november 2014 HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE VERENIGING VAN EIGENAARS ‘D E G R O E N E A K K E R’ TE DE BILT INLEIDING Dit reglement bevat als aanvulling op het bepaalde in de Akte van Splitsing huishoudelijke regels voor de eigenaars of gebruikers van het appartementencomplex De Groene Akker te De Bilt. Het Huishoudelijk Reglement wil de bewoners, zowel eigenaars als huurders, helpen op een prettige wijze te wonen en te leven in De Groene Akker. Het is tevens gemaakt om bij verschil van inzichten voor eigenaars en bestuur een instrument te zijn voor het oplossen van daaruit voortvloeiende problemen. Artikel 1 DEFINITIES (art. 1 van de Akte van Splitsing) 1. In dit reglement wordt onder splitsingsakte verstaan, de Akte van Splitsing d.d. 20 februari 1998 verleden voor Mr. H.J. Alers, notaris te De Bilt, ten behoeve van de Vereniging van Eigenaars De Groene Akker te De Bilt. 2. Onder de in dit reglement gebruikte begrippen dient hetzelfde te worden verstaan als onder de gelijkluidende begrippen in de genoemde splitsingsakte. Artikel 2 HET BESTUUR (art. 40-42) 1 a. Het bestuur bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf leden, waarvan tenminste drie eigenaar zijn. Het kent de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester. Van deze drie functies kunnen ten hoogste twee in één persoon verenigd zijn. b. Er mag uitsluitend 1 persoon per appartement zitting hebben in het bestuur. 2. Het bestuur vergadert zo dikwijls als het zelf nodig acht of door de vergadering wordt opgedragen. 3. Het bestuur ziet toe op de naleving van het bepaalde in de splitsingsakte en dit huishoudelijk reglement. 4. a. Het bestuur kan aan de vergadering voorstellen doen voor het instellen van commissies en aan welke bepaalde taken worden gedelegeerd. Deze commissies zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur, met uitzondering van de hierna te noemen Kascommissie en de commissie van advies (CvA). In alle commissies, met uitzondering van de Kascommissie en CvA, neemt steeds een bestuurslid zitting. Een commissie kan te allen tijde door de vergadering worden ontheven uit haar functie. b. De CvA dient het bestuur door het geven van gevraagde en ongevraagde adviezen. De CvA bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf leden die zo mogelijk kennis hebben van verschillende vakgebieden. Zij worden op voordracht van het bestuur benoemd door de vergadering. De CvA is verantwoording verschuldigd aan de vergadering. 6. Het bestuur kan de vergadering voorstellen lid te worden van een belangenvereniging of abonnementen te nemen op relevante tijdschriften. 7. Als het bestuur willens en wetens handelt in strijd met het Burgerlijk Wetboek, zijn de leden van het bestuur hoofdelijk verantwoordelijk en aansprakelijk. 8. Als het bestuur, om welke reden dan ook, aftreedt, verplicht het zich de lopende zaken te blijven behartigen en daartoe –demissionair- aan te blijven tot het moment dat er een nieuw bestuur is gevormd.
Artikel 3 VERGADERINGEN (art. 32-39) 1. Een vergadering wordt gehouden op een door het bestuur vastgestelde plaats en tijd. 2. Eigenaars kunnen ook zelf schriftelijk agendapunten bij het bestuur indienen tot uiterlijk drie dagen vóór een vergadering. 3. Een persoon kan maximaal twee leden in de ledenvergadering vertegenwoordigen. Deze vertegenwoordiging kan uitsluitend bij schriftelijke volmacht. Artikel 4 BEGROTING, JAARREKENING EN KASCOMMISSIE (art. 4-7) 1. Uiterlijk in de vergadering waarin de jaarrekening van enig boekjaar wordt behandeld, wordt de begroting voor het komende respectievelijk het dan lopende jaar vastgesteld. 2. Een door de vergadering goedgekeurde begroting geldt als financiële leidraad en mandaat voor het bestuurlijk handelen in het betreffende boekjaar. 3. Het bestuur behoeft de goedkeuring van de vergadering als de werkelijke kosten meer dan 3% of € 1.500,hoger zijn dan de overeenkomende begrotingspost. 4. De vergadering benoemt jaarlijks uit haar midden een Kascommissie van twee personen niet zijnde bestuursleden. De Kascommissie controleert aan de hand van de boekingsstukken de financiële administratie en de jaarrekening en brengt van haar bevindingen schriftelijk verslag uit in de vergadering waarin de jaarrekening wordt behandeld. Dit verslag kan desgewenst in de vergadering nader worden toegelicht. Artikel 5 BIJDRAGEN VAN DE EIGENAARS (art. 4-7) 1. Indien de begroting van enig boekjaar aanleiding geeft tot wijziging van de maandelijkse bijdragen van de eigenaars, gaat deze in per 1 januari van het betreffende boekjaar als de wijziging in het voorafgaande jaar is vastgesteld. Wijziging gedurende een boekjaar gaat in per de eerste van de maand volgend op de maand waarin de nieuwe bijdragen zijn vastgesteld. 2. Onverlet het bepaalde in artikel 28.2 van de splitsingsakte dient bij vervreemding van een appartementsrecht de verschuldigde maandelijkse bijdrage door de vervreemder te worden voldaan tot het einde van de maand waarin de notariële overdracht plaatsvindt. De verschuldigde maandelijkse bijdrage zal voor de verkrijger aanvangen op de eerste van de maand volgende op de maand van overdracht van het appartementsrecht. De vervreemder is een door het bestuur vast te stellen vergoeding verschuldigd voor de door of namens het bestuur bij vervreemding te verrichten administratieve handelingen. 3. De maandelijkse bijdragen van de eigenaars dienen bij vooruitbetaling op de vijfde werkdag van de maand te zijn voldaan door automatische overboeking op een van de rekeningen van de Vereniging van Eigenaars De Groene Akker te De Bilt. Artikel 6 RESERVERINGEN (art. 4) 1. Teneinde groot onderhoud aan de gebouwen in de toekomst financieel mogelijk te maken, wordt een reservefonds gevormd, verder genoemd Voorziening voor groot onderhoud, waarin een vooraf vastgesteld gedeelte van de maandelijkse bijdragen van de eigenaars wordt gestort. 2. Zolang de gelden van de Voorziening voor groot onderhoud niet gebruikt behoeven te worden, dienen ze te worden belegd op een door de vergadering goedgekeurde wijze waarmee zo min mogelijk risico zal worden gelopen. 3. De rente die wordt genoten van de belegde gelden van de Voorziening voor groot onderhoud dient ten gunste daarvan te worden gebracht. 4. De algemene reserve wordt gevormd door eventuele overboeking van batige saldi van de rekening van baten en lasten en verminderd door eventuele overboeking van tekorten op die rekening. 5. De vergadering kan in bijzondere gevallen besluiten een eenmalige uitgave waarin de begroting niet voorziet, ten laste van de algemene reserve te brengen.
6.
Indien de algemene reserve een negatief saldo heeft, dienen de maandelijkse bijdragen van de eigenaars zodanig te worden aangepast dat dit tekort zo spoedig mogelijk zal zijn geëlimineerd.
Artikel 7 GEBRUIK, BEHEER EN ONDERHOUD VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE GEDEELTEN EN GEMEENSCHAPPELIJKE ZAKEN (art. 9-16) 1. Opdrachten voor groot onderhoud die afwijken van hetgeen in de vergadering is besloten behoeven de goedkeuring van de vergadering 2. Voor alle overeenkomsten als bedoeld in het vorige lid dienen minstens twee offertes te worden gevraagd van daarvoor gekwalificeerde bedrijven. 3. De in opdracht van het bestuur, respectievelijk de vergadering, in of aan de gebouwen werkzame personen kunnen uitsluitend van het bestuur of een daarvoor aangewezen deskundige de nodige aanwijzingen en/of instructies ontvangen. 4. Behoudens ingeval van calamiteiten dienen de eigenaars zich te onthouden van al of niet rechtstreekse bemoeienissen met zaken van onderhoud en andere werkzaamheden of met personen die werkzaamheden verrichten. 5. Klachten met betrekking tot onderhoud van gebouwen dienen schriftelijk ter kennis te worden gebracht van het bestuur, of een door het bestuur daarvoor aangewezen persoon. 6. Iedere appartementseigenaar is verplicht het plaatsen van steigerwerk ten behoeve van onderhoud of reinigen van het gebouw toe te staan. 7. De toegang tot de technische ruimten en het dak is voorbehouden aan het bestuur en eventueel door het bestuur daartoe gemachtigden. 8. Het aanbrengen van de in artikel 13.2 van de splitsingsakte bedoelde zaken is slechts geoorloofd met schriftelijke toestemming en volgens de door het bestuur daaraan verbonden voorwaarden betreffende de wijze van uitvoering. 9. Zonwering mag worden aangebracht mits voldaan wordt aan door het bestuur vastgestelde voorwaarden, welke bij de secretaris beschikbaar zijn. 10. De eigenaars zijn verplicht defecten waarvan te verwachten is dat deze overlast aan anderen kunnen veroorzaken, zoals lekkages, verstoppingen, etc., direct te melden als onder lid 5 bedoeld en de betrokken medebewoners. Storingen aan liften, deuren en andere gemeenschappelijke voorzieningen dienen direct aan het bestuur te worden doorgegeven. 11. Uniforme naambordjes bij de hoofdingangen worden door of namens het bestuur aangebracht. 12. Het is niet toegestaan een appartement, een bergruimte of een gemeenschappelijke ruimte al of niet tijdelijk te gebruiken voor het plaatsen en/of opslaan van gevaarlijke stoffen. 13. De bewoners van ieder appartement hebben recht op één parkeerplaats voor een eigen voertuig, aan te wijzen door het bestuur. Voor de aangewezen plaatsen gelden de volgende voorwaarden: a. de toewijzing van een parkeerplaats, welke geschiedt op basis van mobiliteit, kan jaarlijks worden herzien; b. toegewezen plaatsen worden voorzien van het kenteken van het voertuig; c. parkeerplaatsen van bewoners zonder eigen auto worden aangemerkt als plaatsen voor bezoekers van De Groene Akker; d. als een bewoner die er eerder geen bezat, over een auto gaat beschikken, of wanneer het appartement wordt verkocht en de nieuwe eigenaar een auto bezit, wordt hem een parkeerplaats toegewezen; e. men dient zich te houden aan de regels zoals aangegeven op borden van de Serviceflat De Akker; f. bij wijziging van kenteken komen de kosten van een nieuw bord bij de parkeerplaats voor rekening van de gebruiker; g. parkeren geschiedt voor eigen risico. 14. Huisvuil dient in vuilniszakken gedeponeerd te worden op de plaats en tijd die daarvoor is aangewezen en vastgesteld door het bestuur.
15. Oud papier en in de brievenbussen aangetroffen ongewenste drukwerken enz. mogen niet in de gemeenschappelijke ruimten worden achtergelaten. 16. Met het oog op de veiligheid: a. dienen alle buitendeuren, behoudens het normale gebruik daarvan, gesloten te blijven. Om de algemene ruimten te luchten mogen de deuren naar de galerijen tijdelijk worden opengezet mits degene die ze openzet erop toeziet dat ze weer gesloten worden; b. mogen onbevoegden niet in de gebouwen worden toegelaten; c. is het niet toegestaan toegang te verlenen aan personen die zich als bezoek voor anderen melden. 17. Muziek is in de algemene ruimten niet toegestaan. 18. Het afsteken van vuurwerk rond de gebouwen, in de tuin of op het parkeerterrein, is niet toegestaan. 19. Eigenaars, respectievelijk verzorgers van huisdieren, dienen er voor zorg te dragen dat deze huisdieren zich nimmer loslopend in de gemeenschappelijke ruimten bevinden en/of overlast bezorgen voor medebewoners. Eigenaars zijn zelf aansprakelijk voor het terstond opruimen van de door hun dieren veroorzaakte vervuiling. Dit is ook van toepassing op huisdieren van bezoekers. 20. Het is niet toegestaan eigenmachtig reparaties te verrichten of veranderingen aan te brengen aan installaties en leidingen, noch apparatuur in of uit te schakelen indien deze tot algemeen gebruik dienen. 21. Het is verboden in de liften en andere gemeenschappelijke ruimten, de galerijen uitgezonderd, te roken. 22. De gemeenschappelijke ruimten mogen geen speelterrein zijn voor kinderen. 23. Het is zonder toestemming van het bestuur verboden versieringen of decoraties in de algemene ruimten aan te brengen. 24. De mededelingenborden zijn bestemd voor mededelingen door het bestuur aan de bewoners. Andere publicaties behoeven de goedkeuring van het bestuur. 25. De originele tekening van het Kadaster geeft de grenslijnen van het terrein van De Groene Akker nauwkeurig aan. Deze tekening en de bouwaanvraagtekening zijn onder beheer van het bestuur. De stroken grond om de gebouwen, die behoren tot het onverdeeld juridisch eigendom van de gezamenlijke eigenaren verenigd in de VVE De Groene Akker, zullen als volgt worden aangewend: a. de strook grond aan de westzijde van de gebouwen mag door de bewoners van de begane grond, elk het deel voor het eigen appartement, in combinatie met het terras worden gebruikt, beplant en verzorgd. Door dit gebruik mogen geen belemmeringen ontstaan voor hun buren. Het bestuur ziet er op toe dat de bewoners het strookje grond op de bedoelde wijze benutten. b. De strook grond aan de drie andere zijden van de gebouwen zijn bestemd voor gezamenlijke groenvoorziening door De Groene Akker, die er ook voor zorgt dat onderhoud plaatsvindt. Artikel 8 GEBRUIK, BEHEER EN ONDERHOUD VAN PRIVé-GEDEELTEN (art. 17-23) 1. Werkzaamheden die storende geluiden veroorzaken zijn verboden op zon- en feestdagen en op andere dagen tussen 20.00 en 08.00 uur. 2. Het is niet toegestaan satellietschotels, zendmasten en zend-/ontvangsteenheden e.d. aan te brengen aan gevels en daken. 3. Het ten gehore brengen van muziek, het gebruik van geluidsdragers daaronder begrepen, mag slechts geschieden op zodanige wijze dat dit in een ander privé-gedeelte niet hinderlijk hoorbaar is. 3a. Harde vloerbedekking mag in een appartement niet eerder worden aangebracht dan nadat aan het bestuur, of een andere daarvoor door het bestuur aangewezen commissie of persoon, schriftelijk en controleerbaar is aangetoond, dat aan de voorwaarden van artikel 17 lid 7 van de Akte van Splitsing en de wettelijke bepaling van minimaal 10 decibel (volgens de Ico/TNO norm) met betrekking tot de contactisolatie zal worden voldaan. 4. Bij klachten in het algemeen maar vooral betreffende geluidshinder kan het bestuur een onafhankelijke deskundige inschakelen voor een onderzoek. De kosten van het onderzoek komen ten laste van klager of beklaagde, al naar gelang het gelijk of ongelijk. 5. Het is verboden kleden, matten, tafellakens e.d. te kloppen of uit te slaan buiten de balkons of de ramen.
6.
Beddengoed, wasgoed e.d. dient op zodanige wijze te worden opgehangen dat dit van buitenaf niet zichtbaar is. 7. Het gebruik van gemeenschappelijke ruimten voor het plaatsen van privé-goederen is niet toegestaan. 8. Aanplakbiljetten e.d. mogen uitsluitend binnenskamers tegen de ramen worden bevestigd. 8.a. Het is, in afwijking van art 13.2 van de Splitsingsakte en bij besluit van de Algemene Leden Vergadering, toegestaan plantenbakken aan de buitenzijden van het balkon te hangen en vlaggen uit te steken. 9. Het is niet toegestaan schilderwerk aan de buitenzijde van de privé-gedeelten te (laten) verrichten. 10. Bij langdurige afwezigheid dient de bewoner te melden, bijvoorbeeld bij zijn buren, hoe hij ingeval van calamiteit te bereiken is of hoe zijn appartement door of namens het bestuur kan worden betreden om passende maatregelen te nemen. Gemaakte kosten komen voor rekening van de bewoner. 11. Bij voorgenomen verkoop dient de eigenaar het bestuur daarvan schriftelijk in kennis te stellen.
Artikel 9 OVERIGE BEPALINGEN 1. Bij verhuizing of verbouwing is elke eigenaar verplicht preventieve maatregelen te nemen om beschadiging of verontreiniging van de algemene ruimten te voorkomen, één en ander in overleg met het bestuur. (art. 1723) 2. De eigenaar of gebruiker die werkzaamheden verricht of laat verrichten door derden, blijft voor gemaakte fouten waarvan andere eigenaars of gebruikers hinder of schade ondervinden, volledig aansprakelijk tegenover de vereniging en haar leden, onverminderd de aansprakelijkheid van eventuele uitvoerders.(art. 17-23) 3. Op grond van de in de splitsingsakte van toepassing zijnde artikelen zijn de vastgestelde bedragen: a. minimumbedrag van verschuldigde rente bij wanbetaling van de maandelijkse bijdrage artikel 6.1 van de splitsingsakte) € 10.-; b. maximale boete door de vereniging op te leggen bij het plegen van een overtreding (artikel 29.2 van de splitsingsakte) € 250.-; c. hoogte van het bedrag per jaar tot hetwelk het bestuur zonder machtiging van de vergadering onderhoudswerkzaamheden mag laten verrichten aan gemeenschappelijke zaken (artikel 37.2 van de splitsingsakte): in totaal € 7.500.-. Deze werkzaamheden dienen een spoedeisend karakter te hebben en door een positief advies van de CvA te worden gesteund; d. hoogte van het bedrag waarboven de vergadering slechts met gekwalificeerde meerderheid t.a.v. besluit- en vergaderquorum uitgaven mag doen buiten het onderhoud conform het bepaalde in artikel 37.5 van de splitsingsakte: € 10.000.-; e. hoogte van het bedrag waarboven het bestuur machtiging nodig heeft van de vergadering tot het voeren van rechtsgedingen, het aangaan van dadingen enz. (artikel 40.4 van de splitsingsakte) € 1.500.-; f. hoogte van het bedrag waarboven het bestuur in spoedeisende zaken zonder machtiging van de vergadering geen verbintenissen in het kader van het normaal beheer mag aangaan (artikel 40.5 van de splitsingsakte) € 5.000.-. 4. Alle verbeurde boetes komen ten goede aan het algemeen reservefonds. 5. Eigenaars en bestuursleden verlenen hun medewerking aan de Vereniging van Eigenaars zonder aanspraak te maken op enige financiële vergoeding. Vergoeding van kosten behoeft de goedkeuring van het bestuur (art. 32). Aldus vastgesteld in de vergadering van de Vereniging van Eigenaars De Groene Akker, gehouden op 3 november 2014. De voorzitter, J.M. Bakker
De secretaris, F. Woudstra
