Ikt.sz.: 47103/2012. Ikt.k.: 2012.10.11. SZÁMVITELI POLITIKA 4. SZÁMÚ MELLÉKLET
BUDAPEST FŐVÁROS XIII. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT GAZDASÁGI ELLÁTÓ SZERVEZET 1139. Budapest, XIII., Hajdú utca 29.
ANALTIKUS NYILVÁNTARTÁSOK ÉS A FŐKÖNYVI KÖNYVELÉS KAPCSOLATA
Készítette: Borgulya Mónika
TARTALOMJEGYZÉK 1. IMMATERIÁLIS JAVAK
3
2. INGATLANOK
3
3. GÉPEK, BERENDEZÉSEK
3
4. BERUHÁZÁSOK
4
5. KÉSZLETEK
4
6. KÖVETELÉSEK
5
7. ELŐIRÁNYZATOK NYILVÁNTARTÁSA
6
8. EGYÉB PÉNZÜGYI NYILVÁNTARTÁSOK
6
8.1. PÁLYÁZATON ELNYERT ÖSSZEGEKRŐL ÉS FELHASZNÁLÁSUKRÓL, VALAMINT A KÖTÖTT FELHASZNÁLÁSÚ, NORMATÍV ELŐIRÁNYZATOKRÓL, ÉS AZOK FELHASZNÁLÁSI ADATAIRÓL 8.1.1.PEDAGÓGUS TOVÁBBKÉPZÉS ANALITIKUS NYILVÁNTARTÁSÁNAK VEZETÉSE 8.2. GONDOZÁSI KÖZPONTOK TISZTELETDÍJ KIFIZETÉSEIRŐL 8.3. ÁTALÁNYDÍJAS ÉS BÉRLETI SZERZŐDÉSEKRŐL 9. EGYÉB AKTÍV PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁSOK 10. SAJÁT TŐKE 11. PÉNZMARADVÁNY 12. SZÁLLÍTÓI KÖTELEZETTSÉGEK 13. EGYÉB PASSZÍV PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁSOKRÓL 14. KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS NYILVÁNTARTÁSA
7 7 8 8 9 9 9 9 10 10
2
Az analitika - részletező nyilvántartást jelent. A kormányrendelet csak azoknak az eszközöknek és forrásoknak a körét határozza meg, amelyekhez kötelező az analitika vezetése, azonban az analitikák formáját és tartalmát a költségvetési szerv saját hatókörében állapítja meg.
A GESZ a következő analitikus nyilvántartásokat vezeti: 1. Immateriális javak - egyedileg kell a vonatkozó alapdokumentumokkal nyilvántartani Az országos szabványok közül a vagyoni értékű jogokra és szellemi termékekre is lehet alkalmazni a Gépek, berendezések, felszerelések és járművek egyedi nyilvántartó lapjait.
2. Ingatlanok - egyedi nyilvántartás Épületek és egyéb építmények egyedi nyilvántartó lap. Legfontosabb adatai: = megnevezése, azonosító adatok (helyrajzi szám) = építkezés ideje, kivitelező cég megnevezése, = műszaki alapadatok (alapozás, födém, fűtés, világítás, beépített terület, stb.) = értékcsökkenés elszámolására vonatkozó adatok, = a bruttó értékben, az értékcsökkenésben a nettó értékben bekövetkezett változások, tartozékok felsorolása, stb. Ezt a nyilvántartást az Számviteli osztály vezeti. Az analitikus nyilvántartás változásait havonta egyeztetni, az eltéréseket rendezni kell a főkönyvi könyveléssel. Év végén a teljes nyilvántartást kell egyeztetni, mind bruttó érték, mind értékcsökkenés vonatkozásában. A negyedéves értékcsökkenés elszámolását a Számviteli osztály végzi el, számítógépes feldolgozással, az egyedi nyilvántartások alapján, és feladást készít a negyedévet követő hónap 10ig a főkönyvi könyvelésnek. A IV. negyedév feladása január 20-ig készíthető el, mivel éves állományt kell egyeztetni. Az egyeztetésért és a feladásokért a Számviteli osztályvezető a felelős. Egyeztetni a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi osztályával kell minden negyedév végén.
3. Gépek, berendezések - Gépek, berendezések, felszerelések és járművek egyedi nyilvántartó lap 3
Legfontosabb adatai: = megnevezés, azonosító adatok, (vámtarifaszám, gyártási szám, alvázszám, motorszám, rendszám, stb.), = beruházás adatai (gyártó, szállító cég megnevezése, beruházás ideje), = az értékcsökkenés elszámolására vonatkozó adatok, = a bruttó érték állománya, értékcsökkenés, nettó érték állománya és a bekövetkező változások, stb. Ezt a nyilvántartást a Számviteli osztály vezeti. Az analitikus nyilvántartás változásait havonta egyeztetni, az eltéréseket rendezni kell a főkönyvi könyveléssel. Év végén a teljes nyilvántartást kell egyeztetni, mind bruttó érték, mind értékcsökkenés vonatkozásában. Az értékcsökkenés elszámolása hasonlóan történik, mint az ingatlanoknál. Az egyeztetésért és feladásért a Számviteli osztályvezető felelős.
4. Beruházások Beruházások - Ezen belül külön analitikát kell vezetni a folyamatban lévő beruházásokról és a kis értékű éven belül amortizálandó raktári új tárgyi eszközökről. A folyamatban lévő beruházásokról olyan analitikus nyilvántartás készül, melyből naprakészen megállapítható, mind a műszaki készültség, mind a pénzügyi teljesítés foka. A folyamatban lévő beruházásokról az analitikát a Számviteli osztály vezeti. Év végén egyeztetni kell az analitika és a főkönyv szerinti pénzügyi teljesítést. Az egyeztetésért a Számviteli osztályvezető felelős. Kis értékű tárgyi eszközökről a készletekkel azonosan vezetett analitikus nyilvántartás készül. Az analitikát a Számviteli osztály vezeti mennyiségben. -
A beruházásokra adott előlegekről a pénzügyi osztály vezet nyilvántartást.
Az előlegek analitikus nyilvántartását negyedévente kell a főkönyvi könyveléssel egyeztetni. Az egyeztetésért a Pénzügyi osztályvezető, illetve a Számviteli osztályvezető a felelős.
5. Készletek A készletekkel kapcsolatban kétféle analitikus nyilvántartás vezetése a kötelező. A raktári készletekről - mennyiségben és - értékben vezetett analitika.
4
Az egyéb készletekről felhasználásig - mennyiségben vezetett analitika. A raktári nyilvántartás: központi raktár bölcsődei és vácegresi élelmiszerek – egyedi nyilvántartásáról az intézményvezetők gondoskodnak saját hatáskörben. Az élelmezési állományról az intézmények a negyedévet követő hó 8-ig küldenek feladást a Számviteli osztály felé. Az analitikus nyilvántartást a Számviteli osztály ECOSTAT program alapján számítógépes feldolgozással vezeti. Az analitikus nyilvántartás a következő adatokat tartalmazza. = azonosító adat (cikkszám, kódszám) = méret, minőség, = készleten lévő mennyiség és értéke, = készletváltozások mennyiségben és értékben, = leltározás és egyeztetés dokumentálása a nyilvántartásban. A készletek analitikus nyilvántartásával kapcsolatos feladások = önállóan működő intézmények részére történő készletkiadásokról feladás folyamatosan készül a főkönyvi könyvelés részére a szakfeladatok szerinti átterheléshez /határidő: tárgyhót követő 8-a/, = év végi leltári állományról feladás a főkönyvi könyvelés részére. A feladásokért a Számviteli osztályvezető a felelős.
Az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés adatait egyeztetni kell. Az egyeztetéséért a Számviteli osztályvezető a felelős. Mennyiségi nyilvántartást a következő készletekről kell vezetni: = Használatba adott kis értékű tárgyi eszközök, = Szerszámok, = Munkaruhák, védőruhák, = Konyhai eszközök. Ezekért a nyilvántartások folyamatos vezetéséért az intézményvezető a felelős.
6. Követelések A követelések analitikus nyilvántartásai három fő részre tagolhatók: = Adósok - élelmezési tevékenységgel kapcsolatban: ezt a nyilvántartást az élelmezési ügyintéző vezeti intézményenként, havonta. 5
= Vevők - a GESZ által kiállított számlák nyilvántartása a pénzügyi ügyintéző feladata. = Munkavállalókkal kapcsolatos tartozások - a Bér- és Munkaügyi, Pénzügyi , valamint Számviteli osztályok feladata. A vevők analitikus nyilvántartásának a következő adatokat kell tartalmaznia: = vevő megnevezése, címe, azonosítói, = követelés jogcíme, = követelés előírásának időpontja, = számla száma, = a fizetési határidő, = a követelés összege, külön az áfa összege, = a fizetés módja, = a követelés kiegyenlítésének ideje, összege. A követelésekkel kapcsolatban a főkönyvi könyveléssel a beérkezett bevételek vonatkozásában keletkezik egyeztetési feladat. Ez a feladat a Pénzügyi osztályvezető felelősségi körébe tartozik. A követelések negyedévi állományáról készített leltárt a főkönyvi könyvelés részére át kell adni, negyedévet követő hónap 08-ig. Felelős: Pénzügyi osztályvezető
7. Előirányzatok nyilvántartása Ez a nyilvántartás intézményenként tartalmazza = eredeti előirányzatok = módosítások - kiemelt előirányzatonként - hatáskörönként adatait. Egyeztetési feladatok:
- főkönyvi könyveléssel, - intézményekkel, - Polgármesteri Hivatallal a költségvetési támogatás és a irányító szervi hatáskörben Végrehajtott előirányzat - módosítások esetében.
Az előirányzat nyilvántartásokat a GESZ-nek és az intézményeknek is kell saját hatáskörben vezetni a folyamatos, egyszerűbb egyeztetések miatt. Az egyeztetésért a Számviteli osztályvezető és az intézményvezetők együttesen felelős.
8. Egyéb pénzügyi nyilvántartások A pénzügyi osztály külön analitikus nyilvántartást vezet = pályázatokon elnyert összegekről és azok felhasználási adatairól,
6
= a kötött felhasználású, normatív előirányzatokról, és azok felhasználási adatairól, = munkaruha előlegekről és elszámolásukról, = Gondozási Központok tiszteletdíj kifizetéseiről, = átalánydíjas és bérleti szerződésekről.
8.1. Pályázaton elnyert összegekről és felhasználásukról, valamint a kötött felhasználású, normatív előirányzatokról, és azok felhasználási adatairól Analitika tartalma: pályázatot kiíró neve, pályázott összeg, pályázat elszámolásáért felelős dolgozó neve, elnyert összeg, elszámolási határidő, elszámolás időpontja, elszámolt összeg, következő évre áthúzódó kötelezettség.
Előleg - utalvány sorszám - jogcím - dátum - intézmény kódja - intézmény neve - szakfeladat - főkönyvi szám - előleg forintban - elszámolási határidő
Elszámolás - utalvány sorszám - jogcím - dátum - intézmény kódja - intézmény neve - szakfeladat - főkönyvi szám - nettó érték forintban - ált.forg.adó kulcs % -ált. forg. adó forintban - bruttó érték forintban - bizonylatszám - szállító neve
Az analitikus nyilvántartás vezetéséért felelős az intézmény vezetője és a GESZ Pénzügyi osztálya. Az analitikus nyilvántartást a Pénzügyi osztály negyedévente egyezteti az intézménnyel. 8.1.1.Pedagógus továbbképzés analitikus nyilvántartásának vezetése Az analitika vezetéséért felelős az intézményvezetője és a Pénzügyi Osztály. Az analitika tartalmazza: a pedagógus továbbképzésre biztosított keretet, a pedagógus nevét, normatíva terhére elszámolt összegeket jogcímenként. Az analitikus nyilvántartást a Pénzügyi osztály negyedévente egyezteti az intézménnyel. 7
8.2. Gondozási Központok tiszteletdíj kifizetéseiről Előleg Adattartalom, mint a pályázatoknál.
Elszámolás - utalvány sorszám - jogcím - dátum - intézményi kód - intézmény neve - szakfeladat - főkönyvi szám - bizonylatszám - kifizetés forintban
8.3. Átalánydíjas és bérleti szerződésekről Bevételeknél partner név partner kód azonosító – titkársági iktató szám szerződés dátuma szerződés lejárat dátuma jelölés lejárt v. nem tárgy gyakoriság fizetési mód következő dátum összeg forintban önállóan működő intézmény kódja jelölés eseti v. nem számla sorszám partner cím Kiadásnál szerződés száma partner név partner kód kezdési dátum lejárat dátum jelzés lejárt v. nem önállóan működő intézmény kódja szerződés tárgya gyakoriság fizetési mód összeg forintban jelzés eseti v. nem Egyeztetés a Számviteli osztály és a Pénzügyi osztály feladata. 8
9. Egyéb aktív pénzügyi elszámolások Az aktív pénzügyi elszámolások nyilvántartásainak adatait havonta egyeztetni kell a pénzforgalmi teljesítéshez. Az egyeztetéséért együttesen felelős a Számviteli osztály és a Pénzügyi osztály. A Pénzügyi osztály kötelessége, hogy az állományt havonta kimutassa. A készpénzes előlegekkel kapcsolatos nyilvántartást a pénztáros vezeti A bankszámlákról utalt előlegekről elkülönített nyilvántartást vezet a Pénzügyi osztály. Ez képezi az analitikus nyilvántartást. A havi egyeztetést a nyilvántartás adatai alapján kell végezni. A munkavállalókkal kapcsolatos munkabérelőlegekről a Pénzügyi osztály és a Számviteli osztály nyilvántartást vezet. A Pénzügyi osztály a munkabér előlegek felvételéről, a Számviteli osztály a munkabér előlegek visszafizetéséről, illetve a felvétel összegéről vezet folyamatos nyilvántartást. Az egyeztetések lefolytatásáért a Pénzügyi és Számviteli osztályvezetők a felelősök. Az intézményeknek is vezetniük kell a munkabérelőlegekről szóló nyilvántartást, amelyet minden negyedévet követő hó 15-ig egyeztetniük kell a GESZ Számviteli osztályával.
10. Saját tőke A saját tőkével kapcsolatos, év közben bekövetkezett növekedéseket és csökkenéseket év végén a mérlegben jogcímenként el kell készíteni. A Számviteli osztály feladata a bekövetkezett változások jogcím szerinti évközi nyilvántartása.
11. Pénzmaradvány Az éves pénzmaradványról intézményenként a mérleghez részletes kimutatást kell a számviteli osztálynak készíteni. Évközben szintén intézményenként nyilvántartást kell vezetni a pénzmaradvány felhasználásokról. A pénzmaradvány nyilvántartását a Pénzügyi osztály végzi. Az egyeztetéséért felelős a Pénzügyi osztály és a Számviteli osztály.
12. Szállítói kötelezettségek A bejövő számlákról a Pénzügyi osztály vezet részletező nyilvántartást. A nyilvántartás a következő adatokat tartalmazza: = intézményi kódot, = a szállító megnevezését, címét, = a szállító bankszámlaszámát, adószámát, = a számla keltét, számát, = a jogcímet, = a teljesítés időpontját, = az összeget, külön az áfát, = a fizetési határidőt, = a kifizetés összegét, = a kifizetés időpontját. A nyilvántartást a főkönyvi könyveléssel kell egyeztetni, mely a Pénzügyi osztályvezető feladata. 9
Negyedévenként – negyedévet követő hó 8-ig, felelős Pénzügyi osztály – kell az állományváltozást elkészíteni és a főkönyvi könyvelésben rögzíteni. Év végén a szállítói kötelezettségekről készített általános forgalmi adóval növelt leltár alapján kell a mérleg vonatkozó adatszolgáltatását összeállítani. Felelős: Pénzügyi osztályvezető
13. Egyéb passzív pénzügyi elszámolásokról A Számviteli osztály a függő, átfutó, kiegyenlítő bevételekről a következő nyilvántartást vezet; - A nyilvántartás a következő lényeges adatokat kell, hogy tartalmazza: = keletkezési ideje, = keletkezésének az oka, = összeg, = partner, szervezet, vagy személy neve, = rendezésének módja, ideje. A nyilvántartásokat havonta egyeztetni kell a főkönyvi könyveléssel. Az egyeztetések lefolytatásáért a Pénzügyi és Számviteli osztályvezetők a felelősök.
14. Kötelezettségvállalás nyilvántartása Az analitikát a Pénzügyi osztály vezeti a beérkezett számlák, szerződések, megrendelések alapján intézményenként. Az analitika vezetése az ECOSTAT program Kötelezettségvállalás moduljában történik. Az intézmények a szerződéseiket, megrendeléseiket a Kötelezettségvállalási modul Rendelési almodul részében rögzítik, amelyek automatikusan megjelennek a nyilvántartásban. A hozzákapcsolódó számlákat, kifizetéseket a Pénzügyi osztály csatolja. A kötelezettségvállalási keretekre felosztás a Pénzügyi osztály, és az intézmény feladata. A kötelezettségvállalás egyeztetéséért a Pénzügyi osztály és az intézményvezető a felelős. A kötelezettségvállalási modulból adatot a főkönyvelés felé minden negyedév 8-áig kell szolgáltatni a Pénzügyi osztálynak. A nyilvántartás tartalmazza: -
partner megnevezése, belső iktatószám, külső azonosító (számlaszám, rendelési szám stb.), nettó összeg, áfa összeg, bruttó összeg, gazdálkodó kódja, iktatás dátuma, fizetési határidő, fizetés módja, 10
-
számla dátuma, teljesítés, megjegyzés, partner kód.
11
