Algemene situering van het archiefbeleid van de ombudsman 1. Artikel 22quater, Vlaams ombudsdecreet luidt: “De Vlaamse ombudsman is verantwoordelijk voor de zorg en organiseert het beheer van het archief van de ombudsdienst. De archiefzorg en de uitvoering van het archiefbeheer, alsook de toegang tot de archiefdocumenten verlopen volgens de standaarden en praktijken die het Vlaams Parlement hanteert voor zijn archief. De archiefselectielijsten worden op voorstel van de Vlaamse ombudsman goedgekeurd door het Vlaams Parlement of een door het Vlaams Parlement aangewezen orgaan.” Op 26 mei 2015 keurde het Vast Bureau van het Vlaams Parlement (dat immers door de plenaire vergadering daartoe werd aangewezen), op voorstel van de Vlaamse ombudsman, de archiefselectielijst van de ombudsman.
Rode draad in de archiefselectielijst, is de keuze om maximaal te steunen op standaarden en praktijken van het Vlaams Parlement en daarbij ook schaduwarchivering te vermijden, alsmede té overdreven opslag- en beheerskosten. Voorts is de acquisitiepolitiek van het archief van de Vlaamse Ombudsdienst erop gericht het handelen van de Vlaamse Ombudsdienst in zijn hoofdlijnen en in zijn bijzonderheden te kunnen reconstrueren. De acquisitie focust in die zin op de bestuurlijk-administratieve archieven, de archieven die de neerslag vormen van het beleid en de werking van de Vlaamse Ombudsdienst. De ‘archiefbronnen’ die aldus verworven worden zijn van juridisch, administratief, historisch en/of maatschappelijk nut voor later hergebruik.
Criteria - wettelijke en administratieve verplichtingen ° in bepaalde gevallen wordt de permanente bewaring van specifieke documenten voorgeschreven in de wet- en regelgeving; - de relatieve informatiewaarde ° mate van volledigheid van de informatie (speelt onder meer bij de selectie van documenten die gelijksoortige informatie bevatten, waarbij steeds zal worden geopteerd voor de bewaring van documenten waarin de informatie het meest volledig is); ° mate van uniciteit van informatie (gaat het om uniek, onvervangbaar materiaal of is er elders gelijksoortige informatie aanwezig?); ° schaduwarchief of niet (documenten moeten bewaard worden op het verantwoordelijke bewaarniveau. Doorgaans het niveau waar de documenten in hoofdzaak zijn behandeld, niveau verantwoordelijk voor de taak/opdracht); ° zeldzaamheid van informatie; ° synthetisch karakter van de documenten; ° documenten die een toegang vormen op andere documenten (vb. fiches, indexen, registers, …..);
Archief Vlaamse Ombudsdienst
1
- aard van de gegevens ° informatie over de aard de werking en organisatie van de archiefvormer • documenten die de hoofdlijnen van het functioneren van de organisatie weergeven (vb. documenten m.b.t. de organisatorische ontwikkelingen, ontwikkeling van bevoegdheden,…); • documenten die het beeld van het gevoerde beleid versterken (vb. beleidsvoorbereidende dossiers, instructies, rapporten); • documenten die inzicht geven in het uitvoeren van de taken; • essentiële gegevens voor de reconstructie van het verleden; • documenten die rechten en plichten vastleggen (vb. akten, overeenkomsten, protocollen,…); • informatie over belangrijke en bijzondere gebeurtenissen of periodes. In het algemeen kan men stellen dat documenten en gegevens die aan geen van hogergenoemde bewaarcriteria voldoen, weinig, geen of kortstondige waarde hebben en na afloop van de nuttige ‘administratieve’ bewaartermijn vernietigd kunnen worden.
Nadere motivering gehanteerde criteria 2. De Vlaamse Ombudsdienst is effectief gestart op 1 maart 1999, in wat indertijd nog een meer bescheiden digitale omgeving was. Het archief van deze periode bestaat voornamelijk uit documenten op papier, die minutieus werden gedocumenteerd (naar inspiratie van de indertijd gangbare standaarden binnen de parlementaire gemeenschap) en nu worden bijgehouden in een eigen archiefruimte van de ombudsman, binnen de archieven van het Vlaams Parlement. In dat archief bevinden zich o.m. ook de zogenaamde “dossiers van burgers bij de ombudsman” van 1999 t/m 2008 (van dossier 1999-01 tot 20081375). Latere dossiers bestaan enkel in digitale vorm (tot en met 20 juni 2013 draaiden die dossiers onder een digitaal “CRM” beheersysteem Ombis. Sedert 21 juni 2013 “draaien” de dossiers onder het systeem Bravo). De wens om deze “dossiers” integraal te bewaren en bij te houden, vormt de kern van deze selectie, aangezien ze elke van een burger uitgaande contactname documenteren, alsmede de reactie van de ombudsman. In zo’n dossier zit dus telkens: (1) een eerste stuk, dat de contactname documenteert (doorgaans een mail van de burger aan de ombudsman; soms ook een formulier dat een telefoongesprek documenteert of een mondelinge intake tijdens een persoonlijk onderhoud). (2) Elk dossier documenteert tegelijk ook de reactie van de ombudsman (een rechtstreekse reply of een uitwisseling van stukken met bestuursinstanties, een formulier dat mondelinge interventies documenteert, een afsluitend rapport dat verzoening vaststelt, al dan niet in combinatie met aanbevelingen aan de verzoeker en overheid, …). 3. Bij het maken van de verschillende keuzes rond wat bewaard wordt en wat niet, vertrekt de Vlaamse Ombudsdienst in eerste instantie vanuit de eigen opdrachten, die bepaald staan in het Ombuds- en Klachtendecreet. Die opdrachten komen erop neer dat: - de ombudsman individuele klachten onderzoekt van burgers; de standpunten in die zaken probeert te verzoenen; en desgevallend aanbevelingen formuleert. Het is precies deze opdracht, die wordt bedoeld met wat we hiervoor “de
Archief Vlaamse Ombudsdienst
2
dossiers van de ombudsman” hebben genoemd. Al wat de behandeling van die dossiers betreft, krijgt een digitale weerslag in Bravo en wordt er ook gearchiveerd. Merk overigens op dat bijvoorbeeld ook de zogenaamde klokkenluiderszaken van de ombudsman of de zaken, waarin de ombudsman een speciale procedure gebruikt, zoals een nota aan de commissie, vallen onder “dossiers van de ombudsman”. De archivering van deze dossiers is essentieel en tegelijk ook confidentieel, aangezien het gaat om de vertrouwelijke gegevens van de vele duizenden burgers, die sedert de oprichting van de dienst in 1999, zich in vertrouwen tot de ombudsman hebben gericht (op 31 december 2014 rapporteerde de ombudsman dat er zich op dat moment, na vijftien jaar werken, in totaal 68.984 dossiers door de ombudsman behandeld zijn). Het spreekt derhalve voor zich dat de toegang tot dit archief beperkt blijf tot de medewerkers van de dienst in het kader van dienstwerkzaamheden en dat er voorts slechts zeer uitzonderlijk toegang kan zijn (bijvoorbeeld voor wetenschappelijk onderzoek). - Voorts ontvangt de ombudsman de klachtenrapporten van de verschillende Vlaamse overheidsdiensten (en de ombudsman heeft de gewoonte om deze klachtenrapporten te bundelen tot een jaarlijks Vlaams klachtenboek). Deze klachtenboeken zijn volledig digitaal en worden ontsloten via de website van de Vlaamse Ombudsdienst. Ook deze klachtenboeken wenst de Vlaamse Ombudsdienst definitief te bewaren, aangezien ze cruciale getuigen zijn van de ontwikkeling van het klachtenmanagement binnen de Vlaamse overheid. - Wat voorafgaat, geldt overigens ook integraal voor de publieke toelichting bij de werkmethoden van de ombudsman; deze werkmethoden worden spaarzaam (maar toch af en toe, eens om de twee jaar ongeveer) verfijnd en bekendgemaakt via de website van de ombudsman. Specifiek deze werkmethoden zullen integraal en definitief bewaard worden, in tegenstelling tot de website zelf. Hier zal er eens per jaar een snapshot zijn, om de historiek te kunnen reconstrueren van de communicatie naar de burger. - De ombudsman maakt ook een jaarverslag, dat echter (samen met de behandeling ervan in de verschillende parlementaire commissies) wordt ontsloten via de Parlementaire Stukken (met vast Stuknummer 41). Wat de archivering betreft, kan daarom worden verwezen naar het overeenstemmende regime bij het Vlaams Parlement, met inbegrip van de evidente noodzaak om alle parlementaire stukken integraal en definitief te bewaren. - De ombudsman en zijn medewerkers worden ook regelmatig gevraagd voor publieke en semi-publieke optredens via netwerken, gastcolleges, congressen, wetenschappelijke tijdschriften, enzovoorts. Soms organiseert de ombudsman ook zelf een colloquium of netwerkdag (laatst in het najaar van 2014 bijvoorbeeld voor de klachtenbehandelaars in de sociale huur) of maken stagiairs een verslag van hun stage bij de ombudsman. De Vlaamse Ombudsdienst voert daarbij een maximaal transparant beleid met telkens een weerslag op de website van de ombudsman, rubriek “home” en vervolgens rubriek “documentatie”. Ook deze documenten wenst de Vlaamse Ombudsdienst integraal en definitief te bewaren, als getuigenissen van het werk van de Ombudsman. - Overigens is de ombudsman ook intern (Yammer) en extern (Facebook, Twitter) actief in de sociale media. Het is een bewuste keuze om deze sociale media niet te archiveren. Enerzijds, omdat archivering slechts zou betekenen Archief Vlaamse Ombudsdienst
3
dat er op die manier een schaduw-archief wordt georganiseerd van kerndocumenten (een klacht, die binnenkomt via Twitter of Facebook, zal namelijk ook sowieso worden opgeslagen in Bravo en op die manier in de archieven terechtkomen); maar, anderzijds, toch ook om de interne “free speech” op Yammer alle ruimte te laten. De prille ervaringen met Yammer leren immers dat de kracht van dit kanaal precies schuilt in het vrijblijvend karakter ervan, waardoor het een bewuste beleidskeuze van de ombudsman is om de medewerkers in de grootst mogelijke vrijheid te laten verkeren op Yammer. Archivering is niet compatibel met dat beleid. Een vergelijkbare redenering geldt overigens voor de meer confidentiële networking door het ombudsteam, zoals kennismakingsgesprekken met nieuwe leidinggevenden bij de overheid. - Tenslotte zijn er de (niet decretaal voorgeschreven) beheerdocumenten van de ombudsman. Zo startte de huidige ombudsman zijn mandaat in 2010 met een beleidsplan 2010-2016, dat jaarlijks verder wordt uitgewerkt in jaarplannen, die tegelijk een voortgangscontrole zijn, zie bijvoorbeeld laatste Parl St. VlP, 2014-2015, nr. 45-A/1 van 15 december 2014, dat uitgebreid ingaat op de evoluties de laatste 5 jaar in en om het werk van de Ombudsman. Ook deze documenten worden ontsloten via de website van de ombudsman, maar de ombudsman laat de evaluaties en jaarplannen ook telkens opnemen in de begrotingsstukken van de Vlaamse Ombudsdienst (met vast stuknummer 45A). Om die reden, kan dus opnieuw worden verwezen naar respectievelijk het regime voor de site van de ombudsman en naar het overeenstemmende regime van het Vlaams Parlement, voor wat betreft de archivering van het financieel beleid. Daarnaast zijn er de generieke, organisatorische stukken in het kader van de werking van de dienst (bijvoorbeeld de agenda’s en de verslagen van het wekelijks teamoverleg), het personeelsbeleid en het financieel beleid. Voor de archivering, kan de ombudsman integraal verwijzen naar de overeenstemmende archiefselectielijsten van het Vlaams Parlement, aangezien de ombudsman zich volledig inschrijft in de methoden en werkwijzen van het Vlaams Parlement, in concreto beschikt ook de ombudsman over een zogenaamde H-schijf met een map “Interne werking”.
Archief Vlaamse Ombudsdienst
4
Archiefselectielijst
Omschrijving functie/archiefdocume nten
Bijkomende informatie/bijkome nde identificatie van de documenten
Definitiev e bestemmi ng B: blijvend bewaren V: vernietige n S: selectie, zijnde niet integraal bewaren maar partieel
Aanbevolen vernietigin gs-termijn
Toelichting bij de selectievoorschrif ten
Decretale opdrachten 1.
Dossierbehandeling - Klachtendossiers, aanbevelingen (beleidsadviezen) en klokkenluidersprotoc ol - beschrijving werkmethoden ombudsman bij zijn dossierbehandeling
2.
3.
B
Het persoonlijk secretariaat van de Ombudsman staat in voor de bewaring; het bewaarniveau is de Vlaamse Ombudsdienst zelf
B
Het persoonlijk secretariaat van de Ombudsman staat in voor de bewaring; het bewaarniveau is de Vlaamse Ombudsdienst zelf
B
Worden gepubliceerd als Parlementair Stuk, waardoor verwezen kan worden naar de overeenkomstige regeling binnen het Algemeen Secretariaat van het Vlaams Parlement
Klachtenboeken
Jaarverslagen - formeel georganiseerde luik - meer informeel georganiseerde luik, zijnde de verslaggeving omtrent de publieke en semi-publieke optredens van de Vlaamse Ombudsdienst
Onder het formeel georganiseerde luik van deze rubriek vallen ook de verslagen van de parlementaire bespreking in commissie van het jaarverslag; alsmede de verslagen van andere hoorzittingen met de ombudsman (zie artikel 19, Ombudsdecreet, dat de voorwaarden regelt van het hoorrecht van de ombudsman)
Archief Vlaamse Ombudsdienst
5
Organisatie en werking van de dienst
1.
2.
3.
Werking, o.m. agenda’s en verslagen van het intern werkoverleg (met inbegrip van eventuele projecten)
B
Financiën. Dossiers inzake het financieel beleid van de dienst, met inbegrip van de meerjarenbegroting, de begroting, en de boekhouding; alsmede ook de mandaatplanning (beleidsplannen en jaarwerkplannen van de mandaathouder)
B
Personeel. Functiebeschrijvingen, vacatures, selectieprocedures, personeelsdossiers, met inbegrip van documenten betreffende evaluatie, verlof, …
Archief Vlaamse Ombudsdienst
B/V
Het persoonlijk secretariaat van de Ombudsman staat in voor de bewaring; het bewaarniveau is de Vlaamse Ombudsdienst zelf, de zogenaamde H-schijf “interne werking”, waardoor verwezen kan worden naar de overeenkomstige regelingen binnen het Algemeen Secretariaat van het Vlaams Parlement Worden gepubliceerd als Parlementair Stuk, waardoor verwezen kan worden naar de overeenkomstige regelingen binnen het Algemeen Secretariaat van het Vlaams Parlement Het schaduwarchief bij het secretariaat van de ombudsman wordt vernietigd bij de uitdiensttreding; voor het overige is het bewaarniveau het Algemeen Secretariaat van het Vlaams Parlement (directie Administratie) en kan er worden verwezen naar de overeenkomstige regelingen binnen het Algemeen Secretariaat van het Vlaams Parlement
6
Communicatie-instrumenten 1.
Website
S
2.
Sociale media (facebook, twitter, yammer)
V
Archief Vlaamse Ombudsdienst
Minimaal 1 snapshot per jaar Volgens eigen regime van de onderscheiden sociale media
7
