Aan de gemeenteraden en de leden van het Algemeen Bestuur zijn verstuurd:

Vergadering: Datum: Onderwerp: Agenda 01

Opening en vaststelling agenda

02

Vaststellen besluitenlijst van 26 september 2014

02

Portefeuillehoudersoverleg Bestuur en Middelen 14 november 2014 13.30-16.30 uur Raadszaal Lisse

Besluitenlijst 26 september 2014

03

Mededelingen, ingekomen stukken en uitgaande brieven

04

#Kracht15 Ter bespreking en advisering  In het voorgaande Portefuillehoudersoverleg Bestuur en Middelen stond een brief over een nieuwe bestuurlijke en ambtelijke organisatie geagendeerd. Naar aanleiding van de advisering door het Portefuillehoudersoverleg is de brief aangepast in een brief naar de gemeenteraden en een brief naar de colleges van burgemeesters en wethouders. Bijgevoegd treft u beide brieven en bijlages aan.

Aan de gemeenteraden en de leden van het Algemeen Bestuur zijn verstuurd: - Brief “Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking, transitie #Kracht15”. - Bijlage 1: Notitie “Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking” - Bijlage 2: Besluit Algemeen Bestuur 5 maart 2014, “#Kracht15 Positionering en Profilering Holland Rijnland”. Beslispunten; 1. Aan het Dagelijks Bestuur te adviseren aan het Algemeen Bestuur voor te stellen om het Besluit van het Algemeen Bestuur van 5 maart 2014; overdrachtsdocument: #Kracht 15, Positionering en Profilering Holland Rijnland, ter herbevestiging voor te leggen. 2. Aan het Dagelijks Bestuur te adviseren aan het Algemeen Bestuur de vijf in de brief genoemde vragen voor een nieuwe bestuurlijke organisatie voor te leggen aan het Algemeen Bestuur ter consultatie. Aan de colleges van burgemeesters en wethouders is verstuurd:

-

brief “Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking, transitie #Kracht15”. 

Bijlage 1: Verslag regionale werkconferentie    Bijlage 2: presentaties regionale werkconferentie  Bijlage 3: “Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking”.   Bijlage 4: Besluit Algemeen Bestuur 5 maart 2014, “#Kracht15 Positionering en Profilering  Holland Rijnland”.  Bijlage 5: Brief aan gemeenteraden over Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samen‐ werking.  

Bespreekpunten: In de brief naar de colleges van burgemeesters en wethouders worden verschillende vragen gesteld. Aan de colleges wordt verzocht hierop schriftelijk te reageren naar het Dagelijks Bestuur. Mogelijk bestaat in het Portefeuillehoudersoverleg Bestuur en Middelen toch de behoefte stil te staan bij de gestelde vragen en hierover al van gedachten te wisselen: De vragen zijn: 1. Heeft u interesse om de ambtelijke organisatie Holland Rijnland (deels) te huisvesten? 1

2. Andere taken vraagt andere overlegvormen; van portefeuillehoudersoverleggen naar bestuurlijke werktafels. 3. Een nieuwe samenwerking, een nieuw Dagelijks Bestuur. (spelregels) 4. Spelregelkader frictiekosten voor medewerkers die bovenformatief zijn.

05

Treasurystatuut 2014 Beslispunten: 1. Het Dagelijks Bestuur te adviseren aan het Algemeen bestuur voor te stellen om het Treasurystatuut samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2011 in te trekken en; 2. Het Treasurystatuut samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014 vast te stellen en in werking te laten treden met terugwerkende kracht op 1 januari 2014.

05 PHO-voorstel Treasurystatuur 2014 05a AB-voorstel Treasurystatuur 2014 05b Voorblad treasurystatuut 2014 05c Treausurystatuut 2014 concept 06

Financiële verordeningen Beslispunten: 1. In te stemmen met de Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014. 2. Onder voorbehoud van positief advies van het PHO Bestuur en Middelen het Algemeen Bestuur op 17 december 2014 voor te stellen de Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014 vast te stellen.

06 PHO-voorstel Financiële verordening 2014 06a AB-voorstel financiele verordening 2014 06b Voorblad financiele verordening 2014 06c Financiële verordening 2014 concept officieel 06d Overzicht wijzigingen Financiële verordening 2014 ten opzicht van 2011 07

Financiën Jeugdhulp Onder voorbehoud van besluitvorming in het Dagelijks Bestuur Beslispunten: 1. Het AB Holland Rijnland te adviseren in te stemmen met de begrotingswijziging [nummer, 2014] voor de aanloopkosten inrichten opdrachtgeverschap jeugdhulp ad € 424.681 te weten € 350.976 directe bijdrage en € 73.705 voor de gemeenten compensabele BTW. 2. Het AB Holland Rijnland te adviseren in te stemmen met de begrotingswijziging [nummer, 2015] voor de exploitatiekosten opdrachtgeverschap jeugdhulp ad € 1.190.557, te weten € 1.075.057 directe bijdrage [1% jeugdhulpbudget] en € 115.500,- voor de gemeente compensabele BTW. 3. Gemeenten te adviseren in te stemmen met vergoeding van BTW-kosten bovenop genoemde budgetten voor de aanloopkosten en de exploitatiekosten. Deze kosten zijn voor de gemeenten via het BCF compensabel. 4. Het DB Holland Rijnland te adviseren om voor het jeugdhulpbudget, dat door gemeenten ter beschikking wordt gesteld om regionaal jeugdhulp in te kopen, een nieuwe bankrekening te openen. 5. Gemeenten te adviseren in te stemmen met betaling van het jeugdhulpbudget vol gens een vast schema, waarbij elke 7e van de maand 1/12e deel van de totale gemeentelijke bijdrage aan het regionale jeugdhulpbudget wordt overgemaakt aan Hol land Rijnland.

07 PHO-voorstel Voorbereiding Technisch opdrachtgeverschap Jeugdzorg 350K

2

08

Rondvraag en sluiting

Volgende vergaderingen Datum 6 februari 2015

Tijd 13.30-16.30

Locatie Nog onbekend

3

CONCEPT-BESLUITENLIJST Portefeuillehoudersoverleg Bestuur en Middelen d.d. 26 september 2014 Aanwezig:

Nr. 01

02

03

Gemeente

Naam

Gemeente

Naam

Alphen aan den Rijn

M. du Chatinier

Oegstgeest

J.B Waaijer

Alphen aan den Rijn

T.P.J. Bruinsma

Teylingen

A.L.E.C. van der Stoel

Leiden

M. Damen

Voorschoten

E.P. Beimers

Leiderdorp

M.H. van Eng

Zoeterwoude

C. den Ouden

Noordwijkerhout

G. Goedhart

Holland Rijnland

R. van Netten

C.E.D. van Schayk N. J. Verschuure D.N.J. Zwagerman M. Zwebe

Agendapunt

Voorstel

Advies

Opening en vaststelling agenda

Vaststellen

Concept-verslag PHO BM 15 mei 2014

Vaststellen

Akkoord met voorstel De heer Du Chatinier (gemeente Alphen aan den Rijn) is geautoriseerd om voor de gemeente Kaag en Braassem te spreken. Akkoord met voorstel Met betrekking tot agendapunt 5 uit het verslag “Beschikbaar stellen van de reserve mobiliteitskosten en de reserve frictie- en transitiekosten “ wordt vastgesteld dat de onderbouwing vanuit Kracht15 er nog niet is. Daarom kan ook deze reserve nog niet worden gereserveerd.

Mededelingen, ingekomen stukken en uitgaande brieven

Mededeling over werkvoorstel benoeming Dagelijks Bestuur (n.a.v. het voorstel van de heer De Roon, Algemeen Bestuur d.d. 25 juni 2014)

In het Algemeen Bestuur van juni is hierover van gedachten gewisseld. Mevrouw Van der Stoel en de heer De Waaijer hebben daarvoor een voorstel gedaan. Afgesproken is om de speregels voor benoeming van het Dagelijks Bestuur nog een keer tegen het licht te houden. Omdat ook de samenstelling van het Dagelijks Bestuur in Kracht15 een aandachtspunt is, ligt het voor de hand de

1

spelregels voor een voordracht daarin mee te nemen. De voorlopige planning is dat deze spelregels tegelijkertijd met de herziening van de gemeenschappelijke regeling in het Algemeen Bestuur zal voorliggen.

04

Marap 2014

1. Aan het Dagelijks Bestuur te adviseren aan het Algemeen Bestuur voor te stellen om bijgevoegde Managementrapportage (Marap) van Holland Rijnland per 1 augustus 2014 vast te stellen. 2. Aan het Dagelijks Bestuur te adviseren aan het Algemeen Bestuur voor te stellen om in te stemmen met aanpassingen binnen de begroting 2014 met betrekking tot: a. Aanwending van de reserve Gebiedsfonds in 2014 met -/- € 99.454 b. Beëindiging Samenwerking Jongerenloket -/- € 197.500 c. Gebiedsfonds Groen blauwe diensten +/+ € 20.000, met dekking door de subsidie van PZH d. Bijdrage Simulatie HOV corridor +/+ € 16.557, gedekt door extra bijdrage betreffende gemeenten e. Transitiebudget +/+ €129.073, zijnde het saldo het opgenomen RAS budget met het Transitiebudget, gedekt vanuit provinciale middelen f. Talentcoaching voor een 2

Aandachtspunt is om zorgvuldig te opereren in het voortraject, zodat er een voorstel komt te liggen met draagkracht vanuit de regio. Akkoord met voorstel Door personele wijzigingen bij Holland Rijnland moest in de drukke periode van Jaarrekening 13 en Begroting 15 prioriteiten worden gesteld, Hierdoor heeft de MARAP vertraging opgelopen. Met het oog op de komende veranderingen is er nog niet gekeken naar de cijfers voor het eind van het jaar. Op dit moment zou kunnen worden gesteld dat going concern Holland Rijnland binnen de begroting 14 zou blijven Het is nu nog niet in te schatten hoe de mobiliteitsgelden eruit zien. Er wordt gevraagd om een nadere uitleg over het punt talentcoaching in de notulen. Dit betreft het begeleiden/ coachen jongeren met problemen op verschillende leefterreinen. De tekst die is aangeleverd voor de Marap luidt: Subsidie Talentcoaching (+ € 345.000,-): Naar aanleiding van een SP-motie in gedeputeerde staten van Zuid-Holland is er voor 2014 een eenmalig provinciaal budget voor kwetsbare jongeren beschikbaar gesteld waar regio’s middels een subsidieaanvraag een beroep op kunnen doen. Regio Holland Rijnland heeft namens de gemeenten een subsidieaanvraag van € 345.000,- ingediend t.b.v. het project Talentcoaching voor jongeren met lichte problematiek door het jongerenwerk en jongeren met zwaardere problematiek door Cardea Jeugdzorg.

05

06

bedrag van +/+ € 345.000, met dekking door de subsidie PZH g. Zorg 16+ +/+ € 16.000, met dekking door de subsidie PZH h. Aanpassen werkelijk beschikbaar gestelde bedrag voor Volwasseneneducatie -/- € 32.235 i. Positioneren naar Profileren +/+ 20.000, met dekking door de subsidie van PZH

Het moet duidelijker worden wat er precies wordt bedoeld met het transitiebudget. Hiermee wordt nadrukkelijk iets anders bedoeld dan de frictiekosten. Afgesproken wordt dat dit nader wordt uitgelegd in de notulen.

Uitvoering aanbevelingen onderzoek RIF van de Gezamenlijke Rekenkamercommissie

Aan het Dagelijks Bestuur te adviseren het Algemeen Bestuur voor te stellen in te stemmen met de voorgestelde uitvoering van de aanbevelingen naar aanleiding van het rekenkameronderzoek RIF.

Akkoord met voorstel

Stand van zaken #Kracht15

Ter kennisname

Op een concept-notititie over de stand van zaken #kracht15 en een concept brief voor gemeenteraden wordt input gevraagd van de portefeuillehouders. De volgende aandachtspunten worden genoemd, en zullen worden verwerkt in de definitieve stuken:

Uitleg: De € 129.000 gaat niet over kracht15, maar over de 3D Transitie Jeugdzorg 2014. Voor deze transitie die onderdeel is van 3D is een subsidie verstrekt om de 3D Transitie van de jeugdzorg, van de provincie naar de gemeenten goed te kunnen regelen.  In de begroting 2014 was dit 3D Transitiebudget Jeugdzorg nog niet opgenomen, wel was een andere subsidie opgenomen die geen doorgang vindt. Per saldo wordt de begroting voor € 129.000,- verhoogd. Dit wordt verantwoord in de notities 3D jeugdzorg en is in de Marap niet meer dan een technische wijziging.

Suggestie is om de standpunten van de gemeenten weer te geven. Mevrouw Van Schayk van Holland Rijnland zegt toe dit later per mail aan de PHO-leden toe te sturen. De standpunten van de gemeenten zullen bij de griffies worden uitgevraagd.

‐

‐ ‐

3

Uitleg over feitelijke realisatie van de bezuinigingsdoelstelling die is afgesproken in AB 5 maart 2014. Uitleg over het niet herzien van de vastgestelde voorlopige begroting 2015 Benadrukken dat gemeenten verantwoordelijk zijn voor boventalligheid personeel HR

‐ ‐

‐ ‐

07

Gemeenteraden informeren over uitkomsten collegeconferentie van 18 juli 2014 De inhoudelijke agenda van de het nieuwe samenwerkingsverband als bijlage toe te voegen aan de notitie Procesplan toevoegen aan de notitie Maak duidelijk wat behoort tot #kracht15 en wat behoort tot lopende huidige uitvoeringstaken in het Sociaal Domein, door actualiseren van de tekst van de inhoudelijke agenda

De discussie over eventuele verkleining van het AB moet nog in het AB zelf gevoerd gaan worden. Het standpunt van Kaag en Braassem hierover wordt meegenomen als input voor de discussie hierover in het Algemeen Bestuur van december. De heer Beimers vraagt de ambtelijke analyse op de rijksbegroting na te sturen. Deze wordt door het stafbureau van Holland Rijnland nagestuurd. Daarnaast is deze te vinden op de website van Holland Rijnland.

Rondvraag en sluiting

4

In Holland Rijnland werken samen: Alphen aan den Rijn, Hillegom, Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Nieuwkoop, Noordwijk, Noordwijkerhout, Oegstgeest, Teylingen, Voorschoten en Zoeterwoude

Aan de colleges van burgemeester en wethouders in de regio Holland Rijnland

Leiden: 9 oktober 2014 Kenmerk: UIT-14-06863

Contact: N.J. Verschuure Telefoon: (071) 523 90 90 E-mail: [email protected] Bijlage: ja

Onderwerp: Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking, transitie #Kracht15

Geacht college, Op 10 juli 2014 vond de regionale werkconferentie plaats over de koers van de regionale samenwerking Holland Rijnland. Aan de hand van twee presentaties zijn de voorstellen voor een nieuwe bestuurlijke en ambtelijke organisatie besproken. Tijdens deze conferentie bleek dat ook onder de nieuwe colleges van burgemeester en wethouders brede steun bestaat voor de richtinggevende uitspraken van het Algemeen Bestuur van 5 maart 2014. Bij de regionale werkconferentie is afgesproken dat het Algemeen Bestuur gevraagd wordt om deze richtinggevende uitspraken te herbevestigen. Bij de bespreking van de voorstellen voor een nieuwe bestuurlijke organisatie is bovendien afgesproken een aantal vragen expliciet aan de gemeenteraden voor te leggen. Een afschrift van de brief aan de gemeenteraden met deze vragen treft u als bijlage aan bij deze brief. Daarnaast is tijdens de regionale werkconferentie gesproken over de wijze waarop de ambtelijke ondersteuning van de samenwerking vormgegeven moet worden. Dit vooral met het oog op de vraag of de taakstelling van 25% op de inwonerbijdrage realiseerbaar is. Bij de bespreking bleek brede steun te bestaan voor variant 2; “een zelfstandige ambtelijke organisatie, zodanig gehuisvest en voor de bedrijfsvoering ondersteund dat het als zelfstandige organisatie herkenbaar blijft”. Het Dagelijks Bestuur is sindsdien voortvarend aan de slag gegaan met de voorbereidende werkzaamheden voor de transitie naar een nieuwe organisatie. De komende maanden wordt hiermee volop doorgegaan. Uw reactie gevraagd Naast de vragen aan de gemeenteraden over een andere bestuurlijke organisatie zijn er ook voorstellen die meer in het domein van de colleges van burgemeester en wethouders liggen. Bovendien is het ons gebleken dat er over enkele voorstellen nog vragen zijn. Hieronder lichten wij graag enkele zaken toe.

[email protected] Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland Schuttersveld 9, 2316 XG Leiden Postbus 558, 2300 AN Leiden Telefoon (071) 523 90 90

www.hollandrijnland.net IBAN nr. NL87BNGH0285113992 KvK nr. 27365539 BTW nr. NL813768068B01

Wij verzoeken u vriendelijk om schriftelijk te reageren op de onderstaande voorstellen. Omdat sommige vragen meer urgent zijn dan andere is per vraag een gewenst reactiemoment aangegeven. 1. Heeft u interesse om de ambtelijke organisatie Holland Rijnland (deels) te huisvesten? Tijdens de regionale werkconferentie hebben de verschillende delegaties de steun uitgesproken voor een zelfstandige ambtelijke organisatie, zodanig gehuisvest en voor de bedrijfsvoering ondersteund dat het als zelfstandige organisatie herkenbaar blijft. De besparing van minimaal 25% die gerealiseerd moet worden op de inwonerbijdrage zal met name gevonden worden in minder formatie, andere huisvesting en het uitbesteden van de bedrijfsvoering. De gemeenten Alphen aan den Rijn, Katwijk, Leiden en Leiderdorp hebben aangegeven in principe geïnteresseerd te zijn om de ambtelijke organisatie of delen daarvan te huisvesten. Met deze gemeenten zullen wij binnenkort het gesprek aangaan over de voorwaarden en kosten die daarmee gemoeid zijn. Mocht een andere gemeente hiervoor ook interesse hebben verzoeken wij deze dit zo snel mogelijk, doch uiterlijk 27 oktober 2014 kenbaar te maken bij de kwartiermaker, de heer Van Netten. 2. Andere taken vraagt andere overlegvormen; van portefeuillehoudersoverleggen naar bestuurlijke werktafels. In de uitgangspunten voor de verdere regionale samenwerking is gekozen voor een scenario dat gaat voor een netwerksamenwerking met ruimte voor flexibele allianties tussen gemeenten en partners en een nadruk op de samenwerking binnen de clusters. De portefeuillehoudersoverleggen zullen zich daardoor meer richten op de platformfunctie, afstemming en belangenbehartiging. De werkwijze wordt meer projectmatig ingericht. Het zwaartepunt van de samenwerking verschuift van overgedragen taken, met besluitvormende bevoegdheden van het Algemeen Bestuur, naar samenwerking in het domein van de colleges. De portefeuillehoudersoverleggen vinden nu minimaal vier keer per jaar plaats ter voorbereiding van een vergadering van het Algemeen Bestuur. De frequentie van de portefeuillehoudersoverleggen kan worden aangepast aan de behoefte en de agenda komt tot stand vanuit de portefeuillehouders en het Dagelijks Bestuur. Het portefeuillehoudersoverleg kan dus ook vaker plaatsvinden dan nu het geval is en de werkvorm kan ook anders ingevuld worden, bijvoorbeeld in de vorm van bestuurlijke werktafels. Wij willen u vragen of u kunt instemmen met een andere opzet van de portefeuillehoudersoverleggen en een flexibele frequentie. Wilt u dit uiterlijk 1 december bij ons kenbaar maken. 3. Een nieuwe samenwerking, een nieuw Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur bestaat nu uit 7 leden, 1 voorzitter en 2 leden per cluster. Bij de huidige samenstelling van het Dagelijks Bestuur is geprobeerd rekening te houden met een goede verdeling tussen man-vrouw, burgemeesters en wethouders, politieke

2

partijen en tussen grote en kleinere gemeenten. De transitie naar de nieuwe regionale samenwerking kan leiden tot een gewijzigde samenstelling van het Dagelijks Bestuur. Tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur van juni 2014 is aangekaart dat er behoefte bestaat aan transparante ‘spelregels’ voor de vorming van het Dagelijks Bestuur. Wij willen u vragen uw eventuele wensen en ideeën over deze spelregels voor 1 december aan te geven zodat deze mee kunnen worden genomen in een voorstel voor het Algemeen Bestuur. Een voorstel wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de vergadering van het Algemeen Bestuur in maart 2015. Tijdens de regionale werkconferentie en het Portefeuillehoudersoverleg Bestuur en Middelen zijn vragen gesteld over de gewenste cofinanciering en het moment waarop de taakstelling van 25% zal worden gerealiseerd. Graag gaan wij hier nog kort op in. 1. Cofinanciering op tijd organiseren In het besluit van het Algemeen Bestuur van maart 2014 is afgesproken om een besparing te realiseren van minimaal 25% en een substantieel bedrag voor cofinanciering. Het Dagelijks Bestuur vindt het belangrijk om financiële middelen beschikbaar te hebben voor cofinanciering. De ervaring is dat bij een aanvraag voor cofinanciering het als gevolg van besluitvormingstrajecten en begrotingswijzigingen lang duurt om deze beschikbaar te krijgen. Dit vraagt van het Dagelijks Bestuur vaak creatieve oplossingen om toch snel financiële middelen beschikbaar te hebben, of het risico te lopen kansen te missen. Indien de regio een budget beschikbaar heeft kan zij snel op kansen inspringen, zonder daarvoor een extra bijdrage aan gemeenten te hoeven vragen in de vorm van begrotingswijzigingen. Tijdens de regionale werkconferentie is afgesproken om in 2015 met een voorstel te komen over cofinanciering. In dit voorstel zal het doel, de opzet en de voorwaarden voor cofinanciering nader uitgewerkt worden. Ook wordt daarbij uitgewerkt wat er precies met het geld gedaan kan worden en wie de zeggenschap over deze budgeten heeft. 2. De nieuwe organisatie is 25% goedkoper, maar nog niet direct een besparing voor gemeenten in 2015 De nieuwe organisatie is 25% goedkoper, het moment waarop deze besparing daadwerkelijk kan worden ingeboekt is afhankelijk van de inspanningen van gemeenten om de frictiekosten op te lossen. Vanuit de kring van gemeentesecretarissen is aangegeven dat een taakstelling van 25% realiseerbaar is. In de regionale werkconferentie hebben de delegaties de adviezen van de gemeentesecretarissen overgenomen. Het Dagelijks Bestuur is direct na de regionale werkconferentie gestart met het inzetten van pre-mobiliteit, het opstellen van een plan van aanpak en een sociaal plan. Daarmee wil het Dagelijks Bestuur zo snel mogelijk tot de gewenste besparing te komen. De daadwerkelijk realisatie van de besparing en de snelheid waarmee die worden gerealiseerd, is afhankelijk van de afvloeiing van personeel, de frictiekosten en de afspraken hierover met de deelnemende gemeenten. Ook loopt de huisvestingsverplichting tot 1 januari 2016. Op dit moment komt er daarom nog geen herziene begroting voor 2015 waarin de taakstelling volledig is verwerkt. Wel wordt voor het komende jaar al een taakstelling

3

gerealiseerd van -5,31%. De komende periode wordt ingezet om maatregelen te treffen om de formatieomvang in lijn te laten komen met de uitkomsten van het advies van de gemeentesecretarissen dat via de scrumsessies is opgesteld. Daarvoor wordt ook ingezet op het sluiten van een dienstverleningsovereenkomst met een gemeente voor de huisvesting en bedrijfsvoering. Hiervoor wordt de uitvraag voor het huisvesten (van delen) van de organisatie binnenkort uitgezet. 3. Een nieuwe ambtelijke organisatie voor alle taken van Holland Rijnland, of worden uitvoerende taken van de strategische eenheid gesplitst. Het Dagelijks Bestuur gaat voor wat betreft de taken van de nieuwe bestuurlijke en ambtelijke organisatie uit van de vigerende gemeenschappelijke regeling. Dat betekent dat er voor de uitvoerende taken zoals het regionaal bureau leerplicht vooralsnog geen nieuwe gemeenschappelijke regeling wordt opgesteld. Voor het vormgeven van de nieuwe ambtelijke organisatie wordt wel onderzocht of een splitsing tussen uitvoerende taken en de strategische eenheid verstandig is. De uitkomst hiervan is mede afhankelijk van het aanbod voor het huisvesten van onder andere het regionaal bureau leerplicht. De voor- en nadelen van een splitsing zullen voor deze gesprekken over het huisvesten worden opgesteld. 4. Afbouw huidige organisatie, frictiekosten en zorgplicht voor medewerkers Het Dagelijks Bestuur zorgt ervoor dat de pre-mobiliteit op gang komt. Dit gebeurt door vooruitlopend op formele afspraken in het sociaal plan te starten met ‘van werk naar werk-trajecten’. U kunt als gemeente in deze fase helpen door het in dienst nemen van medewerkers van Holland Rijnland. Dit is voor de betrokken medewerker een goede zaak. Maar daarmee helpt u ook om uw deel van de frictiekosten te beperken en opgelegde taakstelling van minimaal 25% op de inwonerbijdrage sneller te realiseren. Wij realiseren ons dat u bij het vervullen van vacatures in uw organisatie gehouden bent aan afspraken zoals u die zelf gemaakt heeft met uw Georganiseerd Overleg (GO) en ondernemingsraad (OR). Als er sprake is van een vacature in uw organisatie en de afspraken binnen uw organisatie zijn doorlopen, dan stellen wij het zeer op prijs dat er vervolgens met een positieve grondhouding gekeken wordt naar kandidaten die nu werkzaam zijn bij Holland Rijnland. Uiteraard staan wij open voor de mogelijkheid om in individuele gevallen op basis van maatwerk te komen tot specifieke afspraken. Het is echter zeer denkbeeldig, dat na afronding van de plaatsingsprocedure meerdere medewerkers bovenformatief zijn. Dat is vooral voor de betrokken medewerker uitermate vervelend. Het Dagelijks Bestuur treedt met de kring van gemeentesecretarissen in overleg hoe hier op een zorgvuldige wijze mee om te gaan en om te kijken of andere oplossingen zijn dan een medewerker bovenformatief te verklaren. Daarbij wordt ook bekeken op welke wijze invulling gegeven kan worden aan de zorgplicht zoals deze is uitgesproken tijdens de collegewerkconferentie met de intentie om voor deze medewerkers een passende oplossing te vinden. Hierbij stelt het Dagelijks Bestuur voor om aan het Algemeen Bestuur twee afspraken ter besluitvorming voor te leggen. Daarbij is afspraak 1 een terugvaloptie voor het geval dat het niet lukt een door elk college en het Georganiseerd Overleg van Holland Rijnland onderschreven voorstel voor deze zorgplicht vast te stellen.

4

Spelregelkader frictiekosten voor medewerkers die bovenformatief zijn. Afspraak 1 Na afronding van de plaatsingsprocedure transitie Holland Rijnland, worden medewerkers die niet zijn geplaatst in de nieuwe organisatie en die nog in dienst zijn van het samenwerkingsorgaan bovenformatief. De daaraan verbonden frictiekosten komen voor rekening van de deelnemende gemeenten. Dit conform de verdeelsleutel op basis van de inwonerbijdrage. De gemeente die na afronding van de plaatsingsprocedure een bovenformatieve medewerker een duurzaam dienstverband aanbiedt wordt daarvoor naar rato bij de verdeling van de frictiekosten beloond. Het Dagelijks Bestuur kan besluiten om met de betreffende gemeenten aanvullende afspraken te maken. Deze afspraak zal ter besluitvorming aan het Algemeen Bestuur worden voorgelegd, omdat bij een toekomstige jaarrekening deze afspraak kan leiden tot een andere wijze van verdeling van het rekeningresultaat over de gemeenten. Afspraak 2 In afwijking van afspraak 1 kan worden afgesproken om na afronding van de plaatsingsprocedure, de medewerkers die bovenformatief zijn te verdelen over de gemeenten. Met de kring van secretarissen, maar ook met het GO zal gekeken moeten worden wat voor de medewerkers en voor de gemeenten een goede oplossing is. Indien afspraak 2 niet tot overeenstemming leidt, is afspraak 1 van kracht. Wij verzoeken u vriendelijk zo snel mogelijk, doch uiterlijk 27 oktober te reageren op dit spelregelkader, zodat deze bij de verder uitwerking kan worden meegenomen. Vervolg proces U wordt verzocht schriftelijk te reageren op alle bovenstaande voorstellen. Na ontvangst van deze reacties gaan wij verder met de transitie naar de nieuwe organisatie. Uiterlijk 1 april 2015 start de nieuwe organisatie waarbij de plaatsingsprocedure uiterlijk 1 juli 2015 is afgerond. De periode tot 1 april 2016 zal nodig zijn om de gehele transitie vorm te geven. Bestuurlijke organisatie Parallel aan dit proces gaan wij verder met de voorstellen voor een andere bestuurlijke organisatie. Deze zullen in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 17 december 2014 worden besproken en worden verwerkt in een voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Dit voorstel zal vermoedelijk worden aangeboden voor besluitvorming voor de vergadering van het Algemeen Bestuur in maart 2015. Daarna wordt de gemeenteraden gevraagd in te stemmen met wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Deze wijzigingen zijn pas van kracht nadat daarna elke gemeenteraad met deze wijzigingen heeft ingestemd. Deze besluitvorming is voorzien in het tweede kwartaal van 2015.

5

Schema Gevraagde reactie op Interesse in huisvesten ambtelijke organisatie Andere werkvorm portefeuillehoudersoverleg Spelregels samenstelling Dagelijks Bestuur Spelregelkader frictiekosten

Termijn Uiterlijk Uiterlijk Uiterlijk Uiterlijk

27 oktober 2014 1 december 2014 1 december 2014 27 oktober 2014

Mocht u vragen hebben over de voorstellen in de notitie “Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking”, en het op prijs stellen om over deze voorstellen nog nader in gesprek te gaan, dan komt een delegatie van het Dagelijks Bestuur natuurlijk graag bij u langs. Voor verdere informatie over het project #kracht15 verwijzen wij u ook graag naar de website: www.hollandrijnland.net . Onder de knop Kracht15 treft u de informatie aan. Hoogachtend, het Dagelijks Bestuur Holland Rijnland, de secretaris,

de voorzitter,

R. van Netten

H.J.J. Lenferink

Bijlagen: 1. Bijlage 1: Verslag regionale werkconferentie 2. Bijlage 2: presentaties regionale werkconferentie 3. Bijlage 3: “Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking”. 4. Bijlage 4: Besluit Algemeen Bestuur 5 maart 2014, “#Kracht15 Positionering en Profilering Holland Rijnland”. 5. Bijlage 5: Brief aan gemeenteraden over Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking.

6

Kort verslag: Regionale werkconferentie toekomstige samenwerking Holland Rijnland. Op 10 juli 2014 is in Kaag en Braassem een regionale werkconferentie gehouden over de gewenste samenwerking tussen de veertien gemeenten binnen Holland Rijnland. Voor deze conferentie zijn alle veertien Colleges van Burgemeester en Wethouders uitgenodigd. Vanuit alle gemeenten waren delegaties aanwezig. Tijdens deze conferentie zijn twee presentaties gehouden om de verschillende opties te schetsen voor een nieuwe bestuurlijke organisatie en een nieuwe ambtelijke organisatie. Deze presentaties zijn bijgevoegd (link invoegen). Inleiding De voorzitter van Holland Rijnland, Henri Lenferink, trapt af met het toelichten van het doel van de bestuurlijke conferentie. In 2012 is de discussie gestart over de toekomstige samenwerking tussen de aan Holland Rijnland deelnemende gemeenten. De samenwerking is succesvol geweest en het is goed te kijken hoe de regio zich het beste kan positioneren en profileren. Daartoe zijn verschillende notities en rapporten geschreven, er twee regionale congressen georganiseerd en zijn meerdere discussies gevoerd. In het proces is het nu belangrijk vervolgstappen te zetten, ook voor de organisatie en de werknemers. Allereerst is het belangrijk terug te blikken op de besluitvorming in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 5 maart 2014. Geconstateerd wordt dat de toen bepaalde uitgangspunten overeind staan voor alle nieuwe colleges en gemeenteraden na de gemeenteraadsverkiezingen. Dat betekent dat de nieuwe samenwerking zich zal focussen op de sociale agenda, ruimte en economie. Het betekent bovendien dat het zwaartepunt van de samenwerking zal worden verschoven naar de clusters. En daarbij is een taakstellende bezuiniging van minimaal 25% op de inwonerbijdrage het uitgangspunt. Voor het vervolgproces is 5 maart ook besloten om met een uitwerking te komen voor de drie sporen; bestuurlijke organisatie, ambtelijke organisatie en de transitie. Tijdens de bestuurlijke werkconferentie wordt hierover gesproken aan de hand van voorstellen, die zijn voorbereid door de kerngroep van gemeentesecretarissen. Taken en bevoegdheden Bij de keuze voor een nieuwe samenwerkingsvorm is het belangrijk om te kijken naar enkele dillema’s. Wel of geen overgedragen taken, besluitvorming bij meerderheid of unanimiteit en hoe de platformfunctie in te vullen. Daarbij heeft het Algemeen Bestuur op 5 maart voorgesteld om een AB te vormen met 2 leden per gemeente. Het voorstel is ook om minimaal 2 keer per jaar te gaan vergaderen. Nog niet besloten is of er raads-, danwel collegeleden in het AB plaatsnemen, en of een gemeente met een DB lid 1 extra AB lid mag afvaardigen. Reacties Na de presentatie geven verschillende gemeenten hun reacties op de voorstellen. Vanuit Leiderdorp wordt opgemerkt dat de voorstellen weliswaar ondersteund worden, maar het nog onvoldoende helder is wat er nu niet meer gedaan gaat worden. Daarbij wordt de vraag gesteld of uitvoerende taken niet elders ondergebracht moeten worden. Vanuit Lisse wordt aangegeven dat de uitgangspunten worden ondersteund maar er wel een vraag is over wat er “meer” gedaan gaat worden binnen het sociaal domein, aangezien nu vrijwel alles via de platformfunctie gaat. Uit de gemeente Oegstgeest komt een pleidooi om toch ook aandacht te houden voor het positioneren en profileren van de regio. Het is belangrijk ook aandacht te houden voor de strategische kant van Holland Rijnland en de beeldvorming naar buiten toe. Platform en lobby, daar gaat het om en daar zijn ook middelen voor nodig. De kracht en enthousiasme, zoals dat bijvoorbeeld op het regiocongres werd vertoont, moet behouden blijven. Belangrijk is het om de raden betrokken te houden bij de samenwerking. De gemeente Alphen aan den Rijn geeft mede namens de Rijnstreek aan het eens te zijn met het voorgenomen takenpakket. Een vraag die wel leeft is “hoe om te gaan met eventuele nieuwe vragen, wie pakt het dan op”. De verschuiving naar de clusters is belangrijk, echter afstemming tussen de clusters ook. De Rijnstreekgemeenten kunnen zich bovendien goed voorstellen de Leerplichtfunctie apart te organiseren.

De gemeente Voorschoten geeft aan zich ook prima in de uitgangspunten van 5 maart te kunnen vinden. Wel kiest Voorschoten een ander pad voor het organiseren van de taken in het sociaal domein. Daarbij wordt meer naar Wassenaar en Leidschendam/ Voorburg gekeken. De voorzitter van Holland Rijnland, Henri Lenferink, concludeert dat de uitgangspunten van 5 maart worden gedeeld. Daarbij geeft hij aan dat de uitwerking in de vervolgfase komt. In de nieuwe Gemeenschappelijke regeling zullen de taken nader omschreven worden. Nu is dat nog te abstract. Over het afsplitsen van de uitvoering van de Leerplicht geeft hij aan dat dit kan. Het zijn twee wezenlijk verschillende organisaties qua karakter, tussen uitvoering en strategie. De afgelopen jaren is er echter ook baat bij geweest om beide samen te voegen, bijvoorbeeld in de informatievoorziening. Een ander nadeel van splitsing is dat er dan mogelijke een extra bestuur nodig is. Een voorstel met voor en nadelen van afsplitsing van de leerplicht zal hiertoe zal nader worden uitgewerkt worden. Het zelfde geldt voor wat betreft het sociale domein. De discussie is nog niet uitgekristalliseerd. De inkoop van zeer specialistische zorg voor jeugd op schaal van de regio kan bijvoorbeeld opgenomen worden in de Gemeenschappelijke regeling, maar ook via bijvoorbeeld een dienstverleningsovereenkomst. Evident is dat de platformfunctie het zwaartepunt zal zijn van de samenwerking op dit gebied. Voor wat betreft de positionering en profilering is het belangrijk hiervoor de middelen te hebben in de nieuwe organisatie. Ook de raden moeten betrokken blijven. Of gemeenteraden 2 keer per jaar een regiocongres willen, zal aan de raden zelf worden voorgelegd. Het is belangrijk een balans te bewaren. De kosten voor de organisatie zullen daarbij ook worden vermeld. Tenslotte erkent de voorzitter dat de afstemming tussen de clusters belangrijk is. Het is zonde als de kennis uitwisseling stopt, of als er anderzijds zaken dubbel worden gedaan. Ook functioneren nog lang niet op alle niveaus de clusters overal evengoed. Er moet voor gezorgd worden dat er een goede overdracht plaatsvindt. Bestuurlijk organisatie Voorgesteld wordt om het Algemeen Bestuur terug te brengen naar twee leden per gemeente en het aantal vergaderingen terug te brengen tot minimaal 2 keer per jaar. Hierbij wordt opgemerkt dat het belangrijk is dat raden aangesloten blijven bij de samenwerking. Daarom wordt afgesproken dit voorstel voor de samenstelling van het AB en de vergadercyclus open aan de gemeenteraden voor te leggen. Ook is er enige discussie over het aantal leden voor het Dagelijks Bestuur. Op 5 maart is besloten vooralsnog te gaan voor twee DB-leden per cluster, plus een voorzitter. Een kleiner DB zou ook kunnen, al wordt opgemerkt dat de tijdsbelasting als DB-lid dan wel extra hoog wordt. Over de portefeuillehoudersoverleggen wordt aangegeven dat flexibiliteit nodig is en het belangrijk is om elkaar te blijven ontmoeten. Ambtelijke organisatie De gemeentesecretaris van de gemeente Katwijk, Erwin Stolk, presenteert namens de kerngroep van gemeentesecretarissen de verschillende scenario’s voor een nieuwe ambtelijke organisatie. De kerngroep adviseert om te kiezen voor scenario 2 waarbij Holland Rijnland als zelfstandige organisatie blijft bestaan, maar waarbij de ondersteuning bij een gemeentelijke organisatie wordt ingehuurd. Alle opties leidden tot een gewenste besparing van minimaal 25%. Belangrijk voordeel bij een zelfstandige organisatie is de herkenbaarheid en flexibiliteit. Vanuit de verschillende gemeenten wordt aangegeven dat een dergelijke reorganisatie veel van de medewerkers vraagt en het daarom in een keer goed gedaan moet worden. Vanuit sommige gemeenten wordt gepleit voor het splitsen van uitvoering en beleid. De gemeente Alphen aan den Rijn wil daarbij best de organisatie en bedrijfsvoering voor de Leerplichtfunctie op zich nemen. Over de taakstelling van de 25% wordt door sommige gemeente aangegeven er wel voor te waken dat nu met taken bij Holland Rijnland wordt gestopt, die dan vervolgens in eigen huis of in het cluster weer worden opgepakt. Mogelijk ben je daardoor juist meer budget kwijt. Over de co-financieringsbehoefte zijn nog wel enkele vragen. Bijvoorbeeld over wie bepaalt waar welk flexibel budget aan wordt besteed. Op zich worden de voordelen hiervan zeker ook gezien. Het kan een startpunt zijn om mooie initiatieven aan te jagen. Daarbij wordt

aangegeven dat het eigenlijk zo zou moeten zijn dat je geld voor een project pas gaat ophalen als je een project hebt. In de praktijk werkt het echter zo niet. Als je dat doet ben je snel een half jaar kwijt om eerst bij 14 gemeenten langs te gaan. Dit terwijl de behoefte vaak is om snel te kunnen schakelen, bijvoorbeeld bij co-financiering voor initiatieven uit het bedrijfsleven. Bovendien schept dit ruimte voor de inhuur. Daarmee is het makkelijker om met een kleinere schaal te werken. Sommige gemeenten stelde hierbij de vraag of de organisatie niet nog kleiner zou kunnen. Vanuit de kerngroep van gemeentesecretarissen werd daarbij aangegeven dat het dan onmogelijk zal zijn de gewenste taken uit te voeren en op te pakken. Al met al stemmen de gemeenten in met het voorstel voor scenario 2. Transitie Voor het vervolgproces wordt voorgesteld wordt om het Dagelijks Bestuur een kwartiermaker te laten zoeken. De kwartiermaker kan dan direct na de zomer aan de slag met de verdere uitwerking en onderstaande planning. Tijdspad  3e kwartaal 2014: ronde raden / colleges concept herziene GR en herziene begroting 2015 e.v.  3e kwartaal 2014: overleg GO over sociaal plan e.d. 

4e kwartaal 2014: Besluitvorming Algemeen Bestuur



1e kwartaal 2015: finale besluitvorming raden



1 april 2015 – 1 april 2016: transitie



2017; realisatie taakstelling minimaal -25%

Kracht15 in  beelden

Stap 1 Reductie Taken GR (Holland Rijnland)

Holland Rijnland ‐ transitie I

HR‐org. NU

R S B O U € 6.260.000

Reductie >25% > €1.233.000

HR‐org. Nw R S B O U

Kosten afhankelijk  van  organisatiemodel

Kosten afhankelijk van  organisatiemodel

Huisvesting management

<€5.027.000

Stap 2 Filosofie nieuwe organisatie

Vaste kern vs Flexibele schil = het totaal van activiteiten  onder de verantwoordelijkheid  van het DB

2 uitersten Regionale organisatie

Gemeentelijke organisaties

HR‐organisatie

In deze situatie worden bijna alle taken tbv de regio  uitgevoerd door eigen personeel. Dit lijkt de huidige situatie.   Voor een klein deel van de taken wordt een beroep gedaan  op personeel uit de gemeenten. Let op: om de paarse schil is nog een schil van mensen uit de  gemeenten die met regiothema’s bezig zijn op eigen  initiatief. Deze kosten zijn voor rekening van de gemeente  die ze maakt.

Regionaal organiseren

Gemeentelijke organisaties 

HR‐ organisatie

In deze situatie wordt alleen het minimaal noodzakelijke  uitgevoerd door eigen personeel. Voor verreweg de meeste  taken wordt personeel uit de gemeenten ingeleend.  Deze situatie leidt tot grotere flexibiliteit, grotere  betrokkenheid van gemeenten (nabijheid, eigenaarschap),  continuïteit (minder kwetsbaarheid) en efficiëncy in  ureninzet.

Stap 3 Inventariseren Varianten Organisatie 

Holland Rijnland – 4 varianten huisvesting

1 HR HR

2

3a

G1 HR

G1 G1

G

R S B O U

R S B U O

R S B O U

Variant 1 ‐ Zelfstandige  organisatie ‐ Zelfstandige  huisvesting ‐ Volledig  takenpakket  bijeen

Variant 2 ‐ Zelfstandige  organisatie ‐ Huisvesting bij 1  gemeente ‐ Ondersteunende  taken door  gemeenten ‐ Rest  takenpakket  bijeen

Variant 3a ‐ 1 gemeente  levert volledig  takenpakket en  huisvesting

3b G G G G G 1 2 3 4 5 R S B O U

Variant 3b ‐ Meer  gemeenten  leveren elk een  deel van het  takenpakket Opties: I – gemeenten die kunnen en willen  waarmaken. II – gemeente van het DB‐lid met pf III – mix: O en U duurzaam bij dezelfde  gemeente en R,S en B bij gemeente van DB‐ lid

Stap 4 Matching Filosofie en Varianten  Organisatie 

Taken nieuwe organisatie

• • • • • • • • •

Programmamanagement op alle terreinen Belangenbehartiging/lobby en platformfunctie (inclusief voorbereiding bestuurlijk  overleg) Signaleren en benoemen nieuwe ontwikkelingen Organiseren cofinanciering Regie op projecten groen, mobiliteit (inclusief aanvragen en verdelen subsidies) Beleidsontwikkeling Faciliteren inkoop volwasseneducatie Benutten gelden ESF Uitvoeringstaken RBL, RMC, RMK, urgentieverklaringen, BWS, BDU, RVMK, CVV,  RPV

Benodigde capaciteit

Thema

Huidig (fte) Nieuw (fte)

Totaal beleidsvorming domein Ruimtelijk/Economisch

11

8,4

Totaal beleidsvorming domein Sociaal

7,5

6,1

Totaal Bestuursondersteuning & Concernadvies (incl.  regiosecretaris)

8,6

6,5

Totaal uitvoerende taken

28

28

Subtotaal ‐/‐ bedrijfsvoering  Totaal Bedrijfsvoering >> uitbesteden

Totale organisatie (incl. bedrijfsvoering)

49 12,5

7,2

67,6

56,2

Opbouw besparingen

Begroting 2015 0

Variant 1

Variant 2

Variant 3a

Variant 3b

1.088.745

1.149.093

1.280.628

1.176.725

Taakstelling Lean

0

164.074

164.074

164.074

164.074

Projectgelden  Ruimtelijk domein Totale besparing

0

276.000

276.000

276.000

276.000

0

1.528.819

1.589.167

1.720.702

1.616.799

Organisatiekosten

Holland Rijnland – 4 kostenplaatjes NU 2

1

3b HR

HR HR R S B O U

3a

G1 HR

G

G1 G1

R S B U O

R S B O U

Reductie € 1.590.000

Reductie € 1.721.000*

Reductie 4.542 K € 1.529.000

€296.000

* Zonder secretaris (€ 122.000)

€356.000

€488.000

G G G G G 1 2 3 4 5

HR

R S B O U

R S B O U

Reductie € 1.617.000

Minimaal Reductie € 1233.000

€384.000

Ruimte voor  cofinanciering

Score op criteria

1. Beleid, uitvoering en ondersteuning  regionaal in één afzonderlijk organisatie(‐ onderdeel) 2. Beleid en uitvoering regionaal  gehuisvest bij en gefaciliteerd door een  gemeente.

Herkenbaarheid

Eigenaarschap

+

+ (mits gezamenlijk  bestuurlijk aangestuurd)

+ (mits als zelfstandige  organisatie herkenbaar)

+ (mits als zelfstandige organisatie herkenbaar)

3a. Eén centrumgemeente levert aan de  GR.

‐

‐‐ (1 gemeente ++)

3b. Meerdere gemeenten leveren aan de  GR.

‐‐

+/‐ (3/4 gemeenten +, overige ‐)

4. Portefeuillehouder (DB‐lid) organiseert  eigen ondersteuning

‐

+/‐ (1 DB‐lid ++, overige ‐ ‐)

Stap 5 Specificatie

Organisatieprofiel Medewerkersprofielen Balans continuïteit/flexibiliteit

Stap 6 Implementatie ‐ Transformatie

Klaar

Collegewerkconferentie Holland Rijnland 10 juli 2014

#KRACHT15 1

Programma • 13:00 - 13:10 uur: Opening • 13.10 - 14:00 uur: Inhoud, taken & bevoegdheden • 14.00 - 15.00 uur: Bestuurlijke organisatie • 15.00 - 16.00 uur: Ambtelijke organisatie • 16.00 - 16.30 uur: Transitie • 16.30 - 17.00 uur: Vervolgafspraken 2

Taken en bevoegdheden Hoofdlijn 5 maart 2014 • de bestuurlijke ambitie om in het ruimtelijk, economisch en sociaal domein samen te werken • het vernieuwen van de gemeenschappelijke regeling, met voor het fysiek domein een lichter takenpakket en voor het sociaal domein een aangepast takenpakket

3

.•

Holland Rijnland voor: – – – –

gezamenlijke lobby en belangenbehartiging platformfunctie gezamenlijk kansen voor de regio oppakken efficiency

• het uitvoeren en afronden van Programma van Afspraken / RIF-projecten • zwaartepunt van de samenwerking verschuift naar de clusters. – samenwerking vooral op clusterniveau of individuele gemeenten organiseren. – samenwerking op regionaal niveau is complementair aan samenwerking op clusterniveau. Voorkomen dat onderwerpen dubbel worden opgepakt of dat onderwerpen tussen wal en schip belanden en blijven liggen 4

Inhoud samenwerkingsagenda • Ruimte • Wonen • Mobiliteit • Groen (Natuur & Landschap) • Economie (incl. ruimte voor co-financiering)

5

Inhoud samenwerkingsagenda • Werk • AWBZ/WMO • Jeugd

6

Bestuurlijke Organisatie Zwaartepunt van de samenwerking verschuift van: overgedragen taken / richtinggevende rol  platformfunctie (in ‘t domein van de colleges) en belangenbehartiging 7

Dit rechtvaardigt • Een kleiner AB (2 leden per gemeente) • Minder frequent AB (van minimaal 4x/jaar  minimaal 2x/jaar) • Raads en/of collegeleden in AB? • Leden met DB-lid wel/geen 3e AB-lid?

8

Van portefeuillehoudersoverleggen naar bestuurlijke werktafels • Van en voor de portefeuillehouders • Frequentie en vorm; door en voor de portefeuillehouders • Agenda; vanuit de portefeuillehouders en DB

9

DB nieuwe stijl • • • • • •

Formeel bij overgedragen taken Integraliteit Signaleert kansen Aanspreekpunt voor andere overheden Beheer afgeslankte organisatie Beheer RIF (rechten / plichten)

10

Betrokkenheid raden • Werkafspraak; eigen college primair verantwoordelijk • Holland Rijnland faciliteert de informatievoorziening (nieuwsbrief, site, bijeenkomsten) • Eén keer per jaar regiocongres (zoals 27 mei jl.). 11

Ambtelijke organisatie • Prestentatie van Erwin Stolk, secretaris van Katwijk, lid Kerngroep #Kracht 15, verantwoordelijk voor dit onderdeel.

12

Transitie / tijdpad • 3e kwartaal 2014: ronde raden / colleges concept herziene GR en herziene begroting 2015 e.v. • 3e kwartaal 2014: overleg GO over sociaal plan e.d. • 4e kwartaal 2014: Besluitvorming Algemeen Bestuur • 1e kwartaal 2015: finale besluitvorming raden • 1 april 2015 – 1 april 2016: transitie • 2017; realisatie taakstelling minimaal -25% 13

Afspraak • Gemeenten die voor 1 april 2015 personeel Holland Rijnland overnemen worden beloond door dit te verrekenen met de frictiekosten • Opdracht aan Dagelijks Bestuur; pré-mobiliteit op gang brengen van medewerkers • Opstellen transitieplan (incl. spelregelkader fricitiekosten)

14

Holland Rijnland 2015 Naar een flexibele samenwerking

Leiden Versie 14 oktober 2014

1

Inhoudsopgave

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Inleiding en terugblik proces #Kracht15 Wijze van organiseren Gemeenschappelijke Regeling Financieel kader Vervolgproces Bijlage: besluit Algemeen Bestuur 5 maart 2015: “#Kracht 15 Positionering en Profilering Holland Rijnland”.

2

1 Inleiding en terugblik proces #Kracht15 Inleiding De aan Holland Rijnland deelnemende gemeenten beraden zich op de toekomst van het regionale samenwerken. De wensen en samenwerkingsbehoeften van de deelnemende gemeenten zijn veranderd. Dit heeft geleid tot een discussie over op welke gebieden regionale samenwerking gewenst is en welke taken een regionaal samenwerkingsorgaan zou moeten uitvoeren. Deze discussie heeft tot nu toe geresulteerd in een overdrachtsdocument “#Kracht15, Positionering en Profilering Holland Rijnland”. Dit overdrachtsdocument is door het Algemeen Bestuur in de vorm van een aantal richtinggevende uitspraken vastgesteld. Voor de vergadering van het Algemeen Bestuur op 17 december 2014 worden de raden gevraagd deze richtinggevende uitspraken te herbevestigen. Voorgeschiedenis Het samenwerkingsverband Holland Rijnland bestaat sinds 2004. De basis voor deze regionale samenwerking was het programma van afspraken. Met de oprichting van een Regionaal InvesteringsFonds is deze samenwerking verstevigd. In 2010 hebben de gemeenten uit de Rijnstreek zich aangesloten bij Holland Rijnland. Met het realiseren van de belangrijkste ambities en doelstellingen van de samenwerking is de regionale samenwerking effectief gebleken. Het realiseren van de belangrijkste ambities was de voornaamste reden dat in de 2012 is gestart met de discussie over de toekomst van het regionale samenwerken binnen Holland Rijnland. De belangrijkste vraag daarbij is: “Wat is de rol en positie van het huidige samenwerkingsverband in de komende jaren”. Vanaf 2012 tot de verkiezingen in maart 2014 zijn er in het proces om te komen tot een nieuw profiel voor de regionale samenwerking vele stappen gezet; - Er heeft een onderzoek plaatsgevonden naar het “ruimtelijk en economisch profiel” van de regio. - Er is een notitie “Spijkers met koppen” geschreven met een aantal uitgangspunten voor verdere samenwerking; De uitkomst daarvan was meer focus op de onderwerpen economische zaken, duurzame leefomgeving en het sociale domein. En daarbij de keuze voor een netwerkorganisatie en de besparing van minimaal 25% op de inwonerbijdrage. - Een delegatie van de stuurgroep Positionering en Profilering van de regio is voor de bespreking hiervan langs alle raden gegaan om over de regionale agenda en deze uitgangspunten te spreken. - Om de inhoudelijke agenda voor verdere samenwerking nader te verkennen met de gemeenteraden zijn er twee regiocongressen georganiseerd. - Op 5 maart 2014 is in het Algemeen Bestuur als resultante van dit voortraject een overdrachtsdocument vastgesteld met een aantal richtinggevende uitspraken over de toekomstige samenwerking in Holland Rijnland. - Op 10 juli 2014 zijn tijdens een regionale werkconferentie de voorstellen van de kerngroep van gemeentesecretarissen besproken voor een nieuwe bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Hierbij zijn een aantal afspraken gemaakt die worden voorgelegd aan colleges van burgemeester en wethouders en aan de gemeenteraden.

3

Het overdrachtsdocument Op 5 maart 2014 heeft het Algemeen Bestuur een aantal richtinggevende uitspraken gedaan met betrekking tot de richting van de samenwerking Holland Rijnland. Samengevat komen deze besluiten op het volgende neer: 1 2 3 4 5

de bestuurlijke ambitie om in het ruimtelijke, economisch- en sociaal domein samen te werken; het vernieuwen van de gemeenschappelijke regeling, met voor wat betreft het fysiek domein een lichter takenpakket en v.w.b. het sociaal domein een aangepast takenpakket; het inzetten van Holland Rijnland voor gezamenlijke lobby en belangenbehartiging (zoals gesprekken met andere overheden) waarbij ruimte moet zijn om kansen voor de regio gezamenlijk op te pakken; het uitvoeren en afronden van Programma van Afspraken / RIF-projecten; de ambitie van gemeenten om meer op het niveau van de clusters of individuele gemeenten samenwerking te organiseren. De samenwerking op regionaal niveau moet complementair zijn aan de samenwerking op clusterniveau. Op deze wijze voorkomen we dat onderwerpen dubbel worden opgepakt of dat onderwerpen tussen wal en schip belanden en blijven liggen;

In de bijlage treft u het volledige overdrachtsdocument zoals dat op 5 maart 2014 is vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Een nieuwe bestuurlijke en ambtelijke organisatie Naast deze uitspraken, verstrekte het Algemeen Bestuur aan het Dagelijks Bestuur de opdracht om scenario’s uit te werken voor de ambtelijke en bestuurlijke inrichting van Holland Rijnland waarbij rekening diende te worden gehouden met de uitgangspunten van minimaal 25% minder inwonerbijdrage en het beschikbaar maken van een substantieel bedrag voor cofinanciering. Inmiddels zijn deze scenario’s uitgewerkt en gepresenteerd aan de colleges van burgemeester en wethouders op een regionale werkconferentie. Tijdens deze werkconferentie is de voorkeur uitgesproken om te komen tot: een zelfstandige ambtelijke organisatie, zodanig gehuisvest en voor de bedrijfsvoering ondersteund dat het als zelfstandige organisatie herkenbaar blijft. Daarnaast zijn verschillende voorstellen gepresenteerd om te komen tot een andere wijze van organiseren van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Deze worden in het volgende hoofdstuk nader toegelicht.

4

2 Wijze van organiseren Inleiding De ambities en samenwerkingsbehoeften van de deelnemende gemeenten zijn veranderd. Veel van de belangrijkste ambities uit het programma van afspraken zijn gerealiseerd of in de uitvoerende fase. Daardoor neemt het aantal taken voor de nieuwe organisatie af. De samenwerkingsagenda van Holland Rijnland wordt met name dunner op de fysieke agenda. De focus van de agenda verandert daarmee, er komt meer nadruk te liggen op de sociale agenda. Het terugbrengen van het aantal activiteiten heeft dan ook gevolgen voor de bestuurlijke, maar zeker ook voor de ambtelijke organisatie van Holland Rijnland. Minder taken moet ook leiden tot minder bestuurlijke drukte en een kleinere en flexibele ambtelijke ondersteuning. BESTUURLIJKE ORGANISATIE Door de deelnemende gemeenten is de nadrukkelijke behoefte uitgesproken om de bestuurlijke drukte te verminderen. Dit kan door bijvoorbeeld het Algemeen Bestuur te verkleinen en het aantal vergaderingen te verminderen. Het Algemeen Bestuur heeft op 5 maart 2014 ten aanzien van de bestuurlijke organisatie van Holland Rijnland geadviseerd deze als volgt vorm te geven: 1. een kleiner en anders samengesteld Algemeen Bestuur (AB) waarbij gedacht wordt aan maximaal twee deelnemers per gemeenten, waarbij een AB wordt georganiseerd waar maximaal 28 deelnemer zitting nemen. 2. het Dagelijks Bestuur (DB) zodanig samen te stellen dat vanuit de 14, in grootte verschillende gemeenten, die een verschillende scope kunnen hebben, deze verschillen voldoende vertegenwoordigd te hebben. 3. de Portefeuillehouders overleggen (PHO’s) hebben hun meerwaarde in het verleden bewezen. Dit wordt belangrijk gevonden om in stand te houden, waarbij aandacht uit moet gaan naar een slimme wijze van organiseren. Denk bijvoorbeeld aan een combinatie van PHO’s en netwerkbijeenkomsten. 4. voor raadsleden is het van belang dat ze nauw betrokken blijven bij de samenwerkingsopgaven van de regio. Met een jaarlijks regiocongres en aanvullend drie inhoudelijke themabijeenkomsten, worden raadsleden op de hoogte gehouden van de laatste ontwikkelingen. Daarnaast kunnen raadsleden op eigen initiatief bijeenkomsten/gesprekken organiseren indien hier behoefte aan is en de noodzaak ervan wordt gedeeld. ACHTERGRONDEN: Samenstelling Algemeen Bestuur Het Algemeen Bestuur van Holland Rijnland bestaat momenteel uit 47 leden. Op dit moment verschilt het aantal leden in het Algemeen Bestuur per gemeente en wordt bepaald door het aantal inwoners. Het minimale aantal is 2 leden en vervolgens mag een gemeente per 20.000 inwoners 1 extra lid afvaardigen. Ook verschilt het aantal stemmen per gemeente. Voor elke 10.000 inwoners heeft elke gemeente 1 stem, vermenigvuldigd met 2. Hoe de stemmen over de leden per gemeente verdeeld worden kan elke gemeenteraad zelf bepalen. Zo kan een raad bepalen dat het DB-lid (die dus tevens AB-lid is) een kleiner stemgewicht heeft dan de andere AB-leden uit de eigen gemeente. Het aantal taken van Holland Rijnland wordt minder. Ook verandert het karakter van de samenwerking. Dit was voor het Algemeen Bestuur op 5 maart jl. aanleiding om voor te stellen het aantal leden van het Algemeen Bestuur te verminderen tot 2 per gemeente. Minder frequent vergaderen in het Algemeen Bestuur, vaker een regionaal congres De gemeenschappelijke regeling bepaalt dat het Algemeen Bestuur minimaal vier keer per jaar moet vergaderen. Door een kleiner takenpakket en daaraan gekoppeld het aantal te verwachten formele besluiten is dit niet meer nodig. Door in de gemeenschappelijke regeling op te nemen dat het Algemeen Bestuur minimaal twee keer per jaar moet vergaderen blijft uiteraard de mogelijkheid bestaan vaker een vergadering uit te schrijven. 5

Vanuit verschillende gemeenten is aangegeven meer behoefte te hebben aan regionale bijeenkomsten zoals het regiocongres waar plaats is voor ontmoeting, netwerken en informatie uitwisseling. Een eenduidige samenstelling van het Algemeen Bestuur Momenteel zijn de delegaties in het Algemeen Bestuur van Holland Rijnland verschillend samengesteld. De gemeenschappelijke regeling maakt het mogelijk dat gemeentelijke delegaties in het Algemeen Bestuur bestaan uit raads- en/of collegeleden. Door verschillende leden van het Algemeen Bestuur is in het verleden aangegeven dat een verschillende samenstelling van delegaties, leidt tot een verschillende informatiepositie tussen de delegaties in het Algemeen Bestuur. In het algemeen wordt dan aangegeven dat collegeleden beter op de hoogte zijn doordat zij het voor traject van de besluitvorming in de portefeuillehouders overleggen hebben mee gemaakt. In eerdere discussies over de samenstelling van de delegaties aan het Algemeen Bestuur ontstond echter geen consensus tussen de deelnemende gemeenten over een eenduidige samenstelling van de delegaties. De wet gemeenschappelijke regeling geeft aan dat in ieder geval de leden van het Dagelijks Bestuur uit collegeleden gevormd moet worden en leden van het Dagelijks Bestuur ook lid moeten zijn van het Algemeen Bestuur. Nu de gemeenschappelijke regeling wordt gewijzigd ligt de vraag voor hoe de raden thans aankijken tegen de gewenste samenstelling van het Algemeen Bestuur en of zij bereid zijn zich neer te leggen bij de meerderheidsbesluitvorming ook al heeft de uitkomst niet de eigen voorkeur. Een extra lid in het Algemeen Bestuur voor delegaties met een lid in het Dagelijks Bestuur. Leden van het Dagelijks Bestuur zijn ook lid van het Algemeen Bestuur. Op dit moment maken de leden van het Dagelijks Bestuur onderdeel uit van de gemeentelijke delegaties aan het Algemeen Bestuur. Dit leidt er momenteel toe dat leden van het Dagelijks Bestuur naast het regionaal belang ook het “eigen” gemeentelijk belang in het Algemeen Bestuur moeten vertegenwoordigen. Hoewel nog niet vaak gebeurt, kan dat er toe leiden dat een lid van het Dagelijks Bestuur, als vertegenwoordiger van de “eigen” gemeenten tegen een voorstel van het Dagelijks Bestuur moet stemmen. Dit is extra bijzonder wanneer het de eigen portefeuille van het betreffende DB-lid betreft. Daarom wordt voorgesteld om de gemeenten die een lid voor het Dagelijks Bestuur leveren een extra lid in het Algemeen Bestuur toe te staan. Bij de stemverdeling krijgen de DB-leden dan een minimale stem. Het aantal leden van het Algemeen Bestuur wordt in dit voorstel uitgebreid met het aantal leden van het Dagelijks Bestuur. Een nieuwe samenwerking een nieuw Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur bestaat momenteel uit 7 leden. 1 voorzitter en 2 leden per cluster (Rijnstreek, Duin en Bollenstreek, Leidse regio). Bij de samenstelling van het Dagelijks Bestuur is geprobeerd rekening te houden met een goede verdeling tussen man-vrouw, burgemeesters en wethouders, politiek partijen en tussen grote en kleinere gemeenten. De transitie naar de nieuwe regionale samenwerking kan leiden tot een gewijzigde samenstelling van het Dagelijks Bestuur. Door het Algemeen Bestuur is bij de bespreking over hoe het Dagelijks Bestuur moet worden samengesteld expliciet aangegeven dat Holland Rijnland een samenwerking is van 14 in grootte verschillende gemeenten. Gemeenten die een verschillende scope kunnen hebben. En dat het van belang is deze verschillen voldoende vertegenwoordigd te hebben in het Dagelijks Bestuur. Wel zal het Dagelijks Bestuur een andere rol krijgen en minder formele taken. In de nieuwe regionale samenwerking blijft het Dagelijks Bestuur verantwoordelijk voor de formeel 6

overgedragen taken. Daarnaast bewaakt zij de integraliteit in besluitvorming op regionaal gebied. Het Dagelijks Bestuur signaleert kansen voor de regio, is het aanspreekpunt voor andere overheden en maatschappelijke partners. Ook is zij verantwoordelijk voor het beheer van de afgeslankte organisatie en de uitvoering van de projecten van het Regionaal InvesteringsFonds. Andere taken vraagt andere overlegvormen; van portefeuillehoudersoverleggen naar bestuurlijke werktafels In de uitgangspunten voor de verdere samenwerking is gekozen voor een scenario dat gaat voor een netwerksamenwerking met ruimte voor flexibele allianties tussen gemeenten en partners en een nadruk op de samenwerking binnen de clusters. Dit vraagt ook een andere opzet voor de portefeuillehoudersoverleggen. De portefeuillehoudersoverleggen vinden nu minimaal vier keer per jaar plaats ter voorbereiding van een vergadering van het Algemeen Bestuur. In de nieuwe bestuurlijke organisatie zullen de portefeuillehoudersoverleggen veranderen qua karakter. De bureaucratie kan worden verminderd door minder taken en benodigde besluitvorming. Daarmee kan ook de bestuurlijke drukte worden verminderd. De portefeuillehoudersoverleggen zullen zich meer richten op de platformfunctie, afstemming en belangenbehartiging. Daardoor ontstaan er bestuurlijke werktafels en is er volop ruimte voor kennisdeling en het vormen van nieuwe allianties tussen gemeenten. Ook wanneer de clusters als samenwerkingsniveau worden versterkt en wanneer taken worden verschoven naar de sub regionale schaal, blijft communiceren en elkaar informeren en van elkaar leren belangrijk. De portefeuillehoudersoverleggen zijn dan meer van en voor de portefeuillehouders zelf. De werkwijze wordt meer projectmatig ingericht. Daardoor kan de frequentie van de overleggen worden aangepast aan de behoefte. Is een bepaald project urgent, actueel en vraagt dit om geregelde afstemming dan kan een overleg worden geïntensiveerd. Zo niet dan kan dit worden teruggebracht tot een enkele bijeenkomst per jaar waar dan volop mogelijkheid is voor informatie-uitwisseling en kennisdeling. De agenda voor het portefeuillehoudersoverleg wordt dan ook voornamelijk vanuit de portefeuillehouders zelf bepaald. Wat onveranderd blijft bij de portefuillehoudersoverleggen is de advisering aan het Dagelijks en Algemeen Bestuur. Het Dagelijks Bestuur gebruikt de overleggen ter advisering voor het formele besluitvormingstraject en afstemming voor lobby en belangenbehartiging. Maar dat zal met een kleiner takenpakket minder zijn dan nu gebruikelijk. Betrokkenheid gemeenteraden primair de verantwoordelijkheid “eigen” college. Voor de regionale samenwerking tussen de deelnemende gemeenten is draagvlak bij de verschillende gemeenteraden essentieel. Dit draagvlak staat of valt met een goede informatievoorziening. Tijdens de werkconferentie is afgesproken dat het “eigen” college van burgemeester en wethouders primair verantwoordelijk voor informatie-uitwisseling en betrekken van gemeenteraad bij regionale agenda. Holland Rijnland faciliteert deze informatievoorziening (nieuwsbrief, website, bijeenkomsten).

7

AMBTELIJKE ORGANISATIE Minder taken voor het samenwerkingsverband veronderstelt naast een andere bestuurlijke organisatie ook een kleinere ambtelijke organisatie. Het Dagelijks Bestuur heeft daarom aan een kerngroep van gemeentesecretarissen en de regiosecretaris gevraagd om met een voorstel te komen voor een nieuwe ambtelijke organisatie. Uitgangspunten bij het terugbrengen van de Holland Rijnland organisatie: 1. opleveren van een besparing van minimaal 25% op de inwonersbijdrage 2. vrijmaken van een substantieel bedrag voor co(financiering) van regionale projecten Bij het uitwerken van de nieuwe ambtelijke organisatie zijn de volgende scenario’s uitgewerkt: 1. Holland Rijnland als zelfstandige organisatie waarbij de besparing wordt gerealiseerd. 2. Holland Rijnland als zelfstandige organisatie waarbij de huisvesting wordt ondergebracht bij een van de deelnemende gemeenten (of bestaande verbonden partij/gemeenschappelijke regeling) en door betreffende gemeente de ondersteuning op gebied van bedrijfsvoering wordt geleverd. 3. Holland Rijnland onderdeel maken van een (centrum) gemeente. Daarmee voert een gemeente de taken uit namens de regio (hosting door één gemeente). 4. Holland Rijnland taken onderbrengen bij verschillende gemeenten die de taken namens de regio uitvoeren (hosting door verschillende gemeenten). Deze scenario’s zijn via de scrum methode doorgerekend op kosten en voorzien van voor- en nadelen op het gebied van eigenaarschap, slagvaardigheid en continuïteit. Op basis van deze methode kwam de kerngroep van gemeentesecretarissen en regiosecretaris tot het volgende voorstel: Een zelfstandige ambtelijke organisatie, zodanig gehuisvest en voor de bedrijfsvoering ondersteund dat het als zelfstandige organisatie herkenbaar blijft. Dit voorstel kan op brede steun in de kring van gemeentesecretarissen rekenen. Daarna heeft het Dagelijks Bestuur dit voorstel heeft overgenomen. En ook tijdens de regionale werkconferentie van colleges van burgemeester en wethouders op 10 juli bleek er brede steun te zijn voor dit voorstel. Bij de uitwerking van de organisatievorm wordt het onderstaande betrokken. De regio zal zich vooral richten op regie, lobby en op het aanjagen van nieuwe initiatieven. Deze nieuwe regionale samenwerking kan worden gefaciliteerd door een lichte, wendbare organisatie die ruimte biedt aan tal van verschillende vormen van samenwerking, zoals netwerkbijeenkomsten, tafels en werkgroepen. De hoofdtaak van de organisatie is zorgen voor verbinding, ontmoeting en samenwerking. Er wordt samengewerkt met andere overheden, gemeenten onderling, het maatschappelijk middenveld, het onderwijs en het bedrijfsleven De organisatie wordt opgebouwd uit functies die de kern van het bestaan van de regionale organisatie raken; kennisdelen, belangenbehartiging, kansen signaleren en op kleine onderdelen gezamenlijke beleidsontwikkeling. Op deze wijze wordt de identiteit van een regionale organisatie behouden met haar specifieke eigenschappen van lobbyen en aanjagen. Dit betekent het uitbesteden van de bedrijfsvoeringstaken en het op een slimme wijze positioneren of uitbesteden van de uitvoerende taken. De organisatie dient herkenbaar te zijn voor externe partners om de regionale identiteit te vergroten. Het voorstel is daarom de nieuwe organisatie door een gemeente te laten huisvesten, maar herkenbaar als zelfstandige organisatie.

8

3 Gemeenschappelijke Regeling Alhoewel het karakter van de samenwerking in sterke mate zal veranderen, leidt de voorgestelde transitie slechts tot een beperkt aantal wijzigingen van de gemeenschappelijke regeling. Het zwaartepunt van de samenwerking lag de afgelopen tien jaar op de zogenaamde overgedragen taken. Deze taken zijn beschreven in artikel 5 van de gemeenschappelijke regeling. Het zwaartepunt van de samenwerking verschuift naar de zogenaamde platformfunctie. Een rol die is beschreven in artikel 4 van de gemeenschappelijke regeling. En die zich in grote mate afspeelt in het domein van de colleges van burgemeester en wethouders. Ook is de inzet dat veel van de samenwerking die nu nog op het schaalniveau van Holland Rijnland plaatsvindt gaat verschuiven naar het niveau van de clusters. Flexibel waar het kan, robuust waar het moet. Zo vraagt het beheer en besluitvorming van bijvoorbeeld het Regionaal InvesteringsFonds een robuust kader zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling en onderliggende verordening. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld de regionale woonruimteverdeling. De gevraagde robuustheid brengt ons tot de conclusie dat het op dit moment nog niet wenselijk is bevoegdheden zoals opgenomen in artikel 5 van de regeling te schrappen. Cofinanciering Een nieuw element in de samenwerking betreft het element cofinanciering. Hiervoor hoeft de gemeenschappelijke regeling niet te worden gewijzigd. Het is nu reeds mogelijk om cofinanciering voor taken zoals vastgelegd in artikel 5 in te zetten. Uiteraard is het hiervoor wel noodzakelijk dat dit in de begroting van het samenwerkingsorgaan ordentelijk is geregeld. Een concreet voorstel omtrent cofinanciering zal in 2015 aan het Algemeen Bestuur worden voorgelegd. Vormgeving bestuurlijke organisatie Afhankelijk van de reacties vanuit de raden in december 2014 omtrent de vormgeving van de bestuurlijke organisatie zal een voorstel worden gedaan tot wijziging van artikel 9 (samenstelling Algemeen Bestuur) en artikel 11 (frequentie vergadering Algemeen Bestuur). Na ontvangst van de reacties zal een voorstel aan het Algemeen Bestuur worden voorgelegd. Waarna vervolgens de gemeenteraden gevraagd zal worden met deze wijziging in te stemmen.

9

4 Financieel kader Uitgangspunt is de realisatie van een verlaging van de inwonerbijdrage van minimaal 25%. In de begroting zoals die in juni 2014 door het Algemeen Bestuur is vastgesteld is daarvan reeds – 5,31% (i.c. de strijknorm) opgenomen. Aanvullend daarop dient dan ook nog een besparing van € 1.232.770,= te worden gerealiseerd. Dit zal vooral gerealiseerd moeten worden door verlaging van de salariskosten en kosten voor bedrijfsvoering (o.a. huisvesting). Met het oog hierop is gestart met voorbereidingen van de reorganisatie van de ambtelijke organisatie. Het streven is deze op 1 april 2015 te hebben afgerond. Tot 1 april 2015 wordt gewerkt aan (pré)mobiliteit van de huidige medewerkers. Vanaf dat moment is duidelijk welke medewerkers binnen de nieuwe organisatie hun weg kunnen vinden en welke medewerkers als “boventallig” aangemerkt moeten worden. Het is aan de gezamenlijke gemeenten om de frictiekosten zo veel mogelijk te beperken. Dit hebben samenwerkende gemeenten zelf in de hand door vóór 1 april 2015 ruime mobiliteit te bewerkstelligen voor de huidige medewerkers van Holland Rijnland en een adequate oplossing te bieden voor de ná 1 april 2015 aangeduide boventallige medewerkers. Uitgaande van een nieuwe organisatie per 1 april 2015 kan een bezuiniging in 2015 gerealiseerd worden van 15,9 %. Het verschil van 9,1 % dat nog niet kan worden ingeboekt, komt doordat Holland Rijnland nog 3 maanden met een volledig personeelsbestand werkt, de huur van de vestiging aan het Schuttersveld 9 contractueel als eerste datum per 1 april 2016, kan opzeggen en de daarbij behorende facilitaire zaken zoals schoonmaak, automatisering, telefooncentrale e.d. zullen moeten doorgaan tot dat eerstvolgende opzegmoment van de contracten. Om de taakstelling te realiseren, zoals uitgewerkt in het Scrum 2 advies, zal het ‘hosten’ van de organisatie Holland Rijnland door gemeenten op tijd moeten zijn uitgewerkt. In de voorbereiding is via de gemeentesecretarissen de vraag voorgelegd of de gemeente interesse heeft om (delen van) de Holland Rijnland organisatie te ‘hosten’. Vanuit enkele gemeenten is daar positief op gereageerd en is indicatief gekeken naar welke bedragen gemoeid zouden zijn met dit ‘hosten’. Tijdens de collegewerkconferentie is afgesproken dat in de vervolgfase opnieuw aan de gemeenten de vraag wordt voorgelegd wie meer dan serieuze interesse heeft om (delen van) de Holland Rijnland organisatie te gaan ‘hosten’. Deze vraag zal in oktober 2014 opnieuw aan de colleges worden gesteld. Tijdige realisatie van de verplaatsingen van de medewerkers en realisatie van de indicatieve besparingen door middel van ‘hosten’ bij een gemeente of meerdere gemeenten, ligt dus in handen van het aanbod van diezelfde samenwerkende gemeenten. De samenwerkende gemeenten hebben op die manier de mogelijkheid de frictiekosten zoveel mogelijk te beperken. Op dit moment wordt gewerkt aan een meer gedetailleerde ‘uitvraag’ aan de gemeenten. Vervolgens zal met die gemeenten onderhandeld worden om te komen tot een werkbare dienstverleningsovereenkomst. Nogmaals opgemerkt dat de huisvestingskosten als gevolg van het lopende huurcontract en de daar aan gerelateerde kosten pas vanaf 1 april 2016 kunnen worden opgezegd. In bijgaand financieel overzicht is zichtbaar gemaakt wat de maximale besparingen kunnen zijn en in welk tempo ze gezien de vele stappen die nog moet worden gezet, gerealiseerd kunnen worden. Te realiseren bezuinigingen Doordat de ingeplande transitie per 1 april 2015 gaat plaatsvinden met daar bovenop de contractuele verplichtingen die Holland Rijnland nog heeft t.o.v. haar huisvesting, is het niet reëel het volledige bezuinigingspercentage van 25% op te nemen. Reëler is dat in 2015 een percentage van 15,9% wordt bereikt, in 2016 een percentage van 20,5% en daarna de 25%. Frictiekosten De nu opgenomen maximale frictiekosten is het verschil van personeelskosten tussen de primitieve begroting en de werkbegroting. In 2015 heeft dit betrekking op drie kwart jaar. Deze maximale frictiekosten van € 443.000 voor 2015, kan snel minder worden door de inzet van de samenwerkende gemeenten om het ‘boventallige’ personeelsleden van Holland 10

Rijnland over te nemen en een goede en adequate ‘hosting’ voor Holland Rijnland te realiseren. Dit zal zijn directe uitwerking hebben op de in de jaarrekening 2013 opgenomen reservering “frictiekosten” en de te verrekenen maximale frictiekosten de jaren erna. Dekking voor de frictiekosten  Om de frictiekosten zoveel mogelijk te beperken heeft het AB de reserve van € 120.000 beschikbaar gesteld om (pré)mobiliteit extra te kunnen stimuleren. Voor de frictiekosten heeft het Algemeen Bestuur een reserve gevormd van € 430.000. Dit bedrag is nog niet beschikbaar gesteld. Op dit moment is nog niet duidelijk hoe hoog de frictiekosten uitvallen. Daarom wordt nu nog uitgegaan van de maximale frictiekosten op de personeelskosten. 

De werkbegrotingen zijn opgesteld met in acht name van de organisatiewijziging per 1 april 2015 en op het zo kort mogelijke termijn opzeggen van contracten. Te denken valt hierbij vooral aan de huisvestingskosten. Het streven van Holland Rijnland is om zo spoedig mogelijk op de beoogde bezuinigingen te komen van minimaal 25%. In de begroting van 2015 is -5,1% van de taakstelling opgenomen en wordt de begroting met nog eens 10,8% worden teruggezet, tezamen is dit 15,9%. Voor2016 zal de totale bezuiniging uitkomen op 20,5%, waarna vanaf de begroting van 2017 de taakstelling van minimaal -25% in zijn geheel is gerealiseerd.



Ruimte cofinanciering; eerst na realisatie van de taakstelling – 25% op de inwonerbijdrage zal dit bedrag voor cofinanciering worden aangewend. Overigens zal in 2015 concrete besluitvorming door het Algemeen Bestuur plaatsvinden v.w.b. de concrete invulling van de cofinanciering.

                           

Bezuiniging op Bijdrage gemeenten Vermindering gemeentelijk bijdrage Minimale bezuiniging op bijdrage (25%)

Begroting 2015

Scrum Variabele 2

Werkbegroting 2015

Werkbegroting 2016

Werkbegroting 2017

0 1.589.191 1.232.770 1.232.770

665.152 1.232.770

948.961 1.232.770

1.232.770 1.232.770

356.421

0

0

0

Scrum Variabele 2

Werkbegroting 2015

Werkbegroting 2016

Werkbegroting 2017

8,6 12,5 15,5 7,5 23,5

6,8 0,0 12,9 6,1 23,5

6,8 1,8 12,9 6,1 23,5

6,8 0,0 12,9 6,1 23,5

6,8 0,0 12,9 6,1 23,5

67,5

49,3

51,1

49,3

49,3

643.411 523.003 769.335 0 1.185.938 1.003.016 567.816 468.059 1.418.152 1.457.198

523.003 106.572 1.003.016 468.059 1.457.198

523.003 0 1.003.016 468.059 1.457.198

523.003 0 1.003.016 468.059 1.457.198

4.584.652 3.451.276

3.557.848

3.451.276

3.451.276

Ruimte voor cofinanciering

0

Begroting 2015

Formatie Bestuur & ondersteunende taken Bedrijfsvoering Financiën RuAg* SoAg beleid RBL-RMC-RMK

 

Totaal fte Bestuur & ondersteunende taken Bedrijfsvoering Financiën RuAg* SoAg beleid RBL-RMC-RMK Totaal Salaris

-

-

-0

11

                                                                                                       

Begroting 2015

Scrum Variabele 2

Werkbegroting 2015

Werkbegroting 2016

Werkbegroting 2017

Salaris Taakstelling RuAg Urgentie Taakstelling Leerplicht Taakstelling RMK overige personeelskosten overige afdelingskosten

0 1.133.376 18.354 105.805 39.915 76.860 17.339

1.026.804 18.354 105.805 39.915 183.432 17.339

1.133.376 18.354 105.805 39.915 76.860 17.339

1.133.376 18.354 105.805 39.915 76.860 17.339

Algemene kosten Huisvestingskosten Apparaatskosten Automatiseringskosten Kapitaalslasten

0 0 0 0 0

-438.970 420.410 238.180 17.610 92.288

30.470 29.613 5.110 5.550 0

30.470 30.911 128.073 14.595 92.288

30.470 20.090 169.060 17.610 92.288

Projectgelden domein Ruimte Inbesteding Bedrijfsvoering

0 0

276.000 -408.000

276.000 -306.000

276.000 -408.000

276.000 -408.000

-767.236

-607.044

-356.417

24

-5

19

19

0 1.589.191

665.152

948.961

1.232.770

-

0

-

-

Scrum Variabele 2

Werkbegroting 2015

Werkbegroting 2016

Werkbegroting 2017

870.669 498.961 274.216 0 1.818.684 1.363.846 861.721 618.163 1.277.432 1.273.230 426.258 564.604 346.941 0

702.163 0 1.339.596 607.001 1.353.654 575.193 0

702.163 0 1.339.596 607.001 1.353.654 575.193 0 -225.617

702.163 0 1.339.596 607.001 1.353.654 575.193 0 -258.799

767.236

607.044

356.417 4.318.808

Besparingen

Extra bedrijfsvoeringskosten door afbouw Afronding

0

Totale besparing

Begroting 2015

Uitgaven Afdelingskosten Bestuur & ondersteunende taken Bedrijfsvoering Financiën RuAg* SoAg beleid Leerplicht RMK Jongerenloket Nog te verdelen over afdelingen Extra bedrijfsvoeringskosten door afbouw Totaal Afdelingskosten

5.875.921 4.318.804

4.577.607

4.351.990

-

-

-

273.230 273.230 154.308 562.308 1.895.183 1.600.829 2.852.330 2.892.245 202.766 17.132

273.230 460.308 1.600.829 1.603.622 17.132

273.230 562.308 1.600.829 1.603.622 17.132

273.230 562.308 1.600.829 1.603.622 17.132

5.377.817 5.345.743

3.955.120

4.057.120

4.057.120

-

-

8.532.727

8.409.110

8.375.928

0 443.000

603.192

853.819

443.000

603.192

853.819

-

Projectkosten Bestuur & ondersteunende taken Bedrijfsvoering Financiën RuAg* SoAg beleid RBL-RMC-RMK* Totaal Projectkosten

-

Totale Lasten

11.253.738 9.664.547

Frictiekosten Maximale te verrekenen frictiekosten Reserve frictiekosten Totaal

12

Begroting 2015

Inkomsten

           

Bijdrage Gemeenten Transitiebudget 3D Jeugd Volwassen educatie RMC+ Kwalificatieplicht Bijdrage ROC 18+project Subsidie PZH culturele aanjager Bijdrage ROV verkeersveiligheid Subsidie PZH CVV Subsidie PZH CVV tbv uren Leges Rente Inkomsten derden Totale Baten

Scrum Variabele 2

Werkbegroting 2015

Werkbegroting 2016

Werkbegroting 2017

6.458.470 4.869.279

5.793.318

5.509.509

5.225.700

1.288.623 1.288.623 1.500.000 1.500.000 780.000 780.000 70.000 70.000 22.000 22.000 447.585 447.585 350.000 350.000 45.000 45.000 35.000 35.000 257.060 257.060

0 1.500.000 780.000 70.000 22.000 447.585 350.000 45.000 35.000 257.060

0 1.500.000 780.000 70.000 22.000 447.585 349.999 45.001 35.000 257.060

0 1.500.000 780.000 70.000 22.000 447.585 349.998 45.002 35.000 257.060

4.795.268 4.795.268

3.506.645

3.506.645

3.506.645

11.253.738 9.664.547

9.299.963

9.016.154

8.732.345

0

-

-

-

-

Opmerking: De subsidie inkomsten van 45.000,- CVV en € 780.000 RMC+Kwalificatieplicht dienen als dekking van formatie de andere bedragen zijn dekking voor incidentele kosten.

13

5 Vervolgproces - 17 december 2014; besluitvorming Algemeen Bestuur over herbevestiging uitspraken in overdrachtsdocument maart 2014 en reactie op vragen over bestuurlijke organisatie. - maart 2015; besluitvorming Algemeen Bestuur over gewijzigde gemeenschappelijke regeling. - na maart 2015; besluitvorming in gemeenteraden over gewijzigde gemeenschappelijke regeling. Wijziging is pas van kracht wanneer alle 14 gemeenteraden hebben ingestemd. Na de reacties van de gemeenteraden in het Algemeen Bestuur in december 2014 op de vragen over de bestuurlijke organisatie, zal een voorstel worden opgesteld voor een wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Dit voorstel zal vermoedelijk aan het Algemeen Bestuur van maart 2015 worden voorgelegd. Daarna wordt de gemeenteraden gevraagd in te stemmen met wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Deze wijzigingen zijn pas van kracht nadat daarna elke gemeenteraad met deze wijzigingen heeft ingestemd. Deze besluitvorming is voorzien in het tweede kwartaal van 2015. Parallel aan deze besluitvorming wordt de reorganisatie van de ambtelijke organisatie in gang gezet. Inzet is dat op 1 april 2015 de nieuwe organisatie van start gaat. De periode 1 april 2015 tot 1 april 2016 zal nodig zijn om de gehele transitie vorm te geven.

14

Bijlage: besluit Algemeen Bestuur 5 maart 2015: “#Kracht 15 Positionering en Profilering Holland Rijnland”. Nb: In de op 5 maart 2014 door het Algemeen Bestuur voorgestelde samenwerkingsagenda werd nog voorzien in de inrichting van een organisatievorm voor opdrachtgeverschap, contractuering/subsidiëring van zorgaanbieders voor specialistische zorg en begeleiding voor de AWBZ/WMO. Deze ambitie is niet meer van toepassing omdat de gemeenten intussen hebben besloten dat keuzes lokaal moeten worden gemaakt. Wel bestaat de mogelijkheid dat er sub regionaal wordt ingekocht. Maar dit is dus geen ambitie voor de samenwerkingsagenda Holland Rijnland.

15

  #Kracht 15 Positionering en Profilering Holland Rijnland  Deze richtinggevende notitie is de uitkomst van het proces #Kracht15 Positionering en Profilering  Holland Rijnland. De richting zoals geschetst in deze notitie is een belangrijk overdrachtsdocument  naar de nieuwe gemeenteraden. We vragen het Algemeen Bestuur in te stemmen met:   

1.    de bestuurlijke ambitie om in het ruimtelijke, economisch‐ en sociaal domein samen te  werken   

2.    het vernieuwen van de gemeenschappelijke regeling, met voor wat betreft het fysiek domein  een lichter takenpakket en v.w.b. het sociaal domein een aangepast takenpakket   

3.    het inzetten van Holland Rijnland voor gezamenlijke lobby en belangenbehartiging (zoals  gesprekken met andere overheden) waarbij ruimte moet zijn om kansen voor de regio  gezamenlijk op te pakken   

4.    het uitvoeren en afronden van Programma van Afspraken / RIF‐projecten   

5.    de ambitie van gemeenten om meer op het niveau van de clusters of individuele gemeenten  samenwerking te organiseren. De samenwerking op regionaal niveau moet complementair  zijn aan de samenwerking op clusterniveau. Op deze wijze voorkomen we dat onderwerpen  dubbel worden opgepakt of dat onderwerpen tussen wal en schip belanden en blijven liggen   

6.    het voorleggen van onderstaande notitie(inclusief de inhoud van de regionale  samenwerkingsagenda) aan de nieuwe raden en colleges als richting voor de regionale  samenwerking in de toekomst   

7.    het opheffen van de stuurgroep Holland Rijnland en de ambtelijke begeleidingsgroep en  resterende taken #Kracht15 over te dragen aan het Dagelijks Bestuur waarbij de  secretarissen van gemeenten nauw betrokken blijven   

8.    GEWIJZIGD: ‐het woord minimaal toegevoegd‐ t.g.v. van amendement tijdens de AB‐ vergadering van 5 maart 2014    het verstrekken van de opdracht om scenario’s uit te werken voor de ambtelijke en  bestuurlijke inrichting van Holland Rijnland waarbij rekening wordt gehouden met de  uitgangspunten van minimaal 25% minder inwonerbijdrage en een substantieel  bedrag voor cofinanciering   

9.    VERVALLEN t.g.v. een amendement tijdens de AB‐vergadering van 5 maart 2014  het verzoek aan de huidige voorzitter om voor de komende bestuursperiode een Dagelijks  Bestuur te formeren en om in overleg met de colleges van burgemeester en wethouders tot  een voordracht aan het Algemeen Bestuur te komen, waarbij uitgegaan wordt van een  verkleind Dagelijks Bestuur van vier (exclusief voorzitter)   

   

Het proces #Kracht15 heeft geleid tot een samenwerkingsagenda waarin deelnemende gemeenten  benoemd hebben op welke thema’s en activiteiten zij de komende periode met elkaar op regionaal  niveau willen samenwerken.   

De deelnemende gemeenten hebben een onverminderde ambitie om regionaal samen te werken. Ze  hebben regionaal een gevoel van verbondenheid nu en in de toekomst. 

Op dit moment concluderen gemeenten dat ze gezamenlijk op regionaal niveau, minder concrete  ambities delen op de economische en ruimtelijke agenda, maar op de sociale agenda (inclusief drie  decentralisaties) juist veel (meer) zaken regionaal willen oppakken.   

De  gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland blijft dus bestaan met op dit moment een dunner  takenpakket op de fysieke agenda en voor het sociaal domein een uitbreiding op het huidige  takenpakket van de gemeenschappelijke regeling. Samenwerkingsthema’s die niet (meer) in de  gemeenschappelijke regeling worden opgenomen, zullen naar verwachting in clusterverband worden  opgepakt. Als we het hebben over clusters gaat het op dit moment over de drie geografische  clusters. Er bestaat daarnaast de behoefte aan thematische clustering, waarin gemeenten los van  regionale ligging samenwerken. In de toekomst zal dit als netwerkconstructie waarschijnlijk veel  vaker gaan gebeuren. 

INHOUD SAMENWERKINGSAGENDA  Onderstaande samenwerkingsagenda is opgehaald en besproken  met ambtelijke organisaties en  bestuurders. Voor de agenda ruimte en economie zijn regionaal een aantal thema’s van belang :  ruimte, wonen, mobiliteit, groen en economie. Op deze agenda  zien we dat er op dit moment geen  nieuwe ambities zijn en is de agenda voor ruimte en economie daarmee dunner dan voorheen.   

Naast de taken in onderstaande samenwerkingsagenda, worden de volgende activiteiten op  regionaal niveau belegd en gelden voor zowel de fysieke als sociale agenda:  1.    lobby en belangenbehartiging van onderwerpen uit de regio (geïnitieerd door een of  meerdere deelnemende gemeenten)  2.    signaleren en benoemen van nieuwe ontwikkelingen (signaalfunctie en mogelijkheid te  anticiperen zodat cofinanciering mogelijk blijft en subsidies aangevraagd kunnen worden)  3.    regionale afstemming van thema’s die de regio aan gaan (platformfunctie)   

 

AGENDA RUIMTE EN ECONOMIE  RUIMTE  Op het thema ruimte willen de gemeenten regionaal werken aan:    1.    de regionale structuur visie (RSV). De bestaande visie blijft behouden en geeft hoofdlijnen  aan voor het gebied regio Holland Rijnland, ten behoeve van gesprekken met de provincie 

  Wat de gemeenten niet meer op regionaal niveau oppakken:  2.    het periodiek actualiseren van de RSV (eigenaarschap voor ontwikkelen structuurvisie komt  te liggen bij clusters ; belangrijk is dat de visies op clusterniveau worden afgestemd met de  regio, waarbij focus komt te liggen op de grensvragen en de effecten voor deelnemende  gemeenten in de regio)   

WONEN  Op het thema wonen willen de gemeenten regionaal werken aan:    1.    het organiseren van een regionale woonruimteverdeling om een eerlijke en gelijke verdeling  van woonruimte voor burgers te organiseren ongeacht de gemeente waar zij vandaan  komen. Hiervoor wordt regionaal een huisvestingsverordening gehanteerd en een  bezwarencommissie, een urgentiecommissie en een klachtencommissie georganiseerd  2.    afstemming nieuwbouwprogramma’s waarin onderwerpen als verdeling van de schaarste /  groei worden besproken en afgestemd 

  Operationeel zullen de volgende taken regionaal opgepakt worden voor wonen:  3.    uitvoeren van Besluit Woning gebonden Subsidies (administreren). Deze taak gaat met name  over het uitkeren van toegekende gelden met een looptijd tot 2018 

  MOBILITEIT  Op het thema mobiliteit willen de gemeenten regionaal werken aan:    1.    de uitvoeringsplannen zoals genoemd in het regionaal verkeers‐ en vervoerplan (RVVP). Dit  als onderlegger voor gelden Brede Doel Uitkeringen (BDU) waarbij de  uitvoeringsplannen  regelmatig worden aangepast. Deze uitvoeringsplannen worden regionaal opgepakt  (waaronder fietsnetwerk woon‐werkverkeer) 

2.    het organiseren van afstemming als het moment van aanbesteden in zicht komt. Onderwerp  van gesprek gaat over de mate waarin het noodzakelijk is een regionaal standpunt te  formuleren 

  Wat de gemeenten niet meer op regionaal niveau oppakken:  3.    het actualiseren van het RVVP  4.    regionale ov visie blijft behouden, maar zal de komende jaren geen actualisatie behoeven 

  Operationeel zullen de volgende taken regionaal opgepakt worden voor mobiliteit:  5.    het coördineren van de subsidieaanvraag ten behoeve van projecten verkeersveiligheid  6.    het aanvragen en coördineren van brede doeluitkeringen (BDU) voor de uitvoering van  regionale verkeer‐ en vervoersprojecten. Dit zijn financieringsprogramma’s waarmee  gemeenten gezamenlijk grote verkeer‐ en vervoersprojecten kunnen realiseren (NB. de  verstrekker vereist een aanvraag vanuit de regio of provincie)  7.    aanbesteden en uitvoeren van het collectief vraagafhankelijk vervoer (CVV). Het  aanbesteden en aansturen van de vervoerder van regionaal vraagafhankelijk vervoer zoals de  Regio Taxi  8.    actualiseren van de Regionale Verkeer en Milieu Kaart   

GROEN (natuur en landschap)  Op het thema groen willen de gemeenten regionaal werken aan:    1.    het beheer van het groenprogramma. De regio stelt groengelden ter beschikking aan  gemeenten indien hiervoor een plan wordt ingediend  2.    aan versterking van uitvoeringskracht  op het thema groen. Met deze versterking kunnen  projecten worden opgepakt en gerealiseerd  3.    het benutten van kansen voor het verder uitbreiden en verbeteren van de bereikbaarheid  van groenblauwe verbindingen (wandel‐ en fietspaden en vaarwegen)   

ECONOMIE  Op het thema economie willen de gemeenten regionaal werken aan:    1.    het signaleren en benoemen van nieuwe ontwikkelingen (signaalfunctie en mogelijkheid te  anticiperen zodat cofinanciering mogelijk blijft en subsidies aangevraagd kunnen worden)  2.    het organiseren van capaciteit en geld (cofinanciering) voor innovatie, samen met  ketenpartners  3.    het zijn van aanspreekpunt voor de provincie in het Regionaal Economisch Overleg. Provincie  vraagt advies over ontwikkelingen binnen de regio en kan standpunten van regio meenemen. 

  Wat de gemeenten niet meer op regionaal niveau oppakken:  4.    op het gebied van recreatie en toerisme worden geen activiteiten ontplooit, anders dan wat  een relatie heeft met het beheer van het groenprogramma   

Discussiepunt voor de agenda:  5.    voor het onderwerp detailhandel is nog geen keuze gemaakt. Het nieuwe Algemeen Bestuur  moet zich uitspreken of dit onderwerp regionaal wordt opgepakt   

  Door de gemeenten in de Duin‐ en Bollenstreek en Leidse Regio is een Regionaal Investeringsfonds  (RIF) ingesteld. In 17 jaar is € 180 miljoen bijeengebracht voor cofinanciering van de RijnlandRoute,  het HOV‐programma, de noordelijke ontsluiting Bollenstreek, herstructurering Bollenstreek en een  groenprogramma. Beheer van het RIF blijft een taak van de GR Holland Rijnland. 

SOCIALE AGENDA  Op de sociale agenda bestaat veel energie en urgentie om regionaal samen te werken. De behoefte  is om op lokaal of cluster niveau vrijheid te hebben en lokale keuzes te maken; op bepaalde thema’s  is er behoefte en noodzaak tot regionale samenwerking. De tijdlijn die gemeenten met elkaar voor  ogen hebben voor de samenwerkingsagenda is circa drie  jaar. De ontwikkelingen binnen het sociaal  domein zijn dermate complex dat het niet wenselijk is (en ook niet doenlijk) op dit moment een  samenwerkingsagenda voor langere termijn te bepalen.  Voor wat betreft de onderdelen die de sociale agenda bevatten, is hieronder een weergave gemaakt  van de activiteiten die de regio in de toekomst zal (blijven) uitvoeren.  Allereerst wordt veel belang gehecht aan het oppakken van taken die vanuit het Rijk naar de  gemeenten komen (decentralisaties). Hiervoor is binnen Holland Rijnland al een Projectgroep actief  die visievorming en beleidsvorming heeft opgepakt. Zij hebben in dit kader al handreikingen en  scenario’s voor gemeenten opgeleverd.  De onderwerpen zoals hieronder beschreven kunnen een aanvulling zijn op de huidige  gemeenschappelijke regeling. Afhankelijk van keuzes in de samenwerking, (alleen platform of ook  gezamenlijke inkoop), kunnen taken worden toegevoegd aan de gemeenschappelijke regeling.   

WERK  Op het thema werk willen de gemeenten regionaal werken aan:  1.    het inrichten van een regionaal werkbedrijf (wettelijke verplichting)  2.    het hanteren van een gezamenlijke werkgeversbenadering (werkgevers worden uniform  benaderd; zijn daardoor eerder geneigd zaken te doen met de regio). Gemeenten  voorkomen daarmee onderlinge concurrentie  3.    het ontwikkelen van gezamenlijk beleid en instrumenten (bv. loonkostensubsidie, no risk  polis). Deze gezamenlijke uitgangspunten zijn nodig om eenduidig in gesprek te kunnen gaan  met werkgevers en hen te faciliteren in het aannemen van werknemers (geen verschil tussen  een werknemer uit gemeente x en gemeente y)  4.    het gezamenlijk benutten van gelden uit het Europees Sociaal Fonds (ESF) (gezamenlijk  aanvragen vergroot kans op verkrijgen gelden; kennis en expertise van subsidieaanvraag  worden gedeeld)   

  AWBZ / WMO  Op het thema AWBZ/WMO willen de gemeenten regionaal werken aan:  1.    het uitwerken van voorstellen over: het subregionaal dan wel regionaal vormgeven van de  anonieme hulplijn, op het gebied van beschermd wonen, invulling van  cliëntondersteuning/nieuwe rol MEE, bovenlokale speciale voorzieningen en wijze van  financieren  2.    het inrichten van een organisatievorm voor opdrachtgeverschap, contractering/subsidiëring  van zorgaanbieders voor specialistische zorg en begeleiding  3.    de samenwerking met het zorgkantoor en de zorgverzekeraars waar het gaat om overdracht  en afstemming van de zorg (incl. de extramuraliseringsopgave)  4.    afspraken binnen de OGGZ/GGZ‐keten om de overdrachtsmomenten van preventie tot  maatschappelijke opvang goed te laten verlopen en het maken van afspraken over het  niveau van preventie 

JEUGD  Op het thema jeugd willen de gemeenten regionaal werken aan:  1.    het vaststellen van een beleidsplan, het maken van kwaliteitsafspraken over preventie en het  uitwerken van een voorstel voor het oppakken van de doelgroep 16/18‐23 jaar (overgang  jeugdzorg naar wmo)  2.    het inrichten van een organisatievorm voor opdrachtgeverschap, contractering/subsidiëring  van zorgaanbieders voor specialistische zorg, pleegzorg, gedwongen kader en nadenken over  de financieringsvormen (bv. hoe geven we de goede prikkels? Solidariteit)  3.    de transformatie van zorg en het vormgeven van Jeugd‐ en gezinsteams dmv proeftuinen (2  jaar). Belangrijke aspecten daarin zijn: de gewenste cultuurverandering, de wijze van  financieren, het bewaken van kwaliteit, de wijze van monitoren en de evaluatie regionaal  aanpakken  4.    samen met WMO: de samenvoeging van het AMK en het Steunpunt Huiselijk geweld tot het  AMHK  5.    actieplan jeugd (integrale aanpak in relatie tot onderwerpen werk en AWBZ/WMO   

SOCIALE AGENDA UITVOERENDE TAKEN  Naast deze activiteiten op het  sociaal domein zijn er op de sociale agenda nog uitvoerende taken die  gezamenlijk opgepakt worden:  1.    de inkoop van volwasseneneducatie  2.    faciliteren van de aanvraag en inzet van rijksmiddelen voor cultuurparticipatie  3.    de leerplichttaken in het Regionaal Bureau Leerplicht (RBL)(voor de Duin en bollenstreek en  Leidse regio)  4.    het registreren van vroegtijdig schoolverlaters (zonder startkwalificatie), het organiseren van  de samenwerking tussen onderwijs en gemeenten om voortijdig schoolverlaten te  voorkomen en het bieden van trajectbegeleiding aan de voortijdig schoolverlaters. Hiervoor  zijn de functies van Regionale Meld‐ en Coördinatie voortijdig schoolverlaten (RMC) en de  registratie van schoolverzuim en leerlingenadministratie vormgegeven (voor de Duin en  Bollenstreek en Leidse regio) 

WIJZE VAN ORGANISEREN  De samenwerkingsagenda van Holland Rijnland wordt dunner op de fysieke agenda. De focus van de  agenda verandert daarmee, er komt meer nadruk te liggen op de sociale agenda.  Het terugbrengen van het aantal activiteiten in de Holland Rijnland organisatie heeft  gevolgen voor  de ambtelijke organisatie. Uitgangspunten bij het terugbrengen van de Holland Rijnland organisatie:  1.    opleveren van een besparing van minimaal 25% op de inwonersbijdrage  2.    vrijmaken van een substantieel bedrag voor co(financiering) van regionale projecten 

  Bij het uitwerken van de ambtelijke organisatie van Holland Rijnland kunnen de volgende scenario’s  worden uitgewerkt:  1.    Holland Rijnland als zelfstandige organisatie waarbij besparing is gerealiseerd  2.    Holland Rijnland als zelfstandige organisatie waarbij de huisvesting wordt ondergebracht bij  een van de deelnemende gemeenten (of bestaande verbonden partij/gemeenschappelijke  regeling) en door betreffende gemeente de ondersteuning op gebied van bedrijfsvoering  wordt geleverd  3.    Holland Rijnland onderdeel maken van een (centrum) gemeente. Daarmee voert een  gemeenten de taken uit namens de regio (hosting door één gemeente)  4.    Holland Rijnland taken onderbrengen bij verschillende gemeenten die de taken namens de  regio uitvoeren (hosting door verschillende gemeenten) 

  Naast de ambtelijke organisatie is de behoefte uitgesproken om de bestuurlijke drukte te  verminderen. Voorstel is de bestuurlijke organisatie van Holland Rijnland als volgt vorm te geven:  1.    een kleiner Algemeen Bestuur (AB) waarbij gedacht wordt aan maximaal twee deelnemers  per gemeenten waarbij een AB wordt georganiseerd waar maximaal 28 deelnemer zitting  nemen  2.    het Dagelijks Bestuur (DB) kan bestaan uit vier portefeuillehouders en een voorzitter (totaal  vijf leden)  3.    de Portefeuillehoudersoverleggen (PHO’s) hebben hun meerwaarde in het verleden  bewezen. Dit wordt belangrijk gevonden om in stand te houden, waarbij aandacht uit moet  gaan naar een slimme wijze van organiseren. Denk bijvoorbeeld aan een combinatie van  PHO’s en netwerkbijeenkomsten  4.    voor raadsleden is het van belang dat ze nauw betrokken blijven bij de  samenwerkingsopgaven van de regio. Met een jaarlijks regiocongres en aanvullend drie  inhoudelijke themabijeenkomsten, worden raadsleden op de hoogte gehouden van de  laatste ontwikkelingen. Daarnaast kunnen raadsleden op eigen initiatief  bijeenkomsten/gesprekken organiseren indien hier behoefte aan is en de noodzaak ervan  wordt ingezien 

VERVOLGPROCES  De komende maanden zullen een aantal stappen genomen moeten worden om de samenwerking te  organiseren :   

1.    het opheffen van de stuurgroep Holland Rijnland en de ambtelijke begeleidingsgroep. De  taken ten behoeve van de tweede fase #Kracht15 over te dragen aan het Dagelijks Bestuur  2.    het Dagelijks Bestuur werkt met de nieuwe colleges van B&W en de raden de koers  #Kracht15 verder uit (daarbij denkt de stuurgroep aan een collegewerkconferentie of een DB  dat in overleg met de colleges het gesprek op clusterniveau voert)  3.    opstellen een voorstel wijziging van de gemeenschappelijke regeling (gepland AB van juni)  4.    voorleggen aan de raden voor definitieve besluitvorming (nieuwe begroting cq  begrotingswijziging uiterlijk AB van december)  5.    vragen klankbordgroep van raadsleden (en/of afzonderlijke raadsleden) het DB te adviseren  over het betrekken van de raden 

WAT BETEKENT DIT VOOR DE HUIDIGE GEMEENSCHAPPELIJKE  REGELING?  Voor de huidige gemeenschappelijke regeling betekent dit dat de volgende aspecten in de  gemeenschappelijke regeling komen te vervallen: 

  Economische zaken:  1.    regionale economische ontwikkelingsstrategie (REOS);  2.    bedrijventerreinenstrategie; (geen urgentie ‐ cluster)  3.    regionale visie toerisme en recreatie 

  Natuur en Landschap  1.    het vaststellen en periodiek actualiseren van een landschapsbeleidsplan (uitvoeringsplannen  wel) 

  Ruimtelijke ordening  1.    het vaststellen en periodiek actualiseren van een Regionaal Structuurplan (RSP) c.q. een  regionale structuurvisie  2.    Geen herstructureringsprogramma op regionaal niveau 

  Verkeer en vervoer  1.    het instellen en beheren van een regionaal mobiliteitsfonds  2.    het vaststellen en jaarlijks actualiseren van een regionaal prioriteiten‐ en  investeringsprogramma 

  Voor de nieuwe gemeenschappelijke regeling betekent dit dat met de volgende aspecten rekening  gehouden moet worden: 

  1.    het is van belang afspraken te maken over de middelen die gemeenten beschikbaar stellen  voor het benutten van kansen en organiseren van cofinanciering (op het thema economie)  2.    ten behoeve van de sociale agenda is het de overweging waard (op het gebied van de drie  decentralisaties: werk, AWBZ/WMO en jeugd) artikelen op te nemen in de  gemeenschappelijke regeling, als gemeenten verder zijn in het uitwerken van de  samenwerking (een voorbeeld is de inkoop van jeugdzorg). 

BIJLAGEN  Deze notitie is het resultaat van een proces waarin gemeenten een intensief traject hebben  doorlopen in het benoemen van hun gezamenlijke regionale ambities en de manier waarop zij hun  samenwerking willen vormgeven. In dit proces zijn verschillende producten opgeleverd en  bijeenkomsten georganiseerd om te komen tot bovenstaande samenwerkingsagenda.   

Om het Algemeen Bestuur maximaal te faciliteren in het voeren van het juiste gesprek, is er voor  gekozen een korte en overzichtelijke notitie op te stellen. Om deze reden is niet alle informatie  opgenomen in de tekst die is gehanteerd in de laatste weken van het proces #Kracht15.   

Twee onderdelen zijn opgenomen als bijlage.    1.    taakanalyse Holland Rijnland. De taakanalyse is een weergave op hoofdlijnen van de taken  die plaatsvinden in de organisatie Holland Rijnland en welke kosten en baten gemoeid zijn  met het uitvoeren van deze taken.  2.    een verzameling verslagen van de gesprekken die hebben plaatsgevonden tijdens het regio  congres op 15 januari. Raadsleden zijn met elkaar in gesprek gegaan over de inhoudelijke  thema’s : agenda ruimte & economie en de sociale agenda (jeugd, werk en AWBZ/WMO).  Om een sfeerbeeld mee te geven en een beeld van de inhoudelijke standpunten, zijn deze  gespreksverslagen opgenomen in de bijlage. 

In Holland Rijnland werken samen: Alphen aan den Rijn, Hillegom, Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Nieuwkoop, Noordwijk, Noordwijkerhout, Oegstgeest, Teylingen, Voorschoten en Zoeterwoude

Aan de Gemeenteraden in de regio Holland Rijnland

Leiden: 9 oktober 2014 Kenmerk: UIT-14-06863

Contact: N.J. Verschuure Telefoon: (071) 523 90 90 E-mail: [email protected] Bijlage: ja

Onderwerp: Voorbereiding vergadering Algemeen Bestuur over de bestuurlijke organisatie. Geachte raad, Op 10 juli 2014 vond de regionale werkconferentie plaats over de koers van de regionale samenwerking Holland Rijnland. Vanuit alle colleges van burgemeester en wethouders waren delegaties vertegenwoordigd. Aan de hand van twee presentaties zijn voorstellen voor een nieuwe bestuurlijke en ambtelijke organisatie besproken. Tijdens de regionale conferentie bleek ook dat onder de nieuwe colleges van burgemeester en wethouders brede steun bestaat voor de richtinggevende uitspraken van het Algemeen Bestuur van 5 maart jl. Bij de regionale werkconferentie is afgesproken dat het Algemeen Bestuur gevraagd zal worden deze richtinggevende uitspraken te herbevestigen. Bij de bespreking over de voorstellen voor een nieuwe bestuurlijke organisatie is bovendien afgesproken daarvoor een aantal vragen expliciet aan de gemeenteraden voor te leggen. Deze volgen hieronder. Herbevestiging gevraagd Het Algemeen Bestuur heeft op 5 maart 2014 in een overdrachtsdocument een aantal richtinggevende uitspraken gedaan met betrekking tot de verdere regionale samenwerking. Aan de nieuwe gemeenteraden wordt gevraagd of zij deze uitspraken onderschrijven. Daarom zal in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 17 december een voorstel voor de herbevestiging van de onderstaande voorstellen worden voorgelegd. Het besluit van 5 maart komt op deze vijf uitspraken neer: 1 2 3 4

De bestuurlijke ambitie om in het ruimtelijke, economisch- en sociaal domein samen te werken; Het vernieuwen van de gemeenschappelijke regeling, met voor wat betreft het fysiek domein een lichter takenpakket en v.w.b. het sociaal domein een aangepast takenpakket; Het inzetten van Holland Rijnland voor gezamenlijke lobby en belangenbehartiging (zoals gesprekken met andere overheden) waarbij ruimte moet zijn om kansen voor de regio gezamenlijk op te pakken; Het uitvoeren en afronden van Programma van Afspraken / RIF-projecten;

[email protected] Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland Schuttersveld 9, 2316 XG Leiden Postbus 558, 2300 AN Leiden Telefoon (071) 523 90 90

www.hollandrijnland.net IBAN nr. NL87BNGH0285113992 KvK nr. 27365539 BTW nr. NL813768068B01

5

De ambitie van gemeenten om meer op het niveau van de clusters of individuele gemeenten samenwerking te organiseren. De samenwerking op regionaal niveau moet complementair zijn aan de samenwerking op clusterniveau. Op deze wijze voorkomen we dat onderwerpen dubbel worden opgepakt of dat onderwerpen tussen wal en schip belanden en blijven liggen;

Nu nog geen gewijzigde gemeenschappelijke regeling De aard van de samenwerking verandert stevig. Het aantal taken neemt af en de nadruk verschuift naar meer platformfunctie. Toch blijft een robuuste gemeenschappelijke regeling vooralsnog noodzakelijk voor de uitoefening van de overgedragen taken. Daarom is het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling op 17 december 2014 nog niet nodig. Uw reactie gevraagd voor een nieuwe bestuurlijke organisatie Tijdens de regionale werkconferentie op 10 juli is afgesproken dat de gemeenteraden expliciet gevraagd wordt zich over een aantal voorstellen uit te spreken. Deze voorstellen gaan allemaal over de bestuurlijke organisatie van het Algemeen Bestuur en het betrekken van de gemeenteraden bij het regionale samenwerken. In de begeleidende notitie “Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking” worden onderstaande voorstellen nader toegelicht. Tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur op 17 december willen wij graag van u horen hoe u denkt over de onderstaande voorstellen; 1. De kleinere omvang van het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur bestaat nu uit 47 leden. Omdat het karakter en het aantal taken van de samenwerking vermindert, wordt voorgesteld om het Algemeen Bestuur te verkleinen tot 2 leden per gemeente. 2. De eenduidige samenstelling van het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur bestaat nu uit delegaties die wisselend zijn samengesteld uit burgemeesters, wethouders en/ of raadsleden. Door de wisselende samenstelling is er sprake van een wisselende informatiepositie. Voorgesteld wordt om te komen tot een eenduidige samenstelling van het Algemeen Bestuur en te kiezen of voor raadsleden of collegeleden of voor een gemengd samengestelde delegatie. En daarbij de vraag of er commitment bestaat voor een meerderheidsbesluit over deze samenstelling, ook al is heeft dat niet de eigen voorkeur. 3. Een extra lid in het Algemeen Bestuur voor delegaties met een lid in het Dagelijks Bestuur. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) schrijft voor dat het Dagelijks Bestuur gevormd moet worden uit leden van de colleges van burgemeester en wethouders en lid moeten zijn van het Algemeen Bestuur. Op dit moment maken de leden van het Dagelijks Bestuur onderdeel uit van de gemeentelijke delegaties aan het Algemeen Bestuur. Dit leidt er toe dat leden van het Dagelijks Bestuur naast het regionaal belang ook het “eigen” gemeentelijk belang in het Algemeen Bestuur moeten vertegenwoordigen. Om deze rollen te scheiden wordt voorgesteld om de leden van het Dagelijks Bestuur als extra leden toe te voegen aan het Algemeen Bestuur met een minimaal stemgewicht. 4. De frequentie van de vergaderingen van het Algemeen Bestuur terugbrengen naar minimaal 2 keer per jaar. De gemeenschappelijke regeling schrijft nu voor dat het Algemeen Bestuur minimaal 4 keer per jaar vergadert. Minder taken maakt het mogelijk om het aantal vergaderingen terug te brengen naar twee keer per jaar.

2

5. De frequentie van het aantal regionale congressen verhogen tot minimaal 2 keer per jaar. Vanuit verschillende gemeenten is aangegeven dat er wel meer behoefte bestaat aan ontmoeting, kennisdeling en netwerken op regionale bijeenkomsten. Voorgesteld wordt om de frequentie van de regionale congressen te verhogen van minimaal 1 keer per jaar naar minimaal 2 keer per jaar. Vervolg proces voor een nieuwe bestuurlijke organisatie Na de vergadering van het Algemeen Bestuur worden de reacties op een nieuwe bestuurlijke organisatie verwerkt in een voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Dit voorstel zal worden voorgelegd aan de vergadering van het Algemeen Bestuur in maart 2015. Daarna wordt de gemeenteraden gevraagd in te stemmen met de wijziging van de gemeenschappelijke regeling. De wijziging van de gemeenschappelijke regeling is pas van kracht nadat daarna elke gemeenteraad met de wijziging heeft ingestemd. De besluitvorming in de gemeenteraden is voorzien in het tweede kwartaal van 2015. Schema wijziging bestuurlijke organisatie 17 december 2014 Maart 2015 Maart/ Juni 2015 1 Juli 2015

Algemeen Bestuur: 1. Herbevestiging besluiten over #kracht15, AB 5 maart 2014 2. Bespreking voorstellen nieuwe bestuurlijke organisatie. Algemeen Bestuur: Besluitvorming gewijzigde gemeenschappelijke regeling Gemeenteraden: Besluitvorming over gewijzigde gemeenschappelijke regeling Inwerkingtreding nieuwe gemeenschappelijke regeling

Parallel aan de besluitvorming over de nieuwe bestuurlijke organisatie is de reorganisatie van de ambtelijke organisatie in gang gezet. De nieuwe ambtelijke organisatie start op 1 april 2015. Daarmee wordt de bezuinigingsdoelstelling behaald. De periode van 1 april 2015 tot 1 april 2016 zal nodig zijn om de gehele transitie vorm te geven. Schema wijziging ambtelijke organisatie 1 april 2015 Start nieuwe ambtelijke organisatie 1 april 2016

Transitie gereed

3

Mocht u vragen hebben over de voorstellen voor een nieuwe bestuurlijke organisatie of over de notitie “Holland Rijnland 2015, op naar een flexibele samenwerking”, en het op prijs stellen om over deze voorstellen nog nader in gesprek te gaan, dan komt een delegatie van het Dagelijks Bestuur natuurlijk graag bij u langs. Voor verdere informatie over het project #kracht15 verwijzen wij u ook graag naar de website: www.hollandrijnland.net . Onder de knop Kracht15 treft u de informatie aan. Hoogachtend, het Dagelijks Bestuur Holland Rijnland, de secretaris,

de voorzitter,

R. van Netten

H.J.J. Lenferink

Bijlage 1: Notitie “Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking” Bijlage 2: Besluit Algemeen Bestuur 5 maart 2014, “#Kracht15 Positionering en Profilering Holland Rijnland”.

4

In Holland Rijnland werken samen: Alphen aan den Rijn, Hillegom, Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Nieuwkoop, Noordwijk, Noordwijkerhout, Oegstgeest, Teylingen, Voorschoten en Zoeterwoude

Oplegvel 1.

Onderwerp

2. 3.

Rol van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland Regionaal belang

4.

Behandelschema:

Treasurystatuut samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014 Basistaak

Datum: Informerend

DB Colleges PHO DB Gemeenteraad DB AB Gemeenteraad 5.

Advies PHO

6.

Reden afwijking eerdere besluitvorming en wijze afwijken

7.

Essentie van het voorstel (annotatie zoals op agenda staat)

8.

Inspraak

9.

Financiële gevolgen

Datum: Adviserend

Datum: Besluitvormend

2 okt 2014 14 nov 2014

17 dec 2014

Aanpassing statuut aan het wetsvoorstel “Wijziging van de Wet financiering decentrale overheden (Fido) in verband met het rentedragend aanhouden van overtollige middelen in ’s Rijks schatkist (schatkistbankieren)” Nee

nvt

[email protected] Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland Schuttersveld 9, 2316 XG Leiden Postbus 558, 2300 AN Leiden Telefoon (071) 523 90 90

www.hollandrijnland.net IBAN nr. NL87BNGH0285113992 KvK nr. 27365539 BTW nr. NL813768068B01

10.

Bestaand Kader

Relevante regelgeving: Wet Fido Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden Regeling schatkistbankieren decentrale overheden Eerdere besluitvorming:

11.

Lokale context

* weghalen wat niet van toepassing is

2

Adviesnota PHO Vergadering:

PHO Bestuur en Middelen

Datum: Locatie: Agendapunt: Kenmerk:

14 november 2014 Gemeentehuis Lisse 05

Onderwerp: Treasurystatuut 2014

Beslispunten: 1. Het Algemeen Bestuur te adviseren om het Treasurystatuut samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2011 in te trekken 2. Het Algemeen Bestuur te adviseren om Treasurystatuut samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014 vast te stellen, ingaande 1 januari 2015, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2014. Inleiding: Zie AB-voorstel Beoogd effect: Zie AB-voorstel Argumenten: Zie AB-voorstel Kanttekeningen/risico’s: Zie AB-voorstel Financiën: Communicatie: Bijlagen: Treasurystatuut samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014

3

In Holland Rijnland werken samen: Alphen aan den Rijn, Hillegom, Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Nieuwkoop, Noordwijk, Noordwijkerhout, Oegstgeest, Teylingen, Voorschoten en Zoeterwoude

Oplegvel 1.

Onderwerp

2. 3.

Rol van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland Regionaal belang

4.

Behandelschema:

Treasurystatuut samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014 Basistaak

Datum: Informerend

DB Colleges PHO DB Gemeenteraad DB AB Gemeenteraad 5.

Advies PHO

6.

Reden afwijking eerdere besluitvorming en wijze afwijken

7.

Essentie van het voorstel (annotatie zoals op agenda staat)

8.

Inspraak

9.

Financiële gevolgen

Datum: Adviserend

Datum: Besluitvormend

2 okt 2014 14 nov 2014

17 dec 2014

Aanpassing statuut aan het wetsvoorstel “Wijziging van de Wet financiering decentrale overheden (Fido) in verband met het rentedragend aanhouden van overtollige middelen in ’s Rijks schatkist (schatkistbankieren)” Nee

nvt

[email protected] Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland Schuttersveld 9, 2316 XG Leiden Postbus 558, 2300 AN Leiden Telefoon (071) 523 90 90

www.hollandrijnland.net IBAN nr. NL87BNGH0285113992 KvK nr. 27365539 BTW nr. NL813768068B01

10.

Bestaand Kader

Relevante regelgeving: Wet Fido Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden Regeling schatkistbankieren decentrale overheden Eerdere besluitvorming:

11.

Lokale context

* weghalen wat niet van toepassing is

2

Adviesnota AB (concept

) Vergadering:

Algemeen Bestuur

Datum: Locatie: Agendapunt: Kenmerk:

17 december 2014

Onderwerp: Treasurystatuut 2014

Beslispunten: 1. Treasurystatuut samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2011 in te trekken 2. Treasurystatuut samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014 vast te stellen, ingaande 1 januari 2015, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2014. Inleiding: Op 14 december 2011 heeft het Algemeen Bestuur het Treasurystatuut samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2011 vastgesteld. In februari 2013 heeft het kabinet het voorstel “Wijziging van de Wet financiering decentrale overheden (Fido) in verband met het rentedragend aan houden van liquide middelen in ’s Rijks schatkist (schatkistbankieren)” bij de Tweede Kamer ingediend. Het huidige statuut voldoet daardoor niet meer. Beoogd effect: Het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op: de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Argumenten: 2. Voldoen aan de wettelijke verplichtingen Het wetsvoorstel verplicht alle decentrale overheden om hun overtollige (liquide) middelen aan te houden in de schatkist. Het woord “overtollig” verwijst naar alle middelen, die decentrale overheden niet onmiddellijk nodig hebben voor de publieke taak. Op 4 juli 2013 is het voorstel door de Tweede Kamer goedgekeurd, op 26 november 2013 door de Eerste Kamer. Op 13 december 2013 is de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden in de Staatscourant gepubliceerd. Kanttekeningen/risico’s: Effecten van Kracht#15 Het voorliggende statuut heeft een terugwerkende kracht tot 1 januari 2014. De effecten van de besluitvorming Kracht#15 zijn hierin niet meegenomen. Zodra Kracht#15 geheel is afgerond dient dit statuut voor wat betreft de artikelen 15 Bevoegdheden en artikel 16 Informatievoorziening opnieuw te worden herzien. Financiën: Communicatie: Bijlagen: 3

Treasurystatuut samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014

4

Treasurystatuut samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014 1 januari 2014

In Holland Rijnland werken samen: Alphen aan den Rijn, Hillegom, Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Nieuwkoop, Noordwijk, Noordwijkerhout, Oegstgeest, Teylingen, Voorschoten en Zoeterwoude

Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland Schuttersveld 9, 2316 XG Leiden Postbus 558, 2300 AN Leiden Tel. 071 – 523 90 90 Fax. 071 – 523 90 99 [email protected] www.hollandrijnland.net

Wettechnische informatie Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie

Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland

Officiële naam regeling

Treasurystatuut Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014

Citeertitel

Treasurystatuut Holland Rijnland 2014

Vastgesteld door

Algemeen Bestuur Holland Rijnland

Onderwerp

financiën

Eigen onderwerp

geen

Opmerking m.b.t. de regeling Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd  Wet financiering decentrale overheden  Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten  Besluit inwerkingtreding Wet financiering decentrale overheden  Besluit leningsvoorwaarden decentrale overheden  Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden  Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden  Regeling schatkistbankieren decentrale overheden Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving) Geen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht t/m

Datum uitwerkingtreding

betreft

1 januari 2015

1 januari 2014

n.v.t.

Nieuwe regeling

Treasurystatuut van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014 d.d.

Datum ondertekening Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

Inhoudsopgave Inleiding .................................................................................................................................................... 3  Artikel 1 Begrippenkader ....................................................................................................................... 5  Artikel 2 Doelstellingen van de treasuryfunctie ................................................................................ 6  Artikel 3 Uitgangspunten risicobeheer ................................................................................................ 6  Artikel 4 Renterisicobeheer ................................................................................................................... 7  Artikel 5 Koersrisicobeheer ................................................................................................................... 7  Artikel 6 Intern liquiditeitsrisicobeheer ............................................................................................... 7  Artikel 7 Valutarisicobeheer .................................................................................................................. 7  Artikel 8 Langlopende financiering....................................................................................................... 7  Artikel 9 Schatkistbankieren ................................................................................................................. 7  Artikel 10 Relatiebeheer ........................................................................................................................ 8  Artikel 11 Geldstromenbeheer .............................................................................................................. 8  Artikel 12 Saldo- en liquiditeitenbeheer ............................................................................................. 8  Artikel 13 Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle ............................... 8  Artikel 14 Verantwoordelijkheden ........................................................................................................ 9  Artikel 15 Bevoegdheden ....................................................................................................................... 9  Artikel 16 Informatievoorziening........................................................................................................ 10  Artikel 17 Intrekking oude regeling ................................................................................................... 11  Artikel 18. Inwerkingtreding ............................................................................................................... 11  Artikel 20. Citeertitel ............................................................................................................................ 11  Memorie van toelichting .......................................................................................... 12 

Treasurystatuut van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014 d.d.

Treasurystatuut 2014

Inleiding In de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet Fido) zijn kaders gesteld voor een verantwoorde, prudente en professionele inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie van decentrale overheden. De belangrijkste doelstellingen van deze wet zijn: 1. het bevorderen van een solide financiering en kredietwaardigheid van de decentrale overheden 2. het beheersen van renterisico’s en 3. het vergroten van de transparantie. In februari 2013 heeft het kabinet het voorstel “Wijziging van de Wet financiering decentrale overheden (Fido) in verband met het rentedragend aanhouden van liquide middelen in ’s Rijks schatkist” bij de Tweede Kamer ingediend. Het wetsvoorstel verplicht alle decentrale overheden om hun overtollige (liquide) middelen aan te houden in de schatkist. Het woord “overtollig” verwijst naar alle middelen die decentrale overheden niet onmiddellijk nodig hebben voor de publieke taak. Een decentrale overheid behoudt, op basis van de wet Fido, de mogelijkheid om leningen te verstrekken en uitzettingen te verrichten uit hoofde van de publieke taak. De deelname aan schatkistbankieren verandert daar niets aan. Op 4 juli 2013 is het voorstel door de Tweede Kamer goedgekeurd. Op 26 november 2013 heeft ook de Eerste Kamer haar goedkeuring aan het voorstel gegeven. Op 13 december 2013 is de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden in de Staatscourant gepubliceerd. In dit Treasurystatuut wordt het beleidskader vastgelegd met betrekking tot de treasuryfunctie. In de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is nader uitgewerkt hoe schatkistbankieren voor decentrale overheden werkt en welke rechten en verplichtingen decentrale overheden en de Staat hebben. In de Regeling uitzetting derivaten decentrale overheden (Ruddo) van het Ministerie Van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zijn de normen met betrekking tot kredietwaardigheid vastgelegd, waaraan de partijen, waar de decentrale overheden middelen willen uitzetten, moeten voldoen en is vermeld, dat derivaten uitsluitend gebruikt mogen worden ter beperking van financiële risico’s. Het Beleidskader Derivaten vormt de uitwerking van het overkoepelende (huidige) kabinetsbeleid (beleidsregels) betreffende het gebruik van financiële derivaten door (semi) publieke instellingen. Deze uitgangspunten zullen door de betrokken ministeries worden verankerd in sectorale wet- of regelgeving. Voor onze organisatie zal dit het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zijn. Het beleidskader Derivaten maakt duidelijk dat het gebruik van derivaten voor speculatieve doeleinden verboden is. Voor situaties waarin het gebruik van derivaten wenselijk is, wordt duidelijk welke producten zijn toegelaten en onder welke voorwaarden zijn toegestaan: 1. indien de organisatie hiervoor voldoende is geëquipeerd, 2. indien er een passende zorgplicht voor de financiële instelling van toepassing is, 3. indien er juiste contractuele voorwaarden worden gebruikt, 4. er evenwichtige afspraken over onderpand worden vastgelegd en 5. verantwoording, toezicht en controle goed zijn geregeld. Het treasurybeleid kent twee kwalitatieve randvoorwaarden waaruit volgt dat zogenaamd bankieren door decentrale overheden, niet is toegestaan. De eerste voorwaarde is dat het

1 januari 2014

Pagina 3 van 16

Treasurystatuut 2014

aangaan van leningen en het uitzetten van middelen evenals het verlenen van garanties, alleen zijn toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. De tweede houdt in dat uitzettingen en het gebruik van derivaten een prudent karakter dienen te hebben en niet gericht behoren te zijn op het genereren van inkomen door het lopen van risico’s. Binnen onze organisatie was en is het gebruik van derivaten niet toegestaan. In het verleden is de noodzaak voor het gebruik van derivaten niet aanwezig geweest en naar verwachting zal dat in de toekomst ook zo zijn. In verband met de vereisten van de Wet Fido zijn er twee instrumenten op het gebied van treasury; allereerst het onderhavige Treasurystatuut. In het statuut worden de kaders van de treasuryfunctie aangegeven. Het treasurystatuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Naast het treasurystatuut wordt jaarlijks een financieringsparagraaf in de programmabegroting en in de jaarstukken opgenomen. Hierin worden de specifieke beleidsvoornemens en de uitvoering van het beleid op het gebied van treasury besproken. In het treasurystatuut worden allereerst het begrippenkader en de doelstellingen van de treasuryfunctie geformuleerd. Deze worden vervolgens geconcretiseerd voor de verschillende deelgebieden van treasury: risicobeheer, bedrijfsfinanciering en kasbeheer. Daarna komen de administratieve organisatie en interne controle van de treasuryfunctie aan de orde. Daarbij ligt het accent op de eenduidigheid omtrent de verdeling van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Tot slot worden de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te maken en te houden. Tenslotte dient het treasurystatuut te worden geïmplementeerd in de organisatie. Een succesvolle implementatie vereist een breed draagvlak binnen de organisatie voor de geformuleerde beleidskeuzes. Een goede communicatie behoort hierbij tot de belangrijkste succesfactoren. Dit statuut is gerelateerd aan de Financiële verordening van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland en aan de Controleverordening van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland.

1 januari 2014

Pagina 4 van 16

Treasurystatuut 2014

Artikel 1 Begrippenkader In dit statuut wordt verstaan onder: - Derivaten

Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren;

- Drempelbedrag

Het maximale bedrag op de rekening-courant bij de bank van de organisatie. Alles wat boven dit drempelbedrag komt wordt automatisch ten gunste van de schatkistbankierenrekening afgeschreven;

- Financiering

Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;

- Geldstromenbeheer

Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);

- Intern liquiditeitsrisico

De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;

- Intradaglimiet

De intradaglimiet geeft het maximale bedrag weer dat de organisatie per dag van de schatkistbankieren werkrekening ten laste van de rekening-courant bij de schatkist kan opnemen;

- Kasgeldlimiet

Een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de organisatie bij aanvang van het jaar;

- Koersrisico

Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;

- Kredietrisico

De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;

- Liquiditeitenbeheer

Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;

- Liquiditeitenplanning

Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid;

- Organisatie

Het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland

- Renterisico

Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de organisatie door rentewijzigingen;

- Renterisiconorm

Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het totaal van de begroting van de organisatie van het betreffende jaar dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;

1 januari 2014

Pagina 5 van 16

Treasurystatuut 2014

- Rentetypische looptijd

Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;

- Rentevisie

Toekomstverwachting over de renteontwikkeling;

- Saldobeheer

Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;

- Schatkistbankieren

Decentrale overheden dienen al hun overtollige middelen aan te houden in de schatkist bij het ministerie van Financiën;

- Treasuryfunctie

De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, bedrijfsfinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer;

- Uitzetting

Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.

Artikel 2 Doelstellingen van de treasuryfunctie De treasuryfunctie van de organisatie dient tot: 1. Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities; 2. Het beschermen van bedrijfsvermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiele risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s; 3. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; 4. Het renterisico beperken en een zo gunstig mogelijk renteresultaat behalen binnen de kaders van de Gemeentewet, de wet Fido en de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut. Het bereiken van een zo gunstig mogelijk renteresultaat dient afgewogen te worden met aannemelijke risico’s, die zich kunnen voordoen.

Risicobeheer Artikel 3 Uitgangspunten risicobeheer Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten: 1. De organisatie mag leningen of garanties uit hoofde van de “publieke taak” uitsluitend verstrekken aan door het bestuur goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf advies van de afdeling Financiën wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij. 2. De organisatie kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut; 3. Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

1 januari 2014

Pagina 6 van 16

Treasurystatuut 2014

Artikel 4 Renterisicobeheer 1. De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet fido; 2. De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet fido; 3. Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning; 4. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie; 5. Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de organisatie tevens naar spreiding in de rentetypische looptijden van uitzettingen.

Artikel 5 Koersrisicobeheer De organisatie beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: rekening courant en deposito’s.

Artikel 6 Intern liquiditeitsrisicobeheer De organisatie beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar).

Artikel 7 Valutarisicobeheer Valutarisico’s worden in de organisatie uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in Euro’s.

Bedrijfsfinanciering Artikel 8 Langlopende financiering Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten: 1. Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak; 2. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde de renterisico’s en het renteresultaat te optimaliseren; 3. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen, kasgeldleningen, deposito’s; 4. De organisatie vraagt offertes op bij minimaal 2 instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken. De offertes worden vastgelegd.

Artikel 9 Schatkistbankieren 1. Overtollige liquide middelen (boven het drempelbedrag) van de organisatie mogen alleen in rekening-courant en via deposito’s bij de schatkist worden aangehouden of onderling worden uitgeleend aan andere decentrale overheden. 2. Het drempelbedrag voor de organisatie is gelijk aan 0,75% van het begrotingstotaal met een minimum van € 250.000,-.

1 januari 2014

Pagina 7 van 16

Treasurystatuut 2014

3. De intradaglimiet van het schatkistbankieren werkrekening bedraagt € 3.000.000,-. Artikel 10 Relatiebeheer De organisatie beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor geldt het volgende uitgangspunt: Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht1 te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer en te voldoen aan de beschrijving zoals vermeld in artikel 1 van de laatst vastgestelde “Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden”(Ruddo).

Kasbeheer Artikel 11 Geldstromenbeheer Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te minimaliseren wordt: 1. Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op organisatieniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen. 2. Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank.

Artikel 12 Saldo- en liquiditeitenbeheer Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen: 1. De organisatie streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities; 2. Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat kan de organisatie kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt – conform artikel 4 lid 1 - de kasgeldlimiet niet overschreden; 3. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, deposito’s, kasgeldleningen, onderhandse leningen en kredietlimiet op rekening courant;

Administratieve organisatie en interne controle Artikel 13 Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle. 1. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd in artikel 14 en artikel 15; 2. Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd; 3. Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden: a. iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vierogen-principe);

1

Onder de Europese Economische Ruimte (EER) vallen naast de lidstaten van de Europese Unie ook Noorwegen, IJsland en Liechtenstein.

1 januari 2014

Pagina 8 van 16

Treasurystatuut 2014

b. toetsing van de offertes voor het aangaan en uitzetten van gelden wordt door minimaal twee functionarissen verricht; c. de uitvoering en de controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen; d. de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen. 4. Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties; 5. Een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten.

Artikel 14 Verantwoordelijkheden De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de organisatie staan in onderstaande tabel gedefinieerd.

Functie

Verantwoordelijkheden

Algemeen Bestuur

   

Dagelijks Bestuur

  

De controller

  

Functionaris belast met treasury



Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid en limieten in het treasurystatuut; Het vaststellen van de treasuryparagraaf in de begroting; Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid; Het uitvoeren van de niet aan het Dagelijks Bestuur overgedragen treasuryactiviteiten. Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid); Het rapporteren aan het Algemeen Bestuur over de uitvoering van het treasurybeleid; Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury. Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury; Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen; Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het bestuur. Het uitvoeren van de aan hem gemandateerde treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut en de treasuryparagraaf

Artikel 15 Bevoegdheden In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering.

1 januari 2014

Pagina 9 van 16

Treasurystatuut 2014

Uitvoering

Autorisatie

Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer 1.

Het uitzetten van geld via deposito

Medewerker belast met treasury

Hoofd Middelen, Beheer en Control

2.

Het aantrekken van geld via deposito of onderhandse lening

Medewerker belast met treasury

Hoofd Middelen, Beheer en Control

3.

Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen

Aangewezen medewerker Financiën

Hoofd Middelen, Beheer en Control

Bankrelatiebeheer 4.

Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen

Hoofd Middelen, Beheer en Control

Bij bank geregistreerde wettelijke vertegenwoordiger

5.

Bankcondities en tarieven afspreken

Hoofd Middelen, Beheer en Control

Bij bank geregistreerde wettelijke vertegenwoordiger

Financiering en belegging 6.

Het afsluiten van kredietfaciliteiten

Medewerker belast met treasury

Bij bank geregistreerde wettelijke vertegenwoordiger

7.

Het aantrekken van gelden via vaste of onderhandse leningen zoals vastgelegd in het treasurystatuut en de treasuryparagraaf

Medewerker belast met treasury

Bij bank geregistreerde wettelijke vertegenwoordiger

8.

Het afsluiten van deposito’s in het kader van schatkistbankieren

Medewerker belast met treasury

Bij bank geregistreerde wettelijke vertegenwoordiger

Artikel 16 Informatievoorziening Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen: Informatie

Frequentie

1.

Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning; Liquiditeitenplanning;

Kwartaal / Incidenteel

Beleidsplannen treasury in Treasuryparagraaf van begroting; Evaluatie treasuryactiviteiten in Treasuryparagraaf van jaarrekening;

Jaarlijks

2. 3. 4.

1 januari 2014

Jaarlijks

Jaarlijks

Informatieverstrekker Afdelingshoofden

Informatieontvanger Coördinator financiën

Coördinator financiën Coördinator financiën Coördinator financiën

Dagelijks Bestuur/controller Dagelijks Bestuur/controller Dagelijks Bestuur/controller

Pagina 10 van 16

Treasurystatuut 2014

5.

6.

Voortgang onderdelen treasuryparagraaf via voor- en najaarsrapportage; Verantwoording n.a.v. treasuryparagraaf via jaarverslag;

Jaarlijks

Coördinator financiën

Dagelijks Bestuur/controller

Jaarlijks

Coördinator financiën

Dagelijks Bestuur/controller

Slotbepalingen Artikel 17 Intrekking oude regeling Het Treasurystatuut samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2011, vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 14 december 2011, wordt gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening ingetrokken.

Artikel 18. Inwerkingtreding Deze verordening treedt, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2014, in werking op 1 januari 2015.

Artikel 20. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als “Het Treasurystatuut samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland op 17 december 2014.

de secretaris,

de voorzitter,

R. van Netten

H.J.J. Lenferink

1 januari 2014

Pagina 11 van 16

Treasurystatuut 2014

Memorie van toelichting Artikel 2 In artikel 2 worden de doelstellingen van de treasuryfunctie van de organisatie weergegeven, hieronder worden de afzonderlijk toegelicht. Artikel 2 lid 1 In de eerste plaats dient de treasury ervoor te zorgen dat de organisatie “duurzaam toegang heeft tot de financiële markten tegen acceptabele condities”. De treasury dient te waarborgen dat de organisatie duurzaam in staat is de voor haar activiteiten benodigde middelen aan te trekken c.q. haar overtollige middelen uit te zetten op de financiële markten (bijv. bij banken). De condities die daarbij worden bedongen dienen, in het licht van de op het betreffende moment gebruikelijke condities, acceptabel (ten minste marktconform) te zijn. Artikel 2 lid 2 De organisatie loopt de volgende financiële risico’s: renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s, interne liquiditeitsrisico’s en valutarisico’s. Het is de taak van de treasury dergelijke risico’s tegen acceptabele condities te beperken. In de artikelen 4 tot en met 7 wordt aangegeven op welke wijze dit wordt gewaarborgd. Artikel 2 lid 3 De derde doelstelling van de treasuryfunctie is het minimaliseren van de kosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities. Deze kosten bestaan o.a. uit rentekosten, provisies en kosten van het betalingsverkeer. Het is de taak van de treasury het beheer zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Artikel 2 lid 4 De organisatie streeft er naar de renteresultaten te optimaliseren. Dit betekent dat de organisatie geen middelen onbenut laat maar streeft naar zo hoog mogelijke renteopbrengsten (c.q. zo laag mogelijk rentekosten), zonder dat daarbij overmatige risico’s worden gelopen. De prioriteiten van de treasuryfunctie liggen in eerste instantie bij het beheersen en beperken van financiële risico’s; de treasuryfunctie is immers géén winstgerichte afdeling (“profit center”). Binnen het acceptabele risicoprofiel, zoals vastgesteld in de Wet fido en dit treasurystatuut, dient desondanks te worden gestreefd naar optimalisatie van de renteresultaten. Artikel 3 lid 1 De Wet fido geeft twee belangrijke beleidsmatige uitgangspunten met betrekking tot treasury. Dit betreft de “publieke taak” waarvoor leningen en garanties dienen enerzijds en het prudente karakter van (overige) uitzettingen anderzijds. Er wordt hierbij dus een specifiek onderscheid gemaakt tussen het verstrekken van leningen “uit hoofde van de publieke taak” en het uitzetten van middelen “uit hoofde van treasury”. De wet stelt geen eisen aan het verstrekken van leningen en garanties uit hoofde van de publieke taak. Wel wordt in de toelichting op de Wet fido het volgende aangegeven: “Het Algemeen Bestuur bepaalt de publieke taak. De begroting en de begrotingswijzigingen bepalen het budgettaire kader voor de uitoefening van de publieke taak”. Geadviseerd wordt dat het Algemeen Bestuur het advies van de afdeling Financiën inwint voordat zij een beslissing neemt t.a.v. het verstrekken van leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak. Deze afdeling adviseert over bijv. financieringsvoorwaarden en de implicaties van de betreffende aanvraag voor de totale financiële positie van de organisatie. Daarnaast is het van belang dat de afdeling Financiën betreffende aanvraag opneemt in de liquiditeitenplanning.

1 januari 2014

Pagina 12 van 16

Treasurystatuut 2014

Artikel 3 lid 2 Conform de Wet fido, dienen uitzettingen “uit hoofde van treasury” (zie toelichting artikel 3 lid 1) een prudent karakter te hebben. In de Wet fido en de bijbehorende ministeriële regelingen wordt het begrip “prudent” nader uitgewerkt. Het aangaan van financiële transacties met als oogmerk die financiële waarden te zijner tijd eventueel met winst te verkopen, is nadrukkelijk niet toegestaan (zie artikel 2 lid 2 Wet fido en de memorie van toelichting op de Wet fido). Bankachtige activiteiten – het aantrekken en uitzetten van middelen met als doel het genereren van inkomen – zijn als gevolg van deze bepaling verboden. De richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut vallen binnen de kaders van de Wet fido. De limieten en richtlijnen van dit treasurystatuut zijn specifiek geformuleerd om het prudente karakter van de uitzettingen uit hoofde van treasury te garanderen en hebben daarom géén betrekking op (eventueel) verstrekte leningen of garanties uit hoofde van de “publieke taak” van de organisatie. Artikel 3 lid 3 Derivaten zijn financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. Derivaten kennen een breed toepassingsgebied en worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren. De Wet fido stelt dat derivaten uitsluitend mogen worden gebruikt ter beperking van financiële risico’s. Gezien de (mogelijke) complexiteit van derivaten en de het belang van prudente karakter van de treasuryfunctie binnen de organisatie, is in het statuut opgenomen dat het gebruik van derivaten niet is toegestaan. Artikel 4 lid 1 Renterisicobeheer omvat het beperken van de invloed van (externe-) rentewijzigingen op de financiële resultaten van de gemeente. Een belangrijk uitgangspunt van de Wet fido is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten van openbare lichamen. Teneinde een grens te stellen aan korte financiering (met een rentetypische looptijd tot één jaar) is in de Wet fido (evenals in de Wet filo) de kasgeldlimiet opgenomen. Juist voor korte financiering geldt dat het renterisico aanzienlijk kan zijn, aangezien fluctuaties in de rente bij korte financiering direct een relatief grote invloed hebben op de rentelasten. De kasgeldlimiet wordt berekend als een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de organisatie bij aanvang van het jaar (zie artikel 3 en 4 van de Wet fido en de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden). Artikel 4 lid 2 Het doel van de renterisiconorm is het beheersen van de renterisico’s op de vaste schuld (schuld met een rentetypische looptijd van één jaar of langer) door het aanbrengen van spreiding in de looptijden in de leningenportefeuille. Voor berekening van de renterisiconorm zie artikel 6 van de Wet fido en de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden. Artikel 4 lid 3 Afstemming op de liquiditeitenplanning beoogt middelen slechts te lenen c.q. uit te zetten, gedurende de periode dat zij daadwerkelijk nodig respectievelijk beschikbaar zijn. Artikel 4 lid 4 Een rentevisie is een toekomstverwachting over de renteontwikkeling, op basis waarvan een financierings- en beleggingsbeleid wordt gevoerd. Afhankelijk van de (interne- of externe) ontwikkelingen zal de organisatie haar rentevisie actualiseren. De rentevisie kan daarbij gebaseerd worden op de rentevisie van enkele gezaghebbende financiële instellingen, zoals de huisbankier. Afstemming van het beleid op de rentevisie betekent bijvoorbeeld het uitstellen van uitzettingen met een lange looptijd, indien men een rentestijging verwacht.

1 januari 2014

Pagina 13 van 16

Treasurystatuut 2014

Artikel 4 lid 5 Door spreiding aan te brengen in de rentetypische looptijd (de periode dat de rente van een uitzetting vast is) van uitzettingen, wordt de invloed van een rentedaling op de renteresultaten gespreid over meerdere jaren. Deze spreiding is slechts mogelijk indien uit de liquiditeitenplanning blijkt dat middelen gedurende een langere periode beschikbaar zijn. Artikel 5 Ten aanzien van de financiële instrumenten die kunnen worden gehanteerd voor uitzettingen in het kader van treasury, geldt in de Wet fido als belangrijkste uitgangspunt dat de hoofdsom van de betreffende uitzetting aan het einde van looptijd in tact blijft. Bij alle in dit artikel genoemde producten wordt aan het einde van de looptijd ten minste de hoofdsom (bij vastrentende waarden de “nominale waarde”) uitgekeerd. Bij het uitzetten van gelden op rekening courant of deposito’s worden géén koersrisico’s gelopen. Het kan bij dergelijke producten echter voorkomen dat de opnamemogelijkheden beperkt zijn (in het bijzonder bij deposito’s en soms bij een spaarrekening). Artikel 6 Interne liquiditeitsrisico’s doen zich bijvoorbeeld voor wanneer de organisatie middelen voor een bepaalde periode heeft uitgezet en gedurende de looptijd van de uitzetting blijkt dat de middelen (onverwacht) nodig zijn voor het doen van een investering. Dit kan tot gevolg hebben dat de gemeente tijdelijk een lening moet aantrekken (wanneer de uitzettingen vast staan in bijvoorbeeld een deposito), ofwel tussentijds een uitzetting moet verkopen (bijvoorbeeld een obligatie). In beide gevallen kan dit negatieve gevolgen hebben voor de financiële resultaten. Ter beperking van dit risico baseert de organisatie haar financiële transacties op een liquiditeitenplanning waarin de toekomstige inkomsten en uitgaven van de gehele organisatie zijn gepland. Teneinde aansluiting te zoeken op de meerjarige investeringsplanning van de organisatie is gekozen een liquiditeitenplanning met een periode van vier jaar op te stellen. In de praktijk is het opstellen van een betrouwbare en nauwkeurige liquiditeitenplanning niet eenvoudig. Dit heeft te maken met de inherente onzekerheden die verbonden zijn aan de activiteiten van de organisatie en de hieraan verbonden mogelijke financiële gevolgen. Het is daarom van groot belang dat de afdeling Financiën juist, tijdig en volledig wordt geïnformeerd door de overige afdelingen over de financiële gevolgen van hun activiteiten. Artikel 8 lid 1 Het aantrekken van middelen met als doel deze met winstoogmerk te beleggen is door artikel 2 lid 2 van de wet Fido nadrukkelijk niet toegestaan. Artikel 8 lid 2 Teneinde de renteresultaten te optimaliseren wordt zoveel intern gefinancierd. Artikel 8 lid 3 Onderhandse geldleningen zijn leningen waarbij de voorwaarden van de lening in onderling overleg met de geldgevende partij kunnen worden vastgesteld. Artikel 8 lid 4 Deze richtlijn beoogt de marktconformiteit van financieringen te waarborgen, voor bijv. te betalen rentepercentages, provisies, (boete-) clausules bij vervroegde aflossing etc. Door middel van het opvragen van meerdere offertes wordt bereikt dat de organisatie een objectief beeld heeft van de op dat moment gebruikelijke tarieven en voorwaarden op de financiële markten. Op basis daarvan kan een afgewogen keuze worden gemaakt.

1 januari 2014

Pagina 14 van 16

Treasurystatuut 2014

Artikel 9 lid 1 Schatkistbankieren is gebaseerd op het principe van zero-balancing. Dit houdt in dat dagelijks aan het einde van de dag, de overtollige middelen worden afgeroomd naar of aangevuld uit de schatkist. De organisatie heeft hiervoor een nieuwe rekening bij de BNG Bank geopend, de werkrekening schatkistbankieren (SKB) Artikel 9 lid 2 De organisatie is gerechtigd om een bepaald bedrag aan middelen buiten ’s Rijks schatkist aan te houden. Gerekend over een heel kwartaal mag het op dagbasis buiten ’s Rijks schatkist aangehouden bedrag gemiddeld niet hoger zijn dan het drempelbedrag. Het drempelbedrag wordt bepaald op basis van het begrotingstotaal van de organisatie. Voor onze organisatie is het drempelbedrag gelijk aan 0,75% van het begrotingstotaal, waarbij het drempelbedrag minimaal € 250.000 bedraagt. Schatkistbankieren kent ook een bepaling over onderling lenen. Dit betreft het uitlenen van overtollige middelen tussen decentrale overheden als alternatief voor het aanhouden van die overtallige middelen in de schatkist. Het gaat daarbij expliciet over leningen die verstrekt worden in het kader van de publieke taak en indien tussen de desbetreffende decentrale overheden geen sprake is van een toezichtrelatie. Indien de organisatie dat wenst kan een deel van de middelen op de rekening-courant bij de schatkist voor langere tijd worden vastgezet in een of meer deposito’s. Bij voortijdige beëindiging van een deposito wordt de actuele marktwaarde van het deposito uitgekeerd. Artikel 11 lid 1 Geldstromenbeheer omvat met name het zorgdragen voor een efficiënt betalingsverkeer. Geldstromen kunnen bijvoorbeeld op elkaar worden afgestemd door een betalingsdatum af te stemmen op verwachte ontvangsten. Hiermee wordt voorkomen dat de organisatie tijdelijk middelen aan moet trekken (c.q. middelen aan haar uitzettingenportefeuille moet onttrekken) teneinde de betreffende betaling (tijdelijk) te financieren. Artikel 11 lid 2 Het laten uitvoeren van het betalingsverkeer door één bank heeft als voordeel dat de kosten van het overboeken van middelen tussen verschillende banken worden vermeden. Artikel 12 lid 1 Het saldo en liquiditeitenbeheer betreft het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen (courant) van de organisatie. Teneinde de noodzaak tot het doen van interne overboekingen te beperken, worden verschillende rekeningen die de organisatie bij één bank aanhoudt, opgenomen in een rentecompensatiecircuit. Dit is een systeem waarbij de (valutaire) debet en creditsaldi van alle rekeningen van een organisatie worden samengevoegd tot één gecombineerd saldo, waarover de rente wordt berekend. Artikel 12 lid 3 Kasgeldleningen zijn niet verhandelbare leningen voor een vast bedrag en een vaste periode (maximaal 2 jaar) en tegen een vooraf overeengekomen rentepercentage. Artikel 13 Bij de treasuryfunctie zijn meerdere personen en organen betrokken. Het treasurystatuut legt expliciet het delegatie- en mandateringspatroon vast, in casu welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden de betrokken partijen hebben. Met het oog op de omvang en de aard

1 januari 2014

Pagina 15 van 16

Treasurystatuut 2014

van de transacties en de hiermee samenhangende risico’s, zijn in dit artikel een aantal specifieke uitgangspunten opgenomen teneinde een eenduidige functiescheiding aan te brengen tussen beleidsbepaling en de uitvoering en tussen de administratie en controle op financiële transacties. Artikel 14 De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functionarissen die binnen de organisatie betrokken zijn bij de treasuryactiviteiten zijn in artikel 14 respectievelijk artikel 15 beschreven. De toekenning van de genoemde functies en bijbehorende bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan functies en/of functionarissen vindt plaats via de hiertoe dienende documenten (mandaten, besluiten e.d.). Deze verantwoordelijkheden dienen te worden gecommuniceerd naar de betrokkenen. De bestuurlijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn conform de vastlegging in het Delegatie- en Mandaatbesluit. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de ambtelijke organisatie geven de situatie ten tijde van de vaststelling van dit statuut aan. Artikel 15 De eindverantwoordelijkheid voor het treasurybeleid ligt primair bij het bestuur van de organisatie. Teneinde niet onnodig te worden belast met het dagelijkse treasurybeheer draagt het bestuur een deel van haar bevoegdheden over aan de ambtelijke organisatie. De praktische uitvoering van het beleid heeft dus vooral op ambtelijk niveau plaats, met als voordeel een slagvaardiger optreden. Bij de toewijzing van bevoegdheden is zoveel mogelijk rekening gehouden met de vereiste functiescheiding tussen besluitvorming, uitvoering, administratie en controle. Artikel 16 De tabel in dit artikel geeft weer op welke wijze de informatievoorziening wordt gewaarborgd. Het verstrekken van juiste, tijdige, volledige en relevante verantwoordingsinformatie moet gerekend worden tot de belangrijkste succesfactoren voor het kunnen beheersen van de financiële en interne risico’s van de organisatie. Afdelingen dienen “incidenteel” informatie te verschaffen in een zo vroeg mogelijk stadium waarin zich significante wijzigingen aandienen in hun verwachtingen omtrent tijdstip of omvang van toekomstige betalingen of ontvangsten (bijv. bij uitstel van een grote investering).

1 januari 2014

Pagina 16 van 16

   

  In Holland Rijnland werken samen: Hillegom, Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Noordwijk, Noordwijkerhout, Oegstgeest, Teylingen, Voorschoten en Zoeterwoude.

 

Adviesnota PHO

   

Vergadering:

Portefeuillehoudersoverleg

Datum: Agendapunt: Kenmerk:

14 november 2014

 

  Portefeuillehouder: mevr. G. Veninga  

 

 

 

   

Auteur: M.J. d’Anjou Afdeling: Fin Bijlage:

 

Ja

Portefeuillehouder Financiën Paraaf secretaris

Akkoord d.d. d.d.

 

 

Onderwerp: Financiële verordening 2014

 

  Beslispunten: 1. In te stemmen met de Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014. 2. Onder voorbehoud van positief advies van het PHO Bestuur en Middelen het Algemeen Bestuur op 17 december 2014 voor te stellen de Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014 vast te stellen.

 

 

 

 

Inleiding: Door een aantal wijzigingen in wet- en regelgeving en een aantal beleidsmatige ontwikkelingen dient een nieuwe Financiële verordening te worden opgesteld. Het betreft de invoering van de Wet houdbare overheidsfinanciën (wet Hof), het invoeren van het schatkistbankieren en wijziging van Hoofdstuk 4b Mededingingswet (Overheden en overheidsbedrijven). De wet Hof heeft voor onze organisatie geen gevolg als gevolg van de vrijstelling IV3 (informatie voor derden). Het schatkistbankieren is geregeld in het nieuwe Treasurystatuut 2014. De grootste aanpassing betreft de gevolgen van de Mededingingswet. In de onderhavige verordening is in verband hiermee artikel 9 Prijzen economische activiteiten opgenomen. Beoogd effect: Waarborgen dat wordt voldaan aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle door het formuleren van richtlijnen en voorschriften ter bewaking van de (financiële) beheersorganisatie in verordening ex artikel 212 Gemeentewet. Argumenten: 1. Voldoen aan de wettelijke verplichtingen Volgens de Gemeentewet is het verplicht een financiële beheersverordening op te stellen. 2. Duidelijke richtlijnen en voorschriften bevorderen naleving Een verordening moet werkbaar zijn. De opgenomen richtlijnen en voorschriften helder, de verplichtingen waartoe het dagelijks bestuur gesteld wordt redelijk en werkbaar. De VNG stelt

     

  Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland

[email protected]

Schuttersveld 9, 2316 XG Leiden

www.hollandrijnland.net

Postbus 558, 2300 AN Leiden Telefoon (071) 523 90 90

BNG 28.51.13.992

 

 

        en de ervaring is dat de mate waarin een verordening op de letter is na te leven wordt bevorderd, wanneer er géén onevenredige of onhaalbare eisen worden gesteld. De nieuwe verordening is op dat punt verbeterd.

 

 

Kanttekeningen/risico’s: Effecten van Kracht#15 De voorliggende verordening heeft een terugwerkende kracht tot 1 januari 2014. De effecten van de besluitvorming Kracht#15 zijn hierin niet meegenomen. Zodra Kracht#15 geheel is afgerond dient deze verordening mogelijk opnieuw te worden herzien.

 

 

 

Financiën: Niet van toepassing Communicatie:

 

   

Bijlagen: 1. Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014. 2. Overzicht wijziging Financiële verordening 2014 ten opzichte van 2011

 

                                                                              2

   

             

                                                                                                                               

 

In Holland Rijnland werken samen: Alphen aan den Rijn, Hillegom, Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Nieuwkoop, Noordwijk, Noordwijkerhout, Oegstgeest, Teylingen,

Oplegvel 1.

Onderwerp

2.

Rol van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland Regionaal belang

3.

4.

Behandelschema:  

       

DB Colleges PHO DB Gemeenteraad DB AB Gemeenteraad

5.

Advies PHO

6.

Reden afwijking eerdere besluitvorming en wijze afwijken

7.

Essentie van het voorstel (annotatie zoals op agenda staat)

8.

Inspraak

9.

Financiële gevolgen

Voorschoten en Zoeterwoude

 

        Financiële verordening samenwerkingsorgaan Hol  land Rijnland 2014   Basistaak                   Datum: Datum: Datum: In  formerend Adviserend Besluitvormend                okt 2014       14 nov 2014                 17 dec 2014                                   Aanpassing Financiële verordening  als gevolg van   een aantal wijzigingen in wet- en regelgeving en   een aantal beleidsmatige aanpassingen.       Nee         nvt                        

[email protected]

Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland Schuttersveld 9, 2316 XG Leiden Postbus 558, 2300 AN Leiden Telefoon (071) 523 90 90

www.hollandrijnland.net IBAN nr. NL87BNGH0285113992 KvK nr. 27365539 BTW nr. NL813768068B01

 

         

10.

Bestaand Kader

11.

Lokale context

Relevante regelgeving: Wet Fido Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden Mededingingswet Hoofdstuk 4b Overheid en overheidsbedrijven Eerdere besluitvorming:

   

  * weghalen wat niet van toepassing is

 

2

 

 

        Adviesnota AB (concept

)

               

 

 

 

Vergadering:

 

Datum: Locatie: Agendapunt: Kenmerk:

Algemeen Bestuur 17 december 2014

Onderwerp: Financiële verordening 2014

 

  Beslispunten: 1. Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2011 in te trekken 2. Financiële Verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014 vast te stellen, ingaande 1 januari 2015, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2014.

 

 

 

 

 

 

Inleiding: Op 14 december 2011 heeft het Algemeen Bestuur De Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2011 vastgesteld. Door een aantal wijzigingen in wet- en regelgeving en een aantal beleidsmatige ontwikkelingen dient een nieuwe Financiële verordening te worden opgesteld. Het betreft de invoering van de Wet houdbare overheidsfinanciën (wet Hof), het invoeren van het schatkistbankieren en wijziging van Hoofdstuk 4b Mededingingswet (Overheden en overheidsbedrijven). De wet Hof heeft voor onze organisatie geen gevolg als gevolg van de vrijstelling IV3 (informatie voor derden). Het schatkistbankieren is geregeld in het nieuwe Treasurystatuut 2014. De grootste aanpassing betreft de gevolge van de Mededingingswet. In de onderhavige verordening is in verband hiermee artikel 9 Prijzen economische activiteiten opgenomen. Beoogd effect: Waarborgen dat wordt voldaan aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle door het formuleren van richtlijnen en voorschriften ter bewaking van de (financiële) beheersorganisatie in verordening ex artikel 212 Gemeentewet. Argumenten: 1. Voldoen aan de wettelijke verplichtingen Volgens de Gemeentewet is het verplicht een financiële beheersverordening op te stellen. 2. Duidelijke richtlijnen en voorschriften bevorderen naleving Een verordening moet werkbaar zijn. De opgenomen richtlijnen en voorschriften helder, de verplichtingen waartoe het dagelijks bestuur gesteld wordt redelijk en werkbaar. De VNG stelt en de ervaring is dat de mate waarin een verordening op de letter is na te leven wordt bevorderd, wanneer er géén onevenredige of onhaalbare eisen worden gesteld. De nieuwe verordening is op dat punt verbeterd. Kanttekeningen/risico’s: Effecten van Kracht#15 De voorliggende verordening heeft een terugwerkende kracht tot 1 januari 2014. De effecten van de besluitvorming Kracht#15 zijn hierin niet meegenomen. Zodra Kracht#15 geheel is afgerond dient deze verordening mogelijk opnieuw te worden herzien.

3

 

 

        Financiën: Communicatie: Bijlagen: 1. Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014 2. Overzicht wijzigingen Financiële verordening 2014 ten opzichte van 2011

 

4

Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014 1 januari 2014

In Holland Rijnland werken samen: Alphen aan den Rijn, Hillegom, Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Nieuwkoop, Noordwijk, Noordwijkerhout, Oegstgeest, Teylingen, Voorschoten en Zoeterwoude

Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland Schuttersveld 9, 2316 XG Leiden Postbus 558, 2300 AN Leiden Tel. 071 – 523 90 90 Fax. 071 – 523 90 99 [email protected] www.hollandrijnland.net

  Financiële Verordening samenwerkingsorgaan  

Holland Rijnland 2014

       

  FINANCIËLE VERORDENING SAMENWERKINGSORGAAN HOLLAND RIJNLAND 2014  

 

(DE VERORDENING EX ARTIKEL 212 VAN DE GEMEENTEWET)

 

     

Wettechnische informatie

 

Gegevens van de regeling

   

     

Overheidsorganisatie

Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland

Officiële naam regeling

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014

Citeertitel

Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014 (Verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet)

Vastgesteld door

Algemeen Bestuur Holland Rijnland

Onderwerp

financiën

Eigen onderwerp

geen

Opmerking m.b.t. de regeling Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd  Artikel 212 Gemeentewet  Artikel 28 Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland  Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)  Wet financiering decentrale overheden (wet Fido)  Mededingingswet in casu het Hoofdstuk 4b Overheid en overheidsbedrijven.

 

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving) Geen

 

 

 

Datum inwerkingtreding

 

1 januari 2015

Terugwerkende kracht t/m

 

1 januari 2014

 

Datum uitwerkingtreding

betreft

n.v.t.

Nieuwe regeling

Datum ondertekening Bron bekendmaking

 

Kenmerk voorstel

 

Pagina 1 van 13

  Financiële Verordening samenwerkingsorgaan  

Holland Rijnland 2014

 

               

Inhoudsopgave:  

   

Hoofdstuk 1. Algemene  bepalingen ....................................................................................................... 3  Artikel 1. Begripsbepaling ........................................................................................... 3

   

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording............................................................................................ 3  Artikel 2. Programma-indeling ..................................................................................... 3 Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken................................................................ 3 Artikel 4. Kaders begroting ......................................................................................... 3 Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten................................................. 4 Artikel 6. Tussentijdse rapportage................................................................................ 4

   

Hoofdstuk 3. Financieel beleid ................................................................................................................ 4  Artikel 7. Waardering en afschrijving vaste activa .......................................................... 4 Artikel 8. Kostprijsberekening...................................................................................... 5 Artikel 9. Prijzen economische activiteiten .................................................................... 5 Artikel 10. Financieringsfunctie .................................................................................... 6

   

Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer ...................................................................... 6  Artikel 11. Administratie ............................................................................................. 6 Artikel 12. Financiële organisatie ................................................................................. 6 Artikel 13. Interne controle ......................................................................................... 6

   

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen ................................................................................................................... 7  Artikel 14. Intrekken oude verordening ........................................................................ 7 Artikel 15. Inwerkingtreding en citeertitel ..................................................................... 7

 

 

 

Toelichting op de artikelen...................................................................................................................... 8 

Pagina 2 van 13

  Financiële Verordening samenwerkingsorgaan  

Holland Rijnland 2014

       

  Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen  

 

   

 

 

 

 

 

Artikel 1. Begripsbepaling In deze verordening wordt verstaan onder: a. afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de organisatie van het samenwerkingsverband Holland Rijnland met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het dagelijks bestuur; b. inkomsten: totaal van de baten voor onttrekking reserves; c. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording Artikel 2. Programma-indeling 1. 2.

3.

Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode een programmaindeling voor die bestuursperiode vast. Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de productie van goederen en diensten van Holland Rijnland en de maatschappelijke effecten van het beleid van Holland Rijnland. Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken 1. 2.

3.

4.

Bij de begroting wordt per programmaonderdeel een overzicht gegeven van de projecten en bij de jaarstukken wordt een overzicht van de gerealiseerde lasten en baten per project ingedeeld naar programmaonderdelen weergegeven. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen. In de jaarstukken wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting 1.

Het dagelijks bestuur biedt voor 1 april aan het algemeen bestuur een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Het algemeen bestuur stelt deze nota voor 15 april vast.

Pagina 3 van 13

  Financiële Verordening samenwerkingsorgaan  

Holland Rijnland 2014

     

 

 

 

 

2.

In de begroting wordt een post onvoorzien van 0,5% van de totale lasten opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten 1. 2.

3.

4. 5.

Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma. Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf als ze verwacht dat de lasten de geautoriseerde lasten of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden of de baten de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het algemeen bestuur geeft vervolgens aan of hij hiervoor een voorstel wil voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid. Bij de behandeling van de tussenrapportages in het algemeen bestuur doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage 1. 2.

3. 4.

5.

Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland; Eén tussenrapportage per 1 april van het lopende begrotingsjaar wordt aan het algemeen bestuur aangeboden vóór 1 juli van het lopende begrotingsjaar; Daarnaast kan het dagelijks bestuur gedurende de loop van het begrotingsjaar tussenrapportages aanbieden. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting. De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten en baten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en de lasten van prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 10.000 toegelicht.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

 

 

 

Artikel 7. Waardering en afschrijving vaste activa 1.

Materiële vaste activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden geactiveerd. 2. Materiële vaste activa met economisch nut worden, te beginnen in het jaar na aanschaf, lineair afgeschreven, afhankelijk van de economische levensduur, in maximaal: a. 10 jaar voor telefooninstallaties, bekabeling en meubilair; b. 5 jaar voor automatiseringsapparatuur; c. 5 jaar voor software met een verkrijgingprijs van groter dan € 1.500 De afschrijving van de niet genoemde soorten investeringen wordt afgestemd op de verwachte economische levensduur.

Pagina 4 van 13

  Financiële Verordening samenwerkingsorgaan  

Holland Rijnland 2014

     

 

 

 

 

3. 4. 5.

De rentetoerekening vindt plaats op basis van de boekwaarde per 1 januari. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in 4 jaar afgeschreven.

Artikel 8. Kostprijsberekening 1.

2. 3.

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland verleende diensten. Bij de kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa. Voor de inzet van materiele activa worden naast directe kosten, indirecte kosten en afschrijvingskosten, de rente voor de financiering van het actief toegerekend. Deze rente is een vergoeding voor de inzet van vreemd vermogen en van eigen vermogen. Het rentepercentage voor deze vergoeding is in de nota bedoeld in artikel 4 opgenomen.

Artikel 9. Prijzen economische activiteiten 1.

2.

3.

4. a. b. c.

g.

Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het dagelijks bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit van het algemeen bestuur, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd. Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking doet het dagelijks bestuur vooraf een voorstel voor een besluit van het algemeen bestuur, waarin het publiek belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd. Bij het verstrekken van kapitaal door het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland aan overheidsbedrijven en derden gaat het dagelijks bestuur uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking doet het dagelijks bestuur vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd. Besluiten van het algemeen bestuur met de motivering van het publiekbelang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als sprake is van: leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid; een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiek rechtelijke taak; een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden; d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen; e. een bevoordeling van onderwijsinstellingen; f. een bevoordeling van publieke media-instellingen; en een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Pagina 5 van 13

  Financiële Verordening samenwerkingsorgaan  

Holland Rijnland 2014

     

 

 

 

 

 

 

Artikel 10. Financieringsfunctie In het door het algemeen bestuur vastgestelde Treasurystatuut zijn regels en richtlijnen opgenomen met betrekking tot de financieringsfunctie. Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer Artikel 11. Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland als geheel en in de afdelingen; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, enzovoort; c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving. Artikel 12. Financiële organisatie Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor: a. een eenduidige indeling van de organisatie van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie; en g. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan. Artikel 13. Interne controle Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

Pagina 6 van 13

  Financiële Verordening samenwerkingsorgaan  

Holland Rijnland 2014

     

  Hoofdstuk 5. Slotbepalingen  

 

 

   

Artikel 14. Intrekken oude verordening De Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2011, vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 14 december 2011, wordt gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening ingetrokken Artikel 15. Inwerkingtreding en citeertitel 1. 2.

Deze verordening treedt, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2014, in werking op 1 januari 2015. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van 17 december 2014 De secretaris,

de voorzitter,

R. van Netten

H.J.J. Lenferink

 

         

 

Pagina 7 van 13

  Financiële Verordening samenwerkingsorgaan  

Holland Rijnland 2014

       

 

 

 

 

Toelichting op de artikelen Artikel 2. Programma-indeling Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma’s worden bij aanvang van iedere raadsperiode door het algemeen bestuur vastgesteld. Het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat het dagelijks bestuur de producten aan de programma’s toewijst. Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar worden gesteld. Gedurende het begrotingsjaar kan het algemeen bestuur op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de begroting. Het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (derde lid artikel 189 Gemeentewet). Het algemeen bestuur kan kiezen op welk niveau budgetten beschikbaar worden gesteld. Er is voor gekozen een budget voor een samenstel van activiteiten beschikbaar te stellen. Op grond van het vierde lid van artikel 8 BBV kan een gemeente of provincie de baten en lasten van een programma onderverdelen in baten en lasten voor prioriteiten. (In sommige gemeenten wordt voor het begrip prioriteit ook wel de benaming deelprogramma gehanteerd.) Het algemeen bestuur kan in afwijking van het bepaalde in deze verordening er ook voor kiezen de budgetten per programma te autoriseren. Gelet op de gevolgen van Kracht#15 en de terugwerkende kracht van deze verordening tot 1 januari 2014 is gekozen voor handhaving van de autorisatie op het niveau van programma’s. Het tweede lid van artikel 2 van de financiële verordening bepaalt dat op voorstel van het dagelijks bestuur het algemeen bestuur niet-financiële indicatoren per programma vaststelt. Het is het zogenaamde SMART maken van de begroting. Het derde lid van artikel 8 BBV stelt namelijk dat per programma wordt aangegeven wat de doelstelling – in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten – is en hoe er naar wordt gestreefd deze effecten te bereiken. Overigens bepaalt dit artikel niet dat elke nieuwe raadsperiode de gehele begroting en jaarstukken moeten worden herzien. In de meeste gevallen is dat niet raadzaam. Als de indeling en gebruikte indicatoren de vorige raadsperiode goed zijn bevallen, kunnen deze ongewijzigd opnieuw worden vastgesteld. In andere gevallen zijn (kleine) bijstellingen of wijzigingen meestal voldoende. Het BBV schrijft een aantal verplichte paragrafen voor. In een paragraaf wordt het algemeen bestuur integraal over een bepaald thema dat dwars door de begroting loopt, geïnformeerd. Het derde lid van artikel 2 van de financiële verordening bepaalt dat het algemeen bestuur bij aanvang een nieuwe raadsperiode kan aangeven welke paragrafen hij nog meer wenst. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een paragraaf subsidies of een paragraaf duurzaamheid. Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken In dit artikel zijn aanvullend op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting. In het tweede lid wordt de verplichting in het BBV (artikel 20) om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven. In het vierde lid wordt dit geregeld voor de jaarstukken. Het derde bepaalt dat in aanvulling op het bepaalde in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten de gevolgen van de begroting en meerjarenraming voor de gemeentelijke schuldpositie inzichtelijk worden gemaakt.

Pagina 8 van 13

  Financiële Verordening samenwerkingsorgaan  

Holland Rijnland 2014

       

 

 

 

 

Artikel 4. Kaders begroting Artikel 4 van de financiële verordening biedt de kaders voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. Hierin staan een aantal uitgangspunten die het dagelijks bestuur bij het opstellen van deze stukken in acht moet nemen. Dit in aanvulling op de bepalingen van de artikelen 189 en 193 Gemeentewet en het BBV. Het eerste lid van het artikel bepaalt dat de gemeenteraad vooraf aan het opstellen van de begroting een nota vaststelt waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders voor de komende jaren zijn vastgelegd. De kaders geven richting aan het dagelijks bestuur voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. Deze systematiek wordt in veel gemeenten toegepast en deze nota draagt vaak de naam kadernota of voorjaarsnota. Artikel 8 van het BBV zegt dat het bedrag voor onvoorzien moet zijn opgenomen in het programmaplan. In het tweede lid van artikel 4 wordt een nadere invulling aan deze wettelijke verplichtingen gegeven door de omvang van het bedrag voor onvoorzien vast te leggen. Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten Artikel 5 van de financiële verordening bevat nadere regels voor de autorisatie van de baten en lasten in de begroting en van de investeringskredieten. Autorisatie van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van programma’s (eerste lid). Zie ook de toelichting bij artikel 3. Naast lopende uitgaven doet een gemeenten investeringen. Ook uitgaven voor investeringen moeten worden geautoriseerd – denk hierbij ook aan de grondexploitatie. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is gekozen deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen (tweede lid). Wel kan het algemeen bestuur bij de begrotingsbehandeling aangegeven welke investeringskredieten hij op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan het algemeen bestuur de autorisatie van politiek belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar het algemeen bestuur autoriseert de uitgaaf nog niet. Het dagelijks bestuur is nog niet bevoegd verplichtingen voor de investering aan te gaan. Het dagelijks bestuur dient dreigende overschrijdingen van geautoriseerde lasten en investeringskredieten en dreigende onderschrijdingen van geautoriseerde baten bij het bekend worden aan het algemeen bestuur te melden, zodat het algemeen bestuur kan besluiten of het budget moet worden gewijzigd of dat het beleid moet worden bijgesteld. Voor het behandelen van de daadwerkelijke begrotingswijzigingen en bijstellingen van beleid is er voor gekozen deze mee te nemen bij de behandeling van de tussenrapportages (vierde lid). Meestal komen gedurende het begrotingsjaar nieuwe investeringsvoornemens op tafel die bij het opstellen van de begroting niet waren voorzien. Het vijfde lid van het artikel regelt de autorisatie van de investeringskredieten anders dan bij vaststelling van de begroting. Dus ook voor investeringen die pas in de loop van het begrotingsjaar worden voorzien. Daarbij draagt dit lid aan het dagelijks bestuur op bij grote investeringen aan te geven wat het effect is op de schuldpositie van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland. Artikel 6. Tussentijdse rapportage Een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus voor het algemeen bestuur zijn de tussenrapportages. Op basis van tussenrapportages wordt het algemeen bestuur geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. Het vierde lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage. Het vijfde lid bepaalt welke afwijkingen ten opzichte van de begroting het dagelijks bestuur in de tussenrapportages moet toelichten. Deze afwijking kunnen ook als een percentage worden gedefinieerd.

Pagina 9 van 13

  Financiële Verordening samenwerkingsorgaan  

Holland Rijnland 2014

       

 

 

 

 

Artikel 7. Waardering & afschrijving vaste activa In het tweede lid, onder a, van artikel 212 Gemeentewet is opgenomen dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 7 invulling gegeven. In dit artikel zijn de bepalingen over afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen van de materiële vaste activa opgenomen. Optioneel is het stellen van een maximale afschrijvingstermijn. Van een maximale afschrijvingstermijn kan naar beneden worden afgeweken. Reden hiervoor is dat de economische levensduur van bijvoorbeeld nieuwe riolering langer is dan die van oude riolering. Door het opnemen van de maximale afschrijvingstermijn kan voor oude riolering een korte afschrijvingstermijn worden toegepast zonder hiervoor in de verordening een aparte bepaling op te nemen. Het BBV laat een aanzienlijke beleidsvrijheid aan gemeenten voor het zelf vaststellen van de eigen afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen. Natuurlijk geldt hierbij wel het criterium dat gemeenten de afschrijvingsmethodiek en afschrijvingstermijn van een actief moeten afstemmen op de verwachte levensduur. Indien dit wordt nagelaten, wordt het getrouwe beeld van de jaarrekening aangetast. In de verordening is er voor gekozen activa met maatschappelijke nut te activeren in plaats van deze meteen ten laste van de exploitatie te brengen. Artikel 8. Kostprijsberekening Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, onder b, dat de verordening in ieder geval bevat de grondslagen voor de berekening van de door het algemeen bestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten en heffingen. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de opbouw van de kostprijs van de goederen en diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht. In artikel 8 van de verordening staan de kaders voor de bepaling van de kostprijzen van de gemeentelijke diensten die worden geleverd aan derden. Het eerste lid van het artikel bepaalt dat de kostprijs bestaat uit de directe kosten en de indirecte kosten die direct met de dienst samenhangen. Het derde lid geeft aan dat in de kostprijs ook de kosten van de financiering van materiele activa moet worden meegenomen in de vorm van een rente over het eigen vermogen en over het vreemd vermogen. Kaders voor de kostprijzen staan voor heffingen, rechten en leges in artikel 229b Gemeentewet en voor prijzen in de artikelen 25i, 25j en 25m van de Mededingingswet. Artikel 9. Prijzen economische activiteiten Als een gemeente goederen, diensten of werken levert aan overheidsbedrijven of derden dan mag zij deze activiteiten niet bevoordelen als het economische activiteiten betreft. Economische activiteiten zijn hier activiteiten waarmee de gemeenten in concurrentie met ander ondernemingen treedt. Het bevoordelingsverbod houdt feitelijk in dat tenminste een integrale kostprijs voor de levering van goederen, diensten, werken en het verstrekken van leningen garanties en kapitaal in rekening moet worden gebracht. Van deze verplichting kan worden afgeweken als de activiteiten worden ontplooid in het kader van het publiek belang. Daarvoor is wel nodig dat in een besluit van het algemeen bestuur het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd. Het besluit moet worden aangemerkt als een concretiserend besluit van algemene strekking. Het besluit moet worden bekendgemaakt in een van overheidswege uitgegeven blad of een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad en moet open staan voor bezwaar en beroep. Belanghebbenden kunnen dan binnen uiterlijk zes weken na bekendmaking van het besluit een bezwaarschrift indienen bij het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland (Artikel 6:7 Algemene wet bestuursrecht). Het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland moet binnen zes weken een besluit nemen over het bezwaarschrift of – indien een commissie als bedoeld in artikel 7:13 Algemene wet bestuursrecht is ingesteld – binnen twaalf weken, gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het

Pagina 10 van 13

  Financiële Verordening samenwerkingsorgaan  

Holland Rijnland 2014

     

 

 

 

 

 

bezwaarschrift is verstreken. Bij afwijzing van de bezwaren kan de belanghebbende beroep instellen bij de bestuursrechter. Voor het verplicht in rekening brengen van minimaal een integrale kostprijs voor de levering van goederen, werken en diensten of voor het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal gelden een aantal uitzonderingen. Deze uitzonderingen worden in het vierde lid opgesomd. Artikel 10. Financieringsfunctie De financieringsfunctie is opgenomen in het Treasurystatuut van Holland Rijnland, waarbij rekening is gehouden met in de modelverordening opgenomen artikel 15 en onderstaande toelichting. Artikel 212 Gemeentewet bevat de bepaling dat de financiële verordening in elk geval regels voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie bevat. Artikel 15 geeft invulling aan deze plicht. Het artikel bevat kaders voor het financieringsbeleid. De kaders voor de financiële organisatie van de financieringsfunctie staan in artikel 27. In aanvulling op de regels uit de wet Financiering decentrale overheden en daaruit volgende besluiten en regelingen stelt het eerste lid een aantal aanvullende kaders. Zo mag geen gebruik worden gemaakt van financiële derivaten. Als in een gemeente wel gebruik mag worden gemaakt van financiële derivaten, dan moet deze bepaling uit de verordening worden weggelaten. Het tweede lid bepaalt dat het dagelijks bestuur het algemeen bestuur informeert als de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigt te worden overschreden. Artikel 4 respectievelijk 6 van de Wet financiering decentrale overheden (hierna: Wet Fido) geeft aan dat de toezichthouder (provincie) wordt geïnformeerd als het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland voor het derde achtereenvolgende kwartaal de kasgeldlimiet respectievelijk renterisiconorm overschrijdt en dat het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland aan de toezichthouder een plan voorlegt om weer binnen deze limiet te komen. Dit plan dient door de provincie goed gekeurd te worden. Indien hier niet aan wordt voldaan, kan de toezichthouder correctieve maatregelen treffen. Gemeenten mogen alleen leningen en garanties verstrekken en financiële participaties aangaan voor het behartigen van een publiek belang (artikel 2 Wet Fido). Daarbij bepaalt het tweede lid van artikel 160 Gemeentewet dat een besluit tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen niet eerder wordt genomen dan nadat het algemeen bestuur een ontwerpbesluit is toegezonden en hij zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het dagelijks bestuur heeft kunnen brengen. Het derde lid draagt het dagelijks bestuur op bij het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal zo mogelijk zekerheden te bedingen om zo het financiële risico waaraan het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland bloot komt te staan te verminderen. Dit is zeker als het om grote bedragen gaat, iets om op te letten. Als instellingen bij een gemeente aankloppen voor een lening of garantiestelling dan hebben de banken er in de regel niet al te veel vertrouwen meer in. Het vierde lid bepaalt dat voor het verlenen van garanties een voorziening wordt gevormd voor het risico dat het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland loopt. Daarmee komt de verlening van garanties expliciet onder het budgetrecht van het algemeen bestuur te vallen en is voor ook de verlening van garanties tegen marktconforme tarieven instemming van het algemeen bestuur vereist. Paragrafen Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten geeft in zijn artikel 9 aan welke paragrafen bij de begroting en jaarstukken moeten worden opgenomen, namelijk lokale heffingen, weerstandsvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen en grondbeleid. De paragrafen lokale heffingen en

Pagina 11 van 13

  Financiële Verordening samenwerkingsorgaan  

Holland Rijnland 2014

     

 

 

 

 

 

 

grondbedrijf zijn niet van toepassing op het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland en derhalve niet opgenomen. In de financiële verordening kan het algemeen bestuur bepalen dat hij ook over aanvullende zaken in de paragrafen wil worden geïnformeerd. Dit is tot op heden niet noodzakelijk geweest. Artikel 11. Administratie Onder artikel 11 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens en de vastlegging er van moeten voldoen. Artikel 12. Financiële organisatie Artikel 12 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie en draagt het dagelijks bestuur op hiervoor zorg te dragen. Het dagelijks bestuur is op grond van artikel 160 Gemeentewet bevoegd regels te stellen over de ambtelijke organisatie. Deze bevoegdheid betreft ook het stellen van regels voor de financiële organisatie, blijkt uit het advies van het algemeen bestuur van State en het Nader rapport uit 2003 over de wijziging van artikel 212 Gemeentewet. Artikel 12 geeft een opsomming op welke terreinen van de financiële organisatie het dagelijks bestuur beleid en interne regels moet stellen. Om hier invulling aan te geven ligt het voor de hand dat het dagelijks bestuur een organisatiebesluit en een treasurystatuut vaststelt en dat het dagelijks bestuur de volmachten en mandaten alsook de kostenverdeelsleutels voor de kostentoerekening vastlegt. Bij het beleid en interne regels voor de inkoop en aanbesteding kan gedacht worden aan een inkoopreglement en ook aan gemeentelijke inkoopvoorwaarden. Bij het beleid en interne regels voor steunverlening en subsidieverstrekking gaat het om procedures die naleving van de Europese staatssteunregels en regels voor diensten van algemeen economisch belang, de Algemene wet bestuursrecht en de gemeentelijke subsidieverordening waarborgen. Deze zijn opgenomen in de Algemene Subsidieverordening. In geval van misbruik en oneigenlijk gebruik gaat het om bijvoorbeeld het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat subsidies wel daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden. De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om voor het financieel beheer en beleid aan de eisen voor rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen. Ze creëren de randvoorwaarden waarop de interne controle en de accountantscontrole kan steunen bij het onderzoek naar de rechtmatigheid van de beheershandelingen en getrouwheid van de jaarstukken. Artikel 13. Interne controle De accountant toetst jaarlijks of de gemeenterekening een getrouw beeld geeft van de financiën van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen, rechtmatig zijn verlopen. Artikel 13 draagt het dagelijks bestuur op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen. Artikel 14. Intrekken oude verordening en overgangsrecht Bij het inwerkingtreden van de nieuwe verordening moet de oude worden ingetrokken. Volgens de Gemeentewet is een begrotingsjaar gelijk aan een kalenderjaar. In begrotingsjaar t worden de jaarstukken uit het begrotingsjaar t-1 vastgesteld, wordt uitvoering gegeven aan

Pagina 12 van 13

  Financiële Verordening samenwerkingsorgaan  

Holland Rijnland 2014

     

 

 

 

 

de begroting voor het jaar t en wordt tot slot de begroting voor het jaar t+1 vastgesteld. De nieuwe verordening is van toepassing op alle stukken die betrekking hebben op het begrotingsjaar t+1 en later. De oude verordening is ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de jaarstukken van het begrotingsjaar t-1 en de begroting en jaarstukken van het jaar t. Hiervoor is in artikel 14 een overgangsbepaling opgenomen. Artikel 15. Inwerkingtreding en citeertitel Het verdient de voorkeur de nieuwe verordening in werking te laten treden op een datum voor het vaststellen van de voorjaarsnota en anders voor het vaststellen van de begroting van het jaar t+1. Anders moet artikel 15 worden uitgebreid met een bepaling die voorziet in terugwerkende kracht, zodat de bepalingen uit de nieuwe verordening ook gelden voor de begroting voor het jaar t+1. Vaststelling Binnen twee weken na vaststelling door het algemeen bestuur moet het dagelijks bestuur de verordening aan gedeputeerde staten zenden (artikel 214 Gemeentewet). Gedeputeerde staten kunnen te allen tijde een onderzoek instellen naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet (artikel 215 Gemeentewet).

Pagina 13 van 13

Overzicht wijzigingen Financiële verordening 2014 ten opzicht van 2011  

 

Bij de wettelijke grondslagen is toegevoegd: Mededingingswet in casu het Hoofdstuk 4b Overheid en overheidsbedrijven. Zie artikel 9. Betreft de aanscherping van het bevoordelingsverbod met betrekking tot concurrentiepositie ten opzichte van het bedrijfsleven.

 

       

Aanpassing artikel 2 is bedoeld de begroting transparanter en SMARTer te maken. Aanpassing artikel 3 is een gevolg van aanpassing BBV (artikel 20 en 21) en is gebaseerd op de Wet houdbare overheidsfinanciën (wet HOF). Aanpassing artikel 5 is een logische aanvulling voor de autorisatie bij tussentijdse rapportages. Artikel 9 is nieuw en een gevolg van hoofdstuk 4b van de Mededingingswet. Artikel 13: verwijzing naar artikelen Gemeentewet toegevoegd.

In Holland Rijnland werken samen: Alphen aan den Rijn, Hillegom, Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Nieuwkoop, Noordwijk, Noordwijkerhout, Oegstgeest, Teylingen, Voorschoten en Zoeterwoude

Adviesnota PHO Vergadering:

Portefeuillehouderoverleg Bestuur en Middelen

Datum: Locatie: Agendapunt: Kenmerk:

14 november 2014 07 14/

Onderwerp: Financiën Jeugdhulp

Beslispunten: 1. Het AB Holland Rijnland te adviseren in te stemmen met de begrotingswijziging [nummer, 2014] voor de aanloopkosten inrichten opdrachtgeverschap jeugdhulp ad € 424.681 te weten € 350.976 directe bijdrage en € 73.705 voor de gemeenten compensabele BTW. 2. Het AB Holland Rijnland te adviseren in te stemmen met de begrotingswijziging [nummer, 2015] voor de exploitatiekosten opdrachtgeverschap jeugdhulp ad € 1.190.557, te weten € 1.075.057 directe bijdrage [1% jeugdhulpbudget] en € 115.500,- voor de gemeente compensabele BTW. 3. Gemeenten te adviseren in te stemmen met vergoeding van BTW-kosten bovenop genoemde budgetten voor de aanloopkosten en de exploitatiekosten. Deze kosten zijn voor de gemeenten via het BCF compensabel. 4. Het DB Holland Rijnland te adviseren om voor het jeugdhulpbudget, dat door gemeenten ter beschikking wordt gesteld om regionaal jeugdhulp in te kopen, een nieuwe bankrekening te openen. 5. Gemeenten te adviseren in te stemmen met betaling van het jeugdhulpbudget volgens een vast schema, waarbij elke 7e van de maand 1/12e deel van de totale gemeentelijke bijdrage aan het regionale jeugdhulpbudget wordt overgemaakt aan Holland Rijnland. Inleiding: Algemene context Per 1 januari 2015 wordt de Jeugdzorg overgedragen van de Provincies naar de gemeenten. De samenwerkende gemeenten uitgezonderd Voorschoten hebben Holland Rijnland verzocht het opdrachtgeverschap voor hen uit te voeren. -

Beleidskader - Gemeenten kunnen voldoen aan de wet Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) - Voldaan wordt aan de functionele indeling zoals deze in IV3 voor 2015 zijn opgenomen. - Per gemeenten de gemaakte bestedingen kunnen worden geanalyseerd. - Dat uitputting per gemaakt contract per zorginstelling kan worden gecontroleerd.

-

Rol Holland Rijnland De samenwerkende gemeente, exclusief Voorschoten, hebben Holland Rijnland verzocht het opdrachtgeverschap voor Jeugdzorg op zich te nemen. Holland Rijnland besteedt het onderdeel Technisch opdrachtgeverschap uit aan het Servicepunt 71 te weten: Betalingen, de financiële administratie en contractmanagement.

[email protected] Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland Schuttersveld 9, 2316 XG Leiden Postbus 558, 2300 AN Leiden Telefoon (071) 523 90 90

www.hollandrijnland.net IBAN nr. NL87BNGH0285113992 KvK nr. 27365539 BTW nr. NL813768068B01

Beoogd effect: Voor het regionale opdrachtgeverschap voor Jeugdhulp, uit te oefenen met ingang van 2015, moeten voor 1 januari 2015 voorbereidingen worden getroffen, zodat de administratie, betalingen en ontvangsten rechtmatig, compleet, juist en volledig kunnen worden verwerkt. Daarnaast moet inzicht kunnen orden gegeven over uitputting per gemeente en de contracten van de zorginstellingen. Argumenten: 1.1 begrotingswijziging is conform advies pho sociale agenda Op 7 maart 2014 heeft het PHO besloten, onder adviespunt 2, de colleges van de gemeenten te adviseren een bedrag van € 350.976 beschikbaar te stellen voor opstart en coördinatie opdrachtgeverschap. In het destijds opgegeven bedrag was echter geen rekening gehouden met de BTW die in rekening wordt gebracht. Deze BTW is voor Holland Rijnland kostenverhogend. De BTW kan via de zogenaamde “doorschuifregeling” bij de gemeenten in rekening worden gebracht, waarna zij deze kosten kunnen verhalen bij het BTW compensatiefonds (BCF). Het is daarom billijk deze BTW last als extra bijdrage van de gemeenten beschikbaar te stellen. 2.1 pho sociale agenda heeft 1% als kaderstellend voor het opdrachtgeverschap geformuleerd In hetzelfde PHO advies van 7 maart 2014 staat bij adviespunt 3 om de geraamde kosten voor de uitvoering van de uitvoering regionale opdrachtgeverschap op 1% te ramen. Ook hierbij is er destijds niet van uitgegaan dat er sprake zou zijn van BTW die voor Holland Rijnland kostenverhogend is. Op dit moment wordt uit gegaan van een bedrag van € 115.00,aan BTW. Ook deze BTW kan, naar het zich laat aanzien, via de “doorschuifregeling” door de gemeenten ten laste worden gebracht van het BCF. De gemeenten zullen dit nog met hun eigen belasting inspectie moeten afstemmen, om er zeker van te zijn. De fiscale adviseurs die zijn geraadpleegd zijn er op dit moment van overtuigd dat de BTW volgens de nu geldende regels compensabel zijn. 5.1 Liquiditeit moet voldoende zijn voor maandelijkse betalingen De betalingen van de zorginstellingen worden vanaf een aparte BNG rekening betaald. De voorschotten worden op de 15e van elke maand betaald. Het is dan noodzakelijk dat er op de bankrekening genoeg saldo aanwezig is. De dertien gemeenten moeten er daarom zorg voor dragen dat hun bijdrage op tijd op de juiste rekening is overgemaakt. Om risico’s door tijdelijke technische storingen bij de bank en het niet doorgaan van weekendbetalingen uit te sluiten is het gewenst de bijdrage van de gemeenten met enige marge van te voren te ontvangen. Als we uitgaan van de 7e van elke maand waarin Holland Rijnland van de gemeenten de bijdragen op de bankrekening ontvangt, kunnen de voor betaling noodzakelijke controles nog worden verricht. Indien bij de controle geconstateerd wordt dat bijdragen van gemeenten nog niet zijn gestort, kan nog adequaat worden gereageerd, waardoor de betalingen aan de zorginstellingen geen vertragingen hoeven op te lopen. Kanttekeningen/risico’s: Er wordt nog gewerkt aan een sluitende begroting voor het opdrachtgeverschap. Deze wordt behandeld in het pho Soag en zal ter kennis worden gebracht van het pho B&M. De definitieve cijfers zullen te zijner tijd in de definitieve begrotingswijziging worden verwerkt. Financiën In onderstaand overzicht worden de geraamde bijdragen per gemeente voor de inrichting van het opdrachtgeverschap weergegeven. Hierbij wordt uitgegaan van dezelfde verdeelsleutel als in de begroting 3D 2014 waarbij Voorschoten buiten beschouwing wordt gelaten. 2

Gemeente

Bijdrage uit jeugdmiddelen 2014**

Invoeringsmiddelen jeugd 2014 *

Alphen ad Rijn

€ 223.579

€ 74.414,07

Hillegom

€ 52.001

€ 17.307,56

Kaag en Braassem

€ 59.780

€ 19.896,65

Katwijk

€ 116.868

€ 38.897,32

Leiden

€ 152.572

€ 50.780,72

Leiderdorp

€ 61.196

€ 20.367,94

Lisse

€ 54.578

€ 18.165,26

Nieuwkoop

€ 61.353

€ 20.420,20

Noordwijk

€ 55.758

€ 18.558,00

Noordwijkerhout

€ 46.059

€ 15.329,88

Oegstgeest

€ 57.753

€ 19.222,01

Teylingen

€ 76.841

€ 25.575,09

Zoeterwoude

€ 36.179

€ 12.041,51

€ 1.114.210

€ 350.976,19

totaal

Tabel: Budget invoering gezamenlijk opdrachtgeverschap 2014

De bedragen voor 2015 zijn in onderstaand tabel aangegeven. Gemeente Bedrag 2015 Bijdrage Bijdrage voor BTW Volgens opdrachtge- 21% over Meicirculaire verschap 2014 1% 550.000

Alphen aan den Rijn Hillegom Kaag en Braassem Katwijk Leiden Leiderdorp Lisse Nieuwkoop Noordwijk Noordwijkerhout Oegstgeest Teylingen Zoeterwoude HR gemeenten*

26.836.936 3.922.550 3.791.704 13.394.847 24.852.197 5.657.578 3.706.121 5.256.663 3.610.453 3.093.645 4.426.957 7.170.964 1.785.095 107.505.710

268.369 39.226 37.917 133.948 248.522 56.576 37.061 52.567 36.105 30.936 44.270 71.710 17.851

28.833 4.214 4.074 14.391 26.700 6.078 3.982 5.648 3.879 3.324 4.756 7.704 1.918

1.075.057 115.500

* Exclusief Voorschoten

3

Totale Bijdrage

297.202 43.440 41.991 148.339 275.222 62.654 41.043 58.214 39.983 34.260 49.026 79.414 19.769 1.190.557

Communicatie: Evaluatie:

Bijlagen: --

4