ANALISIS PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS SEBAGAI ALAT PENGENDALIAN INTERN

ANALISIS PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS SEBAGAI ALAT PENGENDALIAN INTERN (Studi Kasus Pada PT. Federal Internasional Finance - FIF)

SKRIPSI Diajukan untuk menempuh ujian sarjana Pada Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya

MARIZKY PUTRI ANDRIYANI NIM: 0410323086

UNIVERSITAS BRAWIJAYA FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS KONSENTRASI MANAJEMEN KEUANGAN 2008

PERNYATAAN ORISINALITAS SKRIPSI

Saya menyatakan dengan sebenar – benarnya bahwa sepanjang pengetahuan saya, di dalam naskah skripsi ini tidak terdapat karya ilmiah yang pernah diajukan oleh pihak lain untuk mendapatkan karya atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis dikutip dalam naskah ini dan disebut dalm sumber kutipan dan daftar pustaka. Apabila ternyata di dalam naskah skripsi ini dapat dibuktikan terdapat unsur – unsur jiplakan, saya bersedia skripsi ini digugurkan dan gelar akademik yang telah saya peroleh (S-1) dibatalkan, serta diproses sesuai dengan peraturan perundang – undangan yang berlaku (UU No. 20 Tahun 2003, Pasal 25 ayat 2 dan pasal 70)

Malang,

April 2008

Marizky Putri Andriyani NIM : 0410323086

RINGKASAN Marizky Putri Andriyani, 2008, Analisis Penerapan Sistem Akuntansi Piutang Dan Penerimaan Kas Sebagai Alat Pengendalian Intern (Studi Kasus Pada PT. Federal Internasional Finance – FIF). Drs. R. Rustam Hidayat, M. Si, Dr. Siti Ragil Handayani, M. Si, 96 Halaman + viii.

Tujuan yang ditetapkan dalam perusahaan dapat tercapai apabila aktivitas – aktivitas dalam perusahaan dapat berjalan dengan lancar, untuk menjamin kelancaran aktivitas perusahaan diperlukan suatu informasi yang tepat, jelas dan dapat dipercaya. Informasi digunakan oleh pihak intern dalam rangka mengambil suatu keputusan dan perumusan kebijakan manajemen. Selain itu informasi juga digunakan oleh pihak ekstern seperti kreditur, investor kaitannya dengan kepentingan mereka. Agar diperoleh informasi yang dapat dipercaya, sistem akuntansi dapat dijadikan solusi untuk melakukan pengawasan terhadap aktivitas – aktivitas perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas pada perusahaan leasing merupakan sistem yang terkontrol dan digunakan sebagai laporan keuangan perusahaan yang selanjutnya menjadi acuan dalam pengambilan keputusan strategis oleh Manajemen perusahaan leasing. Maka dari itu sistem informasi akuntansi piutang dan penerimaan kas merupakan aktivitas penting diantara aktivitas lainnya karena memberikan kontribusi pendapatan dan mudah diselewengkan, untuk menghindari adanya penyelewengan diperlukan suatu sistem pengendalian intern yang efektif dengan memperhatikan unsur pokok sistem pengendalian intern. Berbagai kemudahan ditawarkan PT. FIF, seperti syarat kredit yang lebih sederhana, cara pembayaran yang sudah bisa dilakukan secara online, dan eksekusi kredit yang cepat. Bahkan PT. FIF memberikan jaminan asuransi untuk sepeda motor yang dibeli baru maupun bekas selama jangka waktu kredit.PT. FIF juga memiliki nama yang sudah dikenal diantara perusahaan – perusahaan leasing lainnya. Berdasarkan uraian tersebut dimungkinkan PT. FIF sudah memakai sistem akuntansi yang baik serta upaya yang dilakukan untuk meningkatkan pengendalian intern. Landasan teori yang digunakan dalam penulisan ini adalah sistem akuntansi, sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas, sistem pengendalian intern. Jenis penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek pemelitian. Metode yang digunakan adalah metode deskriptif pendekatan studi kasus dengan fokus penelitian pada struktur organisasi, formulir yang digunakan, prosedur sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas. Berdasarkan hasil analisis, PT. FIF terdapat kelemahan pada struktur organisasi, formulir yang digunakan seperti kwitansi, kelemahan pada prosedur piutang dan penerimaan kas. Kelemahan – kelemahan tersebut dapat diminimalisir dengan memberikan saran perbaikan terhadap pemisahan bagian dalam struktur organisasi, perbaikan formulir yang digunakan dan keefisienan dalam pelaksanaan prosedur piutang dan penerimaan kas.

i

KATA PENGANTAR Kiranya tiada kata yang patut diucapkan selain syukur Alhamdulillah kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan berkah, rahmat, hidayah dan ridhoNya. Sholawat serta Salam selalu tertujukan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul : “ANALISIS

PENERAPAN

SISTEM

AKUNTANSI

PIUTANG

DAN

PENERIMAAN KAS SEBAGAI ALAT PENGENDALIAN INTERN ( Studi Kasus pada PT. Federal Internasional Finance – FIF )”. Penyusunan skripsi ini merupakan salah satu syarat guna mendapatkan gelar sarjana pada Fakultas Ilmu Administrasi Malang. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini tidak lepas dari bantuan pihak lain. Untuk itu perkenankan penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Suhadak, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya. 2. Bapak Dr. Kusdi, D.E.A selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya. 3. Bapak Drs. R. Rustam Hidayat, M.Si selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Bisnis Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya. 4. Bapak Drs. R. Rustam Hidayat, M. Si selaku Dosen Pembimbing I yang telah meluangkan banyak waktu untuk memberikan bimbingan serta nasehat yang bermanfaat bagi penulis dalam menyusun skripsi. 5. Ibu Dr. Siti Ragil Handayani,M. Si selaku Dosen Pembimbing II yang telah meluangkan banyak waktu untuk memberikan bimbingan serta nasehat yang bermanfaat bagi penulis dalam menyusun skripsi. 6. Bapak Rezha Putra Perdana, S. Com selaku Sub Department Head Collection and Recovery yang telah meluangkan banyak waktu untuk memberikan bimbingan serta nasehat yang bermanfaat bagi penulis dalam menyusun skripsi.

ii

7. Bapak Andry Wahyudianto (alm) dan ibu Sri Purnami, S. Pd selaku orang tua penulis, yang tiada henti – hentinya selalu memberikan doa, dukungan dan semangat hingga terselesainya skripsi ini. 8. Kakakku dan adikku yang juga selalu membantu dan memberi semangat hingga terselesainya skripsi ini. 9. “Mas”ku yang selalu memberi dukungan dan semangat dari awal penyusunan skripsi sampai terselesainya skripsi ini. 10. Teman – temanku angkatan 2004 genap khusunya kelas E dan juga teman – teman seperjuanganku (Erni, Grina, Putri, Fero, Farah).

Penulis menyadari bahwa skripsi ini tidak terlepas dari kekurangan, oleh karena itu demi kesempurnaan skripsi ini, saran dan kritik yang sifatnya membangun sangat penulis harapkan. Semoga karya skripsi ini bermanfaat dan dapat memberikan sumbangan yang berarti bagi semua pihak yang membutuhkan.

Malang,

April 2008

Penulis.

iii

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang .............................................................................. B. Rumusan Masalah ......................................................................... C. Tujuan Penelitian ........................................................................... D. Kontribusi Penelitian ..................................................................... E. Sistematika Pembahasan ............................................................... BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Informasi Akuntansi .......................................................... 1. Pengertian Sistem ..................................................................... 2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ................................... 3. Pengertian Prosedur Akuntansi ................................................ 4. Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi ............... B. Sistem Akuntansi Piutang ............................................................. 1. Pengertian Piutang ................................................................... 2. Prosedur Pencatatan Piutang .................................................... 3. Pengendalian Piutang ............................................................... C. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ................................................ 1. Pengertian Kas ......................................................................... 2. Bentuk Penerimaan Kas .......................................................... 3. Cara Penerimaan Kas .............................................................. 4. Fungsi Yang Terkait ................................................................ 5. Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ............ D. Sistem Akuntansi Piutang Dan Penerimaan Kas pada Perusahaan Pembiayaan (Leasing) ................................................................... 1. Sistem Akuntansi Piutang ....................................................... 2. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas .......................................... E. Sistem Pengendalian Intern ........................................................... 1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ................................... 2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern ......................................... 3. Unsur Pokok Pengendalian Intern ................................... 4. Lingkungan Pengendalian Intern ............................................. BAB III A. B. C. D. E. F. G.

METODE PENELITIAN Jenis Penelitian .............................................................................. Fokus Penelitian ............................................................................ Pemilihan Lokasi dan Situs Penelitian .......................................... Sumber Data .................................................................................. Pengumpulan Data ........................................................................ Instrumen Penelitian ...................................................................... Analisis Data .................................................................................

iv

1 3 4 4 4

6 6 7 8 9 10 10 11 13 18 18 18 20 20 21 23 24 28 30 30 31 32 36

38 39 40 40 41 41 42

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum dan Lokasi Penelitian ....................................... B. Penyajian Data ............................................................................... 1. Sejarah Perusahaan .................................................................. 2. Tujuan dan Kegiatan Usaha ..................................................... 3. Struktur Organisasi .................................................................. 4. Sistem Akuntansi Piutang pada PT. FIF Jakarta ...................... a. Fungsi Yang Terkait ........................................................... b. Sistem Akuntansi Piutang .................................................. 5. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas pada PT. FIF Jakarta ........ a. Fungsi Yang Terkait .......................................................... b. Formulir Yang Digunakan ................................................. c. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas .................................... 1) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Dengan Uang Tunai ........................................................................... 2) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Melalui Transfer Bank ............................................................................ 3) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Melalui Kantor Pos ............................................................................... 6. Kebijakan Pengendalian Intern ................................................ C. Analisis dan Interpretasi Hasil Penelitian ..................................... 1. Analisis Terhadap Struktur Organisasi .................................... 2. Analisis Terhadap Formulir Yang Digunakan ......................... 3. Analisis Terhadap Sistem Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas ........................................................................................... D. Pemecahan Masalah ...................................................................... 1. Struktur Organisasi Yang Disarankan ..................................... 2. Formulir Yang Disarankan ...................................................... 3. Sistem Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas Yang Disarankan ............................................................................... a. Sistem Akuntansi Piutang ................................................. b. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ................................... 1) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Dengan Uang Tunai Yang Disarankan .............................................. 2) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Melalui Transfer Bank Yang Disarankan ............................................... 3) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Melalui Kantor Pos Yang Disarankan ..................................................

BAB V PENUTUP A. KESIMPULAN ............................................................................. B. SARAN ......................................................................................... DAFTAR PUSTAKA

v

44 44 44 45 46 49 49 50 53 53 53 56 56 60 63 68 69 69 69 70 72 72 76 78 78 78 79 85 90

95 96

DAFTAR GAMBAR Gambar 1

Flow

chart

pengolahan

dokumen

sumber

untuk

menghasilkan arsip transaksi piutang harian...........................

12

Gambar 2

Flow chart proses harian pemutakhiran transaksi piutang.......

12

Gambar 3

Flow chart proses pembuatan laporan bulanan transaksi piutang.....................................................................................

Gambar 4

13

Flow chart penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan...............................................................................

22

Gambar 5

Flow chart penerimaan kas dari piutang melalui pos...............

23

Gambar 6

Flow chart sistem akuntansi piutang perusahaan pembiayaan (leasing)...................................................................................

Gambar 7

26

Flow chart sistem akuntansi penerimaan kas perusahaan pembiayaan (leasing)...............................................................

29

Gambar 8

Tujuan sistem pengendalian intern..........................................

31

Gambar 9

Unsur pokok sistem pengendalian intern.................................

35

Gambar 10

Bagan

struktur

organisasi

pada

PT.

FIF..........................................................................................

47

Gambar 11

Flow chart sistem akuntansi piutang pada PT. FIF.................

52

Gambar 12

Kwitansi pembayaran pada PT. FIF........................................

55

Gambar 13

Flow chart penerimaan kas secara tunai pada PT. FIF............

58

Gambar 14

Flow chart penerimaan kas melalui transfer bank pada PT. FIF...........................................................................................

Gambar 15

Flow chart penerimaan kas melalui kantor pos pada PT. FIF...........................................................................................

Gambar 16

61

Bagan

struktur

organisasi

65

yang

disarankan................................................................................

75

Gambar 17

Kwitansi yang disarankan........................................................

77

Gambar 18

Flow chart penerimaan kas secara tunai yang disarankan.......

82

Gambar 19

Flow chart penerimaan kas melalui transfer bank yang disarankan................................................................................

Gambar 20

87

Flow chart penerimaan kas melalui kantor pos yang disarankan................................................................................ vi

92

vii

1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Kebutuhan masyarakat kota terhadap kendaraan bermotor khususnya sepeda motor semakin dibutuhkan, karena alat transportasi sepeda motor selain harganya lebih murah, sepeda motor juga merupakan kendaraan bermotor yang fleksibel, mudah menembus jalanan yang padat. Untuk memenuhi kebutuhannya tersebut disamping kemampuan bayarnya yang terbatas, saat ini konsumen cenderung senang berbelanja dengan kredit tanpa harus menyiapkan dana dalam jumlah besar terlebih dahulu ( www.fifkredit.com ). Oleh karena itu, saat ini banyak bermunculan perusahaan – perusahaan industri pembiayaan seperti leasing. Ketergantungan itu terlihat dari penjualan kendaraan bermotor khususnya merek Honda, dimana sekitar 60% - 70%* dibeli secara kredit melalui perusahaan leasing (*www.fifkredit.com). Posisi perusahaan leasing adalah sebagai pendukung produsen untuk menjual produknya di pasar. Dalam hal ini, perusahaan leasing membantu konsumen mendapatkan kebutuhannya dengan mudah dan aman. Berbagai kemudahan ditawarkan perusahaan leasing, seperti syarat kredit yang lebih sederhana, cara pembayaran yang sudah bisa dilakukan secara online, dan eksekusi kredit yang cepat. Bahkan PT. FIF memberikan jaminan asuransi untuk sepeda motor yang dibeli baru maupun bekas selama jangka waktu kredit. Dipastikan industri pembiayaan masih tetap meledak sampai beberapa tahun ke depan selama pemerintah tidak memiliki regulasi pasti yang mengaturnya. Sebab, pengajuan kredit melalui jasa pembiayaan lebih mudah daripada melalui perbankan, yang biasanya sejumlah syarat tidak bisa dipenuhi konsumen. Selain itu, perusahaan pembiayaan semakin agresif bekerjasama dengan produsen barang untuk menjual produk dengan cara kredit dan leasing. ( www.fifkredit.com ) Untuk kepentingan dan sebab-sebab di atas, maka dalam pengertian guna perencanaan strategi dan pengendalian manajemen, sistem pengendalian

2

intern sangat berfungsi. Informasi yang teliti, tepat waktu, jelas dan dapat dipercaya adalah sangat penting guna sebagai dasar perencanaan strategi dan pengendalian manajemen. Informasi dengan sifat-sifat yang diperlukan di atas, dihasilkan oleh adanya sistem informasi akuntansi yang baik. Sistem informasi yang dirancang sedemikian rupa sejak perusahaan tersebut berdiri, akan berpengaruh terhadap sistem pengendalian intern yang ada. Sistem pengendalian intern mempunyai unsur-unsur yang perlu dirancang yaitu sistem wewenang dan pemisahan-pemisahan tanggung jawab terutama terhadap fungsi operasi dan penyimpanan dengan fungsi akuntansi serta tidak diperbolehkannya memberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahapan suatu transaksi guna memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Dalam organisasi setiap transaksi hanya terdiri atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujuinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksanaya setiap transaksi. Dari sistem yang dibuat pelaksanaannya tidak akan berjalan dengan baik apabila dalam pelaksanaan tidak terdapat praktek yang sehat dari pihak-pihak yang berwenang dan juga karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur. Di dalam sistem akuntansi yang baik terdapat cara-cara pengawasan yang dapat berjalan dengan sendirinya dimana melalui sistem dan prosedur tertentu, hasil pelaksanaan suatu bagian akan terkontrol oleh bagian lain melalui berbagai laporan yang sampai ke tangan manajemen. Internal check merupakan hakikat dari sistem akuntansi, manajemen bertanggung jawab untuk menyusun, melaksanakan, dan mengawasi jalannya sistem akuntansi. Sistem apapun, bagaimanapun baik dasarnya, tetapi bila tidak disertai dukungan dari yang melaksanakannya akan menjadi sia-sia. Sistem akuntansi yang baik hendaknya dapat merangkum prinsip-prinsip dan teknik pengendalian intern, yang salah satu atributnya agar informasi yang disajikan dapat dipercaya kebenarannya. Dan perlu diperhatikan juga bahwa resiko dan kemungkinan kecurangan berbeda-beda sekali menurut jenis dan bagian-bagian yang ada dalam perusahaan.

3

Sistem Akuntansi Piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan para debitur. Mutasi piutang disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaaan kas dari debitur. Penerimaan kas merupakan sesuatu baik berupa uang atau bukan yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya. Sistem yang baik sangat membantu usaha-usaha pengendalian, karena mekanisme internal check akan terlaksana dengan sendirinya selama kegiatan-kegiatan

perusahaan

berlangsung.

Dengan

demikian

dapat

mengurangi resiko terjadinya kesalahan, pemborosan, dan usaha-usaha kecurangan. Di dalam perusahaan leasing untuk mengurangi terjadinya resiko kesalahan, pemborosan, dan usaha – usaha kecurangan, maka bagian Credit Marketing Officer harus benar – benar teliti dalam memberikan informasi kelayakan kredit dan melakukan pengecekan dokumen para calon nasabah yang berupa KTP, Rekening Listrik, Rekening Telepon, Slip Gaji, dll. Sistem Informasi Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas pada perusahaan leasing merupakan sistem yang terkontrol dan digunakan sebagai laporan keuangan perusahaan yang selanjutnya menjadi acuan dalam pengambilan keputusan strategis oleh Manajemen perusahaan leasing. Berdasarkan seluruh penjelasan di atas maka penulis merasa tertarik melakukan penelitian tentang bagaimana Sistem Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas yang dapat menunjang pengendalian intern yang dilakukan oleh PT. FIF dengan judul Analisis Penerapan Sistem Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas sebagai Alat Pengendalian Intern .

B. Rumusan Masalah Dalam penelitian ini peneliti sudah merumuskan beberapa masalah yang akan diteliti, yaitu: 1. Bagaimana sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas yang diterapkan pada PT. Federal Internasional Finance (FIF)? 2. Apakah penerapan sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas, menunjang pengendalian intern?

4

C. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini antara lain: 1. Untuk mengetahui sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas yang diterapkan PT. Federal Internasional Finance (FIF). 2. Untuk mengetahui sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas yang efektif bagi pengendalian intern.

D. Kontribusi Penelitian Kontribusi dari penelitian ini, anatara lain: 1. Kontribusi Praktis Bagi obyek penelitian diharapkan dapat memberikan informasi yang dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam penentuan kebijakan akuntansi khususnya yang berkaitan tentang sistem pengendalian intern. 2. Kontribusi Teoritis Sebagai karya ilmiah, hasil penelitian ini diharapkan berguna untuk menambah pengetahuan dan dapat menjadi dasar penelitian selanjutnya.

E. Sistematika Penulisan Bab I Pendahuluan, dalam bab ini meliputi latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan. Bab II Tinjauan Pustaka, dalam bab ini terdapat teori yang relevan dengan penelitian yang dilakukan. Yang artinya akan menjelaskan mengenai landasan teori yang berhubungan dengan permasalahan yang akan dianalisa. Dimana landasan teori ini selanjutnya akan digunakan sebagai dasar untuk menganalisa dan memecahkan masalah yang mungkin timbul. Bab III

Metode Penelitian, akan menjeaskan rencana dan prosedur

penelitian yang akan dilakukan oleh penulis untuk memperoleh jawaban yang sesuai dengan permasalahan atau tujuan penelitian.

5

Bab IV Hasil dan Pembahasan, akan membahas mengenai data-data yang diperoleh yang dapat berupa gambaran umum perusahaan, hasil penelitian yang telah dilakukan mengenai penerapan sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas, sebagai alat pengendalian intern dalam prosedur pemberian kredit yang meliputi analisa struktur organisasi, analisa sistem wewenang dan prosedur dalam pemberian kredit, analisa terhadap praktik-praktik yang sehat, dan analisis terhadap mutu karyawan. Bab V Penutup, meliputi kesimpulan dan saran yang akan membahas kesimpulan secara umum maupun khusus mengenai pembahasan kasus yang berhubungan dengan permasalahan. Disini juga akan disajikan mengenai saran-saran yang berhubungan dengan hasil analisa penulis.

6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Informasi Akuntansi 1.

Pengertian Sistem Menurut Mulyadi (2001, h.2), sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya antara yang satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (1996) sistem adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Baridwan (1998, h.3), sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama di perusahaan. Menurut Simamora (2000, h.176), sistem adalah seperangkat peraturan dan prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa tugas tertentu dilaksanakan dalam suatu cara yang sudah ditetapkan sebelumnya. Dari definisi-definisi di atas dapat dirinci lebih lanjut mengenai pengertian sistem secara umum yaitu: 1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur yang terdiri dari subsistem yang lebih kecil dan terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut. 2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sstem yang bersangkutan, berhubungan erat satu dengan yang lain dan sifat serta kerjasama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu. 3. Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu, sedangkan unsur-unsur sistem bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. Unsur sistem bekerja sama satu dengan yang lain dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tertentu. 4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Dari uraian mengenai pengertian sistem secara umum di atas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri atas jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

7

Sistem juga dibuat untuk menangani sesuatu yang terjadi berulang kali atau yang secara rutin terjadi.

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Definisi Sistem Informasi Akuntansi menurut Zaki Baridwan dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (1998, h.4) adalah Sistem Informasi Akuntansi sebagai formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomi dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi. Definisi lain dikemukakan oleh Mulyadi (2001, h.3), Sistem Akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sedangkan menurut Samsul dan Mustofa (1992, h.52), Sistem Akuntansi merupakan kumpulan elemen-elemen akuntansi yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan memperoleh informasi kuantitatif, terutama bersifat keuangan mengenai kesatuan ekonomi dengan maksud agar berguna untuk pengambilan keputusan-keputusan ekonomi, dan untuk mengurus, menjaga, mengamankan kekayaan perusahaan. Krismiaji (2002, h.219), juga menerangkan Sistem Akuntansi terdiri atas metoda dan catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasikan, merangkai, menganalisis, menggolongkan, mencatat dan melaporkan transaksi-transaksi perusahaan dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan kewajiban yang terkait. Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, dan buku pembantu, serta laporan. Dan dari berbagai definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa:

8

a. Sistem Akuntansi merupakan metode dan catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasikan, merangkai, menganalisis, menggolongkan, mencatat prosedur-prosedur, formulur-formulir dan catatan-catatan akuntansi yang digunakan untuk mengolah data menjadi informasi keuangan. b. Sistem Akuntansi menghasilkan informasi yang digunakan untuk kepentingan intern maupun ekstern perusahaan, yang memudahkan pemakai dalam usaha pengambilan keputusan dan pengelolaan perusahan, serta untuk menjaga dan mengamankan harta kekayaan perusahaan. c. Sistem Akuntansi merupakan suatu alat yang dipakai untuk mengorganisir, mengumpulkan, dan mengikhtisarkan perusahan di mana para pegawai, kegiatan-kegiatan organisasi dapat disatupadukan sedemikian rupa agar pengawasan dapat dijalankan dengan sebaikbaiknya.

3.

Pengertian Prosedur Akuntansi Supaya dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai berbagai sistem yang menghasilkan berbagai macam formulir yang diolah dalam sistem akuntansi, maka perlu dibedakan antara pengertian sistem dan pengertian prosedur. Prosedur adalah urut-urutan pekerjaan kerani (klerikal) biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Zaki Baridwan (1998, h.3). Definisi lain juga diungkapkan oleh Mulyadi, prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Mulyadi (2001, h.5).

9

Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu sistem dapat terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal yang terjadi berulang-ulang.

4. Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Dalam bukunya, Mulyadi (2001, h.19) diuraikan empat tujuan umum pengembangan Sistem Akuntansi, yaitu: 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan (suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini). Perusahaan manufaktur baru biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi lengkap. Sedangkan perusahaan yang membuka usaha baru yang selama ini belum dijalankan biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi yang tidak selengkap yang diperlukan perusahaan baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. Adakalanya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupin struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini kemungkinan disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan, sehingga menuntut sistem akuntansi untuk dapat menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern. Akuntansi

merupakan

alat

pertanggungjawaban

kekayaan

suatu

organisasi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem akuntansi dapat pula

10

ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk menghemat biaya. Informasi merupakan barang informasi. Untuk memperolehnya diperlukan sumber ekonomi yang lainnya. Oleh karena itu dalam menghasilkan informasi dipertimbangkan besarnya manfaat yang diperoleh dengan pengorbanan yang dilakukan. Jika pengorbanan untuk memperoleh informasi keuangan diperhitungkan lebih besar dibanding dengan manfaat yang diperoleh, maka sistem yang sudah ada perlu dirancang kembali untuk mengurangi pengorbanan sumber daya bagi penyediaan informasi tersebut. Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan dari sistem akuntansi adalah untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru, memperbaiki yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, memperbaiki pengendalian intern dan pengecekan intern dan mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

B. Sistem Akuntansi Piutang 1. Pengertian Piutang Dalam usaha untuk meningkatkan atau memperbesar volume penjualan, banyak perusahaan menjual produknya secara kredit. Penjualan kredit tidak dapat dengan segera menghasilkan penerimaan kas, tetapi menimbulkan piutang pelanggan dan barulah pada hari jatuh tempo terjadi aliran kas masuk (cash inflow) yang berasal dari piutang tersebut. Beberapa ahli memberikan batasan yang berbeda mengenai piutang meskipun demikian perbedaan tersebut bukan merupakan perbedaan yang prinsip. Menurut Bodnar dan Hopwood (1996, h.272), piutang dagang adalah uang yang terhutang oleh pelanggan atas barang yang telah kita jual atau jasa yang telah kita berikan kepadanya. Ada juga pendapat yang

11

dikemukakan oleh Gitosudarmo dan Basri (1995, h.83), piutang merupakan aktiva atau kekayaan perusahaan yang timbul sebagai akibat dari dilaksanakannya politik penjualan kredit. Sedangkan menurut Kieso dan Weygandt (1995, h.415), piutang adalah klaim terhadap pelanggan dan yang lain atas uang, barang atau jasa. Dari berbagai pendapat tersebut dapat ditarik suatu pengertian bahwa pada dasarnya piutang adalah aktiva yang menunjukkan sejumlah tagihan kepada pihak lain sebagai akibat penjualan barang atau jasa secara kredit dengan ketentuan tertentu, dimana pembeli diharapkan memenuhi kewajibannya sesuai dengan waktu yang ditentukan.

2. Prosedur Pencatatan Piutang Menurut Mulyadi (2001, h.261), pencatatan piutang dapat dilakukan dengan salah satu dari metode berikut ini: 1. Metode konvensional 2. Metode posting langsung ke dalam kartu piutang atau pernyataan piutang. 3. Metode pencatatan tanpa buku pembantu (ledgerless bookkeeping). 4. Metode pencatatan dengan menggunakan komputer. Berikut ini diuraikan metode pencatatan piutang dengan komputer yang menggunakan batch system. Dalam batch system ini, dokumen sumber yang mengubah piutang dikumpulkan dan sekaligus di- posting setiap hari untuk memutakhirkan catatan piutang. Dalam sistem-sistem komputer dibentuk dua macam arsip: arsip transaksi (transaction file) dan arsip induk (master file). Pencatatan piutang yang dilakukan secara harian disajikan pada gambar 1. Secara harian pula, arsip transaksi digunakan untuk memutakhirkan arsip induk piutang seperti yang disajikan pada gambar 2. Secara periodik, misalnya setiap bulan, arsip induk piutang digunakan untuk menghasilkan berbagai macam laporan bagi manajemen, seperti yang disajikan pada gambar 3.

12

Terminal

Faktur Penjualan

Arsip transak si piutang

Edit and log transaction program

Terminal

Memo Kredit,

Adjustment,

Control informatio n report Terminal

Bukti kas masuk

Gambar 1. Pengolahan dokumen sumber untuk menghasilkan arsip transaksi

piutang

harian

(Daily

Account

Receivable

Transaction File)

Up date Arsip induk piutang

Arsip transak si piutang

Up date Master File Program

Arsip induk piutang

Arsip transak si Piutang

Laporan Penyimpang an

Laporan Pengolahan Piutang H i

Gambar 2. Proses Harian Pemutakhiran (Updating) Arsip Induk Piutang

13

Laporan Piutang

Arsip induk piutang

Report

Program

Pernyataan Piutang

Laporan Status Piutang yang

Laporan Penjualan menurut Daerah

Gambar 3. Proses Pembuatan Laporan Bulanan Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi (2001, h. 270-271)

3. Pengendalian piutang Piutang merupakan unsur yang penting dalam neraca perusahaan, oleh sebab itu apabila perusahaan memberikan kredit harus melalui prosedur yang benar, pengawasan yang cukup serta berbagai kebijakan untuk keberhasilan perusahaan. Untuk mencapai hasil optimum, maka perusahaan memerlukan informasi dan analisa kredit yang tepat. Ada empat masalah pokok yang perlu diperhatikan oleh perusahaan sebelum mengeluarkan kredit: a. Standar kredit Dijelaskan oleh Lukman (2000, h.256), standar kredit dari suatu perusahaan didefinisikan sebagai ”kriteria minimum yang harus dipenuhi oleh pelanggan sebelum mendapatkan kredit”. Selanjutnya J Fred Weston dan Eugene F. Brigham seperti yang diterjemahkan oleh Djorban Wahid Rucyat Kosasih (1998, h.476) menyatakan ”standar kredit perusahaan akan diterapkan untuk menentukan pelanggan yang

14

mampu memenuhi syarat umum kredit dan berapa jumlah kredit maksimum untuk setiap pelanggan”. Menurut Sartono (1999, h.542) memberikan pengertian bahwa standart kredit adalah salah satu kriteria yang dipakai perusahaan untuk menyeleksi para langganan yang akan diberi kredit dan berapa jumlah yang harus diberikan. Dengan demikian dapat disimpulakan bahwa standart kredit dari suatu perusahaan adalah salah satu kriteria minimum yang harus dipenuhi oleh para langganan yang akan diberi kredit dan besarnya jumlah yang harus diberikan. Dengan standart kredit tersebut diharapkan dapat mengambil keputusan dengan tepat kepada siapa dan dalam jumlah berapa kredit tersebut diberikan. Adapun faktor-faktor yang harus dipertimbangkan apabila perusahaan bermaksud untuk mengubah standart kredit yang ditetapkan menurut Lukman (2000, h.257) adalah: 1. Biaya-biaya administrasi Bilamana perusahaan memperlunak standart kredit yang diterapkan maka berarti lebih banyak kredit yang diberikan dan tugas-tugas yang tidak dapat dipisahkan dengan adanya pertambahan penjualan kredit tersebut juga akan semakin bertambah besar dan sebaliknya. Dengan demikian dapat diperkirakan bahwa perlunakan standart kredit yang lebih ketat akan menguramgi biaya-biaya administrasi. 2. Investasi dalam piutang Diakui atau tidak, penanaman modal dalam piutang mempunyai biaya-biaya tertentu. Semakin besar piutang semakin besar pula biaya-biayanya (Crrying Cost), demikian pula sebaliknya. Bilamana perusahaan memperlunak standart kredit yang digunakan maka rata-rata jumlah piutang akan memperkecil rata-rata piutang. Perubahan rata-rata piutang akan dikaitkan dengan perubahan standart kredit disebabkan oleh dua faktor yaitu perubahan volume penjualan dan perubahan dalam kebijakan pengumpulan piutang. Keduanya akan memperbesar biaya bilamana standart kredit diperlunak dan sebaliknya. 3. Kerugian Piutang (Bad Debt Expenses) Resiko kerugian piutang atau Bad Debt Expenses akan semakin meningkat dengan diperlunaknya standart kredit, dan akan menurun bilamana standart kredit diperketat.

15

4. Volume Penjualan Bilamana standart kredit diperlunak maka diharapkan akan dapat meningkatkan volume penjualan dan sebaliknya. Menurut Lukman (2000, h.258), keputusan untuk memperlunak standart kredit yang diberikan maka haruslah membandingkan antara tambahan keuntungan yang diperoleh dari adanya tambahan penjualan dengan tambahan biayanya. Apabila tambahan keuntungan lebih besar maka perlunakan standart kredit dapat dilaksanakan dan apabila sebaliknya yang terjadi maka tentu saja perusahaan tidak boleh mengubah standart kredit yang ditetapkan atau dengan perkataan lain yaitu tetap saja menjalankan standart kredit yang selama ini sudah diterapkan. Setelah standart kredit ditetapkan, maka perlu diadakan analisis untuk menentukan calon pelanggan yang memenuhi standart dan berapa besar kredit yang diberikan kepada calon pelanggan tersebut. Penganalisaan menurut calon pelanggan menurut Riyanto (2001, h.78) disebut dengan istilah ”The Five C’s of Credit” , yaitu 1. Character (kepribadian) Menunjukkan kemungkinan dari langganan untuk secara jujur berusaha memenuhi kewajibannya. Faktor ini sangat penting, karena setiap transaksi kredit mengandung kesanggupan untuk membayar. 2. Capacity (kemampuan) Merupakan pendapat subyektif mengenai kemampuan dari langganan. Hal ini didukung dengan riwayatnya di masa lalu, dilengkapi dengan observasi fisik padapabrik atau toko langganannya. 3. Capital (modal) Diukur oleh posisi finansiil perusahaan secara umum, di mana hal ini ditunjukkan oleh analisis rasio finansiil, yang khususnya ditekankan pada nilai modal dari perusahaan. 4. Colateral (jaminan) Dicerminkan oleh aktiva dari langganan yang dikaitkan atau dijadikan keamanan kredit yang diberikan kepada langganan tersebut. 5. Conditions (kondisi) Menunjukkan pengaruh langsung dari kecenderungan ekonomi secara umum terhadap perusahaan yang bersangkutan atau perkembangan khusus dalam suatu bidang

16

ekonomi tertentu yang mungkin mempunyai efek terhadap kemampuan langganan untuk memenuhi kewajibannya. Sebagai suatu kesatuan, kelima C di atas memegang peranan yang sangat penting sepanjang hal tersebut dapat menjamin bahwa tidak ada faktor-faktor penting lain yang dilupakan dalam analisis yang telah dilakukan. b. Persyaratan kredit atau credit term Persyaratan kredit atau Credit Term merupakan persyaratan pelunasan kredit bagi penerima kredit mengenai jangka waktu yang diberikan. Credit term secara langsung akan mempengaruhi besarnya investasi

modal

mempertimbangkan

pada

piutang,

dengan

baik

maka

perusahaan

mengenai

batas

harus waktu

pembayarannya maupun kemungkinan pemberian diskon serta besarnya diskon yang tepat. Misalnya: 2/10 net 30. Persyaratan ini berarti pembeli akan menerima potongan tunai sebesar 2% apabila pembayaran kredit dilakukan paling lama 10 hari (periode potongan tunai) setelah awal periode kredit, bila tidak maka keseluruhan jumlah utangnya harus dibayar paling lambat 30 hari (periode kredit) sesudah awal periode kredit. Menurut Lukman (2000, h.266) term of credit meliputi tiga komponen, yaitu: 1. Potongan tunai (Cash Discount) 2. Periode potongan tunai (Cash Discount Period) 3. Periode kredit (Credit Period) c. Kebijaksanaan penagihan Kebijaksanaan

penagihan

(Collection

Policy)

dari

suatu

perusahaan menurut Sawir (2000, h.201) adalah prosedur yang ditempuh untuk memperoleh pembayaran dari rekening-rekening yang telah jatuh tempo. Keberhasilan pengumpulan piutang sangat bergantung pada kebijaksanaan mengenai penagihan yang dilakukan oleh penagih.

17

Dalam persetujuan piutang ditentukan batas pelunasan, tetapi hal ini terkadang tidak ditepati oleh penerima kredit dalam batas waktu pembayaran dengan alasan-alasan tertentu. Apabila hal ini terjadi maka cara penagihan yang dapat dilakukan melalui: 1. Surat Apabila batas pelunasan telah dilalui, tetapi piutang belum dilunasi, maka perusahaan dapat mengirim surat untuk mengingatkan atau menegur. Apabila surat penagihan pertama belum dipenuhi, maka dapat dikirim surat berikutnya dengan nada agak keras. 2. Telepon Kemajuan di bidang telekomunikasi telah banyak menolong dalam dunia bisnis, telepon dapat digunakan pula sebagai sarana penagihan. Melalui telepon akan terjadi dialog langsung antar kreditur dan debitur, sehingga akan diketahui permasalahan secara tepat. 3. Kunjungan personil Apabila jarak debitur dan kreditur tidak terlalu jauh atau tidak memerlukan biaya yang tinggi dapat dilakukan kunjungan personil. Melalui kunjungan personil diharapkan akan lebih membantu pertemuan antara kreditur dan debitur secara langsung. 4. Tindakan yuridis Apabila penerima kredit tetap tidak mau melunasi hutangnya walaupun penagih telah melakukan langkah-langkah di atas maka penagih dapat melakukan penagihan melalui tindakan hukum dengan mengajukan gugatan perdata melalui pengadilan. d. Sumber informasi Yang dimaksud sumber informasi kredit di sini adalah, suatu informasi tentang seluk beluk calon penerima kredit yang berguna untuk menetapkan kebijaksanaan pemberian kredit.

18

C. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas 1. Pengertian Kas Menurut Soemarso (1996, h.323), kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk ung atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya. Sedangkan pengertian kas yang diungkapkan dalam Prinsip Akuntansi Indonesia (PAI), yang dikutip oleh Samsul dan Mustofa (1992, h.278) adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.sehingga dapat disimpulkan bahwa kas sebenarnya adalah alat pembayaran yang terkadang digunakan untuk pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya. Sedangkan sistem akuntansi penerimaan kas merupakan rangkaian prosedur mulai diterimanya kas dari tangan konsumen, sampai pada pencatatan akuntansinya pada jurnal dan buku besar.

2. Bentuk Penerimaan Kas Di dunia usaha dikenal beberapa bentuk pembayaran dari langganan. Seperti yang dituliskan oleh Samsul dan Mustofa (1992, h.279-281), bahwa ada macam-macam bentuk penerimaan kas, antara lain: 1. Penerimaan Berupa Uang Tunai Penerimaan dalam bentuk uang tunai banyak terjadi pada perusahaan-perusahaan kecilterutama yang tidak mempunyai hubungan rekening dengan bank. Adapun kebaikan dari penerimaan uang tunai ini adalah: a. Dapat dipakai sebagai alat untuk melakukan transaksi secara bebas sewaktu-waktu. b. Dengan dana tunai, berkesempatan memperoleh transaksi spekulatif yang mendapatkan potongan kontan. Sedangkan keburukan dari penerimaan uang tunai ini adalah: a. Membuka peluang untuk diselewengkan oleh pemegang kas. b. Membuka peluan untuk dirampok. c. Mempunyai resiko yang lebih tinggi bila waktu setor ke bank, terhadap penodongan-penodongan di tengah jalan. 2. Penerimaan Berupa Cek Pada dunia usaha cek dipandang lebih praktis, ringan membawanya, mencegah resiko di jalan bila hilang/penodongan, orang dapat menulis jumlah berapa saja pada lembaran cek. Ada beberapa jenis cek yaitu: a. Cek Kontan

19

Adalah cek yang bertanggal sama dengan tanggal menulisnya dan dapat diuangkan secara tunai. Cek kontan dapat juga dipindah bukukan ke rekening si pembawa. b. Cek Silang (Crossed Cheque) Cek yang tidak dapat diuangkan, melainkan harus dipindah bukukan ke rekening atas nama yang tertera pada cek tersebut. Tanda silang tertera pada lembaran cek, dengan memberi tanda garis miring pada sudut kiri atau sudut kanan atas. Ada dua cara pemberian tanda silang, yaitu: 1) Diberi oleh si penarik cek pada saat menulisnya. 2) Diberi oleh si penerima (kasir) pada saat menerima. Kelengkapan keterangan pada lembaran cek harus dikontrol oleh kasir, yang berpedoman pada prosedur yang telah ditetapkan. Prosedur ini dapat mencegah resiko: 1) Jika hilang tidak dapat dipergunakan oleh orang lain. 2) Menutup kemungkinan diselewengkan oleh orang intern (karyawan). 3) Memudahkan kontrol, semua penerimaan dapat diketahui, karena tidak ada sesuatu pembayaran yang langsung diambilkan dari hasil penerimaan. c. Cek Mundur Adalah cek yang bertanggal mundur dari tanggal penulisannya. Misalnya cek ditulis , hari ini 26/11/85 tetapi pada lembaran cek diberi tanggal 26/12/85. Berarti cek-cek tersebut mundur satu bulan. Kalau ingin mundur dua bulan (26/01/85), tetapi bila diuangkan sebelum tanggal tersebutmaka Bank akan tetap membayar seketika selama saldonya cukup. Jadi sebenarnya cek mundur kurang berarti, sebab dapat diuangkan sewaktuwaktu tanpa menunggu tanggal jatuh tempo, walaupun dengan resiko hilangnya kepercayaan si penarik kepada si penerima cek. 3. Penerimaan Berupa Giro Biyet Giro Bilyet serupa dengan cek tetapi tidak sama. Giro Bilyet tidak dapat diuangkan, melainkan harus dipindah bukukan. Giro Bilyet tidak dapat disetorkan sebelum tanggal jatuh tempo yang tertera pada lembaran Giro tersebut. Giro bilyet dapat dibatalkan oleh si penarik sebelum saat jatuh tempo tiba, dengan cara memberitahukan secara tertulis kepada yang bersangkutan. Dari sudut pandang kreditur cek lebih baik daripada giro bilyet, dan dari sudut debitur adalah sebaliknya. 4. Penerimaan Berupa Transfer Bank Bentuk penerimaan ini yang paling aman di banding bentuk yang lain. Hanya saja harus diperhatikan jangan sampai keliru ke rekening orang lain. Untuk itu antara kreditur dan debitur sebaiknya membuat persetujuan terlebih dahulu baik tertulis atau lisan tentang cara-cara melakukan pembayaran. Transfer bank banyak digunakan bila jarak tempat antar kreditur dan debitur sangant jauh, antar kota atau di luar pulau. Tranfer bank dapat

20

dilakukan dengan cara cukup menuliskan pada formulir transfer yang sudah tersedia pada kotak-kotak di ruangan depan bagian operasional. Perusahaan-perusahaan sebagai nasabah bank dapat meminta formulir-formulir tersebut secukupnya. Dengan kemajuan telekomunikasi, transfer dapat dilakukan dengan sangat cepat, dengan telex atau telepon dan clearing. 3. Cara Penerimaan Kas Adapun beberapa cara penerimaan kas, seperti yang diungkapkan oleh Narako (2002, h.117) antara lain: 1. Melalui penagihan Penagihan dapat dilakukan baik oleh juru tagih perusahaan, maupun oleh bank. 2. Melalui transfer bank Dalam hal ini pelanggan harus membayar, melakukan pengiriman uang langsung ke rekening perusahaan. Pelanggan kemudian mengirimkan fotocopy bukti transfer bank. 3. Melalui pembayaran langsung Hal ini biasanya terjadi pada penjualan tunai di toko-toko eceran. 4. Melalui pos Yang dimaksud pengiriman kas melalui pos di sini bukan pengiriman uang melalui pos wesel, melainkan benar-benar mengirim cek dengan cara memasukkan cek ke dalam amplop, kemudian mengirimkannya seperti mengirim surat biasa. Akan tetapi cara semacam ini tidak lazim digunakan dan bahkan mungkin dilarang oleh Kantor Pos dan Giro di Indonesia. Pengiriman cek dengan cara ini hanya berlaku di luar negeri (AS misalnya).

4. Fungsi Yang Terkait Menurut Mulyadi (2001, h.487), fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah: 1. Fungsi Sekretariat Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cekdan surat pemberitahuan

21

(remittance ad-vice) melalui pos para debitur perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. 2. Fungsi Penagihan Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab atas peneriman cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas piutang dilaksnakan melalui penagih perusahaan). Fungsi Kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. 4. Fungsi Akuntansi Fungsi Akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. 5. Fungsi Pemeriksa Intern Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas periodik. Di samping itu, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.

5. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi penerimaan Kas 1) Sistem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Penagih Perusahaan Menurut sistem pengendalian intern yang baik, semua penerimaan kas dari debitur harus dalam bentuk cek atas nama giro bilyet. Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk uang tunai memberikan peluang bagi penagih perusahaan melakukan penyelewengan kas hasil penegihan. Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk cek tunai juga memberikan peluang bagi karyawan perusahaan untuk menguangkan cek yang diterima dari debitur untuk kepentingan pribadinya. Penerimaan kas dari piutang melalui penagih petusahaan dilaksanakan dengan prosedur berikut ini:

22

1. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada Bagian Penagihan. 2. Bagian Penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur. 3. Bagian Penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmit-tance advice) dari debitur. 4. Bagian Penagihan menyerahan cek kepada Bagian Kasa. 5. Bagian Penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada Bagian Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. 6. Bagian Kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur. 7. Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang. 8. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bang debitur. Sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan dilukiskan pada gambar 4 di bawah ini:

Bagian Penagihan

Bagian Penagihan menagih utang ke debitur (2)

Debitur

Bagian Penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur (3) Bagian Piutang Menyerahkan Daftar debitur Bagian Penagihan menyerahkan Yang harus Bagian cek atas nama kepada Bagian Ditagih Penagihan Kasa (5) (1) menyerahkan surat pemberitahuan Bagian Kasa menyetorkan dari debitur cek ke bank perusahaan (4) setelah dilakukan endorsement atas cek tersebut oleh Bagian pejab atasan yang berwenang Piutang Bagian (6)

Kasa

Bank Debitur Check Clearing (7)

Bank Perusahaa n

Gambar 4. Penerimaan Kas Dari Piutang Melalui Penagih Perusahaan Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi (2001, h.493)

2) Sistem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Pos Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini: 1. Bagian Penagihan mengirimkan faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi. 2. Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui pos.

23

3. Bagian Sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmitance advice) dari debitur. 4. Bagian Sekretariat menyerahkan cek kepada Bagian Kasa. 5. Bagian Sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada Bagian Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. 6. Bagian Kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima pembayaran dari debitur. 7. Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakuakn endorsement oleh pejabat yang berwenang. 8. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos dilukiskan pada gambar Bagian Penagihan

Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada

Debitur

debitur (1)

Debitur mengirim cek dan surat pemberitahuan pada saat piutang jatuh tempo (2) Bagian Sekretariat menerima kiriman cek & surat pemberitahuan Kantor Pos dari debitur via kantor pos (3)

Bank Debitur

Bagian Sekretariat

Bagian Sekretariat menyerahkan cek kepada Bagian Kasa (4) Bagian Sekretariat menyerahkan surat Bagian pemberitahuan kepada Kasa Bagian Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang (5)

Bagian Kas menyetorkan cek ke bank setelah dilakukan endorsement oleh pihak yang berwenang atas cek tersebut (6)

Check Clearing (7)

Bank Penjual

Bagian Piutang

Gambar 5. Penerimaan Kas dari Piutang melalui Pos Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi (2001, h.496)

D. Sistem Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas Perusahaan Leasing Piutang Usaha (Account Receivable) merupakan asset beresiko yang mewakili mayoritas aset perusahaan. Pengelolaannya ditangani oleh AR Departement dengan tujuan: a. Menjaga kelancaran cash in flow agar perusahaan mampu membayar biaya

operasi,

membayar

pokok

dan

bunga

pinjaman

serta

24

menghasilkan laba. Maksimalisasi keuntungan perusahaan karena tunggakan berarti perusahaan membayar bunga lebih tinggi ke Bank penyandang dana. b. Membangun tingkat kesehatan kredit melalui penanganan atas kredit yang digolongkan kurang lancar. c. Mencegah terjadinya kredit macet (sebab cost dan effort yang dikeluarkan untuk menyelesaikan kredit macet / bermasalah lebih besar daripada upaya pencegahan).

1. Sistem Akuntansi Piutang Perusahaan Pembiayaan (Leasing) Proses sistem akuntansi piutang perusahaan leasing dimulai dari Sales Counter Dealer. Sales Counter Dealer menghubungi bagian CMO perusahaan leasing, lalu memberi data nasabah dan data kredit. Selanjutnya bagian CMO menyiapkan form perjanjian kredit – blank, lalu mengkontak nasabah untuk dilakukan survey. Setelah itu bagian CMO melakukan cross check data nasabah dan memberikan informasi kelayakan kredit. Bila nasabah dinyatakan layak mengambil kredit, nasabah harus melampirkan beberapa syarat yaitu, KTP / SIM atau sejenisnya; rekening listrik atau sejenisnya; rekening tabungan atau sejenisnya; slip gaji; kartu keluarga; PBB atau sejenisnya; NPWP atau sejenisnya (bila konsumen adalah perusahaan); bon-bon penjualan atau sejenisnya (bila konsumen adalah perusahaan). Selanjutnya pengecekan syarat-syarat tersebut dilakukan kembali oleh bagian CMO perusahaan leasing. Setelah melakukan pengecekan, lalu bagian CMO menanda tangani laporan analisa dan mengcross check calon nasabah bila meragukan. Laporan pengecekan data dari bagian CMO masih harus dicek kembali oleh bagian CA perusahaan leasing. Setelah data-data tersebut dicek bagian CA, lalu oleh bagian administrasi perusahaan leasing data calon nasabah tersebut dientry. Setelah data calon nasabah tersebut dientry kemudian dilakukan proses kredit, yang mengubah calon nasabah menjadi nasabah.

Selanjutnya

dilakukan

pengurusan

asuransi,

pembayaran

kendaraan nasabah dan yang terakhir pembukuan transaksi kredit. Untuk

25

lebih jelasnya dapat digambarkan melalui bagan alir (flow chart) sebagai berikut:

26

27

28

2. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Perusahaan Pembiayaan (Leasing) Konsumen langsung datang ke perusahaan leasing yang bersangkutan/ bank / dealer untuk melakukan pembayaran. Tetapi bila konsumen melakukan pembayarannya menunggak, konsumen akan didatangi bagian penagih perusahaan leasing (dept collector), lalu oleh bagian penagih uang pembayaran dari konsumen langsung disetorkan ke bank / kasir perusahaan leasing

yang

bersangkutan.

Jika

konsumen

yang

pembayarannya

menunggak dan ternyata diketahui bahwa konsumen tersebut tidak dapat melakukan pembayaran, maka perusahaan leasing menarik barang kredit tersebut dan bagian penagih melaporkan ke bagian reposses, dan oleh bagian reposses barang tarikan tersebut dikelola untuk dilakukan penjualan kembali dan uang hasil penjualan kembali tersebut langsung disetorkan ke kasir perusahaan leasing yang bersangkutan / bank. Untuk lebih jelasnya dapat digambarkan melalui bagan alir (flow chart) sebagai berikut:

29

30

E. Sistem Pengendalian Intern 1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern Mulyadi (2001:163), menyatakan bahwa sistem pengendalian intern meliputi

struktur

organisasi,

metode

dan

ukuran-ukuran

yang

dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya

kebijakan

manajemen.

Menurut

Krismiaji

(2002:218),

pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen. Samsul dan Mustofa juga menerangkan yang dimaksud dengan pengendalian intern adalah cara untuk mengatasi pengamanan harta kekayaan, memperoleh informasi bagi pemimpin, melancarkan operasional dan dipatuhinya kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan. Sedangkan menurut Baridwan (1998:13), menerangkan pengendalian intern adalah ”Meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.” Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern itu adalah kegiatan atau tanggung jawab dari manajemen dalam usaha mangawasi sistem pengendalian intern yang meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan, yang digunakan di dalam perusahaan. Menurut Samsul dan Mustofa (1992:73), dari pengendalian intern tersebut, digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu: a. Mengamankan atau menjaga harta kekayaan. b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. c. Mendorong efisiensi. d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

31

Menjaga kekayaan Organisasi

Tujuan pengendalian

Mengecek ketelitian

intern

dan keandalan data Tujuan pokok

akuntansi

Sistem pengendalian intern

Mendorong efisiensi Tujuan pengendalian Mendorong dipatuhinya

intern

kebijakan manajemen

Gambar 8. Tujuan sistem pengendalian intern Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi (2001, h.164)

2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu Pengendalian Intern Akuntansi (Internal Accounting Control) dan Pengendalian Intern Administratif (Internal Administratif Control). a. Pengendalian Intern Akuntansi yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi yaitu dengan mencegah usaha-usaha penyelewengan disengaja yang dapat mengakibatkan kesalahan dalam pengambilan keputusan

manajemen

serta

keandalan

data

akuntansi

yaitu

berhubungan dengan ketelitian dan benarnya data yang diperlukan. b. Pengendalian Intern Administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong

32

efisiensi dengan melakukan penyempurnaan prosedur serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

3. Unsur Pokok Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001, h.165), unsur pokok dalam sistem pengendalian intern meliputi: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut: a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. b. Semua fungsi tidak boleh diberikan wewenang penuh untuk menyelesaikan seluruh tahap transaksi. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat

33

dalam pelaksanaanya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaandalam menciptakan praktik yang sehat adalah: a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak, akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi. b. Pemeriksaan mendadak (Surprised Audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi yang lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan dengan pihak lain, sehingga terjadi internal check setiap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya. d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari. e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi

kecurangan

dalam

departemen

yang

bersangkutan,

diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut.

34

f.

Secara periodik diadakan pencocokan fisik antara kekayaan dengan catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi anatara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.

g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya, satuan pengawas intern harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi,

serta

harus

bertanggungjawab

langsung

kepada

manajemen puncak (direktur utama). Adanya satuan pengawas intern dalam perusahaan akan menjamin efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian intern, sehingga kekayaan perusahaan akan terjamin ketelitian dan keandalannya. 4. Karyawan

yang

mutunya

sesuai

dengan

tanggungjawabnya.

Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatannya, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung pada manusia yang melaksanakannya. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut dapat ditempuh: a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaanya. Program yang baik dalam seleksi calon karyawan akan menjamin diperolehnya karyawan yang memiliki kompetensi seperti yang dituntut oleh jabatan yang akan didudukinya. b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan di perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.

35

Organisasi yang memisahkan tanggung jawab wewenang secara tegas

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

Unsur pokok sistem Pengendalian intern

Praktik yang sehat

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Gambar 9. Unsur pokok sistem pengendalian intern Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi (2001, h.165)

Dari unsur-unsur sistem pengendalian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern mempunyai unsur-unsur yang perlu dirancang yaitu sistem wewenang dan pemisahan-pemisahan tanggung jawab terutama terhadap fungsi operasi dan penyimpanan dengan fungsi akuntansi serta tidak diperbolehkannya memberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahapan suatu transaksi guna memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Dalam organisasi setiap transaksi hanya terdiri atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujuinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksanaya setiap transaksi. Dari sistem yang dibuat pelaksanaannya tidak akan berjalan dengan baik apabila dalam pelaksanaan tidak terdapat praktek yang sehat dari pihak-pihak yang berwenang dan juga karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur.

36

4.

Lingkungan Pengendalian Intern Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan. Efektifitas unsur pengendalian intern sangat ditentukan oleh atmosfer

yang

diciptakan

lingkungan

pengendalian,

lingkungan

pengendalian harus diberikan tekanan perhatian, karena berdasarkan kenyataan, justru lingkungan pengendalian ini yang mempunyai dampak besar terhadap keseriusan pengendalian intern yang diterapkan dalam perusahaan. Lingkungan pengendalian intern mempunyai empat unsur Mulyadi (2001, h.172): 1. Filosofi dan gaya operasi Filosofi dan gaya operasi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Philosophy merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang tidak seharusnya dikerjakan oleh perusahaan. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu kesatuan usaha harus dilaksanakan. Dengan gaya operasi ini, sense of control akan tumbuh di dalam diri manajemen menengah dan bawah, sehingga biaya pengendalian cenderung rendah. 2. Berfungsinya komite pemeriksaan Jika anggota badan pengawas terutama terdiri dari manajemen puncak perusahaan, hubungan antara akuntan publik dengan Badan Pengawas tidak ada bedanya dengan hubungan antara akuntan publik dengan manajemen perusahaan. Dalam keadaan ini harus ada pihak yang dapat berfungsi sebagai penengah antara manajemen dengan akuntan publik. Perlu dibentuk komite pemeriksaan (audit commitoe), yang anggotanya seluruh atau terutama terdiri dari pihak luar perusahaan. Fungsi komite pemeriksaan yang secara langsung berdampak terhadap akuntan publik adalah: a. Menunjuk akuntan publik yang melaksanakan pemeriksaan tahunan terhadap laporan keuangan perusahaan.

37

b. Membicarakan luas pemeriksaan dengan akuntan publik. c. Meminta

komunikasi

langsung

dengan

akuntan

publik

mengenai masalah-masalah besar yang ditemukan oleh akuntan dalam pemeriksaanya. d. Menelaah laporan keuangan dan laporan akuntan pada saat pemeriksaan akuntan selesai dilaksanakan. 3. Metode pengendalian manajemen Metode pengendalian manajemen merupakan metode perencanaan dan pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Perencanaan dan pengendalian manajemen dilakukan melalui empat tahap: a. Penyusunan program (rencana jangka panjang). b. Penyusunan anggaran (rencana jangka pendek). c. Pelaksanaan dan pengukuran. d. Pelaporan dan analisis. 4. Kesadaran pengendalian Kesadaran pengendalian dapat tercermin dari reaksi yang ditunjukkan oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi atas kelemahan pengendalian yang ditunjuk oleh akuntan intern atau akuntan publik. Jika manajemen segera melakukan tindakan koreksi atas temuan kelemahan pengendalian yang dikemukakan oleh akuntan intern atau akuntan publik, hal ini merupakan petunjuk adanya komitmen manajemen terhadap penciptaan lingkungan pengendalian yang baik.

38

BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif, metode deskriptif dengan pendekatan studi kasus, dimana jenis penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian. Misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tindakan, yang secara holistik dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang alamiah dan memanfaatkan berbagai metode alamiah. (Moleong, 2005, h.6). Metode deskriptif adalah penelitian yang mengembangkan konsep dan menghimpun fakta tetapi tidak melakukan hipotesa (Singarimbun, 1995, h.4). Penelitian deskriptif juga dapat diartikan sebagai suatu metode dalam meneliti kasus sekelompok manusia, suatu objek, suatu kondisi, suatu sistem pemikiran maupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang (Nazir, 2005, h.54). Tujuan dari penelitian deskriptif adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fenomena atau hubungan antar fenomena yang diselidiki. Studi kasus adalah teknik penelitian yang lebih menekankan kedalaman atau keutuhan objek yang diteliti walaupun dengan wolayah yang terbatas (Tobroni, 2001, h.138). studi kasus juga dapat diartikan sebagai suatu penelitian yang dilakukan secara intensif, terinci dan mendalam dalam organisasi atau gejala tertentu (Arikunto, 2002, h.120). Tujuan dari penelitian studi kasus ini adalah untuk mempelajari secara intensif tentang latar belakang keadaan sekarang, dan interaksi lingkungan sesuatu unit sosial, individu, kelompok, lembaga atau masyarakat. Alasan dalam pemilihan jenis penelitian ini karena peneliti berusaha untuk menggambarakan fenomena-fenomena yang terjadi dalam sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas sebagai alat pengendalian intern

39

berdasarkan data yang diperoleh melalui serangkaian kegiatan bukan melalui pengujian statistik.

B. Fokus Penelitian Dalam suatu penelitian, penting sekali untuk menentukan fokus penelitian yang akan membantu diketahuinya petunjuk-petunjuk penting untuk menemukan permasalahan utama yang dihadapi serta dapat diketemukannya jalan keluar yang benar bagi permasalah tersebut. Fokus suatu penelitian memiliki 2 tujuan, yaitu pertama membatasi studi, yang berarti bahwa dengan adanya fokus penempatan penelitian menjadi lebih layak.

Kedua,

menetapkan

kriteria-kriteria,

inklusi-inklusi

untuk

menyaring informasi yang mengalir masuk. Untuk dapat mengetahui dan menganalisis permasalahan utama yang sedang dihadapi perusahaan terutama berkenaan dengan Sistem Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas sebagai alat pengendalian intern, diperlukan data-data yang relevan dan akurat. Oleh karenanya, penelitian ini dibatasi pada hal-hal yang berkaitan dengan penerapan sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas sebagai alat pengendalian intern dalam prosedur pemberian kredit agar pengumpulan data lebih terarah. Adapun yang menjadi focus penelitian dari penelitian ini adalah: 1. Struktur organisasi dari perusahaan yang bersangkutan. Dalam hal ini struktur organisasi menggambarkan tentang pembagian tugas, wewenang serta tanggung jawab masing-masing fungsi dalam organisasi perusahaan yang bersangkutan sehingga dapat diketahui jenis job description dari masing-masing bagian tersebut. Kemudian dari sini juga dapat dilihat apakah masing-masing bagian telah melaksanakan tugasnya sesuai dengan wewenangnya, atau dengan kata lain apakah terjadi perangkapan tugas dalam pelaksanaannya. 2. Sistem Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas. Hal ini diperlukan untuk mengetahui bagaimana sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas yang sedang dijalankan oleh perusahaan

40

sebelum kemudian dilakukan analisis terhadap kelemahan dalam sistem tersebut. 3. Pengendalian intern yang diterapkan Dalam hal ini penulis dapat mengevaluasi apakah pengendalian intern yang dilaksanakan oleh perusahaan sudah mampu berjalan dengan baik ataukah masih perlu untuk dilakukan perbaikan sesuai dengan prinsip-prinsip pengendalian intern yang memadai.

C. Pemilihan Lokasi Dan Situs Penelitian Lokasi penelitian yang dipilih adalah PT. Federal Internasional Finance (FIF) anak perusahaan PT. Astra Internasional, Tbk. PT. Federal Internasional Finance (FIF) beralamat di Gedung AMDI B Jl. Gaya Motor II no.8 Sunter 2 – Jakarta Utara. Situs penelitian dilakukan pada bagian yang terkait dengan sistem akuntansi khususnya judul tema skripsi.

D. Sumber Data Sumber data merupakan subyek data diperoleh dalam penelitian dan kemudian data tersebut digunakan sebagai dasar penelitian. Data yang digunakan dalam penelitian ini ada 2 yaitu: 1. Primer Data primer merupakan sumber data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber asli (tidak melalui media perantara). Data primer dapat berupa opini subyek secara individual atau kelompok, hasil observasi terhadap suatu benda, kejadian, dan hasil pengujian, Nur Indriantoro dan Bambang Supomo (2002, h.146). Data-data primer yang diambil oleh peneliti dari obyek secara langsung berupa gambaran umum perusahaan seperti sejarah berdirinya perusahaan, struktur organisasi, visi & misi organisasi.

2. Sekunder Data sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh peneliti secara tidak langsung atau melalui media perantara. Data sekunder

41

umumnya berupa bukti, catatan, atau laporan histories yang telah tersusun dalam arsip. Nur Indriantoro dan Bambang Supomo (2002, h.147). Data sekunder diperlukan sebagai data pendukung untuk melengkapi data primer. Data subyek yang diambil peneliti berupa kwitansi bukti pembayaran, sistem dan prosedur piutang dan penerimaan kas. Di bagian Finance Department, Accounting Department dan Collection & Recovery Department.

D. Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam pengumpulan data dalam penelitian ini adalah: 1.

Dokumentasi Dokumentasi adalah metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara melihat dokumen-dokumen atau catatan perusahaan yang relevan dengan masalah yang diteliti kemudian data yang diperoleh diolah sebagai bahan penelitian.

2. Observasi Merupakan metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan atau penelitian pada perusahaan yang sedang diteliti.

E. Instrumen Penelitian Instrumen penelitian adalah alat bantu di dalam penelitian, sehingga dengan alat bantu tersebut data-data yang diperlukan dalam penelitian dapat dikumpulkan untuk selanjutnya data tersebut akan dianalisa lebih lanjut sesuai dengan tujuan penelitian. Dalam penelitian ini instrumen penelitian yang digunakan antara lain daftar pertanyaan yang dijadikan pedoman wawancara yang dapat memudahkan pihak peneliti meupun pihak koresponden dalam melakukan tanya jawab sehingga proses wawancara lebih terarah dan dapat mencapai tujuan.

42

Wawancara dilakukan dengan berdasarkan pedoman wawancara, yang selanjutnya akan dilakukan suatu kajian studi antara peneliti dengan pihak perusahaan yang diharapkan nantinya ada suatu umpan balik dari pihak perusahaan atas segala kajian studi. Sedangkan pedoman observasi yang dilakukan dalam penelitian ini adalah serangkaian pengamatan yang secara langsung, yang berada di lapangan untuk dicatat atau ditulis sebagai suatu bahan bagi penulis untuk kemudian dianalisis. Sedangkan pedoman untuk dokumentasi dalam penelitian ini adalah mengumpulkan data-data yang diperlukan dan mencatatnya dengan alat bantu berupa alat tulis yang dipakai peneliti atau mendokumentasikannya

catatan-catatan

(dapat

berupa

format

dokumentasi) dari pihak-pihak yang terkait dalam prosedur pemberian kredit.

F. Analisis Data Adanya analisis data ini akan menyederhanakan data dalam bentuk yang dapat dipahami dan diinterpretasikan sehingga hubungan dari masalah-masalah penelitian dapat dipelajari dan diuji sebagai jawaban penelitian. Pada dasarnya, analisis data adalah: “Proses penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasikan.” Singarimbun dan Efendi (1995, h.263). Pada penelitian kualitatif biasanya data-datanya dianalisis secara deskriptif, yang sebagian besar datanya berasal dari wawancara dan catatan pengamatan yang ada kemudian dibandingkan dengan teori yang digunakan, dan selanjutnya ditarik suatu kesimpulan. Berdasarkan hasil kesimpulan ini akan dikemukakan beberapa pemecahan masalah. (Moleong, 2005, h.36). Langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1.

Mempelajari struktur organisasi yang ada, apakah telah mencerminkan pengendalian intern yang memadai sesuai dengan unsur-unsur dalam pengendalian intern yang baik.

43

2.

Mempelajari sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang ada, dan mengidentifikasi permasalahan yang mungkin ada dalam konteks pengendalian intern.

3.

Mempelajari praktik pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, dan mengidentifikasi permasalahan yang mungkin ada dalam konteks pengendalian intern.

4.

Mempelajari kebijakan manajemen sumber daya manusia, dan mengidentifikasi permasalahan yang mungkin ada dalam konteks pengendalian intern.

5.

Menyajikan analisis terhadap sistem pengendalian intern dalam prosedur pemberian kredit yang diterapkan.

44

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum dan Lokasi Penelitian PT. Federal Internasional Finance (FIF) adalah anak perusahaan Astra Internasional dan tergabung dalam The Astra Financial Service. PT. Federal Internasional Finance (FIF) adalah perusahaan yang beroperasi pada pembiayaan kepemilikan kendaraan khususnya sepeda motor merek Honda. Perusahaan yang lahir pada Mei 1989 dengan nama PT. Mitrapusaka Artha Finance yang bergerak di bidang Multi Finance termasuk Consumer Financing, leasing dan factoring. Seiring waktu, akhirnya PT. FIF mulai memfokuskan diri pada Honda motorcycle financing mulai tahun 1996 sampai saat ini. Dengan didukung oleh jaringan kantor cabang lebih dari 50 kota di Indonesia dan 2000 lebih karyawan. Lokasi penelitian dilakukan di PT. Federal Internasional Finance (FIF) yang beralamat di Gedung AMDI-B (Politeknik Astra) Jl. Gaya Motor II no.8 Sunter II – Jakarta Utara.

B. Penyajian Data 1. Sejarah Perusahaan PT. Federal Internasional Finance (FIF) didirikan dengan nama PT. Mitrapusaka Artha Finance pada bulan Mei 1989. Berdasarkan ijin usaha yang diperolehnya, maka Perseroan bergerak dalam bidang Sewa Guna Usaha, Anjak Piutang dan Pembiayaan Konsumen. Pada tahun 1991, Perseroan merubah nama menjadi PT. Federal Internasional Finance (FIF), namun seiring dengan perkembangan waktu dan guna memenuhi permintaan pasar, Perseroan mulai memfokuskan diri pada bidang pembiayaan konsumen secara retail pada tahun 1996. Ketika badai krisis mulai menerpa pada tahun 1997, saat itu pula merupakan titik balik bagi Perseroan untuk melakukan konsolidasi internal dalam rangka persiapan menuju ke suatu system komputerisasi yang tersentralisasi dan terintegrasi.

45

Walaupun krisis moneter tersebut di luar dugaan berkembang menjadi krisis multidimensi, namun berkat kerja keras jajaran Direksi beserta karyawan Perseroan tetap dapat berjalan. Perseroan yang mayoritas sahamnya dimiliki oleh PT. Astra Internasional, Tbk ini tahun demi tahun lebih memantapkan dirinya sebagai perusahaan terbaik dan terpercaya di industrinya hingga saat ini. PT. Federal Internasional Finance (FIF) memiliki visi dan misi dalam kegiatan usahanya yaitu: VISI: Menawarkan solusi yang terbaik bagi para pelanggan, MISI: Beroperasi secara lugas dengan tetap mengindahkan aspek kehati-hatian. Menjalankan bisnis dengan prosedur dan aturan main yang sederhana. Selain memiliki visi dan misi, PT. Federal Internasional Finance (FIF) memiliki values atau nilai-nilai penting yang harus diterapkan dalam menjalankan kegiatan usahanya, yaitu: CREATIVE: Kreatif dalam mengatasi persoalan dan inovatif dalam perbaikan proses kerja untuk memberikan pelayanan yang terbaik untuk pelanggan sehingga tercipta service excellent. COURAGE: Memiliki keberanian dan kepercayaan diri dalam melaksanakan tugas, berdasarkan pertimbangan yang jernih. LOVE CHANGE: Mampu mencintai atau menyukai perubahan dan tidak menghindarinya. COMMITMENT: Menepati janji dalam memberikan pelayanan yang bermutu, memberikan kualitas dan perkembangan. CARE: Perhatian kepada Costumer dan stakeholder dengan memberikan pelayanan yang terbaik.

2. Tujuan dan Kegiatan Usaha Tujuan dari PT. Federal Internasional Finance (FIF) itu sendiri adalah untuk mempermudah masyarakat dalam memenuhi kepemilikan kendaraan bermotor, khususnya sepeda motor merk Honda karena saat ini banyak sekali masyarakat yang membutuhkan kendaraan bermotor tetapi

46

mereka tidak memiliki dana yang besar dalam memenuhi kebutuhannya itu, maka PT. Federal Internasional Finance memberikan penawaran kemudahan untuk membeli sepeda motor tanpa harus menyiapkan dana dalam jumlah besar terlebih dahulu yaitu dengan cara kredit dengan syarat yang lebih mudah dan sederhana. FIF bergerak dalam bidang sewa guna usaha, anjak piutang dan pembiayaan konsumen. Tetapi seiring dengan perkembangan waktu dan memenuhi permintaan pasar, saat ini FIF lebih memfokuskan diri pada bidang pembiayaan konsumen secara retail.

3. Struktur Organisasi Struktur organisasi antara perusahaan satu dengan perusahaan lain tidaklah sama, hal ini disesuaikan dengan kondisi masing-masing perusahaan. Sedangkan kondisi perusahaan yang dimaksud adalah besarnya organisasi, aktivitas yang dijalankan, serta pembagian tugas dan wewenang setiap karyawan. Adanya struktur organisasi diharapkan pihak manajemen dapat dengan mudah melakukan koordinasi seluruh aktivitas perusahaan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sehingga setiap struktur organisasi yang disusun harus dapat menunjukkan peembagian tugas, pendelegasian wewenang serta pertanggungjawaban masing-masing bagian yang ada dalam organisasi. Struktur organisasi PT. Federal Internasional Finance (FIF) berbentuk garis lurus atau lini yaitu wewenang berjalan lurus atau vertikal dari atasan ke bawahan. Sedangkan tanggung jawab berjalan dari bawahan ke atasan melalui saluran tunggal, dimana masing-masing bagian berada di bawah pengawasan suatu bagian dari jenjang yang setingkat di atasnya. Tujuan perusahan menggunakan struktur organisasi garis lurus atau lini adalah untuk memperlancar aktivitas perusahaan serta dapat melaksanakan pengawasan secara efektif. Struktur organisasi pada PT. FIF adalah sebagai berikut:

47

48

Jabatan-jabatan yang terdapat pada PT. Federal Internasional Finance (FIF) beserta uraian pekerjaannya masing-masing akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Presiden Direktur a. Sebagai pemimpin perusahaan, presiden direktur mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan bersama stafnya untuk melaksanakan program kerja yang telah ditetapkan. b. Menatausahakan investasi perusahaan dan menyelenggarakan administrasi yang berorientasi pada pelayanan dan laporan. 2. Direktur Operasional a. Sebagai pemimpin operasional perusahaan. b. Memastikan kegiatan operasional cabang berjalan sesuai target profit perusahaan. c. Mengelola proses bisnis di cabang-cabang PT. FIF , proses kredit , proses penagihan dan proses penyelamatan piutang. 3. Direktur Finance a. Sebagai pemimpin financial perusahaan. b. Mengelola proses perbendaharaan (treasury), proses keuangan (finance) dan proses akuntansi (accounting) pada PT. FIF. 4. Account Management Division a. Mengelola proses kredit, proses penagihan dan penyelamatan piutang maupun kerugian perusahaan. 5. Credit Department a. Mengelola order kredit yang masuk ke PT. FIF. b. Mengelola order kredit melalui mekanisme analisa kelayakan kredit. c. Mengelola collateral sebagai jaminan terhadap credit yang ada di FIF. d. Menyetujui credit yang diajukan sebagai order. 6. Collection & Recovery Department a. Mengelola account – account piutang. b. Mengelola account – account lancar menjadi cash flow.

49

c. Mengelola account – account piutang yang menunggak. d. Menyelamatkan account-account yang akan menjadi potensi kerugian agar tidak menjadi kerugian. 7. Repposes Department a. Mengelola stock unit Honda yang ditarik dari konsumen karena gagal kemampuan bayar. b. Mengelola penjualan kembali stock unit tarikan. 8. Finance Division a. Bersama direktur finance mengelola proses perbendaharaan (treasury), proses keuangan (finance) dan proses akuntansi (accounting) pada PT. FIF. 9. Finance Department a. Menjalankan proses keuangan agar perusahaan tidak mengalami kerugian. b. Melaksanakan, mengatur dan mengawasi pengeluaran dan penerimaaan kas perusahaan, serta meneliti dan memerikasa kebenaran atas bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan. 10. Accounting Department a. Melaksanakan pembukuan transaksi, memelihara catatancatatan pembukuan secara teratur dan tertib serta menyususn laporan-laporan keuangan. b. Melaksanakan, mangatur dan mencatat semua penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan, serta menyimpan dan memelihara semua alat pembayaran yang ada.

4. Sistem Akuntansi Piutang pada FIF a. Fungsi yang terkait: 1) Fungsi Customer Service Bagian ini bertugas memberi informasi pada customer yang ingin mengajukan kredit dan juga menerima semua data-data customer yang akan mengajukan kredit.

50

2) Fungsi Credit Order Administration Bagian ini bertugas memberi pernyataan layak atau tidaknya customer untuk mengajukan kredit dan melakukan survey kebenaran data yang didapat dari customer. 3) Fungsi Field Verifier Bagian ini bertugas menerima data customer yang dinyatakan tidak layak. 4) Fungsi Credit Analist Bagian ini bertugas memeriksa ulang kelayakan data customer untuk menerima kredit dan mengumpulkannya ke dalam database perusahaan.

b. Prosedur sistem akuntansi piutang Proses sistem akuntansi piutang pada FIF dimulai dari customer melakukan pengisian formulir aplikasi di depan karyawan FIF. Formulir aplikasi tersebut beserta dokumen persyaratan customer diserahkan ke bagian customer service, dokumen persyaratan customer berupa KTP, Rekening Listrik, Rekening Telepon, Slip Gaji, dll. Untuk Rekening Listrik, Rekening Telepon, Rekening Air, PT. FIF meminta bukti rekening pembayaran tersebut dalam waktu 4 bulan terakhir, hal ini digunakan untuk mengetahui kondisi keuangan customer, dalam jangka waktu 4 bulan terakhir pernah menunggak pembayaran listrik, telepon, air atau tidak, apabila pernah menunggak berarti keuangan customer lemah dan PT. FIF berhak meragukannya. Oleh bagian customer service dokumendokumen tersebut diperiksa benar atau tidaknya. Selanjutnya oleh bagian customer service dokumen-dokumen tersebut diserahkan ke bagian credit order administrasi, oleh bagian ini dibuat folder baru sebelum dinilai layak atau tidaknya customer mengambil kredit. Setelah itu bagian credit order administrasi melakukan survey kelayakan customer. Survey kelayakan customer pada PT. FIF ada tiga macam, yaitu : Instant Approval, verifikasi melalui kunjungan dan verifikasi melalui telepon. Instant Approval dilakukan apabila customer sudah pernah mengambil kredit di PT. FIF dan memiliki nilai yang layak, maka bagian Credit Order

51

Administrasi tidak perlu mengadakan survey kembali Sebaliknya apabila customer belum pernah mengambil kredit di PT. FIF, maka PT. FIF harus melakukan verifikasi melalui kunjungan yang dilakukan oleh bagian Field Verifier dan jika customer sudah dinyatakan layak untuk mengambil kredit, maka bagian Credit Order Administrasi mengentry dokumen yang berasal dari customer service, lalu memproses nilai kelayakan customer ke dalam komputer. Verifikasi melalui telepon dilakukan oleh bagian Credit Order Administrasi, tetapi jika verifikasi melalui telepon masih meragukan, maka bagian Field Verifier harus melakukan verifikasi melalui kunjungan. Setelah customer dinyatakan layak untuk mengambil kredit, bagian Credit Order Administrasi mengentry dokumen – dokumen yang berasal dari customer service, lalu memproses nilai kelayakan customer ke dalam komputer. Setelah dokumen-dokumen yang telah dinyatakan layak diproses ke dalam komputer, dokumen-dokumen tersebut diserahkan ke bagian credit analist, pada bagian credit analist dilakukan pengecekan ulang. Apabila ternyata customer masih meragukan, harus dilakukan pengecekan ulang dan setelah dilakukan survey lebih lanjut akhirnya dinyatakan layak. Setelah dinyatakan benara – benar layak oleh bagian credit analist diproses ke dalam database dan bagian credit order administrasi mencetak order pembelian. Untuk lebih jelasnya digambarkan melalui bagan alir (flow chart) sebagai berikut:

52

53

5. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas pada PT. FIF Bentuk penerimaan kas pada PT. FIF dilakukan melalui penerimaan tiga cara yaitu penerimaan kas secara tunai, penerimaan kas melalui transfer bank dan penerimaan kas melalui kantor pos, agar diperoleh gambaran mengenai sistem penerimaan kas pada PT. FIF, berikut akan dijelaskan mengenai fungsi terkait, formulir yang digunakan dan prosedur penerimaan kas: a. Fungsi yang terkait 1) Fungsi Kas : Fungsi ini berada di bagian finance yang bertanggung jawab menerima uang tunai, cek dan bukti transfer dari penerima jasa keuangan dan bertanggung jawab terhadap kelebihan ataupun kekurangan pembayaran yang dilakukan oleh penerima jasa keuangan. 2) Fungsi Akuntansi : Fungsi akuntansi berada dibagian akuntansi dibawah manajer akuntansi, fungsi ini hanya ada di Head Office. Fungsi ini bertanggung jawab melakukan pencatatan penerimaan kas kedalam jurnal penerimaan kas. 3) Fungsi Manajer Keuangan Fungsi manajer keuangan pada perusahaan ini adalah melakukan pencocokan terhadap bukti kas masuk dengan rekapitulasi harian kas , dan melakukan konfirmasi tentang rekening Koran setiap akhir bulan pada pihak bank 4) Fungsi Collection Piutang Fungsi Collection piutang adalah memastikan arus kas masuk atas pendapatan piutang perusahaan, sehingga penerimaan pendapatan piutang sesuai rencana penerimaan pendapatan piutang perusahaan setiap harinya.

b. Formulir yang digunakan : 1) Bukti Pembayaran ( kwitansi )

54

Formulir ini sebagai bukti pembayaran piutang customer kepada FIF, yang nantinya menjadi pedoman untuk di input ke dalam system FIF secara realtime. 2) Bukti kas masuk Formulir ini dijadikan bukti pemasukan kas di cabang FIF. 3) Bukti Transfer ke Bank ( penyetoran uang kas cabang ke head office ) Formulir ini adalah bukti penyetoran hasil pembayaran customer FIF di cabang ke head office. Penyetoran dilakukan oleh kepala bagian finance di cabang FIF.

55

56

c. Prosedur penerimaan kas : 1) Prosedur penerimaan kas dengan uang tunai : Penerimaan kas yang dilakukan secara tunai, diawali dengan diterimanya pembayaran berupa uang tunai dari customer oleh bagian finance cabang. Kemudian bagian finance cabang membuatkan bukti kas masuk dan tanda terima, bukti kas masuk di buat rangkap 4 yang di berikan kepada: Lembar 1 : Bagian Collection Cabang Lembar 2 : Bagian Finance Cabang Lembar 3 : Bagian Akuntansi head office Lembar 4 : Bagian Finance head office Sedangkan tanda terima dibuat rangkap 2 yang diberikan kepada : Lembar 1 : Customer Lembar 2 : Bagian Finance Cabang Untuk selanjutnya hardcopy tanda terima di filling oleh bagian finance cabang dan di input sebagai aliran kas masuk, dan dicatat sebagai pendapatan piutang. Untuk bukti kas masuk di bagian collection cabang di gunakan untuk update status pembayaran piutang customer. Berdasarkan bukti kas masuk tersebut bagian finance cabang membuat rekapitulasi harian kas rangkap 3 yang diberikan kepada: Lembar 1 : Bagian Akuntansi Lembar 2 : Bagian Finance head office Lembar 3 : Bagian Finance cabang Setelah membuat rekapitulasi harian kas secara system real time kemudian bagian finance cabang melakukan penyetoran kas ke bank dan menerima bukti setor. Bukti setor tersebut di fotocopy rangkap 3 yang di berikan kepada : Lembar 1 : Bagian Finance cabang sebagai arsip Lembar 2 : Bagian Finance head office Lembar 3 : Bagian akuntansi head office Bukti kas masuk, bukti setor dan rekapitulasi harian kas yang diberikan kepada bagian akuntansi dilakukan pencatatan secara real

57

time ke dalam jurnal penerimaan kas head office. Sedangkan bukti kas masuk, rekapitulasi harian kas dan bukti setor yang diberikan kepada bagian finance head office akan dicocokkan dengan rekening Koran yang ada pada pihak bank setiap akhir bulan. Prosedur penerimaan kas dengan cara tunai yang dilakukan oleh PT. FIF dapat digambarkan melalui bagan alir (flowchart) sebagai berikut:

58

Gambar 9 SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS SECARA TUNAI PADA PT. FEDERAL INTERNASIONAL FINANCE (FIF)

59

60

2) Prosedur penerimaan kas melalui transfer bank. Penerimaan kas dari transfer bank diawali dengan diterimanya bukti transfer oleh bagian finance. Penerimaan bukti transfer ini dapat dilakukan melalui fax atau customer yang langsung datang ke bagian finance. Setelah bukti transfer berada di bagian finance, oleh bagian finance dilakukan pengecekan mengenai keabsahan bukti transfer. Di bagian finance, bukti transfer tersebut di foto copy 3 lembar untuk dijadikan satu dengan bukti kas masuk. Berdasarkan bukti transfer tersebut fungsi kas membuat bukti kas masuk rangkap 4 yang diberikan kepada: Lembar 1 : Bagian Collection cabang Lembar 2 : Bagian Keuangan head office Lembar 3 : Bagian Akuntansi head office Lembar 4 : Bagian Finance Cabang sebagai arsip Untuk selanjutnya hardcopy tanda terima di filling oleh bagian finance cabang dan di input sebagai aliran kas masuk, dan dicatat sebagai pendapatan piutang. Untuk bukti kas masuk di bagian collection cabang di gunakan untuk update status pembayaran piutang customer. Berdasarkan bukti kas masuk tersebut bagian finance cabang membuat rekapitulasi harian kas rangkap 3 yang diberikan kepada: Lembar 1 : Bagian Akuntansi head office Lembar 2 : Bagian Keuangan head office Lembar 3 : Bagian Finance cabang Bukti transfer, bukti kas masuk, dan rekapitulasi harian kas yang diberikan kepada bagian akuntansi dilakukan pencatatan secara real time ke dalam jurnal penerimaan kas head office. Sedangkan bukti kas masuk, bukti transfer, dan rekapitulasi harian kas yang diserahkan ke bagiab keuangan head office pada tiap akhir bulan akan dilakukan pencocokan dengan rekening koran yang ada di bank. Prosedur penerimaan kas melalui transfer yang dilakukan oleh PT. FIF dapat digambarkan melalui bagan alir (flowchart) sebagai berikut:

61

Gambar 10 SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS MELALUI TRANSFER BANK PADA PT. FEDERAL INTERNASIONAL FINANCE (FIF) Bagian Finance cabang

62

63

3)

Prosedur penerimaan kas melalui kantor pos Penerimaan kas melalui kantor pos diawali dengan diterimanya slip pembayaran dan uang tunai oleh petugas kantor pos. Kemudian petugas kantor pos menghitung uang yang sudah diterima lalu memberi stempel dan tanda tangan pada slip pembayaran. Slip pembayaran dibuat rangkap 2 yang diberikan kepada: Lembar 1 : Customer Lembar 2 : Petugas kantor pos Kemudian oleh petugas kantor pos slip pembayaran tersebut digunakan untuk membuat rekapitulasi harian kas rangkap 3 yang diberikan kepada: Lembar 1 : Bagian Finance cabang Lembar 2 : Bagian Finace head office Lembar 3 : Bagian Akuntansi head office Lalu rekapitulasi harian kas, setoran dan copy slip pembayaran diberikan kepada petugas KPRK. Setelah petugas KPRK menerima rekapitulasi harian kas, setoran dan copy slip, petugas KPRK selanjutnya langsung mentransfer setoran pembayaran ke rekening FIF head office beserta rekapitulasi harian kas. Sesudah mentransfer petugas KPRK menerima slip transfer rangkap 2 yang diberikan kepada: Lembar 1 : Bagian Finance cabang Lembar 2 : Petugas KPRK Dan untuk selanjutnya petugas KPRK mengirim rekapitulasi harian kas, copy slip pembayaran dan copy slip transfer ke bagian finance cabang. Berdasarkan rekapitulasi harian kas, copy slip pembayaran dan copy slip transfer, bagian finance cabang mengentry setoran yang berasal dari kantor pos sesuai slip transfer. Rekapitulasi harian kas, copy slip pembayaran, dan copy slip transfer oleh bagian finance cabang di filling dan di input sebagai aliran kas masuk, dan dicatat sebagai pendapatan piutang dan selanjutnya disimpan sebagai arsip. Hard copy data entry diberikan ke bagian collection cabang. Oleh

64

bagian collection cabang, hardcopy data entry digunakan untuk mengup-date status pembayaran piutang customer. Selanjutnya bagian finance head office setelah menerima rekapitulasi harian kas dan uang setoran dari petugas KPRK, bagian finance head office melakukan penyetoran ke bank dan menerima bukti setor. Bukti setor tersebut di fotocopy rangkap 2 yang diberikan kepada: Lembar 1 : Bagian Finance head office Lembar 2 : Bagian Akuntansi head office Bukti setor dan rekapitulasi harian kas yang diberikan kepada bagian finance head office akan dicocokkan dengan rekening koran yang ada pada pihak bank pada setiap akhir bulannya. Sedangkan bukti setor dan rekapitulasi harian kas yang diberikan kepada bagian akuntansi head office dilakukan pencatatan secara system real time ke dalam jurnal penerimaan kas head office. Prosedur penerimaan kas melalui kantor pos yang dilakukan oleh PT. FIF dapat digambarkan melalui bagan alir (flowchart) sebagai berikut:

65

66

67

68

6. Kebijakan pengendalian intern yang diterapkan PT. Federal Internasional Finance (FIF) Kebijakan pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas pada PT. Federal Internasional Finance (FIF) adalah sebagai berikut: a. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen sumber yang dilengkapi dengan dokumen pendukung yang lengkap. Dalam pencatatan akuntansi, bagian akuntansi pada PT. Federal Internasional Finance (FIF) selalu memasukkan dan menyertakan dokumen pendukung untuk memperkuat dokumen sumber. b. Telah dilakukannya penyetoran segera seluruh jumlah kas yang diterima dari pendapatan piutang ke bank pada hari yang sama dengan transaksi atau hari kerja berikutnya. Perusahaan telah memberikan kebijakan bahwa seluruh kas yang diterima dari pendapatan piutang pada hari transaksi terjadi langsung disetor pada hari itu juga atau hari berikutnya. Ini dilakukan oleh PT. Federal Internasional Finance (FIF) agar tidak terjadi penyalahgunaan uang oleh kasir. Jika kas yang diterima setiap hari disetor ke bank seluruhnya pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya, bank akan mencatat setoran tersebut dalam catatan akuntansinya. Dan pada akhir bulan, bank akan memberikan rekening koran ke perusahaan sehingga dapat diadakan rekonsiliasi catatan kas perusahaan dengan rekening koran bank. c. Catatan akuntansi dibuat oleh bagian akuntansi dan manajer keuangan. Kedua catatan ini secara periodik akan dilakukan pencocokan oleh kedua belah pihak sehingga apabila terjadi ketidaksesuaian dari catatan tersebut masing-masing bagian akan mencocokannya dengan dokumen sumber yang diterima.

69

C. Analisis Dan Interpretasi Hasil Penelitian 1.

Analisis terhadap struktur organisasi pada PT. Federal Internasional Finance (FIF) Struktur organisasi yang diterapkan pada PT. Federal Internasional Finance (FIF) adalah struktur organisasi lini, dimana wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi yang berada dibawahnya baik pekerjaan pokok maupun pekerjaan bantuan. Dengan diterapkannya struktur organisasi lini terdapat beberapa keuntungan yang diperoleh yaitu pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan bertanggung jawab, karena setiap keputusan hanya dipertanggungjawabkan kepada satuan organisasi yang berada diatasnya. Sedangkan keuntungan lainnya yaitu pemeliharaan disiplin dapat dilakukan dengan mudah karena pengawasan dilakukan oleh atasan kepada bawahan secara langsung. Meskipun struktur organisasi pada PT. Federal Internasional Finance (FIF) ini mempunyai keuntungan, namun ada beberapa kelemahan yang perlu diperhatikan yaitu: a. Di bagian finance division belum jelas antara bagian finance department yang menangani asuransi dan finance department yang menangani kegiatan pembayaran kendaraan customer. b. Adanya penumpukan pekerjaan di bagian finance yaitu belum adanya bagian kasir yang membantu melakukan penerimaan kas perusahaan dan melakukan penyetoran uang ke bank.

2. Analisis terhadap formulir yang digunakan pada PT. Federal Internasional Finance (FIF) Formulir

yang

digunakan

dalam penanganan

prosedur

penerimaan kas pada PT. Federal Internasional Finance sudah sesuai dengan prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam penyusunan formulir yang baik yaitu:

70

a. Formulir

kwitansi

penerimaan

kas

pada

PT.

Federal

Internasional Finance sudah memiliki nomor seri kwitansi yang tercetak. b. Pada formulir kwitansi sudah ada nama perusahaan beserta nama kota tempat perusahaan itu berada, karena diketahui bahwa PT. FIF memiliki banyak sekali cabang di seluruh Indonesia. c. Pada formulir kwitansi sudah terdapat kolom tanggal penerimaan kas dilakukan. d. Pada formulir kwitansi sudah ada kolom untuk penulisan data customer, seperti nama dan nomor telepon / HP. e. Formulir kwitansi sudah ada tabel untuk penulisan nomor rekening jika customer melakukan pembayaran melalui transfer bank. Meskipun formulir kwitansi penerimaan kas yang digunakan oleh PT. Federal Internasional Finance sudah dirancang dengan baik tetapi masih terdapat beberapa kelemahan yang perlu diperhatikan yaitu: a. Tidak tepatnya penempatan nomor seri yang terdapat dalam formulir kwitansi, walaupun nomor seri tersebut sudah dicetak. b. Tidak dicantumkannya tembusan untuk siapa saja formulir kwitansi itu dibuat. c. Pada formulir kwitansi tidak adanya tempat untuk tanda tangan customer yang membayar. d. Formulir kwitansi pada kolom penulisan data customer belum ada dimana alamat customer.

3. Analisis terhadap sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas pada PT. Federal Internasional Finance Sistem akuntansi piutang pada PT. Federal Internasional Finance (FIF) sudah sesuai dengan sistem pengendalian intern yang baik dan sudah sangat canggih, karena pada sistem akuntansi

71

piutangnya sebagian besar sudah tidak menggunakan hardcopy melainkan sudah menggunakan sistem komputer dan fungsi – fungsi yang ada sudah tepat dan sesuai dengan tugasnya masing – masing. Sistem penerimaan kas yang dilakukan melalui tunai, transfer bank dan melalui kantor pos sudah menerapkan unsur-unsur pengendalian intern yang baik yaitu: a. Pencatatan akuntansi didasarkan atas dokumen sumber sebagai pendukung. b. Hasil dari perhitungan kas direkam dalam rekapitulasi harian kas dan disetorkan ke bank pada hari yang sama dengan transaksi atau hari kerja berikutnya. Meskipun sudah diterapkannya sistem pengendalian intern pada prosedur penerimaan kas, namun masih terdapat kelemahan yang perlu dilakukan perbaikan yaitu: a. Copy form tanda terima hanya disimpan sebagai arsip pada bagian finance cabang, padahal tanda terima merupakan salah satu bukti utama bahwa perusahaan telah menerima uang dari customer. b. Bagian finance yang mempunyai tanggung jawab dalam penerimaan kas perusahaan dibebani untuk pembuatan rekapitulasi harian kas yang diberikan kepada bagian akuntansi dan bagian finance head office dan disimpan sebagai arsip. Sedangkan juga harus melakukan penyetoran uang ke bank. c. Sistem akuntansi penerimaan kas melalui kantor pos, head office tidak menerima copy slip pembayaran costomer, padahal head office juga sangat memerlukan copy slip pembayaran customer

karena

copy

slip

pembayaran

customer

ini

merupakan bukti bahwa telah terjadi penerimaan kas pada perusahaan dan juga untuk menyusun jurnal penerimaan kas pada bagian akuntansi.

72

d. Penyetoran uang ke bank pada hari yang sama pada umumnya sudah menerapkan sistem pengendalian intern yang baik, tetapi untuk penyetoran uang yang dilakukan pada hari kerja berikutnya mengakibatkan ketidaksesuaian dalam pencatatan antara bagian akuntansi dengan pihak bank.

D. Pemecahan Masalah 1. Struktur organisasi yang disarankan Pada bagian finance seharusnya lebih diperjelas lagi antara bagian yang menangani asuransi dan bagian yang menangani pembayaran kendaraan customer. Bagian finance seharusnya dicantumkan bagian kasir, agar tugas pencatatan terhadap bukti kas masuk dan menerima uang kemudian melakukan penyetoran ke bank dilaksanakan oleh bagian kasir, sehingga tidak terjadi penumpukan pekerjaan pada bagian finance. Adanya perbaikan dalam struktur organisasi mengakibatkan perubahan pembagian tugas dan wewenang pada beberapa bagian di PT. Federal Internasional Finance yaitu:

1. Presiden Direktur a. Sebagai pemimpin perusahaan, presiden direktur mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan bersama stafnya untuk melaksanakan program kerja yang telah ditetapkan. b. Menatausahakan investasi perusahaan dan menyelenggarakan administrasi yang berorientasi pada pelayanan dan laporan. 3. Direktur Operasional a. Sebagai pemimpin operasional perusahaan. b. Memastikan kegiatan operasional cabang berjalan sesuai target profit perusahaan. c. Mengelola proses bisnis di cabang-cabang PT. FIF , proses kredit , proses penagihan dan proses penyelamatan piutang.

73

4. Direktur Finance a. Sebagai pemimpin financial perusahaan. b. Mengelola proses perbendaharaan (treasury), proses keuangan (finance) dan proses akuntansi (accounting) pada PT. FIF. 5. Account Management Division a. Mengelola proses kredit, proses penagihan dan penyelamatan piutang maupun kerugian perusahaan. 6. Credit Department a. Mengelola order kredit yang masuk ke PT. FIF. b. Mengelola order kredit melalui mekanisme analisa kelayakan kredit. c. Mengelola collateral sebagai jaminan terhadap kredit yang ada di FIF. d. Menyetujui kredit yang diajukan sebagai order. 7. Collection & Recovery Department a. Mengelola account – account piutang. b. Mengelola account – account lancar menjadi cash flow. c. Mengelola account – account piutang yang menunggak. d. Menyelamatkan account-account yang akan menjadi potensi kerugian agar tidak menjadi kerugian. 8. Reposses Department a. Mengelola stock unit Honda yang ditarik dari konsumen karena gagal kemampuan bayar. b. Mengelola penjualan kembali stock unit tarikan. 9. Finance Division a. Bersama direktur finance mengelola proses perbendaharaan (treasury), proses keuangan (finance) dan proses akuntansi (accounting) pada PT. FIF. 10. Finance Department a. Menjalankan proses keuangan agar perusahaan tidak mengalami kerugian.

74

b. Mengatur dan mengawasi pengeluaran dan penerimaaan kas perusahaan, serta meneliti dan memeriksa kebenaran atas buktibukti penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan. 11. Kasir a. Menjalankan pengeluaran dan penerimaan kas perusahaan. b. Melakukan penyetoran uang ke bank. c. Membantu finance department menangani kegiatan asuransi kendaraan customer yang masih berjalan masa kreditnya. 12. Accounting Department a. Melaksanakan pembukuan transaksi, memelihara catatan-catatan pembukuan secara teratur dan tertib serta menyususn laporanlaporan keuangan. b. Melaksanakan, mangatur dan mencatat semua penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan, serta menyimpan dan memelihara semua alat pembayaran yang ada. Untuk lebih jelasnya dapat digambarkan pada bagan sebagai berikut:

75

76

2. Formulir yang disarankan pada PT. Federal Internasional Finance (FIF) a. Tidak tepatnya penempatan nomor seri yang terdapat dalam formulir kwitansi, walaupun nomor seri tersebut sudah dicetak. Seharusnya nomor seri yang sudah tercetak diletakkan pada kotak nomor yang sudah disediakan agar lebih jelas dan tidak membingungkan customer. b. Tidak dicantumkannya tembusan untuk siapa saja formulir kwitansi itu dibuat. Seharusnya pada pojok kiri bawah diberi tembusan agar lebih jelas untuk siapa saja formulir kwitansi dibuat. c. Pada formulir kwitansi tidak adanya tempat untuk tanda tangan customer yang membayar. Seharusnya di sebelah kiri tanda tangan penerima dari pihak perusahaan diberi tempat untuk tanda tangan customer yang telah menyetorkan uang pembayaran, jadi formulir kwitansi akan lebih lengkap dan tidak dapat diselewengkan dan disalahgunakan. d. Formulir kwitansi pada kolom penulisan data customer belum ada dimana alamat customer. Seharusnya pada kolom penulisan data ditambahkan alamat customer. Jadi jika sewaktu-waktu ada kesalahan teknis, pihak perusahaan tidak hanya bisa menelpon saja tetapi juga bisa langsung mendatangi rumah customer. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat melalui gambar berikut ini:

77

78

3. Sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas yang disarankan a. Sistem Akuntansi Piutang Karena Internasional

Sistem

akuntansi

Finance

(FIF)

piutang sudah

pada

sesuai

PT.

Federal

dengan

sistem

pengendalian intern yang baik dan sudah sangat canggih, karena pada sistem akuntansi piutangnya sebagian besar sudah tidak menggunakan hardcopy melainkan sudah menggunakan sistem komputer dan fungsi – fungsi yang ada sudah tepat dan sesuai dengan tugasnya masing – masing, maka peneliti tidak perlu memberikan saran – saran perbaikan.

b. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas 1) Sistem

Akuntansi

Penerimaan

Kas

secara

tunai

yang

disarankan Kelemahan-kelemahan yang ada pada prosedur penerimaan kas dapat diperbaiki dengan cara: a. Bagian akuntansi head office seharusnya juga menerima copy form tanda terima. Copy form tanda terima tidak hanya disimpan sebagai arsip pada bagian finance cabang, karena tanda terima merupakan salah satu bukti utama bahwa perusahaan telah menerima uang dari customer. b. Bagian finance yang mempunyai tanggung jawab dalam penerimaan kas perusahaan dibebani untuk pembuatan rekapitulasi harian kas yang diberikan kepada bagian akuntansi dan bagian finance head office dan disimpan sebagai arsip. Sedangkan juga harus melakukan penyetoran uang ke bank. Seharusnya tugas menerima kas perusahaan, menyetorkan uang ke bank dan membuat rekapitulasi harian kas ditangani oleh bagian kasir, karena dengan adanya bagian kasir akan lebih memperingankan tugas dari bagian finance. c. Kelemahan yang ada pada prosedur penerimaan kas adanya rekapitulasi harian yang dibuat rangkap 3. Sebenarnya

79

rekapitulasi harian kas dibuat rangkap 2 saja sudah cukup yang diberikan kepada bagian finance cabang dan bagian finance head office. d. Dalam sistem akuntansi penerimaan kas melalui kantor pos, seharusnya head office juga menerima copy slip pembayaran customer, head office terutama bagian akuntansi juga sangat memerlukan copy slip pembayaran customer karena copy slip pembayaran customer ini merupakan bukti utama bahwa telah terjadi penerimaan kas pada perusahaan dan juga untuk menyusun jurnal penerimaan kas pada bagian akuntansi. e. Kelemahan dalam penerimaan kas melalui kantor pos tidak ada bukti kas masuk. Seharusnya petugas kantor pos sebelum membuat rekapitulasi harian kas terlebih dahulu membuat bukti kas masuk yang diberikan kepada bagian collection cabang, bagian akuntansi head office dan bagian finance head office. f. Penyetoran uang ke bank pada hari berikutnya mengakibatkan ketidaksesuaian dalam pencatatan tanggal transaksi antara pihak perusahaan dengan pihak bank sehingga apabila terjadi kesalahan pada saat konfirmasi sulit untuk melakuakn pengecekan. Oleh karena itu penyetoran uang ke bank perlu dilakukan setiap hari sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi. Dengan adanya perbaikan prosedur penerimaan kas, maka prosedur penerimaan kas yang disaran kan pada PT. Federal Internasional Finance adalah sebagai berikut: a. Sistem penerimaan kas dengan uang tunai yang disarankan: Penerimaan kas yang dilakukan secara tunai, diawali dengan diterimanya pembayaran berupa uang tunai dari customer oleh bagian kasir. Kemudian bagian kasir membuatkan bukti kas masuk dan tanda terima, bukti kas masuk di buat rangkap 4 yang di berikan kepada:

80

Lembar 1 : Bagian Collection Cabang Lembar 2 : Bagian Finance head office Lembar 3 : Bagian Akuntansi head office Lembar 4 : Bagian Kasir sebagai arsip Sedangkan tanda terima dibuat rangkap 3 yang diberikan kepada: Lembar 1 : Bagian Kasir sebagai arsip Lembar 2 : Bagian Akuntansi head office Lembar 3 : Customer Untuk selanjutnya hardcopy tanda terima di filling oleh bagian kasir dan di input sebagai aliran kas masuk, dan dicatat sebagai pendapatan piutang. Untuk bukti kas masuk di bagian collection cabang di gunakan untuk update status pembayaran piutang customer. Berdasarkan bukti kas masuk tersebut bagian kasir membuat rekapitulasi harian kas yang diserahkan kepada bagian finance cabang yang akan dilakukan pengecekan kebenarannya lalu disimpan sebagai arsip dan finance head office, tetapi sebelum diserahkan kepada bagian finance cabang dan bagian finance head office, rekapitulasi harian kas digunakan oleh bagian kasir sebagai pedoman dalam pengisian bukti setor. Setelah membuat rekapitulasi harian kas secara system real time kemudian bagian kasir melakukan penyetoran kas ke bank dan menerima bukti setor. Bukti setor tersebut di fotocopy rangkap 3 yang di berikan kepada : Lembar 1 : Bagian Finance head office Lembar 2 : Bagian akuntansi head office Lembar 3 : Bagian Kasir sebagai arsip Bukti kas masuk, bukti setor dan tanda terima yang diberikan kepada bagian akuntansi dilakukan pencatatan secara real time ke dalam jurnal penerimaan kas head office. Sedangkan bukti kas masuk, rekapitulasi harian kas dan bukti setor yang diberikan

81

kepada manajer keuangan head office akan dicocokkan dengan rekening Koran yang ada pada pihak bank setiap akhir bulan. Prosedur penerimaan kas secara tunai yang disarankan pada PT. Federal Internasional Finance adalah sebagai berikut:

82

83

84

85

b. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas melalui transfer bank yang disarankan Penerimaan kas dari transfer bank diawali dengan diterimanya bukti transfer oleh bagian kasir. Penerimaan bukti transfer ini dapat dilakukan melalui fax atau customer yang langsung datang ke bagian kasir. Setelah bukti transfer berada di bagian kasir, oleh bagian kasir dilakukan pengecekan mengenai keabsahan bukti transfer. Di bagian kasir, bukti transfer tersebut di foto copy 3 lembar untuk dijadikan satu dengan bukti kas masuk. Berdasarkan bukti transfer tersebut bagian kasir membuat bukti kas masuk rangkap 4 yang diberikan kepada: Lembar 1 : Bagian Collection cabang Lembar 2 : Bagian Finance head office Lembar 3 : Bagian Akuntansi head office Lembar 4 : Bagian Kasir sebagai arsip Untuk selanjutnya hardcopy tanda terima di filling oleh bagian kasir dan di input sebagai aliran kas masuk, dan dicatat sebagai pendapatan piutang. Untuk bukti kas masuk di bagian collection cabang di gunakan untuk update status pembayaran piutang customer. Berdasarkan bukti kas masuk tersebut bagian kasir membuat rekapitulasi harian kas yang diserahkan kepada bagian finance cabang yang akan dilakukan pengecekan kebenarannya lalu disimpan sebagai arsip dan bagian finance head office. Bukti transfer, bukti kas masuk yang diberikan kepada bagian akuntansi dilakukan pencatatan secara real time ke dalam jurnal penerimaan kas head office. Sedangkan bukti kas masuk, bukti transfer, dan rekapitulasi harian kas yang diserahkan ke bagian finance head office pada tiap akhir bulan akan dilakukan pencocokan dengan rekening koran yang ada di bank.

86

Prosedur penerimaan kas melalui transfer bank yang disarankan pada PT. Federal Internasional Finance adalah sebagai berikut:

87

88

89

90

c. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas malalui kantor pos yang disarankan Penerimaan

kas

melalui

kantor

pos

diawali

dengan

diterimanya slip pembayaran dan uang tunai oleh petugas kantor pos. Kemudian petugas kantor pos menghitung uang yang sudah diterima lalu memberi stempel dan tanda tangan pada slip pembayaran. Slip pembayaran dibuat rangkap 3 yang diberikan kepada: Lembar 1 : Customer Lembar 2 : Petugas kantor pos yang lalu diserahkan ke bagian finance cabang Lembar 3 : Bagian Akuntansi head office Kemudian oleh petugas kantor pos slip pembayaran tersebut digunakan untuk membuat bukti kas masuk rangkap 3 yang diberikan kepada: Lembar 1 : Bagian Collection cabang Lembar 2 : Bagian Akuntansi head office Lembar 3 : Bagian Finance head office Berdasarkan bukti kas masuk tersebut selanjutnya petugas kantor pos membuat rekapitulasi harian kas rangkap 2 yang diberikan kepada: Lembar 1 : Bagian Finance cabang Lembar 2 : Bagian Finace head office Lalu rekapitulasi harian kas, setoran dan copy slip pembayaran diberikan kepada petugas KPRK. Setelah petugas KPRK menerima rekapitulasi harian kas, setoran dan copy slip, petugas KPRK selanjutnya langsung mentransfer setoran pembayaran ke rekening FIF head office beserta rekapitulasi harian kas. Sesudah mentransfer petugas KPRK menerima slip transfer rangkap 2 yang diberikan kepada: Lembar 1 : Bagian Finance cabang Lembar 2 : Petugas KPRK sebagai arsip

91

Dan untuk selanjutnya petugas KPRK mengirim rekapitulasi harian kas, copy slip pembayaran dan copy slip transfer ke bagian finance cabang. Berdasarkan rekapitulasi harian kas, copy slip pembayaran dan copy slip transfer, bagian finance cabang mengentry setoran yang berasal dari kantor pos sesuai slip transfer. Rekapitulasi harian kas, copy slip pembayaran, dan copy slip transfer oleh bagian finance cabang di filling dan di input sebagai aliran kas masuk, dan dicatat sebagai pendapatan piutang dan selanjutnya disimpan sebagai arsip. Hard copy data entry diberikan ke bagian collection cabang. Oleh bagian collection cabang, hardcopy data entry dan bukti kas masuk digunakan untuk mengup-date status pembayaran piutang customer. Selanjutnya bagian kasir pada head office setelah menerima rekapitulasi harian kas dan uang setoran dari petugas KPRK, bagian kasir pada head office melakukan penyetoran ke bank dan menerima bukti setor. Bukti setor tersebut di fotocopy rangkap 2 yang diberikan kepada: Lembar 1 : Bagian Finance head office Lembar 2 : Bagian Akuntansi head office Lembar 3 : Bagian kasir head office sebagai arsip Bukti setor, rekapitulasi harian kas dan bukti kas masuk yang diberikan kepada bagian finance head office akan dicocokkan dengan rekening koran yang ada pada pihak bank pada setiap akhir bulannya. Sedangkan bukti setor, slip pembayaran dan bukti kas masuk yang diberikan kepada bagian akuntansi head office dilakukan pencatatan secara system real time ke dalam jurnal penerimaan kas head office. Prosedur penerimaan kas melalui kantor pos yang disarankan pada PT. Federal Internasional Finance adalah sebagai berikut:

92

93

94

95

BAB V PENUTUP A. KESIMPULAN Dari penyajian data dan pembahasan yang telah penulis lakukan dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas yang diterapkan pada PT. Federal Internasional Finance (FIF), bila dikaitkan dengan unsur-unsur pengendalian intern yang efektif masih memiliki kelemahan-kelemahan sebagai berikut: 1. Struktur organisasi Di bagian finance division belum jelas antara bagian finance department yang menangani asuransi dan finance department yang menangani kegiatan pembayaran kendaraan customer. Dan adanya penumpukan pekerjaan di bagian finance yaitu belum adanya bagian kasir yang membantu melakukan penerimaan kas perusahaan dan melakukan penyetoran uang ke bank 2. Formulir yang digunakan Tidak tepatnya penempatan nomor seri yang terdapat dalam formulir kwitansi, walaupun nomor seri tersebut sudah dicetak.Lalu tidak dicantumkannya tembusan untuk siapa saja formulir kwitansi itu dibuat. Dan pada formulir kwitansi tidak adanya tempat untuk tanda tangan customer yang membayar, serta pada kolom penulisan data customer belum ada alamat customer. 3. Sistem akuntansi piutang Sistem akuntansi piutang pada PT. Federal Internasional Finance (FIF) sudah sesuai dengan sistem pengendalian intern yang baik dan sudah sangat canggih, karena pada sistem akuntansi piutangnya sebagian besar sudah tidak menggunakan hardcopy melainkan sudah menggunakan sistem komputer dan fungsi – fungsi yang ada sudah tepat dan sesuai dengan tugasnya masing – masing.

96

4. Sistem akuntansi penerimaan kas Copy form tanda terima hanya disimpan sebagai arsip pada bagian finance cabang, adanya penumpukan pekerjaan pada bagian finance cabang yang harus melakukan penerimaan kas dan penyetoran uang ke bank. Sistem akuntansi penerimaan kas melalui transfer bank, head office tidak menerima copy slip pembayaran customer, slip pembayaran yang terdapat di kantor pos hanya rangkap 2 dan penyetoran uang tunai ke bank tidak selalu dilakukan setiap hari.

B. SARAN Dengan adanya masalah-masalah di atas, penulis memberikan alternatif pemecahan masalah yang dapat dijadikan pertimbangan bagi PT. Federal Internasional Finance (FIF) sebagai berikut: 1. Struktur organisasi Menambahkan bagian asuransi dan bagian kasir agar tidak terjadi penumpukan pekerjaan pada bagian finance. 2. Formulir yang digunakan Pada saat pemesanan formulir yang baru perlu adanya tembusan, nomor seri yang tercetak di tempatkan di tempat yang telah disediakan, ditambahkan tempat untuk tanda tangan customer disebelah kiri tanda tangan penerima dan ditambahkan tempat untuk alamat customer agar lebih jelas dan lengkap. 3. Sistem akuntansi penerimaan kas Bagian akuntansi head office juga diberi copy form tanda terima, menambahkan bagian kasir agar dapat meringankan tugas bagian finance, pembuatan rekapitulasi harian kas dibuat rangkap 2 saja sudah cukup yang diberikan kepada bagian finance cabang dan bagian finace head office. Dalam sistem akuntansi penerimaan kas melalui kantor pos, seharusnya head office juga menerima copy slip pembayaran costomer.

DAFTAR PUSTAKA Arikunto, S. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Terpadu. ed. Revisi. Yogyakarta: Rineka Cipta. Baridwan, Zaki. 2002. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: BPFE. -------------------- 1998. Sistem Informasi Akuntansi, edisi 8. Yogyakarta: BPFE. Bodnar, George H, William S. Hopwood. 1996. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Buku Satu, Edisi Indonesia, Salemba Empat.. Gitosudarmo, Indriyo dan Basri. 1990. Manajemen Keuangan. Yogyakarta: BPFE. Indriantoro, Nur dan Supomo, Bambang. 2002. Metode Penelitian Bisnis Untuk Akuntansi dan Manajemen. Yoyakarta: BPFE. Kieso dan Weygant. 1995. Akuntansi Intermediate. diterjemahkan oleh Herman Wibowo. Jakarta: Binarupa Aksara. Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: AMP YKPN. Moleong, Lexy.J. 2005. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: edisi kedua, cetakan ketiga, Salemba Empat. Narko. 2002. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Yayasan Pustaka Nusatama. Nazir, M. 2005. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia. PT. Adira Dinamika Multi Finance, Tbk Riyanto, B. 2001. Dasar-dasar Pembelanjaan Perusahaan. Yogyakarta: edisi keempat, BPFE. Sartono, A. 1999. Manajemen Keuangan. Yogyakarta: edisi ketiga, BPFE. Sawir, A. 2000. Analisis Kinerja Keuangan dan Perencanaan Keuangan Perusahaan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Simamora, Henry. 2002. Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis. Jakarta: Jilid I, Salemba Empat. Singarimbun, Masri dan Effendi, Sofian. 1995. Metode Penelitian Survai. Yogyakarta: LP3ES. S.R. Soemarso. 1996. Akuntansi Suatu Pengantar, edisi 4. Jakarta: Rineka Cipta.

Suprayogo, I. dan Tobroni. 2001. Metode Penelitian Sosial Agama. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Syamsuddin, L. 2000. Manajemen Keuangan Perusahaan. Jakarta: edisi baru, PT. Raja Grafindo Persada. Syamsul, M dan Mustofa. 1992. Sistem Akuntansi (Pendekatan Manajemen). Yogyakarta: Liberty. Weston, J.F dan Brigham, E.F. 1998. Dasar-dasar Manajemen Keuangan. Jakarta: edisi ke tujuh, Erlangga. www.fifkredit.com

CURRICULUM VITAE

Nama

:

MARIZKY PUTRI ANDRIYANI

Nomor Induk Mahasiswa

:

0410323086 – 32

Tempat dan Tanggal Lahir

:

BLITAR / 19 MARET 1986

Pendidikan

:

1. SD KATOLIK SANTA MARIA (1998) 2. SLTP NEGERI 1 BLITAR (2001) 3. SMA NEGERI 1 TALUN – BLITAR (2004)