NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING 2011 Datum Locatie Aanwezig Notulist Afmeldingen
: 26 oktober 2011 : kantine Voetbal Vereniging Zeddam, Vinkwijk 6 : 21 aanwezigen inclusief leden van het bestuur : Droes Beekman : Tom Berentsen, Petra Bieleveldt, Heino Böhmer, Roel Engelbarts, Karin ten Have, Jeroen Jansen, Paul Meijer, Jack de Ruiter, Theo van Uum, Waltera Venderbosch, Eugene Venes en Mark Wissink.
1. Opening. De voorzitter Gery Bisseling opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De namen van personen die zich hebben afgemeld worden voorgelezen. 2.
Mededelingen De consumpties tijdens de vergadering komen voor rekening van de vereniging; De informatie over de aanpak van de kantine wordt na afhandeling van de rondvraag gegeven; Bas van Londen eindigt als trainer zijn werkzaamheden voor VVZ na dit seizoen; De website wordt ook steeds meer gebruikt als communicatiemiddel naar de leden.
3. Notulen Algemene Ledenvergadering van 11 oktober 2011 De notulen worden zonder op- en / of aanmerkingen goedgekeurd en vastgesteld. 4. Jaarverslag secretaris, overzicht seizoen 2010 – 2011 Het jaarverslag wordt voorgelezen door de secretaris. Jurge Menting vraagt of er geld beschikbaar is/komt voor een AED. De voorzitter antwoordt dat de overeenkomst met PMS te Haarlem doorloopt en dat ondertussen naar andere mogelijkheden wordt gezocht. Ook is gekeken naar samenwerking met bijvoorbeeld de tennisvereniging en verzorgingshuis Sydehem. Dit is echter om praktische redenen niet haalbaar. Ingo Nieling vraagt of de tekst over de donateursactie in het verslag niet enigszins aangepast moet worden om daarmee naar de senioren geen verkeerd signaal af te geven. De reacties uit de vergadering zijn divers en het signaal wordt overgenomen en ook meegenomen in de evaluatie over de donateursactie. Zonder verdere op- en / of aanmerkingen wordt het jaarverslag goedgekeurd en vastgesteld. 4a. Activiteiten vanuit de diverse commissies Door de verantwoordelijke bestuursleden wordt kort aangegeven welke voornemens / verwachtingen voor dit seizoen / de toekomst bestaan. Kantinecommissie Gerrit-Jan Kappert brengt de volgende onderwerpen ter sprake: Aanpak herinrichting kantine met behulp van vrijwilligers; Organiseren cursus voor nieuwe barmedewerkers op gebied van verantwoord alcoholgebruik en hygiëne; De vorig jaar toegezegde afvalscheiding daadwerkelijk invoeren. Parkcommissie Theo Kroekenstoel meldt de volgende onderwerpen: Het gebouw aan de buitenzijde schilderen; 1
Het straatwerk bij de entree en bij de bestuurskamer aanpakken; Een bestrating in de dug-outs van het hoofdveld aanbrengen; De ballenvanger op veld 2 – in overleg met de gemeente – 10 m. verlengen; Haalbaarheidsonderzoek om huidige veldverlichting te vervangen door energie zuinige verlichting; Oplossen van de overmatige warmte in de bijkeuken bezien met aanpak kantine. Jeugdcommissie De activiteiten vanuit de Jeugdcommissie zijn in grote lijnen hetzelfde als voorgaand jaar. Met het bedrag van € 1.100 van wijlen Klaas van Bergen zou een opblaasbare boarding worden aangeschaft. Dit bleek helaas niet mogelijk. Nu wordt met vrijwilligers een vaste, demontabele boarding gemaakt. Met het Kerstkamp kan de boarding worden gebruikt. Het idee van presentatiepakken is volledig uitgewerkt en de jeugd loopt er schitterend bij. Het onderhoud, beheer en aanschaf van materialen is goed onder controle. VVZ staat sinds kort als erkend leerbedrijf geregistreerd bij het Calibris Kenniscentrum voor leren in de praktijk in Zorg, Welzijn en Sport. De erkenning geldt in ieder geval voor de komende 4 jaar. Hoe is dit tot stand gekomen? Niels Blecking studeert aan de Academie voor Lichamelijke Opvoeding (ALO), gelieerd aan de HAN. Hij is trainer van de C. Voor zijn praktijk/stage moest hij bij een erkend leerbedrijf werken. Dit is geregeld en nu hebben wij als VVZ dit certificaat gekregen. Wellicht is dit voor de toekomst bij de maatschappelijke stages ook wel handig Sponsorcommissie Bennie Wissink geeft aan dat diverse activiteiten op het programma staan zoals: Het organiseren van een avond of middag voor onze sponsoren; Via sponsoring (en niet alleen door PMS) proberen de aanschaf van een AED voor elkaar te krijgen; Het vinden van nieuwe en het behouden van bestaande sponsoren, gezien de economische crisis een echte uitdaging; afgelopen seizoen zijn we ook al een aantal sponsoren verloren, o.a. de Lange Waard en Teamsport; Een evaluatie van de donateursactie; Ook is een overeenkomst met de Toto/lotto afgesloten waardoor de vereniging voor elke deelnemer eenmalig € 4,50 krijgt + 10% van de inleg; hiervoor hoeft geen verdere actie door de vereniging te worden ondernomen. Voor het realiseren van deze sponsordoelen hebben we echter meer mensen nodig, dus bij deze de oproep aan onze leden om de sponsorcommissie te komen versterken. Technische commissie De TC probeert met alle personele middelen om voor het seniorenvoetbal 4 elftallen te behouden. De bezetting van de elftallen blijft een grote zorg. Ook de procedure rond de aanstelling van een nieuwe trainer wordt opgestart en zo spoedig mogelijk afgerond. 5. Verslag kascommissie De kascommissie bestond uit Karin te Have en Pascal Kamperman. Pascal doet verslag van hun bevindingen en meldt dat geen problemen zijn ontdekt. Theo – met steun van Waltera – hebben alles correct verwerkt zodat de penningmeester decharge kan worden verleend. De vergadering verleent de penningmeester decharge. De kascommissie heeft enkele aanbevelingen voor het bestuur om de controle te verbeteren: 2
1. zorg dat het contante geld vaker bij de bank wordt afgestort; veel cash geld in huis is niet wenselijk en levert extra risico op; geld op de rekening is overzichtelijk en daarmee kan worden gewerkt; 2. zorg dat de uitgaven vooraf worden begroot en geen overschrijdingen plaats vinden tenzij met toestemming van de penningmeester/bestuur; het huidige systeem registreert achteraf de uitgaven en dus is er onvoldoende controle; De voorzitter zegt de vergadering toe deze aanbevelingen in het bestuur te bespreken. Hij dankt Pascal namens de kascommissie voor het verslag. 6. Jaarrekening 2010 – 2011 en vaststellen begroting 2011 – 2012 Theo geeft aan de hand van sheets een toelichting op de cijfers over het boekjaar 2010 - 2011. Elk afzonderlijk onderdeel en met name waar wordt afgeweken van de begroting van vorig jaar wordt besproken. Enkele posten die extra aandacht vragen zijn: klein onderhoud, spelmaterialen, en attenties. De vergadering gaat akkoord met de toelichtingen. Theo heeft enkele begrotingsposten aan een nadere analyse onderworpen zodat grafisch direct duidelijk is hoe de ontwikkeling van die posten verloopt. Het betreft de begrotingsposten: totale kosten en opbrengsten VVZ; opbrengsten en kosten kantine; netto opbrengsten kantine en de ontwikkeling van de contributie. Alle posten zijn gebaseerd op de laatste 4 jaar. Deze analyse geeft veel inzicht en informatie voor de toekomst waarmee rekening kan worden gehouden. De vergadering apprecieert deze toelichtingen zeer. Het financiële jaarverslag 2010 – 2011 en de Balans per 30 juni 2011 worden door de vergadering goedgekeurd en vastgesteld. Begroting 2011 – 2012 De cijfers van de begroting zijn tegelijkertijd getoond met de definitieve cijfers van het jaarverslag 2010-2011. De begrote cijfers laten goed de verschillen tussen werkelijke kosten (’10-’11) en begrote kosten (’11-’12) zien. De post contributie is met de prijsindex van het CPI met 2% verhoogd. De begroting 2011 – 2012 wordt door de vergadering goedgekeurd en vastgesteld. 7. Vaststelling contributie Zoals in het verleden afgesproken kan het bestuur de contributie op basis van de prijsindex (CPI) voor het seizoen 2011 – 2012 verhogen. Hierbij wordt altijd de totale financiële situatie van de vereniging betrokken. Gezien de totale financiële huishouding wordt de contributie met 2% verhoogd en zijn de bedragen (afgerond) als volgt: Spelende leden: Senioren € 111,75; Junioren € 76,75; Pupillen € 59,00;Niet spelende leden € 20,00.; ontvangst alleen Topknaller: € 6,50; donateurskaart € 13,00. De vergadering gaat akkoord. 8. Benoeming kascommissie Jurge Menting stelt zich beschikbaar voor deze taak en vormt samen met Pacal Kamperman de kascommissie voor volgend jaar. De vergadering gaat hiermee akkoord. Karin ten Have wordt bedankt voor haar inzet binnen de kascommissie. 9. Bestuursverkiezing Theo Varwijk, penningmeester, is aftredend en herkiesbaar. Theo wordt per acclamatie herkozen door de vergadering.
3
Droes Beekman, secretaris, is aftredend maar niet herkiesbaar. Het bestuur stelt voor Petra Bieleveldt te benoemen als secretaris. Petra wordt per acclamatie benoemd door de vergadering. Theo Kroekenstoel, voorzitter Parkcommissie, is aftredend en niet herkiesbaar. Voor de functie van Theo is nog geen kandidaat beschikbaar. Er hebben zich geen andere kandidaten beschikbaar gesteld voor een bestuursfunctie. In het bestuur is overlegd om van aftredende bestuursleden tijdens de Nieuwjaarsreceptie afscheid te nemen. De voorzitter bedankt Theo en Droes bij voorbaat voor hun inzet en bijdragen. Ingelast agendapunt zoals vermeld op de aanvullende agenda Abonnementskosten Eredivisie Live Voor het seizoen is 2011 – 2012 is een abonnement voor Eredivisie Live in onze accommodatie afgesloten. De kosten hiervoor bedragen ad € 58,85-- per maand en dat is een aanzienlijke extra uitgave voor onze vereniging. Het is niet mogelijk ons per maand te abonneren. De kosten zijn verwerkt in de vastgestelde begroting. Vanuit de vergadering wordt opgemerkt dat de kosten alleen niet bepalend moeten zijn. Hoe meet je het gebruik van EDL en wat is de toegevoegde waarde. Ook is de vraag welke doelstelling en ambitie hebben we met de kantine en hoe past daarin een eventueel abonnement? Een andere vraag is of er geen goedkoper abonnement kan worden afgesloten? Het abonnement voor dit seizoen is geregeld en daarom wordt besloten het EDL abonnement te parkeren en hierover nu geen besluit te nemen. Het Algemeen Bestuur krijgt van de vergadering het mandaat om het Eredivisie Live abonnement op te zeggen indien blijkt dat de kosten niet in verhouding staan tot het gebruik en/of de toegevoegde waarde voor de vereniging niet duidelijk aanwezig is. 10 Rondvraag Clemens Berentsen vraagt of jeugdleiders en –trainers nog steeds een korting krijgen op hun contributie indien zij spelend lid zijn. Dit is niet direct helemaal duidelijk en daarom wordt dit door het bestuur nagekeken. Hans Lubbers vraagt in hoeverre de financiële cijfers van de vereniging in relatie staan tot onze ambitie. Antwoord: uitgangspunt is dat ambitie en financiën parallel lopen. Daarom moet ook steeds meer met budgetten vooraf worden gewerkt zodat die afstemming ook inzichtelijk blijft en kan worden bijgestuurd. Bert Spenkelink geeft aan dat hij de donateursactie zoals die was opgezet als erg plezierig heeft ervaren. De pupillen vonden het ook leuk en waren zeer enthousiast. Hij vindt de gekozen constructie voor herhaling vatbaar. Jurge Menting haakt in op de donateursactie met de opmerking dat de deelname van de senioren aan de actie te weinig is. Jurge doet een oproep aan het bestuur om een vertegenwoordiging vanuit de TC in het bestuur te krijgen. Antwoord: deze kwestie is onderwerp van gesprek tussen het bestuur en de TC en is nog niet afgerond. Sjonnie Janssen vraagt om te bekijken of het mogelijk is de veldverlichting fasegewijs te schakelen waardoor veel energie kan worden bespaard. Ook een extra verlichting op de oefenhoek (aan de achterkant) is wenselijk. Antwoord: wordt onderzocht. Sjonnie vraagt of we gebruik maken van het aanbod van de Dorpsraad via Rudy Palm, om de straatstenen van de Kilderseweg te gebruiken voor verharding van de parkeerplaats. De voorzitter antwoordt dat wij daarvan geen gebruik hebben gemaakt omdat binnen 2 dagen beslist moest worden en de stenen dan direct werden geleverd. Sjonnie doet een verzoek om buiten een voetbaltassenrek te plaatsen. Indien 1 rek niet kan dan 2 rekken plaatsen aan de kantinezijde van het hoofdveld. Antwoord: wordt meegenomen.
4
Sjonnie vindt de huidige dug-outs niet meer passen en te oud. Hij vraagt na te gaan of een andere oplossing mogelijk is. Wellicht kan in de dug-outs kunstgras worden gelegd in plaats van betontegels. Antwoord: wordt meegenomen. Wilbert Evers geeft aan om bij de donateursactie ook de spelers van het 1ste elftal in te schakelen. Antwoord: wordt in de evaluatie meegenomen. Wilbert maakt zich zorgen over de bezetting van de 4 seniorenelftallen en vraagt zich af of deze te handhaven zijn nu er zoveel blessures etc. zijn. Antwoord: de TC bekijkt dit permanent en deelt deze zorg. Pascal Kamperman dankt Droes namens de KNVB voor de goede en prettige samenwerking. Pascal vraagt aandacht voor de veiligheid op het sportpark en verzoekt om verlichting aan te brengen op de parkeerplaats en vanuit de vergadering wordt de voorzijde van de kantine ook genoemd. Antwoord: wordt meegenomen. Pascal geeft aan dat de KNVB met een project duurzaamheid binnen de verenigingen bezig is. Daarmee kunnen verenigingen hun voordeel doen. Verder geeft Pascal aan dat ook het aanstellen van een vertrouwenspersoon door de KNVB wordt aangeraden. Antwoord: in het bestuur is daar al over gesproken en krijgt een vervolg al dan niet in samenspraak met de overige Montferlandse verenigingen. Arno Roelofs meldt dat zijn vrouw, Dorie, wel een rol wil hebben in het beheer van Sportlink en de ledenadministratie. Dit wordt met dank aanvaard. Arno verzoekt de sponsorcommissie met hem contact op te nemen over een AED. Presentatie aanpak kantine Theo Varwijk neemt de presentatie van de aanpak van de kantine voor zijn rekening. Tot nu toe is alleen naar het ontwerp gekeken en niet naar de financiën. Anders gezegd: de haalbaarheid moet nog onderzocht worden. Hij laat de toehoorders zien welke voorfases zijn doorlopen om uiteindelijk bij het “definitieve” ontwerp te komen. Hij geeft aan dat het voorliggende ontwerp ook met de kantinecommissie is besproken. Theo beantwoordt direct vragen en opmerkingen. De vraag is: hoe nu verder. De voorzitter geeft aan dat een projectgroep het verdere proces zal voorbereiden en volgen. In de projectgroep hebben zitting: Theo Kroekenstoel, Gerrit-Jan Kappert, Droes Beekman en Gery Bisseling. De vergadering vraagt om ook iemand vanuit de TC en/of leiders in de projectgroep op te nemen. De voorzitter zegt dit toe. 11. Sluiting De voorzitter bedankt iedereen voor de inbreng en de komst en wenst iedereen een sportief en voorspoedig vervolg van het seizoen toe. Aldus vastgesteld in de vergadering van De voorzitter,
De secretaris,
5
Actiepunten n.a.v. de Algemene Ledenvergadering 26-10-11 Actiepunten Datum 1. Onderzoek mogelijkheden aanschaf AED 2. Evaluatie donateursactie 3. Verbeterpunten oppakken n.a.v. kascommissie 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
Abonnementskosten Eredivisie Live bekijken Korting op lidmaatschap spelend lid + vrijwilliger nazien en besluiten Permanente vertegenwoordiging TC is bestuur Veldverlichting fasegewijs schakelen + uitbreiden Plaatsen voetbaltassenrek op 2 plaatsen kantine Dug-outs vervangen en vloer inleggen Verlichting op parkeerplaats + voorzijde kantine Aanstellen vertrouwenspersoon Projectgroep kantine uitbreiden + TC en/of leider Overdracht werkzaamheden secretariaat Overdracht werkzaamheden ledenadm + Sportlink
Uitvoering Door Bestuur/SC Bestuur Bestuur Bestuur Bestuur Bestuur PC PC PC PC Bestuur Bestuur Droes Droes/Waltera
6
