Afspraakplanning met spoedpatiënten 17 maart 2010 Paulien Out
[email protected]
Programma • • • •
Afspraakplanning: setting Planning met alleen electief Geval met alleen spoed (inloop) Mengen electieve afspraken en spoedgevallen
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
2
Situatie
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
3
Situatie • • • •
Een arts (of bv scanner) Patiënten komen aan Gaan zitten in de wachtkamer Worden gezien op volgorde van aankomst
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
4
Onzekerheden • Duur van een afspraak • Komt de patiënt wel? • Soms: komen er spoedpatiënten en hoeveel? • Niet meegenomen: laatkomende patiënten
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
5
Belangrijke prestatiematen • Hoe lang wacht de patient? • Hoeveel tijd heeft de arts niets te doen? • Wat is de uitloop van het spreekuur? Afweging moet gemaakt worden
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
6
Alleen geplande afspraken • Blok tijd om patiënten te plannen • Gemiddelde duur afspraak is bekend met een bepaalde verdeling • Vragen: – Hoe laat moeten de afspraken gemaakt worden? – Wat is de wachttijd, leegtijd en uitloop?
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
7
Standaard rooster Plan patiënten op gelijke afstand van elkaar: 1
1
d
1
1
1
einde
d
Soms ook de Bailey‐Welch regel: 2
1
d
1
1
0
einde
d
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
8
Voorbeeld geval • • • • •
Tijdblok van 3 uur Gemiddelde afspraakduur 25 minuten 6 patiënten te plannen Afspraken worden per kwartier gemaakt 5% no‐shows
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
9
Voorbeeld rooster aankomsttijd patient standaard rooster optimaal rooster 1 9:00 9:00 2 9:30 9:00 3 10:00 9:15 4 10:30 9:45 5 11:00 10:00 6 11:30 10:15 wachttijd uitloop leegtijd
12,03 22,08 50,97
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
30,38 11,78 7,85
10
Calculator pica website
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
11
Alleen spoed of inloop • Bijvoorbeeld inloopspreekuur bij huisarts • Afhankelijk van aankomsten, dus van toeval • Hierin weinig sturing op wachttijd, uitloop en leegtijd
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
12
Inloopspreekuur voorbeeld • Stel een arts is gemiddeld 8 minuten bezig met een patiënt • Er komen gemiddeld 6 patienten per uur aan • Behandeling op volgorde van aankomst • Dan is de gemiddelde wachttijd 32 minuten • Arts heeft gemiddeld 60‐8x6=12 minuten per uur geen patiënt
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
13
Mengen electief en spoed • Idee: afspraken plannen terwijl spoedgevallen kunnen aankomen • Voordeel tov alleen spoed: – Minder leegtijd door opvullen rustige momenten
• Nadeel: – Geplande patienten wachten langer
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
14
Beschrijving situatie • Onbekend aantal spoedgevallen komt aan – Gemiddelde aantal per dag is bekend
• Komen willekeurig aan verspreid over de dag • Hebben eventueel een andere afspraakduur dan geplande patiënten
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
15
Bediening spoed • Spoedpatiënten worden zo snel mogelijk geholpen • Patiënt die in behandeling is wordt afgehandeld • Als er meer spoedpatiënten zijn wachten ze op elkaar
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
16
Wachttijd geplande patiënten • Deze bestaat nu uit drie delen – Iedereen die al in de wachtkamer zit – Eventueel een andere patiënt die gelijktijdig aankomt – Spoedpatiënten die aankomen tijdens hun wachttijd
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
17
Invloed van aandeel spoed • • • •
24 intervallen van 10 minuten Geplande afspraken duren gem. 20 minuten Spoed duurt gem. 30 minuten Totaal 240 minuten werk gepland
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
18
Voorbeeld: invloed aandeel spoed tijdstip 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
aantal spoed 0
2 2 0 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 0 1 0 1 0 1 0 1 0 0
1 1 0 1 0 1 0 0 1 0 0 1 0 0 1 0 0 1 0 0 1 0 0 0
4 1 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0
wachttijd 28.18 38.98
49.72
uitloop
43.25
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
35.23 43.25
19
Vorm van het beste rooster • Er moet ruimte overgehouden worden voor spoed • Waar op de dag? – Aan het einde – Gelijkmatig over de dag – Iets anders
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
20
Vorm van beste rooster Geval met 9 geplande en 2 spoedpatiënten: inter val 1 patie nten 1
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
1
0
1
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
Dus ruimte voor spoed vooral richting het einde van de dag Maar niet in een groot blok Dit is een voorbeeld, maar patroon komt veel voor PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
21
0
Wachttijd per patiënt wachttijd patient 1:
3,20
patient 2:
21,56
patient 3:
32,58
patient 4:
42,69
patient 5:
45,76
patient 6:
48,72
patient 7:
51,07
patient 8:
52,51
patient 9:
52,80
Wachttijd loopt snel op En blijft dan vrijwel gelijk
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
22
Conclusies • Standaard rooster werkt niet altijd goed • Meer onzekerheid geeft langere wachttijd • Ruimte voor spoed niet gelijkmatig in de tijd openhouden • Spoed zorgt voor grote wachttijd van geplande patiënten
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
23
Toekomstplannen • Uitbreiding met laatkomende patiënten • Meer patiënt‐ of afspraaktypen toevoegen – bv. eerste polibezoeken
• Model met meer artsen/machines
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
24
Bedankt voor uw aandacht
Vragen? Opmerkingen?
PICA Vumc ‐ 17 maart 2010
25
