Plan van Aanpak Werkgroep Inkoop 1.OMSCHRIJVING De drie gemeenteraden hebben op 28 maart 2009 het startschot gegeven voor de intergemeentelijke samenwerking. Op 17 juni 2009 is door de raden gediscussieerd over de startnotitie voor de samenwerking. In de maand juli 2009 is deze startnotitie door de raden vastgesteld. Met deze notitie als uitgangspunt zijn per domein werkgroepen ingesteld en is aan de slag gegaan. Het resultaat betrof een eerste inventarisatie en het benoemen van quick-wins die op korte termijn tot concrete resultaten konden leiden. In de raadsvergadering in februari 2010 zijn deze resultaten besproken en is ingestemd met de uitvoering daarvan. Als afgeleide hiervan is door de werkgroep Inkoop en Facilitaire Dienstverlening in juni 2010 een projectplan Samenwerking Inkoop en Faciliteiten opgesteld, hetgeen door de projectgroep is vastgesteld. Op 15 november 2010 is in de regiegroep besloten om voor inkoop en facilitaire dienstverlening elk een apart plan van aanpak te formuleren. Het oorspronkelijke projectplan was ondermeer toegespitst op het onderdeel inkoop (aanbesteding). Een nadere inventarisatie van dit taakgebied resulteerde in de mogelijkheden voor samenwerking op de volgende velden: - De formulering van een uniform inkoopbeleid. Op deze wijze wordt voor de gemeenten een gezamenlijk kader gecreëerd, waarbinnen de uitvoering van inkoop gestalte kan krijgen. Een uniform inkoopbeleid resulteert in standaardisatie van procedures, kwalitatief betere ondersteuning van de interne klant en het structureren van inkoopkracht met betere prijzen en hogere kwaliteit van producten en diensten. - Gezamenlijke uitvoering van inkoop en aanbestedingen. Dit zal direct leiden tot het behalen van inkoopvoordeel. 2. DOEL EN EFFECTEN Doelstellingen van de gemeentelijke inkoopnota vormen: 1. het naleven van de relevante (Europese) wet- en regelgeving; 2. het realiseren van een doelmatig aanbestedingsbeleid; 3. het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke gelden; 4. het streven naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces van aanbestedingen; 5. het optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit in casu het stimuleren van opdrachtnemers tot het aanbieden van de economisch meest voordelige aanbieding; 6. het waarborgen van de integriteit van het aanbestedingsproces zowel op bestuurlijk- alsook op ambtelijk niveau; 7. het zo veel mogelijk toepassen van duurzaam inkopen en verantwoord maatschappelijk ondernemen met de milieu- en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van producten, diensten of werken die aan de gestelde voorwaarden voldoen.
Voor een verdere inhoudelijke toelichting wordt naar de gerealiseerde Inkoopnota 2010 (inclusief bijlagen) verwezen. De verwachting is dat door het vaststellen van de inkoopnota 2010 en de uitvoering hiervan een voordeel behaald kan worden van 5%. Dit percentage is gebaseerd op een notitie ‘regionale inkoopkansen voor gemeenten door inkoopsamenwerking’ uit 2006 voor acht Zuid-Limburgse kleinere gemeenten, begeleid vanuit Bureau BIZOB (inkooporganisatie Zuid-Oost Brabant). Echter, gezien de financieel-economische situatie, waarbij de huidige budgetten/kredieten in de gemeentebegrotingen sterk zijn uitgeknepen, is het de grote vraag of de ‘objectieve’ 5% voordeel ook realistisch is. We zullen hier in ieder geval naar streven en hierover naar het bestuur terugkoppelen. 3. PROJECTORGANISATIE De werkgroep inkoop bestaat uit John Gooren (Beleidsmedewerker Facilitaire Zaken afdeling Interne Dienstverlening van de gemeente Gulpen-Wittem), Jo van der Meij (Concernadviseur Facilitaire Zaken/Gemeentearchivaris van de gemeente Valkenburg a/d Geul) en Roger Baggen (Beleidsmedewerker Financiën van de gemeente Vaals). Vanuit de projectgroep is John Bertram (Sectorhoofd Bedrijfsvoering Gemeente Vaals) aangesteld als ‘trekker’ van de werkgroep inkoop. Deze werkgroep wordt voor de specifieke deelterreinen ad-hoc aangevuld met diverse andere personen uit de drie deelnemende gemeenten of door gespecialiseerde externen. Voor de toekomstige vorm van de projectorganisatie alsmede de invulling van de (gezamenlijke inkoopfunctie) wordt verwezen naar deel 4 t.a.v. het gezamenlijk uitvoeren van inkoopprojecten. Na vaststelling van de inkoopnota door de raden, zullen de drie bovengenoemde personen functioneren als inkoopconsulent voor de respectievelijke gemeenten in afwachting van de nadere uitwerking van de vorm van de inkooporganisatie. John Gooren zal vanaf 2011 (vooralsnog) tevens de coördinatie van de in gezamenlijkheid uit te voeren inkooptrajecten op zich nemen. Mogelijke gezamenlijke inkoopprojecten zal hij proberen te signaleren en uit te zetten bij de overige gemeenten, via de overige werkgroepleden. 4. PLANNING EN DOORLOOPTIJD * Inhoud Inkoopnota (gezamenlijk inkoopbeleid): In de Inkoopnota 2010 wordt ingegaan op de diverse onderdelen van het proces van inkoop, de diverse inkoopvormen, de gunningscriteria die de gemeenten op hoofdlijnen gaan hanteren alsmede ook de drempelbedragen die gezamenlijk per vorm van inkoop gehanteerd zullen worden. Belangrijkste voortvloeisel uit de gezamenlijke inkoopnota 2010 is dat voor alle drie de gemeenten dezelfde processen, drempelbedragen en (inkoop)formulieren gaan gelden. Hierdoor kan ook over en weer (specialistische) kennis gedeeld worden en is continuïteit en professionaliteit gewaarborgd voor de langere termijn, zodat slagkracht op de inkoopmarkt vergroot kan worden. De gezamenlijke drempelbedragen zijn bepaald met als uitgangspunt de huidige drempelbedragen en de beoordeling van drempelbedragen van omliggende gemeenten. Ook als overweging voor de nieuwe drempelbedragen is meegenomen dat de huidige drempelbedragen niet tot integriteitkwesties geleid hebben en dat deze een goede balans geven tussen het streven naar het behalen van inkoopvoordeel en de praktische uitvoerbaarheid. Deze nota is via de werkgroep aangeboden aan de MT-s/ c.q. DT, de projectgroep en stuurgroep ter bespreking en besluitvorming. Daarna zullen de onderscheiden gemeenteraden tot vaststelling van de Inkoopnota 2010 overgaan in de bijeenkomst van december 2010. * Het gezamenlijk uitvoeren van inkoopprojecten Realisatie inkoopprojecten Op diverse terreinen wordt al gezamenlijk aanbesteed en ingekocht, voorbeelden hiervan zijn: Heuvellandgemeenten en Maastricht: Zorgaanbieders (Hulp bij Huishouden/Alpha etc.) Re-integratie projecten bedrijven
Hulpmiddelen (rolstoelen / trapliften / etc.) Leerlingenvervoer Met de drie gemeenten: Al in 2009 mondden de ambtelijke contacten in samenwerking uit, nog voor de realisatie van een gezamenlijke concept inkoopnota. Voor Energie werd een Europese Aanbesteding met de gemeente Simpelveld gerealiseerd. Er werd een 3-jarig contract voor elektriciteit en gas afgesloten. Dit contract leidt in totaliteit tot de volgende financiële voordelen op basis van de gewijzigde tarieven: voor de gemeente GulpenWittem circa € 64.000, voor de gemeente Valkenburg aan de Geul circa € 122.000 en voor de gemeente Vaals circa € 64.000. De ervaringen in dit traject zijn bevredigend te noemen en voor herhaling vatbaar. Nadien volgde de gezamenlijke aanbesteding voor de inkoop van kantoorartikelen met vanaf 1-12010 een gezamenlijke overeenkomst. Voordelen zijn o.a. volumekortingen, minder turen met de daaraan gekoppelde besparingen in geld en tijd. Momenteel is het voordeel nog niet in euro’s uit te drukken. Toekomstige mogelijkheden gezamenlijke inkoopprojecten Nadat de gezamenlijke raden de inkoopnota 2010 hebben vastgesteld, zal in 2011 verdere uitwerking worden gegeven aan deze nota. Deze uitvoering moet geschieden binnen de huidige drie organisaties. Er is voor de werkgroep Inkoop nog geen zicht op de mogelijke vorm van het toekomstige samenwerkingsverband. Wij kunnen ons voorstellen dat het wenselijk is om te kiezen voor het onderbrengen van de ondersteunende processen, waaronder inkoop, in een gezamenlijke organisatie. Dat geeft, met het herverdelen van taken bij bestaande medewerkers, ook de ruimte voor het creëren van specialismen en het ontwikkelen van een zo professioneel mogelijke inkooporganisatie (mogelijk op projectmatige basis aangevuld met externe ondersteuning vanuit gemeente Maastricht of anderszins). Hoe het ook zij, deze keuze moet nog worden gemaakt door de gemeentebesturen. En ook al zouden de besturen nog dit jaar voor een ‘shared-service-centrum’ in oprichting op dit gebied kiezen, dan nog is een en ander niet concreet geregeld per 1 januari aanstaande. Voor de praktische uitvoerbaarheid brengt ons dat tot de volgende 2 alternatieven. a.
Ons voorstel gaat uit naar het in 2011 werken met de huidige bezetting binnen de drie organisaties. Dat betekent vrij low-profile aan de slag gaan met het thema inkoop. De gezamenlijke inkoopnota wordt per gemeente in de huidige constructie uitgevoerd. De samenwerking zal vooral blijken uit het projectmatig samen werken bij de volgende mogelijke inkoopprojecten, die in 2010 binnen de drie organisaties zijn geïnventariseerd, te weten: - schoonmaak gemeentelijke huisvesting - mobiele telefonie - kantooraankleding/beplanting - WOZ-werkzaamheden - Bedrijfsauto’s - Onderhoud deklagen wegen - Afvoer berm- en ander vuil - Groen- en reinigingsvoorzieningen - Onderhoud/vervanging lichtmasten - Aankoop/onderhoud verkeersborden en -palen - Wegmarkeringen - Onderhoud sportterreinen - Snoeiwerkzaamheden en inspecties bomen - Maaiwerk recreatieve paden - Onderhoud riolen/-gemalen - Reiniging rioolputten en –kolken - Kopieerapparatuur/multifunctionals De inkoopfunctie is in alle drie de gemeenten versnipperd. De bij de genoemde inkoopprojecten betrokken ambtenaren zullen als team zorgen voor een gezamenlijk traject. Binnen de marges van deze projecten streven we door gezamenlijke inkoop het voordeel van 5% te behalen.
b.
Een alternatief zou kunnen zijn om reeds te redeneren vanuit het 5% voordeel. Vanuit deze ruimte zou een professioneel inkoper voor de 3 gemeenten op proefbasis kunnen worden ingehuurd, die de bovengenoemde projecten gezamenlijk oppakt alsmede de verdere implementatie van een gezamenlijk inkoop-unit in de loop van 2011 voorbereid. Wij denken echter dat dit alternatief (eerst kosten maken om vervolgens pas later voordelen te genereren) op bezwaar zal stuiten bij de raden. Zeker omdat de 5% ook niet hard gemaakt kan worden, nu de gemeentelijke begroting zoals aangegeven zo uitgeknepen is.
De keuze voor één van beide alternatieven zal plaatsvinden in 2011. Schematisch weergegeven:
planning 2011
Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec
inkoopnota (start uitvoering) inkoop projecten (voortdurend proces)
5. BENODIGDE INZET EN MIDDELEN Uren interne medewerkers De 3 vaste leden van de werkgroep zullen tweewekelijks een dagdeel bij elkaar komen. Tevens zal op ad-hoc basis documentatiestudie alsmede interviews plaatsvinden over de wensen/behoeften met de gebruikers. Verder schuiven de overige benodigde medewerkers indien nodig aan. Dit zal wellicht extra inspanning kosten van onze medewerkers, echter de resultaten zullen deze inspanning overtreffen. Externe inhuur Externe inhuur zal voorlopig noodzakelijk zijn bij Europese aanbestedingen. Benodigde financiële middelen De omvang van de benodigde financiële middelen is momenteel moeilijk in te schatten. Er moet voornamelijk gedacht worden aan kosten voor het faciliteren en inzet van medewerkers. Wanneer echter gekozen wordt om per gemeentehuis onderdelen te huisvesten (bijv. inkoop in Gulpen, P&O in Vaals en Belastingen in Valkenburg a/d Geul) zou dat betekenen dat deze kosten ook beperkt kunnen worden. 6. COMMUNICATIE Na vaststelling van de inkoopnota 2010 door de gezamenlijke raden zal de inkoopnota aan alle medewerkers beschikbaar gesteld worden (digitaal). Alle collega’s kunnen voor vragen terecht bij de samenstellers van de gezamenlijke inkoopnota 2010. De communicatie zowel intern als extern zal lopen via de werkgroep communicatie uit domein 4. Verder zullen de interne medewerkers via de reguliere werkoverleggen op de hoogte worden gehouden. 7. RISICO’S EN RANDVOORWAARDEN
Realisatie van het financiële voordeel is afhankelijk van de organisatie rondom de gezamenlijke inkoopfunctie. Tevens is het percentage een indicatieve inschatting en was dit percentage gebaseerd op acht gemeenten en nu drie gemeenten. Aan het realiseren van de doelstelling van dit project zijn een aantal mogelijke overige risico's verbonden, te weten: •
•
•
draagvlak medewerkers: bij onvoldoende draagvlak en motivatie van de medewerkers van de diverse disciplines kan de voorgestelde aanpak middels uitwerking tot onvoldoende resultaat leiden; daarom is het van belang om te investeren in draagvlak door de project- c.q. stuurgroepleden. tijdsdruk: gezien de opdracht van de raden staat er een behoorlijke druk in tijd op het project, vooral omdat de leden van de werkgroep in hun dagelijks leven ook andere werkzaamheden hebben, die in praktijk niet altijd voldoende vrij te maken zijn voor de uitvoering van het project; dat betekent dat een zeer strakke sturing door de leidinggevenden noodzakelijk zal zijn. verschillende inzichten/intenties per gemeente: een samenwerkingsproces van meerdere partners houdt altijd het risico in dat bij het maken van bepaalde keuzes de diversiteit in inzichten/intenties per gemeente parten speelt, waardoor keuzes niet altijd volledig objectief gemaakt kunnen worden. 8. VOORSTEL
Aan de stuurgroep wordt het volgende voorgesteld: 1. Keuze te maken uit de 2 alternatieven genoemd voor het oppakken van de gezamenlijke inkoopprojecten en gezamenlijke inkooporganisatie. 2. Instemmen met het aanwijzen van de coördinerende inkoopfunctionaris, zoals genoemd bij onderdeel 3 projectorganisatie; totdat uitwerking heeft plaatsgevonden van gezamenlijke inkoop-unit. Versie 2 Status Besluit Procesgroep Stuurgroep
Datum 17-11-2010 Concept ....................datum............................ ....................datum............................
