ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SENTRA PELAYANAN KEPOLISIAN DI POLRES SLEMAN
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Olyvianda Nugraha Putra 09.12.4089
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
i
THE DESIGN AND ANALYZE OF INFORMATION SYSTEM AT SENTRA PELAYANAN KEPOLISIAN IN POLRES SLEMAN ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SENTRA PELAYANAN KEPOLISIAN DI POLRES SLEMAN
Olyvianda Nugraha Putra Ema Utami Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Unit Sentra Pelayanan Kepolisian in Sleman is a service unit that alerted and placed by POLRI. From the smallest level juridictions to the headquarters of police departement and there in all parts of Indonesia. But this unit still using the manual system of data mangement to serve the community. The rapid development of information technology has triggered the emergence of new discoveries, including in the field of information technology. Computerized management information system is a system that very useful for institutions such a POLRI, which POLRI should always evolve with the challange of changing times. Starting from this, in this project the author design and make make the application information system Sentra Pelayanan Kepolisian that are open source and can be run in all operating sytem, which also contains management data report community to the police. The software used in the development of this system is XAMPP as database management and Neatbeans 8 as the JAVA programming langguage editor. Keywords: POLRI, Application ,Open Source, JAVA
ii
1. Pendahuluan Polres Sleman merupakan markas kepolisian yang bertugas untuk melindungi dan mengayomi masyarakat yang mempunyai kekuasaan wilayah hukum di Sleman, yang menjadi bagian dari POLDA DIY, wilayah hukum yang harus dilindungi oleh Polres Sleman terdiri dari 574.82 km2atau 18,043 % dari luas Propinsi DIY yang terdiri dari 3 wilayah Pembantu Bupati, 17 Kecamatan, 86 Desa, 122 Dusun, 2881 RW dan 6992 RT Seiring dengan perkembangan zaman yang semakin pesat, terjadi perubahan dinamika kehidupan. Dengan IPTEK yang semakin maju berkat adanya gagasan dan inovasi baru. Semua dituntut untuk berpikir kritis dalam mengembangkan ide menjadi hal baru yang bermanfaat bagi orang lain. Salah satunya sentra pelayanan masyarakat seperti di kepolisian.Unit Sentra Pelayanan Kepolisian adalah unit pelayanan kepolisian yang disiagakan dan ditempatkan oleh POLRI, dari tingkat wilayah hukum terkecil POLRI yaitu Polsek sampai tingkat pusat yaitu Markas Besar dan ada di seluruh wilayah NKRI. Dengan fungsi utama memberi pelayanan kepolisian kepada masyarakat yang membutuhkan, dalam bentuk penerimaan dan penanganan pertama laporan atau pengaduan dari masyarakat termasuk
penjagaan markas, penjagaan tahanan,
permintaan bantuan kepolisian dan penyelesaian perselisihan antar warga. Setelah penyusun mempelajari dan mengamati permasalahan sistem laporan yang secara manual dan dicatat menggunakan ms-word yang ada di Polres Sleman dan adanya mesin komputer yang disediakan oleh Negara tetapi tidak digunakan dan dimaksimalkan oleh unit Sentra Pelayanan Kepolisian , maka sekarang penyusun mengambil judul skripsi tentang pembuatan ”Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sentra Pelayanan Kepolisian POLRES SLEMAN”.
Diharapkan dengan
dibuatnya sistem tersebut dapat membantu kinerja yang ada sekarang menjadi lebih mudah, efisien dan berkembang. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.1.1
Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi
adalah
suatu
kombinasi teratur apapun dari people
(orang), hardware (perangkat keras), software (piranti lunak), computer networks and data communications (jaringan komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi (O’Brien, 2005).
2.1.2
Komponen Sistem Informasi
1
Komponen sistem informasi yang disebut juga blok bangunan
(building
block) yaitu : blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technologi block), blok basis data (database block), dan blok kendali (controls block). Keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.
2.1.3
Arsitektur Sistem Istilah arsitektur mengacu pada desain sebuah aplikasi, atau dimana
komponen yang membentuk suatu sistem ditempatkan dan bagaimana mereka berkomunikasi. Arsitektur terdistribusi-sebuah istilah yang relatif baru untuk menjelaskan arsitektur aplikasi berarti bahwa pemrosesan dari suatu aplikasi terjadi pada lebih dari satu mesin (DIANE, 2010).
2.2 Konsep Dasar Analisis dan Perancangan Sistem Informasi 2.2.1
Pengertian Analisis Sistem Analisis Sistem (systems analysis) dapat didefinisiskan sebagai penguraian
dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan1
perbaikannya .
2.2.1.1
Analisis Kelemahan Sistem Kelamahan dan permasalahan suatu sistem dapat dinilai berdasarkan
kriteria menurut pendapat Wilkinson, yaitu: relevance (sesuai kebutuhan), capacity (kapasitas sistem), efficiency (efisiensi sistem), timeliness (ketepatan waktu menghasilkan informasi), accessibility (kemudahan akses), flexibility (keluwesan sistem), accuracy (ketepatan nilai informasi), security (keamanan sistem), economy (nilai ekonomis sistem),
dan simplicity (kemudahan sistem
digunakan). Adapun analisis yang biasa digunakan dalam menganalisis sistem yaitu dengan
analisis PIECES (performance, information, economy, control,
efficiency, services).
2.2.1.2
Analisis Kebutuhan Sistem Tahap analisis kebutuhan sistem (system requirement) bertujuan untuk
mempertimbangkan 1
dan
memperhitungkan
kebutuhan-kebutuhan
dalam
Hartono, Jogiyanto.2005. Analisis & Desain Sistem Informasi.Yogyakarta: ANDI.hal 129
2
pembangunan sebuah sistem sehingga dapat ditentukan layak tidaknya manajemen tersebut. Ada dua tipe dalam analisis kebutuhan sistem, yaitu: 1. Kebutuhan Fungsional (Fungtional Requirement) 2. Kebutuhan Non Fungsional (Nonfungtional Requirement)
2.2.2
Pengertian Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah teknik pemecahan masalah yang saling
melengkapi (dengan analisis sistem) yang merangkai kembali bagian-bagian komponen menjadi sebuah sistem yang lengkap (Whitten, 2004). Perancangan 2
sistem juga dapat diartikan sebagai berikut : 1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional. 3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. 5. Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. 6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
2.2.2.1
Rancangan Model Rancangan model merupakan suatu gambaran yang menjelaskan
tentang suatu bentuk atau model. Secara umum rancangan model yang diusulkan mempunyai dua bentuk model, yaitu Physical Model
dan Logical
Model. 1. Physical Model biasanya digambarkan dengan bagan alir sistem (System Flowchart) yang menunjukkan bagaimana nantinya sistem secara fisik diterapkan. Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan3
urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem . 2. Logical Model digambarkan dengan arus data (Data Flow Diagram atau DFD) yang menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen 2 3
Hartono, Jogiyanto.2005. Analisis & Desain Sistem Informasi.Yogyakarta: ANDI.hal 197 Hartono, Jogiyanto.2005. Analisis & Desain Sistem Informasi.Yogyakarta: ANDI.hal 796
3
2.3.1
Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah sistem
informasi
pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan,
pengendalian dan pengambilan keputusan dengan meyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. SIM mengambil data mentah dari TPS (Transaction Processing System) dan mengubahnya menjadi kumpulan data yang lebih berarti yang
dibutuhkan
manajer
untuk
menjalankan
tanggung
jawabnya.
Untuk
mengembangkan suatu SIM, diperlukan pemahaman yang baik tentang informasi apa saja yang dibutuhkan manajer dan bagaimana mereka menggunakan informasi tersebut
4
2.4 Konsep Dasar Basis Data 2.4.1
Pengertian Basis Data Pengertian basis data dijelaskan oleh James Martin (1990) yaitu
sebagai berikut: Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain.
2.4.2
Komponen Basis Data Basis data (database) merupakan sekumpulan data yang disusun secara
logis dan dikendalikan secara sentral. Adapun komponen basis data dikelola secara logical/ konseptual dalam bentuk (Ema Utami dan Sukrisno, 2005) : 1. Basis data terdiri dari beberapa tabel (lebih dari satu tabel) yang saling terorganisir. 2. Tabel merupakan perpaduan antara baris dan kolom yang digunakan untuk menyimpan data. 3. Field disebut juga kolom atau column. 4. Record atau baris sebuah tabel berisi data-data setiap kolom tabel tersebut. 5. Query adalah perintah SQL (Structured Query Language) yang dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari salah satu atau lebih tabel untuk kemudian melakukan operasi pada tabel itu.
4
Ibid., hal.12
4
2.4.3
Teknik Perancangan Basis Data
2.4.3.1 Entity Relationship Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan gambaran data yang memfasilitasi
permodelan
suatu
diagram
yang
dipergunakan
untuk
mendokumentasikan database dengan cara menentukan data apa saja yang terdapat dalam
tiap
entity dan
bagaimana hubungan
antara entity satu
5
dengan lainnya .
3. Analisis 3.1 Analisis Sistem 3.1.1
Analisis Sistem
Analisis yang dilakukan pada Sentra Pelayanan Kepolisian bertujuan untuk mengidentifikasi masalah dan inefisiensi yang ada pada proses pendokumentasian dalam rangka memberikan pelayanan yang terbaik bagi masyarakat, dan berfokus pada tiga hal yaitu laporan tindak pidana, yang berisi aduan tindak pidana untuk sebagai pengantar pada unit reserse dan laporan pelanggaran anggota yaitu tindakan indisipliner anggota kepolisian, kemudian sebagai rujukan bagi unit provos dan laporan kehilangan sebagai tanda bukti bahwa telah kehilangan surat atau barang berharga dan dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja dan profesionalitas Sentra Pelayanan Kepolisian khususnya sistem manual yang ada pada saat ini dan memanfaatkan fasilitas komputer yang telah ada kedepannya karena jika pemanfaatan teknologi tidak maksimal dikhawatirkan akan merugikan POLRI. Dikarenakan inefisiensi dan kurang dimanfaatkannya teknologi informasi yang telah maju oleh kepolisian.
3.1.2
Analisis Kebutuhan Sistem
3.1.2.1 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional merupakan kemampuan apa saja yang terdapat pada sistem, dan berkaitan dengan proses atau informasi apa saja yang dapat ditampilkan.
3.1.2.2 Kebutuhan Non-Fungsional 1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) a. Motherboard Intel DG41WV. 5
Sikha Bagui and Richard Earp, Database Design Using Entity Relationship Diagram: Auerbach Publication,2003, hal. 39.
5
b. Processor Dual Core 2.7 GHz. c.
Memori DDR3 2 GB.
d. Harddisk 120 GB. e. DVD Combo Lite On. f.
Monitor, Keyboard, Mouse.
g. Printer untuk mencetak laporan jika diperlukan. 2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)
3.1.3
a.
Sistem operasi
: Multiplatform.
b.
Database editor
: XAMPP.
c.
JAVA editor
: Neatbeans 8.
d.
Design grafis
: Coreldraw X3.
e.
Microsoft Office® 2007 atau Open Office.
Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan sistem digunakan untuk mempelajari apakah usulan-
usulan kebutuhan sistem baru layak untuk diteruskan menjadi sistem informasi. Adapun beberapa kelayakan yang dipertimbangkan yaitu sebagai berikut: 1. Kelayakan Teknologi 2. Kelayakan Operasional 3. Kelayakan Hukum 4. Kelayakan Ekonomi
3.1.4
Analisis Biaya dan Manfaat Metode analisis biaya dan manfaat digunakan untuk menentukan apakah
sistem yang dikembangkan layak atau tidak untuk digunakan. Biaya yang dimaksud adalah biaya pengadaan yang meliputi hardware dan software, dan biaya pengembangan atau pembuatan meliputi operasional sebuah website.
3.1.4.1
Komponen Biaya Untuk melakukan analisis biaya/efektivitas diperlukan dua komponen,
yaitu komponen biaya dan komponen efektivitas. Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat diklasifikasikan kedalam 4 kategori, yaitu: 1. Biaya Pengadaan (Procurement Cost) Yaitu semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras, yang termasuk biaya pengadaan ini adalah biaya konsultasi
6
pengadaan,
biaya
pembelian
dan
biaya
instalasi
perangkat
keras
(hardware). 2. Biaya Persiapan Operasi (Start-Up Cost) Berhubungan dengan semua biaya untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan 3. Biaya Proyek (Project-Related Cost) Berhubungan dengan biaya-biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya. 4. Biaya Operasi dan Biaya Perawatan (Ongoing Cost and Maintanance Cost) Biaya operasi adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem supaya sistem dapat beroperasi.
3.1.4.2
Komponen Manfaat Manfaat dari sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk
keuntungan berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tidak berwujud (intangible benefits).
3.1.4.3
Metode Analisis Biaya dan Manfaat Terdapat beberapa metode untuk melakukan analisis biaya dan
manfaat, diantaranya yaitu : 1. Metode Periode Pengembalian (Payback Period) Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk. 2. Metode Pengembalian Investasi (Return On Investment) Metode ini digunakan untuk mengukur presentase manfaat yang dihasilkan
oleh
proyek
dibandingkan
dengan
biaya
yang
dikeluarkannya. 3. Metode Nilai Sekarang Bersih (Net Present Value) Metode ini merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang.
7
3.2 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan penggambaran,perencanaaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Tujuan dari perancangan sistem ini adalah untuk memberikan gambaran kepada tugas (pemakai aplikasi) dan manajemen tentang sistem baru yang akan diusulkan dan memberi ilustrasi serta rekayasa yang lengkap pada programer dan ahli teknis lain yang akan mengimplementasikan sistem. Secara umum rancangan model yang diusulkan mempunyai dua model yaitu, Physical model dan logical model, physical model biasanya digambarkan dengan bagan alir sistem (flowchart) yang menunjukkan sistem secara fisik. Sedangkan logical model digambarkan dengan arus data (data flowdiagram DFD) yang menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem aplikasi secara logika akan bekerja.
Gambar 3.1 Flowchart sistem
3.2.1
Perancangan Proses Perancangan proses berfungsi untuk mengambarkan tiap tahapan proses
pada suatu sistem. Pada data proses model diimplementasikan ke dalam Data Flow Diagram (DFD), informasi ini akan memberikan penjelasan dari sistem yang akan dibangun. Berikut ini gambar DFD Level 0 :
Gambar 3.2 DFD Level 0
8
3.2.2
Perancangan Basis Data Tahapan dalam perancangan basis data dari aplikasi yang akan dibangun ini
meliputi proses normalisasi. Normalisasi pada sistem ini dilakukan untuk menguji pada
beberapa
kondisi
apakah
ada
kendala
atau
kesulitan
pada
saat
menambah/menyisipkan, menghapus, mengubah dan mengakses pada basis data. Berikut ini rancangan ERDnya :
Gambar 3.2 Entity Relationship Diagram
4. Pembahasan 4.1 Implementasi Tujuan dari tahap implementasi adalah untuk menguji sistem apakah sudah layak atau tidak untuk diimplementasikan dan apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan. Tahapan ini termasuk didalamnya pembuatan database, program dan pembuatan layout halaman web.
4.2 Perancangan Proses 4.2.1
Pengujian Program Kesalahan program yang mungkin terjadi antara lain :
1. Kesalahan bahasa (language errors) atau kesalahan penulisan (syntax errors) dan kesalahan gramatikal (grammatical errors) adalah kesalahan yang terjasi jika penulisan kode program tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan.
9
2. Kesalahan logika (logical errors) adalah kesalahan logika pada program yang dibuat karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahan dan tetap diperoleh hasil dari proses program, tapi hasilnya salah.
4.2.2
Pengujian Sistem
1. Uji Kotak Putih (White Box Testing) merupakan metode desain test case yang menggambarkan struktur kontrol desain prosedural untuk memperoleh test case. 2. Uji Kotak Hitam (Black Box Testing)
merupakan tahap pengujian yang
berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak.
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan rumusan masalah, tujuan penelitian, impelementasi dan pembahasan maka penyusun dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Untuk identifikasi masalah di sentra pelayanan kepolisian tersedianya fasilitas komputer yang cukup baik tetapi tidak digunakan secara maksimal karena masih menggunakan sistem pendataan yang manual. 2. Untuk
kebutuhan user dan sentra pelayanan kepolisian diperlukan sebuah
sistem yang mampu mencetak laporan polisi, surat tanda penerimaan laporan, data pelapor dan juga laporan yang diterima berdasarkan harian, bulanan dan tahunan. 3. Untuk melakukan perancangan sistem informasi sentra pelayanan kepolisian yaitu dengan bekerjasama dengan user dari kepolisian yang melibatkan user dalam analisa dan desain sehingga menghasilkan sebuah sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan.
5.2 Saran Penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan dan kelemahan dalam perancangan sistem informasi sentra pelayanan kepolisian ini. Oleh karena itu, agar perancangan aplikasi ini lebih sempurna pada penelitian berikutnya, penulis membutuhkan beberapa masukan maupun saran yang dapat mengembangkan sistem yang sesuai kebutuhan dan terus senantiasa berkembang. Adapun beberapa saran yang mungkin berguna bagi pengembangan sistem informasi sentra pelayanan kepolisian di Polres Sleman adalah sebagai berikut :
10
1. Konsep output laporan senantiasa
harus diupdate dan disesuaikan dengan
bentuk laporan yang telah diberikan oleh institusi agar sesuai dengan instruksi yang diberikan pimpinan POLRI. 2. Perlunya pengembangan aplikasi sistem informasi sentra pelayanan kepolisian agar bisa bersinergi dan memaksimalkan pemanfaatan fasilitas teknologi informasi yang telah ada misalnya dengan e-ktp agar tidak adanya inefisiensi dan penggunaan anggaran yang sedikit. 3. Menggunakan platform open source sebagai landasan sistem untuk penggunaan sistem.
11
Daftar Pustaka Arbie.2009. Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta: Andi Offsite. Bagui,S., Earp,R. 2003. Database Design Using Entity Relationship Diagram. Auerbach Publication,Florida. Bock, H. 2011.The Definitive Guide to Neatbeans Platform 7. Apress, United Kingdom. Burch,J.,Grudnitski,G. 1986. Information System Theory and Practice. New York: John Willey & Sons. Dvorski,D.D. 2007. Installing Configuring and Developing with Xampp. Skills,Canada. Hanif,A.F. 2007. Analisis Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi Offset. Hartati, S., Suharto, H., Wijono,S.2007. Pemograman GUI Swing Java. Yogyakarta: Andi Offsite. Jogiyanto. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Teori
Nawawi,K. 2011. Progresifitas Polisi Menuju Polisi Profesional. Jakarta: Kompas. Raharjo,S. 2002. Polisi Sipil dalam Perubahan Sosial di Indonesia. Jakarta: Kompas. Resse, R.M., Resse,J.L.2012. Java 7 New Features Cookbook. PACKT Publishing,Birmingham. Siebold,D. 2001. Visual Basic Developer Guide to SQL Server. Sybex, United States. Suarga.2009. Dasar Pemrograman Komputer dalam Bahasa Java.Yogyakarta: Andi Offset. Sudarmawan., Ariyus,D. 2007. Interaksi Manusia & Komputer. Yogyakarta: Andi Offset. Supandi,Y. 2011 Semua Bisa Menjadi Programmer Java Basic Programming. Jakarta: Elex Media komputindo. Utami,E. 2000. RDBMS Menggunakan MS SQL Server. Yogyakarta: Graha Ilmu. Whitten, J.L.,Bentley, L.D., Dittman, K.C. (2004). Edisi Internasional Metode Desain & Analisis Sistem edisi 6. Indianapolis: Mcgrawhill education.
13
