26 October ICHRP Monthly Workshop on Strategic Planning: Business Plan Formula>on

ICHRP Monthly Workshop on Strategic Planning:

Business Plan Formula>on 26 October 2013 Presented by: Arry Ekananta, CHRP, MDISCA ([email protected]) 1

Execu>ve Summary

Experiences

Arry Ekananta, CHRP, MDISCA

Safeguarding business and people management cycle together with ensuring strategic and operaMonal excellence

[email protected] @aekananta ICHRP (2011-‐now) Vice Chairman

Tunas Ridean (2011-‐now) GM, HR Division Head & ISO Management Representa3ve

IDS (2011-‐now) Lecturer in Post Graduate Program

Previous Experience

Relevant Exper>se   Extensive experiences in strategy development, organizaMonal development, human capital, business process improvement using Six Sigma, informaMon technology   Experience across a wide range of industries including IT training-‐ learning, governance & non-‐governance organizaMon, Maintenance-‐ Repair-‐Overhaul (MRO), central bank, financial services, oil & gas, real estate and leisure, telecommunicaMon, manufacturing, container terminal, highway construcMon & operaMonalizaMon, postal industries, inspecMon & tesMng industries, automoMve industries Educa>on Undergraduate Degree in InformaMcs (Sarjana Teknik – S.T.) Master Degree in Computer Science (Magister Sains – M.Si.) Cer>fica>on   Master DISC Analyst (MDISCA)   CerMfied Professional in Learning and Performance (CPLP)   CerMfied Human Resource Professional (CHRP)

Conducted strategy and transformaMon program development to revamp its performance Conducted a change impact assessment & analysis due to PSAK 50/55 (rev 2006) implementaMon Conducted organizaMon restructuring and develop the job descripMon for each unit in the new organizaMon Conceptualized and designed internal audit competency, curriculum, syllabus, and cerMficaMon policy Delivered Green Belt, Black Belt & Champion training and project coaching Conducted IT strategic plan (ITSP) formulaMon Conducted safeguarding on ERP implementaMon using Microso^ Dynamix AX 2009 Developed data center framework and IT infrastructure policy & SOP

Conducted a legal counsel organizaMon blueprint formulaMon Conducted strategy and transformaMon program development to revamp its performance Conducted an organizaMon and HR management system adjustment Conducted strategy and transformaMon program development to revamp its performance, developed corporate culture, redesigned reward management system, and built corporate university Delivered Six Sigma review mechanism, formulated Six Sigma vision-‐roadmap-‐ deployment strategy, and assisted training delivery in Change AcceleraMon Program and Green Belt examinaMon Conducted an audit based on PBI No. 11/11/PBI/2009 Designed and implemented an IT risk audit so^ware

Strategy, Governance, and Organiza3on Business Process Improvement Informa3on Technology 2

Siklus PDCA pada Semua Kegiatan

AP

Action

Plan

C D

Check

Do

3

Relevansi Strategic Planning pada Siklus PDCA

AP

Action

Plan

C D

Check

Do

4

Business Plan sebagai Bagian dari Strategic Planning 1.  Business Plan:   Business Model Canvas & WBAWI   Visi & Misi   Nilai-‐nilai Organisasi   Strategi   Balanced Scorecard: Strategy Map, KPI, Priority AcMons

2.  Bujet: CAPEX & OPEX 3.  Kebutuhan IT Kedepan: Aplikasi, Laporan Manajemen, Penambahan Modul, Perangkat Keras, Jaringan & Infrastruktur 4.  Struktur Organisasi 5.  Manpower Planning (MPP) 5

Agenda Workshop • 

• 

•  • 

Sesi 1: –  Business Model Canvas –  What Business Are We In (WBAWI) –  Exercise #1: Business Model Canvas dan WBAWI Kedai Kopi Sesi 2: –  Visi dan Misi –  Exercise #2: Visi dan Misi Kedai Kopi –  Long-‐Term Development Plan –  Exercise #3: Long-‐Term Development Plan Kedai Kopi Lunch Break Sesi 3: –  Strategi –  Exercise #4: Strategi Kedai Kopi –  Nilai-‐nilai Organisasi –  Exercise #5: Nilai-‐nilai Organisasi Kedai Kopi –  Pengantar Balanced Scorecard (BSC) 6


• 

•  • 


Impian yang Menjadi Kenyataan Cara terbaik untuk meramalkan masa depan adalah dengan “menciptakan” masa depan tersebut Salah satu cara untuk “menciptakan” masa depan adalah menentukan secara jelas masa depan apa yang ingin dicapai

“First, I believe that this na3on should commit itself to achieving the goal: before this decade is out, of landing a man on the Moon and returning him back safely to the earth.” John F. Kennedy

Impian Seorang JFK   Presiden Amerika Serikat, John F. Kennedy (JFK) mengumandangkan mimpinya di depan Sidang Gabungan Kongres pada 25 Mei 1961   Sayangnya JFK tidak sempat menyaksikan peristiwa bersejarah bagi umat manusia –  Amerika Serikat berhasil mendaratkan manusia pertama di bulan pada 20 Juli 1969 –  JFK ditembak dan meninggal dunia pada 22 November 1963

8

Ar>kulasi Visi (Vision) Visi adalah suatu pandangan jauh ke depan tentang organisasi atau impian yang ingin dicapai “By the end of the decade, we will put a man on the moon” John F. Kennedy, United States president, 1961

“A computer on every desk and in every home” Bill Gates, Microso^ chairman and chief execuMve officer, 1980

“DemocraEze the automobile” Ford, early 1900s

“Become the number one or number two in every market we serve” General Electric (GE), 1980s

“Menuju masyarakat adil dan makmur” Soeharto, Presiden Republik Indonesia, 1976

9

Sebelum Lebih Dalam Membahas Visi: Model Bisnis Model bisnis menggambarkan dasar pemikiran tentang bagaimana suatu organisasi menciptakan, memberikan, dan menangkap nilai Business Model Canvas   Merupakan suatu model bisnis yang dikembangkan oleh Alexander Osterwalder & Yves Pigneur   Kesembilan blok yang ada memperlihatkan cara berpikir tentang bagaimana sebuah perusahaan menghasilkan uang   Berfungsi sebagai bahasa bersama dalam mendeskripsikan model bisnis untuk kemudian menentukan strategi bisnis yang tepat

10

Business Model Canvas

8

7

…dimana sejumlah aktivitas di-outsource dan sejumlah sumber daya diperoleh dari luar organisasi

…dengan melaksanakan sejumlah aktivitasaktivitas kunci…

6 Aset-aset yang dibutuhkan dalam pelayanan kepada pelanggan…

9

Elemen-elemen model bisnis menentukan struktur biaya yang terjadi

2 Proposisi nilai bertujuan untuk memecahkan masalah-masalah pelanggan dan memuaskan kebutuhan mereka

4

1

Terjalin hubungan melayani dengan masing-masing segmen pelanggan

Suatu organisasi melayani satu atau beberapa segmen pelanggan

3 Proposisi nilai sampai ke pelanggan melalui jalur komunikasi, distribusi, dan saluran penjualan

5

Aliran pendapatan didapat dari proposisi nilai yang sukses diberikan kepada pelanggan

11

Contoh Penerapan Business Model Canvas untuk Bluebird Group

•  ATPM sebagai penyedia unit kendaraandan sparepart •  Sopir •  Penyedia bahan bakar •  Perusahaan pemasang iklan •  Instansi-instansi pemerintahan terkait •  Bandara, hotel, pusat perbelanjaan, rumah sakit

•  Pengaturan armada, sopir, dan pesanan kendaraan •  Pelatihan-pelatihan •  Operasional pool •  Operasional kantor pusat

•  •  •  •  • 

•  Layanan transportasi terpercaya •  Bersih, nyaman, dan aman •  Armada yang mudah diakses •  Biaya yang relatif terjangkau oleh pelanggan

Unit kendaraan Gedung kantor Pool Karyawan organik Sopir sebagai mitra

•  Gaji karyawan •  Komisi & fasilitas bagi sopir •  Penggantian sparepart, pembelian bahan bakar •  Pembelian unit kendaraan

Mass Market

Niche Market

Diversified

Multi-sided Platform

•  Personal assitance melalui call center •  Self-service melalui mobile apps. & web •  Penawaran di booth •  Pemesanan di 7Eleven

Massal: Bluebird Eksekutif: Silverbird & Goldenbird Logistik: Ironbird Pariwisata: Bigbird Pemasang iklan

•  •  •  •  • 

Unit kendaraan Call center Web 7-Eleven Booth di bandara

•  Pembayaran sesuai jarak tempuh dan durasi pemakaian •  Keanggotaan (membership) •  Pemasangan iklan •  Disposal kendaraan

12

Dari Model Bisnis Menjadi WBAWI What Business Are We In (WBAWI) menyatakan apa yang mes> dilakukan dan mengapa suatu organisasi itu ada WBAWI memberi arahan maupun batasan mengenai hal atau Mndakan   yang boleh dilakukan atau   yang Mdak boleh dilakukan oleh suatu organisasi

What Business Are We In (WBAWI)

Studi Kasus: Jaya Ancol

  Pembangunan Jaya Ancol mengelola “area pariwisata terintegrasi” seluas 552 Ha dengan lokasi dekat pantai dan kemudahan akses melalui jalan tol, busway, serta kereta api   Area pariwisata mereka mencakup pantai, taman, Dunia Fantasi, Atlantis Water Adventure, Gelanggang Samudera, Sea World, dll   Pada tahun 2005, mereka menentukan “Pengembangan Properti dan Real Estate” sebagai WBAWI mereka

13

Exercise #1: Business Model Canvas dan WBAWI Kedai Kopi Bayangkan diri Anda sebagai pebisnis yang hendak terjun mendirikan kedai kopi... •  Anda adalah seorang pecinta kopi yang harus memulai pagi hari dengan secangkir kopi panas dan Mdak bisa hidup tanpanya •  Melihat pasar peminat kopi yang begitu besar, termasuk di Indonesia, Anda bersama dengan seorang teman bermaksud mendirikan suatu kedai kopi yang walau kelasnya belum sebesar Starbucks namun lebih bonafide dari warkop di pinggir jalan •  Anda ingin Mdak sekedar menjual kopi, namun juga memberikan layanan prima dan tempat nyaman bagi pengunjung kedai kopi Anda

Exercise #1

(1) Pikirkan nama yang cocok lalu (2) susun Business Model Canvas dan WBAWI yang membedakan kedai kopi Anda dari kedai-‐kedai kopi lainnya! 14


• 

•  • 


Kembali ke Visi... Visi berisi pernyataan umum tentang tujuan yang harus ditempuh di masa yang akan datang dalam kurun waktu tertentu (biasanya 5 s/d 10 tahun) Visi yang baik memenuhi kriteria sebagai berikut: 5

4

Dilengkapi kriteria keberhasilan yang jelas dan terukur

1

Tegas mengenai apa yang ingin dicapai

Menggambarkan benefit jika visi tercapai

3

2


Memberikan semangat dan membanggakan

Dapat menjadi acuan sasaran organisasi

  Pembangunan Jaya Ancol memiliki visi untuk “Menjadi perusahaan pengembang kawasan wisata terpadu terbesar dan terbaik di Asia Tenggara yang memiliki jaringan sentra rekreasi terluas pada tahun 2015”

16

Bagaimana dengan Misi (Mission)? Misi memberikan pemahaman mengenai alasan keberadaan maupun peran suatu organisasi, baik kepada pihak internal maupun pihak eksternal (why we exist/raison d'être) We shall build good ships here At a profit when we can At a loss if we must But, always, good ships. Newport News Shipbuilding & Drydock Company Membangun dan mengembangkan kota baru yang mandiri, lengkap dan terpadu, yang memiliki standar kehidupan dan lingkungan yang tinggi, yang memberikan manfaat bagi masyarakat, pemerintah, dan mitra usaha, yang berperan dalam menghasilkan manusia Indonesia berkualitas Bumi Serpong Damai (BSD) Number one in pizza Number one in people


  Pembangunan Jaya Ancol memiliki misi untuk “Senantiasa menciptakan lingkungan kehidupan sosial yang lebih baik melalui sajian hiburan berkualitas yang berunsur seni, budaya, dan pengetahuan dalam rangka mewujudkan komunitas pembaharuan kehidupan masyarakat yang menjadi kebanggan bangsa”

Sell more pizza, have more fun

17

Perbandingan Visi dan Misi Pernyataan Visi dan Misi Sejumlah Korporasi Korporasi Papan Atas Indonesia Companies

Vision

To be a leading oil and gas mulMnaMonal of choice

  Menjadi salah satu perusahaan terbaik di bidang manajemen di kawasan Asia Pasifik dengan penekanan pada pembangunan kompetensi melalui pengembangan sumber daya manusia, struktur keuangan yang solid, kepuasan pelanggan dan efisiensi.   Menjadi perusahaan yang mempunyai tanggung jawab sosial serta ramah lingkungan.

Mission To develop and add value to petroleum resources wherever it operates, converMng those resources into higher-‐value products that would saMsfy the needs of customers and bring benefits to the people   Menjadi milik yang bermanfaat bagi bangsa dan negara   Memberi pelayanan yang terbaik bagi pelanggan   Saling menghargai dan membina kerjasama   Berusaha mencapai yang terbaik

To become a leading TelecommunicaMon, InformaMon, Media, Edutainment & Services (TIMES) Player in the Region

  To Provide TIME Services with Excellent Quality & CompeMMve Price   To be the Role Model as the Best Managed Indonesian CorporaMon

Menjadi Perusahaan Energi Nasional Kelas Dunia

Menjalankan usaha minyak, gas, serta energi baru dan terbarukan secara terintegrasi, berdasarkan prinsip-‐prinsip komersial yang kuat

18

Bagaimana Menyusun Pernyataan Visi dan Misi Pernyataan Visi dan Misi dapat ditentukan berdasar serangkaian opsi/pilihan Pernyataan Terpisah atau Digabung Terukur / Tidak Terukur

Tingkatan Aspirasi

Ruang Lingkup

Skala

Lainnya

 Dua pernyataan terpisah visi dan misi  Satu pernyataan: baik itu merupakan gabungan atau salah satu antara visi atau misi saja

 Misal: ‘pada tahun 2011’, ’20 operator teratas’, ‘terbesar di regional’

 Misal: ‘terdepan’, ‘pertama’, ‘paling inovaMf’, ‘berkualitas Mnggi’  Misal: ‘penyedia layanan telekomunikasi terintegrasi’, ‘perusahaan media & telekomunikasi’, ‘penyedia layanan komunikasi handal’, ‘… melalui beragam konten, aplikasi, dan layanan’, ‘lebih dari sekedar telekomunikasi’  Misal: ‘di regional’, ‘internasional’, ‘di dunia’

 Misal: ‘meningkatkan kualitas hidup orang banyak’, ‘berorientasi pada pelanggan’, ‘menggerakkan ekonomi bangsa’

19

Exercise #2: Visi dan Misi Kedai Kopi Sebagai pemilik kedai kopi, tentunya Anda ingin kedai kopi tersebut menghasilkan untung dan bertumbuh kembang secara berkelanjutan... •  Apa tujuan bisnis kedai kopi Anda dalam kurun waktu 5 tahun kedepan? 10 tahun kedepan? –  Bagaimana dibandingkan pesaing sejenis? (misal: 3 besar) –  Bagaimana sebaran lokasinya? (misal: terbanyak se-‐Depok) –  Aspirasi apa yang hendak disampaikan? (misal: terbersih dan ternyaman, termurah dan terlengkap) –  Bagaimana lingkup layanannya? (misal: dine-‐in, take-‐away dan delivery) •  Apa tujuan keberadaan maupun peran kedai kopi Anda, baik untuk internal maupun eksternal? –  Kepada pembeli –  Kepada pemegang saham dan karyawan –  Kepada vendor/pemasok/mitra usaha –  Kepada komunitas/masyarakat sekitar

Exercise #2

Dengan bimbingan pertanyaan-‐pertanyaan di atas, silakan susun pernyataan Visi dan Misi kedai kopi Anda! 20

Long-‐Term Development Plan: Tahapan dan Sasaran Akhir Keberlangsungan organisasi (sustainability) terakomodasi melalui profitabilitas (profitability) dan pertumbuhannya (growth) Strategic Posture at Desirable End-State Activities

Rentang Waktu 1

Rentang Waktu 2

Rentang Waktu 3

Revenue Drivers (High Volume)

Accelerator (Growth Driver)

Earning Drivers (High Profitability)

Business & Financial

People & Organization

  Menyiapkan fondasi yang kuat untuk mulai bisa memberikan pendapatan dan keuntungan yang kontinu

  ...   ...   ...

  ...   ...   ...

  Memperluas/memvariasikan layanan di market saat ini, sebagai mesin pertumbuhan yang potensial

  ...   ...   ...

  ...   ...   ...

  Menajamkan ruang lingkup bisnis dan sebarannya, sebagai mesin pertumbuhan yang potensial

  ...   ...   ...

  ...   ...   ...

21


Sasaran Akhir Dapat Didetailkan dalam Beberapa Ruang Lingkup Period

2006 – 2008

2009 – 2011

2012 – 2015

Theme

ANCOL REBORN

ANCOL EXCELLENCE

ANCOL SPECTACULAR

Product/Service Scope Market Scope Business & Financials

Geographical Scope Technological Scope Financial Scope Core Values

People & Organization

Leadership Style OrganizaEonal Infrastructure People ConfiguraEon 22


Contoh Sasaran Akhir untuk Masing-‐masing Ruang Lingkup STRATEGIC POSTURE AT DESIRABLE END-STATE BUSINESS & FINANCIALS

:

Corporate

:

Consumer

:

Real-estate: •  Shopping Mall •  Office •  Residential •  Apartment •  Land

Recreation & Resorts: Radio & TV Station, Travel Agent, Publication Agent, Booth & Counter at mass transport station, Internet Schooling institutions, Business Enterprises, NGO’s Credit-card holders, Middle & lower-income group

Services: •  Consulting •  Franchise •  Broadcast •  MICE •  Technology

Property: Marketing Agent

Industrial, Commercials & Trades, Terminals Investor market, Retail & Residences

Marketing Finance Operation

Revenue = Property 4T, Recreation 1.5T Net Margin = 20%; ROI = 20 %; Rating = A+; EPS = 15 %; PER = 12 X (TO BE VALIDATED…)

•  •  •  •  •  • 

Integrity Responsible Committed Think “wild” Continuous Learning Care for Others

•  •  •  •  •  • 

•  •  •  • 

Democratic/Participative Visionary Leadership Meritocracy Entrepreneurial

Excellent Service Unique Product Spectacular Expertise Trustworthiness Corporate Citizenship

•  Centralized-Decentralized Hybrid Organization (PJA as holding, SBU’s as subsidiaries) •  Franchising / licensing system •  Strategic Aliances & Joint-partnership •  Team Networked Structure (Tim Matrix) for strategic initiatives •  International standardization and sertifications •  Learning organization with climate for action and R&D spirit •  Recruitment and Learning Center

•  MP Configuration: Imagineer, Event Organizer, Marketing Reps •  Special force for outlet development: Multiskilled, aggressive achievement oriented

PEOPLE CONFIGURATION

: Prepaid smartcard, On-line ticketing, e-commerce : Enterprise Resource Planning (ERP) : Entrance & Parking Control, Satellite communication, robotic, mobile entertainment, hi-tech special effect

In the eyes of External Stakeholder:

ORGANISATIONAL INFRASTRUCTURE

GEOGRAPHIC TECHNOLOGIC FINANCIAL AL SCOPE AL SCOPE SCOPE

•  Regional (ASEAN) market •  Tourism destinations (i.e. Bali, Yogya) •  Provinces with high APBD & income per capita (i.e. Sumatera, Kalimantan, Sulawesi)

In the eyes of Employees:

LEADERSHI P STYLE

MARKET SCOPE

Channel

Leisure & Sport: •  Hotels •  Resorts •  Sports •  Merchandising •  Resto & Café

CORE VALUES

PRODUCT SCOPE

Edutainment: •  Coastal Recreation •  Theme Park •  Art & Craft •  Science & Techno •  Ancol Art Institute

PEOPLE & ORGANIZATION

23

Exercise #3: Long-‐Term Development Plan Kedai Kopi Setelah merumuskan visi dan misi, saatnya membayangkan seper> apa ‘bentuk dan rupa’ kedai kopi Anda dalam 10 tahun kedepan... DisepakaM untuk membagi rentang waktu 10 tahun tersebut menjadi 3 tahapan:   Tahapan 1: 3 tahun pertama dengan fokus terhadap revenue drivers   Tahapan 2: 3 tahun kedua dengan fokus terhadap accelerator   Tahapan 3: 4 tahun sisanya dengan fokus terhadap earning drivers Tahapan

2014-‐2016

2017-‐2019

2020-‐2023

…

…

…

Tema Product/Service Scope Market Scope Business & Geographical Scope Financials Technological Scope Financial Scope

Exercise #3

Lengkapilah tabel tahapan pengembangan kedai kopi Anda di atas dengan tema dan gambaran bisnis yang lebih mendetail! 24


• 

•  • 



• 

•  • 


Strategi: Cara untuk Mencapai Tujuan Strategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan pelaksanaan gagasan, perencanaan, dan eksekusi sebuah ak>vitas dalam kurun waktu tertentu TOWS Matrix

Pemindaian lingkungan internal dan eksternal merupakan bagian penMng dari penyusunan strategi: Analisis Lingkungan

Analisis Internal

Strengths

Weaknesses

Analisis Eksternal

Opportuni>es

Weaknesses

Strategi S-‐O

Strategi W-‐O

Strategi S-‐T

Strategi W-‐T

[mengejar [menutup kelemahan kesempatan berdasar yang ada untuk Opportuni>es kekuatan yang mengejar dimiliki] kesempatan]

Threats

Analisis SWOT menyediakan informasi yang mempertemukan sumber daya dan kapabilitas organisasi dengan kondisi lingkungan tempatnya beroperasi

Strengths

Threats

[memanfaatkan [menyiapkan rencana kekuatan untuk bertahan untuk mengurangi ancaman mencegah ancaman dari luar] dari luar]

27

Pen>ngnya Menganalisis Lingkungan Internal dan Eksternal

Dia yang mengenal musuh maupun dirinya sendiri takkan pernah berisiko dalam seratus pertempuran; Dia yang >dak mengenal musuh tetapi mengenal dirinya sendiri akan sesekali menang dan sesekali kalah; Dia yang >dak mengenal musuh ataupun dirinya sendiri akan berisiko dalam se3ap pertempuran. -‐-‐ Sun Tzu*)

*) Sun Tzu adalah ahli perang Tiongkok pada tahun 2500 SM. Sun Tzu terlahir di Tiongkok di negeri Qin di tengah keluarga militer ternama Chen. Sejak kecil Sun Tsu sudah mengenyam pendidikan yang baik termasuk pendidikan tentang peperangan dan keprajuritan. Karya terkenal yang pernah ia lahirkan adalah kitab "The Art of War“. 28

Analisis Lingkungan Menggunakan SWOT Perpustakaan Umum

Visi dan Misi:   Meningkatkan layanan bagi para guru dan murid   Menyediakan layanan perpustakaan virtual kepada para pengunjung perpustakaan

Strengths

Weaknesses

  Didatangi oleh beragam pengunjung: murid, guru, dan karyawan   Staf perpustakaan yang berpengalaman   Memiliki katalog yang beragam   Situs/website yang mudah digunakan   Suasana yang nyaman dan menyenangkan baik bagi staf maupun pengunjung

  Belum seluruh staf memiliki Mngkat keterampilan yang sama   Katalog yang kurang terawat dan usang   Masih mengandalkan sistem yang manual (belum terkomputerisasi)   Kurang melibatkan pengunjung dalam pengembangan layanan

Threats

ILLUSTRATIVE

Opportuni>es

  Perkembangan Internet dan   Banyak sekali informasi di IT berpotensi luaran mengenai mengakibatkan pengunjung pendidikan dan hal-‐hal Mdak lagi mengunjungi menarik lainnya perpustakaan   Tersedianya beragam   Citra perpustakaan yang pelaMhan pengembangan Mdak semenarik mall keterampilan bagi karyawan   Ukuran dan lokasi yang   Berkembangnya teknologi kurang menguntungkan informasi   Semakin mahalnya harga katalog-‐katalog   Berkurangnya waktu bagi masyarakat umum untuk mengunjungi perpustakaan pada waktu jam buka

29

Penentuan Strategi Menggunakan TOWS Matrix ILLUSTRATIVE

Opportuni>es   Banyak sekali informasi di luaran mengenai pendidikan dan hal-‐hal menarik lainnya   Tersedianya beragam pelaMhan pengembangan keterampilan bagi karyawan   Berkembangnya teknologi informasi

Strengths   Didatangi oleh beragam pengunjung: murid, guru, dan karyawan   Staf perpustakaan yang berpengalaman   Memiliki katalog yang beragam   Situs/website yang mudah digunakan   Suasana yang nyaman dan menyenangkan baik bagi staf maupun pengunjung

S-‐O Strategies

[mengejar kesempatan berdasar kekuatan yang dimiliki]

Threats   Perkembangan Internet dan IT berpotensi mengakibatkan pengunjung Mdak lagi mengunjungi perpustakaan S-‐T Strategies   Citra perpustakaan Mdak semenarik mall   Ukuran dan lokasi yang kurang [memanfaatkan kekuatan untuk mengurangi menguntungkan ancaman dari luar]   Semakin mahalnya harga katalog-‐katalog   Berkurangnya waktu bagi masyarakat umum untuk mengunjungi perpustakaan pada waktu jam buka

Weaknesses •  Belum seluruh staf memiliki Mngkat keterampilan yang sama •  Katalog yang kurang terawat dan usang •  Masih mengandalkan sistem yang manual (belum terkomputerisasi) •  Kurang melibatkan pengunjung dalam pengembangan layanan

W-‐O Strategies

[menutup kelemahan yang ada untuk mengejar kesempatan]

W-‐T Strategies

[menyiapkan rencana bertahan untuk mencegah ancaman dari luar]

30

Penentuan Strategi Menggunakan TOWS Matrix ILLUSTRATIVE

Opportuni>es   Banyak sekali informasi di luaran mengenai pendidikan dan hal-‐hal menarik lainnya   Tersedianya beragam pelaMhan pengembangan keterampilan bagi karyawan   Berkembangnya teknologi informasi Threats   Perkembangan Internet dan IT berpotensi mengakibatkan pengunjung Mdak lagi mengunjungi perpustakaan   Citra perpustakaan Mdak semenarik mall   Ukuran dan lokasi yang kurang menguntungkan   Semakin mahalnya harga katalog-‐katalog   Berkurangnya waktu bagi masyarakat umum untuk mengunjungi perpustakaan pada waktu jam buka

Strengths   Didatangi oleh beragam pengunjung: murid, guru, dan karyawan   Staf perpustakaan yang berpengalaman   Memiliki katalog yang beragam   Situs/website yang mudah digunakan   Suasana yang nyaman dan menyenangkan baik bagi staf maupun pengunjung

Weaknesses •  Belum seluruh staf memiliki Mngkat keterampilan yang sama •  Katalog yang kurang terawat dan usang •  Masih mengandalkan sistem yang manual (belum terkomputerisasi) •  Kurang melibatkan pengunjung dalam pengembangan layanan

Penyediaan katalog online melalui situs perpustakaan yang dapat diakses oleh siapapun menggunakan beragam perangkat mobile (misal: handphone, BB, iPad)

Libatkan para pengunjung dalam menentukan katalog-‐katalog yang mereka perlukan untuk dibeli

31

Exercise #4: Strategi Kedai Kopi Saatnya menyusun strategi! Analisis PEST(EL) sangat bermanfaat dalam mengiden>fikasi kondisi eksternal sedangkan analisis PPTG untuk kondisi internal... Issues

Poli>cal

Opportunity

Threat

Strength

Weakness

Pemilihan Umum 2014 GDP dan daya beli masyarakat meningkat terutama semenjak kenaikan UMP 2013

Economic

Kenaikan TDL di tahun 2013 Banyak bank yang menawarkan bantuan kredit kerja untuk keperluan ekspansi Munculnya pesaing lain yang Mdak diduga dan sangat agresif seperM 7 Eleven

Social

Generasi kini menyukai kegiatan-‐kegiatan yang menunjukkan eksistensi mereka

Technological

Semakin booming-‐nya penggunaan social media (Facebook, Twiwer, Path, dll) Issues

Process

Kebergantungan kepada satu pemasok biji kopi saja walaupun sangat baik Pembeli menyukai suasana kedai kopi yang cozy dan bersih

People

Jenjang karier yang belum menjanjikan

Technology

Modul Point of Sales (belum terintegrasi dengan modul Procurement dan FICO

Governance, Risk & Compliance

Belum adanya pembagian peran dan tanggung jawab yang jelas di organisasi Proses bisnis belum terstandardisasi, murni mengandalkan karyawan saja Gaji karyawan yang masih kurang dari UMP 32

Exercise #4: Strategi Kedai Kopi Tujuan akhir yang Anda cita-‐citakan tentunya membutuhkan kesamaan langkah berupa strategi dari seluruh karyawan yang bekerja di kedai kopi Anda... •  Tim business intelligence Anda melakukan sejumlah analisis, baik analisis internal maupun eksternal mengenai prospek bisnis kedai kopi kedepannya serta kapabilitas kedai kopi Anda saat ini •  Tim tersebut kembali dengan informasi sebagai berikut: Strengths •  Kebergantungan kepada satu pemasok biji kopi saja walaupun sangat baik •  Pembeli menyukai suasana kedai kopi yang cozy dan bersih Threats •  Pemilihan Umum 2014 •  Kenaikan Tarif Dasar Listrik (TDL) di tahun 2013 •  Munculnya pesaing lain yang Mdak diduga dan sangat agresif seperM 7 Eleven

Exercise #4

Weaknesses •  Gaji karyawan yang masih kurang dari UMP •  Jenjang karier yang belum menjanjikan •  Proses bisnis belum terstandardisasi, murni mengandalkan karyawan saja

Opportuni>es •  GDP dan daya beli masyarakat meningkat terutama semenjak kenaikan UMP 2013 •  Banyak bank yang menawarkan bantuan kredit kerja untuk keperluan ekspansi •  Semakin booming-‐nya penggunaan social media

Lanjutkan penyusunan strategi kedai kopi Anda berdasarkan analisis internal maupun eksternal di atas, tambahkan bila perlu! 33

Pendekatan Strategi Ala Treasy dan Wiersema Michael Treasy dan Fred Wiersema adalah konsultan CSC Index yang dalam bukunya menjabarkan >ga disiplin yang harus diperhaMkan dalam penyusunan strategi Product Leadership – having products those delights the customers (e.g. iPad, iPhone)

Opera>onal Excellence – Doing things effecMvely and efficiently (e.g. WalMart)

Product/Services

Customer In>macy – Customers are individuals and not part of a large market (e.g. Domino’s Pizza vs. Pizza Hut)

Studi Kasus: Jaya Ancol   Strategi yang dipilih oleh Jaya Ancol: –  Sinergi bisnis antar SBU untuk menghasilkan keunggulan kompetitif –  Mendorong kompetensi utama di edutainment sebagai basis untuk mengembangkan keagenan dan jaringan rekreasi –  Membangun keunggulan SDM untuk menghasilkan layanan memuaskan dan pengalaman spektakuler bagi pengunjung –  Klarifikasi segmentasi produk-market untuk setiap bisnis –  Aliansi strategis/JV dengan pemain global untuk meningkatkan daya saing –  Diversifikasi ke bisnis yang berkaitan

34

Nilai-‐nilai Organisasi (Core Values) Nilai-‐nilai organisasi merupakan cermin dari kepribadian, keyakinan, atau kepercayaan suatu organisasi        

Outstanding value to clients Commitment to each other Integrity Strength from cultural diversity

  Bersih -‐ Dikelola secara profesional, menghindari benturan kepenMngan, Mdak menoleransi suap, menjunjung Mnggi kepercayaan dan integritas. Berpedoman pada asas-‐asas tata kelola korporasi yang baik.   Kompe>>f -‐ Mampu berkompeMsi dalam skala regional maupun internasional, mendorong pertumbuhan melalui investasi, membangun budaya sadar biaya dan menghargai kinerja   Percaya Diri -‐ Berperan dalam pembangunan ekonomi nasional, menjadi pelopor dalam reformasi BUMN, dan membangun kebanggaan bangsa   Fokus Pada Pelanggan -‐ Beorientasi pada kepenMngan pelanggan, dan berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.   Komersial -‐ Menciptakan nilai tambah dengan orientasi komersial, mengambil keputusan berdasarkan prinsip-‐prinsip bisnis yang sehat.   Berkemampuan -‐ Dikelola oleh pemimpin dan pekerja yang profesional dan memiliki talenta dan penguasaan teknis Mnggi, berkomitmen dalam membangun kemampuan riset dan pengembangan.

Studi Kasus: Jaya Ancol   Nilai-nilai Organisasi di mata eksternal: –  Layanan yang memuaskan –  Produk yang unik –  Spektakuler –  Kapabilitas –  Dapat diandalkan –  Warga usaha yang baik   Nilai-nilai Organisasi di mata karyawan: –  Integritas –  Bertanggung jawab –  Berkomitmen –  Berpikir “kreatif” –  Belajar secara terus menerus –  Peduli dengan yang lain

35

Exercise #5: Nilai-‐nilai Organisasi Kedai Kopi Etos dan budaya kerja karyawan-‐karyawan kedai kopi Anda harus ditunjang oleh norma-‐ norma yang dijunjung >nggi bersama... •  Nilai-‐nilai, mentalitas, atau perilaku apa yang harus dicerminkan karyawan Anda dalam lingkungan kerja sehari-‐hari? •  Perlukan penjabarannya didetailkan baik di mata eksternal maupun di mata internal? •  Bagaimana urutan ideal dari nilai-‐nilai, mentalitas, atau perilaku tersebut yang cocok dengan kultur kedai kopi Anda?

Exercise #5

Silakan susun nilai-‐nilai organisasi yang harus dijunjung >nggi oleh seluruh karyawan di kedai kopi Anda!

36

Visi, Misi, Strategi, dan Nilai-‐nilai Organisasi

37

Strategic Intent dalam Satu Lembar WBAWI

Pengembangan Proper> dan Real-‐estate

ILLUSTRATIVE

Visi

Menjadi perusahaan pengembang kawasan wisata terpadu terbesar dan terbaik di Asia Tenggara yang memiliki jaringan sentra rekreasi terluas pada tahun 2015

Misi

SenanMasa menciptakan lingkungan kehidupan sosial yang lebih baik melalui sajian hiburan berkualitas yang berunsur seni, budaya, dan pengetahuan dalam rangka mewujudkan komunitas pembaharuan kehidupan masyarakat yang menjadi kebanggaan bangsa

Strategi Besaran

 Sinergi bisnis antar SBU untuk menghasilkan keunggulan kompeMMf  Mendorong kompetensi utama di edutainment sebagai basis untuk mengembangkan keagenan dan jaringan rekreasi  Membangun keunggulan SDM untuk menghasilkan layanan memuaskan dan pengalaman spektakuler bagi pengunjung  Klarifikasi segmentasi produk-‐market untuk seMap bisnis  Aliansi strategis / JV dengan pemain global untuk meningkatkan daya saing  Diversifikasi ke bisnis yang berkaitan

Nilai -‐ Nilai

Di mata Karyawan:

Di mata Eksternal:

 Integritas

 Layanan yang memuaskan

 Bertanggung jawab

 Produk yang unik

 Berkomitmen

 Spektakuler

 Berpikir “krea>f”

 Kapabilitas

 Belajar secara terus menerus  Dapat diandalkan  Peduli dengan yang lain

 Warga usaha yang baik

38

Pengantar Balanced Scorecard (BSC) •  Suatu alat manajemen kinerja (performance management tool) yang menggunakan indikator-‐indikator finansial dan non-‐finansial dimana kesemuanya terjalin dalam suatu hubungan sebab akibat… •  …dan bertujuan membantu suatu organisasi untuk menerjemahkan visi, misi, dan strategi ke dalam bentuk aksi/Mndakan •  Balanced Scorecard berfungsi sebagai media komunikasi strategi kepada para stakeholders: manajemen, karyawan, pemegang saham, pelanggan, dan masyarakat/komunitas 39


Empat Perspek>f Balanced Scorecard Kedai Kopi “Harman” (Harum-Nyaman)!

Strategy!

If we succeed, how will we look to our shareholders?

Internal! To satisfy our customers, which processes must we excel at?"

Internal!

Learning & Growth! To achieve our vision, how must we learn and improve?"

Learning & Growth!

Customer! To achieve our vision, how must we look to our customers?

Customer!

Financial!

Financial!

Strategic Objective!

KPI!

Pemasukan bulanan yang meningkat

Produk yang terjangkau & berkualitas

Pelayanan yang cepat dan ramah

Standar pelayanan yang baik SDM yang tersedia dan mumpuni

Perangkat kerja yang memadai

Infrastruktur IT yang handal

Suplai bahan baku yang tersedia

Sarana dan prasarana yang baik

Target 2014!

• Keuntungan kotor (revenue) • Keuntungan bersih (profit) • Jumlah kunjungan

• 150 juta rupiah

• Kepuasan pelanggan • LeadMme penyajian • Jumlah pengunjung loyal • Harga kompeMMf

• Rata-‐rata 4/5 • Max 10 menit • 20% dari total per bulan • 90% kompeMtor

• 15 juta rupiah per bulan • 15 per jam

• Sosialisasi SOP • Min 1x per bulan • DownMme perangkat • Max 2 jam • Stock fulfillment • 2 hari • Jumlah vendor • 3 per kategori • MPP fulfillment • SerMfikasi internal untuk frontliner • Koneksi cabang • Indeks kebersihan

• 100% • 100% untuk frontliner • 100% online • Rata-‐rata 4/5

41


Membagi Habis Key Performance Indicator (KPI) Kedai Kopi “Harman” (Harum-Nyaman)!

Financial!

• Kepuasan pelanggan • Kepuasan pelanggan • LeadMme penyajian • LeadMme penyajian • Jumlah pengunjung • Jumlah pengunjung • Jumlah pengunjung loyal loyal loyal • Harga kompeMMf • Harga kompeMMf • Sosialisasi SOP • DownMme perangkat • Stock fulfillment • Jumlah vendor

Learning & Growth!

• Keuntungan kotor (revenue) • Keuntungan bersih (profit) • Jumlah kunjungan

Customer!

Sales & Marketing! Branch Operations!

Internal!

KPI!

• MPP fulfillment • SerMfikasi internal untuk frontliner • Koneksi cabang • Indeks kebersihan

• Keuntungan kotor (revenue) • Keuntungan bersih (profit)

Finance & Acct!

HR & GA!

IT & Maintenance!

• Keuntungan kotor (revenue) • Keuntungan bersih (profit)

• Jumlah kunjungan

• Sosialisasi SOP

• DownMme perangkat • Stock fulfillment (1) • Jumlah vendor (2) • MPP fulfillment (3) • SerMfikasi internal untuk frontliner (4)

• Koneksi cabang

• Indeks kebersihan

43

AcEvity Plan Divisi AcMvity Plan Divisi: HRGA Strategic Objec>ve

KPI & Target

Control / Check Point

Dateline PIC

Perbaikan Proses Pemetaan proses bisnis saat ini Supply Chain Perbaikan proses bisnis Management Standardisasi & sosialisasi proses bisnis baru

Proses bisnis saat ini tersedia

Feb 14 GA

Proses bisnis baru tersedia

Mar 14 GA

SOP tersedia dan tersosialisasi

May 14 GA

Jumlah Vendor 3 per (2) kategori

Pembaruan Daâr Rekanan/ Vendor

Inventarisasi ulang daâr rekanan

Daâr rekanan saat ini tersedia

Jan 14

Pencarian & pemenuhan vendor

Daâr rekanan baru tersedia

Feb 14 GA

MPP Fulfillment 100% (3)

Rekrutmen dan Penyusunan MPP Seleksi Karyawan Pemenuhan MPP Baru

MPP 2013 tersedia

Jan 14

Fulfillment rate 100%

Dec 14 HR

Penyusunan matriks kompetensi

Matriks kompetensi, kurikulum, silabus tersedia

Mar 14 HR

Pemetaan kompetensi

IQP vs. PQP tersedia

Jun 14

Suplai bahan baku Stock yang tersedia Fulfillment (1)

SDM yang tersedia dan mumpuni

SerMfikasi internal untuk frontliner (4)

2 hari

Priority Ac>on

100% untuk SerMfikasi frontliner Kompetensi Karyawan

Ac>vity

Pemenuhan dan serMfikasi kompetensi 85% karyawan diatas standar Keseimbangan ‘tantangan’ dengan ‘tentengan’

Paket remunerasi yang atrakMf

April 2013

Perbaikan Pemetaan paket remunerasi saat ini Struktur CompensaMon & Rekomposisi ulang paket remunerasi Benefit Sosialisasi paket remunerasi baru Karyawan

GA

HR

HR

Dec 14 HR

Paket remunerasi saat ini tersedia

Feb 14

HR

Paket remunerasi baru tersedia

Apr 14

HR

100% karyawan tersosialisasi

Jun 14

HR

44

Exercise #6: Balanced Scorecard Kedai Kopi Strategi yang Anda dapat dari TOWS Matrix perlu dielaborasi lebih lanjut menjadi rencana kerja yang lebih realis>s… •  Apa strategic objec3ve kedai kopi Anda dalam perspekMf: –  Financial: Apakah fokus kepada peningkatan pendapatan? Efisiensi struktur biaya? Minimalisasi risiko bisnis? –  Customer: Bagaimana sasaran Anda terkait Quality? Cost? Delivery? –  Internal: strategi apakah yang Anda pilih untuk proses internal, apakah Product Leadership? Opera3onal Excellence? Customer In3macy? –  Learning & Growth: apakah sasaran yang harus Anda perhaMkan terkait Human Capital? Organiza3on? Informa3on? Infrastructure? •  Apa ukuran dan target yang harus dicapai di tahun 2014? 2015? 2016? •  AkMvitas apa, kapan deadline-‐nya, dan siapa yang bertanggung jawab mengeksekusi akMvitas tersebut? •  Sumber daya apa yang Anda butuhkan untuk memasMkan keseluruhan akMvitas dapat berjalan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan? (misal: CAPEX, OPEX, SDM, IT, dll)

Exercise #6

Lanjutkan penyusunan strategi kedai kopi Anda dengan pembuatan balanced scorecard dan elemen-‐elemen pendukungnya! 45

26 October ICHRP Monthly Workshop on Strategic Planning: Business Plan Formula>on

Recommend Documents