REALISATIEPLAN AALBURG DIENSTVERLENING E-GEMEENTE

REALISATIEPLAN AALBURG DIENSTVERLENING E-GEMEENTE DEEL 3 : PROJECTEN 2009-2012

GEWOON DOEN MAAR DAN BETER

Versiedatum : Woensdag 13 mei 2009 Versie : 1.3 Auteur(s) : Joyce Lubbers (e-coördinator), Peter Ruijters, Wout Barentsen (e-adviseurs) Documentnaam : Realisatieplan - Projecten

Realisatieplan - Projecten

1 van 33

Inhoudsopgave A1 Invoeren Webrichtlijnen ..............................................................................................................3 A2 Invoeren Bedrijvenloket en dienstenrichtlijn .............................................................................4 A3 Opzetten beheersorganisatie en procedurebeschrijvingen ......................................................6 A4 Opzetten verbeterplan telefonische dienstverlening .................................................................7 A5 Opzetten verbeterplan schriftelijke dienstverlening..................................................................8 A6 Invoeren integrale vergunningverlening WABO ........................................................................9 B1 Opzetten overzicht standaard en maatwerkproducten............................................................11 B2 Organisatiebrede training klantgericht werken........................................................................12 C1 Vernieuwen ICT beleidsplan incl. OSB, GOB, TMF en GMV ....................................................13 C2 Invoeren mijnoverheid.nl ..........................................................................................................14 C3 Invoeren antwoord.nl ................................................................................................................15 C4 Opzetten basisregistratie adressen en gebouwen...................................................................16 C5 Gebruiken GBA persoonsgegevens incl. BSN.........................................................................18 C6 Gebruiken basisregistratie adressen en gebouwen ................................................................19 C7 Gebruiken gegevens uit Nederlands Handelsregister (NHR) incl. BIN ...................................21 C8 Gebruiken gegevens uit basisregistratie eigendommen kadaster..........................................21 C9 Gebruiken gegevens uit basisregistratie eigendommen topografie .......................................21 C10 Basiskaart Grootschalige Topografie.....................................................................................21 C11 Zaakafhandeling, procesplaat en DSP....................................................................................21 D1 Herijken rolprofielen publieksbalie / KCC ................................................................................21 D2 Opstellen opleidingsplan publieksbalie ...................................................................................21 D3 Opstellen communicatieplan invoering dienstverleningsconcept..........................................21 E1 Implementeren kwaliteitshandvesten en servicenormen ........................................................21


2 van 33

A1 Invoeren Webrichtlijnen Algemeen Nummer Materiespecialist

A1 Kees Noorloos

Projectinformatie Omschrijving Doelstelling Resultaten Relaties Risico’s

Webrichtlijnen Website laten voldoen aan de toegankelijkheidsrichtlijnen Betere toegankelijkheid van onze website Overheid heeft Antwoord; Simgroep Niet voldoen aan wettelijke regelgeving

Aspectgebieden Processen Personeel Gegevens Regelgeving Automatisering

Gehele website Goede instructie over juiste invoering van gegevens op de website Op de juiste manier inbrengen in het CMS Besluit kwaliteit Rijksoverheidswebsites/Webrichtlijnen n.v.t.

Categorie Wettelijke verplicht Nieuw beleid

Ja Nee

Planning Geplande startdatum Geplande einddatum

01-01-2009 01-01-2010

Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie

n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

Personeel Functie Medewerker Internet Voorlichter

Sector Staf Staf

Dekking Reeds in MJB Afgewezen in MJB Andere dekking


n.v.t.

Uiterlijke startdatum Uiterlijke einddatum

Regulier 50 25

n.v.t. n.v.t.

Extra

Welk jaar? Welk jaar?

3 van 33

A2 Invoeren Bedrijvenloket en dienstenrichtlijn Algemeen Nummer Materiespecialist Projectinformatie Omschrijving Doelstelling

Resultaten

Relaties

Risico’s

Aspectgebieden Processen

Personeel Gegevens Regelgeving

Automatisering

A2 Chiel Braam

A3 Bedrijvenloket en Dienstenrichtlijn Bedrijven informeren aan welke voorwaarden een bedrijf moet voldoen op het gebied van wetgeving waar de gemeente verantwoordelijk voor is. Bedrijven snel en correct op de hoogte stellen van de door hen te ondernemen stappen. De gemeente heeft minder tijd nodig om handhavend en corrigerend op te treden Bedrijvenloket is afhankelijk van het in oktober 2008 vastgestelde Regionaal Economisch Beleid en de volgens planning in 2009 overeen te komen definitieve samenwerkingsovereenkomst mbt. Het ontwikkelen van een Regionaal Bedrijventerrein in Werkendam en drie subregionale bedrijventerreinen, in elke gemeente 1. Bottum up model. Van bedrijven wordt meer dan van de inwoners zelfredzaamheid en professionele houding verwacht. Bedrijven moeten ondernemen binnen de door de overheid gestelde kaders en met een checklist aan de slag gaan.

1. website geschikt maken voor www.antwoordvoorbedrijven.nl 2. samenwerkingsafspraken bedrijveninformatie maken met Werkendam en Woudrichem. Beleidsmedewerker EZ. Afdeling communicatie/web Website. Gemeentegids, wetgeving. Regionaal Economisch Beleid, aangeleverde informatie over bedrijvenloket aan communicatie. Wet milieubeheer en overige milieuwetgeving (bevoegde gezagen: gemeente, provincie, AID, Waterschap en politie), Bestemmingsplannen, OZB belasting. B.A.G. registratie. BIN. Gezamenlijke formulierenset, koppeling met websites Werkendam en Woudrichem?


Ja Nee


01-04-2009 01-10-2009


n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t

Personeel Functie Communicatie Mdw EZ

Sector Staf Grondgebied

Dekking Reeds in MJB

n.v.t.



Regulier 20 10

01-07-2009 01-01-2010

Extra

Welk jaar? 4 van 33

Afgewezen in MJB Andere dekking


Welk jaar?

5 van 33

A3 Opzetten beheersorganisatie en procedurebeschrijvingen Algemeen Nummer Materiespecialist Projectinformatie Omschrijving Doelstelling

Resultaten

Relaties Risico’s

A3 Joke de Rijk

Beheersorganisatie en procedurebeschrijvingen Beleid actualiseren en vaststellen van beheer voor website. Vastleggen wie verantwoordelijk is voor welke informatie op de website. Aanwijzing van webredacteuren. Vervolgens hier uitvoering aan geven. Benoeming webredacteuren die er voor zorg dragen dat de juiste informatie over hun specifieke vakgebied beschikbaar is op de website. Gegevens Up-to-date houden van gegevens. Hele organisatie Onjuiste of achterhaalde gegevens op website; Klanten die geen of onjuiste informatie krijgen op hun vragen. Door benoeming van webredacteuren en daardoor decentraal beheer van de website bestaat het risico dat bijhouden van de gegevens niet door alle webredacteuren even accuraat zal plaatsvinden.


Communicatie Hele organisatie Alle relevante informatie voor bezoekers van onze website/inwoners Alle regelgeving van gemeente en overheid CMS benaderbaar voor aangewezen medewerkers


Nee Ja, moet nog verder in de organisatie ingebed worden.


01-01-2009 01-01-2010


n.v.t. n.v.t. 7.500 / incl. opleiding medewerkers n.v.t.

Personeel Functie Medewerker internet Medewerkers Voorlichter

Sector Staf Alle Staf



Nee Nee


Regulier 125 250 75

n.v.t. n.v.t.

Extra


6 van 33

A4 Opzetten verbeterplan telefonische dienstverlening Algemeen Nummer Materiespecialist Projectinformatie Omschrijving Doelstelling Resultaten Relaties

Risico’s


A4 Joyce Lubbers

Ontwikkelplan telefonische dienstverlening en implementatie KCC voor telefoonkanaal KCC goed bereikbaar via telefoon Ontlasting backoffices Ontwikkeling balie KCC Alle kanalen Receptie Zaakafhandeling Bezetting Kennis Verhouding receptie, KCC

FaQ ’s en processen in opus goed beschrijven KCC baliepersoneel (generalisten en klantadviseurs

Essentieel kennissystemen en verwerking telefonische aanvragen Meetapparatuur voor kwaliteitsnormen


Nee Ja


01-01-2009 01-07-2009


n.v.t. n.v.t. Meegenomen bij D2 n.v.t.

Personeel Functie Joyce Lubbers Jaap de Jong

Sector Inwoners Middelen



Nee Nee


Regulier 100 50

n.v.t. 01-10-2009

Extra


7 van 33

A5 Opzetten verbeterplan schriftelijke dienstverlening Algemeen Nummer Materiespecialist Projectinformatie Omschrijving Doelstelling

A5 Jaap de Jong

Risico’s

Verbeterplan schriftelijke dienstverlening van alle kanalen. Zorg voor duidelijke correspondentie, leesbaar voor alle klanten van de gemeente Goede leesbare documenten, standaard-lay-out, juridisch juist binnen afgesproken termijnen Cultuur, juridisch ambtelijke stijl[opsomming]


Sjablonen, Opleiding in schrijven, Afspraken maken Voldoende getraind, kennis Document Management Systeem Termijnen, Juridisch Inrichten DMS, WorkFlow


Nee Ja


01-04-2009 Doorlopend


50.000 / DMS, Digitale opslag n.v.t. 15.000 (2010) 10.000

Personeel Functie Alle medewerkers Medewerkers DIV

Sector Alle Middelen

Resultaten



Nee Nee


Regulier 200 500

01-07-2009 01-01-2011

Extra


8 van 33

A6 Invoeren integrale vergunningverlening WABO Algemeen Nummer Materiespecialist Projectinformatie Omschrijving

Doelstelling

Resultaten

Risico’s



A6 Emiel Knoop / Wilfried Janssens

Naar verwachting zal op 1 januari 2010 de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) in werking treden. Concreet betekent dit dat de vergunningsstelsels uit diverse bijzondere wetten zijn gehaald en worden ingeruild voor één vergunning, de zogenaamde omgevingsvergunning. De omgevingsvergunning is één geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu, die moet leiden tot: • minder administratieve lasten voor bedrijven en burgers; • betere dienstverlening door de overheid aan bedrijven en burgers; • kortere procedures; • geen tegenstrijdige voorschriften. De Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (Wabo) beoogt een einde te maken aan de veelheid van vergunningen en toestemmingen die nodig is bij de realisatie van en project. De Wabo introduceert een geïntegreerde vergunning op het gebied van wonen, ruimte en milieu, waarbij burgers en bedrijven bij een loket en bevoegd gezag terecht kunnen. Doelstelling van dit project is de Wabo op 1 januari 2010 in de minimale variant ingevoerd te hebben. Dit betekent dat de aandacht met name gericht zal zijn op de (noodzakelijke) processen en minder op de extra’s voor de dienstverlening. Na invoering (of zomogelijk eerder) kan het ambitieniveau desgewenst worden opgehoogd, bijvoorbeeld op het moment dat de gemeente Aalburg een keuze heeft gemaakt over de digitale infrastructuur. Het project kent de volgende subdoelstellingen. - Integrale benadering van het proces vergunningverlening - Verbetering informatieverstrekking en dienstverlening aan burgers en bedrijven - Verlaging regeldruk voor burgers en bedrijven en verlaging administratieve lasten en kortere procedures - Organisatorisch bevorderen van het klantgericht werken - Efficiënte en effectieve werkprocessen rondom vergunningverlening binnen de huidige organisatiestructuur - Dienstverlening vanuit een multichannel benadering/keuzevrijheid voor burgers en bedrijven (deels) mogelijk maken via website. Op 1 januari 2010 is de gemeente [naam] minimaal in staat: • een digitaal aangevraagde omgevingsvergunning te ontvangen via de Landelijke Voorziening Omgevingsloket; deze aanvraag conform de wettelijke vereisten (al of niet digitaal) te toetsen en af te handelen, in één proces of in meerdere parallelle processen (nog te kiezen). Geo kennis in de organisatie. Workflow intergraliteits programma.

• Inzicht krijgen in de hoeveelheid vergunningen en meldingen die samenlopen. • Inzicht krijgen in de werkwijzen waarmee binnen de diverse 9 van 33

Personeel

Gegevens

Regelgeving

Automatisering

Communicatie

afdelingen vergunningen worden afgehandeld. • Waar nodig aanpassen van deze werkwijzen (de werkprocessen). • Organisatorische en personele keuzes maken: • in het frontoffice een loket inrichten voor de omgevingsvergunning? • een Wabo-coördinator aanstellen? • Opleiding van betrokken medewerkers (in regionaal verband): frontoffice-medewerkers, gegevens-, systeem en applicatiebeheerders, juristen. • Realiseren koppelingen o.a. met de basisregistraties, met het Document Management Systeem en (op termijn) met (het digitaal loket binnen) de gemeentelijke website. • Aanpassen van de legesverordening. • Aanpassen handhavingsbeleid en uitvoeringsprogramma. • Aanpassen verordening commissie bezwaarschriften. • Aanpassen APV. • Maken van afspraken met andere instanties inzake advisering en handhaving. • Aansluiten op de Landelijke Voorziening Omgevingsvergunning. • Inrichten van het informatiesysteem voor de omgevingsvergunning, inclusief de bijbehorende workflow(s) en voortgangsbewaking. • Opstellen projectcommunicatieplan, rekening houdend met de verplichtingen die voortvloeien uit het Verdrag van Aarhus (in SREverband) • Interne communicatie.


Ja Nee


01-01-2009 n.v.t.


50.000 (excl. desktops) 7.500 / structureel (nieuwe verdeling kosten stichting GBKN) 10.000 40.000 (o.a. digitalisering)

Personeel Functie Vacature GEO Coördinator I&A Medewerker Inwoners Medewerker handhaving

Sector Grondgebied Middelen Inwoners Grondgebied


Nee Nee



Regulier 150 50 50 50

n.v.t. 01-01-2010

Extra 400 300


10 van 33

B1 Opzetten overzicht standaard en maatwerkproducten Algemeen Nummer Materiespecialist

B1 Joyce Lubbers

Projectinformatie Omschrijving Doelstelling Resultaten Relaties Risico’s

Overzicht standaard en - maatwerkproducten Duidelijke scheiding tussen eenvoudige en moeilijker dienstverlening Duidelijke processen en verantwoordelijkheden KCC ontwikkeling Wal en schip en kennis


Ondersteuning van materiespecialisten en opus Midoffice en kennissystemen


Nee Ja


01-01-2009 01-01-2010



Personeel Functie Joyce Tineke Emiel Wilfried

Sector Inwoners Inwoners Grondgebied Grondgebied



Per product analyseren en zo nodig knip maken KCC personeel en materiedeskundigen

n.v.t.


Regulier 450 50 100 100

n.v.t. Doorlopend

Extra


11 van 33

B2 Organisatiebrede training klantgericht werken Algemeen Nummer Materiespecialist Projectinformatie Omschrijving Doelstelling Resultaten Relaties Risico’s

B2 Petra de Jong

Organisatiebrede training klantgericht werken Zo klantgericht mogelijk werken binnen de doelstellingen van de organisatie Organisatiebreed klantgericht werken Extern scholingsinstituut Geen

Aspectgebieden Processen Personeel Gegevens Regelgeving Automatisering Categorie Wettelijke verplicht Nieuw beleid

Nee Ja


n.v.t. n.v.t.


n.v.t. n.v.t. Is opgenomen in opleidingsplan P&O n.v.t

Personeel Functie Alle medewerkers

Sector Alle



Ja Nee


01-01-2009 01-01-2010

Regulier 200


Extra

2009

12 van 33

C1 Vernieuwen ICT beleidsplan incl. OSB, GOB, TMF en GMV Algemeen Nummer Materiespecialist Projectinformatie Omschrijving

C1 Jaap de Jong

Doelstelling Resultaten Relaties Risico’s

Om de 4 -5 jaar wordt het ICT beleidsplan opnieuw opgesteld. Het huidige plan liep tot 2008. Bewust is gekozen om dit in gezamenlijkheid met de partnergemeenten Werkendam en Woudrichem op te pakken. Ook is dit plan sterk afhankelijk van de uitkomsten van EGEM-I plan. Richtinggevend plan voor ontwikkeling ICT komende vier jaar. Beleidsplan Vakafdelingen, Strategisch beleid Foutieve keuzes, desinvesteringen, acceptatiegraad


Inventariseren, marktanalyse, overheidsrichtlijnen Beleidsmedewerkers Hardware, Software, Benchmark Divers Hardware/Software


Nee Ja


01-04-2009 01-07-2009



Personeel Functie J, de Jong A. Krush D. Klapwijk

Sector Middelen Woudrichem Werkendam



n.v.t.


Regulier 100 125 100

n.v.t. n.v.t.

Extra


13 van 33

C2 Invoeren mijnoverheid.nl Algemeen Nummer Materiespecialist Projectinformatie Omschrijving Doelstelling Resultaten Relaties Risico’s Aspectgebieden Processen Personeel Gegevens Regelgeving Automatisering

C2 Joyce Lubbers

Invoeren mijn overheid.nl Voldoen aan diverse punten van de Burgerservicecode Burgers hebben op een zelf gekozen tijdstip inzicht in het verloop van hun contacten met de overheid ICT, VWS, zelfs CJG, ambitieniveau organisatie Te hard lopen

Interne en externe ontwikkelingen soepel integreren Zaakgericht werken Transparant werken Rijksoverheid , Andere overheid Essentieel, slimme toepassingen intern, zodat informatie automatisch uit de processen gegenereerd wordt


Nee Ja


n.t.b. (01-01-2010) 01-01-2011


5.000 n.v.t. n.v.t. n.v.t.

Personeel Functie Joyce Lubbers

Sector Inwoners

Regulier 50

Jaap de Jong Communicatie

Middelen Staf

50 40


Nee Nee



n.v.t. 01-01-2012

Extra


14 van 33

C3 Invoeren antwoord.nl Algemeen Nummer Materiespecialist Projectinformatie Omschrijving Doelstelling Resultaten Relaties Risico’s


Personeel

Gegevens Regelgeving Automatisering

C3 Joyce Lubbers

Invoeren antwoord.nl Opbouwen volwaardig KCC 2012 gemeentelijk 2015 hele overheid Landelijke ontwikkelingen, niet vrijblijvende samenwerking, strategische keuzes. Organisatiebrede opleiding klantgericht werken. Doel uit het oog verliezen Niet blijven denken vanuit de klant maar alleen vanuit organisatiebelang.

Alle processen worden erdoor beïnvloed omdat standaardisatie gaat plaatsvinden en de plaats van het maatwerk in de organisatie bepaald wordt. Consequenties voor al het personeel, enerzijds in staat moeten zijn veel producten volwaardig zelfstandig klantgericht te leveren anderzijds meedenkend met de klant maatwerk verzorgen. Antwoord concept Essentieel omdat zonder automatisering standaardisatie en snelle kundige levering niet mogelijk is. Kennissystemen en midoffice belangrijk


Nee Ja


01-01-2009 01-01-2012


n.v.t. n.v.t Opgenomen onder D2 n.v.t.

Personeel Functie Joyce Tineke Wilfried

Sector Inwoners Inwoners Grondgebied



Nv.t.



n.v.t. 01-01-2015

Extra


15 van 33

C4 Opzetten basisregistratie adressen en gebouwen Algemeen Nummer Materiespecialist Projectnaam Projectinformatie Omschrijving

Doelstelling

Resultaten

Risico’s

C4 Hans van der Werff Opzetten basisregistratie adressen en gebouwen

Opzetten basisregistratie adressen en gebouwen. Opbouwen en beheer van de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG), waarvan door interne en externe afnemers wettelijk verplicht gebruik moet worden gemaakt. De BAG dient als eenduidig bronbestand voor alle gerelateerde werkprocessen binnen de gemeente. Het opbouwen van de basisregistratie adressen en gebouwen, die als mijlpaal wordt aangesloten aan de Landelijke Voorziening BAG. Hierbij wordt in ieder geval de volgende zaken gerealiseerd, beschrijving processen, implementatie software BAG en overdragen aan beheerorganisatie. Stroomlijning van de registratie en gebruik van overheidsinformatie en verbetering dienstverlening aan burgers en partners: eenduidige vastlegging, meervoudig gebruik voor zowel interne als externe afnemers en levering van gegevens over adressen en gebouwen aan de Landelijke Voorziening. Aansluiting Landelijke Voorziening BAG en Overdragen aan beheerorganisatie. Eenduidige, betrouwbare registratie gegevens m.b.t. adressen en gebouwen, eenvoudig en adequaat gebruik/raadpleging van registraties, efficiencywinst bij de uitvoering van werkprocessen. Opbouw geometrie vanuit GBKN en Implementatie BAG-software incl. implementatie hardware


Wet op de basisregistraties. Software: Getronics, aansluiting op Landelijke Voorziening.


Ja Nee


01-01-2008 01-04-2010


n.v.t. (zal meegenomen worden in de aanbesteding samenwerking) n.v.t. (zal meegenomen worden in de aanbesteding samenwerking) n.v.t. n.v.t.

Personeel Functie A. Barel M. de Rijk T. de Jong-vd Elburg

Sector Grondgebied Grondgebied Inwoners




n.v.t. 01-07-2010

Extra

16 van 33

H. van de Veerdonk T. Muijen R. Mikhout H. van der Werff E. Knoop Dekking Reeds in MJB Afgewezen in MJB Andere dekking


Middelen Grondgebied Middelen Grondgebied Grondgebied

Ja

256 272 296 680 80


880

2008

17 van 33

C5 Gebruiken GBA persoonsgegevens incl. BSN Algemeen Nummer Materiespecialist Projectinformatie Omschrijving

Doelstelling

Resultaten

Risico’s

C5 Tineke de Jong Gebruiken GBA-persoonsgegevens, incl BSN

De GBA als basisregistratie is onderdeel van het stelsel van basisregistraties die in de periode van 2007 tot 2012 moet worden ingevoerd. De GBA als basisregistratie is al sinds 1 april 2007 bij wet geregeld. Vanaf 1 januari 2010 zijn de geautoriseerde gebruikers van de GBA verplicht om bij de uitvoering van hun taken uitsluitend gebruik te maken van de authentieke gegevens uit de GBA voor wat betreft de persoonsgegevens. Bovendien moeten zij bij gerede twijfel aan die gegevens dit terugmelden aan de beheerder van de GBA, zodat deze eventueel een onderzoek kan instellen. Verbeteren bedrijfsvoering door gemeenschappelijk gebruik en beheer van persoonsgegevens Verbeteren dienstverlening door gebruik van actuele persoonsgegevens In Aalburg wordt al heel veel gebruik gemaakt van de GBA. Om dit nog verder te ontwikkelen moeten de volgende zaken worden geregeld: Toegang regelen tot de GBA, zowel binnengemeentelijk als landelijk. Interne bewustwording belang gebruik juiste gegevens Interne bewustwording belang privacy


Ja Nee


01-01-2010 01-07-2010



Personeel Functie Applicatiebeheerder GBA Systeembeheerder Dekking Reeds in MJB Afgewezen in MJB Andere dekking


Sector Inwoners


Regulier

Middelen

n.v.t.

n.v.t. n.v.t.

Extra 16 40


18 van 33

C6 Gebruiken basisregistratie adressen en gebouwen Algemeen Nummer Materiespecialist Projectinformatie Omschrijving

Doelstelling

Resultaten

Risico’s


C6 Hans van der Werff

Gebruiken basisregistratie adressen en gebouwen. Het project BAG als basisregistratie maakt deel uit van het stelsel van basisregistraties dat in de periode vanaf 2007 tot 2012 wordt ingevoerd. Het uitgangspunt van een basisregistratie is dat een bepaald gegeven slechts eenmaal door de overheid wordt verzameld en geregistreerd en vervolgens – waar toegestaan – door andere overheidsorganisaties wordt gebruikt. Deze clusters van gegevens fungeren voor de gehele overheid als unieke bron. In de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) zijn alle gegevens over adressen en gebouwen verzameld. Met gebruik van de BAG als Basisregistratie wordt beoogd: - een efficiëntere overheid - een overheid die niet naar de bekende weg vraagt - een overheid die dienstverlening voorop stelt. Gezien het beleid en de regelgeving voor de basisregistratie BAG moeten per 1 juli 2011 de volgende onderdelen zijn ingevoerd: 1. Alle betrokken bestuursorganen die wettelijke taken uitvoeren en bij de uitvoering daarvan adres en gebouw gegevens gebruiken zijn aangesloten op de BAG; 2. Alle betrokken bestuursorganen gebruiken verplicht de authentieke gegevens uit de BAG; 3. Alle betrokkene bestuursorganen melden verplicht terug bij gerede twijfel over de juistheid van authentieke gegevens in de BAG; 4. Alle gemeenten (als registratiehouder) zijn in staat om de terugmeldingen adequaat af te handelen. Het verplicht gebruik maken van de gegevens van de basisregistratie adressen en gebouwen door de binnengemeentelijke afnemers. - Verbeteren bedrijfsvoering door gemeenschappelijk gebruik en beheer van adres en gebouw gegevens. - Verbeteren dienstverlening door consistent gebruik van actuele adres en gebouw gegevens. - Verbetering handhavingmogelijkheden door uitwisseling van adres en gebouw gegevens tussen afdelingen. Gemeente Aalburg maakt gebruik van de BAG-gegevens. Om de BAG als basisregistratie te kunnen invoeren, dienen gemeenten het volgende geregeld te hebben: - het binnengemeentelijk organiseren van toegang tot actuele en authentieke lokale BAG gegevens. - het beheren en distribueren van de authentieke BAG gegevens en toezien op het gebruik ervan. - het organiseren van een binnengemeentelijk terugmeldproces en toegang tot de landelijke terugmeldvoorziening. - Het organiseren van het verwerken van terugmeldingen van BAG-afnemers. Deze ontvangen terugmeldingen hebben betrekking op de eigen inwoners. - Bovenstaande taken integraal onderdeel laten vormen van het gemeentelijk informatiebeleid waarin aandacht wordt besteed aan privacy, beveiliging en gebruik van niet authentieke BAG gegevens en extra gemeentelijke gegevens. Invoering Basisregistratie Adressen en Gebouwen. Interne bewustwording. 19 van 33

Aspectgebieden Processen Personeel

Voor het beheer van de BAG zal er een structurele formatie-uitbreiding ingevoerd moeten worden.


Wet op de basisregistraties Software: Getronics, aansluiting op Landelijke Voorziening.


Ja Nee


01-07-2009 01-07-2010



Personeel Functie BAG uitvoerder

Sector Grondgebied

Formatie-uitbreiding vanaf 01-01-2010 Functie Sector BAG beheerder Grondgebied BAG uitvoerder Grondgebied Dekking Reeds in MJB Afgewezen in MJB Andere dekking


n.v.t. n.v.t.


n.v.t. 01-07-2011

Regulier 50

Extra

Formatie 0,3 fte (01-01-2010) 0,2 fte (01-01-2010)

Uren 545 360


20 van 33

C7 Gebruiken gegevens uit Nederlands Handelsregister (NHR) incl. BIN Algemeen Nummer Materiespecialist Projectinformatie Omschrijving

Doelstelling

Resultaten

Relaties Risico’s Aspectgebieden Processen

Personeel



C7 Wilfried Janssens

In 2014 moeten alle overheidsinstellingen gebruik maken van het Nieuw Handelsregister (NHR). Ook Aalburg mag vanaf 1 januari 2014 uitsluitend gebruik maken van bedrijfsgegevens uit de NHR. De gegevens die in het NHR zijn opgenomen mogen dan niet meer op formulieren of anderszins worden gevraagd, en [naam] mag dan geen eigen registers met bedrijfsgegevens meer bijhouden. Op 1 januari 2014 zal [naam] het NHR hebben ingevoerd, en zullen in alle relevante werkprocessen waarin bedrijfsgegevens nodig zijn, de gegevens uit de NHR worden gebruikt. Vermeende onjuistheden zal Aalburg actief terugmelden aan de KvK (de bronhouder). Ook zal Aalburg dan in alle communicatie met bedrijven gebruik maken van het Bedrijven en Instellingen Nummer (BIN), dat als identificerend nummer onderdeel is van het NHR. Vooruitlopend op de invoering van het NHR zal de gemeente Aalburg zich met al haar vestigingen (als bedrijf) uiterlijk per 31-12-2009 inschrijven in het NHR. De invoering van NHR/BIN leidt tot de volgende resultaten: • De gegevens uit de NHR worden gebruikt in de relevante werkprocessen. Dit verhoogt de efficiency (er worden geen eigen gegevens bijgehouden) en verbetert de dienstverlening (er worden geen foutieve gegevens gebruikt). • Het BIN wordt actief gebruikt in de communicatie met bedrijven en instellingen. De gemeente is zelf met al zijn vestigingen ingeschreven in het NHR uiterlijk op 31-12-2009. Kamer van koophandel Geen

• Breng met een werkgroep in kaart waar in de organisatie wordt gewerkt met bedrijfsgegevens (belastingen, handhaving, bouwen, vergunningen (APV), algemene zaken etc). • Integreer het verplichte gebruik van gegevens uit het NHR en van het BIN in de werkprocessen waarbij bedrijfsgegevens worden gebruikt. • Organiseer gemeentebreed het terugmeldproces. Stel een procesbeheerder aan, die de relatie met de bronhouder (KvK) verzorgt. Deze bewaakt het proces, communiceert met de bronhouder en is verantwoordelijk voor het doen van terugmeldingen. Koppel de NHR aan de BAG en de GBA (BRP). Schrijf de gemeente vóór 31-12-2009 met al zijn vestigingen in in het NHR. • Koppel (voor zover mogelijk) de belangrijkste vakapplicaties via de BRS aan (de landelijke voorziening van) het NHR. • Maak incidentele raadpleging van bedrijfsgegevens uit het NHR 21 van 33

mogelijk (bijvoorbeeld via www.kvk.nl). Categorie Wettelijke verplicht Nieuw beleid

Ja Nee


01-04-2009 01-01-2011 (2013)


n.v.t. 5.000 (2010) n.v.t. n.v.t.

Personeel Functie Systeembeheer Medewerker DIV Medewerker Belastingen Juridisch medewerker Medewerker EZ Dekking Reeds in MJB Afgewezen in MJB Andere dekking


Sector Middelen Middelen Middelen Staf Grondgebied

Nee Nee


Regulier 40 20 20

01-07-2009 01-01-2014

Extra

20 40


22 van 33

C8 Gebruiken gegevens uit basisregistratie eigendommen kadaster Algemeen Nummer Materiespecialist Project: Projectinformatie Omschrijving

C8 Matthijs de Rijk Gebruikgegevens uit de basisregistratie eigendommen kadaster

De Basisregistratie Kadaster (BRK) betreft onroerende zaken, onder te verdelen in: • percelen; • appartementsrechten; • leidingnetwerken. Op onroerende zaken kunnen zakelijke rechten, hypotheken en beslagen rusten. Naast administratieve gegevens wordt er van percelen en leidingnetwerken ook de geometrie opgenomen (kadastrale kaart).

Doelstelling

De wettelijke plicht om de BRK te gebruiken is op 1 januari 2008 ingegaan en kent een invoeringstermijn van één jaar voor gebruikers van de gegevens. Daarom zullen uiterlijk 1 januari 2009 in [naam] de gegevens uit de BRK verplicht worden gebruikt binnen de huidige en nader in te richten gegevenshuishouding, en zal bij gerede twijfel aan de juistheid van een gegeven een terugmelding worden gedaan aan het Kadaster. De invoering van de BRK leidt tot de volgende resultaten: • burgers en bedrijven hoeft niet meer naar kadastrale gegevens te worden gevraagd; • in de diverse werkprocessen wordt altijd gebruik gemaakt van juiste en actuele gegevens; - gecombineerd met gegevens uit andere basisregistraties heeft het gebruiken van gegevens uit de BRK positieve effecten op fraude bestrijding, handhaving, belastingheffing en vergunningverlening, en leidt het tot eenduidigheid in de communicatie met derden.

Resultaten Relaties Risico’s


Personeel Gegevens Regelgeving Automatisering


Kadaster + Nedgraphics + Getronics + afdeling financiën (WOZ) Downloads niet geladen. Nooit actueel. (afd. O.W. + Finacien), kadaster on-line.

• Quick Scan van de belangrijkste processen waarin de BRK verplicht moet worden gebruikt. • Afspraken over verplicht gebruik vastleggen. • Afspraken over terugmelding vastleggen. • Afspraken maken over monitoren gebruik, kwaliteitstoetsing. • Inventarisatie gemeentelijke processen waarin de BRK verplicht moet worden gebruikt. Beschrijven en afstemmen van relevante processen, waarin gegevens uit de BRK (en andere basisregistraties) worden gebruikt, intern en met relaties buiten de eigen organisatie. Afd. O.W. (intern), Frontoffice (extern). Kaart + resultaat. Wet op de basisregistraties Browser + Geocad.

23 van 33


Ja Nee


01-01-2009 01-01-2010


n.v.t. 9.000.00 2.000.00 1.000.00 / exclusief kosten Browser.

Personeel Functie MdR A bl Secr. E. Knoop

Sector Grondgebied Grondgebied Grondgebied Grondgebied



Nee Nee


Regulier 50 50 80

n.v.t. 01-01-2011

Extra 20 20 20 20


24 van 33

C9 Gebruiken gegevens uit basisregistratie eigendommen topografie Algemeen Nummer Materiespecialist Project: Projectinformatie Omschrijving

Doelstelling

Resultaten

Relaties Risico’s

C9 Matthijs de Rijk Gebruikgegevens uit de basisregistratie eigendommen topografie

De Basisregistratie Topografie (BRT) bestaat uit digitale topografische kaarten op verschillende schaal. Concreet gaat het om de TOP10NL op schaal 1:10.000 die wordt verstrekt door het Kadaster (bronhouder). Het betreft een zelfstandige topografische kaart waarop in kleur vlakken zijn aangegeven (wegdeel, waterdeel, spoorbaandeel, gebouw, terrein, inrichtingselement, reliëf, registratief gebied, geografisch gebied, functioneel gebied). In de toekomst zullen ook afgeleide kaarten met schalen 1:50 000, 1:100 000, 1:250 000 en 1:500 000 tot de basisregistratie Topografie behoren. De wettelijke plicht om de BRT te gebruiken is op 1 januari 2008 ingegaan en kent een invoeringstermijn van één jaar voor gebruikers van de gegevens. Daarom zullen uiterlijk 1 januari 2009 in [naam] de gegevens uit de BRT verplicht worden gebruikt binnen de huidige en nader in te richten gegevenshuishouding, en zal bij gerede twijfel aan de juistheid van een gegeven een terugmelding worden gedaan aan het Kadaster.Ontsluiting eigendomssituaties. De invoering van de BRT leidt tot de volgende resultaten: ruimtelijke informatie (mede) gebaseerd op de basisregistratie Topografie is eind 2008 intern toegankelijk via Stroomlijn; nadat uit onderzoek is gebleken dat dit wenselijk is, is ruimtelijke informatie (mede) gebaseerd op de basisregistratie Topografie eind 2011 extern toegankelijk via de gemeentelijke website. Topografie + Nedgraphics + Getronics + afdeling financiën (WOZ) Downloads niet geladen. Nooit actueel. (afd. O.W. + Finacien), kadaster on-line.


Actualisatie bestanden (intern opstarten browser (ext.) Afd. O.W. (intern), Frontoffice (extern). Kaart + resultaat. Wet op de basisregistraties Browser + Geocad.


Ja Nee


01-01-2009 01-01-2010


n.v.t. 9.000.00 2.000.00 1.000.00 / exclusief kosten Browser.

Personeel Functie

Sector



Regulier

n.v.t. 01-01-2011

Extra 25 van 33

MdR A bl Secr. E. Knoop

Grondgebied Grondgebied Grondgebied Grondgebied


Nee Nee


75 75 10 20


26 van 33

C10 Basiskaart Grootschalige Topografie Algemeen Nummer Materiespecialist Project Projectinformatie Omschrijving

C10 Matthijs de Rijk Basiskaart grootschalige topografie

Resultaten Risico’s

Door het intensieve gebruik is de GBKN in feite al de standaard als grootschalige topografische ondergrond ( 1:500/1000). Voordelen van het erkennen van de GBKN als onderdeel van het stelsel van basisregistraties zijn: - kostenbesparing: eenmalig inwinnen, meervoudig gebruiken - continuïteitsgarantie - wettelijk verplicht gebruik en wettelijke bescherming - kwaliteitsgarantie van de informatievoorziening - goede afstemming op de andere registraties in het stelsel van basisregistraties - andere financieringssystematiek - Vrijblijvendheid wel of niet gebruik door de overheid terugdringen; - Efficiëntere Overheid/Kostenbesparing; - Samenwerking en afstemming bij diverse kaartproducenten (RWS, Prorail, gemeenten, provincies, TDK en LSV GBKN), ofwel dubbel inwinnen voorkomen; - Gebruik bij DURP, Grondroerdersregeling, OOV, overname geometrie in BAG, etc. Migratie gebruik en beheer van GBK naar GBT Geo kennis in de organisatie.


Ja Nee


01-01-2010 01-01-2011


n.v.t. 11.000 2.000 1.000

Personeel Functie MdR AdL

Sector Grondgebied Grondgebied

Doelstelling



Nee Nee


Regulier 50 20

n.v.t.

Extra 20 50


27 van 33

C11 Zaakafhandeling, procesplaat en DSP Algemeen Nummer Materiespecialist Projectnaam Projectinformatie Omschrijving

Doelstelling

C11 Bas Duijster Zaakafhandeling, procesplaat en Digitaal Structuur Plan (DSP)

Het op een pragmatische wijze opnieuw in beeld brengen van de Administratieve Organisatie (procesplaat) in relatie tot het dienstverleningsconcept waarbij fasegewijs zoveel mogelijk klantprocessen integraal vernieuwd worden. Hierbij zal het documentair structuurplan gebruikt worden om zoveel mogelijk te standaardiseren ten behoeve van de procesbeheersing en toekomstige uitbreiding regionale samenwerking. Na het horizontaal en integraal verbeteren van de primaire en klantgerichte werkprocessen, tevens in het kader van deregulering en administratieve lastenverlichting, zullen deze toegepast worden binnen het principe van zaakafhandeling (zakensysteem). Hiertoe zal er een organisatieontwikkeling worden geïnitieerd met de daarbij passende cultuurverandering, gericht op zaakgericht werken. Het doel is om de dienstverlening richting burger transparant en stuurbaar te maken en de bedrijfsvoering efficiënter in te richten. De klantgerichte werkprocessen zullen pragmatisch en zaakgericht beschreven worden, gebruik makend van het DSP.

Risico’s

Het principe van zaakafhandeling en zaakgericht werken is een langdurig proces die in de eerste twee jaren vooral gericht zal zijn op quickwins voor zowel burger als organisatie. Verbeterde primaire en klantgerichte werkprocessen die zijn toegewezen aan proceseigenaren en gekoppeld aan een zakensysteem. Een operationeel documentair structuurplan als basis voor de AO. Een organisatieontwikkeling en cultuurverandering gekoppeld aan een andere manier van werken, namelijk zaakgericht. De organisatieontwikkeling is hierbij gekoppeld aan andere projecten binnen het EGEM-i traject en kent een pragmatische aanpak. Acceptatie / cultuurverandering in werkwijze (zaakgericht)


Nee Ja


01-01-2010 01-01-2012


n.v.t. (vereiste software zal meegenomen worden in het IBP) n.v.t. (vereiste software zal meegenomen worden in het IBP) 15.000 25.000

Resultaten

Personeel Functie Medewerker AOIC Medewerker DIV


Afdeling Staf Middelen


Regulier 600 200

n.v.t. 01-07-2012

Extra

28 van 33

Medewerkers afdeling Systeembeheerder Dekking Reeds in MJB Afgewezen in MJB Andere dekking


Alle Middelen

Nee Nee

800 120


29 van 33

D1 Herijken rolprofielen publieksbalie / KCC Algemeen Nummer Materiespecialist Projectinformatie Omschrijving Doelstelling Resultaten Relaties Risico’s


D1 Joyce Lubbers

Herijken rolprofielen floormanager, medewerker publieksbalie en klantadviseur, het personeel van het KCC Goede dienstverlening op juist niveau Snelle efficiënte professionele dienstverlening Personeelsbeleid, (re)organisatie Voldoende mankracht op juist niveau bij groei van producten naar KCC

Automatisering

Blijvend ontwikkelen van rollen en inzoomen op verbreding en verdieping van taken Een blijvend lerende houding en nadruk op communicatieve vaardigheden [omschrijving] Het KCC omvat het leveren uit het brede scala van gemeentelijke producten. Diverse regelgeving van toepassing Kennissystemen essentieel voor functioneren


Nee Ja


01-01-2009 01-07-2009


n.v.t. n.v.t. Opgenomen onder D2 n.v.t.

Personeel Functie Joyce Lubbers

Sector Inwoners

Personeel Gegevens Regelgeving



n.v.t.


Regulier 80

01-04-2009 01-10-2009

Extra


30 van 33

D2 Opstellen opleidingsplan publieksbalie Algemeen Nummer Materiespecialist Projectinformatie Omschrijving Doelstelling

D2 Joyce Lubbers


Opstellen opleidingsplan publieksbalie Competenties van de frontofficemedewerkers zo ontwikkelen dat brede inzetbaarheid met adequate diepgang mogelijk is Generalisten en klantadviseurs Gehele organisatie voor inhoudelijke kennis Veilige triage


Analyse van Antwoordconcept Goed betrekken bij opl. Plan zodat het past in loopbaanperspectief [omschrijving] n.v.t. Niet specifiek


Nee Ja


01-01-2009 n.v.t.


n.v.t. n.v.t. 16.500 n.v.t.

Personeel Functie Joyce Lubbers Petra de Jong

Sector Inwoners Staf



Nee Nee


Regulier 20 5

n.v.t. 01-07-2009

Extra


31 van 33

D3 Opstellen communicatieplan invoering dienstverleningsconcept Algemeen Nummer Materiespecialist Projectinformatie Omschrijving Doelstelling



D3 Joyce Lubbers

Opstellen communicatieplan voor invoering dienstverleningsconcept Draagvlak in eigen organisatie PR aspect meenemen Logische kanaalsturing Bekendheid KCC Aalburgloket in en extern optimaal Alle ontwikkelingen e-overheid (EGEM-i) Kloof front- en backoffice Verwarring bij burgers als communicatie niet goed wordt vormgegeven

Organisatie meenemen en duidelijk vastleggen in de werkprocessen Relatie met alle medewerkers


Nee Ja


01-01-2009 01-07-2009



Personeel Functie Joyce Lubbers Kees Noorloos




n.v.t. n.v.t.


Regulier 30 10

n.v.t. n.v.t.

Extra


32 van 33

E1 Implementeren kwaliteitshandvesten en servicenormen Algemeen Nummer Materiespecialist Projectinformatie Omschrijving Doelstelling Resultaten Relaties Risico’s

E1 Joyce Lubbers

Implementeren kwaliteitshandvesten en servicenormen Iedereen kent de kwaliteitshandvesten en werkt ermee. Meetbare en stuurbare kwaliteit Burgers Bureaucratie, goed doen is beter dan alleen maar zeggen en schrijven dat je goed doet. Kortom discrepantie tussen tijd besteed aan opschrijven en gewoon efficiënt werken


Kwaliteitshandvest laten doordringen tot organisatie Betreft hele organisatie [omschrijving] Nvt Niet bijzonder


Nee Ja


01-01-2009 n.v.t.



Personeel Functie Joyce Lubbers Kees Noorloos




n.v.t.


Regulier 10 5

n.v.t. 01-07-2009

Extra


33 van 33

REALISATIEPLAN AALBURG DIENSTVERLENING E-GEMEENTE

Recommend Documents