Begeleidend document t.b.v.
Aanbesteding Sociaal Domein Betreffende de navolgende percelen: 1. Dagbesteding 2. Ondersteunende diensten, consult en advies (Expertpool) 3. Kortdurend verblijf 4. Hulp bij het huishouden & Thuisondersteuning 5. Beschermd wonen
September 2014 versie 1.10 Kenmerk nummer 14-41/14426
1
INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE...................................................................................................................................................... 2 1
2
3
4
5
INLEIDING ...................................................................................................................................................... 4 1.1
AANLEIDING EN DOELSTELLING VAN DE AANBESTEDING .......................................................................... 4
1.2
OMSCHRIJVING GEMEENTE LEEUWARDEN ........................................................................................... 6
1.3
MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN- DUURZAAMHEID EN SOCIAL RETURN............................. 6
1.4
VRAAGSTELLING EN SCOPE OP HOOFDLIJNEN ........................................................................................ 6
1.5
ROL EN POSITIE SOCIAAL WIJKTEAM.................................................................................................... 7
1.6
LEESWIJZER ................................................................................................................................... 7
HET AANBESTEDINGSPROCES ................................................................................................................ 8 2.1
DIGITAAL VERLOOP AANBESTEDINGSPROCES ........................................................................................ 8
2.2
PLANNING VAN DE AANBESTEDINGSPROCEDURE ................................................................................... 8
2.3
CONTACTPERSONEN TIJDENS DE PROCEDURE ....................................................................................... 8
2.4
VERTROUWELIJKHEID VAN DE PROCEDURE ........................................................................................... 8
2.5
VOORWAARDEN INFORMATIE UITWISSELING ........................................................................................ 8
2.6
INLICHTINGEN................................................................................................................................ 8
2.7
OPENING VAN DE INSCHRIJVINGEN .................................................................................................... 9
2.8
INSCHRIJVINGSVOORWAARDEN ......................................................................................................... 9
2.9
BEOORDELINGSPROCEDURE .............................................................................................................. 9
2.10
PLANNING .................................................................................................................................... 9
DE VORMVEREISTEN ............................................................................................................................... 10 3.1
INVULLING EN ONDERTEKENING....................................................................................................... 10
3.2
GEVRAAGDE GEGEVENS EN DOCUMENTATIE ....................................................................................... 10
3.3
BEANTWOORDEN GESTELDE VRAGEN ................................................................................................ 10
UITSLUITING, GESCHIKTHEID EN COMPETENTIES ...................................................................... 11 4.1
ALGEMEEN ................................................................................................................................. 11
4.2
AANBIEDINGSBRIEF ....................................................................................................................... 11
4.3
EIGEN VERKLARING TEN AANZIEN VAN UITSLUITINGSGRONDEN EN GESCHIKTHEIDSEISEN ............................. 11
4.4
SAMENWERKING TUSSEN INSCHRIJVERS ............................................................................................ 11
4.5
VERZEKERINGEN........................................................................................................................... 11
4.6
FINANCIEEL ECONOMISCHE DRAAGKRACHT ....................................................................................... 11
4.7
TECHNISCHE CQ BEROEPSBEKWAAMHEID .......................................................................................... 12
COMMERCIËLE- EN JURIDISCHE VOORWAARDEN ....................................................................... 13 5.1
INKOOPVOORWAARDEN EN CONCEPT RAAMOVEREENKOMST................................................................. 13
5.2
TARIEVEN ................................................................................................................................... 13
5.3
VOORBEHOUD GUNNING ............................................................................................................... 13
5.4
GUNNINGSBESLISSING, STANDSTILL- EN VERVALTERMIJN ...................................................................... 13 Pagina 2 van 25
6
7
5.5
INKOOPOVERLEG .......................................................................................................................... 13
5.6
VERIFICATIE, AFSTEMMING EN CONTRACTSLUITING ............................................................................. 13
DE BEOORDELINGPROCEDURE ............................................................................................................ 14 6.1
ALGEMEEN ................................................................................................................................. 14
6.2
BEOORDELINGSPROCEDURE ............................................................................................................ 14
6.3
TOETSING PROGRAMMA VAN EISEN ................................................................................................. 14
6.4
GUNNINGSCRITERIA (PROGRAMMA VAN WENSEN) ............................................................................. 14
6.5
BEOORDELING KWALITEIT (PROGRAMMA VAN WENSEN) ...................................................................... 15
6.6
RANKING .................................................................................................................................... 15
PROGRAMMA VAN EISEN EN WENSEN ............................................................................................... 16 7.1
PROGRAMMA VAN EISEN ............................................................................................................... 16
7.2
PROGRAMMA VAN WENSEN ........................................................................................................... 17
BIJLAGE 1: PERCEELOMSCHRIJVINGEN .................................................................................................. 18 BIJLAGE 2: CONCEPT RAAMOVEREENKOMST........................................................................................ 19 BIJLAGE 3: VNG MODEL ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN ........................................................ 20 BIJLAGE 4: UNIFORME EIGEN VERKLARING........................................................................................... 21 BIJLAGE 5: AKKOORD VERKLARINGEN EN EIGEN VERKLARING ................................................... 22 BIJLAGE 6 PROCESBESCHRIJVING .............................................................................................................. 23 BIJLAGE 7 INVULBLAD TARIEVEN_V1 ....................................................................................................... 24 BIJLAGE 8 FORMAT VOOR HET STELLEN VAN VRAGEN ..................................................................... 25
Pagina 3 van 25
1 Inleiding Dit is het begeleidend document van de gemeente Leeuwarden voor de aanbesteding “Sociaal Domein”, met de navolgende percelen: 1. Dagbesteding 2. Ondersteunende diensten, consult en advies (Expertpool) 3. Kortdurend verblijf 4. Hulp bij het huishouden & Thuisondersteuning 5. Beschermd wonen Het doel van de aanbesteding is het afsluiten van diverse raamovereenkomsten met een looptijd van één jaar, met (voor opdrachtgever), een optie tot verlenging van één keer één jaar. Voor de in te kopen ondersteuning (zorg) is, gelet op de Aanbestedingswet 2012 en het inkoopbeleid van de gemeente Leeuwarden, de zogenoemde 2B procedure van toepassing. Dit betekent dat de gemeente Leeuwarden geen Europese aanbesteding hoeft uit te voeren, en dat de gemeente Leeuwarden met een vrij in te richten procedure kan overgegaan tot het afsluiten van overeenkomsten. De gemeente Leeuwarden is wel gehouden aan de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht; gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit. 1.1 Aanleiding en doelstelling van de aanbesteding Gemeenten krijgen vanaf 1 januari 2015, via drie omvangrijke decentralisaties, taken en middelen toebedeeld op het sociale domein: a. Het kabinet Rutte-Asscher voert een nieuwe Participatiewet in en voegt daarmee een deel van de Wet werk en bijstand (WWB), de Wet sociale werkvoorziening (WSW) en een deel van de Wet werk en arbeidsondersteuning jonggehandicapten (Wet wajong) samen. b. Daarnaast hevelt het kabinet delen van de AWBZ (de functiebegeleiding en persoonlijke verzorging) per 2015 over naar de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). c. Bovendien wordt de gemeente verantwoordelijk voor de hele zorg voor jeugd en gezin. De nieuwe taken waar de gemeente per 1 januari 2015 vanuit de Jeugdwet verantwoordelijk voor wordt zijn: jeugd GGZ, provinciale jeugdzorg, zorg voor licht verstandelijk beperkten, gesloten jeugdzorg/jeugdzorg plus, jeugdreclassering en jeugdbescherming. Met deze omvangrijke taakgebieden krijgt ook de gemeente Leeuwarden te maken binnen haar verantwoordelijkheid voor de zorg voor en het welzijn van kwetsbare inwoners. Vanuit het Rijk wordt beoogd daarmee een einde te maken aan de praktijk waarbij vele hulpverleners langs elkaar heen werken bij de ondersteuning van één gezin. ‘Eén gezin, één plan en één regisseur’ is het uitgangspunt bij de decentralisaties op het sociale domein. Het Rijk is van mening dat vanuit gemeenten meer maatwerk mogelijk is en de betrokkenheid van burgers wordt vergroot. Bovendien kunnen gemeenten de uitvoering van taken beter op elkaar afstemmen en zo meer doen voor minder geld, is de gedachte. De decentralisaties op het sociale domein stellen gemeenten echter voor een complexe inhoudelijke opgave en dienen gerealiseerd te worden in een economisch tijdsgewricht waarin bezuinigingen de boventoon voeren. De gemeente Leeuwarden heeft de wijze waarop het deze nieuwe taken in relatie tot de bestaande taken van de gemeente op het sociaal domein in verschillende documenten beschreven. Op deze aanbesteding zijn deze documenten dan ook van toepassing. In het licht van deze documenten wil de gemeente de ondersteuning vormgeven. Daarom wijst de gemeente Leeuwarden op de toepassing van de volgende gemeentelijke documenten (www.leeuwarden.nl/3D): De richtinggevende kaders voor de drie decentralisaties en de doorontwikkeling Amaryllis, vastgesteld op 24 mei 2013; Koersdocument hervorming sociaal domein, vastgesteld op 28 mei 2014; Het financieel kader drie decentralisaties en Amaryllis, vastgesteld op 30 juni 2014. En de volgende regionale documenten:: Koersbesluit: “Zorg voor Jeugd Fryslân: op kompas invoegen en aansluiten; Regionaal Transitie Arrangement; Omvormingsplan Zorg voor Jeugd Friesland, vastgesteld door Bestuurlijk overleg Zorg voor Jeugd 26 juni 2014.
Pagina 4 van 25
Met dit inkoopmodel en deze producten neemt de gemeente een voorschot op de praktijk vanaf 2016. De ingekochte producten worden in 2015 ingezet voor de volgende groepen: Bestaande en nieuwe cliënten in de caseload van de wijkteams die niet onder het overgangsregime 1 vallen. Huishoudens waarvan indicaties verlopen in 2015 en zodoende niet meer in het overgangsrecht vallen Huishoudens die binnen het overgangsrecht vallen die instemmen met een ander plan van aanpak om hun situatie te stabiliseren of verbeteren. Mede n.a.v. de gesprekken met een gemeentelijk herbeoordelingsteam. Het jaar 2015 is een overgangsjaar waarbij een nieuwe werkelijkheid ontstaat terwijl de oude nog bestaat. Werkenderwijs zullen we deze situatie moeten stabiliseren. Te denken valt aan de spanning tussen producten die nu ingekocht worden terwijl bepaalde instellingen momenteel subsidie ontvangen voor deze activiteiten. Ook is nog niet duidelijk hoe de afspraken in het Transitiearrangement Jeugd operationeel samen gaan vloeien met de regiems van Wmo en Participatiewet. Voor een aantal doelgroepen en de personen in de escalatiepool worden regionale afspraken gemaakt zodat deze geen onderdeel uitmaken van deze aanbesteding. Er zijn een aantal landelijke afspraken gemaakt tussen het VNG en brancheorganisaties waardoor voor specifieke instellingen en groepen uitzonderingsregels opgesteld zijn. Juridisch gezien moeten verordeningen en dergelijke aangepast worden aan de nieuwe werkelijkheid, rekening houdend met lopende afspraken en jurisprudentie. In deze context worden in deze aanbesteding producten van dienstverleners gevraagd. De gemeente heeft geen precies beeld hoe omvangrijk het pakket van producten zal zijn in relatie tot de werkelijk vraag naar die producten. In dat kader zal de gemeente dus geen enkele volumegarantie kunnen geven. Dat vraagt veel van het ondernemerschap van instellingen en de ZZP-ers in het veld. Maar de gemeente heeft voor deze weg gekozen om een breuk te maken met de oude praktijk van indiceren en om te experimenteren met een nieuwe praktijk van beoordelen welk aanbod het beste past. En om nieuwe dienstverleners een kans te geven. Als gevolg van deze nieuwe koers zal het huidige stelsel en systeem veranderen. Instellingen zullen met andere en gewijzigde doelstellingen te maken krijgen en ook de wijze van bekostigen zal veranderen. Het jaar 2015 hebben we uitdrukkelijk als een overgangsjaar bestempeld waar gemeente en instellingen gezamenlijk vorm zullen moeten geven aan de wijze waarop het sociaal domein vanaf 2016 zal worden ingericht. De gemeente wil meer gebruik maken van voorliggende voorzieningen boven individuele maatwerkvoorzieningen. Dienstverleners zullen de kans krijgen zich te presenteren voor de sociaal werkers die verantwoordelijk worden voor de inzet van producten. Hiervoor wordt een programma ontwikkeld. Ook cliënten hebben keuzevrijheid en zullen de kans krijgen aanbod van verschillende dienstverleners te wegen. Het spreekt vanzelf dat deze complexe constellatie veel overleg tussen dienstverleners en gemeente vereist. In vervolg op de marktverkenning dit voorjaar en de georganiseerde denksessies zal de gemeenten investeren in het voortzetten van deze dialoog in 2015. Het accounthouderschap van de gemeente t.a.v. de dienstverleners zal veranderen. De beweging is dat oplossingen van maatschappelijke problemen ook gevonden moeten worden bij burgerinitiatieven en innovatief ondernemerschap. Oplossingen van problemen van huishoudens moeten zoveel als mogelijk in de omgeving van betrokkenen gezocht worden. Het is niet ondenkbaar dat in de dialoog, mede op basis van ervaringen en voortschrijdende inzichten, voorstellen ontwikkeld worden voor nieuwe (innovatieve of effectievere) producten. De mogelijkheid zal gecreëerd worden om deze tussentijds op te nemen in het raamcontract of een kans te geven door laboratoriumsituaties tijdelijk te subsidiëren. De gemeente Leeuwarden kan zich voorstellen dat dienstverleners van mening zijn dat de inkoop niet alle mogelijke producten die op de markt bestaan dekt. Dat geldt in het bijzonder voor specialistische interventies en behandelingen die niet gefinancierd worden door de zorgverzekeraars. Dat is een bewuste keuze: in de loop van 2015 zal blijken of voor bepaalde onderdelen van welzijns- of zorg activiteiten alsnog inkoop moet plaatsvinden.
1
In de Wmo 2015 en de Jeugdwet is overgangsrecht geformuleerd voor bestaande cliënten die op 31 december 2014 onder de wet op de jeugdzorg en de AWBZ ondersteuning ontvangen en in 2015 een jaar lang, in ieder geval zolang de indicatie duurt, die ondersteuning behouden. Vanaf 1 januari 2016 komt dit overgangsregime te vervallen. Pagina 5 van 25
Het doel van deze aanbesteding is dat de gemeente Leeuwarden vanaf 1 januari 2015 beschikt over een contractrelaties met dienstverleners van de in de in de inleiding genoemde percelen. De gemeente Leeuwarden, heeft om deze reden dit inkoopdocument opgesteld met daarin uitgangspunten en randvoorwaarden, die verbonden zijn aan de uitvoering van de opdrachten. Op basis van dit document worden dienstverleners gevraagd een inschrijving in te dienen. De beoogde ingangsdatum van de raamovereenkomsten is 1 januari 2015. 1.2 Omschrijving gemeente Leeuwarden De gemeente Leeuwarden telt negentien officiële kernen. De stad Leeuwarden is de hoofdstad van de provincie Friesland. De gemeente telde op 1 januari 2014 107.401 inwoners en heeft een oppervlakte van 17.023 hectare, waarvan 2011 hectare water. Op grond van de begrotingscijfers 2014 bedraagt de totale exploitatie € 388 miljoen, is de boekwaarde van de vaste activa € 277 miljoen en is het totaal van reserves en voorzieningen € 80 miljoen. De totale formatie bedraagt meer dan 1.000 fte’s. De gemeente Leeuwarden is een ambitieuze organisatie. Zij wil een bedrijfsmatige en resultaatgerichte organisatie zijn met voldoende uitdagingen en groeimogelijkheden voor haar medewerkers. De organisatie is primair extern gericht (gelet op de missie: “Leeuwarden, fier verder”). Dit kan echter alleen door onder andere hoge eisen te stellen aan een doelmatige en slagvaardige organisatie. Leeuwarden kiest in zijn stadsvisie voor een duidelijke focus op basis van sterktes, kansen en realisme. De komende jaren zet Leeuwarden in op verdieping en verbinding van de vier pijlers: ‘Tijd voor schoonheid’, ‘Kantorenstad’, ‘Cure & Care’ en ‘Kennisstad’. ‘Kennisstad’ wordt verbreed naar Werken en ondernemen. Bij ‘Tijd voor Schoonheid’ wordt een verbinding gelegd naar de oostelijke rand van de stad. Daarnaast komt er een thema bij: water. Dit wordt de vijfde pijler van de stadsvisie: de verbindende rode draad tussen de andere pijlers. Meer informatie over onze gemeente Leeuwarden kunt u vinden op www.leeuwarden.nl. 1.3 Maatschappelijk verantwoord ondernemen- Duurzaamheid en Social Return De gemeente Leeuwarden is zich bewust van haar verantwoordelijkheid ten aanzien van Duurzaamheid en Social Return (SR) zoals ook genoemd in de Aanbestedingswet. In deze aanbestedingsprocedure wordt daarom aan inschrijver gevraagd invulling te geven aan Duurzaamheid en SR. Social Return betekent letterlijk: ‘iets teruggeven aan de samenleving’ en is net als duurzaam inkopen onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen. SR beoogt dat een investering ook concrete sociale winst (return) oplevert, naast het ‘gewone’ rendement. Duurzaamheid staat hoog in het vaandel van de gemeente Leeuwarden en op dit gebied tracht zij voorop te lopen. Dat Leeuwarden duurzaamheid hoog in het vaandel heeft, blijkt uit het feit dat de gemeente Leeuwarden de op twee na duurzaamste gemeente van Nederland is. Dit blijkt uit de gepubliceerde Lokale Duurzaamheidsmeter 2013. In het kader van deze aanbesteding is het de wens om het milieu minimaal te belasten. De gemeente Leeuwarden zoekt een leverancier met een bedrijfsbeleid gericht op duurzaamheid. 1.4 Vraagstelling en scope op hoofdlijnen Deze aanbesteding heeft betrekking op de verlening van ondersteuning aan personen die vanaf 1 januari 2015 nieuw instromen of cliënten voor wie in 2015 de bestaande indicatie afloopt (herbeoordeling) voor de ondersteuning waar de gemeente verantwoordelijk voor is. Voor bestaande cliënten die in 2015 onder het overgangsregime vallen, zullen de instellingen die deze zorg al leveren via een apart traject worden gecontracteerd. Dit betreft ook een ander regime dan deze aanbesteding. In beginsel is het aanbod waar de gemeente Leeuwarden naar op zoek is niet categoriaal of op specifieke doelgroepen gericht. Dit neemt niet weg dat er wel degelijk specialistisch aanbod aanwezig zal moeten zijn voor specifieke doelgroepen of categoriën. We verzoeken u om ook specifiek aanbod op te nemen in uw offerte. Wij nodigen u uit een inschrijving uit te brengen voor één of meerdere precelen, zoals in de paragraaf “Inleiding” opgenomen. Een uitwerking van de opdracht staat beschreven in de bijlage “Perceelomschrijving” en vastgesteld op basis van de op dit moment bekende behoefte. Er kunnen geen rechten aan worden ontleend. De gemeente Leeuwarden geeft geen afnamegarantie. Jaarlijks zal opdrachtgever het beschikbare budget vaststellen. Dit kan leiden tot aanpassing van aantallen, producten of vergoedingen. Bijzonderheden De gemeente Leeuwarden heeft uitgesproken om voor de provincie Fryslân een centrumtaak voor het perceel “Beschermd Wonen” op zich te nemen. Deze centrumtaak zal in dit najaar worden geformaliseerd. Instellingen Pagina 6 van 25
die ondersteuning willen bieden in de provincie Fryslân voor cliënten die deze vormen van ondersteuning nodig hebben, zullen daarvoor een overeenkomst met de gemeente Leeuwarden moeten afsluiten. De overige gemeenten in de provincie zullen deze vormen van ondersteuning niet inkopen. Voor de lokale inkoop voor jeugdondersteuning (personen die jonger zijn dan 18 jaar) geldt dat deze aanbesteding alleen betrekking heeft op de percelen dagbesteding en thuisondersteuning. Voor jeugdvoorzieningen (voor personen die jonger zijn dan 18 jaar) zullen de noodzakelijke producten op regionaal niveau worden ingekocht via een apart traject. Het regionale traject maakt overigens geen onderscheid tussen bestaande en nieuwe cliënten. Dit neemt niet weg dat de gemeente nog altijd een aanbod zou willen hebben wat doelgroepoverstijgend is voor nieuwe cliënten. We nodigen u uit ook ook een aanbod aan de gemeente Leeuwarden te doen voor producten die op het snijvlak van Wmo en Jeugd bestaan. Uitgezonderd van deze aanbesteding is de specialistische begeleiding aan personen met een zintuigelijke beperking. Hiervoor worden landelijke afspraken door de VNG gedaan met landelijk opererende instellingen. Indien u naast de landelijke opererende instellingen een aanbod heeft met betrekking tot de begeleiding van personen met zintuigelijke beperking, kunt u dit aanbod kenbaar maken onder het perceel wat daar het meeste op van toepassing is. 1.5 Rol en positie sociaal wijkteam De gemeente Leeuwarden heeft sinds 2010 sociale wijkteams ingericht die vanaf 1 januari 2015 een prominente rol in de keten gaan krijgen rondom de hulpverlening en ondersteuning aan huishoudens in de gemeente Leeuwarden. Dit heeft er in geresulteerd dat de sociale wijkteams in beginsel de toegang vormen tot de verstrekking van ondersteuning die op basis van deze aanbesteding wordt ingekocht. Deze toegang geldt in 2015 in de eerste plaats alleen voor nieuwe cliënten voor de gemeente. Bestaande cliënten zullen in 2015 gedurende hun indicatietermijn hun ondersteuning behouden. De gemeente heeft met de instellingen die deze ondersteuning verlenen afzonderlijke afspraken gemaakt. Om u een beeld te geven van de wijze waarop personen hun toegang tot ondersteuning krijgen, hebben we in bijlage “Procesbeschrijving” een algemene indicatieve procesbeschrijving gegeven. De sociaal werker beoordeelt (samen met de cliënt) vanuit het beschikbare mandaat welke ondersteuning of specialistische inzet nodig is en houdt in het verdere proces en samenwerking de regie. Met regie wordt bedoeld dat de sociaal werker het eerste aanspreekpunt is, waar mogelijk de generieke ondersteuning doet en verantwoordelijk is voor het monitoren van de voortgang van het ondersteuningsplan. Dus ook t.a.v. de aanvullende ondersteuning. In het ondersteunings-plan worden nadere afspraken gemaakt ter concretisering van de regie. Soms kunnen er overwegingen zijn dat het meer voor de hand licht dat de sociaal werker de regie belegt bij een andere partij die actief is in het ondersteuningsplan. Dit wordt tevens geborgd in het ondersteuningsplan dat de sociaal werker opstelt. Afhankelijk van dit ondersteuningsplan wordt bepaald wie daadwerkelijke deze ondersteuning gaat bieden. Naast dit ondersteuningsplan heeft de gemeente de sociale wijkteams het mandaat gegeven om als regisseur op te treden voor de ondersteuning binnen kwetsbare huishoudens. Het sociaal wijkteam heeft de mogelijkheid om in lopende trajecten in te breken, indien naar hun oordeel de ondersteuning onvoldoende effectief of effeciënt is gelet op de individuele situatie van het geval. De Gemeente Leeuwarden kan in een individuele situatie waar sprake is van een dreigende verslechtering van de situatie van de cliënt de (regie op de) ondersteuning opdragen aan een aan de Gemeente Leeuwarden aan te wijzen instelling of persoon. 1.6 Leeswijzer In dit begeleidend document treft u verder alle informatie aan over de aanbesteding en de wijze waarop u uw inschrijving kunt doen. Hoofdstukken 1, 2, 3, 4 en 5 bevatten algemene informatie over de aanbesteding. Hoofdstuk 6 geeft inzicht in de beoordeling. Hoofdstuk 7 gaat nader in op de omvang en uitvoering van de opdrachten.
Pagina 7 van 25
2 Het aanbestedingsproces 2.1 Digitaal verloop aanbestedingsproces Deze aanbesteding zal in digitale vorm plaatsvinden via het aanbestedingsplatform van de gemeente Leeuwarden, Negometrix. In Negometrix kunt u bij ‘instructies’ documenten en korte video's over de werking van Negometrix vinden. Mocht u nog vragen hebben over de werking van het platform van Negometrix dan kunt u tussen 08:00 en 18:00 uur naar de Servicedesk van Negometrix bellen op: 030 666 1810 of per e-mail:
[email protected]. 2.2 Planning van de aanbestedingsprocedure In de Negometrix tool, als ook onder 2.10, is de planning voor de aanbestedingsprocedure opgenomen. De gemeente Leeuwarden behoudt zich het recht voor om de planning aan te passen. Wanneer bepaalde termijnen niet worden gehaald zal daarvan via Negometrix een mededeling worden gedaan. 2.3 Contactpersonen tijdens de procedure De gemeente Leeuwarden wenst het contact met de dienstverleners via Negometrix te laten verlopen via één contactpersoon en eventueel één plaatsvervanger. De namen, adressen, e-mailadressen en telefoonnummers van inschrijver, de contactpersoon en eventueel zijn plaatsvervanger dienen volledig te worden ingevuld in Negometrix onder “Mijn Profiel” en in de tabbladen “Mijn organisatie” en “Deelnemers”. Van de zijde van de gemeente Leeuwarden zal het contact over deze aanbesteding uitsluitend schriftelijk (via de map “Mijn berichten” in uw account) verlopen dan wel via de Vraag en Antwoord-module in Negometrix. 2.4 Vertrouwelijkheid van de procedure Dit begeleidend document dient volstrekt vertrouwelijk te blijven en mag slechts aan medewerkers van de inschrijver worden getoond die voor het indienen van de gegevens daarvan kennis moeten nemen. De gedurende deze aanbesteding verkregen informatie mag uitsluitend ten behoeve van de realisatie van het uitbrengen van een inschrijving naar aanleiding van deze aanbesteding worden gebruikt en in geval van gunning ter uitvoering van de opdracht. Indien de gemeente Leeuwarden gegronde redenen heeft om hieraan te twijfelen, kan dit leiden tot diskwalificatie van de inschrijver, dit ter exclusieve beoordeling van de gemeente Leeuwarden. De inschrijver ziet toe op de strikte naleving van de geheimhoudingsplicht. De gemeente Leeuwarden zal de inschrijvingen met dezelfde vertrouwelijkheid behandelen; deze zullen uitsluitend getoond worden aan medewerkers die direct bij de aanbestedingsprocedure zijn betrokken, zulks met uitzondering van de situatie dat de gemeente Leeuwarden in rechte dan wel op grond van haar transparantieverplichtingen tot openbaarmaking wordt verplicht. 2.5 Voorwaarden informatie uitwisseling De gemeente Leeuwarden wijst u met nadruk op de volgende zaken ten aanzien van de informatieuitwisseling: Informatie-uitwisseling c.q. het verstrekken van nadere informatie met betrekking tot inhoudelijke- en procedurele aspecten rond deze aanbesteding vindt uitsluitend via Negometrix plaats. Mondelinge- en schriftelijke mededelingen, toezeggingen of afspraken buiten Negometrix om hebben in het kader van deze aanbesteding geen rechtskracht! Het is inschrijvers verboden om informatie in te winnen over deze Aanbesteding anders dan conform de procedure in dit begeleidend document, overtreding hiervan kan leiden tot uitsluiting van deelname. 2.6 Inlichtingen Voordat u een inschrijving indient is het mogelijk de gemeente Leeuwarden om inlichtingen te verzoeken. De inlichtingen zijn bedoeld om de inhoud van de inschrijving en de gevraagde producten/ diensten zo optimaal mogelijk op elkaar af te stemmen en om eventuele veronderstelde disproportionaliteit, tegenstrijdigheden en/of onjuistheden en/of onduidelijkheden in het begeleidend document en/of de concept Overeenkomst met bijbehorende voorwaarden aan de gemeente Leeuwarden bekend te maken. Deze opmerkingen zullen door de gemeente Leeuwarden in overweging worden genomen. De inschrijver is zelf verplicht te onderzoeken of - en de gemeente Leeuwarden onverwijld schriftelijk te waarschuwen- indien, de aan hem verschafte informatie fouten of gebreken bevat. Het is echter ter uitsluitende beoordeling van de gemeente Leeuwarden om deze opmerkingen over te nemen. De gemeente Leeuwarden is derhalve op generlei wijze verplicht om in te gaan op door potentiële inschrijvers aangedragen suggesties of voorstellen. De gemeente Leeuwarden is wel gehouden zorgvuldig te beoordelen of het delen van antwoorden op vragen die gesteld zijn door een inschrijver al dan niet leidt tot een concurrentieverlies bij de vraagsteller. Door middel van Pagina 8 van 25
het als bijlage meegeleverde “Format voor het stellen van vragen” kunt u via het verzenden van een Bericht, met als bijlage uw vragen, uitsluitend als Word document, gedurende de daarvoor vastgestelde periode vragen stellen. Eventuele tegenstrijdigheden en/of onjuistheden in het begeleidend document, bijlagen, vragenlijsten in Negometrix en/of concept Overeenkomst die de Dienstverlener niet voor de sluitingsdatum voor het stellen van vragen heeft gemeld, zijn voor rekening en risico van de geïnteresseerde. Alle vragen en antwoorden welke integraal onderdeel uit maken van de aanbesteding prevaleren boven het overige deel van de aanbesteding. 2.7 Opening van de Inschrijvingen Na sluiting van de termijn voor de indiening van de Inschrijvingen wordt de “digitale kluis in Negometrix door medewerkers van de gemeente Leeuwarden geopend. Bij de opening van Inschrijvingen zijn geen inschrijvers aanwezig. U ontvangt indien gewenst via Negometrix een kopie van het procesverbaal van opening. U kunt daarvoor een email sturen via Negomatrix. 2.8 Inschrijvingsvoorwaarden In te vullen modelformulieren worden alleen digitaal via Negometrix ter beschikking gesteld. De lay-out, de tekst en de (prijs)formules van de modelformulieren mogen niet worden aangevuld of gewijzigd. De Inschrijving dient te voldoen aan alle voorwaarden met betrekking tot het Programma van Eisen en de gunningscriteria (Wensen) en prijstabel, zoals uiteengezet in de vragenlijsten op het Negometrix platform. Eisen gelden als ‘knock-out’: Indien niet aan een eis voldaan wordt, wordt de Inschrijving terzijde gelegd (absoluut criterium). De eisen en wensen dienen in Negometrix te worden beantwoord. Inschrijvingen die niet met volledige inachtneming van vorenstaande voorwaarden in dit hoofdstuk zijn opgemaakt worden niet in behandeling genomen. Indien het niet in behandeling nemen aan de orde is, wordt desbetreffende dienstverlener schriftelijk via de Negometrix met opgaaf van reden geïnformeerd. 2.9 Beoordelingsprocedure De inschrijvingen worden allereerst gecontroleerd op vormvereisten (Zie hoofdstuk 3). Indien een inschrijving niet aan de vormvereisten voldoet of niet volledig is (b.v. ontbreken van ondertekende verklaringen) en niet reparabel is in het kader van een kennelijke omissie, wordt die inschrijving ter zijde gelegd. Vervolgens worden de geldige inschrijvingen beoordeeld op de uitsluitingsgronden en eisen. (zie Negometrix platform) Het niet voldoen aan deze eisen en/of het voldoen aan een uitsluitingsgrond leidt tot uitsluiting van verdere beoordeling. Voor meer informatie over de beoordeling, wordt verwezen naar hoofdstuk 6 van dit begeleidend document. 2.10 Planning Voor deze aanbesteding geldt onderstaande planning: 11 september 2014
-
Aankondiging
26 september 2014 (14:00 uur)
-
Deadline stellen van vragen
30 september 2014
-
Verzenden Nota van Inlichtingen
17 oktober 2014 (14:00 uur)
-
Sluitdatum indienen inschrijving
Week 47 t/m 49
-
Beoordeling en verificatie
16 december 2014
-
Gunning door college van burgemeester en wethouders
18 december 2014
-
Verzending gunningsbeslissingen
Pagina 9 van 25
3 De vormvereisten De inschrijvingen worden eerst beoordeeld op een aantal vormvereisten. Inschrijvingen die hier niet aan voldoen worden uitgesloten van verdere beoordeling. 3.1 Invulling en ondertekening Door het beantwoorden van alle vragen in Negometrix, het volledig invullen en rechtsgeldig ondertekenen en indienen van de “Eigen Verklaring voor aanbestedingsprocedures van Aanbestende diensten” en de aanbiedingsbrief dient de inschrijver zijn inschrijving in. 3.2 Gevraagde gegevens en documentatie Inschrijver wordt verzocht alleen die gegevens aan te leveren waar in Negometrix om wordt gevraagd. De gemeente Leeuwarden behoudt zich evenwel het recht voor om verduidelijking en/of aanvulling van inschrijver te verlangen, waaraan inschrijver vervolgens binnen de door de gemeente Leeuwarden gestelde termijn dient te voldoen. Gegevens, waaronder documentatie, waar niet uitdrukkelijk om wordt gevraagd wordt niet in de beoordeling betrokken en aanlevering wordt daarom niet op prijs gesteld. 3.3 Beantwoorden gestelde vragen Inschrijver dient alle in de vragenlijsten in Negometrix gestelde vragen te beantwoorden. Inschrijver dient er rekening mee te houden dat het niet beantwoorden van een vraag meeweegt bij de beoordeling. Het niet akkoord gaan met een eis leidt tot uitsluiting. Bij het beantwoorden van vragen of geven van een toelichting wordt verwacht dat u expliciet bent en zo min mogelijk verwijst naar andere documenten. Indien u toch hiervoor kiest, verwacht de gemeente Leeuwarden dat de verwijzing concreet, objectief, transparant en volledig is.
Pagina 10 van 25
4 Uitsluiting, geschiktheid en competenties 4.1 Algemeen De selectie heeft bij een aanbesteding onder beperkt regime [2b procedure] tot doel de geschiktheid van de Inschrijver vast te stellen voor de uitvoering van de opdracht. Hiertoe is een aantal criteria vastgesteld in de aanbestedingswet 2012 die bestaan uit uitsluitingsgronden (b.v.: faillissement, valse verklaringen, afdracht sociale lasten en belastingen) en geschiktheidseisen zoals: eisen aan de beroepsbekwaamheid en technische bekwaamheid door middel van competentie-eisen. Zie vragen in de Uniforme eigen verklaring over uitsluiting en geschiktheid. Een Inschrijver die niet voldoet aan gestelde eisen wordt van verdere deelname aan de procedure uitgesloten. De eisen die worden gesteld, voldoen aan de voorwaarden zoals gesteld in de Gids Proportionaliteit, die deel uitmaakt van de Aanbestedingswet 2012. In de Vragenlijsten in Negometrix wordt aangegeven welke informatie alle inschrijvers (verplicht) dienen in te leveren. De gemeente Leeuwarden behoudt zich het recht voor om ter onderbouwing van de aangeleverde informatie nadere bewijsstukken te verlangen. Er wordt met klem op gewezen dat verklaringen, die achteraf (al dan niet na verificatie) onjuistheden blijken te bevatten of toezeggingen die niet (kunnen) worden waargemaakt, door gemeente Leeuwarden kunnen worden opgevat als valse verklaringen. Dit kan uitsluiting van verdere aanbestedingsprocedures van gemeente Leeuwarden tot gevolg hebben. Desgewenst kunt u gelijktijdig met de indiening van de Eigen Verklaring bewijsstukken meesturen via het ‘berichtenverkeer’ in Negometrix. Gelijktijdige overlegging van deze bewijsstukken is echter niet verplicht! 4.2 Aanbiedingsbrief De inschrijver dient een rechtsgeldig door de daartoe bevoegde persoon ondertekende aanbiedingsbrief met betrekking tot deelname aan de aanbesteding op te stellen en te uploaden in Negometrix. 4.3 Eigen Verklaring ten aanzien van uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen In de “Eigen Verklaring voor aanbestedingsprocedures van Aanbestedende Diensten” geeft de gemeente Leeuwarden aan welke criteria van toepassing zijn op de opdracht. De inschrijver dient dit formulier dat in Negometrix beschikbaar wordt gesteld in te vullen en rechtsgeldig door de daartoe bevoegde persoon te laten ondertekenen en te uploaden in Negomatrix. In de gunningsfase kan de gemeente Leeuwarden de van toepassing zijnde bewijsstukken opvragen. Indien blijkt dat de inschrijver die voor gunning in aanmerking komt niet kan voldoen aan de gestelde eisen zal zijn inschrijving ter zijde worden gelegd. De gemeente Leeuwarden behoudt zich het recht voor om bewijsstukken die behoren bij geschiktheidseisen die niet in de Uniforme Eigen Verklaring voorkomen, separaat op te vragen. In het voorkomende geval worden deze geschiktheidseisen opgenomen in Negometrix. In het geval van ongeschiktheid wordt de inschrijvers hierover geïnformeerd met de gemotiveerde reden van afwijzing. 4.4 Samenwerking tussen Inschrijvers Indien u niet zelfstandig de gevraagde dienst(en) kunt leveren, is de mogelijkheid aanwezig om u aan te melden in samenwerking met andere Inschrijvers. Aanmelden in samenwerking met andere Inschrijvers kan op twee manieren, ofwel als samenwerkingsverband, ofwel als een hoofdaannemer/onderaannemer constructie. U geeft in de Uniforme Eigen Verklaring op, aan welk gedeelte van de opdracht u voornemens bent aan derden in onderaanneming te geven en welke onderaannemers u voorstelt. De daadwerkelijke uitvoering van werkzaamheden mag slechts met onze voorafgaande toestemming aan derden worden uitbesteed. De verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid ten aanzien van de uitvoering van het totaal van de werkzaamheden blijven te allen tijde berusten bij de inschrijver aan wie de opdracht is gegund. 4.5 Verzekeringen De vraag m.b.t. de eis van verzekeringen (Beroeps/Bedrijfsaansprakelijkheid) in Negometrix dient door de inschrijver te worden beantwoord in de Eigen Verklaring en na het voornemen tot gunning dient een kopie van de polis te worden geüpload. 4.6 Financieel Economische Draagkracht De Inschrijver dient bij verificatie na het voornemen tot gunning aan te tonen over de benodigde financiele middelen te (kunnen) beschikken voor uitvoering van de opdracht.
Pagina 11 van 25
4.7 Technische cq Beroepsbekwaamheid In zijn algemeenheid is dienstverlener gehouden zich aan de eisen te houden omtrent de verlening van hulp en ondersteuning te houden, zoals deze in de wetten worden gesteld waar de te leveren ondersteuning op rusten (Wet maatschappelijke ondersteuning 2015, Jeugdwet en/of Participatiewet). De in te zetten medewerkers van dienstverlener, welke beroepsmatig in contact kunnen komen met jeugdigen of ouders aan wie jeugdhulp wordt geboden, dienen geregistreerd te zijn volgens het daartoe in de wet gestelde eisen aan beroepsregistratie. Tevens dient dienstverlener te voldoen aan de norm van verantwoorde werktoedeling bij of krachtens artikel 4.1.1, tweede lid, juncto 4.1.5, eerste lid, van de Jeugdwet. Om de systeemkwaliteit van de gecontracteerde zorgdienstverleners te kunnen waarborgen, is er de garantie nodig dat een dienstverlener beschikt over een goed functionerend kwaliteitsmanagementsysteem. Er moet dus van de kant van de zorgdienstverlener beleid zijn met betrekking tot het beheersen, bewaken, borgen en verbeteren van de kwaliteit van de ondersteuning. Een eis is dat dit beleid daadwerkelijk wordt uitgevoerd en continu verder wordt ontwikkeld. Er bestaan diverse keurmerken die de systeemkwaliteit van een organisatie helpen waarborgen. De zorgdienstverlener komt alleen in aanmerking voor contractering indien zij in bezit is van een aantoonbaar werkzaam kwaliteitssysteem. Dit kan bijvoorbeeld blijken uit een certificaat gebaseerd op de volgende keurmerken: ISO 9001, EN 15224, HKZ, Prezo, Kwaliteitskader gehandicaptenzorg of vergelijkbaar. Zorgdienstverleners die niet over een certificaat beschikken moeten op een andere manier aantonen dat zij een werkend systeem hebben voor het beheersen, bewaken, borgen en verbeteren van de kwaliteit van de ondersteuning. Door het ondertekenen van de Eigen Verklaring geeft inschrijver aan te voldoen aan bovengenoemde geschiktheidseis.
Pagina 12 van 25
5 Commerciële- en juridische voorwaarden 5.1 Inkoopvoorwaarden en concept raamovereenkomst Op deze meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden Leeuwarden 2014 van toepassing. De concept raamovereenkomst en de inkoopvoorwaarden zijn in Negometrix toegevoegd. Met de publicatie van de antwoorden op ingediende vragen wordt de informatie voor het doen van een inschrijving definitief (zie hoofdstuk 2.1 in Negometrix). Inschrijvers dienen zonder voorbehoud in te stemmen met de inhoud van de definitieve informatie, waaronder tevens uitdrukkelijk begrepen de concept Overeenkomst en toegepaste Inkoopvoorwaarden. 5.2 Tarieven Alle vermelde tarieven dienen gesteld te zijn in euro’s, exclusief BTW. De door u aangeboden tarieven dienen inclusief overige belastingen en/of heffingen te zijn. De gemeente Leeuwarden ontvangt een opgave van integrale tarieven waarbij per cliënt alle kosten die voor de verlening van de dienst inbegrepen zijn in het tarief. De gemeente ontvangt een opgave van een integraal prijs per cliënt voor een geheel traject voor tijdelijke ondersteuning die is gericht op een verbetering van de situatie van de cliënt naar een zo zelfredzaam mogelijke situatie. De gemeente ontvangt een opgave van een integrale prijs per cliënt in een passende eenheid, passend in het “Invulblad Tarieven_V1”, voor langdurige ondersteuning die is gericht op het bieden van een ondersteuningsstructuur aan de cliënt gedurende de looptijd van deze noodzakelijke ondersteuning. De ingevulde bijlage “Invulblad Tarieven_V1” dient in XLS formaat te worden geupload op het aanbestedingsplatform. 5.3 Voorbehoud gunning De gemeente Leeuwarden behoudt zich het recht voor om niet of slechts gedeeltelijk te gunnen. Het niet of slechts gedeeltelijk gunnen kan onder meer plaatsvinden wanneer college van B&W of gemachtigd directeur van de gemeente Leeuwarden hiertoe besluiten. Onder die redenen vallen in ieder geval, maar niet limitatief, de volgende situaties: Het niet beschikbaar hebben van voldoende middelen. Het ontbreken van (formeel) positieve besluitvorming aangaande de gunning. Noodzakelijke substantiële aanpassingen op de inhoud van de aanbesteding door wijzigingen van regelgeving of overheidsbeleid. De door u uit te brengen inschrijving etc. dient in alle gevallen (ook bij niet gunning) kosteloos te zijn. Als de gemeente Leeuwarden besluit de aanbesteding stop te zetten, geheel of gedeeltelijk op te schorten dan wel te beëindigen, dan is zij aan de Inschrijvers geen vergoeding verschuldigd van enigerlei kosten en/of geleden of te lijden schade. 5.4 Gunningsbeslissing, standstill- en vervaltermijn De gunningsbeslissingen worden aan betreffende inschrijvers gecommuniceerd en na contractering op TenderNed bekend gesteld. Er zijn geen standstill- en vervaltermijnen van toepassing. 5.5 Inkoopoverleg Een team van de gemeente Leeuwarden voert op basis van dit inkoopdocument en de ontvangen inschrijvingen de gesprekken. Onderwerpen in deze gesprekken zijn in ieder geval de tarieven, de budgetten, de door de Inschrijver uitgewerkte punten in de inschrijving en de plaats waar de dienstverlening wordt geleverd. 5.6 Verificatie, afstemming en contractsluiting Het beoordelingsteam stelt ter voorbereiding op de verificatie vast op welke punten de door de dienstverlener geleverde informatie geverifieerd moet worden. Na de sluitingsdatum, kan de gemeente Leeuwarden u vragen uw inschrijving te verduidelijken en/of aan te vullen. Voorwaarde hierbij is dat dit niet leidt tot ongelijke behandeling en/of concurrentievervalsing. Na verificatie proberen partijen tot overeenstemming te komen over de af te sluiten Raamovereenkomst. Indien partijen het niet eens worden over de af te sluiten Overeenkomst bijvoorbeeld omdat in de inschrijving onjuiste informatie is verstrekt zal de betrokken inschrijver alsnog afvallen.
Pagina 13 van 25
6 De beoordelingprocedure 6.1 Algemeen Het algemene uitgangspunt is dat de gemeente Leeuwarden alle dienstverleners, die voldoen aan hetgeen in dit document is beschreven en zich hebben ingeschreven, voor in ieder geval het jaar 2015 zal contracteren. Er gelden geen afnamegaranties. Bij uw aanbod (in het tarievenblad) geeft u aan voor welk domein van de zelfredzaamheidsmatrix uw aanbod van toepassing is. Met de domeinen wordt bedoeld: Inkomen, Dagbesteding, Huisvesting, Gezinsrelaties, Geestelijke gezondheid, Fysieke gezondheid, Verslaving, ADL-vaardigheden, Sociaal netwerk, Maatschappelijke participatie, Justitie (zie 6.6). Indien u een aanbod presenteert wat domeinoverstijgend is, geeft u aan voor welke domeinen dit aanbod betrekking heeft. Op het moment dat u een aanbod doet wat perceeloverstijgend is, dient u dit aanbod in op basis van het perceel waar het meeste raakvlak mee is en geeft u daarbij aan welke domeinen dit aanbod bedient. Dienstverleners zullen met hun aanbod per perceel op een informatiekaart worden weergegeven op basis van de onderstaande werkwijze. Rangschikking binnen het domein geschiedt op alfabetische volgorde van bedrijfsnaam. Cliënten kunnen gezamenlijk met hun sociaal werker bepalen welke dienstverlener zal worden ingeschakeld, gelet op diens aanbod, de situatie van de cliënt en de gewenste oplossing voor cliënt. Dienstverleners worden gerangschikt op basis van hun aanbod per domein van de zelfredzaamheidsmatrix: Inkomen, Dagbesteding, Huisvesting, Gezinsrelaties, Geestelijke gezondheid, Fysieke gezondheid, Verslaving, ADL-vaardigheden, Sociaal netwerk, Maatschappelijke participatie, Justitie. 6.2 Beoordelingsprocedure Na de opening van de ingediende inschrijving start de beoordelingsprocedure, die is vormgegeven op de volgende wijze: 1) Eerst bepaalt gemeente Leeuwarden of de inschrijving compleet is. Is dat niet het geval en het gebrek is niet reparabel of wordt binnen de door de gemeente gestelde hersteltermijn gerepareerd, dan verklaart gemeente Leeuwarden de inschrijving ongeldig en neemt gemeente Leeuwarden deze niet verder mee in de beoordeling. 2) Ten tweede beoordeelt gemeente Leeuwarden of u voldoet aan de geschiktheidseisen en akkoord gaat met de eisen en speerpunten. 3) De derde stap is dat de inschrijving wordt beoordeeld op basis van de gunningcriteria. Als uw inschrijving in verhouding tot de uit te voeren werkzaamheden abnormaal laag of hoog lijkt, kan gemeente Leeuwarden besluiten om uw inschrijving af te wijzen. Voordat gemeente Leeuwarden dat doet, zal gemeente Leeuwarden u eerst schriftelijk om de nodige verduidelijkingen vragen over uw inschrijving. 6.3 Toetsing Programma van Eisen Door in te schrijven gaat u akkoord met het volledige Programma van Eisen in Negometrix, zonder enig voorbehoud. Het programma van eisen heeft een knock-out karakter: het niet voldoen aan één of meerdere van deze eisen leidt automatisch tot uitsluiting. U dient aan het programma van eisen te voldoen voor het perceel waarvoor u inschrijft. Indien er in het programma van eisen tegenstrijdigheden of onduidelijkheden voorkomen dient u hierover vragen te stellen in de vragenronde. Deze vragen zullen dan worden beantwoord in de nota van inlichtingen. 6.4 Gunningscriteria (Programma van Wensen) Ten aanzien van wensen (onder 7.2) dient de Inschrijver de vragen te beantwoorden in Negometrix en, op verzoek van de gemeente Leeuwarden, te documenteren d.m.v. een te uploaden bijlage. In de gevraagde bijlage dient de inschrijver aan te geven in welke mate hetgeen wordt aangeboden in de inschrijving de in de wens genoemde functionele en/of niet-functionele aspecten standaard ondersteunt. Indien er bij de beantwoording van een wens sprake is van ambigue formuleringen, bijvoorbeeld dat iets ‘kan’, ‘mogelijk is’ of formuleringen van gelijke strekking, dan gaat de gemeente Leeuwarden er - tenzij de Inschrijver expliciet aangeeft dat zulks niet het geval is - van uit dat de betreffende aspecten deel uitmaken van de aangeboden dienstverlening, óók voor wat betreft de prijs.
Pagina 14 van 25
6.5 Beoordeling kwaliteit (Programma van wensen) De gemeente Leeuwarden zal de eventueel ingediende plannen van aanpak van inschrijvers beoordelen op haalbaarheid, volledigheid en helderheid, aansluitend bij de context zoals gegeven in dit begeleidend document en de gevraagde eisen en wensen in Negometrix. Bij deze beoordeling wordt gekeken naar de volledigheid en de manier waarop dit van toepassing is op de opdracht. Uw plan van aanpak wordt beoordeeld op overeenstemming met het Leeuwarder beleid (zoals in de in dit document genoemde beleidskaders, zie hoofdstuk 1), de mate van concreetheid van de plannen, de mate van substitutie van bestaande voorzieningen (nieuw voor oud), mate van innovatief (vernieuwend) aanbod of van innovatieve werkzaamheden, de mate van samenwerking met gemeente en andere partners. Voor de beoordeling van de plannen van aanpak geldt de volgende toelichting: 1. Niet voldoen: Inschrijver geeft naar oordeel van de beoordelaar geen inhoudelijk plan van aanpak of heeft geen plan van aanpak ingediend. 2. Matig voldoen: Naar het oordeel van de beoordelaar gaat de inschrijver beperkt relevant in op de gevraagde elementen en aspecten en/of slecht beperkt rekening gehouden met de uitgangspunten van deze aanbesteding, het beschrijvend document, onderhavige opdracht, de opdrachtgever en de raamovereenkomst en/of sluit maar beperkt aan bij de wens van de opdrachtgever. 3. Voldoen: Naar oordeel van de beoordelaar heeft de inschrijver een inhoudelijk relevant en toepasselijk plan van aanpak gegeven dat gebaseerd is op de uitgangspunten van deze aanbesteding, het beschrijvend document, onderhavige opdracht, de opdrachtgever en de raamovereenkomst. De gevraagde elementen zijn uitgewerkt en beantwoord, echter met ten dele inhoudelijke specifieke relevante bijzonderheden of bijzonderheden die niet geheel aansluiten bij de wens van de opdrachtgever. 4. Beter voldoen: Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de inschrijver een inhoudelijk relevant, toepasselijk en uitstekend plan van aanpak gegeven dat volledig is gebaseerd op alle uitgangspunten van deze aanbesteding, het beschrijvend document, het gevraagde type dienstverlening, de opdrachtgever en de raamovereenkomst. Alle elementen en aspecten zijn volledig uitgewerkt en inhoudelijk uitstekend en aansprekend beantwoord. Er worden inhoudelijke specifieke relevante bijzonderheden aangeboden die volledig aansluiten bij de wens van opdrachtgever. De beoordeling wordt uitgevoerd door een beoordelingsteam bestaande uit een representatieve afspiegeling (vijf medewerkers) van de dienst Welzijn. Bij het toekennen van de waardering voor het plan van aanpak stelt iedere beoordelaar individueel een beoordeling vast. Na de individuele beoordeling vindt een sessie van het beoordelingsteam plaats. Hierin worden de beoordelingen en de argumenten voor de beoordeling doorgenomen. Daarna wordt door het beoordelingsteam de uiteindelijke beoordeling in consensus vastgesteld. 6.6 Ranking Op basis van de beoordeling worden de inschrijvingen geranked van hoog naar laag. Deze beoordeling heeft geen invloed op het al dan niet gecontracteerd worden. Per perceel worden de inschijvers met een voldoende beoordeeld plan van aanpak, op een nader te bepalen moment in 2015 uitgenodigd om input te leveren voor de dan vast te stellen dienstverleningsbeschrijvingen voor het jaar 2016 (en eventueel verder).
Pagina 15 van 25
7 Programma van eisen en wensen Dit hoofdstuk beschrijft de algemene context en uitgangspunten van de opdracht, welke voor alle percelen van toepassing zijn. In de bijlage “Perceelbeschrijvingen” is per perceel een specifieke omschrijving opgenomen. De gemeente Leeuwarden verwacht dat u in uw inschrijving zowel ingaat op onderstaande algemene eisen en wensen, als ook op de specifieke wensen en eisen welke in de bijlage “Perceelbeschrijvingen” van dit document opgenomen staat. Hierbij dient u duidelijk aan te geven op welke perceel of welke percelen u inschrijft. 7.1 Programma van eisen Hieronder treft u een programma van eisen aan waar de gemeente Leeuwarden aanvullend op de inhoudelijke opdrachtverlening extra voorwaarden en randvoorwaarden formuleert waarbinnen de verleende opdracht uitgevoerd zal worden. 7.1.1 -
Algemene eisen Door het uitbrengen van een inschrijving gaat u akkoord met de hier genoemde eisen. Dienstverlener stemt eveneens in met bovengenoemde uitgangspunten.
7.1.2 -
Eisen met betrekking tot financiën en bedrijfsvoering Dienstverlener beschikt over voldoende ervaren, gekwalificeerd personeel om cliënten te begeleiden en te ondersteunen. Dienstverlener draagt zorg dat alle medewerkers over de vereiste beroepskwalificaties beschikt om taken uit te mogen voeren en de daarbij behorende gegevens te mogen verwerken. Elke vier weken worden er (elektronische) facturen bij de opdrachtgever ingediend op de door opdrachtgever aangediende wijze voor de diensten die in de voorafgaande periode aan de indiening van de factuur zijn verleend. Elk overzicht bevat gegevens per gemeente, per pakket, op totaalniveau (het format volgt later dit jaar). De factuur kent een cijfermatige onderbouwing (elektronisch/of excel) op basis van de overeen te komen rapportageformulieren. Daarin staat per cliënt onder andere informatie over de eenheden zorg die in rekening worden gebracht, het “product” waarin de hulp wordt geleverd, de startdatum van de zorg, de doorverwijzer naar de zorg, het beschikkingennummer van de relevante gemeente (het format volgt later dit jaar). De facturen worden opgesplitst per gemeente. De gefactureerde tarieven zijn gelijk aan de gecontracteerde tarieven, zonder BTW of andere opslagen.
-
7.1.4 -
-
-
7.1.5 -
-
-
Kwaliteit, rapportages en managementinformatie Dienstverlener beschikt over een kwaliteitssysteem waarin resultaten worden vastgelegd en waarbij deze resultaten worden ingezet om te komen tot verbeteringen in de werkwijze en op grond waarvan mogelijk innovatieve manieren van werken kunnen worden ontwikkeld. Dienstverlener verantwoord in ieder geval over de volgende onderwerpen: a) cliëntaantallen; b) doorlooptijden; Dienstverlener volgt geldende (en toekomstige herzieningen) standaarden, richtlijnen, best practice, veelbelovende of evidence based methodes en implementeert deze in zijn werkwijze. Indien noodzakelijk wordt beredeneerd en transparant afgeweken. Dienstverlener werkt mee aan inspecties en geeft opvolging aan aanbevelingen die hieruit naar voren komen. Dienstverlener draagt zorg voor het tenminste 2 keer per jaar aanleveren van beleidsinformatie aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Samenwerking en innovatie Dienstverlener spant zich in om zijn hulpaanbod waar mogelijk verder te innoveren en daarbij aan te sluiten bij de wensen van de samenwerkende gemeenten met betrekking tot ondersteunende diensten voor de sociale wijkteams, zoals vastgelegd in de verschillende beleidsdocumenten en gemeentelijke verordeningen. Dienstverlener draagt zorg voor een goede samenwerking met de professionals in de sociale wijkteams van de samenwerkende gemeenten en andere relevante actoren. Onder een goede samenwerking wordt in ieder geval verstaan onderlinge afstemming tussen eigen personeel van dienstverlener en de overige betrokken of te betrekken professionals. Dienstverlener spant zich in om, als hij zelf geen geschikt hulpaanbod kan leveren, in afstemming met het gebiedsgerichte team en/ of andere dienstverleners, te zoeken naar een geschikt alternatief.
Pagina 16 van 25
7.1.6 -
Communicatie In de communicatie richting cliënten door dienstverlener zal worden aangesloten bij het door de gemeente Leeuwarden opgestelde communicatiebeleid en zal de door dienstverlener verrichte communicatie worden afgestemd met de door opdrachtgever te verrichten communicatie.
7.1.7 -
Informatieverwerking en informatievoorziening De gemeente Leeuwarden sluit aan bij de landelijke gegevensset gemeentelijke monitor sociaal domein. Dienstverlener draagt zorg voor aanlevering productiegegevens voor de gemeentelijke monitor. De gemeente Leeuwarden onderschrijft de kabinetsvisie "Zorgvuldig en bewust; Gegevensverwerking en Privacy in een gedecentraliseerd sociaal domein”. Dienstverlener werkt binnen de verplichtingen die uit de betreffende wetten gelden en onderschrijft de uitgangspunten van de kabinetsvisie. De gemeente Leeuwarden is verantwoordelijk voor de zorgvuldigheid van de gegevensverwerking die door of namens de gemeente plaatsvindt. Zij stelt eisen aan beveiliging en borging van de privacy. Het college is voor de wijze waarop het hieraan invulling geeft verantwoording verschuldigd aan de raad. Dienstverlener borgt de privacy van burgers geborgd wordt in hun werkproces en geeft invulling aan de uitgangspunten van noodzaak, subsidiariteit en proportionaliteit uit de Wbp. Dienstverlener draagt zorg voor organisatorische waarborgen zoals het trainen van medewerkers op de gebieden van privacy en informatieveiligheid en het informeren van burgers over hun rechten op het gebied van privacy. Dienstverlener is eigenaar van de zorgdossiers. De gemeente Leeuwarden en dienstverlener maken nadere afspraken over zaken als overdracht van gegevens bij verandering van contractpartner, faillissement of overname en de locatie van gegevensopslag. Dienstverlener draagt zorg dat mutaties met betrekking tot een cliënt in ieder geval aan de uitvoerende instantie voor de gemeente Leeuwarden en het sociale wijkteam onder wiens regie de cliënt de door Dienstverlener geleverde ondersteuning ontvangt. Dienstverlener draagt zorg dat de gegevensuitwisseling met externe partijen tenminste voldoet aan de “Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten” en aan verplichtingen die voortvloeien uit de betreffende materiewetten. De elektronische gegevensverwerking en uitwisseling door gemeente en dienstverlener moet voldoen aan de Wbp en de Wmo 2015. De gemeente Leeuwarden en dienstverlener maken gebruik van digitale gegevensuitwisseling en gebruiken de daarbij vigerende versie van de iWmo standaarden (Wmo) en de iJw-standaarden (Jeugd) en de daarvoor ingerichte beveiligde infrastructuur. Dienstverlener sluit zich hiervoor aan op Vecoza en meldt zich als dienstverlener bij Vektiz. De gemeente Leeuwarden en dienstverlener bepalen in onderling overleg welke berichten uit de standaard gebruikt worden en op welke wijze deze ingezet worden. Dienstverlener sluit aan bij een alternatieve door de gemeente gewenste werkwijze voor het geval de realisatie van de landelijke standaarden voor januari 2015 niet gereed is.
-
-
-
-
-
-
-
7.1.8 -
Wachtlijstreductie Dienstverleners die meer cliënten krijgen aangemeld dan waar plek voor is, zullen in overleg met de betreffende sociaal werker voor de cliënt moeten zoeken naar een alternatieve plek waar passende ondersteuning kan worden geboden.
7.2 Programma van wensen Uw inschrijving kan optioneel worden vergezeld van een plan van aanpak waarin u beschrijft hoe u aan de door de gemeente Leeuwarden gevraagde onderwerpen uitvoering wenst te geven. In dit plan van aanpak beschrijft u in maximaal 10 (10) A4’tjes (Arial; puntgrootte 10) op onderstaande onderwerpen: - hoe u uitstroom en afschaling van cliënten voor ondersteuning wenst te bereiken; - hoe en in hoeverre u gebruik kunt maken maatschappelijk vastgoed voor de uitvoering van uw diensten; - hoe en in hoeverre u social return – in het bijzonder de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt bij de uitvoering van deze diensten – vormgeeft; - voorzover van toepassing hoe u het onderscheid tussen ondersteuning voor jongeren onder de 18 jaar oud en ondersteuning voor jongeren boven de 18 jaar oud kunt opheffen; - hoe u – eventueel in samenwerking met anderen of de gemeente – de ontwikkelingen van de komende jaren vorm geeft en uitvoering geeft aan innovatie en kostenbesparingen.
Pagina 17 van 25
Bijlage 1: Perceelomschrijvingen Deze bijlage is separaat bijgevoegd.
1. 2. 3. 4. 5.
Dagbesteding Ondersteunende diensten, consult en advies (Expertpool) Kortdurend verblijf Hulp bij het huishouden & Thuisondersteuning Beschermd wonen
Pagina 18 van 25
Bijlage 2: Concept raamovereenkomst Deze bijlage is separaat bijgevoegd.
Pagina 19 van 25
Bijlage 3: Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Leeuwarden Deze bijlage is separaat bijgevoegd.
Pagina 20 van 25
Bijlage 4: Uniforme eigen verklaring Deze bijlage is separaat bijgevoegd.
Pagina 21 van 25
Bijlage 5: Akkoord verklaringen en Eigen verklaring Deze bijlage is separaat bijgevoegd.
Pagina 22 van 25
Bijlage 6 Procesbeschrijving Deze bijlage is separaat bijgevoegd.
Pagina 23 van 25
Bijlage 7 Invulblad Tarieven_V1 Deze bijlage is separaat bijgevoegd.
Pagina 24 van 25
Bijlage 8 Format voor het stellen van vragen Deze bijlage is separaat bijgevoegd.
Pagina 25 van 25
