ANALISIS PENERAPAN PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN, PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. TAMAN SARI ROYAL HERITAGE SPA MUSTIKA RATU TAHUN 2005
Skripsi Program Studi Akuntansi
Nama Nim
: Farida Ariani : 4320412 – 136
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2009
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
Nama
: FARIDA ARIANI
NIM
: 4320412 – 136
Program Studi
: S1 Akuntansi
Judul Skripsi
: ANALISIS PENGENDALIAN PENJUALAN, PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. TAMAN SARI ROYAL HERITAGE SPA MUSTIKA RATU TAHUN 2005
Disahkan Oleh :
Pembimbing
(Yudhi Herliansyah, SE. AK, MSi.) Tanggal :
Dekan,
( Drs. Hadri Mulya, MSi.) Tanggal :
Ketua Jurusan Akuntansi
( H. Sabaruddin Muslim, SE. AK, MSi.) Tanggal :
iv
LEMBAR PENGESAHAN DEWAN PENGUJI
SKRIPSI ANALISIS PENERAPAN PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN, PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. TAMAN SARI ROYAL HERITAGE SPA MUSTIKA RATU TAHUN 2005
Dipersiapkan dan disusun oleh : Nama : Farida Ariani NIM : 4320412-136
Telah Dipertahankan Di Depan Penguji Pada Tanggal 28 Februari 2009
Susunan Dewan Penguji Ketua Penguji
(Yudhi Herliansyah, SE, Ak, M.Si. )
Anggota Penguji I
( Hari Setiyawati, SE., Ak., M.Si. )
Anggota Penguji II
(Marsyaf, SE.,Ak. )
ABSTRAK
Tujuan dari Penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana penerapan pengendalian intern penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas pada PT. Taman Sari Royal Heritage (PT. TSRH) Spa Mustika Ratu. Secara prosedural apakah perusahaan telah menjalankan prosedur dan kebijakan dengan baik dan benar. Serta penerapan unsur - unsur pengendalian yang ada diterapkan perusahaan. Metode yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dan dalam analisis pembahasannya menggunakan metode deskriptif analisis. Serta dijelaskan mengenai prosedur reservasi, prosedur treatment dan prosedur pelunasan piutang pada PT. Taman Sari Royal Heritage (PT TSRH) Spa Mustika Ratu. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa perusahaan tidak mempunyai pengendalian intern yang cukup karena ada unsur pengendalian yang tidak dijalankan perusahaan yaitu tidak adanya pemisahan fungsi - fungsi terkait yang bisa menjadi celah bagi terjadinya fraud/kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan.
ABSTRACT
The purpose of this research is to know how PT. TSRH control the application of intern decrease/sales, account receivable and cash receive. In procedural, is company operate the procedure of rule and sense with right and proper. And to know how is company operate the system with good restraint. The method is used in this research is descriptive method and analyze the data with method of descriptive analysis. And also put the reservation procedure, treatment procedure and account receivable procedure. Result of this research is that PT. TSRH didn’t have enough intern audit due to there’s no divorce and between function of each department, so there will be fraud or corruption that become from employee or internal.
DAFTAR ISI
Halaman HALAMAN JUDUL ....................................................................................
i
LEMBAR PENGESAHAN DEWAN PENGUJI ............................................
iii
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI ...........................................................
iv
ABSTRAK .......................................................................................................
v
KATA PENGANTAR ..................................................................................
vi
DAFTAR ISI ................................................................................................
viii
DAFTAR TABEL ...........................................................................................
ix
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................
x
BAB I
BAB II
:
:
PENDAHULUAN A.
Latar Belakang Masalah................................................
1
B.
Perumusan Masalah ......................................................
4
C.
Tujuan dan Manfaat Penelitian ......................................
5
1. Tujuan Penelitian .....................................................
5
2. Manfaat Penelitian....................................................
5
LANDASAN TEORI A.
B.
Pengertian, Unsur-unsur dan Tujuan Pengendalian Intern
6
1. Pengertian Pengendalian Intern.................................
6
2. Unsur – unsur Pengendalian Intern ............................
7
3. Tujuan Pengendalian Intern ......................................
12
Pengertian Penjualan.....................................................
14
C.
D.
1. Manfaat Penjualan Kredit ........................................
17
2. Pengendalian Intern Penjualan Kredit ......................
18
Pengertian Piutang ........................................................
20
1. Penggolongan Piutang .............................................
21
2. Pencatatan Piutang Ragu – ragu...............................
24
3. Persyaratan Pengendalian Piutang ..............................
25
4. Penghapusan Piutang Usaha yang Tidak Tertagih....
27
5. Tingkat Perputaran Piutang Usaha...........................
30
6. Pengendalian Intern Terhadap Piutang Usaha ..........
31
7. Tujuan Pengendalian Intern Terhadap Piutang Usaha
32
Pengertian Kas ..............................................................
34
1. Pengendalian Intern Terhadap Penerimaan Kas .......
35
2. Tujuan
Pengendalian
Intern
Terhadap
Penerimaan
Kas ............................................................................ BAB III
:
38
METODOLOGI PENELITIAN A.
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN........................
40
1. Kegiatan Usaha Perusahaan.....................................
42
2. Struktur Organisasi Perusahaan ...............................
43
3. Kebijakan Akuntansi terhadap Penjualan .................
52
4. Kebijakan Akuntnasi terhadap Piutang Usaha .........
53
B.
METODE PENELITIAN ...............................................
54
C.
METODE PENGUMPULAN DATA .............................
54
D.
METODE ANALISIS DATA ......................................
55
BAB IV
:
ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN A.
Prosedur Penjualan Treatment secara Reservasi PT. TSRH Spa Mustika Ratu ……………………………………...
B.
Prosedur Penjualan Jasa Pelayanan Treatment PT. TSRH Spa Mustika Ratu …………………………………………
C.
Pencatatan
Piutang
Usaha
PT.
TSRH
Spa
Prosedur
Pelunasan
Piutang
Usaha
PT.
TSRH
Mustika Ratu………………………………………….. E
60
Mustika
Ratu…………………………………………………… D.
56
65 Spa 67
Penerapan Pengendalian Intern Penjualan Piutang Usaha dan Penerimaan kas PT TSRH Spa Mustika Ratu ….
71
1. Penerapan Pengendalian Intern Penjualan pada PT. TSRH Spa Mustika Ratu ………………………………..
71
2. Penerapan Pengendalian Intern Piutang Usaha pada PT . TSRH Spa Mustika Ratu ………………………
76
3. Penerapan Pengendalian Intern Penerimaan Kas pada PT. TSRH Spa Mustika Ratu ………………………
BAB V
80
: KESIMPULAN DAN SARAN A.
Kesimpulan ………………………………………...
91
B.
Saran ……………………………………………….
92
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN - LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
1. Tabel 2.1 Skedul Umur Piutang ……………………………………
29
2. Tabel 4-6 Rekapitulasi Sales Treatment Tahun 2005 PT. TSRH Spa Mustika Ratu ……………………………………………………….
80
DAFTAR GAMBAR
1. Gambar 3-1 Struktur Organisasi PT. TSRH Spa Mustika Ratu ……
45
2. Gambar 4-1 Prosedur Reservasi Group PT. TSRH Spa Mustika Ratu …..……………………………………………………………
58
3. Gambar 4-2 Prosedur Penjualan Jasa Treatment PT. TSRH Spa Mustika Ratu ……………………………………………………………….
63
4. Gambar 4-3 Prosedur Pelunasan Piutang PT. TSRH Spa Mustika Ratu ……………………………………………………………….
69
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Dalam kehidupan modern hampir semua kegiatan dilakukan dengan cepat sesuai dengan teknologi yang berkembang tanpa perlu waktu untuk hal-hal yang lama. Hal ini berhubungan dengan banyaknya perusahaan yang mencoba back to nature dalam hal budaya dan menggabungkannya dengan teknologi modern saat ini. Berbagai macam strategi telah diterapkan oleh perusahaan agar tetap hidup (going concern) dalam arti diharapkan tidak akan terjadi likuidasi di masa yang akan datang. Hal ini mendorong perusahaan untuk melakukan otomatisasi proses produksi, diversifikasi produk, dan pemanfaatan informasi yang efisien sehingga dapat meningkatkan volume penjualan dan menekan biaya operasional. Salah satu cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam meningkatkan volume penjualan, diantaranya dengan penjualan secara kredit, artinya antara penyerahan barang dan pembayarannya tidak dilakukan dalam waktu yang sama. Perusahaan sering memberikan fasilitas atau keringanan tertentu kepada pembeli. Salah satu bentuk keringanan yang diberikan penjual adalah penundaan pembayaran. Penundaan pembayaran memberikan kesempatan kepada pembeli yang pada saat ini belum memiliki dana tunai atau tidak ingin membayar tunai, untuk memperoleh aktiva tertentu
1
2
yang dibutuhkan. Bagi pihak pembeli transaksi tersebut menimbulkan hutang, sedangkan bagi penjual menimbulkan piutang. Tetapi dengan timbulnya
piutang
tersebut,
perusahaan
menghadapi
resiko
ketidakpastian terkumpulnya piutang. Bagi perusahaan yang menjual produknya secara kredit, biasanya digunakan metode cadangan atau Allowance method untuk mengukur besarnya piutang yang tidak tertagih. Metode cadangan digunakan untuk mencatat kerugian piutang yang jumlahnya didasarkan atas taksiran yang ditentukan di muka, untuk piutang yang tidak dilunasi oleh debitur tertentu. Selain menggunakan cadangan kerugian piutang, terdapat satu cara lain untuk mengakui kerugian piutang yang disebut metode penghapusan langsung atau Direct write off method. Dalam metode ini kerugian piutang diakui baru pada waktu piutang dihapuskan dan penghapusan piutang dilakukan bila terdapat bukti yang jelas. Metode langsung tidak dapat melaporkan piutang dengan jumlah yang diharapkan bisa ditagih, tetapi pada penyajian di neraca menunjukkan jumlah bruto piutang sehingga tidak diketahui secara tepat nilai bersih dari piutang tersebut. PT. Taman Sari Royal Heritage Spa Mustika Ratu merupakan perusahaan yang bergerak di bidang kecantikan dan kesehatan tubuh. PT. Taman Sari Royal Heritage Spa Mustika Ratu menyediakan perawatan yang khusus dan unik dengan berbagai perawatan tradisional yang dipadu dengan teknologi canggih antara lain : Javanese massage,
2
3
French massage, under water massage, Vichy shower (terapi mandi dengan menggunakan alat khusus), reflexiology (pijat diseputar telapak tangan dan kaki yang berguna untuk memperlancar peredaran darah) dan lain sebagainya. Di masa ini kecantikan dan kesehatan tubuh merupakan hal yang penting untuk dilakukan bagi setiap individu, sehingga banyak individu yang berusaha untuk melakukan perawatan kecantikan dan kesehatan tubuh. Dalam memenuhi akan kebutuhan tersebut PT. Taman Sari Royal Heritage Spa Mustika Ratu berusaha untuk memberikan pelayanan sebaik mungkin kepada konsumen, yaitu melakukan kerjasama kepada konsumen dengan memberikan potongan harga dan kelonggaran jangka waktu pembayaran. Piutang merupakan unsur yang penting dan harus dikendalikan dengan baik, oleh karena itu prosedur yang wajar dan cara pengamanan yang cukup adalah penting bukan saja untuk keberhasilan perusahaan, tetapi juga untuk memelihara hubungan yang memuaskan dengan para debitur. Pengendalian terhadap piutang usaha diperlukan untuk mengurangi keinginan melakukan kecurangan terhadap piutang usaha itu sendiri. Prosedur yang wajar dan cara pengamanan yang cukup terhadap piutang usaha adalah penting untuk keberhasilan perusahaan. Pengendalian piutang dimulai sebelum ada persetujuan untuk mengirimkan barang dagangan, sampai setelah penyiapan dan penerbitan faktur, dan berakhir dengan penagihan hasil penjualan.
3
4
Prosedur pengendalian piutang tersebut erat hubungannya dengan penerimaan kas. Kenyataannya
masih ada perusahaan yang belum
menyadari pentingnya pengendalian piutang dagang tak tertagih yang berpengaruh sangat besar terhadap penerimaan kas. Selain itu dapat berpengaruh menghambat aktivitas lain perusahaan. Adanya pengendalian terhadap piutang usaha bukan berarti dapat meniadakan kecurangan dan menjamin suatu pelaksanaan yang sempurna untuk piutang usaha, tetapi dimaksudkan untuk menciptakan suatu sarana yang dapat mengurangi keinginan untuk melakukan kecurangan terhadap piutang usaha, sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka judul skripsi ini adalah “ANALISIS PENERAPAN PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN, PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. TAMAN SARI ROYAL HERITAGE (PT. TSRH) SPA MUSTIKA RATU TAHUN 2005”. B. Perumusan masalah Berdasarkan uraian dalam latar belakang masalah tersebut di atas maka perumusan masalah dalam penulisan ini adalah sebagai berikut : Bagaimana penerapan pengendalian penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas pada PT. Taman Sari Royal Heritage Spa Mustika Ratu ?
4
5
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Dari perumusan masalah diatas, maka tujuan yang diharapkan dari penelitian ini adalah : Untuk mengetahui bagaimana penerapan pengendalian intern penjualan, piutang dan penerimaan kas pada PT. Taman Sari Royal Heritage Spa Mustika Ratu. 2. Manfaat Penelitian a.
Bagi Perusahaan Untuk memberikan masukan di dalam mengevaluasi prosedur penjualan dan
penagihan piutang
perusahaan.
Selain
itu,
perusahaan dapat mengetahui seberapa besar tingkat optimalitas pengendalian penjualan, piutang dan penerimaan kas. b.
Bagi Peneliti Merupakan bahan perbandingan antara teori yang didapat selama kuliah dengan keadaan sebenarnya di perusahaan dan juga sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi di Universitas Mercu Buana Jakarta.
c.
Bagi Pembaca Untuk memberikan gambaran tentang masalah yang sama dan diharapkan dapat melakukan penelitian lebih lanjut.
5
6
BAB II LANDASAN TEORI
A.
Pengertian, Unsur-unsur dan Tujuan Pengendalian
1.
Pengertian Pengendalian Pengendalian meliputi rencana organisasi dan semua metode serta peraturan yang digunakan di dalam perusahaan, untuk menjaga kekayaan perusahaan dan mendorong dipatuhinya kebijakan yang sudah digariskan oleh perusahaan. Menurut
Sukrisno
Agoes
(2004:75),
Pengendalian
Intern
didefinisikan sebagai berikut : “Pengendalian Intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.” Menurut Jerry F. Waygendt, Kieso dan Paul D. Kimmel (2007:454) mengatakan bahwa Pengendalian Internal (internal control) mencakup
rencana
organisasi serta
metode-metode terkait dan
pengukuran yang diadopsi perusahaan untuk : 1.
Melindungi aset dari pencurian, perampokan, dan penyalahgunaan oleh karyawan.
2.
Meningkatkan keakuratan dan kebenaran pencatatan akuntansi. Hal ini dapat dilakukan dengan menurunkan risiko kesalahan (kesalahan yang tidak sengaja) dan ketidakteraturan (kesalahan yang disengaja dan kesalahpahaman) dalam proses akuntansinya.
7
2.
Unsur-Unsur Pengendalian Menurut Arens dan Loebbecke (2003 : 258), Sistem terdiri dari kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen keyakinan memadai bahwa tujuan dan sasaran yang penting bagi satuan usaha dapat dicapai. Kebijakan dan prosedur ini
seringkali
disebut
pengendalian,
dan
secara
bersama-sama
membentuk struktur pengendalian intern suatu satuan usaha. Manajemen berkepentingan dengan pengendalian internal untuk mencapai tujuan berikut, yaitu : 1)
Keandalan pelaporan keuangan. Manajemen bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan
keuangan bagi investor, kreditor, dan pengguna lainnya. Manajemen mempunyai kewajiban hukum dan profesional untuk menjamin bahwa informasi telah disiapkan sesuai dengan standar pelaporan, misalnya prinsip akuntansi yang berlaku umum. 2)
Mendorong efesiensi dan efektivitas operasional. Pengendalian dalam sebuah organisasi adalah alat untuk mencegah
kegiatan dan pemborosan yang tidak perlu dalam segala aspek usaha, dan untuk mengurangi penggunaan sumber daya yang tidak efisien dan efektif. 3)
Ketaatan kepada hukum dan peraturan. Banyak sekali hukum dan peraturan yang harus diikuti oleh
perusahaan. Beberapa diantaranya berkaitan tidak langsung dengan
8
akuntansi. Misalnya UU lingkungan hiudp dan UU perburuhan. Peraturan yang lain sangat berkaitan erat dengan akuntansi, contohnya UU perpajakan dan UU perseroan terbatas. Menurut Arens dan Loebbecke (2003 : 261) Pengendalian Intern terdiri dari lima komponen yang saling terkait, yaitu : a.
Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi dan
mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern yang lain, menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian mencakup hal-hal berikut ini : 1)
Integritas dan nilai etika. Integritas dan nilai-nilai adalah produk dari standar etika dan perilaku entitas dan bagaimana standar tersebut dikomunikasikan dan dijalankan dalam praktek. Ini meliputi tindakan manajemen untuk menghilangkan atau mengurangi intensif dan godaan yang menyebabkan pegawai bertindak tidak jujur, melanggar hukum atau tidak etis. Termasuk juga komunikasi standar nilai dari perilaku perusahaan kepada pegawai melalui pernyataan kebijakan dan aturan pelaksanaan dan melalui contoh-contoh.
2)
Komitmen terhadap kompetensi. Kompetensi adalah pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas. Komitmen terhadap kompetensi
9
meliputi pertimbangan manajemen terhadap tingkat kompetensi dari pekerjaan tertentu dan bagaimana tingkatan tersebut berubah menjadi keterampilan dan pengetahuan yang disyaratkan. 3)
Dewan komisaris atau komite audit. Dewan komisaris yang efektif adalah yang independen dari manajemen dan anggota-anggotanya yang aktif dan menilai aktifitas manajemen. Komite audit biasanya dibebani tanggung jawab mengawasi proses pelaporan keuangan, mencakup struktur pengendalian intern dan ketaatan kepada undang-undang dan peraturan. Agar menjadi efektif, komite audit harus memelihara komunikasi yang terus menerus dengan baik auditor intern maupun auditor ekstern.
4)
Struktur organisasi. Struktur
organisasi
suatu
satuan
usaha
membatasi
garis
tanggungjawab dan wewenang yang ada. Ini biasanya juga menghubungkan garis arus komunikasi. Dengan memahami struktur organisasi klien, auditor dapat mempelajari manajemen dan elemen fungsional usaha dan menaksir bagaimana kebijakan dan
prosedur
yang
berhubungan
dengan
pengendalian
dilaksanakan. 5)
Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. Disamping aspek komunikasi informal yang telah disebutkan, metode
komunikasi
formal
mengenai
wewenang
dan
10
tanggungjawab dan masalah sejenis yang berkaitan dengan pengendalian juga sama pentingnya. Ini mencakup cara-cara seperti memo dari manajemen tentang pentingnya pengendalian dan masalah yang berkaitan dengan pengendalian, organisasi formal dan rencana operasi, deskripsi tugas pegawai dan kebijakan terkait, dan dokumen kebijakan yang menggambarkan perilaku pegawai seperti perbedaaan kepentingan dan kode etik perilaku formal. 6)
Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Aspek paling penting dalam sistem pengendalian adalah pegawai. Jika pegawainya kompeten dan dapat dipercaya, pengendalian lain boleh tidak ada dan laporan keuangan yang andal tetap akan dihasilkan. Orang yang jujur dan efisien akan dapat bekerja pada tingkat yang tinggi bahkan dengan sedikit pengendalian yang mendukung mereka.
b. Penaksiran Resiko Resiko yang relevan dengan pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun ekstern yang dapat terjadi dan secara negatif mempengaruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan. Resiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut ini : (1) Perubahan dalam lingkungan operasi. (2) Personel baru, (3) Sistem informasi yang baru atau yang
11
diperbaiki, (4) Teknologi baru, (5) Lini produk, produk, atau aktivitas baru, (6) Restrukturisasi korporasi, (7) Operasi luar negeri, (8) Standar akuntansi baru. c. Aktivitas Pengendalian Aktivitas Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu
memastikan bahwa
arahan manajemen dilaksanakan.
Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas, sudah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian mempunyai berbagai tujuan dan diterapkan diberbagai
tingkat
organisasi
dan
fungsi.
Umumnya
aktivitas
pengendalian yang mungkin relevan dengan audit dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan hal-hal seperti (1) review terhadap kerja, (2) pengolahan informasi, (3) pengendalian fisik, dan (4) pemisahan tugas. d. Informasi dan Komunikasi Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas (baik peristiwa maupun kondisi) dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktiva, utang dan ekuitas yang bersangkutan. Kualitas informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut berdampak terhadap kemampuan manajemen untuk membuat keputusan semestinya dalam
12
mengendalikan aktivitas entitas dan menyiapkan laporan keuangan yang andal. e. Pemantauan Pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara terpisah, atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya. 3.
Tujuan Pengendalian Tujuan
pengendalian
intern
adalah
menjamin
manajemen
perusahaan agar tujuan perusahaan yang ditetapkan akan dapat dicapai, Laporan keuangan yang dihasilkan perusahaan dapat dipercaya. Kegiatan perusahaan sejalan dengan hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian
intern
juga
dapat
mencegah
kerugian
atau
pemborosan pengolahan sumber daya perusahaan. Pengendalian intern dapat menyediakan informasi tentang bagaimana menilai kinerja perusahaan dan manajemen perusahaan serta menyediakan informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dalam perencanaan. Menurut Wilson dan Campbell (2006:126) ada lima tujuan pengendalian yang harus diterapkan pada transaksi - transaksi yaitu : a. Otorisasi (wewenang)
13
Apakah transaksi telah diotorisasi oleh pimpinan? Ini dapat diwujudkan
dengan
suatu
cara
umum
dengan
menetapkan
kebijaksanaan-kebijaksanaan yang ada hubungannya, menetapkan batas-batas kontrak, batas-batas investasi, daftar-daftar harga standar, dan lain-lain. Atau dalam suatu keadaan tertentu, suatu otoritas khusus mungkin diperlukan. b. Pencatatan Transaksi-transaksi harus dicatat dalam perkiraan yang semestinya, pada waktu yang tepat (dengan cut off yang tepat), disertai uraian yang wajar, tidak ada transaksi-transaksi fiktif yang akan dicatat, dan hal yang salah atau uraian-uraian yang tidak lengkap harus dihindarkan. c. Perlindungan Harta fisik berwujud tidak boleh berada di bawah pengawasan atau penjagaan dari mereka yang bertanggung jawab untuk fungsi pembukuan yang berhubungan dengan itu. Hak masuk terhadap harta harus dibatasi pada individu-individu tertentu yang telah ditugaskan. d. Rekonsiliasi Rekonsiliasi secara periodik antara harta fisik dengan catatan atau perkiraan-perkiraan buku besar harus dilakukan, yaitu dengan melakukan rekonsiliasi bank, mencocokkan jumlah persediaan fisik surat-surat berharga dan persediaan bahan baku, barang setengah jadi
14
dan barang jadi dengan jumlah persediaan menurut perkiraan buku besar. e. Penilaian Harus dicatat dan dibuat ketentuan agar memberikan kepastian bahwa seluruh harta telah dinilai dengan selayaknya sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang lazim, dan bahwa penyesuaianpenyesuaian (adjustments) yang dilakukan adalah syah.
B.
Pengertian Penjualan Pengertian penjualan secara umum adalah proses pertukaran barang dan jasa atau antara barang dengan barang. Penjualan merupakan aktivitas utama yang dilakukan oleh semua badan usaha, karena hasil dari penjualan ini adalah pendapatan badan usaha yang menjamin kelangsungan hidup bagi badan usaha tersebut. Pernyataan IAI dalam Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan No. 23 (2008:23.2) tentang Pendapatan mendefinisikan pendapatan : “Pendapatan adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal perusahaan selama suatu periode bila arus masuk itu mengakibatkan kenaikan ekuitas yang tidak berasal dari kontribusi penanaman modal.” Menurut Sumarso,SR (2004:160) Pendapatan adalah : “Pada saat perusahaan menjual barang dagangannya maka diperoleh pendapatannya, jumlah yang dibebankan kepada pembeli untuk barang dagangannya yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yang bersangkutan.”
15
Menurut Jerry F. Waygendt, Kieso dan Paul D. Kimmel (2007:268) pendapatan penjualan, seperti halnya pendapatan jasa, dicatat ketika dihasilkan. Ini sesuai dengan prinsip pengakuan pendapatan. Pada dasarnya, pendapatan penjualan dihasilkan ketika barang dialihkan dari penjual ke pembeli. Pada saat tersebut transaksi penjualan telah selesai, dan harga penjualan telah ditetapkan. Menurut Warren, Reeve dan Fess (2005 : 296) ada beberapa kegiatan yang terjadi dalam transaksi penjualan yaitu : 1.
Penjualan Tunai Perusahaan menjual barang dagangan secara tunai dan biasanya
diproses melalui register kas dan dicatat melalui akun-akun. Contoh ayat jurnal untuk penjualan secara tunai : Kas ....................................................... $ 1.800 Penjualan ....................................................... $ 1.800 2.
Penjualan Kredit Perusahaan melakukan penjualan secara kredit (sales on account).
Penjual mencatat penjualan semacam ini sebagai debit ke piutang usaha dan kredit ke penjualan. Contoh ayat jurnal untuk mencatat penjualan secara kredit: Piutang Usaha ......................... $ 510 Penjualan ....................................... $ 510
16
3.
Diskon Penjualan Penjual
menawarkan diskon
atau
potongan
harga,
untuk
mendorong pembeli agar membayar sebelum periode kredit berakhir. Contoh ayat jurnal yang dicatat untuk mencatat penerimaan kas yang masih berada dalam periode diskon : Kas ............................................. $ 1.470 Diskon penjualan ........................ $ 30 Piutang usaha ......................................$ 1.500 (mencatat penagihan yang diperoleh dalam periode diskon 2/10,n/30) 4.
Retur dan potongan penjualan Retur penjualan adalah barang dagangan yang dijual mungkin akan
dikembalikan kepada penjual. Potongan penjualan adalah karena kerusakan barang atau sebab lainnya, penjual bisa mengurangi harga jual semula. Jika retur atau potongan tersebut dilakukan untuk penjualan secara kredit, penjual biasanya mengirimkan memorandum kredit kepada pembeli. Contoh ayat jurnal yang dibuat adalah sebagai berikut : Retur dan potongan penjualan ................................ $ 350 Piutang usaha .......................................................... $350 (mencatat kredit yang diberikan kepada PT. XYZ untuk retur barang) Persediaan barang dagang ..................................... $150 Harga pokok penjualan .......................................... $150
17
(mencatat harga pokok perolehan barang yang dikembalikan) 1.
Manfaat Penjualan Kredit Penjualan Kredit adalah “penjualan yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut” (Mulyadi 2001 : 210). Dengan persaingan yang semakin kompetitif perusahaan tetap melaksanakan penjualan
secara
kredit
karena penjualan kredit
mempunyai manfaat sebagai berikut : a.
Meningkatkan volume penjualan Dengan memberikan kredit bagi pelanggan, perusahaan akan
memperoleh kesempatan yang lebih besar untuk meningkatkan penjualannya daripada bila perusahaan melakukan penjualan secara tunai. Hal ini disebabkan karena seringkali pembeli tidak siap untuk membayar secara tunai. Oleh karena itu bila perusahaan meniadakan penjualan kreditnya, maka volume penjualan akan berkurang. b.
Peningkatan laba perusahaan Kebijakan penjualan kredit akan mempengaruhi kenaikan volume
penjualan kredit maupun pendapatan penjualan sebagai akibat kenaikan penjualan, sehingga dapat meningkatkan laba perusahaan. Hal ini terjadi bila tambahan pendapatan yang diperoleh lebih besar daripada tambahan biaya yang timbul akibat diterapkannya kebijaksanaan penjualan kredit.
18
c.
Menjamin kontinuitas hubungan dengan pelanggan Dengan adanya hubungan antara penjual dan pembeli maka akan
terjadi hubungan dagang yang lebih erat antara perusahaan dengan para langganan sehingga menjaga hubungan kontinuitas. d.
Mampu bersaing dengan perusahaan lain Perusahaan akan dapat menambah pelanggan baru dengan adanya
kebijakan penjualan yang membantu meringankan pembayaran dengan cara kredit. e.
Mengimbangi permintaan musiman. Penjualan secara konsinyasi adalah penjualan dimana produk-
produk menjadi hak supplier. Bila barang tidak laku, dapat diambil supplier. 2.
Pengendalian Intern Penjualan Kredit Kebijakan piutang usaha dapat memberikan pengaruh yang besar terhadap penjualan kredit perusahaan. Besarnya piutang yang dimiliki perusahaan ditentukan oleh volume penjualan kredit dan rata-rata waktu antara penjualan dan penagihan rata-rata / jangka waktu penagihan. Kebijakan piutang usaha yang dilakukan perusahaan kepada pelanggannya adalah menentukan batasan kredit (kredit limit) pada pelanggan untuk melakukan transaksi penjualan kredit sesuai dengan kemampuan pelanggan yang akan mempengaruhi ketepatan waktu dalam melakukan pembayaran piutangnya.
19
Menurut Mulyadi (2001:221)
unsur pengendalian intern yang
diterapkan dalam penjualan kredit adalah sebagai berikut : a.
Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan
pengecekan intern terhadap transaksi penjualan kredit. Dalam transaksi penjualan, fungsi penjualan mempunyai kecenderungan untuk menjual barang sebanyak-banyaknya, yang sering kali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang timbul dalam transaksi tersebut. Oleh karena itu diperlukan pengecekan intern terhadap status kredit pembeli sebelum transaksi penjualan kredit dilaksanakan. b.
Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit. Dalam
sistem
penjualan
kredit,
fungsi
akuntansi
yang
melaksanakan pencatatan piutang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi penjualan dan dari fungsi kredit yang mengecek kemampuan pembeli dalam melunasi kewajibannya. c.
Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. Fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang
lain, yaitu fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Dengan kata lain, suatu sistem yang menggabungkan fungsi akuntansi dengan kedua fungsi pokok yang lain; fungsi operasi dan penyimpanan akan membuka kesempatan bagi
20
karyawan perusahaan untuk melakukan kecurangan dengan mengubah catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukannya. d.
Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi. Dalam merancang sistem untuk melaksanakan kegiatan pokok
perusahaan, harus diperhatikan pokok sistem pengendalian intern bahwa ; setiap transaksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan atau lebih dari satu fungsi. Dengan penggunaan pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang lain.
C.
Pengertian Piutang Piutang merupakan unsur yang penting dalam neraca pada sebagian besar perusahaan. Prosedur yang wajar dan cara pengamanan yang cukup terhadap piutang ini adalah penting bukan saja untuk keberhasilan perusahaan, tetapi juga untuk memelihara hubungan yang memuaskan dengan para pelanggan. Piutang usaha muncul manakala perusahaan menjual barang atau jasanya kepada pelanggan secara kredit. Piutang usaha merupakan klaim penjual terhadap pembeli sebesar nilai transaksi. Setiap transaksi kredit melibatkan setidak-tidaknya dua pihak, yaitu kreditor dan debitor. Kreditor adalah yang menjual barang dagangan atau jasa dan menerima
21
piutang usaha. Dan Debitor adalah yang melakukan pembelian secara kredit dan menimbulkan utang usaha. Menurut Kieso, Weygant dan Warfield (2002:347), “Piutang adalah jumlah yang terhutang oleh pelanggan untuk barang dan jasa yang telah diberikan sebagai bagian dari operasi bisnis normal”. Pengertian lain, menurut Dyckman, Dukes dan Davis (2000:304), “Piutang mencerminkan klaim perusahaan lain atas uang, barang, jasa dan aktiva lain non kas lainnya”. Penjualan barang dan jasa dari beberapa perusahaan banyak yang dilakukan secara kredit sehingga ada tenggang waktu sejak penyerahan barang atau jasa sampai saat diterimanya uang. Dalam tenggang waktu tersebut penjual mempunyai tagihan kepada pembeli. Istilah tagihan disini dimaksudkan dengan klaim perusahaan atas uang, barang atau jasa kepada pihak lain. Dalam akuntansi pengertian tagihan biasanya digunakan untuk menunjukkan klaim yang akan dilunasi dengan uang. Tagihan bisa timbul dari berbagai sumber, tetapi jumlah yang terbesar biasanya dari penjualan barang atau jasa. 1.
Penggolongan Piutang Menurut Jerry F. Waygendt, Kieso dan Paul D. Kimmel ( 2007 : 512) istilah piutang didefinisikan sebagai jumlah yang dapat ditagih dalam bentuk tunai dari seseorang atau perusahaan lain. Piutang sering kali digolongkan menjadi 3, yaitu :
22
1. Piutang Usaha (Account Receivable) Adalah jumlah pembelian secara kredit dari pelanggan. Piutang timbul sebagai akibat dari penjualan barang atau jasa. Piutang ini biasanya diperkirakan akan tertagih dalam waktu 30 sampai 60 hari. Secara umum, jenis piutang ini merupakan piutang terbesar yang dimiliki oleh perusahaan. 2. Wesel Tagih (Notes Receivable) Adalah surat utang formal yang diterbitkan sebagai bentuk pengakuan utang. Wesel tagih biasanya memiliki waktu tagih antara 60 – 90 hari atau lebih lama serta mewajibkan pihak yang berutang untuk membayar bunga. Wesel tagih dan piutang usaha yang disebabkan karena transaksi penjualan biasa disebut dengan piutang dagang (trade account). 3. Piutang lain-lain (Other Receivable) Mencakup selain piutang dagang. Contoh piutang lain-lain adalah piutang bunga, piutang karyawan, uang muka karyawan, dan restitusi pajak penghasilan. Secara umum piutang ini bukan berasal dari kegiatan operasional perusahaan. Menurut Bambang Riyanto (2001:85) bahwa adapun faktor-faktor yang mempengaruhi besarnya investasi dalam piutang sebagai berikut : 1.
Volume penjualan Makin besar proporsi penjualan kredit dari keseluruhan penjualan memperbesar jumlah investasi dalam piutang. Dengan makin
23
besarnya volume penjualan kredit setiap tahunnya berarti bahwa perusahaan itu harus menyediakan investasi yang lebih besar lagi dalam piutang. Makin besarnya jumlah piutang berarti makin besarnya resiko, tetapi bersamaan dengan itu juga memperbesar “profitability”nya. 2.
Syarat Pembayaran penjualan kredit Syarat pembayaran penjualan kredit dapat bersifat ketat atau lunak. Apabila perusahaan menetapkan syarat pembayaran yang ketat berarti bahwa perusahaan lebih mengutamakan keselamatan kredit daripada pertimbangan profitabilitas. Syarat yang ketat misalnya dalam bentuk batas waktu pembayaran piutang yang pendek, pembebanan bunga yang berat pada pembayaran piutang yang terlambat.
3.
Ketentuan tentang pembatasan kredit Dalam penjualan kredit perusahaan dapat menetapkan batas maksimal atau plafond bagi kredit yang diberikan kepada para langganannya. Makin tinggi plafond yang ditetapkan bagi masingmasing
langganan
berarti
makin
besar
pula
dana
yang
diinvestasikan dalam piutang. Demikian pula ketentuan mengenai siapa yang dapat diberi kredit. Makin selektif para langganan yang dapat diberi kredit akan memperkecil jumlah investasi dalam piutang. Dengan demikian maka pembatasan kredit di sini bersifat baik kuantitatif maupun kualitatif.
24
4.
Kebijaksanaan dalam pengumpulan piutang Perusahaan dapat menjalankan kebijaksanaan dalam pengumpulan piutang secara aktif atau pasif. Perusahaan yang menjalankan kebijaksanaan secara aktif dalam pengumpulan piutang akan mempunyai pengeluaran uang yang lebih besar untuk membiayai aktivitas pengumpulan piutang tersebut dibandingkan dengan perusahaan lain yang menjalankan kebijaksanaannya secara pasif.
5.
Kebiasaan membayar dari para langganan Kebiasaan para langganan untuk membayar dalam “cash discount period” atau sesudahnya akan mempunyai efek terhadap besarnya investasi dalam piutang. Apabila sebagian besar para langganan membayar dalam waktu selama “discount period”, maka dana yang tertanam dalam piutang akan lebih cepat bebas, yang ini berarti makin kecilnya investasi dalam piutang
2.
Pencatatan Piutang Ragu-ragu Perusahaan biasanya mempunyai beberapa pelanggan yang tidak sanggup membayar atau tidak sanggup untuk melunasi hutangnya. Rekening pelanggan seperti ini umumnya disebut piutang tak tertagih atau piutang ragu-ragu, jumlah piutang yang diestimasikan tidak akan tertagih dapat dicatat dengan mendebet beban piutang ragu-ragu dan mengkredit penyisihan untuk piutang ragu-ragu.
25
Misalnya terdapat piutang yang diragukan untuk dapat tertagih senilai Rp 3.400.000,- maka ayat jurnal yang dibuat sebagai penyesuaian akhir periode adalah : Beban Piutang Ragu-ragu …………….......... Rp 3.400.000 Cadangan penghapusan piutang ragu-ragu ……..…Rp 3.400.000,3.
Persyaratan Pengendalian Piutang Pengendalian piutang sebenarnya dimulai sebelum ada persetujuan untuk mengirimkan barang dagangan, sampai setelah penyiapan dan penerbitan faktur, dan berakhir dengan penagihan hasil penjualan. Prosedur pengendalian piutang tersebut erat berhubungan dengan pengendalian penerimaan kas di satu pihak dan pengendalian persediaan di lain pihak. Piutang merupakan mata rantai diantara keduanya. Piutang penting bagi para manajer dan investor karena beberapa sebab : a.
Pertama : Piutang merupakan aktiva, dan laporan keuangan harus menyajikan nilainya.
b.
Kedua : Persoalan piutang mendasar bagi penentuan laba usaha dan pengukuran kinerja perusahaan. Piutang, terutama piutang usaha, kerap kali muncul dari penjualan atau transaksi lainnya yang menghasilkan pendapatan.
c.
Ketiga : Piutang usaha dapat menjadi aktiva yang tidak produktif atau kurang produktif. Piutang bisa tidak memberikan imbalan atau imbalan yang lebih kecil daripada yang diberikan oleh jenis aktiva lainnya. Perusahaan biasanya sesegera mungkin menagih piutang
26
yang tidak berbunga atau berbunga rendah guna meminimalkan sumber daya yang tertanam dalam piutang tersebut. Menurut Wilson dan Campbell (2006:418) ditinjau dari cara pendekatan manajemen preventif maka ada tiga bidang pengendalian yang umum pada titik mana dapat diambil tindakan untuk mewujudkan pengendalian piutang. Ketiga bidang tersebut adalah : a.
Pemberian Kredit Dagang Kebijaksanaan kredit dan syarat penjualan harus tidak menghalangi penjualan
kepada
para
pelanggan
yang
sehat
keadaan
keuangannya, dan juga tidak boleh menimbulkan kerugian yang besar karena adanya sangsi yang berlebihan. b.
Penagihan (collections) Apabila telah diberikan kredit, harus dilakukan setiap usaha untuk memperoleh pembayaran yang sesuai dengan syarat penjualan dalam waktu yang wajar.
c.
Penetapan dan penyelenggaraan pengendalian intern yang layak Meskipun prosedur pemberian kredit dan penagihan telah diadministrasikan dengan baik atau dilakukan secara wajar, ini tidak menjamin adanya pengendalian piutang. Yaitu tidak menjamin ataupun dapat memastikan, bahwa semua penyerahan memang difaktur, atau difaktur sebagaimana mestinya, kepada para pelanggan dan bahwa penerimaan benar-benar masuk ke dalam
27
rekening bank perusahaan. Harus diberlakukan suatu sistem pengendalian intern yang memadai. 4.
Penghapusan piutang usaha yang tidak tertagih Menurut Kieso, Weygandt, dan Warfield (2002:351) ada dua metode yang digunakan dalam menetapkan jumlah penghapusan piutang usaha yang tidak tertagih yaitu : Metode Penghapusan Langsung (Direct Write Off Method)
a.
Dalam metode penghapusan langsung tidak ada taksiran kerugian piutang usaha yang dibebankan tetapi kerugian baru diakui pada saat terjadi kegagalan penagihan. Piutang usaha yang tidak tertagih diakui sebagai beban pada saat ditetapkan, tidak tertagih. Misalnya berdasarkan analisis umur piutang dan bukti-bukti pendukung yang membuktikan terdapat piutang yang tidak dapat ditagih sebesar $ 8.000,- maka ayat jurnal yang digunakan pada metode penghapusan langsung adalah : Beban Penghapusan piutang usaha …………….. $ 8.000,Piutang usaha …………………………….......………... $ 8.000,Beban penghapusan piutang usaha selalu dipertimbangkan sebagai beban penjualan pada laporan laba rugi. Meskipun metode penghapusan langsung adalah objektif (perkiraan ini dihapuskan pada waktu terbukti tidak
tertagih),
hal
tersebut
kelihatannya
akan
menimbulkan
penyimpangan prinsip penandingan (matching) yang mengharuskan semua
beban
yang
terjadi
dalam
menghasilkan
pendapatan
28
diidentifikasikan dengan periode berjalan dan tidak melaporkan piutang pada nilai bersih yang dapat direalisasikan. b.
Metode Penyisihan (Allowance Method) Metode ini menggunakan penyisihan jumlah piutang yang
diestimasikan tidak dapat tertagih pada akhir periode. Pada dasarnya terdapat 2 cara untuk menaksir jumlah penyisihan untuk piutang usaha yang tidak tertagih yaitu : 1.
Pendekatan persentase penjualan (Percentage of Sale Approach) Perhitungan penyisihan piutang usaha tidak tertagih dengan cara ini dilakukan dengan menetapkan suatu persentase tertentu terhadap penjualan sedapat mungkin angka penjualan yang dipakai adalah penjualan kredit. Contoh : berdasarkan pengalaman 2% dari penjualan kredit akan tidak tertagih, penjualan kredit terjadi pada Tahun 2001 adalah
$ 400.000,- Ayat jurnal penyesuaian 31
Desember 2001 adalah : Beban piutang tak tertagih..........................$ 8.000,Penyisihan piutang tak tertagih...........................$ 8.000,Perhitungan : 2% x $ 400.000,- = $ 8. 000,2.
Pendekatan Persentase Piutang atau Neraca (Percentage of Receivable Or Balance Sheet Approach) Pendekatan ini menetapkan penyisihan berdasarkan penyisihan piutang usaha yang beredar adalah melalui penetapan umur piutang (aging receivables). Masing-masing piutang dianalisis untuk
29
menetapkan piutang mana yang belum dan yang sudah jatuh tempo. Pada Tabel 2.1 akan disajikan contoh skedul umur piutang usaha dari Wilson & Company sebagai berikut : Tabel 2.1 Skedul umur piutang Wilson & Co. (Dalam Dollar ) Nama Pelanggan PT A PT B PT C PT D
Saldo 31 Des 200X 98,000 320,000 55,000 74,000 547,000
Dibawah 60 Hari 80,000 320,000
61 - 90 Hari 18,000
90 - 120 Hari
Diatas 120 Hari
55,000 60,000 460,000
14,000 14,000
18,000
55,000
IKHTISAR Persentase Umur Jumlah Estimasi Tak Tertagih 460,000 4% Dibawah 60 Hari 61 - 90 Hari 18,000 15% 14,000 20% 91 – 120 Hari Diatas 120 Hari 55,000 25% Saldo penyisihan piutang tak tertagih akhir tahun
Saldo yang Diperlukan dalam Penyisihan 18,400 27,000 2,800 13,700 37,650
Sumber : Kieso, Weygandt dan Warfield (2002:352) Diasumsikan bahwa akun penyisihan memiliki saldo kredit sebesar $ 800,- sebelum penyesuaian. Dalam kasus ini, jumlah yang harus ditambahkan ke dalam akun penyisihan adalah $ 36.850,- ($ 37.650 – $800). Ayat jurnal penyesuaian 31 Desember 200X adalah : Beban piutang tak tertagih ..................................$ 36.850 Penyisihan piutang tak tertagih .................................$ 36.850
30
5.
Tingkat Perputaran Piutang Usaha Piutang sebagai elemen dari modal kerja selalu dalam keadaan berputar. Periode perputaran atau periode terikatnya modal dalam piutang adalah tergantung kepada syarat pembayarannya. Makin lunak atau makin lama syarat pembayaran, berarti makin lama modal terikat pada piutang, yang ini berarti bahwa tingkat perputarannya selama periode tertentu adalah makin rendah. Tingkat perputaran piutang dapat diketahui dengan jumlah kredit sales selama periode tertentu dengan jumlah rata-rata piutang.( Bambang Riyanto, 2001:90) : Perputaran Piutang Usaha =
Penjualan Kredit Piutang usaha rata-rata
Misalkan penjualan kredit pada tahun 200X sebesar Rp 1.000.000,serta piutang usaha awal dan akhir masing-masing Rp 115.000 dan Rp 112.000 maka : Perputaran piutang usaha
=
Rp 1.000.000,-
0.5 ( Rp 115.000 + Rp 112.000) =
8 kali
Secara alternatif, piutang dapat dinilai dalam terminology berapa lama waktu yang diperlukan untuk melakukan penagihan. Disini hari penagihan piutang usaha rata-rata periode penagihan, dihitung dengan membagi 365 hari dengan perputaran usaha. Hari penagihan Piutang usaha
=
365 hari Perputaran piutang usaha
31
Hari penagihan piutang usaha tahun 200X adalah : Hari penagihan piutang usaha
=
365 hari 8
= 6.
45 hari
Pengendalian Intern Terhadap Piutang Usaha Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa pengendalian piutang usaha dimulai sejak sebelum adanya persetujuan untuk pengiriman barang, sampai setelah penyiapan, penerbitan faktur dan terakhir pada proses penagihan hasil penjualan. Maka perusahaan harus dapat mengoptimalkan pengendalian piutang tersebut secara efektif. Menurut Sukrisno Agoes (2004:174) mengemukakan beberapa ciri internal control yang baik atas piutang, yaitu : 1.
Adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara yang melakukan penjualan, mengirimkan barang, melakukan penagihan, memberikan otorisasi atas penjualan kredit, membuat faktur penjualan dan melakukan pencatatan.
2.
Digunakannya formulir-formulir yang bernomor urut tercetak (prenumbered), misalnya pesanan penjualan , faktur penjualan, surat pengiriman barang, credit memo, kwitansi.
3.
Digunakannya daftar harga jual dan setiap penyimpangan dari price list atau setiap discount yang diberikan kepada pelanggan harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang.
4.
Diadakannya sub buku besar piutang atau kartu piutang untuk masing-masing pelanggan yang selalu diupdate.
32
5.
Setiap akhir bulan dibuat aging schedule piutang (analisis umur piutang).
6.
Setiap akhir bulan jumlah saldo piutang dari masing-masing pelanggan dibandingkan dengan jumlah saldo piutang menurut buku besar.
7.
Setiap akhir bulan dikirim monthly statement of account kepada masing-masing pelanggan.
8.
Uang kas, check atau giro yang diterima dari pelanggan harus disetor dalam jumlah seutuhnya paling lambat keesokan harinya.
9.
Mutasi kredit diperkiraan piutang (buku besar dan sub buku besar) yang berasal dari retur penjualan dan penghapusan piutang harus diotorisasi oleh pejabat perusahaan yang berwenang.
10. Setiap pinjaman yang diberikan kepada pegawai, direksi, pemegang saham dan perusahaan afiliasi harus diotorisasi oleh pejabat perusahaan yang berwenang, didukung oleh bukti-bukti yang lengkap dan dijelaskan apakah dikenakan bunga atau tidak. 7.
Tujuan Pengendalian Intern terhadap Piutang Usaha Tujuan pengendalian intern terhadap piutang usaha umumnya adalah agar piutang usaha dapat ditagih tepat pada waktunya. Dalam jumlah yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan, dan agar semua penerimaan piutang usaha betul-betul diterima oleh perusahaan sesuai dengan pembayaran yang dilakukan oleh debitur. Juga terhadap
33
penghapusan dan kerugian piutang usaha agar dapat ditekan serendah mungkin dengan memperkecil pengembalian piutang. Menurut Arens dan Loebbecke (2003 : 234) pengendalian intern terhadap piutang usaha pada dasarnya mempunyai tujuh tujuan, yaitu sebagai berikut : a.
Keabsahan Piutang usaha yang dicatat adalah benar-benar dimiliki, bukan
terjadi dari transaksi penjualan yang fiktif, yang sebenarnya tidak terjadi ke dalam buku harian atau perkiraan piutang usaha. b.
Otorisasi Setiap transaksi penjualan kredit yang terjadi telah mendapat
persetujuan dari yang berwenang, jadi piutang usaha yang timbul telah disahkan dengan layak. Hal ini untuk menghindari dari kecurangan dalam transaksi dan pemborosan harta perusahaan. c.
Kelengkapan Dalam prosedur penjualan kredit yang baik harus dapat
memberikan pengendalian intern yang baik untuk mencegah hilangnya piutang usaha dari pencatatan. Jadi transaksi penjualan telah dicatat seluruhnya. d.
Penilaian Di dalam suatu sistem yang memadai, selalu disertai dengan
prosedur-prosedur penjualan kredit untuk menghindari setiap kesalahan
34
dalam perhitungan dan pencatatan piutang serta langkah-langkah pemrosesan. e.
Klasifikasi Untuk menghasilkan laporan keuangan yang tepat, perlu adanya
pengklasifikasian piutang dengan tepat sesuai kode perkiraan debitur di dalam buku harian. f.
Tepat waktu Setiap transaksi penjualan kredit dicatat tepat waktu dan apabila
pencatatan dilakukan sebelum atau sesudah saat terjadinya transaksi, hal ini dapat menimbulkan kemungkinan kelalaian pencatatan atau pencatatan dalam jumlah yang tidak benar. Keterlambatan pencatatan pada akhir periode berakibat pada kesalahan dalam laporan keuangan. g.
Posting dan Ikhtisar Dari buku harian, transaksi penjualan kredit dibukukan atau
diposting ke dalam buku besar yang kemudian diikhtisarkan guna penyusunan laporan keuangan. Jadi transaksi penjualan kredit harus dimasukkan dengan tepat ke dalam setiap catatan tambahan piutang dan diikhtisarkan dengan benar.
D.
Pengertian Kas Pengertian kas menurut Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No. 2 (2008:2.2) tentang laporan arus kas adalah : “Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro. Sedangkan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek
35
dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan”. Menurut Jerry F. Waygendt, Kieso dan Paul D. Kimmel ( 2007 : 260 ) pengertian kas adalah “salah satu aset yang siap dikonversikan menjadi aset jenis lainnya. Kas terdiri atas koin, uang kertas, cek, money order (wesel atau kiriman uang melalui pos yang lazim berbentuk draft bank atau cek bank), dan uang tunai di tangan atau simpanan di bank atau semacam deposito. Selain terdiri dari uang tunai dalam perusahaan, kas juga terdiri dari simpanan atau tabungan di bank yang dapat digunakan sebagai alat pertukaran dalam kegiatan operasional perusahaan. Adapun cara-cara yang dapat dilakukan untuk meningkatkan produktivitas kas adalah dengan mempercepat penagihan piutang, melakukan peramalan atau perkiraan kas dan melakukan investasi dana sementara. 1.
Pengendalian Intern terhadap Penerimaan Kas Kas merupakan salah satu kekayaan perusahaan yang sangat likuid, sehingga mudah disalahgunakan. Untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan,
manajemen
perusahaan
perlu
mengadakan
sistem
pengendalian intern terhadap kas, untuk menjamin bahwa tidak terjadi penyalahgunaan kas, pengeluaran kas harus sesuai tujuan, dan jumlah kas yang ada merupakan jumlah yang benar-benar diterima. Dengan menjalankan pengendalian yang efektif. Perusahaan dapat mengurangi peluang-peluang untuk melakukan pencurian, kehilangan,
36
dan kesalahan yang tidak disengaja dalam akuntansi dan pengendalian kas. Namun sistem yang canggih pun tidak dapat menghilangkan sama sekali
kemungkinan
tindakan
penyalahgunaan
atau
kekeliruan.
Penggunaan dana kas kecil dan rekonsiliasi bank dapat membantu mengidentifikasikan setiap kekurangan kas atau kekeliruan yang telah dilakukan dalam akuntansi untuk kas. Sumber - sumber penerimaan kas perusahaan umumnya berasal dari : 1.
Penjualan tunai yang timbul karena penyerahan produk barang atau jasa dalam rangka kegiatan normal perusahaan.
2.
Penjualan kredit berupa penagihan piutang usaha.
3.
Penerimaan kas lain-lain yang timbul dari transaksi di luar usaha, bukan merupakan produk utama perusahaan, misalnya : penjualan harta, atau aktiva tetap perusahaan.
4.
Pengembalian pinjaman pihak lain.
5.
Setoran pemilik dan sebagainya. Dalam pemrosesan dan pencatatan kas dari penerimaan piutang
usaha yang paling penting adalah kemungkinan pencurian. Pencurian dapat terjadi sebelum penerimaan dicatat dalam pembukuan ataupun sesudahnya. Pengendalian intern terhadap kas dan piutang dapat mengurangi hal tersebut. Sistem pengendalian intern harus dirancang atas dasar masingmasing organisasi. Akan tetapi, terdapat beberapa saran umum yang
37
dapat membantu controller dalam menelaah situasi pada perusahaannya sendiri, yaitu : a.
Semua penerimaan kas melalui pos harus dicatat sebelum ditransfer kepada kasir. Secara periodik, catatan ini harus ditransfer kedalam lembaran setoran (deposit slip).
b.
Semua penerimaan harus disetor sepenuhnya setiap hari. Prosedur ini mungkin juga memerlukan suatu tembusan lembaran setoran yang akan dikirimkan oleh bank atau orang yang melakukan penyetoran (selain
kasir)
kepada
suatu
departemen
yang
independen untuk dipergunakan dalam pemeriksaan selanjutnya. c.
Tanggung jawab untuk menangani kas harus dirumuskan dengan jelas dan ditetapkan secara pasti.
d.
Biasanya fungsi penerimaan kas dan pengeluaran kas harus dipisahkan sama sekali (kecuali dalam lembaga keuangan).
e.
Penanganan
fisik
kas
harus
dipisahkan
seluruhnya
dan
penyelenggaraan pembukuan, dan kasir tidak berwenang atau berhak terhadap pembukuan. f.
Para agen dan wakil lapangan diharuskan memberikan kwitansi tanda terima, tentunya dengan meninggalkan tembusan untuk arsip.
g.
Rekonsiliasi bank harus dilakukan oleh mereka yang tidak menangani kas atau menyelenggarakan pembukuan. Begitu juga pengiriman
laporan
kepada
pelanggan
pembuatan
pembukuan kas harus ditangani oleh pihak ketiga.
ikhtisar
38
h.
Semua pegawai yang menangani kas atau pembukuan kas diharuskan mengambil cuti, orang lain harus menggantikannya selama masa cuti. Juga, pada waktu yang tidak diberi tahu, para pegawai harus dipindahkan tugas lain untuk mendeteksi atau mencegah terjadinya persekongkolan.
i.
Semua pegawai yang menangani kas atau pembukuan kas harus diikat dengan kontrak.
j.
Sedapat mungkin dipergunakan alat-alat mekanis yang dapat memberikan alat pengecek tambahan, seperti tipe yang dapat dibaca oleh pihak ketiga, tembusan lembaran penjualan, dan lainlain.
k.
Apabila praktis, penjualan kontan harus diverifikasi dengan catatan persediaan dan hasil opname fisik persediaan.
2.
Tujuan Pengendalian Intern Terhadap Penerimaan Kas Menurut Arens dan Loebbecke (2003:371) tujuan pengendalian intern terhadap penerimaan kas adalah : a.
Kas yang dicatat adalah dana yang secara aktual diterima oleh perusahaan (keberadaan).
b.
Kas yang diterima telah dicatat dalam jurnal penerimaan kas (kelengkapan).
c.
Penerimaan kas yang dicatat telah disetor dan dicatat pada nilai yang diterima (akurasi).
d.
Penerimaan kas diklasifikasikan dengan pantas (klasifikasi).
39
e.
Penerimaan kas dicatat dalam waktu yang sesuai (tepat waktu).
f.
Penerimaan kas dimasukkan dengan semestinya dalam berkas induk dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan pengikhtisaran). Pertimbangan utama dalam penanganan penerimaan kas dari hasil
penagihan piutang usaha adalah bahwa semua penerimaan kas harus dicatat dalam buku harian penerimaan kas dan buku tambahan piutang usaha serta disetorkan ke bank dalam jumlah yang benar, serta pada waktu yang tepat.
40
BAB III METODOLIGI PENELITIAN
A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Dahulu keraton merupakan sumber budaya dan ilmu pengetahuan bagi masyarakat, seperti nilai-nilai hidup, seni tari, karawitan, ukiran serta seni perawatan diri khususnya seni meramu jamu dan kosmetika perawatan kecantikan tradisional. Namun pada masa itu tidak semua orang dapat mengetahui banyak hal disekitar keraton dan merupakan misteri bagi masyarakat luas, misalnya tradisi perawatan kecantikan puteri keraton. Terdorong oleh kenyataan ini, betapa pentingnya perawatan secara tradisional dalam kehidupan setiap wanita dalam kedudukannya sebagai pendamping suami maupun untuk mencapai keindahan pribadi yang sempurna, serta dilandasi oleh semangat pengabdian untuk turut serta melestarikan nilai-nilai budaya tradisional warisan leluhur bangsa Indonesia, maka Nyonya Mooryati P. Soedibyo bertekad sebagai perintis dalam mengungkapkan dan menyebarluaskan rahasia perawatan kecantikan tradisional tersebut. Perusahaan ini bermula dari Home Industri yang terletak di Jalan Sawo 31 Menteng, Jakarta Pusat dan dikelola sendiri oleh Nyonya Mooryati P Soedibyo, dilahirkan tanggal 5 Januari 1928 dan dibesarkan oleh eyangnya yang pada masa itu menjadi Yang Mulia Sri Susuhan
41
Pakubuwono X di keraton Surakarta. Pelajaran membuat jamu dan merawat kecantikan dengan ramuan tradisional secara mendalam didapat dari eyang Putrinya, sebagai keturunan langsung dari keraton, beliau menghayati secara mendalam falsafah perawatan kesehatan dan kecantikan keraton. Yaitu falsafah “Perawatan kecantikan Paripurna” melalui perawatan dari dalam tubuh dengan minum jamu dan dari luar dengan menggunakan kosmetika alamiah. Pada tahun 1976 pembuatan jamu dan kosmetika perawatan kecantikan ditangani oleh Ibu Mooryati dengan bantuan seorang apoteker dan lima orang tenaga kerja serta dilakukan dengan peralatan yang sangat sederhana dan tradisional, sedangkan pemasarannya hanya sekitar teman sejawat, tetangga dan famili terdekat. Pada tanggal 14 Maret 1978 akibat pertumbuhan yang sangat pesat dari usaha home industri ini dan berkat saran serta dorongan dari suaminya yaitu Ir. Soedibyo perusahaan beralih dari home industri menjadi suatu badan usaha yang berbentuk Perseroan terbatas yaitu PT. Mustika Ratu dengan akta notaris Loemban Tobing SH, nomor 35. Akta pendirian ini disahkan oleh Departemen Kehakiman dalam surat keputusan
No. Y.A 5/188/15 tanggal 22 Desember 1978 serta
diumumkan dalam berita Negara no 8 tambahan no.45 tanggal 25 Januari 1980. Dengan
berkembangnya
usaha,
maka
PT.
Mustika
Ratu
membangun pabriknya di Jalan Ciracas Km.26.4 Pasar Rebo, Jakarta
42
Timur pada tahun 1981. Yang diresmikan oleh Mentri Kesehatan Dr. Soewardjono Suryaningrat. PT. Mustika Ratu mempunyai anak perusahaan dalam negeri yaitu PT. Mustika Ratu Buana Internasional (PT. MRBI Pusat) yang mempunyai cabang yang berkedudukan di Jakarta, Bandung, Medan, Semarang dan Surabaya, yang bertindak sebagai perusahaan dan perdagangan kosmetik dan jamu tradisional. Sedangkan
pusat
perawatan
(Treatment)
kecantikan
dan
pendidikannya, yang lebih dikenal dengan Taman Sari Royal Heritage (TSRH) Spa Mustika Ratu terletak di Jalan K.H Wahid Hasyim no.133 Jakarta Pusat dan kantor pusatnya di dirikan pada tahun 1992 yang terletak di Jalan Gatot Subroto kav 74-75 Jakarta.
1. Kegiatan Usaha Perusahaan PT. Taman Sari Royal Heritage Spa Mustika Ratu adalah sebuah perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang perawatan dan kecantikan tubuh dengan mengkhususkan penggunaan produk-produknya dari Mustika Ratu. Taman sari royal heritage spa mustika ratu adalah sebuah kegiatan yang berhubungan dengan air, dimana spa telah dikenal sejak zaman dahulu
yang berguna
dapat menyegarkan pikiran dan
menyehatkan tubuh. Bagi para eksekutif dan orang-orang yang telah memahami pentingnya kecantikan dan kesehatan tubuh, pergi ke tempat spa adalah
43
sebuah kegiatan rutin yang berguna untuk merawat diri, menghilangkan stress dan menenangkan pikiran. Beberapa fasilitas terus didesain dan mengalami peningkatan guna memenuhi kepuasan konsumen. Taman sari royal heritage spa mustika ratu menyediakan perawatan yang khusus dengan berbagai perawatan tradisional yang dipadu dengan teknologi yang berkembang yaitu terdiri atas : a.
Perawatan tubuh : Javanese massage, French massage, under water massage, Vichy shower (terapi mandi dengan menggunakan alat khusus ), Theraupetic massage, merapi volcano mud body wrap dan lain-lain.
b.
Perawatan rambut : Hair nourishment
c.
Perawatan wajah : Royal relaxing facial, facial oxygen theraphy, aromatherapy dan lain-lain.
d.
Perawatan atau program pelangsingan tubuh : slimming program, bush firming dan lain-lain.
e.
Dan juga terdapat perawatan yang disediakan secara khusus ( paket ) seperti paket untuk calon pengantin, paket untuk ibu dan bayi dan lain-lain.
2. Stuktur Organisasi Perusahaan Organisasi adalah suatu bentuk hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, hingga mereka dapat bekerja sama secara
44
efisien dan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu. Salah satu bagian penting tugas dari pengorganisasian adalah mengharmoniskan mempertemukan
suatu
kelompok
macam-macam
orang-orang
kepentingan
dan
yang
berbeda,
memanfaatkan
kemampuan-kemampuan kesemuanya ke suatu arah tertentu. Suatu organisasi yang baik akan menimbulkan suasana kepuasaan seseorang dan golongan yang terdapat di dalam organisasi tersebut. Disamping itu juga akan mendorong personel untuk bergerak dengan dan lancar menuju tujuan, serta mendorong kerjasama yang baik diantara karyawan. Untuk menunjang kelancaran usaha dengan sistem organisasi perusahaan dengan baik maka diperlukan struktur organisasi bagi perusahaan tersebut. Adapun struktur organisasi pada PT. TSRH Spa Mustika Ratu berbentuk organisasi garis yang dipimpin oleh seorang Direktur Utama dengan dibantu oleh 6 (enam) orang managemen yang membawahi
seluruh
karyawan berdasarkan
bagiannya.
Struktur
organisasi PT. TSRH Spa Mustika Ratu dapat dilihat pada gambar 3-1
45
46
Berdasarkan gambar 3-1 maka diuraikan tugas dan wewenang masing-masing pimpinan tersebut secara garis besar diuraikan sebagai berikut : 1. Direktur Utama Direktur Utama merupakan jabatan yang paling berwenang dalam menjalankan perusahaan. Semua urusan yang penting harus seijin pimpinan. Tugas, fungsi dan wewenang dari direktur utama yaitu : 1. Merumuskan pokok-pokok kebijakan dalam semua bidang operasi perusahaan yang dipandang perlu, antara lain meliputi bidang
keuangan
dan
administrasi,
marketing,
produksi,
personalia dan lain-lain. 2. Menetapkan target penjualan yang akan dicapai perusahaan untuk suatu periode usaha tertentu. 3. Menyetujui rencana kerja dan anggaran tahunan perusahaan. 4. Menilai dan mengevaluasi kegiatan perusahaan bila ada kekurangan diperbaiki pada periode kegiatan perusahaan berikutnya. 5. Mengusahakan efisiensi dalam pelaksanaan pengawasan atau pengendalian secara terus menerus. 6. Melihat kesempatan yang baik di Indonesia untuk memajukan perusahaan. 7. Mewakili perusahaan dalam melakukan hubungan dengan pihak ketiga.
47
2. Manager Umum ( General Manager ) Merupakan lini yang paling dekat berada dibawah Direktur Utama. Tugas, tanggung jawab dan wewenang dari manager umum adalah : 1. Memimpin pelaksanaan rencana kerja dan anggaran tahunan yang telah disetujui oleh bidang produksi, pemasaran dan keuangan. 2. Menyusun dan menetapkan strategi serta mengkoordinasikan kegiatan produksi dan pemasaran. 3. Mengikuti perkembangan terutama yang menyangkut teknik atau proses
pengelolaan
produksi,
pemasaran,
keuangan
dan
personalia yang efektif dan efisien. 3. Senior sales dan marketing Dalam rangka penyusunan budget untuk memenuhi order-order yang diperkirakan akan segera diterima. Tugas, tanggung jawab dan wewenangnya yaitu : 1. Melaksanakan pengawasan berdasarkan rencana-rencana dan budget. 2. Mengadakan personal staffing dalam departemennya. 3. Melaksanakan koordinasi vertikal dengan manager departemen lainnya mengenai semua masalah yang mempunyai hubungan dengan fungsinya.
48
4. Melaporkan dan bertanggung jawab penuh perihal pelaksanaan tugas-tugasnya kepada direksi. 4. Manager Pemasaran Tugas, tanggung jawab dan wewenang manager pemasaran yaitu : 1. Membuat rencana dan kebijaksanaan pemasaran untuk periode tertentu yang meliputi jenis, kualitas dan kuantitas barang, kegiatan promosi, syarat penjualan ( kebijaksanaan harga dan pemberian kredit ), distribusi penjualan. 2. Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan pemasaran. 3. Memimpin dan mempertanggung jawabkan atas seluruh kegiatan pemasaran. 4. Menjaga hubungan baik dengan langganan. 5. Melaksanakan kerja sama dan koordinasi dengan bagian finance dan
administration
manager
dalam
penyusunan
budget
perusahaan. 5. Manager Operasional Manjaer operasional, fungsinya adalah untuk meningkatkan volume penjualan perusahaan.
Manager operasional membawahi asisten
manager operasional, spa supervisor, GRO (Guest Relation Officer) Spv,
Therapist
Spv,
House Keeping.
Adapun tugas dan
wewenangnya adalah : 1. Mengelola team promosi. 2. Mengatur dan mengkoordinasikan para tenaga penjualan.
49
3. Membina, mempertahankan dan memperluas basis konsumen perusahaan. 6. Manager Produk Manager produk membawahi KBA ( Kepala Beauty Advisor ), KBC (Kepala Beauty Counter ) dan sales supervisor. Manager produk mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk : 1. Melihat atau meninjau penampilan produk yang dihasilkan secara langsung ke counter-counter. 2. Mengadakan riset ke setiap counter untuk peningkatan kualitas dan kuantitas produk. 7. Finance dan Administration Manager ( FAM ) Finance dan Administration Manager membawahi accounting supervisor, budget dan treasury, cashier, kepala gudang dan store keeper. Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : 1. Menerima laporan keuangan dan lampiran kegiatan lainnya, antara lain ; laporan pembelian, laporan penerimaan dan pengeluaran kas/bank. 2. Melaksanakan pengawasan dalam arti luas (internal control) atas seluruh harta kekayaan, pendapatan dan biaya dari perusahaan untuk mencegah kecurangan, pemborosan dan pelanggaran terhadap kebijaksanaan serta prosedur yang telah ditetapkan yang antara lain meliputi : a. Pengawasan atas kas – bank
50
b. Pengawasan atas piutang dagang. c. Pengawasan atas harta tetap d. Pengawasan atas penjualan e. Pengawasan atas biaya f. Pengawasan atas dokumen berharga 3. Dengan persetujuan direksi menetapkan semua prosedur dan bentuk formulir dalam bidang keuangan yang berlaku bagi seluruh perusahaan yang antara lain meliputi : a. Prosedur pembukuan b. Prosedur penerimaan dan pengeluaran uang c. Prosedur pembelian d. Prosedur penjulaan 4. Sebagai kordinator budget, melaksanakan bersama pejabat lainnya penyusunan dari sebuah budget yang mencakup seluruh kegiatan perusahaan untuk suatu periode tertentu. 5. Melaksanakan dan memelihara hubungan baik dengan pihak perbankan. 6. Menjalankan kebijaksanaan dalam bidang kepegawaian yang sesuai dengan kebijaksanaan direksi. 7. Melaksanakan dan mengatur seluruh aspek perpajakan dengan kebijaksanaan direksi. 8. Menjaga bahwa semua peraturan dan ketentuan pemerintah yang bersangkutan dengan perusahaan dilaksanakan dengan baik.
51
9. Membantu departemen lainnya dalam masalah administrasi yang berhubungan dengan tugas mereka. 10. Melaksanakan personal staffing dalam departemennya dengan persetujuan direktur. 11. Melaporkan dan bertanggung jawab penuh, perihal pelaksanaan tugasnya kepada direktur. 8. Manager Personalia / HRD Tugas dan tanggung jawab dari manager personalia adalah sebagai berikut : 1. Memilih, menyeleksi, mengangkat dan memberhentikan tenaga kerja. 2. Memberi latihan dan pendidikan kerja. 3. Memberi informasi lowongan pekerjaan kepada umum. 4. Membuat suatu rencana kebutuhan tenaga kerja. 5. Mengadakan mutasi dan produksi karyawan. 9. Manager Franchise Manager franchise ini membawahi asisten manager franchise. Adapun fungsi dan tugas dari manager franchise adalah sebagai berikut : 1. Melakukan pengembangan sistem waralaba / franchise yang meliputi
perencanaan
usaha,
penyediaan
pelaksanaan,
pembukaan dan pengoperasian suatu gerai perawatan kecantikan dan spa.
52
2. Melakukan
penjualan-penjualan
produk
kepada
rekanan
waralaba. 3. Meningkatkan pelayanan perawatan kecantikan dan spa. 4. Menciptakan hubungan yang baik dengan rekanan waralaba.
3. Kebijakan Akuntansi terhadap Penjualan Setiap perusahaan pasti mempunyai kebijakan dalam sistem penjualan yang dilakukannya. PT TSRH Spa melakukan penjualan sebagai berikut : a.
Penjualan secara langsung (Walk In), ini biasanya dilakukan oleh perorangan atau individu atas semua penjualan.
b.
Penjualan secara booking atau reservasi (Group), ini biasanya dilakukan secara grup atau kelompok yaitu pihak agen tours dan travel dimana pihak agen tours dan travel melakukan reservasi terlebih dahulu kepada PT TSRH Spa mengenai tanggal kedatangan dan jumlah treatment yang akan dilakukan. Maksud dari booking atau reservasi ini adalah untuk pemesanan
ruangan agar tidak terjadi bentrok waktu dalam penggunaan ruangan tersebut mengingat kapasitas ruangan dan jumlah therapist yang ada. Reservasi ini dapat dilakukan minimal 1 (satu) hari sebelumnya, dengan menghubungi PT TSRH Spa (Manager Operasional, Front Office dan Bagian Akuntansi) sebelum treatment dilakukan. Adapun caranya bisa dilakukan dengan mengirim surat atau konfirmasi letter, facsimile
53
dan telepon, apabila sudah ada kesepakatan kedua belah pihak maka pihak tours dan travel agent harus membuat guarantee letter (surat jaminan). Dan pihak PT TSRH Spa akan mengenakan charges apabila pihak travel agent tersebut tidak datang sesuai dengan kesepakatan yang sudah dibuat.
4. Kebijakan Akuntansi terhadap Piutang Usaha Dalam usaha untuk meningkatkan laba perusahaan, PT TSRH Spa Mustika Ratu mempunyai hubungan kerjasama dengan pihak tours dan travel, dimana dari hubungan ini menyebabkan timbulnya piutang bagi perusahaan. Kebijakan akuntansi piutang usaha yang ditetapkan oleh perusahaan yaitu : a.
Piutang usaha diakui pada saat terjadinya penjualan produk atau jasa secara kredit. Dalam hal ini yaitu adanya guarantee letter atau jaminan pembayaran.
b.
Perusahaan memberikan kelonggaran pembayaran kepada pihak tours dan travel yang mempunyai kontrak kerjasama. Dengan jangka waktu selama 14 hari.
c.
Perusahaan menjalankan kebijaksanaan pengumpulan piutang secara pasif yaitu tidak adanya bagian penagihan dalam perusahaan ataupun tidak adanya pengontrolan intern dari dalam perusahaan. Sehingga menyebabkan piutang yang terus bertambah.
54
d.
Perusahaan tidak melakukan penyisihan piutang ragu-ragu, perusahaan hanya melakukan pencatatan piutang saja, dan hanya melihat berapakah persentase piutang yang tidak tertagih.
B. METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini berupa penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang bertujuan untuk membuat deskripsi secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta dan sifat-sifat dari populasi (objek) penelitian. Penelitian ini tidak perlu mencari atau menerangkan saling hubungan (korelasi) dan juga tidak perlu menguji hipotesis.
C. METODE PENGUMPULAN DATA Untuk memperoleh data yang diperlukan dalam penyusunan penulisan skripsi ini , penulis menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut : a.
Penelitian Kepustakaan (Library Research) sebagai landasan untuk mengetahui masalah yang akan dijadikan pokok permasalahan dengan mengadakan pengkajian kepustakaan. Ini ditempuh dengan cara mempelajari buku-buku akuntansi, kumpulan catatan kuliah yang berhubungan dengan judul skripsi.
b.
Penelitian Lapangan (Field Research) dalam hal ini mengajukan pertanyaan kepada narasumber tentang hal yang berhubungan
55
dengan masalah penjualan, piutang dan penerimaan kas dan melakukan pengamatan untuk mendapatkan data yang lengkap.
D. METODE ANALISA DATA Dalam usaha menganalisis dan membahas permasalahan yang dikemukakan pada penelitian ini, digunakan metode deskriptif analisis, yaitu suatu metode penelitian yang bertujuan untuk menganalisis data yang dapat memberikan gambaran yang jelas dari suatu objek penelitian.
56
BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Prosedur Penjualan Treatment Secara Reservasi TSRH Spa Mustika Ratu Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa penjualan dapat dilakukan secara langsung dan secara booking atau reservasi. Di sini akan dijelaskan mengenai prosedur penjualan secara booking atau reservasi, karena dari penjualan secara booking ini perusahaan mempunyai banyak tagihan kepada pihak-pihak lain. Prosedur penjualan secara booking atau reservasi dengan PT. TSRH Spa Mustika Ratu adalah sebagai berikut : 1. Grup reservasi harus sudah diterima receptionist selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum tanggal kedatangan, reservasi dapat dilakukan secara datang langsung atau lewat surat, fax, telepon dan E-mail. 2. Reservasi diterima oleh receptionist. Receptionist melihat data available room yang dapat dilihat pada program planning atau melihat available room dikomputer. 3. Grup reservasi dicatat di grup reservasi form (GRF), data-data yang perlu dicatat dan ditegaskan ada pada GRF. GRF diserahkan ke Operasional Manager.
56
57
4. Operasional Manager menerima GRF, kemudian melihat apakah sudah ada kontrak agreement. Bila sudah ada kontrak agreement kemudian receptionist membuat konfirmasi ke klient perihal kedatangan untuk treatment. 5. Selambat-lambatnya 5 (lima) hari sebelum kedatangan konfirmasi harus sudah dikirimkan ke klien. Apabila konfirmasi diterima, maka selambatlambatnya 3 (tiga) hari sebelum tanggal kedatangan klien harus sudah memberikan pembayaran/guarantee letter. 6. Pembayaran diterima oleh kasir Front Office/Receptionist, pembayaran dapat berupa cash, guarantee letter atau transfer. Atas dasar pembayaran tersebut receptionist melakukan blok ruangan di program planning dan input reservasi (ruangan) di komputer. 7. Setiap hari receptionist mengeluarkan laporan atau daftar reservasi, lalu daftar reservasi tersebut diserahkan ke operasional manager. 8. Operasional Manager menerima daftar reservasi, kemudian diperiksa dan ditanda tangani. Daftar reservasi di copy dan didistribusikan ke supervisor operasional. 9. Supervisor operasional menerima copy daftar reservasi kemudian mempersiapkan keperluan masing-masing (welcome drink coupon, dsb), Halaman berikut akan dijelaskan mengenai prosedur treatment secara reservasi pada gambar 4-1 :
56
58
56
59
Setelah reservasi disetujui maka bagian akuntansi membuatkan faktur penjualan bagi customer (tours dan travel) sesuai dengan guarantee letter tersebut. Dan faktur penjualan tersebut dikirimkan ke pihak tours dan travel setelah treatment selesai sebagai tanda pembayaran telah melakukan treatment. Berikut ini adalah contoh kasus mengenai penjualan secara reservasi yang dilakukan oleh Perusahaan Senta Tour : Pada Tanggal 25 Januari 2005, PT. Senta Tour melakukan reservasi melalui telephone. Tanggal 27 Januari receptionist mengirimkan konfirmasi ke PT. Senta Tour untuk konfirmasi kedatangan. Kemudian pada tanggal 29 Januari pihak PT. Senta Tour mengirimkan jaminan pembayaran (guarantee letter) melalui fax dan disetujui. Perusahaan Senta Tour akan melakukan treatment pada PT. TSRH Spa Mustika Ratu dengan membawa turis dari luar negeri sebanyak 27 orang dan menurut rencana treatment tersebut akan dilakukan pada tanggal 31 Januari 2005 dengan jenis treatment adalah Phisical Conditioning (Body Scrub, Massage, Milk Bath) dengan waktu treatment selama 120 menit per customer. PT. TSRH Spa Mustika Ratu membuatkan faktur penjualan senilai Rp 5.508.000,- rangkap 3 (tiga) dan akan diberikan kepada PT. Senta Tour setelah melakukan treatment. Pada saat reservasi ini, PT. TSRH Spa Mustika Ratu belum melakukan pencatatan, tetapi menyimpan dokumen dari PT. Senta Tour yaitu berupa fax jaminan pembayarannya (guarantee 56
60
letter). Setelah costumer datang fax guarantee letter akan ditukarkan dengan yang asli dan akan dilampirkan dengan faktur penjualan pada saat penagihan. Setelah terjadi pembayaran baru kemudian dilakukan pencatatan.
B. Prosedur Penjualan Jasa Pelayanan Treatment PT. TSRH Spa adalah sebagai berikut : Setelah reservasi disetujui maka treatment pun dapat dilakukan berikut ini adalah prosedur penjualan jasa pelayanan treatment PT TSRH Spa Mustika Ratu : 1. Setiap hari receptionist mempelajari dan menyiapkan data customer yang telah melakukan reservasi. 2. Pada saat customer datang ke receptionist, receptionist menyambut tamu kemudian menanyakan apakah tamu sudah booking atau reservasi dengan cara menunjukkan guarantee letter oleh tour leader. 3. Untuk tamu grup (tours
dan travel) yang sudah reservasi maka
receptionist melihat apakah sudah ada jaminan pembayaran (guarantee letter) jika sudah maka receptionist membuat guest program (GP) rangkap 2 (dua) dan Guest Bill (GB) rangkap 3 (tiga) sesuai dengan isi kontrak agreement. Kontrak agreement dilakukan pada saat customer melakukan reservasi. 4. Untuk tamu yang sudah reservasi tetapi belum ada pembayaran atau tamu yang langsung datang (walk in) tanpa reservasi maka receptionist 56
61
mempersilahkan tamu untuk memilih treatment. Setelah tamu memilih maka receptionist membuat Guest Program (GP) rangkap 2 (dua) dan Guest Bill (GB) rangkap 3 (tiga). 5. GB rangkap 3 (tiga) ditandatangani oleh receptionist. GB rangkap 3 (tiga) diserahkan ke customer, GP ke 1 (satu) diserahkan ke therapist, GP ke 2 (dua) di file oleh receptionist. 6. Therapist menerima GP ke 1 (satu) dari receptionist, kemudian therapist menyiapkan perlengkapan sesuai dengan GP ke 1 (satu). GP ke 1 (satu) di file sementara sampai treatment selesai. Kemudian therapist menjemput customer untuk melakukan treatment. 7. Setelah selesai treatment, kemudian GP ke 1 (satu) ditandatangani oleh therapist dan dimintakan tanda tangan tamu. Therapist mengantar tamu keluar sambil menyerahkan GP ke 1 (satu) ke receptionist sebagai bukti bahwa treatment telah selesai. 8. Customer menerima GB rangkap 3 (tiga), kemudian disiapkan uang atau card. GB rangkap 3 (tiga) ditandatangani oleh customer, GB rangkap 3(tiga), uang/ card diserahkan ke receptionist. Untuk customer grup yang sudah ada jaminan pembayaran maka GB dimintakan tanda tangan grup leader atau tour leadernya. 9. Receptionist menerima GB rangkap 3 (tiga) dan uang/ card, kemudian uang/ card dicek dan dicocokkan dengan GB rangkap 3 (tiga). Jika pembayaran dengan credit card di print slip card (SC) rangkap 3 (tiga). 56
62
SC dimintakan tanda tangan tamu. SC ke 2 (dua) dan GB ke 1 (satu) diserahkan ke customer untuk di file. SC ke 1 (satu) dan GB ke 2 (dua) diserahkan ke General Kasir. SC ke-3 (tiga) dan GB ke-3 (tiga) di file oleh receptionist. 10. Keesokan pagi receptionist menyerahkan GB ke 2 (dua), SC ke 1 (satu) dan Uang ke general kasir. 11. General kasir menerima GB ke 2 (dua), SC ke 1 (satu) dan uang. Kemudian uang dicocokkan dengan GB ke-2, lalu dibuatkan Tanda Terima Setoran (TTS) rangkap 3 (tiga) intern perusahaan. TTS ditandatangani oleh kasir. TTS Ke 1 (satu), GB ke 2 (dua), SC ke 1 (satu) diserahkan ke Accounting, TTS ke 2 (dua) untuk receptionist dan TTS ke 3 (tiga) difile oleh General Kasir. 12. Accounting menerima TTS Ke 1 (satu), GB ke 2 (dua), SC ke 1 (satu) dan diverifikasi kembali kemudian melakukan pencatatan dengan jurnal di General Ledger. Untuk lebih memudahkan memahami prosedur penjualan jasa pelayanan treatment PT. TSRH Spa Mustika Ratu di halaman berikut diilustrasikan pada gambar 4-2 mengenai prosedur penjualan jasa pelayanan treatment PT. TSRH Spa Mustika Ratu :
56
63
56
64
56
65
Setelah prosedur treatment dijalani dan treatment selesai dilakukan maka bagian accounting PT. TSRH Spa Mustika Ratu memberikan faktur penjualan yang telah dibuat kepada customer untuk dilakukan pembayaran. Bagian accounting mencatat sementara semua sales dalam komputer (Ms Office/Versi Excel) setiap hari selama 1 (satu) bulan hingga menjadi laporan penjualan bagian operasional bulanan. Berikut ini adalah ilustrasi penjualan sebuah customer (PT TMS Tours dan Travel) dan untuk mengilustrasikan pencatatan sementara dan laporan penjualan operasional bulanan pada PT TSRH Spa Mustika Ratu : Tanggal
No.Faktur
Uraian
Nominal
18/01/05
TR/05/0029
TMS, Sales 18/01/05
Rp 1.705.000,-
21/01/05
TR/05/0032
TMS, Sales 21/01/05
Rp
24/01/05
TR/05/0034
TMS, Sales 24/01/05
Rp 3.915.000,-
31/01/05
TR/05/0043
TMS, Sales 31/01/05
Rp 6.665.000,-
155.000,-
C. Pencatatan Piutang Usaha PT. TSRH Spa Mustika Ratu Dalam pencatatan piutang, faktur penjualan digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. Faktur penjualan dilampiri dengan surat muat (Bill of Lading) dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit.
56
66
Sistem pencatatan piutang usaha oleh bagian akuntansi PT . TSRH Spa Mustika Ratu, yaitu : a.
Semua laporan penjualan tersebut kemudian diverifikasi, setelah sesuai kemudian baru di input kembali ke dalam sistem Program GL (General Ledger), sehingga menghasilkan laporan keuangan (Laporan Neraca, Rugi/Laba, Laba ditahan).
b.
Sedangkan untuk membuat faktur penjualan di TSRH Spa digunakan program trading.
c.
Bagian akuntansi mencetak faktur penjualan untuk setiap terjadi transaksi penjualan treatment dengan pihak travel agen secara kredit. Piutang akan muncul dengan sendirinya apabila sampai dengan akhir bulan yang sedang berjalan belum ada pelunasan, begitupun kalau terjadi transaksi dengan pihak travel agen terjadi di akhir bulan. Oleh karena itu, maka pengakuan semua piutang usaha baru diakui pada saat sudah jadi laporan keuangan berbasis Program GL. Berdasarkan uraian diatas maka pencatatan piutang usaha PT. TMS
Tour & Travel pada akhir bulan Januari 2005 adalah : TMS Tour & Travel..................................... Rp 10.735.000,TMS, Sales Treatment Januari 2005........................ Rp 10.735.000,(Cat : akun TMS Tour & Travel sebagai akun account receivable)
56
67
D. Prosedur Pelunasan Piutang Usaha PT TSRH Spa Mustika Ratu PT TSRH Spa Mustika Ratu dalam melakukan prosedur pelunasan piutang usaha adalah sebagai berikut : 1. Berdasarkan FP yang telah dibuat bagian akuntansi setelah treatment kemudian menyiapkan
A/R
(Account
Faktur
Receivable/Bagian
Penjualan
(FP)
Piutang/Penagihan)
rangkap
3
(tiga).
Faktur
ditandatangani CA/FAM (Chief Accounting/Finance and Accounting Manager) kemudian faktur dicatat dibuku faktur. FP ke 1 (satu), 2 (dua) dan Buku Faktur diserahkan ke collector, FP ke 3 (tiga) difile A/R. 2. Collector menerima FP ke 1 (satu), 2 (dua) dan Buku Faktur dari A/R, buku faktur ditandatangani collector sebagai tanda terima faktur. Buku faktur diserahkan ke A/R, collector menagih ke customer dengan membawa FP ke 1 (satu). 3. Customer menerima FP ke 1 (satu), kemudian menyerahkan uang ke collector dan FP ke 1 (satu) difile oleh customer. 4. Setelah Collector menerima uang dari customer, kemudian uang dan FP ke 2 (dua) diserahkan ke general kasir. Uang dicek dan dicocokkan dengan FP ke 2 (dua), general kasir membuat Tanda Terima Setoran (TTS) rangkap 3 (tiga) intern perusahaan dan
TTS ditanda tangani
general kasir kemudian TTS ke 1 (satu) dan FP ke 2 (dua) diserahkan ke A/R, TTS ke 2 (dua) diserahkan ke collector, TTS ke 3 (tiga) di file general kasir. Uang dicatat di Buku Kas Collection pada posisi debet. 56
68
5. Kasir menyetorkan uang setoran tagihan tersebut ke bank , kemudian kasir menerima Slip Setoran (SS) ke 2 (dua) dari Bank. 6. A/R menerima TTS ke-1 (dua) dan FP ke 2 (dua) dari general kasir, kemudian TTS ke-1 dan FP ke-2 diverifikasi lalu kasir menandatangani buku faktur. A/R input pelunasan piutang kemudian print bukti pelunasan piutang rangkap 1 (satu). Bukti input pelunasan piutang , TTS ke 1 (satu) dan FP ke 2 (dua) diserahkan ke CA/FAM. 7. CA/FAM menerima Bukti Input Pelunasan Piutang, TTS ke-1, dan FP ke 2 (dua) untuk diperiksa dan ditandatangani lalu berkas tersebut diserahkan ke A/R. 8. A/R menerima bukti input pelunasan piutang, TTS ke 1 (satu), FP ke 2 (dua) dari CA/FAM kemudian difile. Untuk lebih memudahkan memahami prosedur pelunasan piutang PT. TSRH Spa Mustika Ratu di halaman berikut diilustrasikan pada gambar 4-3 mengenai prosedur pelunasan piutang PT TSRH Spa Mustika Ratu :
56
69
56
70
56
71
Berdasarkan ilustrasi di atas maka ayat jurnal yang dicatat oleh PT TSRH Spa Mustika Ratu apabila faktur penjualan nomor TR/05/0043 tanggal 31 Januari 2005 sejumlah Rp 6.665.000,- dilunasi oleh customer adalah : Kas Collection ....................................... Rp 6.665.000,TMS Tour & Travel................................................. Rp 6.665.000,(Cat : Akun TMS Tour & Travel sebagai akun account receivable).
E. Penerapan Pengendalian Intern Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas pada PT. TSRH Spa Mustika Ratu 1. Penerapan Pengendalian Intern Penjualan pada PT. TSRH Spa Mustika Ratu A.
Lingkungan Pengendalian Memuat integritas dan nilai-nilai etika dimana seluruh karyawan
diberikan pengarahan dan bimbingan terhadap misi dan tujuan dari perusahaan, dan diterapkan adanya suatu sangsi / tindakan hukum apabila ditemukan karyawan yang mencoba untuk mengambil keuntungan pribadi yang mengakibatkan adanya kerugian terhadap perusahaan. Komitmen terhadap kompetensi pada bagian penjualan yaitu pada tingkat komitmen dimana karyawan dapat meningkatkan volume penjualan yang menghasilkan laba bagi perusahaan. Sedangkan pada tingkat kompetensi perusahaan memberikan pelatihan/ seminar bagi karyawan 56
72
tentang bagaimana memasarkan produk yang baik dan benar. Serta bisa menempatkan diri atau memposisikan keberadaan perusahan, terutama di antara para kompetitornya. Mengingat Holding Company PT. Mustika Ratu juga sudah merupakan perusahaan terbuka umum (Tbk ), maka Dewan Komisaris dan para pemegang saham, bisa melihat kinerja dari manajemen pada saat Laporan umum pemegang saham dan pembagian deviden yang diberikan. Jika kinerja dari manajemen kurang bagus seharusnya dewan komisaris berhak untuk mempertanyakan, mengingat mereka menginvestasikan dananya. Struktur Organisasi merupakan kerangka setiap perusahaan untuk melaksanakan pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Sebagai contoh Departement Sales dan Marketing melakukan tugasnya untuk mencari sales dan mengadakan kerjasama dengan pihak Tours and Travel, Departement Operasional melaksanakan tugasnya untuk memberikan pelayanan jasa treatment kepada setiap tamu yang berkunjung, baik itu tamu yang berasal dari perorangan ( Walk in ) atau tamu yang datang dari pihak Tours and Travel. Pelimpahan wewenang dan tanggungjawab pengendalian intern penjualan pada PT. TSRH Spa Mustika Ratu yaitu : perusahaan melimpahkan wewenang dan tanggungjawab penjualan kepada Manager 56
73
Pemasaran untuk memimpin dan mempertanggungjawabkan atas seluruh kegiatan pemasaran. PT. TSRH Spa Mustika Ratu melaksanakan kebijakan ini dengan melihat perkembangan yang terjadi dalam operasional perusahaan, dibagian penjualan hal ini dikaitkan dengan tingkat pencapaian target sales yang ditentukan dan dengan melihat seberapa besar tingkat pekerjaan dapat diselesaikan oleh karyawan. B.
Penetapan Risiko Oleh Manajemen Manajemen menetapkan risiko sebagai bagian dari perancangan dan
pengoperasian struktur pengendalian intern untuk meminimalkan salah saji dan ketidakberesan. Penetapan resiko dalam pengendalian intern penjualan PT. TSRH Spa Mustika Ratu yaitu : perusahaan menetapkan defensive control untuk mengendalikan penjualan dimana pengendalian penjualan dilakukan sebelum transaksi terjadi, sebagai contoh dengan adanya price list yang telah ditetapkan perusahaan terhadap jenis-jenis treatment dapat mencegah karyawan melakukan kecurangan terhadap harga yang telah ditetapkan. C.
Aktifitas Pengendalian Aktifitas pengendalian ini terdiri dari prosedur dan kebijakan yang
diterapkan perusahaan. dimana diantaranya juga terdapat : Review terhadap kerja dimana setiap transaksi harus diotorisasi dengan pantas yaitu dengan cara menyetujui seluruh transaksi dalam batas yang ditentukan oleh 56
74
kebijakan. contoh dalam pengendalian intern penjualan yaitu perusahaan membuat daftar harga pasti untuk setiap jenis treatment yang dilakukan, memberikan fee ataupun diskon bagi tour leader yang dapat membawa customer untuk treatment lebih dari 10 orang. Pengolahan informasi sangat diperlukan guna informasi yang dihasilkan dapat memudahkan pencari informasi yang dibutuhkan. Dalam pengendalian intern penjualan pengolahan informasi dimulai dari adanya transaksi yang terjadi. Kemudian data atas transaksi diverifikasi dan diikhtisarkan. Fisik dari transaksi berupa faktur penjualan, permintaan pembelian, buku tambahan, jurnal penjualan yang kesemuanya itu lalu dimasukkan ke computer untuk dijurnal dengan GL dan dicetak sehingga menghasilkan laporan penjualan. Adalah penting adanya pengendalian intern yang memadai untuk mengamankan fisik atas aktiva dan catatan. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan penjualan dimulai dari penyimpanan dokumen penjualan yang tersimpan rapi dan terklasifikasi dengan benar. Untuk kontrak agreement yang bernilai material penyimpanannya dipisahkan dari rak cabinet biasa. Semua data penjualan diback-up dengan menginput penjualan ke computer. Pemisahan tugas dilakukan untuk mencegah salah saji baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja. Pengendalian intern penjualan atas pemisahan tugas tidak dilakukan perusahaan. perusahaan tidak memisahkan fungsi penjualan dengan fungsi penerimaan dan pencatatan. 56
75
D.
Informasi dan Komunikasi Kegunaan system akuntansi satu satuan usaha adalah untuk
mengidentifikasikan, menggabungkan, mengklarifikasikan, menganalisa, mencatat dan melaporkan transaksi satu satuan usaha dan untuk mengelola akuntabilitas atas aktiva terkait. Sistem akuntansi yang efektif harus memenuhi semua dari tujuh tujuan perusahaan rinci pengendalian intern, misalkan pada bagian penjualan system akuntansi seharusnya dirancang untuk menjamin bahwa seluruh pengiriman barang oleh perusahaan dicatat dengan benar sebagai penjualan dan tercermin dalam laporan keuangan pada periode yang sesuai, system juga harus dapat menghindari pencatatan ganda atas penjualan dan pencatatan penjualan untuk pengiriman yang tidak pernah dilakukan E.
Pemantauan Dari sisi pengendalian intern penjualan, perusahaan tidak melakukan
analisa terhadap penjualan yang diterima. Perusahaan hanya berusaha untuk terus menjual produk tanpa berfikir apakah hasil dari penjualan tersebut akan menghasilkan keuntungan atau malah menimbulkan kerugian akibat penjualan tersebut. Analisis pengendalian penjualan intern juga dapat dilihat pada daftar questioner internal control penjualan (Lampiran 1).
56
76
2. Penerapan Pengendalian Intern Piutang Usaha pada PT. TSRH Spa Mustika Ratu A.
Lingkungan Pengendalian Integritas dan nilai-nilai etika pada PT. TSRH Spa Mustika Ratu,
dimana seluruh karyawan diberikan pengarahan dan bimbingan terhadap misi dan tujuan dari perusahaan, dan diterapkan adanya suatu sangsi / tindakan hukum apabila ditemukan karyawan yang mencoba untuk mengambil keuntungan pribadi yang mengakibatkan adanya kerugian terhadap perusahaan. Komitmen terhadap kompetensi pengendalian intern piutang usaha pada PT. TSRH Spa Mustika Ratu yaitu : pada tingkat komitmen dimana karyawan dapat melakukan penagihan piutang secara tepat waktu sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Sedangkan pada tingkat kompetensi perusahaan memberikan pengetahuan di dalam melakukan penagihan piutang kepada customer. Mengingat Holding Company PT. Mustika Ratu juga sudah merupakan perusahaan terbuka umum (Tbk ), maka Dewan Komisaris dan para pemegang saham, bisa melihat kinerja dari manajemen pada saat Laporan umum pemegang saham dan pembagian deviden yang diberikan. Jika kinerja dari manajemen kurang bagus seharusnya dewan komisaris berhak untuk mempertanyakan, mengingat mereka menginvestasikan dananya. 56
77
Struktur organisasi PT. TSRH Spa Mustika Ratu dalam penagihan piutang usaha yaitu : Departement Accounting melaksanakan tugasnya membuatkan faktur atau invoice tagihan, membuat rekap aging schedule dan juga melakukan penagihan. Namun disini kelemahan yang terdapat adalah kurangnya koordinasi dari setiap bagian Departement. contoh : antara Departement Operasional, Departement Akunting dan Departement Sales and Marketing hanya menjalankan tugasnya sendiri untuk mencari sales sebanyak-banyaknya dengan mendatangkan tamu dari Tours and Travel. Departement Operasional hanya menjalankan tugasnya untuk memberikan pelayanan Jasa Treatment dengan sebaik-baiknya. Sementara Department Akunting yang akhirnya menanggung akibat dari aktifitas masing-masing Departement tersebut, yaitu : semakin
banyaknya piutang yang belum
dibayar. Pelimpahan wewenang dan tanggungjawab dalam pengendalian intern piutang usaha pada PT. TSRH Spa Mustika Ratu yaitu perusahaan memberikan pelimpahan wewenang dan tanggungjawab kepada Finance and Administration Manager (FAM) untuk melaksanakan dan pengawasan atas seluruh harta perusahaan dengan dibantu oleh beberapa orang staff accounting. Dibagian piutang hal ini dikaitkan seberapa besar piutang usaha dapat ditagih dan dikonversikan menjadi kas serta langkah-langkah yang akan diambil bila piutang tak tertagih. Bila piutang tak tertagih tanpa batas waktu 56
78
yang jelas maka perusahaan akan melakukan penghapusan piutang tak tertagih. B.
Penetapan Risiko Oleh Manajemen Penetapan resiko dalam pengendalian intern piutang usaha PT. TSRH
Spa Mustika Ratu yaitu : bagaimana perusahaan dapat mencegah terjadinya piutang tak tertagih dan piutang macet yang menumpuk. Pada awal pemberian kredit perusahaan melihat terlebih dahulu kondisi dan kemampuan perusahaan yang akan diberikan kredit sehingga dapat diantisipasi terjadinya piutang tak tertagih. C.
Aktifitas Pengendalian Aktifitas pengendalian ini terdiri dari prosedur dan kebijakan yang
diterapkan perusahaan. dimana diantaranya juga terdapat : Review terhadap kerja dalam pengendalian intern piutang
usaha yaitu perusahaan
memberikan kelonggaran waktu pembayaran selama 14 hari sejak tanggal faktur . Dalam pengendalian intern piutang usaha pengolahan informasi dimulai ketika diterimanya faktur penjualan dari sales untuk kemudian diverifikasi jumlah dan deskripsi dalam faktur penjualan dengan membandingkannya dengan informasi dalam laporan penerimaan barang. Untuk kemudian dapat dilakukan penagihan kepada customer. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan piutang usaha dimulai dari kartu piutang yang disimpan rapi dan tercatat semuanya. Pengendalian 56
79
intern piutang usaha atas pemisahan tugas pun tidak dilakukan perusahan. Perusahaan tidak melakukan pemisahan fungsi piutang dengan fungsi bagian keuangan, serta bagian kredit dan penagihan dengan bagian pembukuan piutang. D.
Informasi dan Komunikasi Pada bagian accounting yang menangani piutang perusahaan
menggunakan
system
program
GL
(General
Ledger)
sehingga
menghasilkan laporan keuangan. E.
Pemantauan Dari sisi pengendalian intern piutang perusahaan tidak melakukan
penagihan secara optimal. Perusahaan melakukan penagihan piutang usaha secara pasif yaitu perusahaan hanya menganalisa seberapa besar piutang yang belum tertagih dan tidak ada tindak lanjut upaya untuk menagih. Dan perusahaan masih memberikan kredit kepada customer yang masih menunggak. Seharusnya perusahaan memberikan kredit apabila piutang yang lalu telah dilunasi baru kemudian diberikan lagi kredit. Meskipun bagian khusus penagihan belum ada, namun perusahaan melakukan penganalisaan terhadap piutang dengan membuat rekapitulasi aging schedule (umur piutang ) piutang per bulan. Pada lampiran tabel 4-5 akan disajikan contoh umur piutang periode Januari s.d Desember 2005.
56
80
3. Penerapan Pengendalian Intern Penerimaan Kas pada PT. TSRH Spa Mustika Ratu A.
Lingkungan Pengendalian Integritas dan nilai-nilai etika pada PT. MRBI TSRH Spa, dimana
seluruh karyawan diberikan pengarahan dan bimbingan terhadap misi dan tujuan dari perusahaan, dan diterapkan adanya suatu aturan sangsi / tindakan hukum apabila ditemukan adanya karyawan yang mencoba untuk mengambil keuntungan pribadi yang mengakibatkan adanya kerugian terhadap perusahaan. Komitmen terhadap kompetensi pengendalian intern penerimaan kas pada PT. TSRH Spa Mustika Ratu yaitu : pada tingkat komitmen dimana karyawan melakukan penerimaan kas berdasarkan jumlah transaksi yang terjadi sesungguhnya. Sedangkan pada tingkat kompetensi perusahaan memberikan kepercayaan kepada karyawan untuk dapat melakukan pekerjaan dengan baik dan benar. Mengingat Holding Company PT. Mustika Ratu juga sudah merupakan perusahaan terbuka umum (Tbk ), maka Dewan Komisaris dan para pemegang saham, bisa melihat kinerja dari manajemen pada saat Laporan umum pemegang saham dan pembagian deviden yang diberikan. Jika kinerja dari manajemen kurang bagus seharusnya dewan komisaris berhak untuk mempertanyakan, mengingat mereka menginvestasikan dananya. 56
81
Struktur Organisasi dalam pengendalian intern penerimaan kas PT. TSRH Spa Mustika Ratu yaitu : penagihan ataupun penerimaan kas diserahkan ke bagian accounting sepenuhnya. Pengendalian intern penerimaan kas pada PT. TSRH Spa Mustika Ratu yaitu : perusahaan melimpahkan wewenang dan tanggungjawab kepada Finance and Administration Manager (FAM) untuk melaksanakan dan pengawasan atas seluruh harta perusahaan dengan dibantu oleh beberapa orang staff accounting. Kebijakan dan prosedur kepegawaian dibagian penerimaan kas hal ini dikaitkan dengan seberapa cepat bagian penerimaaan kas menerima kas dan dapat membiayai operasional perusahaan. B.
Penetapan Risiko Oleh Manajemen Penetapan resiko dalam pengendalian intern penerimaan kas PT.
TSRH Spa Mustika Ratu yaitu : perusahaan menetapkan detective control untuk menelusuri ketidakberesan dalam penerimaan kas. Perusahaan akan melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap persediaan kas dan rekonsiliasi bank. C.
Aktifitas Pengendalian Aktifitas pengendalian ini terdiri dari prosedur dan kebijakan yang
diterapkan perusahaan. dimana diantaranya juga terdapat : Review terhadap kerja dalam pengendalian intern penerimaan kas yaitu perusahaan
56
82
memberikan otorisasi kepada Finance and Administration Manager untuk mengawasi penerimaan kas. Pengolahan informasi dalam pengendalian intern penerimaan kas pengolahan informasi dimulai ketika faktur penjualan diterima bagian accounting untuk diverifikasi dan diikhtisarkan serta proses penagihan dan berakhir pada terkonversinya piutang menjadi kas. Dan kas dipergunakan untuk kegiatan operasional perusahaan. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan penerimaan kas dimulai dari penerimaan kas dari customer yang disimpan di kotak deposit. Dan pengamanan terhadap fisik harta yang berjumlah nominal cukup besar dilakukan di bank agar terhindar dari kecurian. Selain itu pembatasan access control hanya diberikan kepada orang-orang yang diberi wewenang saja yang dapat menembus access control tersebut. Pemisahan tugas pengendalian intern penerimaan kas dilakukan perusahaan dengan menyetorkan seluruh hasil penerimaan kas dari customer seluruhnya. Dan penyetoran dilakukan bukan oleh karyawan pemegang buku piutang melainkan fungsi lain seperti fungsi operasional. D.
Informasi dan Komunikasi Pada bagian penerimaan kas system pencatatan penerimaan kas dicatat
pada program GL (General Ledger). Dan dengan adanya system akuntansi yang baik akan tercipta kerangka kerja yang rapih dan sudah terkonsep sesuai dengan maksud dan tujuan perusahaan. 56
83
E.
Pemantauan Dari sisi pengendalian intern penerimaan kas perusahaan telah
menerapkan bahwa setiap kali terima pembayaran piutang ataupun kas bagian accounting langsung menyetorkannya ke bank sebesar jumlah yang diterima. Dan sebelum disetorkan jumlahnya harus dicocokkan dengan faktur penjualan. Analisis pengendalian penjualan intern juga dapat dilihat pada daftar questioner internal control penjualan (Lampiran 3). Hasil analisis pada penerimaan kas PT. MRBI Pusat memberikan target penjualan treatment untuk Tahun 2005 adalah sebesar Rp 2.000.000.000,- (dua milyar rupiah) kemudian dari target penjualan tersebut akan dilihat berapa persentasekah yang akan dicapai oleh PT. TSRH Spa, persentase ini akan berpengaruh kepada pemberian budget atau anggaran untuk tahun berikutnya dari PT. MRBI Pusat ke PT. TSRH Spa Mustika Ratu. PT. MRBI Pusat mempunyai kebijakan yaitu persentase yang harus dicapai oleh PT. TSRH Spa Mustika Ratu adalah 80% dari target yang telah ditentukan. Halaman berikut ini tabel 4-6 adalah perhitungan sales untuk Tahun 2005 :
56
84
56
85
56
86
Hasil analisis dari tabel 4-6 dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Untuk periode bulan Januari 2005 : rasio penjualan kurang memenuhi target yang ditentukan yaitu 80%, tetapi Spa hanya mencapai 64.98%. Dan rasio uang collection yang masuk dimana seharusnya rasio uang collection masuk bisa mencapai 64.98% tetapi hanya bisa mencapai 53.32% sehingga menimbulkan piutang sebesar Rp. 37.915.000,b. Untuk periode bulan Februari terhadap Januari 2005 : rasio penjualan menurun dari bulan sebelumnya, Spa hanya mencapai 44.02%. Dan rasio uang collection yang masuk mengalami peningkatan dari bulan sebelumnya menjadi 67.91%. Piutang menjadi lebih kecil sebesar Rp. 17.657.800,- ini berarti adanya peningkatan pengendalian piutang yang lebih baik dari bulan sebelumnya. c. Untuk periode bulan Maret terhadap Februari 2005 : rasio penjualan menurun lagi dari bulan sebelumnya, Spa hanya mencapai 43.86%. Dan rasio uang collection yang masuk mengalami penurunan dari bulan sebelumnya menjadi 64.87%. Piutang mengalami peningkatan menjadi Rp. 23.109.700,- ini berarti pengendalian piutang mulai tidak efisien. d. Untuk periode bulan April terhadap Maret 2005 : rasio penjualan meningkat kembali sebesar 73.71%. Dan rasio uang collection yang masuk mengalami peningkatan dari bulan sebelumnya menjadi 56
87
75.50%. Piutang mengalami penurunan menjadi Rp. 22.569.350,- ini berarti pengendalian piutang sudah lebih baik dari bulan sebelumnya. e. Untuk periode bulan Mei terhadap April 2005 : rasio penjualan menurun dari bulan sebelumnya, Spa hanya mencapai 67.48%. Dan rasio uang collection yang masuk mengalami peningkatan dari bulan sebelumnya menjadi 84.67%. Piutang mengalami penurunan menjadi Rp. 18.102.300,- ini berarti pengendalian piutang terus berangsur menjadi baik. f. Untuk periode bulan Juni terhadap Mei 2005 : rasio penjualan spa mencapai lebih dari target yang ditetapkan oleh PT MRBI Pusat yaitu sebesar 85.38%. Dan rasio uang collection yang masuk mengalami peningkatan menjadi 86.20%. Piutang mengalami penurunan menjadi Rp. 14.725.125,-
ini berarti pengendalian piutang telah baik dan
efisien. g. Untuk periode bulan Juli terhadap Juni 2005 : rasio penjualan spa dapat melebihi kembali target yang telah ditetapkan oleh PT MRBI Pusat yaitu sebesar 90.34%. Dan rasio uang collection yang masuk mengalami penurunan
menjadi
83.53% namun secara nominal
mengalami peningkatan. Piutang mengalami peningkatan menjadi Rp. 22.322.475,- ini berarti pengendalian piutang kembali tidak efisien.
56
88
h. Untuk periode bulan Agustus terhadap Juli 2005 : rasio penjualan mengalami penurunan namun secara target spa mencapai lebih dari target yang ditentukan yaitu sebesar 89.04%. Dan rasio uang collection yang masuk mengalami penurunan menjadi 87.40%. Piutang mengalami
peningkatan
sedikit
lebih
besar
menjadi
Rp. 22.445.061,- ini berarti pengendalian piutang masih tidak efisien. i.
Untuk periode bulan September terhadap Agustus 2005 : rasio penjualan mengalami penurunan namun secara target spa mencapai lebih dari target yang ditentukan yaitu sebesar 86.81%. Dan rasio uang collection yang masuk mengalami penurunan menjadi 85.04% namun secara nominal mengalami peningkatan.
Piutang
mengalami
peningkatan menjadi Rp. 29.216.050, ini berarti pengendalian piutang lebih buruk dari bulan sebelumnya. j.
Untuk periode bulan Oktober terhadap September 2005 : rasio penjualan mengalami peningkatan yang fantastis mendekati 100% dari target yang ditentukan, Spa dapat mencapai 96.85%. Dan rasio uang collection yang masuk mengalami penurunan menjadi 84.64%. Piutang menurun menjadi Rp. 26.036.614,- ini berarti pengendalian piutang beranjak membaik dari bulan sebelumnya.
k. Untuk periode bulan November terhadap Oktober 2005 : rasio penjualan mengalami penurunan spa hanya mencapai 74.60%. Dan rasio uang collection yang masuk mengalami peningkatan yang 56
89
fantastis hampir sebagian besar dapat terkumpul yaitu sebesar 90.39% namun secara nominal lebih kecil dari bulan sebelumnya. Piutang mengalami
penurunan
menjadi
Rp.
14.341.875,-
ini
berarti
pengendalian piutang lebih baik dari bulan sebelumnya. l.
Untuk periode bulan Desember terhadap November 2005 : rasio penjualan spa menurun sekali, Spa hanya bisa mencapai 60.25%. Dan rasio uang
collection yang masuk hampir semuanya terkumpul
yaitu sebesar 92.03%. Piutang mengalami penurunan menjadi Rp. 10.805.350,- ini berarti pengendalian piutang sudah efisien. Berdasarkan data tersebut, jika diakumulasikan dan dirata-ratakan maka pada tahun 2005, Spa hanya dapat mencapai Rp 1.482.120.752,- dari yang ditargetkan oleh PT MRBI Pusat yaitu sebesar Rp.2.000.000.000,(dua milyar rupiah) atau jika dipersentasekan sebesar 74.11% ini berarti Spa kurang memenuhi target yang diharapkan oleh PT MRBI Pusat. Dan uang collection masuk yang diharapkan dapat masuk sebesar Rp.1.482.120.752,- aktualnya uang collection yang terkumpul sebesar Rp.1.222.874.052,- (82%). ini berarti pengendalian intern penerimaan kas berjalan dengan baik, dan pengendalian intern piutang yang belum berjalan dengan baik yang dapat dilihat dari beberapa customer (tour dan travel) yang masih belum ditagih piutangnya dan akhirnya menumpuk. Perusahaan tidak melakukan penyisihan piutang ragu-ragu yang kemungkinan tidak dapat tertagih sehingga tidak dapat diketahui hari rata56
90
rata pengumpulan piutang usaha. Berikut ini penulis melakukan perhitungan tingkat perputaran piutang usaha pada PT TSRH Spa Mustika Ratu Pada Tahun 2005 : Penjualan Kredit = Piutang Usaha Rata-rata Rp 259.246.700,= 0.5 (Rp 37.915.000,- + Rp 10.805.350,-) Rp 259.246.700,= Rp 24.360.175 =
10.6
= 11 kali
Hari Penagihan Piutang Usaha Tahun 2005 : 365 Hari = Perputaran Piutang Usaha 365 Hari =
= 33 Hari 11 kali Berdasarkan perhitungan tersebut berarti bahwa pengumpulan piutang
usaha adalah 33 hari, dimana hal ini lebih besar dari pada batas waktu pembayaran yang ditetapkan oleh perusahaan yaitu 14 hari dan ini berarti bahwa pengumpulan piutang usaha yang dilakukan sangat tidak efektif serta banyak customer (perusahaan tours dan travel) yang tidak memenuhi syarat pembayaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
56
91
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan Berdasarkan hasil dari analisa yang dilakukan, maka peneliti memberikan kesimpulan terhadap PT. TSRH Spa Mustika Ratu sebagai berikut : 1.
Pengendalian intern penjualan yang dilakukan PT. TSRH Spa Mustika Ratu belum berjalan baik karena PT. TSRH Spa Mustika Ratu tidak melakukan pemisahan fungsi penjualan dengan fungsi kredit, tidak melakukan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi penjualan dan fungsi kredit, dan tidak melakukan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi kas. Melainkan PT. TSRH Spa Mustika Ratu menggabungkan semua fungsi kepada accounting department saja. Hal ini sangat tidak baik karena bisa terjadi penjualan fiktif untuk menutupi kecurangan yang dilakukan.
2.
Pengendalian intern piutang usaha yang dilakukan PT. TSRH Spa Mustika Ratu belum berjalan baik karena prosedur yang ada tidak dijalankan. Tidak adanya bagian khusus yang mengurusi piutang dan penagihannya, semua terpusat pada bagian accounting saja. Dalam hal pencatatan/ dokumentasi pengawasannya sangat kurang terbukti tidak
91
92
adanya pengendalian terhadap kartu piutang yang dihapuskan tidak disimpan dengan baik. Dimana kartu piutang yang dihapuskan bisa digunakan kembali bila sewaktu – waktu costumer mampu membayar kewajiban/ hutangnya dikemudian hari. Tidak adanya pengawasan terhadap piutang yang macet oleh bagian yang tepat sehingga mengakibatkan menumpuknya piutang. 3.
Pengendalian intern penerimaan kas PT. TSRH Spa Mustika Ratu sudah baik terbukti setiap penerimaan kas yang masuk dicocokkan dengan bon/kwitansi penjualan. Penyetoran hasil penerimaan yang masuk baik dari penjualan tunai maupun penjualan kredit disetorkan oleh karyawan yang bukan pemegang buku piutang. Jumlah yang disetorkan seutuhnya dari hasil penerimaan kas yang masuk dan paling lambat keesokan harinya disetorkan ke bank. Penggunaan kwitansi khusus
perusahaan
sebagai
bukti
pembayaran
merupakan
pengendalian intern yang baik.
B. Saran Berdasarkan hasil uraian dan pembahasan maka saran yang dapat diberikan peneliti kepada PT. TSRH Spa Mustika Ratu adalah sebagai berikut : 1.
Dalam pengendalian intern penjualan yang dilakukan seharusnya PT. TSRH Spa Mustika Ratu melakukan pemisahan fungsi penjualan dari
92
93
fungsi kredit dan pemisahan fungsi – fungsi yang lain. Hal ini dilakukan guna menghindari kecurangan yang dapat terjadi. Tidak adanya pemisahan fungsi – fungsi terkait akan mengakibatkan karyawan dapat melakukan penggelapan terhadap penjualan yang diterima
karena
tidak
adanya
pihak
lain
yang
mengontrol/
mengevaluasi. 2.
PT. TSRH Spa Mustika Ratu harus lebih ditingkatkan lagi pengawasan dan pengendalian piutangnya karena piutang merupakan bagian dari aktiva yang bila tidak terkontrol dengan baik akan berpengaruh terhadap laba perusahaan. Dan PT. TSRH Spa Mustika Ratu
harus
memiliki
bagian
yang
mengurusi
piutang
dan
penagihannya. Agar hasil yang didapat sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan. 3.
Dalam pengendalian intern terhadap penerimaan kas PT. TSRH Spa Mustika Ratu sudah baik dan manajemen harus tetap mempertahankan dan menjalankan pengendalian intern yang baik.
93
DAFTAR PUSTAKA
Alvin A. Arens, James K. Loebbeck, edisi Indonesia, adaptasi oleh Amir Abadi Jusuf, Auditing Pendekatan Terpadu, buku satu, Salemba Empat, Jakarta, 2003. Bambang Riyanto, Dasar-dasar Pembelanjaan Perusahaan, Edisi Keempat, BPFE, Yogyakarta, 2001. Dyckman R.Thomas, Dukes E.Ronald, Davis J.Charles, Akuntansi Intermediate, Jilid Satu, edisi ketiga, Erlangga, Jakarta, 2000. Ikatan Akuntan Indonesia, Standar Akuntansi Keuangan, Salemba Empat, Jakarta, 2008. Jerry J. Weygandt, Donald E. Kieso, Paul D. Kimmel, Accounting Principles, Edisi Ketujuh, Salemba Empat, Jakarta, 2007. James D. Wilson, John B. Campbell & J.B Heckert, Controllership The Work of the Managerial Account (Tugas Akuntan Manajemen), Edisi ketiga, Erlangga, Jakarta, 2006. Kieso E.Donald, Weygant J.Jerry, Warfield D.Terry, Akuntansi Intermediate, Jilid Kesatu, Erlangga, Jakarta, 2002. Mulyadi, Sistem Akuntansi , Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta, 2008. Sukrisno Agoes, Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh KAP, Jilid Kesatu, Edisi Ketiga, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta, 2004. Soemarso, SR, Akuntansi Suatu Pengantar, Buku Satu, Edisi Kelima, Salemba Empat, Jakarta 2004. Warren S.Carl, Reeve M.James, Fess E.Philip, Pengantar Akuntansi, Buku satu, edisi dua puluh satu, terjemahan oleh Aria Farahmita, Amanugrahani, Taufik Hendrawan, Salemba Empat, Jakarta, 2005.
69 A/R
COLLECTOR
CUSTOMER
GENERAL KASIR
CA / FAM
START FP
FP 1&2
Menyiapkan FP 3X
FP 1
BUKU FAKTUR
BUKTI INPUT
2 UANG
TTS
FP 3x
FP 1 diterima & menyerahkan uang ke collector
- Buku faktur dittd & diserahkan kembali ke A/R. - Menagih ke customer membawa FP 1
BUKU FAKTUR
FP
2
- Uang dicek & dicocokkan - Membuat TTS rangkap 3 - Diperiksa dan dittd - Diserahkan ke A/R
UANG
- FP dittd. CA/FAM & dicatat di buku faktur - FP & buku faktur diserahkan ke Collector.
TTS 3X
F
D
- Kasir menyetor uang ke bank & menerima SS ke 2 - TTS dittd oleh kasir - TTS ke 1 & FP 2 diserahkan ke A/R - TTS ke 2 ke Collector
FP
BUKU FAKTUR
2 UANG
FP 2 TTS
1
1 TTS 2
A C
B
GAMBAR 4-3 PROSEDUR PELUNASAN PIUTANG PT. TSRH Spa MUSTIKA RATU SUMBER : PT. TSRH Spa Mustika Ratu, 2005
70
A/R
COLLECTOR
B
CUSTOMER
GENERAL KASIR
CA / FAM
A
- TTS 1 & FP 2 diverifikasi - Input pelunasan piutang & print bukti input pelunasan rangkap 1
Buku Faktur di ttd.
BUKTI INPUT
C
BUKTI INPUT TTS FP
1
2
Membuat jurnal
END
GAMBAR 4-3 PROSEDUR PELUNASAN PIUTANG PT. TSRH Spa MUSTIKA RATU (Lanjutan) SUMBER : PT. TSRH Spa Mustika Ratu, 2005
D
58
GRUP RESERVASI
RECEPTIONIST
OPERATION MANAGER/GM
SPV OPERS
START - Menerima reservasi - Melihat data available room pd program plan/comp - Selambat-lambatnya 7 hari sebelum kedatangan lewat surat, fax, telp.
GRF (Grup Reservation Form)
GRF (Grup Reservation Form)
- Data reservasi di catat pd grup reservasi room . - Dikirim ke OM
copy
- Menerima GRF
KA
A
DR (Daftar Reservation)
Proses tidak blm ada kontrak agreement
- Menerima copy DR - Mempersiapkan keperluan masingmasing.
sdh
END konfirmasi
pembayaran
- Dilakukan pembayaran (cash, guarantee letter atau transfer).
- terima pembayaran - blok ruangan & input reservasi di komputer
- selambat-lambatnya 5 hr sblm kedatangan dikirim ke klient - Selambatnya 3 hr sblm kedatangan klient hrs sdh membayar PEMBAYARAN
A Daftar Reservasi Dicek & sign
GAMBAR 4-1 PROSEDUR RESERVASI GROUP PT. TSRH Spa MUSTIKA RATU SUMBER : PT. TSRH Spa Mustika Ratu, 2005
Tabel 4.3 Daftar Pertanyaan Pengendalian Intern atas Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas pada PT TSRH Spa Mustika Ratu 1. Internal Control Questionere Penjualan No 1
2
Pertanyaan
Ya
Apakah fungsi penjualan dipisahkan dari : a. Fungsi Penerimaan ?
Tidak
b. Fungsi Pencatatan ?
Tidak
a. Apakah perusahaan menggunakan daftar harga ?
Ya
b. Bila harga jual yang diberikan berbeda dengan
Ya
yang tercantum pada daftar harga, apakah penyimpangan ini disetujui oleh pejabat yang berwenang ? 3
Apakah dibuat formulir pesanan penjualan / Guest
Ya
Form Reservation (GRF) ? 4
Apakah bernomor
formulir urut
pesanan
penjualan
tercetak
(GRF)
dan
Ya
dapat
dipertanggungjawabkan ? 5
Apakah treatment dilakukan hanya berdasarkan formulir pesanan tersebut (GRF) ?
6
Tidak
Ya
Apakah faktur penjualan : a. Bernomor urut cetak ?
Ya
b. Urutan nomor diperiksa bagian akuntansi ?
Ya
c. Diperiksa kecermatannya oleh petugas bagian
Ya
TR
akuntansi mengenai treatment dan harga yang tercantum pada faktur tersebut yang telah disetujui oleh pejabat yang berwenang ? 7
Apakah faktur penjualan yang dibatalkan telah
Tidak
dicap batal dan disimpan untuk pemeriksaan dimasa mendatang ?
2. Internal Control Questionare Piutang Usaha No
Pertanyaan
Ya
1
Apakah fungsi pembukuan piutang terpisah dari
Ya
Tidak
fungsi bagian keuangan ? 2
Apakah bagian kredit dan penagihan terpisah dari Tidak
bagian pembukuan piutang 3
Jika terdapat lebih dari satu orang pada bagian pembukuan
piutang,
apakah
petugas
yang Tidak
membukukan piutang secara bergiliran ? 4
Apakah saldo piutang secara berkala ditelaah oleh bagian
kredit
atau
bagian
yang
Ya
berwenang
mengenai umur dan ketertagihannya ? 5
Apakah kartu piutang yang dihapus diawasi oleh bagian akuntansi untuk memungkinkan tertagihnya Tidak kembali dikemudian hari ?
TR
6
Jika klien menerima cek mundur/giro, apakah cekcek tersebut disimpan oleh petugas yang fungsinya Tidak terpisah dari pencatatan ?
7
Apakah dilakukan konfirmasi atas saldo piutang ?
8
Apakah dilakukan analisa piutang berdasarkan umur piutang ?
9
Tidak
Ya
Apakah piutang macet ditelaah oleh petugas yang Tidak
tepat ? 10
Apakah penyisihan piutang tak tertagih cukup Tidak
memadai ? 11
Apakah penghapusan piutang tak tertagih disetujui oleh bagian yang berwenang ?
12
Ya
Apakah terdapat kebijakan manajemen tentang penghapusan piutang ?
Ya
3. Internal Control Questionare Penerimaan Kas/Bank No
Pertanyaan
1
Apakah digunakan kwitansi khusus perusahaan ?
Ya
Tidak
Bila Ya, Apakah ? a. Bernomor urut cetak
Tidak
b. Digunakan menurut urutan nomor urut
Ya
c. Bentuk pembayaran dinyatakan dalam kwitansi
Ya
d. Buku kwitansi terkontrol dengan baik
Ya
TR
e. Buku kwitansi teregister ? f. Dicatat secara up-to-date ?
Tidak Ya
g. Bagian akuntansi memperhatikan urutan nomor Tidak
urut ? 2
Apakah hasil penerimaan baik dari penjualan tunai maupun penagihan piutang disetorkan secara utuh
Ya
ke bank paling lambat keesokan harinya ? 3
Apakah penyetoran dilakukan oleh pegawai yang bukan pemegang buku piutang ?
4
Apakah bukti setoran dicocokkan oleh kwitansi/bon (penjualan) tunai oleh Bagian Akuntansi?
5
Ya
Ya
Apakah total yang tertera pada bukti setoran dicocokkan oleh bukti transaksi Debet pada Buku Ya Bank yang bersangkutan ?
6
Apakah pengamanan untuk menjaga uang kas cukup ?
Ya
Sebutkan bagaimana ? Disimpan di Bank
Ya
45
Direktur
General Manager
Manager HRD
Manager Operasional
Manager Franchise
Asst Manager Operasional
Asst Manager Franchise
Spa Supervisor GRO Supervisor Staff
Therapist Supervisor Staff
Housekeeper Supervisor Staff
Finance Accounting Manager
Manager Sales Produk & Marketing Manager Marketing & Communication
Manager Sales Produk Ka Beauty Advisor
Ka Beauty Consultans
Beauty Advisor
Beauty Consultans
Sales Supervisor
Sales Eksekutif
Accounting Supervisor
Manager Training
Budget & Treasury Supervisor Cashier
Ka. Gudang Store Keeper
Sales Salon
GAMBAR 3-1 STRUKTUR ORGANISASI PT TSRH Spa MUSTIKA RATU Sumber : PT TSRH Spa Mustika Ratu, 2005
Asst Manager Training Training Supervisor
