Advies ambtelijk WWZ: Instemmen met plan van aanpak inkoop Wmo-hulpmiddelen

Portefeuillehoudersoverleg Wonen, Welzijn en Zorg d.d. 5 juli Agendapunt: 19

ONDERWERP: Plan van aanpak Inkoop Wmo-hulpmiddelen

Nummer: 12.0010594

Bijlagen: 1

Gewenste behandeling in WWZ: O = bespreken x = instemmen O = ter kennisneming

Inleiding: Zie hiervoor plan van aanpak inkoop Wmo-hulpmiddelen

Advies ambtelijk WWZ: Instemmen met plan van aanpak inkoop Wmo-hulpmiddelen.

Projectplan Openbare Europese aanbesteding Wmo Hulpmiddelen Versie 2012

SGV Inkoop Gooi en

Goo 301 en

W

Samenwerking Vechtstreek

Vechtstreek

Projectplan Europese aanbesteding Wmo Hulpmiddelen

t.b.v. de Inkoopsamenwerking Gooi en Vechtstreek (iSGV)

Deelnemende gemeenten: Gemeente Blaricum, Bussum, Hilversum, Huizen, Laren, Muiden, Naarden, Weesp en Wijdemeren Contactpersonen: Dhr. G. Pot/ mevr. S. Chaara Mevr N.P. Scherrenberg/ mevr. Y. van der Zee E-mail: [email protected]

2

Projectplan Openbare Europese aanbesteding Wmo Hulpmiddelen Versie 2012

Inhoudsopgave 1 2 3 4

5

6.

Inleiding Doelstelling Volume en omvang huidige overeenkomst Onderzoeksfase 4.1 Formeren brede werkgroep 4.2 Opzet onderzoek 4.2.1. Evaluatie huidige aanbieder Harting Bank 4.2.2. Wmo consulenten 4.2.3. Klantbezoeken 4.2.4. Markconsultatie Inhoudelijke en organisatorische randvoorwaarden 5.1 Inhoudelijke randvoorwaarden 5.2 Organisatorische randvoorwaarden 5.4 Planning Financiën

3

4 4 4 5 5 6 6 6 7 8 9 9 9 10 11

Projectplan Openbare Europese aanbesteding Wmo Hulpmiddelen Versie 2012 1 Inleiding De Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) legt gemeenten sinds 2007 op haar inwoners te compenseren die ten gevolge van ziekte of gebrek aantoonbare beperkingen ondervinden bij het normale gebruik van de woning, bij het verplaatsen in en om de woning, bij het zich lokaal verplaatsen per vervoermiddel en bij het ontmoeten van medemensen en het op basis daarvan aangaan van sociale verbanden. Gemeenten zijn hiermee verantwoordelijk voor het resultaat van de compensatie .Het aanbieden van hulpmiddelen ten behoeve van haar inwoners kan daarvoor een adequate oplossing zijn. Specifieker gaat het bij de levering van Wmo hulpmiddelen om: • Vervoersvoorzieningen (scootmobielen, duwwandelwagens, aangepaste fietsen, kinderfietsen); • Rolstoelen (handbewogen en elektrische rolstoelen); • Woonvoorzieningen (losse aanpassingen in, aan en rond de woning zoals aangepaste doucheen toilethulpmiddelen, etc Geen aan-of verbouw.). Naast de levering van de fysieke hulpmiddelen behoort hiertoe ook het op maat maken van de hulpmiddelen, de service en het onderhoud daarvan en het beheren van de twee depots in de regio Gooi en Vechtstreek. Op 1 januari 2008 is het contract voor de levering van Wmo hulpmiddelen ingegaan. Aan de hand van een in regionaal verband uitgewerkt aanbestedingsdocument (incl. programma van eisen) is een Europese niet-openbare aanbesteding conform een 2A aanbestedingsregime uitgevoerd. Regionaal is de opdracht gegund aan één aanbieder, Harting Bank. Het contract met Harting Bank is in 2011 verlengd tot 31 december 2012. Indien nodig zal het contract verlengd worden tot de datum het nieuwe contract van kracht wordt. De inkoopprocedure voor de Wmo hulpmiddelen is per 1 april 2012 van start gegaan.

2 Doelstelling De gemeenten in de Gooi en Vechtstreek wensen als afronding van het inkooptraject een overeenkomst af te sluiten met een of meerdere inschrijvers (zie hoofdstuk 5) die voldoen aan de kwaliteitseisen en beleidsdoelstellingen van de deelnemende gemeenten. De intentie is om per 1 februari 2013 een of meerdere nieuwe overeenkomsten in werking te laten treden (zie planning hoofdstuk 6) Als sluitstuk van het inkooptraject wordt een contract opgesteld dat aansluit bij de uitgangspunten van het regionale Wmo inkoop beleid. Om tot een kwalitatief hoogwaardig bestek te komen, is gekozen om, conform de Wmo inkoopstrategie, een brede werkgroep te formeren bestaande uit Wmo beleidsmedewerkers, consulenten en afgevaardigden uit regionale Wmo raden (zie hoofdstuk 4). Vanwege de hoogte van het bedrag dat gemoeid is met de levering van de Wmo trapliften, is een Europese aanbestedingsprocedure verplicht.

3

Volume en omvang huidige overeenkomst

3.1 Volume Wmo hulpmiddelen Onderstaand is een overzicht over 2011 opgenomen van het geleverde aantal Wmo hulpmiddelen (koopleveringen) en het aantal uitstaande hulpmiddelen met onderhoudscontract (per 31-12-2011) per deelnemende gemeente van de Gooi en Vechtstreek. Daarnaast is een totaaloverzicht opgenomen van alle deelnemende gemeenten binnen de Gooi en Vechtstreek.

4

Projectplan Openbare Europese aanbesteding Wmo Hulpmiddelen Versie 2012 Gemeente

Aantal geleverde hulpmiddelen (kooDleverinsen)

Aantal uitstaande hulpmiddelen met

onderhoudscontract op 31-12-2011 121 636 1747 871 187 95 354 326 406 4743

34 182 475 221 56 18 96 77 149 1308

Blaricum Bussum Hilversum Huizen Laren Muiden Naarden Weesp Wijdemeren Totaal

3.2 Financiële omvang Wmo hulpmiddelen Om het overzicht inzake het volume van de Wmo hulpmiddelen uit paragraaf 3.1 financieel te vertalen wordt onderstaand weergegeven welke bedragen de deelnemende gemeenten in 2011 hebben uitgegeven aan Wmo hulpmiddelen. Gemeente

Uitgaven geleverde hulpmiddelen (koopleveringen)

Blaricum Bussum Hilversum Huizen Laren Muiden Naarden Weesp Wijdemeren Totaal

4

€ 22.501,83 € 223.824,22 € 799.865,26 € 279.772,92 € 83.160,18 € 25.137,70 € 129.510,68 € 84.595,24 € 168.775,69 € 1.817.143,72

Uitgaven onderhoud uitstaande hulpmiddelen met onderhoudscontract € 24.029,33 € 134.046,07 € 376.694,48 € 186.629,35 € 39.165,34 € 16.981,23 € 70.070,42 € 70.534,38 € 89.420,65 € 1.007.571,25

Onderzoeksfase

4.1 Formeren brede werkgroep. Om alle betrokken partijen een stem te geven in de ontwikkelfase van het inkooptraject Wmo hulpmiddelen, is in lijn met de regionale Wmo inkoopstrategie, gekozen voor een werkgroep waarin een beleidsmedewerker, consulenten, afgevaardigden van de Wmo raden en inkoopadviseurs zijn vertegenwoordigd. In de werkgroep zijn namens alle Wmo raden personen afgevaardigd uit de gemeenten Hilversum, Wijdemeren, Blaricum en Laren. De vertegenwoordigers van de Wmo raden zijn betrokken bij de voorbereidingsfase van het inkooptraject, denken actief mee bij het opstellen van het aanbestedingsdocument en verzorgen de terugkoppeling naar de eigen achterban. Daarnaast hebben 3 consulenten zitting in de werkgroep welke de gemeenten Bussum, Naarden, Muiden, Hilversum, Weesp, Huizen, Blaricum, Laren en Wijdemeren vertegenwoordigen. De inkoopadviseur vanuit Benefit is verantwoordelijk voor de begeleiding van het inkoopproces van de aanbesteding Wmo hulpmiddelen. Vanuit de integrale benadering van de inkooptrajecten Wmo adviseert of ondersteunt de inkoopadviseur van de Benefit Inkoopadviesgroep bij de inkooptrajecten huishoudelijke hulp, trapliften en begeleiding (n.a.v. de decentralisatie AWBZ).

5

Projectplan Openbare Europese aanbesteding Wmo Hulpmiddelen Versie 2012

4.2 Opzet onderzoek. In april 2012 is de werkgroep gestart met de onderzoeksfase. Deze fase is erop gericht om op basis van onderzoek naar de huidige gang van zaken verbeterpunten en speerpunten te formuleren voor de nieuwe concessie. Het onderzoek is uitgevoerd door het ambtelijk deel van de werkgroep a.d.h.v.: 1. Evaluerend gesprek met de huidige aanbieder Harting Bank 2. Input van Wmo consulenten uit loketten 3. Klantbezoeken bij klanten uit de regio 4. Marktconsultatie met potentiële marktpartijen 5. Bronnenonderzoek 6. Bijeenkomsten werkgroep De verbeter- en speerpunten worden in de ontwikkelfase vanaf juni nader onderzocht en uitgewerkt. In de volgende paragrafen worden de belangrijkste conclusies n.a.v. de onderzoeksfase benoemd, waarbij tevens wordt ingegaan op de belangrijkste verbeter- en speerpunten. 4.2.1. Evaluatie huidige aanbieder Harting Bank Ter voorbereiding op de marktconsultatie is een evaluerend gesprek gevoerd met de huidige aanbieder van Wmo hulpmiddelen. Doel hiervan was te zien hoe de leverancier de uitvoering van het contract ervaren heeft en welke punten in het nieuwe contract voor verbetering vatbaar zijn. De belangrijkste conclusies uit dit gesprek zijn: • Er dient aandacht te worden besteed aan de samenstelling (breedte) van het assortiment hulpmiddelen. De werkgroep kan in overweging te nemen om een beperkter assortiment te contracteren (minder verschillende soorten/ merken hulpmiddelen). Hiermee kan een kostenverlaging gepaard gaan; • Hulpmiddelen die vanwege hun specialistische karakter buiten het assortiment vallen worden in de huidige situatie ingekocht bij andere, niet gecontracteerde aanbieders. Deze aantallen zijn gering. • Het aanvraag- en offerteproces voor hulpmiddelen kan efficiënter ingericht worden, met name aan de kant van de gemeenten (nog niet digitaal); • Bij de indicatiestelling dient rekening te worden gehouden met een uniform programma van eisen voor de gehele regio; • Er zijn momenteel 2 depots voor de regio (Laren en overige gemeenten). In het nieuwe inkooptraject dient te worden onderzocht of de twee depots kunnen worden samengevoegd; • In het huidige contract is er weinig zicht op ingediende klachten en afhandeling daarvan; • In het inkooptraject dient aandacht te worden besteed aan het onderscheid tussen hulpmiddelen met onderhoudscontract en hulpmiddelen in eigendom zonder onderhoudscontract; • Er is behoefte aan het structureel bespreken van de managementinformatie en contractafspraken en daarmee gepaard gaand een uniforme inrichting van contractbeheer; • In de huidige situatie wordt de levering van hulpmiddelen apart gefactureerd en betaald wat zorgdraagt voor hoge indirecte kosten. Een verzamelfactuur per gemeente verdient de voorkeur; • In het inkooptraject dient rekening te worden gehouden met de diverse doelgroepen van de klanten van de gemeenten, zoals ALS patiënten, kinderen, ouderen, etc; • Er zijn circa 8 - 1 0 relevante marktpartijen inzake Wmo hulpmiddelen; • In het nieuwe inkooptraject verdient het de voorkeur om functioneel te specificeren.

4.2.2. Wmo consulenten Door middel van een vragenlijst is een aantal relevante vragen over de levering van Wmo hulpmiddelen voorgelegd aan de Wmo consulenten van de loketten in Gooi en Vechtstreek. De Wmo consulenten uit de werkgroep hebben de vragenlijst binnen het eigen loket besproken, een verslag uitgebracht en een terugkoppeling van de belangrijkste verbeter- en speerpunten in de werkgroep gegeven. De belangrijkste conclusies zijn:

6

Projectplan Openbare Europese aanbesteding Wmo Hulpmiddelen Versie 2012

•

•

• • •

• • • •

• •

De inhoud en kwaliteit van het huidige kernassortiment aan hulpmiddelen voldoet over het algemeen aan de behoefte van de klant. Het is niet wenselijk om het kernassortiment te verkleinen. Bij vraag gestuurd werken is het resultaat van belang en niet de voorziening sec. Een hulpmiddel of een PGB daarvoor kan een oplossing zijn. Consulenten verwachten dat naar het zoeken van een oplossing vaker een voorziening buiten het kernassortiment een oplossing kan bieden. De meningen van de consulenten zijn verdeeld over de inrichting van het huidige en toekomstige aanvraag/offerteproces en de toegevoegde waarde van de opdrachtbon. Een paslocatie bij de leverancier is gewenst. Een aandachtspunt bij de levering van een hulpmiddel is een betere afstemming tussen de leverancier en consulent als er nog andere aanpassingen nodig zijn voor het gebruik van de betreffende voorziening. Er is weinig zicht van de consulenten op de levering van service, reparatie en onderhoud. Er is behoefte aan een gedetailleerde depotlijst met informatie over het aantal voorzieningen en de aanpassingen aan de betreffende voorzieningen; Over het algemeen worden de contacten met de huidige leverancier als prettig ervaren; Qua prijsstelling bestaat de indruk dat de huidige leverancier niet altijd in de goedkoopste voorziening/ oplossing voorziet (bijv. dure haalbaarheidslessen). Het verdient om voor zulke onderdelen duidelijke prijsafspraken in het nieuwe contract op te nemen; Het is onbekend of klachten rechtstreeks worden ingediend bij de huidige leverancier of het Wmo loket. Over het algemeen zijn er weinig tot geen klachten; Goede punten in het huidige contract zijn de bereikbaarheid, service, het nakomen van afspraken en de bereidheid van de aanbieder om mee te denken en te werken.

4.2.3. Klantbezoeken. Om het klantperspectief in het traject mee te nemen is de werkgroep op 8 mei 2012 bij een goed samengestelde mix van klanten uit de regio op bezoek geweest. Tijdens het bezoek is geïnformeerd of de klanten tevreden zijn over de levering/installatie van de hulpmiddelen, het hulpmiddel zelf en de service. De belangrijkste conclusies uit de klantbezoeken zijn: • • • • • •

• •

De huidige kwaliteit en veiligheid van de hulpmiddelen wordt als goed ervaren. De klant vindt de keuze voor leverancier, type of merk hulpmiddel niet belangrijk, indien de functionaliteit van het hulpmiddel maar aansluit op de behoeften en wensen van de klant. Passingen vinden in de huidige situatie plaats op locatie van de leverancier, bij de klant of op een andere gewenste locatie en worden naar tevredenheid uitgevoerd; Levertijd van Harting Bank is niet altijd even snel, de communicatie kan soms beter; Instructie bij aflevering is vereist; inhoud en tijdsduur van de instructie is afhankelijk van het soort hulpmiddel en de klant; De meeste hulpmiddelen hebben een standaard onderhoudscontract. Het is voor sommige klanten niet duidelijk wanneer het preventief onderhoud wordt uitgevoerd. Klanten hebben behoefte aan 24 uur service in geval van nood en snelle reactie- en hersteltijden. In geval van een langere onderhoudstijd krijgt men een leenhulpmiddel. Er dient (indien nodig) extra aandacht besteed te worden aan het inzetten van gespecialiseerde adviseurs (ergotherapeut, fysiotherapeut) bij passingen; Er worden momenteel weinig tot geen klachten ingediend. De klanten zijn over het algemeen tevreden over de service en klantgerichtheid van de huidige aanbieder Harting Bank;

Klanttevredenheidsonderzoeken, nabellen, etc. wordt nauwelijks gedaan. Dit zou echter wel door de klanten gewaardeerd worden.

7

Projectplan Openbare Europese aanbesteding Wmo Hulpmiddelen Versie 2012

4.2.4. Markconsultatie Op 24 mei 2012 is in het kader van het inkooptraject Wmo hulpmiddelen een marktconsultatie georganiseerd met als doel a.d.h.v. stellingen te toetsen op welke wijze de markt tegen de levering van Wmo hulpmiddelen aankijkt en te achterhalen wat de markt bij de invulling binnen het nieuwe inkooptraject Wmo hulpmiddelen wenselijk en (on)wenselijk acht. De belangrijkste conclusies zijn: De wens van de klant staat centraal bij de levering van hulpmiddelen De marktpartijen zijn van mening dat de gemeenten dienen te bepalen in hoeverre en op welke wijze de klant wordt gecompenseerd. Er dient wel zoveel mogelijk rekening te worden gehouden met de wens van de klant, door keuze te bieden in verschillende hulpmiddelen per categorie. De samenstelling van het assortiment aan hulpmiddelen dient zo beperkt mogelijk te zijn Binnen het kernassortiment dient per categorie een beperkte keuzevrijheid te zijn voor de klant. Indien teveel typen/merken hulpmiddelen per categorie worden aangeboden, is het voor partijen lastig om hierop in te spelen, in verband met het aanhouden van voorraden, onderhoud, etc. Er wordt geadviseerd om (i.v.m. de huidige depots) te kiezen voor koop van hulpmiddelen, met de uitzondering van huur van hulpmiddelen voor ALS patiënten. De standaard afschrijvingstermijn van hulpmiddelen moet afgeschaft worden. Per hulpmiddel dient bekeken te worden wat de afschrijvingstermijn is en of het hulpmiddel hergebruikt kan worden Een reële afschrijvingstermijn van hulpmiddelen is circa 7 jaar. Als het hulpmiddel ouder is dan 7 jaar, maar geen storingen vertoond en goed functioneert, kan het hulpmiddel langer gebruikt worden. Het is noodzakelijk en efficiënt dat er een depot is voor en in de regio Een gezamenlijk depot voor alle deelnemende gemeenten is belangrijk. De marktpartijen zijn verdeeld over de locatie van het depot. Enkel indien het depot wordt gecombineerd met de paslocatie verdient het aanbeveling om een depot/paslocatie in de regio te openen. De klant bepaalt waar en wanneer de passing van de hulpmiddelen plaatsvindt Klanten vinden het veelal prettig om thuis te passen of op de locatie waar het hulpmiddel wordt gebruikt. Daarentegen is het efficiënter om bepaalde hulpmiddelen te passen op de paslocatie, aangezien een assortiment voorhanden is, welke bij de passing betrokken kan worden. Kwaliteit omvat meer dan het voldoen aan kwaliteitscertificaten en normen Iedere marktpartij kan in principe dezelfde kwaliteit aan hulpmiddelen bieden. Belangrijker in kwaliteit is communicatie, aandacht, oplossingsgerichtheid, inlevingsvermogen en juiste bejegening, Het gaat erom dat de klant zich goed geholpen voelt. Prijsstelling middels vaste prijzen per hulpmiddel is effectief en kostenverlagend Het is gebruikelijk in de markt om te werken met een vaste all-in prijzen per categorie of hulpmiddel. Voordelen: geen offertes, controles makkelijker uitvoerbaar, lagere beheerskosten. Voor maatwerk is het lastiger om een vaste all-in prijs op te geven. Er is ruimte voor het inzetten van mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt Marktpartijen geven aan dat de uitvoering van het werk erg specialistisch is, zodat het lastig is om mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten. Onderdelen die wel in aanmerking komen voor social return zijn: reconditionering van hulpmiddelen, licht werk in de werkplaats en licht administratief werk. De overgang tussen oude en (eventuele) nieuwe leverancier verloopt geruisloos Marktpartijen zien geen problemen in de overgang naar een mogelijk nieuw contract. Het depot met her te gebruiken hulpmiddelen kan worden overgenomen door een eventuele nieuwe contractpartij. Tevens kan de service en het onderhoud van al verstrekte hulpmiddelen aan klanten eenvoudig

8

Projectplan Openbare Europese aanbesteding Wmo Hulpmiddelen Versie 2012 worden overgenomen. Een realistische implementatieperiode is circa 2 maanden. Een belangrijk aandachtspunt in de implementatie is een tijdige en correcte overdracht van data/ gegevens. De Opdrachtnemer dient zore te dragen voor de evaluatie van klanttevredenheid, afhandeling van klachten en periodieke terugkoppeling aan Opdrachtgever Het meten van de klanttevredenheid wordt als belangrijk ervaren. Een aantal aanbieders bellen hun klanten na 1 of 2 weken om te informeren hoe het hulpmiddel bevalt. Marktpartijen beschikken over een interne klachtenprocedure en handelen (eventuele) klachten intern af.

5

Inhoudelijke en organisatorische randvoorwaarden

5.1 Inhoudelijke randvoorwaarden Europese aanbesteding Vanwege de hoogte van de waarde van de Wmo hulpmiddelen is een Europese aanbestedingsprocedure verplicht. Voorzieningen zoals Wmo hulpmiddelen die vallen onder een zgn. 2A dienst zijn onderworpen aan het meest strenge beleid van het Europees aanbestedingsregime. Keuze en motivatie type aanbestedingsprocedure Gezien de huidige markt (circa 8-10 geïnteresseerde marktpartijen) ligt het voor de hand om een openbare aanbestedingsprocedure uit te voeren. Tijdens een openbare procedure kunnen alle belangstellende aanbieders direct een offerte indienen naar aanleiding van de publicatie van de desbetreffende opdracht. Gemeenten maken vervolgens rechtstreeks uit deze offertes, op grond van objectieve selectie- en gunningcriteria die vooraf bekendgemaakt zijn, de beslissing aan welke aanbieder(s) de opdracht wordt gegund. Keuze voor perceel indeling Omdat alle geïnteresseerde marktpartijen in staat zijn de hulpmiddelen te kunnen leveren worden de Wmo hulpmiddelen in één geheel aanbesteed. Er is geen sprake van perceelvorming. Er wordt aanbevolen om de opdracht te gunnen aan 1 aanbieder, vanwege minder administratieve beheerlast m.n. op het gebied van offerteaanvragen en depotvorming. 5.2 Organisatorische randvoorwaarden De deelnemende gemeenten zijn de gemeenten Blaricum, Bussum, Hilversum, Huizen, Laren, Muiden, Naarden, Weesp en Wijdemeren. Deze aanbesteding wordt vanuit de Inkoopsamenwerking Gooi en Vechtstreek begeleid. Gezien de huidige aanwezige capaciteit binnen de organisaties wordt het volgende voorstel gedaan voor inzet van personeel op dit project: Opdrachtgever:

Portefeuillehouders Wmo

Opdrachtnemer:

Igor Meuwese (GGV) Saloua Chaara (GGV/Huizen)

Projectleiding:

Gerard Pot (GGV/Hilversum)

Inkoopbegeleiding:

Nanda Scherrenberg (iSGV) Ytsje van der Zee (iSGV/Naarden)

(Co)productie met:

Projectteam: - Wmo consulenten namens Bussum, Naarden, Muiden, Hilversum, Weesp, Blaricum, Laren - Beleidsmedewerker (BEL-combinatie) - Afvaardiging Wmo raden: Blaricum, Laren, Hilversum, en Wijdemeren

Ambtelijke afstemming:

Hoofden Wmo uitvoering, ROW

Bestuurlijke besluitvorming:

Portefeuillehoudersoverleg Wmo en colleges van B&W

9

Projectplan Openbare Europese aanbesteding Wmo Hulpmiddelen Versie 2012 5.3 Contractbeheer De gemeenten in de Gooi en Vechtstreek voeren op het gebied van de Wmo hulpmiddelen het contractbeheer op verschillende manieren uit. Gezien het volume van het huidige Wmo hulpmiddelen contract is goed contractbeheer essentieel. Binnen de nieuwe contracttermijn willen de deelnemende gemeenten het contractbeheer meer prioriteit geven en op een uniforme manier uitvoeren. In de ontwikkelfase van het inkooptraject wordt onderzocht hoe dit gerealiseerd kan worden en in hoeverre het nuttig en noodzakelijk is om het contractbeheer regionaal/centraal (bij het Gewest Gooi en Vechtstreek) te beleggen. Hierbij zal zoveel mogelijk aansluiting gezocht worden bij de manier waarop binnen het contractbeheer Wmo-taxi wordt uitgevoerd.

5.4 Planning De intentie is om per 1 februari 2013 een nieuwe overeenkomst in werking te laten treden. In onderstaande planning wordt uitgegaan van 1 februari 2013 als ingangsdatum. Na tekening van de overeenkomst heeft de leverancier nog een implementatietermijn nodig. Dat betekent dat na ondertekening van het contract pas met de levering kan worden gestart. Ter overbrugging zal de huidige leverancier leveren tot de ingangsdatum van het contract.

Aantal kalender dagen Startdatum voorbereiding aanbestedingsprocedure

Datum l-apr-12

Inrichten projectorganisatie/ werkgroep Evaluatie huidige leverancier Klantbezoeken Marktconsultatie Mondelinge toelichting inkooptraject in portefuillehoudersoverleg Startnotitie bespreken lokethoofdenoverleg Indienen startnotitie portefuillehoudersoverleg Bespreken startnotitie in portefuillehoudersoverleg Bestek + concept overeenkomst opstellen

begin april half april 8-mei-12 24-mei-12 10 mei 5 juni 5 juni 5 juli juni/juli/augustus

Juridische toetsing bestek + concept overeenkomst (uiterlijk)

16 juli

Bestek + concept overeenkomst naar lokale Wmo raden

20 juli

Uiterste datum advies Wmo raden

18 augustus 23 augustus

Indienen bestek + overeenkomst PFHO Uiterste datum indienen bestek en overeenkomst colleges

Uiterlijk 5 september Uiterlijk 11 september

Vaststellen bestek + overeenkomst colleges Vaststellen bestek + overeenkomst in portefuillehoudersoverleg

20 september

Beoordelingsdocument + matrix opstellen

half/eind augustus

Start aanbestedingsprocedure Verzenden Aankondiging van Opdracht via Aanbestedingskalender Uiterste datum voor het stellen van vragen/ prebidmeeting Intern beantwoorden vragen in werkgroep + juridische toetsing Uiterste datum verzenden Nota van Inlichtingen Sluitingsdatum inschrijving

25-sept-12 14 7 Min 45

29-sep-12 29okt - 2 nov 12 5 nov.-12 12 nov-12

Sluiting van de inschrijvingstermijn Opening Inschrijvingen en opstellen Proces-verbaal van Opening

12-nov-12

Beoordelingsprocedure Boordelen inschrijvingen a.d.h.v. Bestek en conform

10

7

19-nov-12

Projectplan Openbare Europese aanbesteding Wmo Hulpmiddelen Versie 2012 beoordelingsdocument Gunningsprocedure Opstellen en indienen voorlopig gunningsadvies Besluitvormingsproces intern - vaststelling door Colleges Voorlopige gunning naar beoogde inschrijver+afwijzingen naar afgewezen inschrijvers (incl. motivering) verzenden Alcatel termijn Opstellen definitieve overeenkomst Ondertekening definitieve overeenkomst Opstellen en verzending publicatietekst van de geplaatste opdracht, dit is verplicht binnen 48 dagen na gunning Afronding aanbestedingsprocedure

1 5

20-nov-12 26-nov-12

1

27-nov-12

16

13-dec-12 december Uiterlijk 21 december

48

Uiterlijk 14 januari

December

Samenstellen aanbestedingsdossier Implementatie overeenkomsten

December

Overeenkomsten toewijzen aan contractbeheerder

December/januari

Implementatie overeenkomsten

l-feb-13

Ingangsdatum nieuwe overeenkomsten

6.

Financiën

Op 15 december 2011 hebben de portefeuillehouders WWZ de regionale inkoopvisie vastgesteld. Hierbij zijn de portefeuillehouders akkoord gegaan met de financiële raming voor de uitvoering van het inkooptraject Wmo Hulpmiddelen. In deze raming is enkel van personele inzet uitgegaan:

Project

Inkoper

Projectleiderschap

Wmo hulpmiddelen

200 uur (tarief €100-)

300 uur (tarief €75,-)

Juridische ondersteuning 45 uur (tarief € 150,-)

Het aandeel per gemeente bedraagt: Plaats Blaricum Bussum Hilversum Huizen Laren Muiden Naarden Weesp Wijdemeren Totaal

Dekking voor inkooptraject € 1.182,€ 4.275,€ 11.210,€ 5.504,€ 1.506,€ 857,€ 2.267,€ 2.373,€ 3.075,€ 32.250,-

11

Totaal

Dekking iSGV

545 uur

€

Dekking gemeenten €49.250,-