Algemene Ledenvergadering , 08-09-2011 Datum: 08-09-2011 Aanvang: 19:00 uur Locatie: Universiteitsbibliotheek/Doelenzaal Aanwezigen bestuur: Dieneke Mooiman(DM), Wladimir Riphagen(WR), Nienke Varkevisser(NV), Dion Kramer(DK), Anna Veltkamp(AV), Erlijn Netz(EN), Daan Schavemaker(DS), Sebas Wesselings(SW), Léon Vlegels(LV), Marina van Meer(MM). Aanwezige leden: Mark Bijlsma, Thomas de Vries, Leander van Splunter, Anna Melchers, Nathan Swart, Sabine Lammers, Stéphanie Woldringh, Irene Gijsbers, Mirjam den Beste, Maud ter Hark, Jasper Stuart, Nino Luijkenaar, Selma Broeder, Marieke Swagemakers, Lukas Baars, Denise Coenegracht, Annemiek Smelting, Marieke Mooi, Hannah van der Molen, Linde-Kee van Stokkum, Daan Stoop, Michel Bjelanović, Marcella van Beusekom, Roos Dix, Milou van Hout, Djariah van Gijen, Karien Kooiman, Dyonne de Vries, Nick Schoemaker, Marjet van Beek, Emiel Janssens, Femke Minderman, Josse de Klein, Elwin van der Klis, Laura van den Boogert, Karin Brummelhuis. 1.Opening Opening 19:20 DM: dit is de laatste vergadering van bestuur ‘10-‘11. Ik zal extra op de tijd letten. 2.Vaststelling agenda De agenda wordt vastgesteld. 3.Mededelingen Na de pauze zal de begroting klaarliggen bij de deur. De borrel na de ALV is in Café Diep. 4.Goedkeuring notulen Goedgekeurd. 5.Wijziging Huishoudelijk Reglement AV: leest artikel 23 voor. Dit artikel is te vinden in het huishoudelijk reglement op www.ses-uva.nl Mark Bijlsma: over lid 4, wanneer wordt het kortingspercentage hoger?
AV: dat wordt als volgt berekend. -Voorbeeld: De eerste situatie, is onze situatie. De tweede situatie is mogelijk dit jaar, omdat er een kans is dat de UvA de bestuursbeurs verlaagd. Derde situatie is overdreven. De taak van ALV ligt in het controleren van de korting. Als er verlies gedraaid wordt, dan is het niet redelijk om meer korting te geven. Nick Schoemaker: Als ik het goed begrijp mag er niet meer dan ¼ van de beurs aan deelnemersbijdrage worden uitgegeven. AV: dat klopt. DM: het is meer een maatstaf. Milou van Hout: en als er verlies wordt gedraaid? AV: als er verlies wordt gedraaid dan wordt er niet uitbetaald, maar dit staat niet in lid 5. Maar de ALV moet de uitbetaling goedkeuren, en het bestuur kan geen besluit van ALV naast zich neerleggen. Milou van Hout: maar staat er niet in het artikel. AV: ons inziens kwam het al goed naar voren in het artikel. DK: het geval kan zijn dat er verlies wordt geleden en dit niet de schuld is van het bestuur. Dan hoeft het dus niet afgekeurd te worden. De 20% wordt al van te voren in begroot. Linde-Kee van Stokkum: wordt de korting dan aan het eind van het jaar uitgekeerd? AV: bij de laatste ALV geeft de penningmeester een jaarverslag, en dan wordt dat berekend. Nick Schoemaker: staat in het HR wat de overgangsperiode is? WR: Ja. Stemming: Voor: 25 Tegen: 3 Blanco: 0 Onthouding: 0
6.Verslag kascommissie ’10‘11 Mark Bijlsma: Erlijn, Léon en ik hebben alles gecontroleerd. We vonden het duidelijk, overzichtelijk en goed. Er zijn geen onduidelijkheden aangetroffen. We zijn blij met de aankoop van het boekhoudprogramma. Een paar keer miste er een factuur, maar later was alles alsnog compleet. Nick Schoemaker: hoe is er verder gecontroleerd? Mark Bijlsma: We hebben het boekhoudprogramma bekeken, de afschriften en facturen naast elkaar gelegd en dat klopte allemaal. DM: is het goed bevallen dat de kascommissie in het midden van het jaar is aangesteld? Mark Bijlsma: Ik denk dat het mogelijk is om alles in één keer te doen, maar dan is het veel meer werk in één keer. 7.Dechargeren kascommissie ’10’11 Klop, de kascommissie is gedechargeerd. 8.Dechargeren bestuur ’10’11 en installeren bestuur ’11’12 DM: dan komen we nu bij een speciaal moment voor ons. Namens ons allen: we hebben een mooi jaar gehad, wel bewogen en we hebben veel geleerd. Ook heeft het jaar langer geduurd. Het was soms lastig om met de nieuwe overgangsregeling iedere situatie te overzien. We zijn gevuld met trots, maar het is ook wel goed zo. We zijn enthousiast. Het is soms lastig geweest, maar voornamelijk ook goed en speciaal. Over het nieuwe bestuur: ondanks de lange vorige ALV is er een mooi nieuw bestuur, wij hebben er veel vertrouwen in. EN iets zeggen tegen het afgetreden bestuur: Het was een super SES-jaar, we hebben genoten. Er is vaak tegen commissies gezegd: SES kan niet zonder je! Maar SES had ook niet zonder jullie gekund! Het cadeau is een herinnering en uitnodiging voor het komende SES-jaar. (het is een kalender) DM: wij hebben een cadeautje voor het nieuwe bestuur, voor het nieuwe hok. NV: Veel water en liefde geven. EN: dan nu een pauze van ongeveer 10 min. 9.Beleidsplan 2011-2012 Het algemene beleidsplan is te lezen op www.ses-uva.nl Vragen algemeen beleidsplan: Anna Veltkamp: hoe link je de e-mail aan website?
SW: in afgelopen mail stonden ook al links. We willen korte e-mails met de belangrijkste informatie, met daarbij een link naar de website voor meer info. Leander van Splunter: Krijg je met de pas van SES meer korting dan met een studiepas? MM: Ja, je krijgt met je studiepas 5% korting en met de SES-pas 10%. Elwin van der Klis: is er dan ook korting één boek onder de €20, -? MM: Ja, zolang het een studieboek is dat betrekking heeft op Europese Studies. Nick Schoemaker: is er een afweging gemaakt tussen de autonomie van de commissies en het strakke format? EN: door eigen ervaring in commissies zijn we er achtergekomen dat het met bijvoorbeeld de financiën makkelijker is om een format te hebben als beginpunt. LV: het is een structuur die dient als basis, verder blijft er veel ruimte voor eigen invulling. SW: het is makkelijker om zo een commissie op te starten, dus komt er een verlichting van de werkdruk. Nick Schoemaker: is het een idee om een externe voorzitter aan te stellen? Voor nog meer professionalisering, maar ook om de tijd in het oog te houden, omdat je zelf soms te betrokken bent. Elwin van der Klis: voor tijdsbesparing kan er meer marge ingebouwd worden. EN: daar zullen we over nadenken. Bedankt voor je suggestie. DK: elke commissie krijgt een acquisitielid, hoe zien we dat voor ons? EN: bijvoorbeeld in de reiscommissie is dit iemand die zorgt voor sponsoring. Als er geen sponsoring nodig is, dan is de functie er ook niet. DS: nog even terugkomend op het punt van een externe voorzitter: er moet in de statuten gekeken worden of dit kan. DM: hoe zien we de rollen van bestuursleden bij de commissies? EN: we zien onszelf als begeleiders. Commissies vullen zelf de activiteiten in. Dat blijft dus hetzelfde. Commissiespecifieke beleidsplan: Het commissiespecifieke beleidsplan is te lezen op www.ses-uva.nl.
Vragen over het commissiespecifieke beleidsplan: Roos Dix: tip voor debat: het is handig om debatten verdelen over verschillende dagen, in plaats van altijd op dinsdag? LV: bedankt voor de tip! DM: dit jaar waren er al 5 debatten. Daan Stoop: (Congres) 100 personen klinkt niet heel ambitieus, gezien het de afgelopen jaren ook al zo was. DS: Dit bij de commissies zelf laten om te bepalen hoeveel personen het streven is. Het hangt ook een beetje af van de sprekers. Elwin van der Klis: je begroot wel 150 betalende bezoekers, is t niet handig om die ambitie gewoon uit te spreken? EN: Daan zal hier bij de begroting verder op ingaan. Marjet van Beek: ik zag stedentrip staan. Wordt dat vanuit het bestuur georganiseerd? EN: ja. DM: afgelopen jaar hebben we gemerkt dat het zonder commissie moeilijk is mensen enthousiast te maken. NV: ik wil de pret niet bederven, maar pas op met Kleio! Maud ter Hark: hoe willen jullie de participatie van niet-redactionele leden bevorderen bij de EV? DS: door veel contact met leden te hebben en iedereen die enthousiast over iets is ideeën te laten aandragen. Daarnaast ook docenten vragen om mensen aan te spreken. DK: afgelopen jaar was dit één van mijn speerpunten, maar is helaas niet echt gelukt. Daarnaast, wat wordt rol van Daan binnen de commissie? DS: ik kan er nog niet zoveel over zeggen, heb nog geen overleg met redactie gehad. In principe denk ik eraan met de hoofdredacteur samen te werken. Elwin van der Klis: stuur Dion een mailtje en dan heb je vanzelf een hoofdredacteur en stukken voor de Eurovisie. Elwin van der Klis: over het Talentendiner, is het niet wat vroeg voor tweedejaars?
Daan Stoop: Nee joh, ik was er ook bij en dat ging prima. EN: het geeft mogelijkheid tot oriëntatie en de kans om meerdere malen aanwezig te zijn. Daarnaast is een derdejaars niet per se ambitieuzer dan een tweedejaars. Elwin van der Klis: Ben je niet bang voor uitstraling naar bedrijven? EN: nee, want je moet een motivatiebrief inleveren. Er wordt dus nog steeds een selectie gemaakt. Elwin van der Klis: en hoe zit het met stages? EN: veel mensen lopen ook binnen hun bachelor stage. 10.Begroting 2011- 2012 Antwoord op vraag van Elwin van der Klis: waarom er in de begroting uitgegaan wordt van 150 personen op congres, i.p.v. 100 die in het beleidsplan staan? De penningmeester gaat uit van de duurste situatie. Meer gasten zorgt voor meer kosten, want de cateringskosten zijn hoger dan de deelnemersbijdrage. Nick Schoemaker: waar komt het geld voor het Talentendiner vandaan? DS: Winstgevende commissies die geld overhouden, zoals de boekencommissie, dat geld wordt geïnvesteerd in studiegerelateerde activiteiten. Anna Melchers: waar zit de plus in de begroting? DS: deze staat voor het einde van het jaar. Er is nog geen idee van de invulling en kosten. Tijdens de volgende ALV zal ik er meer over te vertellen. Elwin van der Klis: vorig jaar was de wintersport een drama. Hoe wil je dat voorkomen, is er totaal geen geld voor promotie? DS: er zijn nu al veel positieve reacties. En mensen die niet meegaan op reis, kunnen wel mee op wintersport. Nick Schoemaker: komt er geld uit algemene middelen om wintersport te financieren? DS: Nee, dat is ook niet de bedoeling. Het is een activiteit voor een kleine groep. LV: de wintersport is totaal niet studiegerelateerd, dus algemene middelen mogen daar niet voor gebruikt worden vinden wij. DM: met betrekking tot de debatten, ALPHA vergoed 100%, tenzij er te veel aanvragen zijn.
DS: we zijn voorzichtig door vorig jaar. NV: waarom toch Brussel? EN: Brussel is werktitel. We onderzoeken nog of het mogelijk is naar een andere bestemming te gaan. DK: is er de ambitie om winst te maken op introductieperiode? DS: nee, maar de organisatie was al in een vergevorderd stadium. LV: winst gaat niet in eigen zak, maar wordt geïnvesteerd in activiteiten. DS: we willen heel nauwkeurig nagaan waar de winst is en zorgen dat het terecht komt bij de rechtmatige eigenaar. NV: maar de winst van de introductiecommissie moet je niet investeren in Talentendiner. Dat is niet eerlijk voor degene die betaald hebben voor de introductieperiode. DS: ik denk niet dat het zo zwart-wit gezien moet worden. Dyonne de Vries: is het geld voor vervoer bij de stedenstrip niet erg weinig? Is het een idee om te gaan liften, dan wel een bus te delen met andere vereniging? DS: een bus delen is zeker een optie. Djariah van Gijen: waarom investeer je de winst van de introductiecommissie niet in drankjes, i.p.v. in kaartjes voor het feest? DS: op weekend wordt al veel gedronken, dus ik weet niet of het verstandig is om daar in te investeren. Djariah van Gijen: waarom niet drankjes op het intro-feest? DS: de winst moet alleen terugvloeien naar de mensen die op het weekend waren, niet naar alle mensen op het feest. Elwin van der Klis: Knap dat Djariah weer pleit voor gratis drank. Hoe verhoudt de sponsoring zich voor het congres van vorig jaar zich tot dit jaar? DS: de sponsoring is vrijwel hetzelfde. Milou van Hout: zijn de bestuurskortingen al berekend? DS: dit is alleen de 20% die standaard wordt gegeven. Milou van Hout: maar als er een paar jaar maximaal is, dan is dat toch niet haalbaar?
DS: de ALV zou hier dan niet mee akkoord gaan. 11.WVTTK & Rondvraag DM: wil het volgende toevoegen: hoi, ik ben Dieneke. Dit jaar is het HR aangepast, de aanbeveling is om daar in te blijven veranderen, want hij moet up to date blijven. Met goedkeuring van de ALV natuurlijk. EN: sollicitaties voor commissies zijn nog open tot maandag. En er is nog een plekje over op het introductieweekend. 12.Sluiting De voorzitter, Erlijn Netz, sluit de vergadering om 20:53 uur.
