Accountantsverslag 2014 Basis voor de toekomst
Accountantsverslag 2014 voor Veiligheidsregio Fryslân 31 maart 2015
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Badweg 2 8934 AA Leeuwarden, Postbus 321, 8901 BC Leeuwarden T: 088 792 00 50, F: 088 792 94 24, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
Aan het Algemeen Bestuur van Veiligheidsregio Fryslân T.a.v. de heer W. Kleinhuis Postbus 612 8901 BK LEEUWARDEN 31 maart 2015 Referentie:[e-Geleide reference]
Accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2014 Geacht bestuur, Met genoegen presenteren wij u ons accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2014 van Veiligheidsregio Fryslân. Dit verslag gaat in op de belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening van Veiligheidsregio Fryslân. Ons accountantsverslag bestaat uit drie delen. In deel 1 is een samenvatting opgenomen van onze belangrijkste boodschappen. In deel 2 worden de belangrijkste waarnemingen besproken die zijn voortgekomen uit onze controle. In deel 3 geven wij onze visie over de kwaliteit van uw interne beheersing. Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
Pagina 2 van 23
Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u en uw medewerkers te bedanken voor de medewerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden. Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Origineel getekend door: C.R. Alserda AA
Managementsamenvatting 1.
Onze belangrijkste kernboodschappen
2.
Belangrijkste controlebevindingen
2.1. 2.2. 2.3.
Uw jaarrekening geeft een getrouw en rechtmatig beeld Ons beeld van de Veiligheidsregio Fryslân in 2014 De door het Dagelijks Bestuur gemaakte schattingen zijn evenwichtig
2.4.
De overige jaarrekeningposten nader bekeken
2.5.
Uw jaarrekening voldoet aan de minimale eisen vanuit het BBV; de informatiewaarde van de jaarstukken kan verbeterd worden
2.6. 2.7.
Begrotingscriterium Liquiditeitsplanning verdient aandacht
2.8.
WNT adequaat toegelicht in de jaarrekening
3.
Uw interne beheersing is adequaat, IT en interne controle vereisen aandacht
3.1.
Aandachtspunten interne beheersing
3.2.
Nadere beheersingsmaatregelen rondom de opbrengsten zijn noodzakelijk
3.3.
Wij hebben op basis van COS 610 niet gesteund op uw interne controlefunctionaris
3.4. 3.5.
De Wet verplicht schatkistbankieren is juist toegepast Niet alle IT bevindingen zijn opgevolgd, risico’s blijven bestaan
3.6.
Wijzigingsprocedure onvoldoende om hierop in de controle te kunnen steunen
3.7.
Logische en fysieke toegangsbeveiliging niet conform best-practice
3.8.
De dekking en reikwijdte van de accountantscontrole is voldoende
Ons accountantsverslag is uitsluitend opgesteld voor gebruik door het Algemeen en Dagelijks Bestuur en directie van Veiligheidsregio Fryslân. U mag dit verslag zonder onze toestemming vooraf niet aan derden verstrekken. Als gevolg hiervan accepteren wij geen aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid tegenover enige andere persoon die dit verslag in handen of ter inzage krijgt.
1.
Onze belangrijkste kernboodschappen
Onze belangrijkste boodschappen en aanbevelingen zijn: 1.
Wij zullen een controleverklaring afgegeven met een goedkeurend oordeel op het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid. Ook de SiSa bijlage bevat geen materiële onjuistheden of onzekerheden.
2.
Door de regionalisering is uw organisatie in het afgelopen jaar verdubbeld in aantal medewerkers en in omvang van de begroting. Ondanks deze toegenomen omvang is ons algemene beeld dat de interne beheersing op een adequaat niveau is gebleven. Tijdens onze controle hebben wij in het bijzonder aandacht besteed aan enkele processen in uw organisatie die sterk zijn gewijzigd als gevolg van de regionalisering. Hierbij hebben wij geen tekortkomingen geconstateerd.
3.
Wij merken op dat wij gedurende onze controle wel een toenemende druk ervaren bij enkele van uw ondersteunende afdelingen. Dit sluit aan met de uitkomsten van het onderzoek van Berenschot naar onder andere de optimale inrichting van ondersteunende diensten. Mede gelet op de omvang van uw organisatie vragen wij uw aandacht voor een verdere doorontwikkeling van de interne controle en IT-omgeving.
4.
Eén van uw doelstellingen is het transparant maken van de activiteiten van de Veiligheidsregio Fryslân door SMART geformuleerde doelen voor resultaatgebieden. Met het oog hierop adviseren wij om ook uw jaarverslag tegen het licht te houden van het SMART-principe. In dat kader zijn wij van mening dat de programmatoelichting van uw jaarverslag verbetering behoeft.
5.
Wij zijn van mening dat de jaarrekening voldoet aan de minimale vereisten van het BBV. De informatiewaarde vinden wij echter evenals die van de paragrafen beperkt. Niet in alle gevallen voldoen de paragrafen aan de aanbevelingen vanuit het BBV. Tot slot hebben wij vastgesteld dat het jaarverslag niet geheel voldoet aan de toelichtingsvereisten vanuit uw financiële verordening.
PwC
6.
Wij hebben kennis genomen van de concept-nota weerstandsvermogen 2015-2018. Naar onze mening zijn de hierin opgenomen risico’s op een hoog abstractieniveau gedefinieerd. Daarnaast ontbreekt in onze ogen een concrete cijfermatige onderbouwing van het genoemde (benodigde) weerstandsvermogen van € 2,1 miljoen.
7.
Met de regionalisering van de brandweer is Veiligheidsregio Fryslân een kapitaalintensieve organisatie geworden. Het belang van een goede investeringsplanning gekoppeld aan een liquiditeitsplanning neemt hierdoor toe. De huidige liquiditeitsplanning moet naar onze mening verder in detail worden uitgewerkt. Wij hebben begrepen dat dit voor 2015 verder zal worden uitgewerkt.
8.
Een deel van de opbrengsten bestaat uit opbrengsten van diverse omzetstromen. De primaire registratie van deze opbrengststromen ontbreekt in een aantal gevallen wat de herleidbaarheid hiervan bemoeilijkt. Wij adviseren u de interne beheersing hiervan als ook de interne controle hierop aan te scherpen.
9.
In voorgaande jaren hebben wij een aantal aanbevelingen gedaan omtrent een verdere doorontwikkeling van het interne controleplan. Enkele van deze aanbevelingen zijn in 2014 opgevolgd, echter het controleplan kan in onze ogen verder worden verbeterd. In hoofdstuk 3.3 wordt dit nader toegelicht. In dit kader vragen wij ook uw aandacht voor de aanscherping van eisen ten aanzien van de positionering en het functioneren van de interne controlefunctie die volgt uit nationale en internationale controlestandaarden. Wij adviseren u na te gaan wat uw ambitieniveau is ten aanzien van de interne controlefunctie.
10.
Wij hebben vastgesteld dat in 2014 onze IT-bevindingen in beperkte mate opvolging hebben gehad. Wij hebben begrepen dat in 2015 verder opvolging aan deze bevindingen zal worden gegeven in combinatie met de uitkomsten van het onderzoek van KPN naar de IT-omgeving.
Pagina 4 van 23
2.
Belangrijkste controlebevindingen
Dit onderdeel bevat de belangrijkste bevindingen die zijn voortgekomen uit onze controle en die in onze professionele oordeelsvorming van belang zijn voor u als Algemeen Bestuur.
PwC
Pagina 5 van 23
2.1.
Uw jaarrekening geeft een getrouw en rechtmatig beeld
Wij zullen een goedkeurende controleverklaring verstrekken Wij hebben onze controle van de jaarrekening 2014 van Veiligheidsregio Fryslân afgerond en hebben een goedkeurende controleverklaring op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid verstrekt met betrekking tot de jaarrekening 2014, onder voorbehoud van goedkeuring van deze jaarrekening door het Algemeen Bestuur.
Eén ongecorrigeerd controleverschil geconstateerd ten aanzien van getrouwheid Uit onze controle blijkt één ongecorrigeerd controleverschil. Dit controleverschil blijft ruim binnen de door u vastgestelde goedkeuringstoleranties. Derhalve zullen wij ten aanzien van het aspect getrouwheid een goedkeurend oordeel verstrekken. Fouten
Onzekerheden
€’000
€’000
Controleverschillen: Ongecorrigeerde verschillen Voorziening Individueel Loopbaanbudget Totaal In % van de totale lasten + dotaties reserves van € 63.001.292 Goedkeuringstoleranties A.1.1.
Zie paragraaf 2.4.
171 171 0,3%
1%
Toelichting
n.v.t. n.v.t.
3%
In het volgende overzicht geven wij u inzicht in de geconstateerde fouten en onzekerheden met betrekking tot het aspect rechtmatigheid:
Fouten
Onzekerheden
€’000
€’000
Omschrijving:
Niet naleven Europese aanbestedingsregels Controleverschil ten aanzien van aspect getrouwheid is in het kader van rechtmatigheid ook een fout Totaal In % van de totale lasten + dotaties reserves van € 63.001.291 Goedkeuringstoleranties
Toelichting
281
Zie toelichting onder tabel
171
Zie paragraaf 2.4.
452
n.v.t. n.v.t.
0,7% 1%
3%
Tabel 2 controleverschillen inzake rechtmatigheid
Tabel 1 Niet gecorrigeerde controleverschillen betreffende getrouwheid
Tijdens onze controle en tot de datum van dit verslag hebben wij een viertal andere controleverschillen geconstateerd. Deze controleverschillen zijn verwerkt in de definitieve jaarrekening.
Een goedkeurend oordeel op het aspect rechtmatigheid Veiligheidsregio Fryslân is verantwoordelijk voor de rechtmatige besteding van de gelden. Op basis van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden, concluderen wij dat de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties van
PwC
Veiligheidsregio Fryslân tot stand zijn gekomen conform het door het Algemeen Bestuur vastgestelde normenkader en de wettelijke regels. De geconstateerde fouten en onzekerheden blijven binnen de door u vastgestelde grenzen. Daarom zullen wij eveneens ten aanzien van het aspect rechtmatigheid een goedkeurend oordeel verstrekken.
Tekortkoming in naleving Europese aanbestedingsrichtlijnen Ten aanzien van de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen heeft de Veiligheidsregio te maken met een fout vanuit het verleden, een contract is namelijk in 2010 ten onrechte niet Europees aanbesteed. In de loop van 2014 is de betreffende dienst alsnog aanbesteed. De uitgaven van het “oude” contract die aan 2014 moeten worden toegerekend, zijn echter nog wel onrechtmatig. Dit hebben we als tekortkoming ten aanzien van het aspect rechtmatigheid aangemerkt.
Pagina 6 van 23
Verplichtingenadministratie helpt u in 2015 met inzicht te krijgen in uw inkoopcontracten
De grondslagen voor financiële verslaggeving en het normenkader voor rechtmatigheid zijn adequaat
Op 1 april 2013 is de nieuwe Aanbestedingswet van kracht geworden. Dit is enerzijds van invloed op het inkoopbeleid binnen uw organisatie en anderzijds op de uitvoering van onze controlewerkzaamheden. Door de regionalisering van de brandweer heeft de Veiligheidsregio een groot aantal reeds bestaande contracten en mondelinge aangegane overeenkomsten overgenomen. Dit betekent veelal dat u voor een dienst meerdere leveranciers inhuurt. Om inkoopvoordeel te behalen, kan het voordelig zijn om een dienst als één perceel in de markt te zetten. Op basis van de wetgeving dienen de overgenomen contracten gerespecteerd te worden tot het moment van beëindiging van deze contracten.
De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Als onderdeel van onze controle en met betrekking tot de jaarrekening hebben wij: • de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving beoordeeld; • de juistheid en de volledigheid van de toelichtingen beoordeeld; en • de geschiktheid van het gebruikte normenkader voor rechtmatigheid beoordeeld.
De interne beheersing van de inkoopcontracten zal met de invoering van de verplichtingenadministratie in 2015 naar verwachting verbeteren. Aan de hand hiervan kan in de aankomende jaren worden nagegaan op welk moment nieuwe contracten moeten worden aangegaan inclusief borging van naleving van de Aanbestedingswet.
Er zijn geen fouten en onzekerheden in de SiSa-verantwoording geconstateerd Jaarlijks is de SiSa-verantwoording een onderdeel van uw jaarrekening. Via deze verantwoording worden de rijksuitkeringen verantwoord. Daarmee vormt de SiSa-verantwoording de basis voor afwikkeling van deze uitkering. Wij hebben de SiSa-verantwoording gecontroleerd met inachtneming van de specifieke instructies die door de Rijksoverheid zijn vastgelegd in de ‘Nota verwachtingen accountantscontrole 2014’. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) gelden voor de SiSa andere, zwaardere, rapporteringstoleranties dan u als Algemeen Bestuur in uw controleprotocol hebt opgenomen. Dit om ministeries in staat te stellen de specifieke uitkeringen vast te kunnen stellen en de Algemene Rekenkamer van informatie te voorzien. Wij hebben bij onze controle van de SiSaverantwoording bij de jaarrekening 2014 geen afwijkingen geconstateerd. In bijlage 0 gaan wij nader in op de bevinding van deze regeling.
PwC
Wij zijn van mening dat de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling en het normenkader voor rechtmatigheid die het Dagelijks Bestuur heeft gehanteerd bij het opstellen van de jaarrekening 2014 en de totstandkoming van transacties aanvaardbaar zijn.
Het jaarrekeningproces verder borgen in uw organisatie Voor u als Algemeen Bestuur is het van belang dat de jaarrekening van de Veiligheidsregio Fryslân snel na balansdatum gereed is. Ondanks majeure ontwikkelingen in 2014 waaronder de regionalisering van de brandweer is de jaarrekening vroegtijdig in het nieuwe boekjaar gereed. Wel merken wij op dat wij in vergelijking tot de controle van 2013 nu meer controleverschillen hebben geconstateerd. Wij vinden dit een aandachtspunt voor de organisatie. Wij merken op dat de afdeling bedrijfsvoering bij het jaarafsluitingsproces vooral bezig is met het verzamelen van de informatie. Daardoor kan deze afdeling nog niet volledig haar controlerende rol vervullen bij de jaarafsluiting. Door een goede borging van de jaarafsluiting in uw organisatie is de jaarafsluiting niet meer dan een “maandafsluiting plus”. Hiervoor is het van belang dat de informatie die vanuit de keten komt van een goede kwaliteit is. Wij zijn van mening dat in dat kader de programmatoelichting van uw jaarverslag verbetering behoeft. Wij adviseren u ook uw jaarverslag tegen het licht te houden van het SMART-principe dat u wilt hanteren. Dit betekent het transparant maken van de activiteiten van de Veiligheidsregio door SMART geformuleerde doelen voor resultaatgebieden.
Pagina 7 van 23
2.2.
Ons beeld van de Veiligheidsregio Fryslân in 2014
Veiligheidsregio Fryslân heeft een intensief jaar achter de rug. Zo heeft ondermeer de regionalisatie van de brandweer grote gevolgen gehad voor uw interne organisatie en haar interne beheersing. De organisatie is verdubbeld in aantal medewerkers en omvang van de begroting. Dit heeft veel van haar medewerkers gevergd. Naast de regionalisatie van de brandweer is de Veiligheidsregio in 2014 ook volop bezig geweest met het verder professionaliseren van haar interne processen om zo een goede basis te leggen voor de toekomst. Ons algemene beeld is dat de opzet van de interne beheersing op een adequaat niveau is gebleven ondanks de toegenomen omvang van de organisatie. Zoals reeds gemeld in onze rapportage van de interim-bevindingen hebben wij tijdens onze controle in het bijzonder aandacht besteed aan enkele processen in uw organisatie die sterk zijn gewijzigd als gevolg van de regionalisering van de brandweer. Hierbij valt te denken aan het inkoopproces, salarisproces en de registratie van de materiële vaste activa. Hierbij hebben wij geen tekortkomingen geconstateerd. Onze indruk is dat dit vooral het gevolg is van
PwC
een gedegen voorbereiding op de forse uitbreiding van taken voor uw organisatie. Voor de verdere doorontwikkeling van de organisatie zien wij een aantal aandachtspunten. Deze vindt u in hoofdstuk 3. Wel merken wij op dat wij gedurende onze controle een toenemende druk ervaren bij enkele van uw ondersteunende afdelingen. Dit sluit ook aan met het externe onderzoek (Berenschot) dat in 2014 is uitgevoerd naar de optimale inrichting van ondersteunende diensten, van de directiestructuur en naar de huidige “State of Control” van de Veiligheidsregio en verbetermogelijkheden hierin. In dit onderzoek wordt onder andere ingegaan op de omvang van de ondersteunende diensten en de totale kosten van overhead (PIOFACH-taken) van de Veiligheidsregio in vergelijking tot een gemiddelde referentiegroep alsmede op de positionering van een centrale stafafdeling Control. Mede gelet op de omvang van uw organisatie vragen wij uw aandacht voor een verdere doorontwikkeling van uw interne controle en IT-omgeving. In hoofdstuk 3 van dit verslag gaan wij hierop nader in.
Pagina 8 van 23
2.3.
De door het Dagelijks Bestuur gemaakte schattingen zijn evenwichtig
Bij het opstellen van de jaarrekening moet het Dagelijks Bestuur belangrijke schattingen voor de verslaggeving maken en toelichten. Wij hebben de schattingen die door het Dagelijks Bestuur zijn gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2014 doorgenomen in het kader van onze jaarrekeningcontrole. Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen met bijbehorende motivering. Belangrijkste schattingen Afschrijvingen materiële vaste activa. Voorziening debiteuren Voorzieningen Nog te betalen kosten Controleverschil
Bevinding 2014
Toelichting De verwachte levensduur van de verschillende activacategorieën en daarmee de afschrijvingspercentages zijn evenwichtig en consistent bepaald en in lijn met hetgeen gebruikelijk is. Wij kunnen instemmen met de inschattingen van het Dagelijks Bestuur. Daarbij hebben wij vastgesteld dat de gehanteerde levensduur bij de berekende afschrijvingen in overeenstemming is met uw financiële verordening. De Veiligheidsregio Fryslân stelt jaarlijks een analyse op ten aanzien van de oninbaarheid van de debiteuren. Wij vinden dat deze analyse evenwichtig is. Zie ook paragraaf 2.4. Betreft ondermeer een inschatting van het Dagelijks Bestuur welke reserveringen gemaakt moeten worden voor nog te ontvangen facturen. Voorzichtig
Evenwichtig
Optimistisch
Controleverschil
Aanvaardbare bandbreedte – gebaseerd op materialiteitsoverwegingen
PwC
Pagina 9 van 23
2.4.
De overige jaarrekeningposten nader bekeken
In deze paragraaf geven wij een beeld van enkele naar onze mening belangrijke jaarrekeningposten en onze bevindingen hierbij. Actualisaties van de investeringskredieten tussentijds goedgekeurd door het Algemeen Bestuur In de afgelopen jaren hebben wij geconstateerd dat investeringskredieten overschreden werden. In november 2014 heeft u als Algemeen Bestuur een actualisatie ontvangen van de aanwending van de investeringskredieten en daarbij overschrijdingen goedgekeurd. Deze tussentijdse informatie vinden wij een goede ontwikkeling die op basis van uw financiële verordening ook vereist is. Bij de actualisatie van de aanwending van de investeringskredieten tijdens het jaarafsluitingsproces blijkt nog een aantal investeringskredieten overschreden te zijn. Wij merken op dat overeenkomstig uw financiële verordening deze overschrijdingen in de eerst volgende vergadering van het Algemeen Bestuur moeten worden gemeld. Geen specifieke onderbouwing aanwezig voor Voorziening BDUR Jaarlijks verkrijgt de Veiligheidsregio de bijdrage BDUR. Door middel van de SiSa-bijlage wordt verantwoording afgelegd over de bestedingen. In de afgelopen jaren zijn de verantwoorde bestedingen hoger gebleken dan de rijksbijdrage BDUR. In 2013 zijn diverse rechtmatige bestedingen gedaan die ten laste van de voorziening zijn gebracht. Dit waren voorbereidende kosten in het kader van de regionalisering van de brandweer inclusief € 1.200.000 wat destijds is aangewend voor het vormen van een voorziening Sociaal Plan SN1B. De voorziening BDUR is gedurende 2014 niet gewijzigd en evenals de stand ultimo 2013 bedraagt de voorziening per jaareinde circa € 99.000. Deze voorziening is in 2012 gevormd op basis van besluitvorming van het Algemeen Bestuur. Voor 2015 bestaat het voornemen deze voorziening aan te wenden ter dekking van kosten van de brandweer. Aangezien het Algemeen Bestuur steeds besloten heeft over hoe deze voorziening ingezet wordt heeft deze voorziening mogelijk meer het karakter van een bestemmingsreserve. Gezien het bedrag van deze voorziening in relatie tot onze materialiteitgrenzen en de geplande besluitvorming door het Algemeen Bestuur omtrent deze voorziening kunnen wij instemmen met deze voorziening.
PwC
Onderhoudsvoorzieningen zijn geactualiseerd Voor het pand aan de Harlingertrekweg is op basis van een meerjarenonderhoudsplan een onderhoudsvoorziening gevormd. Per jaareinde heeft deze voorziening een omvang van afgerond € 91.000. In 2014 is een aanvullende onderhoudsvoorziening gevormd ten behoeve van de brandweerkazernes. In de balans is een voorziening hiervoor opgenomen van afgerond € 200.000. De onderhoudsvoorziening voor de brandweerkazernes is in 2014 gevormd. Om te komen tot een gedegen opbouw van de voorziening zijn onderhoudsplannen opgesteld door een ingenieursbureau. Op basis van deze onderhoudsplannen bedraagt de dotatie € 200.000 per jaar. Het onderhoud dat voor 2014 gepland was, is niet uitgevoerd en is doorgeschoven naar 2015. Wij hebben het Dagelijks Bestuur geadviseerd om jaarlijks te analyseren of het geplande onderhoud uitgevoerd is. Eventuele afwijkingen dienen verklaard te worden. We hebben de verantwoorde voorzieningen gecontroleerd aan de hand van de onderhoudsplannen en de meerjarenplanning. We kunnen instemmen met de gevormde onderhoudsvoorzieningen. Verantwoorde voorziening Individueel Loopbaanbudget (ILB) Vanuit de CAO heeft de Veiligheidsregio in beginsel de verplichting in de jaren 2013 tot en met 2015 een bedrag van € 1.500 per werknemer ter beschikking te stellen voor het Individueel Loopbaanbudget (ILB) ingeval de werknemer hierop een beroep doet. Door de afdeling P&O is een inschatting gemaakt dat 200 medewerkers gebruik gaan maken van deze regeling. Aan de aanwending van dit budget zijn voorwaarden verbonden: -
De afspraken met de individuele medewerkers moeten schriftelijk zijn vastgelegd inclusief waaraan het opleidingsbudget besteed gaat worden.
-
Het budget mag niet gespaard worden zonder dat hiervoor een bestedingsdoel is afgesproken.
Hieraan is tot dusverre niet voldaan door de Veiligheidsregio. Derhalve is er geen sprake van een daadwerkelijke verplichting voor te leveren prestaties en
Pagina 10 van 23
voldoet deze voorziening niet aan de vereisten vanuit het BBV. Wij hebben deze voorziening dan ook als een controleverschil aangemerkt.
PwC
Pagina 11 van 23
2.5.
Uw jaarrekening voldoet aan de minimale eisen vanuit het BBV; de informatiewaarde van de jaarstukken kan verbeterd worden
Wij hebben op hoofdlijnen de informatiewaarde van de jaarstukken beoordeeld. De jaarstukken 2014 bestaan volgens het BBV uit het jaarverslag en de jaarrekening. Het jaarverslag op haar beurt bestaat uit de programmaverantwoording en de verplichte paragrafen. De jaarrekening bevat de programmarekening, de balans en een toelichting op beide.
Uw jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening Als uw accountant dienen wij ingevolge artikel 213, lid 3 onder d Gemeentewet te vermelden of uw jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden hebben wij geen tekortkomingen of inconsistenties te melden op dit gebied.
De informatiewaarde van de jaarrekening kan verbeterd worden Wij hebben vastgesteld dat de jaarrekening voldoet aan de minimale vereisten van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en de stellige uitspraken in de notities van de commissie BBV. Wij vinden de toegepaste grondslagen passend. In 2014 zijn geen wijzigingen in de waarderingsgrondslagen doorgevoerd. De toelichtingen in de jaarrekening zijn beknopt maar voldoen aan de minimale vereisten vanuit het BBV. Wij zijn van mening dat de informatiewaarde van de jaarrekening verbeterd kan worden. Wij adviseren u als Algemeen Bestuur afspraken te maken met het Dagelijks Bestuur over de gewenste informatiebehoefte inzake de jaarrekening.
Uw jaarverslag voldoet niet geheel aan de financiële verordening Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag 2014 niet geheel voldoet aan de toelichtingsvereisten vanuit de financiële verordening. Op basis van uw financiële verordening dient bijvoorbeeld in de paragraaf financiering een liquiditeitsplanning opgenomen te worden. Het niet voldoen aan de financiële verordening leidt echter niet tot een financiële onrechtmatigheid en heeft om deze reden geen gevolgen voor onze controleverklaring. PwC
Informatiewaarde paragrafen is beperkt Wij zijn van mening dat de informatiewaarde van de paragrafen beperkt is. Zo wordt niet in alle gevallen voldaan aan de aanbevelingen vanuit het BBV. Naar aanleiding van onze controle is de toelichting op de paragraaf weerstandsvermogen in overeenstemming gebracht met het BBV. In 2014 heeft het Dagelijks Bestuur een nieuwe nota weerstandsvermogen opgesteld. Door middel van vragenlijsten en workshops zijn in de organisatie de risico’s ingeschat. Wij hebben kennis genomen van deze nieuwe nota (concept nota weerstandsvermogen 2015 – 2018). Wij zijn van mening dat hierin de risico’s op een hoog abstractie niveau gedefinieerd zijn en dat een concrete cijfermatige onderbouwing van het genoemde benodigde weerstandsvermogen van € 2,1 miljoen ontbreekt.
2.6.
Begrotingscriterium
Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de programmarekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijzigingen, kan er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven. Voor een juiste oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door het Algemeen Bestuur geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door hogere opbrengsten. Het bepalen of, respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen onrechtmatig zijn, is voorbehouden aan het Algemeen Bestuur. In onderstaande tabel hebben wij de programma’s weergegeven met een overschrijding van de begrote kosten. Programma
Reden overschrijding
Conclusie rechtmatigheid
Gezondheid (€ 1.046.000)
Dit betreft kosten welke niet in de begroting waren opgenomen. Welke
De overschrijding past binnen bestaand beleid en wordt gecompenseerd door hiermee samenhangende baten. Op basis hiervan geen onrechtmatigheid. Pagina 12 van 23
Programma
Reden overschrijding met name betrekking hebben op pluspakketten. Deze worden gecompenseerd door hoger opbrengsten waardoor het saldo op dit programma positief is.
Conclusie rechtmatigheid
Uit onze controle op de begrotingsoverschrijdingen blijken geen bijzonderheden omtrent rechtmatigheid. Bij goedkeuring van de jaarrekening door het Algemeen Bestuur wordt deze overschrijding alsnog geautoriseerd.
PwC
2.7.
Liquiditeitsplanning verdient aandacht
Met de regionalisering van de brandweer is de Veiligheidsregio een kapitaalintensieve organisatie geworden. De activa en bedrijfsmiddelen zijn in omvang fors toegenomen en zijn uiteraard van groot belang voor de goede uitvoering van uw taken. Bij een kapitaalintensieve organisatie is een goede investeringsplanning gekoppeld aan een liquiditeitsplanning van belang. Momenteel heeft de Veiligheidsregio een liquiditeitsplanning op hoofdlijnen. Wij zijn van mening dat de huidige liquiditeitsplanning verder in detail moet worden uitgewerkt en periodiek geactualiseerd moet worden. Wij hebben begrepen dat dit ook de ambitie is en dat dit in 2015 opgepakt wordt.
Pagina 13 van 23
2.8.
WNT adequaat toegelicht in de jaarrekening
Wij hebben op grond van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) de naleving van de WNT door Veiligheidsregio Fryslân gecontroleerd. De WNT is van kracht vanaf 1 januari 2013. De regelgeving is echter complex. In de loop van 2014 werd duidelijk dat de normen voor de uitvoering van de WNT niet altijd eenduidig waren. Hieraan is invulling gegeven door de publicatie van de Beleidsregels toepassing WNT (26 februari 2014) en de Regeling bezoldigingscomponenten WNT (26 februari 2014). Bij besluit van de Minister van BZK d.d. 12 maart 2014 is besloten dat geen toezicht zal worden uitgeoefend op de naleving van de
PwC
openbaarmakingsverplichting voor niet-topfunctionarissen zonder dienstbetrekking. Ook accountants hoeven op dit onderdeel geen controle uit te voeren. De WNT-verantwoording van Veiligheidsregio Fryslân is opgenomen in de toelichting van de jaarrekening. Hierbij is een toelichting opgenomen op de bezoldiging van de algemeen directeur. Uit onze controle zijn geen tekortkomingen gebleken.
Pagina 14 van 23
3.
Uw interne beheersing is adequaat, IT en interne controle vereisen aandacht
Tijdens onze interim-controle hebben wij de interne beheersing van Veiligheidsregio Fryslân beoordeeld. Dit deel geeft u inzicht in de belangrijkste bevindingen
PwC
Pagina 15 van 23
3.1.
Aandachtspunten interne beheersing
Onze bevindingen over uw interne controleomgeving hebben we weergegeven in onze rapportage interim-bevindingen controle 2014 d.d. 21 november 2014. Onze conclusie is dat het huidige niveau van interne beheersing voldoende is. Hieronder voorzien we u van een update over de status van de belangrijkste interne controlebevindingen en onze opvolging bij de jaarrekeningcontrole hierop: #
Gerapporteerde tekortkoming
Situatie 2014
Update na rapportage interim-bevindingen controle
1
Verdere doorontwikkeling interne controle vergt aandacht
De opzet van het interne controle plan is verbeterd. Wij zien nog wel een aantal belangrijke aandachtspunten. Zie hiervoor paragraaf 3.3 en 3.4
2
Uw IT-omgeving kan nog diverse verbeteringen doormaken
Zie hiervoor paragraaf 3.7
3
Het treasury besluit wordt geactualiseerd.
Middels aanvullende controles achteraf heeft u vastgesteld dat er geen bijzonderheden zijn geweest.
4
Personeelsdossiers niet volledig op het onderdeel identiteitsbewijzen
Wij hebben vastgesteld dat u deze bevinding heeft opgelost.
Opgevolgd Geen actie ondernomen Opvolging onderhanden
PwC
Pagina 16 van 23
3.2.
Nadere beheersingsmaatregelen rondom de opbrengsten zijn noodzakelijk
De opbrengsten van de Veiligheidsregio betaan voor een groot gedeelte (88%) uit de gemeentelijke bijdrages en de rijksuitkering BDUR. De overige opbrengsten bestaan uit diverse relatief geringere omzetstromen. De opbouw van de totale opbrengsten hebben wij hieronder weergegeven: Categorie
Omvang € *1.000
Gemeentelijke bijdrage nadelig saldo
€ 50.367
Rijksuitkering BDUR
€ 8.024
Overige opbrengsten
€ 8.232
Totaal
€ 66.623
De interne beheersing rondom gemeentelijke bijdragen en de uitkering vanuit het Rijk zijn van voldoende niveau. Dit zijn relatief eenvoudig te controleren opbrengsten. Aan de hand van bestuursbesluiten en beschikkingen zijn deze opbrengsten verantwoord. De overige 12% van de opbrengsten, € 8,2 mln., bestaan uit een omvangrijk aantal omzetstromen. Afzonderlijk gezien zijn deze omzetstromen van geringe omvang echter gecumuleerd gaat het om een signficant deel van de totale opbrengsten. Belangrijke omzetstromen in deze categorie betreffen opbrengsten vanuit JGZ, Rijksvaccinatieprogramma, WABO en Forensische Politiezorg. In 2014 onze controle hebben wij nader stilgestaan op de beheersing van deze opbrengstenstromen. De aard en typologie van de verschillende omzetstromen verschillen. Veelal wordt gefactureerd op basis van de aantallen maal een tarief. De primaire registratie van de aantallen en de controle op de juistheid en de volledigheid van deze aantallen ontbreekt in een aantal gevallen. Dit bemoeilijkt in onze ogen de herleidbaarheid van deze opbrengststromen. In uw interne controle worden hierop geen aanvullende werkzaamheden uitgevoerd. Om deze reden hebben wij aanvullende werkzaamheden uitgevoerd om vast te stellen of de verantwoorde opbrengsten juist en volledig zijn. Wij hebben het Dagelijks Bestuur geadviseerd om de interne beheersing van de overige opbrengsten aan te scherpen inclusief de interne controle hierop.
PwC
Wat ons verder is opgevallen bij de opbrengsten is: - Niet aan alle afspraken liggen contractuele afspraken ten grondslag. In voorkomende gevallen vormen mondelinge afspraken de basis voor de facturering. - De registratie ten behoeve van de facturatie van de overige opbrengsten gebeurt veelal in excel. Een dergelijke vorm van registreren verhoogt de foutgevoeligheid. - De tijdigheid van facturatie is een aandachtspunt. Bij één van de opbrengstenstromen hebben wij geconstateerd dat in november 2014 de facturatie over het jaar 2013 heeft plaatsgevonden.
3.3.
Wij hebben op basis van COS 610 niet gesteund op uw interne controlefunctionaris
In 2013 zijn de internationale en nationale controlestandaarden met betrekking tot de positionering en het functioneren van een “Internal Audit Function” aangescherpt. Bij het beoordelen van de verbijzonderde interne controles dienen wij deze aangescherpte regelgeving te hanteren. Drie elementen zijn hierbij van belang: -
Objectiviteit: staan functionarissen los van de organisatie, rapporteren zij direct aan de hoogste leiding? Deskundigheid: zijn functionarissen getraind, niet alleen op de inhoud van het proces maar ook op de (ontwikkelingen in) controletechniek Is er sprake van een systematische en gedisciplineerde benadering met inbegrip van kwaliteitscontroles
De verbijzonderde interne controles van de Veiligheidsregio voldoen op dit moment niet volledig aan bovenstaande eisen, met name door het ontbreken van een zichtbare kwaliteitsreview op de uitvoering van de interne controles. Dit betekent dat wij voor onze controle niet gesteund hebben op de werkzaamheden van uw interne controlefunctionaris maar aanvullende controlewerkzaamheden hebben moeten uitvoeren. Wij adviseren de organisatie na te gaan wat het ambitieniveau is ten aanzien van de verbijzonderde interne controles en te bepalen in hoeverre de Veiligheidsregio wil toegroeien naar een volledige “Internal audit function”. Daarnaast hebben wij geconstateerd, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, dat enkele processen met name op juistheid wordt gecontroleerd, maar is het ook van belang om de volledigheid te betrekken in de controlewerkzaamheden.
Pagina 17 van 23
In voorgaande jaren hebben wij u een aantal aanbevelingen gedaan omtrent een verdere doorontwikkeling van het interne controleplan. Zoals gemeld in onze rapportage van de interim-bevindingen zijn enkele van deze aanbevelingen opgevolgd. Naar onze mening dient in het interne controleplan aanvullend aandacht te worden geschonken aan: •
De mate waarin gesteund wordt op gegevensgerichte werkzaamheden en systeemgerichte werkzaamheden.
•
Planning wanneer de werkzaamheden worden uitgevoerd.
•
Koppeling tussen de geconstateerde risico’s en de opvolging van constateringen uit de interne controlewerkzaamheden.
De opzet van de rechtmatigheidswerkzaamheden wordt meer risicogericht opgepakt door bovenstaande aspecten mee te nemen in het interne controleplan. Hierbij kan meer aandacht worden besteed aan processen of transacties met een hoog risico en wellicht minder aandacht aan processen met een laag risico. De uitkomsten van deze risico-analyse zijn ook leidend voor de planning van de uit te voeren interne controlewerkzaamheden.
3.4.
De Wet verplicht schatkistbankieren is juist toegepast
In december 2013 heeft de Eerste Kamer ingestemd met de Wet verplicht schatkistbankieren. Deze wetswijziging is van invloed op uw toekomstige beleid en de wijze van uitzetten van overtollige middelen. Het BBV is met ingang van december 2013 op deze aspecten aangepast en geeft aan dat met ingang van de jaarrekening 2014 enkele verplichte balansposten in de jaarrekening opgenomen dienen te worden. Op basis van de wet mogen overheidsinstellingen de overtollige financiën tot een bepaald bedrag buiten de schatkist van het Rijk aanhouden. Voor de Veiligheidsregio geldt dat 0,75% van het begrotingstotaal zelf aangehouden kan worden; dit leidt tot een berekend drempelbedrag van afgerond € 494.000. We hebben tijdens de controle vastgesteld dat de wet op een juiste manier wordt toegepast, behoudens een incidentele overschrijding in het eerste kwartaal 2014. Verder hebben we vastgesteld dat de (voorgeschreven) toelichtingen in de jaarrekeningen juist zijn.
PwC
Pagina 18 van 23
3.5.
Niet alle IT bevindingen zijn opgevolgd, risico’s blijven bestaan
De organisatie heeft besloten om een extern onderzoek door KPN naar de IT te laten uitvoeren. In verband hiermee hebben onze IT bevindingen in 2014 in beperkte mate opvolging gehad. Dit aangezien deze worden meegenomen in het externe onderzoek. Gelijk aan voorgaand jaar steunen wij voor onze controle in beperkte mate op de algemene IT beheersmaatregelen en daarmee de systemen. De bevindingen rondom change management en toegangsbeveiliging liggen hier met name aan ten grondslag.
3.6.
Wijzigingsprocedure onvoldoende om hierop in de controle te kunnen steunen
Veiligheidsregio Fryslân bezit geen geformaliseerde procedure voor het verwerken van wijzigingen in applicaties zoals Coda en Inconto. Binnen de Veiligheidsregio Fryslân vindt geen centrale coördinatie plaats van wijzigingen. Mede door de koppelingen en afhankelijkheden tussen de diverse systemen kan dit een risico opleveren. Wijzigingen voor applicaties worden niet te allen tijde (formeel) aangevraagd en goedgekeurd. Documentatie van doorgevoerde wijzigingen en uitgevoerde controlemaatregelen worden niet tot beperkt geregistreerd. Testen worden uitgevoerd door de functioneel beheerder aan de hand van bijgeleverde release notes. Hiervoor zijn geen testscripts en/of procedures opgesteld en testresultaten worden niet structureel zichtbaar vastgelegd.
3.7.
Logische en fysieke toegangsbeveiliging niet conform best-practice
Veiligheidsregio Fryslân bezit een geformaliseerde procedure voor het verwerken van autorisaties (instroom, doorstroom en uitstroom). Gebruikersaccounts worden echter niet te allen tijde tijdig verwijderd bij uitdiensttreding. Periodiek (halfjaarlijks) wordt door IT een lijst met geautoriseerde medewerkers aan de betreffende leidinggevenden gestuurd ter controle. Echter, respons hierop is niet altijd volledig. Resultaten van periodiek uitgevoerde controles op autorisaties worden niet structureel vastgelegd. Overige relevante geconstateerde bevindingen betreffen: • De juistheid van verleende autorisaties/rechten binnen applicaties wordt niet periodiek gecontroleerd;
PwC
• •
3.8.
Activiteiten door super users/administrators in applicaties worden niet gemonitord; Relatief veel accounts (25) beschikken over uitgebreide rechten op het netwerk. Hiervan zijn 11 persoonlijke-, 8 serviceaccounts en 6 generieke accounts. De screensaver, op netwerkniveau. wordt na 30 minuten inactiviteit geactiveerd.
De dekking en reikwijdte van de accountantscontrole is voldoende
De dekking en de reikwijdte van de controle Wij voeren de jaarrekeningcontrole uit om een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening als geheel te vormen, zoals bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet. Het is niet de doelstelling van de jaarrekeningcontrole om zekerheid te verschaffen over de kwaliteit van de interne organisatie. De controle van de jaarrekening bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder risicoanalyse, cijferbeoordelingen, beoordeling van de administratieve procedures en het daarmee samenhangende systeem van interne beheersingsmaatregelen en gegevens gerichte controlewerkzaamheden. De samenstelling en omvang van die werkzaamheden zijn noodzakelijk voor het verkrijgen van dit oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Tijdens onze controlewerkzaamheden maken wij gebruik van de rapporteringsen goedkeuringstoleranties zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (‘BADO’), tenzij het Algemeen Bestuur in een controleprotocol ten behoeve van de accountant andere controle- en rapporteringstoleranties vaststelt. Dit houdt in dat wij een goedkeurende controleverklaring kunnen afgeven als de geconstateerde fouten minder zijn dan 1% (€ 630.013) en de onzekerheden minder zijn dan 3% (€ 1.890.039) van de totale werkelijke lasten en toevoegingen aan de reserves in de jaarrekening.
In 2014 is adequaat opvolging gegeven door de directie aan een geconstateerde fraude De verantwoordelijkheid voor de jaarrekening berust bij het Dagelijks Bestuur. Uit dien hoofde zijn zij verantwoordelijk voor het beschermen van het vermogen van Veiligheidsregio Fryslân, het voeren van een afdoende financiële administratie en het in stand houden van een geschikt systeem van interne
Pagina 19 van 23
beheersing (waaronder procedures voor het waarborgen van de betrouwbaarheid en continuïteit van geautomatiseerde systemen en het voorkomen en opsporen van fraude, overige onregelmatigheden en fouten en niet-naleving van wet- of regelgeving). Wij hebben onze controle zodanig ingericht dat wij er redelijk, maar niet absoluut, zeker van kunnen zijn dat materiële afwijkingen in de jaarrekening (waaronder materiële afwijkingen als gevolg van fouten of fraude) aan het licht zullen komen. Onze controle bestond niet uit een uitvoerige controle van transacties zoals noodzakelijk zou zijn om fouten of fraude die niet hebben geleid tot materiële afwijkingen in de jaarrekening te kunnen opsporen. Het dient te worden onderkend dat het controleproces inherente beperkingen kent. Als gevolg van de aard van fraude, met name wanneer daarbij sprake is van verhulling door samenzwering en vervalsing van documenten, is het mogelijk dat bij een controle die is opgezet en uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden materiële fraude niet wordt ontdekt. Hoewel doeltreffende interne beheersingsmaatregelen het risico dat fouten en fraude zich voordoen of onontdekt blijven, doen afnemen, wordt dit risico
PwC
hiermee niet weggenomen. Wij kunnen daarom niet garanderen dat eventuele fouten of gevallen van fraude ontdekt worden. Gegeven de inherente beperkingen van het controleproces en het interne beheersingssysteem kan en mag er niet op vertrouwd worden dat ons onderzoek alle fouten of gevallen van fraude aan het licht zal brengen. Door de Veiligheidsregio is in 2014 in één geval geconstateerd dat onrechtmatig gebruik is gemaakt van bedrijfsmiddelen. Wij hebben vastgesteld dat de directie passende maatregelen richting deze medewerker heeft genomen. Tijdens onze controle van de jaarrekening 2014 hebben wij geen aanwijzingen voor fraude gevonden.
Wij zijn onafhankelijk We hebben onze naleving van de externe standaarden en de wereldwijde onafhankelijkheidsstandaarden van PwC voor onze totale dienstverlening in 2014 bewaakt en bevestigen dat we aan deze onafhankelijkheidsverplichtingen hebben voldaan.
Pagina 20 van 23
A.Bijlagen A.1.
Single information Single audit (SiSa)
Wij hebben in onze controle specifieke werkzaamheden verricht om een oordeel te kunnen geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de financiële verantwoordingsinformatie in de bijlage inzake SiSa bij de jaarrekening 2014 van Veiligheidsregio Fryslân. Onze werkzaamheden varieerden van het beoordelen van de interne beheersing tot het uitvoeren van detailcontroles. In de bijlage bij de jaarrekening zijn twee typen indicatoren opgenomen: • Indicatoren (bedragen en andere kwantitatieve gegevens, veelal prestatie-indicatoren), die van invloed zijn op de financiële vaststelling. • Indicatoren, zonder invloed op de financiële vaststelling. Voor de eerste indicator geldt dat er een relatie is tussen de jaarrekening en de bijlage. Wij hebben op deze indicatoren een reguliere rechtmatigheidscontrole uitgevoerd en indien specifiek gevraagd, is de deugdelijke totstandkoming van de indicator beoordeeld. De tweede indicator heeft normaliter geen directe relatie met de gemeentelijke jaarrekening. Deze indicatoren zijn noodzakelijk voor het departementale jaarverslag. Bij deze indicatoren hebben wij alleen de deugdelijke totstandkoming van de indicator beoordeeld en dus niet de rechtmatigheid vastgesteld. Voor de bevindingen uit onze controle gelden op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (‘BADO’) zwaardere rapporteringtoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening.
Nr
A2
PwC
Naam specifieke uitkering of overige
Brede Doeluitkering Rampenbestrijding (BDUR)
In dit rapport van bevindingen hebben wij per specifieke uitkering fouten en onzekerheden, boven een vastgestelde financiële grens, opgenomen voor zover deze niet zijn gecorrigeerd. De financiële grens is afhankelijk gesteld van de omvangsbasis van de regeling. De omvangsbasis wordt gebaseerd op de gevraagde indicator. Bij een gevraagde indicator van ‘bestedingen gedurende het jaar’ wordt de omvangsbasis bijvoorbeeld gevormd door de bestedingen in de regeling. De financiële grens is per specifieke uitkering: • € 12.500 indien de omvangsbasis kleiner dan of gelijk is aan € 125.000; • 10% indien de omvangsbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk is aan € 1.000.000; • € 125.000 indien de omvangsbasis groter is dan € 1.000.000. De rapporteringstolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole. Op basis van de Nota verwachtingen accountantscontrole uitgegeven door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties rapporteren wij door middel van onderstaande voorgeschreven tabel de geconstateerde fouten of onzekerheden per regeling.
Totale fout of onzekerheid per specifieke uitkering
Geen
Totale omvang van de fout of de onzekerheid (in €)
N.v.t.
Toelichting fout/onzekerheid
N.v.t.
Pagina 21 van 23
A.2. Veiligheidsregio Fryslân krijgt in 2016 te maken met nieuwe regelgeving omtrent de Vennootschapsbelastingplicht Inventariseer tijdig uw vennootschapsbelastingpositie De huidige Wet op de vennootschapsbelasting 1969 (Wet Vpb) heeft ter zake van de positie van overheidslichamen al tientallen jaren geen echte wijziging meer ondergaan. De Europese Commissie (EC) heeft Nederland verzocht de ongelijkheid tussen overheid en bedrijfsleven op te heffen. In grote lijnen schrijven de Europese regels voor, dat indien activiteiten zowel door overheidslichamen als door private partijen (kunnen) worden verricht er geen sprake mag zijn van ongeoorloofde (fiscale) staatssteun. Grosso modo is daarvan sprake als de overheidslichamen niet worden belast met vennootschapsbelasting en de private partijen wel. Anders gezegd: tussen hen moet sprake zijn van een fiscaal ‘Level Playing Field’. Van een dergelijke fiscale gelijkheid is volgens de EC nu in Nederland onvoldoende sprake. Daarom heeft de EC op 2 mei 2013 geoordeeld, dat Nederland passende maatregelen moet treffen om de bestaande regels zodanig aan te passen dat wel sprake is van een Level Playing Field. Op Prinsjesdag, 17 september 2014, is het definitieve wetsvoorstel gepresenteerd aan de Tweede Kamer. Het wetgevende proces is beoogd razend snel plaats te vinden. Het wetsvoorstel is op 18 december 2014 door de Tweede Kamer aangenomen. Inmiddels zijn de voorbereidingen voor de behandeling van het wetsvoorstel in de Eerste Kamer in volle gang. De wet zal dan per 1 januari 2016 van toepassing worden.
Op 18 december 2014 is door de Tweede Kamer een amendement aangenomen waarmee een aanvullende vrijstelling wordt opgenomen. Als gevolg van dit amendement kunnen activiteiten die op basis van een dienstverleningsovereenkomst worden verricht aan een ander overheidslichaam worden vrijgesteld. Voorwaarde voor de vrijstelling is dat de betreffende activiteiten bij de afnemer van deze dienst onder de overheidstaakvrijstelling zouden vallen, als de activiteiten door het afnemende overheidslichaam zelf zouden worden verricht.
Wat kunt u nu doen?
Vele partijen zijn nu echt gestart met opleidingen en inventarisaties om zo Vpb kennis op te bouwen en grip te krijgen op de mogelijke impact voor onder andere begrotingen en plannen. Een bijzonder punt van aandacht vormt de identificatie en allocatie van de voor de Vpb in aanmerking te nemen opbrengsten en kosten als ook waar relevant het opstellen van een openingsbalans. Tot slot is het ook van belang tijdig bewustzijn te creëren binnen uw organisatie en na te denken over vragen als wie verantwoordelijk is voor wat en wat de eventuele veranderingen zijn ten aan zien van de interne organisatie en processen. Kortom het ‘Vpb dossier’ is nu echt en zal heel snel realiteit worden. Het eigen Vpb-dossier is altijd maatwerk. De echte impact bij u is altijd sterk afhankelijk van de feiten en omstandigheden, maar ook van de mogelijkheden en de bereidheid om te heroriënteren (op activiteiten) en te herstructureren.
Welke impact kan het wetsvoorstel hebben?
De wijziging raakt publiekrechtelijke rechtspersonen zoals de Staat (meer precies de departementen), gemeenten, provincies, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen, ZBOs, maar ook private rechtspersonen waarin zij deelnemen of anderszins (bijvoorbeeld bestuurlijk) mee gelieerd zijn.
Vrijstellingen
Hoewel het wetsvoorstel voorziet in een aantal belangrijke vrijstellingen zoals de interne-, de overheidstaak- en de samenwerkingsverbandvrijstelling zullen, ook als die vrijstellingen van toepassing zijn, de administratie- en compliance verplichtingen fors toenemen. Dit heeft onder andere te maken met de wijze waarop deze vrijstellingen nu zijn vormgegeven.
PwC
Pagina 22 van 23
A.3. Onze urenbesteding aan de controle 2014 Belangrijke investeringen in de kwaliteit van de door ons uitgevoerde controles betreffen de investeringen in technologie en in onze mensen. In ons boekjaar 2013/2014 hebben mensen binnen onze assurance praktijk gemiddeld 176 uren besteed aan training. Daarnaast vereist de controle van de jaarrekening van de Veiligheidsregio Fryslân voldoende tijd en aandacht van teamleden van het juiste niveau voor de uitvoering van controlewerkzaamheden, review en coaching. Voor de controle van de jaarrekening 2014 (inclusief tijdens het jaar uitgevoerde werkzaamheden ten aanzien van interne beheersingsmaatregelen) hebben wij de volgende uren besteed:
Functieniveau Director Manager Overige staf Totaal
PwC
Totaal aantal uren 42 94 345 482
Pagina 23 van 23
