Accountantsverslag 2014 Aanbestedingen vormen een hoog risico voor Boxtel
Accountantsverslag 2014 voor gemeente Boxtel decentr alisaties; en ( 3) ver bonden p artijen en d e mat e van toez icht hierop.
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Flight Forum 840, 5657 DV Eindhoven, Postbus 6365, 5600 HJ Eindhoven T: 088 792 00 40, F: 088 792 94 13, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
Aan de raad van de gemeente Boxtel T.a.v. de griffier, mevrouw V. van den Broek Postbus 10000 5280 DA Boxtel
28 april 2015 Referentie: …….
Accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2014 Geachte raadsleden, Hierbij presenteren wij u ons accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2014 van gemeente Boxtel. Onze controle is uitgevoerd conform onze opdrachtbevestiging van 3 oktober 2014. Dit verslag gaat in op de belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening van gemeente Boxtel. Ons accountantsverslag bestaat uit drie delen. In deel 1 worden de belangrijkste bevindingen besproken die zijn voortgekomen uit onze controle. In deel 2 geven wij onze visie over de kwaliteit van uw interne beheersing. Deel 3 geeft een overzicht van de ontwikkelingen die naar onze mening in de toekomst voor gemeente Boxtel relevant zullen worden. Wij hebben de inhoud van dit verslag op 10 april 2015 besproken met uw gemeentesecretaris en op 20 april 2015 met uw wethouder Financiën, gemeentesecretaris en concerncontroller. Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
Gemeente Boxtel, Error! Reference source not found.
Pagina 2 van 23
Wij willen graag van deze gelegenheid gebruikmaken om u en uw medewerkers te bedanken voor de medewerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden. Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
drs. T.A.G van Boxtel RA Director
Inhoudsopgave 1.
Belangrijkste controlebevindingen
1.1.
Een goedkeurende controleverklaring op getrouwheid en rechtmatigheid
1.2.
De (Europese) aanbestedingsrichtlijnen worden niet altijd nageleefd
1.3.
Gemeente Boxtel is zich bewust van risico’s binnen grondexploitatieprojecten
1.4.
Overige jaarrekeningposten nader bekeken
1.5.
De door het college gemaakte schattingen zijn evenwichtig
1.6.
Wijzigingen in wet- en regelgeving zijn verwerkt in uw jaarrekening 2014
1.7.
Inzicht in financiële positie Boxtel is verbeterd
De begroting is in evenwicht, we stemmen in met de methodiek van
U realiseert verdere wendbaarheid door projecten te financieren met
3.2.
kortlopende schulden
3.3.
De invoering van de decentralisatie brengt diverse risico’s met zich mee Extra lasten vakantiegeld in 2015
Het inzicht in de weerbaarheid van uw gemeente is verbeterd
3.4.
Vennootschapsbelasting komt eraan
3.5.
Wet Normering Topinkomens is in beweging
2.
Onze visie op uw interne beheersing
2.1.
De belangrijkste onderwerpen uit de rapportage interim bevindingen samengevat
2.2.
Geen aanwijzingen voor fraude
2.3.
Geen aanvullende bevindingen ten aanzien van uw IT-omgeving
3.
2015 en verder
3.1.
Rol van gemeente verandert door samenwerkingsverbanden
Bijlagen A.1 A.2 A.3
Single information Single audit (SiSa) Toelichting op de belangrijkste wijzigingen als gevolg van de ViO We sluiten ons aan bij de voorgestelde maatregelen uit het rapport ‘In het publiek belang’
budgetoverheveling
Ons accountantsverslag is uitsluitend opgesteld voor gebruik door de raad en het college van burgemeester en wethouders van gemeente Boxtel. U mag dit verslag zonder onze toestemming vooraf, niet aan derden verstrekken. Als gevolg hiervan accepteren wij geen aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid tegenover enige andere persoon die dit verslag in handen of ter inzage krijgt.
1. 1.1.
Belangrijkste controlebevindingen Een goedkeurende controleverklaring op getrouwheid en rechtmatigheid
Wij hebben onze controle van de jaarrekening 2014 van gemeente Boxtel afgerond. Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring af te geven op het aspect getrouwheid en rechtmatigheid, onder voorbehoud van de goedkeuring van de jaarrekening door de raad. Bij de controle van de (Europese) aanbestedingen zijn diverse fouten geconstateerd. De constateerde fouten overschrijden de goedkeuringstoleranties niet.
Er zijn enkele (on)gecorrigeerde verschillen met betrekking tot getrouwheid Tijdens onze controle en tot de datum van dit verslag hebben wij een aantal gecorrigeerde controleverschillen geconstateerd boven onze rapportagedrempel van €36.600, zie tabel 1.
Er zijn geen fouten en onzekerheden in de SiSa-bijlage geconstateerd Jaarlijks is de SiSa-bijlage een onderdeel van uw jaarrekening. Via deze bijlage worden diverse rijks- en provinciale uitkeringen verantwoord. Daarmee vormt de SiSa-bijlage de basis voor afwikkeling van deze uitkeringen. Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd met inachtneming van de specifieke instructies die door de Rijksoverheid zijn vastgelegd in de ‘Nota verwachtingen accountantscontrole 2014’. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) gelden voor de SiSa andere, zwaardere, rapporteringstoleranties dan u als raad in uw controleprotocol hebt opgenomen. Dit om ministeries in staat te stellen de specifieke uitkeringen vast te kunnen stellen en de Algemene Rekenkamer van informatie te voorzien. Wij hebben bij onze controle van de SiSa-bijlage bij de jaarrekening 2014 geen afwijkingen geconstateerd.
PwC
#
Omschrijving
Winst/verlies € 1.000 Lasten
Oncorrigeerd (100) De voorziening onderhoud onderwijshuisvesting is in verband met overheveling onderhoudstaken naar schoolbestuur opnieuw beoordeeld. De voorziening is €100k te hoog verantwoord, zie hiervoor hoofdstuk 1.4. Gecorrigeerd 62 2 We hebben op basis van de beschikkingen 2011,2013 en 2014 van het Ministerie geconstateerd dat de verplichting met betrekking tot onderwijs achterstanden beleid op de balans ad € 62k te laag is gewaardeerd per 31-12-2014. Het bedrag heeft betrekking op de opgebouwde reserve voor het inzetten van middelen voor het onderwijs achterstand beleid. Gecorrigeerd 3 Reclassificatie egalisatiereserve heffingen naar voorzieningen als gevolg van nieuwe notitie riolering van de Commissie BBV Gecorrigeerd 90 4 Vooruitontvangen bijdrage ecologische verbindingszone ad €213k leidt tot een afboeking van grond ad €90k en een positief resultaat van €123k, zie ook hoofdstuk 1.5. Tabel 1: Controleverschillen betreffende getrouwheid
Balans € 1.000 Baten
Debet
Credit
100
1
(62)
3.206 (3.206)
213
(90)
(213)
Pagina 4 van 23
Diverse controleverschillen op het aspect rechtmatigheid Tijdens onze controle en tot de datum van dit verslag hebben wij diverse controleverschillen en bevindingen geconstateerd. Deze bevindingen hebben betrekking op de rechtmatigheid van de jaarrekening, dat wil zeggen de mate waarin de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties van gemeente Boxtel tot stand zijn gekomen conform het door de raad vastgestelde normenkader en de wettelijke regels. Met betrekking tot het aspect rechtmatigheid is de omvang van de geconstateerde fouten niet groter dan uw goedkeuringstolerantie. Foutentabel
Aantal posten
Onrechtmatigheden aanbestedingen
9
Totale omvang onrechtmatigheden In % van de totale lasten + dotaties aan de reserves ad €763k Goedkeuringstolerantie
Bedrag € 1.000 726 726 0,95% 1%
Tabel 2: Controleverschillen betreffende rechtmatigheid
In paragraaf 1.2 tot en met 1.7 gaan wij nader in op de belangrijkste geconstateerde controleverschillen en bevindingen ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid.
Wij zijn onafhankelijk We hebben onze naleving van de externe standaarden, de wereldwijde onafhankelijkheidsstandaarden van PwC en de onafhankelijkheidsregels van gemeente Boxtel voor onze totale dienstverlening in 2014 bewaakt en bevestigen dat we aan deze onafhankelijkheidsverplichtingen hebben voldaan. We hebben onze naleving van de externe standaarden, de wereldwijde onafhankelijkheidsstandaarden van PwC en de onafhankelijkheidsregels van Gemeente Boxtel voor onze dienstverlening in 2014 bewaakt en bevestigen dat we aan deze onafhankelijkheidsverplichtingen hebben voldaan.
PwC
Pagina 5 van 23
1.2.
De (Europese) aanbestedingsrichtlijnen worden niet altijd nageleefd
Een gemeente dient zich aan Europese aanbestedingsregels te houden. Dit betekent dat inkopen van leveringen en diensten groter dan € 207.000 en werken groter dan € 5,2 miljoen Europees aanbesteed moeten worden. Hierbij dient een contractperiode van 4 jaar als uitgangspunt te worden genomen. Naast deze verplichte richtlijnen heeft gemeente Boxtel reeds jaren ook een intern inkoop en aanbestedingsbeleid (intern I&A beleid). In 2013 is naar aanleiding van de implementatie van de Aanbestedingswet het beleid geactualiseerd. De raad heeft ten aanzien van het nieuwe intern I&A beleid besloten dat deze onderdeel uit maakt van het normenkader 2014. In eerdere gesprekken en in onze management letter 2014 hebben wij aangegeven dat in onze visie de huidige opzet van de interne beheersing en interne controle nog niet voldoende is ingeregeld om rechtmatigheidsfouten preventief te identificeren en er derhalve een verhoogd risico op materiële onrechtmatigheden bestaat. Tijdens onze controle is gebleken dat gemeente Boxtel deze aanbestedingsregels (zowel Europese als gemeentelijke) niet altijd heeft nageleefd. Qua aard van de dienstverlening hebben de fouten betrekking op diverse soorten inkopen, waaronder afvalverwerking, motorbrandstof, inhuur personeel en diverse dienstverlening gericht op advies. De geconstateerde fouten hebben betrekking op inkopen waarbij er sprake is van onrechtmatige verlenging van opdrachten, ten onrechte clusteren van opdrachten en contracten die stilzwijgend zijn verlengd. Wij hebben alle inkopen per crediteur met een totaalbedrag in 2014 > €50k beoordeeld. Ook hebben wij de inkopen per crediteur met totaalsom >€50k in de jaren 2011 tot en met 2014 gecontroleerd om Europese onrechtmatigheden te identificeren (gekoppeld aan het benoemde uitgangspunt contractperiode 4 jaar). De fouten en onzekerheden kunnen als volgt worden samengevat. Naar verwachting hebben een groot deel van deze inkopen in 2015 ook plaatsgevonden onder dezelfde omstandigheden. Deze inkopen worden in 2015 opnieuw als fout aangemerkt, tot het moment dat er een nieuwe (Europese) aanbesteding heeft plaatsgevonden. Het is daarom van belang zo spoedig mogelijk de aanbestedingstrajecten voor deze inkopen te starten.
PwC
Het niet naleven van de Europese aanbestedingen heeft impact op de reputatie van de gemeente maar maakt de gemeente ook kwetsbaar voor claims van concurrente leveranciers die menen door het handelen van de gemeente benadeeld te zijn. Daarnaast leidt het ontbreken van adequate interne beheersingsmaatregelen tot een verhoogd frauderisico. De fouten tonen aan dat het contractmanagement niet op orde is. Een adequaat centraal bijgehouden contractenregister is een belangrijke vereiste om de interne beheersing op orde te krijgen. In dit register kan worden geregistreerd wat de looptijd is van het contract en op welke wijze een contract is aanbesteed. Hierdoor wordt de kans op onregelmatigheden verkleind en wordt de controle op de naleving van de aanbestedingsrichtlijnen vergemakkelijkt. Het verbeteren van de interne beheersing start echter bij het vergroten van het bewustzijn in de organisatie. Daarnaast is het van belang dat periodiek op totaalniveau een analyse plaatsvindt om vast te stellen in hoeverre individuele inkopen samengevoegd of juist opgeknipt moeten worden, in hoeverre raamcontracten kunnen leiden tot efficiencyvoordelen en in hoeverre de aanbestedingsrichtlijnen worden nageleefd. Overige aanbevelingen betreffen: 1) heroverweeg het opnemen van het intern I&A beleid in het normenkader of 2) overweeg een versoepeling van het intern I&A beleid, voorbeelden zijn het toestaan van besluitvorming over afwijkingen, verhoog drempels of maak voor bepaalde risicocategorieën (inhuur personeel voor een project waarvan de duur op voorhand lastig is in te schatten) specifieke afspraken. Een optie is ook een “hardheidsclausule’’ waarbij het college gemotiveerd kan afwijken van het beleid. 3) centraliseren van inkoopfunctie en/of benoeming van een inkoop coördinator die inkopen preventief goedkeurt.
Pagina 6 van 23
1.3.
Gemeente Boxtel is zich bewust van risico’s binnen grondexploitatieprojecten
Er is landelijk veel aandacht voor de waardering van de grondposities. Grondexploitaties komen veel in het nieuws, verkopen vallen veelal tegen en het risicoprofiel van veel projecten neemt veelal toe. Ook gemeente Boxtel ziet daardoor veel ogen op zich gericht en besteedt zorgvuldig aandacht aan adequate interne procedures, bijsturing van projecten en het bepalen van een gepaste financiële waardering. In onze controle besteden wij eveneens veel aandacht aan de waardering van uw grondexploitaties. In deze paragraaf gaan wij in op onze bevindingen en aandachtspunten naar aanleiding van onze controle. Uw grondexploitaties geven het volgende beeld: ( x € 1.000) Niet in exploitatie genomen bouwgronden (NIEGG) Overige grond- en hulpstoffen In exploitatie genomen gronden (IEGG) Totaal
Stand per 31-12-2014
0
Stand per 31-12-2013 0
10 7.169
586 10.553
7.179
10.956
Op basis van onze werkzaamheden concluderen wij dat gemeente Boxtel zich bewust is van de risico’s binnen de grondexploitatieprojecten en deze zijn voor zover te voorzien meegenomen in de resultaatverwachtingen van de projecten. De voorzieningen ultimo 2014 zijn toereikend. ( x € 1.000)
Voorziening per 31-12-2014
Grondexploitatie projecten Vorst Spoorzone van Salmstraat In Goede Aarde Vic van Alphenlaan Tielen / Panterhei Princenlant Totaal verliesvoorzieningen Tabel 2: Specificatie verliesvoorzieningen voorraad
Voorziening per 31-12-2013
4.044 3.604 2.077 838 600 492
3.662 3.429 2.079 839 713 0
11.655
10.722
Tabel 1: Overzicht voorraden
Waardering is onder meer afhankelijk van schattingen
In tabel 2 is een overzicht omtrent verliesvoorzieningen opgenomen. Bij de huidige inzichten genereren 6 grondexploitaties een verlies van € 11,6 miljoen ten opzichte van €10,7 miljoen verlies voorgaand jaar. Per 31-12-2014 is maar 1 project winstgevend (Heideweg) met een winst van € 0,46 miljoen. De stijging in de verliesvoorziening wordt voornamelijk gevormd door project Vorst, Spoorzone van Salmstraat en Princenlant.
In onze jaarrekeningcontrole was de controle van de grondexploitaties een belangrijk aandachtspunt. Voornamelijk de inschatting van parameters en uitgangspunten heeft daarbij onze aandacht. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op, waarin een schatting is opgenomen van de te maken kosten en opbrengsten. In de volgende paragrafen gaan wij in op de belangrijkste bevindingen vanuit onze controle die betrekking hebben op uw grondexploitaties.
Bij Vorst en Spoorzone van Salmstraat is de geplande verkoop van bouwpercelen niet gerealiseerd waardoor opbrengsten naar achteren zijn geschoven alsmede de gehaalde opbrengsten lager uitgevallen. Voorgaand jaar werd een opbrengstenstijging van 1% gehanteerd in de exploitatieoverzichten. We hebben vastgesteld dat deze conform onze verwachting is bijgesteld naar 0%
Wij kunnen instemmen met de gehanteerde parameters Bij het actualiseren van de grondexploitaties, maar ook bij het toetsen van de waardering van de niet in exploitatie genomen gronden maakt het college schattingen. Dit op basis van verschillende uitgangspunten en parameters. Wij hebben de gehanteerde uitgangspunten en parameters beoordeeld. In de tabel op de volgende pagina zijn onze bevindingen weergegeven.
De voortgang van het project Princenlant is gestagneerd wegens het ontbreken van overeenstemming met de projectontwikkelaar. In onze controle hebben we vastgesteld dat er geen verwachte opbrengst in 2015 is geraamd waardoor een verliesvoorziening is gevormd van € 0,49 miljoen.
PwC
Pagina 7 van 23
De programmering is naar beneden bijgesteld, opbrengsten zijn naar latere jaren verschoven
marktwaarde, er is derhalve geen indicatie voor een bijzondere waardevermindering.
Een belangrijk onderdeel van de grondexploitaties is een inschatting van de in de grondexploitaties opgenomen programmering. Dit wil zeggen de omvang van het verwachte aantal te bouwen woningen/bedrijfspanden in komende jaren. Voor gemeente Boxtel geldt dat dit voornamelijk betrekking heeft op woningbouw en bedrijventerreinen. De gemeente Boxtel beoordeelt jaarlijks de programmering. Op basis hiervan is de programmering bijgesteld naar beneden. Binnen de grondexploitaties zijn nog maar een beperkt aantal percelen voor woningbouw beschikbaar welke passen binnen de programmering vanuit de Provincie. Een belangrijk aspect voor de waardering is de inschatting van het moment waarop kosten en opbrengsten worden gerealiseerd (fasering). Uit onze controle blijkt dat gemeente Boxtel bij de actualisering van de grondexploitaties opbrengsten (maar ook corresponderende kosten) naar latere jaren heeft doorgeschoven. Hiermee wordt ingespeeld op de huidige situatie op de vastgoedmarkt, waarbij verkopen van kavels (maar bijvoorbeeld ook van bestaande woningen) tegenvallen.
Meerjarenprognose grondbedrijf (MPG) is geformaliseerd maar kan diepgaander worden verankerd in uw P&C cyclus De raad gaat op dit moment door middel van de Afdelingsbestuursrapportage en begroting jaarlijks akkoord met de exploitatieopzetten. Wij zien daarin een lichte verbetering ten opzichte van voorgaand jaar waarin de raad eens per jaar door middel van de begroting werd geïnformeerd. Echter bevelen wij u aan om het MPG verder te formaliseren en te verankeren in uw P&C cyclus zodat de raad frequenter en tijdiger wordt geïnformeerd over de voortgang en resultaten van exploitaties. Wij vinden de informatiewaarde van uw paragraaf grondbeleid van adequate niveau.
Verschuiving van overige grond- en hulpstoffen naar de gronden en terreinen onder materiele vaste activa Conform de nota grondbeleid 2009-2012 gaan percelen die geen ontwikkelpotentie hebben en 5 jaar of langer in voorraad gronden en hulpstoffen zitten uit de grondexploitatie. In dit opzicht heeft er een verschuiving van € 0,46miljoen in de overige grond- en hulpstoffen in de voorraden naar de gronden en terreinen onder materiele vaste activa (economisch nut) plaatsgevonden. De gronden zijn gewaardeerd tegen een m²prijs van gemiddeld € 2,30. Deze waarde is zeker niet hoger dan de huidige
PwC
Pagina 8 van 23
Belangrijkste schattingen
Bevindingen 2014 2013
Toelichting
Gehanteerde rekenrente
Gemeente Boxtel rekent met een rekenrente van 4% voor 2014. Dit percentage is gelijk aan de rekenrente uit voorgaand jaar. In de jaarrekening 2014 is bepaald dat de werkelijke rekenrente 3,55% bedraagt. In de exploitatieopzetten is vanaf 2015 een rekenrente van 3,5% gehanteerd. Dit percentage is op dit moment een gangbare marktrente.
Kostenstijging
Voor de kostenstijging hanteert de gemeente Boxtel een percentage van 2 % ten opzichte van 3% voorgaand jaar. Gemeente Boxtel houdt hiermee nog vast aan de historische kostenstijgingen, waar stelt deze naar beneden bij. De verlaging is conform de markt en wij kunnen instemmen met deze inschatting. Wel is van belang de verwachte kostenstijgingen goed te monitoren en jaarlijks te actualiseren. Gemeente Boxtel rekent met een opbrengstenstijging van 0% ten opzichte van 1% voor projecten Vorst en Spoorzone in 2013. Op basis van de huidige markt is een opbrengstenstijging van 0% naar onze mening een voorzichtige, maar realistische inschatting.
Opbrengstenstijging
Gehanteerde programmering
Controleverschil
Gemeente Boxtel beoordeelt jaarlijks de programmering. Vastgesteld dat de grondexploitaties op totaalniveau passen binnen de kaders van de programmering.
Voorzichtig
Evenwichtig
Optimistisch
Controleverschil
Aanvaardbare bandbreedte – gebaseerd op materialiteitsoverwegingen Wij kunnen instemmen met de in de jaarrekening toegepaste waarderingsgrondslagen en de door het college gemaakte schattingen.
PwC
Pagina 9 van 23
1.4.
Overige jaarrekeningposten nader bekeken
Tijdens de controle hebben wij bij diverse jaarrekeningposten bijzonderheden gesignaleerd. In deze paragraaf brengen wij deze graag onder uw aandacht.
Beheersing omtrent inkomende subsidies dient te worden aangescherpt…. De aanbeveling omtrent het contractenregister ten behoeve van inkoop en aanbesteding is tevens van toepassing voor de beheersing van inkomende subsidiestromen. Het is ons gebleken dat er geen centraal overzicht bestaat waarin inkomende beschikkingen en looptijd van projecten en deadlines voor voortgangs- en eindrapportages zijn opgenomen. Wij bevelen u aan de beheersing van inkomende subsidies aan te scherpen om te voorkomen dat u subsidieopbrengsten misloopt en/of hogere controlekosten dient te betalen. Wij hebben voor u in 2014 een aantal bijzondere controles verricht. Om een te krappe deadline te voorkomen vragen wij uw aandacht om deze controles tijdig in te plannen en goed voor te bereiden.
…..waarbij we uw specifieke aandacht vragen voor de financiële beheersing Landschappen van Allure Door provincie Noord-Brabant is in oktober 2013 een subsidie met een omvang van €9,5 miljoen (32% totale kosten) aan gemeente Boxtel toegekend. De subsidie is toegekend voor de realisatie van een twaalftal projecten gericht op de subsidieregeling landschappen van allure. De gemeente Boxtel is benoemd tot Dienst van Algemeen Economisch Belang voor de gehele projectperiode van 1 september 2013 tot en met 1 januari 2017. Met 14 partijen is een samenwerkingsovereenkomst getekend. Wij hebben met de externe projectleider en financieel adviseur diverse keren over dit project gesproken over beheersing en uitvoering en met u meegedacht over een “uitfinancieringsverzoek “ waarmee de deelnemers aantonen de beheersing op orde te hebben en te voldoen aan de projectvoorwaarden. Bij de jaarrekeningcontrole 2014 hebben wij de reeds vooruit ontvangen subsidiebedragen (€1,3 miljoen) en bestedingen in 2014 (€476k) beoordeeld. Per balansdatum resteert op dit moment een vooruit ontvangen subsidiebedrag van €1,3 miljoen. Het was voor de gemeente niet eenvoudig om dit verloop te onderbouwen met boekingen in Key2Financiën en wij hebben diverse versies beoordeeld. De omvang van het project, het aantal deelnemers en de looptijd eisen een verscherpt projectmanagement van gemeente Boxtel. We bevelen de
PwC
gemeente aan het projectmanagement te versterken en periodiek (maandelijks, per kwartaal) een ‘’afsluiting’’ voor te bereiden en de stand van zaken met betrekking tot uitvoering aan te sluiten op uw financiële administratie en dossiervorming.
Mutaties in reserves kunnen niet 1 op 1 worden aangesloten met uw P&C cyclus In onze controle stellen wij vast dat vermogensmutaties juist en volledig zijn verwerkt én zijn geautoriseerd door de raad. Het aantal begrotingswijzigingen waarover de raad een besluit neemt binnen gemeente Boxtel is beperkt tot 7, waarvan 2 wijzigingen (landschappen van allure en MSB) buiten de reguliere rapportage cyclus worden gerekend. Bij iedere mutatie in de reserve wordt geregistreerd in welke begrotingswijziging deze is opgenomen. Bij de controle hebben we vastgesteld dat we van veel mutaties in de reserves geen 1 op 1 aansluiting van het bedrag kunnen maken tussen de mutatie in de reserve en de bestuursrapportage. Dit wordt met name veroorzaakt doordat in begrotingsposten andere mutaties in kapitaallasten meegenomen zijn die niet specifiek op de betreffende reserve betrekking hebben. Ook hebben we begrepen dat de zeer gedetailleerde informatie wel wordt opgesteld, maar niet in het dossier wordt meegenomen naar de raad of wordt bewaard. We vragen u te overwegen of het huidige systeem voldoende inzicht geeft in de geautoriseerde mutaties. We hebben wel op totaalniveau vast kunnen stellen dat alle begrotingswijzigingen juist en volledig zijn verwerkt.
De gemeente houdt rekening met bruidsschat onderhoud onderwijshuisvesting In 2014 is het wetvoorstel voor de overheveling van het buitenonderhoud primair onderwijs naar schoolbesturen aangenomen. De nieuwe wet is ingegaan per 1 januari 2015. Met de nieuwe wet worden de taken en het budget voor het buitenonderhoud en aanpassingen van schoolgebouwen in het primair en speciaal onderwijs overgeheveld naar de schoolbesturen. Door de wetswijziging vindt een uitname van het gemeentefonds plaats. Op basis van het BBV heeft u uw onderhoudsvoorziening herzien. Deze is gebaseerd op een geactualiseerd onderhoudsplan waarbij is uitgegaan het onderhoud van de schoolgebouwen per 1 januari 2015 is overgedragen aan de schoolbesturen. Met het wegvallen van de onderhoudsverplichting per ultimo 2014 vervalt de noodzaak tot het aanhouden van de onderhoudsvoorziening kan deze vrijvallen. De gemeente Boxtel heeft echter de intentie om bij het wegvallen van de onderhoudsverplichting de gemeente de scholen een ”bruidsschat” mee te geven voor deze onderhoudsverplichtingen. Afspraken Pagina 10 van 23
over onderhoud zijn reeds mondeling en schriftelijk aan de scholen gemaakt. De hoogte van deze voorziening is door de gemeente geschat op €1,4 miljoen (ultimo 2014: €1,5 miljoen op de balans weergegeven). Uit voorzichtigheid heeft u dan ook de onderhoudsvoorziening niet laten vrijvallen en dient deze gezien te worden als een voorziening voor het overdragen van de onderhoudsverplichting. Een mogelijke vrijval voor het verschil tussen huidige stand en de verplichting zal in 2015 worden genomen. Een saldo van €100k kon niet worden onderbouwd en is meegenomen als ongecorrigeerd verschil.
Wij kunnen gebruik maken van het werk van andere accountants In overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden, onze gedragscode en beroepsregels nemen wij als accountant de volledige verantwoordelijkheid voor onze controleverklaring bij de jaarrekening van Gemeente Boxtel. Voor de WSW maken we gebruik van de werkzaamheden die de accountant van uw grootste SW-bedrijf heeft verricht. Wij hebben instructies verstuurd en zijn tot de conclusie gekomen dat de werkzaamheden die de lokale accountants uitgevoerd hebben, toereikend zijn voor onze controle van Gemeente Boxtel.
PwC
Pagina 11 van 23
1.5.
De door het college gemaakte schattingen zijn evenwichtig
Bij het opstellen van de jaarrekening dient het college belangrijke schattingen te maken en toe te lichten. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2014 beoordeeld, voor grondexploitaties Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen met bijbehorende motivering. Belangrijkste schattingen Waardering materiële vaste activa
2014
/
2013
Toelichting We hebben specifieke aandacht besteed de waardering van vastgoed (bestemd voor verkoop, de leegstand en vastgoed met een (wijziging in) maatschappelijke functie) Hierbij hebben wij geen bijzonderheden geconstateerd. De gemeente Boxtel heeft een bijdrage ontvangen van Brabants Landschap ad €213k. De bijdrage betreft een compensatie voor het ter beschikking stellen van een gedeelte van gronden in bezit van de gemeente. De compensatie voor waardevermindering is door een extern taxateur vastgesteld. Om het resultaat op de transactie te berekenen is door de gemeente een schatting opgesteld van het aantal vierkante meter grond dat behoort tot deze transactie * een gemiddelde prijs ad €2. Wij achten deze schatting evenwichtig. Een saldo ad €90k is vervolgens afgeboekt van de gronden, het verschil is als resultaat verantwoord. Dit betreft een gecorrigeerd controleverschil.
Afschrijven materiële vaste activa
De gehanteerde afschrijvingspercentages zijn gebruikelijk in de sector.
Waardering financiële vaste activa
De financiële vaste activa (€ 15,9 miljoen ultimo 2014) bestaan voornamelijk uit leningen aan woningbouwcorporaties voor een bedrag van € 10,3 miljoen. De overige langlopende leningen bestaan grotendeels uit hypotheken verstrekt aan ambtenaren en starters- en duurzaamheidsleningen. Wij kunnen ons vinden in de waardering van deze leningen ultimo 2014
Voorzieningen
Dubieuze debiteuren: De omvang van de voorziening voor dubieuze debiteuren sociale zaken bedraagt €589k. Dit is in lijn met eerdere jaren en gezien de afloop van de vorderingen evenwichtig. Voorzieningen
/
Controleverschil
Wij hebben de toereikendheid van de voorzieningen en de inschatting van de overige schulden beoordeeld: De APPA verplichting is door gemeente Boxtel verzekerd via Loyalis. Op basis van de verzekerde waarde en de opgebouwde aanspraken hebben we vastgesteld dat er geen sprake is van een onderdekking . We hebben de toereikendheid van onderhoudsvoorzieningen beoordeeld en ten aanzien van onderwijshuisvesting, zie hoofdstuk 2. In verband met de diverse verbouwingen en verhuizingen is er ook tot en met heden nog geen actueel onderhoudsplan van het gemeentekantoor beschikbaar. Er is een reserve gevormd met eindstand €338k ultimo 2014.We bevelen de gemeente aan om het eventuele resterende saldo toe te voegen aan de onderhoudsvoorziening zodra het plan is opgesteld. Voorzichtig
Evenwichtig
Optimistisch
Controleverschil
Aanvaardbare bandbreedte – gebaseerd op materialiteitsoverwegingen
PwC
Pagina 12 van 23
1.6.
Wijzigingen in wet- en regelgeving zijn verwerkt in uw jaarrekening 2014
de definitieve jaarrekening verwerkt. De overboeking is verwerkt als een stelselwijziging.
In 2014 is diverse wet- en regelgeving gewijzigd die een impact hebben op uw jaarrekening 2014. Wij hebben vastgesteld dat deze wijzigingen juist en volledig zijn verwerkt in de definitieve jaarrekening 2014.
Wijzigingen in de BBV zijn goed verwerkt Deze wijzigingen hebben invloed op de benaming van balansposten in uw jaarrekening, de diepgang van de vereiste toelichtingen van uw verbonden partijen en de rubricering van de balansposten materiële- en financiële vaste activa, vlottende activa, voorzieningen, vaste schulden en vlottende passiva. Deze wijzigingen zijn als stelselwijziging verwerkt, wat betekent dat de wijzigingen ook zijn doorgevoerd in de vergelijkende cijfers 2013. Verder is dit jaar voor het eerst een toelichting op schatkistbankieren opgenomen in de jaarrekening en is inzicht gegeven in de incidentele baten en lasten per programma en de structurele reservemutaties per programma.
Notitie riolering leidt tot aanpassingen in vermogen en voorzieningen In november 2014 is er een nieuwe notitie riolering van de Commissie BBV verschenen. Essentie van de notitie is dat de wetgever beter wil borgen dat de via rioolheffing ontvangen gelden beschikbaar blijven voor het doel waarvoor ze geheven zijn. Zo komen de gelden van een onvoldoende voorziening groot onderhoud rioleringen en de opgehaalde gelden die per balansdatum niet zijn besteed door later investeren en uitvoeren voortaan in een voorziening. Alleen efficiency- en aanbestedingsvoordelen kunnen toegevoegd worden aan een bestemmingsreserve riolering waarover de raad vrij mag beschikken. Bestaande reserves moeten voor zover ze niet zijn ontstaan uit bovengenoemde verschillen omgezet worden naar een voorziening. De commissie BBV adviseert drie voorzieningen:
Voorziening groot onderhoud (art 44 lid 1c) Spaarbedragen voor toekomstige vervangingsinvesteringen (art 44.lid 1d) Voorziening voor niet bestede van derden verkregen middelen (art. 44 lid 2)
Op grond van de nieuwe notitie dient gemeente Boxtel de egalisatiereserve voor riolering en afvalstoffenheffing over te boeken naar een voorziening voor niet bestede van derden verkregen middelen voor €3,2 miljoen. Deze correctie is in
PwC
Pagina 13 van 23
1.7.
Inzicht in financiële positie Boxtel is verbeterd
Om een beeld te krijgen van de ontwikkelingen van de financiële positie hebben wij deze uiteengezet in onderstaande kengetallen (conform het accountantsverslag 2013). Domeinen
2014
2013
Stabiliteit Solvabiliteit
25%
26,8%
1,3
1,5
Vaste activa economisch nut + BIE in verhouding tot langlopende schulden
1,63
1,42
Resultaat na bestemming in relatie tot de totale lasten voor bestemming
0,9%
0,5%
Liquiditeit (vlottende activa/vlottende passiva)
Materieel begrotingsevenwicht (structurele baten /structurele lasten)
94%
97%
9,8
7,3
Brutoschuld als aandeel van de exploitatie
131%
81%
Kapitaallasten afschrijvingen in % van de totale lasten voor bestemming
7,0%
13,5%
Rentelasten in % van de totale lasten voor bestemming
5,5%
6,2%
19%
20%
Wendbaarheid Vrije reserves x € 1 mln.
Personeelslasten in % van de totale lasten voor bestemming Weerbaarheid Weerstandsvermogen (verhouding incidentele weerstandscapaciteit versus risico’s)
1,3
1)
Wettelijke kaders Geen bijzonderheden 2014 1)
Indicator kan niet op basis van de jaarrekening 2013 worden afgeleid
Opvallende indicatoren zijn in onderstaande paragrafen verder toegelicht:
PwC
De begroting is in evenwicht, we stemmen in met de methodiek van budgetoverheveling Inzake het begrotingsevenwicht is er conform voorgaand jaar een negatief bedrag overgeheveld. Dat is te verklaren doordat de begrote boekwinsten van verkoop onroerend goed nog niet in 2014 zijn gerealiseerd. De begrote opbrengst is overgeheveld van 2013 naar 2014 en nu wordt de opbrengst ad €367k overgeheveld van 2014 naar 2015 en 2016. Het overhevelen wordt consistent toegepast volgens een door gemeente Boxtel vastgestelde methodiek. We zien de overheveling als een verlaging van het kostenbudget dat wordt overgeheveld en als " voorzichtig". Niet alleen de kosten worden doorgeschoven, maar ook de opbrengsten van 2014 die in 2015 niet (meer) begroot zijn. We gaan akkoord met deze methodiek. De current ratio is gezond te noemen boven de 2. De ratio is licht gedaald in vergelijking met de current ratio van voorgaand jaar. Dit komt met name door een daling in grondexploitaties en een lichtere daling in de kortlopende schulden (kasgeldlening en BNG krediet). De aspecten solvabiliteit (eigen vermogen/totaal vermogen) en vaste activa in verhouding tot langlopende schulden worden in het kader van wendbaarheid onderstaand uitgewerkt:
U realiseert verdere wendbaarheid door projecten te financieren met kortlopende schulden Op de aspecten brutoschuld als aandeel van de exploitatie, solvabiliteit en vaste activa in verhouding tot langlopende schulden, allen gekoppeld aan de hoogte van de langlopende schulden, wordt geconcludeerd dat veel projecten met langlopende schulden worden gefinancierd. De rentedruk is in verhouding ook hoger gelegen dan de benchmark. De indicatoren liggen in lijn met voorgaand jaar. We hebben reeds voorgaand jaar opgemerkt Het grootste gedeelte van de lasten bestaat uit structurele lasten en het is voor de gemeente niet eenvoudig om deze uitgaven anders te alloceren of in te zetten zonder aanpassingen van het beleid. De vrije reserves staan voor de vrij inzetbare reserves, in geval van gemeente Boxtel: de stand van de algemene reserve. Om te beoordelen of deze buffer kan deze kan worden ingezet voor kansen of (nog niet bekende) bedreigingen hangt af van uw weerbaarheid zoals toegelicht in onderstaande paragraaf. Pagina 14 van 23
Het inzicht in de weerbaarheid van uw gemeente is verbeterd Een belangrijke graadmeter voor de financiële positie is het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen laat zien in hoeverre de gemeente in staat is financiële tegenvallers op te vangen. Er is in de jaarrekening 2014 meer toegelicht inzake uw weerstandscapaciteit en de mate waarin geïdentificeerde risico’s worden gedekt. De aanwezige capaciteit lijkt voldoende. Vorig jaar was reeds een verbetering gerapporteerd inzake de toelichting en uitsplitsing van de geïdentificeerde risico’s in risico’s met een eenmalig financieel effect en risico’s met een structureel effect. In ons accountantsverslag 2011 hebben wij reeds aanbevolen bij de risico’s aan te geven wat de kans is dat een risico zich voordoet en hierbij tevens een inschatting van het maximale risicobedrag aan te geven. Wij adviseren de kwaliteit van de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing te verbeteren en zijn graag bereid tot nadere toelichting en advisering.
Om inzicht te geven in het voorspellend vermogen van de gemeente, geven wij in onderstaand overzicht weer wat de verschillen zijn tussen de primaire begroting, de aangepaste begroting en de programmarekening 2014.
Resultaat voor bestemming Mutaties reserves Resultaat na bestemming In % van de omvangsbasis (totale lasten)
PwC
Begroting voor Begroting na wijzigingen wijzigingen
Resultaat voor bestemming wordt beïnvloed door incidentele nadelen Om te komen tot een ‘genormaliseerd resultaat’ kunnen de volgende aanpassingen gemaakt worden op het rekeningresultaat 2014: (in € 1.000) Resultaat voor bestemming 2014 Incidentele voordelen Incidentele nadelen Genormaliseerd resultaat voor bestemming 2014
Het voorspellend vermogen van gemeente Boxtel is voldoende
(in € 1.000)
Een volledig overzicht van afwijkingen is in uw programmaverslag opgenomen. Het voorspellend vermogen is voldoende, verschil tussen begroting voor/na wijziging met realisatie is €404k. De kwaliteit van het voorspellend vermogen kan ook afgeleid worden uit de mate waarin de raad tussentijds juist en volledig wordt geïnformeerd over de financiële situatie in de tussentijdse managementinformatie. Hierbij is het van belang dat u als raad ook concreet aan het college meegeeft wat uw informatiebehoefte is.
Realisatie
Verschil (voordeel)
-4.714
-4.095
-3.691
(404)
4.713
4.095
4.377
(282)
0
0
686
(686)
n.v.t
n.v.t.
0,9%
0,9%
Bedrag
-3.691 3.874 3.451 -4.144
Op basis van deze analyse blijkt dat het genormaliseerde resultaat €4.144k (negatief) bedraagt en hierdoor lager is dan het totale resultaat zoals opgenomen in de rekening ad € 686k (positief). De gemeente Boxtel heeft een totaaloverzicht opgenomen van de incidentele baten en lasten in het programmajaarverslag.
Pagina 15 van 23
2. 2.1.
Onze visie op uw interne beheersing De belangrijkste onderwerpen uit de rapportage interim bevindingen samengevat
Onze bevindingen omtrent uw interne controleomgeving hebben we op 2 december 2014 besproken met het managementteam van uw gemeente. De belangrijkste onderwerpen zijn onderstaand weergegeven. In deze paragraaf lichten wij de onderwerpen kort toe.
1. Doorontwikkeling van interne controle We hebben ook in 2014 aanbevelingen opgenomen omtrent doorontwikkeling van de verbijzonderde controlefunctie. De belangrijkste opmerkingen waren: • Interne controle werkzaamheden zijn niet structureel in de organisatie zijn ingebed, worden vaak last-minute voor start van de accountantscontrole uitgevoerd. • We hebben het college in overweging gegeven om een centrale coördinator aan te stellen die verantwoordelijk is voor coördinatie, review en rapportage • Wij bevelen u aan om de visie op interne controle, eventueel in overleg met ons, vorm te geven.
2. Het gemeentelijke inkoop en aanbestedingsbeleid maakt vanaf 2014 onderdeel uit van het normenkader, hetgeen een verhoogd risico op materiële onrechtmatigheden met zich meebrengt Ten tijde van de interim hebben wij aanbevolen om de naleving van de inkoopprocedures centraal te monitoren omdat niet naleven het risico op materiële rechtmatigheidsfouten verhoogd. Zie verder conclusie in hoofdstuk 1.1.
3. Risico op zelftoetsing geïdentificeerd in interne controle sociale zaken Vanaf 2014 vindt zowel de preventieve ‘toetsing’ van Sociale zaken dossiers als de detectieve interne controle, (welke voorheen door een externe werd uitgevoerd) plaats door interne beleidsmedewerkers. Hiermee bestaat het risico op zelftoetsing. Gemeente Boxtel heeft inmiddels reparatiemaatregelen hiervoor getroffen. PwC
4. Overweeg om controls aan uw interne controle toe te voegen We adviseren u om onderstaande controls onderdeel uit te laten maken van het interne controle plan: Opnemen van de verbandscontrole Attero in kg Autorisatie uren en facturen op de grondexploitaties Autorisatie wijzigingen crediteurenstamgegevens
5. Sterke vooruitgang op IT We hebben vastgesteld dat uw organisatie grote stappen heeft gemaakt aangaande IT. De meeste bevindingen uit voorgaande jaren zijn inmiddels opgevolgd. Daarnaast heeft gemeente Boxtel een risicoanalyse voor IT opgesteld. Verankering van IT in de interne controlewerkzaamheden, wat leidt tot een meer integrale aanpak, blijft een aandachtspunt voor gemeente Boxtel.
6. Decentralisaties in het sociale domein Ten tijde van de interim-controle waren de voorbereidingen in volle gang. Voor verdere details verwijzen wij naar paragraaf 4.2.
7. Voorkom onrechtmatigheden en verbeter beheersing door actualisatie beleid Wij hebben u aangeraden om beleidsnota’s (grondbeleid, verbonden partijen op korte termijn te actualiseren.
8. Aanbevelingen over recente ontwikkelingen
De Wet Mark ten Overheid stelt eisen aan het van “algemeen belang” verklaren van activiteiten. In april 2015 heeft nadere besluitvorming door de Raad plaatsgevonden waardoor aan deze eis is voldaan. Gemeente Boxtel heeft deelgenomen aan de aftrap van PwC inzake de invoering van de VpB-plicht. De projectgroep die zich gaat bezighouden met de gevolgen en impact van de invoering is gestart.
9. Opvolging uit voorgaande jaren We hebben vernomen dat intern acties plaatsvinden, echter de status van onderstaande bevindingen is nog steeds ‘in ontwikkeling’:
Er vindt geen controle plaatst op de wijzigingen van de budgethouders Pagina 16 van 23
2.2.
IT: Hiernaast vormt ook een zichtbare controle op de autorisaties en wijzigingen in kritische applicaties en de logging van gegevens nog een aandachtspunt.
Geen aanwijzingen voor fraude
De verantwoordelijkheid voor de jaarrekening berust bij het college van burgemeester en wethouders. Uit dien hoofde zijn zij verantwoordelijk voor het beschermen van het vermogen van gemeente Boxtel, het voeren van een afdoende financiële administratie en het in stand houden van een geschikt systeem van intern beheersing (waaronder procedures voor het waarborgen van de betrouwbaarheid en continuïteit van geautomatiseerde systemen en het voorkomen en opsporen van fraude, overige onregelmatigheden en fouten en niet-naleving van wet- of regelgeving). Wij hebben onze controle zodanig ingericht dat wij er redelijk, maar niet absoluut, zeker van kunnen zijn dat materiële afwijkingen in de jaarrekening (waaronder materiële afwijkingen als gevolg van fouten of fraude) aan het licht zullen komen. Onze controle bestond niet uit een uitvoerige controle van transacties zoals noodzakelijk zou zijn om fouten of fraude die niet hebben geleid tot materiële afwijkingen in de jaarrekening te kunnen opsporen. Het dient te worden
PwC
onderkend dat het controleproces inherente beperkingen kent. Als gevolg van de aard van fraude, met name wanneer daarbij sprake is van verhulling door samenzwering en vervalsing van documenten, is het mogelijk dat bij een controle die is opgezet en uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden materiële fraude niet wordt ontdekt. Hoewel doeltreffende interne beheersingsmaatregelen het risico dat fouten en fraude zich voordoen of onontdekt blijven, doen afnemen, wordt dit risico hiermee niet weggenomen. Wij kunnen daarom niet garanderen dat eventuele fouten of gevallen van fraude ontdekt worden. Gegeven de inherente beperkingen van het controleproces en het interne beheersingssysteem kan en mag er niet op vertrouwd worden dat ons onderzoek alle fouten of gevallen van fraude aan het licht zal brengen.
2.3.
Geen aanvullende bevindingen ten aanzien van uw IT-omgeving
Vanuit wet- en regelgeving is het vereist dat wij een reflectie geven op de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. De attentiepunten zijn in de managementletter aan de orde gesteld, zie hiervoor paragraaf 2.1. Tijdens de jaarrekeningcontrole hebben wij geen aanvullende bevindingen geconstateerd.
Pagina 17 van 23
3. 3.1.
2015 en verder Rol van gemeente verandert door samenwerkingsverbanden
De rol van gemeente Boxtel verandert steeds meer van een gemeente die zelf taken uitvoert naar een gemeente die de regie voert over taken die door andere partijen worden uitgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn:
Ambtelijke fusie tussen gemeente Boxtel en Sint-Michielsgestel per 1 januari 2016; Gedecentraliseerde taken in het sociale domein lopen via de Meierij en gemeenten in regio Noord-Oost Brabant ; Er zijn diverse verbonden partijen (zie ook paragraaf 2.3)
Deze samenwerkingsverbanden stellen nieuwe eisen aan de gemeenten. Er zal nadrukkelijker aan de voorkant moeten worden nagedacht over risico’s, spreiding van taken en verantwoordelijkheden, (tussentijdse) informatievoorziening, verantwoording en what-if scenario’s. Een gemeente heeft een unieke (publieke) rol. Dit betekent dat aansprakelijkheid wellicht juridisch bij een andere partij kan worden neergelegd, maar wat doet de gemeente als er iets misloopt? Het opstellen van ‘what if scenario’s’ kunnen hier inzicht in geven. In november 2014 is ook een nieuwe notitie verbonden partijen van de commissie BBV verschenen. In deze notitie zijn een aantal aspecten van verbonden partijen nader uitgewerkt, zoals de definities van een verbonden partij (een financieel en bestuurlijk belang), de verwerkingswijze in de jaarrekening, rechtmatigheidsaspecten en governance. Hieruit blijkt de toegenomen aandacht voor verbonden partijen. De gemeente Boxtel beschikt in 2014 niet over een nota verbonden partijen. Voor het toenemend belang van samenwerkingsverbanden in de toekomst (en met de implementatie van decentralisaties) bevelen wij u aan om een separate nota te heroverwegen.
PwC
3.2.
De invoering van de decentralisatie brengt diverse risico’s met zich mee
In onze rapportage interim bevindingen hebben wij u geïnformeerd over de stand van zaken van de voorbereiding van de inmiddels geïmplementeerde decentralisaties binnen uw gemeente. Een spannende tijd die kansen en risico’s met zich meebrengt. Hoewel de decentralisaties zijn ingevoerd vanaf boekjaar 2015 en daarom (nauwelijks) invloed hebben op uw jaarcijfers 2014 hebben wij tijdens onze controle gekeken naar de status van de implementatie van de decentralisaties. Wij komen tot de conclusie dat de decentralisaties goed zijn voorbereid, maar dat in de uitvoering wel opstartproblemen zichtbaar zijn, vooral wanneer gemeente Boxtel afhankelijk is van informatie van of uitvoering door derden. De attentiepunten kunnen als volgt samengevat worden.
Processen lijken ingericht, procesbeschrijvingen zijn nog niet allemaal geactualiseerd De nieuwe werkwijzen zijn op hoofdlijnen geïmplementeerd, maar procesbeschrijvingen zijn nog niet volledig opgesteld of geactualiseerd. Wij vragen u hiervoor passende aandacht zodat ook tijdige tussentijdse bij- en aansturing in processen mogelijk is. Daarnaast is het voor 2015 van belang om duidelijke afspraken te maken over procedures en controles die waarborgen dat de registratie van gegevens betrouwbaar en continue is (inrichting IT).
Rechtmatigheid van de gedeclareerde zorg is een aandachtspunt Voor de noodzakelijke inkoop met betrekking tot WMO en Jeugdzorg maakt gemeente Boxtel onderdeel uit van een samenwerkingsverband waarin Noordoost Brabantse gemeenten de gemeente ‘s-Hertogenbosch (met behulp van gemeente Oss) als centrumgemeente hebben aangewezen voor een centrale inkoop en coördinatie Voor het leveren van zorg zijn eind 2014 contracten gesloten met bestaande en nieuwe leveranciers. In de loop van 2015 zult u declaraties van de zorgaanbieders ontvangen en moet u vaststellen dat de gedeclareerde kosten rechtmatig zijn. Wij adviseren u op korte termijn de afspraken te maken over de wijze van verantwoorden door de zorgaanbieders
Pagina 18 van 23
en waar nodig de verwachte werkzaamheden van de huisaccountant daarbij vast te leggen in een controleprotocol.
Rechtmatigheid van de PGB-budgetten is een aandachtspunt Met ingang van 2015 wordt de financiële uitbetaling, registratie en afwikkeling van de PGB-budgetten voor gemeenten uitgevoerd door de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Voor de gemeente is het van belang grip te hebben op juiste en rechtmatige verantwoording van de gemeentelijke bestedingen. Op dit moment wordt door de SVB gekeken naar een mogelijke verantwoordingssystematiek richting gemeenten. Deze ontwikkeling is ook voor uw gemeente van belang. Daarnaast is het van belang dat de gemeente zelfstandig deze uitgavenstroom monitort.
De volgende stap - periodieke informatievoorziening verder inrichten Gegeven de nog bestaande onzekerheden is het van belang dat wordt zorggedragen voor vroegtijdige, specifieke stuurinformatie over de voortgang van de decentralisaties in hun onderlinge samenhang. Het college heeft toegezegd om de raad periodiek van informatie te voorzien in juni 2015. We hebben vastgesteld dat via de reguliere P&C cyclus de raad wordt geïnformeerd over de gevolgen van bijvoorbeeld circulaires op de begroting 2015. Er zijn geen specifieke indicatoren of separate koersdocumenten overeengekomen.
Paragraaf risicobeheersing toont aan dat ook gemeente Boxtel de risico’s (nog) niet voldoende in beeld heeft In uw begroting 2015 bent u er vanuit gegaan dat de decentralisaties budgetneutraal worden uitgevoerd. Er is geen interne analyse opgesteld van de verwachte lasten op productniveau. Hierdoor loopt de gemeente het risico dat er onvoldoende inzicht is in de toekomstige lasten om goede monitoring mogelijk te maken. Wij adviseren het college de begrotingscijfers in detail, dat wil zeggen op productniveau, uit te werken. Wij hebben de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing doorgenomen op inhoud en informatiewaarde. Het valt ons op dat niet duidelijk wordt onderbouwd hoe de omvang van het financiële risico tot stand is gekomen. De geoormerkte buffer in reserve WMO bedraagt €626k.
PwC
3.3.
Extra lasten vakantiegeld in 2015
In het principe akkoord cao gemeenten 2013-2014 wordt het Individuele Keuzebudget (IKB) geïntroduceerd. Uiterlijk 1 januari 2016 moet dit ingevoerd worden. Het vakantiegeld is onderdeel van het IKB en moet gereserveerd en ingezet worden in het jaar dat het opgebouwd wordt. De afspraken over het uitbetalen van het vakantiegeld over de periode juni tot en met december 2015 zijn nog niet bekend. De mogelijke varianten zijn:
Volledige uitkering 2015 Volledige uitkering 2016 Uitkering gespreid over 2015 en 2016
De commissie BBV is van mening dat het moment van uitbetalen niet leidend is voor het moment dat de last moet worden genomen. De verplichting tot het uitbetalen van het opgebouwde vakantierecht over de periode juni-december 2015 vindt zijn oorsprong in 2015. In de jaarrekening 2015 zal daarom deze extra last van deze zeven maanden verantwoord moeten worden. Dit betreft een feitelijke verplichting welke als kortlopende schuld verantwoordt moet worden, tenzij al uitbetaald in 2015. Wij adviseren u om indien dit nog niet gebeurd is met deze extra last rekening te houden in (bijgestelde) begroting 2015.
3.4.
Vennootschapsbelasting komt eraan
De Europese Commissie heeft geoordeeld dat overheidsbedrijven die economische activiteiten ontplooien op dezelfde wijze als private partijen aan vennootschapsbelasting moeten worden onderworpen. Tussen hen moet sprake zijn van een fiscaal ‘Level Playing Field’. Het wetsvoorstel dat hiervoor moet zorgen, is op 18 december 2014 door de Tweede Kamer aangenomen en de voorbereidingen voor de behandeling in de Eerste Kamer zijn in volle gang. De wet zal dan per 1 januari 2016 van toepassing worden.
Welke impact kan het wetsvoorstel hebben? De wet raakt gemeente Boxtel maar ook de gemeenschappelijke regelingen en private rechtspersonen waarin gemeente Boxtel deelneemt of bestuurlijk mee gelieerd is. In de wet zijn een aantal belangrijke vrijstellingen opgenomen, zoals de interne-, de overheidstaak- en de samenwerkingsverband-vrijstelling. Maar ook als deze vrijstellingen van toepassing zijn, zullen de administratie- en compliance verplichtingen fors toenemen. Dit heeft onder andere te maken met de wijze waarop deze vrijstellingen nu zijn vormgegeven.
Pagina 19 van 23
Verder is er een amendement aangenomen waarmee een aanvullende vrijstelling wordt opgenomen. Als gevolg van dit amendement kunnen activiteiten die op basis van een dienstverleningsovereenkomst worden verricht aan een ander overheidslichaam worden vrijgesteld. Voorwaarde voor de vrijstelling is dat de betreffende activiteiten bij de afnemer van deze dienst onder de overheidstaakvrijstelling zouden vallen, als de activiteiten door het afnemende overheidslichaam zelf zouden worden verricht.
Wat kunt u nu doen? Een belangrijk aandachtspunt is de identificatie en allocatie van de voor de Vpb in aanmerking te nemen opbrengsten en kosten en het opstellen van een openingsbalans. Verder is het van belang tijdig bewustzijn te creëren binnen de organisatie, te bepalen wie waarvoor verantwoordelijk is en welke impact de Vpb heeft op de interne organisatie en processen. Ook dient te worden bepaald in hoeverre gemeente Boxtel bereid is zich te heroriënteren op activiteiten en te herstructureren.
3.5.
Wet Normering Topinkomens is in beweging
Vanaf 1 januari 2014 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) van kracht. Gemeente Boxtel heeft op grond van deze wetgeving de bezoldiging van topfunctionarissen toegelicht in de jaarrekening 2014. De regelgeving is complex en volop in beweging. Vanaf 1 januari 2015 geldt dat de norm voor de totale bezoldiging is teruggebracht van 130% van het ministersalaris (€ 230.474) naar 100% van het ministersalaris (€ 178.000), waarbij voor bestaande contracten een overgangsrecht van toepassing is. Ook zal de wetgeving voor externe (top)functionarissen waarschijnlijk veranderen. We adviseren u de ontwikkelingen in dit dossier te volgen.
PwC
Pagina 20 van 23
A. A.1.
Bijlagen Single information Single audit (SiSa)
Wij hebben in onze controle specifieke werkzaamheden verricht om een oordeel te kunnen geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de financiële verantwoordingsinformatie in de bijlage inzake SiSa bij de jaarrekening 2014 van gemeente Boxtel. Onze werkzaamheden varieerden van het beoordelen van de interne beheersing tot het uitvoeren van detailcontroles. In de bijlage bij de jaarrekening zijn twee typen indicatoren opgenomen: Indicatoren (bedragen en andere kwantitatieve gegevens, veelal prestatieindicatoren), die van invloed zijn op de financiële vaststelling. Indicatoren, zonder invloed op de financiële vaststelling.
Voor de eerste indicator geldt dat er een relatie is tussen de jaarrekening en de bijlage. Wij hebben op deze indicatoren een reguliere rechtmatigheidscontrole uitgevoerd en indien specifiek gevraagd, is de deugdelijke totstandkoming van de indicator beoordeeld. De tweede indicator heeft normaliter geen directe relatie met de gemeentelijke jaarrekening. Deze indicatoren zijn noodzakelijk voor het departementale jaarverslag. Bij deze indicatoren hebben wij alleen de deugdelijke totstandkoming van de indicator beoordeeld en dus niet de rechtmatigheid vastgesteld.
Op basis van de Nota verwachtingen accountantscontrole uitgegeven door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties rapporteren wij door middel van de volgende voorgeschreven tabel de geconstateerde fouten of onzekerheden per regeling.
€ 12.500 indien de omvangsbasis kleiner dan of gelijk is aan € 125.000; 10% indien de omvangsbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk is aan € 1.000.000; € 125.000 indien de omvangsbasis groter is dan € 1.000.000.
De rapporteringstolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole.
Voor de bevindingen uit onze controle gelden op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (‘BADO’) zwaardere rapporteringtoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening. In dit rapport van bevindingen hebben wij per specifieke uitkering fouten en onzekerheden, boven een vastgestelde financiële grens, opgenomen voor zover deze niet door de gemeente zijn gecorrigeerd. De financiële grens is afhankelijk gesteld van de omvangsbasis van de regeling. De omvangsbasis wordt gebaseerd op de gevraagde indicator. Bij een gevraagde indicator van ‘bestedingen gedurende het jaar’ wordt de omvangsbasis bijvoorbeeld gevormd door de bestedingen in de regeling. De financiële grens is per specifieke uitkering:
PwC
Pagina 21 van 23
Naam specifieke uitkering of overige
Totale fout of onzekerheid per specifieke uitkering
Totale omvang van de fout of de onzekerheid (in Euro’s)
Toelichting fout/onzekerheid
D9
Onderwijsachterstandenbeleid 2011-2014 (OAB)
Geen
C7C
Investering stedelijke vernieuwing (ISV)
Geen
E27B G1 G1A G2 G3 G5
Brede doeluitkering verkeer en vervoer Wet sociale werkvoorziening (Wsw)_gemeente 2014 Wet sociale werkvoorziening (Wsw)_totaal 2013 Gebundelde uitkering Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 Wet participatiebudget (Wpb)
Geen Geen Geen Geen Geen Geen
N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t.
N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t.
Nr
Tabel 4 Fouten en onzekerheden SiSa-bijlage 2014
PwC
Pagina 22 van 23
A.2. Toelichting op de belangrijkste wijzigingen als gevolg van de ViO Rotatie-eisen bij langdurige betrokkenheid uitgebreid Het beleid van PwC ten gevolge van de ViO heeft als principe, dat de ‘senior leden van het assurance-team’ na een periode van zeven jaar betrokken te zijn geweest bij dezelfde assurance-cliënt, moeten roteren. Dit vanwege de mogelijke bedreiging van de onafhankelijkheid als gevolg van vertrouwdheid en eigenbelang, die zou kunnen ontstaan als gevolg van het feit dat genoemde personen de onderneming, de directie, de leden van het toezichthoudend orgaan bij de onderneming, alsook de overige sleutelfunctionarissen van de onderneming ‘te goed’ kennen.
Onafhankelijkheidseisen gelijkgeschakeld voor alle assuranceopdrachten De ViO is van toepassing op alle assurance-opdrachten. Een uitzondering bestaat als er sprake is van een assurance-opdracht ten behoeve van een ‘nader bepaalde kring van gebruikers’, onder voorwaarde dat deze beperkte kring van gebruikers hier vooraf mee instemt. In die gevallen blijft de eis van onafhankelijkheid beperkt tot de leden van het assurance-team en strekt deze niet uit tot alle partners van de Nederlandse onderdelen van het netwerk waartoe het accountantskantoor behoort.
Verbod op sponsoring van assurance-cliënten De ViO kent een verbod voor accountantsorganisaties om zich te associëren (zichtbaar sponsoren in het kader van marketing of reclame) met assurancecliënten. Sponsoring waarbij geen sprake is van associatie blijft toegestaan.
Beperkingen met betrekking tot geschenken en gastvrijheid De ViO heeft als uitgangspunt dat verstrekte en ontvangen ‘geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid niet passen in een relatie tussen accountant en gecontroleerde’. Verschillende relatiemanagementactiviteiten die accountantsorganisaties tot op heden gebruikelijk zijn te organiseren (of elementen daarvan), en waarvoor van tijd tot tijd functionarissen van assurance-cliënten worden uitgenodigd, vallen ook onder het begrip persoonlijke uitingen van gastvrijheid. De ViO vereist dat geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid met een waarde van meer dan € 100 (per persoon per gebeurtenis), gemeld worden aan het toezichthoudende orgaan van de assurance-cliënt. Zakelijke bijeenkomsten zijn en blijven toegestaan.
PwC
A.3. We sluiten ons aan bij de voorgestelde maatregelen uit het rapport ‘In het publiek belang’ Op 25 september 2014 bracht een werkgroep van jonge accountancy professionals een het rapport “In het publiek belang” uit, met daarin concrete voorstellen om de kwaliteit en onafhankelijkheid van wettelijke controles te verbeteren. De Minister van Financiën zal in 2015 een breed pakket aan maatregelen voorleggen om de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) aan te passen. Deze wijzigingen zijn naar verwachting de volgende:
Accountantsorganisaties met een OOB-licentie moeten een onafhankelijke raad van commissarissen instellen De beleidsbepalers van accountantsorganisaties worden onderworpen aan een geschiktheidstoets, die zal worden uitgevoerd door de AFM. De AFM krijgt toestemming om de resultaten van inspecties naar de kwaliteit van uitgevoerde wettelijke controles te delen met de controlecliënten. Accountantsorganisaties worden wettelijk verplicht om adequate maatregelen te treffen om de bevindingen van de AFM te adresseren/te herstellen. Er wordt onderzoek gedaan naar uitbreiding van de Nederlandse definitie van OOB’s met organisaties met een bepaalde omvang die (deels) met publieke middelen zijn gefinancierd.
Andere maatregelen zullen door de sector zelf geïmplementeerd worden. Wij omarmen de voorstellen en hebben onszelf gecommitteerd om ze zo vroeg mogelijk te implementeren. De belangrijkste aanbevelingen, die onze controlerelatie met Gemeente Boxtel zullen beïnvloeden, zijn: Een verplichte uitgebreide controleverklaring (die ingaat op de belangrijkste aandachtsgebieden in de uitgevoerde controle, de gekozen controlebenadering, de uitgevoerde controlewerkzaamheden en de daarbij toegepaste materialiteit) Uitbreiding van de accountantsverklaring en een splitsing van de controleverklaring met betrekking tot de programmarekening en de programmaverantwoording. Meer uitgebreide rapportage ten aanzien van frauderisico’s De accountant mag alleen een controleopdracht aanvaarden of ingaan op een verzoek om een voorstel uit te brengen voor de controle, als deze rechtstreeks wordt ontvangen van de gemeenteraad
Pagina 23 van 23
