VERSLAG 23e Deelnemersraad Student Union d.d. 11 januari 2011 Locatie: Atrium, Bastille
5
10
15
20
Aanwezigen Student Union Bestuur: Maarten Aertsen (vz.), Ellis Schrijen, Suzanne van Haagen, Laurens Eijking, Arnoud van Helden Afwezig: Martijn Driesprong Aanwezigen verenigingen: Jurgen Klein, Thijs Friefhoff, Marcella Claase(Apollo)Emilie Klaver (4 Happy Feet), Elise Davids (Abacus), Wessel Reijers (Aegee-Enschede), Carleen Boersma (Aiesec Twente), Kirsten Janssen (Arabesque), Jelmer Boter (Astatine), Joris van der Meer, Daan Diedorp (Audentis), Marijke Minke (Cabezota,), Bouke Pieters (Navigators Students Enschede), Elwin Reiming, Robert Maaskant (Centrale Bewonersraad), Thijs Teunissen, Floor Speet (sv ConcepT, Corina Jansen (Diok), Ernst Jan Grifts, Rogier Hafkenseleid (DRV Euros), Bas Ooms, Seakle Louwsema (DZ Euros), Tom van Vuren, Liesbeth Wijers (Harambee), Frank van Manen (Hardboard), Bas Stottelaar, Niels Witte (Inter-Actief), Rutger van de Meulen, Jeroen Koster (Messed Up), Hans de Man (Musica Silvestra Orkest), Steven Rosemaat, Osca Escobosa (Overleg Studieverenigingen), Sylvana Jutstra, Nicole Rommens (Piranha), Jan Willem Visser (sv Stress), Tom Kooyman (Stubiba), Jasper Versteegh (Thibats), Kjell Meershoek, Guido de Jong (Unipartners Twente), Giels Brouwer (Pkvv Fact) Steven Kuiper, Fabian de Vries (Slagvaardig), Diederik van Lit, Niels Platenkamp (Isaac Newton), Anneke Maaskant, (Sportraad), Romke Frits Veenstra, (RSK) . Afwezig mk: Kronos Publiek: Lukas de Sonnaville, Erik Hegeman, Mark Holtkamp
25 Aanwezig Raad van Toezicht Student Union: Bas Haarman, Jelle Burger Notulist: Sandra Nienhuis 30
1. Opening Maarten Aertsen (vz.) opent de vergadering om 19.30 uur en heet iedereen van harte welkom. Hij geeft een korte toelichting op het organogram van de Student Union. Daarna stelt hij het bestuur van de Student Union voor. Martijn ontbreekt wegens ziekte.
35
2. Notulen Deelnemersraadvergadering d.d. 14 juni 2010 Geen opmerkingen. De notulen worden goedgekeurd.
3. Mededelingen 40
45
Student Union: Aan het einde van der vergadering volgt een korte presentatie over de Kenniscrisis, een stavaza en de vervolgacties. Over het strategisch plan van de Student Union kunnen deelnemers meedebatteren op donderdag 10 februari. Deelnemers: Er zijn geen mededelingen.
4. Jaarplan 2011 50
55
Bij de totstandkoming van het jaarplan hebben deelnemers de mogelijkheid gehad om input en feedback te leveren. Voor deze bijeenkomsten was per sector een hoge opkomst, Maarten dankt iedereen voor deze input. Het jaarplan wordt per portefeuille doorgenomen, de portefeuillehouders zullen hierbij een toelichting geven. Beleid & Strategie Dit jaar zal het Strategisch Plan 2012-2015 worden opgesteld. Ook hiervoor vraagt de Student Union graag de input vanuit de deelnemers. Binnenkort zullen de uitnodigingen voor de inspraakbijeenkomsten volgen. Daarnaast loopt ook de overeenkomst tussen de Student Union en de Universiteit Twente af. Vernieuwing van de overeenkomst zal raken aan het op te stellen Strategisch Plan. 1 Deelnemersraadvergadering 11 januari 2011
60 Als laatste zal vanuit deze portefeuille gekeken worden naar mogelijke samenwerking voor het lustrum van de Universiteit Twente. 65
70
Sport & Cultuur Ook voor deze portefeuille geeft Maarten een toelichting In 2010 is de functie van campusmanager ingesteld. De Universiteit heeft bezuinigingen afgekondigd. Ook de sectoren Sport & Cultuur zullen hieraan niet ontkomen. De Student Union heeft ervoor gekozen over mogelijkheden tot bezuinigingen mee te denken, waarbij het brede aanbod van faciliteiten gehandhaafd blijft. Daarnaast was het doel in 2010 om de bekendheid van alle faciliteiten te vergroten. Voor 2011 wordt gekeken naar de organisatiestructuur, welke positie kan Sport & Cultuur innemen op de UT. Met name de rol van de koepels acht de Student Union van groot belang, immers bij minder financiële middelen is een goede vertegenwoordiging belangrijk. De regelingen voor topsport en top cultuur worden herzien. Ernst Jan (Euros): kunnen jullie een toelichting geven over de gewenste gedragsverandering voor externe inkomsten? Maarten: er komt minder geld beschikbaar en dit betekent dat ook voor de sectoren sport & cultuur bezuinigd moet worden. Wanneer we hetzelfde voorzieningenniveau willen handhaven is het een mogelijkheid om te kijken naar het genereren van externe inkomstenRutger (Messed Up): wat zijn de concrete plannen om de bekendheid te vergroten? Maarten: het gaat dan bijv. om de verbetering van de Xtracard website. Vergroting van het aantal momenten om de Xtra-card te promoten, bijv. tijdens de introductie. Gaat het dan om de Xtracard vrije week? Zijn er plannen om verder te gaan met de promotie binnen het Saxion? Op deze vragen zal Maarten terugkomen.
75
80
85
90
95
100
105
110
Academische Vorming Suzanne geeft een toelichting op haar portefeuille. Uit het afgelopen jaar worden 3 hoogtepunten uitgelicht: Het Profileringsfonds is met terugwerkende kracht gehamerd. Invulling is gedaan in samenwerking met de koepels. Afhankelijk van de huidige kenniscrisis vraagt het wellicht aanpassing. Ook daarbij heeft het de aandacht van de Student Union om hier het maximale uit te halen. Project Study&Career Support: concreet wordt gewerkt aan een interne website, waarbij alle info wordt gebundeld van de UT, SU en verenigingen. Er is ook een externe website met Compas, deze bundelt alle informatie vanuit het bedrijfsleven Activisme. Erkenning: De pilot is ruimschoots geslaagd en het project wordt doorgezet. Kenniscrisis: het blijkt dat besluiten vanuit Den Haag grote invloed hebben. De SU merkt dat het van belang is dat zij landelijk meepraat. 2011 De functie van medewerker academische vorming is ingesteld voor de vele operationele taken. e 4 meting activismemonitor. Deze is vandaag van start gegaan. Verzoek aan alle verenigingen om deze in te vullen zodat mogelijke trends ontdekt kunnen worden. Bestuurstraingen worden voortgezet. Bijv. BIP. Wessel( Aegee): Is het een idee om een noodplan op te stellen voor het geval de regeringsvoorstellen doorgang vinden. Suzanne: het is prima om hierover na te denken. Maar liever niet direct pessimistisch benaderen. Mark Holtkamp (SPC kantine): Gezien aantal parttime besturen idee om de activisme erkenning uit te breiden, zeker gezien afname aantal fulltime besturen. Suzanne: dit idee wordt gedeeld door vele mensen, maar zal voorlopig niet ingezet worden. Het College van Bestuur heeft een aantal argumenten en de leerervaringen van fulltimebesturen zijn al lastig te controleren.
115 Internationalisering Ellis begint met een terugblik op 2010 voor deze portefeuille. 6e faculteit ITC heeft een kennismakingsdag gehad op de UT, mede gefaciliteerd door de SU 2 Deelnemersraadvergadering 11 januari 2011
120
125
Een andere activiteit was UT Blend in oktober. Het doel was integratie bevorderen door internationale studenten bekend laten maken met sport & cultuur. In samenwerking met International Office is een Handbook for international associations opgesteld. Hierin zijn richtlijnen en alle praktische info opgenomen, project is in de afrondende fase. Visie studentenhuisvesting. Vanuit de Student Union is hierop kritische feedback gekomen, met name over de afschaffing van de coöptatie mogelijkheid.
2011 130
135
140
145
150
155
160
165
170
175
Komend jaar zal onderzoek worden gedaan naar de verschillende groepen, zodat faciliteiten beter aangeboden kunnen worden. Met behulp van dit onderzoek kan samenwerking met andere verenigingen gericht worden gestimuleerd. Een doel is ook om de internationale studenten te betrekken bij klein activisme. Door het geven van gerichte promotie en bijv. trainingen kan deze groep kennismaken met activisme. Mark Holtkamp (Kantine SPC): Wat is de visie van de Student Union op studentenhuisvesting. Ellis: Dat hierin rekening moet worden gehouden met de mening van de student en bijv. een cooptatieregeling niet zomaar kan worden afgeschaft. Messed up: UT blend in 2010 was gelijktijdig met een groot toernooi. Ellis: we hebben gemerkt dat de communicatie met het Sportcentrum niet optimaal verliep en zullen voor 2011 hieraan aandacht besteden. Messed up: De internationale studenten ervaren een drempel van ruim 100 euro om te kunnen sporten. Ellis: voor deelname is een Xtra-card vereist, de kosten zijn voor studenten erg laag. Bovendien is er de mogelijkheid een half jaar kaart aan te schaffen. Wessel (Aegee): wat is de mening van de Student Union over de voertaal bij vergaderingen? Ellis: dit kan iedere groep natuurlijk zelf beslissen, wel is het van belang dat mensen een taaltraining kunnen volgen, bijv. door Nederlands taalonderwijs. Centrale Bewonersraad: betreffende het onderzoek naar subgroepen, is er al een plan van aanpak bepaald? Ellis: Hiermee is nog niet begonnen. Het CBR geeft aan interesse te hebben. Vereniging wordt zeker betrokken bij het onderzoek. Sirius: goed initiatief om een handboek op te stellen. Kan er ook een handboek voor students komen, zoiets concreets is erg gewenst. Met name financiële zaken zijn van belang voor internationale studenten. Ellis: in het handboek is het onderwerp afstudeersteun ook opgenomen. Sirius: hoe maakt de Student Union zich hard voor meertaligheid, de uitreiking van de P-prijs was in het Nederlands. Ellis: bedankt voor deze tip. Dit wordt aangekaart bij de organiserende partij. Sirius: met betrekking tot UNITE/PITS: het valt op dat International Office enorme macht heeft in besluitvorming in deze vergaderingen. Kleinere verenigingen zijn afhankelijk van het International Office en kunnen niet anders dan instemmen. Dit schaadt de effectiviteit van UNITE. Niveau van vergadering is erg laag. Studieverenigingen zijn in dit stadium nog overbodig omdat Unite te professionaliseren. Ellis geeft aan bezig te zijn om het overleg op nieuw niveau te brengen. Van de invloed van het International Office is de SU zich bewust. Zij hebben wel veel informatie. Een idee is om 2 personen per vereniging in te zetten. De Student Union mist af en toe input van verenigingen. De vergadereffectiviteit is inmiddels al enorm verbeterd. Communicatie Ook dit is een portefeuille van Ellis Terugblikkend op 2010 waren er drie belangrijke punten: Verbetering in de samenwerking met Strategie & Communicatie De website van de Student Union is opnieuw gelanceerd Instelling van de functie communicatie medewerker, deze pilot is geslaagd. 2011 Er komt een nieuwe huisstijl voor de Student Union, dit zal echter geen geldverslindend gebeuren zijn, maar een soort facelift van de huidige communicatie-uitingen. Aan de website zullen verdere verbeteringen en mogelijke uitbreiding plaatsvinden. ICT Maarten geeft een toelichting op deze portefeuille 3 Deelnemersraadvergadering 11 januari 2011
180
185
190
195
De activiteiten in 2010: Om de betrokkenheid van studenten te vergroten is het ICT-studentenoverleg opgericht. Dit overleg met alle ict gerelateerde organen is succesvol en zal worden voortgezet. Het geplande CRM systeem waar ook alle verenigingen aan deel konden nemen is wegens gebrek aan interesse stopgezet. Bij de daadwerkelijke start van het project bleken minder verenigingen geïnteresseerd dan aanvankelijk aangegeven. Voor 2011 zijn er de volgende doelstellingen: De betrokkenheid bij instellingssystemen vergroten, bijv Blackboard Opstellen van een ICT-studentenvisie. Het opstellen van een dergelijke visie is van belang om de mening van studenten te laten horen. Rolverdelingen tussen de studentenorganisaties vaststellen om zo meer continuïteit te krijgen. Audentis: wat is de visie van de SU betreffende internet in UT gebouwen? Voor studiedoeleinden is internettoegang gewenst. Maarten informeert of specifiek het internet in de Pakkerij wordt bedoeld? Dit is inderdaad het geval. De UT heeft vanwege de hoge kosten op jaarbasis besloten niet verder te gaan met een glasvezelverbinding. Pakkerijverenigingen worden gevraagd na te denken, maar het hoeft niet perse een UT dienst te worden. Audentis: De vraag is wie de kosten gaat dragen. De Pakkerijvereniging worden geconfronteerd met hogere kosten voor internetvoorzieningen. Arnoud geeft aan dit onderwerp op een ander tijdstip te bespreken en door te willen gaan met het jaarplan. Audentis (Daan) is hiermee akkoord.
200
205
210
215
220
225
230
235
Studentondernemerschap Arnoud licht deze portefeuille toe In 2010 is een promotieplan opgesteld samen met Kennispark. Plannen voor 2011 De regelingen FAME en TOP worden samengevat tot één regeling. Daarnaast wordt een mogelijk nieuwe samenwerking onderzocht met Venture lab. Bedoeling is het stimuleren van ondernemerschap na je studie. Externe Betrekkingen Ook dit betreft een portefeuille van Arnoud. Terugblik op 2010: Er is een samenwerking met de gemeente Enschede gestart. Dit heeft geresulteerd in een overeenkomst. Met de plannen voor een Carriere portal is gestopt. Het bedrijf Compas heeft dit overgenomen. Het besluit tot stopzetting van het project is door het OS genomen. 2011 De contracten met de partners lopen dit jaar af en met deze partners zal over nieuwe invulling worden gesproken. Mark Holtkamp (Kantine SPC): Het ROC is betrokken bij de UT op het gebied van sport en cultuur. Is de SU hierin partner of aanspreekpunt? Arnoud: Nee, de aanspreekpunten hiervoor zijn de hoofden sport & cultuur. Bedrijfsmanagement Wederom een portefeuille van Arnoud en deze omvat de UnionShop en het Atrium. Het Atrium heeft in 2010 een nieuwe inrichting gekregen en in de UnionShop is een nieuwe kledinglijn geïntroduceerd. In 2011 zal er een visie bedrijfsmanagement worden geschreven en wordt verder gewerkt aan een efficiënte bedrijfsvoering. CBR: hoe wil je de vraag onder studenten onderzoeken? Ideeën voor de Shop betreffende assortiment of anderszins kunnen in de shop worden aangereikt. Accommodatie Laurens geeft een toelichting op één van zijn portefeuilles: Toelichting op 2010: De visie accommodatie is opgesteld De vloeren in de Pakkerij zijn vernieuwd En zijn de ruimten in de Bastille gevuld met uitzondering van de voormalige Mensa en de Unionbar. Hiervoor zoekt het FB nog naar nieuwe invulling. 4 Deelnemersraadvergadering 11 januari 2011
240
245
250
255
2011:
Een cateringonderdeel in de Bastille is gewenst en in samenspraak met het FB worden hier de mogelijkheden voor onderzocht. Daarnaast zal de beheersconstructie van de Pakkerij tegen het licht worden gehouden, deze is nl. al enige jaren oud. CBR: over de catering in Bastille, waarom wordt een nieuwe invulling gezocht wanneer de Stek er al is en de Vrijhof aan de overkant van het gebouw zit? Laurens: dit betreft een samenwerking met Sodexo. Het voornemen is om ook met het Theatercafé te gaan samenwerken. Er staat nog niets vast. Mark Holtkamp (Kantine SPC): het FB subsidieert m2 lasten, maar geeft geen indexatie van die kosten. Deze zijn wel gestegen en worden niet gecompenseerd. Laurens: daar heb ik nu niet direct een antwoord op, maar zal het navragen ap. Aegee: naar aanleiding van de beheersconstructie en huurcontracten? Is het tijdpad hiervoor bekend? Laurens: nee nog niet, wordt wel gecombineerd. Wat is eigen visie op beheersconstructie? Laurens: bijv. meer verantwoordelijkheid bij verenigingen, maar verder nog niets concreets. CBR: over verbeteringen voor het woon- en leefgebied, wat opgenomen is als actiepunt. Dit wordt al gedaan met FB en ACASA, wat is dan de rol van SU? Laurens: de SU wil graag aanschuiven bij deze gesprekken. CBR geeft hierop aan dat er al veel gaande is.
260
265
270
275
280
285
290
Kick-In Dit onderdeel valt eveneens onder de verantwoordelijkheid van Laurens: In het afgelopen jaar is er een nieuwe huisstijl en website geïntroduceerd. Daarnaast werd gekeken waarom studenten niet deelnemen aan de Kick-In. Een veel gehoorde oorzaak is dat een groot deel dan nog met vakantie is. Voor 2011 zullen de goedlopende delen gecontinueerd worden. Daarnaast wordt geprobeerd de periode toegankelijker te maken voor internationale studenten Tot slot de periode van de Kick-In 2011: 24 augustus t/m 1 september 2011. Begroting 2011 Laurens geeft een toelichting: Betreffende de posten voor de algemene organisatie van de Student Union, is hiernaar kritisch gekeken en is besloten het budget te verlagen. De activiteiten zoals de Kick-In, maar voor dit jaar ook Create Tomorrow zijn toegevoegd. De onderdelen atrium en shop zijn opgenomen in de begroting en vallen niet meer onder een aparte BV. Stud. Voorzieningen. Mark Holtkamp (Kantine SPC) Op pagina 22 staat doorbelasting sportkantine. Was is dit? Gaat om 20kE. Laurens noemt het een goede vraag en heeft hier niet direct een antwoord op. Hij zal hierop terugkomen ap Messed up: Enterprises en Studentenvoorzieningen is bij sector sport dubbel geboekt. Is dat bewust zo? Laurens: nee, dit betreft een drukfout, de tabel is gekopieerd van een andere pagina.. OS: kostenplaats ondersteuning SRC is k€54, bij onderbouwing is het bedrag verhoogd, graag een toelichting, de verhoging was nl. niet bekend bij het OS. Laurens: deze verhoging is vanuit het UFonds bekend gemaakt en deze zal hierover verder de partijen informeren. CBR: Op pagina 16 over de subsidies huisvestingslasten, k€275 was in 2010, nu gestegen naar k€400. Laurens: de huisvestingslasten van de UnionShop en het Atrium zijn er uitgehaald en deze worden nu budgetneutraal afgerekend. De uiteindelijke huursubsidie is verder gelijk gebleven. Laurens: over de sponsoring en subsidies: Vraag het aan! via de site is een overzicht van alle mogelijkheden te vinden.
295
5. Charge/decharge Raad van Toezicht De nieuwe kandidaten voor de Raad van Toezicht worden voorgesteld. Vanuit de aanwezigen is er geen bezwaar tegen de chargering. Voor de volledigheid de nieuwe samenstelling van de Raad van Toezicht: 5 Deelnemersraadvergadering 11 januari 2011
300
305
Bas Haarman (vz) Jelle Burger (nieuw) Eva Kunst Mark Holtkamp (nieuw) Gilles Meijer(nieuw) Jan Melief Marc Venerius Jelle Ferwerda
Studie Gezelligheid Cultuur Sport Bedrijfsleven UT afgevaardigde Bedrijfsleven Internationalisering.
6. Kenniscrisis 310
In verband met de regeringsplannen en het door de SU geïnitieerde Kenniscrisis geeft Suzanne een toelichting op de landelijke manifestatie op 21 januari a.s.
7. Rondvraag Geen.
315
8. Sluiting Maarten bedankt iedereen voor hun tijd en de gegeven input en sluit de vergadering om 21.20 uur en nodigt iedereen uit voor de afsluitende borrel.
6 Deelnemersraadvergadering 11 januari 2011
