Collegevoorstel
Openbaar
Onderwerp
Wijziging vergaderdag college
Programma / Programmanummer
BW-nummer
Openbare besluitenlijst Bestuur & Middelen / 1042 18 december 2007 Collegevergadering no 47 Portefeuillehouder
Th. de Graaf Samenvatting Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. Aanwezig: Ons college vergadert in principe één keer per week. Momenteel zijn A530, Karin Homan, 2383 Th. de Graaf Voorzitter deze collegevergaderingen op dinsdag. Met de verkiezing van de heer ambtelijk voorstel P. Depla, H. van Hooft sr., de L. Eerste Scholten, H.Datum Kunst, Wethouders Th.C. de Graaf -burgemeester van Nijmegenals lid van 25 mei 2011 Lucassen, J. van der Meer Kamer, gaat ons college opP.een andere dag vergaderen daar de Eerste Registratienummer P.vergadering Eringa Gemeentesecretaris Kamer ook op dinsdag haar heeft. 11.0006119 A. Kuil vergaderdag vast. Ingevolge Communicatie In dit voorstel stellen we een nieuwe M. Sofovic Verslag artikel 52 van de Gemeentewet moet de raad daarover worden
geïnformeerd.
Ter besluitvorming door het college
Paraaf
1. Artikel 5, eerste lid van het reglement van orde voor het college te wijzigen in: “Het college vergadert als regel eenmaal per week op de maandag en voorts zo dikwijls de voorzitter of tenminste twee wethouders dit nodig achten.” 2. Deze wijziging per 6 juni 2011 in te laten gaan. 3. De brief aan de raad vast te stellen.
akkoord
Aldus vastgesteld in de vergadering van:
De voorzitter,
Datum
Leidinggevende
De secretaris,
Programmamanager H. Danner
Programmadirecteur A. Smit
Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad Besluit B&W d.d. 31 mei 2011 Conform advies
Aanhouden Anders, nl.
Paraaf
nummer: 3.13
Datum
akkoord Bestuursagenda
1
Gemeentesecretaris
Portefeuillehouder
Collegevoorstel.doc
Collegevoorstel
1
Probleemstelling
Ons college vergadert op dinsdag. Burgemeester De Graaf is, als hij op 7 juni 2011 wordt geïnstalleerd als lid van de Eerste Kamer, vanaf deze datum op dinsdag verhinderd daar de Eerste Kamer ook op dinsdag vergadert. Vandaar dat we op een andere dag gaan vergaderen. 2
Juridische aspecten
In het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van B&W (2007) staat bepaald in artikel 5, lid 1: Het college vergadert als regel eenmaal per week op de dinsdag en voorts zo dikwijls de voorzitter of tenminste twee wethouders dit nodig achten. Met dit voorstel blijven we voldoen aan de bepaling dat we als regel eenmaal per week vergaderen. De dinsdag wordt maandag. 3
Doelstelling
Het verplaatsen van de wekelijkse collegevergadering naar de maandag. 4
Argumenten
Ons college kiest voor de maandag als nieuwe vergaderdag voor het college. In de afweging tussen de maandag, woensdag, donderdag en vrijdag is deze keuze gemaakt omdat de maandag als voordeel heeft: - het college vergadert niet op dezelfde dag als de raad maar korte tijd daarvoor: spoedstukken kan het college desgewenst nog naar de raad sturen en het college kan zich voorbereiden op aangekondigde moties en amendementen. - de verspreiding van de vergaderstukken aan het college blijft op donderdagmiddag zodat collegeleden op vrijdag of in het weekend de collegevergadering kunnen voorbereiden. - de interne procedure voor het aanleveren, toetsen en agenderen van de collegevoorstellen blijft ongewijzigd. Naast de reguliere collegevergadering op dinsdagochtend heeft het college op de dinsdagmiddag tijd gereserveerd voor themapresentaties en werkbezoeken. Dit zogenoemde ‘middagprogramma’ verplaatsen we naar de donderdagmiddag. Op woensdag is tweewekelijks de Politieke Avond en we vinden het agendatechnisch niet wenselijk om dan op woensdagmiddag een collectief collegeprogramma te hebben. De vrijdagmiddag is minder geschikt voor het plannen van werkbezoeken. 5
Financiën
Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen. 6
Communicatie
We informeren per brief de raad over de gewijzigde vergaderdag van ons college. Ook publiceren we ons besluit in het Gemeenteblad en op Nijmegen.nl. We informeren andere belanghebbenden zoals de pers en intern communiceren we ons besluit op de gebruikelijke wijze. 7
Uitvoering en evaluatie
De installatie van de nieuwe Eerste kamer is op dinsdag 7 juni 2011. De eerste collegevergadering op maandag is derhalve op maandag 6 juni 2011. De activiteiten op donderdagmiddag gaan na het zomerreces in. Bureau Bestuursagenda verzorgt de praktische uitvoering van dit collegevoorstel.
Collegevoorstel
Vervolgvel
2
8
Risico
Geen.
Bijlagen: - reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van B&W (2007) - brief aan de raad
Directie Concern Kabinet en Bestuursondersteuning Algemeen Bestuursagenda
Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen
Openbare besluitenlijst 18 december 2007 Collegevergadering no 47 Aan de gemeenteraad van Nijmegen
Telefoon
14024
Telefax
(024) 323 59 92
E-mail
[email protected]
Postadres
Aanwezig: Voorzitter Wethouders Gemeentesecretaris Communicatie Datum Verslag 31 mei 2011
Postbus 9105 6500 HG Nijmegen
Th. de Graaf P. Depla, H. van Hooft sr., L. Scholten, H. Kunst, P. Lucassen, J. van der Meer P. Eringa A. Kuil Ons kenmerk Contactpersoon M. Sofovic A300/11.0006123 Karin Homan
Onderwerp
Datum uw brief
Doorkiesnummer
wijziging reglement van orde college
(024) 3292383
Geachte leden van de raad,
Aldus vastgesteld in de vergadering van:
Hierbij delen wij u mee dat wij in onze vergadering van 31 mei 2011 besloten hebben tot wijziging van het reglement van orde voor het college. Het college verplaatst de wekelijkse collegevergadering naar de maandag. Artikel 5, eerste lid is gewijzigd in: Het college vergadert als regel eenmaal per week op de maandag en voorts zo dikwijls de voorzitter of tenminste twee wethouders dit nodig achten. Deze wijziging gaat in per 6 juni 2011.
De voorzitter,
De secretaris,
Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester,
De Gemeentesecretaris,
mr. Th.C. de Graaf
drs. B. van der Ploeg
1
Aantal Bijlagen: 1, reglement van orde
www.nijmegen.nl
Brief aan de raad.doc
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nijmegen, Gelet op de artikelen 52, 54, 55, 60, 77 en 168 van de Gemeentewet, Besluit: I
gewijzigd vast te stellen het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders, vastgesteld door het college op 29 mei 2007; Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders.
HOOFDSTUK I Verdeling van werkzaamheden en onderlinge vervanging Artikel 1 Verdeling van de werkzaamheden Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden in portefeuilles tijdens de eerste vergadering na de benoeming van de wethouders als bedoeld in artikel 37 van de Gemeentewet en voorts zo dikwijls hij dit vanwege het vertrek van één of meer leden, dan wel om andere redenen noodzakelijk acht. Artikel 2 Verlening van mandaat 1. Het college kan de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden opdragen aan één of meer leden van het college, tenzij de regeling waarop de bevoegdheid steunt zich daartegen verzet. 2. Het college kan toestaan dat ondermandaat wordt verleend. 3. De opgedragen bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college uitgeoefend, waarvan bij de ondertekening blijk wordt gegeven. 4. Het college kan te dien aanzien alle aanwijzingen geven die het nodig acht. 5. De voorgaande leden zijn van overeenkomstige toepassing op het verlenen van volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en op het verlenen van machtiging tot het verrichten van handelingen die noch een besluit noch en privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Artikel 3 Vervanging van wethouders Het college regelt de onderlinge vervanging van de wethouders in geval van verhindering of ontstentenis. Artikel 4 Vervanging van de burgemeester 1. Het college wijst een wethouder aan die bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester diens ambt waarneemt. 2. Het college is bevoegd een of meer wethouders aan te wijzen die in de in het eerste lid bedoelde situatie bij verhindering of ontstentenis van de in het eerste lid bedoelde wethouder in de door het college daarbij te bepalen volgorde het ambt van burgemeester waarnemen.
HOOFDSTUK II De vergadering Artikel 5 Bijeenroepen en dag van de vergaderingen 1. Het college vergadert als regel éénmaal per week op de maandag en voorts zo dikwijls de voorzitter of ten minste twee wethouders dit nodig achten. 2. Indien de voorzitter de door ten minste twee wethouders gevraagde vergadering niet binnen achtenveertig uur belegt, zijn de verzoekers gerechtigd zelf een vergadering bijeen te roepen. Artikel 6 Openbaarheid van vergaderingen 1. Het college vergadert in de regel met gesloten deuren. 2. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden. De openbaarheid kan zowel een gedeelte van de vergadering als een gehele vergadering betreffen. 3. De voorzitter maakt dag en plaats van de openbare vergadering en het tijdstip van de opening, alsmede de agenda en de bijbehorende voorstellen bekend. 4. De bepalingen van dit reglement, met uitzondering van artikel 15, zijn bij een openbare vergadering van overeenkomstige toepassing. Artikel 7 Verhindering 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris. 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan tijdig kennis aan de voorzitter, alsmede aan zijn vervanger. Artikel 8 Vergaderquorum 1. Het college kan slechts beraadslagen of besluiten, indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. 2. Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar artikel 56 van de Gemeentewet, opnieuw een vergadering. 3. Op vergaderingen als bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen en besluiten, indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. Artikel 8a Parafenbesluiten 1. Het college kan buiten vergadering besluiten nemen in de vorm van parafenbesluiten. Voor het nemen van een parafenbesluit is instemming vooraf van de burgemeester en de gemeentesecretaris noodzakelijk. 2. Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van een conceptbesluit waarop binnen een circulatietermijn van twee werkdagen niet door de burgemeester of een van de overige collegeleden schriftelijk of per email is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en waarop binnen de circulatietermijn door ten minste vier leden voor akkoord is geparafeerd. Is niet door de meerderheid van vier leden geparafeerd of heeft de burgemeester of een ander collegelid om bespreking gevraagd, dan is het besluit niet genomen en wordt het voorstel op de eerstvolgende collegevergadering als agendapunt opgenomen. 3. Direct na het plaatsen van de laatste paraaf dateert de gemeentesecretaris het parafenbesluit. 4. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de gemeentesecretaris. 5. De gemeentesecretaris verstrekt elk lid van het college een kopie van het genomen parafenbesluit. 6. Op de openbaarmaking en kennisgeving van parafenbesluiten is artikel 18 van dit reglement van overeenkomstige toepassing.
Artikel 9 Ambtenaren, deskundigen, burgers en belanghebbenden 1. Het college kan ambtenaren, deskundigen, burgers en belanghebbenden uitnodigen de vergadering bij te wonen en deel te nemen aan de beraadslaging. 2. Op de in het vorige lid bedoelde personen is artikel 55 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Artikel 10 Voorzitter De voorzitter is belast met: a. de voorbereiding van de vergadering en de zorg voor het samenstellen van een agenda; b. de leiding van de vergadering en de andere in dit reglement geregelde werkzaamheden van het college; c. de handhaving van de orde in de vergadering; d. het doen naleven van dit reglement van orde; e. het aan de orde stellen van de behandeling van de onderwerpen die op de agenda zijn vermeld; f. wat de wet of dit reglement hem verder opdraagt. Artikel 11 Secretaris 1. De secretaris is bij alle vergaderingen van het college aanwezig. Hij kan in de vergadering aan de beraadslagingen deelnemen en heeft daarbij een adviserende stem. 2. Bij verhindering of ontstentenis van de secretaris of zijn vervangers wijst het college een tijdelijke vervanger aan. 3. De secretaris staat de voorzitter bij in de voorbereiding van de vergadering en de samenstelling van de agenda en is voorts belast met de zorg voor de verslaglegging van de vergadering. Artikel 12 Agenda 1. Voor elke vergadering is er een agenda. De agenda vermeldt de te behandelen onderwerpen. 2. De leden van het college kunnen voorstellen en andere agendapunten aanbieden ter plaatsing op de agenda. 3. Het college geeft regels voor de totstandkoming van de agenda. Deze regels betreffen ten minste: a. de wijze van aanbieding van voorstellen; b. het tijdstip van aanbieding van voorstellen; c. de beoordeling van voorstellen op integraliteit en beleidsconsistentie; d. de opbouw van de agenda; e. de wijze waarop de leden van het college kunnen aangeven welke voorstellen en andere onderwerpen zij ter vergadering willen bespreken. 4. Na de opening van de vergadering wordt de agenda door het college vastgesteld. 5. Elk voorstel bevat een advies over de openbaarheid van het onderwerp, hetgeen wordt aangeduid met de toevoeging “openbaar” dan wel “niet-openbaar” of “embargo”. 6. Na bespreking van de geagendeerde voorstellen beslist het college omtrent de openbaarheid van de onderwerpen. Artikel 13 Verslaglegging 1. Het verslag bevat ten minste: a. de namen van de aanwezige en afwezige leden; b. de namen van ambtenaren, deskundigen, burgers en belanghebbenden die hebben deelgenomen aan de vergadering en ten aanzien van welk onderdeel daarvan; c. de door het college genomen besluiten; d. de door het college gemaakte werkafspraken. 2. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
Artikel 14 Geheimhouding 1. Met inachtneming van artikel 55 van de Gemeentewet kan het college op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van stukken die aan het college worden overgelegd geheimhouding opleggen. 2. Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan geheimhouding ook worden opgelegd door de burgemeester of een commissie ten aanzien van stukken die zij aan het college overleggen. 3. In afwijking van de artikelen 13 en 18 van dit reglement wordt van het behandelde waaromtrent geheimhouding op grond van artikel 55 van de Gemeentewet is opgelegd, een afzonderlijk verslag gemaakt, dat door de secretaris afzonderlijk wordt bewaard, totdat de geheimhouding wordt opgeheven. HOOFDSTUK III Stemming Artikel 15 Stemming algemeen 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij artikel 16 van dit reglement van toepassing is. De leden stemmen met de woorden ‘voor’ of ‘tegen’, zonder enige bijvoeging. 3. Geen van de leden onthoudt zich van stemming, anders dan in de gevallen van artikel 58 van de Gemeentewet. De reden van onthouding wordt in het verslag aangetekend. 4. De voorzitter deelt na afloop van de stemming de uitslag mede, met vermelding van het aantal voor en tegen uitgebrachte stemmen. Hij doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit. 5. Ieder lid dat zich tegen een voorstel heeft uitgesproken, kan verlangen dat daarvan aantekening wordt gemaakt in het verslag als bedoeld in artikel 13 of artikel 14, derde lid van dit reglement. 6. De aantekeningen als bedoeld in het derde en vijfde lid delen in de openbaarheidsstatus van het besluit waar zij betrekking op hebben. Van openbaarmaking van de tegenstem kan niettemin worden afgezien als daardoor sprake is van onevenredige benadeling van het betreffende collegelid, van de gemeente of van andere bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke of rechtspersonen. Artikel 16 Schriftelijke stemming 1. Indien een lid van het college dat verlangt wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij besloten en ongetekende stembriefjes. 2. De voorzitter onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal aanwezige leden. Wanneer deze aantallen niet gelijk zijn, wordt een nieuwe stemming gehouden. 3. De voorzitter leest de inhoud van elk stembriefje voor, waarna hij het stembriefje aan één van de wethouders ter inzage geeft. 4. De secretaris houdt aantekening van de uitslag van de stemming. 5. Niet of niet behoorlijk ingevulde stembriefjes worden bij de bepaling van de volstrekte meerderheid buiten beschouwing gelaten. Onder een niet behoorlijk ingevuld stembriefje wordt verstaan: a. een blanco ingevuld stembriefje; b. een ondertekend stembriefje; c. een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld, tenzij de stemming verschillende vacatures betreft; d. een stembriefje waarbij, indien het een benoeming op voordracht betreft, op een persoon wordt gestemd die niet is voorgedragen;
6. 7. 8.
e. een stembriefje waarbij op een andere persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de voorzitter. De voorzitter stelt de uitslag van de stemming vast en deelt het resultaat aan de vergadering mede. Onder de zorg van de secretaris worden de stembriefjes na de stemming onmiddellijk vernietigd.
Artikel 17 Herstemming 1. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten en aanbevelingen, de stemmen staken, wordt een herstemming gehouden. Staken de stemmen over hetzelfde voorstel opnieuw, dan beslist de stem van de voorzitter. 2. Indien bij een stemming over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten en aanbevelingen, de stemmen staken, wordt een herstemming gehouden. Wanneer daarbij de stemming is beperkt tot één persoon en de stemmen staken opnieuw, dan beslist het lot. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is gehaald, dan heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, dan beslist het lot. HOOFDSTUK IV Openbaarmaking en kennisgeving van de besluitenlijst Artikel 18 Openbaarmaking; kennisgeving aan de raad, de ambtelijke organisatie en de pers 1. Het college maakt het als openbaar aangemerkte deel van de in artikel 13, tweede lid bedoelde besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar. 2. Het college laat de in het eerste lid bedoelde openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft waaromtrent op grond van artikel 55 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang. 3. Het college brengt de in het eerste lid bedoelde besluitenlijst ter kennis van de leden van de raad en van vertegenwoordigers van de pers. 4. Het college kan behalve het als openbaar aangemerkte deel van zijn besluitenlijst ook het niet openbare deel ter kennis brengen van directeuren, afdelingshoofden en andere betrokken ambtenaren, zulks onder het opleggen van vertrouwelijkheid. HOOFDSTUK V Citeertitel Artikel 19 Dit reglement wordt aangehaald als: reglement van orde voor het college.
Vastgesteld in de vergadering van het college van Nijmegen van 31 mei 2011, De voorzitter,
De secretaris,
Mr Th. C. de Graaf
drs. B. van der Ploeg
