Advies ambtelijk WWZ: Instemmen met plan van aanpak inkoop Wmo-trapliften

Portefeuillehoudersoverleg Wonen, Welzijn en Zorg d.d. 5 juli 2012 Agendapunt: 18

ONDERWERP: Plan van aanpak Inkoop Wmo-trapliften

Nummer: 12.0010586

Bijlagen: 1

Gewenste behandeling in WWZ: O = bespreken x = instemmen O = ter kennisneming Inleiding: Zie hiervoor plan van aanpak inkoop Wmo-trapliften

Advies ambtelijk WWZ: Instemmen met plan van aanpak inkoop Wmo-trapliften

Projectplan Openbare Europese aanbesteding Wmo Trapliften 12 juni 2012

SGV inkoop Gooi en

Goo 30/ en

W

Samenwerking vechtstreek

Vechtstreek

Projectplan Europese aanbesteding Wmo trapliften [nummer aanbesteding ] t.b.v. de Inkoopsamenwerking Gooi en Vechtstreek (iSGV)

Deelnemende gemeenten: Gemeente Blaricum, Bussum, Hilversum, Huizen, Laren, Muiden, Naarden, Weesp en Wijdemeren Contactpersonen: Mevr. S. Chaara/ Dhr. G. Pot Mevr Y. Van der Zee/ mevr. N.P. Scherrenberg E-mail: [email protected]

2


Inhoudsopgave

1 2 3 4

5

7.

Inleiding Doelstelling Volume en omvang huidige raamovereenkomst Onderzoeksfase 4.1 Formeren brede werkgroep 4.2 Opzet onderzoek 4.2.1 Evaluatie huidige aanbieder Otto Ooms 4.2.2. Wmo consulenten 4.2.3. Klantbezoeken 4.2.4. Markconsultatie Inhoudelijke en organisatorische randvoorwaarden 5.1 Inhoudelijke randvoorwaarden 5.3 Organisatorische randvoorwaarden Financiën

3

4 4 4 6 6 6 7 7 8 8 9 9 10 12


1 Inleiding Vanaf de invoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) op 1 januari 2007 zijn gemeenten verantwoordelijk voor de maatschappelijke ondersteuning van hun burgers. Door de compensatieplicht in de wet hebben gemeenten een resultaatverplichting wanneer het gaat om het in staat stellen van burgers om o.a een huishouden te voeren en zich in en om het huis te verplaatsen. Wanneer burgers beperkingen ondervinden in hun zelfredzaamheid en niet (of niet volledig) in staat zijn om eigen oplossingen te realiseren, dan dient de gemeente compenserende maatregelen te treffen. Een traplift kan een dergelijke compenserende maatregel zijn die de burger in staat stelt om zich in de woning te verplaatsen en de woning voor hem geschikt maakt. Hierdoor wordt de bredere zelfredzaamheid rondom het voeren van een huishouden vergroot. Dit projectplan gaat over het inkooptraject voor trapliften als compenserende maatregel voor personen die vanwege hun beperkingen in hun mogelijkheden beperkt zijn zich thuis te verplaatsen De gemeenten in de Gooi en Vechtstreek hebben in 2007 een overeenkomst gesloten met de firma Otolift voor het leveren van trapliften. Naast de levering van nieuwe en gebruikte trapliften, behoort ook de installatie van trapliften, instructie aan de klant, service en het onderhoud en het beheer van het depot voor de regio Gooi en Vechtstreek tot de bijbehorende dienstverlening. Het contract met Otolift is in 2010 verlengd met één jaar en in 2011 verlengd tot 30 juni 2012. Gedurende de periode van het inkooptraject, dat per 1 april 2012 gestart is, zal het contract worden verlengd tot 31 december 2012 of tot het moment dat het nieuwe contract van kracht is. 2 Doelstelling De gemeenten in de Gooi en Vechtstreek wensen als afronding van het inkooptraject een overeenkomst af te sluiten met een of meerdere inschrijvers (zie hoofdstuk 51 die voldoen aan de kwaliteitseisen en beleidsdoelstellingen van de deelnemende gemeenten. De intentie is om per 1 februari 2013 een of meerdere nieuwe overeenkomsten in werking te laten treden (zie planning hoofdstuk 6) Als sluitstuk van het inkooptraject wordt een contract opgesteld dat aansluit bij de uitgangspunten van het regionale Wmo inkoop beleid. Om tot een kwalitatief hoogwaardig bestek te komen, is gekozen om, conform de Wmo inkoopstrategie, een brede werkgroep te formeren bestaande uit Wmo beleidsmedewerkers, consulenten en afgevaardigden uit regionale Wmo raden (zie hoofdstuk 4). Vanwege de hoogte van het bedrag dat gemoeid is met de levering van de Wmo trapliften, is een Europese aanbestedingsprocedure verplicht.

3

Volume en omvang huidige raamovereenkomst

3.1 Volume Wmo trapliften Onderstaand is een overzicht over 2010 en 2011 opgenomen van het geleverde en geplaatste aantal nieuwe en hergebruikte trapliften per deelnemende gemeente van de Gooi en Vechtstreek. Tevens is een totaaloverzicht opgenomen van alle deelnemende gemeenten binnen de Gooi en Vechtstreek. Daarnaast is een kolom opgenomen van het totaal uitstaande liften t/m april 2012 per gemeente en totaal voor alle gemeenten. Het aantal her te gebruiken liften, eigendom van de gemeenten Gooi en Vechtstreek, welke opgeslagen zijn in depot bedraagt in april 2012 70 stuks. De gemeenten betalen ook voor het preventief en correctief onderhoud van de trapliften door middel van een all-in onderhoudscontract of een standaard onderhoudscontract voor liften ouder dan 5 jaar.

4

Projectplan Openbare Europese aanbesteding Wmo Trapliften 12 juni 2012 Gemeente

Aantal nieuw geplaatste trapliften 2010

Aantal hergebruikte geplaatste trapliften 2010

Percentage hergebruik 2010

Aantal nieuw geplaatste trapliften 2011

Aantal hergebruikte geplaatste trapliften 2011

Percentage hergebruik 2011

Blaricum Bussum

9 21

7 18

44% 46%

0 22

0 40

0% 65%

Hilversum Huizen Laren Muiden

54 17 4 3

50 16 2 1

48% 48% 33% 25%

38 15 0 0

65 20 2 0

63% 57% 100% 0%

Naarden

11

4

27%

0

0

0%

Weesp

14

8

36%

5

1

17%

Wijdemeren

12

19

61%

4

6

60%

Totaal

145

125

46%

84

134

61%

Gemeente

Totaal uitstaande liften t/m april 2012

Totaal aantal liften met standaard onderhoudscontract 18

Totaal aantal liften met allin onderhouds contract

Blaricum

57

Bussum

209

64

63

Hilversum

485

122

178

Huizen Laren

146 44

84 11

40 14

Muiden

34

9

14

Naarden

135

45

47

Weesp

98

62

17

114 1322

38 364

38 464

Wijdemeren Totaal

21

3.2 Financiële omvang Wmo trapliften Het overzicht van paragraaf 3.1 wordt in onderstaand overzicht financieel vertaald. In dit overzicht wordt weergegeven welke bedragen de deelnemende gemeenten in 2010 en 2011 hebben uitgegeven aan Wmo trapliften. In totaal hebben de gemeenten in 2010 circa EURO 830.599,uitgegeven aan de plaatsing van nieuwe en hergebruikte trapliften.

Gemeente

Blaricum Bussum Hilversum Huizen Laren

Uitgaven geplaatste trapliften 2010 32.149,00

€

3.572,11

Uitgaven geleverde en geplaatste hergebruikte trapliften 2010 € 20.752,00

€

2.964,57

€ 64.422,00 € 184.072,00 € 58.353,00

€ € €

3.067,71 3.408,74 3.432,53

€ 47.100,00 € 139.356,00 € 42.098,00

€ € €

2.616,67 2.787,12 2.631,13

€ € € €

6.636,00 1.377,00 10.718,00 21.949,00

€ € € €

3.318,00 1.377,00 2.679,50 2.743,63

€

Gemiddelde nieuwprijs incl. opties 2010

Gemiddelde prijs herinzet incl. opties 2010

Muiden Naarden Weesp Wijdemeren

€ € € €

12.795,00 10.283,00 38.161,44.082,00

€ € € €

3.198,75 3.427,67 3.469,18 3.148,71

€

41.802,00

€

3.483,50

€

54.494,00

€

2.868,11

Totaal

€ 486.119,00

€

3.352,54

€

344.480,00

€

2.755,84

5


In 2011 hebben de gemeenten circa EURO 650.446,- uitgegeven aan de plaatsing van nieuwe en hergebruikte trapliften. Gemeente

Uitgaven geplaatste trapliften 2011

Bussum/Muiden/ Naarden* Hilversum Huizen/Blaricum/ Laren.* Weesp Wijdemeren Totaal

€

Gemiddelde nieuwprijs incl. opties 2011

Uitgaven geleverde en geplaatste hergebruikte trapliften 2011

Gemiddelde prijs herinzet incl. opties 2011

€ 75.106,00 € 128.261,40

€ €

3.413,91 3.375,30

€ €

104.816,34 168.656,97

€ €

2.520,41 2.594,72

€ €

€ €

3.432,53 3.832,20

€ €

42.098,00 2.910,00

€ €

2.631,13 2.910,00

€

3.693,50

€

16.165,00

€

2.694,72

59.910,60 19.161,00 14.774,00

€ 279.213,00 € 3.538,25 € 353,233,31 € 2.636,07 * Dit zijn de totale uitgaven van de gemeenten aangesloten bij het betreffende loket.

Naast bovengenoemde uitgaven zijn er ook kosten voor het preventief en correctief onderhoud. Voor een standaard onderhoudscontract betalen de gemeenten € 160,- per jaar, voor een all-in onderhoudscontract € 260,- per jaar. Uitgaande van het aantal trapliften met standaard of all-in onderhoudscontract zoals weergegeven in paragraaf 3.1 bedragen de kosten hiervan jaarlijks circa €178.880 euro per jaar.

4

Onderzoeksfase

4.1 Formeren brede werkgroep. Om alle betrokken partijen een stem te geven in de ontwikkelfase van het inkooptraject Wmo trapliften, is in lijn met de regionale Wmo inkoopstrategie, gekozen voor een werkgroep waarin beleidsmedewerkers, consulenten, inkoopadviseurs en Wmo raden vertegenwoordigd zijn. In de werkgroep zijn namens alle Wmo raden personen afgevaardigd uit de gemeenten Hilversum, Wijdemeren, Blaricum en Laren. De vertegenwoordigers van de Wmo raden zijn betrokken bij de voorbereidingsfase van het inkooptraject, denken actief mee bij het opstellen van het aanbestedingsdocument en verzorgen de terugkoppeling naar de eigen achterban. Daarnaast hebben 3 consulenten zitting in de werkgroep welke de gemeenten Bussum, Naarden, Muiden, Hilversum, Weesp, Huizen, Blaricum, Laren en Wijdemeren vertegenwoordigen. Van de inkoopsamenwerking Gooi en Vechtstreek (iSGV) is een inkoopadviseur, werkzaam bij de gemeente Naarden/BEL-combinatie, aan de werkgroep toegevoegd. 4.2 Opzet onderzoek. In april 2012 is de werkgroep gestart met de onderzoeksfase. Deze fase was erop gericht om op basis van onderzoek naar de huidige gang van zaken verbeterpunten en speerpunten te formuleren voor de nieuwe inkoop van trapliften. Het onderzoek is uitgevoerd door het ambtelijk deel van de werkgroep aan de hand van: 1. Evaluatiegesprek met de huidige leverancier Otolift 2. Input Wmo consulenten uit loketten (op basis van deelname werkgroep en vragenlijst) 3. Klantbezoeken bij klanten uit de regio 4. Marktconsultatie met potentiële marktpartijen 5 Bronnenonderzoek 6. Bijeenkomsten werkgroep

6


De verbeter- en speerpunten worden in de ontwikkelfase vanaf juni nader onderzocht en uitgewerkt. In de volgende paragrafen worden de belangrijkste verbeter- en speerpunten benoemd. In de maand juni/juli 2012 worden de speerpunten in een bestek verwerkt dat begin september 2012 aan alle colleges in de regio wordt voorgelegd. 4.2.1 Evaluatie huidige aanbieder Otto Ooms Ter voorbereiding op de marktconsultatie is een evaluatie gesprek gevoerd met de huidige aanbieder van Wmo trapliften. Doel hiervan was te zien hoe de leverancier de uitvoering van het contract ervaren heeft en wat in het nieuwe contract voor verbetering vatbaar is. De belangrijkste conclusies uit dit gesprek zijn: • Er dient aandacht te worden besteed aan de samenstelling (breedte) van het assortiment trapliften. Een beperkter assortiment (minder verschillende typen trapliften). kan kostenbesparend werken. • Sommige leveranciers leveren eigen merk voorzieningen. Dit kan een probleem opleveren bij het contracteren van een eventuele nieuwe leverancier omdat de te hergebruiken trapliften in het depot dan mogelijk niet geplaatst kunnen worden door een nieuwe leverancier. Onderzocht moet worden hoe hier in het nieuwe inkooptraject rekening gehouden kan worden. • Het aanvraag- en offerteproces voor trapliften kan efficiënter ingericht worden (nog niet digitaal/ er wordt altijd een offerte uitgebracht, ook al zijn er vaste prijzen afgesproken). • Er is een verplichting om in principe altijd uit depot te leveren, tenzij het type traplift niet aansluit. Er vindt geen terugkoop door de gemeente plaats. • Hergebruik is circa 20% goedkoper dan een nieuwe lift. Onderzocht moet worden of dat percentage hoger kan worden. • Onderhoudscontracten van trapliften worden momenteel jaarlijks afgesproken. • Weinig zicht op ingediende klachten en de afhandeling daarvan. • Behoefte aan het structureel bespreken van de managementinformatie, contractafspraken, e.d (uniforme inrichting contractbeheer). • De markt van de trapliften is beperkt. Er is een viertal relevante marktpartijen. • In het nieuwe inkooptraject verdient het de voorkeur om functioneel te specificeren. • De huidige leverancier verwacht dat de Wmo voor trapliften binnen 5 tot 10 jaar verdwijnt, waarna er een particuliere markt overblijft. Onderzocht dient te worden of hiermee rekening dient te worden gehouden in het inkooptraject. 4.2.2. Wmo consulenten Door middel van een vragenlijst is een aantal relevante vragen over de levering van Wmo trapliften voorgelegd aan de Wmo consulenten van de loketten in Gooi en Vechtstreek. De Wmo consulenten uit de werkgroep hebben de vragenlijst binnen het eigen loket besproken, een verslag uitgebracht en een terugkoppeling van de belangrijkste verbeter- en speerpunten in de werkgroep gegeven. De belangrijkste conclusies zijn: • Inwoners van de gemeenten in de regio die eigen bijdrage regeling hebben kiezen er vaker voor om de traplift zelf aan te schaffen. • Wegens het ontbreken van (technische) kennis op het gebied van trapliften gaan klanten veel uit van het advies van de Wmo consulent. • Het is niet wenselijk om het assortiment in te krimpen omdat de gemeenten voor elke trap een oplossing moeten kunnen bieden. • De huidige serviceverlening is goed, afspraken worden nagekomen, vlotte leveringen. • Consulenten hebben binnen het huidige contract weinig contact met de adviseurs van Otolift. Dit wordt wel als wenselijk ervaren. • Een offerte opgevraagd door een consulent voor het bepalen van een PGB zou gratis moeten zijn. • In de managementinformatie moet een overzicht worden opgenomen van het actuele depotbestand.

7


4.2.3. Klantbezoeken Om het klantperspectief in het traject mee te nemen is de werkgroep op 8 mei 2012 bij een goed samengestelde mix van klanten uit de regio op bezoek geweest. Tijdens het bezoek is geïnformeerd of de klanten tevreden zijn over de levering/installatie van de traplift, de traplift zelf en de service. De belangrijkste conclusies uit de klantbezoeken zijn: • Levertijd van Otolift is erg snel. • De meeste trapliften hebben een standaard onderhoudscontract. Klanten hebben behoefte aan 24 uur service. • Over het algemeen is men tevreden over de levering van trapliften. 4.2.4. Markconsultatie Op 24 mei 2012 is in het kader van het inkooptraject Wmo trapliften een marktconsultatie georganiseerd. De marktconsultatie had als doel om de markt, aan de hand van een aantal stellingen, te toetsen op welke wijze zij aankijkt tegen de levering van Wmo trapliften. Bovendien wilden we achterhalen wat de markt bij de invulling van het nieuwe inkooptraject Wmo trapliften wenselijk en (on)mogelijk acht. De belangrijkste conclusies, zijn: Klantvraag centraal De gemeenten gaan uit van vraagsturing/de vraag centraal. Hierbij geldt dat telkens op maatwerkoplossingen worden gerealiseerd en voorzieningen ondergeschikt zijn aan het te behalen resultaat. De marktpartijen geven aan dat de tendens bij europees aanbesteden ligt op de prijs en waarbij de klantwens minder centraal staat. Samenstelling assortiment De marktpartijen geven aan dat het lastig is om typen trapliften aan te geven, omdat dit vooral te maken heeft met de muur en de spilzijde . Daarnaast zijn er veel verschillende soorten trapliften; dit is ook afhankelijk van het soort huis/trap. Dit maakt het lastig om het kernassortiment te beperken. Hergebruik/terugkoop trapliften. Hergebruik van de traplift is mede afhankelijk van de levensduur van de traplift. Tendens is dat de technische levensduur korter wordt wat gevolgen heeft voor hergebruik. Onderzocht moet worden of de staat van de lift bepalend moet zijn in plaats van de leeftijd/duur van de lift. Liften overnemen die in depot staan van Otolift en hergebruikt moeten worden is lastig voor een aantal leveranciers omdat zij de service op die liften niet kunnen geven. Inrichting depot De marktpartijen geven aan dat het niet noodzakelijk is om een depot in de regio te hebben. Indien de traplift wordt hergebruikt, moet de traplift in de meeste gevallen terug naar de fabriek voor reparaties/aanpassingen. Dit is meestal buiten de regio. Wanneer de trapliften vervolgens weer terug moeten naar het depot kan dit zelfs kostenverhogend werken. Metingen en passingen De metingen en passingen verlopen in drie stappen. Eerst een gesprek met de klant en behoefte inventariseren, dan meting en dan vindt de plaatsing door de monteur plaats. Veiligheid Voor de marktpartijen is veiligheid dat de klant de traplift veilig kan gebruiken. En dat de medebewoner hier geen hinder van ondervindt. Het is veiliger om de traplift aan de spilzijde te bevestigen dan aan de muurzijde. Zodat de leuning aan de muurzijde kan blijven zitten. Kwaliteit omvat meer dan het voldoen aan kwaliteitscertificaten normen De monteur heeft een signaleringsfunctie . Hij bekijkt of de traplift nog hergebruikt kan worden en of deze goed gebruikt wordt. Daarnaast heeft kwaliteit ook te maken met het verwachtingspatroon van de klant en communicatie. Eén keer per jaar wordt er preventief onderhoud gedaan aan de trapliften.

8

Projectplan Openbare Europese aanbesteding Wmo Trapliften 12 juni 2012 De marktpartijen geven aan dat het lastig is om onderhoud te doen aan eikaars trapliften. Niet alle leveranciers willen en kunnen dit. Prijsstelling middels vaste prijsstelling Het is effectief wanneer er gewerkt wordt met een vaste prijsstelling. Het proces verloopt sneller indien er geen offerte hoeft te komen op prijs. Klanten worden hierdoor sneller geholpen. Indien er wordt gekozen voor een vaste prijs, kan circa 90% van de liften hieronder worden ondervangen. Er is ruimte voor het inzetten van mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt Marktpartijen geven aan dat het tegenstrijdig is om in een krimpende markt deze mensen in te zetten omdat dit invloed kan hebben op de banen van medewerkers van de leverancier. Regionale invulling is lastig mogelijkheid is om dit breder te bekijken. Onderdelen die in aanmerking komen voor social return zijn helpen bij de installatie van trapliften, magazijn werkzaamheden, lesgeven aan studenten in lifttechnieken. De overgang tussen de nieuwe en oude leverancier verloopt geruisloos Bij overgang naar een nieuwe leverancier kan het onderhoud van trapliften van de huidige leverancier een probleem worden. Niet alle leveranciers kunnen/willen onderhoud aan eikaars trapliften verrichten. De opdrachtnemer dient zorg te dragen voor de evaluatie van klanttevredenheid, afhandeling van klachten en periodieke terugkoppeling aan Opdrachtgever Informeren naar klanttevredenheid wordt waardevol geacht, om meer informatie te krijgen over levering en dienstverlening. Klanttevredenheidsmetingen worden door externe bureaus gedaan middels een enquête. Alle leveranciers beschikken over een interne klachtenprocedure.

5

Inhoudelijke en organisatorische randvoorwaarden 5.1

Inhoudelijke randvoorwaarden

Europese aanbesteding Gezien de waarde van de Wmo trapliften is een Europese aanbestedingsprocedure verplicht. Voorzieningen zoals Wmo trapliften die vallen onder een zgn. 2A dienst zijn onderworpen aan het meest strenge beleid van het Europees aanbestedingsregime. Keuze en motivatie type aanbestedingsprocedure Gezien de huidige markt (circa 4 geïnteresseerde marktpartijen; drie fabrikanten en één toeleverancier) ligt het voor de hand om een openbare aanbestedingsprocedure uit te voeren. Tijdens een openbare procedure kunnen alle belangstellende leveranciers direct een offerte indienen naar aanleiding van de publicatie van de desbetreffende opdracht. De gemeenten maken vervolgens rechtstreeks uit deze offertes, op grond van objectieve selectie- en gunningcriteria die vooraf bekendgemaakt zijn, de beslissing aan welke leverancier(s) de opdracht wordt gegund. Keuze voor perceel indeling Tijdens de marktconsultatie is naar voren gekomen dat leveranciers goede ervaringen hebben met de contractering van 3 of meer leveranciers, eventueel middels perceel indeling. Indien gebruik wordt gemaakt van een perceelverdeling, kunnen markpartijen inschrijven op één of meerdere percelen. Uit de ingediende offertes wordt dan de optimale (procentuele) verdeling over de leveranciers bepaald. Bij de gemeente Amsterdam heeft een dergelijke gunning plaatsgevonden. Tevens bestaat de mogelijkheid om de trapliften in één geheel aan te besteden (zonder perceelverdeling) en daarbij 3 of meer leveranciers te contracteren, waarbij dient te worden bepaald op welke wijze nadere verdeling van de levering van trapliften onder deze leveranciers plaatsvindt (evenredig, mini-competitie, etc). Voor de regio Gooi en Vechtstreek kan een variant op deze vorm van aanbesteding een oplossing bieden. Er wordt voor de regio (op basis van een perceelverdeling of in één geheel) aanbesteed waar

9

Projectplan Openbare Europese aanbesteding Wmo Trapliften 12 juni 2012 drie of meer leveranciers op inschrijven. Aan de hand van een vooraf vastgesteld percentage wordt gegund, vb. 50% voor no. 1, 30% no. 2 en 20% voor no. 3. Voordeel van deze wijze van aanbesteden en contracteren is dat de in het huidige depot opgeslagen liften hergebruikt kunnen worden (indien Otolift wordt gecontracteerd) en er meer keuze wordt geboden aan de klant. Deze vorm van aanbesteden en contracteren wordt nader onderzocht. Door middel van een vragenlijst is een aantal relevante vragen over de levering van Wmo trapliften voorgelegd aan de Wmo consulenten van de loketten in Gooi en Vechtstreek. De Wmo consulenten uit de werkgroep hebben de vragenlijst binnen het eigen loket besproken, een verslag uitgebracht en een terugkoppeling van de belangrijkste verbeter- en speerpunten in de werkgroep gegeven. De belangrijkste conclusies zijn: 5.2 Contractbeheer De gemeenten in de Gooi en Vechtstreek voeren op het gebied van de Wmo hulpmiddelen het contractbeheer op verschillende manieren uit. Gezien het volume van het huidige Wmo hulpmiddelen contract is goed contractbeheer essentieel. Binnen de nieuwe contracttermijn willen de deelnemende gemeenten het contractbeheer meer prioriteit geven en op een uniforme manier uitvoeren. In de ontwikkelfase van het inkooptraject wordt onderzocht hoe dit gerealiseerd kan worden en in hoeverre het nuttig en noodzakelijk is om het contractbeheer regionaal/centraal (bij het Gewest Gooi en Vechtstreek) te beleggen. Hierbij zal zoveel mogelijk aansluiting gezocht worden bij de manier waarop het contractbeheer Wmo-taxi wordt uitgevoerd. 5.3 Organisatorische randvoorwaarden De deelnemende gemeenten zijn de gemeenten Blaricum, Bussum, Hilversum, Huizen, Laren, Muiden, Naarden, Weesp en Wijdemeren. Deze aanbesteding wordt vanuit de Inkoopsamenwerking Gooi en Vechtstreek begeleid. Gezien de huidige aanwezige capaciteit binnen de organisaties wordt het volgende voorstel gedaan voor inzet van personeel op dit project:

Opdrachtgever:

Portefeuillehouders Wmo

Opdrachtnemer:

Igor Meuwese (GGV) Saloua Chaara (GGV/Huizen)

Projectleiding:

Gerard Pot (GGV/Hilversum)

Inkoopbegeleiding:

Ytsje van der Zee (iSGV/Naarden) Nanda Scherrenberg (iSGV) als achtervang

(Co)productie met:

Projectteam: - Wmo consulenten namens Bussum, Naarden, Muiden, Hilversum, Weesp, Blaricum, Laren, Wijdemeren - Beleidsmedewerker (BEL-combinatie) - Afvaardiging Wmo raden: Blaricum, Laren, Hilversum, en Wijdemeren

Ambtelijke afstemming:

Hoofden Wmo uitvoering, ROW

Bestuurlijke besluitvorming:

Portefeuillehoudersoverleg Wmo en colleges van B&W

10

Projectplan Openbare Europese aanbesteding Wmo Trapliften 12 juni 2012 6. Planning. De intentie is om per 1 februari 2013 nieuwe raamovereenkomst(en) in werking te laten treden. In onderstaande planning wordt uitgegaan van 1 februari 2013 als ingangsdatum. Na tekening van de overeenkomst heeft de leverancier nog een implementatietermijn nodig. Dat betekent dat na ondertekening van het contract pas met de levering kan worden gestart. Ter overbrugging zal de huidige leverancier leveren tot de ingangsdatum van het contract.

Planning 2A openbare aanbestedingsprocedure Wmo Trapliften

Aantal kalender dagen

Startdatum voorbereiding aanbestedingsprocedure

Datum

1-apr-12

Inrichten projectorganisatie/ werkgroep

begin april

Evaluatie huidige leverancier

half april

Klantbezoeken

8-mei-12

Marktconsultatie

24-mei-12

Mondelinge toelichting inkooptraject in portefeuillehouderoverleg

10 mei

Startnotitie bespreken lokethoofdenoverleg

5 juni

Indienen startnotitie portefeuillehouderoverleg

5 juni

Bespreken startnotitie in portefeuillehouderoverleg

5 juli

Bestek + concept overeenkomst opstellen

juni/juli/augustus

Juridische toetsing bestek + concept overeenkomst (uiterlijk)

16 juli

Bestek + concept overeenkomst naar lokale Wmo raden

20 juli

Uiterste datum advies Wmo raden

18 augustus

Indienen bestek + overeenkomst PFHO

23 augustus

Uiterste datum indienen bestek en overeenkomst colleges

Uiterlijk 5 september

Vaststellen bestek + overeenkomst colleges

Uiterlijk 11 september

Vaststellen bestek + overeenkomst in portefeuillehouderoverleg

20 september

Beoordelingsdocument + matrix opstellen

half/eind augustus

Start aanbestedingsprocedure Verzenden Aankondiging van Opdracht via Aanbestedingskalender Uiterste datum voor het stellen van vragen/ prebidmeeting

3-okt-12 14

5-nov-12

7

12-nov-12

min. 45

19-nov-12

Intern beantwoorden vragen in werkgroep + juridische toetsing Uiterste datum verzenden Nota van Inlichtingen Sluitingsdatum inschrijving

5 - 9 nov

Sluiting van de inschrijvingstermijn Opening Inschrijvingen en opstellen Proces-verbaal van Opening Beoordelingsprocedure Boordelen inschrijvingen a.d.h.v. Besteken conform beoordelingsdocument Gunningprocedure Opstellen en indienen voorlopig gunningadvies Besluitvormingsproces intern - vaststelling door Colleges Voorlopige gunning naar beoogde inschrijver+afwijzingen naar afgewezen inschrijvers (incl. motivering) verzenden Alcatel termijn Opstellen definitieve overeenkomst Ondertekening definitieve overeenkomst Opstellen en verzending publicatietekst van de geplaatste opdracht, dit is verplicht binnen 48 dagen na gunning

11

19-nov-12

7

26-nov-12

2 5

28-nov-12 5-dec-12

1

6-dec-12

16

24-dec-12 december Uiterlijk 1 januari

48

Uiterlijk 23 januari

Projectplan Openbare Europese aanbesteding Wmo Trapliften 12 juni 2012 Afronding aanbestedingsprocedure Samenstellen aanbestedingsdossier

Januari

Implementatie overeenkomsten Overeenkomsten toewijzen aan contractbeheerder Implementatie overeenkomsten

December Januari

Ingangsdatum nieuwe overeenkomsten

7.

1-feb-13

Financiën

Op 15 december 2011 hebben de portefeuillehouders WWZ de regionale inkoopvisie vastgesteld. Hierbij zijn de portefeuillehouders akkoord gegaan met de financiële raming voor de uitvoering van het inkooptraject Wmo trapliften. In deze raming is enkel van personele inzet uitgegaan:

Project

Inkoper

Projectleiderschap

Trapliften

80. uur (tarief € 100,-)

120. uur (tarief € 75,-)

Juridische ondersteuning 45. uur (tarief € 150,-)

Het aandeel per gemeente bedraagt: Plaats Blaricum Bussum Hilversum Huizen Laren Muiden Naarden Weesp Wijdemeren Totaal

Dekking voor inkooptraject € 871,€ 3.148,€ 8.256,€ 4.053,€ 1.109,€ 632,€ 1.669,€ 1.747,€ 2.265,€ 23.750,

12

Totaal 245

Dekking iSGV

Dekking gemeenten € 23.750,-

Advies ambtelijk WWZ: Instemmen met plan van aanpak inkoop Wmo-trapliften

Recommend Documents