ANALISIS SISTEM DAN PROSEDUR PENGENDALIAN INTERN PENERIMAAN KAS PADA UD KANCA KARYA BANJARBARU ABSTRAK Maria Anastasia Email :
[email protected]
Hasil penelitian yang dilakukan terjadinya perangkapan fungsi di dalam pelaksanaan tugas, pengolahan data akuntansi serta bukti-bukti transaksi sampai pembukuan masih menggunakan cara yang manual dan dikerjakan oleh satu orang dan catatan-catatan yang dibuat jauh hari, sesudah terjadinya transaksi akan mengakibatkan kurang dapat dipercaya dan kurang dapat diandalkan data akuntansi yang disajikan tersebut, sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan data pencatatan selanjutnya juga akan semakin besar. Tidak diselenggarakannya pemeriksaan khusus oleh pemimpin perusahaan hal ini bisa mengakibatkan terjadinya penyalahgunaan wewenang dan juga kesalahan-kesalahan yang tidak sengaja sehingga dapat berakibat merugikan perusahaan, dan juga biasanya bagi pembukuan kadang-kadang tidak dapat menyelesaikan laporan keuangan tepat pada waktunya. Penulis di sini menyarankan harus diadakannya pemisahan fungsi antara bagian pembukuan dengan bagian yang mengelola kas. Penerapan sistem pengendalian Intern Penerimaan kas terletak pada arus kas sangatlah memegang peranan yang penting di dalam suatu kegiatan perusahaan, yakni untuk mencegah terjadinya kesalahan-kesalahan atau penyelewengan-penyelewengan yang dilakukan karena lemahnya sistem yang ada di dalam perusahaan. Kata Kunci : Sistem dan prosedur, Sisteme Penrmaan Kas Penerimaan kas ABSTRACT The results of the research conducted geminating function in task execution, data processing, accounting and evidence of the transaction until the books are still using manual way and done by one person and the records were made long ago, after the transactions will result in unreliable and less reliable accounting data presented, so that the possibility of a subsequent recording of data errors will also be greater. Not the convening of a special investigation by the leader of the company this could result in abuse of authority and also the mistakes unintentionally that can cause harm to the company, and also usually for bookkeeping sometimes can not complete the financial statements on time. Writers here suggest should the holding of the separation of functions between the bookkeeper to manage the cash portion. Implementation of Internal control system Receipts located on cash flow is an important role in a company's activities, namely to prevent errors or abuses committed because of the weakness of existing systems in the enterprise. Keywords: Systems and procedures, Sisteme Penrmaan Cash Receipts,
157
158 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 Latar Belakang Seiring meningkatnya jumlah penjualan dan jasa suatu bentuk usaha, maka semakin meningkat pula akun-akun yang terkait, sehingga di perlukan adanya suatu sistem yang dapat mengatur serta mengendalikan perputaran modal yang dimiliki yaitu kas. Sistem akuntansi penerimaan kas di perlukan untuk mengatur siklus kas agar dapat terencana dengan baik. Sistem akuntansi penerimaan kas sangat besar pengaruhnya terhadap kelangsungan hidup UD. Kanca Karya Banjarbaru, semakin baik sistem penerimaan kas suatu badan usaha, maka semakin baik pula suatu badan usaha tersebut mengelola kas dan permodalan, sehingga setiap kegiatan usaha dapat terukur dan terencana sesuai dengan tujuan perusahaan. UD.Kanca Karya Banjarbaru adalah suatu perusahaan yang bergerak bidang industri rumah tangga, dalam hal ini UD.Kanca Karya Banjarbaru melakukan produksi pengolahan semen seperti batako, batapres, catur dan goronggorong.Pertumbuhan dan perkembangan yang dialami perusahaan menuntut adanya pembaharuan di berbagai aspek manajemen dan pemasaran, karena jangkauan yang akan dikendalikan semakin luas dan kompleks sehingga kemampuan manajemen dirasakan sangat terbatas. Untuk itu manajemen memerlukan suatu alat bantu yang dapat membantu meningkatkan fungsi pengendalian yang disebut pengendalian intern. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut di atas maka masalah dapat di rumuskan sebagai berikut : 1. Bagaimana sistem dan prosedur pengendalian intern penerimaan kas yang telah dilakukan oleh UD. Kanca Karya Banjarbaru ?
2. Bagaimana sistem dan prosedur pengendalian intern penerimaan kas yang seharusnya diterapkan UD.Kanca Karya Banjarbaru agar sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum ? Tujuan Masalah Bertolak dari rumusan di atas, penelitian ini di lakukan dengan tujuan untuk memperoleh penjelasan mengenai sistem penerimaan kas dalam menunjang sistem pengendalian intern yang baik dan sehat agar perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Tujuan yang bersifat umum ini masih dijabarkan dalam bentuk tujuan khusus adalah sebagai brikut: 1. Untuk mengetahui sistem dan prosedur pengendalian intern penerimaan kas yang telah di terapkan oleh UD. Kanca Karya Banjarbaru. 2. Untuk memberikan masukan sistem dan prosedur pengendalian intern penerimaan kas yang seharusnya di terapkankan oleh UD. Kanca Karya Banjarbaru agar sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum. TINJAUAN PUSTAKA Sistem Pengendalian intern Pengertian pengendalian intern menurut Siti Kurnia Rahayu dan Ely Suhayati (2009:221) adalah “pengendalian intern adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk memberikan keyakinkan memadai guna mencapai tujuan-tujuan”. Sedangkan menurut Mulyadi dalam buku sistem akuntansi (2008: 163)“mendefenisikan sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga
159 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”. Proses Pengendalian Intern Proses pengendalian intern sangat diperlukan dalam sebuah perusahaan untuk menghindari terjadinya kecurangan-kecurangan yang terjadi dalam perusahaan. Proses pengendalian intern, menurut Siti Kurnia Rahayu dan Ely Suhayati (2009:107) terdapat beberapa tahapan yaitu : a. Merencanakan dan merancang pendekatan audit b. Melakukan pengujian pengendalian dan transaksi c. Melaksanakan prosedur analisis dan pengujian terinci atas saldo d. Menyelesaikan audit dan menerbitkan laporan audit Pengendalian internal yang baik memungkinkan penaksiran risiko yang dihadapi oleh organisasi baik yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi. Langkah-langkah dalam penaksiran risiko adalah sebagai berikut : a. Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi risiko. b. Menaksir risiko yang berpengaruh cukup signifikan. c. Menentukan tindakan yang dilakukan untuk me-manage risiko. Pengendalian intern merupakan alat untuk meletakkan kepercayaan auditor mengenai bebasnya laporan keuangan dari kemungkinan kesalahan dan kecurangan. Perusahaan berusaha untuk membuat struktur pengendalian intern dengan baik, melaksanakan, dan mengawasinya agar efektivitas perusahaan bisa tercapai, pengendalian intern yang baik akan menjamin ketelitian data akuntansi yang dihasilkan sehingga data tersebut dapat dipercaya.
Pengendalian intern disusun berdasarkan tujuan untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa laporan keuangan disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum di indonesia. Menurut Mulyadi dalam bukunya auditing (2008;181) tujuan pengendalian intern adalah sebagai berikut : a. Efektivitas dan Efisiensi Operasi Pengendalian intern dimaksudkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari semua operasi perusahaan sehingga dapat mengendalikan biaya yang bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi. b. Keandalan Pelaporan Keuangan Pengendalian intern dimaksudkan untuk meningkatkan keandalan data serta catatan-catatan akuntansi dalam bentuk laporan keuangan dan laporan manajemen sehingga tidak menyesatkan pemakai laporan tersebut dan dapat diuji kebenarannya. c. Kepatuhan Terhadap Hukum dan Peraturan Yang Berlaku Pengendalian intern dimaksudkan untuk meningkatkan kepatuhan karyawan terhadap hukum-hukum dan peraturan yang telah ditetapkan merupakan alat pengendalian dari berbagai kegiatan perusahaan yang harus ditaati dan dijalankan oleh setiap unit organisasi. Dari ketiga tujuan pengendalian intern tersebut merupakan hasil output dari suatu pengendalian intern yang baik. Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern Pengendalian internal terdiri atas beberapa unsur-unsur, namun hendaknya tetap diingat bahwa unsur-unsur tersebut saling berhubungan dalam suatu sistem. Menurut Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway/Coso (Baidaie,2005:45-47) yang meliputi unsurunsur pokok pengendalian intern adalah : a. Lingkungan pengendalian (Control Environment), suasana organisasi yang mempengaruhi kesadaran penguasaan
160 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 (control consciousness) dari seluruh pegawainya. Lingkungan pengendalian ini merupakan asal dari komponen lain karena menyangkut kedisiplinan dan struktur. b. Penilaian resiko (Risk Assestment), adalah proses mengidentifikasi dan menilai/mengukur resiko-resiko yang dihadapi dalam mencapai tujuan. Setelah teridentifikasi, manajemen harus menentukan bagaimana mengelola/mengendalikannya. c. Aktivitas pengendalian (Control Activities), adalah kebijakan dan prosedur yang harus ditetapkan untuk meyakinkan manajemen bahwa semua arahan telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian ini diterapkan pada semua tingkat organisasi dan pengolahan data. d. Informasi dan komunikasi (Information and Communication), dua elemen yang dapat membantu manajemen melaksanakan tanggung jawabnya. Manajemen harus membangun sistem informasi yang efektif dan tepat waktu. Hal tersebut antara lain menyangkut sistem akuntansi yang terdiri dari cara-cara dan perekaman (records) guna mengidentifikasi, menggabungkan, menganalisa, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan transaksi yang timbul serta dalam rangka membuat pertanggung jawaban (akuntabilitas) asset dan utang-utang perusahaan. e. Pemantauan (Monitoring), suatu proses penilaian sepanjang waktu atas kualitas pelaksanaan pengendalian internal dan dilakukan perbaikan jika dianggap perlu. Prosedur Pengendalian intern Beberapa prosedur yang dilaksanakan oleh auditor intern dapat memberikan bukti langsung tentang salah saji material dalam asersi
mengenai saldo atau golongan transaksi tertentu. Kategori-kategori prosedur pengendalian intern mencakup pengendalian terhadap catatan kegiatan operasional dari harta/kekayaan perusahaan. prosedur pengendalian intern terdiri dari kategori-kategori, yaitu : a. Pemisahan Tugas Yang Cukup Pemisahan tugas ini pada prinsipnya adalah : 1) Pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dengan fungsi akuntansi. 2) Pemisahan fungsi otorisasi transaksi dari fungsi penyimpanan aktiva yang bersangkutan. 3) Pemisahan fungsi otorisasi dengan fungsi akuntansi. b. Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas Didalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi. c. Dokumen dan catatan yang memadai Didalam organisasi harus dibuat prosedur otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi, dengan formulir sebagai medianya. Penggunaan formulir ini harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam didalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat keandalan dan ketelitian yang tinggi. Prosedur ini akan menghasilkan informasi yang dapat diandalkan oleh perusahaan. Unsur pengendalian yang diperhatikan, yaitu : 1) Perancangan dokumen bernomor urut tercetak. 2) Pencatatan transaksi harus dilakukan pada saat transaksi terjadi atau segera setalah transaksi terjadi.
161 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 3) Perancangan dokumen dan catatan harus cukup sederhana untuk menjamin kemudahan dalam pemahaman terhadap dokumen dan catatan tersebut. 4) Sedapat mungkin dokumen dirancang untuk memenuhi berbagai keperluan sekaligus. 5) Perancangan dokumen dan catatan yang mendorong pengisian data yang benar. d. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan Pengendalian fisik atas kekayaan catatan disini adalah dengan sarana menyediakan kekayaan dan catatan fisik, misalnya gudang yang melindungi kerusakan dan pencurian. e. Pengecekan independen atas pelaksanaan Pengecekan secara intensif perlu dilakukan untuk mengetahui pelaksanaan prosedur intern. Cara yang digunakan diantaranya adanya pemisahan tugas antara fungsi transaksi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Pemisahan tugas ini secara otomatis dapat menjadikan verifikasi independen terhadap pelaksanaan suatu transaksi dalam setiap fungsi. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Tunai Penerimaan kas yang berasal dari hasil penjualan tunai sebaiknya dilakukan dengan melalui kas register pada saat trasaksi penjualan terjadi, untuk menjamin bahwa angka rupiah yang dimasukan (dicatat) ke dalam kas register sesuai dengan harga jual yang sesungguhnya, maka kas register harus ditempatkan pada loket kasir sedemikian rupa ,sehingga dapat terbaca oleh si pembeli.
a. Bagian-Bagian Terkait 1) Bagian Kasir Bagian kasir menghitung dan menyetorkan semua penerimaan kas yang diterima pada hari tersebut ke bank, serta melaporkan penerimaan ke bagian keuangan. 2) Bagian Keuangan Setelah bagian kasir menutup penerimaan kas hari tersebut, bagian kasir lansung menyetorkan laporan penerimaan kas tersebut ke bagian keuangan. 3) Bagian Akuntansi dan Pembukuan Setelah diklasifikasi dengan berbagai data lain dari bagian yang lain, bagian keuangan menyetorkan penerimaan kas yang diterima bagian akuntansi untuk dibukukan. b. Dokumen Yang Digunakan 1) Kuitansi Bukti kuitansi adalah bukti yang telah dihitung oleh bagian kasir sebagai bukti pembayaran yang dilakukan oleh debitur. 2) Bukti Penerimaan Kas Dari Persekot Bukti penerimaan kas dibuat oleh bagian kasir sebagai pembayaran awal sebuah transaksi (pembayaran yang belum lunas sepenuhnya). 3) Bukti Pengembalian Persekot Bukti pengembalian persekot terjadi kerana ada kelebihan persekot dari pembayaran yang sebelumnya. 4) Laporan Bulanan Penerimaan dari kasir Hal ini dilakukan untuk mengetahui berapa jumlah penerimaan kas total per satu bulan. c. Catatan Yang Digunakan 1) Jurnal Penerimaan Kas Dalam transaksi penerimaan kas, jurnal ini digunakan oleh
162 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 bagian akuntansi untuk mencatat transaksi penerimaan kas yang telah terjadi. 2) Jurnal umum Untuk mencatat harga pokok barang /jasa yang dijual. d. Prosedur Penerimaan Kas Tunai Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penerimaan kas dari penerimaan tunai: 1) Prosedur penerimaan kas Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran kepada pembali untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibeli dari fungsi pengiriman. 2) Prosedur pencatatan tunai Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. 3) Prosedur penyetoran ke bank Dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh. 4) Prosedur pencatatan penerimaan kas Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas kedalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas. 5) Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur ini fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. e. Pengendalian Intern Penerimaan Kas Tunai 1) Organisasi
a) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. b) Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. c) Transaksi penjualan harus dilakukan oleh fungsi penjualan, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi. 2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan a) Penerimaan order harus diotoritas oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir penjualan. b) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan. c) Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi kredit dari bank penerbit kartu kredit. d) Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap sudah diserahkan pada faktur penjualan. e) Pencatatan dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberi tanda pada faktur penjualan. 3) Praktek yang sehat a) Faktur penjualan bernomor urut dan dipertanggunjawabkan oleh fungsi penjualan. b) Jumlah kas yang diterima dari penjulan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjulan atau hari kerja berikutya. c) Perhitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
163 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 Sistem Pengendalian Intern Kas Sistem pengendalian intern kas adalah suatu tipe pengawasan yang di rancang dengan di integrasikan ke dalam suatu sistem pembagian atau pendelegasian tugas, tanggung jawab dan wewenang dalam perusahaan. Secara umum pengendalian intern kas menolak adanya campur tangan terhadap catatan akuntansi oleh mereka yang menangani kas. Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya ayat jurnal yang tidak wajar untuk menyembunyikan penyalahgunaan penerimaan kas. Pengendalian intern kas juga mensyaratkan adanya pemisahan fungsi antara penerimaan dan pengeluaran kas. Karena sifatnya yang mudah untuk dipindahtangankan dan tidak dapat dibuktikan pemiliknya, maka kas sangat mudah digelapkan. Oleh karena itu, perlu diadakan pengawasan yang ketat terhadap kas. Pengendalian intern penerimaan kas merupakan pengendalian intern yang saling memisahkan fungsi antara pencatatan dan pengurusan kas yang jelas, dan bertujuan untuk menghindari terjadinya kecurangan-kecurangan atau penyelewengan-penyelewengan yang kemungkinan terjadi dalam perusahaan. Dengan adanya pengendalian intern ini maka penerimaan kas dalam perusahaan tidak dapat digelapkan oleh siapapun. Pengendalian intern juga mempunyai pengertian dalam arti sempit maupun luas. Sistem pengendalian intern dalam arti sempit sama dengan istilah internal check, yaitu prosedurprosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi seperti misalnya mencocokan penjumlahan horisontal dengan penjumlahan vertikal. Sedangkan dalam arti luas, sistem pengendalian intern dipandang sebagai sistem sosial yang mempunyai makna/wawasan khusus yang
berbeda dalam organisasi perusahaan. Sistem tersebut terdiri dari kebijakan, teknik, prosedur, alatalat fisik, dokumentasi, dan orangorang yang berinteraksi satu sama lain. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan keseluruhan cara serta alat-alat yang di koordinasikan dan di operasikan dalam suatu perusahaan dengan tujuan untuk melindungi keamanan harta, menjamin ketelitian, kebenaran, keandalan data akuntansi, dan meningkatkan efisiensi operasi dan mendorong agar semua kebijaksanaan manejemen dapat di patuhi. Definisi Oprasional a. Analisis sistem adalah profesional yang menguasai berbagai teknik analisis dan bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan berbagai kegiatan analisis sistem yang akan di kembangkan. b. Prosedur adalah meliputi semua tahap atau langkah (proses dan operasi) yang di perlukan dalam pelaksanaan terhadap suatu bagian dari suatu sistem. c. Pengendalian intern penerimaan kas merupakan pengendalian intern yang saling memisahkan fungsi antara pencatatan dan pengurusan kas yang jelas, dan bertujuan untuk menghindari terjadinya kecurangan-kecurangan atau penyelewenganpenyelewengan yang kemungkinan terjadi dalam perusahaan. d. UD. Kanca Karya Banjarbaru adalah Perusahaan yang bergerak dibidang pengolahan bahan baku semen dan pasir yang diolah menjadi produk jadi berupa batako, batapres, catur, dan gorong-gorong. Untuk penjualan dan pemasarannya itu sendiri, ada yang dijual ketoko – toko
164 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 bahan bangunan atau material dan ada juga yang langsung kepada konsumen. Teknik Analisa Data. Teknik analisa data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah secara deskriptif, yaitu penyusunan dan penulisan dikemukakan sebagai mana adanya sehingga tidak bertentangan dengan ketentuan yang berlaku. Data yang diperoleh dianalisis dengan menggunakan dasar-dasar teoritis yang diperoleh penulis dalam penelitian kepustakaan dan selanjutnya menyusun, mengolah data tersebut dalam bentuk karya tulis.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Sistem dan Prosedur Pengendalian Intern terhadap Penerimaan Kas UD. Kanca Karya Banjarbaru. Sistem dan prosedur Pengendalian Intern Terhadahap Penerimaan kas merupakan istilah yang dianggap penting dalam skripsi ini karena merupakan masalah yang akan dijelaskan lebih rinci dalam pembahasan berikut agar dapat dipahami dan dimengerti bagaimana Pengendalian Intern penerimaan kas itu yang sebenarnya. a. Sistem dan prosedur adalah suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan dan disusun dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan utama perusahaan yang melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan transaksi-transaksi yang sering terjadi di perusahaan. b. Penerimaan kas dapat diartikan sebagai aliran yang ditetapkan /diterima masuknya kas kedalam perusahaan sebagai akibat dari kegiatan perusahaan sehari-hari.
Adapun data dan variabel yang dikumpulkan dalam penulisan skripsi ini adalah : 1. Prosedur penerimaan kas 2. Daftar pengiriman yang berhubungan dengan penerimaan kas 3. Faktur atau nota pengiriman dan penjualan barang Analisis Sistem dan Prosedur Pengendalian Intern Penerimaan Kas pada UD. Kanca Karya Banjarbaru. Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan adapun sistem dan prosedur pengendalian intern penerimaan kas pada UD. Kanca Karya Banjarbaru yang dilaksanakan dalam proses kesehariannya dalah : 1. Terjadinya perangkapan fungsi di dalam pelaksanaan tugas, khususnya pada bagian administrasi yaitu bagian pembukuan merangkap tugasnya sebagai kasir dan juga melakukan tugas sebagai pembukuan (pencatatan). Melihat dari tugas dan kewajiban yang dilaksanakan oleh masingmasing karyawan terutama bagian administrasi, maka dapat dilihat bahwa sistem pengendalian intern masih kurang memadai. Dapat di katakan bahwa fungsi pengumpulan dan pengolahan data akuntansi serta bukti-bukti transaksi sampai pembukuan masih menggunakan cara yang manual belum menggunakan sistem komputerisasi dan dikerjakan oleh satu orang, hal ini akan menyebabkan data tidak segera tercatat setelah berlangsungnya transaksi, mengakibatkan begitu banyaknya pekerjaan yang harus di tangani dan diselesaikan, sedangkan pelaksananya hanya satu orang saja. Catatan-catatan yang dibuat jauh hari sesudah terjadinya transaksi akan mengakibatkan kurang dapat dipercaya dan kurang dapat
165 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 diandalkan data akuntansi yang disajikan tersebut, sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan data pencatatan selanjutnya juga akan semakin besar. 2. Tidak diselenggarakannya pemeriksaan khusus oleh pemimpin perusahaan terhadap apa yang telah dilaksanakan oleh bagian pembukuan, karena penulis melihat terdapat suatu kondisi yang ada selama ini di dalam perusahaan yaitu kekurang jelasan tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab, jadi semuanya seolah-olah menjadi satu bagian sehingga mengakibatkan kegiatan yang wajib di laksanakan menjadi terabaikan. Dengan tidak terdapatnya pemeriksaan tersebut bisa mengakibatkan terjadinya penyalahgunaan wewenang dan juga kesalahan-kesalahan yang tidak sengaja sehingga dapat berakibat merugikan perusahaan, dan juga biasanya bagi pembukuan kadang-kadang tidak dapat menyelesaikan laporan keuangan tepat pada waktunya. 3. Pencatatan transaksi secara manual dan apa adanya, maksudnya pencatatan yang di lakukan oleh bagian administrasi cuma menyangkut masalah penjualan dan pembelian serta pembukuan yang apa adanya hal ini yang membuat data-data perusahaan tidak bisa di pertanggung jawabkan karena bagian administrasi tidak menguasai dan terampil di bidangnya.
Analisis Sistem dan Prosedur Pengendalian Intern Penerimaan Kas yang seharusnya pada UD. Kanca Karya Banjarbaru. Masalah sistem dan prosedur akuntansi senantiasa terbukti selalu berkembang sesuai dengan tantangan situasi dan kondisi perkembangan kemajuan dan inovasi teknologi dewasa ini. Hal ini mengakibatkan pemimpin
perusahaan memerlukan kuantitas dan kualitas informasi yang lebih akurat dari keadaan sebelumnya, dalam rangka menunjang fungsi-fungsi yang akan dilaksanakan oleh pemimpin perusahaan. Pembentukan dan pembinaan dari suatu sistem merupakan kepentingan bagi pihak pemimpin perusahaan, meskipun realisasinya tidaklah mungkin meniadakan terjadinya penyelewengan, penyalahgunaan wewenang, dan kesalahan di mana hal ini disebabkan oleh adanya kendala-kendala berupa faktor biaya, persekongkolan dan kelemahan manusia yang mana merupakan masalah yang harus dihadapi dan dipecahkan oleh sistem tersebut. Agar terdapat suatu pengawasan yang baik dan terkendali maka suatu perusahaan haruslah dapat menunjukan garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas dalam arti harus dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional, pengelolaan dan pencatatan kas. Dengan melihat situasi dan kondisi yang terdapat pada UD.Kanca Karya Banjarbaru di mana perusahaan dagang ini semakin berkembang pesat dan sekaligus pula menyebabkan semakin besarnya pemasukan dan pengeluaran perusahaan. Jadi penulis di sini menyarankan harus diadakannya penambahan karyawan baru untuk menjalankan fungsi kasir dengan memberikan tugas-tugas yang telah ditetapkan dengan jelas, sehingga batas-batas wewenang dan tanggung jawab akan jelas. Dengan adanya fungsi kasir yang tersendiri dalam perusahaan, maka tugas-tugas yang dapat di berikan pada kasir adalah sebagai berikut. a. Bertugas menerima dan mengumpulkan uang kas dari hasil penjualan. b. Menyimpan dan mengamankan uang yang telah diterima.
166 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 c. Membuat bukti setoran dan menyetorkan uang kas ke bank. d. Membuat data pendukung tertentu mengenai uang kas yang telah diterima kemudian menyerahkan kepada bagian pembukuan. Dengan diadakannya pemisahan fungsi tesebut secara jelas antara bagian pembukuan dengan bagian yang mengelola kas, maka tugas bagian bagian pencatatan keuangan (accounting) menjadi berkurang yaitu sebagai berikut: 1. Menerima dan mengumpulkan data pendukung dari bermacammacam sumber penerimaan kas perusahaan. 2. Mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal walaupun dengan cara manual. 3. Mengarsipkan semua bukti kas masuk Adapun prosedur penerimaan kas secara Tunai yang penulis sarankan kepada UD. Kanca Karya Banjarbaru yakni sebagai berikut : 1. Bagian Order Penjualan a. Menerima Order dari pembeli b. Mengisi faktur penjualan tunai 3 lembar c. Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut : Lembar ke 1 : Diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke Bagian Kasa. Lembar ke 2 : Dikirmkan ke Bagian Gudang Lembar ke 3 : Arsip Bagian Order Penjualan menurut nomor urut faktur tersebut. 2. Bagian Kasa a. Menerima faktur penjualan tunai dari Bagian Order Penjualan via pembeli b. Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan tunai
c. Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas d. Membubuhkan cap “lunas” di atas faktur penjualan tunai dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut e. Menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas kepada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke Bagian Pengiriman Barang. f. Mengisi bukti setor bank 3 lembar pada akhir hari kerja g. Menyetorkan kas yang di terima dari hasil penjualan tunai ke bank h. Mendistribusikan bukti setor bank sebagai berikut : Lembar ke 1 : Diserahkan ke bank bersama dengan kas yang di setor Lembar ke 2 : Diserahkan ke bagian jurnal, Buku besar dan laporan Lembar ke 3 : Di simpan dalam arsip Bagian Kasa berdasarkan urutan tanggal setor 3. Bagian Gudang a. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke 2 dari Bagian Order Penjualan b. Menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualan tunai c. Mencatat kuantitas barang yang diserahkan ke Bagian Pengiriman ke dalam kartu gudang d. Menyerahkan barang ke Bagian Pengiriman Barang bersama dengan faktur penjualan tunai lembar ke 2 4. Bagian Pengiriman Barang a. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke 2 bersama dengan barang dari Bagian Gudang b. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke 1 dilampiri dengan
167 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 pita register kas dari Bagian Kasa via pembeli c. Membandingkan faktur penjualan tunai lembar ke 1 dengan faktur penjualan tunai lembar ke 2, dan memeriksa pita register kas untuk menentukan apakah harga barang telah di bayar oleh pembeli d. Menyerahkan barang kepada pembeli e. Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut : Lembar ke 1 : Diserahkan ke Bagian Jurnal, Buku Besar dan Laporan dilampiri dengan pita register kas Lembar ke 2 : Diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan penyerahan barang (sebagai slip pembungkus). 5. Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan a. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas dari Bagian Pengiriman Barang. b. Mencatat faktur penjualan tunai dalam jurnal penjualan c. Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri dengan register kas ke Bagian Kartu Persediaan dan kartu Biaya d. Menerima bukti setor bank lembar ke 2 dari bagian Kasa e. Mencatat bukti setor bank lembar ke 3 ke dalam jurnal penerimaan kas f. Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke 2 dalam arsip berdasarkan urutan tanggal setor g. Menerima bukti memorial dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan dari Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya h. Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum
i.
Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan urutan nomor bukti memorial 6. Bagian Kartu Persediaan dan kartu Biaya a. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas dari Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan b. Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang di jual dalam kartu persediaan atas dasar data kuantitas dan jenis barang yang di jual faktur penjualan tunai c. Mengarsipkan faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas menurut nomor urut faktur penjualan tunai. d. Secara periodik (misalnya setiap akhir bulan), membuat rekapitulasi harga pokok penjualan selama periode tertentu berdasarkan data harga pokok persediaan yang di jual dalam kartu persediaan e. Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok persediaan yang di jual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan f. Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan ke Bagian Jurnal, Buku besar dan Laporan Dengan melihat betapa pentingnya sistem tersebut serta berdasarkan keterangan yang penulis dapatkan dari hasil penelitian pada UD. Kanca Karya Banjarbaru tentang sistem dan prosedur pengendalian intern penerimaan kas, maka penulis akan menganalisa dan memberikan saran-saran perbaikan yang seperlunya dan seandainya sesuai dengan situasi dan kondisi yang terdapat pada perusahaan tersebut.
168 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 Masalah yang paling mendasar dalam UD. Kanca Karya Banjarbaru ini adalah perangkapan fungsi-fungsi yaitu tidak terdapatnya pemisahan tugas yang terinci, jelas dan memadai sehingga akan mengakibatkan terjadinya penumpukan-penumpukan pekerjaan dan juga akan dapat memberikan peluang-peluang adanya kesalahan yang tidak disengaja yang tidak diketahui dan akan timbul suatu kecendrungan untuk penyelewengan kas. Dalam menangani suatu aktivitas yang tidak dibolehkan atau dibenarkan adanya perangkapan fungsi atau tugas, hal ini dapat dilihat dari sistem pengendalian intern yang baik, di mana harus terdapat pemisahan fungsi masing-masing karyawan terutama bagian administrasi karena di sini letak inti masalah suatu perusahaan. Di samping itu telah diketahui pula bahwa kas merupakan salah satu aktiva yang paling lancar dan paling efektif, oleh karena itu pencatatan kas yang dilakukan harus benar-benar sesuai dan bisa di pertanggung jawabkan sehingga dapat berfungsi dengan semestinya dalam rangka mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. Jadi dengan adanya pemisahan fungsi tersebut diharapkan dapat mencegah timbulnya kecurangan dan penyelewengan dan penyalahgunaan wewenang di dalam perusahaan, yang mana kegiatan perusahaan ini bergerak dalam bidang produksi perdagangan bahan bangunan dan penerimaan uang sepenuhnya berasal dari penjualan barang hasil produksi. Penerapan sistem pengendalian Intern Penerimaan kas terletak pada arus kas yang baik dan sehat sangatlah memegang peranan yang penting di dalam suatu kegiatan perusahaan, yakni untuk mencegah terjadinya kesalahankesalahan atau penyelewenganpenyelewengan yang dilakukan karena lemahnya sistem yang ada di dalam perusahaan. Hal ini dimaksudkan supaya terjadi internal cek antara
bagian-bagian di dalam perusahaan, pemisahan ini terutama ditujukan agar bagianbagian yang terkait dalam perusahaan tersebut dapat diletakan pada posisi yang sebenarnya, sehingga bagian– bagian tersebut tidak dapat lagi melakukan penyelewengan dan penyalah gunaan wewenang secara terus menerus tanpa diketahui oleh perusahaan. Untuk mencegah keadaan tersebut haruslah dipisahkan setiap tugastugas para karyawan menurut sistem yang tepat dan terarah. Dalam hal ini perusahaan haruslah memberikan ruang lingkup wewenang dan tanggung jawab yang jelas, rinci dan tegas terhadap masing-masing bagian dalam perusahaan. Kesimpulan 1. Selama ini UD.Kanca Karya Banjarbaru masih belum melakukan pemeriksaan rutin ( cash opname ) secara mendadak terhadap pengelolaan penerimaan kas untuk menguji kebenaran dan ketelitian saldo fisik kas dan catatan kas, hal ini menurut penulis dapat menyebabkan kelemahan sistem pengendalian intern pada perusahaan ini. Terjadinya perangkapan fungsi di dalam pelaksanaan tugas, khususnya pada bagian administrasi, yaitu bagian pembukuan merangkap tugasnya sebagai kasir dan juga melakukan tugas sebagai pembukuan (pencatatan), hal ini mengakibatkan penumpukan pekerjaan dan keterlambatan pembukuan serta keterlambatan informasi laporan keuangan pada waktu yang telah ditentukan/akhir tahun. 2. Pencatatan-pencatatan yang dilakukan oleh UD.Kanca Karya Banjarbaru masih menggunakan cara penulisan yang manual yang
169 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 menyebabkan data kurang akurat untuk di pertanggung jawabkan. Saran-saran Saran-saran yang dapat penulis berikan dalam mengatasi kelemahan-kelemahan prosedur penerimaan kas pada UD.Kanca Karya Banjarbaru adalah sebagai berikut : 1. Sebaiknya pimpinan perusahaan dapat memisahkan fungsi pembukuan, dengan fungsi penerimaan/penyimpanan dan pengeluaran kas yang selama ini dirangkap bagian pembukuan. Fungsi pembukuan dilaksanakan oleh orang yang terpisah dari fungsi penerimaan / penyimpanan (kasir). Pemeriksaan yang secara rutin dan mendadak terhadap apa yang telah dikerjakan oleh fungsi kasir supaya dilakukan untuk menguji ketelitian dan kebenaran terhadap fisik kas. Pencatatan transaksi kedalam pembukuan khususnya masalah penerimaan kas sebaiknya dilaksanakan setelah transaksi keuangan dilakukan. Hal ini penting dilakukan untuk mencegah menumpuknya pekerjaan, dan juga untuk memperoleh informasi laporan keuangan yang cepat dan tepat. Dokumen yang dipergunakan perusahaan tersebut supaya dibuat dengan nomor urut tercetak terlebih dahulu, sehingga diharapkan dokumen-dokumen tersebut tidak tercecer lagi dan selalu cepat bila diperlukan untuk menunjang data informasi akuntansi.
2. Sebaiknya orang yang ditempatkan pada bagian kasir, haruslah orang yang dapat dipercaya, memiliki disiplin tinggi dan rasa tanggung jawab terhadap pekerjaannya serta ditunjang oleh pemberian kursus akuntansi atau pelatihan-pelatihan yang berhubungan dengan pekerjaannya.
DAFTAR PUSTAKA B.Romney,Marshall. 2006.Accounting Information System.Salemba Empat.Jakarta. Baidaie, M.Chatim.2005.Corporate Governance dan Kebijakan Audit.Edisi Revisi.Yayasan Pendidikan Internal Audit, Institut Pendidikan dan Pelatihan Audit dan Manajemen.Jakarta. Cole. 2006. Accounting Information System.Ninth Edition.New Jersey. Hidayat,Ridwan iskandar.2009.Sistem Informasi Akuntansi.Jakarta Mulyadi. 2010.Sistem Akuntansi.Salemba Empat.Jakarta. Riani,Ahmed.2006.Accounting Theory.Salemba Empat.Jakarta. Siti Kurnia Rahayu,Ely Suhayati.2009.Auditing:Konsep Dasar & Pedoman Pemeriksaan Akuntan Publik.Graha Ilmu.Jakarta Widjajanto,Nugroho.2005.Sistem Informasi Akuntansi.Erlangga.Jakarta.
