ACMC bijeenkomst Public Affairs Filmhuis Den Haag, 27 maart, 15:00-‐18:00 Productie: Sarah Berckenkamp Verslag: Nynke Feenstra Sprekers Damiët Klok – Sr. Adviseur PA Raad voor de Rechtspraak Damiët Klok, van oorsprong sociologe, werkt sinds tweeëneenhalf jaar als senior public affairs bij de Raad voor de Rechtspraak waar ze de discipline ‘public affairs’ heeft geïnitieerd en verder heeft ontwikkeld. Nederland is een democratische rechtstaat, de rechtspraak is een groot goed. Klok vindt het mede daarom bijzonder interessant om haar professie vanuit de Raad voor de Rechtspraakt uit te oefenen. Als adviseur public affairs begeeft ze zich in een dynamische en politiek-‐bestuurlijke omgeving. Daarom is kennis van het politiek besluitvormingsproces essentieel. Minke Schat – Hoofd Publiek Museum De Lakenhal Leiden Minke Schat is sinds 2011 onder meer verantwoordelijk voor sponsor en fondsenwerving, relatiebeheer, marcom & PR, educatie en events & ontvangsten bij Museum De Lakenhal in Leiden. Gabrielle de Nijs Bik – Projectleider Cultuur Provincie Gelderland Gabrielle de Nijs Bik werd opgeleid als kunsthistoricus. Omdat zij gelooft in de betekenis die kunst en cultuur in het leven van mensen kan hebben, koos zij ervoor na haar studie te werken aan de publieke zaak van cultuur. Sinds 1999 is ze als beleidsambtenaar Cultuur werkzaam bij de provincie Gelderland. Aanvankelijk op het gebied van musea en erfgoed, tegenwoordig op het gebied van beeldende kunst, mode en vormgeving. Het maatschappelijk draagvlak voor cultuur en cultureel ondernemerschap hebben haar warme belangstelling. Introductie – Max Meijer Public Affairs maakt onderdeel uit van de het strategisch beleid van een organisatie. Net als Public Relations gaat het om permanente communicatie met de omgeving. Met stakeholders en m.n. decisionmakers in dit geval. De ‘Lobby’ is daarbij een middel. In de Angelsaksische landen is het begrip ook wel als ‘Advocacy’ bekend. De Britse Museums Association heeft het begrip ‘Advocacy’ bij monde van co-‐director Maurice Davies helder beschreven: “Ideally, it should be something a museum does all the time. Advocacy is not about responding to a crisis or threat, but helps build the conditions that make crises and threats less likely to happen in the first place”. Public Affairs – Damiët Klok Public Affairs (PA) omvat het strategische proces van inspelen op politieke besluitvorming en op veranderingen in de maatschappelijke en publieke opinie, die het functioneren van de eigen organisatie beïnvloeden. Doel van Damiët Klok haar presentatie is inzicht geven in wat de notie Public Affairs inhoudt en handvaten aanreiken om PA te incorporeren in een organisatie. Hoe komt een PA-‐strategie tot stand? Door de juiste informatie, op het juiste moment, met de juiste ‘tone of voice’ bij de juiste persoon te parachuteren kan je strategisch inspelen op het besluitvormingstraject. Voorafgaand aan dit externe PA-‐proces is interne afstemming binnen je organisatie essentieel. Formuleer duidelijk wat je wilt bereiken, waarom? Wat zijn je kansen, en is er een alternatief? Na de interne coördinatie start de voorbereiding van je strategie, tactiek en timing. Onderzoek hoe je omgeving, je beïnvloedingsmarkt eruit ziet. Wie zijn de actoren: stakeholders, concurenten en medestanders? Wat zijn hun belangen, en wat is hun beïnvloedingsmacht?
Een middel om je omgeving in beeld te brengen is het maken van een actorenkwadrant (arena-‐analyse). De horizontale as representeert “overeenstemming over inhoud (direct/indirect)”, de verticale as “vertrouwen in het proces/middel”. Dit geeft een indicatie waar en bij wie de lobby het meest effectief is. Bijvoorbeeld, stakeholders met weinig belang en een grote beïnvloedingsmacht, of richt je op de twijfelaars. Na het in kaart brengen van je speelveld maak je de PA-‐strategie concreet in het lobbyplan. Dit is een intern document. Het lobbyplan bevat de volgende onderdelen: -‐ Aanleiding -‐ Arena-‐analyse: analyse situatie intern en extern -‐ Doel -‐ Argumenten (maximaal 3) -‐ Doelgroep: hun belang en beïnvloedingsmacht (zowel direct als indirect) -‐ Tegenstanders; -‐ Wat doe je zelf en wat niet; -‐ Actie; -‐ Planning: wie brengt welke boodschap en wanneer; Stem je planning af op het politieke besluitvormingsproces. -‐ Benodigde instrumenten en middelen. Essentieel voor een succesvolle lobby is kennis van politieke processen. De commissies van de Tweede Kamer nemen in de Procedure vergadering besluiten over de beantwoording en afhandeling van ingezonden brieven. Een brief is dus een middel om in te spelen op het politieke besluitvormingsproces. Naar aanleiding van de Procedure vergadering wordt besloten of de kwestie urgent is voor debat. Hierop volgt het Wetgevingsoverleg en Schriftelijk overleg waarin één of meer commissies (schriftelijk) in overleg gaan met Kamerleden. Het is belangrijk voor je lobby de voortgang van dit proces te volgen. In het daaropvolgende inhoudelijk debat (Algemeen overleg) denken commissieleden met de Kamerleden mee over hun inbreng over de kwestie in het Kamerdebat. Het Algemeen overleg resulteert in een concept-‐verslag (motie) die op de plenaire agenda van de Tweede Kamer kan worden gezet. Uiteindelijk vindt dan het plenaire debat over de motie tussen de Kamerleden plaats. Een week na het debat brengen de Kamerleden hun stem voor of tegen een motie uit. Het besluitgevingsproces heeft een vaste vorm: -‐ Ambtelijke voorbereiding -‐ Departement: Bewindslieden-‐ambtelijke voorbereiding -‐ Overleg met het maatschappelijke veld/mede -‐ overheden en adviesorganen -‐ Ministerraad -‐ Raad van State -‐ Tweede Kamer (commissies en plenair) -‐ Eerste Kamer -‐ Staatsblad -‐ Uitvoering Naast intern draagvlak binnen je organisatie is het belangrijk extern draagvlak te creëren bij het juiste departement. Zorg dat je in contact komt met iemand van je eigen niveau om dit te bewerkstelligen. Vaak zijn ambtenaren hiervoor de juiste persoon. We hebben vastgesteld wat het juiste moment is (Procedure vergadering), en wie de juiste persoon is (Ambtenaar) voor een succesvolle PA. Welke middelen zet je hierbij in? Doeltreffend zijn publiciteit genereren, een brief schrijven aan werknemers van de inhoudelijke/persafdeling van het
departement. Zoek contact met naaste medewerkers, bijvoorbeeld in de wandelgangen of bij het Nieuwspoort café. Zorg dat je bekend bent met de verkiezingsprogramma’s van partijen en volg politici op Twitter. Kamerleden twitteren vaak hun standpunt en reageren op elkaar. Doe mee aan het debat door hun standpunt te retweeten. Heb je als organisatie een helder standpunt? Maak deze publiek. Een effectief middel is een persoonlijk gesprek met een politiek beslisser. Zorg dat je goed ingelezen bent. Wat is de persoon zijn/haar achtergrond, genoten opleiding en hobby’s? Bereidt in maximaal een half A4 een heldere boodschap voor met een duidelijk doel (wetswijziging, subsidie). Het doel is belangrijk voor het besluitvormingsproces. Aanvullende middelen die kunnen worden ingezet zijn gepubliceerde onafhankelijke wetenschappelijke onderzoeken, een jaarverslag, een hoorzitting georganiseerd voor politici en mensen uit het veld, een symposium waarvoor Kamerleden worden uitgenodigd en social media. Alle middelen kunnen zowel op lokaal als nationaal niveau worden ingezet. Damiët Klok besluit haar presentatie met de ethiek van Public Affairs. Ze stelt dat “de praktijk van Public Affairs (de lobby) bepaalt de moraal.” Een organisatie kan ook twee belangen hebben. Bijvoorbeeld de Bankgiroloterij verstrekt enerzijds grote culturele subsidies, anderzijds maakt de Bankgiroloterij gokken verleidelijk. “De praktijk speel je zuiver en eerlijk.” Klok illustreert deze uitspraak met een casus van het Nederlands Kamerkoor. Als protest tegen het mogelijk afschaffen van het gehele Muziekcentrum van de Omroep staat het publiek, gevormd door de koorleden, midden in de uitzending van Pauw en Witteman op en begint te zingen.1 Dit is een voorbeeld van een lobby waarbij eigen middelen worden ingezet. Klok benadrukt hierbij het belang om je actie van goede toelichting te voorzien, anders riskeer je dat de actie verkeerd ‘geframed’ wordt in het debat. Als museum/culturele instelling doen wij vaak een beroep op het publiek, is dit effectief? In de arena-‐analyse kan ook de positie, het belang en de beïnvloedingsmacht van het publiek worden vastgesteld. Via de geïnstitutionaliseerde burger door middel van de Consumentenbond of de Volksvertegenwoordiging kan het publiek een actieve rol krijgen. Museum De Lakenhal – Minke Schat Missie Museum De Lakenhal: “Museum De Lakenhal maakt beeldende kunst, geschiedenis en kunstnijverheid in Leiden toegankelijk voor zoveel mogelijk mensen om hen te inspireren en een bijdrage te leveren aan hun persoonlijke ontwikkeling.” Museum De Lakenhal in Leiden is een gemeentelijk museum. Het museum en de gemeente lobbyen samen. Beide partijen moeten hun belangen op elkaar afstemmen en goede communicatie is cruciaal, zowel intern als extern (social-‐media). Het museum presenteert zich als netwerkorganisatie. Wat is een netwerkmuseum? Volgens Arnoud Odding gaat een netwerkmuseum over het heden, over betekenis en tijdelijke waarden. Het netwerkmuseum is subjectief, ondernemend, interdisciplinair, richt zich op gemeenschappen en gaat de dialoog aan met het publiek. Kortom, het netwerkmuseum heeft een open houding en staat middenin de maatschappij. De missie van Museum De Lakenhal vertaalt zich in inspireren, vernieuwen en verbinden. Het museum heeft door middel van een poster alle netwerkactiviteiten in kaart gebracht. De poster is een lobby naar de politiek, maar ook een dankbetuiging naar de fondsen die de activiteiten 1
www.youtube.com/watch?v=u7OKo5Na4v8
gesponsord hebben. Schat illustreert de missies aan de hand van recente projecten van Museum De Lakenhal. Inspireren Het museum nodigde 12 Leidse kunstenaars uit om een werk te maken geinspireerd op het 16de eeuwse altaarstuk van Lucas van Leyden. Daarnaast lieten 9 dichters zich inspireren door hetzelfde werk. Inspireren heeft een sneeuwbaleffect volgens Schat, het kunstwerk inspireert de kunstenaar die vervolgens weer het publiek inspireert. Naast samenwerkingsverbanden met hedendaagse kunstenaars werkt Museum De Lakenhal actief samen met andere Leidse musea en culturele (theater)gezelschappen. Verbinden Samen met Universiteit Leiden nodigde het museum fotograaf Erwin Olaf uit om een hedendaags historiestuk over Leids Ontzet te maken. Middels een publieke oproep kon het publiek participeren in de fotoshoot. Het project creeërde nieuwe verbindingen tussen stad, museum, universiteit en Leidenaren. In februari 2014 sloot Museum De Lakenhal een convenant met het Rijksmuseum Amsterdam en intensiveerde de samenwerking op het gebied van collectie, onderzoek en publieksbereik. Vernieuwen In 2013 initieerde Museum De Lakenhal voor het eerst de Nacht van Kunst & Kennis in Leiden na 1,5 jaar lobbyen bij de gemeente, partners en ondernemers. Gesprek – Gabrielle de Nijs Bik & Max Meijer Gabrielle de Nijs Bik opent het gesprek met haar motto: “Overheid en instelling moeten elkaar beter leren kennen.” De Nijs Bik is projectleider cultuur bij de Provincie Gelderland. Voorheen nam de provincie vooral een rol op zich als subsidieverlener. Maar de provincie heeft minder subsidie te verlenen en probeert op een andere wijze invulling geven aan haar culturele rol. Dat betekent dat ze zich meer opstelt als samenwerkingspartner, culturele instellingen ondersteunt in de zoektocht naar draagvlak; vanuit de gedachte dat overheden en culturele instellingen een gezamenlijk doel hebben: een bloeiend cultureel klimaat. Max Meijer: De Gemeenteraadsverkiezingen zijn net achter de rug, hoe kom ik als organisatie in contact met de nieuwe bestuurders en politici? Gabrielle de Nijs-‐Bik: Het is altijd goed om politici uit te nodigen in je organisatie, bij een opening, een voorstelling of voor een rondleiding. Spreek een ambtenaar en politici aan en probeer je in hun rol te verplaatsen. Verdiep je in de coalitieakkoorden en ga op zoek naar aanknopingspunten, probeer daarin ook creatief te zijn. Is duurzaamheid bijvoorbeeld een belangrijk thema? Kijk eens of je daar op een geloofwaardige manier iets mee kan, en zorg daarbij wel dat het niet te vergezocht wordt. Wat moeten we vooral niet doen? In de slachtofferrol kruipen werkt niet. Stel open vragen, wellicht is er gedeelde agenda met een partner. Laat de stem van je publiek ook horen in de politiek. Zeg niet alleen zelf hoe goed je bent, als anderen dat vertellen, werkt dat vaak beter. Eerst leek de relatie tussen instelling en gemeente alleen op geld te berusten, nu op een gezamenlijke ambitie. Het is goed om je daar als instelling bewust van te zijn, zoek samenwerking op en zorg dat je elkaar kent. Dat betekent huiswerk doen: weet wie je tegenover je hebt. Welke portefeuille beheert de bestuurder, van cultuur nog meer en is daar iets interessants mee te doen? Overheden willen minder een voorbeeld stellende rol spelen,
maar eerder ondersteunen wat zich in de samenleving ontwikkelt. De Nijs Bik adviseert culturele instellingen om het krachtveld van je organisatie goed in beeld te brengen en jezelf te profileren, als culturele instelling temidden van het publiek, bedrijven in de stad, een netwerk. Dat beeld zou je moeten delen met subsidieverleners; het gaat er de overheden ten slotte vooral om welke maatschappelijke betekenis instellingen hebben. Conclusie De strategische aanpak van Public Affairs en succesvolle resultaten hiervan zijn aan bod gekomen, maar wie lobbyt? Welke (museum) delegatie gaat in gesprek met de lokale of nationale politiek? Uit de reacties van het publiek en de sprekers kwam naar voren dat de directie meestal verantwoordelijk is voor het lobbyen. Public Affairs is nog geen structureel onderdeel van de museale organisatiestructuur. Damiët Klok adviseert om kritisch naar de lange termijn planning van je organisatie te kijken. Bekijk waar de gaten zitten en stel hiervoor een lobbyplan op. ACMC onderzoekt de mogelijkheid om deze bijeenkomst Public Affairs de eerste te laten zijn in een serie. Via twitter, facebook en LinkedIn zal het vervolg worden bekendgemaakt. Wil je meepraten over het vervolg? Mail dan naar
[email protected]
