Verslag Deelnemersraadvergadering Datum: Aanvang: Locatie:
Woensdag 29 juni 2011 19.00 uur Atrium, Bastille
Aanwezigen Student Union Bestuur: Maarten Aertsen (vz.), Lianne Schmidt, Hanneke van der Horst, Laurens Eijking, Arnoud van Helden, Martijn Driesprong Aanwezigen verenigingen: Emilie Klaver, Merlinde Al ( 4 happy feet), Wessel Reijers (AIGEEEnschede), Tim Hilbers (Alembic), Tony Hoogendoorn (C.S.V. Alpha), Jurgen Klein (Apollo), Gerben Daling (S.v. Arago), Jelmer Boter (S.V.A.T. Astatine), Floris de Vries( DSCC/DJCR Audentis et Virtutis), Niels Witte, Michiel Brinkhuis, Sander van den Bosch ( I.C.T.S.V.Inter-Actief), Wouter Timmermans, Hille Groendijk (Kronos), Steven Rozeman(Overleg Studieverenigingen), Jorrit Juk, Mark Reiling (D.S.V. de Skeuvel), Martin Klein Schaarsberg (Sportraad UT), Arno Willemink (A.S.V. Taste), John Donker (L.A. Voz). Aanwezig Raad van Toezicht Student Union: Mark Holtkamp Publiek: Pieter Willems Notulist: Nathalie van Ek
1) Opening Maarten Aertsen (vz.) opent de vergadering om 19.00 uur en heet iedereen van harte welkom. Hij geeft een korte toelichting op het organogram van de Student Union. Daarna stelt hij het bestuur van de Student Union voor en bespreekt de agendapunten..
2) Notulen Deelnemersraadvergadering 11-01-2011 (De notulen zijn in te zien op www.studentunion.utwente.nl/DRV)
Geen op- of aanmerkingen binnengekomen. Vraag Jelmer(Astatine): In regel 55 van het verslag staat dat er inspraak mogelijkheden zijn geweest op de notulen, maar hiervan is geen uitnodiging geweest klopt dit? Antwoord Maarten Aertsen (vz.): Klopt, er zou een evenement op 10 februari plaatsvinden en is helaas niet doorgegaan, we zijn nu bezig met een concept daarvoor.
3) Mededelingen SU Bestuur Voortgang Strategisch Plan, helaas wat vertraging opgelopen dus kan niet gepresenteerd worden. 4 juli zal de bekendmaking zijn van nieuwe bestuurders van de Student Union Studenteninitiatief, studenten moeten meer gebruik gaan maken van het aanvragen van studiefondsen. Collegegeldvrij besturen, bestuurders hoeven geen college geld te betalen maar mogen wel gebruik maken van de voorzieningen, wanneer er meer informatie over deze regeling is zal de Student Union dit naar buiten brengen.
Deelnemers geen mededelingen 1
4)
Jaarverslag 2010
Het jaarplan wordt per portefeuille doorgenomen, de portefeuillehouders zullen hierbij een toelichting geven. Beleid en strategie (Maarten Aertsen vz.): De punten binnen deze portefeuille zijn toegelicht zijn: -
-
Jaarplannen en –verslagen zijn vanaf nu tweetalig beschikbaar. Beleidsvorming Visie accommodatie Huisvestingsbeleid Bezuinigingsnota SA&C Start vernieuwingstrajecten Strategisch Plan 2012-2015 Convenant Student Union
Sport en cultuur (Martijn Driesprong): 2010 Aansturing Sportcentrum in samenwerking met de campusmanager Marketingplan Xtra-card UT-blend, Xtra-card cultuurshock Schrappen sportinvesteringen ISIC/CJP Bezuinigingen sport & cultuur Nu
Nu: Bezuinigingen Positie koepels Organisatiestructuur sport & cultuur
Korte toelichting van de bezuinigingen, het proces daar naar toe met huidige stand van zaken en verwachte ontwikkelingen. Arno (A.S.V Taste): Heeft promotieteam X-tracard geholpen? Antw. Martijn Driesprong: De verkoop van de Xtra-card stijgt in verhouding tot het aantal studenten op de Universiteit, dus ja. Jurgen (Apollo): Elk jaar werd een Xtra-card vrije week gehouden, afgelopen jaar niet. Binnen Apollo bloeien de verenigingen elk jaar weer op. Komt deze week weer? Antw. Martijn Driesprong: Elke vereniging staat het vrij om geïnteresseerden een aantal keer mee te laten trainen. Als je behoefte hebt om dit meer gecoördineerd te laten gebeuren, kan Apollo hier zeker een rol in spelen. Dan hoor ik dat weer in onze gesprekken met Apollo. Het is sowieso een leuk idee. Wessel (AEGEE): Ik wil het nog wel hebben over de kaarten die jullie ter bezuiniging hebben doorgevoerd. Antw. Martijn Driesprong: Dat is prima, wat zijn je vragen? Wessel (AEGEE) : Wat is nu de aanschafprijs van de Xtra-card? Antw. Martijn Driesprong: De actieprijs is 65 euro, daarna wordt de prijs 75 euro. Martin (Sportraad UT): Met de nieuwe kaarten maak je onderscheid tussen faciliteiten. Ik ben wel benieuwd welke sportfaciliteiten volgens jullie belangrijk zijn? Antw. Martijn Driesprong: wij vinden het behoud van het huidige voorzieningenniveau erg belangrijk. Daarmee maken we geen onderscheid tussen de faciliteiten. Als de omstandigheden veranderen worden hier in de komende tijd besluiten over genomen. Martin (Sportraad UT): Welk onderscheid maakt de UT dan? 2
Antwoord Martijn Driesprong: In de totaal prijs van alle vierkante meters op de UT wordt onderscheidt gemaakt. De totale lasten van de campus wordt over alle vierkante meters verdeeld. Dit is een soort solidariteitsprincipe, iederen betaald mee aan de faciliteiten. Nu zijn de kosten voor het sport- en cultuurcentrum wel erg hoog, aan het College van Bestuur is gevraagd waar de mogelijkheden liggen om ook op deze kosten te bezuinigingen. De vraag ligt er nog, binnenkort volgt uitslag. Vraag : Hoe wordt het bereikt dat er meer externe gebruik gaan maken van de faciliteiten? Antw. Martijn Driesprong: Dit is een taak voor de campus manager, Aantal segmenten uitgekozen die gebruik kunnen gaan maken van de faciliteiten: Middelbareschooldagen Ouderdagen Wessel( AEGEE): Hoe werkt het dan precies met het verhuren van faciliteiten aan externe t.o.v studenten Antw. Martijn Driesprong: De facaliteiten zijn primair voor studenten en niet voor studenten, er wordt hiervoor geen andere weg ingeslagen. Er moet een goede planning komen vanuit de verenigingen wat wanneer beschikbaar is voor wie. Qua faciliteiten gaan sportverenigingen altijd voor. Commentaar van Martin (Sportraad UT) op vraag van Wessel(AEGEE): De sportverenigingen hebben een beleidsplan opgesteld, studenten hebben voorrang. Er moet meer overlegd gaan worden met verenigingen over wanneer er externe gebruik kunnen maken van de facaliteiten. Reactie Martijn Driesprong: De sportruimtes moeten verhuurd worden wanneer het meewaarde gaat opleveren voor de UT.Vanaf nu gaat de verantwoordelijkheid liggen bij de verenigingen zelf, waanner er gebruik wordt gemaakt van de faciliteiten zullen vereniginen moeten gaan betalen, wanneer er geen gebruik wordt gemaakt dan niet.Verenigingeen zullen zo beter gaan nadenken. Wessel (AEGEE): Als dit wordt toegepast en het aantal gebruikers gaat omlaag, in welke mate stijgt dan de prijs? Antw. Martijn Driesprong: In de praktijk laten ervaren, er is nog geen vergelijking te maken, het is afwachten hoe het loopt.
Martin (sportraad UT):Hoe gaan jullie dan om met bijboorbeeld de inhuur van de IJsbaan? Mark (de Skeuvel): Waarom krijgen we helemaal niks meer? Antw. Martijn Driesprong: Er wordt gesproken over het schrappen van de externe inhuur zoals bijvoorbeeld de IJsbaan. Zover is het nog niet. Wij gaan hier niet voor want dit is een beperking van het voorzieningenniveau. Wanneer jullie dit wel ervaren wil ik later graag contact hebben, laten we hier zo even een afspraak over maken, want de Student Union wil graag open kaart spelen en duidelijkheid geven. Vraag Tim (Alembic): Wanneer we kijken naar het concept van het TheatherCafe staat de visie van het college van bestuur niet haaks op wat de cultuurverenigingen willen? Antw. Martijn Driesprong: Het proces is als volgt de cultuurverenigingen sluiten dit kort. Het college van bestuur wil graag een eetgelegenheid voor externe, dit is een meerwaarde voor de UT Cultuurverenigingen gaan hier niet meer akkoord, ze willen het clubhuis gevoel houden.Het College van Bestuur wil graag een beslissing nemen. Vraag Tim(Alembic): Welke rol speel de Student Union hierin? Antw. Martijn Driesprong:. De Student Union is puur een verbinder, er wordt voorkomen dat er geen keiharde beslissingen worden genomen. Commentaar van Jurgen (Apollo) op vraag Tim: Vanmiddag is er met Sodexo om de tafel gezeten, er zijn nog steeds verschillende visies over wat het zou moeten zijn en worden, inmiddels zitten de vcultuurverenigingen en het college van bestuur redelijk op een lijn.Het uitgangspunt: aan de basis een eetcafe om te eten die meerwaarde zou kunnen bieden voor de Universiteit. Moeilijkheid: hoe het uitgewerkt gaat worden.Gesprekken lopen nu in ieder geval weer goed. Jurgen heeft er vertrouwen in. 3
Academische vorming (Lianne Schmidt): 2010 Monitoren van en deelnemen aan nationale discussie Kenniscrisis, er zijn verschillende plaatselijke acties geweest, een manifestatie en de demonstratie op het malieveld. Het wetsvoorstel ligt nu bij de tweede kamer.
Afstudeermaandenmodel Nieuwe model is helaas niet haalbaar i.v.m. de verschillende aard van activisme, overigens voorziet volgens verscheidene verenigingen het huidige model van een goede ondersteuning. Derde meting Activisme Monitor Bij de activisme monitor: komt vooral naar voren dat het moeilijk is voor internationale studenten om te intergreren. Study & Career Support projectgroep Activisme Erkenning
Nu:
RoUTe’14+ - onderwijsvernieuwingen Vierde meting Activisme Monitor Competentie Ontwikkelings Project
Vraag Wessel(AEGEE): Heeft Dhr, Zijlstra zijn brief optijd verstuurd? Antw. Lianne Schmidt: De brief heeft hij verstuurd met alle antwoorden op de vragen die eerste kamer heeft gesteld. Deze zijn te vinden op webiste www.eerstekamer.nl Op 5 jul wordt wetsvoorstel weer behandeld. Commentaar van Maarten Aertsen (vz.) op vraag Wessel(AEGEE): De:eerste kamer heeft de staatssecretaris onder druk gezet, er is nog niet precies duidelijk wat er gaat gebeuren. Het briefverkeer gaat op en neer. Vraag Floris (DSCC/DSJR Audentis et Virtutis): Wat verwacht je zelf wat er met de regeling gaat gebeuren? Antw. Lianne Schmidt: Ik hoop dat het er niet door heen komt, de verwachting is echter wel dat de regeling er met waarschijnlijk enkele aanpassingen toch door heen gaat komen. De aanpassingen zouden dan kunnen gelden voor studenten die actief zijn naast hun studie of studenten met een beperking. Vraag Wessel (AEGEE): Kunnen jullie ons op de hoogte houden betreft de informatie over kenniscrisis? Antw. Lianne Schmidt: Daar zijn we druk mee aan de gang, deze week zal er een informerende brief over de wetgeving de deur uit gaan. Vraag Martin (Sportraad UT): Is er een evaluatie van de activisme erkenning en waar kan ik die vinden? Antw. Lianne Schmidt: Deze is te vinden op de website van de URaad Vraag Martin(Sportraad UT): Kan er ook een referentie van die evautie komen in het jaarverslag? Antw. Maarten: Dit is mogelijk Vraag Pieter Willems: Ik heb van meerdere studenten vernomen dat het na aanvraag van de erkenning lang duurt voordat het certificaat bij hun terecht komt, klopt dit? Antw, Lianne: Dit klopt, er zijn veel probelem geweest met de administratie, er wordt nu heel hard aan gewerkt en het probleem is bijna opgelost. Commentaar Maarten Aertsen(vz) op vraag Pieter Willems: De verwachtingen zijn overtroffen, we hadden verwacht dat niet direct zoveel studenten gebruik zouden maken van deze erkenning. Daardoor is het een periode heel druk geweest, als het goed is is nu bijna alles rechtgertrokken. Vraag Jelmer Boter (Astatine) Heb gehoord over een nieuwe folder over het studentenactivisme, heel goed dat jullie daar mee bezig zijn, wat gebeurd er precies mee? 4
Antw. Lianne Schmidt: Tot nu toe zijn de folders opgestuurd naar alle aankomende studenten, verder gaat de volder nog zeker vaker gebruikt worden. Je kunt de volder inzien bij de Student Union. Vraag Floris(DSCC/DCJR Audentis et Virtutis): Wanneer de werkgroep gevormd wordt voor het nieuwe onderwijssysteem kan er dan ruim van te voren gecommuniceerd worden met de verenigingen? Antw. Lianne Schmidt: Dit gaat zeker gebeuren Vraag Pieter Willems: Wanneer zijn er resultaten vanuit die werkgroep? Antw. Lianne Schmidt: In Augustus gaan we er mee starten, in september zal er dus resultaat zijn. We wachten eerst op de bachelornota. Vraag Wessel(AEGEE): Zijn er al meer inzichten of de URaad dit meeneent in haar beslissing? Antw. Pieter Willems: Het college van bestuur neemt in eerste instatie de beslissing, voor de URaad komt onderwijs op de eerste plaats en daarna pas activisme. Eerst wordt er gekeken naar de effecten van het model op het onderwijs, pas in een later stadium wat voor effect het nieuwe model op activisme heeft en of dat belangrijk genoeg is om dit model tegen te houden. Reactie Maarten Aertsen(vz); De bachelornota zijn de uitganspunten, er is heel veel te doen omtrent de invulling van het model. Bij invuling is van het van belang om mee te kijken, dus de werkgroep gaat na de beslissing hoogstwaarschijnlijk nog door. Studentenondernemerschap (Arnoud van Helden) 2010 Promotieplan in samenwerking met het kennispark. wordt gehouden voor studenten die serieus ondernemer willen worden. FAME TOP, in het kader van de promotie is er een FAME-regeling opgestart, deze is geintergreerd in de TOP-regeling. Stockholm, coclusie van deze bijeenkomst was dat we als Universiteit goed staan en dat we ons meer moeten focussen op het bekend maken van wat we hebben op het gebied van ondernemerschap. Studielink, graag willen we het realiseerbaar maken om het kvk nummer aan te geven via de inschrijving bij studielink, aantal toezeggingen gehad maar het project loop traag. Awareness, vorm van promotie, twee werkplekken bij het kennispart om dit aan te pakken. Kick-In (Laurens Eijking) 2010: Samenwerking HOI-Kick-In Deelname Bachelor 71 % Master 60 % Nieuwe website Bredere enquete over deelname aan Kick-In Nu:
Kick-In 2011 dit jaar van 24 augustus tot 1 september 2011 Organisatie Kick-In 2011 loopt goed! Samenwerking HOI, raakvlakken Kick-In en Hoi week liggen te ver uit elkaar. Saxion begint een week eerder de samenwerking vindt dus alleen op donderdag plaats. Doelstelling om samen te werken is verdwenen. Hengelo- dag gaat dit jaar weer plaatsvinden Diepte interviews Bacheloropdracht communicatiewetenschap Zoeken nog kandidaat!
Jelmer Boter (Astatine): Jaarlijks worden zijn er intervererende activiteiten vanuit de studentenverenigingen. Gaan jullie hier iets aan doen? Antw. Maarten Aertsen: Bij intervererendeactiviteiten welke ondernemen we actie. Normaal gaat alles in goed overleg en zijn er geen geen grote problemen. Wanneer je dit anders ervaart kun je dit bij de evaluatie aankaarten. 5
Vraag Wessel (AEGEE): Is er een verband tussen de daling van de deelnemende studenten en de activiteiten? Antw. Laurens Eijking: De huidige ontwikkelingen van de Kick-In, zijn dat er naast de enquetes die afgenomen worden ook diepteintervieuws. Ook niet deelnemers worden geintervieuwd, aan de hand daarvan kunnen we gaan zien waarom studenten niet deelnemen. Vraag Emilie Klaver (4 happy feet): Wanneer er nauwelijks meer samenwerking is, is er dan nog wel een manier om mensen van het Saxion te trekken voor je vereniging? Antw Laurens Eijking: Er bestaat de mogelijkheid om zelf een aparte activiteit de houden tijdent se HOI-week, bij de Kick-In is hier echter geen ruimte meer voor.. Vraag Arno (A.S.V. Taste): Waarom wordt dit jaar de Hengelo dag weer ingevoerd? Antw. Laurens Eijking: Uit de afgenomen enquete is gebleken dat de Hengelo dag als een meerwaarde wordt gezien onder de studenten. Vraag Arno (A.S.V. Taste): Uit de enquete is toch ook gebleken dan de huidige activiteit ook een succes was? Antw. Laurens Eijking: Dat klopt, maar dat wil niet zeggen dat de Hengelo-dag niet leuk was. Hengelo gaat het nu beter organiseren, omdat ze geschrokken zijn van vorig jaar. Vraag Arno (A.S.V. Taste): Dus de beide activiteiten worden als leuk ervaren? Antw. Laurens Eijking: Union deelnemers vinden dat Hengelo leuk is. Vraag Wessel(AEGEE): Is de Hengelo-dag financieel aantrekkelijk? Antw. Laurens Eikjing: nee, dit is niet financieel aantrekkelijk Internationalisering en Communicatie (Hanneke van der Horst) Vraag John Donker (L.A. Voz): Waarom is nog steeds de meeste communicatie vanuit de Student Union in het Nederlands? Antw. Hanneke van der Horst: Ik vind het jammer om dit te horen, het gaat nu al wel een stuk beter dan voorgaande jaren en er wordt al veel meer vertaald. Ik zal het meenemen. Commentaar Maarten Aertsen (vz.): Het Financieel jaarverslag 2010 komt binnenkort ook in het Engels uit, helaas werd deze bijeenkomst niet gehaald. Vraag Pieter Willems :Hoe kan het dat het vertaalde verslag niet op tijd is. Het is nu zes maanden later. Antw. Maarten Aertsen (vz.): Onze prioriteiten liggen hoofdzakelijk bij activiteiten voor studenten, niet op papierdrukwerk. Het uitbrengen van het verslag stond dus op een laag pitje.We voldoen aan wettelijke verplichtingen We vinden inhoudelijk iets betekenen voor studenten belangrijker. Vraag Wessel(AEGEE): Ik begrijp deze opmerking, maar waarom wordt er niet alleen in het Engels gedrukt? Antw. Maarten Aertsen (vz.): Voor nu gaat het nog op deze manier, dit betekent niet dat het nooit gaat gebeuren. Vraag Martin (Sportraad UT): Hoeveel wordt er per jaar gebruik gemaakt van de website subsidie? Antw Hanneke van der Horst: Het potje is nog lang niet leeg, verschillede verenigingen doen het al maar ik raad het aan om er gebruik van te maken. Vraag Marin (Sportraad UT): Wordt het aanvragen van subsidie ook gepromoot? Antw. Hanneke van der Horst: Het heeft in de nieuwsbrief gestaan, volgend jaar komt er ook een verenigingsmap uit. Hierin staat alles wat verenigingen hebben aan de Student Union, hier staat dus ook meer informatie in over de website subsidie. Emilie Klaver (4 happy feet): Is de subsidie alleen voor de website of kunnen we het ook gebruiken voor de communicatie van buitenlandse talen? Antw. Hanneke van der Horst: Er zijn mogelijkheden om via een vertaalbureau te laten vertalen. De criteria zijn te vinden te vinden op de website van de Student Union. 6
John Donker( L.A. Voz): Is het ook mogelijk om statuten te vertalen? Antw. Hanneke van der Horst: Engelse statuten zijn niet rechtsgeldig en daarnaast is het heel duur. Martin (Sportraad UT): Hebben jullie de kwaliteit van het vertalen ooit gecheckt? Antw. Hanneke van der Horst: Dit hebben we gedaan we zijn nu overgestapt op een ander vertaalbureau, de kwaliteit is nu beter, zie het jaarverslag. Floris (DSCC/DJCR ‘Audentis et Virtutis’) : Ik kan me voorstellen dat verenigingen graag statuten vetaald zien. Je kan toch terugvallen op je rechtsmatigheid nederlandse versie? Antw. Maarten Aertsen (v.z): De kosten zijn veel hoger,dit is het uitgangspunt. Wanneer je het toch heel graag zou willen graag een goede motivatie , dan willen we er naar kijken. Communicatie (Hanneke van der Horst) 2010 Takenpakket communicatie medewerker, bestaat uit verschillende dingen zolas de persberichten en de nieuwsbrief schrijven. Communicatiecampagnes ‘Activisme’ Huisstijlboeken commissies Plan opgesteld voor communicatie van UT naar studenten Nu:
Nieuwe huisstijl, huisstijlboeken zijn beschikbaar voor de komende drie jaar SU film Website geupdate
Vraag Tony (C.S.V.Alpha): Is de borrel met de rector verbeterd? Antw. Hanneke van der Horst: Dit is wisselend, het heeft zijn vruchten afgeworpen, dit jaar zijn we er veel mee bezig geweest.In februari waren er niet veel mensen aanwezig, daarna eenmalig een borrel over de onderwijsvernieuwingen gehad en in september zal er weer een nieuwe borrel plaatsvinden. Het plan is om nu de promotie, voorbereidingen etc. te verbeteren en dan hopen we op een grote opkomst in september. Commentaar Wessel(AEGEE): Ik zou graag willen aanbevelen om tijdens de borrel met de rector een gesprek te kunnen voeren en niet dat hij meteen weg gaat naar zijn praatje. Antw. Hanneke van der Horst: Dankjewel voor de tip, we gaan het er zeker over hebben en ervoor zorgen dat de Rector langer bij de borrel aanwezig is. Personeel en organisatie (Maarten Aertsen v.z) 2010 Pilot medewerkers communicatie & academische vorming Vaste functie communicatie medewerker, dit heeft gezorgd voor heldere informatie naar de studenten toe. Pilot functie medewerker academische vorming, deze ondersteunt de portefeuillehouder. Verbeteringen Xtra-card balie Viering lustrum: 10 jaar Student Union Inspraak Profileringsfonds Studenteninitiatief Extra: continuïteit Financien en Accomodatie (Laurens Eijking): Accommodatie: 2010 Visie Accommodatie Samenwerking FB, dit was een lang process er is een accountmanager bij gekomen, er zijn verbeteringen gerealiseerd. Bastille Ruimtebehoefte + invulling, er wordt gekeken naar nieuwe invulling catering Pakkerij Verbouwproces + camerabewaking 7
Watersportcomplex Verbetering werkplaats, nieuwe afzuiginstalatie
Samenwerking FB, er wordt gekeken naar de bedrijfsstakken die de Student wil gaan uitvoeren Visies Uniongebouwen Foto apparaten in Bastille
Nu:
Financien: 2010: Verbeterde jaarrekening 2009 Overdracht van SUE BV naar stichting, de unionshop en het atrium zitten nu in de stichting. Financieren van nieuwe projecten BHV, wanneer de Universiteit geen voorziening kan geven voor BHVers kun je terecht bij de Student Union om een BHVer op te leiden. Computerverhuur Kenniscrisis Nu:
Jaarrekening 2010 in zelfde format 2009 Financiële controle wordt aangescherpt
Externe betrekkingen (Arnoud van Helden) Gemeente Enschede Carrière portal Meeting Point Twente Opening Wallstreet Bedrijfsmanagement (Arnoud van Helden) Atrium, heeft een nieuwe inrichting. Unionshop nieuwe kledinglijn en aantal nieuwe gifts. We willen mensen meer aanbieden. Atrium promoten, veel feesten en bijeenkomsten. ICT (Maarten Aertsen) : ICT is geen kerntaak van de SU, afgelopen jaar opgestart Inrichting ICT-studentenoverleg CRM-systeem, de relaties van klanten en studenten kunnen zo bijgehouden worden in een bepaald systeem. Vraag Floris (DSCC/DJCR Audentis et Virtutis); Hoet zit het precies met het CRM-systeem? Antw Maarten Aertsen (vz.): Er is geinventariseerd naar de wensen en de kosten. Er was grote behoefte aan maar de kosten waren te hoog en daarom hebben de meeste mensen er vanaf gezien. Vraag Tim (Alembic): Er is een systeem ontwikkeld door een student die aan alle eisen voldoet en niet zo duur is. Hebben jullie wat dat betreft de plank die mis geslagen? Antw. Maarten Aertsen (v.z): Ik ben erg geinteresseerd en wil er tijdens de borrel graag even met je over hebben. Financieel jaarverslag (Laurens Eijking) 3 delen: -OFI-eenheid Student Union -Stichting Student Union -Student Union Enterprise BV, hier wordt niet mee doorgegaan, de Student Union streeft namelijk geen commerciele doeleinden na. Vraag Pieter Willems: Ik zie dat er veel geld wordt uitgegeven aan drukwerk, ik vind het jammer dat hier zoveel geld wordt ingestopt, wordt dit nog beperkt of gaan jullie op dezelfde voet door en zou het geld niet gestoken kunnen worden in bijvoorbeeld sport en cultuur? Antw. Maarten Aertsen (v.z): Het twee maal uitbrengen van verslagen brengt veel kosten met zich mee, het drukken en daarbij ook nog het vertalen. 8
Het is belangrijk om veel aandacht te besteden aan de presentatie, en er wordt minder tijd gestoken in het maken van verslagen, inhoudelijke dingen hebben juist meer aandacht nodig. Het drukkern van kleine opgaves wordt heel duur. Het geld wat naar het drukwerk gaat en naar sport en cultuur gaat zijn gehele verschillende geldstromen, het geld van verslgen komt dus niet beschikbaar voor sport en cultuur. Opmerking Pieter Willems: kosten kunnen ook in andere duren projecten gestopt worden, de verhouding van de kosten van de Student Union t.o.v. andere verenigingen, hier moet naar gekeken worden. Reactie Maarten Aertsen (vz.): de Student Union gaat niet over het budget, we willen wel graag de misstanden verkleinen en daarom is er een controle comissie ingeroepen. Elke euro moet gaan naar ons doel en niet naar de organisatie, wanneer er vragen zijn wil ik die graag beantwoorden, want we willen absoluut niet het beeld schetsen dat er kosten gaan naar ongeschikte doeleinden. Vraag Jurgen(Apollo): In de samenvatting van het financieel jaarverslag worden de overige inkomsten veel lager begroot dan dat ze uitvallen. Is er een rede voor de verschillen van de begroting en de realisatie, bijvoorbeeld kijkend naar de Kick-In? Antw, Laurens Eijking: de oorzaak van het verschil is uitgelegd in het financieel jaarverslag in het stuk naast de samenvatting. Verder wordt de begroting in september al gemaakt. Dus vandaar het verschil. Vraag Jurgen(Apollo): wordt de begroting gebaseerd om de werkelijke uitkomsten van de resultaten? Antw. Laurens Eijking: deze keuze ligt bij mijn opvolger.
5) Update Convenant UT-SU Maarten Aertsen (vz.)
Informatie Toegang tot beleid(svoornemens) Betrokkenheid bij beleidsontwikkeling Positie Mandaat Adviesbevoegdheid Directe lijnen Zelfstandigheid, belangen alle studentenorganisatie meenemen. Onafhankelijkheid in personeel, SU en deelnemers hebben inspraak op personeel.Ook geld er voor de SU rijheid van inkoop.
De tekst van het nieuwe conventant is te vinden op URaad website. Het huidige document is duidelijker dan vorige weergave. Dus het advies van Maarten is een kijkje te nemen, om te zien wat je van de SU kunt verwachten. Vraag Jurgen (Apollo): Sport en cultuur voorzieningen voor studenten, waar komt het beleid te liggen voor het overige deel? Antw. Maarten Aertsen (vz.): nu worden de medewerkers en de externe meegenomen door campusmanager. De Student Union is verantwoordelijk voor de studenten.
6) Dechargeren en chargeren Maarten Aersten (vz.) Huidige samenstelling: Mark Holtkamp (vz) Jelle Burger Eva Kunst Bas Haarman Gilles Meijer Jan Melief Marc Venerius Jelle Ferwerda
Sport Gezelligheid Cultuur Studie Bedrijfsleven UT afgevaardigde Bedrijfsleven Internationalisering 9
Steven (Overleg Studieverenigingen) geeft toelichting: Namens alle studieverenigingen hebben we gekozen voor Pieter Willems, hij is veteraan op het gebied van studentenactivisme,hij is begonnen bij Isaac Newton en daarna bij UReka aangesloten. Tussendoor ook allerlei commisiewerk bij verenigingen gedaan. Kortom de perfecte kandidaat binnen de Raad van Toezicht namens het koepeloverleg studieverenigingen. Bas Haarman wordt opgevolgd door Pieter Willems, er zijn geen bezwaren dus nieuwe Raad van Toezicht wordt gechargeerd
7) Kandidaatstelling Financiele Controle Commissie Laurens Eijking Kascommisie dit jaar opgezet
Doelstelling Controleren van boekhouding op microniveau Het adviseren van Student Union over financiële aangelegenheden Lidmaatschap Leden van de deelnemersraad kunnen vóór 1 november 2011 kandidaten nomineren Maximaal 4 leden in de commissie Leden worden door de Raad van Toezicht benoemd voor één boekjaar, maar zijn bij voorkeur beschikbaar voor minimaal 2 termijnen Reglement Kascommissie Student Union
Vraag Sander van den Bosch (Inter-Actief): Wat is ongeveer de tijdsbesteding van deze commissie? Antw. Laurens Eijking: de taken omvatten de vergaderingen en financiele aangelegenheden, de controles zelf. Dit verschilt heel specifiek.
8) Rondvraag Emilie Klaver ( 4 happy feet): kunnen de stukken ook online gepubliceerd worden? Antw. Maarten Aertsen (v.z): de stukken zijn inmiddels online beschikbaar. Vraag Sander van den Bosch ( I.C.T.S.V. Inter-Actief): Waarom is er tijdens deze vergadering zo weinig opkomst, waren er veel afmeldingen? Antw Maarten Aertsen(v.z): We hebben tussen de 5 en de 10 afmeldingen gehad. Waarschijnlijk ligt de opkomst aan de interesses van verschillede vereningingen. Wanneer verengingen bepaalde agenda punten interessant vinden zullen ze eerder op een Deelnemersraad verschijnen.De opkomst is nu gemiddeld. Dus spreek vooraal collega’s aan om te komen. Vraag Floris(DSCC/DSJR Audentis et Virtutis): Om nog even terug te komen op de Kick-In discussie, kunnen we de enquetes openbaar maken, zodat er meer transparantie onstaat? Antw. Laurens Eijking: ieder jaar wordt er door de Kick-In een evaluatie gemaakt, deze kun je terugvinden op de website van de Kick-In. Vraag Floris(DSCC/DSJR Audentis et Virtutis) Zijn daar de ruwe uitkomsten te vinden? Antw. Laurens Eijking: Ja
9) Sluiting Maarten bedankt iedereen voor zijn/haar inzet tijdens de kenniscrisis en voor de aanwezigheid van deze bijeenkomst. En nodigt iedereen uit voor een borrel in het Atrium.
10
