ANALLISIS DAN PERANCANGAN WEBSITE SEBAGAI MEDIA INFORMASI DAN PUBLIKASI PEMERINTAH KECAMATAN LANGGAM KABUPATEN PELALAWAN PROVINSI RIAU
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Muhammad Tasykurun 10.11.4503
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
i
ANALYSIS AND DESIGN OF WEBSITE AS INFORMATION MEDIA AND PUBLICATION A LANGGAM GOVERNMENT OF PELALAWAN DISTRICT RIAU PROVINCE ANALISIS DAN PERANCANGAN WEBSITE SEBAGAI MEDIA INFORMASI DAN PUBLIKASI PEMERINTAH KECAMATAN LANGGAM KABUPATEN PELALAWAN PROVINSI RIAU Muhammad Tasykurun Sudarmawan Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Langgam District Government have 1324.13 km2 area with a population of approximately 24 625 souls still use bulletin board as a medium of information and publicity activities of the government district. Information boards are located in the office of the Langgam District Government, so that information and publications are only known by the people who come into the office. With the position information boards are still centralized, making this system is less relevant when compared with the total population or area. In accordance with the problems that have been mentioned in the discussion of the background of the above problems, it is an outline of the formulation of the problem to be solved is "How to build a system in Langgam Government District are able to provide information and publicize government activities to the public accurate, fast, uptodate and diamanapun are easily accessible? ". From the above formulation of the problem, then the result is a form of information system design and web-based publications, the system is expected to facilitate Langgam Government Districts in providing information and facilitate the public to receive information. Keywords : information, districts, technology, reports, infomation system.
ii
1. Pendahuluan Dunia teknologi komunikasi dan informasi yang saat ini berkembang secara pesat, memberikan pengaruh yang signifikan terhadap pengelolaan data dan informasi. Teknologi komunikasi dan informasi semakin dibutuhkan diberbagai bidang kehidupan yang difungsikan untuk membantu memudahkan manusia dalam menyelesaikan pekerjaannya. Website merupakan salah satu produk dari teknologi komunikasi dan informasi yang mampu memberikan kemudahan kepada manusia dalam mengakses informasi. Selain itu, website juga dapat menjadi media promosi yang paling cepat, tepat dan murah untuk memperkenalkan suatu perusahaan, sekolah, instansi ataupun organisasi kepada masyarakat luas. Pemerintah kecamatan Langgam yang luas wilayah 1.324,13 km
2
dengan
penduduk lebih kurang 24.625 jiwa masih menggunakan papan informasi sebagai media informasi dan publikasi kegiatan pemerintah kecamatan. Papan Informasi tersebut terletak di kantor Pemerintah Kecamatan Langgam, sehingga informasi dan publikasi tersebut hanya di ketahui oleh warga yang datang ke kantor tersebut. Dengan posisi papan informasi yang masih terpusat, membuat sistem ini masih kurang relevan jika dibandingkan dengan jumlah penduduk ataupun luas wilayah. Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik Bab IV Bagian Kesatu Pasal 9 ayat (1) Setiap Badan Publik
wajib mengumumkan Informasi Publik secara berkala. Ayat (4) Kewajiban
menyebarluaskan Informasi Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1), disampaikan dengan cara yang mudah dijangkau oleh masyarakat dan dalam bahasa yang mudah dipahami. Dari permasalahan diatas, maka penulis akan mengambil judul “ANALIS DAN PERANCANGAN
WEBSITE
SEBAGAI
MEDIA
INFORMASI
DAN
PUBLIKASI
PEMERINTAH KECAMATAN LANGGAM KABUPATEN PELALAWAN PROVINSI RIAU “. 2.
Landasan Teori
2.1 Sistem Informasi Sistem
informasi
adalah
suatu
sistem
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat
1
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
1
Gambar 2.1 Konsep Sistem Informasi
2.2
Sistem Informasi Publik Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan,disimpan, dikelola, dikirim,
dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan
negara
dan/atau
penyelenggara
dan
penyelenggaraan
badan
publiklainnya yang sesuai dengan Undang-Undang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.
2
Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, atau organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri. Undang-Undang
3
Republik
Indonesia
Nomor
14
Tahun
2008
Tentang
Keterbukaan Informasi Publik Bab IV Bagian Kesatu Pasal 9 ayat (2) yang berbunyi ; Informasi Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. informasi yang berkaitan dengan Badan Publik; b. informasi mengenai kegiatan dan kinerja Badan Publik terkait ; c. informasi mengenai laporan keuangan; dan/ atau d. informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.
1
Jogiyanto Hartono, Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 1999, Hal .11 2 http://www.bkkbn.go.id/ppid/Pages/Informasi-Publik.aspx 3 Ibid
2
2.3 2.3.1
Konsep Pemodelan Data Flowchart Sistem flowchart menggambarkan tahapan proses dari suatu sistem. Pada
dasarnya sistem flowchart dan flowchart program berbeda. Inti dari flowchart adalah program adalah menggambarkan urutan-urutan intruksi dari suatu program. 2.3.2
4
Data Flow Diagram ( DFD ) Pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis
beroperasi. Mengilutrasikan aktivitas-aktiviatas yang dilakukan dan bagaimana data berpisah di antara aktivitas-aktivitas itu. Cara yang pupuler adalah dengan Data Flow Diagram (DFD). Ada dua jenis DFD logis dan DFD fisik. DFD logis menggambarkan proses tanpa menyarankan bagaimana mereka akan dilakukan, sedangkan DFD fisik menggambarkan proses model berikut implementasi pemrosesan informasinya. 2.4
5
Konsep Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan
fakta mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan, karakter, atau symbol). 2.4.1
6
Entity Relation Diagram (ERD) Model Entity Relation Diagram berisi komponen-komponen himpunan entitas dan
himpunan
relasi
yang
masing-masing
dilengkapi
dengan
atribut-atribut
yang
mempresentasikan seluruh fakta dari dunia nyata yang kita tinjau, dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan ERD Internet. 2.4.2
Normalisasi Normalisasi adalah suatu proses formal untuk menentukaan atribut-atribut yang
seharusnya dikelompokkan secara bersama-sama dalam suatu relasi
4
Ema Utami dan Skrisno, Konsep Dasar Pengolahan Data dan Pemrograman Database, Andi Offset, Yogyakarta, 2005, Hal.104 5 Hanif Al Fatta Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Andi Offset, 2007, Hal.105-109 6 Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data, Andi Offser, 2006, Yogyakarta, Hal.2
3
Bentuk normal adalah suatua turan yang dikenakan pada relasi-relasi dalam basis data dan harus dipenuhi oleh relasi-relasi tersebut pada langkah-langkah normalisasi. Suatu rancangan database disebut buruk jika: 1. Data yang sama tersimpan dibeberapa tempat (record atau file) 2. Terjadi adanya redudansi (pengulangan) atau duplikasi data sehingga memboroskan ruang penyimpanan dan menyulitkan proses update data. 3. Terjadi kehilangan infomasi yang tidak sengaja/tidak diketahui.
7
3. Analisis dan Perancagan Sistem 3.1
Identifikasi Masalah Dari hasil identifikasi masalah dengan teknik wawancara dengan sekretaris
kecamatan dan penduduk setempat, dapat disimpulkan permasalahan yang ada sebagai berikut : a. Dari sisi Pemerintah Kecamatan : 1) Berita kecamatan, galeri photo kegiatan pemerintahan dan info masyarakat yang terdapat di papan informasi hanya dilihat jika warga tersebut berkunjung kantor kecamatan sehingga penyebaran informasi yang disampaikan belum merata karena banyaknya warga masyarakat yang bertempat tinggal jauh dari kantor kecamatan. 2) Photo kegiatan atau aktifitas pemerintah Kecamatan Langgam yang ditempatkan papan galeri foto banyak yang telah hilang dan rusak. 3) Pengarsipan laporan bulanan masih menggunakan kertas, sehingga memungkinkan bisa terjadi kerusakan berkas atau kehilangan data. b. Dari sisi penduduk : 1) Informasi surat-menyurat (E-KTP, KK dan lain-lain ) yang yang telah selesai dibuat di kantor kecamatan dipapan informasi di kantor camat, sehingga menjadi masalah bagi warga yang tinggal jauh kantor tersebut. 2) Bagi para warga dan pelajar / mahasiswa yang berdomisili diluar daerah Kecamatan Langgam belum bisa mengetahui informasi
(berita, info
masyarakat, galeri kegiatan pemerintahan dan lain-lain) secara cepat dan tepat, karena pubikasi masih terpusat di kantor kecamatan.
7
http://elearning.amikom.ac.id/index.php/materi/190302108-ST022-55/Mardhiya %20Hayaty, %20ST,%20M.Kom/Normalisasi, Slide 2 dan 3
4
3.2
Analisis Kelemahan Sistem Anlisis Kelemahan Sistem pada penelitian ini dengan menggunakan metode
PIECES, sebagai berikut : a. Analisis Kinerja (Performance) Peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari troughput dan response time. Throughtput adalah jumlah pekerjaan yang dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu dan respontime adalah keterlambatan rata-rata antara permintaan dan layanan yang diberikan. Tabel 3.1 Analisis Kinerja (Performance) Parameter
Hasil Analisis
Respontime
Pengaksesan informasi yang berhubungan dengan Pemerintah Kecamatan Langgam membutuhkan waktu rata-rata ± 30 - 60 menit (perjalanan dari rumah masing-masing masyarakat).
a. Pada sistem yang berjalan saat ini, Pemerintah Kecamatan Langgam hanya menjadwalkan berita kegiatan pemerintah Throughput
kecamatan 1 bulan sekali, Sehingga jumlah publikasi berita kecataman langgam hanya 1 publikasi berita perbulannya. b. Jumlah publikasi info masyarakat sudah relevan ( jika ada info baru maka info segera dipublikasikan di papan informasi).
5
b.
Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan hal yang paling penting bagi sebuah sistem. Informasi yang dihasilkan harus memenuhi keakuratan informasi, bersifat relevan dan up to date. Tabel 3.2 Analisis Informasi (Information)
Parameter
Hasil Analisis Dengan menggunakan papan informasi, informasi yang ada sudah
Akurat
akurat, tetapi masih belum lengkap dan belum tertata rapi. Saat ini untuk info pada papan informasi di update dengan jika ada info
Waktu
baru, untuk berita dijadwalkan minimal satu bulan sekali. Masih Banyak informasi yang sudah lama masih tertempel di papan
Relevan
c.
informasi, karena berita kegiatan diupdate 1 bulan sekali.
Analisis Ekonomi (Economy) Analisis pada sistem tersebut merupakan analisis yang berhubungan dengan
bagaimana proses peningkatan
manfaat dan biaya jika sistem
tersebut di implementasikan. Tabel 3.3 Analisis Ekomomi (Economy) Parameter
Hasil Analisis Untuk biaya pengelolaan (papan informasi, banner, kertas tinta dan
Biaya
lain-lain) anggaran pertahunnya lebih kurang Rp. 10.000.000 Belum memuaskan. Karena masyarakat tetap harus datang untuk
Keuntungan
mendapatkan informasi lebih detailnya.
d. Analisis Keamanan (Control) Tabel 3.4 Analisis Keamanan (Control) Parameter
Hasil Analisis
Kontrol
Informasi yang ada pada papan informasi masih bisa di kontrol karena papan tersebut berada dalam kawasan kantor kecamatan sehingga jika ada informasi yang salah, langsung bisa dibenarkan.
6
Keamanan
-
Papan informasi diletakkan diluar ruangan, dalam etalase yang tidak di kunci dan sebagian di papan yang tidak beretalase sehingga data informasi bisa saja di rusak oleh orang yang tidak bertanggung jawab.
-
Pada sistem lama penyimpanan laporan bulanan kelurahan / desa masih berbentuk kertas, sehingga memungkinkan bisa terjadi kerusakan berkas atau kehilangan data.
e. Analisis Efisiensi (Eficiency) Efisisensi berhubungan erat dengan sumber daya yang digunakan dengan menekan sekecil mungkin tingkat penggunaan sumber daya. Tabel 3.5 Analisis Efisiesnsi (Efisciency) Parameter Waktu,
Hasil Analisis Waktu rata-rata yang digunakan untuk menuju pusat informasi
tenaga dan
adalah rata-rata 45 menit menggunakan (motor) dan biaya untuk
biaya.
BBM sebanyak 2,5 liter (Rp 15.500) pulang-pergi.
f.
Analisis Pelayanan (Service) Analisis pelayanan berhubungan dengan pelayanan sistem yang sedang berjalan. Tabel 3.6 Analisis Pelayanan (Service)
Parameter
Hasil Analisis
Pelayanan
7
3.3
Analisis Kebutuhan Sistem Secara garis besar analisis kebutuhan sistem dibagi menjadi kedalam dua
kategori, yaitu analisis kebutuhan fungsional dan analisis kebutuhan non-fungsional. 3.3.1
Analisis Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan yang berkenaan langsung dengan
proses yang yang dilakukan oleh sistem. Dengan demikian sistem diharapkan mampu melakukan fungsi sebagai berikut : a. Sistem mampu menampilkan informasi publik Pemerintah Kecamatan Langgam meliputi : 1) Informasi Badan Publik ( Konten Statis) 2) Informasi kinerja dan kegiatan : a. Agenda kegiatan b. Berita kegiatan c. Galeri foto kegiatan 3) Informasi khusus penduduk Kecamatan Langgam. b. Sistem dapat menyediakan mengolah laporan bulanan kelurahan atau desa meliputi : 1) Laporan kependudukan. 2) Laporan harga sembako. 3) Laporan kejadian-kejadian. 4) Laporan kegiatan harian. 3.3.2
Analisis Kebutuhan Non-Fungsional Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan pendukung dari sistem. Analisis
non-fungsional bertujuan untuk mengetahui sistem seperti apa yang cocok diterapkan, perangkat keras dan perangkat lunak apa saja yang dibutuhkan sistem ini. 3.3.2.1
Analisis Kebutuhan non fungsional sistem 1) Sistem mamapu menyediakan form login bagi admin, user web dan user kelurahan. 2) Sistem mampu membatasi hak akses antara user. 3) Sistem mampu mengolah data, user, data komentar,data buku tamu, banner, kontak, user kelurahan dan wilayah.
8
3.3.2.2
Analisis Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Analisi kebutuhan perangkat keras bertujun untuk mengetahui secara tepat
perangkat keras yang dibutuhkan untuk merancang website sebagai Informasi dan Publikasi Pemerintah Kecamatan Langgam ini adalah : -
Laptop Sony Vaio E Series Tabel 3.7 Spesifikas Sony Vaio E Series
No
3.3.2.3
Spesifikasi
Kebutuhan
1
CPU
AMD E2-1800
2
Harddisk
320 GB
3
RAM
2 GB (2048 MB)
4
VGA
32 Bit
Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Analisis kebutuhan perangkat lunak meliputi Sistem Operasi, Web Server,
database server, dan web browser. Spesifikasi yang dibutuhkan sebagai berikut : Tabel 3.8 Kebutuhan Perangkat Lunak No
3.3.3
Spesifikasi
Kebutuhan
1
Sistem Operasi
Windows 7
2
Web Server
Xampp
3
Database Server
MySQL
4
Script Engine
HTML, PHP dan Java Script
5
Web Browser
Mozilla Firefox
6
Web Editor
NetBeans IDE 1.7.2
7
Image Editor
Adobe Photoshop
Analisis Pengguna Sistem
Informasi
dan
Publikasi
Pemerintah
Kecamatan
Langgam
ini
mengelompokkan penggunanya kedalam dua level, yaitu pengguna biasa (user) dan administrator (admin).
a. Pengguna Biasa (User) 1) Informasi dan Publikasi User untuk informasi dan publikasi adalah staff bagian umum.
9
2) Laporan Kelurahan/desa User pada laporan kelurahan/desa adalah lurah / kepala desa.
b. Administrator (Admin) 1) Informasi dan publikasi Administrator untuk informasi dan publikasi adalah kepala sub bagian umum dan kepegawaian. 2) Laporan Kelurahan/desa Administrator untuk laporan kelurahan/desa adalah sekretaris camat (sekcam). 3.4 3.4.1
Perangcangan Sistem Diagram Konteks
Gambar 3.1 Diagram Konteks Gambar
3.1 menunjukkan bahwa sistem ini berinteraksi dengan 3 external
entity, yaitu admin, pengunjung dan user kelurahan.Seorang Admin web ini
dapat
memasukkan data informasi ke dalam sistem serta dapat memperoleh seluruh informasi data website kecamatan langgam. Sedangkan Pengunjung dapat melihat informasi seperti berita, info, galeri dan lain-lain serta dapat mengisi data buku tamu, kontak dan unduh dokumen yang ditampilkan. User kelurahan dapat melaporkan laporan bulanan masing-masing kelurahan atau desa. 3.4.2
Data Flow Diagram Data Flow Diagaram (diagram arus data) merupakan alat perancangan sistem yang
berorientasi pada alur data yang dapat digunakan untuk menggambarkan hasil analisa maupun perancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
10
Gambar 3.3 DFD Level 0
3.4.3
Relasi Antar Tabel
Gambar 3.3 DFD Level 0
4. Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem baru dikembangkan supaya kedepannya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang
11
diharapkan. Program harus terbebas dari kesalahan-kesalahan sebelum program diterapkan dan diimplementasikan. Konten statis pada sistem informasi ini memuat konten tentang informasi badan publik, dalam hal ini adalah Pemerintah Kecamatan Langgam, diantara lain
profil
pemerintahan, profil camat, geografis wilayah, struktur dan lain-lain. a. Input Halaman Statis Pada halaman ini, akan di input beberapa data, yaitu judul konten, isi konten dan gambar jika diperlukan.
Gambar 4.1 Input Konten Statis b. Simpan Data Konten Statis Setelah data di input, data halaman statis akan disimpan ke tabel halstatis. Adapun struktur tabel untuk menyimpan data halaman statis ini adalah sebagai berikut:
Gambar 4.2 Tabel Halstatis Pada gambar 4.2 terdapat attribut yang di input oleh sistem, attribut tersebut adalah id_halstatis, tanggal dan id_user. Untuk menyimpan ke tabel diatas, digunakan query sql sebagai berikut : “INSERT
INTO
halstatis(
judul,
isi_halstatis,
tanggal,gambar,
id_user)
VALUES('$_POST[val1]', $_POST [isi_halstatis]', '$tgl_ sekarang', '$nama _file_unik' , '$_SESSION[iduser]')”.
12
c. Tampil Halaman Statis Setelah data disimpan, konten statis akan ditampilkan pada halaman publik dengan menggunakan query sebagai berikut : “SELECT * FROM info WHERE id_info = '".abs((int)$_GET[id])."'”
Gambar 4.3 Konten Statis
Gambar 4.4 Halaman Laporan Kelurhan/Desa
13
Gambar 4.4 Halaman Publik 5. Kesimpulan 5.1
Kesimpulan Dari
uraian
keseluruhan
materi
pada
bab-bab
sebelumnya
khususnya
perangcangan dan implementasi Sistem Informasi dan Publikasi Pemerintah Kecamatan Langgam, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : Secara garis besar rancangan system yang telah dibuat, telah berjalan sesuai kebutuhan sistem, walaupun masih banyak kekurangan. 5.2
Saran Berdasarkan kesimpulan yang telah dibuat, masih banyak terdapat kekurangan
pada sistem ini, penulis berharap peneliti selanjutnya dapat menutupi kekurangan dan mengembangkan sistem yang lebih baik dari pada sistem yang dirancang penulis sekarang ini.
14
Kekurangan tersebut adalah : 1. Sistem belum mampu menyediakan form komentar melalui sosial media yang populer pada zaman sekarang, seperti facebook dan lain-lain. 2. Pada Halaman input info, sistem belum mampu memvalidasi file upload. Sehingga file yang ber ekstensi apapun bisa diupload pada halaman informasi kecamtan ini. 3. Pada halaman input buku tamu, sistem belum mampu memfilter kata-kata negatif yang di input pengunjung. 4. Pada cetak laporan sembako, sistem belum mampu menampilkan karakter nama sembako menjadi 2 baris. 5. Pada cetak laporan kejadian-kejadian, value keterangan tempat, sebab, akibat dan tindakan akan menjadi tidak rapi jika jumlah karakter melebihi 30 karakter.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset BKKBN. 2011. Pengertian Informasi Publik : http://www.bkkbn.go.id /ppid /Pages /Informasi-Publik.aspx. diakses 17 juni 2014 Hartono, Jogiyanto. 1999 . Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek dan Aplikasi Bisnis. Yogyakarta:Andi Offset Hakim, Lukmanul. 2009. Membongkar Trik Rahasia Para Master PHP. Yogyakarta : Lokomedia Hakim, Lukmanul. 2013. Website Super Wow dengan PHP dan jQuery. Yogyakarta : Lokomedia Hayaty,
Mardhiya. 2013. Normalisasi: http://elearning.amikom.ac.id/ index.php materi/190302108-ST022-55/Mardhiya%20Hayaty,%20ST,%20M.Kom /Normalisasi. diakses 5 Juni 2014
/
Huda, Miftakhul. 2010. Membuat Aplikasi Database dengan Java, MySQL dan NetBeans. Jakarta : Elex Media Komputindo Komputer, Wahana. 2008. Menguasai Adobe Photoshop CS 3. Semarang : Wahana Komputer Studio, MataMaya. 2010. Perang Browser. Jakarta : Alex Medai Komputindo Supardi, Yuniar. 2009. Internet untuk Segala Kebutuhan. Jakarta: Elex Media Komputindo Utami, Ema. Skrisno. 2008. Konsep Dasar Pengolahan Data dan Pemrograman Database. Yogyakarta : Andi Offset
15
