Het Digitale Overdrachtsdossier tussen ziekenhuis-V&V-Thuiszorg Zuid-Holland Noord
HerstelZorgProgramma 7/20/2011
1. Algemene inleiding Binnen het Herstelzorgprogramma is door de partners de noodzaak uitgesproken om de transmurale informatieketen digitaal te ondersteunen. Deze prioriteit is opgepakt en verder uitgewerkt in deze notitie. Binnen het HerstelZorgProgramma wordt uitgegaan van geïntegreerde zorg over de gehele zorgketen, binnen en buiten het ziekenhuis, aan patiënten. Belangrijk hierbij is de wijze van onderlinge informatie- en communicatie uitwisseling. Vanuit deze visie is het belangrijk de gehele patiëntenketen te overzien ook als het gaat om ICT. Dit betreft een aantal aspecten: de communicatie huisarts – specialist/ziekenhuis, de communicatie tussen ziekenhuis – verzorgings-/verpleeghuis/ thuiszorg en zorgportalen. Vanuit het HerstelZorgProgramma wordt gepleit om de gehele zorginformatie- en communicatieketen vanuit één ICTketen te bekijken. Belangrijk is uiteraard de huidige praktijkvoering te ondersteunen van de diverse professionals maar ook voorbereid te zijn op de toekomstige zorginnovaties die veel meer gericht zullen zijn op zorgketens. Bij deze ontwikkeling is het belangrijk het zorgproces de leidende factor te laten zijn en hiernaast oog te hebben voor (regionale/nationale) standaardisatie. De in deze notitie voorgestelde oplossing voor de digitale transmurale informatieketen betreft één onderdeel van die zorgketen: de ICT keten tussen ziekenhuis – verpleeghuis/thuiszorg (nazorgketen). Hierop aansluitend is het zinvol de gestructureerde digitale informatieuitwisseling in de keten tussen huisarts – specialist (voorzorg) regionaal op te pakken uitgaande van de patiëntenzorg. Ook besluitvorming over dit onderwerp wordt voorbereid. Hiernaast is de ontwikkeling van patiënten portalen sterk in opkomst. Niet alleen de functionaliteit dat patiënten hun eigen dossier (deels) kunnen inzien en beheren maar ook het online afspraken kunnen maken of herhaalrecepten kunnen aanvragen lijkt zeer nabij. Het projectteam het HerstelZorgProgramma oriënteert zich op alle drie de onderwerpen: voorzorg, nazorg en patiëntenportalen en doet dat in afstemming en samenwerking met andere betrokken partijen en ontwikkelingen, zoals Sleutelnet en zorgprogrammering in de ziekenhuizen. Regelmatig wordt het team Herstelzorg benaderd om in een pilotfase van een ICT project te participeren. Voor een deel valt deze oriëntatie buiten de scoop van het HerstelZorgProgramma maar de samenhang op de onderdelen is zeker belangrijk. Voor de samenhang is een regionale brede visie gewenst van de bestuurders van de zorginstellingen en lijkt nu onvoldoende. De aanzet voor een visie wordt nu door Herstelzorg en Sleutelnet ingezet en aan de bestuurders voorgelegd ter voorbereiding van besluitvorming over de geïntegreerde ICTzorgketen.
1.1
Samenvatting en conclusie
Binnen de regio is transmurale digitalisering in het HerstelZorgProgramma met hoge prioriteit op de agenda gezet. Het HerstelZorgProgramma heeft daarvoor eerst vanuit de inhoud gestuurd de uit te wisselen informatie gedefinieerd en gestandaardiseerd in de vorm van de ontwikkelde regionale minimale overdrachtsset. De vier specialistisch geriatrisch teams hebben hiervoor de gewenste informatie aan gegeven. De minimale overdrachtsset vormt de basis voor het digitaal overdrachtsdossier. Verder is nagegaan hoe het huidige transfer proces verloopt tussen de zorginstellingen. Dit blijkt een intensief werkproces te zijn waarbij veel handwerk wordt verricht met alle valkuilen van dien. Informatie blijft achter of is onvoldoende, patiënten verblijven onnodig langer in het ziekenhuis, de huisarts is niet geïnformeerd over waar de patiënt verblijft in de keten. In samenwerking met Sleutelnet is onderzocht welke beschikbare softwarepakketten op de markt zijn die kunnen voorzien in de realisatie van een digitaal overdrachtsdossier. In de omliggende regio’s is de applicatie Point in gebruik of wordt Point momenteel geïmplementeerd. Wanneer deze applicatie voldoet aan de eisen, met name aan de ondersteuning van de minimale overdrachtsset dan geniet deze de voorkeur boven andere applicaties zodat ook bovenregionaal informatie kan worden uitgewisseld. Belangrijk is dat alle zorginstellingen in de regio aansluiten bij deze in te zetten ontwikkeling om zo een optimaal mogelijk rendement te halen voor de patiëntenzorg. De kosten van Point zijn per transfer aanzienlijk. Op basis van resultaten uit een andere regio kan worden verwacht dat de besparingen in efficiency wel opwegen tegen deze kosten. De business case zal naar verwachting neutraal of positief uitpakken. Het HerstelZorgProgramma adviseert dan ook te kiezen voor implementatie van Point. Point zal moeten worden geleverd vanuit Sleutelnet. Sleutelnet is dan ook verantwoordelijk voor verdere onderhandeling met de leverancier van Point. Het HerstelZorgProgramma wijst erop dat de overeenkomst in overeenstemming moet zijn met de inkoopvoorwaarden van de verschillende ziekenhuizen. 1.2
Introductie
De Rijnland Zorggroep, het Diaconnessenhuis Leiden en het Leids Universitair Medisch Centrum willen de verwijzing van patiënten van ziekenhuis naar verzorging & verpleging en de thuiszorg verbeteren. De partners binnen het HerstelZorgProgramma hebben de informatieoverdracht als knelpunt benoemd in de zorgketen van kwetsbare ouderen. Goede communicatie, met name m.b.t. patiënteninformatie, is essentieel voor het welslagen van het HerstelZorgProgramma. Daarvoor is de Minimale Overdrachtsset (MOS) ontwikkeld. De volgende fasen zijn ontwikkeling en implementatie van een digitaal overdrachtsdossier. Vanaf het begin is Sleutelnet betrokken bij het bepalen van de eisen en wensen en het onderzoek naar de mogelijke oplossingen. Het HerstelZorgProgramma draagt bij aan de besluitvorming door inhoudelijke eisen te definiëren. Daarnaast zorgt het HerstelZorgProgramma voor draagvlak bij de verschillende zorginstellingen voor de gekozen oplossing. Sleutelnet is verantwoordelijk voor de totstandkoming van de overeenkomst met de leverancier van het digitaal overdrachtsdossier en de overeenkomsten en tariefstelling voor levering aan de verschillende zorginstellingen. De overeenkomst met de leverancier van het digitaal overdrachtsdossier moet in overeenstemming zijn met de inkoopvoorwaarden van de verschillende deelnemende instellingen. De afgelopen maanden is door het HerstelZorgProgramma en door Sleutelnet gezocht naar oplossingen voor realisatie van een digitaal overdrachtsdossier in de regio. Dit document beschrijft de wijze van 1
totstandkoming de minimale overdrachtsset (MOS) en de eisen en wensen ten aanzien van het digitaal overdrachtsdossier.
1.3
Het HerstelZorgProgramma
Het HerstelZorgProgramma is een door het Nationaal Programma Ouderenzorg gefinancierd project in de regio Zuid-Holland Noord. Aan het project nemen deel de ziekenhuizen: de Rijnland Zorggroep, het Diaconnessenhuis Leiden, het Bronovo Ziekenhuis, Stichting Rivierduinen en het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC). Daarnaast zijn de grote instellingen voor verpleging, verzorging en thuiszorg: Topaz, Activite en WWZ-Mariënstaete-Valent, de zorgverzekeraar Zorg & Zekerheid en de LHV kring West Nederland deelnemer aan het project. Het project heeft als doelstelling het verlies van zelfredzaamheid bij kwetsbare ouderen na ziekenhuisopname te minimaliseren en het herstel na ziekenhuisopname te verbeteren. Als onderdeel van het project is een deelproject gedefinieerd met als doelstelling het standaardiseren van de informatieoverdracht en het realiseren van een digitaal overdrachtsdossier. Aangezien het Bronovo Ziekenhuis een andere regio infrastructuur kent is het digitaal overdrachtsdossier in aanvang alleen gericht op de regio Zuid-Holland Noord. Ontwikkeling van de Minimale overdrachtsset (MOS) De vier deelnemende ziekenhuizen hebben specialistisch geriatrisch teams (SGT’s) opgezet, welke multidisciplinair zijn samengesteld uit verschillende professionals in de keten. De vier SGT’s is gevraagd per overdrachtsmoment (thuis-ziekenhuis, ziekenhuis-vervolg) de gewenste informatie aan te geven. Als voorbereiding op het vaststellen van de informatieoverdracht is gekeken welke standaarden of adviezen op dit gebied al zijn ontwikkeld en beschreven. Van de volgende informatie is gebruik gemaakt: 1.
Transmurale afspraken bij ziekenhuisopname (uit: Sterke medische zorg voor kwetsbare ouderen, knmg standpunt, maart 2010). Daarin wordt aangegeven welke items een verwijsbrief bevat;
2.
Het Zorgleefplan model (Actiz) bevat vier domeinen van belang voor ‘Kwaliteit van leven' (lichamelijk welbevinden, mentaal welbevinden en autonomie, woon- en leefomstandigheden en participatie);
3.
De Kernset e-Overdracht in de care’ is een gegevensset voor de verpleegkundige/ verzorgende overdracht tussen organisaties. De kernset is tot stand gekomen in een gezamenlijk project met V&VN, Actiz en Nictiz;
4.
Het Veiligheidsmanagementsysteem (VMS) thema kwetsbare ouderen;
5.
De bestaande informatieuitwisseling en formulieren van de verschillende transferbureau’s;
6.
De benodigde informatie voor aanvraag van een CIZ indicatie voor AWBZ zorg en specifiek voor afwikkeling van een standaard indicatieprotocol (SIP’s).
Herstelzorg heeft op basis daarvan een voorstel voor een informatieset gemaakt. Het voorstel is vervolgens in de vier SGT’s besproken. Elk team heeft aangegeven wat de minimale informatiebehoefte is. De wensen van de vier SGT’s kwamen grotendeels overeen. Dit heeft geleid tot de concept MOS zoals bijgesloten in 2
bijlage 1. De definitieve MOS zal op 10 augustus 2011 in het overleg van de SGT voorzitters worden vastgesteld.
2
Huidige procesorganisatie transfers
2.1
Definitie transfer
Een transfer is gedefinieerd als een ontslag uit het ziekenhuis waarbij nazorg in de vorm van thuiszorg of zorg in een intramurale instelling noodzakelijk is. In tabel 1 is weergegeven welke zorgvormen worden onderscheiden. Tabel 1 Zorgcategorie
Zorgvorm
Bekostiging
Thuiszorg
Huishoudelijke hulp
WMO
Verzorging
AWBZ
Verpleging Verzorgingshuis
AWBZ of ZVW (medisch specialistische verpleging thuis) AWBZ
Verpleeghuis
AWBZ
Revalidatiecentrum
ZVW
Verpleeghuis
AWBZ of met ingang van 2012 ZVW (somatische revalidatiezorg)
Langdurige intramurale zorg Kortdurende revalidatiezorg
2.2
Transfers per ziekenhuis
Binnen de regio is bij de transferpunten van de verschillende ziekenhuizen geinventariseerd hoeveel transfers jaarlijks wordt uitgevoerd. In tabel 2 is het aantal transfers per ziekenhuis per jaar weergegeven. Tabel 2 Ziekenhuis Rijnland Zorggroep Diaconnessenhuis Leiden LUMC Totaal
2.3
Transfers per jaar 1.700 1.800 2.200 5.700
Beschrijving huidig proces
Het ontslag wordt door de betreffende afdeling binnen het ziekenhuis geïniteerd. Daar vindt ook de eerste beoordeling plaats van de noodzakelijke zorg na ontslag uit het ziekenhuis. Wanneer er een indicatie is voor zorg na ontslag uit het ziekenhuis dan wordt het transferbureau op de hoogte gesteld. Over het algemeen stuurt de afdeling een formulier met relevante gegevens over de benodigde zorg naar het transferbureau. Het transferbureau neemt daarop contact op met de patiënt en/of familie om de noodzakelijk en gewenste zorgvraag te definiëren.
3
Het transferbureau regelt verzorgt daarop de afstemming met de zorginstelling(en) die voor de nazorg worden ingezet en met de organen die nodig zijn voor het organiseren van de bekostiging voor deze zorg. Dit betreft met name het proces van indicatiestelling bij het Centraal Indicatieorgaan Zorg (CIZ) en waar nodig bij het betreffende WMO loket voor WMO voorzieningen. Dit proces wordt niet digitaal ondersteund waardoor bij het organiseren van een transfer communicatie plaats vindt via fax en telefoon. De workflow wordt niet digitaal ondersteund waardoor de status van een transfer alleen beschikbaar is via een papieren status. Bij ontslag naar huis wordt de huisarts in veel gevallen niet tijdig geïnformeerd. Dit gebeurt uiteindelijk via de ontslagbrief maar deze volgt in sommige gevallen pas na enkele weken.
Figuur 1: Communicatielijnen in de transferketen 2.4
Probleemanalyse huidig proces
Het huidige proces wordt gekenmerkt als een handmatig proces met ongestructureerde communicatie met veel betrokken partijen. De doorlooptijd van het totale proces van het organiseren van een transfer is daardoor lang. Daarnaast is er veel tijd gemoeid door de verschillende medewerkers voor het organiseren van een transfer. Het totale proces is foutgevoelig. Gevolgen van deze werkwijze zijn niet limitatief: 1.
VVT-instellingen zijn niet goed op de hoogte (inhoud en proces);
2.
Patiënten blijven langer liggen dan noodzakelijk;
3.
Veel handwerk bij afstemmen en invoeren gegevens door afdeling en transferbureau, arbeidsintensief en foutgevoelig;
4.
Afhandeling aanmelding door VVT-instelling gebeurt handmatig en is arbeidsintensief;
4
5.
Informatieoverdracht is niet tijdig en volledig, veel werk bij VVT-instellingen om de informatie te achterhalen;
6.
Huisarts is niet (tijdig) geïnformeerd over het ontslag.
3.
Het digitaal overdrachtsdossier
3.1
Gewenste oplossing
De gewenste oplossing is een webbased systeem dat de totale communicatie en workflow van het transferproces ondersteunt. Het draagt zorg voor digitale uitwisseling van de minimale overdrachtsset, organisatie van de financiering van de nazorg (indicatiestelling CIZ), efficiënte communicatie en transparantie in het transferproces. 3.2
Mogelijke oplossingen
Door het HerstelZorgProgramma is in samenwerking met Sleutelnet geïnventariseerd welke mogelijke oplossingen in de markt beschikbaar zijn voor het digitaal overdrachtsdossier. Uit deze inventarisatie zijn drie opties gekomen: A. Topicus Zorg B.V. (www.topicuszorg.nl) uit Deventer levert de applicatie eOverdracht Van deze applicatie is een demo versie. Moet nog verder worden ontwikkeld in de praktijk en is nog niet operationeel. Kan hierdoor flexibel zijn in de inrichting maar vergt nog veel tijd en er is geen standarisatie met de omliggende regio’s. B.
Gino B.V. (www.gino.nl) uit Groningen levert de applicatie Gino Transfer Heeft inmiddels één klant in het noorden van het land maar er is nog weinig ervaring te melden. Er is wel een CIZ aanmeldfunctionaliteit.
C.
Techxx B.V. (www.verzorgdeoverdracht.nl) uit Hoofddorp levert de applicatie Point. Is een bestaand product met meerdere afnemers. Point heeft zich ontwikkeld tot een standaard product voor een digitaal overdrachtsdossier. In meerdere regio’s is Point nu in gebruik, waaronder in de omliggende regio’s. Verder wordt Point momenteel geïmplementeerd in verschillende nieuwe regio’s, waaronder de regio Amsterdam waaronder de UMC’s.
Gegeven de positie die Point in neemt in de markt ten opzichte van de alternatieven is in overleg met de Programmaraad van Sleutelnet in eerste instantie onderzocht of Point ook een goede oplossing is voor de transmurale digitalisering in de regio Zuid-Holland Noord. Het programma POINT levert de volgende functionaliteiten: 1. 2.
Bij de oplevering zal POINT de regionale minimale overdrachtsset bevatten (contract voorwaarde) Digitaal werken: a. eenmalig invoeren, meervoudig gebruik; b. één centraal overdrachtsdossier (geen losse faxen die kunnen zoekraken); c. betere informatievoorziening over de patiënt en transfer dankzij het gebruik van de minimale overdrachtsset met vooraf gedefinieerde (verplichte) gegevensvelden; d. digitale ontvangst en/of (verpleegkundige) overdacht van gegevens, zonder vertraging; e. digitaal archief (geen fysieke opslag nodig en printbaar met een druk op de knop); f. Inzage op basis van autorisatie; g. Beveiliging; 5
3.
4. 5.
h. Leesbaarheid. Effectief communiceren (in de keten): a. Automatisch voorvullen van de AanmeldFunctionaliteit van het CIZ; b. (real time) inzicht in status van de transfer voor alle betrokken organisaties; c. Plaats- en tijdsonafhankelijk samenwerken aan de transfer. Versnellen van het transferproces: a. Met behulp van onder andere effectief en digitaal communiceren het aantal ligdagen verminderen van patiënten die vanuit het ziekenhuis naar V&V en thuiszorg worden verwezen. Handvatten voor sturen: a. Management rapportages; b. Capaciteitsplanning; c. Inzicht in doorlooptijden binnen en tussen organisaties.
Point staat voor: Punt voor Overdracht, Informatie, Naslag en Transfers. In de huidige situatie worden transfertrajecten schriftelijk en/of per e-mail gecommuniceerd tussen verpleegafdeling en transferpunt, transferpunt en CIZ, CIZ en zorgkantoor, transferpunt en zorgaanbieder en vice versa, transferpunt en de gemeentes (WMO voorziening). Daarnaast wordt er regelmatig telefonisch gecommuniceerd over de status van het transfertraject. Point is een webapplicatie voor Overdracht van Informatie over Naslag en Transfer die het transferproces kan ondersteunen. In figuur 2 is een visuele weergave opgenomen over de positionering van Point in de transferketen en bijbehorende communicatielijnen.
Figuur 2: Communicatielijnen in de transferketen van webapplicatie Point Met behulp van Point kunnen alle regionale ketenpartners op basis van geautoriseerde en beveiligde toegang de transfertrajecten in Point digitaal aanmaken, bijwerken en inzien. Point kan men via internet benaderen en hiervoor is geen specifieke hardware en/of software voor de gebruikersorganisaties nodig. Point wordt op dit moment door ruim 5.000 gebruikers in productie gebruikt in regio’s Den Haag, Delft, Schiedam, Amsterdam, Gouda, Zoetermeer en Amersfoort. Gebruik makende organisaties zijn o.a. 6
ziekenhuizen, CIZ regio’s, zorgkantoor, gemeente (voor Wmo), GGZ-instelling, zorgaanbieders en revalidatiecentra. 3.3
Betrokken partijen bij implementatie digitaal overdrachtsdossier
Voor de regiobrede implementatie van een digitaal overdrachtsdossier spelen de volgende actoren een belangrijke rol: 1.
2.
Beoogde participanten: a. Ziekenhuizen: i. RijnlandZorggroep ii. Diaconnessenhuis iii. Leids Universitair Medisch Centrum b. Zorgaanbieders: i. TOPAZ ii. ActiVite iii. WWZ-Mariënstaete-Valent c. Huisartsen. Overige actoren: a. CIZ; b. Gemeenten / WMO loketten; c. Sleutelnet; d. Leverancier digitaal overdrachtsdossier.
4.
Baten
Primair is de doelstelling van de implementatie van Point dat de kwaliteit van de overdrachten wordt vergroot. Borging van de gedefinieerde minimale overdrachtsset in een geautomatiseerd systeem zal ervoor zorgen dat de zorgaanbieders die de zorg continueren na ontslag uit het ziekenhuis tijdig, volledig en juist zijn geïnformeerd. Daarnaast zijn ook financiële baten te verwachten. Deze kunnen worden onderverdeeld in directe besparingen in tijd door verbetering van de efficiency en in indirecte baten in omzetverhoging en kostenreductie door versnelling van de doorlooptijd. Binnen de regio Leiden is geen uitgebreide analyse uitgevoerd naar het huidige kostenniveau van het transferproces en de potentiële baten die kunnen worden gerealiseerd na invoering van Point. De volgende effecten worden verwacht op het gebied van efficiencyverbetering: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Digitale communicatie (ipv fax / telefoon); Automatisch overnemen gegevens; Actuele status transferproces; Actueel overzicht patiëntgegevens; Directe toegang tot overdracht; Automatische registratie t.b.v. managementinformatie; Terugdringen rapportage-, nazoek- en archiveertijd.
In andere regio’s waar Point is geïmplementeerd is over het algemeen geen business case opgesteld met betrekking tot de baten en lasten voor en na implementatie van Point. In de regio Delft heeft men een inschatting gemaakt van de baten en hieruit bleek dat men een reductie over de totale keten van afdelingsverpleegkundige, transfermedewerker, CIZ medewerkers en medewerkers van de VVT-instellignen van ongeveer 100 minuten op een proces wat een doorlooptijd kende van 265 minuten. Dit houdt een reductie in van ongeveer 35%. Wanneer deze resultaten zouden worden vertaald naar de situatie in Leiden dan zou dit een reductie impliceren van 9.500 uren op jaarbasis verdeeld over alle betrokken instellingen. 7
Dit komt overeen met ongeveer 6 fte (op basis van 1.500 beschikbare uren) en in geld uitgedrukt ongeveer €300.000,--. Voor de regio Leiden geldt dat de informatieset die wordt uitgewisseld wel groter is dan standaard. De besparing zal daarmee naar verwachting iets lager uitvallen. De indirecte besparingen worden gerealiseerd door reductie in totale doorlooptijd van een transfer. Instellingen in de keten zijn door Point eerder op de hoogte van een transfer die in de planning staat waardoor een reductie in ligdagen kan worden gerealiseerd. Deze potentiële reductie in ligduur kan resulteren in: 1. 2. 3.
Minder verkeerde bedden; Potentiële vergroting opnamecapaciteit ziekenhuis; Potentiële toename productie ziekenhuis en VVT-instelling.
Aangezien deze besparingen minder hard zijn is hier geen berekening van gemaakt. 5.
Contractvorming Sleutelnet - Techxx
Techxx is de leverancier die Point heeft ontwikkeld. Sleutelnet zal de contractbesprekingen met Techxx voeren. Sleutelnet is het samenwerkingverband van de zorginstellingen en zorgverzekeraar in de regio ZuidHolland Noord op het gebied van de ICT. Inmiddels wordt door de directeur van Sleutelnet, Dolf v.d. Berg, voorbereidende besprekingen gevoerd om te komen tot een concept contract opstelling . Aangezien de techniek tussen Point en de zorginstellingen op elkaar moeten aansluiten is vooraf direct contact nodig tussen Techxx en de ICT afdelingen van de zorginstellingen. Verder zal het concept contract in overeenstemming moeten zijn met de individuele inkoopvoorwaarden van de ziekenhuizen. Herstelzorg en Sleutelnet stellen voor om uit te gaan van twee fasen in het contract waarbij wordt uitgegaan te starten met de implementatie per 1 oktober 2011 (zie bijlage 2, brief aan Techxx). Verder zal er in het contract sprake zijn van eenmalige- en structurele kosten. De directeur van Sleutelnet zal dit afstemmen met de Raad van Commissarissen.
8
