VvE Nieuwendamlaan 308 t/m 560 te Den Haag Notulen Algemene ledenvergadering gehouden op Donderdag 10 april 2014 1. Opening, stemmenaantal en vaststelling agenda De heer Top opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. Ondanks de kleine opkomst zijn er 80 stemmen aanwezig. Er zijn veel volmachten afgegeven. De stukken zijn keurig op tijd verstuurd en aan de oproep om een volmacht af te geven, is in grote getalen gehoor gegeven. Het voorstel is agendapunt 9 tegelijkertijd te behandelen met agendapunt 6. Bij agendapunt 11 worden de ideeën gedeeld die de adviescommissie heeft met betrekking tot de liften en balkons. Deze punten zijn informatief en niet ter besluitvorming. 2. Mededelingen van de adviescommissie en ingekomen stukken Bij de stukken is een stuk bijgevoegd van een voorstel van de samenstelling van de adviescommissie en de overige commissies. Het voorstel is de heren Schoemaker en van Mook te benoemen in de adviescommissie. Unaniem wordt het voorstel aangenomen. Later op de avond werd de heer van Heeswijk bedankt met een mooie bos bloemen voor zijn jarenlange inzet als bestuurder voor de bewonersvereniging en de VvE. Zijn mede bestuurder de heer Bes, niet aanwezig, heeft de bloemen en de hartelijke dank, de volgende dag ontvangen. Het klopt dat er een vacature is van voorzitter. Er zijn geen kandidaten. De overige commissies zijn goed ingevuld waarvoor dank. Mevrouw van Mook heeft zitting in een nieuwe commissie die de tuin aan de achterkant onderhoudt. Aandacht wordt gevraagd voor de plastic containers die worden geplaatst in de wijk. De Gemeente heeft hier een folder over verspreid. Met deze mogelijkheid kunnen wij als VvE de hoeveelheid afval verminderen. De containers staan bij het Monnickendamplein. 3. Bespreken en goedkeuring notulen van de vergadering d.d. 4 april 2013 en 12 december 2013. De 2 notulen worden afzonderlijk pagina voor pagina behandeld. Notulen 4 april 2013: Pagina 1: De heer Kokkelink betwist het besluit genomen tijdens de ALV op 4 april 2013. Hoewel zijn ontslag met één stem tegen is goedgekeurd door de leden van de ALV. Pagina 2: oke Pagina 3: oke Pagina 4: oke Pagina 5: De heer Kokkelink mist de rondvraag die hij ingediend had m.b.t. de juridische status van de adviescommissie en de bewonersvereniging. Met bovenstaande aanvullingen worden de notulen goedgekeurd en vastgesteld. Tijdens de behandeling van de notulen wordt vermeld dat de VvE is overgestapt naar Astra liften voor het liftonderhoud. De VvE heeft geïnvesteerd in een Solar Green Point. Het rendement op jaarbasis over 2013, was 4,35%, in geld: € 877,00. Notulen 12 december 2013: Zonder op- en aanmerkingen worden de notulen goedgekeurd en vastgesteld
1
Tijdens dit punt wordt aangeven dat er nog niets vernomen is van de Gemeente over de nieuwe parkeerregeling. De kraagregeling loopt af op 1 juli. Voor deze tijd moeten alle eigenaren nog hun parkeervergunning aanvragen. Vanuit de VvE is er al actie ondernomen om de Gemeente te activeren. 4. Toelichting op de jaarrekening over 2013 De jaarrekening 2013 wordt toegelicht. Vanwege het grote vermogen van de VvE zijn er meerdere spaarrekeningen geopend om gebruik te kunnen maken van het garantiestelsel. Over de uit te voeren onderhoudscontracten is het 6% tarief van toepassing. Dit naar aanleiding van één van de bewoners. VT 2000 heeft alle bedrijven aangeschreven die geen rekening gehouden hebben met deze regeling. De achterstand in het betalen van de VvE bijdragen is iets toegenomen. Dit is op het conto te schrijven van een zeer beperkt aantal eigenaren. Gepaste maatregelen zijn genomen om het geld in te vorderen. Een toelichting wordt gegeven op een aantal balansposten, die in de toelichting op de cijfers gespecificeerd zijn zoals de ontvangen rente, de facturen die op 31 december 2013 nog niet betaald waren en de verplichtingen die in 2013 aangegaan zijn, waar nog geen factuur van ontvangen is. De uitgave voorde vlaggenmast is iets hoger uitgevallen dan in het MOP vermeld staat. De reden is dat een aantal extra doeken besteld zijn. Het jaar is afgesloten met een negatief resultaat dat vrijwel 100% toe te rekenen is aan de strenge winter. Hierdoor is de rekening voor warmte levering veel hoger uitgevallen dan begroot. Het voorstel is het negatieve resultaat ten laste te brengen van de onderhoudsreserve. Tot slot wordt stil gestaan bij het aandeel reservefonds. Dit behoort tot het box 3 vermogen en kunt u opgeven bij uw belastingaangifte. 5. Verslag kascommissie betreffende de jaarrekening 2013, goedkeuring van deze jaarrekeningen het verlenen van decharge aan de bestuurder. Mevrouw van Niel geeft een toelichting op de kascontrole die zij met mevrouw Kraaiveld heeft uitgevoerd. Er heeft een uitgebreide controle plaats gevonden. De bevindingen worden besproken, te weten: • Het waterverbruik was iets lager; • Sommige posten zijn op klein onderhoud geboekt, terwijl hier een besluit over genomen is dat deze uitgaven betrekking hebben op groot onderhoud. Dit heeft verder geen consequenties voor de boekhouding van de VvE; • De slapende telefoonrekening is opgeheven, besparing ongeveer € 500,00 op jaarbasis; • Een zeer beperkt aantal eigenaren hebben een grote achterstand; • De vragen en opmerkingen zijn goed behandeld en beantwoord. De kascommissie adviseert de leden een positief advies op de jaarrekening 2013 te geven en is voor een jaar herkiesbaar. De volgende besluiten worden unaniem genomen, te weten: • Goedkeuring van de jaarrekening 2013; • Het negatieve resultaat ten laste te brengen van de onderhoudsreserve; • Décharge verlenen aan de bestuurder; • Herbenoemen van de kascommissie. Er zijn geen nieuwe aanmeldingen voor de kascommissie.
2
6. Meerjaren onderhoudsplan De heren van Niel en Top geven een toelichting op het MOP 2014. Een aantal posten komen elk jaar terug zoals gevelwerkzaamheden en vervangen van vloertegels. Als het nodig is, worden deze werkzaamheden uitgevoerd. Hiervoor zijn stelposten opgenomen. Voor dit jaar staat een herinspectie van het complex in de planning. De bliksembeveiliging is niet afdoende. Er komen opvangsprieten van 2,00 meter hoog bij de 10 dakventilatoren en een aluminium net op het dak e.e.a. afhankelijk van de nog uit te voeren risicoanalyse. Het aanbrengen van een gecombineerde lucht- en vuilafscheider zorgt voor schoon water in de leidingen en radiatoren en met het aanbrengen van deze elementen gaat de ontluchting automatisch. Tijdens de werkzaamheden worden er in de stadsverwarmingsruimte een paar afsluiters afgesloten zodat de afscheider geplaatst kan worden. Het schilderen van de noodtrappenhuizen tot en met de 4e verdieping staat in de planning. De plafonds van alle verdiepingen worden wel allemaal geschilderd omdat er plannen liggen om de armaturen te vervangen en ledverlichting aan te brengen. Hier is in 2012 al een besluit over genomen. Inmiddels zijn 2 plantenbakken ontvangen van de Gemeente. Er is een hele grote kans dat de € 1000,00 die nu is opgenomen niet besteed wordt. Op de verdiepingen 1 t/m 12 komen achter de deuren naar de galerijen nieuwe vlonders. De houten vlonders (voor zover aanwezig) worden verwijderd en hiervoor in de plaats komen nieuwe vlonders, merk Stabag, van geperforeerd staal, formaat 1 meter lang en 1 meter aflopend. Ter hoogte van de vlonders worden de galerijhekwerken verhoogd. Deze vlonders gaan 50 jaar mee en verhogen het comfort. Voor een voorbeeld van een vlonder, kunt u op de 13e verdieping terecht. Onderzocht wordt of er verlichting aangebracht kan worden zonder hinder te veroorzaken aan de bewoners die aan de galerijzijde hun slaapkamer hebben. Er wordt geen geluidhinder verwacht van de vlonders. Met de bewoners van de 1e verdieping wordt overleg gevoerd over het aanbrengen van antiinbraakbeveiliging. Dit naar aanleiding van de informatieavond gehouden op 25 maart 2014. Per 1-1-2014 is de nieuwe warmtewet ingevoerd met als doel om bewuster met energie om te gaan. De belangrijkste verandering is dat het verbruik van warmte en warm water individueel afgerekend moet worden in plaats van de verrekening die nu plaats vindt via het breukdeel vanuit de akte. De heren van Niel en Top hebben gisteren een informatiebijeenkomst bijgewoond en hebben vast kunnen stellen dat er nog heel veel onduidelijkheden zijn over deze nieuwe wet. Echter…. Het is niet verstandig om met de armen over elkaar te gaan zitten. Er moet actie ondernomen worden. Vandaar dat in de MOP de kosten voor de meters opgenomen zijn. De adviescommissie vraagt mandaat om met het onderzoek verder te gaan, leveranciers uit te nodigen en de gevolgen die dit voor de VvE heeft verder uit te werken. In de nieuwe wet is geen correctiefactor mogelijkheid. Dit betekent dat onafhankelijk van de plek van het appartement, op basis van het werkelijk verbruik afgerekend wordt. Verbruiksmeting van warmte is alleen te meten met digitale meters op de radiatoren. Voor andere bemeting is geen alternatief. Eneco maakt momenteel veel reclame voor Toon, een handige tool om het verbruik te monitoren. Dit is niet geschikt voor de VvE omdat er geen aparte warmtewisselaars per appartement zijn. Zodra er meer bekend is, wordt een informatieavond georganiseerd en in het najaar is de verwachting een extra ledenvergadering. Unaniem wordt besloten de MOP goed te keuren en mandaat te verlenen om de gevolgen van de warmtewet verder uit te werken. 7. Bespreken en vaststellen begroting 2014 en de maandelijkse VvE bijdrage Het voorstel is de bijdragen gelijk te houden terwijl de jaarlijkse reservering van het MOP toeneemt, de jaarlijkse liftkosten afnemen en de stookkosten ten opzicht van het jaar 2013 iets verhoogd zijn.
3
Onder verenigingskosten wordt verstaan de kosten voor het organiseren van een vergadering, representatie, portokosten ed. Als tip wordt gegeven om in de zomer niet de verwarming aan te zetten. De huismeester loopt de lege woningen van Stienstra na.
8. Goedkeuren van de incassoprocedure De incassoprocedure is gewijzigd op 2 plaatsen, te weten: • De kosten bij een 1e aanmaning zijn komen te vervallen. Dit is in lijn met de nieuwe incassowet die vorig jaar is ingegaan; • De doorlooptijden om aan te manen en uiteindelijk naar de deurwaarder te gaan zijn verkort. Hiermee denken wij te bereiken dat er minder een beroep gedaan hoeft te worden op een deurwaarder en de achterstanden kleiner worden. Het is verstandig om jaarlijks de procedure goed te keuren zodat iedere eigenaar op de hoogte is of had kunnen zijn van de afspraken die binnen de VvE gemaakt zijn als er sprake is van achterstanden.
9. Warmtewet en watermeters Zie agendapunt 6. 10. Voorstel aanpassing tekst van het HHR Er zijn 2 wijzigingsvoorstellen ingediend voor het aanpassen van het HHR, zie het schrijven bij de uitnodiging. De 1e wijziging heeft betrekking op het juiste aanleveren van het grof vuil, de 2e wijziging vanwege de nieuw ingevoerde parkeerregeling. Beide voorstellen worden unaniem goed gekeurd. 11. WVVTK Er zijn 2 ideeën vanuit de adviescommissie die belangrijk zijn om gedeeld te worden. Modernisering van de liften In 2012/2013 zijn de liften opgenomen in de MOP. Met de werkzaamheden is gewacht tot een nieuwe leverancier geselecteerd is voor het onderhoud van de liften. Onderzocht wordt hoe wij het beste de liften kunnen renoveren. Wij kunnen onderdelen vervangen. Een andere mogelijkheid is om te kijken naar het aantal liften, bijvoorbeeld terug brengen van 3 naar 2 liften en deze laten stoppen op elke verdieping met de mogelijkheid van een stopplaats op de 13e. Wellicht is dit niet mogelijk vanwege het huidige bestemmingsplan waarin een maximale hoogte van 40 meter is opgenomen. Het voordeel is dat je minder onderhoudskosten hebt, minder afhankelijk bent van storingen, je kunt uiteindelijk met lift 2 stoppen op elke verdieping, het stroomverbruik is minder. Dit is een onderwerp van studie waarbij gevraagd worden aan de vergadering om verder te gaan met deze studie. Unaniem vindt de vergadering het een goed idee om verder te gaan met de onderzoeken. Balkonrenovatie De golfplaten borstweringen van de balkons hebben hun langste tijd gehad. Met een aantal bedrijven is de adviescommissie in gesprek om de mogelijkheden te bekijken voor het vervangen van de golfplaten en het mogelijk dichtzetten van de balkons. Als u akkoord gaat met het uitwerken van een aantal opties wordt verder gegaan met het onderzoek. Een voordeel van het dichtzetten is dat het schilderonderhoud aanmerkelijk minder wordt omdat de kozijnen die nu de buitengevel vormen beschut zijn. Unaniem krijgt de adviescommissie mandaat om een drietal opties uit te werken. 12. Rondvraag. Het probleem van de zilvervisjes. Er is sprake van een lokaal probleem waarbij zeker niet uitgesloten is dat hier meer bewoners en appartementen last van hebben. Een goede ventilatie, maar vooral het
4
verlagen van de temperatuur in de woning kan helpen het probleem te verminderen. De heer de Jonge, die dit heeft ingediend, gaat contact opnemen met HMS. Een oproep wordt gedaan om bij het parkeren van de auto rekening mee te houden dat onder het gebouw de auto met de neus naar voren ingeparkeerd moet worden. Het voorkomt dat bewoners van de 1e verdieping veel last hebben van stank en rooklucht. Alvast bedankt voor de medewerking. Mevrouw Spruit die dit ingediend heeft, gaat ook contact opnemen met de huismeester die hierop kan gaan handhaven. Hoe staat het met de renovatie van de 12e en 13e verdieping? Het schilderwerk aan de voorzijde moet nog uitgevoerd worden. Het binnen schilderwerk is afgekeurd. Nu is de schilder bezig bij Oosterhaghe en als hij daar klaar is, gaat hij de werkzaamheden afronden bij Westerhaghe. Een planning hiervan is nog niet bekend. 13. Sluiting. Voordat de voorzitter om 21.45 uur de vergadering sluit, wordt stil gestaan bij het overlijden van de heer Jan Scheepmaker, één van onze bewoners. Maar er is ook goed nieuws, we hebben er weer 5 nieuwe bewonertjes bij.
Genomen besluiten • • • • • • • • • • • • • •
Goedkeuring van de notulen van 4 april 2013 en 12 december 2013; Herbenoeming van de adviescommissie met uitzondering van de heer van Heeswijk Benoeming van de heren Schoemaker en van Mook in de adviescommissie Goedkeuring van de jaarrekening 2013; Het negatieve resultaat ten laste brengen van de reserve; Décharge verlenen aan bestuurder over het gevoerde financiële beleid; Het herbenoemen van de kascommissie; Goedkeuring van de MOP en de uit te voeren onderhoudswerkzaamheden 2014 Mandaat om de gevolgen van de warmtewet verder uit te werken; Goedkeuring van de begroting 2014 inclusief het gelijk blijven van de bijdragen; Het goedkeuren van de incassoprocedure; Het aanpassen van het HHR; Mandaat om een 3 tal opties uit te werken voor de balkons ter vervanging van de golfplaten; Mandaat om liftonderzoek voort te zetten.
Deze notulen zijn goedgekeurd en vastgesteld tijdens de ALV van …………………………
Getekend door de voorzitter van de vergadering……………………………………………. ___________________________________________________________________________
5
