Verantwoordelijk wethouder Opdrachtgever Projectleider Hof van Twente, oktober 2009
: H.R.M. Knuiman / J.W. Titshof-Leushuis : G.H.J. Hommels : drs. W.C.C.M. Bent – de Bont
1. Doelgroepen 2. Analyse van de situatie 3. Afbreukrisico van de nieuwe werkwijze 4. Doelstellingen voor communicatie 4.1
Interne communicatieve doelstellingen.................................................................... 4
4.2
Externe communicatieve doelstellingen................................................................... 5
5. Taakstellingen, Middelen en Planning, per fase van het project:
1 / 14
Communicatieplan “De Kanteling” Dit communicatieplan is onderdeel van het projectplan De Kanteling: Van claimgerichte benadering naar compensatiebeginsel in de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)
De doelgroepen die we met communicatie willen bereiken zijn onder te verdelen in personen die binnen (= intern) de gemeente werkzaam zijn en personen die niet werkzaam zijn binnen (= extern) de gemeente. In dit communicatieplan worden deze doelgroepen dan ook gekenmerk als interne doelgroepen en externe doelgroepen. Interne doelgroepen: • college b&w • gemeenteraad • afdelingshoofd Zorg • projectleider gebiedsgericht werken: Mariska ten Heuw • projectleider Informatie en advies Wmo: Ivonne de Lizer • projectleider programma Wmo: Hester Stam • projectleider/leden van de projectgroep • medewerkers publieksbalie Extern doelgroepen: • VNG-consulent(en) • WMO-raad • Stichting Informele Zorg Twente (SIZT) • Stichting welzijn Ouderen (SWO) • Bureau vrijwilligerswerk • Maatschappelijk werk • MEE Twente • andere (welzijns)organisaties binnen Hof van Twente (zij worden via intermediaire organisaties geïnformeerd) • Inwoners in de diverse kernen en buurtschappen • Regio Twente (ambtelijke en bestuurlijke vertegenwoordiging)
De WMO is een brede participatiewet die als doel heeft dat iedereen moet kunnen meedoen in de samenleving. De wet is ontwikkeld om op een andere manier naar de ondersteuning van mensen met een beperking te kijken. De huidige insteek van “verzorgd worden” moet verschuiven naar “meer eigen verantwoordelijkheid” en “het ontvangen van ondersteuning om te kunnen participeren”. Om dit doel te bereiken is het belangrijk dat alle instanties die binnen Hof van Twente zorg verlenen, gaan samenwerken om te komen tot een gezamenlijke methode voor 2 / 14
vraagverheldering, een gezamenlijke geformaliseerde werkwijze voor de behandeling van aanvragen en een gezamenlijk aanbod van voorzieningen. De inwoners worden eerst aangesproken op het eigen oplossingsvermogen. Pas daarna wordt gekeken wat de gemeente c.q. de hulpinstanties kunnen toevoegen. Lukt ook dat niet, dan wordt een individuele voorziening aangevraagd voor de cliënt. In het project zal een beroep worden gedaan op de inwoners, niet zijnde hulpvrager. Aan hen wordt gevraagd mee te denken over het opzetten van een goed voorzieningenniveau in de eigen leefomgeving. Aan de inwoners wordt gevraagd actief hun inzet te leveren. Dit kan door zelf vrijwilligerswerk te doen of door het inbrengen van ideeën. Dit project past goed binnen de doelstellingen van de gemeente Hof van Twente binnen het gebiedsgericht werken. Ook dit project gaat er vanuit dat de inwoners een eigen verantwoordelijkheid hebben als het gaat om het oplossen van problemen c.q. dat zij eigen initiatief kunnen nemen. De gemeente faciliteert bij het oplossen van problemen/realisatie van initiatieven op het moment dat inwoners dit zelf niet (geheel) kunnen. Bij de totstandkoming van de strategische visie hebben met name de inwoners uit de buurtschappen aangegeven dat zij beter niet over elkaar kunnen praten maar beter met elkaar. De invulling van de zorgtaken binnen de kern en buurtschap kunnen hiervoor goede, zinvolle onderwerpen van gesprek zijn. Wel moet hierbij in acht worden genomen dat een heel groot percentage van de inwoners in Hof van Twente (ruim 75% - zie uitslag Hofpanel strategische visie) al iets doet aan “noaberhulp” of vrijwilligerswerk.
Alle inspanningen van de gemeente, zorginstanties en cliëntenorganisaties zijn erop gericht dit project te laten slagen. De gemeente is door de VNG aangewezen als pilotgemeente en kan – als het project slaagt – scoren met de uitkomsten ervan. Zij kan dienen als voorbeeldgemeente voor andere gemeenten, zowel in de regio als landelijk. Naast voordelen kent het project ook een afbreukrisico. De mogelijke risico’s zitten in de volgende punten: 3 / 14
-
-
organisaties werken onvoldoende samen en komen niet tot overeenstemming over een geformaliseerde, zelfde werkwijze; inwoners, niet hulpvragend, kunnen de keukentafelgesprekken als “betuttelend” ervaren. Ruim 75% van de inwoners van HvT doet nl. uit eigen beweging al aan “noaberhulp” of vrijwilligerswerk (zie ook onderzoek Hofpanel strategische visie); In de gesprekken die hierover gaan moet de gemeente hier rekening mee houden en kan wellicht worden ingezet op het faciliteren van mensen die noaberhulp verlenen (wat hebben zij nodig om dit te blijven doen ?) de nieuwe geformaliseerde werkwijze blijft te veel “hangen” in onderzoek naar wat hulpvragenden zelf kunnen en biedt te weinig daadkrachtige hulp. Hierdoor duren procedures te lang en blijven mensen te lang onzeker.
Aan de hiervoor genoemde drie punten moet naar onze mening extra worden ingezet door de projectorganisatie c.q. communicatie.
! ! 4.1 Interne communicatieve doelstellingen •
• • • • • •
•
De stuurgroep, bestaande uit de wethouder, afdelingshoofd Zorg (opdrachtgever), de projectleider en communicatieadviseur zijn op de hoogte van de voorstellen uit de projectgroepen; De stuurgroep neemt besluiten over die voorstellen, daar waar nodig wordt een bestuurlijk standpunt gevraagd van het college b&w en zo in de gemeenteraad gebracht; De projectleider rapporteert afwijkingen in de planning aan de opdrachtgever; Het verkrijgen van draagvlak voor het project bij het college B&W, de gemeenteraad en het management; De gemeenteraad wordt regelmatig geïnformeerd en op de hoogte gehouden van de voortgang van het project; Er wordt effectieve administratieve ondersteuning geregeld, met als doel: inzage in elkaars informatie en dus goede samenwerking; De inhoud van het project De Kanteling is bekend bij alle medewerkers die betrokken zijn bij de Wmo. Deze medewerkers kennen de doelstellingen van het project. Zij weten vroegtijdig welke inbreng wordt verwacht en leveren de gevraagde inbreng; De medewerkers hebben de juiste kennis en kunde voor een goede, prettige manier van het afhandelen van de hulpvraag.
4 / 14
4.2 Externe communicatieve doelstellingen • • • •
•
•
• • •
Genoemde cliënten en zorgorganisaties worden actief betrokken bij het project en plegen regelmatig overleg met elkaar volgens een vaste vergaderstructuur; De genoemde organisaties zijn bereid structureel mee te denken over de manier waarop de organisaties in de toekomst een geformaliseerde werkwijze kunnen hanteren; Hulpvragenden zijn geïnformeerd over het project De Kanteling en kennen de nieuwe procedure die wordt gevolgd bij het aanvragen van hulp; Gemeente, cliënten en zorgorganisaties zorgen er gezamenlijk voor dat het nieuwe systeem klantvriendelijk is en overzichtelijk; voor de afhandeling van hulpaanvragen wordt een maximum termijn afgesproken; De “overige” zorgorganisaties (zoals Rode Kruis, Zonnebloem, etc”) kennen het project, weten hoe de nieuwe procedure voor de behandeling van aanvragen er uit ziet en weten eveneens naar wie zij kunnen verwijzen voor aanvragen. Zij worden regelmatig op de hoogte gehouden van de stand van zaken; Inwoners, niet zijnde hulpvragers zijn zich ervan bewust dat zij zelf invloed hebben op de ‘eigen’ leefomgeving en welzijn; in de kernen en buurtschappen wordt meegedacht over de vraag hoe de zorg vanuit de “noabers” zo goed mogelijk kan worden georganiseerd en gefaciliteerd; Inwoners, niet zijnde hulpvragenden, zijn bereid mee te denken over een goed voorzieningenniveau in hun eigen leefomgeving; Zij kennen het Bureau Vrijwilligerswerk en weten dat zij actief hun bijdrage kunnen leveren, hetzij via het leveren van ideeën, hetzij via het doen van vrijwilligerswerk; Tijdens het genoemde overleg wordt steeds de hulpvraag van mensen en organisaties in kaart gebracht; dit in relatie tot het voorzieningenaanbod.
5 / 14
Het projectplan De Kanteling is opgedeeld in fasen. De voorstellen voor communicatie zijn daarom per fase ingedeeld. Fase 1
Start project
Interne doelgroepen Taak: Alle betrokkenen + overige medewerkers intern informeren over het project “De Kanteling”, de inhoud en resultaten die het moet opleveren
Informeren college B&W en gemeenteraad over inhoud en toekomstige resultaten project
Middelen: • Nieuwsbrief op intranet • Vergaderingen Projectgroep
Planning: • Nieuwsbrief: eind november 2009 • Eerste vergadering projectgroep: eind november 2009
• •
•
•
nieuwsbrief diverse interne besprekingen bijeenkomst om raad te informeren
•
Nieuwsbrief: eind november 2009; Raadsbijeenkomst: 6 oktober 2009
Externe doelgroepen Taak: Cliënten en Zorgorganisaties (ook Zonnebloem e.d.) op de hoogte brengen van de plannen in het projectplan De Kanteling en zijn bereid mee te denken hierover Hulpvragenden kennen eveneens de plannen van de gemeente om een nieuwe werkwijze te gaan organiseren. Zij worden regelmatig op de hoogte gehouden van de stand van zaken
Middelen: Informatiebijeenkomst professionals in de raadzaal
Planning: Begin december 2009
•
• • •
•
•
Brief met informatie over een eerste informatiebijeenkomst; Informatiebijeenkomst in de raadzaal; hier wordt ook info gegeven over de wijze waarop mensen kunnen meepraten en denken; Ook wordt de nieuwsbrief aangekondigd die hierna regelmatig gaat verschijnen en waarin de laatste stand van zaken steeds wordt
•
Brief : oktober 2009 Informatiebijeenkomst Nieuwsbrief I gereed tijdens eerste infobijeenkomst - Info in Het Hofweekblad: ruim voorafgaand aan infobijeenkomst.
6 / 14
Interne doelgroepen (vervolg fase 1) Taak: Middelen:
Planning:
intern draagvlak creëren
bespreking in interne werkgroep + tijdig informeren betrokkenen
Vanaf november 2009
realisatie van effectieve administratieve ondersteuning
•
Wendy regelt/oktober 2009
Medewerkers kennen de doelstellingen van het project en hebben de juiste kennis
inlogmogelijkheden netwerk door I&A • digitaal opname systeem vergaderingen • (I&A) Medewerkers publieksbalie en andere betrokkenen informeren tijdens infobijeenkomst op maandagmorgen;
Externe doelgroepen (vervolg fase 1) Taak: Middelen: Planning: weergegeven; • Nieuwsbrieven • Info in Het Hofweekblad met uitgebreide info en om bijeenkomst aan te kondigen Oktober 2009, e.v. Wmo-raad informeren Wendy informeert Wmoraad tijdens een vergadering van deze raad Wmo-raad ontvangt ook nieuwsbrieven
Info in werkoverleggen.
7 / 14
Stap 2
Projectwerkgroepen
Interne doelgroepen Taak:
Middelen:
Alle betrokken
Nieuwsbrief (zie ook faseI) Vanaf november 2009 en
Planning:
Externe doelgroepen Taak:
Middelen:
Planning:
De leden van de externe
Vergaderingen. Hiervoor
1 vergadering op 16 november 2009
projectgroep denken mee
vaste vergaderstructuur
een interne en een
over:
opzetten, met regeling
externe projectgroep
•
voor vervangers
medewerkers weten dat er
verder
bezig is met het project
de netwerkstructuren
e
binnen HvT •
De Kanteling. Zij weten
een inventarisatie van
wanneer de beide
de informatiepunten
projectgroepen
voor de inwoners; •
vergaderen, wat er op de
- het opzetten van een
agenda staat en wat er
éénduidige methode
wordt besloten
voor vraagverheldering en een gelijke methode voor de behandeling van aanvragen •
e
•
Regelmatig
Vanaf 1 vergaderingen
De leden van de externe
medewerkers
interne en externe
projectgroep treden op als
informatiestructuren en
bijpraten (op
projectgroep
intermediair voor het
wie en over
infopunten wordt niet
maandagmorgen)
informeren van de
verantwoordelijkheden V.a. oktober 2009
alleen uitgewisseld binnen •
Info ook opnemen in
“overige” organisaties,
(overzicht maken)
de interne en externe
nieuwsbrief
zoals Zonnebloem, Rode
Kennis en actuele documentatie over
•
Duidelijke afspraken
Tijdens de eerste
over wie informeert
vergadering
Gemeente informeert
projectgroepen. Ook de
Kruis, etc.
deze instanties
betrokken medewerkers
De leden van deze
sowieso via de
worden bijgepraat, als er
overige organisaties
nieuwsbrieven
nieuws te melden is
worden in kaart gebracht.
8 / 14
Interne doelgroepen (vervolg fase 2) Taak: Middelen:
Planning:
Externe doelgroepen (vervolg fase 2) Taak: Middelen:
idem
Wmo-raad bijpraten over
Tijdens de vergaderingen
Elke keer als er iets te
regelmatig bijpraten over
de gang van zaken.
van de Wmo-raad
melden valt
informatie over
Informeren over de
besluitvorming in de
tussentijdse stand van
stuurgroep
zaken, genomen besluiten
Externe doelgroepen Taak:
Middelen:
Planning:
Informatiebijeenkomst Juni 2010
Hulpvragenden/Alle
•
Infobijeenkomst
Tot Oktober 2010
raad;
betrokken organisaties
•
goede folder maken
Medewerkers eveneens
idem
Planning:
etc Raadsleden regelmatig
Via memo, nieuwsbrief,
blijven informeren
enz.
Stap 3
idem
Werkproces van vraag tot aanbod
Interne doelgroepen Taak:
Middelen:
Interne projectgroep,
•
stuurgroep b&w en
Planning:
raadsleden weten wat er
•
nieuwsbrief
informeren over nieuwe
•
website
is afgesproken over:
•
folder op intranet
werkwijze voor
•
persbericht (ook in
•
de nieuwe eenduidige
behandeling van
methode voor
aanvragen
Hofweekblad)
vraagverheldering die gebruikt gaat worden; •
de eenduidige manier voor het behandelen van aanvragen die vanaf 11/2010
•
gaat gelden
9 / 14
Interne doelgroepen (vervolg fase 3) Taak: Middelen:
Planning:
Externe doelgroepen (vervolg fse 3) Taak: Middelen:
Planning:
Alle betrokken
•
Informatiebijeenkomst September/oktober 2010
Inwoners weten dat er een •
Informatiebijeenkomst Oktober 2010-Oktober
medewerkers weten hoe
•
Cursussen intern of
nieuwe werkwijze geldt
(1 algemene. Wel ook
extern
voor de behandeling van
gebruik maken van
de nieuwe methodes voor •
Vaste vraagbaak
aanvragen, dat de
mogelijkheden die
behandelen van
(Wendy Bent) bij
gemeente uitgaat van de
zich voordoen om de
aanvragen werken
twijfel
zelfstandigheid van de
boodschap in kleiner
(procesbeschrijving) en
cliënt en uitsluitend nog
verband) te herhalen.
hebben inmiddels de
faciliteert
vraagverheldering en het
•
2011
Algemene informatie
opleiding dan wel de
in folder, website,
faciliteiten gekregen om
Wmo-deel
hun taak naar behoren uit
Hofweekblad, etc.
te kunnen voeren De overige medewerkers
Nieuwsbrief
Oktober 2010
zijn eveneens
WMO-raad eveneens
Wendy informeert de
informeren
Wmo-raad tijdens een
geïnformeerd over de
vergadering van de Wmo-
nieuwe methode en
raad. Ook folders, etc.
werkwijze
presenteren
Stap 4
Afstemming voorzieningenaanbod
Interne doelgroepen Taak:
Middelen:
Planning:
Externe doelgroepen Taak:
V.a. maart 2010. Gereed:
Alle externe organisaties
Samen met interne en
Vergaderingen van de
externe projectgroepen
projectgroepen, waarbij de Maart 2011
denken mee over de
een overzicht maken van
projectgroepleden
samenstelling van de lijst
alle aanwezige collectieve duidelijke taken t.a.v. de en algemene
Oktober 2010
inventarisatie krijgen.
Middelen:
Planning:
•
Maart 2010-Maart 2011
Vergadering externe werkgroep
•
van voorzieningen. De leden van de externe
10 / 14
Interne doelgroepen (vervolg fase 4) Taak: Middelen:
Planning:
Externe doelgroepen (vervolg fase 4) Taak: Middelen: •
Planning:
Leden van de externe
voorzieningen (deels al
Hierover duidelijke
werkgroep werken ook
info uit de vorige fasen).
afspraken maken +
mee aan de inventarisatie/
werkgroep maken als
Beide soorten
planning
samenstelling van de lijst
intermediair gebruik
voorzieningen per kern in
Iedereen kent het
van de diensten van
kaart brengen
eindresultaat
de “overige organisaties”
Ook in kaart brengen hoe •
deze middelen worden
Concept-lijst wordt door alle organisaties
bekostigd
beoordeeld; •
Eindresultaat wordt gecommuniceerd naar alle organisaties
•
Eindproduct is te vinden op de website onder Wmo
Hulpvragenden weten dat
•
stellen deze lijst
er een overzicht van
•
uiteindelijk vast
voorzieningen is gemaakt
Stuurgroep en B&W
Vergaderingen
Uiterlijk maart 2011
en dat zij het kunnen bepaalde voorzieningen
idem
(concept)overzicht toezenden;
•
eindresultaat op internet plaatsen;
melden als zij nog missen (zie hierna, fase
nieuwsbrief;
•
mogelijkheid bieden te reageren
V)
11 / 14
Interne doelgroepen (vervolg fase 4) Taak: Middelen: Alle medewerkers kennen
•
de lijst van voorzieningen •
Planning:
Externe doelgroepen (vervolg fase 4) Taak: Middelen:
Uiterlijk maart 2011
Wmo-raad betrekken bij
Concept-lijst toezenden
nieuwsbrief;
opstellen lijst
met mogelijkheid aan te
lijst plaatsen op
voorzieningen. Als de
vullen en te reageren
aankondigen in
Planning: •
zodra concept-lijst gereed
leden van de Wmo-raad
intranet
signalen krijgen dat bepaalde voorzieningen ontbreken, geven zij dat door aan de gemeente
Stap 5
Ontwikkeling nieuwe voorzieningen
Interne doelgroepen Taak:
Middelen:
Alle interne doelgroepen
•
(zie hiervoor) weten dat de gemeente bereid is innovaties op lokaal
•
Nieuwsbrieven op
Planning:
Externe doelgroepen Taak:
Middelen:
V.a. maart 2010
De externe
•
intranet
projectgroepleden en de
Persoonlijke
leden van de Wmo-raad
informatie aan de
zijn bereid mee te werken
vergaderingen externe V.a. maart 2010 projectgroep;
•
daaraan voorafgaand: de contacten met de
niveau te faciliteren. Zij
meest betrokken
aan de ontwikkeling van
cliënten aan de
kennen de werkwijze voor
mensen
een sluitend pakket aan
koffietafel
het indienen van een
voorzieningen. Zij melden
aanvraag en kennen de
signalen van inwoners
Planning:
over het feit dat zij
contactpersonen
bepaalde voorzieningen missen. Idem Wmo-raad
Informatie tijdens vergadering Wmo-raad
V.a. maart 2010
Inwoners, zowel hulpvragend als niet
•
cliëntgesprekken (vraagverheldering);
hulpvragend weten dat zij
12 / 14
Interne doelgroepen (vervolg fase 5) Taak: Middelen:
Planning:
Externe doelgroepen (vervolg fase 5) Taak: Middelen: een melding bij de
•
speciale keukentafel-
gemeente kunnen doen,
gesprekken in de
als blijkt dat zij bepaalde
buurtschappen, kernen,
algemene of collectieve
etc (evt. mee-liften met
voorzieningen missen
bijeenkomst-en die al
(blijkt ook tijdens
gepland stonden, zoals
cliëngesprekken, bij de
kernavonden)
vraagverheldering)
•
Planning:
algemene informatie op website, gemeentegids, etc.;
•
Regelmatig info in het Wmo-deel van onze informatiepagina
•
informatie opnemen in folder (infocentrum, publiekshal en andere intermediaire organisaties als maatschappelijk werk, huisartsen, etc.)
Commerciële org.,
informatiebijeenkomst
??
ponsoren, subsidieverstrekkers kennen het project De Kanteling en weten hoe zij hierin een opbouwende rol kunnen vervullen
13 / 14
