses bisnis dan informasi
bisnis yang relevan) dan bagaimana mereka berinteraksi satu sama lain untuk mencapai hasil yang objektif. •
Lapisan aplikasi Menentukan elemen data dan software aplikasi yang mendukung lapisan
bisnis. •
Lapisan infrastruktur teknologi Terdiri dari perangkat keras dan infrastruktur komunikasi yang mendukung
aplikasi tersebut. 2.2.4.2 Process of Planning Enterprise Architecture Tahapan utama dari proses enterprise architecture adalah: 1. Menyiapkan landasan yang diperlukan untuk melaksanakan enterprise architecture. 2. Tidak termasuk versi pertama dari architecture di negara yang ada. 3. Menganalisis persyaratan dan menyediakan versi pertama dari keadaan architecture yang diinginkan (Bahman, Javadein and Jafari 2010:178).
21
2.2.5 Goals and initiatives Berisi mengenai arahan strategis, tujuan, inisiatif, dan pengukuran performa dari perusahaan, serta menyediakan deksripsi secara jelas mengenai kontribusi IT terhadap dalam mencapai goals. Artefak-artefak EA yang terdapat dalam level ini antara lain: 2.2.5.1 Strategic Plan Perencanaan stategis memperlihatkan sebuah gambaran tingkat atas dari kumpulan pengaturan dalam perusahaan itu sendiri. Hal tersebut telah diungkapkan Bernard (2005:115). Arah ini lebih lanjut diartikulasikan dalam skenario jangka panjang, strategi, tujuan, dan inisiatif yang berfungsi sebagai dasar untuk jangka pendek perencanaan taktis yang diperbaharui setiap tahun. Sebuah rencana strategis adalah gabungan EA artifact yang harus memandu arah perusahaan selama periode 3-5 tahun di masa depan dengan menyediakan item berikut, masing-masing merupakan EA artifacts yang sangat sederhana yang terpisah. 1. Menetapkan misi dan visi yang menjelaskan dengan singkat tujuan dan araha dalam suatu Enterprise. 2. Mengembangkan pernyataan arah strategis yang sesuai dengan tujuan perusahaan,
menjamin
perusahaan
supaya
dapat
bertahan,
memungkinkan untuk fleksibilitas, dan mempromosikan keberhasilan kompetitif. 3. Meringkas hasil dari analisis SWOT yang merupakan dasar dari pernyataan
arah
strategis
dan
yang
mengidentifikasi
kelemahan, peluang dan ancaman perusahaan.
kekuatan,
22
4. Meringkas situasi dan asumsi rencana untuk beberapa Concept of Operation (CONOPS) yang mendukung arah strategis perusahaan. 5. Mengembangkan sebuah grafik CONOPS bahwa dalam menangkap gambar tunggal esensi dari dan partisipasi didalam skenario operasi saat ini. 6. Mengembangkan General Competitive Strategy atau strategi kompetitif umum untuk perusahaan dalam menyatukan skenario CONOPS saat ini dan masa depan. 7. Mengidentifikasi tujuan strategis yang akan menyelesaikan strategi pesaing dan menetapkan sponsor eksekutif yang bertanggung jawab mencapai masing-masing tujuan. 8. Mengidentifikasi inisiatif strategi dan sumber daya untuk inisiatif, yang merupakan program yang sedang berlangsung atau proyek pembangunan yang akan mencapai tujuan strategis 2.2.5.2 Concept of Operations Scenario CONOPS Scenario adalah dokumen naratif yang menjelaskan bagaimana scenario aktivitas operasi perusahaan yang berjalan sekarang dan yang akan beroperasi beberapa tahun kedepan secara rinci yang berupa kombinasi berbeda pada penggerak faktor eksternal dan internal diidentifikasikan dalam SWOT analysis (Bernard, 2005:118). 2.2.5.3 Concept of Operations Diagram CONOPS Diagram adalah penggambaran secara umum terkait bagaimana fungsi perusahaan berjalan, baik secara keseluruhan atau hanya bagian tertentu saja yang ingin diamati (Bernard, 2005:295).
23
2.2.6 Products and services Berisi mengenai layanan atau produk bisnis yang dihasilkan oleh perusahaan dan menjelaskan kontribusi teknologi untuk mendukung proses tersebut. Strategic planning membantu dalam mengarahkan dan memprioritaskan business services dan product delivery activities yang sesuai dengan arahan strategis perusahaan. Artefakartefak EA yang terdapat dalam level ini antara lain: 2.2.6.1 Business Plan Business Plan memberikan deskripsi umum mengenai fungsi bisnis yang utama dan strategi financial yang akan menyempurnakan tujuan strategi dan inisiatif (Bernard, 2005:297). Poin-poin yang ada di dalam business plan adalah: 1. Business Overview 2. Executive Team Profile 3. Relationship of Business Activities to Strategic Goals 4. Organizational Structure 5. Market Outlook and Competitive Strategy 6. Business Cycles 7. Capitalization Summary 8. Financial Strategy 9. Current Financial Status Summary 10. Business Partnerships and Alliances 2.2.6.2 Swim Lane Process Diagram Swim Lane Process Diagram adalah diagram mengenai aktivitas stakeholder yang menggambarkan stakeholder yang terlibat di dalam proses line of business, dan pengaturan waktu terjadinya interaksi. Diagram ini menggunakan format ‘swim lane’
24
dalam bentuk baris, kerangka waktu dalam bentuk kolom, dan menggunakan simbol dari flowchart (Bernard, 2005:299). 2.2.6.3 Activity/Product Matrix Activity/Product Matrix memetakan siklus hidup dari pendapatan-produksi produk untuk berbagai lini bisnis di seluruh perusahaan. Matrix ini berfokus pada siapa yang merupakan pemilik dari proses bisnis dan produk tersebut, serta bagaimana tingkatan rantai pasoknya. Matrix ini berfungsi untuk mendukung satu atau lebih fase dari siklus hidup produk. Matrix ini memungkinkan perusahaan untuk melihat di mana aktivitas dari produk bisnis berada baik vertikal maupun horizontal, sebagai cara untuk membantu dalam mengidentifikasi siapa pemilik proses tersebut (Bernard, 2005:301). 2.2.6.4 Use Case Narrative & Diagram Use case diagram adalah diagram yang menunjukkan peranan user dengan aktivitas yang ia lakukan, di mana user berinteraksi dengan sistem (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010:242). Dalam membuat Use case diagram, notasi-notasi yang harus diperhatikan yaitu: a. Actor adalah orang atau sistem lain yang secara langsung berinteraksi dengan sistem. b. Use Case merupakan aktivitas yang akan dilakukan oleh sistem, berupa respon dari permintaan user kepada sistem. Use case digambarkan dengan bentuk oval, di dalamnya terdapat nama proses yang dilakukan dengan menggunakan sistem.
25
c. Relationship merupakan garis yang menunjukkan aktor yang berpartisipasi dalam setiap use case. d. <
> atau <<extends>> relationships menjelaskan bahwa dalam satu use case dapat menggunakan use case subrutin atau menggunakan fungsionalitas suatu use case lainnya. Menurut Bernard (2005:302), use case narrative menggunakan format Unified Modeling Language (UML) untuk mengidentifikasi persyaratan bisnis, konteks, stakeholder (aktor), dan aturan bisnis untuk berinteraksi dengan sistem, layanan, dan aplikasi yang diidentifikasi sebagai solusi teknologi yang membutuhkan pengembangan. Berdasarkan Satzinger, Jackson, & Burd (2010:171), Use case description adalah deskripsi yang mendata proses secara detail dari tiap-tiap use case. Use case description ditulis dengan tiga level detail yang berbeda, yaitu brief description, intermediate description dan fully developed description. a. Brief description Sebuah brief description dapat digunakan untuk use case yang sangat sederhana terutama saat sistem yang dikembangkan juga merupakan aplikasi kecil yang mudah dipahami.
Gambar 2.3 Brief Description Use Case Description
26
b.
Intermediate-level use case description Intermediate-level use case description memperluas brief description yaitu
dengan memasukkan internal flow dari aktivitas-aktivitas yang terdapat di dalam use case. Jika terdapat multiple scenarios, maka setiap flow dari aktivitas akan digambarkan secara individual. Exception conditions bisa didokumentasikan jika diperlukan.
Gambar 2.4 Intermediate-level Use Case Description
c. The fully developed description The fully developed description adalah metode paling formal untuk mendokumentasi sebuah use case. Pada tingkat ini, semua komponen didefinisikan, dan menggambarkan aliran aktivitas internal use case. Dengan metode ini, user akan benar-benar memahami proses bisnis dan bagaimana cara sistem untuk dapat mendukung proses tersebut.
27
Gambar 2.5 The Fully Developed Description Use Case Description 2.2.7 Data and information Bertujuan untuk mengoptimalkan penggunaan dan pertukaran data dan informasi dengan cara mendokumentasikan bagaimana informasi digunakan oleh perusahaan dan bagaimana alur informasi di waktu mendatang. Strategi IT dapat berupa knowledge management, data mining, information warehouse, data marts, dan web portals. Selain itu design dan fungsi database perusahaan juga didokumentasikan berupa standard dan format data, kamus data, dan repositori untuk objek informasi yang dapat digunakan kembali. Artefak-artefak EA yang terdapat dalam level ini antara lain:
28
2.2.7.1 Logical Data Model Model data sematik dapat dibuat menggunakan metode dan simbol tradisional terstruktur (Entity Relationship Diagram), atau dengan metode object-oriented dan simbologi dari Unified Modeling Language berupa class diagram dan/atau object diagram (Bernard, 2005:308). Berdasarkan Satzinger, Jackson, & Burd (2010:187), domain model class diagram adalah sebuah UML class diagram yang menunjukkan sesuatu yang penting dalam pekerjaan user (problem domain classes, asosiasi classes dan atributnya). Class hanya terdiri dari 2 bagian, yaitu nama kelas dan atribut kelas, belum terdapat method kelas. 2.2.7.2 Object State-Transition Diagram Object State- Transition diagram menggunakan notasi Unified Modeling Language untuk menunjukan bagaimana siklus hidup dari objek data yang spesifik. Diagram ini menunjukan perubahan atribut, link, dan behavior dari objek yang berasal dari event sebuah sistem internal atau eksternal, yang menjadi pemicu perubahan state (Bernard, 2005:306). Berdasarkan Satzinger, Jackson, & Burd (2010:260), State machine diagram adalah sebuah diagram yang menunjukkan alur hidup dari sebuah objek dalam bagian-bagian dan transisi-transisi untuk memodelkan perilaku objek di dalam suatu sistem. Notasi-notasi dalam state machine diagram antara lain: a. Pseudostate: awal dari sebuah statechart (berbentuk dot berwarna hitam). b. State: sebuah kondisi ketika sebuah obyek melakukan aksi/menunggu sebuah event. c. Transition: pergerakan obyek dari 1 state ke state lain.
29
d. Destination State: state tujuan di mana objek bergerak setelah penyelesaian transition. e. Origin State: state sumber dari arah transition yang terjadi. f. Message Event: penyebab sebuah transition, yang menyebabkan sebuah objek bergerak. g. Guard-Condition: sebuah pengecekan terhadap benar/salahnya suatu state dari transition. 2.2.7.3 Activity/Entity (CRUD) Matrix Menurut Bernard (2005:310), activity/entity matrix dikembangkan dengan memetakan entitas data yang dipengaruhi oleh line of business yang terkait. Sering disebut "CRUD" Matrix karena matrix ini mengidentifikasi tipe dasar transformasi yang terdapat pada data (create, read, update, delete) melalui proses bisnis. 2.2.7.4 Data Dictionary Data dictionary menyediakan daftar data entitas yang dikumpulkan dan dikelola oleh perusahaan, termasuk standar untuk field atribut, key, dan relationship (Bernard, 2005:311) 2.2.8 Systems and applications Berfungsi dalam mengatur dan mendokumentasikan kumpulan sistem informasi dan aplikasi yang perusahaan gunakan dengan menggunakan kemampuan IT perusahaan. Artefak-artefak EA yang terdapat dalam level ini antara lain: 2.2.8.1 System Communication Description System Communication Description menyediakan penjelasan bagaimana data dikomunikasikan antar sistem yang ada di perusahaan, dan termasuk spesifikasi dari links, paths, networks, dan media (Bernard, 2005:313).
30
2.2.8.2 System Data Flow Diagram System Data Flow Diagram lebih dikenal dengan sebutan “Data Flow Diagram” dan berfungsi untuk menunjukkan proses dalam sistem perubahan data dan bagaimana perubahan tersebut terjadi (Bernard, 2005:315). 2.2.9 Networks and infrastructure Merupakan tulang belakang dari arsitektur perusahaan. Bagian ini berfungsi untuk mengatur dan mendokumentasikan gambaran saat ini dan masa mendatang berupa voice, data, dan video network yang perusahaan gunakan untuk host sistem, aplikasi, website, dan database. Pada level ini juga mendokumentasikan infrastruktur dari perusahaan seperti building, server rooms, LAN, WANs, SANs, Intranets, Extranets, dan Wireless Networks. Salah satu artefak EA yang terdapat dalam level ini adalah Network Connectivity Diagram. Network Connectivity Diagram adalah diagram yang menunjukkan koneksi fisik antara jaringan suara, data, dan video termasuk Wide Area Networks (WAN) dan Local Area Network (LAN) atau yang sering disebut sebagai “Extranets” dan “Intranets” (Bernard, 2005:321). 2.2.10 Security Security sangat efektif ketika menjadi bagian intergral EA management program dan documentation methodology. IT Security program memiliki beberapa area yang terdiri dari informasi, personel, operasi, dan fasilitas. Agar efektif, IT security harus bekerja di seluruh level EA framework dan EA components (Bernard, 2005:109). Salah satu artefak EA yang terdapat dalam level ini adalah security plan.
31
Menurut Bernard (2005:328), security plan menyediakan gambaran umum dan deskripsi rinci mengenai program keamanan yang berpengaruh pada perusahaan. Hal ini mencakup elemen dan prosedur keamanan fisik, data, personel, dan operasional. 2.2.11 Standards Sebuah fungsi yang paling penting dalam EA adalah standar berbasis teknologi di seluruh level EA framework. EA seharusnya sesuai dengan standar industri internasional dan nasional agar dapat mendukung penggunaan solusi komersial non-proprietary di dalam EA components (Bernard, 2005:109). Salah satu artefak EA yang terdapat dalam level ini adalah Technology Forecast. Technology Forecast mendukung dan berhubungan dengan Technology Standards Profile. Technology forecast mendokumentasikan perubahan yang diharapkan sesuai standard artefact, di mana perubahan masa mendatang terjadi atau akan terjadi (Bernard, 2005:334). 2.2.12 Workforce Sebuah sumber daya yang baik dari perusahaan adalah staff (people). Oleh karena itu, sangatlah penting untuk memastikan bahwa penyusunan, keterampilan, dan persyaratan training telah teridentifikasi di tiap level EA framework, dan solusi tepat telah tergambarkan untuk arsitektur masa mendatang. 2.2.12.1 Workforce Plan Workforce Plan menyediakan deskripsi secara umum mengenai bagaimana modal manusia dikelola di dalam perusahaan. Workforce Plan mencakup strategi dalam perekrutan, retention, dan professional development bagi level eksekutif, manajemen, dan staf di perusahaan (Bernard, 2005:335). Artefak-artefak EA yang terdapat dalam level ini antara lain:
32
2.2.12.2 Organization Chart Organization Chart menunjukkan bagaimana posisi dan personel dikelola ke dalam diagram hierarkis atu format matrix. Organization Chart membantu dalam menggambarkan otoritas, hubungan kerja, serta kepemilikan sumber daya, produk, dan proses (Bernard, 2005:336). 2.2.12.3 Knowledge and Skills Profile Knowledge and Skills Profile menyediakan inventori rinci mengenai apa yang harus diketahui dan dilakukan oleh karyawan terkait dengan posisi mereka di dalam perusahaan. Contohnya daftar “Knowledge, Skills, Abilities” untuk Enterprise Architecture (Bernard, 2005:337). 2.2.13 EA Management Plan 2.2.13.1 EA Program Management a. Governance and Principles Menurut
Bernard
(2005:177),
governance
and
principles
menggambarkan kebijakan dan pengambilan keputusan yang akan terjadi di dalam program enterprise architecture. b. Support for Strategy and Business Support for strategy and business digunakan untuk mendukung dan meningkatkan
strategi
perusahaan
dan
perencanaan
bisnis
serta
mengindentifikasi kesenjangan kinerja yang dapat dibantu dengan komponen EA. c. EA Roles and Responsibility EA Roles and Responsibility menggambarkan peran dari stakeholder dalam EA program yang akan menggunakan dan bertanggung jawab sesuai dengan peran mereka masing-masing.
33
d. EA Program Budget EA Program Budget menggambarkan biaya untuk EA program per tahunnya dan total keseluruhan siklusnya, jadi total kepemilikan biaya terindentifikasi. e. EA Program Performance Measures EA Program Performance Measures menggambarkan bagaimana efektifitas dan efisiensi program EA yang akan diukur. Ada dua pengukuran yaitu outcome dan output. Pengukuran outcome mengidentifikasi beberapa kemajuan yang terjadi pada new end-estate. Pengukuran output, menyediakan data dan hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan. 2.2.13.2 EA Future Architecture Summary a. Future Operating Scenarios Menurut Bernard (2005:186), future operating scenarios ditampilkan bersama dengan deskripsi narasi tujuan scenario dan lingkungan operasi yang menanggapi scenario. b. Planning Assumtions Planning assumtions merupakan asumsi perencanaan dari scenario yang dibahas lebih lanjut dalam hal yang dimaksud dalam prioritas perusahaan
karena
menerapkan
EA
untuk
kedepannya.
Asumsi
mengidentifikasi kemampuan yang baru dan sumber daya yang akan diperlukan perusahaan jika sukses dimasing-masing scenario. c. Updating Currents & Future Views Updating currents & future views merupakan dokumentasi perubahan perencanaan dalam proses dan sumber daya apa yang akan menciptakan pandangan EA dimasa depan pada setiap framework.
34
d. Sequencing Plan Sequencing plan merupakan bagian dari dokumen perencanaan EA (EA management plan document) yang menggambarkan tugas, milestone, dan jangka waktu untuk mengimplementasikan komponen dan artefak EA yang baru. e. Configuration Management Configuration management merupakan bagian dari perencanaan manajemen EA (EA management plan) yang berfungsi untuk mendukung sub proses dimana perubahan EA dikelola dan standar diterapkan. 2.2.13.3 EA Glossary and References Bernard (2005: 180) pada bagian ini menerangkan di mana daftar nama singkatan dan referensi buku serta artikel yang digunakan untuk memudahkan pembaca dalam mengerti EA Management Plan. 2.2.14 Hubungan Strategi, Bisnis, dan Teknologi Menurut Bernard (2005:72), Enterprise Architecture untuk mendukung kegiatan holistik perusahaan, itu harus berhubungan dengan strategi, bisnis, dan teknologi. Enterprise Architecture paling efektif jika secara bersamaan mendukung perencanaan dan pengambilan keputusan eksekutif di perusahaan dan perencanaan dalam pengambilan keputusan manajemen disetiap line of bussines. Dengan cara ini Enterprise Architecture membantu untuk memastikan bahwa strategi untuk menggerakan bisnis dan perencanaan teknologi. Dari perspektif bisnis, Enterprise Architecture menyediakan konteks dan tujuan dari aktivitas bisnis dengan memastikan teknologi dilaksanakan hanya setelah kebutuhan bisnis teridentifikasi.
35
Dilihat dari perspektif teknologi, Enterprise Architecture menyediakan strategi dan konteks bisnis dari perencanaan sumber daya. 2.2.15 Enterprise Architecture Artifact Menurut Bernard (2005:112), enterprise architecture artifact adalah tipe dari dokumentasi yang menggambarkan komponen-komponen, termasuk laporan, diagram, grafik, lembar kerja, file video, dan jenis-jenis informasi yang dicatat. 2.2.16 SWOT Analysis SWOT Analysis merupakan satu aktivitas terawal yang dilakukan perusahaan dalam membuat strategic plan, yaitu dengan menganalisa faktor internal dan eksternal yang mencakup ‘Strength, Weakness, Opportunity, dan Threat’ untuk menentukan area
yang akan difokuskan perusahaan untuk meningkatkan
kelangsungan dan kesuksesan perusahaan (Bernard, 2005:118). 2.2.16.1 Penentuan Faktor Strategi Internal (IFAS) Menurut Rangkuti (2011:24), setelah faktor-faktor strategi internal suatu perusahaan diindentifikasi, suatu table IFAS (Internal Strategic Factor Analysis Summary) disusun untuk merumuskan faktor-faktor strategi internal tersebut dalam kerangka Strength and Weakness perusahaan. Tahapnya adalah: a. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kelemahan serta kekuatan pada kolom 1 (satu). b. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1,0 (paling penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis perusahaan. c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor),
36
berdasarkan faktor pengaruh tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Variabel yang bersifat positif diberi nilai mutlak dari +1 sampai +4 dengan membandingkan rata-rata industry dengan pesaing utama. Sedangkan variabel negatif, kebalikannya. 2.2.16.2 Penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS) Menurut Rangkuti (2011:22), sebelum membuat matrix faktor strategi eksternal, terlebih dahulu harus mengetahui faktor strategis eksternal. Berikut ini adalah cara-cara penentuan faktor strategi eksternal (EFAS) : a. Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman) b. Beri bobot masing-masing pada kolom 2 mulai dari 1,0 (paling penting) sampai 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut kemungkinan dapat memberikan dampak terhadap faktor strategis. c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan faktor pengaruh tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Pemberian nilai untuk faktor peluang bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi nilai +4 dan kecil +1) Sedangkan peluang negatif, kebalikannya. d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor). e. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar mengapa faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor dihitung.
37
f. Jumlahkan skor pembobotan untuk memperoleh total skor bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukan perusahaan bereaksi terhadap faktor strategis eksternalnya. 2.2.16.3 SWOT Diagram Setelah didapat hasil tabel bobot skor cari masing-masing IFAS dan EFAS, langkah selanjutnya adalah memasukan angka total bobot skor tersebut ke dalam diagram analisis SWOT berikut ini:
Berbagai Peluang
III. Mendukung strategi turn around
I. Mendukung Strategi Agresif
Kelemahan Internal
Kekuatan Internal
IV. Mendukung Strategi Defensif Berbagai Ancaman
II. Mendukung Strategi Diversifikasi
Gambar 2.6 SWOT Diagram Keterangan: Kuadran I Merupakan situasi yang sangat menguntungkan perusahaan. Perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan agresif (Growth Oriented Strategy).
38
Kuadran II Meskipun menghadapu berbagai ancaman, perusahaan ini masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus diterapkan adalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk atau pasar). Kuadran III Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar, tetapi di lain pihak perusahaan menghadapi kendala atau kelemahan internal. Fokus strategi perusahaan ini adalah meminimalkan masalah masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang yang lebih baik. Kuadran IV Merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan perusahaan. Perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal. 2.2.16.4 SWOT Matrix Menurut Rangkuti (2011:31), Matrix SWOT adalah alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan. Matrix ini menggambarkan bagaimana peluang dan ancaman eksternal (EFAS) yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan (IFAS) yang dimilikinya. Matrix ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategi. Cara membuat matrix SWOT adalah dengan menggunakan faktor-faktor strategis eksternal maupun internal sebagaimana telah dijelaskan dalam table IFAS dan EFAS, yaitu dengan mentransfer peluang dan ancaman dari table EFAS serta mentransfer kekuatan dan kelemahan dari table IFAS ke dalam sel yang sesuai
39
dengan matrix SWOT. Kemudian dengan membandingkan faktor-faktor strategis tersebut lalu dibuatkan empat sel kemungkinan alternatif strategi (SO, ST, WO, WT). Strategi SO: Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesarbesarnya. Strategi WO: Strategi ini ditetapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. Strategi ST: Strategi yang digunakan perusahaan untuk mengatasi ancaman. Strategi WT: Strategi ini berdasarkan pada kegiatan defensif dan berusaha meminimalkan ancaman yang ada serta menghindari ancaman.
40
2.3
Kerangka Pikir Analisis proses bisnis perusahaan
Analisis masalah strategis perusahaan
Current Architecture 1. Strategic Goals & Initiatives
Analisis menggunakan metode Enterprise Architecture
2. Business Products & Service 3. Data and Information
Identifikasi masalah
4. System and Application 5. Network and Infrastructure 6. Security
Future Architecture 1. Updated Strategic goals & initiatives
7. Standard
2. Improved Business Products & service
8. Workforce
3. Enchanced Data and information Flows
EA Management Plan 1. EA Program Management
4. Integrated System and Application
2. EA Current Architecture Summary
5. Optimixed Network and Infrastructure
3. EA Future Architecture Summary
6. Improved Security 4. EA Glossary and References 7. Improved Standard 8. Improved Workforce
EA Repository 1. Dokumentasi Program 2. Perencanaan Budget 3. Arsitektur Perencanaan dan Peninjauan Keamanan (eksternal) 4. Arsitektur Perencanaan dan Peninjauan Keamanan (internal) 5. Standar Operasi
Gambar 2.7 Kerangka Pikir
41
Berikut adalah alur dari kerangka pikir laporan tugas akhir ini: 1. Analisis proses bisnis perusahaan dilakukan dengan cara melakukan observasi ke PT. Robicomp Komputindo Utama dan melakukan wawancara dengan petinggi perusahaan yaitu director, operating director, dan retail manager. 2. Analisis masalah strategis perusahaan didapat dari hasil wawancara dengan petinggi perusahaan, dengan bercerita mengenai kondisi perusahaan saat ini dan apa yang menghambat kesuksesan perusahaan. 3. Analisis menggunakan metode Enterprise Architecture berdasarkan buku karangan Scott A. Bernard yang berjudul “An Introduction to Enterprise Architecture”, edisi kedua, tahun 2005 4. Mendokumentasikan current architecture atau arsitektur perusahaan yang telah ada saat ini berupa artefak-artefak yang dikategorikan ke dalam: Strategic Goals & Initiatives, Business Products & Service, Data and Information, System and Application, Network and Infrastructure, Security, Standard, dan Workforce 5. Setelah mendokumentasikan current architecture atau arsitektur perusahaan yang telah ada saat ini, dilakukanlah analisis permasalahan-permasalahan operasional yang dapat memicu masalah strategis. 6. Berdasarkan hasil analisis permasalahan, dilakukan identifikasi rekomendasi perbaikan arsitektur perusahaan berupa future architecture berupa artefakartefak yang dikategorikan ke dalam: •
Updated Strategic goals & initiatives
•
Improved Business Products & service
42
•
Enchanced Data and information Flows
•
Integrated System and Application
•
Optimixed Network and Infrastructure
•
Improved Security
•
Improved Standard
•
Improved Workforce
7. Proses berikutnya adalah membuat EA Management plan yang merupakan ringkasan deskripsi mengenai gambaran arsitektur saat ini dan arsitektur masa mendatang, serta rencana bertahap untuk transisi ke lingkungan operasi bisnis dan teknologi di masa mendatang yang terdiri dari: •
Updated Strategic goals & initiatives
•
Improved Business Products & service
•
Enchanced Data and information Flows
•
Integrated System and Application
•
Optimixed Network and Infrastructure
•
Improved Security
•
Improved Standard
•
Improved Workforce
8. Terakhir membuat EA Repository yang berisikan: •
Dokumentasi Program
•
Perencanaan Budget
•
Arsitektur Perencanaan dan Peninjauan Keamanan (eksternal)
•
Arsitektur Perencanaan dan Peninjauan Keamanan (internal)
•
Standar Operasi
