40
3.2 Analisa Prosedur Yang Sedang Berjalan Dalam
memodelkan
suatu
aplikasi
diperlukan
adanya
penggambaran mengenai proses bisnis yang terjadi pada sistem, dalam hal ini adalah kegiatan penentuan pemenang. Penggambaran proses bisnis dimaksudkan untuk mencari informasi lebih dalam akan pendefinisian kebutuhan sistem kegiatan penentuan pemenang.
3.2.1 Analisa Prosedur Pra Kualifikasi Sebagaimana yang telah dijelaskan pada latar belakang dan identifikasi masalah, penentuan pemenang seleksi umum tender proyek jasa konsultansi pada Kantor Satuan Kerja Pengembangan Kawasan Permukiman dan Perbatasan Kepulauan Riau yang sekarang berjalan masih menggunakan sistem manual. Berikut gambaran tentang penilaian karyawan yang sedang berjalan: 1. Data paket pekerjaan yang diberikan Ketua/PPK kepada Panitia Lelang. 2. Pengumuman pelelangan yang diumumkan lewat media cetak, dan lain-lain. 3. Pembukaan pendaftaran dilakukan dan peserta lelang mendaftarkan perusahaannya masing-masing pada panitia lelang serta mengambil dokumen kualifikasi. 4. Peserta lelang yang sudah mendaftar, menyerahkan dokumen kualifikasi kepada panitia lelang.
41
5. Tahap berikutnya adalah
pembuktian dokumen kualifikasi peserta
lelang kepada panitia lelang. 6. Proses evaluasi kualifikasi dilakukan oleh panitia lelang, apabila dokumen kualifikasi tidak lengkap, maka dokumen kualifikasi di kembalikan kepada peserta lelang dan di nyatakan gugur, dan apabila dokumen kualifikasi lengkap, maka peserta lelang dinyatakan lulus dan masuk ke tahap berikutnya. 7. Pengumuman hasil kualifikasi yang di lakukan oleh panitia lelang. 8. Setelah semua selesai, panitia lelang membuat laporan hasil kualifikasi rangkap dua yang akan ditujukan kepada ketua/PPK dan untuk arsip panitia lelang.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat prosedur pra kualifikasi, pada gambar flowmap dibawah ini :
42
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Pra Kualifikasi
3.2.2 Analisa Prosedur Pasca Kualifikasi 1. Panitia lelang memberikan undangan kepada peserta lelang yang masuk daftar pendek. 2. Peserta lelang mengambil dokumen seleksi kepada panitia lelang. 3. Peserta lelang yang telah lulus evaluasi kualifikasi memasukkan dokumen penawaran sampul satu.
43
4. Kemudian panitia lelang melakukan evaluasi dokumen penawaran sampul satu dan menetapkan peringkat dokumen penawaran sampul satu, apabila bobot skor rendah, maka dokumen penawaran sampul satu di kembalikan kepada peserta lelang dan di nyatakan gugur, dan apabila bobot skor tinggi, maka peserta lelang dinyatakan lulus dan masuk ke tahap berikutnya. 5. Setelah itu, panitia lelang mengumumkan peringkat-peringkat teknis peserta lelang. 6. Setelah dokumen penawaran sampul satu selesai, kemudian peserta lelang memasukkan dokumen penawaran sampul dua. 7. Dan panitia lelang melakukan evaluasi dokumen penawaran sampul dua apabila bobot skor rendah, maka dokumen penawaran sampul satu dan dua di kembalikan kepada peserta lelang dan di nyatakan gugur, dan apabila bobot skor tinggi, maka peserta lelang dinyatakan lulus dan masuk ke tahap berikutnya. 8.
Setelah semua dokumen penawaran dimasukkan dan dievaluasi, tibalah saatnya penentuan pemenang dan mengumumkan pemenang yang di lakukan oleh panitia lelang.
9.
Setelah semua selesai, panitia lelang membuat laporan pemenang yang akan ditujukan kepada ketua/PPK. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat prosedur pasca kualifikasi, pada
gambar flowmap dibawah ini :
44
Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Pasca Kualifikasi
45
3.3 Analisa kelemahan Sistem Tahap pertama yang dilakukan penulis dalam menganalisis data adalah dengan menentukan permasalahan yang terjadi dalam sistem. Dari hasil pengamatan yang dilakukan penulis pada sistem yang berjalan di Kantor Satuan Kerja Pengembangan Kawasan Permukiman dan Perbatasan Kepulauan Riau, diperoleh kesimpulan bahwa : 1. Perhitungan nilai masih manual dan kurang tepatnya nilai pada satu kriteria dengan kriteria lain. 2. Pencarian dan pengolahan data memakan waktu yang cukup lama karena belum mengimplementasikan teknologi komputasi. 3. Pembuatan laporan memerlukan waktu yang cukup lama dan manual sehingga pengambilan keputusan tertunda cukup lama. Pada tulisan ini, penulis melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan PIECES analysis (performance, information, economy, control, efficiency dan services). 1. Analisis Kinerja (performance) Perhitungan
yang
dilakukan
dengan
sistem
yang
sedang
berjalan memakan waktu yang lebih lama karena melihat banyaknya data sehingga dikhawatirkan
timbul
berkas – berkas perhitungan menyulitkan kinerja.
kesalahan terus
dalam
menerus
perhitungan
bertambah
dan
sehingga
dalam pencarian data yang berdampak pada penurunan
46
Table 3.1 Analisis Kinerja No
Faktor
Hasil Analisis
1.
Throughput
Pada waktu pengolahan data penawaran memakan waktu cukup lama.
2.
Response Time Response Time untuk informasi yang di butuhkan lambat.
2. Analisis Informasi (information) Apabila sistem informasi dalam suatu perusahaan atau instansi baik maka perusahaan atau instansi tersebut akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai yang di harapkan, terkadang masih terdapat beberapa situasi yang masih membutuhkan peningkatan kualitas dan kecepatan pemberian informasi, seperti kurangnya keakuratan, tepat waktu, relevan dan seringnya terjadi kesalahan dalam proses pencarian. Table 3.2 Analisis Informasi No
Faktor
Hasil Analisis
1.
Akurasi
Kurangnya keakuratan data, sehingga seringnya terjadi kesalahan dalam pencatatan data.
2.
Relevansi
Informasi yang disajikan tidak tersusun dengan jelas.
3.
Time Line
Pada sistem yang berjalan, informasi mengenai laporan hasil perhitungan dihasilkan lambat dan terkadang salah karena masih dilakukan secara manual.
3. Analisis Ekonomi (economy) Untuk pembuatan laporan hasil perhitungan secara manual membutuhkan biaya yang tidak sedikit karena dalam pembuatan
47
laporan membutuhkan banyak kertas dan alat – alat tulis lainnya sehingga uang yang dikeluarkan cukup banyak. Table 3.3 Analisis Ekonomi No
Faktor
Hasil Analisis
1.
Biaya
a. Biaya yang dikeluarkan untuk pembelian alat tulis, buku dan kertas sangatlah besar setiap bulannya. b. Biaya operasional meningkat karena pengolahan data sirkulasi masih dilakukan secara manual.
4. Analisis Pengendalian (control) Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan. Keberadaannya bertujuan untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi yang dihasilkan. Dengan adanya control maka tugas maupun kinerja yang mengalami kendala dapat diperbaiki. Table 3.4 Analisis Pengendalian No 1.
Faktor
Pengendalian terhadap hak akses
Hasil Analisis
a. Tidak adanya proteksi terhadap data yang ada sehingga kehilangan data sering terjadi. b. Hak akses terhadap sistem saat ini dibatasi hanya untuk operator saja. c. Pihak manajemen tidak mampu mengontrol dan memperoleh informasi maupun laporan dengan cepat dikarenakan terlalu banyak data yang tidak beraturan.
48
5. Analisis Efisiensi (efficiency) Dari hasil pengamatan yang sedang berjalan, dapat dinilai bahwa pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien. Proses pencarian dan pengolahan data masih menggunakan sistem manual maka dalam proses tersebut membutuhkan waktu yang lumayan lama untuk mendapatkan data tersebut, belum lagi adanya pekerjaan yang ganda menyebabkan pekerjaan lain menjadi tertunda. Table 3.5 Analisis Efisiensi No 1.
Faktor
Hasil Analisis
Jumlah
a. Dalam
sumber
tenaga
Daya
yang
digunakan
membuat
laporan
dan
membutuhkan
juga
membutuhkan banyak banyak
kertas
sehingga menurunkan efisiensi sumber daya. b. perhitungan yang dilakukan secara manual maka memerlukan waktu pengerjaan yang lama sehingga menurunkan efisiensi waktu.
6. Analisis Layanan (services) Fokus analisis ini pada tinjauan sejauh mana kemudahan yang diberikan oleh sistem yang diterapkan untuk menyelesaikan pekerjaan, kemudahan untuk memperoleh data-data yang dibutuhkan untuk proses evaluasi kerja serta kemudahan bagi anggota untuk memperoleh informasi.
49
Table 3.6 Analisis Layanan No
Faktor
1.
Pelayanan
Hasil Analisis
a. Membuat laporan – laporan data pemenang untuk ke ketua/PPK membutuhkan waktu lebih dari 30 menit.
3.4 Penggunan SAW dalam Penentuan Pemenang Sesuai dengan Peraturan Presiden No. 70 Tahun Anggaran 2012 yang berlaku pada seleksi umum jasa konsultansi, untuk menentukan pemenang dalam pengadaan melalui lelang berdasarkan 3 (tiga) kriteria yaitu evaluasi administrasi, evaluasi teknis, dan evaluasi harga. a. Evaluasi Administrasi Nilai rating kecocokan untuk alternatif pada kriteria evaluasi administrasi, adalah sebagai berikut : Tidak ada : 1 Kurang Lengkap : 2 Lengkap : 3
Evaluasi administrasi digolongkan dalam kriteria keuntungan (benefit) karena semakin lengkap keuntungan
yang
syarat
diperoleh
administrasi
maka
semakin
tinggi
dimana syarat administrasi dapat dijadikan
indikator eksistensi peserta lelang.
50
b. Evaluasi Teknis. Nilai rating kecocokan untuk alternatif pada kriteria evaluasi teknis, adalah sebagai berikut : Pengalaman Pekerjaan 0 s/d 1 tahun
:1
Pengalaman Pekerjaan 2 s/d 3 tahun
:2
Pengalaman Pekerjaan 4 s/d seterusnya : 3
Setiap kriteria dalam evaluasi teknis akan diberikan bobot nilai sesuai dengan kondisi riil dokumen teknis yang diajukan oleh peserta lelang dengan dibandingkan pada spesifikasi teknis barang yang akan dilelangkan. Semua bobot akan dijumlah sebagai bobot pada kriteria evaluasi teknis. Evaluasi teknis digolongkan dalam kriteria keuntungan (benefit) karena semakin tinggi bobot pada setiap kriteria maka menunjukkan bahwa kualitas barang yang akan diterima semakin baik dan semakin rendah skor maka kualitas barang yang akan diterima semakin rendah.
c. Evaluasi Harga. Nilai Paket < 500.000.000
:1
Nilai Paket > 500.000.000 s/d 750.000.000 : 2 Nilai Paket > 750.000.000 s/d 900.000.000 : 3
51
Evaluasi harga digolongkan dalam kriteria biaya (cost) karena semakin rendah bobot pada setiap kriteria, maka biaya yang harus dikeluarkan semakin rendah pula. Dari evaluasi yang telah dilakukan tersebut diatas akan dimasukkan kedalam
matrik untuk perhitungan dalam metode SAW, dengan contoh
sebagai berikut: a) Pada penelitian ini, alternatif peserta lelang ditandai dengan A1 sampai dengan A4, dengan uraian sebagai berikut: A1 = Peserta lelang 1 A2 = Peserta lelang 2 A3 = Peserta lelang 3 A4 = Peserta lelang 4
b) Kriteria ditandai dengan C1 sampai dengan C3 yang digunakan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan adalah: C1 = Evaluasi Administrasi C2 = Evaluasi Teknis C3 = Evaluasi Harga
c) Memberikan nilai rating kecocokan setiap alternatif pada setiap kriteria peserta lelang.
52
Untuk
kriteria
evaluasi
administrasi, teknis dan harga dengan
memberikan dan menjumlahkan skor dari masing-masing kriteria yang dinilai dengan 1 sampai 3 yaitu sebagai berikut : 1 = Tidak ada 2 = Tidak sesuai 3 = Sesuai
d) Menentukan bobot preferensi atau tingkat kepentingan dari setiap kriteria, dengan nilai: 5 = Sangat Penting 3 = Penting 2 = Cukup Penting 1 = Kurang Penting
Sebagai contoh dalam sebuah lelang pengadaan jasa konsultansi setelah lakukan pembobotan didapatkan skor pada tabel 3.7 berikut: Contoh 1 : Tabel 3.7 Skor Pembobotan 1
53
Tabel 3.8 berikut menunjukkan rating kecocokan dari setiap alternatif pada setiap kriteria yaitu: Tabel 3.8 Rating kecocokan dari setiap alternatif 1
Membuat matrik keputusan yang dibentuk dari tabel rating kecocokan dari setiap alternatif pada setiap kriteria.
Melakukan
proses normalisasi
matrik
keputusan dengan
cara
menghitung nilai rating kinerja ternomalisasi (rij) berdasarkan persamaan yang disesuaikan dengan jenis kriteria. Untuk kriteria evaluasi administrasi dan evaluasi teknis menggunakan kriteria keuntungan (benefit) sedangkan untuk kriteria harga menggunakan kriteria biaya (cost).
54
Hasil dari nilai
rating kinerja ternomalisasi akan membentuk matrik
ternomalisasi sebagai berikut :
55
Nilai
preferensi
dari
setiap alternatif peserta
adalah
sebagai
berikut:
Nilai terbesar ada pada V2 sehingga alternatif A2 adalah rekomendasi alternatif yang terpilih sebagai alternatif terbaik (pemenang lelang). Contoh 2 : Tabel 3.9 Skor Pembobotan 2
Tabel 3.10 berikut menunjukkan rating kecocokan dari setiap alternatif pada setiap kriteria yaitu: Tabel 3.10 Rating kecocokan dari setiap alternatif 2
Membuat matrik keputusan yang dibentuk dari tabel rating kecocokan dari setiap alternatif pada setiap kriteria.
56
Melakukan
proses normalisasi
matrik
keputusan dengan
cara
menghitung nilai rating kinerja ternomalisasi (rij) berdasarkan persamaan yang disesuaikan dengan jenis kriteria. Untuk kriteria evaluasi administrasi dan evaluasi teknis menggunakan kriteria keuntungan (benefit) sedangkan untuk kriteria harga menggunakan kriteria biaya (cost).
57
Hasil dari nilai
rating kinerja ternomalisasi akan membentuk matrik
ternomalisasi sebagai berikut :
Nilai preferensi dari setiap alternatif peserta adalah sebagai berikut:
Nilai terbesar ada pada V4
sehingga alternatif A4 adalah rekomendasi
alternatif yang terpilih sebagai alternatif terbaik (pemenang lelang).
58
3.5 Analisa Kebutuhan Sistem
Untuk merancang rencana pengembangan sistem secara keseluruhan maka suatu informasi sangatlah penting, karena dengan informasi kita dapat mengetahui bagian sistem yang akan dilakukan perbaikan dan pergantian serta bagian sistem mana yang harus dipertahankan. 1. Kebutuhan Fungsional a. Dengan
penerapan sistem
pendukung
keputusan yang
baik
diharapkan dapat mengolah data secara cepat dan akurat sehingga dapat
memberikan
pelayanan
kepada
pihak-pihak yang
membutuhkan data mengenai penawaran jasa konsultansi dengan tepat dan akurat. b. Dengan informasi yang tepat dan akurat diharapkan dapat membantu pengambil keputusan dalam hal : 1) Evaluasi pemilihan pemenang jasa kosultansi secara tepat dan obyektif, 2) Efisiensi waktu untuk mengelola data penawaran, c. Sistem dapat melakukan pencetakan laporan seperti : 1) Sistem dapat mencetak laporan pemenang. 2) Sistem dapat mencetak laporan administrasi, teknis dan biaya.
2. Kebutuhan Non – Fungsional Perencanaan dan pengembangan sistem memiliki tujuan agar dapat memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas
59
kerja.
Kebutuhan
teknologi
atau
perlatan
yang
diperlukan
dalam
pengembangan sistem terdiri dari : a. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak merupakan perangkat yang berfungsi untuk melakukan pengerjaan dalam prosesing sistem untuk mendukung pekerjaan system computer. untuk melaksanakan proyek ini, maka hanya dibutuhkan beberapa perangkat lunak saja yaitu : Netbeans 7.1, Xampp dan menggunakan Operating sistem windows 7. b. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras yang digunakan dalam penerapan sistem ini dengan menggunakan komputer yang sudah ada di Kantor Satuan Kerja Pengembangan Kawasan Permukiman dan Perbatsasan Kepulauan Riau. Sehingga biaya pengadaan hardware tidak ada. c. Kebutuhan Perangkat Manusia (Brainware) Kebutuhan brainware untuk mengerjakan sistem ini adalah : 1) Analisis Sistem Bertugas mempelajari dan menganalisa serta memberikan penjelasan terhadap suatu masalah untuk menyelesaikan dengan sistem. 2) Programmer Bertugas melakukan penulisan kode-kode program komputer dan melakukan perancangan program sesuai dengan apa yang di arahkan oleh analisis sistem.
60
3) Operator Bertugas mengoperasikan sistem yang telah dibuat berupa masukkan (input), pengeditan (update), dan pembuatan laporan dengan bantuan komputer.
