12.1 Menu-item Bestand
12.1.1 Nieuwe Databank Wanneer u voor het eerst met Facts! gaat werken moet u een Facts! databank maken. U dient zelf de locatie en de bestandsnaam van de Facts! databank te kiezen. Wanneer u op “Openen” klikt wordt de Facts! databank gemaakt. U zult in uw netwerk toegangsrechten op systeemniveau willen toekennen. De netwerkbeveiliging valt buiten het kader van deze handleiding. Let op: Wij raden af om voor de naam van de Facts! databank ook “Facts” te kiezen. Een Facts! databank zal de extensie .MDB hebben, bijvoorbeeld “Dossiers.mdb” (de overeenkomst met de initialen van de auteur van Facts! berust op toeval). Na het maken van de Facts! databank moet deze worden geopend.
12.1.2 Open Databank Iedere (nieuwe) gebruiker zal bij het eerste gebruik de Facts! databank moeten selecteren waarmee hij/zij gaat werken. De databank moet voordien zijn gemaakt (zie hierboven). Het aanmelden bij een Facts! databank gaat via de knop “Database Openen”. Hierna verschijnt het volgende scherm:
Facts 3_41 Handleiding per sub-hoofdstuk
- 195 -
08-04-13 21:24
Via het vak achter “Zoeken in” navigeert u naar de drive en directory waar de Facts! databank is opgeslagen. Selecteer de door u gewenste Facts! databank en klik op “Openen”. Overleg zonodig met uw systeembeheerder. Als een gebruiker een Facts! databank heeft geopend zal deze databank worden “onthouden” voor de volgende keer. Het is dan niet nodig de databank nogmaals te openen.
12.1.3 Inloggen Facts! kent een beperkte vorm van beveiliging. Gebruikers kunnen over lees-rechten, wijzig-rechten, verwijder-rechten of beheer-rechten beschikken. Deze toegangsrechten zijn gekoppeld aan de Facts! databank die wordt gebruikt (niet aan het Facts! programma). Een gebruiker maakt zich bekend bij de Facts! databank door op het startscherm achter “gebruikersnaam” een door een beheerder toegekende naam in te voeren. Via “databank Openen” wordt de Facts! databank geselecteerd waarmee de gebruiker wil werken. Door te klikken op de knop “Inloggen” verschijnt het volgende scherm:
Achter “Wachtwoord” toetst u uw wachtwoord. Indien u uw wachtwoord wilt wijzigen toetst u uw nieuw gekozen wachtwoord achter “Nieuwe Wachtwoord” en nogmaals achter “Herhaal Nieuwe Wachtwoord”. Vervolgens klikt u op de knop “Inloggen”.
Facts 3_41 Handleiding per sub-hoofdstuk
- 196 -
08-04-13 21:24
Het eerste wachtwoord wordt door de Facts! beheerder toegekend. Het verdient aanbeveling dit wachtwoord bij het eerste gebruik te wijzigen in een door de gebruiker zelf te kiezen wachtwoord.
12.1.4 Trefwoorden Opbouwen Het basis-zoekmechanisme van Facts! is gebaseerd op trefwoorden. Indien het gewenst is om trefwoorden opnieuw op te bouwen (bijvoorbeeld na een systeemstoring) kan dit via de knop ,,Trefwoorden Opbouwen’’. Tezamen met de trefwoorden zal ook voor ieder dossier de referentiedatum, de sluitdatum en de coördinator-naam opnieuw worden vastgesteld. Dit is met name zinvol indien u wijzigingen heeft aangebracht in de Startdatum-relevantie of Sluitdatum-relevantie van de tabel logboek-soort. Zie paragraaf 13.20 - Tabel Logboek Soort. Het is aan te bevelen, maar niet noodzakelijk, dat u als enige gebruiker bent aangesloten op de Facts! databank wanneer u van deze optie gebruik maakt. Let op: Het opnieuw maken van alle trefwoorden is een tijdrovende zaak. Indien u een groot aantal dossiers heeft geregistreerd kunt u overwegen het programma ’s-nachts te laten lopen. Tip: Het opbouwen van trefwoorden op (een kopie van) de databank op een locale harde schijf verloopt (een heel stuk!) sneller dan op een netwerk. Tip: Het kan zinvol zijn om vóór het opbouwen van de trefwoorden de bestaande trefwoorden-lijst geheel te legen. Facts! zal vragen of alle bestaande trefwoorden moeten worden verwijderd. Hierbij mogen geen andere gebruikers zijn aangesloten. Tip: Het controleren en zonodig aanpassen van trefwoorden is ook uit te voeren op een selectie van de dossiers. Zie paragraaf 5.13. Tip: zie ook paragraaf 16.3 - Facts! starten met een Script.
12.1.5 Databank Comprimeren Door het verwijderen en wijzigen van gegevens zal de databank langzaam groeien met “ongebruikte” ruimte. De databank moet om deze reden periodiek worden gecomprimeerd. De optimale frequentie van comprimeren hangt af van het aantal mutaties per tijdseenheid. Het wekelijks of twee-wekelijks comprimeren is een goede richtlijn.
Facts 3_41 Handleiding per sub-hoofdstuk
- 197 -
08-04-13 21:24
Door het comprimeren van de databank kunt u de ongebruikte ruimte vrijmaken. De databank zal mogelijk ook iets sneller worden. Zorg – als u de databank gaat comprimeren – dat u de enige aangesloten gebruiker bent. De controlevraag bij het starten van het comprimeren toont een lijst met de actieve gebruikers.
Tip: zie ook paragraaf 16.3 - Facts! starten met een Script. Zie ook de opmerkingen over onderhoud van de databank in paragraaf 16.5 Bekende problemen.
12.1.6 Databank Zippen (alleen Jet databank) Soms is het gewenst om een kopie van de databank te verzenden, bijvoorbeeld voor service op afstand door de leverancier van Facts!. De databank is veelal te groot om ,,gewoon’’ per e-mail te verzenden. Het is mogelijk om de omvang van de databank te verkleinen en deze in delen te splitsen zodat verzending per e-mail mogelijk wordt. Deze werkwijze wordt ook wel ,,zippen’’ genoemd. Zorg als u de databank gaat zippen bij voorkeur dat u de enige aangesloten gebruiker bent. De controlevraag bij het starten van het zippen toont een lijst met de actieve gebruikers.
Na het zippen zijn in de databank-map één of meerdere nieuwe zip-bestanden gemaakt. De naam van de bestanden is gelijk aan de naam van de gezipte databank. De extensie van deze bestanden is .ZIP, .Z01, .Z02, .Z03 enzovoort:
Facts 3_41 Handleiding per sub-hoofdstuk
- 198 -
08-04-13 21:24
Deze zip-bestanden kunt u nu als bijlage bij een e-mail bericht aan de bedoelde ontvanger zenden (het aantal e-mail berichten is daarbij het hoogste volgnummer plus één). Als de verzending succesvol is afgerond kunt u de zip-bestanden indien gewenst verwijderen. Let op: Verwijder niet abusievelijk de databank zelf. Deze heeft de extensie .mdb. Zie de afbeelding hiervoor. U kunt de grootte van de deelbestanden beïnvloeden door de instelling van de ZipVolumeSize in de sectie [Program] van Facts.ini. De standaard grootte is 4 megabyte (4194304). Indien dit te groot is voor uw e-mail systeem kunt u de waarde bijvoorbeeld verkleinen naar 2 megabyte (2097152 of 2000000). Voor aanvullende veiligheid kunt u de zip-bestanden versleutelen. Het te gebruiken wachtwoord kunt u instellen bij ZipPassword in de sectie [Program] van Facts.ini. Hierbij wordt het versleutelingsmechanisme van de zip compressiemethode gebruikt. Let op: De meningen over de ,,onkraakbaarheid’’ hiervan zijn verdeeld.
Facts 3_41 Handleiding per sub-hoofdstuk
- 199 -
08-04-13 21:24
Als u de ZIP-bestanden in een andere map dan de databankmap wilt plaatsen kunt u deze (tevoren) ingeven in item ,,ZipLocation’’ van sectie [Program] van Facts.ini.
12.1.7 Facts! Stoppen Met deze optie sluit u Facts! af.
Facts 3_41 Handleiding per sub-hoofdstuk
- 200 -
08-04-13 21:24
