MenZa Bölcsődei Közétkeztetés Nyilvántartó Program
2012.
A program a bölcsődei közétkeztetés nyilvántartását hivatott elősegíteni. A programot óvónők bevonásával készítettük, akik a szakmai hozzáértésük és tapasztalataik alapján segítették munkánkat.
Köszönet Annának, Juditnak és Timinek a segítségükért és türelmükért.
Minimális rendszerkövetelmények • • • •
Windows® XP Home/XP Pro/2000 Pro/Me/98 Pentium® II. - 400 MHz 128 MB RAM 20 MB HDD Sok sikert kívánunk a program használatához!
Tartalomjegyzék A program felépítése ...........................................................................................................4 Fájl menü.............................................................................................................................8 Szerkesztés menü ................................................................................................................12 Statisztika menü ..................................................................................................................18 Egyéb menü.........................................................................................................................21 Információs menü................................................................................................................22 Megjegyzések......................................................................................................................23
A program felépítése
Jól látható, hogy a kezelőfelület négy részre bontható: - Gyerekek: Itt két táblázat található, a felső táblázatban a gyerekek személyes adatai az alsó táblázatban az adott gyerek étkezései találhatóak. A táblázatban az adott gyerekre vagy étkezésére duplán kattintva előhívható a beviteli lap. (Természetesen menüből is előhívható a gyerekek adatai illetve az étkezések felvitele, de így sokkal gyorsabban lehet az adatokat elérni. Ezek használata a szerkesztés menü leírásánál olvasható) A rendezés segítségével a táblázatban lévő adatokat sorba rendezhetjük hat szempont szerint. A csoport szerinti lekérdezés esetén, ha az összes csoport van kiválasztva, akkor az intézmény összes AKTÍV gyereke látható. Ha a pipát visszavesszük és egy adott bölcsődei csoportot kiválasztunk, akkor csak az adott csoportban lévő gyerekeket látjuk.
Az excel gombra kattintva excelnek átadhatjuk a táblázatban lévő adatokat. A program alsó részén az aktív gyerekek, dolgozók létszámát olvashatjuk le.
Természetesen a táblázatokra az egér jobb gombjával kattintva előugrik a gyors menü.
A program alján jobb oldalt található a keresés funkció. Ha a táblázatra kattintunk és lenyitjuk a keresés menüt, akkor itt is kikereshetjük az adott gyereket illetve dolgozót. Lenyitva elég begépelni a nevet ekkor a táblázat kurzora az adott gyerekre áll rá. -
Dolgozók: mint az előző pontban itt is táblázat található, amiben a rögzített dolgozók adatai láthatóak. Itt is dupla kattintásra megjeleníthető az adott dolgozó adatlapja. A rendezési szempontok kiválasztásával változtatható a táblázat tartalma. Az excel gombra kattintva a táblázat tartalma átadható excelnek.
-
Már nem aktív gyerekek: minden gyerek csak addig aktív, amíg az bölcsődébe jár. Azok a gyerekek, akik elmennek az bölcsödéből (másik intézménybe) azokat nem kell törölni a rendszerből (mivel az adatokat öt évig meg kell őrizni) csupán csak a státuszukat kell aktívról inaktívra változtatni. Ezt meg lehet tenni az a gyerek adatlapjában lévő Aktív mező visszapipálásával, vagy az aktív gyerek nevére jobb gombbal kattintva az aktív menüpontra kattintással. Az így inaktívvá tett gyerekek találhatóak ebben a táblázatban.
- Emlékeztető: ez a fül csak akkor látszik, ha valamelyik gyereknél be van kapcsolva az emlékeztető használata. Itt lehet beállítani minden olyan információt, amely számunkra fontos. (pl.: a GYVT lejár valamikor)
Ha a beállítások menüben a „az emlékeztető induláskor” ki van választva, akkor a programba való belépés után egyből ez a fül fog megjelenni. (A program alsó részében piros keretben látható a beállított emlékeztetők száma.) Természetesen az emlékeztetőt kikapcsolva az adott gyerek figyelmeztetése eltűnik a listából. Ezt megtehetjük, ha duplán kattintunk a gyerek nevére a táblázatban és az
„bekapcsolás” menüből kivesszük a pipát, vagy a táblázatban jobb egérgombra kattintva előugró gyors menün választjuk az „emlékeztető kikapcsolása” pontot.
Fájl menü
- Archiválás: a menüre kattintva a program rákérdez, hogy az adatbázist elmentheti-e. A „yes” gombot választva a „Beállítások menüben” megadott útvonalra másolja a MenZa könyvtáron belül található Database könyvtárat.
- Adatbázis: itt három almenü található: - Újraszervezés: az adatbázis tartalmát tömöríti, illetve ha a program nem szabályosan lett leállítva, akkor az adatbázis hibákat kijavítja. - Karbantartás: ebben a menüpontban a „nem aktív” gyerekek kerülnek véglegesen törlésre. (FIGYELEM AZ ADATOKAT 5 ÉVIG MEG KELL ŐRIZNI!)
-
Archív adatok: az archivált (régi) adatbázisokat lehet megnyitni. Itt lehet megnézni a már törölt (természetesen előtte archivált adatbázist) gyerekek adatait. A gombra kattintva ki lehet választani az archivált adatbázist.
Kiválasztás után az adatok csak OLVASHATÓAK. Módosítani nem lehet őket. - Importálás: ezzel a funkcióval lehet adatokkal feltölteni a programot. Az adatfeltöltés a program megvásárlása esetén térítés mentesen történik. Az adatokat a Magiszter rendszerből lehet leválogatni. Majd e-mailba eljuttatva hozzánk azt betöltjük, az adatbázisba. Így nem kell a gyerekek adataival feltölteni a rendszert.
- Beállítás: ez a menüpont öt részből tevődik össze: - Cégadatok: itt kell beállítani az óvoda adatait. A befizető azonosító az, ami a csekkre fog kerülni. A gyerek kód pedig a gyerekek adatainál megjelenő azonosító mérete. (Majd bővebben ott lesz leírva)
-
Összegek: itt kell beállítani az étkezések összegeit mind a bölcsődei ellátottak, mind pedig az időszakos ellátottaknak.
-
Színkódok: a programban lehetőség van arra, hogy a térítési típusoknak és az étkezéseknek megfelelően a gyerekek rekordjait színkódokkal jelöljük. Példa:
Jól látható, hogy a beállított színkódoknak megfelelően az adott gyerek megjelölhető. - Jelszó: itt a jelszavakat lehet rögzíteni, törölni, módosítani.
- Egyéb: az archiválás útvonalát lehet kiválasztani, a gyerekeknél lehetőség van emlékeztető beállítására, abban az esetben, ha ki van pipálva akkor a program indulásakor az emlékeztető fül fog megjelenni. A program használata során lehetőség van az egyes lekérdezések exportálására excelbe. Ha a menüpont aktív, akkor az exportálás után az excel automatikusan megnyitja a fájlt.
A csekk nyomtatásakor, ha a név (Bölcsőde neve, száma) előrenyomott akkor a csekknél a névmező második sorába írja a gyerek nevét. A napszám az emlékeztetők aktiválásának idejét adja meg.
- Kijelentkezés: ha a programból nem szeretnénk kilépni, de fel kell állni a gép elöl, akkor az F6 billentyű megnyomásával a jelszót kéri be a program.
-Kilépés: a program befejezése.
Szerkesztés menü
A menü minden menüpontja megtalálható ikonként is a program főképernyőjén.
- Hónapok: minden év elején BE KELL ÁLLÍTANI AZ EGYES HÓNAPOKBAN LÉVŐ MUNKANAPOK SZÁMÁT, EZ NAGYON FONTOS!!!! Mivel a program a napok számából és a beállítások menüben lévő összegekből számítja ki az adott hónapban fizetendő összeget. A táblázat alatt két sor található. A felsősor a jobbra ballra való mozgást teszi lehetővé a táblázatban, az alsó sorban pedig a szerkesztés, mentés és az elvetés gombok találhatóak. Az adott mezőre kettőt kattintva (illetve az alsó sorban lévő háromszögre kattintva) lehet a napok számát átírni. Majd a pipára kattintva lehet elmenteni.
- Munkakörök: a dolgozók adatainál lehet majd kiválasztani az itt felvett adatokat. A működés a hónapoknál leírtakkal azonos. Az excel gombra kattintva a bevitt adatokat átadhatjuk az excelnek.
- Csoportok: A bölcsődei csoportok neveit vihetjük fel.
- Gyerekek adatai: ebben a menüpontban lehet a gyerek adatait rögzíteni. Az alsó gombokkal Új rekordot vehetünk fel, egy meglévő rekordot Módosíthatunk, Törölhetünk illetve Bezárhatjuk a programrészt. A felső gombokkal navigálhatunk a gyerekek között. A mentés gombbal elmentjük a mégsem gombbal pedig elvetjük a bevitt információkat. Nagyon fontos, hogy a gyerek adatainál a név, csoport neve, térítés típusa, TAJ szám kitöltése KÖTELEZŐ! Az étkezések esetében, ha egyik lehetőség sincs kiválasztva, akkor a gyerek teljes étkezést kér. Az időszakos mezőt kipipálva a gyerek az időszakosok közé kerül.
Az emlékeztetőbe bevitt szöveg a bekapcsolás után egy külön fülrészen jelenik meg.
Itt lehet például beírni, hogy a Gyvt. mikor jár le. Ha legalább egy emlékeztető aktív azt a program az alsó információs sorban piros keretben jelzi. Az „Aktív” pipa kikapcsolásával a gyerek nem fog szerepelni a listában inaktívvá válik és az „inaktív gyerekek” fülön lévő táblázatban fog megjelenni. Az azonosító jel a csekkre fog rákerülni a befizető azonosító mellé. Amennyiben a „gyerekek” fülön az összes csoport van kipipálva úgy az intézmény összes aktív gyereke között lehet navigálni. Abban az esetben, ha valamelyik csoportot választottuk ki úgy csak az adott csoportban lévő gyerekek között navigálhatunk.
- Étkezések gomb: Bölcsődei ellátottak: Az étkezések kezelése gombra kattintva lehet a havi étkezéseket rögzíteni. Itt is mint a gyerekek adatlapján a mező illetve rekord gombok azonosak funkciójukat tekintve. Ha felviszünk egy új adatot a program az évet automatikusan beírja. A hónapot kiválasztva a program a bevitt adatoknak megfelelően kiszámolja a fizetendő összeget. Az „étkezés összege” az adott hónap eleji étkezés összege. A „mindösszesen” az ami hónap elején a csekkre kerül, ez tartalmazza az „étkezés összegét” valamint a „gondozási díjat”. A „gondozási díj”= a beállításokban megadott összeg * a napok számával. A tényleges összeg az amit fizetni kellett volna és a különbözet az ami majd a következő hónap étkezés összegéből le lesz vonva. Lehetőség van arra, hogy ha egy gyerek hónap közben vált térítés típust például teljesből -> 50%-os, akkor ebben az esetben mind a két rublikát ki kell tölteni. Tehát a teljes térítés és az 50%-os térítéses mezőket. A mezőkbe a napok számát kell beírni. A mentés gombra kattintva az adatok elmentésre kerülnek, a mégsem gombra kattintva pedig nem. Ha egy hónap rosszul lett kitöltve és kiszámolva például a március és az április már rögzítve lett, akkor mind a két hónapot ki kell törölni és újra felvinni a pontos összeg miatt. A csekk gombra kattintva a táblázatban kiválasztott hónap fog nyomtatásra kerülni. Ezt megtehetjük a „gyerekek” fülön is, ha a kiválasztott gyerek nevére kattintunk a táblázatban akkor az alsó táblázatban az étkezéseinél a megfelelő hónapot kiválasztva az egér jobb gombjára kattintva a gyors menüben is választhatjuk a „Csekk (teljes) nyomtatása” funkciót.
Ha a gyerek befizette a csekket akkor a befizette mezőre kattintva bepipálhatjuk a mezőt. Ezzel rögzítjük a befizetés tényét. Ezt megtehetjük úgy is, hogy a „gyerekek” fülön az adott gyerek megfelelő befizetésére jobbgombbal kattintva a lenyíló gyorsmenü „A csekket befizette” menüjére kattintunk. Ekkor a táblázatban lévő „befizette” mező „igen”-re és zöldre változik.
Időszakos ellátottak: amennyiben a gyerek adatainál be van pipálva az időszakos mező abban az esetben a fent látható képernyő jelenik meg. Itt is mint a gyerekek adatlapján a mező illetve rekord gombok azonosak funkciójukat tekintve. Új adat felvitelénél az órák számát a plusz órák számát, a dátumot valamint az egyes étkezéseket kell kitölteni (megjelölni). A program a „beállítások menüben” megadott összegeknek megfelelően kiszámolja és beírja az „Étkezések összege” mezőbe az étkezések összegét, a „Mindösszesen mezőbe” pedig az óradíjak és az étkezések összegét. Mivel minden alkalommal (naponta) be kell rögzíteni az adott gyerek étkezését (mivel minden nap változhat) az elszámolás (csekk nyomtatás) előtt zárni kell. Erre szolgál a zárás gomb. A képen jól lehet látni, hogy a szürkével jelzett mezők az adott felvitt napok a nem szürke mezők pedig a zárást követő összesített mezők. Csak ezeket a mezőket lehet kinyomtatni. Abban az esetben ha kimarad egy nap és azt is le kellett volna zárni akkor a már lezárt napokat a „zárás feloldás” gombbal fel kell oldani. Az összesített mezőt ki kell törölni, és újra a „zárás” gombot kell alkalmazni.
- Dolgozók: ebben a menüben a dolgozók adatait tarthatjuk nyilván. Ennek a funkciónak a használata nem kötelező, mivel a gyerekek étkezéseit kell nyilvántartani. Itt is mint a gyerekek adatainál: az alsó gombokkal Új rekordot vehetünk fel, egy meglévő rekordot Módosíthatunk, Törölhetünk illetve Bezárhatjuk a programrészt. A felső gombokkal navigálhatunk a dolgozók között. A mentés gombbal elmentjük a mégsem gombbal pedig elvetjük a bevitt információkat. Egy adat rögzítésekor a nevet és a beosztást kötelező megadni. A dolgozók étkezéseit úgy tarthatjuk nyilván, hogy a napok számát, ha megadjuk majd ENTERT nyomunk akkor a program az előzőleg megadott információk alapján kiszámolja az összeget és azt a „k.pénz” mezőbe írja. Ha volt utalványon is befizetés akkor azt az utalvány mezőbe kell beírni és ENTER-t nyomni. Ekkor a program módosítja az összegeket. A RÖGZÍT gomb megnyomásával a bevitt információk a „Megjegyzés” mezőben eltárolódnak. Az excel gombra kattintva az adatok átadhatók MSExcelnek.
Statisztika menü
Az egyes menük a szerkesztés menühöz hasonlóan elérhetőek ikonként is.
- Létszám szerint: ebben a menüpontban fő-re bontva kapjuk meg a rögzített tételeket. Mind a bölcsődei mind az időszakos ellátottakat. Az utóbbiaknál a kívánt dátumot megadva kaphatunk információt arról, hogy hányan vették igénybe a szolgáltatást. A „Word export” gombra kattintva az adatok MSWordbe kerülnek.
- Adagszám szerint (Bölcsődei ellátottak): a legfontosabb statisztika. Itt az évet és a hónapot kiválasztva a lekérdezés gombra kattintva a program kiszámolja az adagszámot a térítés típusoknak megfelelően. A Word gombra kattintva MSWord-nek, az Excel gombra Kattintva pedig MSExcelnek adja át az adatokat. Excel esetében összesen hét munkalap készül el.
- Adagszám szerint (Időszakos ellátottak): Itt az adott dátumot kiválasztva a lekérdezés gombra kattintva a program kiszámolja az adagszámot a bevitt adagoknak megfelelően. Az Excel gombra kattintva MSExcelnek adja át az adatokat. Kettő munkalap készül el hasonlóan mint a bölcsődei ellátottaknál.
- Csoportok szerinti kimutatás előválasztó: itt lehet kiválasztani, hogy melyik formát szeretnénk használni.
- Bölcsődei ellátottak: itt az évet és a csoportot kiválasztva a lekérdezés után excelnek adhatjuk át az adatot. Itt az adott csoportban lévő gyerekek bent töltött napjai lesznek kiírva januártól - decemberig.
- Időszakos ellátottak: itt az adott dátumot megadva a lekérdezés után az Excelnek adhatjuk át az adatot. Itt az adott időszakban lévő gyerekek bent töltött napjai lesznek kiírva -tól -ig.
Egyéb menü
- Csoportos csekk előválasztó: itt lehet kiválasztani, hogy melyik típusú ellátásból szeretnénk csekket nyomtatni.
- Bölcsődei ellátottak: itt az évet, a hónapot és a csoportot kiválasztva az étkező gyerekek adott hónapi csekkjeit lehet csoportosan kinyomtatni a csekk nyomtatása gombra kattintva.
- Időszakos ellátottak: itt az adott időszakot kiválasztva az étkező gyerekek csekkjeit lehet csoportosan kinyomtatni a csekk nyomtatása gombra kattintva, abban az esetben ha nem volt már előzőleg kinyomtatva a csekk. Ez azt jelenti, hogy ha már nyomtattunk neki egyedileg csekket akkor a listában már nem fog megjelenni.
Információ menü Itt található a program leírása a MenZa PDF-re kattintva illetve az elérhetőségünk a Segítség menüpont alatt.
Megjegyzések A program használata és minden évváltás előtt, be kell állítani az egyes hónapok munkanapjainak számát, valamint az étkezések összegét. Év eleji hónap és összegmódosítást csak az után lehet elvégezni miután a decemberi étkezések lezárásra kerültek. Tipp: január elején kell megadni, hogy a gyerek decemberben hány napot étkezett. Ezek után a program kiszámolja a decemberi étkezések összegét. Majd a beállítások menüben az étkezések összegét át lehet írni, illetve a hónapok menüben a hónapok munkanapjait. Ezek után kell a januári csekkeket elkészíteni (Új étkezésként felvenni a januárt). Ha volt decemberből átvitel (túlfizetés) akkor azt a program a januári kezdő összegből fogja levonni. Tipp: Abban az esetben, ha a gyerek egy hónapon belül többször vált térítéstípust (teljesből-> 50%-> térítésmentes) akkor azokba a rublikákba kell a napok számát beírni amelyik térítést igénybe vette.
Tipp: Azoknál a gyerekeknél, akik elmennek júniusban, hogy minél kevesebb étkezési összeget kelljen az óvodának visszafizetnie a következőket lehet tenni. A még tovább is állományban lévő gyerekeknél el kell készíteni az adott hónapi csekkeket, majd az adott hónap munkanapjait meg lehet változtatni (például: a júniusba elmenő gyerekeknél 11 munkanapra) és így kell kiszámoltatni esetükben az étkezést. Majd ki kell nyomtatni a csekkeket, és vissza kell állítani az adott hónap munkanapjainak számát.
A programmal kapcsolatos kérdésekre szívesen válaszolunk. Ha egyéb funkciókkal szeretnék a programot bővíteni (statisztikák, stb.) szívesen állunk rendelkezésre.
Elérhetőség: Orosz János Tel: +36/20/22-33-285 Email:
[email protected]
