Addendum Realisatieplan e-dienstverlening Gemeente Langedijk

“Doordacht veranderen, zichtbaar verbeteren”

Addendum Realisatieplan e-dienstverlening Gemeente Langedijk

Opdrachtgever Opdrachtnemer Regie adviseur EGEM-i E-adviseur EGEM-i Coördinator EDV Versie: 1.0 Datum: 8 december 2009

: College van burgemeester en wethouders : A. Meijering : E. Koperdraat : H. Calis : K. Krom

VERSIEBEHEER Versie 0.1 0.2

Verspreid aan Directie MT

Datum 06-11-09 20-11-09

1.0

College van B en W

08-12-09

Addendum realisatieplan e-dienstverlening

versie 1.0

Wijzigingen Eerste concept N.a.v. bespreking met directie en overleg met financieel beleid N.a.v. bespreking in MT en overleg met financieel beleid

2 van 22

1. Samenvatting...........................................................................................................................4 2. Aanleiding ................................................................................................................................5 3. Doelstelling addendum...........................................................................................................5 Wat houdt het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) in?.......................................................5 3.1. Verschil NUP en Bestuurlijke Verklaring ...........................................................................7 3.2. Verschil tussen NUP en het realisatieplan e-dienstverlening 2008-2011 .........................8 4. Aansluiting op de visie van de gemeente Langedijk ..........................................................9 5. Relatie met het Dienstverleningsconcept ............................................................................9 6. Nederland Open in Verbinding (NOiV)..................................................................................9 7. Welke acties: de Projecten...................................................................................................11 7.1. Stand van zaken projecten huidige realisatieplan...........................................................12 7.2. NUP projecten in Langedijk .............................................................................................13 7.2.1. Extern belegde projecten.................................................................................................14 7.3. Overige projecten.............................................................................................................15 8. Kosten en Baten....................................................................................................................16 8.1. Kosten ..............................................................................................................................16 8.1.1. Interne kosten ..................................................................................................................16 8.1.2. Incidentele kosten .............................................................................................................16 8.1.3. Structurele kosten ............................................................................................................18 8.1.4. Verschil tussen ramingen oorspronkelijk plan en addendum..........................................19 8.2. Baten................................................................................................................................20 8.3. Dekking ............................................................................................................................21 8.4. Capaciteitsraming ............................................................................................................21 9. Vervolg ...................................................................................................................................21 Bijlagen...........................................................................................................................................22 1. Aanvullende projectenbundel ..........................................................................................22 2. Beschrijving NUP projecten .............................................................................................22 3. Kostenraming lopende en aanvullende projecten ...........................................................22 4. Planning lopende en aanvullende projecten ...................................................................22


versie 1.0

3 van 22

1.

Samenvatting

Doelstelling Dit addendum op het realisatieplan dienstverlening dat 27 mei 2008 in het college van B&W vastgesteld en 24 juni 2008 in de raad behandeld is, geeft richting aan de acties die de gemeente Langedijk de komende tijd gaat ondernemen om invulling te geven aan het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) en de modernisering van de (e-)dienstverlening en de daarbij behorende bedrijfsvoering. Dit document vormt de verbinding met het bestaande realisatieplan en daarmee sluit het NUP aan bij lopende initiatieven en ambities van de gemeente Langedijk. Naast het invoegen van de NUP projecten zijn de projecten uit het huidige realisatieplan e-dienstverlening geactualiseerd qua planning en budgettering en zijn waar nodig nog extra projecten toegevoegd of verwijderd. Met de uitvoering van het realisatieplan en dit addendum worden de verschillende eoverheidsvoorzieningen in samenhang met elkaar en aansluitend op de gemeentelijke doelstellingen gerealiseerd en in gebruik genomen (beheerd). Er wordt invulling gegeven aan de landelijke normen voor administratieve lastenverlichting en elektronische dienstverlening en aan het Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-Overheid (NUP). De interne bedrijfsvoering wordt – onder andere met elektronische hulpmiddelen - op een hoger niveau gebracht, waarmee naar verwachting een betere externe dienstverlening wordt gecombineerd met een toegenomen efficiency. Planning De planning van de diverse activiteiten is afgestemd op de deadlines van de diverse wettelijke verplichtingen, waarmee het merendeel van de werkzaamheden zal plaatsvinden in de periode medio 2009 - 2012. Personele middelen De uitvoering van de projecten in het kader van elektronische dienstverlening vindt plaats binnen de kaders van de activiteitenplanning. Voor de periode 2009-2012 betreft het een totale inzet van ruim 1.600 mensdagen (12.750 uur). Dit is exclusief de inzet van het programmabureau MIV en de externe ondersteuning bij implementatie. Financiële middelen Er is een (her)inventarisatie gemaakt van de benodigde investeringen en structurele (onderhouds)lasten. De geraamde extra investeringen bedragen € 1.061.400. Hiervan is voor een bedrag van € 794.640 nog aanvullende dekking nodig. De financiering wordt via de reguliere planningen controlcyclus meegenomen in de meerjarenramingen en de exploitatiebegrotingen.


versie 1.0

4 van 22

2. Aanleiding De gemeente Langedijk is al in het bezit van een bestuurlijk geaccordeerd realisatieplan dienstverlening 2008-2011. Met de komst van het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) is een aantal projecten toegevoegd aan de Bestuurlijke Verklaring ‘Betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid' d.d. 18 april 2006. Die extra projecten worden gefaseerd ingevoerd door de gemeente. Het gros van de gemeenten heeft aangegeven geen geheel nieuw realisatieplan te schrijven in het kader van het NUP. Men geeft er de voorkeur aan een addendum te schrijven bij het bestaande plan. Dit addendum geeft de impact van het NUP op de gemeente weer. EGEM i-teams ondersteunt het proces om te komen tot een gedegen addendum, dat dus een aanvulling vormt op het reeds geaccordeerde realisatieplan. De randvoorwaarden die gesteld werden aan een bestuurlijk geaccordeerd realisatieplan blijven van toepassing op de NUP-aanvulling. Achtereenvolgens zijn deze randvoorwaarden: • Projectorganisatie en capaciteit voor de uitvoering; • Bestuurlijke verankering; • Budget voor het eerste jaar met een doorkijk naar de daaropvolgende periode; • Alle NUP-projecten zijn benoemd; • Aspectgebieden op organisatieniveau zijn uitgewerkt. 3. Doelstelling addendum Dit addendum is een aanvulling op het realisatieplan dat 27 mei 2008 in het college van B&W vastgesteld en 24 juni 2008 in de raad behandeld is. Het geeft inzicht in, en richting aan, de acties die de gemeente Langedijk de komende tijd gaan ondernemen om invulling te geven aan het Nationaal Uitvoeringsprogramma. Dit document vormt de verbinding met het bestaande realisatieplan en daarmee sluit het NUP aan bij lopende initiatieven en ambities van de gemeente Langedijk. De gehanteerde aanpak die gevolgd is, is dezelfde als die de gemeente Langedijk bij het opstellen van het realisatieplan heeft gevolgd. Deze aanpak komt kort gezegd op het volgende neer: Net als in het realisatieplan zijn projectbeschrijvingen van de nieuwe aandachtsgebieden opgesteld, op basis van hetzelfde projectsjabloon. Deze zijn toegewezen aan de verantwoordelijke afdeling en beoogde projectleiders. In de projectdefinities worden kosten, doorlooptijden en planningen opgenomen, zodat een totaalbeeld van de (NUP) toevoegingen ontstaat. Op die basis zijn de overall planning en de overall kostenraming aangepast. Omdat we inmiddels een jaar verder zijn wordt als periode voor planning en doorrekening het tijdvak 2009-2012 genomen (het oorspronkelijke realisatieplan had als planperiode 2008-2011). Tevens is aandacht besteed aan projecten die zowel ontbreken in het huidige realisatieplan als in de projecten van het NUP. De wijze waarop aan deze, deels wettelijk verplichte, projecten invulling wordt gegeven is in het addendum aangegeven. Wanneer nodig zijn deze aanvullende projecten verder uitgewerkt en aan de projectenbundel toegevoegd. Tenslotte zijn de projecten uit het huidige realisatieplan e-dienstverlening geactualiseerd qua planning en budgettering.

Wat houdt het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) in? Simpel gezegd zou je het NUP kunnen zien als een herziene versie van de “Bestuurlijke Verklaring” uit 2006 die de basis was voor de propositie en het EGEM-i traject.


versie 1.0

5 van 22

Het NUP is eind 2008 door de Tweede Kamer aangenomen, en kent naast projecten (bouwstenen) die infrastructurele basisvoorzieningen regelen (de clusters e-toegang, eauthenticatie, e-voorzieningen, basisregistraties, etc.), ook 6 voorbeeldprojecten die meer op maatschappelijke thema’s gericht zijn. Achtergrond daarvan is dat de oorspronkelijke Bestuurlijke Verklaring teveel op de infrastructurele voorzieningen gericht was en te weinig op maatschappelijke thema’s.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

17 18 19 1 2 3 4 5 6

NUP PROJECTEN E-toegang Webrichtlijnen Samenwerkende catalogi (onderdeel Overheid heeft Antwoord) Antwoord voor Bedrijven MijnOverheid.nl (PIP) Overheid heeft Antwoord E-authenticatie DigiD burger Gemeenschappelijke machtigings- en vertegenwoordigingsvoorziening (GMV) DigiD bedrijven Nummers Burger Service Nummer (BSN) Basisregistraties Gemeentelijke Basisregistratie Personen (GBA) Registratie Niet Ingezetenen (RNI) Nieuw Handelsregister (NHR) Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) Topografie Kadaster Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT, ook bekend als Grootschalige Basiskaart Nederland (GBKN) E-informatieuitwisseling Overheidsservicebus (OSB) Terugmeldfaciliteit (TMF) Gemeenschappelijke ontsluiting basisregistraties (GOB) Voorbeeldprojecten Het omgevingsloket Digitaal klantdossier (DKD2) Landelijk digitaal loket Schoolverlaten WMO/Regelhulp Verwijsindex risicojongeren Dienstenloket van de Dienstenrichtlijn


versie 1.0

6 van 22

3.1. Verschil NUP en Bestuurlijke Verklaring In het NUP zijn t.o.v. de Bestuurlijke Verklaring (die basis is voor de EGEM-i trajecten) een paar verschuivingen te zien. Een paar projecten is “vervallen” en komt ook niet meer in het NUP voor: • eNIK (elektronische identiteitskaart); • BIN (Bedrijven Identificatie Nummer). Nieuwe toevoegingen zijn: 3 Overheid heeft Antwoord© (Klantcontact centra bij alle gemeenten); 4 Mijn overheid.nl ook wel aangeduid als PIP (persoonlijke internet pagina); 7 Gemeenschappelijke machtigings- en vertegenwoordigingsvoorziening (GMV); 8 DiGiD bedrijven (status november 2009: wordt uitgefaseerd en vervangen door nieuw programma e-herkenning voor bedrijven); 11 Registratie Niet-ingezetenen (RNI); 16 BGT (vgl. GBKN + Basisregistratie Grootschalige Topografie); 17 Overheidsservicebus (OSB); 18 Terugmeldfaciliteit (TMF); 19 Gemeenschappelijke ontsluiting basisregistraties (GOB). Daarnaast kent het NUP zes voorbeeldprojecten: 1. Omgevingsloket (Omgevingsvergunning); 2. Digitaal klantdossier (DKD2); 3. Landelijk digitaal loket Schoolverlaten; 4. WMO/ Regelhulp; 5. Landelijke verwijsindex risicojongeren (VIR); 6. Dienstenloket van de Dienstenrichtlijn. De zes NUP voorbeeldprojecten maken gebruik van de bouwstenen die het NUP aanbiedt.


versie 1.0

7 van 22

3.2. Verschil tussen NUP en het realisatieplan e-dienstverlening 2008-2011 In het huidige realisatieplan e-dienstverlening waren al een aantal NUP projecten opgenomen. In onderstaande tabel is aangegeven welke projecten wel en welke niet in het realisatieplan edienstverlening aanwezig zijn.

In realisatieplan E-toegang 1 Webrichtlijnen 2 Samenwerkende catalogi (onderdeel overheid heeft antwoord) 3 Antwoord voor Bedrijven 4 MijnOverheid.nl (PIP) E-authenticatie 6 DigiD burger

Nummers 9 Burger Service Nummer (BSN) Basisregistraties 10 Gemeentelijke Basisregistratie Personen (GBA) 13 Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) 14 Topografie

Niet in realisatieplan 5

Overheid heeft Antwoord

7 8

Gemeenschappelijke machtigings- en vertegenwoordigingsvoorziening (GMV) DigiD bedrijven

11

Registratie Niet Ingezetenen (RNI)

12

Nieuw Handelsregister (NHR)

16

Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT ook bekend als Grootschalige Basiskaart Nederland (GBKN)

17 18 19

Overheidsservicebus (OSB) Terugmeldfaciliteit (TMF) Gemeenschappelijke ontsluiting basisregistraties (GOB)

2 3 5 6

Digitaal klantdossier (DKD2) Landelijk digitaal loket Schoolverlaten Verwijsindex risicojongeren Dienstenloket van de Dienstenrichtlijn

15 Kadaster E-informatieuitwisseling

Voorbeeldprojecten 1 Het omgevingsloket 4 WMO/Regelhulp


versie 1.0

8 van 22

4.

Aansluiting op de visie van de gemeente Langedijk

Dit addendum en het oorspronkelijke realisatieplan e-dienstverlening geven uitwerking aan de in de notitie “Naar een slagvaardige en vraaggestuurde organisatie” geformuleerde visie op een vraaggerichte organisatie. Deze visie is verder uitgewerkt in een dienstverleningsconcept met de titel Koerrsen in etappes, Langedijk heeft Antwoord, welke inmiddels geaccordeerd is door het management en in december 2009 aan het bestuur wordt aangeboden. Uitgangspunt is dat de gemeente Langedijk zich herkend wil zien als een vraaggerichte organisatie met de volgende kenmerken: Klantgericht Open Efficiënt Resultaatgericht Rechtvaardig Samenwerkingsgericht Gemeente Langedijk werkt in etappes toe naar een klantencontactcentrum en heeft in de genoemde visie keuzes gemaakt over tempo en organisatie. De gemeente heeft verder nog steeds de ambitie om de implementatie van alle relevante wettelijke verplichtingen zoals basisregistraties, Wabo en Wkpb, de acties om de digitale dienstverlening verder uit te bouwen en de informatiehuishouding en bedrijfsvoering te verbeteren. 5. Relatie met het Dienstverleningsconcept Het realisatieplan e-dienstverlening en dit addendum ondersteunen de uitgangspunten die in het dienstverleningsconcept van de Gemeente Langedijk worden genoemd, zoals keuzevrijheid in dienstverleningskanaal, transparantie van gemeentelijke werkwijze en uitvoering en digitale bereikbaarheid op nagenoeg 24/7 basis. In nauwe samenwerking met het project Vraaggestuurde Dienstverlening wordt hieraan invulling gegeven en zijn de ICT projecten in dit realisatieplan verder uitgewerkt. Het voornemen is om de beide ontwikkelingen samen te brengen in één programma dienstverlening. 6. Nederland Open in Verbinding (NOiV) Bij de uitvoering van de projecten uit het realisatieplan en dit addendum wordt rekening gehouden met de uitgangspunten van het actieplan (NOiV) die van toepassing zijn op de rijksoverheid, de medeoverheden en de (semi-) publieke sector: • Vergroten van de interoperabiliteit tussen en met de verschillende bouwstenen en vormen van dienstverlening van de e-Overheid door versnelling aan te brengen in het gebruik van open standaarden; • Verminderen van de afhankelijkheid van leveranciers bij het gebruik van ICT door versnelde inzet van open standaarden en open source software; • Bevorderen van een gelijk speelveld op de softwaremarkt en voorts bevorderen van de innovatie en de economie door het gebruik van open source software krachtig te stimuleren en bij opdrachten de voorkeur te geven aan open source software bij gelijke geschiktheid). Bij keuzes zal waar mogelijk en wanneer het van toegevoegde waarde is het ”comply-or-explain and commit” gehanteerd worden bij ICT inkoop en aanbestedingen. Dit betekent dat waar mogelijk vastgestelde open standaarden source toegepast worden (Comply) tenzij (Explain): • Voor de gewenste functionaliteit geen open standaard beschikbaar is; • De bedrijfsvoering en/of dienstverlening op onaanvaardbare wijze in gevaar komen, inclusief beveiligingsrisico’s.


versie 1.0

9 van 22

Het voornemen is om open standaarden toe te passen zodra een uitzonderingscriterium niet meer van toepassing is (Commit). Ten aanzien van open source zal waar mogelijk het standpunt gehanteerd worden dat bij gelijke geschiktheid voor open source software gekozen zal worden. De praktijk leert echter dat voor veel van de belangrijkste gemeentelijke applicaties (nog) geen volwaardige open source toepassingen beschikbaar zijn.


versie 1.0

10 van 22

7. Welke acties: de Projecten Zoals in het oorspronkelijke realisatieplan e-dienstverlening 2008-2011 is aangegeven stellen de projecten de Gemeente Langedijk in staat om langs een geleidelijke en dus beheersbare weg invulling te geven aan de gewenste elektronische dienstverlening. In dit addendum zijn de aanvullende projecten opgenomen om een verdere invulling te geven aan de ambities van de gemeente Langedijk in combinatie met de projecten die voortvloeien uit het Nationaal Uitvoeringsprogramma. De uitgebreide projectdefinities zijn in bijlage 2: “Aanvullende projectenbundel” opgenomen. Daarin vindt u een uitvoerige beschrijving en onderbouwing van de nieuwe toevoegingen uit onder andere het NUP. Per projectbeschrijving wordt aandacht geschonken aan de volgende aspecten: • Omschrijving en doel; • Veranderaspecten (huidige situatie versus gewenste situatie); • Wie is de verantwoordelijke/ opdrachtgever voor dit project?; • Welke acties vergt het invoeren van deze projecten van de gemeente?; • Welke harde deadlines hangen aan de projecten?; • Hoe ziet de planning binnen de gemeente eruit?; • Wat zijn de (geschatte) implementatiekosten, mede i.v.m. de meerjarenbegroting.


versie 1.0

11 van 22

7.1. Stand van zaken projecten huidige realisatieplan Het realisatieplan e-dienstverlening is al bijna 2 jaar onderweg. Een aanzienlijk aantal projecten is dan ook al in uitvoering of afgerond. In onderstaande tabel wordt de stand van zaken van de projecten uit het realisatieplan dienstverlening 2008-2011 weergegeven. Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 46

Project Frontoffice & digitale producten CMS RIS E-formulieren top 10 DigiD BIN Bedrijvenloket GIS-viewer Midoffice & digitale processen DMS + DSP WFM CRM Midoffice overige onderdelen Backoffice en basisregistraties BAG Basisregistratie Personen NHR BRK & BRT Geo-informatie & overige ontwikkelingen GEO-info basissysteem DURP WABO WION Management & organisatie MIS Inrichten I&A functie Vervanging / uitbreiding Kantoorautomatisering. Kwaliteitsverbetering gegevens Belastingsysteem GBA-applicatie + kassa Financieel systeem Datadistributiesysteem Overige applicaties Werkplekken (pc's) Nieuwe projecten Dienstenrichtlijn - wettenbank SAP server


versie 1.0

Status Afgerond Afgerond 1e fase afgerond, 2e fase in opstart Afgerond Vervallen Afgerond Afgerond In uitvoering Nog niet gestart Nog niet gestart Deels afgerond, deels in opstartfase In uitvoering In opstartfase Nog niet gestart In uitvoering In uitvoering In uitvoering In opstartfase In uitvoering Nog niet gestart Afgerond Nog niet gestart In uitvoering Nog niet gestart In onderzoek Nog niet gestart In opstartfase In uitvoering Nog niet gestart In uitvoering In uitvoering

12 van 22

7.2. NUP projecten in Langedijk Bij alle projecten uit het NUP is gekeken hoe hieraan in de gemeente Langedijk invulling gegeven wordt. Uit deze analyse blijkt dat een aantal projecten al afgerond of opgestart zijn en dat enkele projecten extern opgepakt worden. Alleen de NUP projecten die nog intern uitgevoerd moeten worden zijn in de aanvullende projectenbundel (bijlage 2) en de ramingen (bijlagen 3 en 4) opgenomen. Afgeronde, al opgestarte en NUP projecten die extern uitgevoerd of aangestuurd worden, zijn hier niet in opgenomen. In onderstaande tabel de aanpak per NUP project. Nr. 1 2 3 4 5

6 7 8

Project E-toegang Webrichtlijnen Samenwerkende catalogi overheid heeft Antwoord©) Antwoord voor Bedrijven MijnOverheid.nl (PIP) Overheid heeft Antwoord

Aanpak

(onderdeel

Afgerond Meegenomen in project 11 Is uitgesplitst in een aantal (deel)projecten. Wordt aan de hand van nader vast te stellen dienstverleningsconcept verder uitgewerkt

E-authenticatie DigiD burger Gemeenschappelijke machtigingsvertegenwoordigingsvoorziening (GMV) DigiD bedrijven

en

11

Nummers Burger Service Nummer (BSN) Basisregistraties Gemeentelijke Basisregistratie Personen (GBA) Registratie Niet Ingezetenen (RNI)

12

Nieuw Handelsregister (NHR)

13

Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) Topografie Kadaster Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT ook bekend als Grootschalige Basiskaart Nederland (GBKN)

9 10

14 15 16


Afgerond Afgerond

versie 1.0

Afgerond Project opgenomen in aanvullende projectenbundel In november 2009 is bekend geworden dat Digid voor bedrijven wordt afgebouwd. Daarvoor in de plaats komt e-herkenning voor bedrijven. Doorstart is gepland in 2e helft 2010. Vooralsnog niet opgenomen in aanvullende projectenbundel Afgerond In uitvoering Project opgenomen in aanvullende projectenbundel Project opgenomen in aanvullende projectenbundel In uitvoering In uitvoering In uitvoering Project opgenomen in aanvullende projectenbundel

13 van 22

17

E-informatieuitwisseling Overheidsservicebus (OSB)

18

Terugmeldfaciliteit (TMF)

Zie 17

19

Zie 17

1

Gemeenschappelijke ontsluiting basisregistraties (GOB) Voorbeeldprojecten Het omgevingsloket (Omgevingsvergunning)

2

Digitaal klantdossier (DKD2)

3

Landelijk digitaal loket Schoolverlaten

4

WMO/Regelhulp

5

Verwijsindex risicojongeren

6

Dienstenloket van de Dienstenrichtlijn

Project niet in aanvullende projectenbundel opgenomen aangezien resultaten, impact, kosten en inspanning nog niet voldoende duidelijk zijn. Wanneer er meer duidelijkheid is zal het project toegevoegd worden

Project loopt. Hercalculatie heeft plaatsgevonden Project opgenomen in aanvullende projectenbundel Project wordt door de IB-Groep geregisseerd. waardoor inspanningen van de gemeentelijke organisatie minimaal zullen zijn Aansluiting op Regelhulp is operationeel. Wordt onder regie van de provincie Noord-Holland regionaal opgezet. De provincie faciliteert de aanbesteding, vergoedt de kosten van het systeem en ondersteunt de implementatie Project opgenomen in aanvullende projectenbundel. Is al bijna afgerond

7.2.1. Extern belegde projecten Voor alle duidelijkheid in onderstaande tabel de NUP projecten die extern worden georganiseerd of aangestuurd. Deze projecten zijn niet in het realisatieplan of addendum meegenomen. Nr.

Aanpak

3

Project Voorbeeldprojecten Landelijk digitaal loket Schoolverlaten

5

Verwijsindex risicojongeren

Wordt onder regie van de provincie Noord-Holland regionaal opgezet. De provincie faciliteert de aanbesteding, vergoedt de kosten van het systeem en ondersteunt de implementatie

6

Dienstenloket van de Dienstenrichtlijn

Project opgenomen in aanvullende projectenbundel. Is al bijna afgerond


versie 1.0

Project wordt door de IB-Groep geregisseerd. waardoor inspanningen van de gemeentelijke organisatie minimaal zullen zijn

14 van 22

7.3. Overige projecten Naast de NUP projecten en de projecten in het huidige realisatieplan is er ook aandacht besteed aan projecten die zowel in het NUP programma als in het realisatieplan dienstverlening ontbreken. Het gaat hier zowel om nieuwe, wettelijk verplichte projecten zoals de basisregistratie WOZ, alsook om de uitbouw van bestaande projecten (bijv. WKPB 2e tranche) en projecten zoals de opzet van het Elektronisch Kinddossier (EKD). In onderstaande tabel wordt kort aangegeven hoe deze projecten in Langedijk invulling krijgen. Een korte beschrijving van de uitgangspunten en doelstelling van de diverse projecten is te vinden in de aanvullende projectenbundel (bijlage 2). Project Aarhus

Aanpak Doel van Aarhus is het actief verstrekken van milieu-informatie via de website aan burgers. Informatie wordt via pfd bestanden via website gepubliceerde informatie. Toekomstige ontsluiting via een GIS systeem wordt in de uitbouw van het geobasissysteem en de GIS viewer meegenomen, dus geen aanvullend project gedefinieerd. Wordt regionaal ontwikkeld op niveau kopnoord-holland (drie noordelijke regio’s). Regie en opzet door de GGD. Niet opgenomen in aanvullende projectenbundel. Wordt regionaal (o.a. met Alkmaar) verder doorontwikkeld. Niet opgenomen in aanvullende projectenbundel. Project opgenomen in aanvullende projectenbundel.

Elektronisch Kinddossier (EKD)

Leerling administratie

Afname basisregistratie WOZ


versie 1.0

15 van 22

8. Kosten en Baten Bij de projecten in de aanvullende projectenbundel is een indicatie van de te verwachten kosten en het capaciteitsbeslag op de organisatie gegeven. Ook de projecten uit het huidige realisatieplan zijn waar nodig financieel bijgesteld. In dit hoofdstuk wordt tevens aangegeven wat de verschillen zijn tussen de kostenramingen in het huidige realisatieplan en de ramingen in dit addendum. Aangegeven wordt voor welke van deze kosten inmiddels dekking is. Voor het ontbrekende bedrag wordt via de kadernota 20102014 extra geld gevraagd. Ook wordt aandacht geschonken aan de baten van het realisatieplan dienstverlening en de in het addendum geformuleerde aanvullende projecten. De tabellen in dit hoofdstuk bevatten samenvattingen uit de gedetailleerde berekeningen in bijlage 3. 8.1. Kosten In deze paragraaf volgt een overzicht van de geraamde investeringen per projectcluster. In de genoemde bedragen zijn de kosten voor aanschaf van hard- en software, specifieke opleidingen en externe ondersteuning bij de implementatie weergegeven. Daarnaast wordt inzicht gegeven in de jaarlijkse kosten (kapitaallast plus exploitatie). Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW. Bijlage 3 ‘Kostenraming lopende en aanvullende projecten’ bevat de gedetailleerde uitwerking van de ramingen. Om inzicht te houden in de kosten van het gehele realisatieplan zijn de afgeronde projecten ook opgenomen. Bij deze projecten staan niet de geraamde maar de in 2008 en 2009 daadwerkelijk gemaakte kosten vermeld. 8.1.1. Interne kosten De interne personeelskosten hebben betrekking op de capaciteitsinzet van een deel van de eigen medewerk(st)ers in de verschillende projecten. Deze kosten zijn in principe budgettair neutraal, omdat het merendeel van deze taken regulier zijn en onderdeel vormen van het vaste takenpakket. Voor de beschikbaarheid van capaciteit voor inzet bij de projecten is echter de omvang en het tijdvak bepalend. Daarnaast wordt inzet van capaciteit gevraagd voor andere, niet ICT gerelateerde, projecten. De praktijk zal uitwijzen of ook in bepaalde gevallen extra middelen voor de lijnorganisatie nodig zijn. De interne personeelskosten zijn daarom vooralsnog niet in het kostenoverzicht opgenomen; de ondersteunende projectorganisatie wel. 8.1.2. Incidentele kosten De totale investeringen over de periode 2008-2012 staan in tabel 1aangegeven. Per cluster van projecten zijn de aanschoftkosten voor hard- en software, de opleidingskosten en de kosten voorondersteuning en implementatie aangegeven. Tabel 2 geeft een overzicht van de investeringen per jaar.


versie 1.0

16 van 22

Totaal investeringen

Externe ondersteuning / Implementatie

Opleidingen

Hard- en software

Investeringen totaal Frontoffice & digitale producten Midoffice & digitale processen Backoffice en basisregistraties Geo-informatie & overige ontwikkelingen Management & organisatie Vervanging / uitbreiding Externe ondersteuning Totaal

129.000 197.000 76.000 119.000 20.000 514.200

20.750 29.500 17.000 20.000 5.000 83.000

203.950 126.500 350.000 239.000 35.000 239.700

1.055.200

175.250

1.194.150

353.700 353.000 443.000 378.000 60.000 836.900 1.091.800 3.516.400

132.000 125.000

250.000 507.000

2012

2011

2010

2009

Investeringen per jaar Frontoffice & digitale producten Midoffice & digitale processen Backoffice en basisregistraties Geo-informatie & overige ontwikkelingen Management & organisatie Vervanging / uitbreiding Externe ondersteuning Totaal

2008

Tabel 1: Investeringen totaal

108.400 126.000 211.000

113.300 209.500 10.000

17.500 97.000

176.000

202.000 60.000 405.000 275.000 1.274.800

130.000 149.500 394.000

236.900 310.800 1.169.100

65.000 106.500 171.500

Tabel 2: Investeringen per jaar


versie 1.0

17 van 22

8.1.3. Structurele kosten

77.000 74.700 98.600 82.700 12.700 174.000 252.200 771.900

Totaal jaarlijkse kosten

Jaarlijkse kosten Frontoffice & digitale producten Midoffice & digitale processen Backoffice en basisregistraties Geo-informatie & overige ontwikkelingen Management & organisatie Vervanging / uitbreiding Externe ondersteuning Totaal

Onderhoud / support

Kapitaallasten

Tabel 3 geeft een overzicht van de jaarlijkse kosten aan het eind van de planperiode nadat alle projecten zijn uitgevoerd. Het betreft zowel de projecten uit het oorspronkelijke realisatieplan edienstverlening als de projecten uit de aanvullende projectbundel in dit addendum. Tabel 4 geeft de opbouw van de structurele kosten in de loop der jaren weer.

25.800 39.400 15.200 23.800 4.000 102.800

102.800 114.100 113.800 106.500 16.700 276.800 252.200 982.900

211.000

40.100 34.900

57.700 132.700

2013

2012

2011

2010

Jaarlijke kosten Frontoffice & digitale producten Midoffice & digitale processen Backoffice en basisregistraties Geo-informatie & overige ontwikkelingen Management & organisatie Vervanging / uitbreiding Externe ondersteuning Totaal

2009

Tabel 3: Structurele kosten totaal

70.100 50.900 84.800

102.800 68.800 86.000

102.800 114.100 113.800

102.800 114.100 113.800

50.800

106.500 16.700 221.800 193.000 795.500

106.500 16.700 256.100 227.600 937.600

106.500 16.700 276.800 252.200 982.900

61.100 129.500 447.200

Tabel 4: Jaarlijkse kosten per jaar


versie 1.0

18 van 22

8.1.4. Verschil tussen ramingen oorspronkelijk plan en addendum

Totaal jaarlijkse kosten

2.455.000 3.516.400 1.061.400

Onderhoud \ support

1.474.000 1.194.150 620.150

Kapitaal lasten

155.000 175.250 20.250

Totaal investeringen

826.000 1.055.200 229.200

Externe ondersteuning

Opleiding

Verschillen Realisatieplan e-dienstverlening Addendum Verschil

Investeringen (hard- en software)

In tabel 5 worden de verschillen tussen de oorspronkelijk geraamde investeringen in het realisatieplan e-dienstverlening en de ramingen in dit addendum weergegeven.

491.000 771.900 280.900

187.800 211.000 23.200

678.800 982.900 304.100

Tabel 5: Verschillen in investeringen en jaarlijkse kosten Er is een verschil in geraamde extra investeringen van € 1.061.400. Het verschil laat zich als volgt verklaren: • • • • • • • • • •

extra kosten BAG extra kosten WABO extra kosten DDS extra kosten DMS extra kosten Midoffice extra kosten geo projecten nieuwe jaarschijf (2012) toegevoegd externe projectleiders nu deels meegecalculeerd nieuwe projecten (wettelijke en NUP) beheerpakketten openbare ruimte Totaal

€ 186.000 € 143.900 € 44.500 € 85.000 € 66.000 € 55.000 € 171.500 € 223.200 € 242.500 € 100.000 € 1.317.600

Uiteraard zijn er ook bijramingen in positieve zin geweest, zijn er een aantal projecten vervallen en ook een aantal afgerond. Per saldo is er een verschil tussen het totaal van de meerkosten (€ 1.317.600) en de uiteindelijk extra benodigde middelen (€ 1.061.400). Uit een analyse van bovengenoemde extra kosten (BAG, WABO, DDS, DMS, Midoffice, Geo) blijkt dat deze voor een groot deel nodig zijn geweest voor het inhuren van externe expertise, meer expliciet voor projectleiders. Om deze reden is een stelpost externe projectleiders (€ 216.800) opgenomen. Bij de nieuwe projecten is waar nodig al rekening gehouden met externe inzet.


versie 1.0

19 van 22

8.2 Baten Het grootste deel van genoemde investeringen doet de gemeente om geleidelijk aan invulling te kunnen gaan geven aan de geformuleerde doelstellingen. Dit wordt voor een belangrijk deel (mede) mogelijk gemaakt door de inzet van moderne technologie en integratie van I&A. Het rendement van deze investering moet dan ook voornamelijk afgemeten worden aan de verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening. Daarnaast wordt een deel van de investering aangewend om het gemeentebestuur en management in de gelegenheid stellen om sneller en adequater te kunnen sturen. Als de organisatie beschikt over moderne, geïntegreerde ICThulpmiddelen, dan zal dat leiden tot: • Verbetering van de dienstverlening aan de burger door snellere afhandeling, uitgebreide informatieverstrekking (Internet), eenduidige communicatie door standaardisatie, etc.; • Beheersbare doorlooptijden, waardoor processen beter binnen de wettelijke termijnen kunnen worden uitgevoerd; • Efficiëntere werkprocessen, waardoor met de dan aanwezige personele capaciteit een grotere ‘workload’ kan worden gehaald, met behoud of zelfs verbetering van de vastgestelde kwaliteit; • Verbetering van de managementinstrumenten. Op deze wijze kan het gemeentebestuur en het management tijdig beschikken over de juiste informatie; • Verbetering van de kwaliteit van de gegevens. Er worden steeds hogere eisen gesteld aan de kwaliteit van de gegevens die door de gemeente moeten worden beheerd en geleverd. Het realisatieplan zorgt er voor dat de basis, zijnde de I&A infrastructuur (functioneel en technisch), hiervoor op tijd klaar is waardoor de gemeente aan haar wettelijke verplichtingen kan voldoen; • Verlaging van kosten door gebruikmaking van gemeentebrede concepten als: integrale dienstverlening, vastgoed en DIV (digitale documentaire informatievoorziening).


versie 1.0

20 van 22

8.3 Dekking Het verschil tussen de geraamde investeringen in het oorspronkelijke realisatieplan en dit addendum is € 1.061.400. Hiervan is al € 80.760 t.b.v. het project omgevingsvergunning (WABO) gedekt uit de egalisatiereserve bouwen woningtoezicht en t.b.v. de BAG €186.000 uit de afdelingsbudgetten (zie eindejaarsrapportage 2009). Er is dus aanvullende dekking nodig voor de resterende € 794.640. De meerkosten c.q. de kapitaallasten van het addendum kunnen voor de komende jaren uit de bestemmingsreserve Automatisering worden gedekt. De reserve biedt daarvoor in de komende jaren voldoende ruimte. Wel zal in 2010, als de Nota Reserves & Voorzieningen wordt geactualiseerd, bezien worden in hoeverre op basis van het Addendum én de actualisering op grond van de werkelijke voortgang van geplande investeringen in 2009, de stortingen in deze reserve moeten worden aangepast. Daar zal bij de besluitvorming omtrent deze nota dan een voorstel worden gedaan. De in tabel 3 genoemde kapitaallasten ter dekking van de investeringen komen ten laste van de reserve automatisering; de exploitatielasten worden opgenomen in de jaarlijkse exploitatiebegroting. 8.4 Capaciteitsraming Voor de periode 2009-2012 is de totale inzet voor uitvoering van de projecten geschat op ruim 1.600 mensdagen (12.750 uur). Dit is exclusief de inzet van het programbureau MIV en de externe ondersteuning bij de implementatie. De projectleider is in principe een interne medewerker, maar in de praktijk blijkt dat externe ondersteuning onontbeerlijk is. Om die reden is voor de inzet van externe projectleiders in de financiële raming een stelpost opgenomen. Bij diverse projecten was nu al te voorzien dat de interne capaciteit voor deelname bij de uitvoering niet toereikend is. In die gevallen zijn deze kosten gecalculeerd. 9 Vervolg Dit addendum wordt aangeboden aan het MT ter accordering en aan het college van B&W ter vaststelling. Hierna vindt verdere bestuurlijke behandeling plaats via het forum en raad. Over de verdere communicatie richting organisatie dienen vervolgafspraken gemaakt te worden.


versie 1.0

21 van 22

Bijlagen

1.

Aanvullende projectenbundel

2.

Beschrijving NUP projecten

3.

Kostenraming lopende en aanvullende projecten

4.

Planning lopende en aanvullende projecten


versie 1.0

22 van 22

Addendum Realisatieplan e-dienstverlening Gemeente Langedijk

Recommend Documents