NOTULEN ACARA “SOSIALISASI IMHERE B.2.c”
Nama Acara
:
Sosialisasi IMHERE B.2.C untuk Admin Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)
Sesi Acara
:
2 (dua)
Tempat
:
Gedung Pusat Komputer lt.2
Nara Sumber
:
1. Kasubdit. Administrasi dan Pengembangan Sumberdaya Manusia Dit. SDM : Suherman, SE. 2. Kasubdit. Data Dit. KSI : Firman Ardiansyah, S.Kom, M.Si.
Peserta
:
Admin Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) untuk Unit Kerja (44 orang)
Pembahasan
:
Sistem kepegawaian: infomasi terpadu yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur tata kerja, sumberdaya menusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap, dan akurat dalam rangka akurasi sistem pegawaian. Harus memiliki perencanaan yang sangat bagus, jangan sampai salah dalam perencanaan. Seperti kasus kemarin saat perekrutan, yang diajukan 45 orang calon pegawai namun hanya 23 yang lolos, gara-gara sistem kita yang tidak akurat. Database yang digunakan saat itu adalah basisdata PDPT. Namun ternyata data PDPT kita ternyata datanya belum maksimal. Sedangkan saat ini kebijakan nasional selalu berdasarkan data PDPT, untuk itu ibu dan bapak kami undang untuk mendukung data PDPT agar data yang tercantum akurat. Jangan sampai teriak-teriak kurang pegawai ternyata saat di cek oleh Menkorplaning ternyata kelebihan pegawai. Pegawai yang direkrut harus lah pegawai yang memiliki kecakapan, untuk apa merekrut pegawai yang cacat? Kan tidak ada gunanya? Jangan sampai mengkoleksi pegawai. Sistem yang digunakan IPB adalah mayor sistem. Yaitu berdasarkan kecakapan. Jangan sampai apakan yg bersangkutan lulus di menpan atau tidak, krn banyak honorer yang tidak lolos. Tapi di IPB sudah masuk tahap 2 sehingga lebih mudah, dapat dilihat dari masa kerja, dll. Untuk dosen lebih mudah, banyak yang dapat di nilai, karya ilmiah, pelatihan, dll. Dahulu dosen tidak punya hombase, satu dosen dapat memiliki beberapa homebase, namun saat ini tidak bisa. Merriage sistem, sistem yang dibangun berdasarkan dari sistem. Aplikasi berbasis web untuk menggatur segala proses kepegawaian. Segala sesuatu yang menyangkut perencanaan, pengembangan, pengelolaan, dengan menggunakan alat bantu teknologi informasi untuk membantu manusia dalam menjalankan seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan dan pengolahan data kepegawaian. Kedepannya diharapkan setiap dosen dapat mengedit datanya sendiri. Hal ini sangat diperlukan karena data yang ada di SDM sering tidak update. Namun sebuah sistem tidak ada gunanya jika tidak didukung dengan data yang benar dan update. Diharapkan pelatihan keluar negri, dalam negeri, seminar, harus dapat terekam. Seperti hal nya kenaikan jabatan yang sudah diupdate setiap hari. Dasar hukumnya: Undang-undang No.43 tahun 1999 tentang perubahan atas Undangundang No.8 tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian. Sebagai Pegawai harus tahu persis mengenai peraturan tersebut. Jangan sampai dikenakan sanksi protes, dipengadilan
tidak ada dasar hukumnya. Sedangkan kenyataannya semua sanksi kepegawaian tertera pada Undang-undang tersebut. Peraturan ini juga sangat kuat dalam hal kekuatan hukumnya. Tujuan pembuatan sistem SDM adalah: 1. Membuat manajemen SDM yang terintegrasi dan terpadu dengan cara memberikan potret diri pegawai 2. Menentukan sistem manajemen yang rasional dan pengembangan SDM 3. Menemukan data pagawai yang mutakhir dan terintegrasi 4. Menjadikan informasi pegawai yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan, pengendalian pegawai. Fungsi: 1. Menunjang dan mempercepat proses pegawai, baik kenaikan jabatan, pangkat dan komposit dan gaji. 2. Membantu dosen dalam penghitungan angka kredit dan rekap kegiatan di dalam perguruan tinggi. 3. Membentu menyebarkan informasi pegawai untuk kerja di lingkungan IPB Data dapat dimanfaatkan untuk: 1. Menyimpan diri secara secara lengkap mengenai riwayat jabatan, pangkat, dan gaji, promosi pegawai. 2. Peletakan informasi dalam pembuatan laporan, 3. Mengetahui pegawai yang akan naik pangkat, dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala, 4. Memudahkan menyelesaikan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian 5. Mendapat informasi mengenai profil pegawai 6. dll Tiga Elemen yang dibutuhkan : Sistem Informasi yang bagus, Jaringan yang bagus, dan user atau pengguna yang menggunakan dengan baik. Sistem SDM yang sudah dikembangkan diantaranya: 1. Dupak 2. Karya Ilmiah 3. SIM Kinerja 4. SIMAKER 5. SIM KP4 6. SIM KGB 7. Payroll Sistem Semua sistem mengacu pada SIMPEG.
29:45
Pertanyaan dan Jawaban: No 1
2
Penanya
Pertanyaan Sesi 1
Jawaban
Juanda a. Aplikasi Dupak di a. Untuk sistem aplikasi yang sering (Dept. Matematika) departemen sudah error, sepertinya perlu kita klarifikasi dapat berjalan, dengan tim jaringan, apakah perlu namun masih sering dipikirkan ulang untuk relokasi server. “error”. Itu (firman) masalahnya apa? b. Jurnal yang sudah di klaim Apakah karena internasional, namun ternyata bukan masalah di server? jurnal internasional sudah ada b. Bagaimana cara kriterianya tersendiri. Kami dari SDM mengecek falidasi punya tim ahli penilai karya (termasuk karya ilmiah atau jurnal) yang terdiri dari para ahli jurnal? Contohnya, 1 dalam bidangnya, tim SDM hanya kasus: jurnal memfasilitasi. Namun, penulis dapat internasional dan mempertahankan karyanya jika benar sudah difalidasi oleh karya tersebut adalah jurnal tim validasi internasional. Karena meskipun sudah departemen namun di klaim jurnal internasional, belum saat dikirim ternyata tentu kenyataannya adalah jurnal itu adalah termasuk internasional, dengan alasan-alasan e-journal. yang jelas. Karena bisa jadi di klain jurnal internasional ternyata prosiding internasional atau diklain buku referensi ternyata hanya uku monograf. (Pak Suherman) Astridina, S.Sos a. Beberapa hari ini (1- a. Aplikasi yang sering error, silakan (Dept.Ilmu 7 februari 2013) bapak/ibu bermasalah dengan Ekonomi) dupak sering aplikasi, mohon dicek, seperti kata Pak bermasalah dalam Kudang, permasalahannya ada 2. 1) mengakses. pada jaringannya 2) pada aplikasinya. b. Mohon dijelaskan Pertama-tama cek terlebhih dahulu, harapan dari apakah aplikasi diluar IPB dapat sosialisasi ini! berjalan, kemungkinan yang Apakah harapannya bermasalah bukan jaringannya tetapi kami harus mengisi sistemnya. Kedalah lainnya adalah Simpeg atau lainya? masalah listrik yang sering padam, Karena beberapa terlebih pada hari sabtu-minggu. data tidak dapat Apabila ada masalah mengenai server kami edit, seperti: atau aplikasi, mohon hubungi DKSI via gelar dan mail/tlp. Karena jumlah aplikasi pendidikan. Mohon dengan tenaga DKSI jauh lebih banyak bantuannya untuk aplikasinya. Mohon bantuannya untuk membuka data mengingatkan apabila ada masalah tersebut untuk dapat pada aplikasi yang digunakan. diedit. b. Ada semacan paper validation untuk c. Kenapa Print PDF perubahan gelar, sehingga tidak dapat tidak dapat diedit/diubah dengan bebas. Untuk dijalankan? saat ini hanya beberapa data yang c. Merupakan catatan untuk para programer (Pak Firman)
1
Tri Susilowati, SE (Dept. Statistika)
2
Niar Yuniarsih (Dept. Ilmu dan Teknologi Kelautan)
3
Anonymous Supiandi (Ilmu dan Teknologi Pangan)
Sesi 2 a. Mengapa sistem a. Sebetulnya saat ditinggalkan beberapa dupak sering logout menit/tidak sengaja tab tertutup, dan minta login aplikasi dupak tidak logout, hanya ulang? Sedangkan tertutup sementara. Perhatikan pekerjaan kami yang tulisan di bagian kiri layar, terdapat tidak selalu di depan tulisa “Anda dalam keadaan login komputer sistem. Silakan klik di sini untuk (menerima telepon masuk kembali.” Ibu/Bapak hanya atau ada tamu), saat perlu menekan tombol “klik di sini” ditinggal sebentar, untuk dapat masuk aplikasi dupak minta login lagi. tanpa perlu memasukkan username Sebagai usulan, bisa dan password kembali. (Nova) kah, sebelum kita logout sistem tidak logout otomatis, namun tetap pada lembar kerja yang sedang kita kerjakan? -- Programer-Laporan SIMAKER, dosen tidak dapat diakses. Mohon penjelasannya, kenapa tidak dapat diakses? Apakah terkait dengan perpindahan bandwith? a. Nilai sisa hanya
dapat diisikan 5 digit, jika 6 gigit tidak dapat masuk b. repository? Apakah mahasiswa berhak masuk repository c. batasan plagiat karya ilmiah itu apa? tambahan: Data pembimbing tidak masuk sebagai penulis. Seharusnya ditulis sebagai penulis pertama? Dan yang kami temukan ada karya mahasiswa pada repository, seharusnya jangan diizinkan.
4
Anonymous
a. Tentang PDPT. Di
a. b.
–programer-Mahasiswa tidak diperkenankan untuk upload ke repository. Meskipun perpustakaan pusat sudah mulai mempublikasikan karya ilmiah mahasiswa. Namun ada beberapa kasus yang ternyata karya mahasiswa dijadikan karya penelitian oleh dosen pembimbing.
jawaban: Dalam repository, skripsi adalah karya mahsiswa, dosen hanya sebagai pembimbing. Sebenarnya ini tergantung kejujuran dosen. Dosen pembimbing tidak dapat dijadikan sebagai author. Namun ada tercatat sebagai dosen pembimbing. Rata2 dosen kita menggunakan skripsi sebagi jurnal dengan judul yang sama persis. c.
Dikatakan plagiat apabila ada lebih dari 20% kesamaan kata. Plagiat dinilai oleh Ketua departemen dan Para Ahli, kita bagian akademik tidak perlu memikirkan penilaian plagiat
a.
Hombase masih menunggu ketetapan
b.
c.
5
Komarudin (Dept. a. Sains Komunikasi dan Pengembangan Masyarakat)
b.
FEM masih agak sulit menentukan dosen ada di homebase yang mana? Data2 yang terkait di SDM, keliatan banyak kekurangan dan tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya. Apakah tidak ada sharing data untuk dilakukan update? Terkait kinerja, kurang dari 3 akan sulit dalam mengurus kenaikan pangkat. Mohon tidak hanya dilihat dari DP3 namun jika dilihat dari PP tentang DP3 ada beberapa indikator seperti laporan tahunan, agar saat renumerasi tidak ada kesulitan. Mengenai sistem informasi persuratan. KPM insya allah sedang membuat program tersebut. Sampai sejauh mana sistem tersebut akan diterapkan? Ketika ada kekurangan dari Jakarta atau rapat dengan guru besar, sebaiknya diberitahukan dengan menggunakan surat tidak by lisan. Sehingga lebih enak saat meminta data pada orang yang bersangkutan.
b. c.
dari Rektor --nanti di cek -penilaian kinerja saat ini memang belum cukup objektif. Namun kedepannya kinerja akan dihubungkan dengan DP3 sehingga setiap orang memiliki penilaian sendiri. Beberapa nilai sebenarnya sulit diukur seperti, produktifitas, dan kualitas. Jangan sampai yang kerja dan yang tidak kerja nilai gajinya sama. DP3 saat ini kurang objektif karena pengukurannya belum jelas. Kecuali untuk dosen, pelatihan dosen dan karya ilmiah itu dapat diukur.
Tambahan: Penilaian di KTU masih akan diedit oleh ketua departemen, dan disesuaikan dengan nilai sebelumnya dan tidak boleh menurun. Kami sudah melihat sistem penilaian di UGM, pimpinan dinilai oleh asistennya, dan setiap pegawai tidak dinilai oleh pimpinan melainkan oleh sesama pegawai namun dipilih random oleh pimpinan tanpa saling tahu siapa menilai siapa.
a.
b.
Sistem Informasi persuratan, terus terang sudah kami buat, aplikasinya sudah ada. Namun terkendala pada perizinan di Sekertaris Eksekutif. Karena belum ada payung hukum yang jelas sehingga belum dapat diluluskan. Informasi di Jakarta pun disampaikan sering by lisan, karena diangkap lebih cepat. Namun jika perlu disebarkan by lisan ya kami akan informasikan dengan menggunakan surat.
